SISTEMA DE ROL DE PAGOS INTRODUCCION El Sistema de Roles de Pago ha sido diseado con una interfaz grfica para trabajar

en Windows 95 Windows 9! o Windows "### $ esta orientado a las %irecciones Pro&inciales de Educaci'n del Ecuador( El sistema se lo ha realizado pensando en las necesidades manifestadas por los jefes financieros de dichas instituciones( Re)uerimientos del Sistema* P+ ,icroprocesador -!.%/ a ..,hz como m0nimo recomendable Pentium o superior( ,emoria R1, 2. ,3 como m0nimo se recomienda 4" ,3 Sistema 5perati&o Windows 95 o superior Espacio disponible en disco de !#,3 6nidad +%7R5, ,onitor 891 recomendable S891 ,ouse Este manual esta destinado a los usuarios encargados de ingresar los datos $ realizar reportes o consultas sobre los roles de pagos( El manual describe en el Captulo 1 +5,5 :R131;1R E< E= S>S:E,1 con las &entanas $ objetos )ue se presentan en las diferentes opciones del sistema( El Captulo 2 1R+?>85( Presenta opciones para crear un nue&o rol abrir un rol e@istente copiar archi&os cambiar cla&es $ salir del sistema( El Captulo 3 %1:5S( :rata todas las opciones de menA )ue permite ingresar datos como tabla de categor0as tabla de sobre dBcima constantes lista de descuentos etc( El Captulo 4 PR5+ES5S( Permite realizar todos los procesos re)ueridos para el rol de pagos como* ingresar descuentos procesar rol numerar che)ues etc( El Captulo 5 REP5R:ES( Se refiere a la impresi'n $ pre&isualizaci'n de todos los informes escritos del sistema( El Captulo 6 5P+>5<ES( Permite importar $ e@portar descuentos como tambiBn configurar $ reinde@ar las tablas del sistema( El Captulo 7 1C6%1( Presenta algunas herramientas de a$uda al usuario como* agenda calculadora transformaci'n gu0a telef'nica etc(

1. TRA A!ANDO CON EL SISTEMA En este cap0tulo se introducen todos los conceptos $ tBrminos )ue 6d( necesita conocer para poder trabajar con el sistema( 6na &ez )ue lo ha$a le0do 6d( ser capaz de ingresar salir de Bl acceder al menA principal acti&ar botones elegir opciones de menAs mo&erse entre objetos $ &entanas etc(

1.1.

"#$ta$a% & o'(#to%

El sistema utiliza una interfaz de usuario basada en &entanas $ objetos( 6na &entana es una regi'n rectangular de la pantalla la cual se encuentra totalmente definida $ es claramente identificable( +omo un ejemplo tenemos la &entana de la calculadora en la )*+u,a 1.1.

Digura 2(2 6n objeto puede ser un campo un menA un bot'n una casilla de &erificaci'n etc( 6n campo es una regi'n de pantalla donde 6d( puede escribir algAn &alor solicitado por el sistema( 6n menA es una lista con &arias opciones )ue le permite selecci'n una determinada acci'n(

6n bot'n es un rea de pantalla generalmente en alto relie&e )ue nos permite ejecutar alguna acci'n( Ejemplo* 3ot'n de comando grfico( 3ot'n de comando con te@to( Para acti&arlos 6d( debe resaltarlo $ presionar la tecla E$t#, o simplemente dar un clicE cuando el puntero del rat'n se encuentre sobre el bot'n( =os objetos se colocan dentro de las &entanas $ guardan un cierto orden( El objeto actual se lo distingue por)ue se encuentra resaltado con otro color para mo&erse de un objeto al siguiente 6d( debe presionas TA . Si desea regresar al objeto anterior presione la tecla S-*.t /TA ( =as teclas de cursor le permiten mo&erse tambiBn de objeto a objeto( 1.2. I$+,#%a, al %*%t#0a Para ingresar al sistema bus)ue en el Escritorio de Windows el icono con el nombre Rol 1# Pa+o% $ presione doble clicE sobre Bl( Seguidamente aparecer una &entana en la cual deber ingresar el nombre de usuario $ contrasea luego presionar A2#pta,( 3)*+u,a 1.24

