Processo 11.

1 Planejar o Gerenciamento de Riscos

Quando falamos de risco, antes mesmo de identific-los preciso planejar como sero executadas as atividades de gerenciamento de riscos dentro de um projeto, para isso preciso ter uma viso clara do projeto e das expectativas com relao a esse projeto, para poder avaliar melhor qual nvel de gerenciamento de riscos ser utilizado no projeto em questo.

Entradas do Processo Declarao do Escopo do Projeto

A Declarao do Escopo do Projeto, abordada no artigo sobre os Processos de Iniciao do Projeto, contm muitas informaes relevantes ao gerenciamento de riscos do projeto, esse documento aborda, alm do prprio escopo do projeto outros itens como as premissas e restries do projeto e tende a descrever de forma abrangente as expectativas com relao ao projeto, a partir dessas informaes possvel planejar se o nvel de gerenciamento de riscos ser mais agressivo, para projetos mais complexos que tendem a ter um maior nmero de riscos envolvidos e que envolvem mais recursos e expectativas ou ser mais superficial no caso de projetos menores onde o risco de insucesso do mesmo menor assim como as expectativas relacionadas a ele.

Plano de Gerenciamento de Custos

Realizar o gerenciamento de riscos de um projeto tambm exige recursos, em boa parte recursos financeiros, por isso ao planejar o gerenciamento de riscos de um projeto preciso levar em considerao o quanto esse gerenciamento ou sua ausncia pode impactar nos custos do projeto, o Plano de Gerenciamento de Custos, descrito no artigo sobre Planejamento de Custos contem essas informaes relacionadas aos custos do projeto.

Plano de Gerenciamento do Cronograma

Da mesma forma que o gerenciamento de riscos impacta nos custos do projeto ele, ou a sua ausncia tambm podem impactar no cronograma do projeto, o Plano de Gerenciamento do Cronograma descrito no artigo sobre Planejamento do Cronograma, contm as informaes referentes ao cronograma do projeto e pode ser til para avaliar qual nvel de gerenciamento de riscos ser aplicado ao projeto.

Plano de Gerenciamento das Comunicaes

Durante o planejamento dos riscos, de seu gerenciamento ou at mesmo durante um evento de risco pode ser necessrio consultar um ou mais interessados no projeto para saber como agir diante daquele acontecimento especfico, o Plano de Gerenciamento das Comunicaes descrito no artigo sobre Planejamento das Comunicaes contm alm da lista das partes interessadas no projeto o modo como essas pessoas ou organizaes devem ser informadas acerca dessas necessidades.

Fatores Ambientais e Ativos de Processos Organizacionais

Assim como na maior parte dos processos informaes normativas e legislativas a cerca dos riscos envolvendo um projeto bem como informaes histricas e estatsticas podem ser muito teis para Planejar o Gerenciamento de Riscos do Projeto.

Ferramentas e Tcnicas
Reunies e Anlises de Planejamento
A partir dos levantamentos das informaes nos diferentes documentos do projeto a equipe de desenvolvimento pode se reunir para analisar esses documentos e as informaes contidas neles para ento definir como ser realizado o Gerenciamento de Riscos do projeto.

Sadas do Processo

Plano de Gerenciamento de Riscos

O Plano de Gerenciamento de Riscos um documento que descreve e detalha como ser realizado o gerenciamento de riscos durante o ciclo de vida do projeto, essa descrio deve, portanto, conter informaes acerca da metodologia utilizada para realizar esse gerenciamento de riscos, os papeis e responsabilidades dos envolvidos no projeto no gerenciamento de riscos, informaes sobre o oramento e os prazos que sero utilizados com esse gerenciamento, informaes sobre a probabilidade de ocorrncia dos riscos e qual impacto essa ocorrncia pode gerar ao projeto, as tolerncias com relaes a esses impactos, a forma como esses riscos e impactos sero relatados e como ser feito esse acompanhamento e ainda um diagrama da Estrutura Analtica dos Riscos, diagrama semelhante a EAP porm, que agrupa os riscos ao invs das atividades em categorias na forma de rvore para facilitar o entendimento e o gerenciamento dos riscos.

Processo 11.2 Identificar os Riscos

Como disse anteriormente um erro bastante comum no gerenciamento de projetos e acreditar que os eventos de riscos pelos quais esse projeto ir passar so imprevisveis, a avaliao das etapas do projeto e de sua documentao aliadas a experincias anteriores em projetos semelhantes realizada cuidadosamente pela equipe do projeto pode chegar no s a prever os contratempos pelo qual o projeto pode passar quanto a contornar ou mesmo reverter esses contratempos para um aumento da chance de sucesso do projeto.

