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INSTITUTO TECNOLGICO DE QUERTARO Implementacin de ERP en Alba: Mdulo de materiales para automatizacin en cadena de suministros

INFORME TCNICO DE RESIDENCIA PROFESIONAL Que presenta:

Juan Caros Pelletier Dorantes

Estudiante de la carrera: INGENIERA MECATRNICA

Periodo: Enero-Junio 2013

SUBSECRETARA DE EDUCACIN SUPERIOR

INDICE

Contenidos

Introduccin ....................................................................................................................... 1

CAPTULO 1: GENERALIDADES DE LA EMPRESA......................................................... 2 1.1 Datos Generales. ....................................................................................................... 2 1.1.1 Nombre de la empresa......................................................................................... 2 1.1.2 Ubicacin de la empresa...................................................................................... 2 1.1.3 Mapa de Localizacin. ......................................................................................... 2 1.1.4 Giro de la empresa. ............................................................................................. 3 1.1.5 Tamao de la empresa. ....................................................................................... 3 1.2 Resea histrica de la empresa. ................................................................................ 3 1.3 Organigrama de la empresa. ...................................................................................... 4 1.4 Filosofa de le empresa. ............................................................................................. 4 1.4.1 Misin. ................................................................................................................. 4 1.4.2 Visin. .................................................................................................................. 4 1.5 Productos y clientes. .................................................................................................. 5 1.6 Premios y certificaciones ............................................................................................ 8 1.7 Relacin de la empresa con la sociedad. ................................................................... 8

CAPTULO 2

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................... 10

2.1.Caracterizacin del rea en que realiz el proyecto. ................................................ 10 2.1.1 Descripcin del rea. ......................................................................................... 10 2.1.2 Organigrama del rea. ....................................................................................... 10 2.1.3 Actividades del rea. .......................................................................................... 11 2.1.4 Interrelacin con otras reas de la empresa. ..................................................... 11 2.1.5 Funciones y ubicacin del residente. ................................................................. 12 2.2.Antecedentes. .......................................................................................................... 12 2.3.Objetivos. ................................................................................................................. 13 2.3.1.Objetivo general. ................................................................................................ 13 ii

2.3.2.Objetivos especficos. ........................................................................................ 13 2.4. Justificacin. ............................................................................................................ 13 2.5 Alcances y Limitaciones. .......................................................................................... 14 2.5.1 Alcances. ........................................................................................................... 14 2.5.2 Limitaciones. ...................................................................................................... 15

CAPTULO 3: MARCO TERICO. .................................................................................... 16 3.1 Herramientas utilizadas. ........................................................................................... 16 3.1.1 ERP. .................................................................................................................. 16 3.1.2 MRP................................................................................................................... 18 3.1.3 Inventarios ......................................................................................................... 21 3.1.4 Demanda de produccin .................................................................................... 23 3.1.5 STOCKS ............................................................................................................ 27 3.1.6 Estructuras y listas de materiales....................................................................... 40 3.1.7 Programa Maestro ............................................................................................. 42 3.2 MFG/PRO ................................................................................................................ 44 3.3.1 rdenes de Trabajo ........................................................................................... 51 3.2.2 rdenes de venta. ............................................................................................. 53 3.2.3 rdenes de compra ........................................................................................... 53

CAPTULO 4: DESARROLLO DEL PROYECTO .............................................................. 55 4.1 rdenes de Venta y Pronstico ................................................................................ 55 4.2 rdenes de trabajo y lista de materiales. ................................................................. 58 4.3 Control de Inventarios por Ubicaciones. ................................................................. 58 4.3.1 Transferencias Inter-ubicaciones ....................................................................... 61 4.4 Reestructuracin de listas de materiales. ................................................................. 63 4.4.1 Procedimiento para alta de artculos antiguos. ................................................... 63 4.4.2 Nuevo procedimiento para creacin de artculos en QAD .................................. 64 4.4.3 Reestructuracin de las listas de materiales ...................................................... 71 4.5 Segregacin de la Demanda .................................................................................... 72 4.5.1 Alta de la demanda en Firme. ............................................................................ 72 4.5.2 Alta de la demanda pronosticada. ...................................................................... 74 4.6 Implementacin de Cdigo de barras ...................................................................... 75 ii

CAPTULO 5: ANLISIS DE RESULTADOS.................................................................... 78 5.1 rdenes de ventas y pronstico ............................................................................... 78 5.2 rdenes de trabajo y lista de materiales................................................................... 78 5.3 Control de inventario por ubicaciones....................................................................... 80 5.3.1 Transferencias inter-ubicaciones ...................................................................... 81 5.4 Reestructuracin en las listas de materiales. ............................................................ 82 5.4.1 Procedimiento antiguo para carga de artculos .................................................. 83 5.4.2 Nuevo procedimiento para carga de artculos .................................................... 83 5.5 Segregacin de la demanda ..................................................................................... 88 5.5.1 Captura de la demanda en firme ........................................................................ 88 5.5.2 Captura de la demanda pronsticada ................................................................ 89 5.6 Implementacin de cdigos de barra ........................................................................ 90

CAPITULO 6: CONCLUSIONES. ...................................................................................... 95

VII. Glosario...................................................................................................................... 96

VIII. Bibliografa................................................................................................................ 97

ii

Introduccin El presente trabajo fue desarrollado en la empresa Alba Packaging de Mxico SA de CV. Ubicada en el parque industrial Quertaro en Av. Jurica #107 entre Av. La Noria y Av. Benito Jurez en Santa Rosa Jauregui, Quertaro, Qro. El tiempo estimado para la realizacin de este proyecto fue de 4 meses teniendo un horario presencial de 8:30 am a 5:30 pm contando con una hora para comida. La idea principal del proyecto es la implementacin adecuada del mdulo de materiales incorporado en el ERP de la empresa, con lo cual se pretende dar utilizacin a la herramienta conocida como MRP que ofrece este software y con esto dar un mejor control sobre la cadena de suministro de la empresa. El valor agregado de este proyecto a la empresa se traduce en un mejor control en la administracin de la demanda, mayor precisin para la planeacin de compra para materia prima necesaria en la manufactura de los productos destinados a venta para cliente. Control sobre los tiempos planeados para la produccin as como ampliar el horizonte de pedidos de materia prima al incorporar una herramienta que gestione los clculos de forma autnoma donde la nica necesidad es que ciertos usuarios ingresen parmetros iniciales al sistema. Durante la duracin del proyecto la herramienta ms utilizada fue el software ERP conocido como MFG/Pro en donde se realizaron las pruebas, parametrizaciones y configuraciones adecuadas. Aunado a este proyecto se trabaj en paralelo en la implementacin de control de inventarios mediante cdigos de barra, para esta parte del proyecto se requiri una integracin con el ERP a fin de proporcionar a los usuarios el nivel de automatizacin deseado dentro de las funciones que implica la gestin de inventarios dentro de la cadena de suministro.

CAPTULO 1: GENERALIDADES DE LA EMPRESA 1.1 Datos Generales.

1.1.1 Nombre de la empresa. Este proyecto fue realizado en las instalaciones de la empresa ALBA PACKAGING DE MXICO SA DE CV, con sede en el parque industrial Quertaro

Figura 1.1.1 Logotipo del grupo Alba http://www.albea-group.com

1.1.2 Ubicacin de la empresa. Alba Quertaro tiene su domicilio en la direccin Av. Jurica #107 entre Av. La Noria y Av. Benito Jurez, Santa Rosa Jauregui, Quertaro, Qro El telfono de la planta es el 01(442)192-09-41 ext 130 o al fax 01(442) 240-93-06 1.1.3 Mapa de Localizacin.

Figura 1.1.2 Ubicacin ALBEA Quertaro. https://maps.google.com.mx/

1.1.4 Giro de la empresa. Alba es una de las compaas de manufactura lderes mundiales en embalajes que proporcionan una amplia gama de soluciones para maquillaje, fragancias y cuidado de la piel, para los mercados de cuidado personal y oral. Para ello se apoyan con maquinaria avanzada para la impresin de elementos plsticos as como para la formacin de los tubos de empaque para los diversos productos.

Figura 1.1.3 Edificio de ALBEA 1.1.5 Tamao de la empresa. Con sede central en Francia, Albea emplea a 9.500 personas y opera con 33 fbricas en 13 pases diferentes de toda Europa, Amrica y Asia. La facturacin de la empresa fue de US $ 1 mil millones en 2011.

1.2

Resea histrica de la empresa.

Fue en 2004, tras la compra de Pechiney por Alcan, que a Luscan Franois (Presidente y Director Ejecutivo) se le dio la responsabilidad de integrar todas las
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actividades de envases cosmticos para crear Alcan Packaging Beauty. Tras el reposicionamiento estratgico de cada una de las actividades construy un grupo integrado de una entidad heterognea, para el fortalecimiento del liderazgo en cada uno de sus mercados. En 2010 dirigi con xito la transicin Alcan Packaging Beauty de un nuevo accionista y su nuevo estatus como una empresa independiente de nombre Albea. Continuando como presidente y consejero delegado, no tardara en iniciar una ambiciosa estrategia de desarrollo, en particular, que implica la adquisicin del grupo de Betts en 2010. 1.3 Organigrama de la empresa.

Figura 1.3.1 Organigrama de la Empresa. 1.4 Filosofa de le empresa.

1.4.1 Misin. Ser la mejor empresa de embalajes global en los ojos de nuestra gente, nuestros clientes, nuestros accionistas.

1.4.2 Visin. En Alba Quertaro le damos un valor excepcional a nuestros clientes mediante un compromiso hacia la calidad total, manufacturando empaque primario que supera los estndares internacionales, a travs de una incansable bsqueda de la mejora
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continua de nuestro sistema de gestin de Calidad; buscando proveer soluciones innovadoras para satisfacer las necesidades presentes y futuras de nuestros clientes, siempre comprometidos con la comunidad y el medio ambiente, cumpliendo las leyes y reglamentos que aplican a nuestra actividad. 1.5 Productos y clientes.

Nuestra cartera de productos incluye tubos de plstico y laminado, rmel, lpices de labios, brillos de labios, compactos, los cierres de plstico y conchas, tapas de aerosol, frascos, tapas, accesorios, bolsas de cosmticos y artculos de promocin y servicio completo. Trabajando en estrecha colaboracin con nuestros clientes, hemos estado ofreciendo productos de valor aadido y servicios durante muchos aos gracias a: Nuestro industrial slido know-how Nuestra pasin por la innovacin Nuestra dimensin global Nuestra gente con talento Alba Quertaro tiene varios clientes importantes a los cuales se les manufactura la impresin y/o el formado de tubos laminados:

Figura 1.5.1 Colgate-Palmolive Company Impresin de laminado en rollos

Figura 1.5.2 Impresin de web para Colgate-Palmolive Company

Figura 1.5.3 Procter & Gamble Impresin y formado de tubos laminados

Figura 1.5.4 Laboratorios KSK Impresin y formado de tubos laminados

Figura 1.5.5 Artculos para Laboratorio Boniquet de Mxico S.A. de C.V. Impresin y formado de tubos laminados.

Figura 1.5.6 Glaxo Smith Kline GSK Impresin y formado de tubos laminados Se estn realizando pruebas impresin y formado de tubos adems de la investigacin sobre equipos de medicin para el cliente LOreal, que ser nuevo cliente en junio de 2012.

Figura 1.5.7 Artculo para venta a LOreal

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Premios y certificaciones

Alba Quertaro recibi el da 01 de junio de 2011 por parte de Procter & Gamble Planta Mariscala un reconocimiento al proveedor del ao 2010 -Supplier Scheduling Performance Improvement-. Para este reconocimiento se tom en cuenta entregas en tiempo y calidad, que por parte de P&G Mariscala este es uno de los mtricos ms difciles de mantener. Se empez con P&G Mariscala en el ao 2009 como un proveedor nuevo y con muchos retos a resolver; gracias al esfuerzo de su personal se aprendi y mejoro para ganar ese premio.

Imagen 1.5.8 Reconocimiento entregado a Alba por parte de P&G

1.7

Relacin de la empresa con la sociedad.

En Alba nos comprometemos a proporcionar un lugar de trabajo seguro y saludable para nuestros empleados (de acuerdo con los ms altos estndares internacionales), lo que nos permite retener una fuerza laboral talentosa y motivada. Tambin tener mucho cuidado para asegurar el bienestar de nuestros empleados y las comunidades en las que operamos, teniendo en cuenta las necesidades locales.

Nos comprometemos a mantener seguro a nuestro pueblo, enriquecer nuestros recursos humanos, as como de las comunidades en las que operamos. A travs de nuestra fuerte cultura de EHS, nos esforzamos por crear las condiciones de trabajo seguras y saludables para nuestros empleados. Estamos orgullosos de haber logrado ms del 80% de reduccin de incidentes de trabajo desde 2005. En 2010, 20 sitios de lograr cero casos registrables. Alba toma las necesidades de sus comunidades para el corazn y soporta una variedad de programas destinados a mejorar las condiciones de educacin, salud y medio ambiente. Estamos comprometidos con el desarrollo de productos innovadores que maximiza las oportunidades para reducir el impacto del producto a lo largo de su ciclo de vida. Nuestro objetivo es desarrollar un envase innovador que cumpla con los requisitos del producto y el rendimiento, dejando la menor huella ambiental. En el ncleo de nuestro enfoque de administracin de productos, se considera indispensable para tomar el ciclo de vida completo de nuestros productos en consideracin, lo que nos permite identificar las reas ms prometedoras para posibles mejoras. Nuestras palancas clave de las mejoras son: Reducir: buscar sistemticamente para reducir el peso o la incorporacin de diseos recargables Reciclar: Optimizar el uso de materiales reciclados disponibles en el mercado, el diseo para el reciclaje en el caso de la corriente de reciclaje existentes. Reemplazar: estar a la vanguardia del desarrollo de bioplsticos y otras alternativas renovables. En Alba, creemos que la innovacin slo significa algo si se agrega un valor real a las marcas a las que servimos. Nuestros equipos de Innovacin y Desarrollo por lo tanto, pasan todos los das trabajando para crear las soluciones del futuro para satisfacer las necesidades de los consumidores en cualquier parte del mundo. Con esto en mente, a lo largo de los aos hemos desarrollado inigualables capacidades de I + D con nuestra filosofa de creacin de conceptos, tecnologas avanzadas y mejores de su clase de servicio.

