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PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN Versión: 5 P-AH-001

PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN

Versión: 5

P-AH-001

GESTIÓN HUMANA

Vigente desde: 17 de octubre de 2011

CONTROL DE CAMBIOS

 

Fecha

Versión de

Capítulos

Descripción de

 

Responsable

 
 

documento

cambio

1 Jul de 2006

 

Emisión de

  • 0 documento

-

-

     

Se actualizaron los

 

cargos

en

el

diagrama de flujo en

la

columna

de

responsable

de

acuerdo a la

descripción

de

cargos. En el punto

24 Marzo de

2007

8

se

elimino

el

Coord

  • 1 formato

6,8,10

de

entrevista ya que se

Gestion

Humana

 

considero inoperante debido a

la

variabilidad

de

las

entrevistas.

En

el

capitulo

10 se

reemplazo el nuevo

formato

de

inducción.

     

Se

incluyo

a

parte

 

de

verificación

de

14

de Julio de

2007

  • 2 competencias

5

según

la

matriz de

calificación

por

Coord.

Gestión

Humana

 

competencias

     

Se

incluyo

en

el

 

diagrama

la

realización

de

20

de Febrero

de 2008

  • 3 5

evaluaciones medicas ocupacionales como

Coord. de

Gestión

Integral

 

requisito

para

el

ingreso del personal

 

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Se

modificaron

los

 

anexos de

lista

de

10

chequeo

y entrega

de dotación

     

Se

describe

la

 

matriz

 

de

calificación

de

competencias como

requisito

para

la

Coord. de

30 jun 2009

4

5

selección

de

Gestión

personal

al

igual

Integral

que

la

evaluación

de

la

matriz

de

calificación

 

de

competencias

17 de octubre

5

3

se incluyó norma

Coord.

de 2011

ISO 14001: 2004

Gestión

como documentos de referencia

Integral

   

5

Se modifico

Jefe de

proceso de

gestión

selección el manejo de guía de selección por cargos

humana

   

6

Se modifico

 

Jefe de

diagrama de flujo

gestión

los pasos del procesos de selección y contratación

humana

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TABLA DE CONTENIDO

  • 1. OBJETO……………………………………………………………

..

Pág.

4

  • 2. ALCANCE…………………………………………………………… 4

  • 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA……………………………….

4

  • 4. DEFINICIONES……………………………………………………… 4

  • 5. DESCRIPCIÓN………………………………………………………. 5

  • 6. DIAGRAMA DE FLUJO……………………………………………

..

6

  • 7. HERRAMIENTAS Y EQUIPOS……………………………………

..

10

  • 8. REGISTROS…………………………………………………………

..

10

  • 9. SEGURIDAD Y PROTECCIÓN……………………………………

..

10

10. ANEXO……………………………………………………………….

11

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FECHA: 17 de octubre de 2011

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1.

OBJETO.

Este documento tiene como propósito fijar cada uno de los pasos que deben realizarse en ECA SAS. Para la selección y contratación de personal.

2.

ALCANCE.

Este documento es aplicado al proceso de Gestión Humana, específicamente para la selección y contratación del personal, inicia con la recepción y solicitud de hojas de vida en el caso que se requieran, verificación de documentos y entrevista y finaliza con el contrato e iniciación de labores.

3.

DOCUMENTO DE REFERENCIA.

  • - Descripciones de Cargos

  • - Procedimiento de Control de Documentos

  • - Caracterización de Procesos

  • - Matriz de calificación por competencias

  • - NTC ISO 14001:2004

4.

DEFINICIONES.

Para una mejor comprensión del contenido del presente documento, se establecen las siguientes definiciones:

LASOFT: Sistema de información de ECA SAS.

EPS: Entidad Promotora de salud

ARP :Aseguradora de Riesgos Profesionales

AFP: Administradora de Fondo de Pensiones

5.

DESCRIPCIÓN.

El procedimiento de selección y contratación de personal de ECA SAS es responsabilidad del Jefe de Gestión Humana este garantiza que cada uno de los pasos se implementen y se cumplan a cabalidad. Cabe anotar que previa a esta selección se recibe la solicitud de necesidad de personal la cual puede ser verbal, escrita o generada en un acta de reunión.