Digura 2(" 1 continuaci'n se le pedir )ue seleccione el Rol de Pagos con el )ue desea trabajar( 3)*+u,a 1.34

Digura 2(4 1.3. El 0#$5 p,*$2*pal El sistema posee un menA principal F)*+u,a 1.4.G en la parte superior del cual 6d( puede escoger las opciones )ue necesite para desarrollar su trabajo( Para accesar al menA debe presionar la tecla D2# o la tecla 1lt(

Digura 2(1.4. Sal*1a 1#l %*%t#0a Para salir del sistema escoja H1rchi&oH del menA principal $ utilice la opci'n HSalirH( 1.5. oto$#% 1# 2o0a$1o

Permiten na&egar a tra&Bs de los datos aadir modificar guardar o cancelar registros mo&erse etc( Si sealamos con el mouse a un bot'n un mensaje nos indicar )ue realiza( F)*+u,a 1.54

Digura 2(5 =os datos se encuentran organizados en una tabla donde cada fila de la tabla se le denomina registro $ cada columna campo( 6n registro almacena todos los datos correspondientes a una entidad( Por ejemplo un registro puede contener los datos personales* apellidos nombres direcci'n telBfono etc( D#%2,*p2*6$ 1# 'oto$#% 1&anza al siguiente registro de la tabla( Retrocede al registro anterior de la tabla( Se ubica en el primer registro de la tabla( Se ubica en el Altimo registro de la tabla( +rea un nue&o registro en blanco(

,odifica el registro actual( 9uarda los cambios del registro actual( +ancela la edici'n de datos( Elimina el registro actual(

1.6.

"*%ual*7a2*6$ # I0p,#%*6$

El bot'n de impresi'n permite en&iar el contenido del reporte ficha listado o consulta a una impresora este puede tener te@to o un dibujo en su superficie(

El bot'n de pre&isualizar le permite &er el reporte ficha listado o consulta en pantalla(

2. 2.1.

ARC8I"O Nu#9o Permite crear un nue&o rol de pagos* A,2-*9o:Nu#9o Se le preguntar desea crear un nuevo rol? deber contestar %( Se desplegar una &entana 3 )*+u,a 2.14 en la )ue deber dar un clicE en el bot'n de comando Nu#9o( %igitar los datos del nue&o rol* nombre fecha $ presionar el bot'n de comando Gua,1a,( Por Altimo deber presionar el bot'n C#,,a,(

Digura "(2 2.2. A',*, Permite seleccionar un rol de pagos e@istente* A,2-*9o:A',*, Se presentar una &entana 3)*+u,a 2.24 en la cual deber escoger el rol de pagos en el )ue desea trabajar( +uando ha$a escogido deber presionar el bot'n C#,,a,(

Digura "(" 2.3. Ca0'*a, 2la9#% +on esta opci'n puede cambiar el nombre de usuario $ contrasea para ingresar al sistema* A,2-*9o:Ca0'*a, Cla9#%

1parecer una &entana FDigura "(4G donde podr aadir nue&os usuarios con el bot'n de comando Nu#9o o editar usuarios e@istentes con el bot'n Mo1*.*2a,( 6na &ez )ue ha realizado los cambios deber presionar el bot'n Gua,1a,(

Digura "(4 2.4. R#%tau,a, P#,%o$al =os registros )ue han sido eliminados de Personal &an mostrarse en esta opci'n donde podr habilitar a cual)uiera de estos registros* 1rchi&oIRestaurar Personal Se mostrar una &entana 3)*+u,a 2.44 con la lista de personas )ue han sido eliminadas del rol de pagos 6d( podr restaurarlos dando un clicE al lado iz)uierdo del nombre(

Digura "(2.5. 2.6. No9#1a1#% Sal*, Sale del sistema de Roles de Pago(

3. 3.1.

DATOS I$.o,0at*9o% >ngresa los datos informati&os de la instituci'n como* pro&incia cant'n parro)uia ciudad direcci'n etc( 3)*+u,a 3.14

Digura 4(2 3.2. Cat#+o,a% En esta opci'n 6d( deber ingresar la tabla de sueldos bsicos $ funcionales de todas las categor0as del magisterio en las zonas urbana $ rural( 3)*+u,a 3.24

Digura 4("

3.3.