CAPTULO 2

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1. Caracterizacin del rea en que realiz el proyecto. 2.1.1 Descripcin del rea. Dentro de la planta las zonas donde se trabaj en la realizacin del proyecto fueron las siguientes: El rea de oficinas, la cual cuenta con cubculos asignados a cada elemento donde se les proporciona el equipo laboral necesario. En esta rea es donde el personal administrativo gestiona la informacin que se debe ingresar al ERP para poder detonar la operacin del MRP. La otra zona de trabajo del proyecto fue el rea de almacn de la empresa donde se implement la utilizacin de escneres de cdigo de barra. Las capacitaciones fueron realizadas en las salas con las que cuenta la empresa. 2.1.2 Organigrama del rea. El rea para la cual se realiz el proyecto est conformada de la siguiente manera:

Figura 2.1.1 Organigrama del rea de materiales

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2.1.3 Actividades del rea. Las actividades realizadas dentro del rea son las siguientes: 1. Administracin de las relaciones con proveedores (SRM) 1.1. Seleccin y evaluacin de proveedores 1.2. Negociacin de contratos 1.3. Compras 1.4. Colaboracin en el suministro 2. Administracin de la cadena de suministro interna (ISCM) 2.1. Planeacin estratgica 2.2. Planeacin de la demanda 2.3. Planeacin del abasto 2.4. Cumplimiento en el procesamiento de rdenes 2.5. Cumplimiento en el servicio 3. Administracin de las relaciones con clientes (CRM) 3.1. Marketing 3.2. Fijacin de precios 3.3. Ventas 3.4. Atencin al cliente 3.5. Administracin de rdenes 2.1.4 Interrelacin con otras reas de la empresa. El departamento se relaciona de la siguiente forma con los siguientes departamentos: Produccin Controla el surtimiento de materia prima Recibe, administra y organiza el producto terminado para venta a los clientes Embarques
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Control de embarques para abastecimiento a clientes.

2.1.5 Funciones y ubicacin del residente. Al residente le fue asignado un cubculo perteneciente al rea de sistemas de la empresa. La funcin principal del residente es auxiliar en la gestin, administracin y funcionalidad del ERP dentro de esta tarea el principal objetivo del proyecto es la implementacin del MRP as como la implementacin del sistema de cdigos de barras dentro del almacn de la compaa.

Figura 2.1.2 rea de trabajo del residente 2.2. Antecedentes. Los ERPs comenzaron a ver su auge en la dcada de 1960 con el surgimiento de los sistemas computarizados de MRP (Material Requirement Planning) tiempo despus con la incorporacin al MRP (sistema que nicamente calcula en base a demanda los requerimientos proporcionales) del CRP (Capacity Requirementes
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Planning) el sistema se vi beneficiado al poder ahora contar con una forma de planificar los recursos disponibles y administrar de forma ms eficaz la produccin de la empresa. Con la implementacin de nuevas tecnologas los ERPs se vieron beneficiados al poder incluir mdulos adicionales y poder controlar diversas reas de las empresas tales como: finanzas, cadena de suministro, produccin, almacenaje, compras, ventas.

2.3. Objetivos. 2.3.1. Objetivo general. Implementar el mdulo de materiales del ERP MFG/Pro (QAD) con control de surtimientos e inventarios mediante la utilizacin de escneres de cdigo de barra para mejorar la eficiencia en la cadena de suministro de Alba mediante el uso del MRP de QAD.

2.3.2. Objetivos especficos. Modelar de manera satisfactoria los procesos claves de la cadena de suministro as como usuarios crticos para l proceso. Definir una secuencia adecuada de accin en base a los procesos utilizados en la cadena de suministro. Cargar los parmetros adecuados en el ERP para adecuar el uso del MRP dentro de la empresa. Capacitar a los usuarios clave del proceso en las funciones que tendrn que desempear para el correcto funcionamiento del MRP. Crear la infraestructura para el correcto uso de los escneres de cdigo de barra dentro de almacn Crear las modificaciones necesarias en el ERP para el correcto funcionamiento de los escneres.

2.4. Justificacin. Para garantizar el correcto funcionamiento del MRP dentro de la empresa es necesario entender de manera concreta el proceso de surtimiento, produccin y embarque de la compaa, para en base a esto definir el mejor modelo que se pueda adecuar a las necesidades de la compaa. Con el fin de lograr esto se requiere

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confirmar que los parmetros de planeacin y produccin sean los correctos a fin de que el ERP proporcione los datos deseados. De igual forma para permitir una operacin continua y fluida de los escneres es necesario garantizar una infraestructura correcta tanto en hardware como en software. 2.5 Alcances y Limitaciones.

2.5.1 Alcances. Gestionar de forma avanzada la integracin de la lista de materiales con la planeacin de los tiempos de produccin Facilidad de adaptacin y flexibilidad para los cambios de los pedidos, pronsticos y demanda que generan los clientes. Gestin optimizada de rutas y centros de trabajo con calendarios propios o por grupo para un clculo ms simple de los ratios de trabajo y tarifas de tiempo en relacin hombre-mquina o tiempos mquina, as como determinacin apropiada de tiempos muertos en los periodos de fabricacin. Gran capacidad de planificacin y simulacin de los procesos productivos, al incorporar tiempos, rutas y estructuras de materiales la proyeccin de la demanda y tiempos requeridos para cubrir esta, se ven simplificados y el proceso general de control y administracin de la produccin se ve mejorado. Clculo automtico de los niveles de compra, produccin y planificacin de tiempos para cumplir con la demanda objetiva por parte de los clientes u objetivos de produccin. Disminucin de los stocks necesarios para los niveles de produccin esperados y proyectados en base a demanda por parte de los clientes. Mejora en el nivel de servicio al cliente. Mayor rapidez en la entrega y mejor respuesta a la demanda del mercado. Posibilidad de modificar rpidamente el programa maestro de produccin ante cambios no previstos en la demanda.

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2.5.2 Limitaciones. El MRP es un sistema que trabaja en base a la entrada de los siguientes parmetros de informacin: Lista de materiales Datos de Inventario (existencias y llegadas programadas) Demanda por parte del mercado Parmetros de planeacin Plan maestro de produccin Si uno o varios de estos parmetros no se encuentran cargados o son errneos al momento de la generacin del clculo de MRP el sistema arrojar informacin errnea e imprecisa lo que entorpecer el actuar de la planeacin as como los tiempos de produccin, volviendo al MRP en un obstculo en vez de una herramienta.

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CAPTULO 3: MARCO TERICO. 3.1 Herramientas utilizadas. 3.1.1 ERP. Los ERP (Enterprise Resource Planning por sus siglas en ingls) son sistemas de gestin de informacin que integran y automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos y productivos de una empresa. Se caracterizan por estar conformados por diversas partes o mdulos integrados en una sola aplicacin. Estos mdulos pueden ser: Produccin, ventas, compras, logstica, contabilidad financiera, administracin contable, gestin de proyectos, gestin documental, nminas, inventarios y control de almacenes, por nombrar la mayora. El objetivo principal de los ERP es integrar la informacin de la empresa en una sola paquetera de software la cual al ser compuesta por las diversas reas que conforman a la empresa ofrece informacin verdica y efectiva en tiempo real la cual puede ser consultada en cualquier momento. Los sistemas ERP tiene su base en programas de control de recursos utilizados principalmente para gestin de inventario conocidos como MRP (Material Requirement Planning) su objetivo principal era auxiliar en el control y planificacin del inventario requerido para produccin estos sistemas tuvieron su auge en el sector productivo a finales de la dcada de 1950 y durante la dcada de 1960. Durante la dcada de 1980 surge la primera modificacin considerable a los sistemas MRP, el sistema MRP II que a diferencia de sus antecesores incorpora el clculo de los problemas que pueden existir al momento de proyectar las limitaciones en el plan de produccin, reconoce las interrupciones en la produccin, cambios sbitos y limitaciones en recursos independientes a la disponibilidad de materiales. A principio de la dcada de 1990 con la expansin de los sistemas MRP II a las reas de Ingeniera, finanzas, recursos humanos y administracin de proyectos el trmino ERP fue acuado con el fin de representar el amplio nivel de integracin que el software ofrece al segmento industrial. Actualmente los sistemas ERP son utilizados de manera global gracias a las prestaciones que ofrecen al integrar de manera eficiente la informacin de la empresa en un solo recurso. Los objetivos que pretenden cumplir los ERP son: Optimizacin de los procesos empresariales

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Acceso a toda la informacin contenida en la empresa de forma confiable, precisa y oportuna, garantizando la integridad de los datos entregados. Posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin Aunado a estos propsitos los sistemas ERP fortalecen la operacin en la empresa al proporcionar tiempos reducidos de reaccin con los clientes as como disminucin de costos de operacin ya que se cuenta con informacin precisa y en tiempo real. Los sistemas ERP tienen las siguientes caractersticas, son Integrales, modulares y adaptables. Integrales ya que permiten controlar los diferentes procesos de la compaa entendiendo que todos los departamentos son interrelacionados e interactan entre s, es decir, el resultado de un proceso es el punto de partida de otro(s) proceso(s). Modulares ya que los sistemas ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Los ERP pueden ser implementados para cubrir nicamente las necesidades de las diferentes reas que componen a la empresa. Adaptables ya que mediante la implementacin se definen los lineamientos que debe de seguir el ERP as como a que mdulos debe de incorporar ya que cada empresa tiene diferentes necesidades. Un ERP est constituido por los procedimientos, personas y medios tcnicos que permiten capturar, tratar y difundir la informacin de forma que se pueda contribuir a la toma de decisiones o a la puesta en prctica de dichas decisiones es decir a la ejecucin de acciones concretas. Los componentes principales que integran un ERP pueden clasificarse en los siguientes grupos: Hardware: El equipo informtico utilizado para llevar a cabo la entrada, proceso y salida de la informacin. Los dispositivos de entrada incluyen teclado, lectores de cdigo de barra, etc. Los dispositivos de proceso incluyen la unidad central de proceso (CPU), memoria y almacenamiento. Los dispositivos de salida pueden ser pantallas e impresoras. Generalizando los recursos de hardware se pueden clasificar en las siguientes categoras: Ordenadores y estaciones de trabajo Perifricos (dispositivos de entrada, visualizacin, almacenamiento)
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Servidores ( La plataforma principal donde se albergan los ERP) Software: Consiste en los programas e instrucciones que se dan al ordenador. Estos programas permiten a la computadora procesar la informacin. Bases de datos: donde se encuentra organizada la informacin de la empresa. La base de datos de la organizacin puede recoger hechos, transacciones e informacin sobre los clientes, empleados, ventas, estados de cuenta y muchas operaciones ms. Es uno de los elementos claves para el sistema de informacin basado en T.I. (Tecnologas de la informacin). Telecomunicaciones: Permiten a las organizaciones enlazar sistemas informticos constituyendo redes. Personal operativo: Es el elemento ms importante en la mayor parte de los sistemas de informacin basados en ordenador. Podemos distinguir dos tipos de personas en relacin al sistema de informacin: Personal especfico del rea de sistemas: incluye aquellas personas que gestionan, desarrollan programas y mantienen el sistema informtico. Usuarios en general: directivos y usuarios en general que interaccionan con el sistema. Procedimientos: incluyen las estrategias, polticas, mtodos y reglas que se aplican al uso y gestin del sistema de informacin. Estos procedimientos varan de empresa a empresa ya que la gestin del ERP es diferente para cada empresa.

3.1.2 MRP MRP (Material Requirements Planning por sus siglas en ingls) es un sistema para control de produccin e inventario utilizado para la administracin de los procesos de manufactura. Los MRP en su mayora son basados en software aunque pueden realizarse de manera manual. Los objetivos principales de un MRP son los siguientes: Garantizar que exista disponibilidad de materiales para produccin y embarques a clientes. Mantener la menor cantidad de inventario posible en almacn. Planear actividades de manufactura, entregar agendas y actividades de compra.

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Las funciones bsicas del MRP incluyen el control de inventario, procesamiento y planeacin de la lista de materiales (BOM, Bill of Materials) requerida para produccin. El MRP tiene el objetivo de auxiliar en el control del nivel mnimo permitido para el inventario sin incluir en los siguientes problemas: No contar con insumos suficientes debido a una compra insuficiente. Adquirir los artculos correctos necesarios para la produccin proyectada. Planear en base a los tiempos de manufactura del artculo y compra de insumos el tiempo de liberacin para rdenes de produccin para cumplir con tiempos de promesa con el cliente. El MRP se aplica a artculos comprados as como manufacturados y sub-ensambles. Los elementos de entrada necesarios en el sistema son los siguientes: El artculo(s) final(es) a ser manufacturados. Tambin llamada demanda independiente o artculo padre. Cantidad requerida o demanda del cliente la que puede ser en firme (avalada por rdenes de compra) o pronosticada. Fecha de promesa al cliente Vida de anaquel de artculo Exactitud de inventario mnima de 95% Formulas o estructuras de fabricacin de los artculos (BOMs de los artculos)

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Figura 3.1.1 Elementos que integran al MRP La informacin que entrega el MRP es la siguiente: Ordenes Planeadas tanto de compra como de produccin. Mensajes de accin, los cuales auxilian en las decisiones que se deben tomar para la planeacin, generacin y control de rdenes de produccin y compras. El MRP emplea el programa maestro de produccin (MPS, Master Planning Schedule) el cual contiene la demanda independiente, para poder generar el clculo de la demanda dependiente y comenzar a agendar los tiempos de produccin, compras as como generar los mensajes de accin pertinentes para estas rdenes. La demanda independiente proviene de informacin externa que no se puede calcular mediante los requerimientos de otros productos, y es representada por los pronsticos de venta y los pedidos en firme que proporcionan los clientes. Dentro de los elementos que el MRP necesita como entrada a fin de poder realizar sus clculos son los parmetros de planeacin, como son: Poltica de ordenamiento Inventario de seguridad Punto de reorden
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Tiempo de manufactura Tiempo de compra Tiempo de inspeccin Cantidad mnima a ordenar Ordenar en mltiplos Tambin es necesario definir la estructura de los materiales que se necesitan planear as como los tiempos que pueden tener sus componentes tanto de compra como de manufactura. Como parmetro adicional necesario para el clculo de la demanda es necesario especificar un horizonte de planeacin el cual ser necesario para determinar los das. Uno de los objetivos del MRP es el balancear los suministros contra demandas, la frmula que emplea el MRP para este fin es la siguiente:

3.1.3 Inventarios Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, empaques y envases y los inventarios en trnsito. Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, empaques y envases y los inventarios en trnsito La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. En la mayora de los negocios, los inventarios representan una inversin relativamente alta y producen efectos importantes sobre todas las funciones principales de la empresa. Cada funcin genera demandas de inventario diferente:
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Ventas Se necesitan inventarios elevados para hacer frente con rapidez a las exigencias del mercado Produccin Se necesitan elevados inventarios de materias primas para garantizar la disponibilidad en las actividades de fabricacin, y un colchn permisiblemente grande de inventarios de productos terminados facilita niveles de produccin estables. Compras las compras elevadas minimizan costos por unidad y gastos generales de compra. Financiacin los inventarios reducidos minimizan las necesidades de inversin (flujo de efectivo) y disminuyen los costos de mantener inventarios (almacenamiento, antigedad, riesgos). Las funciones del inventario en cualquier organizacin son aadir flexibilidad de operacin que de otra forma no sera posible. En procesos de fabricacin, los inventarios de productos en proceso o transformacin son absolutamente necesarios. Dentro de las funciones del inventario que se pueden destacar se encuentran: Eliminacin de irregularidades en la oferta Compra o produccin en lotes o tandas. Permitir a la organizacin manejar materiales perecederos. Almacenamiento de mano de obra

Polticas para control y gestin de Inventarios El sistema ABC Se debe dividir el inventario en tres grupos: A, B, C. Donde los productos A concentran la cantidad ms alta del valor total del inventario y deben de ser administrados con la mayor prioridad y exactitud. El grupo B ser conformado por los artculos que representen la segunda mayor cantidad total de inversin dentro del inventario. Mientras que el grupo C ser compuesto por los artculos que representen la menor inversin o menor valor dentro del inventario, esta divisin facilita la administracin y control de los artculos contenidos dentro del inventario.