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Se debe verificar que el personal a contratar cumpla con los requisitos según las competencias identificadas en el mapa de competencias, y perfil de cargo por competencias

En esta perfil de cargo por competencias se identifican las competencias en Educación, Experiencia, Formación y Habilidades por área y cargos establecidos en la empresa, las cuales son evaluadas anualmente a todo los funcionarios, y al momento de la contratación del personal, a fin de detectar necesidades de capacitación del personal en caso de no contar con competencias descritas en la matriz, en cuanto a formación y habilidades, en el caso de educación esta puede ser homologada con la experiencia.

Para la evaluación de las habilidades del personal se determino que estará sujeto a un procedimiento de aplicación de pruebas por cargo.

Para la evaluación de la educación, experiencia y formación se verifican los

soportes que se pueden encontrar en la hoja de vida del personal, o en las actas

de

capacitaciones

y

formaciones

realizadas

por

la

empresa,

 

sacando una

proporción entre el

numero

de

competencias

cumplidas

y

el

numero de

competencias requeridas.

El punto 6 de este documento (Diagrama de flujo) especifica la actividad a realizar, quien la debe realizar, y cualquier observación que se desee aclarar.

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6. DIAGRAMA DE FLUJO

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REVISO: APROBÓ: FECHA: 17 de octubre de 2011
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REVISO: APROBÓ: FECHA: 17 de octubre de 2011
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PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN Versión: 5 P-AH-001 GESTIÓN HUMANA Vigente desde: 17 de octubre de

R: Responsable I: Interviene P: Participa

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  • 7. HERRAMIENTAS Y EQUIPOS.

Equipos de oficina, computador.

  • 8. REGISTROS.

    • - Formato de Correspondencia recibida (recepción hojas de vida)

    • - Lista de chequeo

    • - Evaluación Medica ocupacional

    • - Formato de inducción

    • - Acta de entrega (dotaciones y EPP)

    • - Correo de de asignación de código.

    • - Formato de entrevista de personal

    • - Formato de informes de selección

    • - Control de documentos.

  • 9. SEGURIDAD Y PROTECCIÓN.

  • En la red interna de la empresa se mantiene la documentación original del Sistema de Gestión Integral, localizada a través de una carpeta llamada S.G.I ECA SAS como acceso directo en el escritorio de los computadores de la empresa, a través esta carpeta todos los funcionarios pueden consultar la documentación requerida. Los cambios realizados a estos documentos son controlados con una contraseña que únicamente maneja el responsable del proceso de Control de Documentos y el Representante de la Gerencia. Si hay fallas en la red se recurre al responsable de Control de Documentos quien realiza copias de seguridad de las carpetas que contienen los documentos originales, cada vez que se incluye o actualiza un documento.

    10. ANEXO.

    No.

     

    Título

    1

    Lista de Chequeo

    2

    Formato de inducción

    3

    Acta de entrega

     

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    ANEXO 1. Lista de Chequeo

    FORMATO DE LISTA DE CHEQUEO DE

    FORMATO DE LISTA DE CHEQUEO DE

       

    DOCUMENTOS DE TRABAJADORES NUEVOS

    Version: 0

    F-AH-017

    GESTION HUMANA

    Vigente Desde:

    1 JUL 2006

    NOMBRE TRABAJADOR: DOCUMENTOS REQUERIDOS OK PENDIENTE 1. Copia de cedula del trabajador 2. Copia de cedula
    NOMBRE TRABAJADOR:
    DOCUMENTOS REQUERIDOS
    OK
    PENDIENTE
    1.
    Copia de cedula del trabajador
    2.
    Copia de cedula del (a) conyuge
    3.
    Registros civiles de nacimiento
    originales o copias autenticadas
    4.
    Certificado de fondo de pensiones
    5.
    Certificado de E.P.S a cual esta
    afiliado (a)
    6.
    3 fotos tipo documento
    7.
    Copia de libreta militar
    8.
    Copia de pasado judicial
    9.
    Hoja de vida original adicional a la
    a la presentada en la entrevista
    10.
    Certificado de competencia laboral
    en caso que se requiera
    11.
    Certificados de estudio de hijos
    12.
    Por lo menos 2 referencias
    laborales en el caso de tener
    experiencia con mas de dos
    empleadores.
    13.
    Certificado de tipo de sangre
    RECIBIO:
    COORDINADORA DE GESTION HUMANA
    REVISO:
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    ANEXO 2. Formato de Inducción

