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MICROSOFT EXCEL

Tema N 03:

Frmulas en Excel 2013


3.1. 3.2. 3.3. 3.4. Operadores Aritmticos y de Comparacin Referencias en Excel Identificar Errores en una Formula Auditoria de Formulas

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Capacidad del Tema

1. Manipula adecuadamente los datos utilizando formulas en Excel 2013

Conocimientos Previos

Edicin de Hojas de Calculo Opciones de Formatos Validacin de Datos Hipervnculos.

Conflicto Cognitivo

Qu es una frmula? Qu aspectos se deben tener en cuenta para escribir una frmula en Excel?, Qu categoras de frmulas conoces?, Qu es auditoria de frmulas? Qu es una referencia y qu tipos de referencias se pueden utilizar en Microsoft Excel?

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3. Frmulas en Excel 2013

Puede realizar clculos complejos con los datos de una hoja de clculo utilizando las frmulas de Excel 2013. La biblioteca de funciones de Excel 2013 proporciona funciones como SUM, PROMEDIO y CONTAR, que le ayudan a crear frmulas. Puede agregar a las tablas funciones, rangos con nombre y referencias a tablas, utilizando la herramienta Frmula Autocompletar. Para comprobar si los datos de una hoja de clculo cumplen una condicin concreta, puede utilizar las frmulas condicionales de Excel 2013.
Crear y editar una frmula Las frmulas son ecuaciones que efectan clculos con los valores de la hoja de clculo. Una frmula comienza con un signo igual (=). Puede crear una frmula sencilla usando constantes y operadores de clculo. Por ejemplo, la frmula =5+2*3, multiplica dos nmeros y, a continuacin, suma un nmero al resultado obtenido. Microsoft Office Excel sigue el orden convencional de las operaciones matemticas. En el ejemplo anterior, primero se realiza la operacin de multiplicacin (2*3) y, a continuacin, se suma 5 al resultado obtenido. Tambin puede crear una frmula usando una funcin. Por ejemplo, las frmulas: =SUMA (A1:A2) Usan la funcin SUMA para sumar los valores de las celdas A1 y A2. Segn el tipo de frmula que cree, sta podr contener una o ms de las partes que se enumeran a continuacin:

Funciones Una funcin, como PI (), empieza con un signo igual (=) y se pueden agregar argumentos entre los parntesis. Cada funcin tiene una sintaxis de argumento especfica.

Referencias de celda (o nombres) Puede referirse a los datos de otras celdas de la hoja de clculo incluyendo referencias de celda en la frmula.

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Por ejemplo, la referencia de celda A2 devuelve el valor de dicha celda o usa dicho valor en el clculo. 3 Constantes Tambin puede agregar constantes, como valores numricos (por ejemplo, 2) o de texto, directamente en una frmula. 4 Operadores Los operadores son los smbolos que se usan para especificar el tipo de clculo que desea que realice la frmula. Por ejemplo, el operador ^ (acento circunflejo) eleva un nmero a una potencia y el operador * (asterisco) multiplica. Una frmula tambin puede contener lo siguiente: funciones, referencias, operadores y constantes. Frmula

Resultado

Figura 3.1. Editar una frmula

3.1.

Operadores de Clculo de las Frmulas Los operadores aritmticos ejecutan las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin; combinan nmeros y generan resultados numricos.
Operador aritmtico + (Signo ms) - (signo menos) Significado Suma Resta Negacin * (Asterisco) / (Barra oblicua) % (signo de porcentaje) Multiplicacin Divisin Porcentaje Ejemplo 3+3 31 1 3*3 3/3 20%

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^ (Acento circunflejo)

Exponente

3^2 (el mismo que 3*3)

Los operadores de comparacin comparan dos valores y generan el valor lgico VERDADERO o FALSO.
Operador de comparacin = (igual) > (Mayor que) < (Menor que) >= (mayor o igual que) <= (menor o igual que) <> (Distinto) Significado Igual a Mayor que Menor que Mayor o igual que Menor o igual que Distinto de Ejemplo A1=B1 A1>B1 A1<B1 A1>=B1 A1<=B1 A1<>B1

El operador de texto "&" combina uno o ms valores de texto para generar una nica porcin de texto.
Operador de texto
& (y comercial)

Significado
Conecta o concatena dos valores para producir un valor de texto contino.

