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La nmina est conformada por tres partes a saber. El devengado, las deducciones y las apropiaciones.

El devengado, es el valor total de ingresos que obtiene un empleado en el mes o en laquincena. Este valor est compuesto por el salario bsico, horas extras, recargos diurnos y nocturnos, dominicales, festivos, comisiones, auxilio de transporte, etc. Las deducciones son los valores que se le descuenta de la nmina al trabajador. Entre estos valor se tienen los aportes a salud y pensin que el corresponden al empleado. Las libranzas, los embargos judiciales, fondo de solidaridad pensional cuando fuere el caso, la retencin en la fuente si hubiere lugar a ello, y cualquier otro descuento autorizado por el empleado. Debemos tener claridad en el sentido que la empresa no puede descontar del sueldo del empleado valores que no estn autorizados por el mismo trabajar, por ley o autoridad judicial competente. Es comn que algunas empresas, cuando un trabajador le resulta un faltante, se lo descuenta al trabajador por la derecha de sueldo, algo que la ley de forma enftica prohbe si no se tiene la autorizacin del empleado. El resultado de restar las deducciones al total devengado, es lo que conocemos como el neto a pagar, que es lo que efectivamente recibe el trabajador. Las apropiaciones, son los valores que la empresa deba pagar, como es la salud y pensin en el porcentaje que el corresponde, riesgos profesionales, los aportes parafiscales (Sena, Cajas de compensacin y el Instituto de bienestar familiar), las prestaciones sociales (Prima de servicios, cesantas, intereses sobre cesantas, dotacin, vacaciones). Se llama apropiaciones porque a diferencia del devengado que debe pagarse al finalizar le mes, las apropiaciones se pagan en los primeros das del siguiente mes o un ao despus dependiendo del concepto, por lo que se deben apropiar (provisionar) para poder contar con los recursos suficientes a la hora de tener que pagar esos valores. Toda nmina est conformada por estas tres partes, pero no en todas las nminas se deben pagar todos los conceptos mencionados aqu, puesto que algunos dependen de los monto del ingreso del empelado como es el caso del fondo de solidaridad pensional y la retencin en la fuente, o los crditos por libranza que no todos los empleados lo tienen. En una entrega anterior se trat sobre las Deducciones de nmina, sta vez se tratar el tema de las apropiaciones de nmina, con el objetivo hace claridad sobre lo que son cada uno de estos conceptos. Ya se haba dicho que la nmina se divide en tres partes importantes: Devengado, Deducciones y Apropiaciones. En esta oportunidad se profundizar un poco sobre el concepto de apropiaciones. Las apropiaciones de nmina, a diferencia de las deducciones de nmina, en su totalidad estn a

cargo de la empresa. Es la empresa la que debe apropiar y pagar los diferentes valores por este concepto. Las apropiaciones de nmina estn conformadas por los siguientes conceptos, que son determinados en la Liquidacin de la nmina: Seguridad social. Salud: La cotizacin al sistema de salud es de 12.5% del salario base de aportes para el sistema de seguridad social. El empleado aporta un 4% y la empresa aporta el 8.5%, porcentaje ltimo que la empresa debe apropiar en cada nmina y posteriormente consignar a la respectiva entidad de salud a la que este afiliado el trabajador. Pensin: Por cada empleado se debe aportar por concepto de pensin, un 16% del salario base cotizacin. El empleado aporta el 4% y la empresa aporta el 12%, valor que mensualmente la empresa debe apropiar y consignar en el fondo de pensiones que el empleado haya determinado. Riesgos profesionales: La empresa debe afiliar al empleado al sistema de riesgos profesionales, con el objetivo de cubrir los problemas los accidentes o enfermedades que el empleado sufra como consecuencia del ejercicio de su labor en la empresa. El aporte en su totalidad est a cargo de la empresa, y el porcentaje a cotizar est dado por una tabla progresiva segn sea el nivel de riesgo que corra el trabajador en su trabajo. Aportes parafiscales. Cajas de compensacin familiar: Mensualmente la empresa debe pagar por subsidio familiar un 4% del salario base de cotizacin por ste concepto. Instituto Colombiano de bienestar familiar: Mensualmente la empresa debe aportar un 3% del salario base del trabajador, con destino al I.C.B.F. Servicio nacional de aprendizaje: Mensualmente la empresa debe aportar el 2% de la nmina base para los aportes, con destino al SENA. Prestaciones sociales. Prima de servicios: Por ste concepto la empresa debe apropiar mensualmente un 8.33% del salario base para el calculo de las prestaciones sociales. Vacaciones: Cada mes la empresa debe apropiar un 4.17% del valor del salario del trabajador por concepto de vacaciones. Cesantas: Por ste concepto es necesario apropiar mensualmente el 8.33% del salario del trabajador. Intereses sobre las cesantas: Los intereses sobre cesantas corresponden al 12% anualmente del saldo acumulado a 31 de diciembre, por lo que se debe apropiar o provisionar el 12% mensualmente o quincenalmente del valor de las cesantas provisionado, segn sea le periodo de la liquidacin.