Entradas do Processo
Plano de Gerenciamento de Riscos
O Plano de gerenciamento de riscos descrito acima defini qual o nvel de gerenciamento de risco que ser aplicado a esse projeto e como esse gerenciamento de riscos ser efetuado, essas informaes so teis para definir a quantidade de riscos que sero identificados, e quais riscos desses riscos devem ser tratados com mais cuidado.

Estimativas de Custos das Atividades

Muitos dos riscos pelos quais um projeto pode passar ou esto diretamente ligados aos custos da atividade ou tem consequncias diretas e ele, por exemplo, na maior parte dos projetos sempre existe o risco de que o investimento previamente reservado para uma atividade especfica no seja suficiente para a realizao dessa atividade por completo, medidas para contornar ou reverter esse risco incluem um melhor planejamento dos custos das atividades, uma maior pesquisa de preos dos equipamentos e recursos que sero utilizados por essa atividade e a existncia de uma reserva de investimento para que caso esse oramento seja ultrapassado ele no comprometa o projeto como um todo. Esse mesmo comprometimento do oramento de uma atividade tambm pode estar relacionado a outros riscos internos e externos, nas ltimas semanas e at mesmo meses encontramos frequentemente nos noticirios informaes sobre uma crise financeira mundial e suas possveis consequncias na economia como um todo, uma crise dessa escala pode afetar o preo de muitos dos recursos necessrios para a realizao de uma atividade e consequentemente se tornar um risco ao projeto, contornar esse risco seria antever essa possibilidade e firmar acordos para o fornecimento desses recursos antes que essa crise realmente afete o mercado, alm disso isso tambm pode ser uma forma de reverter esse risco em benefcio do projeto caso outros concorrentes seus nessa rea no tenham a mesma viso transformando esses acordos firmados anteriormente em uma vantagem competitiva para esse projeto ou para seu resultado. O documento de Estimativa de Custos das Atividades, descrito no Processo 7.1, contem as informaes necessrias para identificar e planejar a resposta a esses riscos.

Estimativa de Durao das Atividades

Todas os exemplo anteriormente atribudos aos custos das atividades tambm podem ser relativos a durao das atividades, o documento de Estimativa de Durao das Atividades, descrito no Processo 6.4, contem as informaes necessrias para identificar e planejar a resposta a esses riscos.

Linha de Base do Escopo

Outros riscos tambm podem estar vinculados ao escopo do projeto possvel, por exemplo que o escopo do projeto no possa ser cumprido por alguma escassez de matria prima no mercado e para isso tenha que haver uma mudana nesse escopo, a Linha Base do Escopo, descrita no Processo 5.3, contem as informaes necessrias para identificar e planejar a resposta a esses riscos.

Registro das Partes Interessadas

Muitos riscos podem estar diretamente relacionados as partes interessadas no projeto se voc lembrar de que essas partes interessadas no so apenas favorveis a implantao do projeto, elas podem ser tambm contrrias, quando descrevi as partes interessadas no projeto no artigo sobre Iniciao do Projeto usei como exemplo a construo da usina de Belo Monte e inclui como partes interessadas os moradores das comunidades a serem alagadas pela barragem da usina, esses moradores podem ser contrrios a construo da usina e por isso tentar barrar a execuo do projeto, o que pode ser considerado um risco para o mesmo.

Plano de Gerenciamento de Custos

Da mesma forma que a Estimativa dos Custos das Atividades ajuda na identificao dos riscos individuais de cada atividade que esto relacionados aos custos o Plano de Gerenciamento de Custos descrito no artigo sobre Planejamento de Custos ajuda na identificao dos riscos relacionados aos custos do projeto como um todo alm de fornecer uma viso mais abrangente dos custos do projeto.

Plano de Gerenciamento do Cronograma

Da mesma forma que a Estimativa da Durao das Atividades ajuda na identificao dos riscos individuais de cada atividade que esto relacionados ao tempo o Plano de Gerenciamento do Cronograma descrito no artigo sobre Planejamento do Cronograma ajuda na identificao dos riscos relacionados ao tempo do projeto como um todo alm de fornecer uma viso mais abrangente do cronograma do projeto.

Plano de Gerenciamento da Qualidade

Alm dos riscos relacionados ao tempo e aos custos do projeto outros riscos podem estar relacionados a qualidade do projeto e/ou de seu resultado final, por exemplo, caso alguma matria prima tenha que ser trocada por outra similar em consequncia de algo escassez de mercado isso pode afetar a qualidade do projeto como um todo ou de seu resultado final, o Plano de Gerenciamento de Qualidade, descrito no artigo sobre Planejamento da Qualidade permite identificar esse tipo de risco relacionado a qualidade.

