Manual Calidad Operaciones

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES
UNIVERSIDAD DEL QUINDO ARMENIA, 2013

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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES CONTENIDO
JUSTIFICACIN 1. ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN 2. EXCLUSIONES DE LA NORMA TCNICA DE CALIDAD NTCGP1000:2009 3. DESCRIPCIN DE LOS SERVICIOS 3.1 INVESTIGACIONES 3.2 SERVICIOS ACADMICOS DE EXTENSIN 3.3 LABORATORIOS 3.4 EDUCACIN FORMAL 4. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN 5. RESEA HISTRICA 6. PLATAFORMA ESTRATGICA 6.1 MISIN 6.2 VISIN 6.3 6.4 POLTICA DE CALIDAD OBJETIVOS INSTITUCIONALES
4 5 5
6 6 6 8 8 10 13 16 16 16 17 17 19 25 27 39
7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 8. MAPA DE PROCESOS 9. DESCRIPCIN DE MACROPROCESOS 10. INDICADORES DE GESTIN

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11. CDIGO DE TICA 12. POLTICAS DE OPERACIN 13. ADMINISTRACIN DE RIESGOS 14. ROLES Y RESPONSABILIDADES 14.1 RESPONSABILIDADES DE LA ALTA DIRECCIN
40 41 42 44 44
14.2 COMIT COORDINADOR DE CONTROL INTERNO
45
14.3 RESPONSABILIDADES DEL REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIN
46
14.4 RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PBLICOS Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PBLICAS
47
14.5 OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO
49
15. ACTOS PROTOCOLARIOS 16. NORMOGRAMA 17. INTEGRACIN NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA NTCGP 1000, LINEAMIENTOS PARA LA ACREDITACIN DE PROGRAMAS DE PREGRADO, LINEAMIENTOS PARA LA ACREDITACIN ISTITUCIONAL Y MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO-MECI
50 51 52

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JUSTIFICACIN
La Universidad del Quindo en cumplimiento con las disposiciones legales establecidas a travs de la Ley 87 de 1993 y su Decreto reglamentario 1599 de 2005 en el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno en las entidades del Estado, y como iniciativa de la administracin en la implementacin de un Sistema de Gestin de Calidad, reglamentado por la Ley 872 de 2003 y el
Decreto 4110 de 2004, por los cuales se crea el sistema de gestin de la calidad en la rama ejecutiva del poder pblico y se adopta la Norma tcnica de calidad en la Gestin Pblica, NTC GP 1000:2004, la cual mediante Decreto 4485 del 18 de noviembre de 2009, se actualiz en versin 2009 buscando de acuerdo con el artculo 3 de la Ley 872 de 2003, la integracin de la Norma Tcnica de Calidad de la Gestin Pblica con el Sistema de Control Interno, en cada uno de sus elementos con el fin de armonizarlos; se establece en la Universidad del Quindo, el Sistema Integrado de Gestin siguiendo las directrices de las normas mencionadas, que tienen como propsito el mejoramiento del desempeo institucional mediante el fortalecimiento del control y los procesos internos con un claro enfoque a la satisfaccin de las necesidades de sus grupos de inters.
El Manual de Calidad y Operaciones de la Universidad del Quindo es un documento que describe el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestin; el cual ofrece un panorama general de la operacin interna de los procesos y su desarrollo en cumplimiento con la misin de la institucin, se convierte este texto entonces en la directriz de la entidad tanto para funcionarios como para
particulares que ejercen funciones pblicas que intervienen en la calidad del servicio que presta la Universidad.

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1.
ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
El alcance del Sistema Integrado de Gestin de la Universidad del Quindo, comprende los siguientes macroprocesos:
Macroprocesos Estratgicos: Direccionamiento, Planeacin Estratgica, Gestin de Calidad, Comunicacin Estratgica.
Macroprocesos Misionales: Docencia, Investigacin y Proyeccin Social.
Macroprocesos de Apoyo:
Administracin del Campus, Gestin Humana, Gestin de Bienestar Acadmicos, Gestin
gestin de Apoyo Acadmico, Gestin Financiera, Institucional, Gestin Biblioteca, Gestin Recursos
Documental, Gestin Jurdica y Gestin TICS (Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones).
Macroproceso de Seguimiento y Evaluacin: Control Interno.
2. EXCLUSIONES DE LA NORMA TCNICA DE CALIDAD NTCGP1000:2009
Para el Sistema Integrado de Gestin de la Universidad del Quindo, no aplica exclusin alguna de la norma NTC GP 1000:2009.

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3. DESCRIPCIN DE LOS SERVICIOS MISIONALES
3.1 INVESTIGACIONES Administrar los procesos de investigacin, innovacin y desarrollo tecnolgico de y para la comunidad acadmica. Gestionar procesos de investigacin, desarrollo e innovacin tecnolgicos de y para la comunidad acadmica Apoyar al sistema de investigacin de la universidad desde la interaccin y cooperacin interdisciplinaria e interinstitucional hasta llegar al aporte del desarrollo sustentable regional y nacional.
3.2 SERVICIOS ACADMICOS DE EXTENSIN 1
EDUCACIN CONTINUADA: Constituyen el conjunto de actividades de enseanza-aprendizaje debidamente organizadas, ofrecidas con el objeto de complementar, actualizar, suplir conocimientos y formar en aspectos acadmicos o laborales, no conducente a ttulo, y sin sujecin a los niveles y grados establecidos en el Sistema de Educacin Formal.
Acuerdo No. 019 DICIEMBRE 21 de 2006. Por medio del cual se establece la poltica de Proyeccin Social en la Universidad del Quindo.

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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES PRESTACIN DE SERVICIOS DE EXTENSIN: Son actividades que realiza la Universidad para responder a los intereses y necesidades del medio, y que incorporan experiencias aprovechables para la docencia y la investigacin. Entre ellos se incluyen: Los servicios de los laboratorios, los exmenes especializados, las consultas de medicina, enfermera y salud ocupacional, y los servicios artsticos y culturales.
CONSULTORA PROFESIONAL: la Universidad se vincula y coopera con el medio para la transferencia del conocimiento, de manera que permita ser dinmica en la solucin de problemas y en la satisfaccin de necesidades que conduzcan al mejoramiento de la calidad de vida. La Consultora profesional es la aplicacin del conocimiento en una actividad intelectual y llevar a que las soluciones encontradas sean las ms adecuadas desde el punto de vista tcnico, econmico y social. Se prestar en forma de asesora, consultora, asistencia tcnica, interventora y veedura.
ACTIVIDADES CULTURALES, ARTSTICAS Y DEPORTIVAS: Las actividades culturales, artsticas y deportivas que ofrece la Universidad tendrn por objeto contribuir a la afirmacin de la identidad socio-cultural, a la formacin integral y al crecimiento personal de la poblacin, mediante la sensibilizacin frente a las diversas manifestaciones del arte y la cultura. Estas actividades podrn ofrecerse en diferentes modalidades, as: Conferencias, talleres, seminarios, cursos, exposiciones, conciertos, presentaciones teatrales, concursos, competencias, actividades ldicas y similares que contribuyan al cumplimiento de los objetivos de la proyeccin social.
GESTIN TECNOLGICA: Comprender todas aquellas relaciones con la innovacin, generacin, adecuacin y transferencia de tecnologa; y con la

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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES difusin, comercializacin y proteccin de la propiedad intelectual de procesos tecnolgicos, resultantes de las actividades de investigacin o docencia, realizados por las diferentes unidades de la Universidad.
VENTA DE PRODUCTOS: Comprende la venta de productos agrcolas, procesados o manufacturados, u otros productos resultantes de las prcticas acadmicas de los estudiantes y los docentes.
3.3 LABORATORIOS
Son los laboratorios cuya funcin principal ensayo:
es la prestacin de servicios de
Laboratorio de Anlisis Qumico de Suelos. Laboratorio Clnico Centro de Investigaciones Biomdicas Laboratorio de Aguas Laboratorio Postcosecha Laboratorio Mecnico de Suelos
3.4 EDUCACIN FORMAL Se entiende por programa de formacin de pregrado la organizacin de los saberes (tericos, prcticos y/o tericos - prcticos) en un conjunto de experiencia s acadmicas, pedaggicas y culturales, acorde con las expectativas y demandas de formacin en cada campo profesional o tecnolgico, las transformaciones y

