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Universidad Autnoma Chapingo

Centro de Investigaciones Econmicas, Sociales y Tecnolgicas de la Agroindustria y la Agricultura Mundial

Gua metodolgica para la redaccin de estudios de caso

Manrrubio Muoz Rodrguez V. Horacio Santoyo Corts

Noviembre de 2007

1. Qu es un caso?
Redactar un caso implica establecer un dilogo metdico sobre situaciones reales con fines de aprendizaje: situaciones exactamente iguales a las que tienen lugar cada da en nuestras vidas. El caso es una situacin de hecho, que viene descrito en un documento de unas 5-30 pginas. Un caso trata sobre situaciones prcticas con las que tienen que verse todos los involucrados en la operacin y ejecucin de un proyecto, por ejemplo. Por tanto, un caso es la descripcin estricta de un hecho real: no es un ejemplo, ni debe tomarse como tal. No es una situacin buena o mala: es simplemente, lo que ocurre en una situacin determinada. Es importante Insistir que en un caso siempre ha de tratarse de situaciones reales, ante las cuales alguien tuvo alguna vez que enfrentarse, y situaciones anlogas a las que otros muy probablemente tendrn que enfrentarse. No se trata pues de inventar situaciones para redactar casos. La pretensin que se busca al escribir un conjunto de casos es plasmar en papel genuinas situaciones que han enfrentado los diversos actores involucrados en el diseo, operacin y ejecucin de un Programa o proyecto, ello con el fin de ser analizadas con miras a identificar y evaluar cauces alternativos de accin para quien toma decisiones.

2. Cmo seleccionar los temas para casos?


Nada de un caso particular lo hace inherentemente bueno. Cuando un redactor de casos rene un conjunto de hechos recurrentes y los comenta con diferentes actores involucrados en un programa en particular y resulta que estos estimulan el inters de los interlocutores, entonces los hechos son buenos para redactar un buen estudio de caso. Esto es, la nica prueba de la pertinencia de un caso es su uso dentro de circunstancias especficas. Antes de su redaccin y lectura por parte de los potenciales usuarios, el redactor del caso puede solamente considerar que de acuerdo con su experiencia un caso ser bueno en una situacin determinada. Sin embargo, con el propsito de no dejar la impresin de que la calidad de un caso est determinada por el azar, conviene enunciar algunos criterios de decisin. Una de las mejores pruebas existentes sobre la utilidad de un caso es el grado de inters que los diversos agentes involucrados o el redactor mismo tienen en el tema.

Si se encuentra un tema estimulante y provocativo, las posibilidades de que el caso sea de utilidad aumentan considerablemente. Un caso con estas caractersticas puede surgir cuando durante el proceso de investigacin o recorrido de campo un evaluador, funcionario, directivo o investigador se enfrenta ante una situacin que lo impulsa a emitir una expresin como la siguiente: Qu interesante!: cmo me gustara documentar esta experiencia. Otra forma de seleccionar temas para redactar casos es recurriendo a un mtodo ms sistemtico, de tal manera que el redactor de casos se plantee la necesidad de elaborar casos con propsitos previamente definidos. Este mtodo implica lo siguiente: 1. Desarrollar una lista de objetivos pedaggicos con temas bien definidos. 2. En base a esta lista, se desarrolla una relacin de casos requeridos identificados por tema. 3. Se buscan las personas, instituciones y empresas cuya experiencia cumple con los objetivos pedaggicos. 4. Se hace la investigacin de campo 5. Se redacta el caso. Lo ms recomendable es recurrir a los dos mtodos para seleccionar temas para casos. Es decir, iniciar el proceso de evaluacin o investigacin y sobre la marcha dejar que la casualidad acte proporcionando temas interesantes pata redactar casos y, a la vez, definir una lista previa de temas con propsitos bien definidos.

3. Cmo se elabora el plan de investigacin?


En trminos generales, la redaccin de casos puede abordarse mediante el diseo de un plan de investigacin que abarca siete grandes pasos: 1. Indicar el tema seleccionado para la redaccin del caso, con la mayor descripcin posible. 2. Sealar cuales son los objetivos de enseanza del caso. 3. Indicar el contenido o mapa de escritura. Este paso deber considerar los aspectos importantes a tratar en el caso, temas o subtemas. Por ejemplo:

antecedentes, organizacin de la institucin, estrategia de identificacin de la demanda, proceso de autorizacin de apoyos, etc. 4. Definir el tipo de informacin relevante y las fuentes de investigacin: documental (notas periodsticas, libros y revistas) o fuentes directas. 5. Identificar las fuentes directas de informacin y disear los instrumentos de investigacin. Por ejemplo, entrevistas abiertas, cerradas y/o encuestas. 6. Sealar los requerimientos de observaciones que se consideran pertinentes. Por ejemplo, visitar un campo experimental o una fbrica de maquinaria agrcola para ver las condiciones de las instalaciones y la dinmica organizacional. 7. Elaborar un programa sealando actividades y fechas.

