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Ajustar el texto de una celda

El comando Ajustar texto nos ayuda a que el contenido de una celda se ajuste de manera que sea visibles sin necesidad de ajustar el ancho de la columna.

Excel ajustar el texto de la celda insertando saltos de lnea de manera que sea visible con el ancho especificado de la columna. Esto por supuesto afectar el alto de la fila como puedes observar en la imagen superior. Puedes ajustar la alineacin vertical de las celdas que no se ajustaron con los comandos Alinear en la parte superior, Alinear en el medio y con el comando Alinear en la parte inferior.

Combinar y centrar en Excel


El comando Combinar y centrar nos permite seleccionar varias celdas y hacer una sola de todas ellas. Una vez que se han combinado las celdas se centrar el texto. Este botn tiene algunas opciones adicionales. Si pulsas la pequea flecha que se muestra a la derecha del botn se mostrarn dichas opciones.

La primera es la opcin ya comentada Combinar y centrar. La segunda opcin es Combinar horizontalmente la cual combinar cada una de las filas de las celdas seleccionadas. La tercera opcin es Combinar celdas la cual nos permite unir celdas tanto horizontal como verticalmente. La ltima opcin nos ayuda a Separar celdas combinadas.

Columnas y filas en Excel 2013


Un libro de Excel est formado por varias hojas y a su vez cada hoja est compuesta de columnas y filas que dan forma a cada una de las celdas. Cada hoja en Excel 2013 tiene la cantidad fija de 1,048,576 filas y 16,384 columnas.

Insertar filas y columnas en Excel


Ya que todas las hojas de Excel tiene un nmero de filas y de columnas mximo y no podemos hacer nada por aumentar dicho nmero, cuando hablamos de insertar una fila o columna hablamos en realidad de desplazar los datos hacia abajo o hacia la derecha para mostrar una fila o columna vaca. Podemos insertar una fila de la siguiente manera. Haz clic derecho en el encabezado de fila y selecciona la opcin Insertar y observars que Excel desplaza los datos hacia abajo para colocar una fila vaca. Tambin podemos insertar una fila con el comando Inicio > Celdas > Insertar > Insertar filas de hoja.

Excel insertar la nueva fila por arriba de la celda que est activa al momento de ejecutar el comando. Por otro lado, si lo que deseamos es insertar una columna podemos utilizar el comando Inicio > Celdas > Insertar > Insertar columnas de hoja y Excel insertar la columna a la izquierda de la celda activa. Tambin podemos insertar una columna a la izquierda si hacemos clic derecho sobre el encabezado de columna y seleccionamos la opcin Insertar.

Eliminar filas y columnas en Excel


En ocasiones necesitamos eliminar por completo una fila o una columna de nuestra hoja porque los datos contenidos son incorrectos o porque simplemente ya no necesitamos dicha informacin. Selecciona una celda de la fila que deseas eliminar y ve a Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminar filas de hoja.

Excel eliminar la fila y mover las filas restantes hacia arriba. Tambin podemos eliminar un filasi hacemos clic derecho sobre su encabezado y seleccionamos la opcin Eliminar. Para eliminar una columna debes seleccionar el comando Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminar columnas de hoja y se eliminar la columna de la celda activa. Tambin puedes hacer clic derecho sobre el encabezado de la columna y seleccionar la opcin Eliminar:

Si despus de eliminar una fila o una columna te das cuenta de que cometiste un error puedes revertir la eliminacin con el comando Deshacer o pulsando la combinacin de teclas Ctrl + Z.

Ocultar filas y columnas en Excel


Si deseas que los usuarios que consultan tu hoja de Excel no vean cierta informacin, entonces puedes ocultar aquellas filas o columnas que contienen dichos datos. Para ocultar una fila puedes hacer clic derecho sobre su encabezado y seleccionar la opcin Ocultar o tambin puedes ir a Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar > Ocultar filas.

Tambin puedes ocultar una columna con el comando Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar > Ocultar columnas. Tambin podemos hacer clic derecho sobre el encabezado de columna y seleccionar la opcin Ocultar.

Despus de haber ocultado una fila o una columna observars que Excel an muestra un encabezado muy pequeo como smbolo de que existe una fila o columna oculta. En la siguiente imagen puedes observar que he ocultado la fila 4 y es posible distinguir un encabezado de fila miniatura:

Para volver a mostrar una fila o columna existen 2 mtodos que explico a continuacin:

En el cuadro de nombres coloca la direccin de una celda que pertenezca a la fila o columna oculta y posteriormente ve a Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar y selecciona la opcin Mostrar filas o Mostrar columnas segn sea el caso. Otra opcin es hacer clic derecho sobre ese pequeo encabezado de fila o columna que est oculto y seleccionar la opcin de men Mostrar.

