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Entregable #1: Diagnstico organizacional del IFE

Seccin I: reas Sustantivas y Adjetivas


Servicio de consultora para el anlisis de la estructura organizacional del Instituto Federal Electoral

31 Julio 2013

ndice
I. Objetivos y contexto II. Enfoque de trabajo III. Diagnstico organizacional CAI IV. Diagnstico organizacional CDD V. Diagnstico organizacional CNCS VI. Diagnstico organizacional DECEYEC VII. Diagnstico organizacional DEOE VIII. Diagnstico organizacional DEPPP

IX. Diagnstico organizacional DERFE


X. Diagnstico organizacional Direccin Jurdica XI. Diagnstico organizacional Direccin del Secretariado XII. Diagnstico organizacional UTP XIII. Diagnstico organizacional UTSID XIV. Diagnstico organizacional UFRPP

I. Objetivos y Contexto

Este documento presenta los avances de la fase de diagnstico del proyecto de anlisis de la estructura organizacional para las reas sustantivas y adjetivas
Etapas del proyecto Abril Mayo
Junta de Arranque Grupo de Direccin Grupo de Supervisin

Junio

Julio

Planeacin y administracin
Arranque de proyecto Puesta en marcha de la estructura de gobierno del proyecto

Diagnstico
Recopilacin de informacin y anlisis documental

Determinar el estatus actual de la organizacin


Documentar hallazgos, recomendaciones Costear la estructura organizacional actual

Diagnstico de la estructura organizacional Costeo de la estructura organizacional actual

Alcance de este documento


Diagnstico organizacional del IFE Anlisis de los costos de la estructura
Anlisis de la estructura organizacional actual de las Unidades Responsable en alcance Anlisis de las reas de oportunidad de la estructura organizacional vigente (por ejemplo: duplicidades de funciones, tramos de control, redundancias, as como sinergias detectadas)

Reporte de costo de la estructura actual, identificando los potenciales ahorros derivados de los hallazgos sobre las reas de oportunidad

El diagnstico de la estructura organizacional busca detectar fortalezas y reas de mejora que potencien el desarrollo y la modernizacin del Instituto

Innovacin y Transformacin Institucional

Desarrollo Organizacional
Plan Estratgico Institucional 2012-2015

Modernizacin Administrativa, Transparencia y Rendicin de Cuentas

Objetivos del diagnstico de la estructura organizacional

Clarificar la asignacin actual de los recursos humanos de las Unidades Responsable por medio de su estructura organizacional Identificar reas de oportunidad que llevarn a una mejor eficiencia en la ejecucin de las atribuciones, reduciendo la complejidad organizacional Proporcionar la imagen real de la estructura organizacional y de sus costos

II. Enfoque de trabajo

Diagnstico reas Sustantivas - Enfoque Metodolgico


1

Lnea Base Organizacional


1 Anlisis Organizacin Actual
Tipos de Anlisis/Drivers Base de datos Actualizacin de organigramas Anlisis de roles de reas centrales Anlisis de eficiencia organizacional

Revisin de la Alineacin Estratgica de la Estructura Actual de las reas Sustantivas


2a Modelo de Operacin 2b Estacionalidad
Anlisis de costos actuales y cargas de trabajo Anlisis de valor agregado Anlisis de potenciales sinergias

Diagnstico Organizacional
3 Modelo Actual e Impacto Potencial

2c Modelo de Entrega
Anlisis de funciones desconcentradas

Razn de ser y naturaleza del rea

Productos y Servicios
Clientes Fragmentacin de procesos y funciones Tecnologa y automatizacin

Rol central
Flujo de procesos central-local Costo de supervisin y tramos de control Claridad en roles y niveles jerrquicos

Entendimiento y cambios al modelo organizacional actual Oportunidades de consolidacin, descentralizacin, modernizacin y redistribucin de recursos

Estructuras tipo

2d Anlisis de Alineacin a Mejores Prcticas y Tendencias


Tendencias otros organismos electorales Tendencias modernizacin administrativa Mejores prcticas Tendencias otros organismos electorales Tendencias modernizacin administrativa Mejores prcticas

Marco de Referencia

1. Anlisis de la lnea base organizacional en reas sustantivas


1) Anlisis de reas, Recursos y Costos Asociados
Identificar plazas y recursos, actualizar organigramas con la estructura real a travs de entrevistas y levantamiento de informacin documental

2) Anlisis Roles, Funciones y Eficiencia


Identificar alcance de funciones, tipologa de roles, tramos de control, niveles jerrquicos y costos de supervisin

Base de Datos

Roles y Funciones

Mapeo de Estructura Real


Direccin de Recursos Financieros

Costo de Supervisin
Subdireccin de Contabilidad Subdireccin de Planeacin y Evaluacin Financiera Departamento de Planeacin financiera

Subdireccin de Operacin Financiera

Subdireccin de Presupuesto

Departamento de Tesorera

Departamento de Registro y Control Presupuestal de Juntas Locales

Departamento de Control Contable y Cuenta Pblica

Departamento de Operacin de Pago por Banca Electrnica

Departamento de Control y Seguimiento Presupuestal de Oficinas Centrales

Departamento de Procesamiento de Informacin Contable

Departamento de Anlisis y Evaluacin

Departamento de Control de Pagos

Departamento de Integracin y enlace con la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico

Plazas Vacantes

Recursos y Costos Tramo de Control

2a

2a: Modelo de Operacin reas Sustantivas


Modelo de Operacin del rea 1 Anlisis de Alineacin Estratgica 2 Anlisis de funciones/procesos, productos/servicios, clientes

Temas a analizar
Modelo organizacional reas centrales Alineacin de las funciones, productos y servicios a la razn de ser de cada rea Percepcin de servicio al cliente Balance existente entre las funciones adjetivas y sustantivas realizadas en el rea Grado de integracin/desintegracin de los procesos ejecutados en el rea Uso de modelos de tercerizacin Oportunidades de innovacin Duplicidades en roles y responsabilidades Tecnologa y automatizacin

2b

2b: Estacionalidad
1) Identificar y costear flujo de procesos tri-anual 2) Entendimiento cargas de trabajo

3) Anlisis Cualitativo: Entender valor agregado, filtrar y catalogar roles de supervisin


Personal Permanente AAA Permanente A Tipo de rol Supervisar logstica en perodo electoral Supervisar la evaluacin ex-post en logstica electoral Mejora Continua Necesidad de supervisin Prdida de Know-how Personal Permanente AAA Permanente AA Tipo de Rol Planear logstica electoral Disear capacitacin electoral

4) Anlisis Cuantitativo: Cuantificar oportunidades de sinergia y cambio organizacional


Permanente DEOE Permanente DECEYEC Permanente DEOE AAA y AA Permanente DECEYEC

=
10

2c

2c: Modelo Entrega Servicios Sustantivos


1) Identificar funciones que se realizan en varios mbitos 3) Identificar flujo de informacin y cargas de trabajo en los diferentes niveles Central Local Distrital

2) Entendimiento del Modelo Organizacional

3) Revisin claridad en roles, costo de supervisin, niveles y costeo de oportunidades

11

2d

2d: Alineacin a Tendencias y Mejores Prcticas


1) Alineacin a Tendencias Electorales
Analizar la alineacin del IFE a tendencias exitosas en otros Institutos u Organismos Electorales a nivel mundial

2) Alineacin a Prcticas Lder


Analizar la alineacin del IFE a prcticas lderes aplicables asociadas a Modernizacin Administrativa que han fomentado mejora y organizaciones ms giles y eficientes.

Ilustrativo

Ilustrativo

12

3: Resultados del diagnstico


Entendimiento del Modelo Organizacional Integral e Impacto Oportunidades por cada una de las reas Sustantivas
reas de Oportunidad
Descentralizacin Consolidacin Modernizacin Redistribucin de Recursos

Oportunidades Potenciales

Validacin lineamientos de rediseo del Modelo Organizacional


Consejo General Unidad de Fiscalizacin de los Recursos de los Partidos Polticos

Coordinacin Nacional de Comunicacin Social Coordinacin de Asuntos Internacionales Centro Para el Desarrollo Democrtico Presidencia del consejo General

Junta General Ejecutiva

Direccin del Secretariado

Direccin Jurdica
Coordinacin del Voto de los Mexicanos en el Extranjero Unidad Tcnica de Servicios de Informtica Contralora General Secretaria Ejecutiva Unidad Tcnica de Servicios de Informacin y Documentacin Unidad Tcnica de Planeacin

Impacto Presupuesto 2014 y 2015


Criterios de evaluacin Normatividad Tecnologa Disposicin para el cambio Capacidad para el cambio

Direccin Ejecutiva del Registro Federal de Electores

Direccin Ejecutiva de Prerrogativas y Partidos Polticos

Direccin Ejecutiva de Organizacin Electoral

Direccin Ejecutiva del Servicio Profesional Electoral

Direccin Ejecutiva de Capacitacin Electoral y Educacin Cvica

Direccin Ejecutiva de Administracin

URs con reas de soporte Recursos Materiales Recursos Financieros Recursos Humanos Servicios de Tecnologa

Juntas Locales Ejecutivas

Juntas Distritales Ejecutivas

13

III. Diagnstico organizacional CAI

A. Entendimiento

Para el anlisis de la CAI, se obtuvo informacin de documentos existentes y entrevistas con los principales funcionarios del rea
Documentos Analizados

Nombre
Cdigo Federal de Instituciones y Procesos Electorales Reglamento Interior del IFE Manual de Organizacin General Publicaciones Informacin electoral para observadores internacionales Plantilla proporcionada por el Instituto, Abril 2013 Mapas Estratgicos de las URs

Descripcin
Normas constitucionales poltico-electorales Documento interno Descripcin de labores asignadas por cada unidad responsable Investigaciones y anlisis especializados en materia poltico-electoral comparada Material informativo para observadores de los procesos electorales Presupuesto total anual de la plaza Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional

Entrevistas Nombre
1 2 Mtro. Manuel Guillermo Carrillo Poblano Lic. Carlos Marino Navarro Fierro Lic. Rafael Riva Palacio Galimberti Lic. Deyanira Azucena Galindo Rodrguez Lic. Claudia Berenice Corona Rodriguez Lic. Juan Margarito Castro Reyes

rea
Coordinador de Asuntos Internacionales Director de Estudios y Proyectos Internacionales Director de Vinculacin y Cooperacin Internacional Subdirectora de Gestin de Programas de Capacitacin Internacional Subdirectora de la Oficina de Vinculacin Electoral de Mexicanos Residentes en el Extranjero Subdirector de Logstica y Seguimiento Administrativo

3
4 5 6

16

Las funciones de la CAI se determinan especficamente en el artculo 63 del Reglamento Interior del IFE
Reglamento Interior
a Instrumentar programas de vinculacin y cooperacin internacional b Promover ante la comunidad internacional conocimiento y organizacin de procesos electorales Promover conocimiento y acreditacin ante organismos nacionales c pblicos, privados y del sector social

Atribuciones especficas Reglamento Interior CAI Art. 63 Reglamento Interior

rea
Coordinacin de Asuntos Internacionales Direccin de Estudios y Proyectos Internacionales Direccin de Vinculacin y Cooperacin Internacional Subdireccin de Gestin de Programas de Capacitacin Internacional Subdireccin de la Oficina de Vinculacin Electoral de Mexicanos Residentes en el Extranjero Subdireccin de Logstica y Seguimiento Administrativo

a b c d e f g h i

j k l m n o p q

d Organizar encuentros de intercambio informativo internacional e Coordinar acciones de intercambio informativo, cooperacin, asesora y asistencia tcnica a nivel internacional

f Participar en actividades promovidas por la autoridad electoral de pases


Art. 63, Reglamento Interior g h i j k Atender seminarios y conferencias internacionales y promover la participacin de las diferentes instancias institucionales Elaborar productos informativos que tiendan a explicar la organizacin de procesos electorales a la comunidad internacional Llevar un registro de las actividades internacionales en las que participen funcionarios Establecer y operar un sistema de informacin electoral permanente hacia la comunidad internacional Coordinar proyectos de investigacin y anlisis especializados en materia poltico-electoral comparada

l Promover convenios con organismos e instituciones internacionales m Dar cumplimiento a los acuerdos y proyectos de cooperacin n Representar internacionalmente al Consejero Presidente Informar al Consejero Presidente la ejecucin del programa de trabajo o Acordar con el Consejero Presidente asuntos de su competencia Colaborar en el diseo e instrumentacin de criterios y lineamientos que p fije el Consejo General para el registro y atencin de los visitantes extranjeros Colaborar en actividades de informacin, promocin y difusin q relacionadas con el programa de voto de los mexicanos en el extranjero

Fuente: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos y Reglamento Interior del IFE

17

La CAI tiene un objetivo especfico que despliega a travs de 6 vertientes de trabajo las cuales contribuyen al logro de la misin y visin del Instituto
IFE
Misin Visin

Reposicionar al pas en el escenario internacional, partiendo de las nuevas definiciones y orientaciones en materia polticoelectoral. Participar en un esfuerzo sistemtico e integral de promocin y proyeccin internacional del sistema y de las instituciones electorales mexicanas ante la comunidad internacional, reconociendo a los sistemas y las prcticas electorales como uno de los componentes fundamentales de los procesos de transicin y consolidacin democrtica. Responder al manifiesto inters de la comunidad internacional por conocer, informarse y dar seguimiento al desarrollo de las elecciones federales en Mxico.

Objetivo especfico CAI

Misin CAI

Planear e instrumentar la estrategia de informacin, acercamiento y vinculacin con la comunidad internacional

1. Promover la imagen del IFE ante la comunidad internacional mediante mecanismos permanentes de acercamiento, vinculacin y cooperacin 2. Atender solicitudes de asistencia tcnica y cooperacin de organismos internacionales y autoridades electorales 3. Organizar encuentros con actores de la comunidad internacional 4. Elaborar productos informativos del sistema electoral mexicano e impulsar proyectos de investigacin en poltica electoral comparada 5. Promover la participacin de funcionarios en foros de carcter internacional y conocer prcticas y procedimientos electorales de otros pases 6. Colaborar en la promocin y difusin del programa de voto de los mexicanos en el extranjero as como en el registro y atencin de observadores electorales

Vertientes de trabajo CAI

Fuente: Entrevistas, Reglamento Interior del IFE, Mapas Estratgicos de las URs

18

La CAI ejecuta centralmente 2 funciones principales y genera productos para autoridades electorales, organizaciones internacionales y ciudadana
Funcin / Proceso
1

Servicio /Producto
Programas de vinculacin Publicaciones/Libros Sistema de informacin electoral Seminarios y conferencias

Central
Desarrollo de programas de vinculacin y cooperacin
Planeacin y ejecucin de seminarios

Cliente
Autoridades electorales Organizaciones regionales y continentales Ciudadanos

Actividades principales

Promocin internacional

Programas de cooperacin
Asesora y asistencia tcnica

Implementacin de asesoras

Coordinacin de estudios y sistemas de informacin

2 Programa de votos de los mexicanos en el extranjero Difusin del voto Registro y atencin de observadores internacionales Ejecucin y soporte de programas Ciudadanos
Autoridades internacionales

Actividades soporte

Indicadores Monitoreo y control de proyectos Objetivos Informes de actividades Planeacin, coordinacin y seguimiento DEA

Actividad electoral Actividad continua


Fuente: Entrevistas, Reglamento Interior del IFE

19

Actualmente, la CAI cuenta con un proyecto de capacitacin y educacin democrtica del que derivan 3 proyectos

Coordinador de Asuntos Internacionales

S. de la Oficina de Vinculacin Electoral de Mexicanos Residentes en el Extranjero


VD30100

D. de Vinculacin y Cooperacin Internacional


VD20100 IN20100

S. de Logstica y Seguimiento Administrativo

S. de Gestin de Programas de Capacitacin Internacional


VD20100

D. de Estudios y Proyectos Internacionales


VD20100

Proyecto
Desarrollo de los valores democrticos, promocin de la participacin ciudadana y la educacin cvica

Proyectos Especficos
1 2 3 VD20100 VD30100 IN20100 Cooperacin y asistencia tcnica en el mbito internacional Vinculacin con Mexicanos Residentes en el Extranjero y Comit Tcnico de Especialistas del VMRE Modernizacin de la Infraestructura de la Coordinacin de Asuntos Internacionales

Fuente: Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el ejercicio 2013

20

La CAI se soporta en una estructura central de 31 funcionarios MS/MM y TO(1) y un costo de $20.54 mdp al ao para el cumplimiento de sus funciones
NC
Rama Total de MM y MS S Nombre del Puesto 10 19 MS Tipo de mando Total de TO A MS Coordinador de Asuntos Internacionales 17 14

Costo Total
(mdp)

MM y MS T0 TOTAL
A S. De Gestin de MM programas de capacitacin Internacional 3 4 A MM D. de Estudios y Proyectos Internacionales 4 4

17 14 31

$16.59 $3.95 $20.54

ADe la Oficina de Vinculacin S. Electoral de Mexicanos Residentes en el extranjero 4

MM 1

MM D. De Vinculacin y Cooperacin Internacional 3 1

MM S. De Logstica y seguimiento administrativo 2 4

Detalle de costos

CAI (Estructura de gestin) (2)


NC
Administrativa Servicio Profesional

10 8 6 4 2 0 $8,114,063
CAI Costo por rea(3) % sobre costo total % sobre NC total $16.59 17

$919,526

$4,066,197
Direccin de Estudios y Proyectos Internacionales $4.07 25% 24%

$3,489,824
Direccin de Vinculacin y Cooperacin Internacional $3.49 21% 18%

Direccin y Apoyo Administrativo $9.03 54% 59%

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

(1) (2) (3)

Ppto anual promedio $282.6 mil por plazas TO Incluye MM y MS PPTO Anual de la plaza en millones de pesos

21

B. Diagnstico

Se identificaron 3 hallazgos principales que ofrecen oportunidades de sinergia y extensin de prcticas organizacionales internas a otras reas del Instituto
Coordinacin de Asuntos Internacionales

S. de la Oficina de Vinculacin Electoral de Mexicanos Residentes en el Extranjero

1
D. de Vinculacin y Cooperacin Internacional

3
S. de Logstica y Seguimiento Administrativo

1
S. de Gestin de Programas de Capacitacin Electoral

1
D. de Estudios y Proyectos Internacionales

Hallazgo
1. Existen importantes oportunidades de sinergia con CDD debido a la naturaleza de las funciones que ejercen ambas reas

Descripcin
CAI y CDD llevan a cabo actividades de vinculacin/cooperacin, produccin de anlisis/estudios/investigaciones y ejercicios de capacitacin/asesora acadmica pudiendo operar de manera conjunta

Oportunidades

Oportunidad de analizar procesos y servicios de manera integral y generar sinergias

2. Posibilidad de replicar conocimiento y extender prcticas organizacionales

La estructura ejerce en periodos postelectorales actividades relacionadas con el voto de los mexicanos en el extranjero que coadyuvan al buen funcionamiento del Instituto en futuros procesos electorales

Oportunidad de extender prcticas organizacionales a otras actividades y procesos del Instituto como resultado de conocimiento generado y retencin de talento

3. Oportunidad de simplificacin de estructuras administrativas

La estructura opera administrativamente con una proporcin de 6 a 31personas respecto de las actividades principales del rea

Oportunidad de modernizar la estructura administrativa al constituirla en un rea ms delgada y consistente con el modelo definido para la entrega de servicios de soporte del IFE

Consolidacin

Modernizacin

Redistribucin de recursos

23

B. Diagnstico Hallazgo 1
Oportunidades de sinergia de CAI con CDD

CAI ha modificado su foco como rea de poltica e informacin, ampliando sus capacidades a temas como vinculacin acadmica, capacitacin y asesora
1993 - 1994
Comunicacin e informacin sobre el desarrollo del proceso electoral mexicano ante la comunidad internacional, a travs de: Atencin de delegaciones extranjeras Informes sobre el proceso electoral

1995 - 2006
Promocin y proyeccin del rgimen electoral mexicano ante la comunidad internacional, a travs de: Atencin de delegaciones extranjeras Generacin de estudios informativos

2006 - 2012
Vinculacin con la comunidad internacional, a travs de: Suscripcin de convenios de cooperacin Generacin de estudios comparados Imparticin de capacitacin y asesora especializada

Investigacin y anlisis
Institutos electorales internacionales Organizaciones regionales y continentales

Informes sobre procesos electorales Sistema de informacin electoral Estudios comparados

Vinculacin y cooperacin

Organismos pblicos, privados y del sector social Instituciones acadmicas Centros de investigacin Sociedad civil

CAI Hoy
Promocin de conocimiento ante comunidad internacional

Generacin de encuentros de intercambio informativo

Capacitacin y asesora

Capacitacin y asesora a contrapartes internacionales

25

La revisin de las actividades clave en CAI y CDD plantea una oportunidad en cuanto a la naturaleza similar de sus funciones
CAI
Actividades Direccin de Estudios y Proyectos Internacionales Direccin de Vinculacin y Cooperacin Subdireccin de Gestin de Programas de Capacitacin Electoral Coordinacin Acadmica

CDD
Direccin de Desarrollo Institucional

Estrategia de vinculacin Estrategia de informacin Estrategia de conocimiento Programas de vinculacin y cooperacin Investigacin y anlisis Capacitacin y asesora acadmica y tcnica Vinculacin y cooperacin
CAI
Programas de vinculacin y cooperacin internacional
Acreditacin ante organismos nacionales pblicos, privados y del sector social

Ambas coordinaciones promueven acercamientos con actores externos Ambas coordinaciones producen y comparten informacin sobre el desarrollo de procesos electorales Ambas coordinaciones brindan capacitacin y asesora acadmica Convenios con autoridades internacionales Estudios comparados internacionales Elaboracin de programas externos Convenios con autoridades nacionales Estudios comparados nacionales Elaboracin de programas internos

Investigacin y anlisis
CDD
Productos informativos sobre organizacin de procesos electorales para la comunidad internacional Sistema de informacin electoral para la comunidad internacional Investigacin y anlisis en materia poltico-electoral comparado Estudios, investigaciones y bases de datos para la toma interna de decisiones

CAI

CDD

Capacitacin y asesora acadmica y tcnica


CAI CDD

Promocin de conocimiento y organizacin de procesos electorales ante la comunidad internacional Encuentros de intercambio informativo internacional Asesora y asistencia tcnica a nivel internacional Asistencia acadmica para el diseo de programas de capacitacin y formacin de partidos y agrupaciones polticas Implementacin de cursos de capacitacin del personal del Instituto


26

Colaboracin acadmica con institutos polticos, organizaciones civiles, instituciones acadmicas y de educacin superior

Convenios con organismos electorales de entidades federativas

Estudios y anlisis sobre derecho electoral nacional

Al da de hoy, CAI y CDD convergen en actividades de vinculacin, investigacin y asesora y su naturaleza ofrece oportunidades de sinergia a futuro
1994 - 2005 Objetivos Productos
Iniciativas de promocin institucional (rgimen electoral / organizacin y funcionamiento del Instituto) Atencin de delegaciones extranjeras interesadas en el estudio del rgimen electoral mexicano Centro Internacional de Investigacin y Capacitacin Electoral (programas especializados de intercambio, capacitacin e investigacin) Estudios comparados

2006 - 2012 Clientes

CAI
1993

1. Proyectar y acreditar ante la comunidad internacional el proceso de reforma y cambio del sistema polticoelectoral mexicano 2. Informar de manera puntual el desarrollo del proceso electoral de 1994

Actualidad

Organismos electorales

Vinculacin y cooperacin

Gobiernos

Investigacin y anlisis

Ciudadanos

Sociedad civil

Capacitacin y asesora

CDD
2005

1. Brindar apoyo tcnico, anlisis, estudios e investigaciones que aporten sustento a la toma de decisiones del Consejero Presidente

Disear y realizar investigaciones y proyectos para dar herramientas a las reas sustantivas y el Consejo para la toma de decisiones y soporte de las mismas

Divulgar informacin y desplegar las mejores prcticas a todo el Instituto

Instituciones acadmicas

Centros de Investigacin

Partidos polticos

Capacitacin a empleados del Instituto

2005

2012

27

El diagnstico realizado en CAI y CDD plantea a futuro dos alternativas estratgicas: 1) Capturar sinergias potenciales, 2) Status quo

Alternativa estratgica

Valoracin

Sentido de recomendacin

CAI + CDD Sinergias potenciales

1 Foco organizacional

Clarificacin organizacional con base en anlisis de roles y funciones de la estructura existente

2 Modernizacin administrativa 1

Grado de alineacin de las alternativas respecto de prcticas lderes que atienden a tramos de control, costo de supervisin de actividades y eficiencia organizacional en general

2 1

3 1
CAI | CDD Status quo

Especializacin

Anlisis de esquema de fusin a la luz de eficiencia correspondiente a vinculacin y cooperacin, investigacin y anlisis, capacitacin y asesora acadmica

4 1

Reduccin de costos

Determinacin de eficiencia y ahorro en el costo con base en el impacto econmico de las distintas alternativas para ejecutar las funciones definidas (CAI-CDD en una misma rea o por separado)

28

La generacin e intercambio de conocimiento especializado puede tomar un enfoque ms estratgico y dotar de mayor foco organizacional a estas 2 reas
1
Foco Organizacional Objetivos Reconocimiento interno del rea rea de oportunidad

CAI

Promover la imagen del IFE ante la comunidad Internacional Elaborar investigaciones electorales comparadas Proporcionar asistencia tcnica a organismos/ autoridades internacionales Promover el programa de voto de los mexicanos en el extranjero

Promotora del programa -VME

Centro de investigacin internacional comparado

Promotora de colaboraciones internacionales

Centro de capacitacin internacional

Programa VME

Admn. Conocimiento

Proyeccin y acreditacin ante comunidad internacional

CDD

Realizar investigaciones y proyectos para sustentar decisiones del Consejo Gestionar informacin y conocimiento del Instituto Brindar capacitacin a los empleados del Instituto .

Promotor de cultura democrtica

Centro de investigacin

Vinculacin y cooperacin Investigacin y anlisis Capacitacin y asesora

Administracin de conocimiento

Centro de capacitacin interna

29

La fusin de CAI y CDD permitira alinear sus estructuras a tendencias de modernizacin administrativa al reducir niveles y tramos de control
2 1
Modernizacin Administrativa

CAI | CDD

CAI + CDD

Tramos de control actuales promedio 1:2 | 1:4

Tramo de control

Tramo de control ptimo 1:6

Max 6 Min 5

Max 5 Min 3

Niveles jerrquicos

Max 5 Min 4

Costos de supervisin entre 0.92 y 2.5

Costo de supervisin < 1

Costos de supervisin entre 0.5 y 0.99

30

La vinculacin, investigacin y capacitacin de las actividades de CAI y CDD se potencian a travs de una ventanilla nica aumentando su eficiencia
3 1
Especializacin
Investigacin y anlisis
Amrica Latina y Amrica del Norte Sistemas electorales Asia y Europa Educacin y cultura democrtica

A
Institutos electorales internacionales y nacionales

frica Mejores prcticas

Mxico

Vinculacin y cooperacin

Organizaciones regionales y continentales Partidos y agrupaciones polticas Instituciones acadmicas y universidades ONGs Capacitacin y asesora a actores internacionales Capacitacin y asesora a actores nacionales

Ventanilla nica
Conocimiento internacional Conocimiento nacional

Capacitacin y asesora

Proyeccin internacional y nacional

Intercambio de informacin y conocimiento

Especializacin en materia poltico-electoral

Mejores prcticas e innovaciones

La vinculacin y cooperacin con actores se potenciara a travs de una ventanilla nica en la que se canalizaran los requerimientos con las reas responsables El alcance de investigaciones y anlisis reflejara conocimiento internacional y nacional y complementara ejercicios de capacitacin y asesora

31

Las actividades de vinculacin con la academia y otras instituciones realizadas por CAI, CDD y DECEYEC muestran sinergias entre s
3 1
A
Vinculacin y cooperacin

Especializacin

rea
D E C E Y E C

Objetivo
Establecer bases de colaboracin para la realizacin de proyectos y trabajos conjuntos en materia de docencia, investigacin, difusin de la cultura, asesora y apoyo tcnico, coedicin de materiales y otros beneficios, en los mbitos electoral, educacin cvica, cultura de la legalidad, valores democrticos y temas afines

Beneficios Sinergia

Jefe de Oficina de Convenios

Nivel de comunicacin con instituciones y organizaciones

C D D

Coordinacin Acadmica

Establecer las bases y los mecanismos de colaboracin acadmica entre las instituciones y el IFE en materia de formacin, capacitacin y actualizacin, a travs de la organizacin de cursos, seminarios, conferencias y talleres

Posicionamiento con instituciones y organizaciones


Estandarizacin de proceso Eficiencia en recursos

C A I

Vinculacin y Cooperacin Internacional

Identificar y promover proyectos y programas de intercambio, de cooperacin, de . consulta y de asistencia tcnica; tanto a nivel bilateral, como multilateral.

Tipos de convenios Universidades Instituciones Acadmicas Organizaciones Civiles Organizaciones Electorales Centro de Investigaciones Partidos Polticos Organismos Pblicos

DECEYEC

CDD

CAI

Nivel

Alto
Medio Bajo

Fuente: Lista de convenios DECEYEC, CDD y CAI y Plan Integral del Proceso Federal Electoral

32

La generacin de conocimiento en conjunto entre CAI y CDD potencia las actividades de promocin de cultura democrtica y asesora del Instituto
3 1
B Investigacin y anlisis

Especializacin Elaboracin de investigaciones, anlisis y estudios CAI CDD

Propsito
Elaborar productos informativos del sistema electoral mexicano e impulsar proyectos de investigacin en poltica electoral comparada

Propsito
Elaborar investigaciones, anlisis, estudios y bases de datos para aportar elementos informativos a los rganos directivos del IFE en la toma interna de sus decisiones
Conocimiento internacional Conocimiento nacional

Temas
Sistemas electorales Educacin y cultura democrtica Temticas de actualidad Voto electrnico Acercamiento del voto a personas con discapacidad

Temas
Programa de Acompaamiento Ciudadano Cultura democrtica Seguimiento del proceso federal electoral Perspectiva de gnero Valor pblico Confianza de los jvenes mexicanos en las instituciones polticas

Alcance
Mxico Amrica Latina y Amrica del Norte Asia y Europa frica

Alcance
IFE Estados de la Repblica

Complementariedad de conocimiento internacional y nacional en productos informativos Aumento en el alcance de investigaciones y anlisis Generacin de reas de especializacin temtica Proyeccin de conocimiento en ejercicios de capacitacin y asesora Economas de escala en grupos de investigacin

Fuente: Presentacin CDD y Publicacin CAI sobre el Proceso Electoral Federal 2012

33

La promocin y divulgacin de cultura y valores democrticos en seminarios y foros organizados por CAI, CDD y DECEYEC brinda reas de oportunidad
3 1
C
Capacitacin y asesora

Especializacin Objetivo
Promover conocimiento, reflexin y estudio de temas electorales de actualidad y relevancia, a travs de capacitacin, asesora y difusin dirigida a actores nacionales e internacionales

Capacitacin y Asesora
Diseo de la estrategia CDD D. de Desarrollo Institucional
CAI - S. De Gestin de programas de capacitacin Internacional

Desarrollo de contenido

Ejecucin de actividades

Produccin y difusin de materiales

DECEYEC

Beneficios de integracin

Estrategias ms integrales

Contenidos ms robustecidos

Coordinacin y eficiencia en las actividades

Administracin y canales de distribucin

Clientes

Gobiernos

Sociedad civil

Ciudadanos

Partidos Polticos

Centros de Investigaciones

Instituciones Acadmicas

Organismos Electorales
Fuente: Entrevistas, Plan Integral del Proceso Federal Electoral

34

La implementacin de acciones de sinergia en procesos de vinculacin, investigacin y capacitacin implica ahorros potenciales de $11.67 mdp
4 1
Reduccin de costos
rea
D. de Vinculacin y Cooperacin Internacional D. de Estudios y Proyectos Coordinacin de Asuntos Internacionales Apoyo Administrativo Coordinacin de Desarrollo Democrtico CAI

Oportunidad de sinergia
Puesto de Supervisin Puesto de Supervisin Puesto de Supervisin Economas de Escala Puesto de Supervisin

Impacto

NC
3
4 8 2 5

Costo*
$3.49
$4.07 $7.38 $1.66
Sinergia alta

$5.63

Sinergia media

CDD

D. de Desarrollo Institucional
Apoyo Administrativo

Puesto de Supervisin
Economas de Escala

17
2

$12.89
$1.80

Sinergia baja

CAI y CDD Independientes


D. De Vinculacin y Cooperacin Internacional CAI D. De Estudios y Proyectos Coordinacin de Asuntos Internacionales Apoyo Administrativo CDD D. De Desarrollo Institucional Coordinacin General $3.49

Sinergia CAI-CDD
D. De Vinculacin y Cooperacin Internacional D. De Estudios y Proyectos Coordinacin $3.49 $ 12.72 $7.37

$ 16.59
$ 7.38 $1.66 $12.89 $20.32 $5.63

Sinergia CAI-CDD

$4.07

Apoyo Administrativo $ 36.91 TOTAL

$1.66 $25.24 32 % de ahorro

Apoyo Administrativo TOTAL

$1.80

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

*Sujeto a cambios por Diseo Organizacional

35

De acuerdo a la evaluacin de cada uno de los criterios, se recomienda conformar un rea organizacional que concentre las actividades de CDD y CAI
Criterios de anlisis Status Quo Sinergia Potencial CAI-CDD

Foco Organizacional

2 1

Modernizacin Administrativa

3 1

Especializacin

4 1

Reduccin de costos

Total Ponderado

30%

70%

Beneficio
0% 25% 50% 75% 100%

Opcin recomendada

Bajo

Medio

Alto

36

Recomendamos al IFE fusionar ambas reas para capturar altos beneficios cualitativos y cuantitativos, a pesar de los retos organizacionales de la iniciativa

El IFE puede adoptar un foco organizacional del proceso de vinculacin, generacin de informacin y asesora a travs del establecimiento de una sinergia, la cual potenciara su presencia e interaccin

Beneficios cualitativos
Por medio de la consolidacin de procesos y servicios de vinculacin, investigacin y capacitacin se obtienen beneficios a travs de reduccin costos, eficiencia en capital humano y economas de escala interna

Beneficios e impactos

El beneficio de reduccin de costos en un escenario de sinergia es claro y significativo ya que se obtendra un ahorro potencial de 32% (11.67 mdp / 5.84 mdp respectivamente)

Beneficios cuantitativos
La implementacin de prcticas de modernizacin administrativa permite ampliar tramos de control de 1:6, reducir niveles jerrquicos pasando de 5 a 4 y costos de supervisin entre 0.5 y 0.99

El establecimiento de una sinergia representa retos considerables desde diferentes perspectivas: Capacidad y disposicin para el cambio Modificacin al reglamento interior Seleccin de personal de supervisin

Retos de la solucin

37

B. Diagnstico Hallazgo 2
Posibilidad de replicar conocimiento y extender prcticas organizacionales

Para garantizar el funcionamiento de la COVE durante el periodo electoral, una Subdireccin adscrita a la CAI se suma a sus actividades tras la eleccin
Crecimiento de la estructura
Coordinacin del Voto de los Mexicanos Residentes en el Extranjero*

Servicio
Vinculacin con mexicanos residentes en el extranjero. Enlace institucional. Evaluacin y seguimiento