4. Cmo se elabora un mapa para guiar la escritura?


Un mapa para guiar la escritura sirve, precisamente, para guiar el redactor de casos desde la primera palabra con la que inicia un caso hasta que se termina el manuscrito completo. En primer lugar se debe considerar el propsito y alcance del caso. Por una parte, al comenzar a organizar o escribir algo, el escritor debe determinar el propsito de su manuscrito. Se puede estar interesado en desarrollar material para ensear o bien para dirigir un programa; tambin puede desear utilizar el escrito para brindar asesora o simplemente para dar informacin. Asimismo, tambin puede usarse para motivar a los lectores o bien para proporcionar informacin ms detallada sobre un tema que merece ser destacado. Muy probablemente, en la mayora de los casos tratar de cubrir dos o ms propsitos. Pero cualquiera que ste sea, el escritor debe saber qu propsito es el que lo motiva al escribir un caso. Por otra parte, el escritor del caso debe saber el alcance de lo que va a escribir. Si l est escribiendo o trabajando para un alcance limitado, por ejemplo un caso que debe tener de dos a tres mil palabras, l debe saber que un breve bosquejo inicial le servira de manera satisfactoria. Sin embargo, si intenta desarrollar un caso mucho ms complejo y extenso, probablemente un bosquejo detallado sea necesario. En segundo lugar, se debe considerar a los lectores potenciales; o sea, definir la audiencia. Especficamente, el escritor de casos debe responder preguntas como las siguientes: Quin leer el caso? Qu entrenamiento e informacin previa tendrn los

lectores? Cul es el nivel de educacin aproximado de los lectores? Cul es su capacidad para tomar decisiones? Qu tan tcnica puede ser la informacin de manera que sea digerible por los lectores? Qu tanto inters tienen los lectores sobre el tema a tratar? Si no se formulan respuestas satisfactorias a las anteriores preguntas, es muy probable que los casos no se ajusten a las necesidades o capacidades de la audiencia. En tercer lugar, se debe seleccionar el ttulo especfico para el caso. Aunque una decisin de esta naturaleza puede aparecer como simple, en realidad requiere un poco de esfuerzo. As, alguien podra decir: Voy a escribir acerca de las instituciones, de tal manera que voy a titular el caso como instituciones. Analicemos ms detalladamente este asunto. En primer trmino, el escritor de casos no tiene la intencin de escribir acerca de instituciones. Si pensara hacerlo as, tendra que tratar con instituciones educativas, financieras, de desarrollo, de justicia, electorales, de derechos humanos y una gran cantidad de otras instituciones. Ms an, tendra que escribir hechos bsicos, teoras avanzadas, descripcin del funcionamiento de una institucin, descripcin de cmo interactan las distintas reas y cmo se incentiva a los empleados. En fin, tendra que escribir toda una enciclopedia. Un buen ttulo para un caso tiene dos funciones: primero, informa lo que se incluir en el escrito, y segundo, omite aquellas cosas que no van a ser incluidas en el escrito. Para aclarar el punto, tomemos el ttulo instituciones y desarrollemos el ttulo que podra utilizar el escritor de casos. Supongamos que se le aade la palabra investigacin al ttulo. Con esta adicin simple se han excluido muchsimas modalidades de instituciones que la palabra sola podra cubrir. Sin embargo, el escritor podra an tener mucha libertad para escoger, pues podra hablar de cmo disear instituciones de investigacin, cules son las reas que integran una institucin, qu lneas de investigacin tienen, qu mecanismos de difusin emplean, etc. Ahora supongamos que se le aade otra palabra al ttulo: financiamiento. Hasta este punto se ha eliminado la posibilidad de que el escritor de casos hable acerca de cmo disear instituciones de investigacin y como definen sus lneas de investigacin. Si el escritor se mantiene dentro de los lmites establecidos, entonces solamente podr escribir sobre las fuentes de financiamiento de las instituciones de investigacin.

