Auditoría Del Plan de Respuestas de Emergencia

DIVISIN DE SALUD, SEGURIDAD, AMBIENTE Y PROTECCIN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
AUDITORA DE PLANES DE RESPUESTA A EMERGENCIAS
Nmero Revisin Fecha Pginas
C P SS G PE 001 01 15/11/2004 22
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Auditora de Planes de Respuesta a Emergencias
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REV. 00 Fecha 02/06/01 Descripcin del Cambio Versin original Cargo/ Administracin Andr Rivalain Cargo/ Revisin Jos G. Paredes 01 15/11/04 Actualizacin/cumplimiento observacin OPERSAFE Coordinador SCIS Gerente SSAP Cargo/ Aprobacin Gerente SSAP Gerente General
Auditora del Plan de Respuestas de Emergencia (2)
Divisin de Salud, Seguridad, Ambiente y Proteccin vRevisin: 01 Manual de Normas y Procedimientos

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CONTENIDO
1 2 3 4 5 Propsito ...........................................................................................................................5 Alcance..............................................................................................................................5 Referencias .......................................................................................................................5 Definiciones.......................................................................................................................6 Procedimiento ...................................................................................................................7 5.1 Planificacin, organizacin y tipos de auditoras. ..........................................................7 5.2 Aspectos a evaluar.........................................................................................................8 5.2.1 Organizacin y recursos de respuesta .................................................................8 5.2.2 Procesos de alerta y movilizacin ........................................................................9 5.2.3 Respuesta a requerimientos de atencin mdica .................................................9 5.2.4 Medios y actuacin en casos de incendio ...........................................................10 5.2.5 Medios y actuacin en casos de derrame ...........................................................11 5.2.6 Actuacin de emergencias con materiales peligrosos ........................................11 5.2.7 Planes de contingencia, ayuda mutua y apoyo externo ...................................12 5.3 Protocolos de auditora ..............................................................................................12 5.4 Seguimiento de las acciones correctivas ....................................................................13 6 Documentacin y archivo ................................................................................................13 ANEXOS ................................................................................................................................14 A. Evaluacin sobre Organizacin y Recursos de Respuesta ............................................15 B. Evaluacin sobre Procesos de Alerta y Movilizacin ......................................................16 C. Evaluacin sobre Requerimientos de Atencin Mdica. .................................................17 C.1. Evaluacin de la Respuesta Mdica - Sistema de Organizacin y Gerencia..................17 C.2. Evaluacin de la Respuesta Mdica - Procesos de Atencin .........................................18 D. Evaluacin sobre Respuesta en Caso de Incendios.......................................................19 E. Evaluacin sobre Respuesta en Caso de Derrames ......................................................20 F. Evaluacin sobre Respuesta a Emergencias con Materiales Peligrosos........................21 G. Evaluacin en Planes de Contingencia, Ayuda Mutua y Comunicaciones Externas ......22

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PROPSITO
Este procedimiento establece las pautas para la realizacin de las Auditoras a los Planes de Respuesta a Emergencia vigentes en Sincor, que permitan verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos, evaluar la preparacin del personal encargado de responder adecuadamente a emergencias potenciales, as como definir acciones de mejoramiento.
ALCANCE
El procedimiento es aplicable para la realizacin de Auditorias a los Planes de Respuesta a Emergencias establecidos en Sincor, tanto a nivel corporativo como en sus reas operativas. No es aplicable para Planes de Emergencias Radiolgicas, los cuales se rigen por protocolos especficos. Las pautas definidas en el procedimiento pueden aplicarse en su totalidad cuando el propsito planteado sea el de verificar cada uno de los Elementos del Plan de Respuesta a Emergencias o pueden aplicarse en forma parcial, si se pretende auditar algn Elemento en particular. Asimismo, puede aplicarse durante la ejecucin de Auditoras Internas, por cualquiera de las organizaciones Sincor interesadas en evaluar la efectividad de los Planes de Emergencia, y las Auditoras Externas se regirn por los protocolos especficos de la organizacin ejecutante (Organismos Oficiales, Instituciones de Clasificacin/Certificacin o Consultores Externos).
3
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REFERENCIAS
Brigada de Emergencia SINCOR Caracas Celda de Manejo de Crisis Caracas Oficial de Guardia (Caracas) Funciones y Resp. Plan de Contingencias SINCOR Caracas Plan de Desalojo Sabana Grande Ejercicios y Simulacros de Emergencia Prueba de los Sistemas de Emergencia Caracas Plan de Emergencia Organizacin (1) Plan de Emergencia Alerta y Movilizacin (2) Plan de Emergencia Medios Contra Incendio (3) Plan de Emergencia Actuacin Contra Incendio (4) Plan de Emergencia Medios Derrames (5) Plan de Emergencia Actuacin Contra Derrames (6) No. C P SS E PE 003. No. C P SS E PE 002. No. C P SS E SE 001. No. C P SS G PE 006. No. C P SS E PE 007 No. C P SS E PE 004. No. C P SS E PE 001. No. Z PR SS E SE 001 No. Z PR SS E SE 002 No. Z PR SS E SE 003 No. Z PR SS E SE 004 No. Z PR SS E SE 005 No. Z PR SS E SE 006
Procedimientos SINCOR Caracas
Procedimientos SINCOR Divisin de Produccin

