AJUSTES El contador procede a realizar los asientos necesarios para dejar a cada cuenta con el saldo real que

le corresponde al final del periodo contable (usualmente un ao). Su formulacin es importante porque del anlisis individual de cada cuenta, el contador determina que cuentas debe ajustar y cuales no. Con esta informacin, debe proceder formular los correspondientes asientos (registros) ajustados a las normas contables, con lo cual se prepara el cierre del periodo. CARACTERSTICAS GENERALES DE LOS ASIENTOS DE AJUSTE En otras palabras, una vez hecho el primer balance de comprobacin, y debido a que puede darse el caso, de que algunos saldos de las cuentas no reflejen la realidad, se hace necesario modificar dichas cantidades, para lograr que nuevamente, esas cuentas reflejen su situacin financiera real.

CLASIFICACIN DE LOS ASIENTOS DE AJUSTE Las principales clases de asientos de ajustes se clasifican en:

a) Regulacin de la cuenta mercaderas (se desarrollara al momento de abordar el sistema de control de la cuenta mercadera por mltiple) b) Cargos y Crditos Diferidos

c) Gastos e Ingresos Acumulados d) Prepagados e) Valores Pendientes de Cobro y Pago f) Crditos Incobrables g) Depreciaciones h) Amortizaciones i) Consumo de Suministros de Oficina

B. ASIENTOS DE AJUSTE O REGULACION POR ACTIVOS DIFERIDOS

La accin de diferir un pago puede ser a un plazo menor a un ao o mayor al mismo. De ah se derivan 2 sub-clasificaciones: Los Prepagados y los Cargos Diferidos

b.1 Prepagados:

Corresponden a egresos efectuados por concepto de compras de bienes o servicios que se recibirn en fecha futura, pero menores a un ao, por ello el (la) contador (a), debe efectuar el correspondiente asiento de ajuste por la parte proporcional del egreso contabilizado ya devengado, que pasa a constituirse un gasto para la empresa.

EJEMPLO. Ferretera Snchez de la ciudad de Cuenca. Enero 5 2010: Pag al Sr. Luis Vivanco la suma de U$ 12,000.00, por concepto de arriendo del local comercial por 2 aos, contados a partir de 01/01/2010

Diciembre 31-2010: Se ha devengado12 meses de arriendo Se procede a la ajustar la cuenta, trasladando el valor devengado o consumido a una cuenta que registre el gasto por el servicio de arriendo ya utilizado, teniendo en cuenta que el uso es para el almacn de la empresa y ubicando como contrapartida a la cuenta del Prepagado.

El asiento inicial por el abono de los US 12,000.00. Se supone que no hay retenciones.

FERRETERIA SANCHEZ Diario General Del., Al Folio No.: . Cdigo Cuentas - 20 Arriendos Prepagados IVA Pagado Bancos Ref. 20/1 Parcial Debe 12,000.00 1,344.00 13,320.00 Haber

El asiento por el ajuste al 31/12/2010 de los arriendos devengados ser por la mitad del periodo, es decir US 6,000.00 y ser el siguiente:

FERRETERIA SANCHEZ Diario General Del., Al Folio No.: . Cdigo Cuentas Ref. - 157 157/40 Arriendos del Local Arriendos Prepagados Parcial Debe 6,000.00 6,000.00 Haber

b.2 Cargos Diferidos Los cargos diferidos representan cuentas cuyos gastos capitalizables beneficiaran en periodos futuros a la Empresa (mayores de un ao). Las principales cuentas que corresponden al grupo son: Gastos de Constitucin, Gastos de Organizacin, Gastos de Investigacin

EJEMPLO. Ferretera Snchez de la ciudad de Cuenca.

FERRETERIA SANCHEZ Diario General Del., Al Folio No.: . Cdigo Cuentas - 1 Amort. Gastos de Const. Gastos de Constitucin Ref. 1/1 Parcial Debe 700.00 700.00 Haber

El asiento por el ajuste al 31/12/2010 de la cuota de los gastos de constitucin de los US 700.00 ser el siguiente: FERRETERIA SANCHEZ Diario General Del., Al Folio No.: . Cdigo Cuentas - 158 Otros Gastos Administrativos Amort. Gastos de Const. Ref. 158/40 Parcial Debe 700.00 700.00 Haber

C. AJUSTE POR CRDITOS DIFERIDOS

Corresponden a ingresos generados por concepto de la venta de bienes y servicios que se entregarn con fecha futura en un plazo menor a un ao. Al trmino del periodo contable, el (la) contador (a) har el respectivo asiento de ajuste por la parte proporcional del ingreso contabilizado ya devengado.