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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES tendencias tecnolgicas, econmicas, sociales y culturales del contexto y las condiciones legales y reglamentarias vigentes2. La docencia como funcin esencial de la institucin, fundamentada en la investigacin, permitir formar integralmente a los estudiantes en los campos disciplinarios y profesionales de su eleccin, mediante el desarrollo de programas curriculares y la aplicacin de principios pedaggicos que faciliten el logro de los fines acadmicos. Por su carcter formativo y difusivo la docencia tendr una funcin social que determinar para el docente responsabilidades cientficas y ticas frente a sus estudiantes, a la Institucin y a la sociedad3.
La Universidad del Quindo dentro de su portafolio de servicios, ofrece programas de pregrado en diferentes reas del conocimiento, en las modalidades presencial y a distancia, adems posgrados a nivel de Especializaciones, Maestras y
Doctorados, en la sede principal ubicada en Armenia (Q), y en otras sedes ubicadas en el Valle del Cauca, Risaralda y Caldas.
UNIVERSIDAD DEL QUINDO. Poltica acadmico curricular. 3 ed. Armenia: La Universidad, 2006. P. 63 (Calidad de la educacin, No. 1) 3 Acuerdo No.005 del 28 de febrero de 2005. Por medio del cual se expide el Estatuto General de la Universidad del Quindo.

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4. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACIN
La Universidad del Quindo, administra y controla la produccin y mantenimiento de la documentacin interna con el propsito de garantizar la unificacin en cuanto a criterios, uso de la imagen y estructura documental, lo cual contribuye a la conservacin de la memoria actual e histrica de la institucin. Para esto, se aplica los criterios establecidos en los procedimientos control de documentos y control de registros.
La Estructura documental del Sistema Integrado de Gestin de la Universidad del Quindo, est conformada por los siguientes niveles:
1er. nivel Manual de operacin: Describe el SIG
MANUAL OPERATIVO
2do. Nivel Especifican caractersticas de macroprocesos y procesos. Mapa de procesos, caracterizaciones de procesos, normogramas, mapas de riesgos, otras polticas, otros manuales
MACROPROCESOS Y PROCESOS PROCEDIMIENTOSACTIVIDADES REGISTROS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
3er. nivel Describe la forma como se ejecutan los procedimientos, los formatos asociados a estos, instructivos y guas
4to. Nivel Registros del S.I.G. Presentan resultados y proporcionan evidencias de las actividades

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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES La codificacin de los macroprocesos del Sistema Integrado est establecida como sigue: CODIF. MACROPROCESO MACROPROCESO Direccionamiento Planeacin estratgica ESTRATGICO Comunicacin Estratgica Gestin de Calidad M MISIONAL Investigacin Docencia Proyeccin social Administracin del campus Gestin humana Gestin de apoyo acadmico Gestin financiera Gestin de Bienestar institucional Gestin Biblioteca Gestin recursos acadmicos Gestin documental Gestin jurdica Gestin TICS Control Interno CODIF. DE PE CO GC IN DO PS AC GH GAC GF GBI GB GRA GD GJ GT CI
APOYO
SE
SEGUIMIENTO Y EVALUACIN

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Los documentos se codifican de la siguiente manera:
- La primera letra corresponde al tipo de Macroproceso, la segunda a las dos letras inciales del Macroproceso
- Seguido de un consecutivo que identifica el proceso y empieza desde el 01
- A continuacin un consecutivo que identifica los procedimientos comenzando desde el 01
Ejemplo:
A.GB-02.01: Prstamo y devolucin de material bibliohemerogrfico
Donde: A: Macroproceso de Apoyo Administrativo GB: Macroproceso Gestin Biblioteca 02: Proceso Gestin Servicios al Pblico 01: Procedimiento Prstamo y devolucin de material bibliohemerogrfico.
Los formatos se codifican con las letras F: (FORMATOS) seguido del nmero consecutivo que corresponda
Ejemplo:
A.GB-02.01.F.01 Reporte de documentos no encontrados en la coleccin

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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES Todos los documentos y formatos del Sistema Integrado deben de tener el nmero de versin segn su ltima actualizacin.
Para
ampliar
los
detalles
se puede consultar el Procedimiento control de
documentos y Registros (E.GC-01).
Para consultar los procedimientos documentados establecidos para el Sistema Integrado de Gestin se consulta el listado maestro de documentos.
5. RESEA HISTRICA
La Universidad del Quindo es un ente universitario autnomo, de carcter pblico, con rgimen especial, creado por Acuerdo Municipal N 23 de 1960, adscrito al Departamento del Quindo por Ordenanza N 014 de 1982, reconocida como universidad por la Ley 56 de 1967 y el Decreto 1583 de enero 18 de 1975 del Ministerio de Educacin Nacional, con personera jurdica, autonoma acadmica, administrativa y financiera, patrimonio independiente y podr elaborar, aprobar y ejecutar su presupuesto acorde con su misin y principios institucionales4. Son principios, polticas y objetivos de la Universidad del Quindo. 1) Profundizar en la formacin integral de los colombianos, dentro de las modalidades y calidades de la Educacin Superior, capacitndolos para cumplir las funciones profesionales, investigativas y de servicio social que requiere el pas.
Acuerdo del Consejo superior No.005 del 28 de febrero de 2005. Por medio del cual se expide el Estatuto General de la Universidad del Quindo.

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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES 2) Trabajar por la creacin, el desarrollo y la transmisin del conocimiento en todas sus formas y expresiones y, promover su utilizacin en todos los campos para solucionar las necesidades del pas. 3) Prestar a la comunidad un servicio con calidad, el cual hace referencia a los resultados acadmicos, a los medios y procesos empleados, a la infraestructura institucional, a las dimensiones cualitativas y cuantitativas del mismo y a las condiciones en que se desarrolla cada institucin. 4) Ser factor de desarrollo cientfico, cultural, econmico, poltico y tico a nivel nacional y regional. 5) Actuar armnicamente entre s y con las dems estructuras educativas y formativas. 6) Contribuir al desarrollo de los niveles educativos que le preceden para facilitar el logro de sus correspondientes fines. 7) Promover la unidad nacional, la descentralizacin, la integracin regional y la cooperacin interinstitucional con miras a que las diversas zonas del pas dispongan de los recursos humanos y de las tecnologas apropiadas que les permitan atender adecuadamente sus necesidades. 8) Promover la formacin y consolidacin de comunidades acadmicas y la articulacin con sus homlogas a nivel nacional e internacional. 9) Promover la preservacin de un ambiente sano y fomentar la educacin y cultura ecolgica. 10) Conservar y fomentar el patrimonio cultural del pas. 11) Crear un ambiente de confianza y solidaridad para que los miembros de la comunidad universitaria trabajen comprometidos con el progreso de la institucin y la sociedad. 12) Convertir la Universidad en un foro permanente de debate y pensamiento acerca del desarrollo cientfico, tecnolgico, cultural, social, econmico y poltico de la regin, ligado al pensamiento y la problemtica nacional e internacional. 13) Luchar por la conquista de la paz, la convivencia pacfica, la tolerancia y la bsqueda de una sociedad ms solidaria, justa y democrtica.