Modelo bsico de cantidad econmica de pedidos. Este modelo puede utilizarse para controlar los artculos "A" de las empresas, pues toma en consideracin diversos costos operacionales y financieros, determina la
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cantidad de pedido que minimiza los costos de inventario total. El estudio de este modelo abarca: 1) los costos bsicos, 2) Un mtodo grfico, 3) un mtodo analtico. Costos bsicos. Excluyendo el costo real de la mercanca, los costos que origina el inventario pueden dividirse en tres grandes grupos: costos de pedido, costos de mantenimiento de inventario y costo total. Mtodo grfico. El objetivo enunciado del sistema CEP consiste en determinar el monto de pedido que reduzca al mnimo el costo total del inventario de la empresa. Esta cantidad econmica de pedido puede objetarse en forma grfica representando los montos de pedido sobre el eje x, y los costos sobre el eje y, el costo total mnimo se representa en el punto sealado como CEP. Tipos de inventarios: Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacn Inventario Intermitente: Es un inventario que se efecta varias veces al ao Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio econmico Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones Inventario Fsico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancas), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. 3.1.4 Demanda de produccin La demanda se define como la cantidad de y calidad de bienes y servicios que pueden ser adquiridos en los diferentes precios del mercado por un consumidor o por el conjunto de consumidores, en un momento determinado.

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La demanda se puede clasificar segn la variacin de su valor dentro de un periodo considerado. As pues se distingue entre demanda estable, tendencias de demanda y demanda estacional. Por demanda estable se entiende aquella cuya media no sufre variaciones significativas dentro del periodo considerado. Como se detalla en la figura 3.1.2

Figura 3.1.2 Demanda Estable Se dice que la demanda presenta tendencia cuando el valor de su media va creciendo o decreciendo con el tiempo, tal y como se aprecia en la figura 3.1.2

Figura 3.1.3 Demanda con tendencia

Cuando la tendencia es creciente el stock o inventario no representa problema, ya que tarde o temprano ser consumido, sin embargo cuando la tendencia decrece se incrementa el riesgo de obsolescencia y de inventario inmvil. La demanda se dice estacional cuando su media sufre variaciones significativas dentro del periodo de observacin que coincide siempre con las mismas fechas. Como se muestra en la figura 3.1.4 esta demanda se puede presentar de 2 formas, el modelo escaln, que presenta cambios sbitos en la demanda y el modelo estacional que tiene una variacin ms suavizada.

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Frente a este tipo de demanda se puede optar por utilizar alguna de estas estrategias para poder nivelar la demanda.

Figura 3.1.4 Demanda estacional Estrategia de Caza: Consiste en adaptar la capacidad de productiva o de suministro de la demanda. Esta estrategia reduce stocks pero exige una flexibilidad en el volumen de actividad. Estrategia nivelada: Consiste en producir a lo largo del horizonte en la misma cantidad, acumulando stocks a largo plazo, pero utilizando los recursos productivos de manera constante a lo largo del plazo. Estrategia de compensacin: Consiste en localizar productos con demandas estacionales simtricas a la demanda de la empresa, de tal modo que los excesos de recurso productivo se utilizan de modo alternado. Segn la frecuencia de la demanda, sta se puede clasificar en demanda de movimiento rpido y demanda de movimiento lento. La demanda de movimiento lento es la demanda asociada a productos con frecuencia de solicitud muy baja. En la mayor parte de los periodos la demanda es nula pero puede existir, e incluso ser elevada para otros. En este tipo de productos la mayor parte del stock es stock de seguridad. La poltica adecuada suele ser la centralizacin de inventarios, pues reduce la variabilidad.

Figura 3.1.5 Perfil de demanda de movimiento lento.

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La demanda de movimiento rpido es la demanda asociada a productos que se compran habitualmente.

Figura 3.1.6 Perfil de demanda de movimiento rpido.

Demandas dependientes e independientes: Segn las razones que producen la variacin de la demanda se distingue entre demanda dependiente y demanda independiente. Se considera demanda independiente la que nicamente est limitada por las decisiones de los clientes que no pueden ser anticipadas. Al contrario, se considera demanda dependiente a la de aquellos componentes, submontajes, ensambles o productos cuya cantidad es resultado de definir unos niveles de compra o fabricacin para otros productos. Se puede considerar tambin demanda dependiente a aquella que est limitada por recursos productivos propios o ajenos, que permiten reducir el grado de incertidumbre. Demandas discretas y continuas: Se considera demanda continua aquella que se prev como una funcin continua a lo largo del tiempo. As, si se indica que la demanda es 100 unidades durante el mes de septiembre y nos interesa la situacin del stock a lo largo del mes de septiembre, es que se considera continua. Suele ser demanda continua la que se refiere a productos vendidos a cliente. Las polticas utilizadas en estos sistemas consideran que estos se van a repetir de manera sistemtica a lo largo del tiempo. Al contrario la demanda discreta es aquella que representada por periodos de tiempo, la situacin del stock dentro del periodo no es relevante. Se pueden distinguir dos grandes grupos de demanda discreta, aquella cuya representacin es en un solo periodo y la de mltiplos periodos. La demanda discreta de un solo periodo es, por ejemplo, la de los peridicos, pero tambin es demanda por un periodo la que se considera para productos de moda que slo se van a comprar una vez por temporada. La poltica en estos productos
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consiste en establecer que cantidad comprar o fabricar atendiendo a los costes de compra, precios de venta y precios residuales. La demanda discreta de varios periodos es aquella que considera que el stock de un periodo es el del periodo anterior menos la demanda servida ms la cantidad comprada en ese periodo. La situacin del stock en el intraperiodo no es relevante. Suele ser demanda discreta la que procede de planes de produccin. Las polticas asociadas a estos sistemas consisten en decir en cada periodo cundo y cunto fabricar o comprar. Demanda limitada e indefinida. Segn su duracin en el tiempo, se definen la demanda limitada y la indefinida en el tiempo. La consideracin de demanda limitada hace referencia a la necesidad de considerar que la poltica elegida no va a durar indefinidamente y a la existencia de posibles productos obsoletos, cuyo coste hay que considerar especialmente. En la demanda indefinida las polticas a definir no tienen en cuenta (en un horizonte dado) la posibilidad de que el producto devenga obsoleto. Las polticas utilizadas se definen para ser utilizadas indefinidamente en el tiempo. Lo habitual es que un producto tenga una demanda indefinida en el tiempo, cuando su ciclo de vida es ms largo que el horizonte de planificacin considerado. En estos casos se considera la posibilidad de existencia de stock al final de cada periodo de planificacin. Como ningn producto es eterno, se puede considerar que en la fase final del ciclo de vida del producto la demanda pasar a ser limitada en el tiempo. 3.1.5 STOCKS Los trminos de stock, inventarios o existencias, se utilizan para referirse a los artculos que permanecen almacenados en la empresa a la espera de una posterior utilizacin. Son recursos ociosos que tienen un valor econmico y que estn pendientes de ser vendidos o empleados en el proceso productivo. La inmensa mayora de las empresas tienen artculos o recursos que no estn siendo utilizados actualmente, pero que se espera poder emplearlos en un futuro inmediato. En base al tipo de artculo se puede tener diversos tipos de inventario como pueden ser: materias primas y componentes, materiales que se adquieren a proveedores y suministradores de la empresa para su incorporacin al producto final; inventarios de piezas de repuesto de los equipos y de suministros industriales, artculos que se almacenan para conseguir que el equipo productivo tenga un correcto y continuo funcionamiento, e inventarios de productos terminados.

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La presencia de unos tipos u otros de inventarios y la mayor o menor cantidad de artculos almacenados va a depender, fundamentalmente, de la actividad que desarrolle la empresa. Una empresa de prestacin de servicios tendr menores inventarios que las empresas industriales. Suelen ser stas, junto a las empresas de distribucin, las que acumulan mayores inventarios. Las empresas industriales tienen normalmente grandes stocks de fabricacin mientras que las empresas de distribucin dominan claramente los stocks de productos terminados. Las razones que justifican la existencia de inventarios en las empresas son muy numerosas. Sin embargo podemos destacar dos de ellas: la necesidad de hacer frente a las demandas de los clientes cuando stas se producen en el intento de evitar interrupciones en el proceso de produccin o de prestacin de servicios de la empresa. La primera razn explica la presencia de stocks de productos terminados. Si la empresa conociera con certeza cundo se va a producir la demanda as como la magnitud de sta, y pudiera ajustar su proceso productivo para obtener la cantidad justa de productos en el momento preciso, no necesitara inventarios de productos terminados. No obstante, tales condiciones son muy difciles de conseguir en la prctica. Por esta razn, salvo las empresas que trabajan sobre pedido (carpinteras, fabricantes de equipos industriales, etc.), el resto de las empresas industriales y de distribucin mantienen stocks de productos terminados. En la medida que los servicios son intangibles, las firmas que se dedican a la prestacin de servicios no tienen inventarios de productos terminados, excepto de aquellos productos que se entregan o venden con el servicio, aunque esto ya supone una actividad diferente. Las interrupciones del proceso productivo pueden derivar de problemas en el plazo de entrega de la materia prima o de los componentes adquiridos en el exterior, o bien de alguna dificultad en las operaciones internas de la compaa. Cualquiera de estas causas puede provocar una parada en alguna fase del proceso de fabricacin, al no tener dicha actividad materiales para trabajar o piezas de repuesto para solucionar un problema en la maquinaria. Para evitar esta interrupcin la empresa suele crear stocks de fabricacin; estos stocks no solamente logran ese objetivo, sino que permiten, adems, hacer frente a incrementos rpidos de produccin no planificados. Aunque las variables que determinan las razones de la presencia de inventarios fueran conocidas con certeza, los inventarios pueden continuar existiendo por razones puramente econmicas. En efecto, todo pedido a un proveedor lleva aparejados unos costes, de forma que los costes de pedido por unidad comprada son menores a medida que se solicita mayor cantidad. Las llamadas telefnicas, el tiempo utilizado por el empleado, los costes de transporte, etc., son, unitariamente menores cuando la empresa realiza un pedido a su proveedor de X unidades que
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cuando realiza n pedidos de X/n unidades. No obstante, los productos almacenados generan otros costes que deben tambin ser tenidos en cuenta a la hora de decidir el nivel de inventarios en la empresa. Junto a las dos razones principales sealadas existen otras muchas que explican o justifican la presencia de inventarios en la empresa. As, por ejemplo, en determinadas empresas agrcolas la produccin se obtiene en un perodo breve de tiempo, mientras que el consumo se produce durante todo el ao. En otros casos, las empresas compran y almacenan una gran cantidad de un determinado producto ante el anuncio de un alza en el precio o de una escasez del mismo, dando lugar a los stocks especulativos. Las razones anteriores justifican la existencia de inventarios en las empresas. Ahora bien, esta serie de motivos no debe llevarnos al error de pensar que cuanto mayor sea el inventario mejor es para la empresa, pues de esta forma la firma puede hacer frente a cualquier contingencia. No debemos olvidar que los stocks se crean y mantienen por problemas de desajustes que la empresa no puede o no sabe solucionar. Adems, como hemos sealado, los inventarios suponen un coste para la firma que, en ocasiones, es bastante elevado. Para poder llevar a cabo una buena gestin de existencias, y poder aplicar mtodos cuantitativos especficos en dicha gestin, es necesario conocer las caractersticas del artculo o artculos almacenados. Dicha informacin es ms fcil conseguirla si previamente hemos encuadrado el artculo en un esquema clasificatorio. Partiendo de este hecho, vamos a clasificar los stocks, en primer lugar atendiendo a la funcin que desempean dentro de la empresa, exponiendo la idea conceptual de cada uno de ellos. El stock de seguridad, tambin llamado stock de proteccin, lo podemos definir como el volumen de existencias que se tiene en el almacn, por encima de lo que normalmente se espera necesitar, para hacer frente a las fluctuaciones en exceso de demanda o a retrasos imprevistos en la entrega de los pedidos. Si los aprovisionamientos no son instantneos, y existe un cierto tiempo entre el momento en que se hace el pedido al proveedor, y el momento en que ste llaga al almacn, ser necesario disponer de cierto nmero de existencias para hacer frente a la demanda o salidas de almacn, durante dicho plazo de reposicin. Y si la demanda en dicha unidad de tiempo es conocida exactamente, no habr problema al calcular las existencias necesarias destinadas a este fin. Pero si la demanda es aleatoria, aparece un factor de incertidumbre sobre la necesidad futura de existencias para hacer frente a esta demanda. Por lo que ser necesario tener en almacn un nmero de existencias, a la hora de hacer un pedido, igual al consumo normal que
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tiene lugar durante el plazo de reposicin, ms una cierta cantidad que, aunque no esperamos salga del almacn antes de que llague el nuevo aprovisionamiento, es de hecho necesaria para prevenir las posibles fluctuaciones imprevistas de la demanda. Tambin se hace necesaria la presencia del stock de seguridad en el almacn cuando la demanda es totalmente conocida en cada unidad de tiempo sin ningn tipo de incertidumbre, pero el plazo de reposicin s adolece de este factor de incertidumbre. Cuando el plazo de reposicin es aleatorio y puede fluctuar, es imprescindible abastecerse de un cierto nmero de existencias, suficientes para atender la demanda durante los das en que el nuevo pedido puede tardar en llegar al almacn, por encima del tiempo que se considera como plazo normal; de lo contrario, corremos el riesgo de que haya "ruptura" en el almacn, es decir, de que nos falten existencias para atender a las salidas ciertos das, si el nuevo pedido tarda en llegar un tiempo imprevisto. Pedidos en cantidades fijas y fechas variables. Si analizamos el caso en que los aprovisionamientos sean instantneos, es decir, plazo de entrega nulo, el stock medio ser tambin Q/2, ya que los niveles mximos de existencias son todos iguales a la cantidad a pedir y los stocks mnimos sern cero. Esto se puede demostrar tambin grficamente en la figura 3.1.7.