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Plan de Emergencia Accidente Qumico (8) Plan de Emergencia Bsqueda y Rescate
No. Z PR SS E SE 008 No. Z PR SS E SE 011
Procedimientos SINCOR Divisin de Mejoramiento Manual de Emergencias Mejorador (9 Captulos) No. J M SS M EM 001. Captulo 01: Organizacin Captulo 02: Alerta y Movilizacin Captulo 03: Medios Contra Incendios Captulo 04: Actuacin Contra Incendios Captulo 05: Medios Contra Derrames Captulo 06: Actuacin Contra Derrames Captulo 08: Accidente Qumico Captulo 09: Disturbios, Huelgas y Amenazas Captulo 10: Comunicaciones Externas
DEFINICIONES
Auditora: Examen global y crtico del desempeo de la administracin en comparacin con criterios previamente aceptados y establecidos (SCIS). En el caso de Planes de Respuesta a Emergencias se refiere al funcionamiento de las previsiones definidas en dichos Planes. Emergencia: Situacin cuya ocurrencia puede provocar daos serios a las personas, al ambiente, equipos o materiales como los definidos en la matriz de gravedad de Sincor (Procedimiento Reporte e Investigacin de Accidentes o Incidentes C P SS G SE 013), o tambin situacin en cuyo desarrollo pueden resultar las consecuencias antes referidas. Inspeccin: Revisin de un lugar de trabajo, equipo o instalacin, planeada con antelacin y que requiere un tiempo adecuado para realizarla debidamente. Instalacin: Planta, estacin o rea de Sincor, dnde aplican los Planes de Emergencia. Cada instalacin tiene un Responsable de Instalacin, identificado a efectos del Plan. Plan de Emergencia: Documento con los lineamientos, guas de accin, procedimientos, informacin de apoyo, potenciales efectos y consecuencias asociadas a las emergencias. Protocolos de Atencin: Documento que describe las polticas, procesos y procedimientos con relacin al manejo, categorizacin y transporte de pacientes lesionados o enfermos. Puesto de Estabilizacin y Soporte Mdico (PESM): Facilidades mdicas de las reas de operaciones donde se realiza el diagnstico, resucitacin, estabilizacin y manejo inicial del paciente lesionado o enfermo, previo a su traslado a la facilidad mdica donde

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recibir la atencin definitiva. Igualmente supervisa, coordina y asegura las acciones de atencin pre-hospitalaria dentro de las operaciones. Respuesta Mdica de Emergencia (RME): Accin planificada y organizada para proveer los recursos humanos, infraestructura y equipos para la prestacin adecuada y coordinada de atencin mdica dentro de condiciones de emergencia. Soporte Bsico de Vida: Acciones y procedimientos de primeros auxilios y resucitacin cardiopulmonar, que mantienen la vida sin utilizar tcnicas invasivas hasta que el paciente pueda ser transportado o hasta que personal certificado o competente est disponible. Soporte Avanzado de Vida: Son acciones que proveen atencin mdica pre-hospitalaria y que incluyen mtodos tales como resucitacin cardiopulmonar, monitoreo cardaco, manejo de va area, desfibrilacin, terapia intravenosa o administracin de drogas especficas, as como otras tcnicas autorizadas y orientadas por personal mdico. stas se practican o bien en la escena del accidente, durante el traslado al Puesto de Estabilizacin y Soporte Mdico o durante la activacin del Medevac, hasta que el paciente reciba el nivel de atencin adecuado. Tiempo de Respuesta: Perodo de tiempo mdicamente prudente, segn condicin clnica del paciente, en el cual el recurso humano presente da auxilio dentro de un nivel de atencin predeterminado y que no produce efecto alguno sobre la evolucin del paciente. Riesgo: Probabilidad de ocurrencia de una prdida o dao, estimada por la frecuencia en la cual pueda suceder un evento por falla de un componente o sistema y magnitud potencial de sus efectos. Tambin se define como producto de la probabilidad de ocurrencia (frecuencia) del evento y potencial severidad de prdida (consecuencia), si el evento ocurre (SCIS).
PROCEDIMIENTO
5.1 PLANIFICACIN, ORGANIZACIN Y TIPOS DE AUDITORAS La ejecucin de auditoras a los Planes de Respuesta a Emergencias de Sincor, tanto a nivel corporativo como en reas operativas, responde a una planificacin que contempla al menos una evaluacin anual de cada Elemento componente del Plan de Emergencia. En el caso de auditoras internas, donde participen en calidad de auditores representantes de organizaciones corporativas distintas de la organizacin encargada de la administracin del Plan, es recomendable efectuar al menos una auditoria anual en cuya evaluacin sean incluidos todos los componentes del Plan. Tratndose de auditoras internas en las cuales slo participen integrantes de la organizacin propietaria o encargada de la administracin del Plan de Emergencia a ser auditado, podrn realizarse auditoras parciales o dirigidas a elementos especficos y programadas por perodos trimestrales o semestrales. Las personas que integran el equipo de auditores, deben estar previamente familiarizadas con las disposiciones del Plan de Emergencia auditado y los Protocolos de Evaluacin. De igual modo, el personal vinculado a las organizaciones de Respuesta a Emergencias debe