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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES 14) Definir y desarrollar un proyecto cultural que le d identidad y liderazgo en el entorno social y cultural. 15) Definir y ejecutar un proyecto deportivo y recreativo, que permita la sana competencia, la representatividad de la institucin y el desarrollo de una educacin integral. 16) Fomentar la democracia participativa y el ejercicio de la transparencia en los diversos procesos que adelante la Universidad. 17) Brindar el apoyo necesario a las unidades acadmicas colocando siempre la administracin a su servicio. 18) Fomentar en forma permanente el desarrollo de la institucionalidad acadmica y administrativa con un perfil eficiente, eficaz y efectivo. 19) Fomentar la cultura de la planeacin en las diferentes instancias de la Universidad. 20) Autoevaluar de manera continua los procesos acadmicos y administrativos. 21) Promover y preservar el respeto por los derechos humanos. 22) Adoptar polticas de bienestar que le permitan a la institucin mantener contacto permanente con sus egresados, jubilados y/o pensionados. 23) Desarrollar estrategias que le permitan a la institucin ampliar la cobertura de sus servicios. 24) Presentar planes de accin y mejoramiento anual en cada uno de sus componentes, acadmico, cientfico, cultural etc.5. Con fundamento en lo establecido en la Constitucin Poltica y en la Ley 30 de 1992, la Institucin se organiza en la actualidad como un ente universitario autnomo.
Ibid.

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6. PLATAFORMA ESTRATGICA
6.1 MISIN
En Formacin: La Universidad del Quindo garantiza la formacin de personas integras. En Investigacin: La Universidad del Quindo consolida grupos de investigacin y redes de cooperacin cientfica. En Extensin: La Universidad del Quindo explora las necesidades y posibilidades del territorio e interacta con los actores del desarrollo social. En Compromiso Social: La Universidad del Quindo es equitativa y maximiza la cobertura, en un proceso constante de mejoramiento de la calidad.
6.2 VISIN
En el ao 2015 la Universidad del Quindo estar acreditada institucionalmente y ser reconocida como una institucin de alta calidad acadmica, con proyeccin internacional, en sus procesos educativos, investigativos y de extensin, para responder a los desafos, sueos y compromisos con la sociedad.

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6.3
POLTICA DE CALIDAD
Educamos con calidad, investigamos y trasladamos el conocimiento a la sociedad, prestando servicios efectivos, integrales y confiables de acuerdo a los requerimientos del entorno, para satisfacer oportunamente a la comunidad acadmica, optimizando los recursos del Estado, con recurso humano competente y respetuoso de sus compromisos, un clima organizacional ptimo y proveedores comprometidos con nuestras polticas, en constante comunicacin con la sociedad y contribuyendo al desarrollo socioeconmico del Departamento, en un proceso de mejoramiento continuo.
6.4
OBJETIVOS ESTRATGICOS Y DE CALIDAD
Objetivo Estratgico 1: Mejorar la capacidad en cantidad y calidad de la planta de profesores.
Objetivo Estratgico 2: Acreditar con alta calidad de la educacin los programas acadmicos y la institucin.
Objetivo Estratgico 3: Enfocar la investigacin a las necesidades y potencialidades de la sociedad y la regin.
Objetivo Estratgico 4: Formar y capacitar el recurso humano con nfasis en la investigacin.

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Objetivo Estratgico 5: Satisfacer las necesidades y expectativas de la sociedad a travs de la identificacin de sus necesidades, requisitos y construccin de soluciones que aporten al desarrollo de la regin.
Objetivo Estratgico 6: Comunicar eficientemente los logros institucionales y mejorar el posicionamiento de la Universidad.
Objetivo Estratgico 7: Intercambiar servicios y productos acadmicos a nivel internacional.
Objetivo Estratgico 8: Mejorar la retencin de estudiantes y la cobertura de servicios de bienestar institucional.
Objetivo Estratgico 9: Mejorar el desempeo institucional a travs de la gestin eficaz, eficiente y efectiva de los procesos internos para alcanzar la acreditacin institucional.
Objetivo Estratgico 10: Incrementar la disponibilidad de recursos tecnolgicos para el cumplimiento de los procesos misionales y de apoyo.
Objetivo Estratgico 11: Mejorar la calidad de los espacios fsicos y optimizar su funcionamiento.
Objetivo Estratgico 12: Dotar a la Institucin de los equipos y elementos necesarios para el cumplimiento de su misin.

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7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La Estructura Organizacional de la Universidad del Quindo se encuentra aprobada a travs del Acuerdo del Consejo Superior No. 062 de agosto 8 de 1984. Sin embargo, dado el medio, el tiempo y la demanda, la estructura se ha incrementado y evolucionado adaptndose a los cambios constantes del sector. Es as, como en el ao 2007 la Oficina Asesora de Planeacin y Desarrollo, dise una estructura que refleja la operacin actual en trminos funcionales de la Universidad del Quindo la cual se presenta a continuacin. Las diferentes
modificaciones a la estructura, se encuentran aprobadas a travs de varias resoluciones. Actualmente la Universidad se encuentra trabajando en un proyecto de reestructuracin, el cual consiste Adecuar la estructura organizacional de la Universidad del Quindo al mapa de procesos institucional con el fin de facilitar el flujo de informacin y mejorar la eficiencia en la prestacin del servicio de educacin superior. Dicho proyecto se espera que sea implementado en el ao 2010, previa aprobacin del Consejo Superior.

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ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

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CONSEJO SUPERIOR
SECRETARIA GENERAL
RECTORA
CONSEJO ACADMICO
SECCIN ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
OFICINA DE COMUNICACIONES
OFICINA JURDICA
OFICINA PLANEACIN Y DESARROLLO
OFICINA ADMISIONES, REGISTRO Y CONTROL ACADMICO
OFICINA DE PUBLICACIONES
CONTROL DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS
OFICINA ASUNTOS DOCENTES
OFICINA CONTROL INTERNO
VICERRECTORA ACADMICA
VICERRECTORA DE INVESTIGACIONES
CENTRO PROYECCIN SOCIAL Y EDUCACIN CONTINUADA
VICERRECTORA ADMINISTRATIVA

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VICERRECTORA ACADMICA
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD
BIBLIOTECA
FACULTAD DE INGENIERA
CENTRO AUDIOVISUALES
FACULTAD DE CIENCIAS BSICAS Y TECNOLOGAS
GRUPO ATENCIN AL EGRESADO
FACULTAD DE HUMANAS Y BELLAS ARTES
FACULTAD DE CIENCIAS AGROINDUSTRIALES
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y ADMINISTRATIVAS
FACULTAD DE EDUCACIN

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VICERRECTORA ADMINISTRATIVA
SECCIN SERVICIOS GENERALES
SUPERVISIN VIGILANCIA
CREAD Armenia, Villamaria, Pereira, Buga, Buenaventura, Candelaria
CENTRO DE SISTEMAS Y N.T.
DIVISIN FINANCIERA
DIVISIN COMPRAS Y SUMINISTROS
Seccin Contabilidad
DIVISIN TESORERA
DIVISIN GESTIN HUMANA
CENTRO MANTENIMIENTO
Seccin Operativa
Seccin Desarrollo de Personal SECCIN ACTIVOS FIJOS
BIENESTAR UNIVERSITARIO
rea Desarrollo Socioeconmico
rea Salud
rea Recreacin y Deporte
rea Cultura

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8.
MAPA DE PROCESOS
La Universidad del Quindo para dar cumplimiento a su Misin, ha planificado una estructura por procesos cuya finalidad es desarrollar su estrategia a travs de la operacin de acuerdo de tres (3) macroprocesos Misionales: Docencia,
Investigacin y Proyeccin Social. Para ejecutar estos macroprocesos se requiere de la participacin de cuatro (4) macroprocesos estratgicos, y diez (10) de
apoyo, como parte integral de estos macroprocesos est el de Seguimiento y Evaluacin (1), Macroproceso necesario para asegurar la medicin y mejora de los mismos. Estos se muestran en el Mapa de Procesos, el cual fue adoptado mediante Acto administrativo6.
El Mapa de Proceso y sus Caracterizaciones como parte integral del presente manual, describen las interacciones entre los mismos, identifican las actividades necesarias para la operacin de la institucin y se encuentran disponibles en la web (http://www.uniquindio.edu.co/)
Resolucin de Rectora No. 0071 del 15 de febrero de 2013. Por medio de la cual se actualiza la versin No. 01 del mapa de procesos de la Universidad del Quindo.