COVE*

Otras reas

D. de Vinculacin Interna

D. de Vinculacin Electoral de los Mexicanos Residentes en el Extranjero

Conformacin de lista nominal de electores residentes en el extranjero. Envo y recepcin de paquetes electorales postales. Atencin ciudadana (mdulos e Ifetel) Diseo y produccin de documentacin y materiales electorales. Recepcin, clasificacin y resguardo de votos. Escrutinio y cmputo de VMRE Implementacin del programa de capacitacin electoral e integracin de mesas de escrutinio y cmputo del VMRE Subcampaa de promocin del VMRE

Periodo electoral

S. de Enlace Institucional

S. de Estrategia de Informacin a Mexicanos en el Extranjero

S. de Norrmatividad

S. de Vinculacin Electoral de Mexicanos Residentes en el Extranjero*

Depto. de Apoyo Tcnico

Depto. de Apoyo y Seguimiento a los Trabajos de Vinculacin de Mexicanos Residentes en el Extranjero

Estrategia de comunicacin de informacin Desarrollo de sistemas e instalacin de infraestructura informtica para capturar el VMRE Administracin del proyecto del VMRE

Nmero de colaboradores 9 Contraccin de la estructura

Costo operativo aprox. (mdp) $11.67


S. de Vinculacin Electoral de Mexicanos Residentes en el Extranjero**

Periodo pre- y post-electoral

Servicio
Instrumentacin de estrategias de comunicacin e informacin con mexicanos residentes en el extranjero y agrupaciones nacionales e internacionales
Implementacin de acciones que garanticen a futuro el funcionamiento de la COVE durante el periodo electoral

CAI

Dep. de Apoyo y Seguimiento a los Trabajos de Vinculacin de Mexicanos Residentes en el Extranjero

Nmero de colaboradores 2

Costo operativo (mdp) $1.65

39

* Unidad tcnica especializada de carcter temporal ** Subdireccin adscrita a la CAI Fuente: Informe Final del VMRE, Proceso Electoral Federal 2011-2012; Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

La ubicacin de la SD de VMRE en CAI y su reubicacin en COVE durante el proceso electoral es una buena prctica organizacional en el Instituto

Contraccin de la estructura
Periodo pre-electoral
Definicin de visin, misin, objetivos generales y lneas estratgicas transversales a partir de planeacin estratgica Conceptualizacin de programas y proyectos especficos Deteccin de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas

Contraccin de la estructura
Periodo post-electoral
Desarrollo e implementacin de estrategias de comunicacin e informacin con residentes y agrupaciones Evaluacin e identificacin de reas de oportunidad para el siguiente periodo electoral

Crecimiento de la estructura
Periodo electoral Ejecucin del plan integral del proyecto de voto de los mexicanos en el extranjero
Vinculacin con mexicanos residentes en el extranjero Enlace institucional Evaluacin y seguimiento

Implementacin de prctica organizacional de crecimiento y contraccin de la estructura en funcin de cargas y responsabilidades laborales Produccin de ciclo de comunicacin, aprendizaje y mejores prcticas Generacin y retencin de talento Aumento de conocimiento y especializacin temtica Ahorro anual de $10.02 mdp en periodos de contraccin de la estructura

40

B. Diagnstico Hallazgo 3
Oportunidad de simplificacin de estructuras administrativas

La CAI cuenta en su estructura con 6 de 31 colaboradores realizando tareas administrativas debido a una percepcin de lejana de los servicios de la DEA

Funciones
La Subdireccin de Logstica y Seguimiento Administrativo Coordinar con las reas adscritas a la CAI la organizacin y el desarrollo logstico de visitas, eventos y actividades internacionales Gestionar requerimientos de personal, recursos financieros, materiales y de servicios generales Integrar informes de actividades Fungir como enlace ante otras reas del Instituto Ratio Adjetivo vs. Sustantivo 1:5

Colaboradores 6

Costo mdp $ 1.66

MM TO

Oportunidades
2 1.5 1 0.5 0.374 0
Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

Coordinador

Director

Subdirector

1.714 1.31 Oportunidad de modernizar la estructura administrativa Disminucin del costo de supervisor Economas de escala

42

C. Anexos

1. Modelo conceptual de un think tank

Modelo conceptual y alcance de un think tank


Modelo de un think tank
Definicin Alcance

Ilustrativo

Organizacin comprometida con llevar a cabo investigaciones, anlisis y propuestas de polticas pblicas Misin Proporcionar conocimiento especializado a tomadores de decisin Servicios proporcionados Investigaciones, anlisis y recomendaciones sobre asuntos nacionales e internacionales

Comprometen a servidores pblicos, medios y opinin pblica en torno a asuntos pblicos

Sirven como puente entre generacin de conocimiento y toma de decisiones

Sinergias

Productos Posicionamiento Informacin y conocimiento especializado Informacin sistematizada y analticamente rigurosa Expertise en temas de coyuntura Clientes Gobiernos Sociedad civil Ciudadanos

Posibilitan desarrollar puntos de vista especializados sobre asuntos pblicos complejos Introducen propuestas de desarrollo poltico y econmico e innovaciones en la solucin de asuntos pblicos

Partidos polticos

Oportunidad Introduccin de ventanillas nicas con institutos internacionales, organizaciones regionales, centros de investigacin, academia y sociedad civil

Oportunidad Multiplicacin y sinergias de labores de investigacin

Oportunidad

Formacin, capacitacin y especializacin de funcionarios internacionales sobre asuntos nacionales e internacionales

Fuente: Martin Thunert, Organization/Structure of Think Tanks, Heidelberg University 2012 Global Go to Think Tank Report, University of Pennsylvania

45

2. Anlisis de tramos de control y costo de supervisin

Tramos de control de la CAI (1/2)


Resumen
Nivel Coordinador Director Coordinacin de Asuntos Internacionales Subdirector Jefe de Departamento Lder de proyecto NC Total NC 1 2 5 7 2 17 Presupuesto Total Anual $ 2.57 $ 3.67 $ 5.35 $ 4.08 $ 0.92 $ 16.59 Promedio 1:5 1:1 1:1 1:0 Min 1:5 1:1 1:1 1:0 Max 1:5 1:1 1:2 1:2

Detalle
Coordinador Coordinacin de Asuntos Internacionales Subdirector Jefe de Departamento Lder de proyecto Total Director DIRECCIN DE VINCULACIN Y COOPERACIN INTERNACIONAL Subdirector Jefe de Departamento 1 3 4 2 10 1 $ 2.57 $ 3.20 $ 2.33 $ 0.92 $ 9.03 $ 1.84 1:1 1:1 1:1 1:5 1:5 1:0 1:5 1:1 1:0 1:5 1:2 1:2

1
1

$ 1.07
$ 0.58

1:1

1:1

1:1

Total
Director DIRECCIN DE ESTUDIOS Y PROYECTOS INTERNACIONALES Subdirector Jefe de Departamento Total Total

3
1 1 2 4 17

$ 3.49
$ 1.82 $ 1.07 $ 1.16 $ 4.07 $ 16.59 1:1 1:2 1:1 1:2 1:1 1:2

47

Costos de supervisin de la CAI


Colaboradores: 17
Nivel MS NC

Coordinador Director

1 2 5 7

15 10

Honorarios Permanentes

MM

Subdirector Jefe de Departamento

15 5 0

Administrativa

Lder de proyecto
TOTAL

2
17

HC Tipo de Contratacin

Costo de Estructura
Direccin de Vinculacin y cooperacin Internacional Direccin de Estudios y Proyectos Internacionales Coordinacin de Asuntos Internacionales $$2.00 $3.50 $4.06 $9.03 $4.00 $6.00 $8.00 $10.00

7% 26% 29% 38%

Director Subdirector Jefe de Departamento Lider de proyecto

Costo de Supervisin
2 1.5 1 0.5 0.374 0
Coordinador Director Subdirector

Nota: Cifras en millones de pesos (mdp)

1.714 1.31

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

48

Tramos de control de la CAI (2/2)


Perspectiva Tendencia
Acotacin de niveles jerrquicos mediante la redefinicin de responsabilidades para alcanzar una entrega oportuna de servicios Administracin de la estructura de gestin Volumen Nmero de Mandos Medios y Superiores
T O T A L
R A T I O S

Resultados
Mayor enfoque en resultados Estructura de gestin oportuna y eficiente Mayor interaccin entre reas Acercamiento de servicios a destinatarios finales

Costos
T O T A L
R A T I O S

Costo de la Estructura de Gestin

Alineacin CAI
Tramo de control 1:2 Tramos de Control

Costo de Supervisin

Alineacin alta

Alineacin media

Poca alineacin

Alineacin baja

Tendencia tramo de control

Coordinacin de Asuntos Internacionales

COORDINACIN DE ASUNTOS INTERNACIONALES

1:0

1:3

1:5

DIRECCIN DE VINCULACIN Y COOPERACIN INTERNACIONAL

1:0

1:1

1:6

DIRECCIN DE ESTUDIOS Y PROYECTOS INTERNACIONALES

1:0

1:2

49

3. Identificacin de roles

Identificacin de roles de la CAI


Monitoreo y Control Coordinador Director Subdirector Jefe de Departamento Lder de Proyecto

Nivel

Normativo

Diseo

Ejecucin

NC 1 2 5 7 2 17

Costeo (mdp) $2.57 $3.67 $5.35 $4.08 $.919 $16.59

1 2
Central

3 4 5

Fuente: Manual de Organizacin 2009 y Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

51

4. Lista de Convenios

Lista de convenios CAI (1/2)


Convenios CAI
N.
1

Objetivo
Identificar y promover acciones de intercambio de informacin, de cooperacin y de asistencia tcnica Incrementar la cooperacin entre los organismos electorales que forman parte de la Unin.

Instituciones
Registradura Nacional del Estado Civil de Colombia Consejo Nacional Electoral de Colombia Tribunal Federal Electoral Comisin Estatal Electoral de Puerto Rico

Identificar y desarrollar proyectos en elecciones y gobernabilidad democrtica, con la conjuncin nica de recursos que los socios pueden proporcionar.

Unidad de Asistencia Electoral de las Naciones Unidas Fundacin Internacional para Sistemas Electorales Instituto Internacional para la Democracia y la Asistencia Electoral Elecciones Canad
Consejo General del Poder Judicial de Espaa Junta Central Electoral de Espaa Direccin General de Poltica Interior del Ministerio del Interior de Espaa Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacin Secretara de Relaciones Exteriores

Identificar y promover proyectos, programas y acciones tendientes a desarrollar un proceso de intercambio de informacin, conocimientos y experiencias que le faciliten a cada una de las instituciones identificar y evaluar los avances e innovaciones tcnico- administrativas, que fortalezcan o actualicen su organizacin y prctica institucional en materia electoral

Proporcionar a la Cancillera informacin para estar en posibilidad de verificar los datos proporcionados por los solicitantes de matrcula consular Establecer un marco de referencia para la interaccin tcnica entre las partes en materia de actividad electoral, educacin cvica y promocin de la cultura democrtica. Promover la cooperacin en las reas prioritarias, mutuamente identificadas Renovar y ampliar los trabajos de colaboracin conjunta dirigidos al fortalecimiento de la democracia.

Jurado Nacional de Elecciones de Per

7
8

Comisin Electoral Independiente de la India Fundacin Internacional para Sistemas Electorales

53

Lista de convenios CAI (2/2)


Convenios CAI
N.
9 10

Objetivo
Establecer un marco de cooperacin bilateral en materia electoral. Impulsar proyectos y programas de intercambio, consulta, cooperacin y asistencia tcnica bilateral, sobre temas relacionados con la administracin electoral.

Instituciones
Organizacin de los Estados Americanos Asociacin de Autoridades Electorales de Europa

11

Identificar, promover y ejecutar de manera conjunta proyectos de intercambio, cooperacin y asistencia tcnica sobre temas que contribuyan a la profesionalizacin de la administracin electoral y a la difusin de valores y prcticas democrticas, en los que puedan participar y de los que puedan beneficiarse instituciones y organismos electorales de frica y Amrica Latina.
Establecer mecanismos de intercambio dirigidos a fortalecer diversas reas de la cultura poltica y los procesos electorales de ambos pases, incluyendo la educacin cvica el uso de tecnologas electorales. Extender la vigencia del Convenio Marco de Cooperacin Interinstitucional entre el JNE y el IFE, a fin de mantener el margen de accin establecido entre ambas partes en el campo de la educacin y formacin cvica ciudadana, as como en la promocin de valores y la cultura democrtica. Fortalecer la cooperacin e intercambio en materia de administracin electoral entre la Asociacin de Autoridades Electorales de Europa y el Instituto Federal Electoral de Mxico, a travs de la realizacin de talleres internacionales de administracin electoral. Establecer los mecanismos formales mediante los cuales colaborarn permanentemente para fortalecer e incrementar las presencia de Mxico a nivel internacional en materia de administracin electoral. Establecer un marco general de cooperacin para desarrollar esquemas de intercambio de alto nivel entre funcionarios de ambas instituciones en temas relacionados con la administracin electoral.

Instituto Electoral del Sur de frica

12

Comisin Electoral Central de la Federacin de Rusia

13

Jurado Nacional de Elecciones de Per

14

Asociacin de Autoridades Electorales de Europa

15

Secretara de Relaciones Exteriores

16

Tribunal Superior Electoral de Bolivia

54

Lista de convenios CDD (1/3)


Convenios CDD
N.
1
2 3 4 5 6 7 8 9 10 Establecer las bases de colaboracin acadmica entre la Universidad y el IFE en materia de formacin, capacitacin y actualizacin de sus servidores pblicos, a travs de la organizacin de cursos, seminarios, conferencias y talleres.

Objetivo

Instituciones
Universidad de Guanajuato Benemrita Universidad Autnoma de Puebla Universidad Autnoma de Ciudad Jurez Universidad Autnoma Benito Jurez de Oaxaca Universidad de Guadalajara Universidad del Caribe Universidad Veracruzana Universidad de Sonora Universidad Autnoma de Quertaro Universidad Autnoma de Baja California Colegio Mexico Universidad Autnoma de Tamaulipas Universidad Autnoma de Zacatecas Universidad Intercultural de Guerrero Universidad Jurez del Estado de Durango

11
12 13 14 15 Organizacin y realizacin del Concurso de Ensayo Poltico "Carlos Sirvent Gutirrez". El concurso tuvo como finalidad reconocer e incentivar la reflexin sobre la democracia, los procesos polticos y sus actores en Mxico.

16

Facultad de Ciencias Polticas y Sociales de la UNAM

55

Lista de convenios CDD (2/3)


Convenios CDD
N.
17

Objetivo
Establecer las bases y mecanismos operativos entre el INMUJERES y el IFE para que, dentro de sus respectivos mbitos de competencia, desarrollen y realicen conjuntamente acciones para la incorporacin e institucionalizacin de la perspectiva de gnero.
Establecer las bases y los mecanismos de colaboracin institucional entre el INALI y el IFE para organizar eventos de carcter acadmico en materia de elecciones, democracia y participacin ciudadana como foros, mesas redondas y conferencias en entidades federativas con ncleos importantes de poblacin indgena, as como producir materiales informativos sobre estos temas, en las lenguas indgenas que se reconocen en el Catlogo de las Lenguas Indgenas Nacionales: Variantes Lingsticas de Mxico. Establecimiento de vnculos institucionales entre el IFE y el Archivo General de la Nacin en materia de formacin, capacitacin, actualizacin, intercambio de experiencias, colaboracin conjunta en proyectos institucionales y dems actividades similares que contribuyan a la eficaz administracin de documentos institucionales de las partes, entendida como el conjunto de mtodos y prcticas destinados a planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, organizacin, conservacin, uso, seleccin y destino final de los documentos de archivo. Establecer las bases de colaboracin institucional entre LAS PARTES, con la finalidad de que EL IFE proporcione apoyo acadmico, tcnico y especializado para que EL IEPCJ pueda implementar, dentro del mbito de su competencia, el Programa de Acompaamiento Ciudadano y el Campus Virtual desarrollados por EL IFE. Realizacin del Foro Nacional: Poblaciones Afrodescendientes en Mxico, 2012. Creacin y desarrollo del Portal Elecciones en Mxico

Instituciones
Instituto Nacional de las Mujeres

18

Instituto Nacional de Lenguas Indgenas

19

IFE-Archivo General de la Nacin

20

Instituto Electoral y de Participacin ciudadana de Jalisco

21
22

Consejo Nacional para Prevenir la Discriminacin


32 Institutos electorales locales

56

Lista de convenios CDD (3/3)


Convenios CDD
N. Objetivo
Establecer las bases de colaboracin entre el CONACYT y el IFE para el cumplimiento de sus respectivos fines a travs de estudios sobre diversas lneas de investigacin en temas electorales y de participacin ciudadana para aplicar el conocimiento, el desarrollo tecnolgico, la innovacin y la formacin de recursos humanos, as como el fortalecimiento de la capacidad cientfica y tecnolgica que requiere el pas; lo anterior mediante convenios especficos que establezcan derechos y obligaciones, as como aportaciones econmicas.

Instituciones

18

Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa

19

Convenio General de Colaboracin entre el IFE y la Fundacin de Colosio A.C. del PRI. Convenio General de Colaboracin entre el IFE y el Instituto Nacional de Investigacin, Formacin Poltica y Capacitacin en Polticas Pblicas y Gobierno del PRD. Convenio General de Colaboracin entre el IFE y el Instituto de Estudios Sociopolticos y Econmicos, Autogestin y Poder Popular A.C. del PT

20 Establecer las bases y los mecanismos en materia de formacin, capacitacin y actualizacin de su personal, simpatizantes y militantes, a travs de la organizacin de cursos, seminarios, conferencias y talleres; as como la elaboracin de anlisis, estudios, investigaciones y dems actividades similares que contribuyan a la realizacin de los fines institucionales de "LAS PARTES" Y que propicien la promocin y fomento de la cultura poltica democrtica

21

22 23

Convenio General de Colaboracin entre el IFE y la Fundacin por la Socialdemocracia de las Amricas A.C. (Convergencia)
Fundacin Rafael Preciado (PAN)

24

Realizacin del XXIII CONGRESO NACIONAL DE ESTUDIOS ELECTORALES


Promocin del desarrollo de competencias en las ciudadanas y los ciudadanos para participar en el ejercicio de sus derechos fundamentales y sus derechos polticos.

Sociedad Mexicana de Estudios Electorales

25

Confederacin Patronal Mexicana S.P.

57

Lista de convenios DECEYEC (1/5)


Convenios DECEYEC
N.
1 2

Objetivo

Instituciones
Instituto Mexicano de la Juventud Instituto Politcnico Nacional Instituto de Investigaciones Sociales de la UNAM Centro de Investigacin y Docencia Econmicas

Creacin de una Comisin cuya funcin ser la de generar y consolidar prcticas ciudadanas entre los jvenes. Llevar a cabo actividades en materia de educacin cvica y difusin de los valores de la cultura democrtica.
Coordinar estrategias y actividades para el fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana en general, as como para la formacin de promotores de la educacin cvica. Llevar a cabo actividades en materia de educacin cvica y difusin de los valores de la cultura democrtica Coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la cultura cvica y de la transparencia, a la formacin y/o capacitacin del personal del IFE en materia de acceso a la informacin pblica El fortalecimiento de una educacin cvica que haga hincapi en la prevencin y eliminacin de todas las formas de discriminacin. Coordinar la ejecucin de estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica, la formacin de los asociados de la COPARMEX en valores y prcticas de la democracia y a la educacin para el ejercicio libre, responsable y razonado del voto. Realizacin de trabajos conjuntos en materia de difusin y promocin de la participacin informada de la ciudadana en la vida pblica, as como valores de la cultura democrtica. Llevar a cabo actividades en materia de educacin cvica y difusin de los valores de la cultura democrtica. Establecer las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, mediante su formacin en valores y prcticas de la democracia; la formacin de promotores de la educacin cvica; la creacin de ofertas educativas que fortalezcan a instituciones y organizaciones de la sociedad civil en su objetivo de consolidar la democracia.

Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica (IFAI) Consejo Nacional para Discriminacin (CONAPRED) Confederacin Patronal Mexicana (COPARMEX) de Prevenir la

la

Repblica

Asociacin Nacional de Tiendas de Autoservicio y Departamentales A.C (ANTAD)

Universidad Autnoma Metropolitana

10

Centro de Cooperacin Regional para la Educacin de Adultos en Amrica Latina y el Caribe (CREFAL)

58

Lista de convenios DECEYEC (2/5)


Convenios DECEYEC
N. Objetivo Instituciones
Instituto Tecnolgico de Estudios Superiores de Monterrey, Campus Ciudad de Mxico

11

Establecer las bases de colaboracin entre las partes para la realizacin de proyectos y trabajos conjuntos en materia de docencia, investigacin, difusin de la cultura, y otras en beneficio de las partes en los mbitos de materia electoral, educacin cvica, cultura de la legalidad, valores de la democracia y temas afines.
Ejecucin de diversas estrategias dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, a la formacin y/o capacitacin de los asociados de la CONCANACO en valores y prcticas de la democracia as como para la formacin de promotores de la educacin cvica Establecimiento de las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, a la promocin de la participacin y a la capacitacin de los asociados de la CONCAMIN como promotores del voto libre, secreto, y razonado. Establecimiento de las bases y mecanismos operativos, para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades con el objeto de promover entre la comunidad universitaria y la ciudadana en general los valores de la democracia y la cultura de la legalidad, formar a sus integrantes como multiplicadores de programas de educacin cvica, fomentar la participacin informada en la vida pblica, y promover el ejercicio libre, responsable y razonado del voto. Establecer las bases y mecanismos operativos para promover el ejercicio libre, responsable y razonado del voto entre los jvenes, para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas a promover las participacin informada de la juventud en la vida pblica; a generar una cultura de la legalidad democrtica y de la rendicin de cuentas, y a la formacin de los integrantes de la Fundacin como multiplicadores de programas de educacin cvica. Establecimiento de las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, a la promocin de la participacin ciudadana y a la capacitacin de los afiliados de la CMIC como promotores del voto libre, secreto y razonado.

12

Confederacin de Cmaras Nacionales de Comercio, Servicio y Turismo (CONCANACO)

13

Confederacin de Cmaras industriales de los Estados Unidos Mexicanos (CONCAMIN)

14

Universidad del Valle de Mxico (UVM)

15

Fundacin Todos Participando (FUTOP).

16

Cmara Mexicana de Construccin (CMIC)

la

Industria

de

la

59

Lista de convenios DECEYEC (3/5)


Convenios DECEYEC
N. Objetivo Instituciones
Instituto Latinoamericano de la Comunicacin Educativa

17

La finalidad de este convenio es unir esfuerzos para emprender acciones de cooperacin conjunta que tendrn como fin prestar asistencia tcnica y diversas clases de apoyo para el mejor cumplimiento de sus funciones institucionales as como contribuir a la superacin profesional y tcnica del personal al servicio de cada una de ellas.
El objeto de este convenio consiste en la colaboracin dentro de sus respectivos mbitos de competencia y disponibilidad presupuestaria, para desarrollar las competencias cvicas de la comunidad escolar y de la ciudadana en general. El objeto consiste en llevar a cabo el diagnstico para la operacin de los procesos electorales en las regiones indgenas con la finalidad de detectar los avances y retrocesos institucionales de los procesos poltico-electorales en 8 regiones indgenas. El objeto de este convenio consiste en disear e instrumentar estrategias de formacin ciudadana, as como de acciones dirigidas a la capacitacin de funcionarios pblicos, maestros, acadmicos y a la ciudadana en general como formadores de educacin cvica y tica y promotores de la cultura de la legalidad. El objeto consiste en coadyuvar a la promocin del conocimiento cientfico de los procesos electorales y las instituciones polticas, a efecto de fomentar el intercambio de conocimientos y experiencias sobre la materia electoral, mediante la realizacin de cursos, talleres, seminarios y conferencias y congresos que tengan como objeto difundir los conocimientos en materia electoral. Establecer las bases y mecanismos para coadyuvar en proyectos especficos que se refieren a la participacin, capacitacin y formacin de participacin poltica y electoral de los ciudadanos del pas, generacin y promocin del voto razonado y dems temas referentes a la democracia participativa de los conciudadanos.

18

Secretara de Educacin Pblica (SEP).

19

Centro de Investigaciones y Estudios Superiores en Antropologa Social (CIESAS).

20

Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales

21

Sociedad Mexicana de Estudios Electorales A.C.

22

Sociedad en Movimiento A. C.

60

Lista de convenios DECEYEC (4/5)


Convenios DECEYEC
N.
23

Objetivo

Instituciones

El Instituto proporcionar a la SEDESOL capacitacin en materia del nuevo marco constitucional y legal electoral dirigida al personal que esta ltima designe. Secretara de Desarrollo Social
Establecer Las bases de colaboracin para la realizacin de proyectos y trabajos conjuntos en materia de docencia, investigacin, difusin de la cultura, asesora y apoyo tcnico, coedicin de materiales y otros beneficios de sta, en los mbitos electoral, educacin cvica, cultura de la legalidad, valores democrticos y temas Universidad Nacional Autnoma de Mxico afines, as como proporcionar asesora tcnica en materia de informtica y telecomunicaciones Organizar y desarrollar actividades conjuntas de investigacin, capacitacin, difusin de la cultura democrtica en Mxico en materia electoral as como programas de desarrollo institucional vinculados a la calidad, innovacin, mejoramiento y profesionalizacin de las estructuras, procesos y recursos humanos Instituto Nacional de Administracin Pblica A.C. al servicio del Instituto sobre la base de investigaciones, capacitacin, consultora y asesora tcnica que forman la estructura sustantiva del INAP Establecer las bases de colaboracin que fortalezcan el cumplimiento de los objetivos y fines de LAS PARTES en materia de formacin y participacin Servicios a la Juventud A.C. ciudadana juvenil as como la promocin de la cultura poltica democrtica. Establecer las bases conforme a las cuales el IFE y la COPARMEX fomenten la educacin ciudadana para el ejercicio libre, responsable, informado y razonado del Confederacin Patronal de la Repblica Mexicana voto durante el Proceso Electoral Federal 2011-2012. SP.

24

25

26

27

28

Fomentar la educacin ciudadana para el ejercicio libre, responsable, informado y razonado del voto, as como el establecimiento de las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades Confederacin de Cmaras Nacionales de Comercio, Servicios y Turismo de los Estados dirigidas a la participacin de las Cmaras afiliadas a la CONCANACO Unidos Mexicanos SERVYTUR como Observadores Electorales en el Proceso Electoral Federal 20112012.

61

Lista de convenios DECEYEC (5/5)


Convenios DECEYEC
N. Objetivo Instituciones
Facultad de Ciencias Polticas y SocialesUniversidad Nacional Autnoma de Mxico

29

Elaboracin de tres estudios relacionados con la perspectiva de gnero y no discriminacin: Desigualdad, discriminacin, acoso y violencia sexual en el Instituto Federal Electoral: Diagnstico Institucional; Estudio sobre la salud, higiene y la seguridad laboral en el Instituto; y Anlisis jurdico sobre la normatividad interna del Instituto
-Coordinar actividades dirigidas a la investigacin sobre la participacin ciudadana en las regiones indgenas del pas, sobre el nivel de representacin poltica de los ciudadanos. -Diseo e instrumentacin de programas de promocin de la participacin cvica y del voto libre y secreto. -Apoyo de las campaas de difusin para la actualizacin del padrn electoral y apoyo en la elaboracin de estudios que conllevan a la identificacin y conteo de la poblacin indgena en dichas regiones

30

Centro de Investigaciones y Estudios Superiores en Antropologa Social

62

5. Soporte Estratgico

Mapa Estratgico CAI 2015


Vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional
SC1. Incrementar la eficiencia en la organizacin de los Procesos Electorales Federales SC3. Ampliar y mejorar la interaccin con la Sociedad ME1. Incrementar la eficiencia de los procesos sustantivos ME3. Incrementar la cobertura, servicios y calidad de la atencin ciudadana

Fortalecer la capacidad de gestin y vinculacin de los organismos electorales

Proporcionar informacin comparada actualizada sobre sistemas electorales

Ampliar la acreditacin y credibilidad del sistema electoral mexicano

Usuarios

Procesos

Ampliar y modernizar la vinculacin y los diferentes mecanismos y actores de la cooperacin internacional

Modernizar y facilitar la investigacin y documentacin

Diversificar e intensificar los instrumentos y estrategias para fortalecer a los organismos electorales

Aumentar y fortalecer los mecanismos de acreditacin del sistema electoral mexicano

Instrumentar un programa de formacin y desarrollo profesional

Impulsar un mejor alineamiento de la estructura y la operacin

Incorporar el uso de las tecnologas para apoyar la poltica internacional

Innovacin y transformacin institucional


Sensibilizar sobre la necesidad de contar con una infraestructura funcional que permita desarrollar las actividades de la coordinacin Desarrollar una cultura de integridad en el funcionario as como de respeto y trabajo conjunto

64

IV. Diagnstico organizacional CDD

A. Entendimiento

Para el levantamiento de informacin se analizaron diferentes documentos existentes y entrevistaron a los principales funcionarios del CDD
Documentos Analizados Nombre
Manual de Organizacin General Cdigo Federal de Instituciones y Procesos Electorales Reglamento Interior de Trabajo Plan Integral del Proceso Electoral 2011-2012 Plantilla proporcionada por el Instituto, Abril 2013 Productos realizados del CDD del 2009 al 2012 Documentacin de las investigaciones del 2012 Informe de Programa de Acompaamiento Ciudadano Plan Tctico y Operativo Mapas Estratgicos de las URs

Descripcin
Descripcin de labores asignadas por cada unidad responsable Normas constitucionales poltico-electorales. Documento interno Documento con la planeacin estratgica de la ejecucin de las elecciones Presupuesto total anual de la plaza Consolidado de reporte de actividades Detalle de investigaciones realizadas Detalle de actividades, encuentros y foros realizados Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el Ejercicio 2013 Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional

Entrevistas Nombre
1 2 3 4 Dra. Arminda Balbuena Cisneros Lic. Daniela Ramos Cardoso Dr. Jos Gabriel de la Paz Lic. Luis Pablo Muoz Snchez

rea
Coordinador General del Centro de Desarrollo Democrtico Coordinadora Acadmica Director de Desarrollo Institucional Coordinador de la Unidad de Informacin y Acervo

67

67

Las funciones del CDD tienen su mandato especfico en el artculo 67 del Reglamento Interior del IFE
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos
Articulo 41: El Instituto Federal Electoral tendr a su cargo, en forma integral y directa, entre otras, las actividades relativas a la capacitacin y a la educacin cvica.

Reglamento Interior Articulo 67


a) Proponer al Presidente del Consejo, programas, estrategias de trabajo y presupuesto de esta Unidad b) Elaborar anlisis, estudios, investigaciones y bases de datos c) Otorgar a los partidos polticos y a las agrupaciones polticas nacionales asistencia acadmica para el diseo de sus programas de capacitacin y formacin d) Proponer al Secretario Ejecutivo la divulgacin de los anlisis, estudios, investigaciones y bases de datos que realice, por s mismo o en colaboracin con terceros; as como la difusin de informacin de carcter acadmico que contribuya a fortalecer el conocimiento general y especializado en esas materias e) Coadyuvar en el diseo, implementacin, imparticin y evaluacin de cursos de capacitacin formativa y de actualizacin del personal del Instituto f) Identificar y establecer mecanismos de colaboracin acadmica, para el ptimo cumplimiento de las funciones del Instituto g) Disear y organizar encuentros y foros acadmicos que contribuyan a un mejor conocimiento de la democracia y la divulgacin de la materia poltico electoral h) Proveer asistencia acadmica que sealen los convenios que celebre el Instituto con los organismos electorales de las entidades federativas, a fin de difundir el conocimiento general y especializado sobre la democracia y la materia poltico-electoral i) Coadyuvar con la Unidad Tcnica de Servicios de Informacin y Documentacin en la formacin y desarrollo de un acervo bibliohemerogrfico especializado y actualizado sobre democracia y en materia poltico electoral j) Mantener un registro sistematizado, pblico y actualizado de los estudios e investigaciones que realice o comisione el Instituto, en apego a la normatividad aplicable en materia de transparencia k) Atender las solicitudes de colaboracin e informacin formuladas por los Consejeros Electorales

Atribuciones especficas CDD rea


Coordinador General del Centro de Desarrollo Democrtico Coordinador Acadmica Director de Desarrollo Institucional Coordinador de la Unidad de Informacin y Acervo a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k)

Fuente: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos y Reglamento Interior

68

CDD tiene 3 grandes objetivos especficos que contribuyen al logro de los objetivos, misin y visin del Instituto

IFE

Misin

Visin

Objetivos

Asistir y apoyar, en el mbito de sus respectivas atribuciones, al Instituto, a partidos y agrupaciones polticas nacionales, institutos electorales estatales, instituciones acadmicas, organizaciones de la sociedad civil y a la sociedad en general cuando lo requieran; mediante la investigacin, el anlisis y la sistematizacin de informacin; el diseo de cursos de capacitacin formativa; adems de la organizacin de eventos y actividades para contribuir al fortalecimiento de la confianza en el IFE, a partir de la divulgacin de temas en materia poltico-electoral

Visin CDD

Misin CDD

Ser un rea de fortalecimiento institucional y vnculo entre el IFE y los sectores de la sociedad, cumpliendo con el compromiso de brindar informacin, capacitacin formativa, apoyo acadmico, asistencia, anlisis e investigacin especializados en materia poltico electoral para contribuir al desarrollo de la cultura democrtica en Mxico

2 Disear y realizar investigaciones y proyectos para dar herramientas a las reas sustantivas y el consejo para la toma de decisin

Objetivos Especficos CDD

Divulgar informacin y desplegar las mejores prcticas a todo el Instituto .