En cuarto lugar, se debe seleccionar el enfoque a utilizar. Un escritor de casos puede presentar su material con base a varios mtodos: el mtodo secuencial, el mtodo lgico y el mtodo psicolgico. El mtodo secuencial significa que el escritor comienza desde el principio y presenta la informacin de acuerdo a la ocurrencia de los hechos a lo largo del tiempo. Este mtodo tiene algunas limitaciones: (i) no enfatiza ninguna de las partes de la escritura, (ii) no permite utilizar buena parte de la informacin que posee el escritor y, (iii) no permite mantener el inters del lector, a menos que el estilo del escritor sea muy ameno. El mtodo lgico se mueve de un punto al otro en el orden primero, segundo, tercero, cuarto, etc. Este mtodo tiene la ventaja de permitir parar a lo largo del camino a fin de integrar el material que se ha discutido previamente. Tambin permite incorporar detalles que el mtodo secuencial no permite. Sin embargo, tambin tiene sus limitaciones, tales como no dar facilidades para hacer nfasis, ni permitir cambiar de una parte de la explicacin a una seccin no relacionada sin confundir al lector. El mtodo psicolgico permite presentar la informacin en forma tal que el material est ordenado en orden creciente o decreciente, lo cual suele ser atractivo para el lector. Asimismo, tambin permite enfatizar en las diferentes partes de la escritura. En quinto lugar, se debe hacer una lista preliminar de los temas. Esta lista funciona corno una especie de desglose de los captulos, de tal manera que a medida que se avanza en la escritura del caso, se tenga la seguridad de incluir todas las reas mayores que van a ser tratadas. Por ejemplo, si se piensa escribir un manual para la formulacin de proyectos de inversin, se incluiran los siguientes tpicos: identificacin de las ideas de inversin, formulacin del plan de inversin, evaluacin del plan de inversin, anlisis de riesgos y puesta en marcha del plan. En sexto lugar, se deben seleccionar los temas de acuerdo al mtodo que se ha seleccionado en el punto cuatro. Una vez que se ha formulado la lista de todos los temas importantes que el escritor piensa incluir en el caso, se deben colocar stos dentro de la secuencia que se ha decidido utilizar. Esta secuencia depende del propsito del caso, la audiencia a la cual se est dirigiendo y el alcance del caso. Para aclarar este punto, considrese el ejemplo utilizado anteriormente. Si el autor del caso comienza su escrito sobre instituciones con una seccin sobre costos de transaccin y luego contina con el tipo de instituciones, el lector podra muy bien

confundirse. Sin embargo, si el autor comienza la discusin de las teoras y los principios de las instituciones y luego agrega los otros temas para seguir un orden lgico, esto ayudara mucho al lector. Por lo tanto, es necesario colocar los temas en un orden tal que permita llevar al lector promedio a travs de una secuencia ordenada de pensamiento. En sptimo lugar, se deben colocar los temas secundarios. Una vez que el escritor de casos ha organizado el trabajo de acuerdo al plan que le parece ms til, se deben colocar dentro de cada tema principal todos los temas secundarios que piensa analizar, en el orden en el cual se piensa analizarlos, En este momento el escritor est entrando en detalles y probablemente ya no podr generalizar ms all. En los pasos anteriores, el escritor se estaba enfocando en el cuadro general, pero en el anlisis final, las secciones de apoyo determinarn el xito o fracaso de los esfuerzos. Ahora bien, esta gua resulta sumamente til para orientar la escritura del caso, pero el redactor de casos nunca debe olvidar que finalmente un caso se hace para que sea ledo y usado para orientar la toma de decisiones. Por consiguiente, un buen caso es aqul que guarda un adecuado equilibrio en tres grandes aspectos, a saber: (1) Anlisis de hechos Se trata de identificar objetivamente los hechos ms significativos que configuran una situacin dada. La objetividad del anlisis obliga a distinguir entre hechos y opiniones. Debe asumirse que los hechos pueden ser analizados con objetividad, en tanto que las opiniones tienen un carcter subjetivo. La acuciosa distincin entre lo que es realmente un hecho y lo que es una opinin personal sobre l, puede ser lenta y tediosa, pero es muy necesaria. No se debe pasar por alto que uno de los propsitos que se busca al elaborar casos es que los tomadores de decisiones basen sus decisiones, precisamente, en hechos ciertos, ms que en opiniones subjetivas discutibles. Cuando se vayan a emitir opiniones expresadas directamente por los protagonistas del caso, debern citarse entre comillas o ser atribuidas directamente a ellos. Una pregunta clave al redactar un caso se refiere a la seleccin de los datos. El determinante principal del contenido de un caso es la situacin de la vida real que se describe. En general, mientras ms cerca est el caso de describir los eventos reales involucrados, cuanto ms til ser con fines de aprendizaje, pero esta regla de ninguna manera resuelve todos los problemas del redactor de casos. Dado que nunca pueden