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MAPA DE PROCESOS UNIVERSIDAD DEL QUINDO

MACROPROCESOS ESTRATGICOS
Direccionamiento Planeacin Estratgica Gestin de la Calidad Comunicacin Estratgica
MACROPROCESOS MISIONALES
Docencia
Investigacin
Proyeccin Social
MACROPROCESOS DE APOYO
Administracin del Campus
Gestin Humana
Gestin Apoyo Acadmico
Gestin Financiera
Gestin Bienestar Institucional
Gestin Biblioteca
Gestin Recursos Acadmicos
Gestin Documental
Gestin Jurdica
Gestin TICS
SEGUIMIENTO Y EVALUACIN
Control interno
La gestin por procesos permite identificar los resultados y productos de cada uno de los macroprocesos de la Universidad, por lo que se cuenta con sus caracterizaciones, documentadas, permitiendo conocer los siguientes elementos:
a. Se identifican las actividades del proceso a partir del ciclo PHVA
b. Identifican los insumos o requisitos que deben ingresar al proceso, con la finalidad de ser transformados en productos o servicios.

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c. Las salidas de los macroprocesos, productos o servicios que la Institucin entrega a sus clientes o partes interesadas.
d. Los requisitos legales, tcnicos y del cliente se identifican para dar cumplimento a las normas constitucionales.
9. DESCRIPCIN DE MACROPROCESOS
Los diferentes Macroprocesos del Sistema Integrado de Gestin se establecen siguiendo el ciclo PHVA y su interrelacin se indica en el mapa de procesos y las caracterizaciones. La caracterizacin de los procesos se ajusta a la metodologa del PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) que permite a la Universidad del Quindo entregar a sus clientes productos y servicios con calidad, oportunidad, eficiencia, eficacia y
efectividad.
Todos los macroprocesos estn caracterizados tenindose en cuenta su objetivo, alcance, responsables, las entradas con sus respectivas fuentes, las salidas, con sus respectivos clientes internos o externos, de tal forma que indican las interacciones con los dems macroprocesos y las actividades generales que se siguen para alcanzar los resultados de cada macroproceso. Se han definido los requisitos del cliente, los legales y normativos. Se identificaron polticas de operacin, Indicadores, riesgos y recursos humanos, fsico, tecnolgicos y otros.

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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES Para un mayor nivel de detalle se pueden consultar las caracterizaciones por Macroprocesos en el sitio http://www.uniquindio.edu.co/) A continuacin, se describen los propsitos de cada uno de los macroprocesos que componen el Sistema Integrado de Gestin de la Universidad del Quindo:
MACROPROCESOS ESTRATGICOS: Permiten desarrollar la Gestin Directiva sobre el Sistema de Gestin Integrado, estableciendo las estrategias para el cumplimiento de los objetivos y la misin de la Universidad del Quindo. Este tipo de macroprocesos comprende:
DIRECCIONAMIENTO Objetivo: Definir las polticas, lineamientos y directrices institucionales que orienten el desarrollo de la Institucin, contribuyendo al mejoramiento continuo de los procesos en cumplimiento de la misin Institucional. Alcance: Inicia con el diseo y definicin las polticas, lineamientos y directrices institucionales que orienten el cumplimiento del Plan de Desarrollo Institucional, hasta la toma de decisiones que contribuyan al mejoramiento continuo de los procesos en cumplimiento de la misin Institucional. Ver Documento E.DEC.00

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PLANEACIN ESTRATGICA Objetivo: Asesorar y acompaar el desarrollo de las actividades propias del quehacer institucional, con el fin de garantizar el cumplimiento de la misin, la visin, los objetivos institucionales y la optimizacin de recursos, a travs del desarrollo de planes, programas y proyectos. Alcance: Inicia desde la formulacin del Plan de Desarrollo Institucional y su ejecucin a travs de los planes de estratgicos y anuales de gestin hasta el seguimiento y evaluacin de resultados, con el fin de recomendar acciones de mejora que permitan el cumplimiento de los objetivos institucionales. Ver Documento E.PE-C.00
COMUNICACIN ESTRATGICA Objetivo: Generar, administrar y suministrar informacin de manera efectiva y oportuna, con el fin de mantener fluidez y transparencia en las relaciones con la comunidad universitaria y la sociedad en general al comunicar sus actividades y gestin institucional. Alcance: Aplica a todas las actividades que se realizan desde la identificacin de estrategias que generen impacto positivo en la comunidad hasta la ejecucin de estas. Ver Documento E.CE-C.00

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GESTIN DE CALIDAD Objetivo: Definir e implementar estrategias de seguimiento, medicin y anlisis del Sistema Integrado de Gestin que permitan dirigir y evaluar el desempeo Institucional, de conformidad con las normas aplicables y en funcin de la misin institucional, el mejoramiento continuo y la satisfaccin de la comunidad acadmica. Alcance: Aplica a todos los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 - GP
1000:20009. Ver Documento E.GC-C.00
MACROPROCESOS
MISIONALES:
Los
Macroprocesos
Misionales
corresponden al conjunto de actividades que debe realizar una entidad para cumplir con las funciones que le fija la Constitucin y/o la Ley, de acuerdo con su nivel y naturaleza jurdica. Cada Macroproceso Misional, debe responder a un objetivo especfico derivado de las funciones definidas a la entidad de origen constitucional y/o legal que conduzca a satisfacer los requerimientos o necesidades bsicas de la comunidad y/o grupos de inters. Corresponden a este grupo:

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DOCENCIA Objetivo: Promover al aseguramiento de la calidad educativa de los programas de pregrado y posgrado a travs de la gestin de actividades acadmicas a nivel institucional, de facultades y programas con el fin de responder a las expectativas y exigencias de la sociedad a nivel local, nacional e internacional. Alcance: Desde el proceso de planeacin de las actividades acadmicas y las polticas que establecen los parmetros de desempeo institucional, hasta la evaluacin, seguimiento y el mejoramiento continuo de las diferentes actividades que conforman el que hacer de la docencia en la Universidad del Quindo. Ver Documento M.DO-C.00
INVESTIGACIN Objetivo: Administrar y gestionar procesos y polticas de investigacin,
innovacin y desarrollo tecnolgico para la sociedad. Alcance: Aplica desde la interaccin y cooperacin interdisciplinaria e
interinstitucional hasta llegar al aporte al desarrollo sustentable regional y nacional. Ver Documento M.INC.00

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PROYECCIN SOCIAL
Objetivo: Administrar y gestionar los procesos de extensin en todas sus formas y modalidades a travs de la cooperacin, formacin, el servicio y los productos para la comunidad interna y externa. Alcance: extensin Lograr la cooperacin e interaccin de las diferentes formas de con la comunidad universitaria, egresados y las relaciones
internacionales como complemento al desarrollo local, regional y nacional. Ver Documento M.PSC.00
MACROPROCESOS DE APOYO:
Apoyo incluyen aquellos procesos que
proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratgicos, misionales y de evaluacin; proveen servicios de utilidad para toda la Universidad en sus diferentes frentes. Estos son: ADMINISTRACIN DEL CAMPUS Objetivo: Realizar de manera eficiente y eficaz el Mantenimiento Preventivo y
Correctivo de las instalaciones Fsicas y los equipos, de acuerdo con los planes Institucionales, realizando el seguimiento a las diferentes obras y contratos que se adelanten en el campus universitario, salvaguardando los bienes, la seguridad de los usuarios y el estado ptimo de los mismos.

