Planificacin y Gestin de Sistemas de Informacin

Tema 5 TCNICAS PARA GESTIN DE LA INTEGRACIN Y EL ALCANCE

Objetivos
Ampliar los conocimientos bsicos ya estudiados sobre la gestin de la integracin y la gestin del alcance, dentro de la gestin de proyectos. Estudiar las principales herramientas y tcnicas tiles en la gestin de la integracin y del alcance de proyectos informticos. Profundizar los apartados anteriores en el caso de proyectos de desarrollo de software.

Indice
1. Introduccin. 2. Metodologas de Planificacin de Proyectos.
Estndares Internacionales. El Plan del Proyecto. Estndar IEEE 1058 para Proyectos Software.

3. Ejecucin del Plan del Proyecto.

Gestin de Compromisos. Sistema de Autorizacin de Trabajos.

4. Control Global de los Cambios.

Supervisin y Seguimiento de Proyectos Software. Acciones Correctivas. Gestin de la Configuracin. Medidas de los Resultados.

5. Iniciacin de un Proyecto.
Cmo empieza un proyecto software?. Estudio de Viabilidad. Definicin de los objetivos. Descripcin del Producto.

6. Estructuras de Descomposicin de Trabajos.

Descomposicin Estructurada de Proyectos Software

Bibliografa bsica:

ANSI/IEEE Std. 1058: IEEE Standard for Software Project Management Plans. IEEE Computer Society, USA. Existe una versin en castellano en la web de la asignatura: http://alarcos.inf-cr.uclm.es/doc/pgsi/ doc/especiales.htm#IEEE_1058. Piattini, M. et al, Anlisis y diseo detallado de Aplicaciones Informticas de Gestin. Ed. RaMa, Espaa 1996. Caps. 5 y 6. Wilson, D.N. and Sifer, M.J., Structured Planning Project Views. En Software Management, 5th edition. IEEE Computer Society, 1997. Existe un proyecto fin de carrera con documentacin en castellano y una herramienta: http://alarcos.inf-cr.uclm.es/doc/pfc/planep/

Introduccin
conceptos y tcnicas que vamos a ver, lugar que ocupan en el marco PMI de Gestin de Proyectos.
rea Proceso Grupo Conceptos, tcnicas y herramientas
C=conceptos, T=tcnicas y herramientas, O=salidas

T: Metodologas de planificacin Desarrollo Planificacin del plan O: Plan del proyecto T: Habilidades generales de gestin Ejecucin del plan Integracin Control global de cambios Ejecucin T: Gestin de compromisos T: Sistema de autorizacin de trabajos C: Supervisin y seguimiento de proyectos software Control O: Acciones Correctivas T: Gestin de la configuracin (GCS) T: Medidas de los resultados (mtricas software) C: Decisin de emprender el proyecto C: Estudio de viabilidad Iniciacin Alcance Iniciacin C: Definicin de los objetivos T: Descripcin del producto (especificacin de requisitos software) Definicin Planificacin del alcance T: Descomposicin Estructurada de Proyectos Software T: Estructuras de descomposicin de trabajos (WBS)

C: conceptos que amplian y extienden lo comentado del proceso en el tema IV, pero ahora particularizando en proyectos informticos y especialmente proyectos software (PS). T: tcnicas y herramientas tiles en el proceso. O: salidas (outputs), es decir, resultados del proceso.

Estndares internacionales
IEEE 1058: IEEE Standard for Software Management Plans
Fecha de publicacin: 1987, revisado en 1993.

ISO/IEC 16326: Software Engineering. Guide for the application of ISO/IEC 12207 to Project Management.
Fecha de publicacin: 1999.

Contenidos de un plan de proyecto

Aprobacin oficial (project charter). Descripcin de la aproximacin o estrategia de gestin del proyecto. Declaracin del alcance (project scope), incluyendo los entregables y los objetivos del proyecto. Estructura de descomposicin de trabajos (work breakdown structure -WBS-) al nivel de detalle en el que se realizar el control. Costes estimados, fechas de comienzo del calendario, y asignacin de responsabilidades al nivel del WBS donde se realizar el control. Lneas base de realizacin a lo largo del tiempo (calendario y costes). Principales hitos y fechas de conclusin para cada uno. Personal clave o requerido. Principales riesgos, incluyendo restricciones y asunciones, y respuestas planeadas para cada uno. Planes de gestin subsidiarios (plan de gestin del alcance, plan de gestin del calendario, etc.). Problemas abiertos y decisiones pendientes.