conocerse todos los hechos relevantes sobre la situacin que se describe, muy raramente pueden incluirse en un caso todos los hechos que se pueden observar, Por lo tanto, el redactor de casos debe efectuar un proceso de seleccin, ya sea que esta seleccin se efecte en forma consciente o inconsciente. Algunas reglas establecidas sobre este proceso de seleccin sern las siguientes: La mayora de los casos describen uno o ms eventos que ocurren por lo menos en lo que se refiere al caso en el presente. La mayora de los casos tambin presentan algo de los antecedentes de las personas, el problema, la organizacin o institucin. Es aconsejable incluir en el caso todos los datos de primera instancia disponibles sobre los eventos presentes claves. Estos incluiran el registro disponible sobre lo que la gente hace, dice y piensa. Los datos sobre antecedentes pueden usarse en menor cuanta que los hechos que describen la situacin actual. El redactor de casos tiene que decidir cunto material necesita como antecedente para proporcionar una ubicacin y un contenido, sin proporcionar tanto que impida a los lectores y tomadores de decisiones profundizar en la solucin de los problemas presentados por los eventos actuales. Otra cuestin de preocupacin para el redactor de casos involucra el punto de equilibrio para terminar un caso. En la vida real, los eventos no llegan a un fin. No se puede saber nunca todas las repercusiones futuras de los eventos descritos en los casos. El fin de un caso tiene que ser arbitrario. Los casos generalmente concluyen en el punto en el cual el redactor de casos se queda sin datos. En otras situaciones, los casos se terminan antes de este punto debido a que un final ms temprano, a juicio del redactor de casos, tendera a estimular las discusiones entre los potenciales lectores. Frecuentemente, se escogen los finales que solucionan dramticamente algn problema que requiere accin inmediata. Tales finales de accin avivan el inters por un caso pero no son un requisito para un buen caso. Finalmente, un aspecto importante sobre los hechos se refiere al tiempo en que estos deben redactarse. Ordinariamente, los hechos de un caso se escriben en tiempo pasado debido a tres razones: (i) para proteger a las fuentes de informacin, (ii) se impide cualquier inferencia de que los hechos de un da en particular sern los mismos en una fecha posterior y, (ii) los casos escritos en tiempo pasado suelen mantener su utilidad didctica por ms tiempo que los casos escritos en tiempo presente. Si no se usa el tiempo pasado quizs sea necesario indicar que el caso fue escrito en una fecha especfica.

(2) Sntesis del diagnstico del o los problemas No existen cosas tales como problemas comerciales, productivos, financieros, de personal o tecnolgicos. Los calificativos que acompaan a la palabra problema no nos dicen absolutamente nada acerca de su naturaleza, excepto que hay algo. Ackoff (1992) cita el siguiente ejemplo para ilustrar la naturaleza de los problemas. Hace un tiempo se organiz un encuentro entre algunos profesores de una universidad y los lderes de un grupo de desarrollo formado por vecinos de un barrio cercano. En el transcurso de la reunin, lleg un morador del barrio trayendo una mala noticia. Esa misma maana una anciana de 83 aos, activa colaboradora del grupo, haba ido al consultorio mdico para su reconocimiento mensual. Le dijeron que se encontraba bien, as que volvi a su vivienda ubicada en un cuarto piso, pero mientras suba las escaleras, sufri un ataque al corazn y falleci. Un gran silencio se produjo despus de la triste nueva. Finalmente habl el profesor de medicina social: Yo les dije que necesitbamos un mayor nmero de mdicos en el consultorio. Podramos entonces realizar visitas domiciliarias y cosas as no sucederan. Despus de otro silencio habl el profesor de economa: Ustedes saben muy bien que en esta ciudad hay un gran nmero de mdicos que hacen visitas domiciliarias, pero la seora no estaba en condiciones de pagar los honorarios que piden. Si los beneficios de la asistencia mdica mutualista fueran adecuados, habra podido llamar a tiempo de esos mdicos y ahora no estara muerta. El profesor de arquitectura pregunt por qu las reglamentaciones no establecan la obligato riedad de instalar ascensores en viviendas colectivas de ms de tres pisos. Qu clase de problema afrontbamos? De atencin mdica, sanitarios, econmico o de arquitectura? Nada de eso. Era sencillamente un problema: los adjetivos indicaban tan slo el punto de vista o el encuadre mental de las personas que le miraban. Cuando se descubre que en alguna parte de una organizacin, digamos la comercial, algo no funciona, decimos enseguida que tenemos un problema comercial. A partir de all todos los esfuerzos para resolverlo se centran en las variables comerciales. Sin embargo, esta no es generalmente la mejor forma de hacerlo. Tomemos un ejemplo industrial. El director de una fbrica de papel not que la produccin estaba decreciendo en forma preocupante, debido a los diferentes tipos de papel que se manufacturaban. La duracin de los ciclos de produccin disminua mientras aumentaba el tiempo de preparacin de la mquina. El gerente de