Figura 3.1.7 Pedidos en cantidades fijas y fechas variables.

En la figura vemos cmo los niveles de existencias por encima del stock medio, tringulos azules con la letra A, se compensan con los niveles de existencias inferiores a la media, tringulos rojos con la letra B. Los tringulos A son iguales a los B en cada plazo de aprovisionamiento, ya que ambos son triangulares, por tener un ngulo recto, ocasionado por la llegada de un pedido que aumenta de forma instantnea el nivel de existencias en almacn. Adems, los tringulos A y B tienen dos ngulos iguales adems del recto, por ser alternos internos. Y por ltimo, tienen un lado igual, ya que partimos de la hiptesis
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de que el stock medio es Q/2, luego la recta de stock medio pasa por el punto medio de la recta Q tanto para A como para B. Pedidos en cantidades variables y fecha fija. Si los pedidos se hacen por cantidades variables pero siempre con la misma frecuencia, o sea, que los plazos de aprovisionamiento son iguales, nos encontraremos con distintos niveles mximos de existencias en almacn, y, si la demanda es aleatoria, con distintos niveles mnimos (Figura 3.1.8)

Figura 3.1.8 Pedidos en cantidades variables y fechas fijas

ste es un caso en que los stocks medios de cada plazo de aprovisionamiento son distintos, aunque como permanecen todos durante el mismo tiempo en almacn, bastar con calcular una media aritmtica simple para cuantificar el stock medio global. De forma matemtica vendr expresado de la siguiente forma:

Donde son los niveles mximos de existencias, los niveles mnimos de existencias, y son el nmero de plazos de aprovisionamiento comprendidos en el tiempo al cual referimos el stock medio.

Pedidos en cantidades variables y fechas variables. En este caso es evidente que, para cada plazo de aprovisionamiento, tendremos unos niveles mximos y mnimos de existencias distintos con los consiguientes stocks medios tambin diferentes. Adems, como los plazos de aprovisionamientos tambin tienen una duracin

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variable, habr que cuantificar el stock medio global mediante una media aritmtica ponderada: ( ( ) )

Donde y corresponden a los niveles de existencias mximo y mnimo respectivamente, son la unidades de tiempo que transcurren entre la llegada al almacn de dos pedidos consecutivos, y es el perodo de tiempo total al cual referimos el stock medio, en las unidades de tiempo correspondientes.

Tambin es interesante clasificar los stocks segn su naturaleza fsica, ya que el tipo de gestin a seguir y las tcnicas a aplicar en la misma son distintas segn se trate de un artculo u otro. Por ejemplo, no puede tener el mismo tratamiento el almacn de materia prima, cuyas necesidades de salida vienen motivadas por su incorporacin al proceso productivo, que el almacn de producto acabado donde la demanda que se recibe es totalmente independiente del proceso de fabricacin, ya que procede del mercado.

Hasta el momento hemos puesto de manifiesto la necesidad de que las empresas lleven algn tipo de control de sus inventarios. Pero un control riguroso de todas las existencias de almacn sera antieconmico para stas, por lo que es necesario determinar qu control requiere cada una de ellas.

En los almacenes de cualquier empresa, sea cual sea su actividad, es muy frecuente encontrar un nmero bastante elevado de artculos distintos con caractersticas diferentes. De todas estas caractersticas, la clasificacin de los stocks por su valor monetario, permitir determinar la rigurosidad adecuada, que se emplear sobre el control de cada tipo de existencias. Los artculos existentes en un almacn pueden representar distinto valor debido a su precio de compra o fabricacin, o bien por la cantidad utilizada de dicho producto, o por la utilidad que representa para el funcionamiento de la empresa.

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Ser necesario prestar mayor atencin y afinar ms en la gestin en lo referente a la aplicacin de mtodos que, aunque sean ms complejos a la hora de ser aplicados, sin embargo, supongan una mayor exactitud en los resultados, con mrgenes mnimos de error de aquellos artculos que por su precio de compra o adquisicin representen un porcentaje elevado de inversin en existencias.

Para decidir sobre el grado de control a prestar a los diversos tipos de productos, muchas empresas suelen recurrir al mtodo ABC, que deriva de la famosa Ley 20-80 o Ley de Pareto, en honor del economista suizo que percibi tal fenmeno estadstico en numerosos hechos econmicos. Segn la Ley 20-80, en muchas situaciones econmicas se observa que a un pequeo nmero de elementos de un conjunto (aproximadamente el 20 por 100) le corresponde la mayor parte del valor de otro conjunto (en torno al 80 por 100). As, por ejemplo, el 80 por 100 de la riqueza mundial est en manos del 20 por 100 de la poblacin; el 80 por 100 de las ventas de una empresa corresponden a un 20 por 100 de los productos que la empresa comercializa, etc. Como se comprender, esta correspondencia (20-80) no es exacta. Viene a indicar, ms bien, la desproporcin que con frecuencia se da en el reparto de un determinado conjunto entre un grupo de elementos.

Esta desproporcin tambin suele presentarse en el caso de los inventarios. La constatacin de esta realidad en un gran nmero de empresas impuls la aplicacin del mtodo ABC para decidir el grado de atencin que se iba a prestar a los diferentes productos. Este mtodo consiste en dividir las existencias totales en tres grupos: A, B y C, incluyendo en el grupo A los artculos que, aunque representan un porcentaje ms pequeo en unidades fsicas respecto al total de artculos en existencias, sin embargo, suponen la mayor parte del capital inmovilizado en stock, en el grupo B los de segundo orden en valor, y en el grupo C, por ltimo, incluyen al resto de artculos de tercer orden en importancia.

A este procedimiento de clasificacin lo han denominado "mtodo ABC" pero podra considerarse ms adecuado denominarlo como procedimiento de clasificacin alfabtico, en orden a su valor de importancia. No tienen por qu ser slo tres los grupos, y no slo es el valor monetario inmovilizado que suponen lo que merece una mayor atencin en su gestin y un mayor control de la misma, sino tambin el uso que se haga de los mismos y los beneficios y utilidad que representen dichos stocks para la empresa.

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Ser necesario prestar mayor atencin y afinar ms en la gestin en lo referente a la aplicacin de mtodos que, aunque sean ms complejos a la hora de ser aplicados, sin embargo, supongan una mayor exactitud en los resultados, con mrgenes mnimos de error de aquellos artculos que por su precio de compra o adquisicin representen un porcentaje elevado de inversin en existencias. Para decidir sobre el grado de control a prestar a los diversos tipos de productos, muchas empresas suelen recurrir al mtodo ABC, que deriva de la famosa Ley 20-80 o Ley de Pareto, en honor del economista suizo que percibi tal fenmeno estadstico en numerosos hechos econmicos. Segn la Ley 20-80, en muchas situaciones econmicas se observa que a un pequeo nmero de elementos de un conjunto (aproximadamente el 20 por 100) le corresponde la mayor parte del valor de otro conjunto (en torno al 80 por 100). As, por ejemplo, el 80 por 100 de la riqueza mundial est en manos del 20 por 100 de la poblacin; el 80 por 100 de las ventas de una empresa corresponden a un 20 por 100 de los productos que la empresa comercializa, etc. Como se comprender, esta correspondencia (20-80) no es exacta. Viene a indicar, ms bien, la desproporcin que con frecuencia se da en el reparto de un determinado conjunto entre un grupo de elementos. Esta desproporcin tambin suele presentarse en el caso de los inventarios. La constatacin de esta realidad en un gran nmero de empresas impuls la aplicacin del mtodo ABC para decidir el grado de atencin que se iba a prestar a los diferentes productos. Este mtodo consiste en dividir las existencias totales en tres grupos: A, B y C, incluyendo en el grupo A los artculos que, aunque representan un porcentaje ms pequeo en unidades fsicas respecto al total de artculos en existencias, sin embargo, suponen la mayor parte del capital inmovilizado en stock, en el grupo B los de segundo orden en valor, y en el grupo C, por ltimo, incluyen al resto de artculos de tercer orden en importancia. A este procedimiento de clasificacin lo han denominado "mtodo ABC" pero podra considerarse ms adecuado denominarlo como procedimiento de clasificacin alfabtico, en orden a su valor de importancia. No tienen por qu ser slo tres los grupos, y no slo es el valor monetario inmovilizado que suponen lo que merece una mayor atencin en su gestin y un mayor control de la misma, sino tambin el uso que se haga de los mismos y los beneficios y utilidad que representen dichos stocks para la empresa.

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Figura 3.1.9 El mtodo ABC de control de inventarios En ocasiones, esa clasificacin no tiene en cuenta el nmero de unidades almacenadas de cada categora, sino simplemente el nmero de tipos. El mtodo supone la ordenacin de los tipos de productos segn esos dos criterios: nmero de unidades almacenadas de los mismos y valor invertido en el almacn. Al establecer esas dos ordenaciones y llevarlas a unos ejes de coordenadas, obtenemos una curva como la representada en la Figura 3.1.9. A partir de esa clasificacin de los productos en las tres categoras, la empresa puede decidir sobre casos particulares cuyos inventarios requieren una atencin especial (productos que proporcionan imagen a la empresa independientemente de su valor, productos complementarios de otros productos de mayor valor, etc.). En definitiva, el mtodo ABC representa una forma de ordenacin de los productos que la empresa almacena y constituye el punto de partida para establecer el grado de control para los distintos tipos de artculos. Punto de pedido y stock de seguridad: La actividad de almacenar existencias, en muchos casos, viene motivada por el hecho de que los aprovisionamientos no suelen ser instantneos. Es normal que medie un tiempo inevitable entre el momento en que se hace un pedido y el instante en que las existencias correspondientes a dicho pedido lleguen al almacn.

Por ello se ha de hacer el pedido cuando las existencias en almacn sean suficientes para atender la demanda durante este plazo de reposicin. Al nivel de existencias

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que define este instante en que se ha de hacer el pedido lo llamamos punto de pedido. Si no conocemos con exactitud el volumen de salidas esperadas durante dicho tiempo, y pretendemos evitar la eventualidad de quedarnos sin existencias, el volumen del punto de pedido comprender el stock normal necesario durante el plazo de entrega, ms un cierto volumen de existencias en concepto de stock de seguridad. Cuando la demanda es aleatoria y el plazo de entrega conocido, la determinacin del punto de pedido es un tanto importante, ya que de su acierto o no depende la buena marcha de la gestin de stocks. Si este punto se calcula por exceso, la empresa puede incurrir en unos costes de inmovilizacin en existencias innecesarios, y si se calcula por defecto, demasiado reducido, dar lugar a costes de ruptura. Para calcular este punto de pedido cuando la demanda es aleatoria, podemos basarnos en estadsticas anteriores, si existen, y as podemos conocer la distribucin que sta sigue. Podemos tomar como formas de distribucin estudiadas en estadstica, la que ms se ajuste al caso concreto. Las distribuciones ms frecuentes de la demanda aleatoria suelen ser: ley normal, de Poisson y la binomial. Tambin hemos de tener en cuenta a la hora de estimar la demanda, no slo las estadsticas anteriores, sino tambin los cambios futuros previsibles en los gustos de los consumidores, cambios en la actuacin de la competencia, etc. La actuacin de la competencia es generalmente un factor determinante de la perspectiva de ventas de una empresa. Por ejemplo, una empresa puede hacer mejoras en las condiciones comerciales en un momento determinado y, sin embargo, la presencia de un nuevo competidor fuerte puede hacer disminuir sus ventas. Si estamos en un caso en el que la demanda sigue la ley normal de Gauss, es decir, si la demanda es aleatoria siguiendo una distribucin normal, y el plazo de reposicin conocido, los parmetros de la variable aleatoria de demanda estarn referidos al plazo de entrega. O sea, que sern las salidas medias de almacn o salidas que por trmino medio esperamos salgan de almacn durante el plazo de reposicin, y la desviacin estndar de dichas salidas. Siendo ( ) la funcin de distribucin, ( ) representar la probabilidad de que la variable demanda no tome valores superiores a , o lo que es lo mismo, la probabilidad de que no haya ruptura, si tenemos un nivel de existencias igual a , en el momento de hacer un pedido. A este nivel de existencias le llamamos punto de pedido.

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Para cuantificar el punto de pedido bastar con cuantificar ( ) como se ve en la figura

para un valor dado de

Figura 3.1.9 Campana de Gauss de la demanda Para mayor comodidad y mayor facilidad de clculo manual se pueden utilizar las tablas estadsticas de distribucin normal de probabilidades, pero teniendo en cuenta que estas tablas estn elaboradas con variables tipificadas, donde la media es cero y la desviacin estndar la unidad. Por lo que, despus de hechos los clculos, en nuestro caso, tendremos que proceder a la destipificacin de la variable partiendo de la frmula siguiente:

Dnde: Dnde: : Variable tipificada : Variable real : Media : Desviacin estndar Para cuantificar el stock de seguridad restaremos al punto de pedido la demanda media durante el plazo de entrega: Si nos encontramos ante un caso de demanda aleatoria cuya distribucin sigue la ley de Poisson, el modelo de gestin de stock a seguir estara basado en el clculo de un punto de pedido y un stock de seguridad tomando como punto de partida la hiptesis de variabilidad de la demanda segn la ley apuntada. Si la demanda sigue la ley de los casos raros o distribucin de Poisson, y el plazo de reposicin es conocido, tendremos que el nmero de salidas por trmino medio durante dicho plazo coincidir con la variancia, con lo que la desviacin tpica ser:
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La funcin de probabilidades vendr dada por: ( ) Y las probabilidades acumuladas sern: ( ) ( )

Como en nuestro caso, no habr ruptura siempre que la variable demanda tome valores inferiores o iguales a x, luego cuantificaremos el valor de x para una probabilidad acumulada determinada, que ser la probabilidad con que nos interesa cubrirnos. Ese valor de x ser el punto de pedido. El stock de seguridad ser, referida la media al plazo de entrega, el siguiente: De esta forma obtendremos el punto de pedido que nos asegurar, bajo una probabilidad elegida, que la demanda no va a ser superior a ese valor de x, y el stock de seguridad. Siendo el plazo de reposicin conocido, vemos ahora el clculo del punto de pedido suponiendo que la demanda sigue una distribucin binomial. Partiendo de la funcin de probabilidades binomiales, las probabilidades acumuladas sern: ( ) ( )

Siendo: : Probabilidad de que se presente el suceso. : Probabilidad de que no se presente. : Nmero de pruebas independientes. : Nmero de xitos.

