Dedicatoria y agradecimiento

El presente trabajo est dirigido a todas aquellas personas que estudian, trabajan y que a pesar de las responsabilidades que tienen se esfuerzan por ser mejores personas y aspiran a tener un Ttulo profesional. Este trabajo es un anlisis de diferentes fuentes de informacin con respecto al tema La importancia de la comunicacin en el mbito laboral, cuyo objetivo es demostrar la importancia de los procesos comunicacionales o quizs el factor fundamental de nuestra relacin con los dems. Espero que este material sea de su agrado ya que ser de gran ayuda para poder comprender la importancia de la comunicacin en un entorno laboral tanto interna como externa, veremos tambin la influencia que tiene la tecnologa en relacin con la comunicacin en las organizaciones y poder tener una visin ms amplia de la comunicacin actualmente en las empresas. Estoy realizando un gran mejor esfuerzo para entregar esta pequea aportacin estructurndolo de la mejor forma posible. Agradecindole anticipadamente la oportunidad que me da para presentar este trabajo, me despedido hasta una nueva oportunidad.

INDICE
I. II. III. Dedicatoria y agradecimiento Introduccin La comunicacin y la informacin en el mbito laboral A. Importancia de la comunicacin en la empresa Abierta: Evolutiva: Flexible: Multidireccional: Instrumentada: B. La comunicacin como instrumento para el cumplimiento de objetivos: 1. 2. IV. Identidad de la organizacin (corporativa) Comunicacin y la visin de objetivos

Vas de comunicacin A. Comunicacin interna Formal: Informal: Horizontal: Vertical: Rumores: B. Comunicacin Externa 1. La organizacin (empresa) y su ambiente:

V.

Barreras de la comunicacin A. Barreras debidas al Emisor y Receptor: 1. 2. 3. 4. 5. B. Barrera Psicolgica: Arcos de distorsin: Filtros de Comunicacin: Cdigo de racionalidad Barreras de Percepcin:

Barreras debidas al Canal y Mensaje. 1. 2. Barreras fsicas: Barreras semnticas:

VI.

Estructuras de la comunicacin e informacin en la empresa A. Sistemas de comunicacin e informacin 1. 2. 3. 4. 5. Internet en la Empresa Intranet. Extranet. Comparacin entre internet, intranet y extranet: Servicio de Mensajera interna:

VII.

Redes de comunicacin A. B. Redes de comunicacin formal Redes de Comunicacin Informal:

VIII.

Diferencias de los sistemas de comunicacin e informacin y redes de comunicacin en pequeas, medianas y grandes empresas A. Tipos de empresas. 1. 2. Pequea empresa: Mediana Empresa

3. B.

La gran empresa:

Tecnologas de Informacin y Comunicaciones (TIC) 1. Niveles de Clasificacin de la comunicacin tecnolgica en las empresas

X. XI. XII.

Conclusiones Bibliografa Anexo

I.

Introduccin
La comunicacin, es una actividad diaria de todas las personas, funcin bsica de los seres humanos, de vital importancia para el desarrollo de la sociedad. En sus inicios, el hombre para subsistir tena que relacionarse, fue as como las seas, los gestos ante las necesidades que lo apremiaban como el hambre, protegerse del peligro y las emociones constituyeron a que la comunicacin tenga la necesidad de ser trasmitidas de unos a otros. El trmino comunicacin procede de la raz latina communis que significa poner en comn algo con otro, y la raz expresa comunin, participacin, comunidad, algo que se comparte, se tiene o se vive en comn. La comunicacin es un proceso social, es una forma para que las personas interacten con el grupo, la comunidad y la sociedad. Nada puede subsistir sin la comunicacin. En el mbito laboral la comunicacin es un factor fundamental donde tenemos que mejorar nuestro estilo de redaccin, la habilidad en las conversaciones telefnicas, mostrar seguridad cuando se comunique con otros, pero en ocasiones actan interferencias que nos impiden obtener una correcta interpretacin por parte del receptor. Un ejemplo claro se da en el plano laboral, cuando se generan malos entendidos entre quienes emiten sus mensajes y sus destinatarios. Para que exista una comunicacin ptima en el trabajo, es importante corregir los obstculos, que pueden surgir en el interior de una empresa. Entonces conocer el proceso de comunicacin en el mbito laboral es muy importante ya que nos ayuda a canalizar el proceso de toma de decisiones a los diferentes niveles de la organizacin. Tambin facilita el proceso de delegacin y el poder solicitar informacin sobre cmo se estn llevando a cabo los distintos proyectos y programas en los que se envuelve la organizacin. Esta comunicacin debe ser bien clara y precisa para que al moverse el mensaje a travs de los distintos niveles se pueda entender claramente Si se logra, dentro de una organizacin, un nivel claro de entendimiento y comunicacin, los resultados son positivos. Porque, de esta manera, podemos hablar el mismo lenguaje con los dems y lograr transmitirle sin interferencias nuestro propio mensaje

Entonces, la comunicacin es importante en la actividad laboral porque de su eficacia depende que puedan ser llevadas a cabo y con xito acciones en una organizacin. Por medio de la comunicacin obtenemos o trasmitimos informacin, trazamos estrategias, elaboramos planes de accin y de trabajo, damos rdenes, manejamos datos y cifras, emitimos y recibimos instrucciones, realizamos sugerencias, hacemos reconocimientos, tomamos y llevamos a cabo las decisiones, modificamos los objetivos, organizamos tareas, elevamos las exigencias de la organizacin, as, como propiciar un mejor entendimiento, La comunicacin adems constituye una herramienta de gestin que repercute en todos los miembros de la empresa, mejorando la motivacin, el compromiso, el clima organizacional generando altos rendimientos. A travs de una comunicacin eficaz, se lograr un mejor desempeo de todos los que laboran en la organizacin y se suscita una mayor satisfaccin con el trabajo, lo conocen mejor y se sienten ms comprometidos e identificados.