So',# 1;2*0a Para los docentes $ tBcnicos docentes )ue pasan de la dBcima categor0a cobran una bonificaci'n sobre dBcima los &alores de esta bonificaci'n se ingresan en una tabla para la zona urbana $ otra para la zona rural( 3)*+u,a 3.34

Digura 4(4 3.4. Co$%ta$t#%

1)u0 se establece todos los &alores constantes del Sistema de Rol de Pagos* bsico del magisterio urbano rural costo de &ida bono comisariato etc( =os cambios )ue realice a cual)uier &alor afectarn solamente a los clculos del rol actual siempre $ cuando se &uel&a a procesar( 3)*+u,a 3.44

Digura 4(3.5. L*%ta 1# I$+,#%o% El sistema est diseado para crear hasta "- ingresos con el nombre )ue el usuario disponga en una diferente lista $a sea para el personal %ocente 3)*+u,a 3.5.14< o personal 1dministrati&o 3)*+u,a 3.5.24 o para el personal :Bcnico %ocente( El listado tiene cinco campos* Idingres.- este campo es el nAmero de ingreso $ es de solo lectura no podr modificarle( Nombre Ingreso.- Se digita la eti)ueta del ingreso por ejemplo* 3sico( Mantener.- Permite poner &erdadero FS7:G o falso F<7DG segAn se )uiera predeterminar un &alor como ingreso a todo el personal( Ejemplo* comisariato es un &alor predeterminado para todos de J!# deber0amos poner en el campo ,antener &erdadero $ en el campo 8alor la cantidad J!# Valor.- Es una cantidad fija )ue deseamos dar como ingreso siempre $ cuando este &alor sea igual para todo el personal( Formula.- le permite )ue 6d( ingrese la manera de c'mo desea )ue los ingresos se calculen $a sea el caso del personal 1dministrati&o $ el docente tiene predeterminado el programa con el )ue se calcular(

Digura 4(5(2

Digura 4(5(" 3.6. L*%ta 1#%2u#$to% El sistema est diseado para crear hasta "# descuentos con el nombre )ue el usuario desee en listas separadas $a sea para el personal %ocente 1dministrati&o o :Bcnico %ocente( El listado tiene cinco campos* Id_descuento.- Este campo no puede ser modificado( Nombre_descuento.- Se digita la eti)ueta del descuento por ejemplo* PrestK>ess( Mantener.- Permite poner &erdadero FS7:G o falso F<7DG segAn se )uiera descontar un &alor a todo el personal( Ejemplo* supongamos )ue necesitamos descontar J 4(-# a todo el personal deber0amos poner en el campo ,antener &erdadero $ en el campo 8alor la cantidad J4(-#( Valor.- Es una cantidad fija )ue deseamos descontar a todo el personal( Formula.- Puede ingresar una formula para un descuento siempre $ cuando lo desee( 8er 3)*+u,a 3.64

DiDigura 4(. 3.7. P#,%o$al Es una de las opciones ms importantes del sistema por)ue en esta se ingresan todos los datos personales )ue ser&irn para realizar los clculos del Rol de Pagos( 3)*+u,a 3.74 Estos son los campos )ue se muestran en la &entana Personal*
NOM RE DEL CAMPO Apellidos y Nombres Cdula No. Afiliacin Fec nacimiento Fec ingreso Fec antig%edad "ALOR =UE ALMACENA Apellidos y nombres No de cdula Nmero de afiliacin al seguro Fec!a de nacimiento "dd#mm#aa$ Fec!a de ingreso a la institucin Fec!a considerada para el c&lculo de la antig%edad "no siempre es la misma de ingreso$ COMENTARIO P.Docente, P.Adminis. y T. Docente. P.Docente, P.Adminis. y T. Docente. P.Docente, P.Adminis. y T. Docente. P.Docente, P.Adminis. y T. Docente. P.Docente, P.Adminis. y T. Docente. P.Docente, P.Adminis. y T. Docente.

