Uni dad V.

PRINCIPIOS DE LOGS TICA Y MANEJO DEL ALMACEN Definicin del al macn El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, contro l y abastecimiento de materiales y productos. Importancia La ad ministracin del almacn es una de las operaciones de mayor importancia para la compaa, ya que su resultado se refleja directamente en los estados financieros, adems es una funcin primordial en el plan general de la operacin de la empresa el cual tiene como fin la unificacin y coordinacin de todos los esfuerzos humanos para conseguir los objetivos con mayor efectividad y con menor costo. Es imperioso conocer los objetivos de la empres a para planear los almacenes y dirigir sus actividades. Objeti vos del al macn 1. Recib ir para su cuidado y proteccin todos los materiales y suministros. 2. Proporcionar materiales y suministros, med iante solicitudes autorizadas, a los departamentos que lo requieran. 3. Controlar los productos terminados para su posterior destino. 4. Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricacin o de las materias primas que se almacenen con el fin de que maduren o se curen para poderlas utilizar. 5. Mantener el almacn limp io y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y manteniendo cada cosa en su lugar. 6. Mantener las lneas de produccin ampliamente abastecidas de materias primas, materiales indirectos y de todos los elementos necesarios para un flujo continuo de trabajo. 7. Custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar, tanto su cantidad como su buen estado. 8. Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el mnimo de tiempo y de costo posible. 9. Llevar registros al da de sus existencias. Funciones del al macn Recepcin de materiales en el almacn Registro de entradas y salidas del almacn Almacenamiento de materiales Mantenimiento de materiales y del almacn Despacho de materiales Coordinacin del almacn con los departamentos de compras y contabilid ad. Costos del almacn Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razn por la cual se debe conservar el mnimo de existencias con el mnimo de riesgo de faltantes y el menor costo posible de operacin.

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Los costos de almacn pueden ser los siguientes: a) b) c) d) e) f) g) Inters sobre el capital in mov ilizado representado por el valor de las existencias. Los gastos de seguro El espacio ocupado al precio del local por metro cuadrado La amort izacin del ed ificio y el equipo de almacenamiento y manejo. La devaluacin de la mercanca Al deterioro y la merma Los costos del personal del almacn incluyendo nmina, prestaciones, vacaciones, etc.

Ti pos de almacn Almacn de materias primas.- Este almacn tiene como funcin principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes, a los departamentos de produccin. Secciones que requiere normalmente : Recepcin Almacenamiento Entrega Almacn de materiales auxiliares.- Los materias auxiliares, o tambin llamados indirectos, son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para fabricarlo, envasarlo o empacarlo. Almacn de materiales en proceso.- Si los materiales o artculos semiterminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programacin, se puede decir que estn en un almacn de materiales en proceso. Puede haber uno o varios de estos almacenes seg n las necesidades de fabricacin. Almacn de productos terminados.- El almacn de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el mo mento de despachar los pedidos a los clientes. Almacn de herramientas y equipo.- Bajo la custodia de un encargado especializado, ofrece siempre g randes ventajas; muy especialmente para el control de esas herramientas y del equipo y tiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de produccin o d e mantenimiento. Este cuarto de herramientas guarda y controla tambin las herramientas no durables tales como brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc. Almacn de refacciones.- Cuando el departamento de mantenimiento se encuentra fuera del rea de manufactura. Almacn de material de desperdicio.- Los productos, partes o materiales rechazados por el departamento de control de calidad y que no tienen salvamento o reparacin, deben tener un control por separado; este queda, por lo general, bajo el cuidado del departamento de control de calidad. Siendo el rengln de rechazos y material de desperdicio un elemento que afecta directamente los costos de fabricacin, debe destinrsele un almacn de control. Almacn de materiales obsoletos.- Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programacin de la produccin por falta de ventas, por deterioro, por descomposicin o por caducidad. La razn de tener otro almacn separado del de materias primas es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para lo que s son de consumo actual.

