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Lic.

Amed Vargas Martnez

Contar con un sistema central de informacin y con una base de datos confiable constituye una necesidad esencial de todo departamento de talento humano.

En la organizacin el ciclo del empleo da principio con una clara comprensin de los puestos que se necesita cubrir y los planes que se han formulado para llenarlos.

En este punto, el departamento de talento humano recluta y ayuda a seleccionar a las personas necesarias para que la corporacin alcance sus objetivos. La identificacin y la seleccin de talento son de importancia crucial.

Casi siempre las personas trabajan en las organizaciones al ocupar algn puesto.

Cuando alguien dice que trabaja en determinada empresa, lo primero que se le pregunta es qu puesto tiene.

Para la organizacin, el puesto constituye la base de la organizacin de las personas en las tareas organizacionales.

Para las personas, el puesto constituye una de las principales fuentes de expectativas y motivacin en la organizacin.

Cuando las personas ingresan a la organizacin durante su trayectoria profesional en esta, siempre ocupan algn puesto.

OBLIGACIN TAREA FUNCIN

PUESTO

Conjunto de funciones (tareas o atribuciones) con posicin definida en la estructura organizacional, en el organigrama. La posicin define las relaciones entre el puesto y los dems puestos/cargos de la organizacin. En el fondo, son relaciones entre dos o ms personas.
GG

Produccin

Finanzas

Ventas

P1

P2

Contabilidad

Caja

Comercializacin

Distribucin

La posicin del puesto en el organigrama define su nivel jerrquico, la subordinacin, los subordinados y el departamento o divisin donde est situado. Ubicar un puesto en el organigrama implica establecer esas cuatro categoras o condiciones.

El ocupante es la persona designada para desempear un puesto. Toda persona que trabaje en una organizacin ocupa un puesto. Existen puesto que tienen un solo ocupante (por ejemplo, el director general), en tanto que otros tienen varios ocupantes que realizan las mismas tareas (por ejemplo, operadores de mquinas, tenedor de libros, vendedores, etc.).

Las tareas o atribuciones constituyen las actividades realizadas por quien ocupa el cargo. Cuando una persona ocupa determinado cargo, se espera que ejecute las tareas o atribuciones propias del puesto, de-penda de un superior, administre sus subordinados y responda por su unidad de trabajo.

El diseo de puestos (Job design) especifica el contenido de cada posicin, los mtodos de trabajo y las relaciones con los dems.
Cada puesto exige ciertas competencias de su ocupante para que lo desempee bien. Esas competencias varan conforme al puesto, el nivel jerrquico y el rea de actuacin. Exigen que el ocupante sepa manejar los recursos, las relaciones interpersonales, la informacin, los sistemas y la tecnologa con diferentes grados de intensidad.

El diseo de puestos es la manera en que cada uno se estructura y dimensiona. Disear un puesto significa definir cuatro condiciones bsicas: El conjunto de tareas o atribuciones que el ocupante debe desempear (cul es el contenido del puesto). La manera en que las tareas o atribuciones se deben desempear (cules son los mtodos y los procesos de trabajo). Con quin se debe reportar el ocupante del puesto (responsabilidad), es decir, quin es su superior inmediato. A quin debe supervisar o dirigir el ocupante del puesto (autoridad), es decir, quines son sus subordinados o las personas que dependen de l para trabajar.

El diseo del puesto es la especificacin del contenido, los mtodos de trabajo y las relaciones con los dems puestos, a efecto de satisfacer los requisitos tecnolgicos, organizacionales y sociales, as como los requisitos personales de su ocupante.

En este sentido, el diseo de puestos define el grado de responsabilidad o de libertad que se conceder al ocupante; si el puesto ofrece compromiso personal con el negocio o con el cliente, o si el puesto amarra al individuo a condiciones humillantes o a reglas burocrticas.

Las cinco competencias bsicas necesarias en el lugar de trabajo

Recursos
Identifica, organiza, planea y asigna recursos.

