EL ACTA

CONCEPTO: El acta es un documento que contiene el testimonio de las acciones ms importantes que han acontecido en la realizacin formal de determinados actos administrativos. El acta es un documento probatorio de hechos que han sucedido en la realidad y que sirven de base o sustento para nuevas acciones, como puede ser para la expedicin de resoluciones, envi de circulares, oficios, etc. Las actas constituyen instrumentos pblicos cuyos contenidos deben tenerse por verdaderos, mientras no se pruebe lo contrario. Se redactan por propia iniciativa o en cumplimiento de disposiciones establecidas .Se usa tanto en la administracin pblica como privada. Por ejemplo: de lo que ha pasado en una sesin o en una visita de inspeccin.

CLASES DE ACTAS
Distinguimos dos clases de actas: Actas de trabajo y acta de sesin: 1.- ACTA DE TRABAJO.- Son las diferentes actas, que se elaboran con el fin de dejar constancia de actos o hechos de inters ocurridos en el cumplimiento de nuestras obligaciones cotidianas en nuestro centro laboral. Las actas de trabajo se redactan en el mismo lugar y en la misma fecha y hora de los acontecimientos Son elaboradas por el secretario(a) o por quien hace sus veces, en presencia de la autoridad que preside el acto y con la intervencin de las personas interesadas. Por ejemplo, se redacta esta clase de acta: - Al momento de evaluar a los postulantes a plazas de trabajo. - Al evaluar al personal de una institucin con fines de ratificacin o promocin interna. - En la ejecucin de las diferentes etapas de un proceso electoral - Al decomisar mercadera ilegal o de dudosa procedencia - Al realizar diligencias judiciales como audiencias, inspeccin ocular o actos de conciliacin entre partes en conflicto. - Al efectuar visitas de inspeccin administrativa a centros de trabajo, establecimientos comerciales o lugares devastados por hechos fortuitos como sismos, inundaciones o incendios. - Al incautar, exterminar, transferir, inventariar, entregar y depositar bienes. - Al asumir y dejar cargos; al entregar y recibir obras; al resolver diversos problemas o conflictos internos y al tiempo de cumplir cualquier otra accin administrativa considerada delicada o de responsabilidad. - Algunas entidades preparan formularios o dan lineamientos para redactar este documento.

PARTES DEL ACTA DE TRABAJO

a) PARTES OBLIGATORIAS: 1. Ttulo (tipifica el acta) 2. Texto 3. Firma y post firma de los que intervienen en el hecho que consta en el acta 4. con copia 5. Pie de pgina b) PARTES COMPLEMENTARIAS: Membrete Cdigo Anexo

2.- ACTA DE SESION.- Es un documento en el que consta el testimonio de los hechos ms importantes que han sucedido en la sesin de un rgano deliberante. Se denomina "sesin" a la reunin formal de un grupo de personas, que se convoca o cita, instala y funciona teniendo en cuenta determinadas leyes, estatutos o normas establecidas en cada entidad sea pblica o privada, Y se conoce como "rgano deliberante" a aquel grupo de personas que tiene la potestad legal de reunirse, deliberar y tomar acuerdos sobre asuntos relacionados con sus atribuciones o funciones. Los rganos deliberantes facultados por ley para celebrar sesiones son:
EN PRIMER LUGAR:

- Los rganos de gobierno de las instituciones como asambleas universitarias, el Consejo Universitario, Consejo Directivo y los consejos de facultad en las universidades. - La Junta General de Accionistas y el Directorio en las empresas de sociedad annima; la Junta General de Socios en las empresas de sociedad comercial o industrial de responsabilidad Limitada. - La Asamblea General y el Consejo Directivo, en el caso de las asociaciones, el Concejo Municipal en las Municipalidades distritales y provinciales. - La Asamblea General y la Junta Directiva en el caso de los sindicatos, etc.

EN SEGUNDO LUGAR:

Pueden reunirse en sesin los rganos consultivos y de apoyo u otros legalmente autorizados por las normas internas de las entidades, como los departamentos acadmicos en las universidades y las comisiones de trabajo que se constituyen, con carcter permanente o eventual, para tratar asuntos de inters institucional. Las sesiones de los rganos de gobierno deben constar en libros de actas legalizados conforme a ley. En las instituciones pblicas, sus libros de actas son legalizados por su fedatario; y los libros de actas de las entidades privadas son legalizados por el notario pblico o el juez, segn corresponda. La ley o el estatuto pueden exigir que los acuerdos, en ciertos casos, se tomen por mayora ms alta (llamada mayora calificada), pero nunca por un nmero de votos menor a la mayora absoluta, porque seran ilegales y por ende, nulos ipso jure. Los acuerdos que adoptan los rganos deliberantes son de cumplimiento obligatorio para todos los interesados, incluso para los que no participaron en la adopcin de tales acuerdos o discrepen de ellos.

