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La funcin de compras, que abarca todas las labores necesarias para procurarse materiales, abastecimientos y servicios para la organizacin,

se desarrolla, en conjunto, con los esfuerzos de la `funcin de produccin -para manufacturar o procesar el producto-, con la `funcin de ventas para distribuir- y con todas las dems `funciones, que ejecutan su parte en el esfuerzo global organizado. La gestin de compras tiene en cuenta numerosos factores, tales como los costos de inventario y de transporte, la disponibilidad de suministro, la eficacia en las entregas y la calidad de los proveedores. El enfoque de las compras Para una gestin adecuada de las compras podemos enfocarnos, entre otros aspectos, a la fuente, al suministro y/o los materiales. Cuando hablamos de un enfoque hacia la fuente nos referimos a esforzarnos en desarrollar nuevos proveedores fiables. Este enfoque es especialmente importante en el caso de que el producto sea un artculo de alta tecnologa, hecho a medida o especializado, para el cual existen, si los hay, pocos proveedores. As, la gestin debe ser capaz de buscar proveedores adecuados, desarrollar su capacidad para producir y negociar relaciones aceptables. Cuando hablamos de un enfoque hacia la gestin del suministro, nos referimos a una preocupacin sobre la disponibilidad a largo plazo de las compras crticas o de alto precio, porque la seguridad de tener suministros futuros fiables es muy importante para el xito de la empresa. Generalmente, este enfoque es necesario si el valor monetario de las compras o las fluctuaciones del costo son importantes. Tambin las compras pueden combinarse con diferentes actividades de almacenamiento e inventario con el fin de formar un sistema de gestin de materiales. As, hablaramos del enfoque que busca obtener la eficiencia de las operaciones a travs de la integracin de todas las actividades de adquisicin, movimiento y almacenaje de materiales en la empresa. En los casos en los que los costos de transporte e inventario son sustanciales en ambos lados, entrada y salida del proceso de produccin, un nfasis en la gestin de los materiales puede ser apropiada. El potencial para la ventaja competitiva se encuentra en la reduccin de los costos y la mejora del servicio al cliente. La importancia de una buena relacin con el proveedor Ver al proveedor como a un adversario puede resultar perjudicial para la produccin. Una buena relacin con el proveedor es aqulla en la que ste est comprometido a ayudar al comprador a mejorar su producto y ganar pedidos. Adems, los proveedores pueden ser una fuente de ideas sobre nuevas tecnologa, materiales y procesos. Debe desarrollarse una relacin fluida y de calidad, de manera que mutuamente se beneficien. En cuanto a los proveedores, el proceso de compra comprende tres fases: 1. La evaluacin del proveedor implica encontrar proveedores potenciales y determinar la probabilidad de que se conviertan en buenos proveedores. Es necesario desarrollar criterios de evaluacin. La seleccin de proveedores competentes es crtica, ya que, sino, el resto de los esfuerzos por mejorar los procesos de compra se desperdician.

2. El desarrollo del proveedor. El departamento de compras se asegura de que el proveedor tenga una apreciacin de los requerimientos de calidad, de los cambios en los procesos de produccin, de los programas y las entregas, sobre el sistema de pagos y las polticas de adquisicin. Esto que se conoce como el desarrollo del proveedor puede incluir distintos aspectos, desde el entrenamiento hasta la ayuda en produccin y los formatos para la transferencia electrnica de informacin. 3. En cuanto a las negociaciones, stas puedes ser:

a. Modelo del precio basado en el costo: el precio contratado se basa en el tiempo de mano de obra y los materiales o en un costo fijo, con una clusula de aumento para acomodar los cambios en los precios. b. Modelo de precio basado en el mercado: el precio est basado en un precio o ndice publicado. c. Licitacin competitiva: es apropiada en los casos en que los proveedores no estn dispuestos a discutir los costos o cuando no existan mercados perfectos. Requiere tener varios proveedores potenciales del producto y presupuestos de cada uno. La principal desventaja es que dificulta el desarrollo de relaciones de largo plazo entre comprador y proveedor, aunque se puede determinar el costo de forma efectiva. d. Combinar dos o ms tcnicas: proveedor y comprador deben estar de acuerdo en revisar ciertos datos de costos, aceptar alguna forma de datos del mercado para los precios de materias primas, o acordar que el proveedor deber permanecer competitivo.