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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES Alcance: Aplica a todas las actividades que se realizan desde la Identificacin, asignacin de los recursos disponibles hasta la prestacin y verificacin de los servicios prestados en la Administracin del campus. Ver Documento A.ACC.00
GESTIN HUMANA Objetivo: Identificar, seleccionar, vincular, integrar, desarrollar, recompensar,
motivar y evaluar el talento humano de la universidad, con aplicacin de las normas vigentes y procesos efectivos y oportunos, para contribuir con el cumplimiento de la misin y los objetivos institucionales e individuales. Alcance: Aplica para todos los procesos de la Universidad desde la identificacin de las necesidades de contratar hasta la desvinculacin del personal. Ver Documento A.GHC.00
GESTIN DE APOYO ACADMICO Objetivo: Garantizar un proceso eficiente de admisin, seleccin , y matrcula a los aspirantes y estudiantes, as como el control acadmico en cumplimiento de los requerimientos legales y las polticas institucionales. Alcance: Aplica a todas las actividades que se realizan desde la inscripcin de los estudiantes, pasando por el control acadmico hasta la conservacin y custodia de las hojas de vida de los egresados. Ver Documento A.GACC.00

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GESTIN FINANCIERA Objetivo: Recaudar, custodiar y administrar los recursos financieros y fsicos de manera eficiente, eficaz y transparente, generando la informacin necesaria para la toma de decisiones. Alcance: Inicia con la elaboracin de presupuesto de rentas y gastos, el Plan de Compras y con el recaudo de los diversos ingresos, pasando por la cancelacin de las obligaciones adquiridas hasta su ejecucin y generacin de informes
internos o externos segn los requerimientos. Ver Documento A.GF-C.00
GESTIN DE BIENESTAR INSTITUCIONAL Objetivo: Promover el desarrollo integral de la comunidad universitaria para
mejorar la calidad de vida a travs de Programas permanentes en Cultura, Deportes, Desarrollo Humano y Promocin de la salud. Alcance: Inicia desde la identificacin de necesidades hasta la generacin y
ejecucin de estrategias y actividades que generen impacto positivo en la comunidad. Ver Documento A.GBI-C.00

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GESTIN DE BIBLIOTECA
Objetivo: Gestionar y promover el uso efectivo de las fuentes de informacin acadmicas, investigativas, culturales y recreativas de la comunidad universitaria y de la sociedad, a travs de recursos y servicios de informacin oportunos,
confiables y giles, con el propsito de satisfacer los requerimientos de la institucin y los usuarios. Alcance: Inicia con la identificacin de necesidades de informacin por parte de los usuarios hasta el suministro de informacin. Ver Documento A.GB-C.00
GESTIN RECURSOS ACADMICOS Objetivo: Satisfacer las necesidades de recursos acadmicos a travs de la
produccin, capacitacin y servicios propios de las actividades de virtualizacin, audiovisuales y publicaciones desde el mejoramiento e innovacin empleando las estrategias pedaggicas y comunicativas para la labor acadmica, investigativa y de extensin de la Universidad del Quindo. Alcance: Aplica a todas las actividades que se inician desde la identificacin de necesidades de virtualizacin; de diseo, produccin y edicin de material impreso, audiovisual, hasta la entrega y satisfaccin del cliente.
Ver Documento A.GRA-C.00

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GESTIN DOCUMENTAL Objetivo: Desarrollar el programa de Gestin documental de la Universidad del Quindo por medio de los procesos de: planeacin, produccin, gestin y trmite, organizacin, transferencia, disposicin de documentos, preservacin a largo plazo y valoracin, mediante una estructura normalizada, cumpliendo con los estndares y normatividad legal vigente y las polticas institucionales con el fin de garantizar de manera eficaz y eficiente el manejo confiable de la informacin. Alcance: Inicia con establecer los criterios de produccin de documentos y
radicacin en correspondencia en medio fsicos y/o electrnicos, por medio de las tablas de retencin, valoracin documental, inventario nico documental e inventarios de transferencia documental y finaliza con la disposicin final de los documentos en el archivo central o histrico de la Universidad conforme a lo dispuesto en las TRD. Ver Documento A.GD-C.00
GESTIN JURDICA Objetivo: Velar por la adecuada y legal ejecucin de los procedimientos
acadmicos y administrativos, mediante la asesora, expedicin, publicacin y custodia de todas las disposiciones legales, acuerdos y resoluciones emanadas por los Consejos Superior y Acadmico, as como asesorar a la Rectora desde el mbito legal en todas sus determinaciones y por ende proteger los intereses y bienes de la institucin.

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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES Alcance: Aplica desde la asesora, expedicin, publicacin hasta la custodia de todas las disposiciones legales, acuerdos y resoluciones. Ver Documento A.GJ-C.00
GESTIN TICS Objetivo: Apoyar la gestin de los macroprocesos estratgicos , misionales y de apoyo de la institucin, proporcionando toda la infraestructura tecnolgica y de sistemas de informacin necesarios para el desarrollo eficiente de los objetivos institucionales , garantizando el cumplimiento de la misin y visin de la Universidad del Quindo.
Alcance:
Aplica a todas las actividades que se realizan desde la solicitud,
identificacin de recursos tecnolgicos, asignacin de los recursos disponibles hasta la prestacin y verificacin de los servicios prestados. Ver Documento A.GT-C.00
MACROPROCESOS DE SEGUIMIENTO
Y EVALUACIN: Incluyen aquellos
procesos necesarios para medir y recopilar datos para el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de los procesos estratgicos, de apoyo y los misionales. Se incluye en este:

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CONTROL INTERNO Objetivo: Evaluar, realizar seguimiento a la gestin institucional y al Sistema Integrado de Gestin de la Universidad del Quindo, con el fin de lograr los objetivos institucionales que impacten la misin y la visin, as como generar oportunidades de mejoramiento continuo. Alcance: Desde la elaboracin anual del Plan General de Auditora, con la
respectiva ejecucin de las actividades establecidas, hasta el seguimiento y evaluacin del mismo, con el fin de implementar procesos de mejoramiento continuo en los diferentes macroprocesos, que impacten el cumplimiento de la misin, visin y objetivos institucionales. Ver Documento SE.CI-C.00
Para ampliar la descripcin de los macroprocesos se construyeron las caracterizaciones de cada uno, en los cuales se puede observar con mayor nivel de detalle los insumos que requieren para su funcionamiento y su producto final, stos se pueden consultar en el sitio web del Sistema Integrado de Gestin.

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10. INDICADORES DE GESTIN
Los mtodos para medir la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema estn establecidos mediante Ficha de Indicadores por Proceso, Indicadores del Sistema SIPLAN, indicadores de objetivos de calidad, matriz de indicadores por proceso y matriz de objetivos de calidad, revisiones peridicas al interior de los procesos, seguimientos de compromisos, evaluaciones externas y el informe consolidado de la informacin, generado por la Oficina Asesora de Planeacin para la Direccin. Este instrumento de Control, permite medir la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema, se estableci ficha de indicadores por macroproceso, para el registro, la medicin y anlisis de la informacin requerida por el indicador. La Universidad estableci la Gua para la formulacin y administracin de indicadores (E.PE-01.01.G.04) , cuyas instrucciones aplican a las acciones metodolgicas realizadas para la formulacin y administracin de los indicadores de gestin y de calidad en la Universidad del Quindo, con el fin de realizar seguimiento y evaluacin a las metas propuestas en los planes de desarrollo y estratgicos, al cumplimiento de la misin institucional, adems del sistema de gestin de calidad7.
Universidad del Quindo. Gua para la formulacin y administracin de indicadores de gestin.