Brindar capacitacin a los empleados del Instituto

Fuente: Entrevistas, Mapas Estratgicos de las URs ,COFIPE

69

Actualmente CDD tiene un proyecto de capacitacin y educacin democrtica del que derivan 2 proyectos especficos
Coordinacin General

Unidad de Informacin y Acervo


VD20500

Coordinador Acadmico
VD20400

Direccin de Desarrollo Institucional


VD20400 VD20500

Proyecto
Desarrollo de los valores democrticos, promocin de la participacin ciudadana y la educacin cvica

Proyectos Especficos
1 2 VD20400 VD20500 Estrategia integral para la formacin y divulgacin de la cultura poltica y electoral Investigacin e informacin

Fuente: Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el ejercicio 2013

70

CDD ejecuta una funcin principal y dos de soporte generando productos destinados a los consejeros, direcciones del IFE y ciudadana
Funcin / Proceso Principal
1

Servicio /Producto
Publicaciones / Libros

Central
Desarrollo de contenido

Cliente
Consejeros Direcciones del IFE

Investigaciones

Congresos Convenios Planeacin, organizacin y seguimiento

Ciudadana

Publicaciones Mejores Prcticas Informes Documentacin

Desarrollo de contenido Colaboradores IFE Investigaciones

Soporte

Habilidades bsicas Capacitacin Identidad y valores

Desarrollo de contenido

Colaboradores IFE

Logstica

Partidos Polticos

Fuente: Entrevistas

71

CDD se soporta en una estructura central de 44 funcionarios MS/MM y TO(1) y un costo de $26.12 mdp al ao para el cumplimiento de sus funciones
Rama Total de MM y MS S Nombre del Puesto 10 19 MS Tipo de mando Total de TO S MS

NC
MM y MS TO (1) TOTAL 24 20 44

Costo Total
(mdp)

$20.32 $5.80 $26.12

Coordinacin General
24
20

Detalle de costos
Unidad de Informacin y Acervo
2 1 A MM P MM A

Coordinador Acadmico
2 2

17

Direccin de Desarrollo Institucional


10

MM

NC

CDD (Estructura de gestin) (2)

Administrativa Honorarios Permanentes Honorarios Eventuales

12 10 8 6 4 2 0 $9,597,771
CDD

$1,917,755

$1,377,634

$4,372,374
Direccin y apoyo administrativo

$1,786,557
Unidad de Informacin y Acervo

$583,899

$683,898

Direccin de Desarrollo Institucional

Coordinador Acadmico

Costo por rea (3) % sobre costo total % sobre NC total

$20.32

$12.89
63% 71%

$4.37
22% 13%
(1) (2) (3)

$1.79
9% 8%

$1.27
6% 8%

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

Ppto anual promedio $290,052 mil por plazas TO Incluye MM y MS PPTO Anual de la plaza en millones de pesos

72

B. Diagnstico

Se identificaron 3 hallazgos principales que ofrecen oportunidades consolidacin de funciones y redistribucin de algunos recursos
1 Coordinacin General

de

3 Unidad de Informacin y Acervo

3 Coordinador Acadmico

2 3 Direccin de Desarrollo Institucional

Hallazgo
1. Existen importantes oportunidades de sinergia con CAI debido a la naturaleza de las funciones que ejercen ambas reas

Descripcin
CDD y CAI llevan a cabo actividades de vinculacin/cooperacin, produccin de anlisis /estudios/investigaciones y ejercicios de capacitacin/asesora acadmica pudiendo operar de manera conjunta

Oportunidades

Oportunidad de analizar procesos y servicios de manera integral y generar sinergias

2. Existen importantes oportunidades de sinergia en actividades de cultura democrtica con DECEYEC

CDD y DECEYEC realizan generacin de conocimiento de educacin cvica y cultura democrtica

Se presentan oportunidades de consolidacin importantes en esfuerzos y recursos apalancando mayor eficiencia en el proceso de educacin cvica

3. El CDD realiza funciones distintas a las de su naturaleza, presentando duplicidad con otras reas

Falta claridad en la asignacin y operacin de roles y responsabilidades en las actividades de reclutamiento y seleccin, capacitacin interna y administracin del conocimiento

Redefinicin de la razn de ser del rea y asignacin de recursos y funciones de manera correspondiente

Consolidacin

Redistribucin de recursos

74

C. Diagnstico Hallazgo 1
Oportunidades de sinergia de CAI con CDD

CDD ha modificado su foco de la reestructura de 2005 como rea de investigacin, ampliando sus capacidades y acciones a temas como capacitacin y vinculacin
1998 - 2005
Se cre el Centro de Formacin y Desarrollo (CFD), como unidad tcnica especializada adscrita a la Junta General Ejecutiva como un rea capaz de brindar apoyo tcnico, analtico y acadmico a las reas del Instituto y a los programas de desarrollo institucional

2005
Comisin de Relaciones Institucionales e Internacionales (CRII)

2012

El CFD cambi de nombre al de Centro para el Desarrollo Democrtico (CDD), se adscribe a la Presidencia del Consejo General. Investigacin y capacitacin sobre temas poltico-electorales y proyectos permanentes que generen informacin que aporten elementos informativos al Consejero Presidente y a los Consejeros Electorales para la mejor toma interna de decisiones y generen conocimiento con alto valor agregado Otorgar a los partidos polticos y a las agrupaciones polticas nacionales asistencia acadmica para el diseo de sus programas de capacitacin y formacin Coadyuvar en el diseo, implementacin, imparticin y evaluacin de cursos de capacitacin formativa y de actualizacin del personal

Investigacin y anlisis
Institutos electorales internacionales y nacionales Organizaciones regionales y continentales

Diagnstico Fuentes de informacin y bases de datos Anlisis y descripcin de variables Desarrollo de conocimiento terico

Vinculacin y cooperacin

Partidos y agrupaciones polticas Instituciones acadmicas y universidades Centros de investigacin Sociedad civil

CDD Hoy

Capacitacin y asesora a ciudadanos

Capacitacin y asesora

Conocimientos, habilidades al personal del IFE

76

Al da de hoy, CAI y CDD convergen en actividades de vinculacin, investigacin y asesora y su naturaleza ofrece oportunidades de sinergia a futuro
1994 - 2005 Objetivos Productos
Iniciativas de promocin institucional (rgimen electoral / organizacin y funcionamiento del Instituto) Atencin de delegaciones extranjeras interesadas en el estudio del rgimen electoral mexicano Centro Internacional de Investigacin y Capacitacin Electoral (programas especializados de intercambio, capacitacin e investigacin) Estudios comparados

2006 - 2012 Clientes

CAI 1993

1. Proyectar y acreditar ante la comunidad internacional el proceso de reforma y cambio del sistema polticoelectoral mexicano 2. Informar de manera puntual el desarrollo del proceso electoral de 1994

Actualidad

Organismos electorales

Vinculacin y cooperacin

Gobiernos

Investigacin y anlisis

Ciudadanos

Sociedad civil

Capacitacin y asesora

CDD 2005

1. Brindar apoyo tcnico, anlisis, estudios e investigaciones que aporten sustento a la toma de decisiones del Consejero Presidente

Disear y realizar investigaciones y proyectos para dar herramientas a las reas sustantivas y el Consejo para la toma de decisiones y soporte de las mismas

Divulgar informacin y desplegar las mejores prcticas a todo el Instituto

Instituciones acadmicas

Centros de Investigacin

Partidos polticos

Capacitacin a empleados del Instituto

2005

2012

77

El diagnstico realizado en CAI y CDD plantea a futuro dos alternativas estratgicas: 1) Capturar sinergias potenciales, 2) Status quo

Alternativa estratgica

Valoracin

Sentido de recomendacin

CAI + CDD Sinergias potenciales

1 Foco organizacional

Clarificacin organizacional con base en anlisis de roles y funciones de la estructura existente

2 Modernizacin administrativa 1

Grado de alineacin de las alternativas respecto de prcticas lderes que atienden a tramos de control, costo de supervisin de actividades y eficiencia organizacional en general

2 1

3 1
CAI | CDD Status quo

Especializacin

Anlisis de esquema de fusin a la luz de eficiencia correspondiente a vinculacin y cooperacin, investigacin y anlisis, capacitacin y asesora acadmica

4 1

Reduccin de costos

Determinacin de eficiencia y ahorro en el costo con base en el impacto econmico de las distintas alternativas para ejecutar las funciones definidas (CAI-CDD en una misma rea o por separado)

78

La generacin e intercambio de conocimiento especializado puede tomar un enfoque ms estratgico y dotar de mayor foco organizacional a estas 2 reas
1
Foco Organizacional Objetivos Reconocimiento interno del rea rea de oportunidad

CAI

Promover la imagen del IFE ante la comunidad Internacional Elaborar investigaciones electorales comparadas Proporcionar asistencia tcnica a organismos/ autoridades internacionales Promover el programa de voto de los mexicanos en el extranjero

Promotora del programa -VME

Centro de investigacin internacional comparado

Promotora de colaboraciones internacionales

Centro de capacitacin internacional

Programa VME

Admn. Conocimiento

Proyeccin y acreditacin ante comunidad internacional

CDD

Realizar investigaciones y proyectos para sustentar decisiones del Consejo Gestionar informacin y conocimiento del Instituto Brindar capacitacin a los empleados del Instituto .

Promotor de cultura democrtica

Centro de investigacin

Vinculacin y cooperacin Investigacin y anlisis Capacitacin y asesora

Administracin de conocimiento

Centro de capacitacin interna

79

La fusin de CAI y CDD permitira alinear sus estructuras a tendencias de modernizacin administrativa al reducir niveles y tramos de control
2 1
Modernizacin Administrativa

CAI | CDD

CAI + CDD

Tramos de control actuales promedio 1:2 | 1:4

Tramo de control

Tramo de control ptimo 1:6

Max 6 Min 5

Max 5 Min 3

Niveles jerrquicos

Max 5 Min 4

Costos de supervisin entre 0.92 y 2.5

Costo de supervisin < 1

Costos de supervisin entre 0.5 y 0.99

80

La vinculacin, investigacin y capacitacin de las actividades de CAI y CDD se potencian a travs de una ventanilla nica aumentando su eficiencia
3 1
Especializacin
Amrica Latina y Amrica del Norte Sistemas electorales Asia y Europa Educacin y cultura democrtica

Investigacin y anlisis

A
Institutos electorales internacionales y nacionales

frica Mejores prcticas

Mxico

Vinculacin y cooperacin

Organizaciones regionales y continentales Partidos y agrupaciones polticas Instituciones acadmicas y universidades ONGs Capacitacin y asesora a actores internacionales Capacitacin y asesora a actores nacionales

Ventanilla nica
Conocimiento internacional Conocimiento nacional

Capacitacin y asesora

Proyeccin internacional y nacional

Intercambio de informacin y conocimiento

Especializacin en materia poltico-electoral

Mejores prcticas e innovaciones

La vinculacin y cooperacin con actores se potenciara a travs de una ventanilla nica en la que se canalizaran los requerimientos con las reas responsables El alcance de investigaciones y anlisis reflejara conocimiento internacional y nacional y complementara ejercicios de capacitacin y asesora

81

Las actividades de vinculacin con la academia y otras instituciones realizadas por CAI, CDD y DECEYEC muestran sinergias entre s
3 1
A
Vinculacin y cooperacin

Especializacin

rea
D E C E Y E C

Objetivo
Establecer bases de colaboracin para la realizacin de proyectos y trabajos conjuntos en materia de docencia, investigacin, difusin de la cultura, asesora y apoyo tcnico, coedicin de materiales y otros beneficios, en los mbitos electoral, educacin cvica, cultura de la legalidad, valores democrticos y temas afines

Beneficios Sinergia

Jefe de Oficina de Convenios

Nivel de comunicacin con instituciones y organizaciones

C D D

Coordinacin Acadmica

Establecer las bases y los mecanismos de colaboracin acadmica entre las instituciones y el IFE en materia de formacin, capacitacin y actualizacin, a travs de la organizacin de cursos, seminarios, conferencias y talleres

Posicionamiento con instituciones y organizaciones


Estandarizacin de proceso Eficiencia en recursos

C A I

Vinculacin y Cooperacin Internacional

Identificar y promover proyectos y programas de intercambio, de cooperacin, de . consulta y de asistencia tcnica; tanto a nivel bilateral, como multilateral.

Tipos de convenios Universidades Instituciones Acadmicas Organizaciones Civiles Organizaciones Electorales Centro de Investigaciones Partidos Polticos Organismos Pblicos

DECEYEC

CDD

CAI

Nivel

Alto
Medio Bajo

Fuente: Lista de convenios DECEYEC, CDD y CAI y Plan Integral del Proceso Federal Electoral

82

La generacin de conocimiento en conjunto entre CAI y CDD potencia las actividades de promocin de cultura democrtica y asesora del Instituto
3 1
B Investigacin y anlisis

Especializacin Elaboracin de investigaciones, anlisis y estudios CAI CDD

Propsito
Elaborar productos informativos del sistema electoral mexicano e impulsar proyectos de investigacin en poltica electoral comparada

Propsito Elaborar investigaciones, anlisis, estudios y bases de datos para aportar elementos informativos a los rganos directivos del IFE en la toma interna de sus decisiones
Conocimiento internacional Conocimiento nacional

Temas
Sistemas electorales Educacin y cultura democrtica Temticas de actualidad Voto electrnico Acercamiento del voto a personas con discapacidad

Temas
Programa de Acompaamiento Ciudadano Cultura democrtica Seguimiento del proceso federal electoral Perspectiva de gnero Valor pblico Confianza de los jvenes mexicanos en las instituciones polticas

Alcance
Mxico Amrica Latina y Amrica del Norte Asia y Europa frica

Alcance
IFE Estados de la Repblica

Complementariedad de conocimiento internacional y nacional en productos informativos Aumento en el alcance de investigaciones y anlisis Generacin de reas de especializacin temtica Proyeccin de conocimiento en ejercicios de capacitacin y asesora Economas de escala en grupos de investigacin

Fuente: Documentos de entrevistas

83

La promocin y divulgacin de cultura y valores democrticos en seminarios y foros organizados por CAI, CDD y DECEYEC brinda reas de oportunidad
3 1
C
Capacitacin y asesora

Especializacin Objetivo
Promover conocimiento, reflexin y estudio de temas electorales de actualidad y relevancia, a travs de capacitacin, asesora y difusin dirigida a actores nacionales e internacionales

Capacitacin y Asesora
Diseo de la estrategia CDD D. de Desarrollo Institucional
CAI - S. De Gestin de programas de capacitacin Internacional

Desarrollo de contenido

Ejecucin de actividades

Produccin y difusin de materiales

DECEYEC

Beneficios de integracin

Estrategias ms integrales

Contenidos ms robustecidos

Coordinacin y eficiencia en las actividades

Administracin y canales de distribucin

Clientes

Gobiernos

Sociedad civil

Ciudadanos

Partidos Polticos

Centros de Investigaciones

Instituciones Acadmicas

Organismos Electorales
Fuente: Entrevistas, Plan Integral del Proceso Federal Electoral

84

La implementacin de acciones de sinergia en procesos de vinculacin, investigacin y capacitacin implica ahorros potenciales de $11.67 mdp
4 1
Reduccin de costos rea
D. de Vinculacin y Cooperacin Internacional D. de Estudios y Proyectos Coordinacin de Asuntos Internacionales Apoyo Administrativo Coordinacin de Desarrollo Democrtico CAI

Oportunidad de sinergia
Puesto de Supervisin Puesto de Supervisin Puesto de Supervisin Economas de Escala Puesto de Supervisin

Impacto

NC
3
4 8 2 5

Costo*
$3.49
$4.07 $7.38 $1.66
Sinergia alta

$5.63

Sinergia media

CDD

D. de Desarrollo Institucional
Apoyo Administrativo

Puesto de Supervisin
Economas de Escala

17
2

$12.89
$1.80

Sinergia baja

CAI y CDD Independientes


D. De Vinculacin y Cooperacin Internacional
CAI

Sinergia CAI-CDD
D. De Vinculacin y Cooperacin Internacional D. De Estudios y Proyectos Coordinacin $3.49 $ 12.72 $7.37

$3.49

Coordinacin de Asuntos Internacionales Apoyo Administrativo D. De Desarrollo Institucional Coordinacin General

$ 16.59
$ 7.38 $1.66 $12.89 $20.32 $5.63

CDD

Sinergia CAI-CDD

D. De Estudios y Proyectos

$4.07

Apoyo Administrativo $ 36.91 TOTAL

$1.66 $25.24 32 % de ahorro

Apoyo Administrativo TOTAL

$1.80

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

85

De acuerdo a la evaluacin de cada uno de los criterios, se recomienda conformar un rea organizacional que concentre las actividades de CDD y CAI
Criterios de anlisis Status Quo Sinergia Potencial CAI-CDD

Foco Organizacional

2 1

Modernizacin Administrativa

3 1

Especializacin

4 1

Reduccin de costos

Total Ponderado

30%

70%

Beneficio
0% 25% 50% 75% 100%

Opcin recomendada

Bajo

Medio

Alto

86

Recomendamos al IFE fusionar ambas reas para capturar altos beneficios cualitativos y cuantitativos, a pesar de los retos organizacionales de la iniciativa

El IFE puede adoptar un foco organizacional del proceso de vinculacin, generacin de informacin y asesora a travs del establecimiento de una sinergia, la cual potenciara su presencia e interaccin

Beneficios cualitativos
Por medio de la consolidacin de procesos y servicios de vinculacin, investigacin y capacitacin se obtienen beneficios a travs de reduccin costos, eficiencia en capital humano y economas de escala interna

Beneficios e impactos

El beneficio de reduccin de costos en un escenario de sinergia es claro y significativo ya que se obtendra un ahorro potencial de 32% (11.67 mdp / 5.84 mdp respectivamente)

Beneficios cuantitativos
La implementacin de prcticas de modernizacin administrativa permite ampliar tramos de control de 1:6, reducir niveles jerrquicos pasando de 5 a 4 y costos de supervisin entre 0.5 y 0.99

El establecimiento de una sinergia representa retos considerables desde diferentes perspectivas: Capacidad y disposicin para el cambio Modificacin al reglamento interior Seleccin de personal de supervisin

Retos de la solucin

87

C. Diagnstico Hallazgo 2
Consolidacin de las funciones de Educacin Cvica y Cultura Democrtica

La revisin de las actividades clave en CDD y DECEYEC plantea una clara oportunidad en cuanto a la naturaleza similar de sus funciones y estructura
CDD Direccin de Desarrollo Institucional DECEYEC Direccin de Educacin Cvica y Participacin Ciudadana Director de Difusin y Campaas Institucionales

Actividades

Estrategia de educacin Desarrollo de contenido

Ambas reas plantean una estrategia de capacitacin en educacin cvica / cultura democrtica Ambas reas desarrollan y producen informacin sobre educacin cvica / cultura democrtica Diseo y produccin de material de capacitacin de cultura democrtica y de conocimientos y habilidades para los trabajadores del Instituto

Produccin de materiales

Diseo y produccin de materiales electorales y de educacin cvica

Ejecucin de actividades

Ambas direcciones brindan capacitacin y asesora acadmica a instituciones acadmicas, ciudadanos y organizaciones Ejecucin de actividades/foros acadmicos en temas de educacin cvica y cultura democrtica

Vinculacin

Estructuras
CDD
D. de Desarrollo Institucional D. De Educacin cvica y Participacin Ciudadana D. de Difusin y Campaas Institucionales

Oportunidad de sinergia
Puesto de supervisin Puesto de supervisin Puesto de supervisin

Impacto

NC
17

Costo*
$12.89
Sinergia alta

DECEYE C

12 11

$9.86 $9.6

Sinergia media Sinergia baja

89

La generacin y difusin de conocimiento en conjunto entre CDD y DECEYEC potencia las actividades de cultura democrtica y educacin cvica
Educacin Cvica y Cultura Democrtica Objetivo
Promover la participacin ciudadana, a travs de la difusin, para incentivar su participacin en el proceso electoral y en la vida democrtica

Temas
Cultura Democrtica Perspectiva de gnero Derechos de los ciudadanos Confianza de los jvenes Seguimiento del proceso federal electoral Valor pblico

CDD

DECEYEC

Educacin Cvica

Cultura Democrtica

Alcance
Instituciones Acadmicas Organismos Electorales Gobiernos Partidos Polticos Centros de investigaciones Sociedad

90

Asimismo, la consolidacin de estas actividades de vinculacin, investigacin y capacitacin acadmica puede implica ahorros potenciales

Beneficios

Complementariedad de conocimiento en temas de cultura democrtica y educacin cvica Aumento en el alcance de vinculacin acadmica Generacin de reas de especializacin temtica Economas de escala en grupos de educacin cvica

Definicin de estrategia

Educacin Cvica y Cultura Democrtica Retos

Desarrollo de contenido

Produccin de materiales

Coordinacin con las juntas locales y distritales Transicin organizacional

Difusin masiva

91

C. Diagnstico Hallazgo 3
El CDD realiza funciones distintas a las de su naturaleza

EL CDD debe delegar las actividades de RH actuales a las reas especializadas del Instituto y potenciar su rol en la administracin del conocimiento
Nivel de Participacin del CDD

Actividad Descripcin
Reclutamiento y Seleccin Apoyo en la gestin del concurso para el ingreso y ocupacin de vacantes del Servicio Profesional Electoral

Descripcin Producto

CDD

N/A

Alta

Capacitacin Interna

Gestin del conocimiento Fuentes de informacin interna y externa Deteccin de Necesidades de Capacitacin

Identidad Institucional Equidad de genero Habilidades esenciales para el entorno laboral Administracin de plataforma de aprendizaje Desarrollo de contenidos y herramientas de aprendizaje Registrar el conocimiento tcito y difundirlo para fortalecer l el aprendizaje organizacional

Administracin del conocimiento

Necesidad de integrar informacin de manera sistemtica con un enfoque estratgico

Media

La actividades de reclutamiento y seleccin y capacitacin interna cuentan con naturaleza distinta a la de la razn de ser del centro, siendo naturaleza de Recursos Humanos. Mientras que la administracin del conocimiento presenta potencial para ser un pilar estratgico del Centro.

Baja

93

D. Anexos

1. Modelo conceptual de un think tank

Modelo conceptual y alcance de un think tank


Modelo de un think tank
Alcance

Definicin
Ilustrativo
Organizacin comprometida con llevar a cabo investigaciones, anlisis y propuestas de polticas pblicas Comprometen a servidores pblicos, medios y opinin pblica en torno a asuntos pblicos

Misin
Proporcionar conocimiento especializado a tomadores de decisin Servicios proporcionados Investigaciones, anlisis y recomendaciones sobre asuntos nacionales e internacionales Sirven como puente entre generacin de conocimiento y toma de decisiones

Sinergias

Productos Posicionamiento Informacin y conocimiento especializado Informacin sistematizada y analticamente rigurosa Expertise en temas de coyuntura Clientes Gobiernos Sociedad civil Ciudadanos

Posibilitan desarrollar puntos de vista especializados sobre asuntos pblicos complejos Introducen propuestas de desarrollo poltico y econmico e innovaciones en la solucin de asuntos pblicos

Partidos polticos

Oportunidad

Oportunidad Multiplicacin y sinergias de labores de investigacin

Oportunidad Formacin, capacitacin y especializacin de funcionarios internacionales sobre asuntos nacionales e internacionales

Introduccin de ventanillas nicas con institutos internacionales, organizaciones regionales, centros de investigacin, academia y sociedad civil

Fuente: Martin Thunert, Organization/Structure of Think Tanks, Heidelberg University

96

2. Numeralia capacitacin interna

Actividades de capacitacin Interna

Actividad General

Actividad Especifica
Asesora en diseo pedaggico

2008
0 467 3 15

2009
1 56 3 8

2010
2 508 3 13

2011
1 253 1 4

Capacitacin y apoyo al Programa Integral de Capacitacin para el personal de la Rama Administrativa

Participacin en cursos Diseo de cursos y produccin de manuales Facilitadores apoyando los programas

98

98

3. Anlisis de tramos de control y costo de supervisin

Centro para el Desarrollo Democrtico


Resumen
Tramo de Control
Nivel Coordinador General Secretario Coordinador Director Subdirector Jefe de Departamento NC 1 1 2 1 4 15 24

CENTRO PARA EL DESARROLLO DEMOCRATICO

NC Total

Presupuesto Promedio Total Anual $ 2.57 1:5 $ 1.23 1:1 $ 1.89 1:1 $ 1.84 1:7 $ 4.25 1:2 $ 8.54 $ 20.32

Min 1:5 1:1 1:1 1:7 1:1

Max 1:5 1:1 1:1 1:7 1:4

Detalle
DIRECCIN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Total Coordinador General Coordinador Secretario Jefe de Departamento Director Subdirector Jefe de Departamento 1 4 12 17 1 2 1 3 7 $ 1.84 $ 4.25 $ 6.80 $ 12.89 $ 2.57 $ 1.89 $ 1.23 $ 1.74 $ 7.43 1:7 1:2 1:7 1:1 1:7 1:3

DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO

1:5 1:2

1:5 1:1

1:5 1:4

Total

Tramo de Control
Centro para el Desarrollo Democrtico
DIRECIN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
1:0

1:1

1:3

1:7

DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO

1:0

1:2

1:5

1:7

100

Centro para el Desarrollo Democrtico


Colaboradores: 24
Nivel Coordinador
MS

NC
1 1 6 16

24 20 16 12 8

3 4

Honorarios Eventuales Honorarios Permanentes

Director Subdirector

MM

Jefe de Departamento
TOTAL

17

Administrativa

24

4
0 HC Tipo de Contratacin
$2.57 Coordinador General Secretario $1.89 Coordinador $1.84 Director

Costo de Supervisin
DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO

$8.54 $7.43 $1.23

DIRECCIN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL


$$3.00 $6.00 $9.00

$12.89
$12.00 $15.00

$4.25 2.00 1.62 1.60 1.20 0.80 0.40 0.46 0.29


Coordinador General

Tramo de Control
2.00 1.40
Director

Nota: Cifras en millones de pesos (mdp)

1.62 1.60
= 1.17

1.20

1.12
= 1.17
DIRECCIN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO

Subdirector

Coordinador

0.80
0.40 0.00

0.00

101

Asimismo, el diseo de la estructura no est alineado a tendencias de modernizacin que instan a una clara reduccin de los tramos de control
Perspectiva Tendencia Acotacin de niveles jerrquicos mediante la redefinicin de responsabilidades para alcanzar una entrega oportuna de servicios Alineacin a la tendencia CDD 1:2
Alineacin alta Alineacin media

Administracin de la estructura de gestin Volumen Nmero de Mandos Medios y Superiores


T O T A L
R A T I O S

Resultados Mayor enfoque en resultados Estructura de gestin oportuna y eficiente Mayor interaccin entre reas Acercamiento de servicios a destinatarios finales

Costos
T O T A L
R A T I O S

Costo de la Estructura de Gestin

Tramos de Control

Costo de Supervisin

Poca alineacin

Alineacin baja

Tendencia tramo de control

Centro para el Desarrollo Democrtico

D. DE DESARROLLO INSTITUCIONAL C. GENERAL PARA EL DESARROLLO DEMOCRTICO

1:0

1:1

1:3

1:7

1:6

1:0

1:2

1:5

1:7

102

4. Identificacin de roles

Los roles que realizan los subdirectores son muy similares con el director y jefes de departamento
Monitoreo y Control Costeo (mdp) $2.57 $1.84 $3.20 $12.71 $20.32

Nivel 1 Central 2 3 4

Normativo

Diseo

Ejecucin

NC 1 1 3 19 24

Coordinador General Director Subdirector Jefe de departamento / Coordinador / LP

El exceso de supervisin y la existencia de tramos de control tan reducidos en algunas reas genera falta de apoderamiento de los resultados obtenidos en la operacin, as como oportunidades de eficiencias en trminos de niveles de la jerarqua y nmero de supervisores

Fuente: Manual de Organizacin 2009 y Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

104

Coordinacin General Anlisis Estratgico


Roles
Normatividad Disear Control Ejecucin
1 8 2 9 3 4 5 6 7

Roles del rea

Coordinacin General Departamento de Vinculacin


1 2 3

Unidad de Informacin y Acervo


1 2 3 4 5

Departamento de Informacin y Acervo


1 2 3 4 5

105

Direccin de Desarrollo Institucional Anlisis Estratgico


Roles
Normatividad Disear Control
1 8

Roles del rea

Direccin de Desarrollo Institucional


2 9 3 10 4 5 6 7

Ejecucin

Subdireccin de Anlisis
1 8 2 3 4 5 6 7 1

Subdireccin de Enlace Tcnico


2 3 4 1

Subdireccin de Tecnologa Educativa


2 3 4

Departamento de Anlisis Institucional


1 2 3 4 1

Departamento de Enlace Tcnico


2 3 4 1

Departamento de Tecnologa Educativa


2 3 4

Departamento de Investigacin
1 2 3 4

106

5. Lista de Convenios

Lista de convenios DECEYEC (1/5)


Convenios DECEYEC N.
1 2

Objetivo

Instituciones
Instituto Mexicano de la Juventud Instituto Politcnico Nacional Instituto de Investigaciones Sociales de la UNAM Centro de Investigacin y Docencia Econmicas

Creacin de una Comisin cuya funcin ser la de generar y consolidar prcticas ciudadanas entre los jvenes. Llevar a cabo actividades en materia de educacin cvica y difusin de los valores de la cultura democrtica.
Coordinar estrategias y actividades para el fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana en general, as como para la formacin de promotores de la educacin cvica. Llevar a cabo actividades en materia de educacin cvica y difusin de los valores de la cultura democrtica Coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la cultura cvica y de la transparencia, a la formacin y/o capacitacin del personal del IFE en materia de acceso a la informacin pblica El fortalecimiento de una educacin cvica que haga hincapi en la prevencin y eliminacin de todas las formas de discriminacin. Coordinar la ejecucin de estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica, la formacin de los asociados de la COPARMEX en valores y prcticas de la democracia y a la educacin para el ejercicio libre, responsable y razonado del voto. Realizacin de trabajos conjuntos en materia de difusin y promocin de la participacin informada de la ciudadana en la vida pblica, as como valores de la cultura democrtica. Llevar a cabo actividades en materia de educacin cvica y difusin de los valores de la cultura democrtica. Establecer las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, mediante su formacin en valores y prcticas de la democracia; la formacin de promotores de la educacin cvica; la creacin de ofertas educativas que fortalezcan a instituciones y organizaciones de la sociedad civil en su objetivo de consolidar la democracia.

Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica (IFAI) Consejo Nacional para Discriminacin (CONAPRED) Confederacin Patronal Mexicana (COPARMEX) de Prevenir la

la

Repblica

Asociacin Nacional de Tiendas de Autoservicio y Departamentales A.C (ANTAD)

Universidad Autnoma Metropolitana

10

Centro de Cooperacin Regional para la Educacin de Adultos en Amrica Latina y el Caribe (CREFAL)

108

Lista de convenios DECEYEC (2/5)


Convenios DECEYEC N.
11

Objetivo

Instituciones
Instituto Tecnolgico de Estudios Superiores de Monterrey, Campus Ciudad de Mxico

Establecer las bases de colaboracin entre las partes para la realizacin de proyectos y trabajos conjuntos en materia de docencia, investigacin, difusin de la cultura, y otras en beneficio de las partes en los mbitos de materia electoral, educacin cvica, cultura de la legalidad, valores de la democracia y temas afines.
Ejecucin de diversas estrategias dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, a la formacin y/o capacitacin de los asociados de la CONCANACO en valores y prcticas de la democracia as como para la formacin de promotores de la educacin cvica Establecimiento de las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, a la promocin de la participacin y a la capacitacin de los asociados de la CONCAMIN como promotores del voto libre, secreto, y razonado. Establecimiento de las bases y mecanismos operativos, para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades con el objeto de promover entre la comunidad universitaria y la ciudadana en general los valores de la democracia y la cultura de la legalidad, formar a sus integrantes como multiplicadores de programas de educacin cvica, fomentar la participacin informada en la vida pblica, y promover el ejercicio libre, responsable y razonado del voto. Establecer las bases y mecanismos operativos para promover el ejercicio libre, responsable y razonado del voto entre los jvenes, para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas a promover las participacin informada de la juventud en la vida pblica; a generar una cultura de la legalidad democrtica y de la rendicin de cuentas, y a la formacin de los integrantes de la Fundacin como multiplicadores de programas de educacin cvica. Establecimiento de las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, a la promocin de la participacin ciudadana y a la capacitacin de los afiliados de la CMIC como promotores del voto libre, secreto y razonado.

12

Confederacin de Cmaras Nacionales de Comercio, Servicio y Turismo (CONCANACO)

13

Confederacin de Cmaras industriales de los Estados Unidos Mexicanos (CONCAMIN)

14

Universidad del Valle de Mxico (UVM)

15

Fundacin Todos Participando (FUTOP).

16

Cmara Mexicana de Construccin (CMIC)

la

Industria

de

la

109

Lista de convenios DECEYEC (3/5)


Convenios DECEYEC N. Objetivo Instituciones
Instituto Latinoamericano de la Comunicacin Educativa

17

La finalidad de este convenio es unir esfuerzos para emprender acciones de cooperacin conjunta que tendrn como fin prestar asistencia tcnica y diversas clases de apoyo para el mejor cumplimiento de sus funciones institucionales as como contribuir a la superacin profesional y tcnica del personal al servicio de cada una de ellas.
El objeto de este convenio consiste en la colaboracin dentro de sus respectivos mbitos de competencia y disponibilidad presupuestaria, para desarrollar las competencias cvicas de la comunidad escolar y de la ciudadana en general. El objeto consiste en llevar a cabo el diagnstico para la operacin de los procesos electorales en las regiones indgenas con la finalidad de detectar los avances y retrocesos institucionales de los procesos poltico-electorales en 8 regiones indgenas. El objeto de este convenio consiste en disear e instrumentar estrategias de formacin ciudadana, as como de acciones dirigidas a la capacitacin de funcionarios pblicos, maestros, acadmicos y a la ciudadana en general como formadores de educacin cvica y tica y promotores de la cultura de la legalidad. El objeto consiste en coadyuvar a la promocin del conocimiento cientfico de los procesos electorales y las instituciones polticas, a efecto de fomentar el intercambio de conocimientos y experiencias sobre la materia electoral, mediante la realizacin de cursos, talleres, seminarios y conferencias y congresos que tengan como objeto difundir los conocimientos en materia electoral. Establecer las bases y mecanismos para coadyuvar en proyectos especficos que se refieren a la participacin, capacitacin y formacin de participacin poltica y electoral de los ciudadanos del pas, generacin y promocin del voto razonado y dems temas referentes a la democracia participativa de los conciudadanos.

18

Secretara de Educacin Pblica (SEP).

19

Centro de Investigaciones y Estudios Superiores en Antropologa Social (CIESAS).

20

Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales

21

Sociedad Mexicana de Estudios Electorales A.C.

22

Sociedad en Movimiento A. C.

110

Lista de convenios DECEYEC (4/5)


Convenios DECEYEC N.
23

Objetivo

Instituciones

El Instituto proporcionar a la SEDESOL capacitacin en materia del nuevo marco constitucional y legal electoral dirigida al personal que esta ltima designe. Secretara de Desarrollo Social
Establecer Las bases de colaboracin para la realizacin de proyectos y trabajos conjuntos en materia de docencia, investigacin, difusin de la cultura, asesora y apoyo tcnico, coedicin de materiales y otros beneficios de sta, en los mbitos electoral, educacin cvica, cultura de la legalidad, valores democrticos y temas Universidad Nacional Autnoma de Mxico afines, as como proporcionar asesora tcnica en materia de informtica y telecomunicaciones Organizar y desarrollar actividades conjuntas de investigacin, capacitacin, difusin de la cultura democrtica en Mxico en materia electoral as como programas de desarrollo institucional vinculados a la calidad, innovacin, mejoramiento y profesionalizacin de las estructuras, procesos y recursos humanos Instituto Nacional de Administracin Pblica A.C. al servicio del Instituto sobre la base de investigaciones, capacitacin, consultora y asesora tcnica que forman la estructura sustantiva del INAP Establecer las bases de colaboracin que fortalezcan el cumplimiento de los objetivos y fines de LAS PARTES en materia de formacin y participacin Servicios a la Juventud A.C. ciudadana juvenil as como la promocin de la cultura poltica democrtica. Establecer las bases conforme a las cuales el IFE y la COPARMEX fomenten la educacin ciudadana para el ejercicio libre, responsable, informado y razonado del Confederacin Patronal de la Repblica Mexicana voto durante el Proceso Electoral Federal 2011-2012. SP.

24

25

26

27

28

Fomentar la educacin ciudadana para el ejercicio libre, responsable, informado y razonado del voto, as como el establecimiento de las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades Confederacin de Cmaras Nacionales de Comercio, Servicios y Turismo de los Estados dirigidas a la participacin de las Cmaras afiliadas a la CONCANACO Unidos Mexicanos SERVYTUR como Observadores Electorales en el Proceso Electoral Federal 20112012.

