Está en la página 1de 3

CIRCULAR No 003

DE: PARA: ASUNTO: FECHA: DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD TODO EL PERSONAL MANEJO CONTABLE 25 DE OCTUBRE 2013

Por orden de la gerencia de la empresa, a partir de la fecha toda factura de venta, documento equivalente, cuenta de cobro debe venir con el visto bueno del Ingeniero Jefferson Nuez en su calidad de Gerente de la compaa INPROARROZ S.A. La persona que requiera la causacin de los documentos sealados anteriormente, para solicitar un pago en tesorera debe haber tramitado la autorizacin en Gerencia y cumplir con los siguientes requisitos:

1. Se deben centralizar los pagos en Tesorera de Villavicencio. El efectivo recibido en las agencias por concepto de ventas debe ser consignado en su totalidad en la cuenta de INPROARROZ S.A. a primera hora del siguiente da. Es de estricto cumplimiento (se deber establecer un documento de autorizacin de descuento o de responsabilidad, el cual se haga responsable la persona de algn faltante de dinero o prdida del mismo o su mal uso) en cumplimiento de la Circular Externa 100-00004 del 12-06-2013.

2. A los vendedores NO se les autoriza hacerse ni hacer ningn pago con el recaudo de cartera ya que este dinero recibido en efectivo debe ser consignado en la cuenta de INPROARROZ S.A. 3. Cuando se debe exigir el RUT? En las compras y en las ventas a crdito. En las ventas de contado si es para empresa debemos solicitarlo y si es para persona natural con la cedula (no podemos poner obstculos en este caso) menos cuando el pago se realice de contado o anticipado. Se debe generar de inmediato la factura de venta.

4. El NIT 222222222 se debe utilizar nicamente si la venta se hizo desde la chiva y por mostrador. 5. Las ventas por mostrador y chiva son estrictamente de contado, as que no deben aparecer ventas a crdito con el NIT 222222222. 6. La anulacin de las facturas debe ser el mismo da de su elaboracin y debidamente justificada la anulacin, en el caso de los vendedores no deben anular la factura sin antes cerciorarse que dicha factura llegara a la sede principal dentro del mismo mes, ya que si llega cuando se ha cerrado el mes el documento se debe anular con nota de devolucin y/o nota crdito el documento (factura) no se puede rayar, destruir o desaparecer ya que no quedo dentro del mes anulado. 7. RODAMIENTOS: Si a partir del 01 de octubre de 2013 el rodamiento se cargara a nmina. Bajo ninguna circunstancia se puede permitir que el personal (vendedores) que manejan dinero se auto paguen ya que se puede correr el riesgo del doble pago (consignacin nomina) 8. Se crea un formato de Solicitud de Anticipos, el cual se debe diligenciar con anterioridad para realizar los procesos de autorizacin. 9. Se crea un formato de Legalizacin de Anticipos la cual deber venir diligenciado con los soportes originales. La legalizacin se deber realizar los cinco das hbiles de la culminacin del anticipo en caso de no legalizarlo se asumir como descuento de nmina.

10. Los soportes de los anticipos deben ser originales y las facturas de compras o su documento equivalente deben venir con el RUT, se deben utilizar recibo de caja menor nicamente para el transporte, (se deben elegir proveedores que cumplan con los requisitos exigidos por el gobierno nacional) 11. Se debe manejar la caja menor y responsabilizar a la persona de su estricto manejo. (Se debe elaborar el formato de CAJA MENOR), igualmente soportes originales. Requisitos de la factura de venta que estn reglamentados en el artculo 617 del Estatuto Tributario.

a. Estar denominada expresamente como factura de venta. b. Apellidos y nombre o razn social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. Apellidos y nombre o razn social y NIT del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminacin del IVA pagado (siempre deber estar expedida a nombre de INPROARROZ S.A. NIT 860.353.831-9. d. Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de las facturas de venta. e. Fecha de su expedicin. f. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de la operacin. h. El nombre o razn social y el NIT del impresor de la factura. i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas

12. Las Facturas de Venta se deben entregar al cliente en el momento de entrega de la mercanca o hacerla llegar antes de terminar el mes con el fin de evitar inconvenientes con el cliente y el cambio de factura. (Est prohibido que los vendedores anulen facturas No se cambiaran ninguna factura a partir de la fecha.)

Por favor si tienen alguna duda informar a esta dependencia para no continuar con ms errores.

Agradezco su colaboracin.

Cordialmente,

DRA. CLAUDIA SUAREZ JEFE DE CONTABILDIAD

DR. ALFONSO MANCO HENAO REVISOR FISCAL

También podría gustarte