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11. CDIGO DE TICA
Con la participacin de todos los colaboradores de la entidad se ha definido y socializado el documento Acuerdos, compromisos y protocolos en el contexto de un Sistema tico-Biotico en la Universidad del Quindo. Este instrumento gua las conductas y comportamientos de los servidores y/o particulares que ejercen funciones pblicas que intervienen en la calidad y transparencia de los servicios que se prestan, bajo principios y valores ticos institucionales que inspiran y soportan la gestin de la Universidad del Quindo8. El SISTEMA TICO BIOTICO de la Universidad del Quindo tiene como propsito articular la funcin del servidor pblico con la garanta de libertad de ctedra y de investigacin que requieren los compromisos tico bioticos ligados a sus actuaciones como docentes, investigadores y /o profesionales, as como a la calidad de estudiante. Este sistema se constituye en un apoyo a la visualizacin de los propsitos y las apuestas comunes, perfilando el sello propio que caracteriza a la Universidad como cultura organizacional tica y biotica, expresada en su manera de llevar a cabo los procesos, de darle forma a los productos, de generar un estilo y un clima de convivencia entre todos.
Resolucin Rectoral No. 1121 de diciembre 2 de 2008. Por medio de la cual se adopta el Sistema tico y Biotico en la Universidad del Quindo.

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12. POLTICAS DE OPERACIN
Las polticas constituyen los lineamientos y directrices que establecen
las guas
de accin, determina los lmites y parmetros necesarios para ejecutar los procesos y actividades en cumplimiento de la funcin. Para su anlisis y elaboracin se analiz el contexto en que se desarrolla cada proceso, subproceso y actividad, para que fueran orientadas a la ejecucin eficaz y eficiente de la operacin, contribuyendo al logro del objetivo del proceso. Las Polticas de Operacin fueron definidas para cada macroproceso en la caracterizacin en el tem polticas de operacin, en cada uno de las procedimientos (numeral 7 y 5 de cada procedimiento, identificadas como condiciones generales) derivadas de los procesos que componen cada macroproceso. Igualmente se consolidaron en el Cdigo del buen gobierno, el cual puede consultarse para un mayor detalle. Las polticas de operacin de mayor relevancia para el Macroproceso se describen en su respectiva caracterizacin. Tambin se entiende como polticas de operacin los lineamientos y directrices impartidas por la Alta Direccin a travs de los acuerdos, resoluciones y dems actos administrativos que sean emanados por los rganos que dirigen la universidad, desde su ms alto nivel.

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13. ADMINISTRACIN DE RIESGOS
La Universidad del Quindo tiene establecido un proceso sistemtico que asegura, la anticipacin a la ocurrencia de riesgos ocasionados por factores internos o externos, que puedan llegar a afectar o impedir el cumplimiento de sus objetivos misionales y legales. Este proceso est conformado por elementos de Control que al interrelacionarse permiten a la institucin estudiar y evaluar dichos eventos, facultndola para emprender las acciones necesarias de proteccin y
aseguramiento contra los efectos generados por los riesgos. La implementacin del componente de administracin de riesgos, tiene los siguientes objetivos en la Universidad del Quindo: 1. 2. 3. 4. Garantizar el cumplimiento de la misin y objetivos institucionales. Proteger los recursos de la Institucin. Asegurar la calidad de los procesos misionales. Involucrar a todos los funcionarios de la Universidad en la bsqueda de acciones para prevenir y administrar los riesgos. 5. Asegurar el cumplimiento de normas, leyes y estatutos internos9
Para facilitar la aplicacin la Universidad del Quindo toma como marco de referencia para la administracin de los riesgos la gua del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP).
Resolucin de Rectora N 1071 del 16 de diciembre de 2011. Por medio de la cual se deja sin efectos la resolucin de rectora N 0659 del julio 19 de 2011 y se expide una nueva resolucin sobre administracin del riesgo.

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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES De otra el macroproceso Control Interno, respecto de la administracin del la efectividad de las polticas y
riesgo, provee la evaluacin objetiva sobre
acciones preventivas y/o correctivas tomadas, de cara a verificar que los riesgos institucionales estn siendo administrados apropiadamente y que el sistema de Control Interno est siendo operado efectivamente. Con base en ellos, realizar recomendaciones para la mejora10.
10
Ibid.

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14. ROLES Y RESPONSABILIDADES
14.1 RESPONSABILIDADES DE LA ALTA DIRECCIN
En la Universidad del Quindo, el Consejo Superior es el mximo organismo de direccin y gobierno, acta como representante legal y la primera autoridad ejecutiva de la Institucin, el Rector.
En el marco de la implementacin del Sistema Integrado de Gestin, la Alta Direccin de la Universidad del Quindo, presidida por el Rector, comunica a toda la comunidad universitaria la importancia de cumplir con los requisitos establecidos para los servicios que son prestados por la institucin. Establece la poltica considerando como marco de su formulacin la misin e incluye el
compromiso de cumplir con los requisitos establecidos y mejorar continuamente la eficacia, eficiencia y efectividad del sistema; formular los objetivos de calidad que permitan la medicin y el control al cumplimiento de la poltica de calidad y velar a travs del Representante de la Direccin por su divulgacin, entendimiento y apropiacin por parte de cada uno de los funcionarios que ejecutan las actividades dentro de los procesos del Sistema. El nivel directivo de la institucin tiene establecido mediante Acto Administrativo11 sus funciones y niveles de responsabilidad. De la misma forma la Alta Direccin
11
Acuerdo del Consejo Superior No. 005 28 febrero de 2005. Por medio del cual se expide el Estatuto General de la Universidad del Quindo. Captulo III y IV Acuerdo 0015 del 23 de agosto de 2007. Por medio del cual se modifican algunos aspectos del Estatuto General (Conformacin del Consejo Superior)

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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES ha definido y divulgado Acuerdos de gestin suscritos y evaluados en aplicacin del ttulo VIII de la Ley 909 de 200412.
14.2 COMIT COORDINADOR DE CONTROL INTERNO
Los cambios que afecten la operacin del Sistema Integrado de Gestin debe ser planificado y aprobado por el Comit Coordinador de Control Interno, se designa este Comit coordinador del Modelo Estndar de Control Interno y del Sis tema de Gestin de la Calidad, realizando actividades de gestin de poltica y recursos para la implementacin y mejora continua13, as mismo establece sus integrantes, segn lo establecido en el Acuerdo 040 del 27 de mayo de 1994.
El Comit Coordinador de Control Interno, se asegura de establecer y facilitar los procesos de comunicacin apropiados dentro de la Institucin y que los mismos se efecten considerando la eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema Integrado de Gestin.
Este Comit, realiza revisin al Sistema Integrado de Gestin, mnimo una vez al ao para asegurarse de su conveniencia, adecuacin y eficacia continua, tendr en cuenta los resultados de auditoras, retroalimentacin del usuario, desempeo de los procesos y conformidad del producto y/o servicio, estado de las acciones correctivas y preventivas, acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la direccin, los cambios que podran afectar al sistema de gestin
12
Acuerdo del Consejo Superior No. 027 del 28 de Noviembre de 2008. Por medio del cual se establece el Sistema de Indicadores para los Cargos Directivos en la Universidad del Quindo. 13 Resolucin No. 0600 del 23 de julio de 2008. Por la cual se establecen los grupos y responsables para la implementacin del modelo estndar de control interno MECI 100:2005 y el Sistema de Gestin de la Calidad NTCGP 1000:2004 en la Universidad del Quindo.

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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES de la calidad, recomendaciones para la mejora y los riesgos actualizados e identificados para la entidad.
Como evidencia de la responsabilidad de la direccin se encuentra: Actas del Comit Coordinador de Control Interno Registros de participacin de los funcionarios en socializacin y capacitacin del Sistema Integrado de Gestin Resultados de la medicin y anlisis de datos de los procesos Resultados de encuestas de satisfaccin Manual de Funciones Planes de Mejoramiento
14.3
RESPONSABILIDADES
DEL
REPRESENTANTE
DE
LA
ALTA
DIRECCIN
El Rector de la Universidad del Quindo como mximo ordenador de la entidad, tiene definido mediante nombramiento el Representante de la direccin
(Vicerrector Administrativo) con las siguientes responsabilidades y autoridades:
i. Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el Sistema de Gestin de la Calidad y Modelo Estndar de Control Interno. ii. Informar a la direccin sobre el desempeo del Sistema de Gestin de la Calidad y Modelo Estndar de Control Interno, y cualquier necesidad de mejora. iii. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos de los clientes en todos los niveles de la organizacin.