Tiempo: selecciona actividades congruentes con los objetivos, ordena por prioridad, asigna el tiempo, prepara programas y les da seguimiento Dinero: prepara y aplica presupuestos, hace previsiones, asienta registros y hace ajustes para alcanzar los objetivos Materiales e instalaciones: obtiene, guarda, asigna y utiliza materiales o espacio con eficiencia Recursos humanos: ensea habilidades y distribuye el trabajo, evala el desempeo y asegura la realimentacin

Interpersonal
Trabaja con otras personas

Participa como miembro de un equipo: contribuye al esfuerzo del grupo Ensea nuevas habilidades a otros Sirve a los clientes/consumidores: trabaja para satisfacer las expectativas de los clientes Lidera: comunica ideas, persuade y convence a otros, admite desafos Negocia: trabaja mediante acuerdos que implican intercambios de recursos; resuelve diversos intereses Trabaja con diversidad: junto con hombres y mujeres de distintos orgenes

Informacin
Obtiene y utiliza informacin

Obtiene y evala informacin Organiza y guarda informacin Interpreta y comunica informacin Utiliza computadoras para procesar informacin

Sistemas
Comprende interrelaciones complejas

Comprende sistemas: sabe cmo funcionan los sistemas sociales, organizacionales y tecnolgicos y como operarlos eficazmente Monitorea y corrige el desempeo: distingue tendencias, prev efectos en las operaciones, diagnostica desviaciones de los sistemas y corrige errores o soluciona problemas Mejora o disea sistemas: sugiere modificaciones a los sistemas actuales y desarrolla otros nuevos o alternativos para mejorar el desempeo Selecciona la tecnologa: escoge procedimientos, herramientas o equipamiento, inclusive computadoras o tecnologas relacionadas Aplica la tecnologa a las tareas: comprende los objetivos y adapta los procedimientos o las operaciones del equipamiento Mantiene el equipamiento: previene, identifica y resuelve problemas de los equipamientos, inclusive computadoras o tecnologas relacionadas

Tecnologa
Trabaja con diversas tecnologas

ASPECTOS MOTIVACIONALES DEL DISEO DE PUESTOS

La percepcin del significado del trabajo

La percepcin de la responsabilidad por los resultados del trabajo

El conocimiento de los resultados del trabajo

ASPECTOS MOTIVACIONALES DEL DISEO DE PUESTOS

La estrecha relacin entre las dimensiones profundas del puesto y los estados psicolgicos crticos produce resultados como: elevada motivacin para el trabajo, elevada calidad en el desempeo del trabajo, gran satisfaccin con el trabajo y bajo ausentismo y rotacin.

ASPECTOS MOTIVACIONALES DEL DISEO DE PUESTOS

Si se aplicaran las dimensiones profundas y los conceptos para implantarlas entonces cabria esperar una mejora considerable en las actitudes de los colaboradores frente al puesto ocupado y ante la empresa.

ASPECTOS MOTIVACIONALES DEL DISEO DE PUESTOS

Actitud ante la empresa

Actitud del trabajador

a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l.

Actividades variadas e innovadoras Identificacin con las tareas Comprensin del significado Autonoma e independencia Realimentacin de los resultados Percepcin de la responsabilidad Satisfaccin con el puesto Trabajo en equipo Buena remuneracin Beneficios adecuados Calidad de vida en el trabajo Participacin en los resultados Clima organizacional positivo Cultura democrtica y participativa Reconocimiento y estatus Ambiente psicolgico agradable Receptividad a sugerencias e ideas Libertad y autonoma Comunicacin intensa Oportunidades de crecimiento Liderazgo innovador Orgullo por la empresa Calidad de vida Participacin en los resultados

Actitud frente al puesto

Describir un puesto significa relacionar lo que hace el ocupante, cmo lo hace, en qu condiciones y por qu. La descripcin del puesto es un retrato simplificado del contenido y de las principales responsabilidades del puesto. La descripcin del puesto es un proceso que consiste en enumerar las tareas o funciones que lo conforman y lo diferencian de los dems puestos de la empresa; es la enumeracin detallada de las funciones o tareas del puesto (qu hace el ocupante), la periodicidad de la ejecucin (cundo lo hace), los mtodos aplicados para la ejecucin de las funciones o tareas (cmo lo hace) y los objetivos del puesto (por qu lo hace).

Bsicamente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del puesto y de los deberes y las responsabilidades que comprende.
Lo que se hace Tareas y actividades que se desempearan

Cundo se hace

Periodicidad:

Diaria, Semanal, Mensual, Anual Espordica

Contenido del puesto

Cmo se hace

Por medio de:

Personas, Mquinas y equipo, Materiales, Datos e informacin

Dnde se hace

Lugar y ambiente de trabajo

Por qu se hace

Objetivos del puesto Metas y resultados que se deben alcanzar

Tambin, un puesto "puede ser descrito como una unidad de la organizacin, cuyo conjunto de deberes y responsabilidades lo distinguen de los dems puesto. Los deberes y las responsabilidades de un puesto, que corresponden al empleado que lo desempea, proporcionan los medios para que los empleados contribuyan al logro de los objetivos en una organizacin.