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conocer con suficiente antelacin las fechas en las cuales ser efectuada la auditora, a fin de ubicar aquellos documentos y/o registros de funcionamiento del Plan, que pudieran ser requeridos por los auditores. Las previsiones anteriores no son estrictamente aplicables a las Auditoras realizadas por organizaciones no pertenecientes a la estructura de Sincor (por ejemplo: Auditoras por especialistas de empresas matrices de la asociacin Sincor) o de firmas independientes (consultoras contratadas, agencias calificadoras o auditoras de Sistemas de Gestin). En tal caso, la planificacin y organizacin de la auditora externa ocurre por razones diversas y los modos, recursos, oportunidad y Protocolos aplicados, pueden diferir sustancialmente de lo previsto en este Documento. En cuanto a la clasificacin o tipos de auditoras a los Planes de Respuesta a Emergencia, adems de la diferenciacin antes referida sobre auditoras internas y auditorias externas, se contemplan otras dos (2) clases o categoras de auditoras, como sigue: De cumplimiento: Evaluacin de alguno o todos los componentes del Plan de Emergencia, para evaluar el grado de cumplimiento con lo previsto en el Plan y as definir las acciones de mejoramiento procedentes en cuanto a su concepcin o aplicacin. De certificacin: Proceso sistemtico dirigido a evaluar y/o ponderar la pertinencia de un Plan de Respuesta a Emergencias, en comparacin a patrones preestablecidos/definidos en Protocolos reconocidos por organizaciones especializadas en evaluar los Sistemas de Gestin o alguna Sociedad Clasificadora Internacional. De acuerdo con lo anterior, los Protocolos de Auditora (Anexos A hasta G) de este Documento son aplicables slo para propsitos de auditoras internas de cumplimiento. 5.2 ASPECTOS A EVALUAR
La realizacin de auditorias a Planes de Respuesta a Emergencia demanda una definicin previa de los aspectos clave de la respuesta a emergencias hacia las cuales se enfocar el proceso de evaluacin. Los tpicos esenciales de la revisin se incluyen en los Protocolos de Auditora (Anexos A, B, C.1, C.2, D, E, F y G) de este mismo Procedimiento y los cuales se resumen a continuacin. 5.2.1 ORGANIZACIN Y RECURSOS DE RESPUESTA
Definicin de estructura y responsabilidades de la organizacin de respuesta. Procedimientos especficos para acciones iniciales ante la emergencia (notificacin y reporte; acciones prioritarias; activacin del Plan; desalojo rea/personal expuesto) Orientaciones sobre decisiones y acciones para activar/desactivar el Plan; conducir desalojo/conteo de personal; decidir fin de la emergencia y otras decisiones claves. Definicin de responsables y acciones especficas a cumplir en diferentes fases de la emergencia (previas planificacin de la respuesta; durante accin de control o combate; posteriores reparacin de daos y restauracin de operaciones)
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Definicin de posibles escenarios de emergencia y acciones de respuesta acordes. Disponibilidad de informacin de respaldo para orientar acciones de respuesta. Definicin de prioridades de actuacin en caso de tener emergencias simultneas o multiplicidad de riesgos asociados a un mismo evento. Disponibilidad de inventarios de recursos humanos, equipos y logsticos, tanto en organizaciones internas como externas a la Empresa y sus formas de activacin. Responsabilidades propias para cada organizacin que intervenga en las acciones de respuesta y modos de interaccin que rigen para la participacin de las mismas. Nivel de conocimiento/adiestramiento y preparacin del personal de la organizacin de respuesta e informacin a las personas potencialmente expuestas a las mismas. PROCESOS DE ALERTA Y MOVILIZACIN Facilidad para notificar o reportar emergencias (centro atendido las 24 horas) Instructivos sobre lneas de reporte a seguir y personas autorizadas para activar y movilizar los recursos y equipos de respuesta. Disponibilidad de diagramas/instructivos y directorios para orientar las acciones de quienes reciban la notificacin o reporte de emergencia. Descripcin de sistemas de deteccin/alarma, sirena/dispositivos para el desalojo, identificacin medios de escape, concentracin y conteo del personal desalojado. Definicin de puntos de reunin y ubicacin de los diferentes equipos de respuesta (Comando de Incidente, Comando en Sitio, Brigadas de Respuesta, Apoyo, etc.) Disposiciones sobre el control de acceso de personal al rea involucrada; atencin a visitantes, contratistas y pblico que pudiese estar expuesto a la Emergencia. Orientacin para acciones de bsqueda y rescate de personas que potencialmente puedan haber sido alcanzadas por los efectos del evento. Previsiones y medios para contacto o movilizacin de entes externos de apoyo. Responsabilidad por el registro y cronologa de acciones y tiempos de respuesta. Previsiones para evaluar la efectividad de la respuesta tanto en actuaciones reales como durante ejercicios o simulacros. RESPUESTA A REQUERIMIENTOS DE ATENCIN MDICA
5.2.2

5.2.3
En este respecto, los aspectos objeto de evaluacin durante la Auditoria se dividen en dos (2) sectores, referidos respectivamente al Sistema de Organizacin y Gerencia dirigido a la provisin de Atencin Mdica y a los Procesos de Atencin en la ejecucin del Servicio. En cada caso los aspectos considerados son los siguientes:

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ATENCIN MDICA ORGANIZACIN Y GERENCIA Identificacin de Clientes del Servicio y de sus necesidades y expectativas. Planificacin estratgica para prestacin del Servicio (Lineamientos y Metodologa) Definicin organizacin designada y de los roles y responsabilidades a cumplir. Pautas para la adecuada seleccin de los proveedores del servicio. Provisin de servicios de soporte avanzado y centros de referencia especializados. Difusin y disponibilidad de informacin por los potenciales usuarios sobre el modo de utilizacin y activacin de los Servicios. Credenciales y calificacin/certificacin del personal prestador de los servicios. Diseo de los registros e informacin requeridos del sistema. Resultados de la gestin financiera e inventarios de los recursos disponibles. Logros y efectividad del desempeo de los prestadores de Servicio.
SERVICIOS MDICOS PROCESOS DE ATENCIN 5.2.4 Acceso al sistema y facilidades de contacto para prestacin del Servicio. Facilidad para responder efectivamente en el tiempo, incluyendo atencin en Sitio. Disponibilidad de Equipo y Protocolos para evacuar y trasladar personal afectado. Efectividad de atencin en Puestos de Estabilizacin y Soporte Mdico (PESM) Adecuacin de los Recursos Humanos e Infraestructura y dotacin de los Equipos, Suministros y Medicamentos esenciales en los PESM. Efectividad en gestin de transferencia e ingreso a Centros/Clnicas de referencia. Confiabilidad recursos y medios para comunicaciones (Equipos, Directorios, etc.) Efectividad de comunicaciones entre equipos de atencin en sitio, ambulancias, PESM, Clnicas de referencia y personal mdico/paramdicos en el servicio. Definicin de alcance y cobertura en transporte de lesionados/personas atendidas. Confiabilidad/Mantenimiento de ambulancias con dotacin de equipos y en PESM. MEDIOS Y ACTUACIN EN CASOS DE INCENDIO Descripcin de sistemas de deteccin (F & G) y alarma de incendios; notificacin de emergencias y activacin de procesos de desalojo. Especificaciones para acciones de respuesta inicial y proteccin sistemas crticos.

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Descripcin y modos de uso de los Sistemas de extincin fijos (red agua/espuma), mviles (camiones, remolques, monitor gran alcance) y sistemas especiales para extincin (por ejemplo: descarga CO2 /FM-200 en Generacin y S/E Elctricas) Efectividad de la activacin de la respuesta para controlar las Emergencias. Definicin de los Escenarios potenciales y clculos/soportes necesarios para guiar las acciones de respuesta. Desarrollo y pertinencia de planes/acciones especficas ante escenarios definidos. Grado de cumplimiento de los requisitos y responsabilidades definidas en el Plan. Diagramas e informacin sobre ubicacin de los equipos y sistemas de respuesta (deteccin, alarma, ESD/paro de emergencia, extintores, sistemas de diluvio, etc.). MEDIOS Y ACTUACIN EN CASOS DE DERRAME
5.2.5 5.2.6
Instructivos para procesos de notificacin, alerta y activacin de la respuesta. Filosofa de primera reaccin/respuesta inicial (controlar fuente/limitar efectos). Procedimiento para organizar/gestionar recursos y movilizacin de respuesta. Entrenamiento personal a cargo de la respuesta y efectivo ejercicio de sus roles. Definicin de escenarios potenciales de emergencias y de las acciones primarias de control, en concordancia con caracterizacin de las posibles reas afectadas. Guas de decisin especficas para decidir y ejecutar las acciones de respuesta, cubriendo todas las secuencias de accin requeridas. Gestin oportuna y efectiva de los medios de control del evento en las diferentes fases del mismo (desde control y contencin en fuente, hasta sanear el rea). Efectividad de activacin/intervencin de recurso externo/Plan de Contingencia. Previsiones para la restitucin de las operaciones o instalaciones involucradas. Previsiones para saneamiento y recuperacin de las reas y recursos afectados. ACTUACIN DE EMERGENCIAS CON MATERIALES PELIGROSOS Identificacin y Caracterizacin de las reas, Instalaciones y Rutas de Transporte susceptibles a ocurrencia de emergencias por liberacin de materiales peligrosos Mtodos para determinar posibilidades de ocurrencia y potencial extensin de las emergencias con materiales peligrosos. Procedimientos/mtodos para responder adecuadamente a escenarios definidos. Consideracin dada a factores demogrficos, climticos y/o geogrficos, debido a su significativa incidencia en las acciones de respuesta.
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5.2.7
Protocolos de acciones especficas en las diferentes fases de control del evento (contencin, neutralizacin, descontaminacin, saneamiento de reas, etc.) Descripcin de organizacin de respuesta con roles y responsabilidades claras. Procedimiento para activacin del plan y recursos de Respuesta. Medidas de seguridad previstas para minimizar riesgos al personal ocupado en las acciones de respuesta y limitar exposicin al pblico en general. Facilidad para gestionar y movilizar recursos externos que puedan ser requeridos Adiestramiento y ejercitacin/simulacros de activacin del Plan, con el personal a cargo de la respuesta e informacin al pblico potencialmente expuesto. PLANES DE CONTINGENCIA , AYUDA MUTUA Y APOYO EXTERNO Cobertura de emergencias en reas externas a las instalaciones. Consideracin a incidencia de evento externo hacia interior de las instalaciones. Formalizacin de acuerdo con entes externos para intervenir en la respuesta. Realizacin de ejercicios y simulacros conjuntos de acciones de respuesta. Documentacin de intercambio de informacin/interaccin con entes externos. Disponibilidad de inventarios de Equipos y recursos disponibles. Registros sobre las actuaciones reales o en simulacros con entes externos. Facilidades de comunicacin y enlaces con red de entes externos incorporados al Plan de Respuesta a Emergencias o Planes de Contingencia. Difusin a comunidades y pblico potencialmente expuesto, de las previsiones del Plan y acciones que deben tomar en caso de activacin del mismo. PROTOCOLOS DE AUDITORA
5.3
Mediante la Auditoria de los Planes de Respuesta a Emergencias se puede valorar tanto la correspondencia de los escenarios y previsiones del Plan de Emergencia con los riesgos presentes y potenciales de la operacin como el grado de preparacin de la organizacin y suficiencia de los recursos de respuesta para minimizar el impacto de la Emergencia. A tal fin se listan previsiones y requerimientos que debe satisfacer el Plan de Emergencia, (como indica la seccin anterior Aspectos a Evaluar), de forma que se pueda apreciar para cada uno, el nivel de cumplimiento en referencia a una escala de valores y as obtener una ponderacin especfica para aspectos particulares o globales previstos en el Plan. Con tal propsito, se incorporan al presente procedimiento los Protocolos de Evaluacin de
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los Anexos A, B, C.1 y C.2, D, E, F y G, mediante los cuales es posible ponderar el nivel de cumplimiento y satisfaccin de los Planes de Emergencia establecidos en Sincor, con las previsiones y requisitos fundamentados en dichos Planes. Esta evaluacin determinar el nivel de cumplimiento, segn la escala cualitativa que se anota a continuacin
CALIFICACIN Excelente Bueno Mejorable Deficiente
PUNTUACIN PORCENTUAL De 90 a 100 De 70 a 89 De 50 a 69 Menos de 50
Como se refiri en la seccin 2 (Alcance), el proceso de Auditora de Planes de Respuesta a Emergencias y por tanto los protocolos de los Anexos A hasta G de este procedimiento, se pueden aplicar en su totalidad en caso que se intente una evaluacin completa del Plan o aplicarse individualmente para alguno de sus componentes (Evaluacin parcial del Plan). 5.4 SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS
Las Auditoras de los Planes de Respuesta a Emergencias generan como resultado primario la identificacin de las fortalezas y debilidades de los Planes en cada uno de los aspectos evaluados, con base en los cuales se pueden orientar las acciones correctivas pertinentes para el mejoramiento de dichos Planes de Emergencia. A tal fin conviene incorporar al Sistema de Registro y Seguimiento de Acciones Correctivas (ReSAC) de Sincor, las acciones recomendadas producto de las Auditoras y determinar con base en la evolucin de su cumplimiento, la adopcin de las medidas procedentes. 6
DOCUMENTACIN Y ARCHIVO
Los resultados de las Auditoras a los Planes de Respuesta a Emergencias debern registrarse tanto en los Protocolos de Evaluacin, como en Informes o Reportes en los cuales se resuman los hallazgos principales (fortalezas y debilidades) y las acciones de mejoras recomendadas. Dichos resultados servirn de insumo en auditoras subsiguientes y se tendrn presentes en la oportunidad del seguimiento a la ejecucin de las acciones correctivas, segn sea demandado por el Sistema ReSAC.