Cambiar ancho y alto de columnas y filas


A veces necesitamos aumentar o disminuir el ancho de una columna para que los datos se ajusten al rea de impresin o tal vez estamos creando una tabla y deseamos que las celdas sean ms grandes que su tamao predeterminado. Cualquiera que sea la razn es importante saber cmo ajustar el ancho de una columna y el alto de una fila. Para cambiar el ancho de una columna debes hacer clic derecho sobre su encabezado y seleccionar la opcin Ancho de columna y se mostrar un cuadro de dilogo donde podrs indicar el nuevo valor:

Al terminar de indicar el nuevo ancho debes pulsar el botn Aceptar para hacer permanentes los cambios. Otra manera de llegar a este mismo cuadro de dilogo es desde Inicio > Celdas > Formato > Ancho de columna. Por otro lado, para modificar el alto de una fila podemos seleccionar una celda de la fila deseada e ir a Inicio > Celdas > Formato > Alto de fila.

Esto mostrar el cuadro de dilogo necesario para modificar el valor del alto de la fila. Por supuesto que tambin podemos modificar el alto de la fila si hacemos clic derecho en su encabezado y seleccionamos la opcin Alto de fila. Una ltima alternativa para ajustar el ancho de una columna es arrastrar el borde derecho de su encabezado hasta alcanzar el ancho deseado. Tambin puedes arrastrar el borde inferior del encabezado de una fila para hacerla ms alta. Un truco muy utilizado es el autoajuste de columna o de fila el cual podemos lograr haciendo doble clic sobre el borde derecho del encabezado de una columna o sobre el borde inferior del encabezado una fila. Esto har que la columna se autoajuste al ancho del contenido o que la fila se autoajuste al alto de su contenido. La opcin Autoajustar es muy til y por eso encontramos ambos comandos en Inicio > Celdas > Formato:

Las columnas y filas en Excel 2013 delimitan las celdas que contendrn nuestros datos y por eso es importante aprender a manipularlas correctamente para hacer un mejor uso de la herramienta.

Bordes de celdas

Para aplicar un borde podemos utilizar el botn Bordes que se encuentra en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

Tambin podemos configurar los bordes de una celda desde el cuadro de dilogo Formato de celdas en la pestaa Bordes.

Este cuadro de dilogo nos permitir elegir un estilo de lnea para los bordes as como un color adecuado.

Relleno de celdas
Adems de poder utilizar el botn Color de relleno de la ficha Inicio, podemos seleccionar un color de relleno para nuestra celda desde el cuadro de dilogo Formato de celdas dentro de la pestaaRelleno.

Desde la pestaa Relleno podremos seleccionar un color slido as como Efectos de relleno los cuales nos permiten aplicar un efecto de color degradado. De igual manera podemos elegir unEstilo de Trama para rellenar las celdas.

Autosuma

La funcin Autosuma que nos ofrece Excel. Lo primero es ubicar donde se encuentra dicha funcin. Autosuma se encuentra en la pestaa Inicio de la cinta de opciones de Excel. La siguiente imagen refleja donde se encuentra ubicada la funcin Autosuma:

Para entender como funciona Autosuma, haremos un pequeo ejemplo:

Tenemos una pequea tabla con las ventas hechas en cierto periodo, lo que haremos ser sumar todas las ventas con la funcin Autosuma.

-Seleccionamos las celdas que deseamos sumar y a continuacin damos clic en Autosuma:

El resultado de la Autosuma aparecer debajo de las celdas seleccionadas:

A menudo Autosuma se utiliza por rapidez, aunque tambin puedes escribir directamente =suma(E7:E13) apoyndonos del ejemplo anterior.

PROMEDIO
La funcin PROMEDIO() sirve para obtener el promedio o media aritmtica de un conjunto de valores. Como argumentos puede tener celdas individuales y/o rangos de celdas que tengan valores numricos. Ejemplo de operacin: Obtener el promedio de 2 valores: 10 y 6

=PROMEDIO(A1,A2)

=PROMEDIO(A1:A2) En la primera imagen podemos apreciar 2 valores 10 y 6, como podemos ver, manejamos como argumentos de la funcin las 2 celdas correspondientes de manera individual (A1,A2). En la segunda imagen tenemos como argumento un rango (A1:A2) y el resultado es el mismo.

La funcin MAX en Excel


La funcin MAX en Excel es de gran ayuda siempre que necesitemos obtener el valor mximo de un conjunto de valores que puede ser una lista de nmeros ubicados en uno o varios rangos de nuestra hoja de Excel.