Una vez se hayan determinado los valores que se deben apropiar o provisionar, se procede a la Contabilizacin de la nmina. Los conceptos aqu contemplados, se pueden calcular tanto mensualmente como quincenalmente, segn sea el periodo de liquidacin que cada empresa haya adoptado. La determinacin de la base sobre la cual se deben calcular los diferentes conceptos, ser un tema que se tratar con mayor detenimiento en prximas entregas. Aqu se ha expuesto de una forma muy general los diferentes conceptos que se deben apropiar. En los siguientes documentos se pueden conocer con mayor profundidad cada uno de los conceptos tratados aqu: Nmina, Prestaciones sociales, Aportes parafiscales, Salario, Contrato de trabajo, Seguridad social y Auxilio de transporte. Es comn recibir inquietudes de los usuarios respecto a las apropiaciones y las deducciones de Nmina, por lo en ste documento se tratar de dejar claro en que consisten las deducciones de nmina y cuales son. Posteriormente se tratar el tema de las Apropiaciones de nmina. Gua Laboral Gerencie.com 2014 Se puede decir que la Nmina se divide en tres secciones: Devengado, Deducciones y Apropiaciones. Pues bien, el devengado corresponde a todos los conceptos por los que un empleado recibe una remuneracin, como son el Salario, horas extras, comisiones, Auxilio de transporte, recargos nocturnos y diurnos, etc. La sumatoria de estos valores conforma lo que se llama total devengado, que es la totalidad de los ingresos que recibe un empleado como remuneracin por su trabajo. Una vez determinado el valor total que un trabajador ha ganado en una quincena o en un mes, se procede a restar los conceptos que por obligacin el empleado debe pagar, ya sea a la empresa o a terceros. Estos conceptos se calculan en la respectiva Liquidacin de la nmina. Entre los principales conceptos que pueden estar a cargo de un trabajador, y que por consiguiente se debe descontar (deducir) del total devengado, tenemos: Salud: El trabajador debe estar afiliado al sistema de salud. La cotizacin por salud que corresponde al 12.5% de la base del aporte, se hace en conjunto con la empresa. sta ltima aporta el 8.5%, y el empleado debe aportar el 4% restante. Ese 4% es el valor que se debe descontar (deducir) del total devengado a cargo del empleado. El aporte de salud es responsabilidad de la empresa, quien debe pagar el respectivo aporte, tanto el valor que le corresponde a ella, como el valor que le corresponde al empleado. Es por eso que se le deduce de la nmina al empleado este valor, puesto que el empleado no puede cobrar la

totalidad de la nmina, y luego ir al otro da a consignar lo que le corresponde por salud, sino que es la empresa la que consigna la totalidad del aporte (12.5%). Pensin: El trabajador tambin debe estar afiliado al sistema de pensiones. La cotizacin por pensin est a cargo tanto de la empresa como del empleado. Del total del aporte (16%) , la empresa aporta el 75% (12%) y el trabajador aporta el restante 25% (4%). Como el trabajador debe aportar un 4% por concepto de pensin, este valor se le descuenta (deduce) del valor devengado en el respectivo periodo (mes o quincena). El tratamiento de esta deduccin es igual al tratamiento de la deduccin por salud, es decir, la empresa es la que hace el pago total incluyendo lo que le corresponde al trabajador. Fondo de solidaridad pensional: Todo trabajador que devengue un sueldo que sea igual o superior a 4 salarios mininos, debe aportar un 1% al Fondo de solidaridad pensional. Al igual que los conceptos anteriores, ste concepto se resta (deduce) del total devengado del trabajador. Cuotas sindicales: Las cuotas que los trabajadores sindicalizados deben aportar al sindicato al que estn afiliados, y siempre que medie autorizacin del empleado, se pueden descontar o deducir de la nmina del empleado. (Vea: Aspectos generales sobre los sindicatos). Aportes a cooperativas: Las cuotas o aportes que los empleados hagan a las cooperativas legalmente constituidas, pueden tambin ser deducidas de la nmina del empleado. Embargos judiciales: Los embargos ordenados por autoridad judicial competente contra los empleados, deben ser descontados de la nmina por la empresa y consignarlos en la cuenta que el juez haya ordenado. Cuotas de crditos a entidades financieras: Las cuotas que el empleado deba pagar a una entidad financiera, para la amortizacin de un crdito que le haya sido otorgado, pueden tambin ser descontadas de la nmina del empleado. Deudas del empleado con la empresa: Se pueden descontar tambin de la nmina, el valor que se deba pagar por las obligaciones que el empleado tenga con su empresa, como puede ser un crdito que sta le haya otorgado, o como compensacin por algn perjuicio o detrimento econmico que el empleado le haya causado a la empresa. Retencin en la fuente: Si hubiere lugar, la empresa deber calcular y retener al empleado el valor correspondiente a Retencin en la fuente por ingresos laborales. Este valor ser declarado y consignado en la respectiva declaracin mensual de retencin en la fuente. Una vez realizadas todas las deducciones, se obtiene el valor neto a pagar al empleado por concepto de nmina. Ese es el valor que la empresa le debe consignar al empleado al finalizar el mes o la quincena. Una vez hecho el clculo de los diferentes conceptos, se procede entonces a la respectiva Contabilizacin de la nmina.