II.

La comunicacin y la informacin en el mbito laboral.

La comunicacin y la informacin en el ambiente laboral, es el conjunto total de mensajes, una persona interacta con sus compaeros, superiores, clientes, etc. De igual manera, recibe informacin, da o recibe instrucciones y se coordina con equipos de trabajo. Todas estas tareas y relaciones involucran la comunicacin, de ah la importancia de lograr una buena comunicacin en las organizaciones laborales. La comunicacin es responsabilidad de cada empleado de la institucin. Todos participan de ella (el presidente, personal de lnea, etc.). La comunicacin efectiva con empleados, clientes, accionistas, vecinos de la comunidad y otros pblicos es esencial para la empresa. Las relaciones con la gente se establecen al comunicarse efectivamente con ellos. En las organizaciones existen relaciones comunicativas tanto con el ecosistema interno como con el externo en que se desenvuelve la empresa. Por eso se clasifican dos Niveles de Comunicacin Empresarial: Interna: la que se da en el universo mismo de la organizacin, de la empresa con sus empleados. Externa: la que se da en el universo de la sociedad, de la empresa hacia el pblico en general, sus clientes potenciales y proveedores.

A. Importancia de la comunicacin en la empresa.

Es muy importante la constante comunicacin e informacin que se realiza dentro de la empresa ya sea dirigida a nuestros compaeros de trabajo, nuestros jefes, los clientes, proveedores, etc. Por tanto, Tenemos que aprender a comunicarnos La comunicacin cumple una serie de funciones dentro de la institucin como: proporcionar informacin de procesos internos, posibilitar funciones de mando, toma de decisiones, soluciones de problemas, diagnstico de la realidad. El trmino funcin se refiere a lo que una organizacin realiza o logra mediante la comunicacin. Para que la funcin sea efectiva dentro y fuera de la organizacin esta debe ser:

Abierta: Tiene como objetivo el comunicarse con el exterior, sta hace referencia al medio ms usado por la organizacin para enviar mensajes tanto al pblico interno como externo. Evolutiva: Hace nfasis a la comunicacin imprevista que se genera dentro de la organizacin. Flexible: Permite una comunicacin oportuna entre lo formal e informal. Multidireccional: sta maneja la comunicacin de arriba abajo, de abajo hacia arriba, transversal, interna, externa entre otras. Instrumentada: Utiliza herramientas, dispositivos; porque hoy en da muchas organizaciones estn funcionando mal, debido a que las informaciones que circulan dentro de ella no llegan en el momento adecuado ni utilizan las estructuras apropiadas para que la comunicacin sea efectiva.

B. La comunicacin como instrumento para el cumplimiento de objetivos: La comunicacin como instrumento para cumplir objetivos incluye todas las actividades o informacin que se relacionan directamente con las formas de adiestramiento de personal, orientacin pertinente a la realizacin del trabajo, apertura de espacios para formulacin y concertacin de objetivos, la solucin de conflictos y la sugerencia de ideas para mejorar la calidad del servicio y del producto.

1. Identidad de la organizacin (corporativa). sta representa un conjunto de smbolos, comunicacin y comportamiento de una organizacin (empresa), basados en la misin y visin de la misma. Podemos mencionar que es la personalidad de la organizacin (deseada y la real). Para que una empresa pueda proyectarse con una imagen organizacional respetable y lograr una identidad corporativa debe: Definir quines somos, qu hacemos y por qu lo hacemos y el resultado que logremos compararlo con la misin establecida por los accionistas y junta de directores de la empresa u organizacin.

Determinar la realidad comunicacional y el comportamiento interno (anlisis interno), para poder llegar a lo que conocemos como identidad real. (La necesidad deseada vs. la identidad real). En este nivel debemos determinar la conceptualizacin que tiene el pblico interno sobre la identidad de la organizacin. Dentro de esto podemos incluir la carga emocional, los estereotipos, la tradicin, los ruidos comunicacionales, los tabes y otros elementos psicosociolgicos que tienen los empleados, creando los siguientes tipos de conducta o comportamiento: Proactivo: La conducta proactiva es aquella que le brida un alto reconocimiento de los problemas, alta utilizacin de recursos que conlleva a la productividad. Fatalista: La conducta fatalista es aquella que se caracteriza por un bajo reconocimiento de los problemas, alta utilizacin de restricciones que los lleva a la falta de motivacin y entusiasmo.

2. Comunicacin y la visin de objetivos. Todo proceso organizacional se rige hacia el futuro por una visin, todo proceso organizacional se desarrolla a travs de la comunicacin, por lo tanto la comunicacin y la visin de objetivos son determinantes en la direccin y el futuro de la organizacin. La comprensin de la visin es particularmente clave para el ejercicio de la comunicacin empresarial, pues integra una comunidad de visiones y pensamientos en torno a una visin particular. Una buena visin mal comunicada no tiene sentido o tambin una visin deficiente puede ser mejorada y potenciada con una excelente comunicacin, una de las razones principales de la comunicacin es desarrollar una visin comn. Un lder motiva e inspira para mantener a la gente emocionada en la ruta del futuroy en la orientacin hacia el maana apelando a la identificacin del empleado a travs del trabajo diario y gracias al proceso de comunicacin.

III.