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produccin consider que se trataba de un problema de programacin de la produccin. Como el problema se originaba en la excesiva diversificacin de los tipos de producto, el grupo de investigacin cuya colaboracin se pidi comenz por sugerir que se limitara esa diversificacin, mxime considerando que algunos de los productos ni siquiera eran rentables. El gerente de produccin contest que ese aspecto no caa bajo su responsabilidad: era una decisin comercial. A pesar de la oposicin del departamento de produccin, los investigadores repitieron su propuesta al gerente comercial, quien la rechaz inmediatamente. No era posible, dijo, descontinuar los productos no rentables porque eran requeridos por clientes que a su vez eran los mayores consumidores de otros productos de alta rentabilidad. No quera correr el riesgo de perderlos. El equipo de investigadores se orient hacia otro rumbo; desarroll un sistema de compensaciones para los vendedores relacionado con las utilidades, que deba reemplazar el sistema existente basado en el importe de la venta. El nuevo sistema no prevea ninguna comisin para las ventas no rentables e incrementaba las existentes para los productos rentables. Se puso en prctica, y el resultado fue que los vendedores incrementaron las ventas de los productos que interesaban y redujeron las de los otros. Mejoraron sus ingresos, as como las ganancias de la compaa y el departamento de produccin mejor su desempeo en msdel cudruple al contar con pronsticos de ventas y una programacin de produccin exacta. De qu tipo era el problema? De programacin de la produccin, diseo de productos o compensacin de los vendedores? Nada de eso; era tan slo un problema. Dondequiera que aparezca un problema, debe mirarse desde el mayor nmero de puntos de vista posible antes de elegir la manera de resolverlo. El mejor lugar para resolver el problema no es necesariamente aquel donde se ha manifestado. Por lo tanto, al diagnosticar el problema, se deben manejar las razones en que se basan las conjeturas personales, razones que no se encuentran en los hechos mismos del caso, pero que tendrn que fincarse en ellos, y a ellos remitirse en ltimo trmino. El redactor del caso tendr que emprender una ardua tarea para identificar a las personas clave que en el momento en que ocurrieron los hechos fueron las que influyeron en forma determinante en la definicin del o los problemas, pues las soluciones posibles a dichos problemas fueron o sern influenciadas en forma decisiva por dichas personas.