Comentarios. Importante: La empresa no puede descontar o retener valor alguno del salario a un empleado sin el consentimiento exprese del mismo, a no ser que medie orden judicial competente. No sobra aclarar que los conceptos aqu expuestos no son todos los que pueden existir, slo son los ms comunes. Adems, no todos son obligatorios, algunos empleados pueden que les apliquen unos y otros no. Los nicos que son de obligatorio cumplimiento para todos los empleados son los relacionados con la Seguridad social. Respecto a los aportes a la seguridad social, se ha hablado de unos porcentajes que se aplican sobre una determinada base. Determinar con exactitud cual es la base sobre la que se deben calcular los aportes a seguridad social, ser un tema que se tratar en una prxima entrega. Aqu se ha expuesto de una forma muy general los diferentes conceptos relacionados con las deducciones de nmina. En los siguientes documentos se pueden conocer con mayor profundidad cada uno de los conceptos expuestos aqu: Nmina, Prestaciones sociales, Aportes parafiscales, Salario, Contrato de trabajo, Seguridad social, Auxilio de transporte. Mensualmente o quincenalmente segn sea el periodo de pago acorado, la empresa debe proceder a liquidar su respectiva nmina para determinar los diferentes conceptos que adeuda al trabajador y que debe descontarle o deducirle. Gua Laboral Gerencie.com 2014 A continuacin se expone un ejemplo sencillo de la liquidacin de una nmina. Para hacer el ejercicio ms gil y comprensible, el ejemplo se trabajara con un solo empleado, el cual tenga derecho al Auxilio de transporte, a horas extras y a comisiones. Supuesto: Salario bsico. 700.000 Comisiones. 100.000 Horas extras. 50.000 Auxilio de transporte. 63.600 (2011) Total devengado 913.600 Liquidacin. Deducciones de nmina. (Conceptos a cargo del empleado) Salud (4%). 850.000*0.04 = 34.000 Pensin (4%). 850.000*0.04= 34.000 Nota. Para efectos de la seguridad social no se tiene en cuenta el Auxilio de transporte. Seguridad social a cargo del empleador. Salud (8.5%). 850.000*0.085 = 72.250

Pensin (12%). 850.000*0.12= 102.000 A.R.P. (Segn la tabla). 850.000*.00522 = 4.437 Prestaciones sociales. Prima de servicios. 913.600*0.0833 = 75.829 Cesantas. 913.600*0.0833 = 75.829 Intereses sobre las cesantas. 75.037*0.12 = 9.099 Vacaciones. 700.000*.0417 = 29.190 Nota: 1. El artculo 192 del C.S.T contempla que para el clculo de las vacaciones no se tiene en cuenta el valor de las horas extras. 2. Para el clculo de las Prestaciones sociales dentro de la base se debe incluir el Auxilio de transporte, excepto para las vacaciones. Solo se debe tomar el salario bsico, puesto que en vacaciones no tendr ni horas extras, comisiones ni trabajo suplementario. 3. Segn la sentencia de septiembre 16 de 1958, de la Corte suprema de justicia, la base para el clculo de la prima de servicios debe ser el salario promedio, lo que significa que se deben incluir tanto las comisiones como el trabajo suplementario y las horas extras. 4. Para el clculo de las cesantas se debe tomar el salario promedio, lo que supone la inclusin de las comisiones, horas extras y trabajo suplementario. 5. Para el clculo de las vacaciones, por costumbre se provisional el 4.17% lo que corresponde exactamente a 15 das de salario, pero se debe tener en cuenta que a la hora de pagar la vacaciones se debe pagar aproximadamente 18 das de salario, toda vez que la norma habla de 15 das hbiles de descanso, lo que por lo general significan 18 das calendario. Recordemos que los domingos y festivos no son das hbiles. El sbado es da hbil solo si en la empresa se labora ese da, de lo contrario tampoco es da hbil. Aportes parafiscales. Cajas de compensacin familiar (4%). 850.000*0.04 = 34.000. I.C.B.F. (3%). 850.000*0.03 = 25.500. Sena. (2%). 850.000*0.02 = 17.000. Nota. Para el clculo de los Aportes parafiscales se toma el valor total de la nmina. Mensual de la empresa, excluyendo el Auxilio de transporte que no es factor salarial. Neto a pagar al empleado. Total devengado 913.600 (-) Salud 34.000 Pensin 34.000 Neto pagado 845.600 El procedimiento para liquidar la nmina ya se de forma mensual, quincenal o semanal es el mismo a excepcin el auxilio de transporte.