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ANEXOS

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SINCOR
A. EVALUACIN SOBRE ORGANIZACIN Y RECURSOS DE RESPUESTA
Aspectos a Evaluar Producto Indicador
* % posiciones en Plan con descripcin OK. Ponderacin (%)
Puntuacin
Responsabilidades definidas para Personal con responsabilidades claras. posiciones en estructura del Plan.
10 10 10 10 10 10 10 10 10 10
Procedimientos para: Notificacin; Procedimientos precisos para acciones * # Procedimientos en Plan / # requeridos. Accin inicial; Activacin del Plan; propias de la Respuesta a Emergencias. Desalojo; Visitantes/Contratistas. Definicin responsables acciones: Acciones definidas para varios aspectos * # Acciones definidas / # Requeridas. Activar/Desactivar Plan; Desalojo claves de la respuesta a Emergencias. personas; Informacin al pblico. Definicin responsables y accin Acciones previstas para todas las fases. * Cobertura/accin x fases de Emergencia en cada fase de la emergencia. (previa, durante y post - emergencia) Procedimiento especfico por tipos Acciones de respuesta predefinidas para * # Procedimientos/# Escenarios planeados de emergencias potenciales. Emergencias tpicas reconocidas. Informacin/referencias disponible Informacin complementaria til en toma * Calidad / utilidad / precisin de informacin (Normas, Planos, Procedimientos, de decisiones durante Emergencias. disponible a Centro de Comando/Control. Listas Equipos, Instructivos, etc.) Posible Emergencia simultnea o Prioridades definidas para actuaciones * Utilidad de la informacin para orientar las mltiples riesgos en un evento. requeridas en eventos simultneos. actuaciones de equipos de respuesta. Inclusin organizaciones externas Referencia sobre recursos y equipos de * en el Plan e Inventario de Equipos posible utilizacin durante la respuesta a y Recursos utilizables. Emergencias. Definicin de responsabilidades e Interacciones efectivas facilitadas por la * interacciones de grupos actuantes claridad de roles y responsabilidades Directorio actualizado de los recursos e informacin de entes externos. Calidad / utilidad de las definiciones de roles y responsabilidades de c./ grupo.
Difusin del Plan y Adiestramiento Plan conocido por personal involucrado * % personal informado Plan de Emergencia a personal involucrado. y grupos entrenados para su respuesta. * Adiestramiento ejecutado/ planificado
Auditora Planes de Respuesta a Emergencias
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B.
EVALUACIN SOBRE PROCESOS DE ALERTA Y MOVILIZACIN