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 Almacn de devoluciones.- En el se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y entrada al almacn. Qu se necesita conocer de l os productos a al macenar: 1. Las dimensiones y peso de cada unidad de material o producto, las dimensiones y peso de cada unidad envasada. 2. La cantidad usualmente solicitada al almacn y la frecuencia de las requisiciones por turno, semana o mes. 3. El sitio de recepcin y punto de entrega. 4. El nu mero mximo de unidades que se almacenarn. 5. La cantidad mnima que hay que almacenar. 6. El espacio necesario para la man ipulacin y transporte, as como las precauciones que se deben observar.

reas del al macn rea de recepcin El flujo rp ido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su optima utilizacin. El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de la mercanca en el rea de recepcin sea la mnima posible. Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto. Area de almacenamiento La planeacin del rea de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupo de materiales o mercancas con caractersticas similares, requiere de un conocimiento pleno del producto y de las condiciones que exige su resguardo proteccin y manejo. Reco mendaciones para el resguardo, proteccin y manejo de los materiales 1. Para aminorar el riesgo del incendio

Aislar los productos inflamables como cartn, papel, estopa, trapos, telas, tintas, tinher, pinturas, etc. Prevenir la combustin espontnea de estopa, trapo o papel impregnados de aceite o grasa oxidante. Se requiere un lugar aparte, con recipientes a prueb a de fuego, y donde haya una libre ventilacin. Aislar los productos exp losivos, de ser posible fuera del almacn. Revisar peridicamente los ext inguidores. Despejar los pasillos de acceso a los ext inguidores, separar los materiales de fcil co mbustin con un espacio mnimo de 45 cm.

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2. Para evi tar la corrosin y el enmoheci miento

Colocar todo lo que sea de metal en lugar seco y distante de la tubera de agua o de vapor. Correg ir las goteras de techos y tuberas. Ev itar la hu medad en piso y paredes. Alejar los productos y materiales de los recip ientes con cidos que despidan gases corrosivos. Cubrir los materiales o productos de acero con grasa, aceite o barniz especial. Colocar productos qumicos absorbentes de humedad en las reas de almacenamiento de aceros. Ev itar derrames de agua o lquidos en el piso.

3. Para que no se estropeen Ev itar que los productos sean golpeados unos con otros, especialmente cuando se almacenan en grandes tambores o recipientes, o por los equipos de manejo de mat eriales. No permitir que los medios de almacenamiento rompan o rayen los artculos. Los materiales de cristal o frgiles deben quedar lejos de maquinas o trafico dentro de la rea de almacenamiento. Proteger los materiales y productos contra el polvo tapan do la entrada y salida de los estantes con alguna tela.

4. Para evi tar el deteri oro

Proteger de la luz de las ventanas o guardar en lugares con poca ilu minacin los materiales o productos que se decoloren con la lu z. Ev itar que se ensucien o manchen las mercancas y materiales al manejarlos o almacenarlos. Las condiciones del piso deben observarse en los proyectos de mejoras.

rea de entrega La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea de entrega debe: a) b) c) d) Ser trasladada con el med io mecnico ms adecuado. Ser aco mpaada de un documento de salida, una nota de remisin, una factura. Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercanca con el docu mento de salida. Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacn de material au xiliar, con suficiente anticipacin y cantidad. e) Las mesas, la bscula y las herramientas de fleje, de engomado, y tiles necesarios debern tener una rea ordenada que facilite las maniobras de manejo de los produ ctos y de empaque.

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Normalizacin y codificacin de l os materi ales. Los nombres y los nmeros codificados se utilizan con mucha frecuencia para identificar los artculos en inventario, los materiales o mercancas y, asimis mo para hacer referen cia a ellos. Las principales ventajas de la codificacin de inventarios son las siguientes : 1. Brevedad. Las designaciones codificadas son ms cortas que las descripciones que se hacen med iante lenguaje ordinario. 2. Precisin. Las claves de codificacin son asignadas a las cosas sobre la base de una a una. 3. Orden. Las codificaciones permiten un orden.

Codificacin de inventarios

Sistema bsico Clasificacin General Grupos de clasificacin N mero progresivo 01 20 078

CODIFICA CIN DEL ARTCULO EN EL INVENTARIO : 01-20-078

Recuentos fsicos (inventario) Consiste en una lista detallada de los bienes de la compaa; esta lista se clasifica contablemente en fijo y circulante. El inventario de activo fijo comp rende los bienes que no se consumen en la prctica d iaria de las operaciones de la oficina o de produccin como muebles, equipo y mquinas; el de activo circulante co mprende los bienes que se gastan en las operaciones de oficina o de produccin, co mo la papelera, los tiles de trabajo de la oficina o los materiales que entran en produccin o se usan para el mantenimiento del equipo y maquinaria.