Estndar IEEE 1058

(objetivos y alcance)

Definir el formato y contenido de los planes de gestin de proyectos software (PGPS). Que pueda ser aplicado a todo tipo de proyectos software. Que pueda ser aplicado a alguna o a todas las fases del ciclo de vida de un producto software. Identificar el conjunto mnimo de elementos que debern aparecer en todos los PGPS. Que los usuarios puedan incorporar nuevas secciones y subsecciones, pero tratando de respetar la estructura y ordenacin definidas.

Estndar IEEE 1058

(conceptos 1)
Actividad: una unidad de trabajo principal que debe ser completada para poder alcanzar los objetivos del producto software. Sus caractersticas son:
- Tienen fechas de comienzo y final precisas, - Incorpora un conjunto de tareas, - Consume recursos, - El resultado son productos de trabajo.

Producto bsico (baseline): un producto de trabajo que ha sido formalmente revisado y acordado, y que slo puede ser cambiado por medio de procedimientos de control de cambios formalizados. Cliente: el individuo u organizacin que especifica y acepta los entregables del proyecto. Puede ser interno o externo a la organizacin que realiza el proyecto. Puede ser o no ser el usuario final del producto software. Acuerdo (project agreement): un documento(s) acordado por la autoridad del proyecto y por el cliente. Puede incluir lo siguiente:
- Un contrato, especificaciones de requerimientos de usuarios, especificaciones funcionales, el PGPS, ...

Estndar IEEE 1058

(conceptos 2)
Entregables (project deliverables): Los productos que sern entregados al cliente. En el acuerdo debern figurar las cantidades, fechas de entrega y lugares de entrega. Funcin del proyecto (project function) : una actividad que se realiza durante toda la duracin del proyecto: gestin del proyecto, gestin de la configuracin, aseguramiento de calidad, etc.
Este concepto equivale aproximadamente al de Proceso en el modelo PMI de gestin de proyectos.

Revisin (review): una reunin en la cual uno o varios productos de trabajo son presentados al personal del proyecto, gestores, usuarios, clientes, etc. para su comentario o aprobacin. Proyecto software (PS): conjunto de todas las funciones, tareas y actividades, tcnicas y de gestin, necesarias para satisfacer los trminos y condiciones del acuerdo del proyecto. Gestin de PS: los procesos de planificacin, organizacin, dotacin de personal, supervisin, control, y puesta en marcha de un PS.

Estndar IEEE 1058

(conceptos 3)
Plan de gestin de un proyecto software (PGPS): Documento que define las funciones, actividades y tareas (tcnicas y de gestin) necesarias para satisfacer los requerimientos de un PS segn se han definido en el acuerdo del proyecto. Tarea: la unidad de trabajo ms pequea que se tiene en cuenta en la gestin del PS. Es un trabajo bien definido asignado a uno o varios miembros del equipo del proyecto. Las tareas relacionadas forman una actividad. Paquete de trabajo: una especificacin del trabajo que debe ser llevado a cabo para completar una actividad o tarea. Incluye:
- los productos de trabajo, requerimientos de personal, duracin estimada, recursos necesarios, criterios de aceptacin de los productos, nombre del responsable,

Producto de trabajo: cualquier tem tangible que se obtiene como resultado de una funcin, actividad o tarea. Ejemplos:
Requerimientos del cliente, Especificaciones funcionales, Cdigo fuente y objeto, Plan del proyecto, Documentos de diseo, Calendario,

Manuales de usuario,

Instrucciones de instalacin, Planes de prueba,

Procedimientos de mantenimiento, Presupuesto, ...

Formato del PGPS (1)

Pgina del ttulo Hoja de revisin Prefacio Tabla de contenidos Lista de figuras Lista de tablas 1. Introduccin.
1.1. Visin general del proyecto. 1.2. Entregables del proyecto. 1.3. Evolucin del PGPS. 1.4. Materiales de referencia. 1.5. Definiciones y acrnimos.