En este caso, x puede variar desde cero hasta x. Si calculamos las probabilidades acumuladas de los valores de x, desde que x toma el valor cero hasta que x toma un valor para el cual la probabilidad acumulada hasta ese momento es la probabilidad con que deseamos asegurarnos de que no va a haber ruptura durante el plazo de reposicin, el valor x en ese punto ser el punto de pedido.
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El stock de seguridad sera como en el caso anterior el valor del punto de pedido menos la media o salidas medias de almacn durante el plazo de reposicin. Por ltimo, estudiemos el caso de que la demanda sea conocida pero el plazo de reposicin resulte aleatorio. Una primera solucin sencilla al problema podra ser haciendo una estimacin adecuada y conveniente del plazo de reposicin, y tomar sta como constante y conocida, arriesgndose a sufrir las fluctuaciones. Para la estimacin de dicho plazo lo haremos a travs de algn tipo de criterio. Uno de estos poda ser el criterio optimista, que consiste en considerar el plazo de reposicin como constante, suponiendo que su duracin ser siempre como la del pedido que menos tiempo ha tardado, segn las estadsticas anteriores, es decir, suponiendo que va a tardar lo menos posible. Despus calculamos el punto de pedido multiplicando el plazo de reposicin considerado por el consumo en unidad de tiempo. Otro criterio a adoptar sera el criterio pesimista, consistente en suponer que la duracin del plazo de reposicin va a ser de la mayor duracin dentro de las estimaciones hechas o segn duraciones observadas en perodos anteriores. Es decir, elegir como constante el plazo de mayor duracin. El punto de pedido vendra dado por el producto del plazo de reposicin as establecido y las salidas por unidad de tiempo, lo mismo que en el caso anterior. Si se quiere un mtodo sencillo que se pueda resolver sin gran dificultad y sin muchos conocimientos tcnicos, se procedera a tomar como constante la media aritmtica de las distintas duraciones posibles del plazo de reposicin, o bien se elegira la moda. y para calcular el punto de pedido procederamos igual que en los criterios anteriores. Otro criterio utilizado frecuentemente es aquel que considera el plazo de reposicin a partir de la suma del plazo de entrega D y de un cierto lapso de tiempo complementario, A, estimado como margen de seguridad. En consecuencia y designado por x el nmero de salidas medidas en unidad de tiempo, se tendr que el punto de pedido o nivel de existencias al que debe estar situado el almacn, a la hora de hacer el pedido de nuevos aprovisionamientos ser: ( )

Evidentemente, con esta cantidad de existencias tendremos una cobertura de m unidades fsicas de artculo de las que m-xD constituirn el stock de seguridad

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Cuando conocemos la distribucin de las distintas duraciones que puede ir tomando el plazo de reposicin, o bien podemos asociar sta a una distribucin conocida, estimaremos la duracin del plazo de reposicin en trminos de probabilidad y, una vez determinado el plazo de reposicin, si la demanda es conocida durante cada unidad de tiempo, bastara multiplicar el nmero de unidades de tiempo que comprenda dicho plazo por la demanda en cada unidad de tiempo y tendramos el punto de pedido. El stock de seguridad lo calcularamos multiplicando esta demanda, durante cada unidad de tiempo, por el nmero de das que comprendiera este plazo de reposicin estimado por encima de lo normal.

3.1.6 Estructuras y listas de materiales Una lista de materiales (bill of materials en ingls) es una lista de la materia prima, sub ensambles, ensambles intermediarios, sub-componentes, partes y las cantidades de cada aspecto necesaria para producir un producto final. Al crear una lista de materiales se debe incluir: Nivel del artculo Nmero de parte Nombre de parte Descripcin Cantidad Unidad de medida

Al crear la lista de materiales se debe de tener en cuenta quienes sern los usuarios de esta lista, ya que este documento puede ser utilizado para comunicacin entre asociados de la misma empresa en diferentes locaciones, o utilizado dentro de una sola planta de manufactura. Una lista de materiales puede definir productos tanto producidos internamente as como tambin puede incluir productos que son comprados, o diseados internamente.

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Figura 3.1.10 Ejemplo de una lista de materiales (BOM) Las listas de materiales pueden ser configuradas para ser de un solo nivel o multiniveles, las listas de un solo nivel presentan informacin de fcil lectura para el pedido de los materiales necesarios para la fabricacin del artculo, este tipo de lista de materiales es recomendado para ensambles y productos terminados sencillos que no requieren una gran cantidad de componentes o sub-ensambles. El tipo de lista de materiales de multinivel se caracteriza por la descripcin que genera para una lista estructurada por niveles de ensamblaje del artculo a fabricar lo que facilita la lectura de los componentes para la fabricacin del mismo.

Figura 3.1.11 Ejemplo de lista de materiales de un solo nivel


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Figura 3.1.12 Ejemplo de lista de materiales multinivel

3.1.7 Programa Maestro Un programa maestro es una relacin de la produccin fijada por el programador maestro. Es el plan clave que impulsa el trabajo en el piso. Requiere la identificacin de qu artculos se van a programar, cundo se necesitan las rdenes y cunto ser producido.

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Un elemento clave para desarrollar cualquier programa maestro est en determinar qu artculos sern objeto del programa maestro y cules sern planeados por MRP. Estrictamente hablando, los artculos de programacin maestra y de MRP son mutuamente exclusivos, ya que se manejan en forma diferente. Los artculos de programacin maestra son aqullos que, si se controlan, ejercen control sobre cualquier otro artculo. El pronstico puede ser una parte integral de la programacin maestra. El pronstico es uno de los dos mtodos de introducir demanda independiente en MFG/PRO. El segundo mtodo es la orden de ventas. Estas demandas tienen el propsito de servir como la razn primaria de establecer el programa maestro en MFG/PRO. Puede hacerse la programacin maestra para anticipar ventas a medida que entran en MFG/PRO, o puede hacerse para controlar la produccin cuando no se usan las rdenes de venta, como en ambientes de reposicin de inventario o de fabricacin para stock. Una vez que todas las demandas independientes, pronsticos y rdenes de ventas han sido ingresadas, junto con cualquier anormalidad, estacionalidad y consumo, el programador maestro ya est listo para crear el plan maestro de rdenes requeridas de suministro para cubrir esta demanda. Estas rdenes de suministro crean el nivel deseado de produccin y forman el programa maestro de produccin (MPS) para el artculo. En MFG/PRO existen tres caminos operacionales para desarrollar el programa maestro de produccin. Estos son:

Completamente Automtico. Capture demandas (pronsticos, rdenes de venta, etc.) y corra MRP. Completamente Manual. Capture manualmente todas las rdenes del programa maestro. MRP no generar rdenes planeadas, pero emitir mensajes de accin, sugiriendo rdenes a ser creadas si no existe ninguna. Asistido por Computadora. MRP planear rdenes para cubrir requerimientos futuros y proporcionar mensajes de accin para el horizonte de corto plazo. En el corto plazo, el programador maestro mantiene el MPS.

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3.2

MFG/PRO

MFG/Pro tambin conocido como QAD es un software de ERP con soporte en ms de 90 pases que se ha mantenido vigente desde 1979 y se dedica a proporcionar soluciones de administracin a empresas dedicadas a la manufactura, el ERP cuenta con ms de 5300 empresas en su haber dentro de los mbitos automotrices, alimentos y bebidas, productos industriales, etc. El sistema cuenta con 2 interfaces, la primera es una conexin tipo cliente-servidor a travs del protocolo de comunicacin Telnet la interfaz se presenta de la siguiente manera:

Figura 3.2.1 Pantalla de acceso a QAD (Telnet)

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O a travs de una interfaz orientada al ambiente .NET de Windows.

Figura 3.2.2 Pantalla de acceso a QAD (.NET) Una vez accesado al sistema se presentan las siguientes ventanas respectivamente:

Figura 3.2.3 Pantalla principal de QAD (Telnet)

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Figura 3.2.4 Pantalla principal de QAD (.NET)

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En la versin .NET se encuentran diversas secciones para poder acceder a los mens de trabajo del ERP, la primera seccin se encuentra del lado izquierdo de la aplicacin

Figura 3.2.5 Mens de navegacin del sistema En esta seccin se puede navegar para acceder a los mens deseados de tres formas diferentes, la primera es a travs de la opcin numrica del programa por ejemplo tecleando la opcin 1.4.1, la segunda es escribiendo el nombre del programa, en este caso es MNTO Maestro Artculos y la tercer forma de acceder es escribir el nombre del programa cargado en el sistema en

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Figura 3.2.6 Seleccin de mens Cualquiera de estas opciones lleva a la misma pantalla, para este ejemplo se trata de la aplicacin del ERP que controla la mayora de los datos de los artculos. Para la interfaz telnet la forma de navegar entre los mens es similar ya que se pueden explorar las opciones hasta llegar a la deseada, escribir el nmero el men o escribir el nombre del programa como se ilustra a continuacin:

Figura 3.2.6.1 Navegacin en telnet

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Figura 3.2.6.2 Navegacin en telnet

Figura 3.2.6.3 Navegacin en telnet

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Figura 3.2.6.4 Navegacin en telnet

Figura 3.2.6.5 Navegacin en telnet

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Figura 3.2.6.6 Navegacin en telnet

3.3.1 rdenes de Trabajo Una orden de trabajo es un tipo de orden que puede ser creado internamente o recibido por parte de algn cliente, esta orden es por lo general utilizada para desencadenar el proceso de creacin de algn bien o servicio. En el ambiente de manufactura, una orden de trabajo es procesada a partir de una orden de venta o de compra. Una orden de trabajo es un documente interno de uso extensivo para proyectos, manufactura as como para procesos de construccin y fabricacin. Dentro del ambiente de manufactura una orden de trabajo es usada para para sealar el inicio de un proceso de manufactura y estar relacionada (usualmente) a una lista de materiales, por lo mismo la orden de trabajo puede contener la siguiente informacin: La cantidad del producto a ser manufacturado, construido o fabricado La cantidad de materia prima necesaria para el proceso Los tipos de mano de obra requeridas, La mquina o centro de trabajo requeridos durante el proceso. Durante el proceso de MRP el sistema sugiere la creacin de rdenes planeadas para poder satisfacer una demanda de produccin, de igual manera el sistema genera mensajes de accin los cuales son utilizados para auxiliar en la planeacin de la manufactura de la fbrica.

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Dentro de los parmetros que el sistema toma en consideracin para la creacin de las rdenes planeadas son las siguientes: Mnimos/Mximos por orden Ordenes Mltiples Poltica de rdenes (tamao de lotes) Stock de seguridad Tiempo de seguridad

Tomando en cuenta estos factores MRP planea rdenes que debern ser revisadas y aprobadas por el planeador general para proceder a produccin, o en su defecto el planeador puede utilizar estas rdenes sugeridas para adaptar su programa de produccin. As mismo las rdenes en sistema pueden tener diferentes estatus que influyen en su funcionamiento dentro del propio ERP. Estos estatus son:

[P] Orden planeada automticamente.

por

el

proceso

MRP;

MRP

las

replanea

[F] Una orden en firme ya no es replaneada por MRP. Es fija en el tiempo y la cantidad para MRP. Sus elementos componentes y rutas no estn fijos y pueden "re-crearse" cuando el status se cambia a [E]xplosionado, [A] Reservada o [R] Liberada.

[B] Una orden Batch tambin se fija para MRP. Pero desde que es creada sin una lista o ruta, MRP no le reconocer componentes requeridos. Estos son creados cuando el status de la orden se cambia de [B]atch. El uso de este status puede reducir el tiempo de captura de la orden de trabajo. Una orden batch es creada automticamente para un artculo Comprado o Manufacturado de Ruteado cuando se entrega una orden de trabajo de su artculo padre.

[E] Tiene los atributos de una orden en firme, excepto por tener fijas la cantidad, en lista y ruta, las que pueden modificarse variando los componentes requeridos a las operaciones. No sern reconocidos cambios de ingeniera a estructuras o rutas.
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[A] Una orden de apartado tiene los atributos de la anterior, excepto que sus componentes fueron ya aportados en el inventario general.

[R] Igual a la anterior, excepto que los apartados son efectuados en detalle y se puede imprimir una pick list.

[C] Para una orden terminada, por lo que ya no permite movimientos de inventario.

3.2.2 rdenes de venta. La orden de venta, es un documento emitido por parte de una empresa o negocio hacia un cliente. Este documento puede ser utilizado para productos o servicios. Una orden de venta es un documento interno para la compaa, lo que implica que la compaa la expide de manera interna y este documente deber de estar enlazado a la orden de compra del cliente, que es un documente externo generado por parte del cliente. La orden de venta permite auditar el nivel de cumplimiento, as como monitorear el nivel de ventas internas mediante un consecutivo en las rdenes que valida la continuidad de los documentos de ventas. Una orden de ventas puede contener varias rdenes de compra de un mismo cliente, en el ambiente de las industrias de manufactura una orden de venta puede ser convertida en una orden d trabajo para disparar el proceso de creacin del artculo acorde al requerimiento del cliente. 3.2.3 rdenes de compra Una orden de compra es un documento comercial emitido por un comprador a un vendedor, en donde se indica tipo, cantidades y precios convenidos por diversos productos o servicios que el vendedor proveer al comprador. Emitir y enviar una orden de compra a un proveedor constituye una oferta legal para adquirir productos o servicios. La aceptacin de dicha orden por parte del vendedor usualmente constituye un contrato entre el comprador y el vendedor.

Las compaas emiten estos documentos por diversas razones: Las rdenes de compra permiten a los compradores expresar clara y explcitamente sus intenciones de compra a los vendedores

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Los vendedores estn protegidos en caso de que un comprador se rehse a pagar por algn bien o servicio. rdenes de compra ayudan a los agentes de compra a administrar rdenes entrantes y pendientes.