Ejemplo
Viento" & "norte" genera "Viento norte"

Los operadores de referencia combinan rangos de celdas para los clculos.


Operador de referencia
:(dos puntos)

Significado
Operador de rango que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, stas incluidas.

Ejemplo
B5:B15

; (punto y coma)

Operador de unin que combina varias referencias en una sola.

SUMA(B5:B15;D5:D15)

(un espacio)

Operador de interseccin, que genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias.

SUMA(B5:B15 A7:D7) En este ejemplo, la celda B7 es comn

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a ambos rangos.

Orden en que Microsoft Excel ejecuta las operaciones en las frmulas. Operador
: (dos puntos), (coma) (un espacio) % ^ *y/ +y & = < > <= >= <>

Descripcin
Operadores de referencia Negacin (como en 1) Porcentaje Exponente Multiplicacin y divisin Suma y resta Conecta dos cadenas (concatenacin) Comparacin de texto

3.2.

Referencias en Excel Cuando trabajamos en Excel y ms concretamente cuando hacemos usos de frmulas y funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas que no son propiamente la misma celda donde tenemos la formula. Las referencias son enlaces a un lugar, es decir, cuando en una formula escribimos =SUMA (A1; B1) nos estamos refiriendo a que sume el contenido de A1 y el contenido de B1. Existen 3 tipos de referencias: Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opcin que ofrece Excel por defecto. Ejemplo:

A 1 2 3 15 =A1+2

B 20 30 =B2+2

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Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como copiamos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, la frmula cambiar por: =B2+2. Lo que variar es la referencia a la celda A1, al copiarla una columna hacia la derecha se incrementar el nombre de la columna en uno, es decir, en vez de A pondr B y al copiarla una fila hacia abajo en vez de fila 1 pondr 2, resultado =B2+2. Para mantener en la frmula sumar 2 al contenido de la celda superior.

Figura 3.2. Referencias relativas

Referencia Absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas. Ejemplo:
A 1 2 3 15 =$A$1+2 =$A$1+2 B 20 30

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , aunque la copiemos una columna hacia la derecha y en una fila hacia abajo, como delante de la columna y delante de la fila encuentra en signo $ no variar la frmula y en B3 pondr =$A$1+2 .

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Figura 3.3. Referencias Absolutas

Referencia Mixta: Podemos hacer una combinacin de ambas referencias, podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa. Ejemplo:
A 1 2 3 15 =$A1+2 B 20 30

Si ahora copiamos la celda A2 en B3 , como hay un signo $ delante de la columna aunque se copie una columna ms a la derecha sta no variar, pero al no tener el signo $ delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajo la fila cambiar por 2 en vez de 1 y el resultado ser =$A2+2 .

3.2.1. Utilizar la biblioteca de funciones


Si desea realizar clculos para un gran nmero de celdas, crear manualmente una frmula para todas ellas es laborioso y lleva mucho tiempo. Puede utilizar las funciones predefinidas de Excel 2013 para realizar estos clculos complejos con eficacia. Las funciones son procedimientos

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integrados en Excel 2013 que realizan una tarea concreta, por ejemplo calcular la suma o el promedio. Para crear una frmula nueva utilizando una funcin, haga clic en la ficha Frmulas y, a continuacin, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Insertar funcin. Se abre el cuadro de dilogo Insertar funcin, con una lista de funciones, de las que puede seleccionar una. Al hacer clic para seleccionar una funcin, tambin puede ver la informacin correspondiente en el cuadro de dilogo.

Figura 3.4. Funciones en Excel

En la tabla siguiente se describen algunas de las funciones de la biblioteca de funciones. Comuncate con nosotros.
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Funcin SUM PROMEDIO CONTAR MAX MIN

Descripcin Obtiene la suma de los nmeros de las celdas especificadas Obtiene el promedio de los nmeros de las celdas especificadas Obtiene el nmero de entradas de las celdas especificadas Busca el valor ms grande de las celdas especificadas Busca el valor ms pequeo de las celdas especificadas

3.2.2. Crear una frmula condicional

Puede utilizar una frmula para mostrar mensajes cuando se cumplan ciertas condiciones para los datos. Este tipo de frmula se denomina frmula condicional y utiliza la funcin SI. La funcin SI comprueba el valor de una celda concreta para ver si cumple cierta condicin y, a continuacin, muestra el mensaje que corresponda.