Sintaxis de la funcin MAX

Nmero1 (obligatorio): El primer nmero de la lista o el rango de celdas que contiene los nmeros a evaluar. Nmero2 (opcional): El segundo nmero de la lista o un rango de celdas con nmeros adicionales a incluir en la evaluacin.

Podemos especificar un mximo de 255 nmeros en la funcin MAX en caso de enlistarlos directamente como argumentos pero podemos especificar rangos de celdas como argumentos de la funcin que a su vez pueden contener varios nmeros que sern evaluados. La funcin MAX considera nmeros negativos y el cero, por lo que dentro de una lista de nmeros negativos el valor mximo podra ser el cero. Observa el siguiente ejemplo:

Ejemplos de la funcin MAX


En el ejemplo anterior pudiste observar que podemos especificar los nmeros directamente en lafuncin MAX, sin embargo de esta manera solamente podramos tener hasta 255 nmeros. Para aumentar la cantidad de nmeros que podemos incluir debemos colocarlos en un rango de celdas y especificar dicho rango como argumento de la funcin.

De la misma manera podemos indicar varios rangos para obtener el valor mximo de todos ellos. Observa que en el siguiente ejemplo los rangos proporcionados a la funcin MAX son de diferente tamao y no existe problema alguno para obtener el resultado correcto:

El mayor de una columna con la funcin MAX


La funcin MAX nos permite obtener fcilmente el nmero mayor de toda una columna utilizando la siguiente frmula:
=MAX(A:A)

De esta manera he especificado a la funcin MAX que tome en cuenta todas las celdas de la columna A.

El comando Autosuma en la ficha Inicio


Otra manera de acceder a la funcin MAX en Excel es utilizar el comando Autosuma que se encuentra en la ficha Inicio. Este mtodo funciona de la siguiente manera, en primer lugar seleccionamos el rango de celdas que deseamos evaluar (M1:M10) y posteriormente desplegamos el men del botn Autosuma para seleccionar la opcin Mx.

Excel insertar la funcin MAX y como argumento colocar el rango seleccionado previamente. En este ejemplo la funcin MAX en insertada en la celda M11 que es justo por debajo del rango seleccionado:

La funcin MAX en Excel ser de gran ayuda cada vez que necesitemos encontrar el valor mximo de un grupo de nmeros.

La funcin MIN en Excel


La funcin MIN en Excel nos devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores. Los argumentos de la funcin MIN pueden ser los nmeros, las celdas o los rangos que contienen los valores que deseamos evaluar.

Sintaxis de la funcin MIN

Nmero1 (obligatorio): El primer nmero a considerar o la celda o rango que contiene los nmeros. Nmero2 (opcional): El segundo nmero de la lista o la celda o rango que contiene valores adicionales a considerar.

A partir del segundo argumento todos los dems sern opcionales y hasta un mximo de 255 argumentos. Sin embargo, esto no quiere decir que solamente podemos incluir 255 nmeros en lafuncin MIN ya que podremos indicar rangos con una cantidad de nmeros mayor. Al realizar la evaluacin de los nmeros especificados la funcin MIN tomar en cuenta tambin los nmeros negativos y el cero.

Ejemplos de la funcin MIN


A continuacin mostrar algunos ejemplos utilizando la funcin MIN para dejar en claro su funcionamiento. Para el primer ejemplo, utilizar la funcin MIN especificando los nmeros que deseo evaluar como argumentos de la funcin:

La funcin MIN devuelve el nmero ms pequeo de la lista especificada. Ahora bien, har este mismo ejemplo pero ahora tomando los nmeros de un rango de celdas:

El resultado es el mismo que el anterior solo que en este ejemplo solamente estamos utilizando un solo argumento de la funcin MIN para obtener el valor mnimo de una lista de diez nmeros que se encuentra en un rango. Ya que la funcin MIN acepta como argumentos rangos de celdas que contienen una lista de nmeros, entonces podemos evaluar varias listas de nmeros y obtener el valor mnimos de todas ellas. A continuacin observa cmo son evaluados tres rangos de celdas para obtener el valor mnimo:

El valor regresado por la funcin MIN es el nmero 4 que se encuentra en la celda E8. De esta manera puedes observar que la cantidad de nmeros evaluados por la funcin MIN es prcticamente ilimitada. La nica restriccin que tenemos es que podemos especificar hasta 255 rangos como argumentos de la funcin.

Excluir ceros de la funcin MIN

En ocasiones nos encontramos con una lista de nmeros que contiene ceros pero necesitamos encontrar el valor mnimo mayor a cero. Para ello podemos utilizar la funcin MIN junto con la funcin SI para agregar una condicin:
=MIN(SI(A1:A10>0, A1:A10))

Lo importante de esta frmula es que debe ser utilizada en forma matricial por lo que debers pulsar la combinacin de teclas CTRL + MAYS + ENTRAR al terminar de introducirla. Observa en el siguiente ejemplo cmo la funcin MIN devuelve el valor 4 en lugar del valor cero.