No. A'os con () Direccin Telfono Cargas familiares Cargas educacin )Funcional )/esponsabilidad 0ueldo b&sico 2ase para el 3*00 )capacitacin 4. representacin Tipo de Personal

Profesor , 0uper-isor *scalafonado

*l nmero de a'os +ue tiene !abilitado un tcnico docente con el () de antig%edad Direccin del domicilio "constar& en la opcin agenda$ Telfono del domicilio "constar& en la opcin agenda$ *l nmero de cargas familiares *l nmero de cargas de educacin *l porcenta.e +ue cobra de acuerdo a sus funciones *l porcenta.e de responsabilidad +ue gana un administrati-o 1alor +ue percibe el personal administrati-o como sueldo b&sico 1alor con +ue las planillas del seguro calculara. Porcenta.e del b&sico +ue percibe el P.Adminis. por concepto de capacitacin 1alor +ue se paga al P.Adminis. por concepto de gastos de representacin En la parte superior se debe seleccionar el tipo de personal sobre el cual se estn ingresando datos. *sta casilla debe estar acti-a si algn super-isor est& cobrando con partida de profesor. *sta casilla debe estar acti-a si la persona pertenece al grupo de escalafonados

P.Docente , super-isores y T. Docente. P.Docente, P.Adminis. y T. Docente. P.Docente, P.Adminis. y T. Docente. P.Docente, P.Adminis. y T. Docente. P.Docente, P.Adminis. y T. Docente. P.Docente y T. Docente. P. Administrati-o P. Administrati-o P. Administrati-o P. Administrati-o P. Administrati-o P.Docente P. Administrati-o. Y T. Docente. P.Docente P. Administrati-o

6na &ez aadido o modificado un registro deber guardar los cambios $ una &ez )ue presione el bot'n +errar se le preguntar %esea &ol&er generar datosL Si 6d( responde )ue si todas las actualizaciones )ue ha$a hecho en datos )ue afecten a los clculos del rol Fcategor0a fecKantigMedad funcional etcG sern pasados al Rol de Pagos caso contrario no(

Digura 4(N 3.>. a$2o% Esta opci'n de menA permite crear o modificar los bancos a los cuales se &an a transferir los sueldos del personal( 3)*+u,a 3.>4

Digura 4(! 3.?. A%*+$a, 'a$2o% Esta opci'n permite asignar a cada persona el banco en el )ue desea transferir su sueldo( 3)*+u,a 3.?4 %atosI1signar 3ancos Presionar el bot'n ,odificar Seleccionar el banco a donde se desea transferir Escribir el nAmero de cuenta 9uardar los cambios

Digura 4(9

4. 4.1.

PROCESOS D#%2u#$to% Se presentar una cuadr0cula donde aparecen todos los descuentos creados en la opci'n Lista de Descuentos 6d( podr escribir los &alores )ue desee descontar en cada rubro $ por blo)ues de tipo de empleados $a sea %ocentes 1dministrati&os o :Bc( %ocentes( +uando presione el bot'n Cerrar se le preguntar %esea totalizar descuentosL si 6d( responde )ue s0 se sumarn todos los rubros en un campo )ue posteriormente se mostrar en el rol de pagos( Esta pantalla tambiBn le muestras un bot'n Procesar con el cual puede calcular los descuentos $ &erificar el total(
=e permite filtrar el personal de contrato

Puede imprimir o pre&isualizar la hoja de descuento del personal en el )ue se encuentre ubicado

Digura -(2 4.2. Rol 1# Pa+o% =e mostrar una pantalla donde puede realizar los clculos del rol docente administrati&o $ tBcnico docente segAn en )ue tipo de personal se encuentre con solo presionar el bot'n Procesar( IMPO !"N!#* Esta opci'n debe ser utilizada cada &ez )ue se haga cambios )ue afecten a los clculos en* tabla de categoras, tabla de sobre dcima, constantes, datos personales y descuentos( En caso de no utilizar esta opci'n despuBs de algAn cambio no se actualizar los clculos del ol de Pagos(

1dems puede imprimir los L$%uidos Negativos con el bot'n )ue le presenta en esta misma pantalla tiene similares opciones )ue la pantalla anterior para filtrar el personal a contrato $ para pre&isualizar e imprimir el rol(

Digura 4(" 4.3. Nu0#,a2*6$ 1# 2-#@u#% Por medio de esta opci'n 6d( puede enumerar los che)ues del personal docente administrati&o o tBcnico docente( Pla$*lla% IESS Esta opci'n le presenta una pantalla con una lista de todo el personal donde tiene la opci'n de poner datos especiales para )ue se impriman en las planillas as0 como un &isto en el personal )ue se encuentre de entrada en la instituci'n o salida la fecha de la misma $ una obser&aci'n si la hubiere( 3)*+u,a 4.44

4.4.