La funcin SI devuelve un valor si una condicin especificada da como resultado TRUE y otro valor si la condicin devuelve el resultado FALSE. Para crear una frmula condicional, realice los pasos siguientes: 1. Para crear una frmula, haga clic en una celda de la hoja de clculo. 2. En la ficha Frmulas, en el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Insertar funcin. 3. En el cuadro de dilogo Insertar funcin seleccione SI en el campo Seleccionar una funcin: y, a continuacin, haga clic en Aceptar 4. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, especifique los valores de los campos Prueba_lgica, Valor_si_verdadero y Valor_si_falso que se encuentran debajo de SI.
La funcin SI utiliza los siguientes argumentos.

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Frmula con la funcin SI prueba_lgica: condicin que se desea comprobar. valor_si_verdadero: valor que se devolver si la condicin se cumple. valor_si_falso: valor que se devolver si la condicin no se cumple.

3.3.

Identificar errores en una frmula Al crear una frmula, sta podra contener errores. Una frmula errnea puede producir resultados incorrectos y todo anlisis que se lleve a cabo utilizando esos resultados tambin podra ser incorrecto. Es muy fcil encontrar el origen de los errores de una frmula utilizando las herramientas de Excel 2013, por ejemplo la herramienta Evaluar frmula. Puede comprobar una hoja de clculo para encontrar el origen de los errores de varias formas, por ejemplo analizar los cdigos de error y utilizar la ventana Inspeccin.

a) Identificar cdigos de error Excel 2013 genera distintos cdigos de error para los distintos tipos de errores. Puede utilizar estos cdigos de error para identificar el tipo de error y el mtodo que puede utilizar para solucionarlo. Si una celda que contiene una frmula errnea est activa, aparece un botn Error con un cdigo de error junto a ella. Puede hacer clic en la flecha del botn Error para ver una lista de opciones. Estas opciones proporcionan informacin sobre el error, por ejemplo Ayuda sobre este error y Omitir error'. En la tabla siguiente se describen los cdigos de error ms frecuentes.
MENSAJE
###

DESCRIPCIN La celda tiene mucho contenido y no puede ser mostrado en la celda (hay que aumentar el ancho de la misma)

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#DIV/0! #NOMBRE? #N/A

Se intenta dividir entre cero acceder a una celda vaca. No se encuentra un nombre. Se hace referencia a celdas que no contienen datos que se necesitan para devolver un resultado. Hay algn tipo de problema con un nmero. Se ha hecho una referencia a una celda no vlida por alguna circunstancia. Se ha usado un parmetro u operando incorrecto.

#NUM! #REF!

#VALOR!

3.4.

Auditora de Frmulas 3.4.1. Rastrear los precedentes y las celdas dependientes de otra celda

Figura 3.5. Auditora de Frmulas

Una frmula de una celda podra utilizar los valores de otras celdas o de frmulas de otras celdas para realizar clculos. Podra resultar difcil buscar el origen de un error en este tipo de frmulas. Para buscar el origen de errores de este tipo de frmulas, puede rastrear las celdas que contienen valores para la frmula.
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Las celdas a las que una frmula de otra celda hace referencia se denominan celdas precedentes. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la frmula =SUM(B5, B6), las celdas B5 y B6 son las celdas precedentes de la celda D10. Las celdas que contienen frmulas que utilizan los valores de otras celdas se denominan celdas dependientes. En el ejemplo anterior, D10 es una celda dependiente porque el valor que contiene depende de los valores de las celdas B5 y B6. Puede utilizar los comandos Rastrear precedentes y Rastrear dependientes para mostrar la relacin entre las celdas precedentes y las celdas dependientes. La relacin se muestra mediante una flecha de rastreo azul que va de una celda precedente a una celda dependiente. Para rastrear las celdas precedentes o dependientes, haga clic en la ficha Frmulas de la interfaz de usuario y, a continuacin, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en Rastrear precedentes o en Rastrear dependientes. Si las celdas identificadas por las flechas de rastreo no son las celdas que se deben utilizar en la frmula, puede ocultar las flechas y editar la frmula para que incluya las celdas adecuadas. Para ocultar las flechas de rastreo de una hoja de clculo, muestre la ficha Frmulas y, a continuacin, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en Quitar flechas.