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(3) Anlisis de soluciones posibles En primer lugar, el hecho de referirse a soluciones en plural es porque cualquier problema real responde siempre a ms de una solucin. Cuando ante un problema detectado el evaluadorredactor del caso se encastilla en una solucin muy probablemente la que se le dio en la vida real, ello es signo de que el anlisis de la situacin no fue suficientemente profundo. Quin redada el caso deber indagar en todas las soluciones posibles que imaginaron en su momento los protagonistas del caso. En segundo lugar, debe ponerse especial atencin al adjetivo de posible que se aplica a cualquier solucin. No se trata slo de enlistar todas las situaciones que imaginaron los protagonistas, sino identificar aquellas soluciones ms realistas. As, posible en este contexto significa concordar con los hechos del caso. En efecto, pudieron haberse imaginado soluciones abstractamente valiosas, pero que, en la trama peculiar del caso, no tuvieron valor alguno, porque en esa trama se mostraron impracticables. Se trata, pues, de analizar qu soluciones, ajustadas a la realidad de los hechos, fueron o estn siendo arbitradas ante los problemas encontrados. En tercer lugar, en el anlisis de las soluciones posibles ser necesario sopesar las ventajas y los inconvenientes de cada solucin propuesta, de tal manera que cualquier lector potencial del caso pueda comprender los pros y los contras que argumentaron los protagonistas para cada solucin propuesta. Ahora bien, es importante advertir que las posibilidades para que en un caso se incluyan simultneamente estos tres aspectos es decir, el anlisis de hechos, la sntesis del diagnstico del o los problemas y el anlisis de soluciones posibles , estn subordinadas a la madurez del tema seleccionado. As, puede ocurrir que la trama seleccionada que alimentar el caso ocurra en una institucin u organizacin cuyo tiempo de existencia no permita an identificar las posibles soluciones a los problemas planteados por los protagonistas directos, por lo que muy probablemente el caso slo quede a nivel del anlisis de hechos y sntesis del diagnstico del o los problemas. Otros casos, sin embargo, si incluirn los tres aspectos debido a que la complejidad y madurez de la trama lo permite. Pero es posible que algunos casos slo estn integrados por la parte relacionada al anlisis de hechos. A fin de orientar al redactor de casos acerca de cmo enfocar la solucin de problemas se sugiere revisar el Anexo 1.

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5. Cmo se evala la calidad de un caso?


Una vez que el redactor concluye el caso, ste puede y debe ser sometido a un proceso de evaluacin de calidad por parte de quien contrata y paga el servicio de elaboracin del caso. Para ello, se sugieren un conjunto de criterios e indicadores que se relacionan directamente con el contenido del caso, as como con las reacciones que su lectura provoca por parte de un grupo de personas interesadas en el mismo. Sin embargo, los criterios que en el Anexo 2 se indican, tambin pueden ser tomados como referencia por parte del redactor de casos, pues constituyen una excelente gua que le permiten orientar el proceso de seleccin de temas de investigacin y redaccin bajo la perspectiva de lo que esperan encontrar los usuarios potenciales en un caso.

6. Cules son las dimensiones de complejidad de un caso?


Siguiendo la reflexin anterior, un redactor de casos debe tener muy presente cul es la tarea analtica, conceptual o de presentacin de informacin que el lector deber hacer al momento de analizar un caso. Al respecto, existen tres dimensiones de complejidad de un caso con sus respectivos propsitos, a saber:
Nivel Propsito

Dimensin analtica Cul es la tarea analtica que el lector debera hacer a) Est el problema, est la solucin. Desarrollar la habilidad para calificar decisiones y Es apropiada? Hay alternativas? acciones b) Est el problema. Cul sera una Desarrollar la habilidad para identificar problemas, buena solucin? proponer soluciones y planes de accin Dimensin conceptual Cun difcil es el problema o situacin? a) Todos deben entender el concepto Dar al lector prctica en identificar, entender y aplicar (y/o determinacin de una cifra bsica el concepto o concepto) b) Se requiere discusin Dar al lector prctica en identificar, entender y aplicar el concepto c) Se requiere mucho involucramiento Dar al lector prctica en identificar, entender y aplicar del profesor el concepto Dimensin de presentacin Poca informacin no til, datos ntidos y Enfocar en la informacin sin muchas distracciones claros a) Ms datos y ms datos intiles Aproximar ms a la realidad y dar al lector mayor prctica en ordenar la informacin b) Muchos datos intiles y desordenados Que el lector ordene toda la informacin o especifique qu informacin falta para tomar una decisin

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Bibliografa de apoyo
Ackoff, Rusell (1992). Cpsulas de Ackoff: administracin en pequeas dsis. Editorial Limusa-Noriega Editores: Mxico INCAE (1992). Mtodo y escritura de casos. Materiales del programa modular de formacin en el mtodo de casos para capacitacin agropecuaria de la Fundacin Mexicana para el Desarrollo Rural: Mxico. INCAE (1992). Prueba de casos. Materiales del Programa modular de formacin en el mtodo de casos para Capacitacin Agropecuaria de la Fundacin Mexicana para el Desarrollo Rural: Mxico. Llano Cifuentes, Carlos (1998). La enseanza de la direccin y el mtodo del caso. IPADE: Mxico. Malcom, P. Menair 1962. The case method at the Harvard Business School. McGraw-Hill Book Company: New York. Santoyo, et al. 2000. Manual para la evaluacin de programas de desarrollo rural. INCARural, Michigan State University y Universidad Autnoma Chapingo/CIESTAAM: Mxico.