Vas de comunicacin A. Comunicacin interna La comunicacin interna es la comunicacin dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador. Nace como respuesta a las nuevas necesidades de las compaas de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio es cada vez ms rpido. El logro de un buen clima organizacional, que es el que define la calidad duradera del ambiente interno que existe en la relacin entre sus miembros o componentes humanos. Este ambiente es el conjunto de valores, caractersticas que se presentan, y que puede ser orientado con la utilizacin planificada de motivaciones (mensajes). La comunicacin interna puede clasificarse en las siguientes categoras: Formal: La comunicacin formal es aquella comunicacin cuyo contenido est dirigido a aspectos de trabajo. En general, esta comunicacin utiliza la escritura como medio (cartas, memorandos, informes, etc.) La velocidad es lenta debido a que tiene que cumplir con todas las formalidades burocrticas que ocurren en las organizaciones. Informal: La comunicacin informal es aquel tipo de comunicacin cuyo contenido utiliza canales no oficiales. (Pasillos, cafetera, etc.). Es ms rpida que la formal. Horizontal: La comunicacin horizontal es aquella que se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel organizacional. Muy pocas veces utiliza los canales oficiales y es totalmente informal (comunicacin plana). Vertical: La comunicacin vertical es aquella comunicacin que se genera en los niveles altos de la estructura organizacional y se mueve hacia los niveles inferiores utilizando canales formales. Es importante notar que se debe promover una comunicacin vertical ascendente lo que facilitara los procesos organizacionales y un clima de comunicacin ptimo.

 Comunicacin descendente. Es la que va de la direccin, en sus distintos niveles, a los subordinados. Suele ser la ms comn y a la que ms importancia se da, por lo que, en general, est bien organizada. Puede discurrir desde el director general hasta el empleado de menor categora, directamente, o a travs de mandos intermedios. En primer lugar, la comunicacin descendente debe informar a los empleados sobre: Cul es la funcin de la empresa, Cules son sus objetivos, actividad y organizacin. Cul es su funcin en la empresa. Cul es su lugar orgnico, qu lugar ocupa en la empresa. Quin es su superior y su supervisor inmediato, ante quien es responsable. Estas informaciones permiten que cada empleado conozca el sentido de su trabajo en relacin con la organizacin y de sta en la sociedad. La comunicacin descendente puede realizarse por medios orales o escritos. Los primeros son ms rpidos, pero plantean el problema de su escasa fiabilidad y tendencia a la distorsin, por lo que se intenta que quede siempre una constancia por escrito. Una forma peculiar de comunicacin descendente es la evaluacin del desempeo, es decir, la informacin a los empleados y subordinados del grado de calidad y cantidad en la realizacin de sus funciones. Para que la evaluacin sea correcta, debe cumplir las siguientes condiciones: Estar relacionada con el trabajo. Evaluar el trabajo, no la persona. Oportunidad en el tiempo. La mejor evaluacin es la que se realiza inmediatamente despus de terminar la tarea. Especifica. Diciendo exactamente lo que est mal, evitando las vaguedades como: no sirve para nada, est mal hecho, etc..

Objetiva. Basada en aspectos observables y comprobables. Deseada. Que el subordinado la desee como medio para mejorar y porque no le supone un conflicto al cumplir las condiciones anteriores. Confirmacin de que se ha entendido. Asegurndose de que el subordinado ha entendido lo que el hemos indicado y sabr hacerlo bien en posteriores ocasiones.

Comunicacin ascendente Es la que parte de los empleados y se dirige a los directivos. Incluye la comunicacin a los superiores de opiniones, sugerencias, ideas, propuestas quejas, y problemas de los empleados. Sera la retroalimentacin o feed back de la comunicacin descendente. La comunicacin ascendente suele ser menos comn que la descendente y se descuida ms, pero, paulatinamente las empresas se van haciendo conscientes de su importancia. Por otra parte, el tener la posibilidad de comunicarse con los superiores, mejora el ambiente laboral, la confianza en la direccin, el sentimiento de pertenencia a la empresa, y por tanto, la motivacin en el trabajo. Rumores: Un rumor es la comunicacin informal que se mueve en la organizacin sin pasar por los canales formales y con mucha rapidez. La comunicacin interna debe ser asertiva. Debe tener pro actividad y reactividad, que la respuesta del receptor del mensaje est orientada hacia la sinergia. La comunicacin interna no est relacionada nicamente con los empleados, incluye desde los accionistas hasta los puntos de venta o distribucin del producto o servicio que la empresa ofrece. Las comunicaciones internas son una construccin diaria: en las reuniones, en el intercambio diario, permanente, en los espacios de discusin y reflexin (seminarios, reuniones, clases), en la difusin de mensajes (notas, memorandos, correo electrnico, telfono, carteleras, afiches), en los encuentros casuales, en el reconocimiento y respeto por las expresiones del otro.

Las comunicaciones institucionales internas promueven la participacin, la integracin y la convivencia en el marco de la cultura organizacional, en donde cobra sentido el ejercicio de funciones y el reconocimiento de las capacidades individuales y grupales. La carencia de estrategias comunicativas al interior de la organizacin, la falta de canales o la subutilizacin de los mismos, genera lentitud en los procesos y en las respuestas y desinformacin acerca de las polticas, todo lo cual imposibilita la verdadera interaccin a nivel interno. Por otra parte, son indispensables para que no se pierda la coherencia entre las acciones que se realizan dentro de la institucin con la realidad del ambiente o entorno organizacional. B. Comunicacin Externa Es el conjunto de significados por los que llegamos a conocer un objeto, y a travs del cual las personas lo describen, recuerdan y relacionan. Es el resultado de la interaccin de creencias, ideas, sentimientos e impresiones que una persona tiene sobre un objeto. La formacin de una imagen corporativa se centra en dos reas, la interna que abarca la identidad de la empresa (su realidad) y la comunicacin interpersonal, y la externa que contempla la proyeccin de la imagen a travs de diversos medios, sean dirigidos o masivos, y la memoria a largo plazo del pblico receptor. 1. La organizacin (empresa) y su ambiente: Toda institucin, cualquiera que sea su objetivo (comercial, institucional, gubernamental, de produccin, servicios, educacional, etc.) es creada para satisfacer necesidades sentidas, creadas o reales de una comunidad; y sea cual fuere la situacin econmica, poltica o social imperante, la institucin necesita detectar cules son los escenarios en que la comunidad se est moviendo, para crear las bases motivacionales a proyectar, con el fin de mantenerse all en un espacio, un posicionamiento o un nicho productivo. La dinmica es una sola: la organizacin requiere amoldarse a las condiciones existentes en la comunidad, sin ver hacia atrs, slo hacia el futuro. Una imagen corporativa se forma como resultado de una serie de estmulos que un perceptor recibe de un emisor directa o indirectamente, y su interpretacin o evaluacin pueden estar