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CAPTULO 4: DESARROLLO DEL PROYECTO La implementacin del mdulo de materiales, especficamente la administracin en la cadena de suministro, en el ERP es una parte altamente requerida para incrementar la precisin de la gestin de los inventarios as como simplificar las labores del rea de planeacin y compras de la compaa al ver un pronstico de consumo basado en la demanda generada por el cliente. Lo que se traduce en una mejora en el rendimiento del control de la produccin, tiempos y consumos proyectados para el cumplimiento de la demanda. Adicional a este procedimiento se procede a implementar el control de inventario a travs de escneres de cdigo de barra con interfaz directa al ERP lo que pretende simplificar el procedimiento de surtimiento y recibo de rdenes de produccin por parte del rea de almacn generando una mejora en los procesos de control y gestin de inventarios. Como parte de este proyecto, una parte primordial fue el conocer la metodologa empleada para el proceso de fabricacin de igual forma fue necesario el entender el funcionamiento de las diferentes reas dentro de la integracin del ERP para de esta forma poder disear el esquema de trabajo necesario para cada rea as como las implicaciones que se podran presentar para cada rea. 4.1 rdenes de Venta y Pronstico Como se explic en la seccin anterior una entrada importante del MRP es la generacin de la demanda por parte del cliente, la cual es proporcionada en forma de rdenes de compra (que internamente dentro de la empresa son convertidas a rdenes de venta) y de un pronstico que provee un horizonte de consumo a lo largo de determinado tiempo, sin estas entradas de informacin es imposible manejar ningn tipo de planeacin de consumo as como de fabricacin por parte de la compaa.

Estos parmetros son dados de alta en QAD de la forma como lo indican las figuras 4.1.1 y 4.1.2

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Figura 4.1.1 Pantalla de captura de datos en rdenes de venta

Figura 4.1.2 Pantalla de captura de datos en rdenes de venta Los datos requeridos para la creacin de rdenes de venta son la fecha de vencimiento, esta fecha es la fecha para la cual se requiere tener producido este artculo y embarcado para que el cliente lo pueda recibir en sus ubicaciones.

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Utilizando esta fecha el sistema calcula, en base a los lead times de manufactura, compra y produccin, la fecha con la que se debe de liberar la orden de produccin, as como las rdenes de compra para poder contar con la materia prima a tiempo para poder generar la produccin requerida, o en caso de que los tiempos se encuentren vencidos estos el sistema arrojar un mensaje de accin alertando al usuario de adelantar o reprogramar las rdenes correspondientes. Otro factor a tener en cuenta al momento de generar el plan de requerimientos maestro es el pronstico proporcionado por el cliente o generado por conocimientos de ventas de la propia empresa que manufacturar el producto. En el ERP la forma de ingresar el pronstico es mediante la captura semanal de la demanda de los artculos de los cuales se espera tener una demanda programada para esa fecha.

Figura 4.1.3 Pantalla de carga de pronstico en sistema. Mediante el ingreso de esta informacin al sistema el ERP genera la explosin de materiales requeridos para el MRP, el MRP nicamente planifica, es decir no genera rdenes en firme ni planes de accin concretos.

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4.2

rdenes de trabajo y lista de materiales.

Una parte importante del funcionamiento del ERP es la posibilidad de gestionar el inventario mediante la creacin, asignacin y liberacin de rdenes de trabajo, con las cuales se enva una lista de materiales al departamento de produccin para la fabricacin del artculo. Mediante la creacin de este documento se asigna un espacio en mquina y planeacin para poder comenzar con la fabricacin de este producto.

Figura 4.1.4 Ejemplo de liberacin de orden de trabajo a produccin

4.3

Control de Inventarios por Ubicaciones.

Con el fin de implementar el control de inventario para cdigo de barras se procede a crear en sistema ubicaciones que representen de manera fsica las existencias en el almacn. Para poder crear estas ubicaciones es necesario entender cmo es que
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esto impactar al ERP as como las posibles formas de configurar una ubicacin dentro de QAD: El sistema gestiona el control de inventarios mediante la creacin de ubicaciones en sistema con caractersticas especficas que pueden ser Disponible o no disponible Neteable o no neteable Con salida excesiva o sin salida excesiva

Con estos estatus de inventario se pueden crear combinaciones de parmetros para cada ubicacin, con lo que se especifica dentro del MRP si el contenido de esa ubicacin deber ser tomado en cuenta para consumo o no, esto se logra al marcar la ubicacin como disponible o no disponible. De igual parte al momento de generar un reporte generalizado de ubicaciones y cantidades de inventario por ubicacin, si se habilito la opcin de no neteable el ERP no tomar en cuenta esta ubicacin a menos que el usuario lo solicite especficamente. Con el ltimo parmetro de salidas excesivas se habilita dentro del sistema si esta ubicacin permitir que se pueda disponer, de manera virtual, de una cantidad mayor de inventario a la existente o si se restringe la disponibilidad a nicamente lo que se encuentre cargado en sistema al momento de generar la planeacin de consumos. La forma de crear una ubicacin en almacn es la siguiente: Se define un Cdigo Status de Inventario en donde se define de manera general el comportamiento de la ubicacin que se crear posteriormente como se describe en la figura 4.2.1

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Figura 4.2.1 Creacin de Cdigo status de inventario Teniendo creado el cdigo general de comportamiento de ubicaciones se procede a crear la ubicacin nueva en sistema en donde se define principalmente el nombre y tipo de la ubicacin as como el almacn en el que se crear como se detalla en la figura 4.2.2:

Figura 4.2.2 Creacin de ubicaciones en almacn

De esta misma forma fueron creadas 1015 ubicaciones para representar todos los racks que se pueden utilizar en el almacn fsico, estos racks son identificados fsicamente por una etiqueta de cdigo de barra como se ilustra en la figura 4.2.3

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Figura 4.2.3 Etiquetas de identificacin para racks

Con estas identificaciones colocadas en los racks de almacn las transacciones de transferencia, salida y recibo de material se pueden realizar mediante una terminal manual de cdigo de barras.

4.3.1 Transferencias Inter-ubicaciones

Las transferencias entre ubicaciones consisten en registrar los movimientos de inventario dentro del ERP estas transacciones actualmente se registran manualmente cuando es necesario surtir la materia prima al rea de produccin, esta operacin es registrada en la pantalla mostrada en a figura 4.1.4:

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Figura 4.1.4 Registro de transferencias en sistema Con la incorporacin de los escneres de cdigos de barra el proceso ser de forma ms automatizada, al realizar en tiempo real la transferencia entre ubicaciones gracias a la incorporacin de los cdigos de barra en los racks fsicos del almacn as como el lote con el que se da ingreso a toda la materia prima y productos procesados. Al contar con este procedimiento el rea de almacn podr realizar las transferencias fsicas a la par del registro de inventario que se mover de almacn a produccin, as como la recepcin de productos terminados, lo que facilita la operacin del departamento mediante la simplificacin de la tarea de transferencia y registro de movimiento de inventario fsico. Otro beneficio que se percibir de este nuevo proceso ser el costeo de produccin en tiempo real, ya que al momento que almacn registre el acceso de producto terminado proveniente de produccin este movimiento generar en automtico un consumo definido de materia prima en base a la lista de materiales definida anteriormente (esta lista es dada de alta al momento que un artculo es creado dentro del ERP), con esto el sistema crear el costeo adecuado del surtimiento de materia prima a la orden de produccin correspondiente.

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4.4 Reestructuracin de listas de materiales. Para que el proceso de MRP pudiese llevarse a cabo se procedi a realizar una depuracin general a todas las listas de materiales que se encontraban dadas de alta en el sistema, estas listas necesitan ser precisas ya que el MRP calcula la demanda de materiales en base a esta estructura de materiales. Desgraciadamente al momento del arranque del proyecto estas estructuras no se encontraban depuradas, ya que contaban con artculos obsoletos dentro de las listas de materiales de fabricacin, Parte del proyecto que se implement para la depuracin de las listas de materiales dentro de Alba fue la creacin de un nuevo procedimiento para el alta de artculos dentro del sistema, ya que previamente dentro del sistema existan opciones personalizadas que creaban la alta de nuevos artculos en sistemas, pero esto no permitan un mantenimiento a las estructuras de artculos lo que llevaba a un manejo inadecuado de las listas de materiales de los artculos de produccin. Con este nuevo procedimiento se pretende reflejar cualquier cambio a las estructuras o listas de materiales de forma inmediata as como adecuacin especficas a cada tipo de artculo, tanto a nivel de estructura, como de planeacin, costos e inventarios. 4.4.1 Procedimiento para alta de artculos antiguos. Anterior a la implementacin del MRP dentro de Alba, el rea de Nuevos Desarrollos de Productos (NPD) gestionaba la creacin de los artculos dentro del ERP mediante una implementacin custom dentro de QAD, la que facilitaba hasta cierto punto la creacin de los artculos, pero imposibilitaba el mantenimiento adecuado a los parmetros de planeacin y estructura de los mismos artculos. Este proceso se realizaba como en la figura 4.1.5

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Figura 4.1.5 Pantalla de captura antigua de nuevos artculos

En la figura 4.1.6 se ve como se crea la estructura de los artculos

Pero como fue mencionado anteriormente este men al ser personalizado y no la forma natural del sistema para cargar los nuevos artculos presenta diversos problemas, ya que no permite una edicin transparente de los artculos creados dentro del ERP

4.4.2 Nuevo procedimiento para creacin de artculos en QAD El nuevo procedimiento para la creacin y mantenimiento de los artculos que se den de alta dentro del ERP fue pensado para facilitar la manipulacin de todos los parmetros que pueden influir dentro del ERP al momento de dar de alta algn nmero de parte nuevo, tales como los parmetros de planeacin e inventario, as como la modificacin que se requiere o se pudiera requerir para cambios futuros a las listas de materiales tales como son el reemplazo de un material estndar dentro de la fabricacin del producto.

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Figura 4.1.6 Ejemplo de estructura dentro del sistema. Para crear este nuevo procedimiento se procedi a definir conceptos que se utilizaran en el MRP del sistema as como en el alta de parmetros de planeacin y control de inventario, esto se observa en la figura 4.1.7:

En la parte superior de la figura 4.1.7 se describe los diferentes tipos de artculos que son gestionados de manera activa dentro del ERP, siendo los artculos 500XXX y 600XXX los productos de venta por parte de Alba.

Adicionalmente se definieron las lneas de producto que seran empleadas por los diferentes artculos dentro del sistema. Cabe mencionar que una lnea de producto es una categora de artculos con rasgos comunes y este factor es utilizado para propsitos contables ya que en una lnea de producto se consolidan las cuentas que sern empleadas en las transacciones de estos artculos.

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Figura 4.1.7 Datos requeridos para definir los artculos en sistema.

Figura 4.1.8 Listado de las lneas de producto a emplearse dentro de QAD

Adicionalmente se procedi a configurar las polticas de ordenamiento que sern utilizadas por los diversos tipos de artculos, las cuales son las siguientes:

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Figura 4.1.9 Listado de polticas de ordenamiento Dentro de estas 3 polticas que maneja el sistema nicamente se ocuparn 2: LFL (Lote por lote) y POQ (cantidad a ordenar por periodo), siendo segregadas de tal forma que la poltica LFL ser utilizada nicamente para los artculos 400XXX, 500XXX y 600XXX que componen los productos manufacturados dentro de Alba, mientras que la poltica POQ ser utilizada nicamente para materia prima que vienen a ser los artculos 100XXX, 150XXX, 160XXX, 170XXX, 200XXX, 300XXX y 700XXX Dentro del sistema las opciones que se utilizan para cargar nuevos artculos son mostradas en las figuras 4.1.10 a 4.1.13

Figura 4.1.10 Pantallas naturales de creacin de artculos

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Figura 4.1.11 Pantallas naturales de creacin de artculos

Figura 4.1.12 Pantallas naturales de creacin de artculos

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Figura 4.1.13 Pantallas naturales de creacin de artculos

En las pantallas de las figuras 4.1.10 a 4.1.13 se despliegan los datos que deben ser capturados para poder dar de alta un nuevo artculo dentro del sistema, cabe mencionar que este nuevo modelo para la creacin de nmeros de parte permite la edicin y correccin de errores que pudiesen presentarse durante la etapa de planeacin. Hasta el momento en estas pantallas nicamente se hace mencin de los datos de inventario, planeacin y costos para los artculos a crear, aun es necesario crear una estructura de fabricacin. En el procedimiento anterior una vez creada esta estructura era imposible editar de manera correcta la misma debido a las limitaciones que posea la adaptacin anterior al sistema, ahora con las pantallas naturales del ERP es posible editar, corregir, modificar y obsoletar una estructura sin mayores complicaciones, esto se realiza en las pantallas de las figuras 4.1.14 y 4.1.15

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Figura 4.1.14 y Pantallas de creacin y visualizacin de estructuras.

Figura 4.1.15 Pantallas de creacin y visualizacin de estructuras.