Objeti vos : Dar a conocer a los departamentos de contabilidad y finanzas el valor real de todas las existencias. Facilitar la auditoria externa fiscal. Proporcionar a los departamentos de ventas, programacin, produccin y compras el estado de las existencias. La forma de organizar y ad ministrar un almacn depende entre otros factores, de: Tamao de la empresa Organizacin de la emp resa Diversidad en la produccin Programacin de la produccin

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Las funciones ms co munes que debe coordinar almacn son: Recepcin de materiales Registro de entradas y salidas Almacenamiento de materiales Control de los materiales Mantener en constante informacin a los departamentos de compras, ventas y produccin sobre las existencias reales de materia prima o productos terminados Interaccin con los departamentos de comparas, produccin, trfico y contabilidad.

PLANEACIN Y MANEJ O DEL ALMACEN Para la planeacin y al manejo del almacn es preciso: Conocer los artcu los que se almacenarn. Disponer de reas suficientes para recepcin, almacenamiento y entrega, as como para man iobras de carga y descarga. Conocer dimensiones, peso y caractersticas por unidad de los materiales o productos. Saber la frecuencia de consumo

ASPECTOS QUE DEB EN CONS IDERARS E EN EL MANEJO DE MAT ERIALES . Es indiscutible que el conocimiento de las caractersticas principales de los materiales permit ir un buen manejo y una mejo r clasificacin de los mismos. Las caractersticas de los materiales son: lquido gaseoso frgil inflamable explosivo perecedero polvo

Las condiciones ambientales del almacn, segn el caso sern: seco hmedo clido fro ilu minado oscuro

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TRAFICO Este departamento opera en emp resas grandes y tiene como principales funciones la recepcin y envo de materias primas o productos terminados, procurando que esto se realice a travs de medios de transporte econmicos seguros y rpidos. Entre otras funciones en v a de entrada, este departamento debe conocer con toda precisin las tarifas de los med ios de transporte, el it inerario, el contrato de transporte, el medio de transporte ms seguro y confiable, y es responsable directo de la recepcin de la mercanca. En v a de salida, las funciones del departamento de trafico son: El p leno conocimiento de las tarifas vigentes de los medios de transporte, para seleccionar el mas adecuado. Clasificacin precisa de los envos, negociacin de los tiempos de entrega el envo fsico de los materiales. Co mprobacin de carga fsica en el med io de transporte elegido. Seguimiento de los envos para evitar retrasos y reclamaciones.

CONTROL DE INVENTA RIOS En el mundo de los negocios se dice que es la verificacin fsica que realiza el departamento de almacn para cuantificar las existencias de todos los materiales, llmense materias primas, productos semiterminados o terminados. Para controlar mejor los inventarios sera conveniente conocer la rotacin o desplazamiento de ciertos productos, lo que puede lograrse med iante el siguiente razonamiento. Determinar el pro med io diario de las ventas de X producto, para lo que habr que dividir las ventas de un periodo entre el nmero de das que participan en la integracin del impo rte total. Acto seguido, se valan las existencias a precio de venta y se dividen entre el promed io diario de las ventas, lo que dar como resultado el nmero de das en que el inventario podr terminarse.

Los requisitos ideales de un sistema de control de inventarios que aseguran su perfecto funci onamiento son cinco. 1. 2. 3. 4. 5. Sencillez Flexib ilidad Exactitud Oportunidad Confiab ilidad

Un sistema con estas caractersticas deber poder hacer frente a cualquier exigencia razon able que se presente. La decisin de cunto pedir y cundo hacerlo la resuelve el departamento de almacn con estimaciones y pronsticos para encontrar el equilibrio adecuado entre estos dos elementos.