111

Lista de convenios DECEYEC (5/5)


Convenios DECEYEC N. Objetivo Instituciones
Facultad de Ciencias Polticas y SocialesUniversidad Nacional Autnoma de Mxico

29

Elaboracin de tres estudios relacionados con la perspectiva de gnero y no discriminacin: Desigualdad, discriminacin, acoso y violencia sexual en el Instituto Federal Electoral: Diagnstico Institucional; Estudio sobre la salud, higiene y la seguridad laboral en el Instituto; y Anlisis jurdico sobre la normatividad interna del Instituto
-Coordinar actividades dirigidas a la investigacin sobre la participacin ciudadana en las regiones indgenas del pas, sobre el nivel de representacin poltica de los ciudadanos. -Diseo e instrumentacin de programas de promocin de la participacin cvica y del voto libre y secreto. -Apoyo de las campaas de difusin para la actualizacin del padrn electoral y apoyo en la elaboracin de estudios que conllevan a la identificacin y conteo de la poblacin indgena en dichas regiones

30

Centro de Investigaciones y Estudios Superiores en Antropologa Social

112

Lista de convenios CDD (1/3)


Convenios CDD N.
1
2 3 4 5 6 7 8 9 10 Establecer las bases de colaboracin acadmica entre la Universidad y el IFE en materia de formacin, capacitacin y actualizacin de sus servidores pblicos, a travs de la organizacin de cursos, seminarios, conferencias y talleres.

Objetivo

Instituciones
Universidad de Guanajuato Benemrita Universidad Autnoma de Puebla Universidad Autnoma de Ciudad Jurez Universidad Autnoma Benito Jurez de Oaxaca Universidad de Guadalajara Universidad del Caribe Universidad Veracruzana Universidad de Sonora Universidad Autnoma de Quertaro Universidad Autnoma de Baja California Colegio Mexico Universidad Autnoma de Tamaulipas Universidad Autnoma de Zacatecas Universidad Intercultural de Guerrero Universidad Jurez del Estado de Durango

11
12 13 14 15 Organizacin y realizacin del Concurso de Ensayo Poltico "Carlos Sirvent Gutirrez". El concurso tuvo como finalidad reconocer e incentivar la reflexin sobre la democracia, los procesos polticos y sus actores en Mxico.

16

Facultad de Ciencias Polticas y Sociales de la UNAM

113

Lista de convenios CDD (2/3)


Convenios CDD
N. Objetivo Instituciones

17

Establecer las bases y mecanismos operativos entre el INMUJERES y el IFE para que, dentro de sus respectivos mbitos de competencia, desarrollen y realicen conjuntamente acciones para la incorporacin e institucionalizacin de la perspectiva de gnero.
Establecer las bases y los mecanismos de colaboracin institucional entre el INALI y el IFE para organizar eventos de carcter acadmico en materia de elecciones, democracia y participacin ciudadana como foros, mesas redondas y conferencias en entidades federativas con ncleos importantes de poblacin indgena, as como producir materiales informativos sobre estos temas, en las lenguas indgenas que se reconocen en el Catlogo de las Lenguas Indgenas Nacionales: Variantes Lingsticas de Mxico. Establecimiento de vnculos institucionales entre el IFE y el Archivo General de la Nacin en materia de formacin, capacitacin, actualizacin, intercambio de experiencias, colaboracin conjunta en proyectos institucionales y dems actividades similares que contribuyan a la eficaz administracin de documentos institucionales de las partes, entendida como el conjunto de mtodos y prcticas destinados a planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, organizacin, conservacin, uso, seleccin y destino final de los documentos de archivo. Establecer las bases de colaboracin institucional entre LAS PARTES, con la finalidad de que EL IFE proporcione apoyo acadmico, tcnico y especializado para que EL IEPCJ pueda implementar, dentro del mbito de su competencia, el Programa de Acompaamiento Ciudadano y el Campus Virtual desarrollados por EL IFE. Realizacin del Foro Nacional: Poblaciones Afrodescendientes en Mxico, 2012. Creacin y desarrollo del Portal Elecciones en Mxico

Instituto Nacional de las Mujeres

18

Instituto Nacional de Lenguas Indgenas

19

IFE-Archivo General de la Nacin

20

Instituto Electoral y de Participacin ciudadana de Jalisco

21
22

Consejo Nacional para Prevenir la Discriminacin


32 Institutos electorales locales

114

Lista de convenios CDD (3/3)


Convenios CDD N. Objetivo
Establecer las bases de colaboracin entre el CONACYT y el IFE para el cumplimiento de sus respectivos fines a travs de estudios sobre diversas lneas de investigacin en temas electorales y de participacin ciudadana para aplicar el conocimiento, el desarrollo tecnolgico, la innovacin y la formacin de recursos humanos, as como el fortalecimiento de la capacidad cientfica y tecnolgica que requiere el pas; lo anterior mediante convenios especficos que establezcan derechos y obligaciones, as como aportaciones econmicas.

Instituciones

18

Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa

19

Convenio General de Colaboracin entre el IFE y la Fundacin de Colosio A.C. del PRI. Convenio General de Colaboracin entre el IFE y el Instituto Nacional de Investigacin, Formacin Poltica y Capacitacin en Polticas Pblicas y Gobierno del PRD. Convenio General de Colaboracin entre el IFE y el Instituto de Estudios Sociopolticos y Econmicos, Autogestin y Poder Popular A.C. del PT Convenio General de Colaboracin entre el IFE y la Fundacin por la Socialdemocracia de las Amricas A.C. (Convergencia) Fundacin Rafael Preciado (PAN) Realizacin del XXIII CONGRESO NACIONAL DE ESTUDIOS ELECTORALES Promocin del desarrollo de competencias en las ciudadanas y los ciudadanos para participar en el ejercicio de sus derechos fundamentales y sus derechos polticos. Sociedad Mexicana de Estudios Electorales

20 Establecer las bases y los mecanismos en materia de formacin, capacitacin y actualizacin de su personal, simpatizantes y militantes, a travs de la organizacin de cursos, seminarios, conferencias y talleres; as como la elaboracin de anlisis, estudios, investigaciones y dems actividades similares que contribuyan a la realizacin de los fines institucionales de "LAS PARTES" Y que propicien la promocin y fomento de la cultura poltica democrtica

21

22 23 24

25

Confederacin Patronal Mexicana S.P.

115

Lista de convenios CAI (1/2)


Convenios CAI N.
1

Objetivo
Identificar y promover acciones de intercambio de informacin, de cooperacin y de asistencia tcnica Incrementar la cooperacin entre los organismos electorales que forman parte de la Unin.

Instituciones
Registradura Nacional del Estado Civil de Colombia Consejo Nacional Electoral de Colombia Tribunal Federal Electoral Comisin Estatal Electoral de Puerto Rico

Identificar y desarrollar proyectos en elecciones y gobernabilidad democrtica, con la conjuncin nica de recursos que los socios pueden proporcionar.

Unidad de Asistencia Electoral de las Naciones Unidas Fundacin Internacional para Sistemas Electorales Instituto Internacional para la Democracia y la Asistencia Electoral Elecciones Canad
Consejo General del Poder Judicial de Espaa Junta Central Electoral de Espaa Direccin General de Poltica Interior del Ministerio del Interior de Espaa Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacin Secretara de Relaciones Exteriores

Identificar y promover proyectos, programas y acciones tendientes a desarrollar un proceso de intercambio de informacin, conocimientos y experiencias que le faciliten a cada una de las instituciones identificar y evaluar los avances e innovaciones tcnico- administrativas, que fortalezcan o actualicen su organizacin y prctica institucional en materia electoral

Proporcionar a la Cancillera informacin para estar en posibilidad de verificar los datos proporcionados por los solicitantes de matrcula consular Establecer un marco de referencia para la interaccin tcnica entre las partes en materia de actividad electoral, educacin cvica y promocin de la cultura democrtica. Promover la cooperacin en las reas prioritarias, mutuamente identificadas Renovar y ampliar los trabajos de colaboracin conjunta dirigidos al fortalecimiento de la democracia.

Jurado Nacional de Elecciones de Per

7
8

Comisin Electoral Independiente de la India Fundacin Internacional para Sistemas Electorales

116

Lista de convenios CAI (2/2)


Convenios CAI
N.
9

Objetivo
Establecer un marco de cooperacin bilateral en materia electoral. Impulsar proyectos y programas de intercambio, consulta, cooperacin y asistencia tcnica bilateral, sobre temas relacionados con la administracin electoral. Identificar, promover y ejecutar de manera conjunta proyectos de intercambio, cooperacin y asistencia tcnica sobre temas que contribuyan a la profesionalizacin de la administracin electoral y a la difusin de valores y prcticas democrticas, en los que puedan participar y de los que puedan beneficiarse instituciones y organismos electorales de frica y Amrica Latina. Establecer mecanismos de intercambio dirigidos a fortalecer diversas reas de la cultura poltica y los procesos electorales de ambos pases, incluyendo la educacin cvica el uso de tecnologas electorales. Extender la vigencia del Convenio Marco de Cooperacin Interinstitucional entre el JNE y el IFE, a fin de mantener el margen de accin establecido entre ambas partes en el campo de la educacin y formacin cvica ciudadana, as como en la promocin de valores y la cultura democrtica. Fortalecer la cooperacin e intercambio en materia de administracin electoral entre la Asociacin de Autoridades Electorales de Europa y el Instituto Federal Electoral de Mxico, a travs de la realizacin de talleres internacionales de administracin electoral.

Instituciones
Organizacin de los Estados Americanos Asociacin de Autoridades Electorales de Europa

10

11

Instituto Electoral del Sur de frica

12

Comisin Electoral Central de la Federacin de Rusia

13

Jurado Nacional de Elecciones de Per

14

Asociacin de Autoridades Electorales de Europa

15

Establecer los mecanismos formales mediante los cuales colaborarn permanentemente para fortalecer e incrementar las presencia de Mxico a nivel internacional en materia de administracin electoral. Establecer un marco general de cooperacin para desarrollar esquemas de intercambio de alto nivel entre funcionarios de ambas instituciones en temas relacionados con la administracin electoral.

Secretara de Relaciones Exteriores

16

Tribunal Superior Electoral de Bolivia

117

6. Soporte Estratgico

Mapa Estratgico CDD 2015


Vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional
ME1. Incrementar la eficiencia de los procesos sustantivos SC3. Ampliar y mejorar la interaccin con la sociedad IT2. Implantar una nueva cultura laboral

CDD.US1. Ser el referente de informacin til, accesible y veraz en temas poltico-electorales

CDD.US2. Ofrecer la vinculacin con la red de aliados estratgicos

CDD.US3. Brindar capacitacin focalizada

Usuarios

Procesos

CDD.PI1. Generar e implementar un sistema para la deteccin permanente de necesidades de informacin y capacitacin

CDD.PI2 Desarrollar una estrategia de administracin del conocimiento

CDD.PI3 Instrumentar un programa estratgico de vinculacin

CDD.PI4 Fortalecer y ampliar los mecanismos de difusin y divulgacin de los productos y servicios del CDD

CDD.PI5 Incrementar la eficiencia y eficacia de la capacitacin que ofrece el CDD

Innovacin y transformacin institucional

Desarrollo Organizacional CDD.IT1. Contar con el personal adecuado CDD.IT2. Implantar una cultura orientada a la innovacin y a la comunicacin asertiva CDD.IT3. Impulsar la propuesta de reestructuracin

TIC CDD.IT4. Contar con sistemas accesibles

Infraestructura CDD.IT5. Impulsar un programa de mejoramiento de la infraestructura y espacios de trabajo del CDD

119

V. Diagnstico organizacional CNCS

A. Entendimiento

Para el diagnstico de la CNCS analizamos la normatividad y las bases de datos del personal, as como otros documentos relevantes
Documentos Analizados

Nombre
Manual de Organizacin General 2009 Cdigo Federal de Instituciones y Procesos Electorales Reglamento Interior del IFE Informes de actividades periodos 2011-2012 Plantilla proporcionada por el Instituto, Abril 2013 Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el Ejercicio 2013

Descripcin
Descripcin de puesto asignadas por cada unidad responsable Normas constitucionales poltico electorales Reglamento interior de trabajo Consolidado de reporte de actividades trimestrales por direccin Presupuesto total anual de la plaza Estrategias orientadas a mejorar la eficacia, eficiencia, transparencia y racionalidad en la planeacin, programacin y presupuestacin de los recursos del Instituto

Plan de Comunicacin Calendario Integral del Proceso Electoral Mapas Estratgicos de las URs

Documento para incidir en la confianza de la ciudadana hacia el IFE, a travs de acciones dirigidas a medios de comunicacin y posicionamiento de mensajes clave. Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional

122

Asimismo, se levant informacin a travs de 9 entrevistas con los principales funcionarios del rea de CNCS en nivel central
Entrevistas Nombre
1 2 3 4 5 6 7 8 9 Lic. Jos Luis Alcudia Goya Mtra. Karina Osiris Snchez Hernndez Lic. Alberto Garca Sarrubi Mtra. Ana Isabel Fuentes Bustillos Lic. Ana Regina Centeno Domnguez Jos Luis Morales Vences Leticia del Carmen Tzintzun Salas Julio Moreno Garca Gisela Moreno Penna

rea
Coordinador Nacional de Comunicacin Social Director de Anlisis y Evaluacin Director de Informacin Secretario Particular de Unidad Responsable Subdirector de Publicidad Subdirector de Anlisis Subdirector de Evaluacin Subdirector de Medios Audiovisuales Subdirector de Comunicacin Interna

123

El mandato de la CNCS obedece al reglamento interior del IFE


REGLAMENTO INTERIOR DEL INSTITUTO FEDERAL ELECTORAL
Articulo 62: I.- La Coordinacin Nacional de Comunicacin Social estar adscrita a la Presidencia del Consejo y tendr las atribuciones siguientes

Reglamento Interior del IFE


1 2 3 4 5 Mantener informado al personal sobre los diferentes medios de comunicacin que hablen del IFE Mantener estrecha comunicacin con los representantes y directivos de los medios de comunicacin masiva Garantizar mecanismos que permitan un permanente flujo de informacin a los periodistas y lderes de opinin Autorizar la publicacin de los contenidos informativos institucionales Coordinar con autoridades del instituto ruedas de prensa, conferencias, foros y entrevistas

Reglamento Interior del IFE


Atribuciones especficas rea Direccin de Anlisis y Evaluacin Subdireccin de Publicidad Subdireccin de Anlisis Subdireccin de Evaluacin Direccin de Informacin Subdireccin de Medios Electrnicos Subdireccin de Medios Audiovisuales Subdireccin de Informacin Subdireccin de Comunicacin Interna 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Vigilar el cumplimiento del Programa de Comunicacin 6 Social del Instituto


7 8 Supervisar, evaluar y contratar los diferentes espacios en los medios de comunicacin Apoyar las acciones de Comunicacin Social de las Juntas Locales y Distritales

Coadyuvar con la DECEYEC en el diseo de la estrategia 9 de las campaas de informacin institucional 10 11 Recopilar y analizar la informacin que sobre el Instituto difundan los medios masivos de comunicacin Evaluar la imagen del IFE a travs de mecanismos que, para tal efecto, acuerde con el Consejero Presidente

Artculo 62

Reglamento Interior del IFE

124

CNCS tiene 2 grandes iniciativas que despliega a travs de 5 objetivos especficos del rea que contribuyen a la misin, visin y objetivos estratgicos del Instituto
Misin IFE Visin IFE

Proyectos Especficos de la CNCS

Mejorar la comunicacin y coordinacin interna

Iniciativas CNCS

1. Evaluacin de imagen institucional - Evaluar, a travs de estudios de opinin y monitoreo de redes sociales, la percepcin del pblico sobre las acciones, estructura, fines y principios rectores e imagen del IFE entre la ciudadana para contribuir a la adecuada toma de decisiones de los Consejeros y funcionarios del Instituto y contribuir a la definicin de la estrategia de comunicacin 2. Comunicacin en medios alternativos - Contar con los mecanismos e infraestructura tecnolgica necesaria para la generacin de contenido audiovisual y radiofnico para la promocin de actividades del Instituto Federal Electoral en medios electrnicos para establecer mayores y mejores vnculos con la ciudadana

Generar el anlisis de la informacin en medios de comunicacin relacionada con el Instituto

Planear y supervisar en medios impresos e internet las actividades relacionadas al IFE

3 Desarrollar la estrategia de comunicacin social del Instituto

Monitorear los medios para que el IFE pueda tomar decisiones adecuadamente

Eficientar la comunicacin con los medios de comunicacin nacionales e internacionales

Objetivos Especficos de la CNCS

Fuente: Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el Ejercicio 2013, Plan Integral del Proceso Electoral Federal, Mapas Estratgicos de las URs, ENEC 2011-2015

125

CNCS ejecuta sus funciones y procesos sustantivos para producir ciertos productos y servicios que son entregados a diversos clientes
Funcin / Proceso
Dar a conocer las actividades del IFE en los medios nacionales, locales e internacionales Analizar la informacin publicada de los medios impresos nacionales, regionales, locales y extranjeros en torno al IFE Aprobar las solicitudes de difusin que realicen las diferentes reas del Instituto Coordinar la elaboracin del Plan Nacional de Medios Impresos Difundir las campaas institucionales apoyando a la DECEYEC Recopilar las encuestas de opinin sobre el IFE Elaborar los productos de sntesis de prensa (matutina, vespertina y extranjera)

Servicio/ Producto
Reportes informativos

Central
Se comparte informacin a medios nacionales

Local
Se comparte informacin a medios locales

Cliente

Medios de Comunicacin

Balance mensual de medios impresos y electrnicos

Reporte de medios federal

Reporte de medios local Consejeros electorales, directivos y funcionarios

Consultas, dictmenes de procedencia tcnica

Aprueban todos los dictmenes Elaboracin de contratos y convenios nacionales Trabajan campaas en conjunto con DECEYEC Recopilacin de encuestas nacionales

Informan a central

Catlogos de medios

Seguimiento a los convenios Juntas Locales -

Estrategia de comunicacin (recomendaciones)

Balance semanal de evaluacin de encuestas

Anlisis de encuestas con los Vocales DECEYEC

Sntesis informativa

Recopilacin de informacin nacional

Sntesis local

Cubrir en audio, video y fotografa las actividades pblicas del Instituto

Documentacin y transmisin de conferencias, entrevistas y foros Digitalizacin de archivos de fotos, audio y video Cobertura de medios a nivel nacional Cobertura de medios a nivel local DEA

Fuente: Entrevistas y documentacin facilitada por el rea

126

CNCS actualmente opera con 83 colaboradores, de los cuales el 24.3% son niveles de MM y MS con un costo nmina aproximado de $24.3 mdp
Rama Total de MM y MS S Nombre del Puesto 10 19 MS Tipo de mando Total de TO

Nm. Costo Total Colaboradores MM


A MS

MM y MS TO CENTRAL
(1)

Coordinacin Nacional de Comunicacin Social


27 24 P MM

TO DESCONC. (2)

27 24 32 83

$24.3 $6.4 $6.8 $37.5

TOTAL

Coordinacin Tcnica de Vinculacin con Medios


2 0

MM

MM

Direccin de Anlisis y Evaluacin


12 9

Direccin de Informacin
10 10

12 10
Servicio Profesional Administrativa Honorarios Permanentes Honorarios Eventuales

Distribucin de personal y costo por rea MS y MM

8 6 4 2

0
$9,122,332.00 $401,211.35 $9,021,172.00
Direccin de Informacin $9.0 12.0% 24.0%

$4,379,566.00

$1,439,811.38

Direccin de Anlisis y Evaluacin Costo del rea MM $24.3 $9.5 14.4% 25.4%

Direccin y Apoyo Administrativo $5.8 6.1% 15.4%

MM y MS% sobre 32.5% NC total MM y MS% sobre $ 64.8% total

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

(1) Ppto anual promedio $267,740 mil por plazas TO (2) Ppto anual para 31 estados de $215,282 mil por plazas TO (3) No se encontraron Honorarios Permanentes

127

CNCS cuenta con 32 colaboradores en nivel local para atender sus tareas diarias

Junta Local
Vocal Ejecutivo

Vocal de DEOE

Vocal DERFE

Vocal DECEYEC

Vocal Secretario Coordinador CNCS

Nmero de colaboradores total: 83


32

Costo total: $37.5 mdp* Locales


$6,889,024

51

Central

$7,591,584

$30,789,852.72

100

75

50

25

$15,000,000

$30,000,000

$45,000,000

$60,000,000

Local
Coordinadores $6,889,024 Oficina Central

Central
$30,789,852.72

COORDINADORES DE COMUNICACIN SOCIAL OD


Nmero de colaboradores total TO: 32

COORDINADORES DE COMUNICACIN SOCIAL OC


No. de colaboradores total TO: 24 No. de colaboradores total MS y MM: 27
Fuente: Entrevistas, Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

128

B. Diagnstico

Se identificaron 4 hallazgos principales relacionados con el modelo de operacin que ofrecen oportunidades de consolidacin y modernizacin de recursos
Coordinacin Nacional de Comunicacin Social

Coordinacin Tcnico de Vinculacin con Medios

Direccin de Anlisis y Evaluacin

Direccin de Informacin

Hallazgo
1. Rol de CNCS est limitado estratgica y operativamente

Descripcin
La CNCS tiene limitada la capacidad de disear e implementar las estrategias de difusin externa e interna La produccin de materiales, as como los activos humanos y fsicos son realizados por la DEPPP Las redes sociales han crecido en promedio un 17.5% en los ltimos aos, por lo que es necesario reconsiderar el tamao del rea Los costos de supervisin son demasiado elevados. As mismo, los tramo de control son muy cortos

Oportunidades
Incrementar las atribuciones de la CNCS, en difusin externa e interna

2. DEPPP ejecuta algunas funciones de Comunicacin Social 3. La capacidad de atencin a redes sociales es insuficiente para atender las demanda futuras

Transferencia de funciones y recursos de DEPPP a CNCS

La oportunidad de planear los recursos para atender la demanda futura

4. Alto costo de supervisin y tramos de control muy reducidos

Asignacin de roles especficos y la ampliacin de los tramos de control

Decisin Estratgica

Consolidacin

Redistribucin de recursos

130

B. Diagnstico Hallazgo 1
El rol de CNCS se encuentra limitado estratgica y operativamente

La CNCS cuenta con una arquitectura de procesos claramente identificada que consta de 4 macro procesos principales
Arquitectura de Procesos de la CNCS

Anlisis y Evaluacin Procesos Internas

Comunicacin Interna

Elaborar la sntesis de medios Monitorear medios Generar reactivos de encuestas de imagen del IFE Analizar estadsticas sociales y bases de datos

Elaborar sntesis local Comunicar estrategias Coordinar a los enlaces locales de comunicacin social

Anlisis y Ejecucin de Informacin en las Redes Sociales Normativa y Convenios


Relacin con Medios Actividades Externas Sistemas de Informacin

2 3

Cubrir en audio, video y fotografa las actividades pblicas del Instituto Coordinar estrategias con medios digitales para difundir informacin del IFE

Proporcionar insumos e informacin a medios nacionales, locales e internacionales Redactar y documentar eventos del Instituto

132

Actualmente las actividades de Comunicacin, se encuentran dispersas por todo el Instituto


Comunicacin Interna Difusin y Comunicacin Externa

DECEYEC

DEPPP

No. Colaboradores 26

No. Colaboradores 9

Costo (mdp) $ 8.0

Costo (mdp) $ 8.4

Secretara Ejecutiva

No. Colaboradores

No. Colaboradores

CDD

Costo (mdp) $ 1.2

Costo (mdp) $ 0.5

No. Colaboradores 120

CNCS

Costo $ 47.5

133

La CNCS es el rea encargada de realizar la estrategia de comunicacin al Instituto


La Coordinacin de Comunicacin Social busca fortalecer la imagen del IFE ante la sociedad, para ello es necesario considerar:

Estrategia de Comunicacin Social Integral segn prcticas lderes

Lineamientos Institucionales Monitoreo de medios Relacin con Medios Externos Comunicacin Interna Difusin Externa

Grado de cumplimiento del IFE

Foco de atencin

134

Existen una serie de funciones que al no ser ejecutadas limitan la capacidad estratgica de la CNCS
Cadena de Valor de Actividades segn las mejores prcticas
Productos Generados

Funciones Ejecutadas en CNCS

Estrategia del rea

Anlisis y Evaluacin de medios

Estrategia de Comunicacin Social

Ejecucin de estrategia

Gestin de Informes

Estrategia de Comunicacin Reportes Catlogo de medios impresos Informacin a medios externos Productos Archivo audiovisual Parcialmente Generados Estrategias de difusin Produccin de materiales Campaas de publicidad en radio, prensa y televisin

Relacin con Medios

Relacin con medios

Difusin de informacin a medios

Ejecucin de estrategia

Seguimiento a medios

Funciones No Ejecutadas en CNCS

Difusin

Generacin de estrategias de difusin

Produccin y ejecucin de medios

Difusin de campaas

Comunicacin Interna

Elaboracin de estrategia interna de comunicacin

Generar piezas de comunicacin

Ejecucin de estrategia

Aplicacin de indicadores de efectividad de comunicacin

Estrategia de comunicacin interna Documentacin de piezas Evaluacin de efectividad de medios DEPPP

Direccin de Informacin Direccin de Anlisis y Evaluacin

DECEYEC Secretario Ejecutivo

Actividades Importantes No se ejecutan estas actividades

Limitacin Estratgica
La CNCS no es vista como el rea experta en comunicacin ya que no realiza algunas de las funciones estratgicas. Adicional a ello, slo administra el 5% del presupuesto de difusin externa
Fuente: Entrevistas

135

Algunas reas del IFE ejecutan actividades de la CNCS sin ser su mbito de competencia, afectando as su capacidad estratgica

Principales actividades de Difusin y Normativas


Actividad Establecer los criterios de la imagen institucional Supervisar la produccin y difusin de los materiales impresos elaborados DECEYEC CNCS CDD

Verificar que los materiales editoriales respeten los lineamientos del IFE
Desarrollar la estrategia de difusin general y especficas Supervisar la produccin y difusin de los mensajes de la Campaa Institucional

Contratacin y supervisin de las agencias de publicidad

Costos Operativos por Direccin o rea


DECEYEC Nmero de Colaboradores Involucrados Costo Operativo *mdp Actividades duplicadas
Fuente: Manual de Organizacin 2009

CNCS 3 2.2

CDD 1 0.5

9 8.4

136

En cuanto a comunicacin interna, el IFE se limita a la elaboracin de boletines internos ENTRATE! dirigido a todos los colaboradores del Instituto
No hay un rea del IFE que formalmente cubra las necesidades de comunicacin interna. Actividades Claves del plan de comunicacin interna segn prcticas lderes Analizar necesidades de comunicacin

Evaluar efectividad de comunicacin

Difundir materiales

Plan de Comunicacin Interna Idneo

Generar Estrategia de Comunicacin

Desarrollar piezas de comunicacin

Generar Plan de Medios por audiencia


El boletn es elaborado semanalmente por la Secretara Ejecutiva especficamente por la Coordinacin de Asesores

Grado de cumplimiento del IFE

Fuente: Entrevistas http://www.theideabrand.com/2011/08/24/five-best-practices-for-effective-internal-communications/ University of Chicagos Gleacher Center, Strategic Communication Analysis

137

Adems la capacidad operativa de la CNCS se ve limitada por la ejecucin de funciones de difusin dentro del rea de anlisis y evaluacin
La CNCS no tiene con un claro proceso de segregacin de funciones por tipo de cliente (interno o externo). Esta situacin provoca una ruptura en el proceso de comunicacin entre las distintas reas.

Organigrama Actual
Secretario Particular Coordinacin de Comunicacin Social Enlace Administrativo

Direccin de Anlisis y Evaluacin

Direccin de Informacin

S de Publicidad

S de Anlisis

S de Evaluacin (CNCS)

LP de Redes Sociales

S de Medios Electrnicos

S de Medios Audiovisuales

S de Informacin

S de Comunicacin Interna

JD de Difusin en Radio y Televisin

JD de Sntesis

JD de Estadstica y Base de Datos

Supervisor de Redes Sociales

JD de Medios Electrnicos

JD de Operaciones Tcnicas

JD de Redaccin

JD de Atencin a los Estados

JD de Programacin y Difusin

JD de Monitoreo

JD de Estudios de Opinin

JD de Informacin

Clientes Internos

Clientes Externos

Direccin de Anlisis
1 3

Esquema de Comunicacin Actual (interior CNCS) Evaluacin a la Direccin Evaluacin a la Direccin


de Informacin
5

de Informacin Nivel Direccin Nivel Subdireccin Nivel Jefatura


1 3

Direccin de Anlisis
5

Requerimiento de informacin generado por alguna Jefatura

Requerimiento de informacin generado por la Direccin del rea

Fuente: Entrevistas

138

Una efectiva modernizacin de la operacin en la CNCS debera considerar algunas de las prcticas lderes de la industria pblica y privada
Organigrama de Comunicacin Social Gubernamental
Coordinacin de Comunicacin Social

Organigrama de Empresa Privada


Asuntos Corporativos

Coordinacin de Informacin

Coordinacin de Difusin

Normatividad

Difusin de Imagen Pblica

Reputacin Corporativa

Comunicacin Interna

Relaciones Pblicas

Divisin de Prensa e Informacin

Enlace con Medios de Comunicacin

Divisin de Programacin y Evaluacin

Posicionamiento de Marca

Polticas y procedimientos

Relacin con Medios

Vinculacin con Estados

Comunicacin Interna Identidad Organizacional Medios digitales internos Comunicacin Oficial

Divisin de Retroalimentacin y Anlisis

Medios Elect. Masivos (Radio y Televisin)


Comunicacin de Crisis Prensa Escrita

Evaluacin Interna

Relacin con Gob.

Medios Electr. Alternativos (Redes Sociales)

Generacin de contenidos

Coincidente al 100% con el IFE Coincidente parcialmente

Se realiza a un nivel bsico


No se realiza en el IFE
Fuente: http://www.marketing-xxi.com/la-comunicacion-interna-119.htm http://www.theofficialboard.com/org-chart/wal-mart-stores http://corporate.walmart.com/our-story/leadership/executive-management/leslie-dach http://mango.esci.es/assets/Uploads/Documentos-de-trabajo/Documento-de-trabajo-3Estructura-organizativa-RSC.pdf

139

Dotando a la CNCS de funciones estratgicas y operativas, se genera una identidad corporativa slida del Instituto
Optimizacin Estratgica del rea

Optimizacin Operativa

Posicionar a la CNCS como el rea experta en Comunicacin externa Reubicar el rea de publicidad en la direccin de informacin para e interna alinear funciones que atiendan clientes internos y externos Alinear con mejores prcticas de instituciones privadas y de gobierno Redefinir los procesos y cambios culturales que permitan el Consolidar las funciones de comunicacin realizadas en DECEYEC acceso a la informacin entre reas sin que sta pase por sus para evitar duplicidad de actividades cabezas

Resultado de la optimizacin estratgica y operativa de la CNCS

140

B. Diagnstico Hallazgo 2
DEPPP ejecuta algunas funciones de Comunicacin Social

Dentro de la DEPPP existen recursos humanos y materiales destinados a la produccin de materiales de difusin para el IFE
Modelo Operativo DEPPP

Actividades
Realizar la preproduccin, grabacin en estudio y/o postproduccin, en los trminos solicitados por las diversas reas del Instituto, para la realizacin de sus programas y promocionales de radio y televisin Grabar los eventos solicitados por los partidos polticos y por el propio Instituto para cubrir sus actividades

Pautado y transmisiones I y II

Distribucin de Materiales

Direccin de Pautado, Produccin y Distribucin

Produccin Post Produccin y Control de Calidad

Llevar a cabo las actividades necesarias para la transmisin de mensajes y/o programas internos de las diversas reas de IFE a travs del sistema REDIFEEDUSAT y/o la Internet del Instituto

Clientes
reas internas del IFE Ingesta de Materiales Junta General Comit de Radio de Televisin El rea de produccin, post produccin y control de calidad, difiere de los procesos sustantivos ejecutados por el rea: 1. Pautado rdenes de transmisin 2. Distribucin entrega de materiales 3. Ingesta generacin de huellas acsticas par su monitoreo

Operacin
No. de Colaboradores 26 Costo Operativo Mdp 8.9
Fuente: Calendario actual de Actividades 2012

142

La CNCS no cuenta con los medios tecnolgicos para poder cubrir el alto volumen de transmisiones anuales especialmente a nivel local
Coberturas de actividades de permanentes del IFE Secretara Transmisiones de Ejecutiva y UT sesiones del Instituto 157 117 Conferencias de prensa 79 316 Sesiones del Tribunal 70 Actividades varias de difusin 24 Sesiones del Consejo 212

Volumen de cobertura medios


Sesiones Transmitidas en el ao 2012

Actividades del Consejero Presidente

1,302*

327

Dimensionamiento del trabajo del rea 2012


Actividades No. de transmisiones audiovisuales al ao No. de das hbiles Total de no. de eventos por da Personal del rea encargada de cubrir eventos % ocupacin del rea 1302* 240 5.4 6 90%
Fuente: Entrevistas

Premisas: Se consideran 240 das hbiles No se conoce la dispersin geogrfica Se realiz un promedio simple Se considera slo al personal de la Subdireccin de Medios Audiovisuales

*Algunos eventos son realizados localmente, informacin no disponible

143

La reubicacin de Activos Fsicos y Recursos Humanos del rea de la DEPPP y CNCS, mejorara los procesos internos de las dos reas
Las principales actividades de la DEPPP, deben enfocarse en el Financiamiento de Partidos Polticos y Prerrogativas, en el Pautado de medios electrnicos, y finalmente en la Verificacin y Monitoreo de los mismos. Las actividades de Produccin bajo un esquema de procesos, no generan valor al rea.

DEPPP | CNCS
PRODUCCIN, POST PRODUCCIN Y CONTROL DE CALIDAD
Subdireccin de Produccin

Beneficios Operativos
La DEPPP puede focalizarse en los procesos sustantivos que realmente le competen Generacin de un rea robusta con personal e infraestructura pertenecientes a procesos de la misma naturaleza Ejecucin de las actividades necesarias para la transmisin de mensajes y/o programas internos de las diversas reas de IFE

COORDINACIN DE COMUNICACIN SOCIAL


Direccin de Informacin (4 TO)

Dpto. de Control de Produccin Interna (6 TO)

Subdireccin de Medios Audiovisuales

Dpto. de control de materiales de televisin (14 TO) Dpto. de Operaciones Tcnicas

Dpto. de control de materiales de radio (2 TO)

Beneficios Potenciales
Generacin de un excedente en el presupuesto de hasta 1.0 mdp para hacer compra de equipos de audio, video y fotografa que permitan ejecutar las acciones de cobertura de medios a nivel local Redistribucin de las cargas de trabajo en el rea derivado de la cobertura de eventos a nivel local por medio de los enlaces Mejora en la utilizacin de los recursos a nivel desconcentrado
Fuente: Entrevistas, Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

NC 26

$ 8.9 mdp

NC 6

$ 2.5 mdp

TOTAL
NC 32 $ 11.4 mdp

144

B. Diagnstico Hallazgo 3
La capacidad de atencin a redes sociales es insuficiente para atender las demandas futuras

Las redes sociales en Mxico crecieron un 17.9% slo en el 2012. Es necesario contar con una estructura suficiente para el monitoreo de las mismas
Las redes sociales en Mxico crecieron a un ritmo del 17.9% en 2012, en especial Facebook, lo que sita a nuestro pas como uno de los mercados con mayor crecimiento en estas plataformas a nivel mundial. Facebook, Twitter y YouTube lideran el uso de las redes sociales. En Mxico existen ms de 35 millones de cibernautas suscritos a una red social.