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En la pantalla de la figura 4.1.14 se muestra la forma en la que se adicionan componentes a la estructura de fabricacin de cualquier artculo, mientras que en la pantalla de la figura 4.1.14 se muestra un reporte donde se puede visualizar la estructura al momento de la consulta. 4.4.3 Reestructuracin de las listas de materiales Como punto final de esta parte del proceso de depuracin de las listas de materiales, se procuraron todos los datos almacenados dentro del ERP relacionados a las estructuras. Dichos datos fueron proporcionados al departamento de NPD (New Products Development o Desarrollo de nuevos productos) el cual se encarg de depurar las materias primas que fueran obsoletas, actualizar la lista de componentes a los estndares aprobados por los clientes para su fabricacin. Esta parte del proceso fue revisada a detalle durante 2 semanas debido a la importancia de esta actualizacin a las listas de materiales utilizadas. Posteriormente a este proceso se procedi a realizar una carga masiva al sistema, donde se ingresaron los datos proporcionados por el rea de NPD, estas nuevas estructuras deberan de ser costeadas nuevamente para poder validar cambios de costos en la fabricacin as como en el inventario. Para realizar esto se realiz una carga inicial con la nueva informacin dentro de la base de datos de pruebas del ERP, la cual es respaldada semanalmente o a peticin de algunos departamentos a fin de que contenga la informacin ms exacta a la fecha con el objetivo de que cualquier prueba que se realice arroje el resultado ms preciso posible y en base a estos resultados sea posible determinar posibles impactos, tanto positivos como negativos, de manera preliminar y preventiva, as como analizar informacin que de otra forma podra poner en riesgo la integridad de los resultados financieros y/o de inventarios de la empresa. Posterior a la carga en la base de datos de pruebas, se procedi a generar un roll-up de costos, donde se costean los productos manufacturados en base a las cantidades de material ingresado en las estructuras, costos indirectos contenidos dentro de los productos que son parte de los artculos padre de la estructura y tazas de produccin contenidas en las rutas de fabricacin de los productos. Este roll-up debi ser aprobado por el rea de finanzas como primer requisito, posteriormente se requiri la aprobacin del rea gerencial y finalmente para la validacin, aprobacin y ejecucin fue requerida la validacin del corporativo financiero de Norteamrica, debido a la posible afectacin de costos que pudieron ser afectados tanto a nivel de produccin en relacin costo produccin contra precio de venta, con lo cual podra generarse una afectacin directa al porcentaje de
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ganancia por fabricacin y ventas de los artculos; as como un posible incremento o decremento al valor del inventario fsico de la planta. 4.5 Segregacin de la Demanda La demanda que se genera dentro de Alba es proporcionada en principal medida por los pedidos que tienen fijos con el cliente y una parte es proporcionada en forma de pronstico, para comenzar la entrada de datos al MRP es indispensable dividir la demanda de la manera correcta, ya que un pedido en firme por un cliente es un indicador seguro de una venta mientras que el pronstico solo es un aproximado a una cantidad deseada o esperada de fabricacin interna, y este pronstico puede ser proporcionado por el cliente o puede ser introducido al sistema en base a un estadstico que tome en cuenta el consumo estable promediado por cliente de un periodo definido. Empleando la definicin de MRP, este es un sistema que calcula la demanda de materiales que ser requerirn para poder producir una demanda de produccin desencadenada por los pedidos del cliente o el pronstico de la compaa. Anterior a la implementacin del MRP en Alba el flujo de trabajo y de la demanda no era el adecuado para la implementacin del trabajo, ya que para poder ejecutar esta herramienta es necesario que el sistema registre una demanda, la que anteriormente era manejada por fuera del sistema, es decir el modelo de negocio no era el ideal para esta herramienta. Otro factor que limitaba la implementacin de esta herramienta era la forma de organizar la demanda contra la produccin, ya que anteriormente se reciba el pedido de los clientes, el cual era asignado a produccin sin haber registrado en el sistema anteriormente la orden de venta o el pronstico, por lo que si se hubiese decidido ejecutar esta herramienta el MRP no tendra una demanda con la que planear por lo que la herramienta se volvera intil. Para poder cambiar esto se procede de la siguiente manera: 4.5.1 Alta de la demanda en Firme. El rea de atencin a clientes se le dio la tarea de darle mantenimiento a las rdenes de venta que son producidas a partir de una orden de compra por parte de nuestros clientes, esta parte es esencial para el funcionamiento adecuado del sistema, ya que mediante el alta de esta informacin se genera una demanda a futuro con la cual el sistema comienza a auxiliar en la planeacin de la produccin as como en la compra de materiales para poder satisfacer dicha demanda.

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Figura 4.1.16 Ejemplo de demanda de clientes

Figura 4.1.17 Pantalla de captura de rdenes de venta Cuando se da de alta una nueva orden de venta es indispensable ingresar la fecha de vencimiento de la orden, ya que con esta fecha el sistema comienza a crear el desfasamiento de los tiempos de produccin y compras para poder ajustar las rdenes de produccin y compras a fin de satisfacer este requerimiento del cliente, en caso de que no sea posible debido a los tiempos de manufactura y compra con los que puede contar el artculo el MRP crear mensajes de accin que alertarn de la imposibilidad de los tiempos y sugiriendo que la fecha de vencimiento de la orden de venta sea reprogramada.

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Figura 4.1.18 Ejemplo de reportes de rdenes de venta en sistema.

En base al nuevo procedimiento para administracin de la demanda por parte de servicio al cliente, cuando el MRP notifique o gener algn mensaje de accin indicando que los tiempos no pueden ser cumplidos el rea tendr como funcin principal darle mantenimiento a la demanda en firme del cliente, as como funcionar como el primer filtro para procesar el pronstico del cliente. 4.5.2 Alta de la demanda pronosticada. El pronstico es una herramienta necesaria para el funcionamiento de la empresa debido a que la gran mayora de casos el cliente no coloca en firme su demanda en primera instancia, y muchas veces ocurre que los clientes de Alba solicitan su demanda de forma parcial a lo largo del mes, por lo tanto se volvi imprescindible el poder planear este tipo de demandas que se generen a fin de poder adquirir los materiales necesarios para satisfacerlas, adicional a este requerimiento existe el problema que el abanico de productos disponibles a la venta de la compaa excede los 600 artculos, por lo que planificar la demanda por medio de un pronstico se complica, para sortear esta limitante se procedi a realizar un anlisis del tipo de productos que se fabrican a fin de determinar un curso de accin con el cual se pueda planear una demanda futura a nivel de materia prima con una eficiencia considerable, a fin de no generar inventario pasivo.

Durante el estudio de los productos que se fabrican dentro de Alba se concluy que se puede generar lo que se denomina como una familia de producto, este tipo de artculos es utilizado dentro del ERP como un artculo de planeacin, con el cual el sistema no generar transacciones de inventario pero se podr pronosticar consumos y tiempos de materia prima.

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Imagen 4.1.19 Ejemplo de pronstico de clientes.

Imagen 4.1.20 Detalle de estructura de una familia de producto 4.6 Implementacin de Cdigo de barras

El motivo principal de este nuevo proceso dentro de la gestin del almacn de Alba es aumentar el control que se quiere tener del material, a fin de registrar las transacciones que se realicen en el mismo en tiempo real, y as prevenir la duplicidad
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de uso de material as como controlar de mejor forma el nivel de desperdicio que se genera por cada orden de produccin, ya que al da de hoy este proceso es controlado manual y con desfase de tiempo de algunas horas en el registro de consumos de materia prima y produccin completada. Con este proceso se pretende que los operadores de los montacargas sean capaces de registrar los surtimientos de materia prima al momento de ser enviados a las lneas de produccin, y cuando produccin entregue el material terminado los operadores podrn realizar el reporte de produccin y asignarlo en un rack fsico para una identificacin simplificada. As mismo al momento de registrar el recibo de material de produccin se proceder a hacer un proceso de backflush por el cual se realizar el consumo proporcional de las materias primas en base a las estructuras y cantidades ordenadas, lo que se traducir en un control del desperdicio, ya que el sistema asignar la cantidad exacta ms un 10% para desperdicio, y en caso de que alguna orden requiera cantidades adicionales de materia prima se podr calcular de manera correcta el desperdicio as como analizar el porqu de dicho desperdicio y en caso contrario de que la materia prima surtida no fuese consumida se proceder a analizar el porqu de lo mismo, y en caso de ser requerido se realizara un ajuste a la estructura de ese producto. El plan para implementacin de este proceso consisti en los siguientes puntos: La materia prima deber ser recibida en la transaccin estndar de QAD y se emitirn desde QAD las etiquetas correspondientes por pallet. Programacin de la produccin crear en QAD las rdenes de trabajo y as liberar, generndose las listas de surtido. Almacn visualizar las listas de surtido en el escneres, localizar el material y lo escanear para validar que es el requerido. El material se transferir a la ubicacin Piso. Los pallets de materia prima abiertos para surtir parcialmente a produccin debern ser reetiquetados para colocar el inventario correcto en la etiqueta. Produccin recibir la orden de trabajo y realizar el proceso de produccin. Al concluir un pallet produccin deber registrarlo en QAD. Desde QAD en forma automtica se imprimirn las etiquetas individuales para las cajas y las etiquetas por pallet. El producto ser registrado en la ubicacin Trnsito. Produccin etiquetar el material fabricado. Calidad deber identificar el material liberado.

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Almacn escanear las etiquetas master de los pallets para transferirlos a la ubicacin del rack en almacn de producto terminado. Servicio a clientes capturar en QAD la orden de embarque. Se asignarn las rdenes (lotes) a embarcar. La orden de embarque ser visualizada por almacn en el escneres. Almacn localizar el material y lo escanear para validar que es el requerido. Una vez escaneados todos los cdigos se realizar la transaccin de embarque y se imprimir la remisin correspondiente.

De la misma forma es necesario remarcar las siguientes consideraciones: Las etiquetas emitidas por produccin debern siempre estar asociadas a una orden de trabajo abierta. No se podrn emitir etiquetas de produccin sin una orden de trabajo. Se debern definir porcentajes de tolerancia para sobreproduccin de rdenes. Al completarse la cantidad requerida de la orden ms el porcentaje asignado la orden se cerrar de forma automtica. Al momento de registrar los pallets producidos se recibir el producto terminado en la ubicacin Trnsito y se consumirn los componentes de la ubicacin Piso. Calidad no registrar transacciones en QAD, solo identificar el material liberado y almacn se encargar de transferirlo a las ubicaciones de almacn. Deber definirse el procedimiento para disposicin del calidad. material rechazado por

Un pallet puede ser abierto para extraer cajas. Se deben considerar procesos de cancelacin y generacin de etiquetas master despus de extraer cajas. Las etiquetas pueden daarse o perderse antes de ser colocadas, por lo que habr que considerar procesos de cancelacin y/o reimpresin de etiquetas. El programa de escaneo de etiquetas deber verificar que una etiqueta no sea leda dos veces para procesos de embarque y/o transferencia. Deber mantenerse en QAD la rastreabilidad de los lotes para identificar fechas de creacin, pallets donde se asign, fechas de embarque, clientes, etc. Se generar en QAD un mantenimiento para indicar, dependiendo del cliente y/o artculo el nmero de etiquetas por artculo, bolsa, caja y pallet, de forma que al registrar la produccin se generen las etiquetas necesarias.

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CAPTULO 5: ANLISIS DE RESULTADOS. La implementacin del mdulo de materiales dentro del ERP de Alba ser un gran auxiliar en el control de los inventarios as como elemento de apoyo para la administracin de tiempos en compra de materias primas y tiempos de produccin, ya que en contraste, actualmente se hacen todos los procesos a mano y sin apoyo de ningn tipo de sistema. Esto ser gracias a que el ERP contendr de manera integral la demanda que se tiene programada as como existencias de inventario en la planta as como informacin sobre las entregas planeadas para los productos comprados. 5.1 rdenes de ventas y pronstico Durante el transcurso de la residencia se logr implementar el control sobre las rdenes de venta, esto para poder adaptar el proceso de la empresa al que ser requerido para poder dar seguimiento al MRP de tal forma que el rea de servicio a cliente, a la fecha del reporte, se encuentra dando seguimiento a la demanda que proporciona el cliente y realizando el filtrado de demanda en firme y pronstico, este departamento es el que se encuentra responsable de capturar la demanda en firme, as mismo de garantizar que una vez surtidos los pedidos al cliente estas rdenes de venta queden cerradas, o en su defecto abiertas con nicamente la cantidad restante. Por la parte de pronstico el rea de planeacin se encarga de agregar la demanda pronosticada por el cliente, este dato es obtenido en primera instancia por el cliente, y tambin es complementado por el histrico de consumos de los ltimos 3 meses. Se opt por este mtodo debido a que la demanda pronosticada por el cliente no es siempre la aproximacin ms real a la demanda que se surte cada mes. Otra parte que fue considerada durante el proyecto es la afectacin que se genera al momento de que un cliente realiza un rechazo sobre el producto, en vista del abanico de clientes con el que se cuenta, y dado que muchos clientes tienen polticas diferentes acerca del manejo de material rechazado se procedi a definir 2 modos de rechazo y reingreso de material a la planta, uno de estos modelos de retrabajo incluye la afectacin a inventarios, ya que anteriormente nicamente se vena manejando una afectacin a las cuentas contables de la empresa. Actualmente se desarrollaron procedimientos donde el rea de finanzas (especficamente CxC) genera el alta en inventario al momento de expedir la nota de crdito. Una vez dado ingreso al material, el departamento de calidad expide rdenes de retrabajo para validar el material y darle salida, mediante la implementacin de estos mtodos de manejo de inventario se adquiere un control ms preciso sobre los inventarios al mismo tiempo que se controlan las afectaciones (tanto financieras como de inventario) por motivos de rechazos. 5.2 rdenes de trabajo y lista de materiales. Durante la parte de revisin a las rdenes de trabajo se encontr que las mismas se encontraban con variaciones significativas debido al poco mantenimiento que se le
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daba a las listas de materiales para los productos a fabricar, esto fue debido a que durante la implementacin inicial del ERP se desarroll un men personalizado que facilitaba la creacin de los artculos pero imposibilitaba la modificacin de los mismos. As mismo se detectaron problemas con el rea de finanzas, los cuales consistieron principalmente en errores de costeo de rdenes debido a los reemplazos de materiales estndar por alternos al momento de la fabricacin de los productos y un mal manejo en la cuenta de productos en transformacin, ya que durante el proceso financiero de cierre de rdenes de trabajo se omita un proceso dentro del sistema, por lo que la cuenta de inventario en transformacin se encontraba con un monto elevado que no representaba el valor real de los productos que se estaban utilizando en el periodo. El primer error fue solucionado con una depuracin a las listas de trabajo, mientras que para el segundo estudio fue requerido una limpieza de la cuenta y la implementacin del proceso financiero que involucraba el cierre de las rdenes de trabajo dentro del ERP. Otro problema significativo ocurri al analizar un manejo irregular dentro del inventario, ya que la empresa no tena definido un modelo de subcontrato se estaba optando por un proceso en el que el material que se enviaba al maquilador era removido definitivamente del sistema a fin de reflejar el envo realizado, posteriormente se proceda a realizar una orden de compra por el material maquilado, y con esta orden se le da entrada para pasar a produccin. Debido a que este proceso pondra en problemas el manejo de inventario para fines del MRP se procedi a definir un proceso de maquila con el cual las transacciones de inventario pudiesen ser registradas y controladas. La implementacin de este subproceso permite controlar el inventario de la materia prima que se manda a maquilar, as como el ndice de desperdicio que se produce a raz de esta operacin ya que anteriormente se descuidaba esta parte al no contar con informacin de la materia prima en consignacin con el proveedor.