    FORMATO DE INDUCCION DEL PERSONAL Versión: 3

    FORMATO DE INDUCCION DEL PERSONAL

     

    Versión: 3

     
     

    Vigente Desde:

    F-AH-007

       

    GESTION HUMANA

    21- NOV- 2011

    FORMATO DE INDUCCION DEL PERSONAL Versión: 3 Vigente Desde: F-AH-007 GESTION HUMANA 21- NOV- 2011 NOMBRE
    FORMATO DE INDUCCION DEL PERSONAL Versión: 3 Vigente Desde: F-AH-007 GESTION HUMANA 21- NOV- 2011 NOMBRE

    NOMBRE

    CARGO 1.

    Generalidades de la empresa

    INDUCCIÓN

    REINDUCCIÓN DD M AA
    REINDUCCIÓN
    DD
    M
    AA

    CEDULA

    4. Sistema de gestión en seguridad, salud ocupacional y

    FECHA

    • 1.1 Historia de la empresa

    ambiente

    • 1.2 Estructura Organizacional, conductos de

    comunicación

    • 1.3 Reglamento interno de trabajo

    • 1.4 Misión y visión

    • 1.5 Valores

    • 1.6 Derechos humanos

    • 1.7 Aspectos específicos y particulares

      • 2. Generalidades de vinculación

        • 2.1 Seguridad social, caja de compensación familiar

        • 2.2 Contratación

        • 2.3 Prestaciones sociales y salarios

        • 2.4 Procedimientos internos de nómina

        • 2.5 Manuales, procedimientos e instructivos

    asociados al cargo

    • 2.6 Actividades a desarrollar

      • 3. Sistema de gestión de calidad

        • 3.1 Conocimiento de Sistema de Gestión de Calidad

        • 3.2 Política de calidad

        • 3.3 Objetivos del sistema de calidad

        • 3.4 Responsabilidades de los trabajadores en el

    sistema

    4.1

    Conocimiento de sistema de gestión en seguridad, salud

    ocupacional y medio ambiente

    4.2

    Política de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente

    4.3

    Política de no alcohol, no drogas, no tabaquismo

    4.4

    Aspectos de seguridad, salud ocupacional y medio

    ambiente

    4.5

    Legislación en seguridad industrial, salud ocupacional y

    ambiente

    4.6

    Reglamento de higiene y seguridad industrial

    • 4.7. Comité Paritario de Salud Ocupacional

    • 4.8. Planes de emergencia, instructivos en caso de emergencia

    • 4.9. Factores de riesgo inherentes al cargo

      • 4.10. Procedimientos seguros de acuerdo al cargo

      • 4.11. Gestión ambiental: aspectos e impactos ambientales

        • 4.12 LEY 1010 Acoso laboral

        • 4.13 Plan de Emergencia

          • 4.14. Plan de manejo ambiental

    7. Otros temas: (Especifique los temas adicionales que

    se trataron) _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________

    1. Sus responsabilidades en calidad, seguridad, salud ocupacional y ambiente son:

    • a) Participar activamente en las actividades de

    capacitación, promoción y prevención programadas por la

    empresa.

    • b) Cumplir con las normas y procedimientos seguros

    establecidos por la empresa y por el cliente.

    • c) Utilizar en forma correcta los elementos de protección

    personal que le hayan sido suministrados.

    • d) Reportar cualquier incidente, accidente, o condiciones

    inseguras o sospechosas.

    • e) Diligenciar oportunamente los formatos correspondientes.