Ponderacin (%)
Puntuacin
Procesos de notificacin y reporte Reporte emergencia centralizado-24 hrs. * Telfono exclusivo reporte emergencias y de emergencias efectivos. Avisos en instalaciones remotas. cantidad avisos/instrucciones de reporte Instrucciones y nivel de autoridad Movilizacin efectiva/oportuna de equipo * Disponibilidad y Calidad de instructivos. para movilizar recursos; medios a y recursos requeridos para responder de utilizar para las notificaciones. forma adecuada a las emergencias. Existencia Directorio y Diagramas Directorios/Informacin actualizada. sencillos sobre acciones a tomar. * Disponibilidad de informacin para activar o desactivar recursos de respuesta.
12 8 12 10 12 8 10 10 10 8
Especificacin equipos deteccin Instrucciones, planos y demarcacin de * Disponibilidad avisos/diagrama, ubicacin y alarma; desalojo / vas escape; ubicacin estaciones de alarma, medios extintores, equipo de escape o seguridad, concentracin/conteo de personal. de desalojo; equipo de 1ra. respuesta. botones de parada (ESD) y similares. Indicacin reas de ubicacin de Centros de reunin definidos para ubicar * # de Centros de reunin definidos. grupos actuantes en la respuesta. personal que coordina/ejecuta acciones. Control de acceso de personal al Instrucciones a personal de seguridad y * Disponibilidad de avisos e instrucciones. rea/instalacin en Emergencia. avisos a contratistas/visitantes/terceros. Control de desalojo del personal Registro/Cuenta de personal desalojado * % de personas desalojadas/presentes. del rea afectada y orientacin de y localizacin de personal faltante. bsqueda/rescate si es necesario. Definiciones y previsiones para Medios de comunicacin expeditos con * enlace a entes externos (telfono, organizaciones externas de apoyo. radios, correo electrnico, etc.) Evaluacin simulacros/respuesta Revelacin de fortalezas y debilidades * a emergencias, sobre efectividad para decidir acciones de mejoramiento de acciones/ tiempo de respuesta. de los Planes y acciones de respuesta. Directorios e instructivos para contacto con entes externos. # Mejoras identificadas/ # implementadas
Registro cronolgico de acciones Registro confiable para valorar * Formatos y personal asignado al registro. y resultado de las actuaciones. respuesta y decidir acciones de mejora * Medicin tiempos de respuesta. del Plan
Divisin Corporativa de Salud, Seguridad, Ambiente y Proteccin Manual de Normas y Procedimientos
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C. C.1.
EVALUACIN SOBRE REQUERIMIENTOS DE ATENCIN MDICA. EVALUACIN DE LA RESPUESTA MDICA - SISTEMA DE ORGANIZACIN Y GERENCIA
Producto
* Listados de la poblacin cubierta e inventario necesidad/expectativas. * Plan estratgico diseado para lograr mejoras/optimizar Servicios. * Manual de procesos/funciones y descripciones de cargos definidas. * Acuerdo con proveedores servicio.
Aspectos a Evaluar
Identificacin clientes del servicio y sus necesidades/expectativas. Planeacin estratgica: servicios, lineamientos y metodologa. Organizacin formal con sus roles y responsabilidades definidas. Procura proveedores confiables para prestacin de servicios Provisin de soporte avanzado y transferencia clnica de referencia Informacin a usuarios servicio
Indicador
* Disponibilidad listados actualizados. * Resultado encuesta satisfaccin de servicio. * Ejecucin Plan Estratgico/premisas diseo. * Organigrama con funciones y personal tcnico. * Manual de cargos y responsabilidades.
Ponderacin (%)
Puntuacin
6 6 6 5 5 5 5
* # Acuerdos en tiempo e integracin de Servicio * Resultados medicin de calidad del Servicio
* Anlisis vacos/plan atencin externa * # Casos / # Acuerdos proveedores y clnicas. * Optimizacin procesos del servicio. * # Casos rechazados / # de transferencias. * Material/procesos para divulgar plan. * Conocimiento del plan por potencial usuario. * Perfil de cargo y desempeo / # cargos * % personal adiestrado, acreditado, certificado. * Calidad de formatos y manejo de registros. * Costo/actividad y % desviacin a presupuesto * Inventario anual detallado de recursos * # incumplimientos / fallas en fines del servicio.
Evaluacin del personal (cumplen * Actualizacin de perfiles de cargos. perfil de posicin/desempeo) y * Deteccin y Plan de Adiestramiento de su adiestramiento/certificacin. Diseo de registros e informacin Anlisis de gestin financiera e Inventario de recursos requeridos Logros de la gestin del servicio. * Sistema de Recoleccin de datos. * Presupuesto y disponibilidad de los equipos, personal y suministros. * Evaluacin del desempeo
4 4 4
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C.2.
EVALUACIN DE LA RESPUESTA MDICA - PROCESOS DE ATENCIN