2. Organizacin del proyecto.

2.1. Modelo de procesos. 2.2. Estructura organizativa. 2.3. Fronteras e interfaces organizativas. 2.4. Responsabilidades

Formato del PGPS (2)

3. Procesos de gestin.
3.1. Objetivos y Prioridades de la Gestin. 3.2. Asunciones, dependencias y restricciones. 3.3. Gestin de Riesgos. 3.4. Mecanismos de supervisin y control. 3.5. Plan de personal.

4. Procesos tcnicos.
4.1. Mtodos, herramientas y tcnicas. 4.2. Documentacin del software. 4.3. Funciones de soporte al proyecto.

5. Paquetes de trabajo, calendario y presupuesto.

5.1. Paquetes de trabajo. 5.2. Dependencias. 5.3. Requerimientos de recursos. 5.4. Presupuesto y distribucin de recursos. 5.5. Calendario.

Componentes adicionales ndice Apndices

Ejecucin del Plan del Proyecto

(tcnicas y herramientas)

Gestin de Compromisos
Es un aspecto esencial dentro de la realizacin de un PS. Los directivos deben tomar decisiones y adoptar compromisos despus de que los tcnicos de desarrollo de software hayan emitido sus opiniones sobre si los compromisos son o no factibles.

Sistema de Autorizacin de Trabajos

Es un procedimiento formal para asegurar que el trabajo del proyecto es realizado en el tiempo adecuado y en la secuencia correcta. El principal mecanismo consiste en que para comenzar a trabajar en una actividad, tarea o paquete de trabajo es necesaria una autorizacin escrita.

Supervisin y Seguimiento de Proyectos Software

Objetivos:
Comparar los resultados actuales con los previstos en el plan. Tomar acciones correctivas cuando existan desviaciones significativas respecto de lo previsto en el plan. Acordar compromisos con el personal afectado por las acciones correctivas.

Es muy til, ya que la deteccin temprana de los

problemas es el primer paso para resolverlos.

La Supervisin de los Resultados supone las siguientes actividades:

Definir o desarrollar estndares que establezcan las medidas que deben cumplirse. Establecer sistemas de informes de supervisin, para ello se deben determinar los datos necesarios, y quin y cundo los recibe. Medir los resultados.

Desviaciones respecto del plan (1)

Algunos problemas originan desviaciones respecto del plan del proyecto:
Dificultad para definir el trabajo con detalle suficiente, Poca implicacin del equipo de proyecto durante la planificacin, Dificultades al constituir y organizar el equipo, Organizacin del equipo poco precisa, El proyecto se considera poco importante o interesante, No existen planes de contingencia, Mala comunicacin con la direccin y/o el cliente, Mala comprensin en las lneas de comunicacin de la organizacin, Dificultad al trabajar con otros departamentos de la organizacin. Mala direccin del proyecto, Poca asistencia y ayuda de la direccin, El director del proyecto no se compromete con el equipo, y Dificultades al valorar los riesgos.

Desviaciones respecto del plan (2)

Las principales causas de estos problemas son:
Planificacin insuficiente, Plan del proyecto no realista, Cambios del cliente y/o la direccin, Planes de contingencia insuficientes, Incapacidad para controlar el progreso, Incapacidad de detectar los problemas tempranamente, Nmero de puntos de verificacin insuficientes, Problemas de plantilla, y Complejidades tcnicas.

Actividades de Seguimiento
El Control de un PS supone las siguientes actividades de seguimiento:
Seguimiento de los costes frente al presupuesto, Seguimiento de los sucesos frente al calendario, Seguimiento de los aspectos tcnicos crticos del proyecto, Seguimiento del tamao de los productos software, Generacin de datos histricos (para estimacin de proyectos futuros), Seguimiento de hitos (determinar objetivamente cuando se ha completado cada hito).

Acciones Correctivas
Cualquier accin realizada con el fin de que los resultados futuros esperados del proyecto estn en consonancia con el plan del proyecto. Son el resultado (output) de diversos procesos de control:
Control global de los cambios, Control de cambios en el alcance, Control del calendario, Control de costes, Control de riesgos.

En proyectos software (PS) las acciones correctivas se deben realizar cuando se producen desviaciones respecto de:
Los hitos completados, El tamao del software, El esfuerzo, El coste, y El tiempo empleado en realizar los diferentes productos.