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iv. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los principios, fundamentos, normas y procedimientos establecidos en el Modelo Estndar de Control Interno.
14.4
RESPONSABILIDADES DE LOS
SERVIDORES PBLICOS Y/O
PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PBLICAS
Los niveles de autoridad y responsabilidad de los funcionarios que ejecutan actividades dentro de los procesos, se establecen en el Manual de funciones y competencias laborales de la Universidad del Quindo, establecidos en la Universidad Asistencial.
14
los diferentes niveles
son: Directivo, Asesor, Profesional15, Tcnico y
Dichos niveles son comunicados al interior de la Universidad del
Quindo y se garantiza su entendimiento con el fin de lograr su estricta aplicacin.
Adicionalmente se tienen establecidas las responsabilidades de los lderes de macroprocesos con el Sistema Integrado de Gestin16, as:
Generar estrategias para el cumplimiento de la poltica de calidad y de los objetivos de calidad. Fijar los criterios necesarios y suficientes para una adecuada implementacin, mantenimiento y mejoramiento continuo del macroproceso respectivo, siguiendo directrices de la Alta Direccin.
14
Resolucin Rectoral No. 0183 DEL 2 de Marzo de 2009. Por medio de la cual se establece el Manual de competencias laborales para los empleos de la planta de personal administrativo de la Universidad del Quindo. 15 Resolucin 0837 del 12 de septiembre de 2008. por medio de la cual se ajusta el manual de funciones y de competencias laborales para los empleos del nivel profesional de la planta de personal de la Universidad del Quindo 16 Resolucin de Rectora No. 0858 del 10 de septiembre de 2009. Por medio de la cual se designan los lderes de los macroprocesos para la implementacin del Sistema Integrado de Gestin.

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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES Apoyar permanentemente las labores del equipo operativo del macroproceso en la implementacin, mantenimiento y mejoramiento continuo de las actividades asociadas al macroproceso. Facilitar y gestionar los medios necesarios para la implementacin de acciones que mejoren las actividades asociadas al macroproceso. Analizar los indicadores del macroproceso. Identificar, controlar y revisar peridicamente macroproceso, con el apoyo de su equipo operativo. los riesgos del
Supervisar el cumplimiento de las directrices dadas por la representante de la Alta Direccin y el Comit Coordinador de Control Interno. Cumplir ntegramente las responsabilidades y autoridades asignadas en la documentacin del SIG. Presentar ante las instancias correspondientes los resultados obtenidos del macroproceso. Efectuar seguimiento al desempeo macroproceso. del equipo operativo del
Proveer informacin oportuna para el desarrollo de la revisin por la direccin. Aplicar peridicamente la medicin de la satisfaccin del cliente en los servicios prestados, en relacin con el macroproceso a cargo. Coordinar el control de documentos internos, externos y de registros establecidos en el macroproceso conforme a la Ley General de Archivos y en especial a la Tabla de Retencin Documental establecida, de manera que se asegure su control y disponibilidad en los medios de almacenamiento determinados por cada macroproceso.
As mismo los lderes de macroprocesos deben garantizar que la documentacin interna y externa del macroproceso sea conocida,

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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES implementada y mejorada continuamente, al igual que los procedimientos obligatorios del Sistema:
CDIGO E.GC-01 E-GC-02 E-GC-03 E-GC-04 A.GD-07
PROCEDIMIENTO Control de Documentos y Registros Acciones Correctivas y Preventivas Auditoras Internas de Calidad Procedimiento Producto Servicio No Conforme, y/o
Peticiones, Quejas y Reclamos
Respecto a las responsabilidades por la ejecucin y operacin de los procedimientos para la prestacin de los servicios al interior de la Universidad del Quindo se encuentran establecidas en los procedimientos de la Universidad del Quindo. Este elemento de Control, define las especificaciones, relaciones y
ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de los macroprocesos, controla las acciones que requiere la operacin de la institucin.
14.5 OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO
Con base en los artculos 3 numeral d) 9 y 12 de la Ley 87 de 1993, la oficina asesora de control interno, es responsable de realizar la Evaluacin Independiente al Sistema Integrado de Gestin, as como por el seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional, generando las recomendaciones correspondientes y asesorando a la alta direccin para su puesta en marcha.

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15. ACTOS PROTOCOLARIOS
Resolucin No. 0877 de diciembre 22 de 2006. Por la cual se definen algunos roles para la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI 100-2005 en la Universidad del Quindo. Resolucin 0886 de diciembre 22 de 2006. Por el cual se adopta el Modelo Quindo. Resolucin 0624 de agosto 1 de 2007. Por la cual se crean los equipos operativos para la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno. MECI 1000-2005 en la Universidad del Quindo. Resolucin No. 0600 del 23 de julio de 2008. Por la cual se establecen los grupos y responsables para la implementacin del modelo estndar de control interno MECI 100:2005 y el Sistema de NTCGP 1000:2004 en la Universidad del Quindo. Resolucin 1120 DE 2008. Por medio de la cual se modifica la Resolucin 0600 del 23 de julio de 2008. Gestin de la Calidad Estndar de Control Interno MECI para la Universidad del

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16. NORMOGRAMA
El normograma, es un instrumento que contiene las normas de carcter constitucional, legal, reglamentario y de autorregulacin que le son aplicables a la Universidad. El normograma permite delimitar el mbito de responsabilidad de la institucin, estar actualizado sobre la vigencia de las normas que regulan sus actuaciones, evidenciar las relaciones con otras entidades en el desarrollo de sus macroprocesos misionales, y apoyar los macroproprocesos estratgicos, de apoyo y seguimiento, identificar posible duplicidad de funciones o responsabilidades con otras entidades y soportar los planes, programas, procesos y servicios . Permite adems, consolidar una gestin pblica eficiente, eficaz, transparente, efectiva y optimizadora de recursos y procesos. El Macroproceso de Gestin Jurdica, es responsable del ajuste, mejora y
actualizacin de la normativa en pro de la mejora a la Gestin Pblica al interior de la institucin de acuerdo con los lineamientos estratgicos establecidos. Para mayor detalle, ste puede ser consultado en la pgina web
http://www.uniquindio.edu.co/

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17.
INTEGRACIN NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN NTCGP 1000, LINEAMIENTOS PARA LA ACREDITACIN DE
PBLICA
PROGRAMAS DE PREGRADO, LINEAMIENTOS PARA LA ACREDITACIN ISTITUCIONAL Y MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO-MECI La Universidad del Quindo con el propsito de mejorar su desempeo y su capacidad de proporcionar servicios de formacin profesional que respondan a las necesidades y expectativas del sector productivo, de las partes interesadas y la comunidad universitaria, implement el Sistema Integrado de Gestin (SIG), el cual es una herramienta sistemtica y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios que prestan los Macroprocesos. As mismo contempla, desde el control, la evaluacin a la estrategia, la gestin y a los propios mecanismos de evaluacin de la Institucin.
Dado que los Programas Acadmicos de la Universidad realizan una ardua labor para el aseguramiento de la calidad representada por una parte en la obtencin o renovacin de los registros calificados y en la implementacin de los procesos de autoevaluacin con fines de acreditacin de alta calidad y por otra, el cumplimiento de las Norma NTC GP:1000 y el MECI; es por esto que para el ao 2013, se integran a la armonizacin los lineamientos para la acreditacin institucional y Modelo Estndar de Control Interno-MECI, en cuanto a correspondencia en requisitos, equivalencia en trminos y referentes institucionales que apoyan el cumplimiento de estos aspectos, propendiendo por un trabajo articulado, para brindar un servicio educativo de calidad. Se espera con este ejercicio aportar, para no duplicar esfuerzos teniendo en cuenta que calidad slo es una.