Comportamiento de usuarios mexicanos en las redes sociales


Accede diario Accede desde Smartphone (%) (%) Facebook 90 87 45 Youtube 60 75 26 Twitter 56 67 51 Google 37 41 24 Hi5 25 9 7 El uso de redes sociales podra registrar un crecimiento del 16.8% durante el presente ao en Mxico , de acuerdo con estimaciones de eMarketer, empresa especializada en investigacin y anlisis digital.
El 40% de las empresas destinan entre el 11 y 20% de su presupuesto total de mercadotecnia a acciones de redes sociales

Red Social

Internautas Mexicanos (%)

Fuente: http://eleconomista.com.mx/tecnociencia/2012/04/09/mexico-lider-crecimiento-redes-sociales http://www.amipci.org.mx/?P=editomultimediafile&Multimedia=197&Type=1 http://www.animalpolitico.com/2012/04/preven-crecimiento-de-mas-de-17-en-uso-de-redes-sociales-en-mexico/#axzz2WZZ1P3Tu

146

El principal volumen de actividades en redes sociales es en Twitter, ya que el Instituto resuelve dudas de los ciudadanos
El IFE al ser una institucin de servicio al ciudadano tiene mucha actividad en sus redes sociales, se consideran las siguientes dos grandes actividades: 1. Resolver dudas de la ciudadana 2. Difundir materiales propios del Instituto

Redes Sociales en el IFE

Suscriptores por Red Social (Total)


250,000
200,000 150,000 100,000 50,000 0 Twitter Facebook Youtube 16000 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0

Materiales transmitidos por Red Social (Total)

Twitter

Facebook

Youtube

Fuente: www.twitter.com www.facebook.com www.youtube.com

147

IFE es una de las Instituciones con mayor volumen de operacin en redes sociales, al proporcionar servicios de atencin a la ciudadana
Se realiz un estudio entre diferentes Organismos Autnomos y Gubernamentales dentro de los cuales se encontr:

Redes Sociales en Mxico TWITTER


Red Social
Total de Tweets Seguidores

FACEBOOK
UNAM
16,300 324,600

IFE
13,500 218,000

PEMEX
5,216 136,000

Red Social
Seguidores Personas hablando*

IFE
39,802 588

PEMEX
24,893 1,135

UNAM
65,446 8,502

* Se refiere al nmero de personas que en ese momento estn hablando del Organismo o Instituto

YOUTUBE
Red Social Suscripciones Reproducciones de video Videos subidos IFE 15,650 4,637,393 416 PEMEX N/A N/A N/A UNAM 5,331 374,188 247

Fuente: www.twitter.com www.facebook.com www.youtube.com

148

El costeo de operacin y monitoreo de redes sociales en empresas privadas y pblicas es muy elevado respecto al IFE
Los costos operativos del monitoreo y generacin de contenidos para redes sociales, est directamente relacionado con el volumen de la operacin.

Gobierno
Costos (mensuales) $866,666 $10,400,000

Empresas Privadas
Red Social Twitter Facebook Youtube Funciones Generacin de contenidos Administracin de la cuenta Generacin de videos Generacin de la estrategia de redes sociales (reportes) Todas Obtencin de informes cualitativos Vocero de redes sociales Total Anual Costos (mensuales) $13,000 $39,000 $15,000 $26,000 $75,000 $39,000 $2,484,000

Red Social Todas

Funciones Monitoreo de Redes y generacin de reportes Total

* Empresa con menor volumen de operacin que el IFE

IFE
Red Social Todas Funciones

* Empresa con volumen similar de operacin al IFE Costo (mensual) .081 mdp $980,000
Fuente: Portal de Transparencia http://www.mackcollier.com/cost-of-social-media-in-2012/

Monitoreo de Redes y generacin de reportes Total Anual

149

El crecimiento en el uso de redes sociales de los ltimos aos, obliga al Instituto a contar con un equipo fortalecido para atender demandas futuras de informacin
Uso de Redes Sociales
En un estudio realizado del 2010 al 2011, se muestra que hubo un incremento en las visitas de los sitios que relacionan con la informacin y la educacin:

20% 12%

Tasa de crecimiento de redes sociales en Mxico


2011 18.4% 2012 17.9% 2013 16.8% 2014 14%

2010 2011 % de usuarios que visitan sitios del Gobierno


De un total de 35 millones de usuarios

450000 400000 350000 300000 250000 200000 150000 100000 50000 0 2011

Crecimiento en volumen de informacin

Conclusiones
Twitter Facebook Youtube Es necesario formalizar el rea de Redes Sociales con objetivos y atributos equiparables a las otras reas de la CNCS El volumen de informacin procesada crecer en un escenario conservador a ritmos de 15% aproximado, por lo que es probable que el personal que se encuentra actualmente, no sea capaz de atender los requerimientos del Instituto, debido al volumen de informacin procesado Las redes sociales son el medio que ms ha crecido en los ltimos aos, incluso ms que los medios tradicionales (radio y tv) La reputacin del Instituto depende de una atencin adecuada a la ciudadana por estos medios, incluso si son crticas

2012

2013

2014

Fuente: http://trends.e-strategyblog.com/2012/05/06/global-social-media-growth-by-country-chart/337 http://trends.e-strategyblog.com/2012/05/06/global-social-media-growth-by-country-chart/337 http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-eng.aspx?id=12316&section=text Estudio de consumo de medios digitales entre internautas mexicanos

150

B. Diagnstico Hallazgo 4
Alto costo de supervisin

El diseo de la estructura no est alineado a tendencias de modernizacin que instan a una ampliacin de los tramos de control
Perspectiva
Administracin de la estructura de gestin

Tendencia
Acotacin de niveles jerrquicos mediante la redefinicin de responsabilidades para alcanzar una entrega oportuna de servicios

Volumen
Nmero de Mandos Medios y Superiores
T O T A L R A T I O S T O T A L

Costos
Costo de la Estructura de Gestin

Resultados
Mayor enfoque en resultados Estructura de gestin oportuna y eficiente Mayor interaccin entre reas Acercamiento de servicios a destinatarios finales

Responsabilidad
CNCS

Tramos de Control

R A T Costo de Supervisin

O S

Tramo de Control
DIRECCIN DE ANLISIS Y EVALUACIN

Coordinacin Nacional de Comunicacin Social

1:0

1:2

1:3

1:4

1:5

DIRECCIN DE INFORMACIN
1:0

1:1

1:2

1:4

1:5

DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO

1:0

1:1

1:2

1:5

152

Los roles de subdirector y jefe de departamento no estn claramente definidos por lo que el costo de supervisin es elevado
Nivel Normativo Diseo Monitoreo Ejecucin NC Costeo (mdp*)

1 2
Central

Coordinador Nacional

$ 2.5

Director
Coordinador Tcnico Subdirector Jefe de Departamento Supervisores Coordinadores de Comunicacin Social

2
1 9 11 1 32 57

$ 3.6
$ 1.0 $14.9 mdp $ 8.5 $ 6.4 $ 0.4 $6.8 $29.2

3 4 6

Desconcentrado

7 8

Costo de Supervisin
2.42

2.50
2.00 1.50 1.00 0.50 0.00 0.39 0.46
Subdirector
Coordinador Nacional Director

2.50
2.00
DIRECCIN DE ANLISIS Y EVALUACIN

2.42 1.83

1.31
= 1.05

1.50 1.00 0.50 0.00

= 1.05

Coordinador

0.81

DIRECCIN DE INFORMACIN

DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO

El exceso de supervisin y la existencia de tramos de control tan reducidos genera falta de apoderamiento de los resultados obtenidos en la operacin, as como oportunidades de eficiencias en trminos de niveles de la jerarqua y nmero de supervisores. Existe un ahorro potencial por hacer esto, de hasta por 5 mdp.

Fuente: Manual de Organizacin 2009 y Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

153

C. Resumen de Hallazgos e Impactos

Resumen de Hallazgos
Conclusiones por hallazgo
1. La restructura de procesos, alineacin de mecanismos de comunicacin y concentracin de actividades ejecutadas en otras reas, permitir a la CNCS una comunicacin externa integral profesionalizada; y una comunicacin interna consistente con mecanismos de retroalimentacin. 2. La reubicacin de recursos de Produccin de la DEPPP hacia la CNCS, beneficiara a ambas reas; al focalizar las actividades de la DEPPP a procesos sustantivos de financiamiento, monitoreo y pautado, y a la CNCS la dotara de infraestructura tecnolgica y de recursos humanos que hara la operacin ms eficiente. 3. La CNCS aunque contempla dentro de su estructura a personal dedicado exclusivamente al monitoreo y emisin de mensajes en las redes sociales, se ver rebasado en los prximos aos, debido al crecimiento acelerado de volmenes de informacin. Es necesario para la reputacin del IFE atender crticas y orientar a la poblacin por este medio, ya que actualmente no se hace. 4. El IFE no cuenta con estructuras organizacionales modernas, ya que tienen un alto costo de supervisin, y los tramos de control son demasiado cortos. Es necesario replantear la estructura para incrementar la eficiencia y reducir costos.

155

D. Anexos

Coordinacin Nacional de Comunicacin Social


Colaboradores: 27
MS

Nivel Coordinador Nacional Secretario Particular Coordinador

NC 1 1 1 2 7 15
27

27

26
25 24 23 22

1 2

Honorarios Eventuales

Honorarios Permanentes

MM

Director Subdirector Jefe de Departamento


TOTAL

24

Administrativa

HC Tipo de Contratacin
$2.57 $7.58 $1.23 $1.02

Costo de la Estructura
DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO DIRECCIN DE INFORMACIN DIRECCIN DE ANLISIS Y EVALUACIN
$-

$3.92

Coordinador Nacional Secretario Particular Coordinador

$5.27 $3.68

$5.56
$1.00 $2.00 $3.00 $4.00 $5.00 $6.00

Director $7.47

Costo de Supervisin
2.50 2.00 1.50 1.00 0.50
Subdirector

Nota: Cifras en millones de pesos (mdp)


2.42

2.42

2.50 2.00
DIRECCIN DE ANLISIS Y EVALUACIN

1.83

Coordinador Nacional

Director

1.31
= 1.05
Coordinador

1.50 1.00 0.50 0.00

= 1.05

0.81

0.00

0.39

0.46

DIRECCIN DE INFORMACIN

DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

157

Coordinacin Nacional de Comunicacin Social


Tramo de Control
Coordinacin Nacional de Comunicacin Social
DIRECCIN DE ANLISIS Y EVALUACIN
1:0

1:2

1:3

1:4

1:5

DIRECCIN DE INFORMACIN
1:0

1:1

1:2

1:4

1:5

DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO

1:0

1:1

1:2

1:5

Resumen
Tramo de Control
Nivel Coordinador Nacional Coordinador COORDINACIN NACIONAL DE COMUNICACIN SOCIAL Director Subdirector Secretario Particular Jefe de Departamento NC Total NC 1 1 2 7 1 15 27 Presupuesto Total Anual $ 2.57 $ 1.02 $ 3.68 $ 7.47 $ 1.23 $ 8.40 $ 24.36 Promedio 1:5 1:1 1:4 1:1 Min 1:5 1:1 1:4 1:0 Max 1:5 1:1 1:4 1:2

Detalle
DIRECCIN DE ANLISIS Y EVALUACIN Total Director DIRECCIN DE INFORMACIN Total Subdirector Jefe de Departamento Director Subdirector Jefe de Departamento 1 3 8 12 1 4 5 10 1 1 1 2 5 $ 1.84 $ 3.20 $ 4.49 $ 9.52 $ 1.84 $ 4.27 $ 2.91 $ 9.02 $ $ $ $ $ 2.57 1.02 1.23 1.00 5.82 1:5 1:1 1:5 1:1 1:5 1:1 1:4 1:1 1:4 1:1 1:4 1:2 1:4 1:2 1:4 1:2 1:4 1:2

DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO

Coordinador Nacional Coordinador Secretario Particular Jefe de Departamento

Total

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

158

Dotando a la CNCS de funciones estratgicas y operativas, se genera la alineacin entre las estrategias de comunicacin y difusin fortaleciendo la imagen del IFE

Optimizacin Estratgica Traslado de reas DECEYEC Mejores Prcticas

Optimizacin Operativa Reubicacin de recursos Redefinir procesos y prcticas

Alineacin de Difusin y Comunicacin

CNCS

Generacin de estrategia de comunicacin interna

Mejora en atencin a medios

Com. Externa Efectiva

Especializacin del rea

Difusin de mensajes internos clave

Com. Interna Ideal

Evaluacin de comunicacin interna

Optimizacin de recursos Mejor capacidad analtica

Alineacin de las reas internas del IFE

Comunicacin externa Integral y profesionalizada

Comunicacin interna consistente con mecanismos de retroalimentacin

Identidad Corporativa del IFE Fortalecida internamente y hacia la ciudadana

159

Mapa Estratgico CNCS 2015


Vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional
SC3.Ampliar y mejorar la interaccin con la Sociedad

Usuarios

Ofrecer polticas y lineamientos institucionales en materia de comunicacin social

Proporcionar informacin y responder a las necesidades de comunicacin de los diversos usuarios oportunamente

Brindar programas y estrategias oportunas de comunicacin social

Garantizar la homogeneidad en la imagen y mensajes institucionales

Homogeneizar el mensaje institucional en rganos desconcentrados

Comunicar eficiente y oportunamente

Procesos
Mantener debidamente informados a los altos funcionarios del instituto para una mejor toma de decisiones Mejorar las estrategias de comunicacin social

Innovacin y transformacin institucional

Implantar planes de capacitacin y mecanismos de seleccin de personal acordes a las funciones del rea

Consolidar una cultura de servicio, tica, compromiso y mejora

Contar con una infraestructura tecnolgica de vanguardia

Impulsar una restructuracin organizacional integral

Promover la modernizacin de los espacios fsicos

160

VI. Diagnstico organizacional DECEYEC

A. Entendimiento

Para el anlisis de DECEYEC, se obtuvo informacin de documentos existentes y de entrevistas con los principales funcionarios del rea y de algunas vocalas (1/2)
Documentos Analizados Nombre
Manual de Organizacin General 2009 Cdigo Federal de Instituciones y Procesos Electorales Reglamento Interior del IFE Estrategia Nacional de Educacin Cvica 2010-2015

Descripcin
Descripcin de puesto asignadas por cada unidad responsable

Normas constitucionales poltico electorales


Reglamento interno de trabajo Acciones institucionales para el diseo y desarrollo de una poltica pblica de alcance nacional, enfocada en la formacin de la ciudadana

Plantilla proporcionada por el Instituto, Abril 2013


Material de Capacitacin Electoral en Elecciones 2006 y 2012 Evaluacin de la Estrategia de Capacitacin y Asistencia Electoral Mapas Estratgicos de las URs

Presupuesto total anual de la plaza


Materiales de apoyo para la capacitacin electoral de los funcionarios de casilla Evaluacin del proceso electoral del 2011-2012 Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional

Entrevistas Nombre
1 2 3 4 5 Mtro. Luis Javier Vaquero Ochoa Lic. Claudia Gabriela Garca Lic. Sergio Santiago Galvn

rea
Director Ejecutivo de Capacitacin Electoral y Educacin Cvica Director de Difusin y Campaas Institucionales Director de Educacin Cvica y Participacin Ciudadana

Lic. Mara Melisa Guerra


Lic. Mara Elena Cornejo Esparza

Director de Seguimiento y Evaluacin de Programas


Director de Capacitacin Electoral

163

Para el anlisis de DECEYEC, se obtuvo informacin de documentos existentes y de entrevistas con los principales funcionarios del rea y de algunas vocalas (2/2)
Taller Juntas Locales Vocala
1 2 3 4 5 6 7 8 9 DEOE DERFE Secretario Local Ejecutivo Local

Nombre
Lic. Pablo Sergio Aispuro Crdenas

Estado
San Luis Potos

Lic. Mara Magdalena Prez Ortiz


Lic. Alejandro Gmez Garca Mtro. Ignacio Meja Lpez Ing. Liliana Martnez Hugo Benjamn Zamora Solorzano Lic. Josu Cervantes Martnez Jorge Anaya Lechuga Martn Gonzlez Muoz

Baja California
Chihuahua Edo. De Mxico Tamaulipas Tlaxcala DF Chiapas Nuevo Len

DECEYEC

Taller Juntas Distrital Vocala


1 Ejecutivo Distrital 2 3 DEOE 4 5 6 7 8 DECEYEC Teresa Galvn Barragn. Ing. Filemn Sacramento Gmez Montes Ing. Mara Isabel Aguilar Snchez Lorena del Socorro Garca Chvez Elodia Susana Flores Xelhuantzi JD 03, Zihuatanejo, Guerrero JD 11, Pnjamo, Guanajuato JD 02, Lagos de Moreno, Jalisco JD 09, Chihuahua JD 02,Tlaxcala Fortino Rubn Prez Vendrell, Miguel ngel Garca Onofre JD 01, Cd. Altamirano, Guerrero JD 14,Izcar de Matamoros, Puebla

Nombre
Jos Efran Morales Jurado

Estado
JD 13,Valle de Santiago, Guanajuato

DERFE

164

Las funciones de la DECEYEC vienen determinadas en el artculo 41.3 de la Constitucin y tiene su mandato especfico en COFIPE, entre otras normas
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos
Articulo 41: III. El Instituto Federal Electoral tendr a su cargo, en forma integral y directa, entre otras, las actividades relativas a la capacitacin y a la educacin cvica.

COFIPE
a) Contribuir al desarrollo de la vida democrtica c) Integrar el Registro Federal de Electores Art. 105 g) Llevar a cabo la promocin del voto y coadyuvar a la difusin de la educacin cvica y la cultura democrtica

Atribuciones especficas COFIPE - DECEYEC

Art. 105
rea
Direccin Ejecutiva de Capacitacin Electoral y Educcin Cvica

Art. 132

a) c) g) h) a) b) c) d) e) f) g)

Fungir como la autoridad nica para la administracin h) del tiempo que corresponda al Estado en la radio y televisin destinado a los objetivos propios del Instituto

Elaborar y proponer los programas de educacin cvica a) y capacitacin electoral que desarrollen las juntas locales y distritales ejecutivas Coordinar y vigilar el cumplimiento de los programas a b) que se refiere el inciso anterior Preparar el material didctico y los instructivos c) electorales Orientar a los ciudadanos para el ejercicio de sus d) derechos y cumplimiento de sus obligaciones polticoelectorales Llevar a cabo las acciones necesarias para exhortar a los ciudadanos que no hubiesen cumplido con las e) obligaciones establecidas en el presente cdigo, en particular las relativas a inscribirse en el Registro Federal de Electores y las de voto, a que lo hagan
f) g) Asistir a las sesiones de la Comisin de Capacitacin Electoral y Educacin Cvica slo con derecho de voz Acordar con el secretario ejecutivo los asuntos de su competencia

Direccin de Difusin y Campaas Institucionales Direccin Cvica y Participacin Ciudadana Direccin de Capacitacin Electoral Direccin de Seguimiento y Evaluacin de programas

Art. 132

Fuente: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos y COFIPE

165

DECEYEC tiene tres grandes objetivos especficos del rea, que emanan de la ENEC*, a travs de los cuales contribuye al logro de la misin y visin del Instituto

IFE

Misin

Visin

Objetivos

Contribuir en el conjunto de la sociedad a la formacin de ciudadanos aptos para vivir en democracia, mediante la instrumentacin de programas institucionales encaminados a fomentar la participacin ciudadana en los espacios pblicos, en forma libre, crtica, informada, consciente y responsable de sus derechos y obligaciones; a divulgar los valores democrticos de libertad, igualdad, tolerancia, respeto, dilogo, pluralismo, legalidad, solidaridad, corresponsabilidad y rendicin de cuentas entre gobernantes y gobernados, que promuevan a la democracia como forma de vida y de gobierno

Misin DECEYEC

2 Brindar a la ciudadana una efectiva capacitacin electoral y educacin cvica

Objetivos Especficos DECEYEC

Planear, coordinar y dirigir los programas de difusin y campaas institucionales, as como el diseo y produccin editorial institucional

Integrar mesas directivas de casilla con los ciudadanos sorteados para que reciban, cuenten y registren los votos electorales

Fuente: Entrevistas , Plan Integral del Proceso Federal Electoral, Mapas Estratgicos de las URs y ENEC 2011-2015

166

Actualmente DECEYEC tiene un proyecto de capacitacin y educacin democrtica del que derivan 4 proyectos especficos
Direccin Ejecutiva de Capacitacin Electoral y Educacin Cvica

Oficina de Relaciones Institucionales y Convenios

VD10100 1

Direccin de Capacitacin Electoral

Direccin de Educacin Cvica y Participacin Ciudadana


VD10100 VD10200 VD10300 VD30200

Direccin de Difusin y Campaas Institucionales


VD10100 VD10200 VD10300 VD30200

Direccin de Seguimiento y Evaluacin de Programas


VD10100

Proyecto
Capacitacin y educacin para el ejercicio democrtico de la ciudadana

Proyectos Especficos
1 2 3 4 VD10100 VD10200 VD10300 VD30200 Impulso de prcticas y polticas pblicas que favorezcan la construccin de ciudadana Generacin y socializacin de informacin sobre calidad de la ciudadana Educacin Cvica para la participacin ciudadana Difusin a travs de internet y redes sociales para Promover la cultura poltica democrtica

Fuente: Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el ejercicio 2013

167

DECEYEC ejecuta dos funciones sustantivas y una adjetiva generando servicios destinados a los SE/CAE, funcionarios de casilla, partidos polticos y ciudadana
Funcin / Proceso Servicio /Producto
Material electoral Reclutamiento CAE y SE Capacitacin Electoral Desarrollo de contenido Programacin de capacitacin Reclutamiento y seleccin de SE y CAE

Central

Local

Distrital

Cliente
SE / CAE

Funcionarios de casilla Simulaciones Talleres Planeacin, organizacin y seguimiento Vigilar la programacin y ejecucin Ejecucin de capacitacin electoral

Sustantivos

Partidos Polticos

Publicaciones/Libros Desarrollo de programas Educacin Cvica Spots Radio

Desarrollo de programas y contenidos

Desarrollo de programas Ejecucin y soporte de programas Ciudadanos

Ejecucin de programas Spots TV

Ejecucin de programas

Indicadores

Adjetivos

Monitoreo y control de proyectos

Objetivos Informes de actividades

Planeacin, coordinacin y seguimiento

DECEYEC

Actividad electoral Actividad continua


Fuente: Entrevistas y Plan Integral del Proceso Federal Electoral

168

DECEYEC se soporta en una estructura central de 118 funcionarios MS/MM y TO(1) y un costo de $63.7 mdp al ao para el cumplimiento de sus funciones
NC
Rama Total de MM y MS S Nombre del Puesto 10 MS Tipo de mando Total de TO

Costo Total
(mdp)

Central Juntas Locales Juntas Distritales

118 109 550

$63.7 $47.7 $238.0

19

Total

777

$349.4

Detalle de costos

NC 12
Servicio Profesional Administrativa Honorarios Permanentes Honorarios Eventuales

DECEYEC (Estructura de gestin) (2)

10 8 6 4 2 0
$5,692,778 $2,824,585 $1,722,012 $6,714,866 $2,300,588 $841,783 $9,598,145 $583,899 $6,116,528 $2,326,862 $385,434 $5,695,058
D. de Educacin Cvica y Participacin Ciudadana D. de Difusin y Campaas Institucionales D. de Seguimiento y Evaluacin de Programas

DECEYEC

D. de Capacitacin Electoral

Direccin y Apoyo Administrativo

Costo por rea* $44.80 % sobre costo total % sobre NC total 51


Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

$10.24 23% 25%

$9.86 22% 24%

$9.60 21% 22%


(1) (2) (3) (4)

$9.40 21% 18%

$5.70 13% 12%

Ppto anual promedio $282.8 mil por TO Incluye MM y MS PPTO Anual de la plaza en millones de pesos Staff de la direccin

169

La DECEYEC tiene en rganos Desconcentrados 659 colaboradores distribuidos en Vocalas Locales y Distritales con un costo aproximado de $285.7mdp
Nmero de colaboradores total OD: 659 109
Locales

Costo total OD: $285.7 mdp $47.74

550

Distritales

$238.00

600

400

200

$0.00

$50.00 $100.00 $150.00 $200.00 $250.00

MM TO

32
Locales

$34.10

77
300
Distritales

$13.60
$199.40

250 400 300 200 100 0 $0.00

$38.60 $50.00 $100.00 $150.00 $200.00 $250.00

Nmero de colaboradores total Central: 118 Nmero de colaboradores total OD: 659
Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

Costo total Central: $63.7 mdp Costo total OD: $287.4 mdp

170

B. Diagnstico

Se identificaron 5 hallazgos principales que ofrecen oportunidades de redistribuir recursos, consolidar algunas reas y descentralizar funciones
Direccin Ejecutiva de Capacitacin Electoral y Educacin Cvica

4
Oficina de Relaciones Institucionales y Convenios

1 2
Direccin de Capacitacin Electoral

Direccin de Educacin Cvica y Participacin Ciudadana

2 3

2
Direccin de Difusin y Campaas Institucionales

Direccin de Seguimiento y Evaluacin de Programas

Hallazgo 1 El Modelo de Operacin del rea no reconoce claramente el carcter temporal de la capacitacin electoral 2 Falta claridad en la asignacin y operacin de roles y responsabilidades en la estructura central y local de DECEYEC 3 Existe fragmentacin de procesos/reas que tienen un mismo producto / cliente 4

Descripcin En periodo no electoral la carga de trabajo baja considerablemente y la estructura actual no reconoce plenamente ese factor La estructura presenta un exceso en los niveles de supervisin, especialmente a nivel central y tramos de control cortos que representan una excesiva divisin del trabajo La funcin de educacin cvica se encuentra fraccionada en las actividades de diseo de la estrategia y produccin de spots y materiales Algunas funciones de DECEYEC (Convenios y Vinculacin) se realizan tambin en CDD y CAI La Dir. de Seguimiento y Evaluacin de Programas realiza funciones distintas a las de seguimiento y evaluacin (proyectos de gnero y no discriminacin)

Oportunidades Redistribucin de los recursos para acomodarlos a la temporalidad de las cargas de trabajo y a un modelo organizacional que claramente responda a la estacionalidad del rea Oportunidades de modernizar la estructura a travs de la reduccin de niveles y tramos de control generando ahorros para el IFE

Consolidacin del proceso y redistribucin de los recursos asociados

Posibilidad de sinergia de funcin de convenios y vinculacin con otras direcciones del Instituto
El rea de Seguimiento y Evaluacin no ejerce sus funciones

Redefinicin de las funciones y redistribucin de los recursos de una manera eficiente

Redefinicin de la razn de ser del rea y asignacin de recursos y funciones de manera correspondiente

Consolidacin

Modernizacin

Redistribucin de recursos

172

B. Diagnstico - Hallazgo 1
El Modelo de Operacin del rea no reconoce claramente el carcter temporal de la capacitacin electoral

El proceso de capacitacin electoral tiene actividades recurrentes en cada ciclo electoral y actividades contratadas especficamente para periodo electoral
2011
Director Capacitacin Electoral
Cambios al proceso electoral Reuniones de trabajo con consejeros y partidos polticos

2012
Aprobacin de material didctico y software Supervisin de proceso electoral

2013
Evaluacin de proceso electoral

Tctico

Direccin Capacitacin Electoral

Elaboracin de contenido de material didctico y software

Reclutamiento de SE y CAE Supervisin de proceso electoral

Diseo de cuestionarios Logstica talleres Anlisis de resultados de Talleres

Juntas Locales Juntas Distritales

Reclutamiento de SE y CAE Supervisin de jornada electoral Integracin mesas de casilla

Participacin en Taller Evaluacin de proceso electoral

Ejecucin

SE CAES

Visita a domicilio ciudadanos sorteados Capacitacin a funcionarios de casilla

Participacin en Taller

Funcionarios de Casilla

Capacitacin (1 da) Jornada Electoral

Participacin en Taller

Actividad recurrente en cada ciclo electoral Actividad subcontratada

174

El 75% del tiempo de Capacitacin Electoral se dedica a actividades de evaluacin e incorporacin de elementos para proceso electoral ex ante y expost
2011 Actividades de la Direccin de Capacitacin Electoral 2012 2013

9 10 11 12 1

9 10 11 12 1

9 10 11 12

PERIODO PRE ELECTORAL


Preparacin de cambios al proceso electoral Negociacin con consejeros aprobacin de cambios al proceso electoral Reuniones de trabajo con partidos polticos para mostrar cambios al proceso electoral Elaboracin de material de capacitacin y software Identificacin de juntas locales Seleccin de visitadores electorales Aprobacin de materiales para capacitacin electoral Supervisin de proceso de visita a domicilio a ciudadanos sorteados a ser funcionarios de casilla Logstica de capacitacin a funcionarios de casilla Logstica de evento de reconocimientos a funcionarios de casilla Diseo de cuestionario de evaluacin para supervisores Taller con funcionarios de casilla Taller con CAES Taller con vocales Anlisis de resultados de Talleres

PERIODO ELECTORAL

PERIODO POST ELECTORAL

JE

Costo $ 236 Tiempo 3 aos

$13.53 mdp

28%

$201.56mdp 25%

$20.91 mdp

47%
Actividades de evaluacin e incorporacin de elementos de evaluacin Proceso electoral

Fuente: Entrevistas, Plan Integral del Proceso Federal Electora, Evaluacin de la estrategia de capacitacin y asistencia electoral en materia de capacitacin electoral y Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

175

B. Diagnstico - Hallazgo 2
Falta claridad en la asignacin y operacin de roles y responsabilidades en la estructura central y local de DECEYEC

Por otra parte, falta claridad en la asignacin y operacin de roles y responsabilidades en la estructura central, local y distrital de DECEYEC
Rol Local
Coordinar, ejecutar, (Ajustar programas) Difusin y supervisin Coordinar, verificar, ejecutar Monitoreo y soporte
Acompaamiento y verificacin de la normatividad

Central
Educacin Cvica Campaas Institucionales Normar, diseo y produccin Disear y supervisar Normar, disear y coordinar Normar, disear y coordinar Normar Normar, disear, seguimiento Disear, desarrollar, distribuir, consolidar

Distrital
Ejecutar de programas, (Ajustar programas) Diseo, Difusin y comprobacin

Proceso/Funcin

Capacitacin electoral Integracin de mesas de casilla Reclutamiento Sistemas Informticos Evaluacin

Ejecutar
Ejecutar Seleccin Ejecutar Evaluar

Operar y coordinar Evaluar y coordinar

Costo de Supervisin
2.00 1.60 1.20 0.80 0.76 0.40 0.00 0.21 0.40 0.00
Director Ejecutivo Director Subdirector

2.00 1.60 1.20


=0.81
DIRECCIN DE CAPACITACIN ELECTORAL

DIRECCIN DE DIFUSIN Y CAMPAAS INSTITUCIONALES

DIRECCIN DE EDUCACIN CVICA Y LA PARTICIPACIN CIUDADANA

DIRECCIN DE SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS, EVALUACIN Y APOYO TCNICO

1.09

1.31

0.80 0.66

0.94 0.75
Duplicidad con CNCS

=0.81

Duplicidad entre roles internos

Fuente Entrevistas y Taller Juntas Locales y Distritales

177

Asimismo, el diseo de la estructura no est alineado a tendencias de modernizacin que instan a una clara reduccin de los tramos de control
Perspectiva Tendencia
Acotacin de niveles jerrquicos mediante la redefinicin de responsabilidades para alcanzar una entrega oportuna de servicios Administracin de la estructura de gestin Volumen Nmero de Mandos Medios y Superiores
T O T A L
R A T I O S

Resultados
Mayor enfoque en resultados Estructura de gestin oportuna y eficiente Mayor interaccin entre reas Acercamiento de servicios a destinatarios finales

Costos
T O T A L
R A T I O S

Costo de la Estructura de Gestin

Alineacin a la tendencia
DECEYEC 1:3
Alineacin alta Alineacin media

Tramos de Control

Costo de Supervisin

Poca alineacin

Alineacin baja

Tendencia tramo de control

Direccin Ejecutiva de Capacitacin Electoral y Educacin Cvica

DIRECCIN DE CAPACITACIN ELECTORAL

1:0

1:3

1:5

1:7

1:14

DIRECCIN DE DIFUSIN Y CAMPAAS INSTITUCIONALES

1:0

1:1

1:3

1:14

1:6

DIRECCIN DE EDUCACIN CVICA Y LA PARTICIPACIN CIUDADANA DIRECCIN DE SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS, EVALUACIN Y APOYO TCNICO DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO

1:0

1:2

1:3

1:14

1:0

1:1

1:3

1:4

1:14

1:0

1:4

1:12

1:14

178

Los roles que realizan los subdirectores y jefes son muy similares y permiten reducir el nmero de niveles jerrquicos, generando un ahorro de 10.5 Mdp
Monitoreo y Control

Nivel

Normativo

Diseo

Ejecucin

NC 1 4 10 29

Costeo (mdp) $3.2 $9.2 $10.5 $16.3

1
Central

Director Ejecutivo Director Subdirector Jefe de Departamento

2 3 4

$27.9 Mdp

Local / distrital

5 6

Vocal Local
Vocal Distrital

109
550 703

$47.74
$238.03 $324.97

El exceso de supervisin y la existencia de tramos de control tan reducidos genera falta de apoderamiento de los resultados obtenidos en la operacin, as como oportunidades de eficiencias en trminos de niveles de la jerarqua y nmero de supervisores Existe la posibilidad de sinergia en las actividades de los vocales locales y distritales en los roles de diseo, monitoreo y control

Actual NC Costo
Mdp

Potencial 34 $28.7

Ahorros 10 $10.5

44 $39.2

Fuente: Manual de Organizacin 2009 y Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

179

B. Diagnstico - Hallazgo 3
Existe fragmentacin de procesos/reas que tienen un mismo producto / cliente

El proceso electoral puede tomar un enfoque ms estratgico y de mayor visin en una posibilidad de sinergia
1 3
Proceso y visin Integral Preparacin Electoral Proceso Integral Electoral Ejecucin Evaluacin Electoral

Objetivo
Asegurar la realizacin de las elecciones federales a travs de la preparacin eficaz y oportuna de la ubicacin e instalacin de las casillas electorales y brindar a la ciudadana una efectiva capacitacin electoral Garantizar el diseo, produccin y distribucin de materiales y documentacin electoral Realizar el conteo electoral, llevar y difundir las estadsticas Apoyar la integracin y funcionamiento de las juntas ejecutivas y consejos locales y distritales, a travs de lineamientos y la contratacin de personal para la realizacin de sus funciones

Mismo Objetivo

Proceso Electoral Planeacin Organizacin Electoral Planeacin Capacitacin Electoral Ejecucin Organizacin Electoral Ejecucin Capacitacin Electoral Ejecucin Organizacin Electoral Ejecucin Capacitacin Electoral

Proceso y visin Dividida

181

La funcin de desarrollo de contenidos se duplica en el IFE y el proceso de educacin cvica est fraccionado y presenta ahorros potenciales de $2.3 mdp
Objetivo
Promover la participacin ciudadana, a travs de la difusin, para incentivar su participacin en el proceso electoral y en la vida democrtica

Educacin Cvica
Diseo de la estrategia
D. De Educacin Cvica y Participacin Ciudadana

Desarrollo de contenido

Ejecucin de actividades

Produccin de materiales

Difusin

NC

Costeo
(mdp)

Central

12

$9.86 $2.3

D. de Difusin y Campaas Institucionales CDD

11

$ 9.6

Desconcentrados

Junta Local DECEYEC

109

$ 47.74

Junta Distrital DECEYEC

550

$238.03

719

$305.2

Existe oportunidad de concentrar el proceso de Educacin Cvica (estrategia, ejecucin y produccin) en una sola direccin y evitar duplicidad en el desarrollo de contenidos entre nivel Central y Juntas Locales y Distritales El Centro de Desarrollo Democrtico realiza funciones de educacin cvica sin sincrona con DECEYEC
Fuente: Entrevistas, Plan Integral del Proceso Federal Electoral y Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

182

B. Diagnstico - Hallazgo 4
Posibilidad de sinergia de funcin de convenios y vinculacin con otras direcciones del Instituto

Las actividades de convenios y vinculacin con Instituciones de DECEYEC, CDD y CAI muestran sinergias entre s con ahorros potenciales de hasta $1.9 mdp
rea
Jefe de Oficina de Convenios

Objetivo
Establecer bases de colaboracin para la realizacin de proyectos y trabajos conjuntos en materia de docencia, investigacin, difusin de la cultura, asesora y apoyo tcnico, coedicin de materiales y otros beneficios, en los mbitos electoral, educacin cvica, cultura de la legalidad, valores democrticos y temas afines

Nivel de convenios

DECEYEC $882 mil

$2.1

CDD $1.9mdp

Coordinacin Acadmica

Establecer las bases y los mecanismos de colaboracin acadmica entre las Instituciones y el IFE en materia de formacin, capacitacin y actualizacin, a travs de la organizacin de cursos, seminarios, conferencias y talleres

CAI $3.5 mdp

Vinculacin y Cooperacin Internacional

Identificar y promover proyectos y programas de intercambio, de cooperacin, de . consulta y de asistencia tcnica; tanto a nivel bilateral, como multilateral.