Gua Laboral Gerencie.com 2014 Se tiende a creer que la forma en que se liquida la nmina varia dependiendo de si esta es semanal, quincenal o mensual, algo que no es as. El procedimiento siempre ser el mismo y el resultado final no sufrir variacin alguna puesto que todo se calcula con base a porcentajes. Tanto las apropiaciones como las deducciones de nmina se calculan en porcentaje, lo que cambia es el valor sobre el cual se aplican los diferentes porcentajes, es decir, el sueldo, el cual puede ser semanal, quincenal o mensual. Veamos un ejemplo Supongamos un sueldo mensual de $800.000. Por simplicidad, para la explicacin solo se calcular un concepto [cajas de compensacin familiar que es del 4%], los dems sern exactamente igual. Bien, el aporte mensual a la caja de compensacin familiar sera de $32.000 (800.000*0,04) Si el periodo de pago se pacta de forma quincenal, el valor de la quincena ser de $400.000, luego el aporta a la caja de compensacin familiar ser de $16.000 (400.000*0,04). Si periodo de pago pactado fue semanal, lo devengado cada semana ser de 200.000, por tanto el aporte a la caja de compensacin familiar ser de $8.000 (200.000*0,04). Aqu vemos que el resultado final es exactamente igual. Quincenalmente se aportan $16.000 y como el mes tiene dos quincenas, multiplicamos por 2 y tendremos $32.000. Semanalmente se aportan $8.000 y como el mes se compone de 4 semanas aproximadamente, se multiplica por 4 y tendremos $32.000. En cualquiera de los casos, el aporte mensual ser de $32.000 y el procedimiento ha sido el mismo: multiplicar el salario base por el porcentaje correspondiente a cada concepto. La nica diferencia se presenta en el auxilio de transporte, puesto que ste no es un porcentaje sino un valor absoluto y no est calculado sobre ningn valor, puesto que independientemente del valor del sueldo, siempre que no sea superior a dos salarios mnimos, el valor del auxilio de transporte siempre ser el mismo. Para el caso del auxilio de transporte, ste se puede dividir por 2 si el pago es quincenal, o por 4 si el pago es semanal. Es posible tambin que se acuerde pagar todo el auxilio de transporte en la segunda quincena o en la cuarta semana, depende ya de la poltica de cada empresa. Se concluyen entonces que no hay un tratamiento especial o diferente para calcular una nmina mensual, quincenal o semanal, e inclusive de forma diaria.

Actualizacin

Por observacin de uno de nuestros mas asiduos visitantes, aclaramos que cuando se trata del pago semanal, se debe determinar el nmero exacto de semanas que tiene cada mes, puesto que algunos meses tienen mas de 4 semanas, por lo que el valor del sueldo mensual se debe dividir entre el numero exacto de semanas que se determine para cada mes. Cuando un trabajador se incapacidad uno o varios das, como se pagan estas dentro de la nmina respectiva? Es la inquietud que hemos recibido de algunos lectores, y trataremos de resolverla de forma muy general. Supongamos que en un mes el trabajador se incapacit por enfermedad general durante 5 das, de suerte que slo trabaj 25 das. Al liquidar la nmina, los das trabajados que se tienen en cuenta son 25, puesto que los otros 5 el trabajador estuvo incapacitado. Adicionalmente, como la empresa debe asumir los primeros tres das de incapacidad pagndolos con el 100% del sueldo, en la nmina se deben liquidar 28 das, de los cuales 3 corresponden a la incapacidad. Los dos das restantes son asumidos por la EPS, y no deben quedar incluidos en la nmina, an cuando la empresa los pague y luego repita contra la EPS, ya que en realidad, eso pagos son asumidos por la EPS y no por la empresa.