EJEMPLO. Ferretera Snchez de la ciudad de Cuenca. Ferretera Snchez, subarrienda el segundo piso del local comercial al Dr. Wilson Carrin por la suma de US 300.00 mensuales. El arriendo no es la actividad principal de la empresa, por lo que se considera un ingreso no operacional

Enero 2 -2010: el Dr. Wilson Carrin entrega la suma de US 8,064.00 por concepto de arriendos anticipados por los siguientes dos aos

El asiento inicial por los Arriendos Precobrados quedo as:

FERRETERIA SANCHEZ Diario General Del., Al Folio No.: . Cdigo Cuentas - 10 Caja / Mostrador. Arriendos Precobrados IVA Cobrado Ref. 10/1 Parcial Debe 8,064.00 7,200.00 864.00 Haber

El asiento por el ajuste al 31/12/2010 de la parte devengada de los arriendos precobrados ser por la mitad del periodo es decir por los US 3,600.00 FERRETERIA SANCHEZ Diario General Del., Al Folio No.: . Cdigo Cuentas Ref. - 159 159/40 Arriendos Precobrados Otros Ingresos Parcial Debe 3,600.00 3,600.00 Haber

D. AJUSTE POR GASTOS E INGRESOS ACUMULADOS

Al final del periodo contable puede darse el caso, de que existan valores pendientes de pago que corresponden a servicios ya recibidos por la entidad, pero que por razones de trmite administrativo, no sean efectivizado. Como corresponde a gastos del periodo por cerrar, se procede a registrar esos valores como sigue: d.1 Gastos Acumulados Si la empresa ya recibi la factura de pago, o por consulta se sabe el valor a pagar como es el caso de los servicios de telfonos o la energa elctrica, se procede a formular el asiento de ajuste como un valor pendiente de pago respetando la normativa tributaria:

EJEMPLO. Ferretera Snchez de la ciudad de Cuenca. Diciembre 31-2010: Ferretera Snchez, a travs de consulta por la Internet, determina, que la prxima factura de Enero de 2011 por el consumo de energa elctrica de la Empresa es de 125.10. El asiento de ajuste ser entonces:

FERRETERIA SANCHEZ Diario General Del., Al Folio No.: . Cdigo Cuentas - 160 Servicio de Energa Elctrica Otras Cuentas por Pagar Ref. 160/40 Parcial Debe 125.10 125.10 Haber

d.2 Ingresos Acumulados

Corresponden al grupo de asientos de ajuste que se debern registran en el Sistema Contable, por valores pendientes de cobro a la fecha de cierre del Balance, por servicios ya entregados por la empresa.

EJEMPLO. Ferretera Snchez de la ciudad de Cuenca.

Diciembre 31-2010: El contador (a) de Ferretera Snchez determino que a la fecha, la empresa queda pendiente por recaudar los intereses de una pliza de acumulacin del

Banco del Pichincha, por la suma de US724.45

El asiento de ajuste ser entonces: FERRETERIA SANCHEZ Diario General Del., Al Folio No.: .

Cdigo

Cuentas Ref. - 161 161/40 Otras cuentas por Cobrar Intereses Ganados

Parcial

Debe 724.45

Haber

724.45

E. AJUSTE POR CRDITOS INCOBRABLES

El asiento de ajuste por provisin para crditos incobrables, deber ampararse en la Ley de Rgimen Tributario Interno (LRTI), el Cdigo Tributario, y la Ley de Equidad Tributaria, que seala las deducciones para provisiones de crditos comerciales originadas en operaciones del giro comercial del negocio, a razn del 1% anual de la cartera total del negocio. La provisin acumulada no podr exceder del 10% de dicha cuentas por cobrar.

EJEMPLO. Ferretera Snchez de la ciudad de Cuenca. Al 31-12-2010: El (la contador (a) de la empresa determina que el saldo de la cartera de clientes suma US 8,500.00, cifra de la cual US 5,100.00 corresponde al ejercicio de 2009 y se hizo una provisin para crditos incobrables (31/12/2009) por la suma de US 175.00. a la fecha (31/12/2010) la cantidad asciende a US 3,400.00 y se pide elaborar la provisin para incobrables, sin que los valores excedan el 10%.

Cartera de Clientes Ao 2009 Ao 2010 Total Provisin para Cuentas Incobrables Ao 2009 Ao 20101 Total
1

5,100.00 3,400.00 -----------8,500.00 175.00 34.00 -----------209.00

(Para el ao 2010, la provisin se calculo: 3,400 x 1% = 34.00)

El total de provisiones para incobrables permitido por la LRTI, no debe exceder del 10% del total de la cartera de clientes en este caso: US 8,500 x 10% = 850.00

Total de Provisin incobrables es de US 209.00, que es un valor inferior a US 850.00 Para el ao 2010 el asiento de ajuste ser por los US 34.00.

FERRETERIA SANCHEZ Diario General Del., Al Folio No.: . Cdigo Cuentas 161 Ref. 161/40 34.00 34.00 Parcial Debe Haber

Cuentas Incobrables /Gasto Prov. Acu. Cuent. Incob.