Tipos de convenios Universidades Instituciones Acadmicas Organizaciones Civiles Organizaciones Electorales Centro de Investigaciones

DECEYEC

CDD

CAI

Partidos Polticos
Organismos Pblicos

Alto Medio Bajo

Fuente: Lista de convenios DECEYEC, CDD y CAI y Plan Integral del Proceso Federal Electoral

184

B. Diagnstico - Hallazgo 5
El rea de Seguimiento y Evaluacin no ejerce sus funciones

Por ltimo, la Direccin de Evaluacin y Seguimiento no ejerce sus funciones propias, presenta un tramo de control 1:1 y debe ser reconsiderada
Tramo de control 1:1

Actividades
$ 2.3
Direccin de Evaluacin y Seguimiento Dar seguimiento y evaluacin de programas a cargo de la DECEYEC y rganos desconcentrados Definir indicadores del rea y dar seguimiento a su cumplimiento Subdireccin de Evaluacin y Seguimiento

En Manual de Organizacin

Fuera del Manual de Organizacin

$1.65 $1

Proponer alternativas para elevar la eficiencia y eficacia

$2.4
Jefe de Departamento $ 5.7 mdp

Atencin en actividades y proyectos en materia de gnero y no discriminacin

La Direccin no tiene el poder para evaluar el cumplimiento de los programas de sus pares y de los rganos desconcentrados La definicin de indicadores del rea y el seguimiento de su cumplimiento se realiza en conjunto con la UTP y las otras Direcciones de DECEYEC Lo anterior ha posibilitado que se le asignen actividades/proyectos adicionales que no estn relacionados con la funcin de Evaluacin y Seguimiento No existe diferenciacin prctica en la profundidad y naturaleza de las funciones que ser realizan en cada nivel

Fuente: Entrevistas y Manual de Organizacin 2009

186

C. Resumen de Hallazgos e Impactos

A travs del anlisis de los 5 hallazgos identificados podemos concluir:

Conclusiones por hallazgo


1. DECEYEC es un rea que tiene bajo su encargo actividades estacionales relacionadas directamente con la capacitacin de las elecciones, lo cual no est vindose reflejado en su estructura central 2. Los tramos de control del rea son en promedio de 1:3 y muestra falta de claridad en la asignacin y operacin de roles y responsabilidades en la estructura central y local de DECEYEC 3. La funcin de educacin cvica se encuentra fraccionada en las actividades de diseo de la estrategia y produccin de materiales. Presenta posibilidad de ahorro de un director de rea 4. Las funciones de convenios y vinculacin cuentan con posibilidad de sinergia entre direcciones fuera de DECEYEC 5. La Direccin de Planeacin y Seguimiento presenta oportunidades de ahorro debido a su tramo de control 1:1 y a sus actividades realizadas

188

Resumen de Impactos
NC Impactado por Oportunidad
Modernizacin Redistribucin de recursos Consolidacin

Situacin actual rea


D. de Capacitacin Electoral *

NC 13

Costo mdp $10.24 $2.82

NC Impactado $7.42 3

Ahorro Potencial $3.0

D. de Educacin Cvica y Participacin Ciudadana

12

$9.86

$9.86

$4.36

D. De Difusin y Campaas Institucionales

11

$9.6

$9.6

$4.35

D. De Seguimiento y Evaluacin de programas

$5.7

$5.7

$1.06

Oficina de Relaciones Institucionales y Convenios

.882

$.882

12

$12.7mdp

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

189

D. Anexos

1. Supuestos

A continuacin se presentan los supuestos relacionados a los hallazgos para identificar los ahorros potenciales
No. Hallazgo
Los tramos de control del rea son en promedio 1:3 y muestra falta de claridad en la asignacin y operacin de roles y responsabilidades en la estructura central y local

Supuesto
Sinergia en las actividades de diseo, monitoreo y control y ejecucin, suprimiendo un nivel organizacional (Nivel 3-Subdirector)

La funcin de educacin cvica se encuentra fraccionada en las actividades de diseo de la estrategia y produccin de materiales.

Promedio del costo de los directores de educacin cvica y difusin de campaas institucionales

Las funciones de convenios y vinculacin cuentan con posibilidad de sinergia entre direcciones fuera de DECEYEC

Sinergia de las actividades de convenios y vinculacin acadmica del CDD, CAI y DECEYEC. Se considera el promedio del costo de las 3 reas

La Direccin de Planeacin y Seguimiento presenta oportunidades de ahorro debido a su tramo de control 1:1 y a sus actividades realizadas

Sinergia de las actividades del director y subdirector, eliminando un nivel organizacional. Se considera el promedio del costo entre ambos puestos

192

2. Soporte estratgico

Mapa estratgico DECEYEC 2015


Vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional

ME1. Incrementar la eficiencia de los procesos sustantivos

ME3. Incrementar la cobertura, servicios y calidad de la atencin ciudadana

IT2. Implantar una nueva cultura laboral

Fortalecer el desarrollo de la cultura poltica-democrtica en Mxico

Usuarios

Perfeccionar los procedimientos para mejorar el desempeo de los funcionarios de mesas directivas de casilla

Optimizar la instrumentacin de los programas y proyectos de educacin cvica y participacin ciudadana

Impulsar el fortalecimiento de una poltica de institucionalizacin y transversalizacin de igualdad sustantiva

Mejorar la implementacin de la estrategia de difusin

Impulsar una visin estratgica de la poltica editorial

Procesos
Fomentar una cultura de trabajo en equipo y de actitud de servicio
Contar con tecnologa eficaz y adaptada a las necesidades de la operacin Optimizar los servicios administrativos Implementar la nueva estrategia de seguimiento y evaluacin Disponer de espacios adecuados y seguros

Innovacin y transformacin institucional

Contar con personal competente

194

3. Anlisis de tramos de control y costo de supervisin

Direccin Ejecutiva de Capacitacin Electoral y Educacin Cvica


Resumen
Tramo de Control
Nivel Director Ejecutivo Director Subdirector Jefe de Departamento Asesor NC 1 4 11 31 4 51 Presupuesto Total Anual $ 3.20 $ 9.20 $ 11.71 $ 17.52 $ 3.17 $ 44.80 Promedio 1:12 1:3 1:2 1:0 Min 1:12 1:1 1:0 1:0 Max 1:12 1:4 1:7 1:4

DIRECCIN EJECUTIVA DE CAPACITACION ELECTORAL Y EDUCACIN CIVICA NC Total

Detalle
DIRECCIN DE CAPACITACIN ELECTORAL Total Director Subdirector Jefe de Departamento 1 3 9 13 1 3 7 11 1 3 8 12 1 1 4 6 1 4 1 3 9 $ 2.30 $ 3.01 $ 4.93 $ 10.24 $ 2.30 $ 3.21 $ 4.09 $ 9.60 $ 2.30 $ 3.21 $ 4.35 $ 9.86 $ 2.30 $ 1.06 $ 2.33 $ 5.70 $ 3.20 $ 3.17 $ 1.23 $ 1.82 $ 9.41 1:4 1:5 1:1 1:3 1:2 1:0 1:3 1:3 1:0 1:1 1:4 1:0 1:12 1:3 1:0 1:4 1:3 1:0 1:3 1:1 1:0 1:3 1:2 1:0 1:1 1:4 1:0 1:12 1:0 1:0 1:4 1:7 1:4 1:3 1:3 1:0 1:3 1:3 1:0 1:1 1:4 1:0 1:12 1:3 1:0

DIRECCIN DE DIFUSIN Y CAMPAAS INSTITUCIONALES


Total DIRECCIN DE EDUCACIN CVICA Y LA PARTICIPACIN CIUDADANA Total DIRECCIN DE SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS, EVALUACIN Y APOYO TCNICO Total DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO Total

Director Subdirector Jefe de Departamento


Director Subdirector Jefe de Departamento Director Subdirector Jefe de Departamento Director Ejecutivo Asesor Subdirector

Jefe de Departamento

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

196

Direccin Ejecutiva de Capacitacin Electoral y Educacin Cvica


Colaboradores: 51
Nivel MS NC

Director Ejecutivo Director Asesor

1 4 4 11 31
51

40 20

1 8 20

Honorarios Eventuales Honorarios Permanentes Administrativa

MM

Subdirector Jefe de Departamento


TOTAL

22 0

Servicio Profesional

HC Tipo de Contratacin

Costo de Estructura
$5.70
DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO DIRECCIN DE DIFUSIN Y CAMPAAS INSTITUCIONALES DIRECCIN DE EDUCACIN CVICA Y LA PARTICIPACIN CIUDADANA DIRECCIN DE CAPACITACIN ELECTORAL

$3.17 $9.41 $9.60 $9.86 $10.24 $17.52 $11.71 $9.20

Director Director Ejecutivo $3.20 Jefe de Departamento

Subdirector

$-

$2.00 $4.00 $6.00 $8.00 $10.00$12.00

Costo de Supervisin
2.00 1.60
Director Ejecutivo

Nota: Cifras en millones de pesos (mdp)


DIRECCIN DE DIFUSIN Y CAMPAAS INSTITUCIONALES DIRECCIN DE EDUCACIN CVICA Y LA PARTICIPACIN CIUDADANA DIRECCIN DE SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS, EVALUACIN Y APOYO TCNICO

2.00
Director Subdirector

1.60 1.20

DIRECCIN DE CAPACITACIN ELECTORAL

1.20
0.80

1.09

1.31

0.76 0.40 0.00 0.21

=0.81

0.80 0.40 0.00 0.66

0.94 0.75

=0.81

197

Direccin Ejecutiva de Capacitacin Electoral y Educacin Cvica

Tramo de Control
DIRECCIN DE CAPACITACIN ELECTORAL

Direccin Ejecutiva de Capacitacin Electoral y Educacin Cvica

1:0

1:3

1:5

1:7

1:14

DIRECCIN DE DIFUSIN Y CAMPAAS INSTITUCIONALES

1:0

1:1

1:3

1:14

DIRECCIN DE EDUCACIN CVICA Y LA PARTICIPACIN CIUDADANA

1:0

1:2

1:3

1:14

DIRECCIN DE SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS, EVALUACIN Y APOYO TCNICO

1:0

1:1

1:3

1:4

1:14

DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO

1:0

1:4

1:12

1:14

198

4. Detalle de Costos

Resumen de costos del proceso de capacitacin electoral


Proceso Actividad Preparacin de cambios al proceso electoral Negociacin con consejeros aprobacin de cambios al proceso electoral Reuniones de trabajo con partidos polticos para mostrar cambios al proceso electoral Elaboracin de material de capacitacin y software TOTAL Identificacin de juntas locales Seleccin de visitadores electorales Aprobacin de materiales para capacitacin electoral Supervisin de proceso de visita a domicilio a ciudadanos sorteados a ser funcionarios de casilla Logstica de capacitacin a funcionarios de casilla Logstica de evento de reconocimientos a funcionarios de casilla TOTAL Diseo de cuestionario de evaluacin para supervisores Taller con funcionarios de casilla Taller con CAES Taller con vocales Anlisis de resultados de Talleres TOTAL COSTO TOTAL Duracin de Duracin por Costo Annual Involucrados proceso (mes) involucrado mdp Costo Total mdp

MM y MS 11 TO

11

$10.24

$9.39

Incorporacin de elementos de evaluacin

11

$4.52

$4.14

$13.53 MM y MS 9 $110.24 $7.68

TO
9 JL

$4.52

$3.39

Proceso electoral

$47.7

$31.80

JD

$238.03

$158.69

$201.56
MM y MS 17 TO 17 $4.52 $6.40 $20.91 $236 17 $10.24 $14.51

Evaluacin de proceso electoral

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

200

Resumen de costos del proceso de capacitacin electoral con CAE y SE


Proceso Actividad Preparacin de cambios al proceso electoral Negociacin con consejeros aprobacin de cambios al proceso electoral Reuniones de trabajo con partidos polticos para mostrar cambios al proceso electoral Elaboracin de material de capacitacin y software TOTAL Identificacin de juntas locales Seleccin de visitadores electorales Aprobacin de materiales para capacitacin electoral Supervisin de proceso de visita a domicilio a ciudadanos sorteados a ser funcionarios de casilla Logstica de capacitacin a funcionarios de casilla Logstica de evento de reconocimientos a funcionarios de casilla TOTAL Diseo de cuestionario de evaluacin para supervisores Taller con funcionarios de casilla Taller con CAES Taller con vocales Anlisis de resultados de Talleres TOTAL COSTO TOTAL Duracin de Duracin por Costo Annual Involucrados proceso (mes) involucrado mdp Costo Total mdp

MM y MS 11 TO

11

$46.60

$42.72

Incorporacin de elementos de evaluacin

11

$19.70

$18.06

MM y MS TO JL 9

9 9 8

$46.60 $19.70 $47.7

$60.78 $34.95 $14.78 $31.80

Proceso electoral

JD
CAE SE

8
4 4

$238.03

$158.69
$382.40 $139.60

$762.22
MM y MS 17 TO 17 $19.70 $27.91 $93.93 $916.93 17 $46.60 $66.02

Evaluacin de proceso electoral

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

201

5. Identificacin de roles

Direccin de Capacitacin Electoral


Roles
Normatividad Disear Control Ejecucin
1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 7

Direccin de Capacitacin Electoral

Subdir. Desarrollo de Estrategias para la Capacitacin Electoral


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 7

Subdir. Desarrollo Pedaggico de la Capacitacin Electoral


1 8 15 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Subdireccin de Sistemas y Plataformas Informticas


1 8 2 9 3 10 4 11 5 6 7

Departamento de Diseo de Documentos Tcnico Normativos


1 8 2 9 3 10 4 11 5 6 7

Depto. de Mtodos y Contenidos para la Capacitacin Electoral


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Sistemas Informticos


1 8 2 9 3 4 5 6 7

Depto. de Diseo de Estrategias para la Capacitacin Electoral


1 8 2 9 3 4 5 6 7

Depto. de Contenidos y Didctica para la Capac. Electoral


1 8 2 9 3 10 4 5 6 7

Departamento de Informacin y Anlisis


1 8 2 3 4 5 6 7

Departamento de Vinculacin con rganos Desconcentrados


1 8 2 9 3 10 4 11 5 6 7 1 8

Departamento de Vinculacin Interinstitucional


2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Apoyo Operativo


1 8 2 3 4 5 6 7

203

Direccin de Educacin Cvica y Participacin Ciudadana


Roles
Normatividad Disear Control Ejecucin

Direccin de Educacin Cvica y Participacin Ciudadana


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Subdireccin de Informacin y Gestin del Conocimiento


1 8 2 9 3 10 4 5 6 7

Subdir. Desarrollo de Mtodos y Contenidos de Educacin Cvica


1 8 2 9 3 10 4 11 5 6 7

Subdireccin de Gestin y Operacin de Programas


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 7

Departamento de Investigacin y Produccin de Informacin


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7

Depto. de Desarrollo de Mtodos para Educacin Formal


1 2 3 4 5 6 7 1

Departamento de Programacin y Operacin de Programas


2 3 4 5 6 7

Departamento de Gestin del Conocimiento e Innovacin


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 7

Depto. de Desarrollo de Mtodos para Educacin No Formal


1 8 2 9 3 4 5 6 7

Depto. de Monitoreo y Evaluacin de Progr de rganos Desconconcentrados


1 2 3 4 5 6

Departamento de Diseo de Polticas de Colaboracin


1 8 2 9 3 4 5 6 7

Depto. de Desarrollo de Mtodos y Estra. de Participacin Democrtica


1 8 2 9 3 4 5 6 7

Depto. De Monitoreo y Eval. de Polticas de Colaboracin con Aliados Estratgicos


1 2 3 4 5 6

204

Direccin de Difusin y Campaas Institucionales


Roles
Normatividad Disear Control Ejecucin

Direccin de Difusin y Campaas Institucionales


1 8 15 2 9 16 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Subdireccin de Campaas Institucionales


1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 6 13 7 14

Subdireccin de Promocin y Divulgacin


1 8 15 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14 1 8

Subdireccin de Produccin Editorial


2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7

Depto. de Campaas de Ed. Cvica y Promo. de Particip. Ciudadana


1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Promocin y Divulgacin


1 8 2 9 3 10 4 5 6 7

Departamento de Produccin y Promocin Editorial


1 2 3 4 5 6 7

Departamento de Campaas del Registro Federal de Electores


1 8 15 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14 1 8

Departamento de Diseo Grfico


2 9 3 10 4 5 6 7

Departamento de Produccin y Medios


1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 1 8

Departamento de Correccin de Estilo


2 9 3 10 4 11 5 12 6 7

205

Direccin de Seguimiento y Evaluacin de programas


Roles
Normatividad Disear Control Ejecucin

Dir. de Seguimiento y Evaluacin de Programas


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 7

Subdireccin de Seguimiento y Evaluacin


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7

Departamento de Evaluacin de Programas (2)


1 2 3 4 5 6 7

Depto. De Seguimiento de Programas (2)


1 8 2 9 3 4 5 6 7

206

6. Lista de Convenios

Lista de convenios DECEYEC (1/5)


Convenios DECEYEC N.
1 2

Objetivo

Instituciones
Instituto Mexicano de la Juventud Instituto Politcnico Nacional Instituto de Investigaciones Sociales de la UNAM Centro de Investigacin y Docencia Econmicas

Creacin de una Comisin cuya funcin ser la de generar y consolidar prcticas ciudadanas entre los jvenes. Llevar a cabo actividades en materia de educacin cvica y difusin de los valores de la cultura democrtica.
Coordinar estrategias y actividades para el fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana en general, as como para la formacin de promotores de la educacin cvica. Llevar a cabo actividades en materia de educacin cvica y difusin de los valores de la cultura democrtica Coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la cultura cvica y de la transparencia, a la formacin y/o capacitacin del personal del IFE en materia de acceso a la informacin pblica El fortalecimiento de una educacin cvica que haga hincapi en la prevencin y eliminacin de todas las formas de discriminacin. Coordinar la ejecucin de estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica, la formacin de los asociados de la COPARMEX en valores y prcticas de la democracia y a la educacin para el ejercicio libre, responsable y razonado del voto. Realizacin de trabajos conjuntos en materia de difusin y promocin de la participacin informada de la ciudadana en la vida pblica, as como valores de la cultura democrtica. Llevar a cabo actividades en materia de educacin cvica y difusin de los valores de la cultura democrtica. Establecer las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, mediante su formacin en valores y prcticas de la democracia; la formacin de promotores de la educacin cvica; la creacin de ofertas educativas que fortalezcan a instituciones y organizaciones de la sociedad civil en su objetivo de consolidar la democracia.

Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica (IFAI) Consejo Nacional para Discriminacin (CONAPRED) Confederacin Patronal Mexicana (COPARMEX) de Prevenir la

la

Repblica

Asociacin Nacional de Tiendas de Autoservicio y Departamentales A.C (ANTAD)

Universidad Autnoma Metropolitana

10

Centro de Cooperacin Regional para la Educacin de Adultos en Amrica Latina y el Caribe (CREFAL)

208

Lista de convenios DECEYEC (2/5)


Convenios DECEYEC N. Objetivo Instituciones
Instituto Tecnolgico de Estudios Superiores de Monterrey, Campus Ciudad de Mxico

11

Establecer las bases de colaboracin entre las partes para la realizacin de proyectos y trabajos conjuntos en materia de docencia, investigacin, difusin de la cultura, y otras en beneficio de las partes en los mbitos de materia electoral, educacin cvica, cultura de la legalidad, valores de la democracia y temas afines.
Ejecucin de diversas estrategias dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, a la formacin y/o capacitacin de los asociados de la CONCANACO en valores y prcticas de la democracia as como para la formacin de promotores de la educacin cvica Establecimiento de las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, a la promocin de la participacin y a la capacitacin de los asociados de la CONCAMIN como promotores del voto libre, secreto, y razonado. Establecimiento de las bases y mecanismos operativos, para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades con el objeto de promover entre la comunidad universitaria y la ciudadana en general los valores de la democracia y la cultura de la legalidad, formar a sus integrantes como multiplicadores de programas de educacin cvica, fomentar la participacin informada en la vida pblica, y promover el ejercicio libre, responsable y razonado del voto. Establecer las bases y mecanismos operativos para promover el ejercicio libre, responsable y razonado del voto entre los jvenes, para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas a promover las participacin informada de la juventud en la vida pblica; a generar una cultura de la legalidad democrtica y de la rendicin de cuentas, y a la formacin de los integrantes de la Fundacin como multiplicadores de programas de educacin cvica. Establecimiento de las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, a la promocin de la participacin ciudadana y a la capacitacin de los afiliados de la CMIC como promotores del voto libre, secreto y razonado.

12

Confederacin de Cmaras Nacionales de Comercio, Servicio y Turismo (CONCANACO)

13

Confederacin de Cmaras industriales de los Estados Unidos Mexicanos (CONCAMIN)

14

Universidad del Valle de Mxico (UVM)

15

Fundacin Todos Participando (FUTOP).

16

Cmara Mexicana de Construccin (CMIC)

la

Industria

de

la

209

Lista de convenios DECEYEC (3/5)


Convenios DECEYEC N. Objetivo Instituciones
Instituto Latinoamericano de la Comunicacin Educativa

17

La finalidad de este convenio es unir esfuerzos para emprender acciones de cooperacin conjunta que tendrn como fin prestar asistencia tcnica y diversas clases de apoyo para el mejor cumplimiento de sus funciones institucionales as como contribuir a la superacin profesional y tcnica del personal al servicio de cada una de ellas.
El objeto de este convenio consiste en la colaboracin dentro de sus respectivos mbitos de competencia y disponibilidad presupuestaria, para desarrollar las competencias cvicas de la comunidad escolar y de la ciudadana en general. El objeto consiste en llevar a cabo el diagnstico para la operacin de los procesos electorales en las regiones indgenas con la finalidad de detectar los avances y retrocesos institucionales de los procesos poltico-electorales en 8 regiones indgenas. El objeto de este convenio consiste en disear e instrumentar estrategias de formacin ciudadana, as como de acciones dirigidas a la capacitacin de funcionarios pblicos, maestros, acadmicos y a la ciudadana en general como formadores de educacin cvica y tica y promotores de la cultura de la legalidad. El objeto consiste en coadyuvar a la promocin del conocimiento cientfico de los procesos electorales y las instituciones polticas, a efecto de fomentar el intercambio de conocimientos y experiencias sobre la materia electoral, mediante la realizacin de cursos, talleres, seminarios y conferencias y congresos que tengan como objeto difundir los conocimientos en materia electoral. Establecer las bases y mecanismos para coadyuvar en proyectos especficos que se refieren a la participacin, capacitacin y formacin de participacin poltica y electoral de los ciudadanos del pas, generacin y promocin del voto razonado y dems temas referentes a la democracia participativa de los conciudadanos.

18

Secretara de Educacin Pblica (SEP).

19

Centro de Investigaciones y Estudios Superiores en Antropologa Social (CIESAS).

20

Facultad Latinoamericana de Ciencias Sociales

21

Sociedad Mexicana de Estudios Electorales A.C.

22

Sociedad en Movimiento A. C.

210

Lista de convenios DECEYEC (4/5)


Convenios DECEYEC N.
23

Objetivo

Instituciones

El Instituto proporcionar a la SEDESOL capacitacin en materia del nuevo marco constitucional y legal electoral dirigida al personal que esta ltima designe. Secretara de Desarrollo Social
Establecer Las bases de colaboracin para la realizacin de proyectos y trabajos conjuntos en materia de docencia, investigacin, difusin de la cultura, asesora y apoyo tcnico, coedicin de materiales y otros beneficios de sta, en los mbitos electoral, educacin cvica, cultura de la legalidad, valores democrticos y temas Universidad Nacional Autnoma de Mxico afines, as como proporcionar asesora tcnica en materia de informtica y telecomunicaciones Organizar y desarrollar actividades conjuntas de investigacin, capacitacin, difusin de la cultura democrtica en Mxico en materia electoral as como programas de desarrollo institucional vinculados a la calidad, innovacin, mejoramiento y profesionalizacin de las estructuras, procesos y recursos humanos Instituto Nacional de Administracin Pblica A.C. al servicio del Instituto sobre la base de investigaciones, capacitacin, consultora y asesora tcnica que forman la estructura sustantiva del INAP Establecer las bases de colaboracin que fortalezcan el cumplimiento de los objetivos y fines de LAS PARTES en materia de formacin y participacin Servicios a la Juventud A.C. ciudadana juvenil as como la promocin de la cultura poltica democrtica. Establecer las bases conforme a las cuales el IFE y la COPARMEX fomenten la educacin ciudadana para el ejercicio libre, responsable, informado y razonado del Confederacin Patronal de la Repblica Mexicana voto durante el Proceso Electoral Federal 2011-2012. SP.

24

25

26

27

28

Fomentar la educacin ciudadana para el ejercicio libre, responsable, informado y razonado del voto, as como el establecimiento de las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades Confederacin de Cmaras Nacionales de Comercio, Servicios y Turismo de los Estados dirigidas a la participacin de las Cmaras afiliadas a la CONCANACO Unidos Mexicanos SERVYTUR como Observadores Electorales en el Proceso Electoral Federal 20112012.

211

Lista de convenios DECEYEC (5/5)


Convenios DECEYEC N. Objetivo Instituciones
Facultad de Ciencias Polticas y SocialesUniversidad Nacional Autnoma de Mxico

29

Elaboracin de tres estudios relacionados con la perspectiva de gnero y no discriminacin: Desigualdad, discriminacin, acoso y violencia sexual en el Instituto Federal Electoral: Diagnstico Institucional; Estudio sobre la salud, higiene y la seguridad laboral en el Instituto; y Anlisis jurdico sobre la normatividad interna del Instituto
-Coordinar actividades dirigidas a la investigacin sobre la participacin ciudadana en las regiones indgenas del pas, sobre el nivel de representacin poltica de los ciudadanos. -Diseo e instrumentacin de programas de promocin de la participacin cvica y del voto libre y secreto. -Apoyo de las campaas de difusin para la actualizacin del padrn electoral y apoyo en la elaboracin de estudios que conllevan a la identificacin y conteo de la poblacin indgena en dichas regiones

30

Centro de Investigaciones y Estudios Superiores en Antropologa Social

212

Lista de convenios CDD (1/3)


Convenios CDD N.
1
2 3 4 5 6 7 8 9 10 Establecer las bases de colaboracin acadmica entre la Universidad y el IFE en materia de formacin, capacitacin y actualizacin de sus servidores pblicos, a travs de la organizacin de cursos, seminarios, conferencias y talleres.

Objetivo

Instituciones
Universidad de Guanajuato Benemrita Universidad Autnoma de Puebla Universidad Autnoma de Ciudad Jurez Universidad Autnoma Benito Jurez de Oaxaca Universidad de Guadalajara Universidad del Caribe Universidad Veracruzana Universidad de Sonora Universidad Autnoma de Quertaro Universidad Autnoma de Baja California Colegio Mexico Universidad Autnoma de Tamaulipas Universidad Autnoma de Zacatecas Universidad Intercultural de Guerrero Universidad Jurez del Estado de Durango

11
12 13 14 15 Organizacin y realizacin del Concurso de Ensayo Poltico "Carlos Sirvent Gutirrez". El concurso tuvo como finalidad reconocer e incentivar la reflexin sobre la democracia, los procesos polticos y sus actores en Mxico.

16

Facultad de Ciencias Polticas y Sociales de la UNAM

213

Lista de convenios CDD (2/3)


Convenios CDD N.
17

Objetivo
Establecer las bases y mecanismos operativos entre el INMUJERES y el IFE para que, dentro de sus respectivos mbitos de competencia, desarrollen y realicen conjuntamente acciones para la incorporacin e institucionalizacin de la perspectiva de gnero.
Establecer las bases y los mecanismos de colaboracin institucional entre el INALI y el IFE para organizar eventos de carcter acadmico en materia de elecciones, democracia y participacin ciudadana como foros, mesas redondas y conferencias en entidades federativas con ncleos importantes de poblacin indgena, as como producir materiales informativos sobre estos temas, en las lenguas indgenas que se reconocen en el Catlogo de las Lenguas Indgenas Nacionales: Variantes Lingsticas de Mxico. Establecimiento de vnculos institucionales entre el IFE y el Archivo General de la Nacin en materia de formacin, capacitacin, actualizacin, intercambio de experiencias, colaboracin conjunta en proyectos institucionales y dems actividades similares que contribuyan a la eficaz administracin de documentos institucionales de las partes, entendida como el conjunto de mtodos y prcticas destinados a planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, organizacin, conservacin, uso, seleccin y destino final de los documentos de archivo. Establecer las bases de colaboracin institucional entre LAS PARTES, con la finalidad de que EL IFE proporcione apoyo acadmico, tcnico y especializado para que EL IEPCJ pueda implementar, dentro del mbito de su competencia, el Programa de Acompaamiento Ciudadano y el Campus Virtual desarrollados por EL IFE. Realizacin del Foro Nacional: Poblaciones Afrodescendientes en Mxico, 2012. Creacin y desarrollo del Portal Elecciones en Mxico

Instituciones
Instituto Nacional de las Mujeres

18

Instituto Nacional de Lenguas Indgenas

19

IFE-Archivo General de la Nacin

20

Instituto Electoral y de Participacin ciudadana de Jalisco

21
22

Consejo Nacional para Prevenir la Discriminacin


32 Institutos electorales locales

214

Lista de convenios CDD (3/3)


Convenios CDD N. Objetivo
Establecer las bases de colaboracin entre el CONACYT y el IFE para el cumplimiento de sus respectivos fines a travs de estudios sobre diversas lneas de investigacin en temas electorales y de participacin ciudadana para aplicar el conocimiento, el desarrollo tecnolgico, la innovacin y la formacin de recursos humanos, as como el fortalecimiento de la capacidad cientfica y tecnolgica que requiere el pas; lo anterior mediante convenios especficos que establezcan derechos y obligaciones, as como aportaciones econmicas.

Instituciones

18

Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa

19

Convenio General de Colaboracin entre el IFE y la Fundacin de Colosio A.C. del PRI. Convenio General de Colaboracin entre el IFE y el Instituto Nacional de Investigacin, Formacin Poltica y Capacitacin en Polticas Pblicas y Gobierno del PRD. Convenio General de Colaboracin entre el IFE y el Instituto de Estudios Sociopolticos y Econmicos, Autogestin y Poder Popular A.C. del PT

20 Establecer las bases y los mecanismos en materia de formacin, capacitacin y actualizacin de su personal, simpatizantes y militantes, a travs de la organizacin de cursos, seminarios, conferencias y talleres; as como la elaboracin de anlisis, estudios, investigaciones y dems actividades similares que contribuyan a la realizacin de los fines institucionales de "LAS PARTES" Y que propicien la promocin y fomento de la cultura poltica democrtica

21

22 23

Convenio General de Colaboracin entre el IFE y la Fundacin por la Socialdemocracia de las Amricas A.C. (Convergencia)
Fundacin Rafael Preciado (PAN)

24

Realizacin del XXIII CONGRESO NACIONAL DE ESTUDIOS ELECTORALES


Promocin del desarrollo de competencias en las ciudadanas y los ciudadanos para participar en el ejercicio de sus derechos fundamentales y sus derechos polticos.

Sociedad Mexicana de Estudios Electorales

25

Confederacin Patronal Mexicana S.P.

215

Lista de convenios CAI (1/2)


Convenios CAI N.
1

Objetivo
Identificar y promover acciones de intercambio de informacin, de cooperacin y de asistencia tcnica Incrementar la cooperacin entre los organismos electorales que forman parte de la Unin.

Instituciones
Registradura Nacional del Estado Civil de Colombia Consejo Nacional Electoral de Colombia Tribunal Federal Electoral Comisin Estatal Electoral de Puerto Rico

Identificar y desarrollar proyectos en elecciones y gobernabilidad democrtica, con la conjuncin nica de recursos que los socios pueden proporcionar.

Unidad de Asistencia Electoral de las Naciones Unidas Fundacin Internacional para Sistemas Electorales Instituto Internacional para la Democracia y la Asistencia Electoral Elecciones Canad
Consejo General del Poder Judicial de Espaa Junta Central Electoral de Espaa Direccin General de Poltica Interior del Ministerio del Interior de Espaa Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacin Secretara de Relaciones Exteriores

Identificar y promover proyectos, programas y acciones tendientes a desarrollar un proceso de intercambio de informacin, conocimientos y experiencias que le faciliten a cada una de las instituciones identificar y evaluar los avances e innovaciones tcnico- administrativas, que fortalezcan o actualicen su organizacin y prctica institucional en materia electoral

Proporcionar a la Cancillera informacin para estar en posibilidad de verificar los datos proporcionados por los solicitantes de matrcula consular Establecer un marco de referencia para la interaccin tcnica entre las partes en materia de actividad electoral, educacin cvica y promocin de la cultura democrtica. Promover la cooperacin en las reas prioritarias, mutuamente identificadas Renovar y ampliar los trabajos de colaboracin conjunta dirigidos al fortalecimiento de la democracia.

Jurado Nacional de Elecciones de Per

7
8

Comisin Electoral Independiente de la India Fundacin Internacional para Sistemas Electorales

216

Lista de convenios CAI (2/2)


Convenios CAI
N.
9 10

Objetivo
Establecer un marco de cooperacin bilateral en materia electoral.

Instituciones
Organizacin de los Estados Americanos Asociacin de Autoridades Electorales de Europa

Impulsar proyectos y programas de intercambio, consulta, cooperacin y asistencia tcnica bilateral, sobre temas relacionados con la administracin electoral.
Identificar, promover y ejecutar de manera conjunta proyectos de intercambio, cooperacin y asistencia tcnica sobre temas que contribuyan a la profesionalizacin de la administracin electoral y a la difusin de valores y prcticas democrticas, en los que puedan participar y de los que puedan beneficiarse instituciones y organismos electorales de frica y Amrica Latina. Establecer mecanismos de intercambio dirigidos a fortalecer diversas reas de la cultura poltica y los procesos electorales de ambos pases, incluyendo la educacin cvica el uso de tecnologas electorales. Extender la vigencia del Convenio Marco de Cooperacin Interinstitucional entre el JNE y el IFE, a fin de mantener el margen de accin establecido entre ambas partes en el campo de la educacin y formacin cvica ciudadana, as como en la promocin de valores y la cultura democrtica. Fortalecer la cooperacin e intercambio en materia de administracin electoral entre la Asociacin de Autoridades Electorales de Europa y el Instituto Federal Electoral de Mxico, a travs de la realizacin de talleres internacionales de administracin electoral. Establecer los mecanismos formales mediante los cuales colaborarn permanentemente para fortalecer e incrementar las presencia de Mxico a nivel internacional en materia de administracin electoral. Establecer un marco general de cooperacin para desarrollar esquemas de intercambio de alto nivel entre funcionarios de ambas instituciones en temas relacionados con la administracin electoral.