14 ANEXO 1

El tratamiento de los problemas


Existen cuatro maneras bsicas para tratar un problema: la absolucin, la resolucin, la solucin y la disolucin. Absolver un problema consiste en ignorarlo y esperar que desaparezca o se desenrede solo. Resolver un problema consiste en tomar alguna accin razonablemente buena, que satisface. Quienes resuelven problemas los enfocan clnicamente; se apoyan principalmente en la experiencia, experimentacin, juicios cualitativos y sentido comn. Tratan de identificar la causa del problema, eliminarla y retornar al estado precedente. Solucionar un problema consiste en tomar la mejor accin posible, la que optimiza. Quienes solucionan problemas los enfocan cientficamente, se apoyan en especial en la experimentacin y en el anlisis cuantitativo. Disolver un problema es eliminarlo rediseando el sistema que lo incluye. Quienes disuelven problemas tratan de idealizar, esto es, aproximarse a un sistema ideal, y de ese modo conseguir un desempeo futuro superior al mejor que pueda conseguirse hoy. El siguiente ejemplo puede aclarar la diferencia existente entre los enfoques descritos. En una gran ciudad europea se utiliza el mnibus de dos pisos para transporte pblico. Cada mnibus tiene un conductor y un cobrador. El conductor va en una cabina separada del lugar destinado a los pasajeros. Entre ms se apegue al horario, el conductor gana ms. El cobrador vende boletos y, como la tarifa vara segn la distancia recorrida, revisa los boletos a los pasajeros que descienden con el fin de verificar si han pagado el importe correcto. Tambin da la seal de partida al conductor despus de cada parada. Hay inspectores que suben como cualquier pasajero para supervisar a los cobradores en el cumplimiento de sus obligaciones. El salario de estos ltimos es inversamente proporcional a las faltas detectadas. Para evitar demoras, especialmente en las horas pico, los cobradores dejan subir a todos los pasajeros y venden los boletos durante el trayecto. El amontonamiento de gente en los pasillos les impide, a veces, llegar rpidamente a la plataforma de entrada para dar la seal de partida. Esto causa retrasos, que afectan los ingresos de los conductores, y las relaciones entre los dos gremios se deterioran. Hubo algunos altercados violentos.

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La direccin comenz por ignorar el problema, en la creencia que las cosas se arreglaran solas. Este intento de disolucin no dio resultado; por el contrario, la situacin sigui empeorando. La direccin trat entonces de resolver el problema volviendo al estado anterior mediante la eliminacin de los incentivos salariales, sin pretender un cumplimiento estricto de horarios. Tanto los conductores como los cobradores rechazaron esta propuesta que, de ponerse en prctica, habra reducido sus ingresos. Sigui un intento de solucionar el problema repartiendo los incentivos entre conductores y cobradores por partes iguales. Esta otra propuesta tambin fue rechazada por los dos gremios, que no eran partidarios de ninguna forma de cooperacin entre ellos. Finalmente la direccin, en un ltimo intento de revertir la situacin, contrat a un disolvedor de problemas. Este, en lugar de intentar llegar a un arreglo entre los opuestos intereses de las dos partes, decidi observar si prejuicios al sistema. Vio que, en las horas pico haba ms omnibuses en circulacin que paradas, por lo que sugiri que los cobradores se estacionaran en stas en lugar de viajar en los omnibuses: de esta manera se reducira la cantidad de cobradores requeridos en las horas pico y, consiguientemente, se podra mejorar la distribucin de las horas de trabajo. Con el nuevo sistema los cobradores vendan los boletos a los pasajeros mientras esperaban la llegada del mnibus y no se apartaban de la entrada posterior para poder dar la seal de partida sin prdida de tiempo. Fuera de las horas pico, cuando la cantidad de omnibuses era menor que el de paradas, los cobradores volveran a viajar. El problema qued disuelto. Quienes disuelven los problemas ven estos como oportunidades, no como amenazas. Dado un sistema con problemas, redisendolo es factible conseguir un desempeo superior al mejor que se poda obtener antes.
Fuente: Tomado de Ackoff, 1992.