Outros Documentos do Projeto

Alm de todos os documentos descritos anteriormente praticamente todos os outros documentos do projeto podem conter alguma informao que leve a identificao de algum risco, por isso para identificar corretamente os riscos de um projeto e aumentar consideravelmente as chances de sucesso dos mesmos muito importante que todos esses documentos sejam analisados com cuidado.

Fatores Ambientais e Ativos de Processos Organizacionais

Regulamentaes e normas internas ou externas a empresa assim como informaes histricas e estatsticas referentes a gesto de risco podem servir como base de informaes e modelos para a identificao dos riscos relacionados ao projeto em questo.

Ferramentas e Tcnicas
Revises de Documentaes

Como muitas informaes relacionadas aos riscos podem ser encontradas nos documentos do projeto importante que toda a documentao do projeto seja analisada e revisada cuidadosamente para que nenhum risco do projeto passe despercebido.

Tcnica de Coleta de Informaes

Alm das informaes relacionadas aos risco poderem ser encontradas nos documentos do projeto muitas delas podem ser encontradas a partir de outros meios, por isso qualquer outra tcnica de coleta de informaes, incluindo conversas presenciais, questionrios ou outras podem ser teis nesse momento, uma tcnica de coleta de informaes especfica para o gerenciamento de risco a anlise da causa-raiz, onde a partir da identificao de um risco se busca identificar a causa-raiz desse risco, essa causa pode estar relacionada a muitos outros riscos e pode auxiliar a desenvolver aes coordenadas de respostas aos riscos.

Anlise de Listas de Verificao

So listagens de itens que devem ser verificados durante o planejamento do projeto e durante sua execuo, para saber se tudo est sendo planejado ou saindo conforme previsto ou se algo est saindo do controle, a partir das respostas obtidas com a anlise dessas listas outros riscos podem ser encontrados.

Anlises das Premissas

Um projeto composto de muitas premissas, premissas relativas aos custos do projeto, as estimativas de tempo de durao das atividades alm de muitas outras premissas mais subjetivas, a anlise de todas essas premissas permite identificar se no existe nenhuma inconsistncia em nenhuma delas e caso haja identificar ou corrigir os riscos relacionados

Tcnicas de Diagramas
Os diagramas desenvolvidos durante a etapa de planejamento do projeto ou durante sua execuo tambm podem ser teis para identificao de possveis riscos j que fornecem uma viso abrangente do projeto como um todo, alm desses diagramas j desenvolvidos outros diagramas podem ser criados exclusivamente para fornecer uma viso geral dos riscos do projeto, um exemplo desse tipo de diagrama o diagrama de causa e efeito que demonstra de forma grfica os resultados das aes e eventos que podem ocorrer durante o ciclo de vida de um projeto.

Anlise SWOT
Quando tratei aqui no blog sobre o Plano de Negcios de uma empresa descrevi o que seria uma Anlise SWOT, essa anlise consiste na identificao das Foras, Oportunidades, Fraquezas e Ameaas que podem afetar uma empresa ou um projeto, naquele artigo a definio de anlise SWOT estava focada na sua utilizao dentro de uma empresa, mas pouca coisa muda em relao a um projeto, a diferena bsica que apenas as informaes referentes ao projeto devem ser levadas em considerao e no as informaes referentes a uma ou mais organizaes como um todo.

Opinio Especializada
Uma opinio especializada na rea de atuao do projeto que est sendo desenvolvido pode ajudar bastante na identificao dos riscos mais comuns em projetos semelhantes ao que est sendo executado assim como pode auxiliar a encontrar outros erros no to comuns mas que somente seriam encontrados por uma viso mais especialista do projeto em questo.

Sadas do Processo
Registros dos Riscos
um documento do projeto contendo a lista dos riscos identificados a partir da anlise das entradas desse processo e do uso das ferramentas e tcnicas descritas acima, essa lista deve conter o maior nmero de detalhes possveis com relao ao risco e se possvel deve conter ainda uma lista de

respostas potencias a esses riscos, essas respostas sero melhor avaliadas no processo 11.5 mas caso sejam identificadas juntamente com os riscos j podem ser documentadas para evitar retrabalho.

Concluso
Com esse artigo j possvel visualizar que a identificao dos riscos no uma arte to subjetiva como muitos pensam, apenas dando a devida ateno a todos os detalhes do projeto possvel identificar esses riscos, mas no trabalho de gerenciamento de riscos no termina por aqui, o prximo artigo dar continuidade a esse trabalho falando dos processos Realizar a Analise Quantitativa dos Riscos (Processo 11.3), Realizar a Anlise Qualitativa dos Riscos (Processo 11.4) e Planejar as Respostas aos Riscos (Processo 11.5).