influenciadas por muchos factores psicosociales. Para comprender como tiene lugar esa interpretacin o evaluacin, debemos estudiar la forma en la que el individuo procesa la informacin. Existen dos tipos de imagen corporativa: Toda la organizacin debe proyectar dos tipos de imagen corporativa: la imagen promocional y la imagen motivacional.

IMAGEN PROMOCIONAL

IMAGEN MOTIVACIONAL

Es aquella que se desarrolla con el objeto de obtener la reaccin inmediata del pblico, adquiriendo los productos o servicios que ofrece la institucin.

Es aquella que se desarrolla con el objeto de orientar la opinin del pblico hacia metas de identificacin o empata entre la institucin y el pblico receptor.

La proyeccin de una imagen tiene que ser planificada previamente por la persona encargada de las comunicaciones corporativas, basndose en una identidad real establecida, un mensaje difano y el pblico receptor identificado. Al proyectar una imagen corporativa podemos utilizar las siguientes estrategias:

MEDIOS DE PROYECCIN DE LA IMAGEN PROYECCION DE IMAGEN PROMOCIONAL Publicidad Mercadeo PROMOCIN DE IMAGEN MOTIVACIONAL Propaganda Campaas de relaciones pblicas Relaciones con la comunidad

La comunicacin verbal directa entre los superiores y empleados ser un encuentro personal en el que se genere una interrelacin, propiciando en los colaboradores la tendencia a la asociacin, que consiste en realizar y comprender al otro, generando una conducta integradora como forma de dar satisfaccin a la necesidad de estima y la conservacin del individuo en la sociedad que pertenezca. La comunicacin verbal tambin incluye la palabra hablada, la palabra escrita; que utiliza toda serie de cdigos o signos que pueden referirse a lugares, ambientes, gestos, ademanes, posiciones del cuerpo, de la cara, delas manos, el lugar que los interlocutores ocupan en el espacio, los elementos que conforman la apariencia personal, la entonacin de la voz, el ritmo y las flexiones del discurso. Esta clase de comunicacin interpersonal ayuda a edificar la esencia del acto comunicativo, ya que por medio de sta, tanto el gerente como el empleado, puede expresar los sentimientos y actitudes espontneas de estado emocional por la que atraviesa el individuo, tales como: mover las manos, los ojos, fruncir el ceo, movimiento de los labios, rer, etc. Para que un grupo logre optimizar su efectividad es necesario que todos sus integrantes se ayuden entre s con una direccin de efectividad y compaerismo, puesto que la cabeza visible no puede cumplir con todas las funciones a cabalidad.

VI.

Barreras de la comunicacin

Son todos aquellos factores que impiden la comunicacin, deformando el mensaje u obstaculizando el proceso general de la comunicacin. En cada buena conversacin puede haber barreras que impiden el correcto funcionamiento de la comunicacin, pueden ser del Emisor, del Mensaje o el Receptor, el ser humano como ser cambiante al igual que el lenguaje que ha utilizado a lo largo de la historia ha ido cambiando adaptndose a su modo de expresarse por medio del habla, la lengua y el lenguaje, que permite la comunicacin ya sea interna o externa, La comunicacin se pierde cerca de un 80% el mensaje debido a varios obstculos.

La comunicacin eficaz se logra superando las barreras que afectan la compresin y entendimiento del mensaje, para que haya una Retroalimentacin segura debemos tener en cuenta las barreras que se interponen en la sociedad debida a una mala organizacin o preparacin, ya sea interna o externa debemos estar seguros del Entorno en donde nos encontramos sea el adecuado, debe haber un mismo lenguaje entre el Emisor y el receptor, debemos ser positivos, asertivos y estar seguros de s mismo, corrigiendo y ampliando nuevas formas de comunicarse en el mbito laboral, social, familiar, etc. La principal barrera es el ruido, no saber escuchar y esto genera la incomprensin del mismo, hacindose difcil la comprensin emisor receptor. Tenemos 3 barreras principales:

1. Barreras debidas al Entorno (Contexto) 2. Barreras debidas al Emisor 3. Barreras debidas al receptor

BARRERAS EN LA COMUNICACIN

A.

Barreras debidas al Emisor y Receptor: 1. Barrera Psicolgica: El individuo con su propia psiquis su yo personal actitud propia de cada persona puede alterar la comunicacin, cada uno tiene su propia personalidad ya sea costumbres, forma de ser, etc. Una barrera psicolgica es cuando el individuo tiene otra manera de pensar, otra ideologa, diferentes formas de interpretar las cosas. Cada uno por su propia cuenta crean barreras psicolgicas:

No tener en cuenta el punto de vista de los dems Sospecha o aversin Preocupacin a emociones ajenas al trabajo Explicaciones insuficientes Sobrevaloracin de s mismo

a) Causantes de Barreras Psicolgicas: Un Alto mando (Status) El poder para Emplear y Despedir Uso del Sarcasmo Critica Punzante Apariencia imponente Interrumpir a los dems cuando hablen

2. Arcos de distorsin: Es la perdida de comunicacin que se da entre el emisor y el receptor, puede ser por falta de nimo, falta de vocabulario, la incapacidad de expresar sus ideas, poco dominio del lenguaje, para que el mensaje llegue al receptor pasa por apuros y esto afecta la comunicacin, ms si hay poca comunicacin, el espacio afecta

tambin, no es lo mismo informar por medio de otra persona u otros medios, que hacerlo uno mismo, ha pasado varias etapas reduciendo lo que se quiere comunicar en s. Aqu tambin influye el receptor, las emociones que se pueda tener al momento de hablar, para que el arco de distorsin no contine es buscar la retroalimentacin constante.