F. AJUSTE POR DEPRECIACIN DE ACTIVOS FIJOS TANGIBLES

Los activos fijos tangibles, por su uso u obsolescencia, pierden su valor, prdida que constituye un gasto para la empresa, la misma que debe ser contabilizada al final del periodo contable. La misma Ley de Rgimen Tributario seala los porcentajes correspondientes a cada uno de los bienes mencionados: Inmuebles excepto TerrenosInstalaciones, maquinarias, equipos y muebles Vehculos y equipo de transporte Equipos de computo y software 5% anual 10% anual 20% anual 33% anual

Para la estimacin de la depreciacin, existen numerosos mtodos como: el de lnea recta, de la vida til, de los nmeros dgitos, nmero de unidades producidas. Si la empresa, aspira a depreciar sus activos fijos por encima de los valores establecidos en la tabla anterior, deber solicitar a la administracin tributaria su autorizacin, con la debida justificacin. EJEMPLO. Ferretera Snchez de la ciudad de Cuenca. La empresa compr un camin Toyota Dyna, el 12 de Agosto de 2010 por un valor de US 22,000. La poltica de la empresa ser depreciar el 20% anual para un periodo de vida til de 10 aos, y se estima un valor residual de US 2,200, al final del mismo.

Depreciacin del Camin Toyota Dyna, para el ao 2010 (22,000.00 - 2,200.00) x 20% = US 3,960.00

Los US 3,960.00 sera la depreciacin si el camin se hubiese comprado el 01/01/2010, pero como se compr el 12/08/2010, se esta frente a una depreciacin proporcional, cuyo clculo es como sigue: US 3,960.00 / 360 das = US 11.00 diarios

Al valor anterior hay que multiplicarlo por el nmero de das transcurrido entre 12/08/2010 y 31/12/2010, es decir 141 das. El valor de la depreciacin ser: US 1,551.00. El asiento de ajuste quedar entonces as: FERRETERIA SANCHEZ Diario General Del., Al Folio No.: . Cdigo Cuentas - 162 Depreciacin de Vehculos Dep. Acum. De vehculos Ref. 162/40 Parcial Debe 1,551.00 1,551.00 Haber

Se proceder as con el resto de activos fijos.

G. AJUSTE POR AMORTIZACIN DE ACTIVOS FIJOS INTANGIBLES A diferencia de los activos fijos tangibles, los activos fijos intangibles se amortizan para el periodo que dura el contrato o convenio. Para determinar el valor que corresponde amortizar, se proporciona el valor total con el cual el valor tangible ingreso empresa para el tiempo de duracin del contrato. a la

EJEMPLO. Ferretera Snchez de la ciudad de Cuenca. 30 Mayo -2010: La Ferretera contrat la franquicia de Disensa, para un periodo de 5 aos y cuyo pago fue por la suma de US 25,000.00 Los clculos contables son los siguientes: Valor Pagado Periodo de Vigencia del contrato Amortizacin Anual: 25,000.00 / 5 = US 5,000.00 anual. Sin embargo como la franquicia se contrat el 30/05/2010, para el final del ao (31/12/2010) han transcurrido 181 das, existe una amortizacin proporcional. 25,000.00 5 aos

US 5,000.00 / 360 das = US 13.89 diario; valor que se debe multiplicar por los 181 das transcurridos, que da un resultado de US 2,514.09 El asiento de ajuste quedar entonces as: FERRETERIA SANCHEZ Diario General Del., Al Folio No.: . Cdigo Cuentas - 163 Amortizacin de Franquicias Amort. Acum. Franquicias Ref. 163/40 Parcial Debe 2,514.09 2,514.09 Haber

I) CONSUMO DE SUMINISTROS DE OFICINA

Al inicio de cada ao, las empresas compran grandes cantidades de inventarios de suministros y materiales, para surtir durante todo el ao, a las distintas unidades administrativas, sin embargo es al final del periodo en el que debe hacerse una valoracin del remanente que queda, para hacer el nuevo pedido

EJEMPLO. Ferretera Snchez de la ciudad de Cuenca. Al inicio del ao la empresa compr US 750.00 en papelera y suministros de oficina, para lo cual se dispuso que cada unidad administrativa solicitara mediante una orden de retiro, al bodeguero del almacn, los materiales que requiera. Al final del ao el contador hace una toma fsica de los suministros que restan y la compara con los reportes del bodeguero sobre la utilizacin de materiales y observan un valor de US 185.00. Con esta informacin se procede a efectuar el clculo del material consumido y el respectivo asiento de ajuste. Inventario de Suministros y tiles de Oficina (01/01/2010) (-) Inventario de Suministros y tiles de Oficina (31/12/2010) Valor Consumido de Materiales y tiles de Oficina El asiento de ajuste quedar entonces as: 750.00 185.00 -------565.00

FERRETERIA SANCHEZ Diario General Del., Al Folio No.: . Cdigo Cuentas - 164 Consumo de Inventario de Suministros y til. De Oficina Inv. Suministros y U. de O. Ref. 164/40 Parcial Debe 565.00 565.00 Haber

Por Norma General, el (la) contador (a), est obligado a efectuar los asientos de ajuste que sean necesarios para dejar a cada cuenta con su saldo real. Con el resultado de esta nueva informacin, se procede a elaborar un nuevo balance que recibe el nombre de Balance de Comprobacin Ajustado, como paso previo a la elaboracin de los estados Financieros del periodo.