Analizar un puesto significa detallar lo que exige de su ocupante en trminos de conocimientos, habilidades y capacidades para pueda desempear correctamente el puesto.

El anlisis se hace a partir de la descripcin del puesto.

La descripcin se enfoca en el contenido del puesto (lo que el ocupante hace y cundo, cmo y por qu lo hace)

El anlisis de los puesto busca determinar cules son los requisitos fsicos y mentales que el ocupante debe cumplir, las responsabilidades que el puesto el impone y las condiciones en que debe desempear el trabajo

La informacin que se obtenga del anlisis de puestos determina la mayor parte de las actividades de administracin de talento humano, pues varias reas de la organizacin dependen de esta informacin. Ej:
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Compensar de manera equitativa a los empleados. Ubicar al personal de puestos adecuados. Determinar niveles realistas de desempeo. Crear planes para capacitacin y desarrollo. Identificar candidatos adecuados para las vacantes actuales. Planificar las necesidades de capacitacin de recursos humanos. Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral. Evaluar la manera en que los candidatos del entorno afectan el desempeo personal. 9. Eliminar requisitos y demandas innecesarios, racionalizando el proceso. 10. Conocer y evaluar las necesidades reales de recurso humanos de la empresa.

ESTRUCTURA DEL ANLISIS DE PUESTOS

El anlisis de puestos es la revisin comparativa de las exigencias (requisitos) que esas tareas o responsabilidades le imponen. Es decir, cules son los requisitos intelectuales y fsicos que debe tener el ocupante para desempear exitosamente el puesto, cules son las responsabilidades que el puesto le impone y en qu condiciones debe ser desempeado.

ESTRUCTURA DEL ANLISIS DE PUESTOS


El anlisis de puestos se concentra en cuatro tipos de requisitos que se aplican a cualquier tipo o nivel de puesto:

INFORMACIN PARA EL ANLISIS DE PUESTOS Antes de realizar el anlisis de puestos es necesario informar a los empleados las razones que han llevado a la empresa a efectuarlo. Tanto las razones como los resultados del trabajo se debern dar a conocer en todos los niveles, haciendo pblica una descripcin especfica de su funcin, lo que evitara desconciertos y rumores entre los empleados y garantizara su colaboracin. Cuando estos no ocurre, los empleados pueden considerarse amenazados y resistirse a cooperar en el proceso de obtencin de informacin.

INFORMACIN PARA EL ANLISIS DE PUESTOS


Una vez que los empleados comprenden el objetivo de obtener informacin para el anlisis de puestos y que el analista posee un grado adecuado de conocimiento sobre el entorno, la organizacin, el trabajo y los empleados, puede:

Identificar los puestos que es necesario analizar.

Desarrollar un cuestionario para el anlisis del puesto.

Obtener informacin para el anlisis del puesto.

Cuando se definen con rigor, se identifican y se aplican de forma adecuada, las competencias permiten una mejor integracin en el trabajo;

Para identificar las competencias es necesario realizar un proceso de anlisis cualitativo del trabajo, con la finalidad de definir los conocimientos, habilidades y destrezas esenciales para desempear con eficiencia una funcin laboral. Las competencias estn integradas por elementos determinados que se pueden resumir en los siguientes: saber, saber hacer, saber ser y saber estar.

En la norma ISO 9001:2000 sobre gestin por competencias de la OIT, en el punto 6: Gestin de Recursos Humanos, en su inciso 6:2 Recursos humanos dentro de las Generalidades (6.2.1) establece que:

El personal que realice trabajo que afecte la calidad del producto debe ser competente con base en la educacin, formacin, habilidades y experiencias apropiadas.

Ventajas de la identificacin de competencias


Se identifican las capacidades y habilidades del personal. Apoya al desarrollo individual y organizacional. Apoya al proceso de reclutamiento y seleccin.

Se enfoca a las necesidades de capacitacin y desarrollo.

Permite la definicin de planes de vida y carrera.

Contribuye en el mejor aprovechamiento de los recursos.

Disminuye la rotacin de personal.

TCNICAS PARA EL REDISEO DE PUESTO

Bajo nivel de especializacin

Alto nivel de especializacin

Rotacin de puestos

Inclusin de nuevas tareas

La administracin cientfica sostena que slo mediante mtodos cientficos se podan proyectar los puestos y capacitar a las personas para obtener la mxima eficiencia posible.