    • f) Todas las anteriores

    2. Si sufre de una enfermedad común (ej: gripa) la entidad que lo atendería sería:

    • a) EPS( Entidad promotora de salud)

    • b) AFP (Administradora de fondo de pensiones)

    • c) ARP (Administradora de riesgos profesionales)

    3. Un accidente de trabajo es:

    • a) Un accidente que ocurre en horas no laborales

    • b) Un evento que ocurre mientras se encuentra de permiso

    • c) Un evento que ocurre en su lugar de residencia

    d). Evento no deseado que da lugar a muerte, enfermedad, lesión o daño del trabajador.

    • 4. El procedimiento para el reporte de accidentes de

    trabajo es:

    • a) Reportar al jefe inmediato, llamar a la línea de asistencia

    de la ARP, diligenciar el formato y dirigirse con el al centro

    asignado por la ARP o a la IPS mas cercana, enviar una copia del formato a la ARP y a la empresa.

    • b) Dirigirse a la EPS sin reportar el evento

    • 5. Que significa COPASO:

      • a) Comité paritario de salud ocupacional

      • b) Asociación sindical

        • 6. Que es riesgo:

          • a) Combinación de la probabilidad de que ocurra un evento y

    la severidad de las consecuencias de que ocurra el evento.

    • b) Algo que no altera el ritmo normal de la operación

    • c) Una situación normal de las actividades rutinarias

    Firma Trabajador Firma Evaluador NOMBRE: NOMBRE: CONCEPTO DE EVALUACIÓN CALIFICACIÓN FUE EFECTIVA LA INDUCCIÓN: SI NO
    Firma Trabajador
    Firma Evaluador
    NOMBRE:
    NOMBRE:
    CONCEPTO DE EVALUACIÓN
    CALIFICACIÓN
    FUE EFECTIVA LA INDUCCIÓN:
    SI
    NO
    REQUIERE REENTRENAMIENTO:
    SI
    NO
    Si requiere reentrenamiento
    Fecha Reentrenamiento:

    REVISO:

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    FECHA: 17 de octubre de 2011

    PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN Versión: 5 P-AH-001

    PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN

    Versión: 5

    P-AH-001

    GESTIÓN HUMANA

    Vigente desde: 17 de octubre de 2011

    ANEXO 3. Acta de Entrega

    FORMATO DE ENTREGA DE DOTACION Versión: 2 F-AH-019

    FORMATO DE ENTREGA DE DOTACION

    Versión: 2

    F-AH-019

     

    GESTION

    Vigente Desde: 28 Feb

     

    HUMANA

    2008

     

    Cartagena de Indias D. T y

    de 201

    Yo

    identificado con la cedula de ciudadanía

    N °

    de

    recibo de conformidad la siguiente DOTACIÓN por parte

    ELEMENTO

    CANTIDAD

    TALLA

     

    OBSERVACIONES

    CAMISA

         

    PANTALON

         

    BOTAS

         

    A lo anterior doy constancia que me ha sido entregado en condiciones ideales para el uso al que ha sido designado.

    RECIBE

    ENTREGA

    C.C.

    Gestion Humana

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    APROBÓ:

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    PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN Versión: 5 P-AH-001

    PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN

    Versión: 5

    P-AH-001

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    Vigente desde: 17 de octubre de 2011

    A continuación firman los funcionarios que participaron el la elaboración, revisión y aprobación del presente documento:

    NOMBRE

    CARGO

     

    FECHA

    FIRMA

     

    COOR DE

       

    ELABORÓ: TATIANA TAYLOR

    GESTION

    HUMANA

    17

    2011

    Octubre

    REVISÓ: MAURICIO CHAMORRO

    COORD. DE

    17

    Octubre

     

    CALIDAD

    2011

       

    17

    de

     

    APROBÓ: EDGAR CAMEJO ATAYA

    GERENTE

    Octubre de

    APROBÓ: EDGAR CAMEJO ATAYA GERENTE Octubre de

    2011

    REVISO:

    APROBÓ:

    FECHA: 17 de octubre de 2011