11

Instituto Electoral del Sur de frica

12

Comisin Electoral Central de la Federacin de Rusia

13

Jurado Nacional de Elecciones de Per

14

Asociacin de Autoridades Electorales de Europa

15

Secretara de Relaciones Exteriores

16

Tribunal Superior Electoral de Bolivia

217

VII. Diagnstico organizacional DEOE

A. Entendimiento DEOE

Para el anlisis de la DEOE, se obtuvo informacin de documentos existentes y de entrevistas con los principales funcionarios del rea
Documentos Analizados Nombre
Manual de Organizacin General 2009 Cdigo Federal de Instituciones y Procesos Electorales Reglamento Interior de Trabajo Plan Integral del Proceso Electoral 2011-2012 Calendario Integral del Proceso Electoral Documento con la descripcin de los sistemas utilizados en la DEDE Informe sobre las sesiones de las juntas Nacional (Abril) Distritos por Jefatura de Departamento Informes sobre las sesiones de Consejos Locales y Distritales Documento de propuesta de estructura Documentos de Visitas de supervisin a JL Taller con vocales locales y distritales Plantilla proporcionada por el Instituto, Abril 2013 Mapas Estratgicos de las URs

Descripcin
Descripcin de labores asignadas por cada unidad responsable Normas constitucionales poltico-electorales Documento interno Documento con la planeacin estratgica de la ejecucin de las elecciones Listado de actividades realizadas en el periodo electoral por las diferentes reas del IFE Detalle de los sistemas informticos Detalle de sesiones de las juntas del mes de Abril Nmero de distritos por Jefatura y Circunscripcin Detalle de sesiones de las juntas del periodo electoral 2011 - 2012 Descripcin de la propuesta y diagnstico interno Documentos con el detalle de los objetivos de las visitas a las juntas locales Taller de anlisis de rganos desconcentrados Presupuesto total anual de la plaza Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional

Entrevistas Nombre
1 2 Prof. Miguel ngel Sols Prof. Gerardo Martnez

rea
Directos Ejecutivo de Organizacin Electoral Director de Estadstica y Documentacin Electoral

3
4 5 6

Lic. Miguel ngel Patio


Lic. Mara del Carmen Coln Lic. Marlena Duarte Lic. Mara de los ngeles Gil

Director de Operacin Regional


Directora de Planeacin y Seguimiento Subdirectora de Planeacin y Seguimiento Subdirectora Plurinominal de la IV Circunscripcin

220

Adicionalmente, se realizaron dos talleres con vocales de las juntas locales y distritales en el que estuvieron representados 13 estados de la Repblica
Taller Juntas Locales Vocala
Ejecutivo Local

Nombre
Lic. Pablo Sergio Aizpuru Crdenas Lic. Mara Magdalena Prez Ortiz

Estado
San Luis Potos Baja California Chihuahua Edo. De Mxico

Secretario Local

Lic. Alejandro Gmez Garca Mtro. Ignacio Meja Lpez

DEOE
DERFE

Ing. Liliana Martnez


Hugo benjamn Zamora Solrzano Lic. Josu Cervantes Martnez Jorge Anaya Lechuga

Tamaulipas
Tlaxcala DF Chiapas Nuevo Len

DECEYEC Martn Gonzlez Muoz

Taller Juntas Distrital Vocala


Ejecutivo Distrital Fortino Rubn Prez Vendrell, Miguel ngel Garca Onofre DEOE JD 01, Cd. Altamirano, Guerrero JD 14,Izcar de Matamoros, Puebla

Nombre
Jos Efran Morales Jurado

Estado
JD 13,Valle de Santiago, Guanajuato

Teresa Galvn Barragn.


Ing. Filemn Sacramento Gmez Montes

JD 03, Zihuatanejo, Guerrero


JD 11, Pnjamo, Guanajuato

DERFE

Ing. Mara Isabel Aguilar Snchez


Lorena del Socorro Garca Chvez DECEYEC Elodia Susana Flores Xelhuantzi

JD 02, Lagos de Moreno, Jalisco


JD 09, Chihuahua JD 02,Tlaxcala

221

Las funciones de la DEOE vienen determinadas en el artculo 41.3 de la Constitucin y tiene su mandato especfico en el COFIPE, entre otras normas
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos
Artculo 41.3: III. La organizacin de las elecciones federales es una funcin estatal que se realiza a travs de un organismo pblico autnomo denominado Instituto Federal Electoral

Cdigo Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales (COFIPE) - Artculo 130


Atribuciones DEOE a) Apoyar la integracin, instalacin y funcionamiento de las juntas ejecutivas locales y distritales b) Elaborar los formatos de la documentacin electoral, para someterlos por conducto del secretario ejecutivo a la aprobacin del Consejo General c) Proveer lo necesario para la impresin y distribucin de la documentacin electoral autorizada d) Recabar de los consejos locales y de los consejos distritales, copias de las actas de sus sesiones y dems documentos relacionados con el proceso electoral e) Recabar la documentacin necesaria e integrar los expedientes a fin de que el Consejo General efecte los cmputos que conforme a este Cdigo debe realizar f) Llevar la estadstica de las elecciones federales g) Asistir a las sesiones, slo con derecho de voz, de la Comisin de Organizacin Electoral y, durante el proceso electoral, a la de Capacitacin y Organizacin Electoral
Fuente: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos y COFIPE

rea

Atribuciones especficas COFIPE DEOE a) b) c) d) e) f) g)

Direccin Ejecutiva de Organizacin Electoral Direccin de Estadstica y Documentacin Electoral

Direccin de Operacin Regional


Direccin de Planeacin y Seguimiento

222

DEOE tiene 4 grandes objetivos especficos del rea que contribuyen al logro de los objetivos, misin y visin del Instituto
IFE

Misin

Visin

Objetivos

Proveer medios materiales y tcnicos idneos para garantizar la autenticidad y efectividad del sufragio, la emisin del voto libre y secreto por parte de la ciudadana, la legalidad y certeza de los cmputos. Integrar y dar a conocer la Estadstica de las Elecciones Federales por seccin, municipio, distrito, entidad federativa y circunscripcin plurinominal. Apoyar a las juntas ejecutivas y a los consejos locales y distritales del IFE para que realicen los fines del Instituto, y cumplan, en sus respectivos mbitos de competencia y responsabilidad, con los programas institucionales, as como con los acuerdos del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva, de manera eficiente y eficaz. Aplicar un enfoque integral de planeacin en el desarrollo de las funciones de organizacin electoral con base en criterios de equidad y racionalidad financiera.

Misin DEOE
1

2 Asegurar la realizacin de las elecciones federales a travs de la preparacin eficaz y oportuna de la ubicacin e instalacin de las casillas electorales

Garantizar el diseo, produccin y distribucin de materiales y documentacin electoral

Realizar el conteo electoral y llevar y difundir las estadsticas relacionadas con las elecciones federales

Apoyar la integracin y funcionamiento de las juntas ejecutivas y consejos locales y distritales, a travs de lineamientos y la contratacin de personal temporal para la realizacin de sus funciones

Objetivos Especficos DEOE

Fuente: Entrevistas, COFIPE, Mapas Estratgicos de las URs, ENEC 2011-2015

223

Adicionalmente, DEOE ha establecido 4 proyectos especficos enfocados a mejorar aspectos de cara al proceso electoral de 2015

Direccin Ejecutiva de Organizacin Electoral

Direccin de Operacin Regional

Direccin de Planeacin y Seguimiento

Direccin de Estadstica y Documentacin Electoral

Proyectos Especficos
1 VD20200 Difusin de la estadstica electoral 3 IN30200

Eficientar los Programas en materia de Organizacin Electoral

VD20300

Documentacin y Materiales Electorales

IN50200

Voto electrnico

Estos proyectos enfocarn el tiempo de los colaboradores del rea de DEOE como preparacin al periodo electoral 2014 2015, y recaen principalmente en la Direccin de Estadstica y Documentacin Electoral

Fuente: Planeacin Tctica Operativa IFE 2013 Entrevistas

224

DEOE ejecuta 4 funciones sustantivas y una adjetiva generando productos y servicios para la ciudadana, el IFE, partidos polticos y personal de las casillas
Funcin / Proceso
1

Servicio/ Producto
Informacin de la jornada electoral Integracin de casillas electorales (ms de 140 mil) Documentacin y material electoral

Central
Planeacin, diseo y ejecucin Planeacin, organizacin y seguimiento Planeacin, diseo y ejecucin

Local/Distrital
Apoyo

Cliente
Presidente de la casilla electoral Ciudadana

Logstica y organizacin de elecciones

Aprobacin y Propuestas

Recepcin y distribucin

IFE

Sustantivos

2
Estadstica electoral

Publicacin de anlisis y estadsticas Analizar Sistemas de Informtica (2 sistemas) Anlisis y Recopilacin

Partidos Polticos

Ciudadana

3
Conteo
Resultados electorales Reconteo Planeacin, consolidacin y seguimiento Conteo y consolidacin Ciudadana

Partidos Polticos

4
Monitoreo y control de rganos desconcentrados (32 Locales 300 Distritales) Funcionamiento segn los lineamientos de rganos desconcentrados Partidos Polticos Definicin de lineamientos y normas y supervisin Coordinacin Ciudadana

Adjetivos

Planeacin de presupuesto e indicadores de gestin

Metas, indicadores y objetivos

Planeacin, coordinacin y seguimiento

Elaboracin de reportes

IFE

Reportes de gestin

Fuente: Entrevistas, Manual de Organizacin 2009

Estacionales (funciones electorales)

Funciones de ejecucin continua

225

DEOE opera centralmente a travs de 127 colaboradores, generando un costo nominal aproximado de $64.8 mdp anuales en el nivel central
Rama Total de MM y MS S Nombre del Puesto 10 19 MS Tipo de mando Total de TO

NC
S MS Direccin Ejecutiva de Organizacin Electoral 63 64

Costo Total
$49.9 $14.9 $64.8
$47.4 $239.8 $352.0

Central MM y MS Central TO Total Central


Juntas Locales (MM, MS y TO) Juntas Distritales (MM, MS y TO) Total DEOE

63 64 127
105 554 786

Detalle de costos
S MS Direccin de Operacin Regional 36 25 S MS Direccin de Planeacin y Seguimiento 12 8 S MS Direccin de Estadstica y Documentacin Electoral 10 19

NC

DEOE Estructura de Gestin

40
Servicio Profesional Administrativa

30 20

10
0 $25.1
DEOE (Estructura de gestin)
A= Administrativa E= Honorario Eventual P= Honorario Permanente S= Servicio Profesional

$10.2
Direccin de Planeacin y Seguimiento $10.2 20% 19%

$7.9

$0.6

$6.2
Direccin Ejecutiva y personal de apoyo $6.2 12% 8%

Direccin de Operacin Regional $25.1 50% 57%

Direccin de Estadstica y Documentacin Electoral $8.5 17% 16%

Costo por rea (1) $49.9 % sobre costo total % sobre NC total Nmeros en millones de pesos

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

*Nota: Cifras del Presupuesto Anual de la plaza, en millones de pesos (Mdp) anuales

226

La DEOE tiene en rganos desconcentrados (OD) 659 colaboradores distribuidos en Vocalas Locales y Distritales generando un costo de $287.2 mdp*
Nmero de colaboradores total OD: 659
NC Costo

Costo total OD: $287.2 mdp*

105

Locales

Local

47.4

428%

406%

554

Distritales

Distrital

239.8

600

500

400

300

200

100

50

100

150

200

250

300

332

MM

MM

233.6

2%

77%

327

TO

TO
300 200 100 0 0 50

53.6

400

100

150

200

250

Nmero de colaboradores total Central: 127 Nmero de colaboradores total OD: 659

Costo total Central: $ 64.8 mdp Costo total OD: $287.2 mdp*
Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

227

B. Diagnstico DEOE

Se identifican 3 principales hallazgos que ofrecen oportunidades que van desde aspectos de modernizacin hasta una potencial sinergia estratgica
2 Direccin Ejecutiva de Organizacin Electoral

Direccin de Estadstica y Documentacin Electoral

Direccin de Operacin Regional

Direccin de Planeacin y Seguimiento

Hallazgos
1. Falta claridad en la asignacin y operacin de roles y responsabilidades en la estructura central y local de DEOE

Descripcin
La estructura presenta un exceso en los niveles de supervisin, especialmente a nivel central y tramos de control cortos que representan una excesiva divisin del trabajo DEOE y DECEYEC llevan a cabo funciones similares, no slo a nivel central sino tambin a nivel de rganos desconcentrados, evidenciando exceso de recursos para tales funciones Se identifica la necesidad de una cabeza que dirija las operaciones del proceso, registro y prerrogativas electorales con el alcance y atribuciones debidas

Oportunidades

Oportunidades de modernizar la estructura por medio de la optimizacin de lneas de reporte y tramos de control, generando adicionalmente ahorros en DEOE

2. Existen importantes oportunidades de sinergia con la actividad de DECEYEC

Se presentan oportunidades de consolidacin importantes en esfuerzos y recursos apalancando mayor eficiencia en la administracin y ejecucin del proceso electoral

3. Falta de una figura jerrquica que apoye a la Secretara Ejecutiva en una efectiva directriz de las operaciones del proceso electoral

La oportunidad yace en el enfoque completo del Secretario Ejecutivo en lo tctico por medio de una figura responsable del proceso electoral con sus respectivas atribuciones

Redistribucin de recursos

Modernizacin

Consolidacin

229

B. Diagnstico - Hallazgo 1
Falta de claridad en los roles y responsabilidades en la estructura central y local de DEOE

Falta claridad en la asignacin y operacin de roles y responsabilidades en la estructura central y local de DEOE, especialmente en temas de seguimiento
Rol
Central
Documentacin y Material Estadsticas Logstica de Casillas: Instalacin y Funcionamiento Disear, Producir, Distribuir Disear y Consolidar Difundir Normar y Seguimiento Normar y Consolidar Validar Normar, Coordinar, Dar Seguimiento Normar, Coordinar y Seguimiento Normar, Disear, Seguimiento Disear, Desarrollar, Distribuir, Consolidar

Local
Coordinar Concentrar Difundir Monitoreo y Soporte Coordinar, Concentrar Validar Coordinar, Ejecutar

Distrital
Recibir y distribuir Recopilar Difundir Ejecutar Recopilar Validar Coordinar, Ejecutar

Mesa Dir. De Casilla


Ejecutar

Proceso/Funcin

Ejecucin Generar Resultado Ejecutar

Resultados Elecciones
Asistencia y Logstica Electoral Integracin y Funcionamiento de rganos Desconcentrados (oficinas municipales) Administrar y Operar Sistemas Informticos Evaluacin

Coordinar, Ejecutar

Ejecutar

Ejecutar

Ejecutar, Coordinar Ejecutar, Coordinar

Ejecutar

Posibles sinergias con DECEYEC

Costo de Supervisin
2.00 1.50 1.00 0.50 0.00 0.37 0.88 0.66 0.40 0.00
Titular Director Subdirector

2.00 1.60 1.20 0.80

DIRECCIN DE ESTADSTICA Y DOCUMENTACI N ELECTORAL

DIRECCIN DE OPERACIN REGIONAL

DIRECCIN DE PLANEACIN Y SEGUIMIENTO

DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO

1.03 0.69 0.72

1.59

231

Asimismo, el diseo de la estructura no est alineado a tendencias de modernizacin que instan a una clara reduccin de los tramos de control
Perspectiva
Administracin de la estructura de gestin

Tendencia
Acotacin de niveles jerrquicos mediante la redefinicin de responsabilidades para alcanzar una entrega oportuna de servicios

Volumen Nmero de Mandos Medios y Superiores


T O T A L T O T A L

Costos Costo de la Estructura de Gestin


Resultados
Mayor enfoque en resultados Estructura de gestin oportuna y eficiente Mayor interaccin entre reas Acercamiento de servicios a destinatarios finales

Alineacin a la tendencia
DEOE
Alineacin alta Alineacin media

Tramos de Control

R A T I O S

R A T Costo de Supervisin I O S

Poca alineacin

Alineacin baja

Tramos de control DEOE


Direccin Ejecutiva de Organizacin Electoral
DIRECCIN DE ESTADSTICA Y DOCUMENTACIN ELECTORAL
1:0

1:2

1:4

1:5

Tendencia tramo de control

DIRECCIN DE OPERACIN REGIONAL


DIRECCIN DE PLANEACIN Y SEGUIMIENTO DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO

1:0

1:2

1:3

1:5

1:6

1:0

1:2

1:3

1:5

1:0

1:2

1:4

1:5

232

Los roles que realizan los subdirectores y jefes son muy similares y permiten reducir el nmero de niveles jerrquicos, generando un ahorro de 12.6 mdp ao
Nivel Normativo Diseo Monitoreo y Control Ejecucin NC Costeo (mdp)

1
Central

Director Ejecutivo Director Subdirector Jefe de Departamento Vocal Local Vocal Distrital Mesas Directivas de Casilla

1 3 10 25 32 300 ND 371

$ 3.2 $ 6.9 $ 10.7 $ 12.6 $14.5 $ 34.1 $199.5 ND $268.9

2 3 4

Loca / distrital

6 7 8

El exceso de supervisin y tramos de control tan reducidos genera falta apoderamiento de los resultados obtenidos en la operacin as como oportunidades de eficiencias en trminos de niveles de la jerarqua y/o nmero de supervisores

La reduccin de 1 nivel de supervisin a uno generara ahorros en $ 12.6 mdp en costo y 17 en nmero de plazas:

Actual Propuesta Subdirector NC Costo (mdp) 10 10.7 Jefe Dpto. 25 14.5 Total Actual 35 $25.2 Promedio 17.5 12.6 18 $12.6 17 $12.6 Ahorros

Fuente: Manual de Organizacin 2009 y Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

233

Por ltimo, no existe una clara distincin en los roles que ejercen los visitadores y los JD en DOR, tema que podra generar ahorros adicionales de $11.6 mdp
Costo de Supervisin
$1.2

Rol

Direccin de Operacin Regional de DEOE

Vocalas DEOE

Normativo

Director NC: 1 $2.3

Diseo Subdirector NC: 5 $5.3 Vocal Local NC: 32 $34.1 Vocal Distrital NC: 300 $199.5

$1.1

Monitoreo y Control

Jefe Dpto. NC: 10 $5.8

Visitador NC: 20 $11.6

$56.8

Ejecucin

$199.5

Costo de Monitoreo por Nivel


$40.0

60.0%

No hay una clara distincin entre los roles que ejercen los visitadores y los jefes de departamento El nivel de visitador genera un costo adicional al rol de monitoreo y control del 20.4% La optimizacin de este nivel generara ahorros de $11.6 mdp por lo que los ahorros totales seran de $ 24.2 mdp Ahorros Visitadores NC Costo (mdp) 20 $11.6 Ahorros Nivel de supervisin 17 $12.6 Ahorros Totales 37 $24.2

$35.0
$30.0 $25.0 $20.0 $15.0 $10.0 $5.0
9.3% 10.2% 20.4%

$Subdirector Jefes Visitador Vocal Local

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

234

B. Diagnstico - Hallazgo 2
Oportunidades de sinergia con DECEYEC

El diagnstico realizado en DEOE y DECEYEC plantea a futuro dos alternativas estratgicas: 1) Ejecutar Sinergias Potenciales 2) Status Quo
Alternativa estratgica Oportunidades de mejora Valoracin

DECEYEC + DEOE Sinergias Potenciales

Fragmentacin de proceso Duplicidad de funciones Estacionalidad Tramos de control Altos niveles de supervisin Falta de claridad en la asignacin y operacin de roles y responsabilidades en la estructura central y local

Modernizacin Administrativa

2 1

Reduccin de Costos

3 1 2 1
Estacionalidad Tramos de control Altos niveles de supervisin Falta de claridad en la asignacin y operacin de roles y responsabilidades en la estructura central y local

Visin Integral

DECEYEC | DEOE Status Quo

4 1

Economas de Escala Interna

5 1

Especializacin

236

La evaluacin de las sinergias potenciales existentes entre las actividades y recursos de DEOE y DECEYEC ha sido realizada en 3 diferentes pasos

Implementacin

Diseo
Alcance del presente documento
3

Validacin
2

Desarrollar el plan de implementacin y la ejecucin de las acciones del mismo Vincular oportunidades de sinergia con el desarrollo de la estructura futura

Valoracin
1

Identificacin de Oportunidades

Validar cada escenario de sinergia de alto nivel

Prueba de hiptesis y marco de valoracin de sinergias: impacto, dificultad , costo Identificacin de sinergias potenciales a travs del anlisis comparativo

237

La revisin de las actividades clave en DECEYEC y DEOE plantea una clara oportunidad en cuanto a la naturaleza similar de sus funciones
DECEYEC
Actividades Direccin de Capacitacin Electoral Direccin de Operacin Regional

DEOE
Direccin de Estadstica y Documentacin Electoral

Planeacin

Ambas direcciones ejecutivas llevan a cabo su planeacin por un periodo de 9 meses

Evaluacin

Evaluacin de procedimientos, materiales y sistemas

Reclutamiento y Seleccin

CAEs

Vacantes en Juntas

Aprobacin de Material

Material de Capacitacin

Material Electoral Logstica de distribucin de material

Logstica

Logstica de Capacitacin Evaluacin de Material de capacitacin Diseo y produccin de material de capacitacin

Logstica instalacin de casillas

Evaluacin de Material
Diseo y produccin de Material Monitoreo y control

Evaluacin de Material Electoral


Diseo y produccin de material de Electoral

Duplicidad en funcin de Monitoreo y Control en Subdirector y Jefe de Departamento Los rganos desconcentrados comparten las mismas similitudes que se presentan a nivel central

Coordinacin y Ejecucin

Funciones de naturaleza similar

238

La validacin de la oportunidad de sinergia se realiz a la luz de 5 criterios: modernizacin, costo, visin integral, economas de escala, especializacin
Criterio Definicin
Se refiere al grado de alineacin de las alternativas respecto de prcticas lderes que atienden a tramos de control, costo de supervisin de actividades y eficiencia organizacional en general

Modernizacin Administrativa

2 1

Reduccin de Costos

La eficiencia en el costo se determin con base en el impacto econmico de las distintas alternativas para ejecutar las funciones definidas (DEOE-DECEYEC en una misma rea o por separado)

3 1

Visin Integral de Proceso

Se basa en la consolidacin del proceso sustantivo del IFE, favoreciendo la visin y orientacin de resultados integrales enfocados a los objetivos de rea

4 1

Economas de Escala Interna

Se relaciona con las ventajas obtenidas en eficiencia de recursos (personas), por medio de la consolidacin de unidades (reas) de operacin, principalmente en periodos no electorales

5 1

Especializacin

Fomenta al personal a hacerse responsable y centrar en totalidad su conocimiento para cumplir actividades especficas(capacitacin u organizacin electoral)

239

El IFE tambin puede contar con un balance en diversas categoras para apalancar una modernizacin administrativa en DECEYEC Y DEOE
1

DECEYEC | DEOE

DECEYEC + DEOE

Tramos de control actuales promedio 1:3 | 1:3

Tramo de control

Tramo de control ptimo 1:6

Material Capacitacin

Material Electoral

Diseo, aprobacin y produccin de Material Combinacin y Eficiencia de Funciones Logstica, almacenamiento y distribucin Evaluacin de procedimientos y sistemas

Logstica Capacitacin
Evaluacin Capacitacin Diseo Capacitacin

Logstica Electoral Evaluacin Electoral Diseo Electoral

Max 5 Min 3

Max 6 Min 3

Lneas de reporte

Max 4 Min 3

Costos de supervisin entre 0.5 y 1

Costo de supervisin < 1

Costos de supervisin entre 0 y 0.5

240

Implementando acciones derivadas de este documento, el proceso de capacitacin electoral puede obtener los siguientes ahorros potenciales
1 2
rea
D de Capacitacin Electoral D de Estadstica y Documentacin Electoral D de Operacin Regional D de Planeacin y Seguimiento D de Seguimiento y Evaluacin

Oportunidad de sinergia
Integracin de proceso electoral Integracin de proceso electoral

Impacto

NC
13 10

Costo*
$12.3 $8.5

Integracin de proceso electoral Consolidacin de funciones Consolidacin de funciones

36 12 6

$25.1 $10.2 $5.7


Bajo
Medio Alto

DEOE y DECEYEC independientes


DEDE DEOE DOR DPS Juntas Local $8.5

DEOE y DECEYEC Independientes (Eficiencia de un nivel organizacional)


DEDE DEOE DOR $8.5 $13.43

Sinergia Capacitacin Electoral +


DEDE $8.5

$25.1 $10.2 $47.4 $331

DPS
Juntas Local Juntas Distrital DCE

$10.2
$47.4 $239.8 $7.22 $4.63 $47.7 $238

$319.3

DOR
DPS DCE Juntas Local

$13.43
$10.2 $7.22 $61.30 $278.34 $378.99 41% de ahorro
*Sujeto a cambios por Diseo Organizacional

Juntas Distrital
DCE DECEYEC DSE Juntas Local Juntas Distrital TOTAL

$239.8
$10.2 $5.7 $47.7 $238 $642.6 $311.6 DECEYEC

DSE Juntas Local Juntas Distrital TOTAL

$297.6 Juntas Distrital TOTAL

$616.80 4% de ahorro

241

El proceso electoral puede tomar un enfoque ms estratgico y de mayor visin en una posibilidad de sinergia
1 3
Proceso y visin Integral Preparacin Electoral Proceso Integral Electoral Ejecucin Evaluacin Electoral

Objetivo
Asegurar la realizacin de las elecciones federales a travs de la preparacin eficaz y oportuna de la ubicacin e instalacin de las casillas electorales y brindar a la ciudadana una efectiva capacitacin electoral Garantizar el diseo, produccin y distribucin de materiales y documentacin electoral Realizar el conteo electoral, llevar y difundir las estadsticas Apoyar la integracin y funcionamiento de las juntas ejecutivas y consejos locales y distritales, a travs de lineamientos y la contratacin de personal para la realizacin de sus funciones

Mismo Objetivo

Proceso Electoral Planeacin Organizacin Electoral Planeacin Capacitacin Electoral Ejecucin Organizacin Electoral Ejecucin Capacitacin Electoral Ejecucin Organizacin Electoral Ejecucin Capacitacin Electoral

Proceso y visin Dividida

242

En rganos desconcentrados existen importantes economas de escala consolidando las funciones de coordinacin y ejecucin
1 4
Vocal DECEYEC

2 *NC
Rediseo, propuestas y aprobaciones de cambios a las herramientas y procedimientos para la siguiente jornada electoral Ejecucin de cambios y de actividades electorales

Vocal DEOE

Pre-Electoral

Electoral

Post-Electoral

Evaluacin de los instrumentos y procedimientos electorales utilizados en la jornada electoral

1 *NC
Pre electoral 9 meses

Post Electoral 16 meses

Electoral 11 meses

Vocal Proceso Electoral


Aprovechando recursos incluso en periodos no electorales obteniendo ventajas de costo en coordinacin y control de los auxiliares tcnicos especializados en estructuras tipo durante todo el ciclo de operacin con un solo vocal representante para DECEYEC y DEOE

*NC = Nmero de Colaboradores

243

Sin embargo, la integracin del proceso electoral puede debilitar el nivel de especializacin de actividades sustantivas
1 5
Proceso Integral Electoral Preparacin Electoral
Seleccin de Funcionarios de Casilla

Ejecucin
Capacitacin a Ciudadanos

Evaluacin Electoral
Evaluacin Proceso Electoral Evaluacin Material Electoral

Diseo de Documentos Tcnicos

Anlisis Estadstico

Diseo de Estrategia de Capacitacin

Logstica Elecciones

Desarrollo Pedaggico

Conteo de Votos

Diseo Grafico de Materiales Electorales Correccin de Estilo de Materiales Electorales

Planeacin e Instalacin de Casillas Distribucin de Material y Documentos Electorales

DEOE D de Capacitacin Electoral D de Difusin y Campaas Institucionales Actividades con alto nivel de especializacin

La integracin del proceso electoral puede pausar el nivel de especializacin de las actividades sustantivas al sacrificar el nivel de enfoque y concentracin de los recursos en las actividades

244

De acuerdo a la evaluacin de cada uno de los criterios, se determin que la sinergia presenta mayores ventajas para el Instituto versus el estado actual
Criterios de Anlisis Estado Actual DEOE Estado Actual DECEYEC Sinergia DEOE DECEYEC

20% - Modernizacin Administrativa

2 1

20% - Reduccin de Costos

3 1

20% - Visin Integral de Proceso

4 1

20% - Economas de Escala Interna

5 1

20% - Especializacin

Total Ponderado

30%
Beneficio
0% 25% 50% 75% 100%

30%

75%
Opcin Recomendada

Bajo

Medio

Alto

245

Recomendamos al IFE fusionar ambas reas para capturar altos beneficios cualitativos y cuantitativos, a pesar del impacto potencial de esta iniciativa

El IFE puede adoptar una visin ms integral de su proceso electoral a travs de una sinergia, adems de un enfoque a resultados globales por medio de aplicacin de mejoras estandarizadas

Beneficios Cualitativos

Beneficios e Impactos

Por medio de la consolidacin de una sola figura a nivel de rganos desconcentrados no slo se obtienen beneficios a travs de reduccin costos sino tambin eficiencia en capital humano e importantes economas de escala interna

El beneficio de reduccin de costos es claro y significativo, comparando ahorros por status quo de 4% (25.8 mdp) y ahorros por sinergia del 41% (263.6 mdp) respecto al costo actual

Beneficios Cuantitativos
Implementacin de una modernizacin administrativa, obteniendo tramos de control de 1:6, menores lneas de reporte pasando de 6 a 4 y costos de supervisin entre 0 y 0.5

La sinergia del Proceso Electoral representa retos considerables en diferentes perspectivas: Debilidad en el nivel de especializacin en actividades sustantivas Posibles modificaciones en la normatividad Capacidad y disposicin para el cambio Adaptacin de nuevas tecnologas y procesos

Impactos Potenciales

246

B. Diagnstico - Hallazgo 3
La Secretara Ejecutiva requiere en su estructura de reporte directo de una figura jerrquica que coordine la operacin regional del Instituto

La demanda de actividad y dedicacin actual del Secretario Ejecutivo no permite un ejercicio racional de sus atribuciones conforme a la definicin de la posicin
Presidencia del consejo General
Direccin del Secretariado Direccin Jurdica Unidad Tcnica de Servicios de Informtica Unidad Tcnica de Servicios de Informacin y Documentacin Unidad Tcnica de Planeacin

Tramo de control SE 1:43

Secretaria Ejecutiva

Direccin Ejecutiva del Registro Federal de Electores

Direccin Ejecutiva de Prerrogativas y Partidos Polticos

Direccin Ejecutiva de Organizacin Electoral

Direccin Ejecutiva del Servicio Profesional Electoral

Direccin Ejecutiva de Capacitacin Electoral y Educacin Cvica

Direccin Ejecutiva de Administracin

Juntas Locales Ejecutivas

Distribucin Funciones Actuales* 5% 15%


Externo Sustantivas Operacin Regional Adjetivas

Distribucin de Atribuciones y Funciones COFIPE**

12%
18% 38%

20%

60%

32%

La distribucin de funciones actuales observadas en la posicin del Secretario Ejecutivo presenta brechas conforme a la distribucin de funciones planteadas en el COFIPE y Manual de Organizacin General

* Percepcin de la dedicacin del Secretario Ejecutivo a sus funciones.