3.4.2.

Evaluar partes de una frmula

Figura 3.6. Evaluar Frmula

Al crear una frmula compleja, una parte de la frmula podra contener un error, con lo que la frmula no mostrar el resultado esperado. Para identificar los
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errores en una frmula, puede examinar las distintas partes que la forman con la opcin Evaluar frmula. En Excel 2013, la opcin Evaluar frmula est disponible en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas.

Por ejemplo, para evaluar la frmula: =SI(PROMEDIO(F2:F5)>50,SUM(G2:G5),0 haga clic en la opcin Evaluar frmula. En el cuadro de dilogo Evaluar frmula, puede ver la primera parte de la frmula, PROMEDIO(F2:F5), subrayada. Se evala esta parte de la frmula y el resultado de la evaluacin se muestra en cursiva. En el cuadro de dilogo Evaluar frmula, si la parte de la frmula subrayada es una referencia a otra frmula, haga clic en Paso a paso para entrar, y ver la frmula en el cuadro de dilogo Evaluar frmula. Para volver a la celda y frmula anteriores, haga clic en Paso a paso para salir. Nota Si desea comprobar los errores comunes en frmulas, puede utilizar el cuadro de dilogo Comprobacin de errores de Excel 2013. Este cuadro de dilogo se encuentra en el grupo Auditora de frmulas de la ficha Frmulas. Puede usar el cuadro de dilogo Comprobacin de errores para examinar la frmula paso a paso. Cuando se identifica un error en una frmula, tambin puede decidir ignorarlo y pasar al error siguiente o anterior

3.4.3. Usar la ventana Inspeccin

Figura 3.7. Ventana Inspeccin

Puede controlar el valor de cualquier celda de un libro utilizando la barra de herramientas de la ventana Inspeccin. Si en alguna de las frmulas se usan valores de celdas de otras hojas de clculo o libros, puede fijar la inspeccin de la
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celda que contiene la frmula y, a continuacin, cambiar los valores de las otras celdas. Puede desplazar o acoplar la barra de herramientas de la ventana Inspeccin en cualquier lugar de la ventana de Excel. Por ejemplo, puede acoplar la barra de herramientas en la parte inferior de la ventana. La barra de herramientas de la ventana Inspeccin realiza el seguimiento de las propiedades de una celda. Las propiedades de la celda son: libro, hoja de clculo, nombre, valor y frmula. Para fijar la inspeccin en una celda, realice los pasos siguientes: 1. En la hoja de clculo, haga clic para seleccionar la celda que desea controlar. 2. En la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en Ventana Inspeccin. 3. Para controlar la celda, en el cuadro de dilogo Ventana Inspeccin, haga clic en Agregar inspeccin. 4. En el cuadro de dilogo Agregar inspeccin, haga clic en Agregar. Al escribir un valor en la celda, el cuadro de dilogo Ventana Inspeccin muestra el resultado actualizado de la frmula. Para quitar la celda del cuadro de dilogo Ventana Inspeccin, haga clic en la celda para seleccionarla, haga clic en Eliminar inspeccin y, a continuacin, cierre la ventana Inspeccin.

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AUTOEVALUACIN
A. Preguntas de opcin mltiple

1.

Si en una celda vemos el siguiente error #####, esto indica que?

a) b) c) d)

La frmula tiene un error de sintaxis La altura de la fila es demasiado pequea La anchura de la columna es demasiado pequea Las dos anteriores son correctas

2.
3.

Estn formadas por valores constantes, operadores y signos matemticos, que sirven para el anlisis de datos y mediante el cual realizamos operaciones: ____________________________

La Funcin SI() a) Permite evaluar una sentencia o condicin: Si se cumple una condicin realiza una accin y si no realiza otra. b) Devuelve los valores de las celdas cuyas operaciones lgicas tienen como resultado Verdadero. A y B son ciertas. A y B son falsas.

c) d)

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PRCTICA COMPLEMENTARIA Digitar las siguientes tablas en Excel y aplicar las frmulas que creas conveniente: Aplicar a las tablas borde de color azul oscuro con los formatos mostrados en el ejemplo. 1

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS Centro de Informtica y Sistemas. (2013). Mdulo de Computacin II. Chiclayo.
Microsoft Excel 2013 Paltaforma IT Microsoft

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