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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES Los sistemas tienen elementos en comn que al ser aplicados de forma
sistemtica ayudan a alcanzar los objetivos especficos de uno, con procesos de mejoramiento continuo, lo que no slo va a permitir el cumplimiento de la obligacin legal de su implantacin, sino que tambin ayuda a la institucin al cumplimiento de sus objetivos en el marco de las normas constitucionales y legales vigentes. La matriz de armonizacin de la norma tcnica de calidad en la gestin pblica de NTCGP 1000, los lineamientos para la acreditacin de programas de puede consultarse en la pgina web: pregrado, los lineamientos para la acreditacin institucional y el Modelo Estndar Control Interno-MECI http://www.uniquindio.edu.co/.

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REGISTRO DE REVISIONES
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Profesional Especializado G-13 Cdigo 2028
2010/02/05
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Profesional Especializado G-13 Cdigo 2028
Deca: Gestin de Calidad. Alcance: Aplica a todos los requisitos de la Norma ISO 9001:2008 - GP 1000:20004 Queda establecido: Gestin de Calidad. Alcance: Aplica a todos los requisitos de la Norma GP 1000:20004 Deca: Gestin de Lder de Calidad. Objetivo: Macroproceso Coordinar el Gestin de desempeo estratgico Calidad de la Universidad del Quindo en relacin con la calidad, implementando, manteniendo y mejorando continuamente el Sistema Integrado de Gestin, para el logro de los objetivos institucionales y su contribucin con los fines esenciales del estado. Queda establecido: Gestin de Calidad. Objetivo: Asegurar el mantenimiento y mejoramiento de los procesos que estructuran el Sistema Integrado de Gestin de la Universidad del Quindo. Lder de Macroproceso Gestin de Calidad

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Versin: 05
Fecha: 2013/07/08
Pgina 55 de 57
N Revisin
Fecha
Pgina /tem modificado
Elaborado/ Modificado por
Aprobado por Descripcin del cambio
2010/10/29
2, 4, 5
2011/12/23
54
2012/04/09
Teniendo en cuenta la actualizacin de la norma Profesional Lder de NTC GP, se actualiza el Especializado Macroproceso trmino NTC GP G-13 Cdigo Gestin de 1000:2004 a NTC GP 2028 Calidad 1000:2009. Se incluye integracin Profesional Lder de norma tcnica de calidad Especializado Macroproceso en la gestin pblica G-13 Cdigo Gestin de NTCGP 1000 y gua de 2028 Calidad autoevaluacin. Se actualizan los objetivos institucionales, misin y visin. Profesional Lder de Se integra al manual los Especializado Macroproceso ejes y pilares estratgicos. G-13 Cdigo Gestin de Se hace referencia a la 2028 Calidad integracin del sistema de calidad con la gua de acreditacin institucional.

Cdigo: E.GC-MCO
Versin: 05
Fecha: 2013/07/08
Pgina 56 de 57
N Revisin
Fecha
Pgina /tem modificado 1. ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
Aprobado por Descripcin del cambio Se incluye en los macroprocesos de apoyo Gestin TICS.
Se incluye en la codificacin de los macroprocesos Gestin TICS. Se elimina de la 4. ESTRUCTURA DE LA codificacin los DOCUMENTACIN subprocesos. Profesional Lder de Se actualiza el nombre Especializado Macroproceso actual del procedimiento 2013/07/08 G-13 Cdigo Gestin de control de documentos y 2028 Calidad Registros (E.GC-01), al cual se hace referencia. Se actualiza el nmero de macroprocesos de apoyo de nueva (9) a diez (10) y el pie de pgina con la 8. MAPA DE Resolucin que actualiza PROCESOS la versin del mapa de procesos, as mismo el grfico del mapa con la inclusin de Gestin TICS. Se ajusta el alcance y el objetivo del macroproceso: direccionamiento, planeacin estratgica. Objetivo del macroproceso Comunicacin Estratgica, DESCRIPCIN DE Gestin de Calidad, MACROPROCESOS Gestin de Apoyo Acadmico, Gestin Documental. Se incluye el objetivo y alcance del macroproceso Gestin TICS. Se adiciona al texto, la 10. INDICADORES DE Gua para la formulacin y GESTIN administracin de indicadores (E.PE01.01.G.04).

Cdigo: E.GC-MCO
Versin: 05
Fecha: 2013/07/08
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Fecha
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Aprobado por
Descripcin del cambio Se actualiza la resolucin sobre administracin del riesgo y se ajusta el texto del numeral de acuerdo a sta.
13. ADMINISTRACIN DE RIESGOS 14.4 RESPONSABILIDADES DE LOS SERVIDORES PBLICOS Y/O PARTICULARES QUE EJERCEN FUNCIONES PBLICAS 17. INTEGRACIN NORMA TCNICA DE CALIDAD EN LA GESTIN PBLICA NTCGP 1000, LINEAMIENTOS PARA LA ACREDITACIN DE PROGRAMAS DE PREGRADO, LINEAMIENTOS PARA LA ACREDITACIN INSTITUCIONAL Y MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO-MECI
Se actualiza la codificacin y nombre de los procedimientos obligatorios del Sistema Integrado de Gestin.
El texto del tem se actualiza con la inclusin en la integracin del Modelo Estndar de Control Interno-MECI y los lineamientos para la acreditacin institucional, se excluye la armonizacin en este manual, y se remite al enlace
http://www.uniquindio.edu.co/
para la consulta del documento que armoniza los sistemas.
Fecha: 2013/06/30
Fecha: 2013/07/08

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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES

UNIVERSIDAD DEL QUINDO ARMENIA, 2013

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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES CONTENIDO

7. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 8. MAPA DE PROCESOS 9. DESCRIPCIN DE MACROPROCESOS 10. INDICADORES DE GESTIN

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14.2 COMIT COORDINADOR DE CONTROL INTERNO

14.3 RESPONSABILIDADES DEL REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIN

14.5 OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES

ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

Macroprocesos Estratgicos: Direccionamiento, Planeacin Estratgica, Gestin de Calidad, Comunicacin Estratgica.

Macroprocesos Misionales: Docencia, Investigacin y Proyeccin Social.

Administracin del Campus, Gestin Humana, Gestin de Bienestar Acadmicos, Gestin

Documental, Gestin Jurdica y Gestin TICS (Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones).

Macroproceso de Seguimiento y Evaluacin: Control Interno.

2. EXCLUSIONES DE LA NORMA TCNICA DE CALIDAD NTCGP1000:2009

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3. DESCRIPCIN DE LOS SERVICIOS MISIONALES

3.2 SERVICIOS ACADMICOS DE EXTENSIN 1

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Son los laboratorios cuya funcin principal ensayo:

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1er. nivel Manual de operacin: Describe el SIG

MACROPROCESOS Y PROCESOS PROCEDIMIENTOSACTIVIDADES REGISTROS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

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Los documentos se codifican de la siguiente manera:

- Seguido de un consecutivo que identifica el proceso y empieza desde el 01

- A continuacin un consecutivo que identifica los procedimientos comenzando desde el 01

A.GB-02.01: Prstamo y devolucin de material bibliohemerogrfico

A.GB-02.01.F.01 Reporte de documentos no encontrados en la coleccin

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se puede consultar el Procedimiento control de

documentos y Registros (E.GC-01).

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OBJETIVOS ESTRATGICOS Y DE CALIDAD

Objetivo Estratgico 1: Mejorar la capacidad en cantidad y calidad de la planta de profesores.

Objetivo Estratgico 3: Enfocar la investigacin a las necesidades y potencialidades de la sociedad y la regin.

Objetivo Estratgico 4: Formar y capacitar el recurso humano con nfasis en la investigacin.

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MANUAL DE CALIDAD Y OPERACIONES

Objetivo Estratgico 7: Intercambiar servicios y productos acadmicos a nivel internacional.

Objetivo Estratgico 8: Mejorar la retencin de estudiantes y la cobertura de servicios de bienestar institucional.

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