En PS, las acciones correctivas pueden ser:

Aadir personal, Reducir el alcance o contenido de una entrega, o Alargar o retrasar el calendario.

Gestin de la Configuracin
Es un procedimiento documentado utilizado en la direccin y vigilancia tcnica y administrativa de proyectos para:
Identificar y documentar las caractersticas fsicas y funcionales de un tem o sistema. Controlar cualquier cambio en dichas caractersticas. Registrar e informar sobre los cambios y su estado de implantacin. Auditar los tems y sistemas para verificar su conformidad con los requerimientos.

En proyectos software complejos es muy importante, recibe el nombre de Gestin de la Configuracin Software (GCS/SCM). Existen herramientas CASE para tal fin, que permiten automatizar el control de los cambios en las diversas versiones y 'releases' en el cdigo, ejecutables, documentacin, manuales, etc.

Medidas de los Resultados

Es necesario disponer de tcnicas de medida para poder detectar las desviaciones respecto del plan del proyecto. Tambin son necesarias para estimaciones y para control de calidad. En PS, existen cientos de mtricas diferentes, que podemos agrupar en dos grandes clases:
Mtricas de procesos: miden aspectos sobre el proceso de desarrollo del software. Mtricas de producto: miden propiedades del propio producto software. Dichas propiedades pueden ser:
Internas: directamente medibles (nmero de lneas de cdigo), o Externas: que se miden indirectamente a partir de otras propiedades (mantenibilidad).

Cmo empieza un proyecto?

En todo proyecto existen dos inicios:
a nivel de empresa, y a nivel del propio proyecto.

El inicio a nivel de empresa est marcado por dos decisiones:

decisin de emprender el proyecto, y eleccin del director o jefe del proyecto.

La idea o necesidad inicial de un PS puede partir de:

La comprobacin de que el software existente ha quedado desfasado, es decir, no cumple nuevos requerimientos. Una peticin especfica de un cliente o usuario. Una propuesta generada dentro de la propia organizacin de desarrollo. Una necesidad detectada por el departamento de marketing. El personal de mantenimiento de las aplicaciones existentes, que realiza una recomendacin especfica. Una conclusin a partir de la informacin obtenida de los usuarios.

Estudio de Viabilidad de un PS
Todos los proyectos son realizables con recursos ilimitados y un tiempo infinito. Como esto no es real, antes de pasar a desarrollar un proyecto, debe evaluarse su viabilidad: posibilidad de realizacin con unos recursos y un tiempo adecuados y disponibles. Incluye los siguientes aspectos:
Econmico: es positiva la relacin costes/beneficios?. Tcnico: existe y est disponible la tecnologa necesaria?. Legal: los requisitos cumplen las normas legales, contratos, etc.?. Operativo: puede implantarse de manera efectiva, teniendo en cuenta la filosofa de la organizacin y la cultura del personal?.

Costes/Beneficios de un PS
Los costes de un PS pueden ser:
Del personal informtico implicado (desde el anlisis hasta la instalacin), De consultora, De software adicional (sistemas operativo, SGBD, herramientas CASE, etc.), Del hardware, De la infraestructura (mobiliario, obras, locales, etc.), Debidos al usuario (formacin, manuales, etc.).

Los beneficios no los deben evaluar los tcnicos, pueden aparecer como:
Nuevas funcionalidades, Eliminacin de errores, Reduccin de errores, Aumento de velocidad, Aumento de la fiabilidad.

Definicin de los objetivos de un PS

La primera tarea del director del proyecto es clarificar los objetivos del proyecto. Un objetivo de proyecto es un enunciado que especifica los resultados que se deben conseguir. Los objetivos bien definidos son los que cumplen las siguientes caractersticas:
Asequible: identifica una meta que puede alcanzarse con los tiempos y restricciones existentes. Definitivo: especifica concretamente qu es lo que se debe lograr y en qu grado de detalle. Cuantificable: indica un criterio de finalizacin. De duracin especfica: define la duracin de las actividades.