La funcin MIN en Excel siempre nos ayudar a obtener el valor mnimo de una lista de valores.

Sintaxis de la funcin SI
La funcin SI tiene tres argumentos y solo el primero de ellos es obligatorio:
SI(prueba_lgica, [valor_si_verdadero], [valor_si_falso])

prueba_lgica: La comparacin a realizar. valor_si_verdadero (opcional): Valor a regresar si la prueba lgica es verdadera. valor_si_falso (opcional): Valor a regresar si la prueba lgica es falsa.

Aunque el segundo y tercer argumento son opcionales, sin ellos la funcin no sera de mucha utilidad. El grande beneficio de la funcin SI radica en poder indicar a Excel el valor que deseamos obtener en caso de que la prueba lgica sea verdadera o sea falsa.

Ejemplos de la funcin SI

Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que la funcin SI hace una comparacin para saber si B1 es mayor que B2. Si el resultado es verdadero, la funcin devolver la cadena de texto mayor que en la celda B4:

Con solo cambiar los valores de las celdas B1 y B2 obtendr un resultado diferente de la misma frmula:

En el primer caso, la prueba lgica es verdadera y por lo tanto la funcin SI devuelve el segundo argumento. Sin embargo, en el segundo ejemplo la prueba lgica es falsa, porque B1 no es mayor que B2, y por lo tanto se devuelve el tercer argumento de la funcin. Es importante mencionar que tanto el segundo y tercer argumento de la funcin SI no tienen que ser cadenas de texto sino que pueden ser otras funciones que nos devuelvan el resultado que necesitamos. Hagamos otro ejemplo. Deseo evaluar el valor de las celdas B1 y B2 y en caso de que B1 sea mayor que B2 quiero sumar ambos valores pero si B1 es menor que B2 entonces quiero obtener el producto de ambos. Eso lo logramos con la siguiente frmula:
SI(B1>B2, B1+B2, B1*B2)

Al utilizar esta frmula obtenemos el siguiente resultado:

En este ejemplo B1 es mayor que B2, entonces obtenemos la suma de ambos como resultado de la funcin. Pero ahora observa lo que sucede al cambiar los valores:

Ya que ahora B1 es menor que B2, la funcin SI devuelve la multiplicacin de ambos valores tal como lo hemos indicado en el tercer argumento de la funcin SI. Esta misma frmula la podramos escribir de la siguiente manera:
=SI(B1>B2, SUMA(B1,B2), PRODUCTO(B1,B2))

Esta frmula se comportar exactamente igual que la anterior pero quiero resaltar el hecho de que podemos especificar funciones como el segundo y tercer argumento de la funcin SI. De esta manera podemos ejecutar funciones diferentes de acuerdo al resultado de la prueba lgica que estemos realizando.

La funcin CONTAR.SI en Excel


La funcin CONTAR.SI en Excel nos da la oportunidad de contar el nmero de celdas de un rango que cumplan con un criterio establecido. Solamente cuando el valor de dichas celdas cumple la condicin es considerada dentro de la cuenta.

Sintaxis de la funcin CONTAR.SI


Solamente existen dos argumentos para la funcin CONTAR.SI que son lo siguientes:

Rango (obligatorio): El rango que contiene los valores que se desean contar. Criterio (obligatorio): La condicin que determinar las celdas que sern contadas.

El criterio puede ser un nmero o una expresin que indicar la condicin a cumplir, por ejemplo: 55, >26, VERDE. El criterio no har diferencia entre maysculas y minsculas. La funcin CONTAR.SI solamente permite especificar una sola condicin, en caso de necesitar aplicar varias condiciones se puede utilizar la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO.

Ejemplo de la funcin CONTAR.SI


Tengo una lista de artculos y cada uno tiene asociado su color. Ahora necesito contar el total de artculos que son de color azul y para ello utilizar la siguiente frmula:
=CONTAR.SI(B2:B11, "azul")

Al aplicar esta frmula a los datos de la columna B obtengo la cuenta correcta:

Puedes observar que el segundo argumento de la funcin CONTAR.SI est todo en minsculas mientras que las celdas de la columna B tienen la primera letra en maysculas, sin embargo el valor Azul es considerado dentro de la cuenta por lo que comprobamos que la condicin no es sensible a maysculas y minsculas. Recuerda que la funcin CONTAR.SI nos permitir contar el nmero de celdas dentro de un rango que cumplan con el criterio que se haya especificado en el segundo argumento de la funcin.