16 ANEXO 2

Criterios para evaluar la calidad de un caso


1. Es realista? Cree que el caso es verdadero? 2. Una vez que la lectura del caso termina, se pueden definir sus objetivos? 3. Est bien estructurado el caso, de modo que puede entenderse su lgica? 4. Qu tan relevantes son los temas presentados en el caso alrededor del problema? 5. Est disponible toda la informacin que se necesita para entender el caso? 6. La complejidad del caso se adapta a la audiencia? 7. Est escrito el caso de tal forma que todos sus componentes se integran? 8. Por medio del caso, se aprenden principios bsicos? 9. El tema del caso es suficiente reto para estimular el inters en buscar soluciones? Refleja una situacin poco real Todava ambiguos Su presentacin es ilgica Demasiados temas Parcialmente real Parcialmente definidos Es parcialmente lgico Algunos son irrelevantes y deben eliminarse Falta informacin secundaria pero til Debera ser un poco ms difcil Ms o menos Corresponde a una situacin tpica real Completament e definidos Es muy lgico

Todos los temas son relevantes Se dispone de la informacin

Falta informacin clave Es demasiado complejo No

La complejidad del caso es adecuada Bastante

S, a identificar un problema No hay reto

S, a identificar problemas y soluciones Hay algn reto

S, se aprende cmo a aprender Contiene reto suficiente

17 ANEXO 3

Recomendaciones para la investigacin de casos


Recomendacin Fuentes Informarse sobre el entorno: Caractersticas o tendencias de la Publicaciones del ramo industria Ministerios de industria y comercio Mercado local a internacional Estadsticas Competidores: nmero, tamao, etc. Anuarios Sustitutos: precio, aceptacin, etc. Conocedores de la industria Legislacin y polticas pblicas Organizacin gremial y sindical Instituciones de apoyo Materias primas y fuentes Requerimientos de equipo Flujos y procesos Innovaciones Entender la tecnologa: Publicaciones especializadas Catlogos de fabricantes Tcnicos

Conocer la empresa u organizacin Antecedentes Memorias Perspectivas estratgicas Documentos internos Anlisis FODA Gerentes reas funcionales: caractersticas, Operarios problemas y polticas Lderes sindicales Cultura organizacional Estados financieros Perfiles de actores Organigramas
Fuente: Apuntes de una conferencia sobre escritura de casos por John C. Ickis.

18 ANEXO 4

La entrevista (algunas recomendaciones)


Preparacin
Documentarse. Pedir cita con anticipacin. Llevar lista de reas por investigar. Memorizar reas y preguntas clave. No programar otras citas inmediatamente despus.

Durante la entrevista
Explicar propsito clara y brevemente. Asegurar confidencialidad de datos. Averiguar tiempo disponible y planear de acuerdo. Romper el hielo con preguntas abiertas. Dejar que sea el entrevistado quien hable. Escuchar activamente. Tomar notas completas o grabar. Encauzar cuando se detecten desviaciones. Usar interrupciones para revisar notas/preguntas. No seguir esquema inflexible. No discutir ni ofrecer opiniones. No comprometerse a resolver los problemas. Preguntar sobre fuentes adicionales de informacin. Pedir autorizaciones y apoyo en entrevistas posteriores. Agradecer

Despus de la entrevista
Completar notas o revisar cinta inmediatamente. Llamar para aclarar dudas, si es necesario. Analizar informacin y formular hiptesis. Ej.: El problema es ___________________________________________________________________ Las causas del problema son_____________________________________________________ Algunas alternativas viables son ________________________________________________ Planear estrategia de investigacin subsiguiente para comprobar o rechazar hiptesis.

19 ANEXO 5

Escritura de casos (organizacin)


Alternativas de organizacin Orden cronolgico de eventos. Por rea funcional. Pos institucin. Por tema.

Colocacin del problema o decisin Al principio. Al final. No incluirlo.

Extensin del caso De 15 a 20 pginas de texto (mximo). Con 6 a 8 anexos.

Anexos Para cuadros, mapas, planes, informes financieros, estadsticas u otros documentos cortos cuya inclusin es integral al anlisis. Apndices Para informacin suplementaria, demasiada extensa para anexos. (Ej. Artculo relevante sobre la industria). Estilo Narracin objetiva de los hechos. Opiniones (de personajes del caso) solamente en citas: entre comillas o directamente atribuidas a ellos. Evitar opiniones, conclusiones o comentarios del escritor del caso. Usar siempre el tiempo pasado. Emplear subttulos para guiar al lector. No formular preguntas de estudio.