Tcnicas de compras: Pedidos abiertos: es un contrato de compra de ciertos artculos del proveedor. No es una autorizacin para enviar algo. El suministro slo se hace a partir de la recepcin de un documento acordado, que puede ser una peticin de suministro o un lanzamiento de suministro. Compra sin factura: en un entorno de compras sin facturas hay, generalmente, un nico proveedor de todas las unidades de un producto concreto. Pedidos electrnicos y transferencia de fondos: las rdenes electrnicas y las transferencias de fondos reducen las transacciones en papel. Los pedidos electrnicos no slo pueden reducir el papeleo, sino que tambin acelera el plazo de adquisicin. El intercambio electrnico de datos (EDI) es un formato estndar de

transferencia de datos para la comunicacin informatizada entre las organizaciones. Por ejemplo, con EDI los datos para un pedido de compras (del pedido, fecha de entrega, cantidad, nmero de partes, nmero del pedido de compra, direccin) estn dispuestos en el formato estndar EDI. Compra sin inventario: el proveedor mantiene el inventario en lugar del comprador. Los inventarios en consignacin son una opcin relacionada. Estandarizacin: el departamento de compras debe hacer importantes esfuerzos para incrementar los niveles de estandarizacin. Compras justo a tiempo. En el flujo tradicional del material a travs del proceso de transformacin, existen muchas esperas potenciales. Las compras justo a tiempo (JIT) reducen el despilfarro que se presenta en la recepcin y en la inspeccin de entrada, tambin reduce el exceso de inventario, la baja calidad y los retrasos. Caractersticas de las compras JIT: Objetivo de las compras justo a tiempo: Eliminacin de las actividades innecesarias. Por ejemplo, la actividad de recepcin y la actividad de inspeccin de entrada no son necesarias con el justo a tiempo. Si el personal de compras ha sido eficaz en la seleccin y desarrollo de los proveedores, los artculos comprados se pueden recibir sin un conteo formal, inspeccin y procedimientos de pruebas. Eliminacin del inventario de planta. Casi no se necesita inventario de materias primas si los materiales que cumplen los estndares de calidad se entregan donde y cuando son necesarios. El inventario de materias primas slo es necesario si hay motivo para creer que los suministros no son fiables. La reduccin o eliminacin del inventario permite que los problemas con otros aspectos del proceso productivo aparezcan y se corrijan. El inventario tiende a esconder los problemas. Eliminacin del inventario en trnsito. Los departamentos de compras modernos consiguen una reduccin del inventario en trnsito estimulando a los proveedores a situarse cerca de la planta y proporcionar un transporte rpido de las compras. Cuanto ms corto sea el flujo de material y dinero en la "tubera" de los recursos, menos inventario se necesitar. Otra forma de reducir el inventario en trnsito es tener inventario en consignacin. Bajo un acuerdo de consignacin, el proveedor mantiene la propiedad del

inventario. Otros acuerdos implican encontrar un proveedor que est dispuesto a situar su almacn donde lo tiene normalmente el usuario. El proveedor factura en base a un recibo de recogida firmado por el usuario, o al nmero de unidades enviadas. Mejora de la calidad y la fiabilidad. Reducir el nmero de proveedores y aumentar los compromisos a largo plazo en los proveedores tiende a mejorar la calidad del proveedor y la fiabilidad. Los proveedores y los compradores deben tener un entendimiento y una confianza mutua. Para lograr entregas slo cuando sean necesarias, y en las cantidades exactas, se requiere tambin una calidad perfecta, o cero defectos. Preocupaciones del proveedor. 1. Deseo de diversificacin. Muchos proveedores no desean atarse a contratos de largo plazo con un solo cliente. La percepcin de los proveedores es que se reduce su riesgo si tienen varios clientes. 2. Programacin pobre del cliente. Muchos proveedores tienen poca fe en la habilidad del comprador para reducir los pedidos segn un programa nivelado y coordinado.

3. Cambios de ingeniera. El personal de compras debe encontrar formas de aislar a sus futuros proveedores JIT de estos cambios. 4. Aseguramiento de la calidad. La produccin "cero defectos" no se considera realista por muchos proveedores. 5. Tamaos de lote pequeos. Los proveedores a menudo tienen procesos que estn diseados para tamaos de lote grandes, y ven en la entrega frecuente de pequeos lotes una forma de transmitir los costos de mantenimiento de inventarios al proveedor. 6. Proximidad. Dependiendo de la localizacin del cliente, las entregas frecuentes del proveedor en lotes pequeos se consideran demasiado caras. Anlisis del punto de equilibrio aplicado a las compras. Cuando un comprador entiende la estructura de costos de los proveedores,

se pueden realizar negociaciones y compras ms inteligentes. El objetivo es determinar tanto las partes fijas como las variables del costo del proveedor. Si sabemos su estructura de costos aproximada y su punto de equilibrio relacionado, entonces sabemos el impacto de nuestras compras en el proveedor. Alcanzando estndares mundiales. Las empresas de clase mundial saben que una gran parte de sus ingresos se gasta en las compras y que un dlar ahorrado en las compras va directamente a los beneficios. Estas empresas encuentran la mezcla correcta de integracin vertical, compras tradicionales y tcnicas de organizacin virtual. La evaluacin, seleccin y desarrollo de los proveedores garantizan ser socios con relaciones a largo plazo, tratando de satisfacer a los mismos clientes. JIT es la norma en las empresas de clase mundial y se espera tambin que los proveedores utilicen las tcnicas JIT.