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METODOS DE CONTROL DE INVENTARIOS Para establecer un control de inventarios puede disponerse, entre otros, de los siguientes mtodos: Consumo del lt imo periodo Consumo de pro medio mvil Mtodo de ABC (tambin conocido como anlisis de Pareto) Mximos y mnimos (tamb in conocido como de cantidad es fijas) Teora justo a tiempo El establecimiento de mxi mos y mni mos definidos, y puntos de recompra fijos (plazo de reaprovisionamiento) imp lica varias consideraciones: El mni mo real difiere del terico, pues las existencias viejas deberan estar agotadas cuando llega una nueva partida, por ello el mnimo terico deber ser igual a cero. Sin embargo, no se puede planificar tan estrechamente, sino establecer un mnimo real con previsin de reserva (mnimo de seguridad) a la cual se podr recurrir en caso de que las nuevas entregas se retrasen. Esto depende de la velocidad de consumo, de la importancia del p roducto en el programa, de la disponibilidad de los sustitutos y del tiempo requerido para pedir y recibir los materiales. Por lo tanto, ese mnimo real ha de mantenerse tan reducido como sea posible, pero con un nivel de seguridad razonable. El sistema de mximos y mni mos supone el emp leo de una requisicin que representa la cantidad supuestamente ms conveniente por compras. La requisicin es emitida por almacn en el mo mento en que el stock an sobrepasa la cantidad mnima como para cubrir el consumo probable de material hasta la entrega de lo solicitado, conocido como punto de recompra o de reaprovisionamiento. El punto mxi mo del inventario se fijar co mo la suma del mn imo real ms la cantidad de la requisicin solicitada. El mni mo real significa establecer un mn imo por debajo del cual no se permit ir que disminuyan las materias primas antes de que se efecte un nuevo pedido.

El mtodo de mximos y mnimos opera de la siguiente manera: Al retirar la existencias de almacn y disminuir el inventario mximo, se anota la cantidad de materiales que quedan en almacn, basta llegar al punto de reco mpra, y en este mo mento se solicitarn a Compras , med iante una requisicin, los materiales que se necesiten. Mientras se espera la llegada del nuevo material, las existencias irn disminuyendo hasta llegar al mni mo real, tambin llamado mni mo de seguri dad. Por ltimo , al mo mento de recibir los materiales e introducirlos al almacn, se entiende que las existencias llegaran nuevamente a su punto mxi mo.

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Funcionamiento de un tpico sistema de mximos y mnimos PERIODO UNIDADES USADAS TIEMPO DE COMPRA POR MES EN DIAS JULIO 80 5 AGOSTO 64 4 SEPTIEMBRE 96 4 OCTUBRE 82 8 NOVIEMBRE 40 4 DICIEMBRE 70 5 PROMEDIO 72 5 30 DIAS/ 5= 6 PERIODOS DE 5 DIAS 72 UNIDADES/ 6 PERIDOS = 12 UNIDADES CONSUMIDAS POR PERIODO
Por lo que cada 5 das se consumirn en pro medio 12 unidades. De las unidades usadas por mes resulta un consumo promedio de 72 unidades y un tiempo de compra med io de cinco das para que Co mp ras tarde en adquirir esas 72 unidades. Si est considerndose un mes (30 d as), entonces se concluye que 5 das son la sexta parte de 30 d as, y tambin representan la sexta parte de 72 unidades. Suponiendo que 72 unidades sea la cantidad econmica ms adecuada por comprar, y que adems no haya excedentes como reserva, dara co mo resultado: El mn imo real = 0 El punto de recompra = 12 El mximo = 72

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Al graficar lo anterior, quedara de la siguiente forma:

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La grfica anterior tambin indica que cada 5 d as se consumir la sexta parte de 72 unidades, es decir, 12 unidades. Un buen empleado de almacn no debe permit ir nunca que sus existencias se agoten por completo. Podra manejarse para este ejemplo, una reserva intocable de 6 unidades para atender contingencias. As, la grfica respectiva quedara de la siguiente forma:

Entonces los puntos de verificacin seran :

Mximo = 78 ( 72 por encima del mn imo real ) M nimo terico = 0 M nimo real = 6 Punto de reco mpra o de reaprovisionamiento = 18 (esto es 6 por encima del mn imo real) De esta manera, cuando las reservas sean de 18 unidades, ser mo mento de que almacn emita la requisicin para solicitar a Co mpras nuevos materiales, pues ya se sabe que tardar cinco das en promedio para que estos lleguen nuevamente al almacn.