3. Filtros de Comunicacin: Es lo que el emisor no dice, manipula la informacin, escoge que decir y que no decir al receptor, para que su informacin sea vista de una manera favorable, le falta sinceridad en lo que dice. Ejemplo: Un empleado le dice a su jefe lo que quiere or, ah cambia el verdadero mensaje. Omitiendo detalles importantes Aumentando el nfasis en aspectos que nos importantes y disminuyendo en lo importantes. Cambiando las expresiones a un lenguaje ms coloquial Reduciendo el nmero de conceptos, eliminando una parte, cambiar el significado

4. Cdigo de racionalidad Es justificar actitudes, conductas o situaciones conflictivas con racionamientos lgicos

5. Barreras de Percepcin: El individuo percibe lo que quiere percibir, percibe lo que l quiere dejando de lado la informacin importante.

B.

Barreras debidas al Canal y Mensaje. 1. Barreras fsicas:

Son impersonales pueden ser fallas en el ambiente, ruidos, interferencias, funcionamiento defectuoso, del mbito, o la incorrecta utilizacin de los diferentes medios para enviar el mensaje. Es una barrera si el receptor no le da importancia al mensaje, evala anticipadamente el mensaje si ya conoce el tema sin importar los nuevos aportes. Es psicolgico al creer ser atacado, presionado o amenazado por el hablante. Falta de Feedback: consiste en la retroalimentacin del mensaje que se da entre el Emisor y el Receptor.

2.

Barreras semnticas:

El uso incorrecto de los smbolos lingsticos donde nos comunicamos, pueden tener diferentes significados para el emisor y el receptor, cada uno interpreta las palabras de manera diferente y con base a sus vivencias o cultura. Tambin tiene que ver con los gestos que se realiza, un mal uso de estos puede demostrar incapacidad del hablante, estas barreras afectan la retroaccin entre los hablantes. Ejemplos: La sobrecarga de informacin ( correo electrnico, fax, telfono) Cdigo no admisible entre los hablantes Diferencia cultural Influjo del estado emocional Inclinacin a ignorar puntos de vista de otras personas

V.

Estructuras de la comunicacin e informacin en la empresa.

A. Sistemas de comunicacin e informacin 1. Internet en la Empresa

La influencia de la internet abarca casi todo el mbito laboral de hoy, manteniendo en constante actualizacin, entre el comprador; vendedor, empleado; Jefe, etc. En la actualidad, se utilizan software de correo electrnico, chat, mensajera, etc. El internet es utilizado en diversas reas de comunicacin, pero los precios varan de acuerdo a cada pas. Actualmente las redes sociales como Facebook, LinkedIn, Twitter, Ning, Xing, Plaxo, Hi5 y SecondLife, y entre otros. Pueden ser de ayuda para la productividad de la empresa, muchas empresas optan por emitir, por estas redes sociales sus productos, llegando a ms personas de una manera eficaz. Las redes sociales se convertirn en el nuevo sistema operativo de los negocios, afirma Don Tapscott, autor de Grown Up Digital (McGraw-Hill, 2008). Las grandes empresas, unidos a esta nueva forma de comunicacin le dan importancia a este medio, manteniendo unidos, a los empleados, en lnea, facilitando as la inversin desde un punto de vista ms concreto. Las reuniones de los mximos ejecutivos de Manpower en los diferentes pases se celebran de manera virtual. Aprovechando la variedad de herramientasTecnolgicas, los asistentes se renen en tiempo real para debatir sobreEstrategias, compartir las mejores prcticas y conectarse en red desde susOrdenadores, sin importar su localizacin fsica. Es importante hoy en da utilizar el internet como medio de comunicacin, casi toda empresa cuenta, con alguna pgina web, donde se pueda localizar. Los problemas con estas redes en la empresa sera, que los empleados utilicen el internet como medio personal, afectando la productividad. Toda red empresarial unido a internet, hace que su negocio sea ms conocido por el pblico, donde cualquier persona en

cualquier parte del mundo puede conocer lo que se quiere dar a conocer, como productos, innovaciones, ofertas, etc.. Las empresas grandes como Google, Microsoft, dominan el mercado, de la economa web, Valindose de estrategias de marketing va web, dando la mejor innovacin de los productos. La Internet con la debida utilizacin puede ser un gran medio de crecimiento en el mbito Empresarial. Ventajas de Internet: Posibilidad de encontrar nuevos clientes o proveedores Aumento de comunicacin tanto interna como externa Permite llevar a cabo una poltica ms activa, facilitando el proceso de reclutamiento y seleccin de personal, formacin de personal a distancia. Facilita transacciones financieras.

2.

Intranet.

Sistema de comunicacin interna basada en software que utiliza, una Empresa, Organizacin, parecida al internet, para comunicarse entre los miembros sin limitaciones, donde comparten cualquier archivo, sea video, audio, documentos, etc. Se ha convertido en un medio indispensable para cada empresa, dado que es el mejor medio interno de la empresa, cuenta con gran seguridad y empresas tecnolgicas, que desarrollan este sistema. La Intranet en la Empresa Cada ao se mejoran los equipos, para un mayor rendimiento en el mbito social, laboral, etc. En busca de nuevas formas de mejorar el equipo de trabajo, en el mbito laboral se utiliza la intranet, medio unido por muchos usuarios, que comparten, informacin propia, facilitando diversas actividades, que la empresa pueda tener, las conferencias, reuniones virtuales; va video chat, comunicados en lnea son realizados mayoritariamente en la empresa de red privada como medio de comunicarse. El que controla el rea, puede bloquear el acceso a cualquier usuario, que no pertenezca, al equipo, el software de Windows trae consigo un Firewall, puede bloquear y

proteger el equipo de intrusiones no autorizados, en seguridad es ms seguro utilizar la intranet.