Producto
* Localizacin llamadas en reas operacin. * Oferta 1ros. auxilios a distancia o en sitio * Rpida intervencin en Sitio
Aspectos a Evaluar
Acceso al Sistema y localizacin de llamadas para atencin. Respuesta a solicitud de atencin a distancia y en sitio del evento.
Indicador
* Solicitudes atendidas / llamadas a sistema * # Llamadas atendidas / # recibidas * Medida tiempo/eficacia actuacin en sitio
Ponderacin (%)
Puntuacin
5 5 6 5 5 5 5
Provisin Equipos y Protocolos de * Inventario y ubicacin ambulancias. * Tiempo de respuesta hasta sitios. transporte a lesionados/enfermos. * Manual procedimientos/personal calificado. * Cumplimiento protocolos/procedimientos. Atencin en Puesto Estabilizacin y Soporte Mdico (PESM). Condicin Instalacin y Dotacin de Equipos Crticos en PESM. Gestin de Ingreso a Hospitales o Clnicas de Referencia. * Uso rea de servicio/recursos adecuados. * Protocolos atencin/ Evolucin en tiempo. * Condicin / Capacidad operativa PESM * Suficiencia de Equipos y Suministros * Documentacin Referencia Hospitalaria. * # Servicios prestados/ Total demandas. * # intervenciones en protocolo/demanda. * % Correctivos oportunos a inspecciones. * Frecuente Inventario/suministro insumos. * Tiempo en preparacin documentos y en PESM para ingresar a Clnica Ref.
Comunicacin entre Sitios, PESM, * Telfono exclusivo de Emergencia; Radios * Comunicaciones realizadas/intentadas. Ambulancia, Clnicas Referencia. disponibles (personal Mdico/Paramdico * Tiempo de acceso con enlaces externos y PESM, Ambulancias), Intranet / Internet. logro oportuno de informacin. Actualizacin de Comunicacin. Cobertura transporte lesionados. Dotacin y mantenimiento de ambulancias y respaldos. * Directorios y recursos al da. * Dotacin y ubicacin ambulancias * Confiabilidad ambulancias/equipo alterno. * Comunicaciones/enlaces efectivos. * Tiempo de respuesta a Sitios requeridos. * # Transportes cubiertos/ requeridos.
4 5 5
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D.
EVALUACIN SOBRE RESPUESTA EN CASO DE INCENDIOS

Ponderacin (%)
Puntuacin
Descripcin Sist. Deteccin (F&G) * Informacin/procedimiento disponible * Precisin/utilidad de informacin en Plan y Alarma; Notificacin Emergencia para activar acciones y desalojo. sobre Deteccin, Alarmas y Notificacin y Acciones de desalojo. de Emergencias. Especificacin acciones iniciales * Acciones prioritarias y esenciales de * Efectividad de la respuesta inicial (tiempo (1 Respuesta/accin operacional) la respuesta, claramente definidas. de respuesta) y actuacin de dispositivos y proteccin sistemas crticos. como parada de emergencia (ESDs). Descripcin sistemas de extincin * Informacin til para lograr operacin * fijos (Capacidades, distribucin y adecuada de sistemas de respuesta. cobertura red Agua/Espuma). Descripcin recursos de extincin * Informacin til para lograr operacin * mvil (camiones, remolques, etc.) adecuada de sistemas de respuesta. y modos de actuacin Descripcin medios especiales de * Informacin til para lograr operacin * extincin (p. ej.: CO2 / FM-200) y adecuada de sistemas de respuesta. su modo de actuacin. # Fallas de sistemas / # casos demanda
10 10 8 11 11 12 10 10 9 9
# Fallas de sistemas / # casos demanda
# Fallas de sistemas / # casos demanda
Activacin de la Respuesta (por el * Activacin oportuna y efectiva de los * Tiempos de respuesta y movilizacin. personal y equipos) para efectivo medios y recursos (humano/equipos) control de las Emergencias. para combatir el evento. Descripcin Escenarios y clculos * Referencia til para acciones propias * # Escenarios / Emergencias visualizadas. (ejemplo: demanda agua/espuma) de combate de la Emergencia. Planes especficos por eventos * Estrategias de accin definidas. * # Planes de accin / # de Escenarios.
Cumplimiento responsabilidades y * Ejercicio responsabilidades definidas * Respuesta acorde con roles esperados. requisitos definidos en el Plan. para posiciones previstas en el Plan. Planos rea ubicacin de equipos Planos que facilitan ubicacin de equipo * # Planos/Diagramas disponible/requerido. de alarma, parada, extintores, etc. y sistemas de respuesta Emergencias.
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E.
EVALUACIN SOBRE RESPUESTA EN CASO DE DERRAMES

Ponderacin (%)
Puntuacin
Instrucciones Notificacin, Alerta y Instructivos, flujogramas y avisos para el * Claridad instructivos, informacin y avisos Activacin de la respuesta. reporte/activacin de la respuesta. sobre acciones en caso de derrames. Filosofa de respuesta/1 reaccin Definicin de las acciones iniciales de la * Calidad/efectividad de acciones definidas. (control fuente/minimizar riesgos). respuesta, para atenuar consecuencias. Proceso de Gestin (Organizacin Procedimiento definido para organizar y * y Movilizacin) ante Emergencia. activar las acciones de respuesta. Preparacin del personal a cargo Personal formado/entrenado para mejor * de la respuesta y claridad de roles desempeo de sus responsabilidades y responsabilidades asignadas. en la organizacin de respuesta. Definicin escenarios, descripcin Orientacin de las acciones clave, para * reas sensibles y acciones clave. escenarios tpicos/casos representativos Claridad de contenido del Procedimiento para activacin de la respuesta. % de personal entrenado y cumplimiento de programas de Adiestramiento Cobertura/calidad de informacin referida a escenarios caractersticos.
10 10 10 9 12 12 11
Guas sobre combate/decisin de Acciones diferentes fases de respuesta * Pertinencia diferentes acciones/secuencia acciones y secuencia. (control fuente, contencin, recoleccin) de ejecucin en fases de la respuesta. Organizacin/Gestin Medios de Listados actualizados disponibles de los * Calidad de informacin disponible sobre Combate (equipos de contencin, equipos e instrucciones para su uso en cantidad, capacidad y modo de uso de los recoleccin, Maquinaria Pesada, las acciones de combate/respuesta. recursos de respuesta accesibles. EPP, Kits de respuesta, Equipos Auxiliares). Activacin de respuesta externa y Instructivo de decisin y activacin Plan * manejo Planes de Contingencia. Contingencia Nacional/Internacional. Previsiones para restitucin de las Listado de requisitos/verificacin de las * Operaciones/instalacin. condiciones para reiniciar Operacin. Previsiones relativas a procesos Documentacin acerca de los procesos * de saneamiento y restauracin de recomendados para sanear y restaurar reas ambientalmente afectadas. las reas afectadas. Claridad instrucciones para activacin de Planes de Contingencia. Procedimientos y listas de verificacin a ser aplicadas para decidir reinicio. Pertinencia metodologas descritas para saneamiento/restauracin de las reas afectadas, acorde a sus caractersticas.
9 9 8
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F.
EVALUACIN SOBRE RESPUESTA A EMERGENCIAS CON MATERIALES PELIGROSOS