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TEORIA DEL J USTO A TIEMPO (JAT) El concepto de Justo a Tiempo, parte de una idea sencilla: producir y entregar art culos terminados justo a tiempo para venderlos, materiales comprados justo a tiempo para transformarlos en partes fabricadas justo a tiempo. Es una filosofa de eliminacin de todo lo que implique desperdicio, desde las compras hasta la distribucin. La eliminacin del desperdicio da co mo resultado un proceso gil, eficiente y orientado a la calidad, capaz de responder a las necesidades del consumidor o usuario, adems de convertirse en un arma estratgica. Elementos internos: 1. 2. 3. 4. 5. La calidad en la fuente La carga fabril uniforme Las operaciones coincidentes (tecnologa de grupo) Tiempo mnimo de aislamiento de maquinas Sistema de operaciones eslabonadas

Elementos Externos : 1. 2. Las co mpras JAT. La filosofa JAT -- eliminacin del desperdicio -- es el punto clave de todo el fen meno JAT.

Princi pios bsicos de JAT Eliminar el desperdicio Producir uno a la vez Mejoramiento constante Respeto a las personas

Mejoramiento constante: Toda persona en la empresa esta dedicada a hacer todo mejor, sea algo grande o pequeo El mejo ramiento constante empieza con el concepto de que la perfeccin puede lograrse y que vale la pena buscarla. Respeto al personal: Ellas son el activo ms importante. Recurdese que las instalaciones y el equipo se deprecian; solo las persona se vuelven ms valiosas Los lideres del JAT valora a las personas como recursos esenciales, no como elementos que representan un gasto (sin las personas no hay nada). Desperdicios "internos" que generalmente se presentan en las empresas: Movimientos innecesarios en los materiales Reprogramaciones frecuentes de actividades Verificaciones constantes de los materiales para constatar la calidad. Recuento constante de materiales Problemas por fallas o averas frecuentes de la maquinaria Porcentajes elevados de productos defectuosos entre otros.

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Desperdicios "externos" que generalmente se presentan con sus proveedores. Retrasos frecuentes en las entregas Recepciones frecuentes de materiales defectuosos Recepciones frecuentes de materiales equivocados No sujetarse al procedimiento indicado por compras Recepcin de materiales con calidad variable Mermas significativas en los materiales.

Las co mpras desarrolladas justo a tiempo deben marcar las siguientes caractersticas y beneficios:

Caractersticas JAT : Cantidades Calidad Especificaciones mnimas Se ayuda a los proveedores a satisfacer los requerimientos de calidad Relaciones ms estrechas entre el personal de control de calidad de compradores y proveedores Se estimula a los proveedores para que recurran al control de procesos en vez de recurrir a la inspeccin. Proveedores Pocos proveedores Proveedores cercanos Agrupaciones de proveedores distantes Operaciones repetidas con los mis mos proveedores Se estimula a los proveedores para que hagan extensiva la co mpra JAT a sus proveedores Rit mo estable de produccin Entregas frecuentes en cantidades pequeas Contratos a largo plazo Papeleo mnimo para la entrega Se estimula a los proveedores para que embarquen cantidades exactas Se estimula a los proveedores para que reduzcan sus lotes de produccin.

Remesas Programacin de la carga por recib ir Obtener control mediante el empleo de transporte propios o contratados, almacenes contratados y remolques para consolidar y almacenar la carga siemp re que sea posible, en vez de recurrir a transportistas pblicos.

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Beneficios del JAT Costos de las partes Bajo costo de manejo de inventarios Bajo costo de desperdicios, porque los defectos se detectan a tiempo

Calidad Pronta deteccin de los defectos, puesto que las entregas son frecuentes Pronta correccin de los defectos, ya que las entregas que hacen los proveedores son en lotes pequeos Menos necesidad de la inspeccin de lotes Mejor calidad de los productos comprados

Diseo Pronta respuesta a los cambios de ingeniera Innovacin de diseo, puesto que los proveedores son expertos y no se ven paralizados por las especificaciones restrictivas Eficiencia ad ministrativa Productividad Menos correcciones Menos inspeccin Menos compras, control de produccin, control de inventarios y supervisin y manejo de cantidades ms pequeas. Menos solicitudes de cotizaciones Pocos proveedores con quienes contratar Contratos negociados con frecuencia Papeleo mnimo para la entrega Fcil recuento de las partes recibidas si los proveedores usan contenedores estndar Identificacin confiable de los pedidos que llegan

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