3.

Extranet.

Es una red privada virtual, formado por dos o ms intranets, que utilizan internet como medio de transporte de informacin. Permite compartir informacin con otras empresas, clientes, socios, o cualquier negocio, requiere de alguna contrasea para acceder al servidor. La Extranet permite implementar con facilidad procedimientos operativos para sus empleados y socios estratgicos, logrando derrumbar los lmites entre las empresas que comparten la Extranet. Su compaa puede desarrollar una extranet desde cero, o puede implementarla como una extensin de su Intranet a sus clientes y proveedores. Las compaas utilizan Extranet para: Intercambiar grandes volmenes de datos. Compartir catlogos de productos con mayoristas, distribuidores, o empresas miembros de sus canales de comercializacin. Colaborar con otras compaas en esfuerzos conjuntos. Proveer y acceder a servicios provistos por una compaa o a un grupo de compaas - clientes. Compartir noticias y novedades con compaas asociadas.

La Extranet, rompe las barreras demogrficas, llegando a cualquier sitio, as aumentar la productividad de la empresa, en la educacin se utiliza para hacer estudios virtuales a distancia, el estudiante tendra acceso al aula virtual desde donde se encuentre, solo necesitara un usuario y contrasea que lo identifique, las compaas que quieren extenderse, optan por este mtodo, donde no hay lmites para crecer.

4. Sistema

Comparacin entre internet, intranet y extranet: Acceso de Informacin Ejemplos de usos

Dirigida a: Usuarios en general

Todos pueden acceder a la informacin Informacin de Empresa Contacto persona con cualquier Servicios y productos

Internet

Clientes Proveedores

Base de datos de precio Correo electrnico Consultas de pedidos y Comunicacin interna en de rdenes de trabajo a una organizacin Boletines de

Dirigidas empleados Intranet

Permite el intercambio de comunicacin interna reas internas del informacin entre los Respaldo de negocio empleados, para mejorar informacin su desempeo Educacin y Capacitacin Acceso a informacin confidencial Acceso confidencial con terceros de planos tcnicos, base de datos, estados financieros, presupuestos, rdenes de pedido, cuentas bancarias

Extranet

Comunicacin externa con terceros, informacin Clientes restringida para el pblico Proveedores en general. Solo tienen acceso a esta red, a Aliados tecnolgicos aquellos que se le da y comerciales Transacciones permiso Afiliados

Acceso y intercambio de E-Commerce informacin confidencial E-Procurement E-Learning

5.

Servicio de Mensajera interna:

En la internet se, utiliza para mantener conversaciones instantneas, directamente con la persona, cada software de este servicio posee funciones de correo electrnico, mensajera instantnea, chat, videocmara, transferencia de archivos de audio, video, algunos incorporan juegos. De lo cual se utiliza en todas las actividades que puedan tener, trabajo, sociedad, etc. Este sistema que utiliza internet, es ms econmico que las llamadas por telfono, te permite tener varios usuarios agregados, los mensajes se envan al segundo, si este est en lnea, sino se guardaran automticamente, cuando la persona est disponible. La utilidad en la empresa, es necesaria, pero a veces puede verse afectada, cuando lo utilizan para fines personales, para evitar que suceda esto se debe orientar sobre el uso de estas aplicaciones, informar sobre el efecto que puede tener la empresa, si no hay colaboracin del equipo. En la intranet, funciona de manera similar, pero privada, solo los usuarios unidos a esa red pueden comunicarse, mediante software instalado, se requiere contrasea y usuario en la mayora de los casos, Toda empresa con equipos unidos entre s cuentan con este sistema de comunicacin. En los negocios facilita la atencin al cliente, se utiliza menos tiempo y transacciones que pueda haber con el comprador-vendedor.

VI.

Redes de comunicacin
A. Redes de Comunicacin Formal

REDES DE COMUNICACIN FORMAL Tipos de red caractersticas Las comunicaciones se establecen con el miembro ms prximo. Ningn miembro est totalmente aislado. Red en cadena La persona que est al centro de la lnea est mejor informada. Esta tipologa se da en las instituciones castrenses o en organismo altamente jerarquizados El individuo del centro puede comunicarse con todos los dems. Resulta muy eficaz para tareas simples. Red en estrella Slo el individuo que tiene una posicin central tiene un lugar privilegiado; en el resto se da sensacin de frustracin. Esta red suele darse en grupos de alta cohesin cooperativa y de bajo ndice social Combina la red en cadena y estrella. Red en Y Es ms efectiva complejas. para realizar acciones

Se dividen en mltiples acciones ms simples.

No hay comunicaciones transversales. Ningn miembro est aislado Red en crculo La informacin se puede deformar o perder. La trasmisin de informacin es lenta. Permite a los miembros comunicarse. Se da una gran satisfaccin entre los miembros y un alto sentimiento de participacin. Red en vas mltiples Puede ocasionar una prdida de tiempo o una falta de coordinacin. Es el modelo utpico y democrtico, que escasamente, se da en las organizaciones.