Descripcin del producto

Documenta las caractersticas del producto o servicio que se obtendr con la realizacin del proyecto. Tambin debe incluir las relaciones entre el producto o servicio que se crear y las necesidades del negocio o cualquier otro estmulo que dieron lugar al proyecto. El detalle inicial debe ser suficiente para soporte la planificacin del proyecto. El nivel de detalle se suele ir ampliando conforme se avanza en el desarrollo del proyecto. Cuando la organizacin que realiza el proyecto lo hace para otra segunda organizacin (comprador), la descripcin inicial del producto suele ser realizada por el comprador. En PS, la descripcin del producto se conoce como Especificacin de Requisitos Software. En los ltimos aos, ha surgido un campo nuevo que est cobrando mucha importancia: Ingeniera de Requisitos.

Estructuras de Descomposicin de Trabajos

EDT: del ingls work breakdown structure (WBS). Es un agrupamiento de los elementos de un proyecto orientado hacia los entregables, cuyo objetivo es organizar y definir el alcance total del proyecto. Cada nivel de descenso representa un incremento en el detalle de las descripciones de los elementos. Cada tem en el EDT suele tener asignado un identificador nico (cdigo de cuenta). Los tems en el nivel ms bajo del EDT son los paquetes de trabajo.

-PMI-59, fg 5-3

Diagrama de descomposicin de trabajos

Descomposicin de Trabajos
1) Identificar los principales elementos del proyecto (primer nivel).
En unos casos sern los entregables del proyecto y la gestin de dicho proyecto; en otros casos el primer nivel de descomposicin viene determinado por las fases del ciclo de vida del proyecto.

2) Para cada elemento, decidir si puede realizarse una adecuada estimacin de costes y de la duracin con el nivel de detalle actual. En caso afirmativo ir al paso 5 y en caso negativo ir al paso 3. 3) Identificar los elementos que constituyen el entregable.
Los elementos constituyentes debern ser descritos en trminos de resultados tangibles y verificables en orden a facilitar medidas de la ejecucin, y de cmo el trabajo del proyecto se realizar realmente.

4) Para cada elemento constituyente, ir al paso 2. 5) Verificar la exactitud de la descomposicin:

Son los tems ms inferiores necesarios y suficientes para la realizacin de los tems descompuestos?. Est cada tem clara y completamente definido?. Est cada tem planificado de forma apropiada?. (duracin, presupuesto y responsable)

Descomposicin Estructurada de PS
Los EDT's en ingeniera del software suelen tener al menos tres niveles:
1: se corresponde con las fases tradicionales del ciclo de vida: definicin de requerimientos, diseo, codificacin, prueba e implementacin. 2: corresponde a las tareas estndares que han sido identificadas para cada una de dichas fases. 3: es especfico de cada proyecto y corresponde a los paquetes de trabajo (1 o 2 semanas).

El producto de un proyecto est definido por la coleccin de entregables. Un paquete de trabajo est completado cuando todos sus entregables han sido producidos. Las tareas se pueden definir cmo el proceso de aplicar ciertas habilidades personales a las entradas/inputs' (entregables de tareas previas) para producir los entregables (de la tarea). Las dependencias entre tareas estn determinadas por las relaciones entre entregables:
Una entrada de una tarea es una entrada del proyecto o un entregable de otra tarea (predecesora). Un entregable de una tarea es un entregable del proyecto o una entrada de otra tarea (sucesora).

Diagramas de Flujos de Trabajos (DFT/WFD)

Representan grficamente las relaciones jerrquicas entre los grupos de tareas. Son anlogos a los DFD's: las tareas sustituyen a los procesos (rectngulos) y los entregables a los flujos de datos (flechas). Los pasos para crear un DFT son:
Descripcin de una tarea padre. Particin en tareas hijas. Asociar flujos de trabajo externos a las tareas hijas. Enlazar las tareas hijas entre s mediante flujos de trabajo locales.

Cuando una tarea es dividida en varias tareas hijas, sus entradas y entregables tambin pueden ser repartidos entre las tareas hijas o compartidos por varias de ellas.

Ms detalles en otros documentos

Sistema de Flujos de Trabajos

(SFT/WFS)

Es la coleccin de DFTs que describe un proyecto completo y las dependencias entre todos los niveles de tareas en el proyecto. Incluye un Diccionario de flujos de trabajo: lista de todos los flujos de trabajo y sus
composiciones.

El EDT es una representacin compactada del SFT.

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