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5.3 Control de inventario por ubicaciones Como parte de la implementacin del cdigo de barras se crearon las ubicaciones en el ERP estas ubicaciones proporcionan el control fsico del inventario ya que registran el lugar exacto en donde se encuentra el producto deseado, dado que anteriormente se manejaban tipos de ubicacin en base al tipo de producto que se deseaba ingresar al sistema. Estas ubicaciones facilitan la labor del personal de almacn al momento de encontrar el material para el surtimiento tanto a las lneas de produccin as como al momento de embarcar los pedidos del cliente. Adicional a este manejo de inventario, se implement que el rea de atencin al cliente gestione la informacin de los embarques, mediante la generacin de un picking list que impide que se embarque material que an no ha sido producido,

Figura 5.1.1 Antiguas ubicaciones de sistema

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Figura 5.1.2 Nuevas ubicaciones en sistema con distribucin por rack 5.3.1 Transferencias inter-ubicaciones Con la implementacin de los escneres de cdigo de barras los movimientos de inventario se registran en tiempo real, ya que los encargados de surtir el inventario de materias primas a las lneas de produccin pueden descargar el inventario de las ubicaciones fsicas de almacn para ser registradas en las reas de produccin enrutadas a la orden de produccin a las que se designan, con esto se facilita el control de los movimientos de igual forma que se gestiona un control ms preciso a nivel de desperdicio por orden, ya que anteriormente los movimientos en inventario eran registrados posteriormente al surtimiento y al recibo de producto procesado, lo que implicaba ordenes con costos variables que no reflejaban la verdad de los surtimientos contra cada orden.

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Figura 5.1.3 Ejemplo de un rack con identificacin de cdigos de barras 5.4 Reestructuracin en las listas de materiales. Durante la planeacin inicial de este procedimiento se proyect la opcin de cambiar las unidades de medidas de ciertos artculos de fabricacin de metros cuadrados a impresiones, al mismo tiempo de proceder a reestructurar las listas de materiales para adecuar cantidades que estaban cargadas de forma equivoca al sistema as como realizar las sustituciones de materiales que anteriormente se tenan como estndares pero por cambios con los proveedores o por otros motivos cayeron en obsolescencia, lo cual implicaba que al momento de liberar rdenes de trabajo estas tenan que ser editadas para que fueran producidas con los artculos correctos, as mismo implicaba un costeo errneo de la estructura estndar del producto. El proceso para realizar este paso en la implementacin del MRP consisti en extraer del sistema todas las listas de estructuras almacenadas, estos datos fueron entregados al departamento de Nuevos Desarrollos de Productos (NPD) donde realizaron su anlisis de que estructura tendra que sufrir reemplazos y cambios a fin de reflejar los componentes actuales de dichos artculos, este proceso tom aproximadamente 2 semanas debido al amplio abanico de productos que se tuvo que revisar, en paralelo a esta revisin, se proceda a comenzar con el anlisis de las implicaciones del cambio
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de unidades de medida de los productos, es decir en base a las reas de impresin que ocupaba cada artculo se realizaba la conversin equivalente de metros cuadrados a impresiones existentes en el inventario. Al momento de realizar este cambio de unidad de medida se encontraron problemas ya que tericamente el valor del inventario debera de sufrir modificaciones mnimas que tendran que reflejar nicamente los reemplazos de componentes, pero debido a ciertos procesos de carga de costos incorrectos que datan desde el inicio de la implementacin del ERP existan productos cuyos costos se elevaban. Al momento de presentar la informacin al departamento de finanzas para su anlisis comenzaron a encontrarse errores de carga de costos en productos lo que elevaba el costo del inventario. Esta informacin fue revisada por el rea de finanzas para posteriormente ser escalada al corporativo de Norte Amrica para su aprobacin. Desafortunadamente el corporativo no accedi a realizar el cambio de unidades de medida por el momento. El nico cambio autorizado fue el de la actualizacin de las estructuras al reemplazar los artculos obsoletos por estndar, cabe mencionar que gracias a esta reestructuracin el proceso de MRP puede planear de manera correcta los requerimientos de los artculos necesarios para produccin. 5.4.1 Procedimiento antiguo para carga de artculos Como resultado de la implementacin del MRP dentro de Alba se procedi a eliminar la antigua forma de crear artculos dentro del sistema, ya que este procedimiento presentaba fallas al momento de gestionar la informacin como consecuencia de la falta de flexibilidad que tena porque los mens utilizados eran adaptaciones no nativas del ERP, lo que se converta en una gran limitacin al momento de implementar el MRP, y para garantizar que este sistema trabaje de la manera adecuada era necesario adecuar los parmetros de los artculos, tanto de planeacin como de produccin, y estas aplicaciones no permitan esta manipulacin con los nmeros de parte dentro del sistema. 5.4.2 Nuevo procedimiento para carga de artculos Debido a la eliminacin del proceso antiguo para dar de alta nmeros de parte dentro del sistema, actualmente en Alba se implement el procedimiento para la alta de artculos nuevos, en la cual los departamentos de Nuevos Desarrollos, Cadena de Suministro y Finanzas se encuentran activamente involucrados, esto es debido a que cada rea aporta informacin de los nuevos productos tanto para materia prima como para productos manufacturados, de esta forma los departamentos tienen control sobre la informacin que alimentan al sistema, as como la facilidad para poder realizar ajustes a dicha informacin, un actor que anteriormente no se poda contemplar debido a la poca practicidad del procedimiento anterior. Con estos cambios al sistema es posible correr un MRP ms adecuado a las necesidades, ya que se pueden modificar los tiempos que son requeridos por los diversos productos para ser adquiridos o procesados, as como los tiempos de inspeccin y das de seguridad con el fin de disponer del material antes de la fecha
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solicitada por el cliente. De igual forma cuando existe un problema con la creacin de los artculos es posible editar y reparar los parmetros de manera lineal y transparente.

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Figura 5.1.4 Formato para alta de nuevos productos desarrollado durante el proyecto

5.5 Segregacin de la demanda Como control al momento de realizar la separacin de la demanda en demanda en firme y demanda pronosticada se decidi que el primer filtro que se realiza es por parte servicio al cliente quien analiza las demandas que proporcionan los clientes y realiza la primer separacin entre demanda respaldada por rdenes de compra, y procede a realizar la alta de dicha demanda una vez realizado este filtro la demanda restante o en su defecto los pronsticos que son recibidos son enviados al rea de planeacin y almacn para realizar un segundo anlisis en donde se decide la cantidad de demanda a pronosticar. 5.5.1 Captura de la demanda en firme Una vez realizado el primer filtro el rea de atencin a clientes captura las demandas respaldadas y las enlaza con una orden de venta, una vez creada dicha orden el sistema (al momento de correr el MRP) considera el tiempo de vencimiento de la orden y comienza a realizar la planeacin en reversa, restando los tiempos de manufactura, inspeccin y seguridad as como los tiempos de entrega de la materia prima, en caso de no contar con ella, esta informacin es revisada por el rea de planeacin para poder agendar de manera adecuada los tiempos de produccin en base al CRP definido por el rea de produccin, a fin de retroalimentar al cliente en caso de que no fuese posible garantizar el pedido en el tiempo acordado, as mismo en caso de que se acuerde con algn cliente el remover un pedido o cambiarlo por otro es responsabilidad de servicio al cliente el borrar o reemplazar la orden de venta a fin de que MRP no lo tome como una demanda pendiente de surtimiento.

Figura 5.1.5 Ejemplo del mantenimiento de rdenes de venta


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Dentro de este men del sistema el personal responsable del rea de servicio al cliente puede gestionar las fechas en las que las rdenes de venta tendrn la afectacin al MRP as como en caso de que el cliente decida remover dicha demanda o reemplazarla, en esta misma opcin pueden realizar este mantenimiento. 5.5.2 Captura de la demanda pronosticada Para realizar esta carga se cre un procedimiento que facilita la manipulacin de la carga de pronstico, el cual consiste en la segregacin de los artculos que es posible fabricar en base a cada configuracin de los clientes, esto debido a que los clientes que manejan Alba poseen un amplio abanico de artculos, los cuales varan principalmente debido a la configuracin de impresin, por lo que se procedi a crear 13 artculos representativos para 4 clientes, 2 clientes fue imposible adaptar este modelo ya que los clientes pueden configurarse hasta 120 artculos nicamente por variaciones en la materia prima. De la misma forma al limitar el rango de artculos a planear mediante la utilizacin del pronstico es ms simple la transformacin de la demanda en planeacin de compra, lo que ayuda a visualizar el horizonte de produccin y determinar si algn material va a quedar corto antes de que pase a lneas de produccin.

Figura 5.1.6 Mantenimiento del pronstico para los artculos Dentro de esta opcin del sistema ser posible para el departamento de planeacin el poder estructurar de forma precisa y selectiva el pronstico que planean consumir a una fecha determinada, este pronstico nicamente tendr afectacin contra la materia prima calculando los tiempos y consumos de estas, lo que facilita el proceso de
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planeacin de compras para satisfacer la demanda de produccin en tiempo y forma.

Figura 5.1.7 Ejemplo de estructura de los artculos empleados en el pronstico

5.6 Implementacin de cdigos de barra Para lograr esta implementacin fue necesario el crear la infraestructura para dicha tecnologa ya que al realizar un estudio de cobertura de la red inalmbrica de la empresa se encontraron varias reas que tenan problemas de cobertura, lo que imposibilitaba la implementacin adecuada de los handsets que se tenan configurados para esta operacin. Para poder solucionar este problema fue necesario adquirir nuevos access point para poder cubrir totalmente el rea de trabajo en la que podran emplearse los escneres porttiles. Otro punto a contemplar fue la adquisicin de terminales de cdigos de barras, debido a que la empresa an no tena decidido que escneres se implementaran se realiz una breve anlisis de los requerimientos de las terminales as como sus reas de trabajo y que limitaciones podran encontrarse en estas, Debido a la necesidad de comunicarse con el servidor que proporciona las funciones del ERP, se requiri adquirir terminales que contasen con protocolos de comunicacin telnet, as mismo otro requerimiento de los handsets requeridos era el poder penetrar el stretch film (pelcula de emplaye) se requirieron terminales con un sensor ptico de gama alta, la terminal seleccionada fue de la compaa Intermec con sus dispositivos de las series ck3, los cuales proporcionaron cobertura inalmbrica de alta potencia, protocolos de comunicacin telnet, as como un lector ptico de alto alcance y penetracin.

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Figura 5.1.8

Modelo de escneres seleccionado

Durante la configuracin de estos dispositivos fue necesario la asignacin de IP fija as como definir los protocolos de conexin as como las contraseas necesarias para estas terminales. Una vez realizadas estas configuraciones se habilitaron mens especficos para el uso de las terminales.

Figura 5.1.9 Ejemplo de los mens utilizados en las terminales. El proceso final que se utiliz en la implementacin del proyecto de escneres de
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cdigos de barras obedece al siguiente diagrama de flujos:

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Figura 5.1.10

Modelo de trabajo para el uso de las transacciones de almacn utilizando escneres de cdigos de barra.

Otro elemento necesario para el funcionamiento adecuado de esta nueva operacin fue el diseo de las nuevas etiquetas de produccin que contuvieran la informacin necesaria adems de un cdigo de barras para poder ser escaneado, los 2 diseos que se emplearon fueron:

Figura 5.1.11 Etiqueta utilizada para cajas individuales La etiqueta anterior es empleada mara marcar e identificar cada una de las cajas que
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se emplean para almacenar el producto terminado, estas cajas son acomodadas de tal forma que en promedio caben 50 cajas individuales para conformar un pallet de produccin. Una vez finalizado el pallet de produccin se le adiciona la siguiente etiqueta:

Figura 5.1.12 Etiqueta empleada para identificacin de pallet. . Empleando estas etiquetas se realizan los procesos de transferencia y backflush de los productos para poder generar el consumo de la materia prima y al mismo tiempo generar el alta de los productos terminados en el inventario.

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CAPITULO 6: CONCLUSIONES. Mediante el anlisis requerido para la implementacin del mdulo de materiales dentro del ERP QAD fue posible identificar reas de oportunidad para poder generar una mayor integracin para el ERP a fin de mejorar la funcionalidad del mismo as como aumentar el potencial de la herramienta como medio auxiliar de control y administracin tanto de inventario fsico as como costos del mismo. Se reestructuraron las listas de materiales de los artculos con actividad de compraventa-produccin para lo cual fue necesario el realizar un estudio y anlisis de posibles costos e impactos contables que pudiesen presentarse por el cambio realizado, as como se realiz el cambio a la forma en la que la empresa da de alta en el sistema sus productos, tanto como materia prima como para artculos manufacturados intermedios y finales, con lo que se adquiere una mayor flexibilidad y posibilidad de cambios y ajustes en comparativa contra la forma anterior de dar de alta los productos. Se cambi el modo en el que la empresa administraba la demanda para dar paso a un procedimiento ms controlado y flexible que permite la implementacin el MRP dentro de la empresa lo que representa un modelo de administracin controlado y flexible ya que facilita la visualizacin de la demanda as como un comparativo entre los tiempos prometidos contra los cumplidos, cosa que se traduce en un ndice de satisfaccin de cliente. Se mejor la infraestructura de comunicacin inalmbrica dentro de la planta a fin de poder implementar de manera adecuada la utilizacin de los escneres de cdigos de barra esto tambin benefici a otras reas ya que anteriormente existan deficiencias en la red interna de la empresa lo que dificultaba la operacin con equipos personales para personal administrativo dentro de la zona de produccin. Con la gestin de inventario mediante cdigo de barra se mejor la velocidad con la que se registran las transaccin en el sistema del mismo modo en el que se administra de forma ms controlada los niveles de surtimiento y consumo de materia prima en cada orden de produccin. Mientras que en paralelo se va registrando los costos de surtimiento as como los costos de productos terminados que se registran en el almacn de Alba.

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VII. Glosario ERP Enterprise Resource Planning o sistema de planificacin de recursos empresariales por sus siglas en ingls, son sistemas integrales que incorporan la informacin de diversas reas de la empresa para adminstrar su funcionamiento de forma adecuada BOM Bill of Materials o lista de materiales por sus siglas en ingls, estructuras o formulas empleadas para poder fabricar artculos, contienen componentes, cantidades y en algunos casos formas o instrucciones de fabricacin. MRP Material Requirementes Planning, o planificacin de los requerimientos de materiales por sus siglas en ingls, herramienta utilizada para gestionar la adquisicin de materiales de fabricacin as como auxiliar en administracin de tiempos de adquisicin. QAD Software ERP utilizado en diversos mbitos empresariales, tales como automovilsticas, consumos personales, manufactura avanzada, etc. Fundado en 1979, este ERP se basa en buenas prcticas de manufactura para poder gestionar y auxiliar en la administracin de diversas empresas.

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VIII. Bibliografa Carol Ptak (2011) Orlickys Material Requirements Planning 3/E. McGraw Hill Professional.

Mller Max (2003) Essentials of Inventory Management. Amacom Book Division

G. Kauffman Ralph (1999) The purchasing handbook: A guide of the purchasing and supply professional. McGraw Hill Professional

Bostorff Peter (2003) Supply Chain Excellence: A handbook for dramatic improvement using the SCOR Model . Arnold Tony (2008) Introduction to materials management. Prentice Hall

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