Ponderacin (%)
Puntuacin
Identificacin/Cobertura de reas, Definicin de alcance de las acciones de * Materiales peligrosos incluidos/existentes instalaciones, rutas de transporte respuesta, tanto dentro como fuera de * Delimitacin rea influencia en respuesta y manejo de materiales peligrosos las instalaciones Mtodos/determinacin de posible * Data y clculos de Anlisis de Riesgos * Cobertura a escenarios probables ocurrencia/potencial extensin de accidentes con material peligroso * Definicin de los posibles escenarios y * Calidad de data referente a escenarios su potencial evolucin. Procedimientos/Mtodos para dar Procedimientos especficos respuesta a * Procedimientos incluidos/requeridos. respuesta adecuada a escenarios cada escenario de emergencia definido. de liberacin definidos Consideracin factores climticos, Determinacin de la poblacin expuesta, * Calidad de informacin disponible para demogrficos y geogrficos. factor dispersin, uso de la tierra, etc. adecuar la respuesta. Protocolo acciones especficas p. Instrucciones especficas de accin por * Protocolos incluidos/requeridos contencin y descontaminacin o tipo de material y escenarios definidos. saneamiento de reas afectadas Definicin organizacin/direccin Organigrama/Flujograma con indicacin * Informacin clara organizacin respuesta y control (Comando de incidente) de roles/responsabilidades/interacciones Procedimientos para activacin de Procedimiento definido para activacin Plan / Recursos de respuesta. * Claridad de procedimiento/instructivo
12 10
11 10 10 11 10 9 9 8
Medidas de seguridad p. personal Precauciones claves de seguridad para * Calidad y pertinencia de la informacin de de respuesta/pblico expuesto el personal en respuesta y/o desalojado. seguridad provista en el Plan Gestin de recursos de respuesta Listado/Directorio de recursos (personal * Calidad/actualidad informacin disponible. y Plan Contingencia/Ayuda Mutua y equipos) actualizados y persona clave. Adiestramiento/difusin y ejercicio Personal de respuesta formado, pblico * Cumplimiento cursos, difusin, simulacros o simulacros del Plan. general informado y grupos preparados
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G.
EVALUACIN EN PLANES DE CONTINGENCIA, AYUDA MUTUA Y COMUNICACIONES EXTERNAS

Ponderacin (%)
Puntuacin
Cobertura de emergencia externa Procedimiento de actuacin en eventos * Escenarios de emergencias externas bien (fuera de instalacin/rea cercada en reas externas a la instalacin, o en definidos. o en transportes y vas pblicas). los cuales intervengan entes externos. Incidencia sobre operacin propia Procedimiento en respuesta y resguardo * de emergencia originada en otra de la operacin propia y para regular la instalacin o en evento natural. interaccin con entidades externas. Relacin entes externos, pblicos Red de organizaciones intercambiando * o privados que pueden intervenir. apoyo en emergencias (Orden pblico, Contratistas, Empresas, Gremios, etc.) Escenarios definidos para responder a emergencias ajenas a operacin propia. # de Entidades externas involucradas en Planes de Emergencia internos.
8 10 10 11 10 10 12 8 11 10
Formalizacin apoyos externos en Especificaciones para regular acciones * # de Convenios/Acuerdos establecidos. Convenios de Cooperacin/Ayuda de apoyo en el control de Emergencias. Mutua, firmados entre las partes. Reuniones y realizacin ejercicios Intercambio de informacin/experiencias * # de reuniones realizadas/tiempo. o simulacros peridicos conjuntos que faciliten coordinacin necesaria. con entes externos en el Plan. Existencia reportes e intercambio Intercambio de experiencias tiles. de informacin con red de apoyo. * # de comunicaciones entre participantes. Cantidad/calidad de recursos obtenible.
Inventario actualizado de Equipos Inventarios/listas de equipo ubicados en * y Recursos disponibles en el rea. el rea de respuesta.
Registro respuesta recibida entes Identificacin oportunidades de mejora a * # mejoras adoptadas en Planes referidas externos, durante simulacros. incorporar en actualizacin de Planes. con entes externos/ ayuda mutua. Facilidad de comunicacin con la Directorios y Equipos de comunicacin * red externa incorporada al Plan. existentes (e-mail, telfono/fax, radio) Actualizacin/Extensin de directorios de comunicacin con entes externos.
Difusin/Informacin a comunidad Comunidades preparadas para un mejor * # de Sesiones con las comunidades del entorno sobre las previsiones desempeo en emergencia que pudiese de los Planes de Emergencia. tener alguna incidencia en la poblacin.
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