PARTES OBLIGATORIAS DEL ACTA DE TRABAJO MINISTERIO DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES 1) ACTA DE EXTERMINIO DE PLACAS DE RODAJE 2) En la ciudad de Ica, en el barrio de San Joaqun, a las once de la maana del da tres de julio del dos mil trece se reunieron el Ing Luis Crdova Aparcana, Jefe de la Oficina Regional de Transporte Terrestre de Ica, y el seor Jeyson Peve de la Cruz, Jefe de la seccin de Registro de Propiedad Vehicular, con el objeto de arrojar al ro las placas de rodaje antiguas que se hallaban en el almacn de la referida oficina. El arrojo de las placas se realiz de manera normal, con conformidad con las formalidades de ley impartidas mediante la R.M 0156 del 03 de junio del 2013. La realizacin de las placas de rodaje exterminadas se acompaa a la presente, No habiendo ninguna observacin que anotar, firmamos esta acta, en original y dos copias. 3) Ing Luis Crdova Aparcana Jefe de la Oficina de Jefe de la Seccin de Registro de TT Ica Propiedad Vehicular ANEXO. Nmina de las placas de rodaje exterminadas. 4) C.c: Unidad de Administracin Sec.de Reg.de Prop.Vehicular Archivo 5)rsj

PARTES DE UN ACTA DE SESION

Las partes de un acta de sesin son: ttulo, introduccin, texto, cierre del acta, firma de los que aprueban el acta y redaccin del acta de sesin ordinaria. 1.-TTULO.- El ttulo del acta de una sesin que permite localizarla con facilidad en el conjunto de las que se encuentran en el libro respectivo. Este ttulo se escribe as: ACTA DE SESIN DEL 03 DE JULIO DE 2013, o tambin ACTA DE SESIN DEL 03.06.2013.Sin embargo, en los ltimos aos, muchas instituciones han optado por codificar sus actas como si fueran cualquier otro documento, en forma correlativa anual, con la indicacin de la fecha en la que se llevan a cabo. Por ejemplo: ACTA DE SESIN N 01-2013 DE FECHA 03.06.2013.En todos los casos subrayado y con letras maysculas, luego de la firma de los que procedieron a aprobarla. 2.-INTRODUCCIN.- La introduccin del acta es una frmula de apertura que comprende: lugar, fecha y hora en la que se lleva a cabo la sesin; y los nombres y apellidos de los que asisten y de los que actan de presiente y de secretario, si los que concurren son muchos, slo se hace una referencia general de ellos y se adjunta al acta el padrn respectivo, y en su caso, los comprobantes de haberse efectuado las publicaciones de convocatorias. 3.-TEXTO.- Las actas tradicionales hacen un relato minucioso de todo lo que acontece en la sesin; contienen todas las intervenciones de los asistentes, sin establecer ninguna distincin entre ellas. Deben contener solamente la siguiente informacin; los asuntos tratados en la sesin, la forma y el resultado de las votaciones en cada caso y los acuerdos adoptados 4.-CIERRE DEL ACTA.- Es una frmula hecha que se usa por costumbre e indica que la sesin ha terminado. Seala la hora en la cual concluye este acto. Ejemplo: No habiendo ms asuntos que tratar y siendo las 10 p.m se dio por levantada la sesin. 5.-FIRMAS DE LOS QUE APRUEBAN EL ACTA.- Segn lo determinen las normas de cada institucin, las actas una vez aprobadas deben ser firmadas por todos los asistentes, tambin slo el presidente y el secretario, o por una comisin elegida para tal fin. 6.-REDACCIN DEL ACTA DE SESIN ORDINARIA.- Se conoce con el nombre de sesin ordinaria a aqullas que se realiza, en forma obligatoria, en cada fecha o perodo fijado en las normas internas de cada institucin, pudiendo ser cada semana, cada 15 das ,cada mes, o cada 6 meses .