B. Redes de Comunicacin Informal:

REDES DE COMUNICACIN INFORMAL Tipos de Red Cadena en lnea Caractersticas La informacin es transmitida hasta llegar a la ltima persona posible Algunas personas que reciben la informacin no la tramiten, acabndose la informacin La informacin se transmite sin orden y puede no llegar a todos. Depende de la relacin entre los trabajadores y de la importancia que le den a esa informacin Una persona se encarga de informar a todos los que le rodean

Cadena reticular

Cadena casual

Rumor

VII. Diferencias de los sistemas de comunicacin e Informacin y Redes de Comunicacin en pequeas, medianas y grandes empresas.

El proceso de globalizacin que el mundo vive actualmente hace que todas las empresas, de cualquier giro que stas sean y de cualquier regin donde stas operen, deban ser cada vez ms competitivas. La competencia que existe actualmente en casi todos los productos y servicios existentes se da en un nivel mundial. Una pequea empresa Peruana, compite hoy no slo contra otras empresas locales, sino con empresas Chilenas, Japonesas, europeas, Americanas, etc. Esto hace que los niveles de tecnologa y sistemas de comunicacin sean mayores o menores segn el tipo de empresa para apoyar al empresario en ser ms competitivo. De hecho, Internet es una de las causas que han acelerado e impulsado el proceso de globalizacin, llevndolo desde el mundo macro de los gobiernos y grandes empresas, al mundo micro de las operaciones y actividades individuales. Internet es tambin un hecho irreversible para el mundo actual. Para poder diferenciar los niveles de comunicacin e informacin aplicables a los diferentes tipos de empresa dar un pequeo resumen de cada uno de ellos.

A.

Tipos de empresas. 1. Pequea empresa:

Es una entidad independiente, tiene lmites determinados, en ingresos anuales y cantidad de trabajadores, que lo conforman. Como toda empresa tiene aspiraciones, realizaciones, bienes materiales, capacidades tcnicas y financieras, lo cual le permite dedicarse a la produccin, transformacin y prestacin de servicios, para satisfacer sus necesidades y deseos existentes en la sociedad. Este grupo, pequeo de empresarios mayormente se dedican a la industria, con una actividad econmica concentrada en la produccin de bienes y servicios tradicionales, en su mayora destinados al

consumidor final. Por su cantidad elevada en nmeros, y los tipos de bienes que producen, se encuentran enfrentados en una competencia intensa, y no tienen ninguna influencia en la competencia de precios del mercado. Se especializan en 3 reas: Produccin de bienes y servicios, venta de esos bienes y servicios y funciones de finanzas y control. Aqu el dueo o gerente conocen a todo el personal existente. Los problemas tcnicos de produccin, de venta, de finanzas, etc. Son reducidos y fciles de resolver. Ejemplos de pequeas empresas: Zapatera: El Artesano. Tiendas de ropa Cafeteras

2.

Mediana Empresa

Caractersticas: a) b) Cuantitativa: Calidad del personal o facturacin Cualitativa: indica que una empresa es mediana si simple con dos o ms de las siguientes caractersticas: Administracin independiente (generalmente los gerentes son tambin propietarios). Capital suministrado por propietarios. Fundamentalmente rea local de operaciones. Tamao relativamente pequeo dentro del sector industrial que acta. Entre 50 y 500 empleados

Ejemplo de medianas empresas: Instituciones educativas Minas de explotacin Lneas de transporte terrestre Industrias

3.

La gran empresa:

Nivel superior con relacin a la pequea y mediana empresa, tiene una estructura amplia, que es global, econmicamente pasa los 60 millones de dlares, cuenta con ms de 250 trabajadores.

Caractersticas: Forman parte de grandes consorcios econmicos que Monopolizan o participan en forma mayoritaria de la Produccin, comercializacin de determinados Productos. Dominan el mercado con amplitud, algunas veces solo el Interno y otras participan tambin en el mercado Internacional. Cuentan con grandes recursos de capital que le permite estar a la vanguardia. En la tecnologa, mecanizacin y Automatizacin de sus procesos productivos. Llevan una administracin cientfica, es decir encargan a Profesionales egresados de las universidades, Organizaciones, etc..

Tienen mayores facilidades para acceder a las diversas fuentes y formas de financiamiento, tanto nacional como internacional.

Ejemplos de la gran empresa: Cisco Coca Cola Microsoft Amazon Toyota Intel Nokia

B.

Tecnologas de Informacin y Comunicaciones (TIC) Las tecnologas de la informacin y la comunicacin (TIC), a veces denominadas nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin (NTIC) son un concepto muy asociado al de informtica. Si se entiende esta ltima como el conjunto de recursos, procedimientos y tcnicas usadas en el procesamiento, almacenamiento y transmisin de informacin, esta definicin se ha matizado de la mano de las TIC, pues en la actualidad no basta con hablar de una computadora cuando se hace referencia al procesamiento de la informacin. Internet puede formar parte de ese procesamiento que, quizs, se realice de manera distribuida y remota. Y al hablar de procesamiento remoto, adems de incorporar el concepto de telecomunicacin, se puede estar haciendo referencia a un dispositivo muy distinto a lo que tradicionalmente se entiende por computadora pues podra llevarse a cabo, por ejemplo, con un telfono mvil o una computadora ultra-porttil, con capacidad de operar en red

mediante Comunicacin inalmbrica y con cada vez ms prestaciones, facilidades y rendimiento. El uso de las TIC no es el mismo en los diferentes niveles organizativos de la empresa. En la cadena de valor, a nivel operativo el uso de redes de computadores es fundamental, al igual que el uso de correo electrnico para la comunicacin con el exterior, o mensajera electrnica para comunicacin entre departamentos. Sin embargo, para niveles estratgicos, son fundamentales los sistemas de informacin que generen informes de resumen. Es aqu donde se manifiesta la importancia de tecnologas del tipo: planificacin de recursos ms significativos.