4.5.

Digura -(C-#@u#% pa,t*2ula,#% Permite crear che)ues para pagos a terceros ingresando el nombre &alor $ detalle del beneficiario(

4.6.

Digura -(5 Nu0#,a2*6$ 1# 2-#@u#% pa,t*2ula,#% Escribiendo en la pantalla el nAmero inicial de che)ue se enumerarn los che)ues particulares( C-#@u#% o$*.*2a1o% Permite realizar los pagos de los profesores 3onificados(

4.7.

4.>.

D;2*0o t#,2#,o Seleccionando el mes 6d( podr realizar los clculos presionando el bot'n Cargar C&cimo !ercero El sistema s'lo incluir datos de roles )ue estBn hechos en el sistema si 6d( desea incluir datos de otros meses deber crear los roles respecti&os( 3)*+u,a 4.>.14
Presionando estos botones puede modificar las formulas con las )ue el sistema realiza el calculo $o 0o1*.*@u# %* $o %a'# lo @u# #%ta -a2*#$1o.

Digura -(!(2

El bot'n #'(ortar le permite e@portar la n'mina para el SP>7SP debe llenar antes el Conce(to de Pago $ Detalle de Pago. 1l presionar el bot'n Ver ) Modi*icar ) D&cimo + le presenta la siguiente pantalla 3)*+u,a 4.>.24

Digura -(!(" 1l presionar el bot'n Im(rimir D&cimo + le presenta la siguiente pantalla 3)*+u,a 4.>.34

Digura -(!(4

5. 5.1.

REPORTES Pla$*lla% 1#l %#+u,o +on esta opci'n 6d( podr imprimir o pre&isualizar planillas del seguro del personal docente administrati&o $ tBcnicos docentes( Cat#+o,a% Permite imprimir o pre&isualizar la tabla de categor0as de la zona urbana o rural segAn escoja( C#,t*.*2a1o% En este apartado se detalla todos los rubros de ingresos )ue percibe una persona certificados por la firma del jefe financiero( Para obtener esta informaci'n basta con digitar el nAmero de cBdula $ podremos imprimir o pre&isualizar el certificado( Co$.*1#$2*al En esta opci'n se detalla todos los rubros de ingresos $ egresos )ue tiene una persona en su rol de pagos tiene dos opciones todos o solo uno $ para acceder a esta informaci'n deber digitarse el nAmero de cBdula( Co$%ulta, 1ato% Permite realizar consulta sobre datos fundamentales como* fecha de nacimiento fecha de ingreso fecha de antigMedad categor0a etc(O filtrando informaci'n( 3)*+u,a 5.54

5.2.

5.3.

5.4.

5.5.

Digura 5(5 5.6. 5.7. Dato% p#,%o$al#% Es una lista de todo el personal con sus datos ms importantes( Total#% p#,%o$al#% =e muestra la cantidad de cada tipo de personal encuentra en cada tipo de personal(

5.>.

Total#% :iene tres opciones )ue son las siguientes* 2( Rol Pa+o%./Presenta un reporte con la sumatoria de cada partida $ por separado el personal a contrato( "( D#%2u#$to%./=e presenta un reporte con los totales de los descuentos en dos columnas el personal a contrato $ el personal de nombramiento tambiBn al escoger la opci'n Planillas< puede imprimir la lista de cada descuento segAn escoja( 4( R#%u0#$ )u$2*o$al#%./>mprime o pre&isualiza un resumen agrupando por categor0a todos los ingresos del personal( C-#@u#% Permite imprimir o pre&isualizar los che)ues en grupos de cuatro del personal docente administrati&o $ tBcnico docente tambiBn los che)ues de Particulares $ 3onificados(

5.?.