El gerente mandaba y el trabajador simplemente obedeca y operaba.

La idea predominante era que cuanto ms simples y repetitivas fueran las tareas tanto mayor sera la eficiencia del trabajador.

EL MODELO PRETENDIA

Segmentar los puestos en tareas sencillas, repetitivas y de fcil capacitacin.

Eliminar actividades y movimientos innecesarios que produzcan cansancio.

Encontrar la mejor manera para que los trabajadores se muevan, ubiquen y se conduzcan fsicamente con la tarea. Seleccionar cientficamente el trabajador de acuerdo con las exigencias de la tarea.

EL MODELO PRETENDIA

Eliminar todo lo que pueda causar cansancio fsico.

Mejorar el ambiente fsico de la fbrica.

Establecer tiempo promedio que necesitaban los empleados para realizar la tarea.

Ofrecer planes de incentivos salariales.

SURGEN LOS PRIMEROS ESTUDIOS SOBRE:

LIDERAZGO

OTROS ASUNTOS RELACIONADOS CON LAS PERSONAS

MOTIVACIN

COMUNICACIONES

ENFOQUE MS MODERNO Y AMPLIO

Las diferencias individuales

Tareas involucradas

De ah su nombre, ya que depende de la adecuacin del diseo del puesto a estas dos variables.

ENFOQUE MS MODERNO Y AMPLIO

En el modelo situacional convergen tres variables:

La estructura de la organizacin

La tarea

La persona que la desempear

ENFOQUE MS MODERNO Y AMPLIO

El diseo situacional es cambiante y va de acuerdo con el desempeo personal del ocupante y del desarrollo tecnolgico de la tarea.

Existen cinco dimensiones esenciales en el diseo situacional de los puestos:


es el nmeros y las diversas habilidades que exige el puesto. Los puestos con mucha variedad eliminan la rutina y las personas tienen que utilizar una gran cantidad de sus habilidades. es el grado de independencia y de criterio personal que tiene el ocupante para planear y realizar el trabajo.

Variedad:

Autonoma: Significado de la tarea: Identificacin con la tarea: Retroalimentacin:

es el volumen del efecto reconocible que el puesto causa en otras personas. Es la interdependencia del puesto con los del resto de la organizacin y la participacin de su trabajo en la actividad general del departamento o de toda la organizacin.

se refiere a la posibilidad de que la persona realice una pieza de trabajo entera o global y de que pueda identificar claramente el resultado de sus esfuerzos.

se refiere a aquella informacin que la persona recibe mientras trabaja y que le indica como esta realizando su actividad. sta le permite a la persona una evaluacin continua y directa de su desempeo sin necesidad del juicio peridico de un superior.

ETAPA DE PLANEACIN
Elaborar el organigrama de los puestos para ubicarlos

Determinar los puestos a describir

Elaborar el cronograma de trabajo

Elegir el o los mtodos de anlisis a emplear

Seleccionar los factores de anlisis

Dimensionar los factores de anlisis

Graduar los factores de anlisis

ETAPA DE PREPARACIN

Reclutamiento, seleccin y capacitacin de los analistas de puestos, que conformaran el equipo de trabajo.

Preparacin del material de trabajo (formularios, impresos materiales, etc.)

Preparacin del ambiente (aclarar a la direccin, gerencia, supervisores y a todo el personas involucrado en el programa de anlisis de puestos)

Obtencin de datos previos (nombres de los ocupantes de los puestos que se van a analizar, relacin de los equipos, herramientas, materiales, formularios, etc., utilizados por los ocupantes de los puestos).

ETAPA DE REALIZACIN
Obtencin de los datos sobre los puestos mediante el(los) mtodo(s) de anlisis elegido(s) (con el ocupante del puesto o con el supervisor).

Seleccin de los datos obtenidos.

Redaccin provisional del anlisis hecha por el analista de puestos.

Presentacin de la redaccin provisional al supervisor inmediato, para que la ratifique o la rectifique.


Redaccin definitiva del anlisis del puesto. Presentacin de la redaccin definitiva del anlisis del puesto, para la aprobacin (ante el comit de puestos y remuneraciones, ante el ejecutivo o ante el departamento responsable de su oficializacin en la empresa).

Entrevistas

Grupos de expertos

Cuestionarios por medios electrnicos

Combinaciones

Observacin

Bitcora de empleados

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