1. Niveles de Clasificacin de la comunicacin tecnolgica en las empresas Este es un estudio de las diferentes herramientas TIC, se establecieron las bases para la clasificacin de empresas. Se consider un subconjunto de TIC para realizar la clasificacin; este subconjunto se compone de los grupos: Internet y velocidad; Plataforma Computacional; Plataforma de Redes; Plataforma de Seguridad en Computadores y Redes; Plataforma de Comunicacin; Correo Electrnico; Existencia en la Web; Software Genrico; Software especfico por rea Operativa; Software especfico por Sector Industrial; y el grupo Inteligencia de Negocios. Las herramientas restantes no se consideraron , debido a que es un grupo que agrega demasiada complejidad a la clasificacin y la funcin prioritaria de este tema de comunicacin en el mbito laboral es recopilar informacin sobre el grado de penetracin de estas tecnologas en las empresas y cmo influyen en la comunicacin. La clasificacin genrica aprobada corresponde a 5 niveles que detallan la intensidad de uso de las TIC existentes en la organizacin.

a) Nivel 0 - Insuficiente Corresponde a las empresas que no disponen de acceso a Internet, telefona convencional, suite de ofimtica, correo electrnico o computador. b) Nivel 1 - Suficiente Corresponde a las empresas que disponen de acceso a Internet, telefona convencional, suite de ofimtica, correo electrnico y computador. Esto implica que es posible realizar operaciones bsicas con el mnimo de tecnologa. Se estima que podran llevar registros de operaciones utilizando planillas de clculo. Se incluyen dentro de las herramientas utilizadas opcionalmente, antivirus, mensajera electrnica y fax. c) Nivel 2 - Adecuado Corresponde a las empresas que poseen las tecnologas de los niveles anteriores 0, 1. Disponen de Internet en una o dos tipos de conexin, disponen de software antivirus y firewall, utilizan telefona convencional y fax. Disponen de sitio Web o blog corporativo. Eventualmente podran disponer de software especfico para alguna rea operativa. d) Nivel 3 - Avanzado Corresponde a las empresas que poseen las tecnologas de los niveles anteriores 0, 1, 2. Disponen de una o dos conexiones diferentes a Internet, utilizan LAN, hardware antivirus y software, telefona convencional y fax. Al menos dos aplicaciones especficas para reas operativas y alguna de inteligencia de negocio. e) Nivel 4 Superior Corresponde a las empresas que disponen de las tecnologas anteriores de los niveles 0, 1, 2, 3. Disponen de dos tipos de conexiones a Internet, LAN, telefona convencional y fax, al menos dos aplicaciones especficas de software para sus procesos internos. Disponen de a lo menos dos tipos de herramientas de inteligencia de negocio (entre otros ERP, CRM, SCM)

VIII.

Conclusiones

La comunicacin, es un factor fundamental en nuestra relacin personal, profesional y social pero en ocasiones actan interferencias que nos impiden obtener una correcta interpretacin del cdigo ya sea por barreras de parte del emisor, receptor o el medio esto ocurre con frecuencia en un entorno laboral, cuando se generan malos entendidos entre quienes emiten los mensajes y sus destinatarios. Esto se transmite claramente hacia el pblico externo de una organizacin, por eso, para que exista una comunicacin ptima con el exterior, es importante corregir las posibles fallas u obstculos que puedan surgir en el seno interno de una empresa. La comunicacin interna est destinada a los miembros que integran la organizacin, es indispensable que se conozca y se establezca estas relaciones as todos los integrantes de la organizacin puedan tener una nueva concepcin del mundo empresarial y establecer que la comunicacin interna es uninstrumento indispensable para lograr mayor compromiso y consenso, dentro de la estructura que la compone. Una recomendacin seria que exista un preparador e integrador de las comunicaciones que pueda trabajar como un medio para ayudar a los individuos, de modo que mantengan clara una comunicacin, consigan un buen rendimiento, lograr una mxima eficacia y conseguir fomentar tanto el progreso profesional como el personal, la finalidad del preparador es que las personas aprendan a fijarse objetivos, plantearse sus propias metas y, sobre todo, obtener enseanzas de los fracasos tanto como del xito. Es por eso que el rol del comunicador interno debe considerar, como sus tareas principales, realizar diagnsticos, detectar y prevenir problemas dentro de las organizaciones. Es primordial tener un control efectivo de la comunicacin dentro y fuera de la organizacin para garantizar una buena reputacin de la empresa, siendo sinceros y comunicando adecuadamente tanto cuando la empresa marcha bien como cuando enfrente alguna dificultad. En la actualidad, la mayora de las empresas encuentran mayor productividad, en su actividad diaria, integrando tecnologas de comunicacin e informacin (TIC), y lograr una mejor forma de comunicarse, entre todos los integrantes, utilizando, la internet, intranet,

mensajera interna y otros servicios disponibles para las empresas, por su facilidad, y buen rendimiento. Hoy en da estas tecnologas son de vital importancia, una empresa con visin hacia el futuro, busca la mejor solucin, y las mejores tecnologas, que se pueda dar. Segn la capacidad y categora de la empresa. La pgina web se ha convertido en el principal escaparate de la oferta de productos y servicios, ya que el cliente o posible cliente busca, compara, analiza la informacin que se oferta desde dichas pginas web, de ah la importancia de la informacin y los servicios de valor aadido que se puedan incorporar en ese medio. La adopcin e implantacin de tecnologas en las grandes empresas es importante, ya que muestra principalmente el camino a seguir por las pequeas y medianas empresas en el comportamiento frente al uso de las tecnologas de informacin y comunicaciones.

IX.

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PERU Tecnologas de Informacin y Comunicaciones en las Empresas Direccin Nacional de Censos y Encuestas del Instituto Nacional de Estadstica e Informtica (INEI) Impreso Talleres de la Oficina Tcnica de Administracin (OTA) del Instituto Nacional de Estadstica e Informtica (INEI)