5.1A. D#tall# 2-#@u# Esta opci'n permite imprimir o pre&isualizar todos los &alores de ingresos $ descuentos )ue se inclu$e en el rol de pagos( Se presentan cuatro detalles en una hoja tamao carta( 5.11. O,1#$ 1# pa+o >mprime o pre&isualiza la orden de pago Fche)uesG del personal )ue no consta en ninguna orden de transferencia( 5.12. T,a$%.#,#$2*a :iene tres opciones de reportes* 2( L*%ta 1# 2u#$ta%./ le presenta una lista del personal con su respecti&o nAmero de cuenta separados por bancos( "( O,1#$ 1# pa+o./ =e presenta una pantalla con &arias opciones para e@portar a E@cel e@portar al archi&o nomina(@ls del SP>7SP o simplemente imprimir o pre&isualizar la orden de transferencia FnAmero de cuentasG para un determinado banco(3)*+u,a 5.12.14

Digura 5(2"(2

4( O,1#pa o$*.*2a1o%./ =e permite e@portar a E@cel o al archi&o nomina(@ls del SP>7SP la orden de pago de los 3onificados(

Digura 5(2"(" 5.13. D;2*0o Cua,to Permite imprimir o pre&isualizar el reporte con todos los meses )ue corresponden al clculo del dBcimo +uarto(

6. 6.1.

OPCIONES I0po,ta, Esta opci'n importa &alores de descuento )ue estBn en el siguiente formato* Cdula Nombres Valor Ejemplo: Podemos hacer un listado en Excel con los descuentos de la cooperativa de educadores y luego guardarlo con el tipo exto !delimitado por tabulaciones" 2.##24-!94 #5#24-5..N 1=81REP R5%R>96EP ;61< +1R=5S 31=+1P1R 1=31< R5SSC 1=E;1<%R1 "4("2 2"(-5

NO!"* Es importante )ue en los nAmeros de cBdula )ue tienen ceros a la iz)uierda conste el cero de no ser as0 los &alores no sern reconocidos por el sistema( Pasos para guardar el archi&o en E@cel A,2-*9o:Gua,1a, Co0o %igitar el No0',# 1#l a,2-*9o Seleccionar en Gua,1a, 2o0o t*po la opci'n !e'to ,delimitado (or tabulaciones Presionar el bot'n Gua,1a, 6.2. EBpo,ta, Permite e@portar desde el sistema cual)uier descuento con el formato descrito en el apartado anterior a cual)uier dispositi&o de almacenamiento Fdisco duro disEetteG( Co$.*+u,a, Permite configurar el nAmero en el )ue se encuentran los descuentos de aportes $ prestamos a Dilanbanco adems se digita el porcentaje de descuento para los afiliados a la 6<E( R#*$1#Ba, ta'la% Esta opci'n debe utilizarse cada &ez )ue ha$a cortes de energ0a )ue interrumpen bruscamente el funcionamiento del sistema( Estos cortes hacen )ue algunos archi&os de 0ndices de las bases de datos se daen( 1l ejecutar esta opci'n se reconstru$en los 0ndices daados( G#$#,a, a EB2#l Puede generar a E@cel el Rol de Pagos o los descuentos del personal(

6.3.

6.4.

6.5.

7. 7.1.

ACUDA A+#$1a Esta opci'n esta diseada para programar las acti&idades del usuario del sistema con un calendario continuo( 3)*+u,a 7.14

Digura N(2 7.2. Cal2ula1o,a 6na herramienta )ue permite realizar clculos aritmBticos bsicos( 3)*+u,a 7.24

7.3.

Digura N(" T,a$%.o,0a2*6$ Permite transformar &alores en sucres a d'lares $ &ice&ersa fue diseada como a$uda para el proceso de dolarizaci'n )ue &i&e nuestro pa0s( 3)*+u,a 7.34

Digura N(4

7.4.

Gua t#l#.6$*2a El usuario del sistema puede acceder a tra&Bs de estar herramienta a las direcciones $ telBfonos del personal docente administrati&o $ tBcnicos docentes( 3)*+u,a 7.44

Digura N(-