**Ver Anexo 6 C.O.O.

248

La problemtica actual identificada representa un costo alto de oportunidad en el control de la operacin regional y amerita la creacin de una nueva figura (COO*)
Funciones
Externo

Distribucin Actual (A)


60%

Distribucin COFIPE(B)
38%

Brecha (B-A)
-22%

Redistribucin
Mantener/ Disminuir

Sustantivo

20%

32%

12%

Incrementar

Adjetivo

15%

18%

3%

Mantener

Operacin Regional

5%

12%

7%

Delegar/ Incrementar

Algunas Atribuciones
Recepcin y gestin de informes de los Vocales Ejecutivos Locales y distritales* por medio de reporte directo De tal manera que el SE tenga la disponibilidad de balancear y/o incrementar funciones sustantivas, se requiere una figura a la cual se deleguen las atribuciones/funciones de coordinacin de la operacin regional

Orientar y coordinar las acciones de las Juntas Locales y Distritales Ejecutivas*


Aprobacin de estructuras de las vocalas conforme a las necesidades del servicio y presupuesto autorizado* Nombrar a los integrantes de las juntas Locales y Distritales*

Nueva Figura estilo (COO)

En resumen podemos argumentar que algunas de las funciones o atribuciones actuales del SE representan un costo de oportunidad en la gestin de una parte importante en la operacin regional. Lo anterior podra mitigarse ejerciendo la funcin de creacin de una nueva direccin establecida en el Manual de Organizacin General y transferir aquellas atribuciones referentes a funciones delegables, de tal manera que se pueda subsanar las brechas de gestin.
Fuentes: COFIPE y Manual de Organizacin General 2009 * Por sus siglas en Ingls: Chief Operating Officer

249

El rol de la nueva figura debe definirse a la luz de 6 principales caractersticas, de las que recomendamos particularmente 2 para el caso del Instituto
Tipo de COO 1. Ejecutor Descripcin
Uno de los roles principales de un COO es la ejecucin de la estrategia desarrollada por los lderes de la institucin. La gestin de grandes instituciones normalmente requiere el apoyo de una figura que tome la responsabilidad de dar resultados a travs de la direccin de las operaciones centrales y/o regionales de la Institucin Algunas instituciones contratan una figura de COO para liderar un cambio estratgico especfico, como una expansin o cambio organizacional. Para llevar a cabo dicha tarea, este debe tener las misma autoridad que un COO Ejecutor En muchos casos, la razn por la cual se nombre a un COO es para poner a prueba aun posible sucesor del CEO (Secretario Ejecutivo), ya que el trabajo le permite al posible candidato aprender de toda la compaa o institucin La contratacin de un mentor para un CEO nuevo o inexperto en el proceso. Este mentor cuenta con una vasta experiencia en el ramo y parte de sus responsabilidades es el desarrollo del CEO

2. Agente de Cambio

3. Sucesor

4. Mentor

5. Complementario

Este COO, contrario al mentor, complementa la experiencia, estilo y/o conocimiento del CEO

6. Lder Potencial

La figura de COO se utiliza para promover a algn ejecutivo demasiado valioso y se crea la figura como elemento de retencin

Para efectos del IFE, se requiere a una fuerte combinacin tanto del tipo Ejecutor como del agente de cambio, de esta forma se contar con la figura indicada de apoyo para enfrentar los retos que el Instituto tiene actualmente y que enfrentar en lo prximos aos en su proceso de modernizacin administrativa y transformacin organizacional

* Por sus siglas en Ingls: Chief Operating Officer

250

Existen diferentes modelos organizacionales en el sector pblico mexicano que pueden ser replicables y cuentan con una figura similar a la de un COO
Modelo organizacional Actual 1 Modelo organizacional COO Puro
Secretario Secretario Subsecretario de Poblacin, Migracin y AR Subsecretario de Proteccin Civil Subsecretario de Asuntos Jurdicos y DH

Coordinador

Delegado Federal de Estados (32)

Subsecretario

Subsecretario De Gobierno Jefe de Unidad Entidades Federativas DGA de Zona

Subdelegado

Subdelegado

Coordinador de Estado

Modelo organizacional COO Coordinador 3


Modelo Organizacional:
Secretario

1 Reporte directo de rganos desconcentrados con el Secretario Ejecutivo 1. (Estructura actual del IFE)
2. 2 Reporte de rganos desconcentrados a un subsecretario ejecutivo responsable de los rganos desconcentrados y con mayor jerarqua que las Direcciones Ejecutivas 3. 3 Reporte de rganos desconcentrados a un coordinador ejecutivo responsable de los rganos desconcentrados y con misma o menor jerarqua que las Direcciones ejecutivas
Subsecretario Subsecretario Subsecretario

Coordinador de Entidad Federativa

251

Se identificaron algunas ventajas y desventajas para los modelos de estructura diferentes al actual en el IFE para un mejor anlisis y propuesta de solucin
Modelo Organizacional Puro

Modelo Organizacional Coordinador

Ventajas

Se soluciona el tramo de control del Secretario ejecutivo, adems de que existe un vnculo formal entre los rganos desconcentrados y la estructura central Se vincula el proceso sustantivo principal a este puesto, dotando ala institucin de una mayor coordinacin y control Se cuenta con la jerarqua necesaria para delegar o solicitar apoyo a las direcciones ejecutivas y vocalas ejecutivas

Se soluciona el tramo de control del Secretario ejecutivo, adems de que existe un vnculo formal entre los rganos desconcentrados y la estructura central Se cuenta con un enlace o coordinacin estatal que mantendr un tramo de control sugerido para el COO

No ataca las actividades sustantivas sino puramente operativas

Desventajas

No elimina la dependencia y rplica de reporte de las vocalas correspondientes a las distintas direcciones ejecutivas
Existe una segunda figura jerrquica a la del Secretario Ejecutivo que para la cual no existe cultura de reporte

Es una figura a la cual se debe dar seguimiento y supervisin de parte del SE, mas no una figura que reporte resultados No elimina la dependencia y rplica de reporte de las vocalas correspondientes a las distintas direcciones ejecutivas No se cuenta con el nivel jerrquico para delegar o solicitar apoyo a las direcciones ejecutivas y vocalas ejecutivas

252

Recomendamos el modelo organizacional puro a travs de la creacin de una nueva figura que funja como DE de Proceso Electoral y coordine la labor local
Retos
Secretario

DERFE

DEA

DEPPP

Direccin Ejecutiva de Proceso Electoral (COO)

Otorgar el patrocinio por medio de la Secretaria Ejecutiva para que el COO cuente con la autoridad necesaria para fungir como una figura ejecutora eficaz y agente de cambio exitoso Otorgar las atribuciones y responsabilidades claras para que el COO para ejecutar la estrategia de manera adecuada Contar con la persona y perfil indicado para llevar a cabo las funciones requeridas

Juntas locales y distritales

Beneficios
Se contar con un vnculo entre la estrategia del IFE y la estructura organizacional que la lleva a cabo tanto para lo central como para los rganos desconcentrados Se le otorga al Secretario Ejecutivo la prerrogativa de redistribuir sus atribuciones a conveniencia del Instituto Atencin directa y ms cercana al proceso medular del IFE (Proceso Integral Electoral) No se requiere inversin o costo adicional

Contar con la alineacin y el apoyo de las dems Direcciones Ejecutivas

Secretaria Ejecutiva Perfil Resultados Patrocinio Comunicacin Constante Atribuciones Claras Responsabilidades Claras Alineacin DE COO

253

C. Anexos

1. Soporte estratgico

Mapa estratgico DEOE 2015


Vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional

ME1. Incrementar la eficiencia de los procesos sustantivos

ME3. Incrementar la cobertura, servicios y calidad de la atencin ciudadana

Mejorar la oportunidad en la entrega de los productos y servicios de la DEOE

Brindar mayor certeza en los resultados electorales

Incrementar la calidad en la normatividad, informacin, documentacin y materiales electorales

Usuarios
Incrementar la informacin y difusin de la Estadstica Electoral Fortalecer la coordinacin y supervisin del funcionamiento e integracin de los rganos desconcentrados Elevar la oportunidad y calidad de la informacin que ofrece el SIJE Optimizar la transmisin de la informacin desde las casillas

Eficientar los cmputos distritales

Optimizar la Asistencia Electoral

Facilitar la ubicacin e instalacin de las casillas

Optimizar el diseo, produccin, distribucin y almacenamiento de los documentos y materiales electorales

Procesos

Innovacin y transformacin institucional

Promover un programa de capacitacin para el desarrollo de competencias

Consolidar la cultura de compromiso institucional y de mejora continua

Contar con una infraestructura de TIC actualizada, accesible, suficiente y confiable

Impulsar la actualizacin de normas que permitan el mejor desarrollo de los procesos en materia de organizacin electoral

Fortalecer los mecanismos de coordinacin para la adecuada presupuestacin y ministracin de los recursos

Gestionar la disponibilidad de infraestructura moderna, funcional y segura

256

2. Detalle de actividades y costos

Actividades electorales

Fuente: Plan Integral del Proceso Federal Electoral

258

Actividades electorales DEOE


No. Actividad Elaborar el Sistema de Consulta de la Estadstica de las Elecciones Federales 20112012 (Atlas de Resultados Electorales Federales 1991-2012), que incluya el apartado de la Votacin de los Mexicanos Residentes en el Extranjero 2012. Liberar y poner en marcha los sistemas de la RedIFE de Observadores Electorales, Sesiones de Consejo, Ubicacin de Casillas, Distribucin de la Documentacin y Materiales Electorales, Representantes de los Partidos Polticos Generales y Ante Casillas, Informacin de la Jornada Electoral, Registro de Actas y de Cmputos Distritales y de Circunscripcin Plurinominal que operar la DEOE en el PEF 20112012. Analizar, disear, desarrollar, probar e implementar el sistema de Informacin de Observadores Electorales. Analizar, disear, desarrollar, probar e implementar el sistema de Informacin de Sesiones de Consejo. Elaborar el Acuerdo para la realizacin del Sistema de Informacin sobre el Desarrollo de la Jornada Electoral (SIJE), 2012. Analizar, disear, desarrollar, probar e implementar el sistema de Informacin de Ubicacin de Casillas. A travs de la Secretara Ejecutiva, someter a la consideracin del Consejo General del Instituto los modelos de materiales electorales. Analizar, disear, desarrollar, probar e implementar el sistema de Informacin de Distribucin de la Documentacin y Materiales Electorales. A travs de la Secretara Ejecutiva, someter a la aprobacin del Consejo General del Instituto los formatos de la documentacin electoral. Dar seguimiento a la Instalacin de los consejos locales y distritales. Coadyuvar con la elaboracin del Proyecto Acuerdo por el cual se ordena la realizacin de encuestas nacionales basadas en Actas de Escrutinio y Cmputo de casilla a fin de conocer las tendencias de los resultados el da de la Jornada Electoral. Disear y aprobar la boleta, la documentacin y materiales electorales del VMRE. rganos o reas Responsables DEOE JDE DEOE UNICOM CL CD UNICOM DEOE UNICOM DEOE DEOE UNICOM DEOE DEOE UNICOM DEOE DEOE DEOE Periodo Inicio Fin Unidad de Medida Sistema Informtico

05-ene-11 31-dic-12

17-ene-11 30-sep-12

Informe

3 4 5 6 7 8 9 10

01-feb-11 30-sep-11 01-feb-11 30-sep-11 01-abr-11 30-sep-11 01-abr-11 31-dic-11 02-may-11 30-ago-11 01-jun-11 31-ene-12 01-jul-11 30-sep-11 01-oct-11 31-dic-11

Sistema Sistema Acuerdo Sistema Informe Sistema Informe Informe

11

DEOE DEOE DERFE COVE

01-oct-11 31-dic-11

Acuerdo

12

01-oct-11 01-oct-11

Acuerdo

259

Actividades electorales DEOE


No. Actividad Dar seguimiento a la celebracin de convenios que lleven a cabo las juntas ejecutivas locales y distritales con las autoridades correspondientes, para determinar los bastidores y mamparas de uso comn que se utilizarn en la colocacin y fijacin de la propaganda electoral. Analizar, disear, desarrollar, probar e implementar el sistema de Informacin de la Jornada Electoral (SIJE). Dar seguimiento al proceso de acreditacin de observadores electorales, conforme a las disposiciones legales aplicables y a los criterios que determine el Consejo General. Dar seguimiento al desarrollo de las sesiones de Juntas y Consejos Locales y distritales respecto de los archivos del PEF. Dar seguimiento a la produccin de los materiales electorales 2011-2012, conforme a las especificaciones tcnicas. A travs de la PCG y la Secretara Ejecutiva, establecer los acuerdos necesarios con la Secretara de la Defensa Nacional y la Secretara de Marina Armada de Mxico, para la custodia de la documentacin electoral y dar seguimiento a su instrumentacin. Dar seguimiento a la produccin de la documentacin electoral 2011-2012, conforme a las especificaciones tcnicas. Analizar, disear, desarrollar, probar e implementar el sistema de Informacin de Cmputos Distritales y de Circunscripcin. Analizar, disear, desarrollar, probar e implementar el sistema de Consulta en Casillas Especiales (SICCE). Dar seguimiento al proceso de reclutamiento, seleccin, contratacin, capacitacin, evaluacin y desarrollo de las actividades en materia de asistencia electoral que realicen los supervisores y capacitadores asistentes electorales. Dar seguimiento a la publicacin, en por lo menos uno de los diarios de mayor circulacin de las entidades federativas, de la integracin de los consejos distritales, a travs de la informacin de las juntas ejecutivas locales. Disear, elaborar y probar, en su caso, los procedimientos que estarn destinados a transmitir los datos para el conteo rpido. Gestionar la contratacin y capacitar al personal tcnico que operar el sistema de cmputos distritales de la votacin de mexicanos residentes en el extranjero. rganos o reas Responsables DEOE UNICOM DEOE DEOE DEOE DEOE Periodo Inicio Fin 01-oct-11 28-feb-12 Unidad de Medida Informe

13

14 15 16 17

01-oct-11 31-may-12 01-oct-11 30-jun-12 01-oct-11 31-ago-12 03-oct-11 30-may-12

Sistema Reporte Acta Informe

18

DEOE

01-nov-11 30-sep-12

Reporte

19 20 21

DEOE UNICOM DEOE UNICOM DERFE DEOE DEOE DECEYEC JED DEOE DEOE DEOE DEA

03-nov-11 30-jun-12 01-dic-11 31-may-12 01-dic-11 31-may-12

Informe Sistema Sistema

22

01-dic-11 31-jul-12

Reporte

23 24 25

01-ene-12 28-feb-12 01-ene-12 30-jun-12 02-ene-12 15-jun-12

Informe Informe Informe

260

Actividades electorales DEOE


No. 26 27 Periodo rganos o reas Unidad de Responsables Medida Inicio Fin DEOE 02-ene-12 30-jun-12 Informe Instalar y operar la Bodega Central de Organizacin Electoral. DERFE DEOE Coadyuvar en la realizacin y conformacin de la propuesta del mbito territorial 16-ene-12 15-may-12 Reporte UNICOM para la ubicacin de casillas extraordinarias en secciones electorales y tratamiento JELYD de ciudadanos mal referenciados en dichas secciones. DEOE Coadyuvar en la publicacin de la integracin de los consejos locales y distritales en 01-feb-12 29-feb-12 Publicacin JEL el Diario Oficial de la Federacin. Dar seguimiento al equipamiento, instalacin y DEOE 01-feb-12 31-ago-12 Reporte funcionamiento de las oficinas municipales que JELYD apruebe el Consejo General. DERFE DEOE Coadyuvar en la actualizacin e incorporacin de los rasgos relevantes en materia JEL 06-feb-12 30-jun-12 Reporte de organizacin electoral en la base geogrfica digital (ubicacin de casillas, centros JED de recepcin y traslado, bodegas y oficinas UNICOM municipales). Dar seguimiento al recorrido de las secciones DEOE electorales que correspondan a los distritos con el propsito de localizar lugares que 15-feb-12 15-mar-12 Reporte JELYD cumplan los requisitos legales para la ubicacin de casillas bsicas, contiguas, extraordinarias y especiales. Dar seguimiento a las visitas de examinacin que realicen los consejos distritales de DEOE 10-mar-12 12-may-12 Reporte los lugares propuestos por las juntas distritales para la ubicacin de casillas JELYD electorales y, en su caso, realicen los cambios necesarios. COVE DERFE 15-mar-12 07-abr-12 Informe Dar seguimiento a la produccin de la boleta, DEOE documentacin y los materiales electorales del VMRE. DERFE DEOE 15-abr-12 15-abr-12 Acuerdo COVE Poner a disposicin de la JGE la documentacin y los materiales electorales. Distribuir los envos no custodiados de la DEOE 16-abr-12 07-may-12 Reporte documentacin y los materiales electorales a los rganos desconcentrados. Dar seguimiento, a la aprobacin de las listas que contengan la ubicacin de las DEOE 16-abr-12 15-may-12 Reporte casillas electorales con base en los criterios sealados en el manual respectivo. DEOE UNICOM 01-may-12 30-jun-12 Informe Realizar las pruebas nacionales sobre el JELYD funcionamiento del Sistema Informtico, y realizacin de simulacros del SIJE 2012. Actividad

28 29

30

31

32

33

34 35 36 37

261

Actividades electorales DEOE


No. 38 39 Periodo rganos o reas Unidad de Responsables Medida Inicio Fin DEOE Dar seguimiento a la publicacin de las listas de ubicacin de casillas electorales en 15-may-12 30-jun-12 Informe JED los edificios y lugares pblicos ms concurridos del distrito. Distribuir los envos custodiados de la documentacin y los materiales electorales a DEOE 29-may-12 16-jun-12 Informe los rganos desconcentrados. Aprobar la designacin del personal del IFE que realizar la suma de los resultados consignados en las actas de escrutinio y cmputo DEOE de las mesas de escrutinio y cmputo para obtener los resultados por distrito de la 01-jun-12 30-jun-12 Acuerdo COVE votacin emitida en el extranjero para la eleccin de Presidente de los Estados Unidos Mexicanos y de los funcionarios que firmarn las actas de cmputo distrital en las que se asentarn dichos resultados. DEOE Dar seguimiento a una segunda publicacin, en su caso, de la lista de ubicacin de 15-jun-12 25-jun-12 Informe JED casillas con los ajustes correspondientes. Supervisar la integracin de los expedientes del cmputo distrital de la eleccin de Presidente, DEOE senadores y diputados de mayora relativa y de CPCL 15-jun-12 31-jul-12 Reporte representacin proporcional, as como el de cmputo de circunscripcin, y apoyar en CPCD su remisin a las instancias correspondientes, con el propsito de integrar la estadstica del PEF 2011-2012. Dar seguimiento a las medidas necesarias para que los paquetes con los expedientes de las elecciones sean entregados dentro de los plazos establecidos y DEOE 15-jun-12 31-jul-12 Acta sean recibidas de manera simultnea, as como la aprobacin de la ampliacin de los plazos, y/o mecanismos para la recoleccin de la documentacin de las casillas en su caso. Coadyuvar en el seguimiento a la recepcin de las boletas electorales; al procedimiento de sellado, conteo y agrupamiento de las mismas en razn de las DEOE cantidades que corresponda al nmero de electores de cada una de las casillas a 16-jun-12 24-jun-12 Reporte CD instalar; y en la preparacin de la documentacin y materiales electorales que sern entregados a los presidentes de mesas directivas de casilla. DEOE Dar seguimiento de la entrega de la documentacin y materiales electorales a los 25-jun-12 31-jul-12 Reporte CD presidentes de las mesas directivas de casilla. Dar seguimiento a la publicacin que realicen los colegios de notarios en las DEOE 26-jun-12 26-jun-12 Informe entidades federativas, 5 das antes del da de la eleccin, con los nombres de sus CL miembros y los domicilios de sus oficinas. Actividad

40

41

42

43

44

45 46

262

Actividades electorales DEOE


No. Actividad Dar seguimiento a la publicacin de las listas que contenga la integracin de las mesas directivas de casilla, as como los domicilios en que se instalarn, en los peridicos de circulacin local o regional. Dar seguimiento al desarrollo de la Jornada Electoral, a partir de la instalacin de las casillas, el proceso de votacin y los incidentes que se presenten. A travs de la Secretara Ejecutiva, presentar al Consejo General del Instituto Federal Electoral, los Informes del Sistema de Informacin sobre el Desarrollo de la Jornada Electoral (SIJE), 2012. Dar seguimiento a la transmisin de la informacin del conteo rpido. Informe al Consejo General de los resultados por partido, de la votacin emitida en el extranjero para Presidente de los Estados Unidos Mexicanos. Entregar a los integrantes del Consejo General el informe que contenga los resultados, por distrito electoral uninominal de la votacin emitida en el extranjero. Ordenar se realice la inclusin de resultados por distrito electoral y mesa de escrutinio y cmputo en el sistema de resultados electorales preliminares. Dar seguimiento a la sesin de instalacin de los consejos locales y distritales para vigilar el desarrollo de la Jornada Electoral de 2012. Dar seguimiento a la realizacin de los cmputos distritales de las elecciones de Presidente, senadores y diputados por ambos principios; a la declaracin de alide de la eleccin de diputados por el principio de mayora relativa y a la expedicin de la constancia de mayora y validez a quien hubiese obtenido el triunfo. Dar seguimiento a la informacin registrada en los sistemas informticos que durante las sesiones de cmputos distritales, de entidad federativa y de circunscripcin plurinominal operen los respectivos consejos. Dar seguimiento a la realizacin de los cmputos de entidad federativa de la eleccin de senadores por ambos principios y de la declaracin de validez de la eleccin de senadores por el principio de mayora relativa. Dar seguimiento a la celebracin de la sesin de los consejos locales con residencia en las cabeceras de circunscripcin para efectuar el cmputo de circunscripcin de la eleccin de diputados por el principio de representacin proporcional. rganos o reas Responsables Periodo Inicio Fin Unidad de Medida

47
48 49 50 51

DEOE
DEOE DEOE DEOE SE COVE DEOE SE COVE DEOE SE COVE DEOE

30-jun-12 01-jul-12 Publicacin


01-jul-12 01-jul-12 01-jul-12 01-jul-12 01-jul-12 01-jul-12 01-jul-12 01-jul-12 Reporte Informe Informe Informe

52

01-jul-12

01-jul-12

Informe

53

01-jul-12

01-jul-12

Informe

54

DEOE

01-jul-12

02-jul-12

Reporte

55

DEOE

04-jul-12

07-jul-12

Informe

56

DEOE UNICOM CL CD DEOE

04-jul-12

08-jul-12

Reporte

57

08-jul-12

08-jul-12

Informe

58

DEOE

08-jul-12

08-jul-12

Informe

263

Actividades electorales DEOE


No. Actividad Dar seguimiento a la integracin y remisin de los expedientes de los cmputos distritales, de entidad federativa y de circunscripcin plurinominal a las instancias jurisdiccionales, legislativas y administrativas que correspondan. Presentar el Informe final sobre los resultados del Sistema de Informacin sobre el Desarrollo de la Jornada Electoral (SIJE), 2012. rganos o reas Responsables Periodo Inicio Fin Unidad de Medida

59
60

DEOE
DEOE

09-jul-12

31-jul-12

Informe
Informe

01-ago-12 31-ago-12

264

Costos por actividad


Pre electoral $26.0 (25%)
9 meses
Diseo, aprobacin y produccin de material y documentos electorales

Electoral $28.8 (28%)


11 meses $ 1.8
Diseo, aprobacin y produccin de material y documentos electorales Distribucin de material y documentos electorales

Post electoral $ 47.4 (46%)


16 meses $ 1.2 $ 0.8 $ 1.2 $0.2 $ 6.6 $ 6.6 $ 4.2 $ 5.4 $ 1.0 $ 0.3 $ 1.3
Presupuesto e indicadores internos Evaluaciones de actas, boletas, etc. Evaluacin de la participacin ciudadana (proyecto) Seguimiento a juntas locales y distritales Evaluacin de los sistemas utilizados Evaluacin de materiales y documentacin utilizada

$ 2.4

Liberar y poner en marcha los sistemas de la RedIFE

$ 0.9

Liberar y poner en marcha los sistemas de la RedIFE Proyecto Acuerdo (encuesta de tendencias de resultados)

$ 2.4

Seguimiento a juntas locales y distritales

$ 21.4

Seguimiento a juntas locales y distritales Seguimiento a consejos distritales y locales Estudio de oficinas municipales Planeacin e instalacin de casillas

$ 38.1

Evaluacin de operacin de oficinas municipales

$ 0.5

Presupuesto e indicadores internos

$ 1.8

Presupuesto e indicadores internos Presentar informes del SIJE Presupuesto y asignacin de recursos para la jornada electoral

$ 2.1 $0.7 $ 1.2

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

265

Detalle del costeo por actividad periodo pre electoral

rea DEDE DEDE DOR

DPS

Actividades de la direccin rea capacitacin electoral Diseo, aprobacin y produccin de material y Materiales documentos electorales Liberar y poner en marcha Sistemas los sistemas de la RedIFE Seguimiento a juntas locales Dor y distritales 3 jefe plan Presupuesto e indicadores estratgico internos 2 jefes seguimiento

Periodo Pre Pre Pre

Jefes 2 1 30

Subdirector 0.5 0.3 5.0

TO 3 1 25

Meses 9 9 9

Costo anual $ 2,395,321 $1,170,217 $28,604,045

Costo actividad
$1,796,491 $877,663 $21,453,034

% Dedicacin
1.00 1.00 1.00

Costo Total
$1,796,491 $877,663 $21,453,03 4 $1,836,159

Pre

2.0

$5,508,477

$1,836,159

1.00

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

266

Detalle de costeo por actividad periodo electoral


Actividades de la direccin capacitacin rea Periodo electoral Diseo, aprobacin y produccin de material y Materiales Electoral documentos electorales Distribucin de material y Almacenamie Electoral documentos electorales nto Liberar y poner en marcha Sistemas Electoral los sistemas de la RedIFE Dar seguimiento a la informacin ingresada en el Sistemas Electoral sistema Proyecto Acuerdo (encuesta Estadstica Electoral de tendencias de resultados) Seguimiento a consejos Dor Electoral distritales y locales Estudio de oficinas Dor Electoral municipales Seguimiento a la Jornada Dor Electoral Electoral Planeacin e instalacin de Dor Electoral casillas Seguimiento a juntas locales Dor Electoral y distritales Planeacin: 3 Presentar informes del SIJE Electoral jefes Presupuesto y asignacin de Planeacin: 3 recursos para la jornada Electoral jefes electoral 3 jefe plan Presupuesto e indicadores estratgico Electoral internos 2 jefes seguimiento % Dedicaci n

rea

Jefes

Subdirector

TO

Meses Costo anual

Costo actividad

Costo Total

DEDE
DEDE DEDE DEDE DEDE DOR DOR DOR DOR DOR

2
2 3 3 2 30 30 30 30 30

0.5
0.5 1 1 0.5 5 5 5 5 5

3
3 2 2 1 25 25 25 25 25

6
4 9 0.13 3 11 7 NA 9 11

$2,395,321
$2,395,321 $3,277,819 $3,277,819 $1,929,659

$1,197,661
$798,440 $2,458,364 $36,420 $482,415

1.00
1.00 0.50 1.00 0.50 0.25 0.25 NA 0.25 0.25

$1,197,661
$798,440 $1,229,182 $36,420 $241,207 $6,555,094 $4,171,423 NA $5,363,258 $6,555,094

$28,604,045 $26,220,375 $28,604,045 $16,685,693 $28,604,045 NA

$28,604,045 $21,453,034 $28,604,045 $26,220,375

DPS
DPS

3
3

1
1

2
2

2
6

$3,277,819
$3,277,819

$546,303
$1,638,910

0.50
0.80

$273,152
$1,311,128

DPS

$6,206,970

$2,068,990

0.50

$1,034,495

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

267

Detalle de costeo por actividad periodo post electoral

rea DEDE

DEDE
DOR DPS DPS DPS

DPS

Actividades de la direccin capacitacin rea electoral Evaluacin de materiales y Materiales documentacin utilizada Evaluacin de los sistemas Sistemas utilizados Seguimiento a juntas locales Dor y distritales Evaluacin de operacin de Evaluacin: 1 oficinas municipales jefe Evaluaciones de actas, Evaluacin: 1 boletas, etc. jefe Evaluacin de la Evaluacin: 1 participacin ciudadana jefe (proyecto) 3 jefe plan Presupuesto e indicadores estratgico internos 2 jefes seguimiento

Periodo Post

Jefes 2

Subdirector 0.5

TO 3

Meses 12

Costo anual $2,395,321

Costo actividad $2,395,321

% Dedicacin 1.00

Costo Total $2,395,321

Post
Post Post Post Post

2
30 1 1 1

0.5
5.0 0.3 0.3 0.3

3
25 0 0 0

12
16 6 9 16

$2,395,321

$2,395,321

1.00
1.00 1.00 1.00 1.00

$2,395,321
$38,138,72 7 $468,693 $703,039 $1,249,848

$28,604,045 $38,138,727 $937,386 $937,386 $937,386 $468,693 $703,039 $1,249,848

Post

$6,206,970

$2,068,990

1.00

$2,068,990

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

268

Variabilidad en la carga de trabajo


Las actividades de supervisin corresponden principalmente al seguimiento de las juntas y consejos locales y distritales, las cuales se llevan a cambo con el mismo personal durante todos los periodos

No. De sesiones de mes electoral vs mes NO electoral


500 450 400 350 13:1 12:1 12:1 12:1 12:1

547%

546%

545%

562%

548%

No. Sesiones / Persona

Nmero de Sesiones

300 250 200 150 100 50 0 1 circ. 1circ. mes 2 circ. mes 2 circ. mes 3 circ. mes 3 circ. mes 4 circ. mes 4 circ. mes 5 circ. mes 5 circ. mes electoral NO electoral NO electoral NO electoral NO electoral NO electoral electoral electoral electoral electoral 2:1 2:1 2:1 2:1 2:1

Sesiones

Circunscripciones
Consejos: Datos promedio mensuales Octubre 2011 a Agosto 2012 Juntas: Sesionan 1 vez al mes en periodo no electoral y 4 en periodo electoral

Fuentes: entrevistas, Informe de las sesiones de Consejos Locales y Distritales del mes de julio de 2012, Informe final de las sesiones de los Consejos Locales y Distritales del pasado PEF 2011-2012

269

3. Anlisis de tramos de control y costo de supervisin

Costos y tramos de control - Direccin Ejecutiva de Organizacin Electoral


Tramo de Control Nivel Director Ejecutivo Director Subdirector Jefe de Departamento NC Total Director Subdirector Jefe de Departamento NC 1 3 11 48 63 1 2 7 10 1 5 30 36 1 3 8 12 1 1 3 5

Presupuesto Total Anual


$ 3,184,357 $ 6,861,210 $ 11,903,700 $ 27,939,112 $ 49,888,379 $ 2,287,310 $ 2,128,994 $ 4,078,549 $ 8,494,853 $ 2,286,950 $ 5,338,298 $ 17,444,978 $ 25,070,226 $ 2,286,950 $ 3,208,584 $ 4,662,928 $ 10,158,462 $ 3,184,357 $ 1,227,824 $ 1,752,657 $ 6,164,838

Promedio 1:5 1:3 1:3 1:0

Min 1:5 1:2 1:2 1:0

Max 1:5 1:5 1:4 1:2

DIRECCIN EJECUTIVA DE ORGANIZACIN ELECTORAL

DIRECCIN DE ESTADSTICA Y DOCUMENTACIN ELECTORAL Total DIRECCIN DE OPERACIN REGIONAL Total DIRECCIN DE PLANEACIN Y SEGUIMIENTO Total DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO Total

1:2 1:4 1:0 1:5 1:2 1:1 1:3 1:3 1:0 1:5 1:2 1:0

1:2 1:0 1:0 1:5 1:2 1:0 1:3 1:2 1:0 1:5 1:2 1:0

1:2 1:4 1:0 1:5 1:2 1:2 1:3 1:3 1:0 1:5 1:2 1:0

Director Subdirector
Jefe de Departamento Director Subdirector Jefe de Departamento Director Ejecutivo Subdirector Jefe de Departamento

Principal

Siguiente

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

271

Anlisis de distribucin de colaboradores y costo de supervisin


Colaboradores: 63
Nivel Titular MS Director Subdirector MM Jefe de Departamento TOTAL 48 63 NC 1 3 11

70 60 50 40 30 57
Servicio Profesional

Administrativo

Costo de Supervisin
DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO DIRECCIN DE ESTADSTICA Y DOCUMENTACIN ELECTORAL DIRECCIN DE PLANEACIN Y SEGUIMIENTO DIRECCIN DE OPERACIN REGIONAL

HC Tipo de Contratacin
$3.18 $6.86 Jefe de Departamento Subdirector Director Director Ejecutivo Nota: Cifras en millones de pesos (mdp)

$6.2 $8.5 $10.2

$27.94 $25.1
$$5.0 $10.0 $15.0 $20.0 $25.0 $30.0

$11.90

2.00 1.50 1.00 0.50 0.00 0.37 0.88 0.66


Titular Director Subdirector

2.00 1.60 1.20 0.80 0.40 0.00

DIRECCIN DE ESTADSTICA Y DOCUMENTACI N ELECTORAL

DIRECCIN DE OPERACIN REGIONAL

DIRECCIN DE PLANEACIN Y SEGUIMIENTO

DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO

1.03 0.69 0.72

1.59

Principal

Anterior

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

272

4. Identificacin de roles

Direccin de Estadstica y Documentacin Electoral Anlisis de roles


Roles
Normatividad Disear Control

Direccin de Estadstica y Documentacin Electoral


1 8 15 22 2 9 16 23 3 10 17 24 4 11 18 25 5 12 19 26 6 13 20 7 14 21

Subdireccin de Estadstica
Ejecucin
1 8 15 22 2 9 16 23 3 10 17 24 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21

Dpto de Seguimiento y Evaluacin de Proyectos

Subdireccin de Documentacin y Materiales Electorales


1 8 15 2 9 16 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Procesamiento de Estadsticas electorales


1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 5 12 6 13 7 14 1 8 15

Departamento de Almacenamiento y Distribucin


2 9 16 3 10 17 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento Anlisis Estadstico


1 8 15 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Control y Apoyo Logstico


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Sistemas y Computo


1 8 2 9 3 10 4 11 5 6 7

Departamento de Materiales Electorales


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 7

Departamento de Documentacin Electoral


1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21

274

Direccin de Operacin Regional Anlisis de roles


Rol No. Actividades 9 5 5 7
Direccin de Operacin Regional

Normativa Diseo Monitoreo/ Control Ejecucin

1 8 15 22 29

2 9 16 23 30

3 10 17 24 31

4 11 18 25

5 12 19 26

6 13 20 27

7 14 21 28

Normativa
Diseo Monitoreo/ Control Ejecucin

5 8

Subdireccin de la Primera Circunscripcin Plurinominal


1 8 15 22 29 36 2 9 16 23 30 37 3 10 17 24 31 38 4 11 18 25 32 39 5 12 19 26 33 40 6 13 20 27 34 41 7 14 21 28 35

Subdireccin de la Segunda Circunscripcin Plurinominal

Subdireccin de la Tercera Circunscripcin Plurinominal

Subdireccin de la Cuarta Circunscripcin Plurinominal

Subdireccin de la Quinta Circunscripcin Plurinominal

12 13

Normativa Diseo Monitoreo/ Control Ejecucin

1 3
1

Departamento de Coordinacin Regional Noroeste


2 9 16 23 3 10 17 24 4 11 18 25 5 12 19 26 6 13 20 7 14 21 8 15 22

Departamento de Coordinacin Regional Norte

Departamento de Coordinacin Regional Golfo

Departamento de Coordinacin Regional Distrito Federal

Departamento de Coordinacin Regional Pacfico

14 5

Departamento de Coordinacin Regional Occidente

Departamento de Coordinacin Regional Noreste

Departamento de coordinacin Regional Sureste

Departamento de Coordinacin Regional Centro

Departamento de Coordinacin Regional Estado de Mxico

Normativa

Diseo

Monitoreo/Control

Ejecucin

275

Direccin de Planeacin y Seguimiento Anlisis de roles


Roles
Normatividad Disear
1 2 9 16 23 3 10 17 24 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21

Departamento de Gestin y Control

Direccin de Planeacin y Seguimiento

Control Ejecucin

8 15 22

Subdireccin de Planeacin

Subdireccin de Seguimiento
1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21

Subdireccin de Evaluacin

1 8 15 22

2 9 16

3 10 17

4 11 18

5 12 19

6 13 20

7 14 21

1 8 15 22

2 9 16 23

3 10 17 24

4 11 18 25

5 12 19

6 13 20

7 14 21

Departamento de Planeacin Estratgica


1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 7 14

Departamento de Control de Programas y Procedimientos


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Evaluacin de Programas y Procedimientos Electorales


1 8 15 2 9 16 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Procedimientos Electorales


1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Informacin y Seguimiento


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14 1 8

Departamento de Evaluacin de rganos Locales y Distritales


2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Programacin y Presupuestacin


1 8 2 9 3 10 4 5 6 7

Departamento de Anlisis de Informacin


1 8 2 3 4 5 6 7

Normativa

Diseo

Monitoreo/Control

Ejecucin

276

5. Detalle de sesiones de juntas ejecutivas

Alineacin de Unidades de organizacin con mandato

Descripcin Funcional
Supervisar y evaluar el cumplimiento de los programas y acciones de sus vocalas y rganos distritales., as como de los programas relativos al registro federal de electores, organizacin electoral, servicio profesional y capacitacin. Coordinarse con las autoridades electorales locales para garantizar el tiempo en radio y televisin de los partidos polticos.

Ley que Rige la Funcin


COFIPE: Articulo 136, Reglamento Interno, Reglamento Interno: articulo s 52 y 53

Juntas Locales

Juntas Distritales

Evaluar el cumplimiento de los programas relativos al registro federal de electores, organizacin electoral, capacitacin electoral y educacin cvica. Proponer al consejo el numero y ubicacin de casillas, capacitar a los ciudadanos que integraran las mesas directivas de casilla y proponer quienes fungirn como asistentes electorales el da de la jornada electoral.

COFIPE: Articulo 146, Reglamento Interno: articulo 56

Consejo Local

Designar a los consejeros que integren los consejos distritales. Acreditar a los observadores electorales. Computar y declarar validez de la eleccin de senadores por el principio de mayora relativa, as como computar la eleccin de senadores por representacin proporcional de la entidad federativa, y supervisar las actividades de las juntas locales. Determinar el nmero y ubicacin de casillas. Insacular a los funcionarios de casilla y vigilar que las mesas directivas de casilla se instalen. Acreditar a los observadores electorales. Computar y declarar validez a las elecciones distritales de diputados por el principio de mayora relativa. Realizar el computo distrital de la eleccin de senadores por mayora relativa y representacin proporcional as como la de Presidente.

COFIPE: Articulo 141

Consejo Distrital

COFIPE: Articulo 152

278

Sesiones de juntas y consejos locales y distritales al mes

Juntas Locales Juntas Distritales Total

Nmero de Sesiones al mes Periodo No Electoral Primera Segunda Tercera Cuarta Quinta Total Circunscripcin Circunscripcin Circunscripcin Circunscripcin Circunscripcin 8 8 7 5 4 32 60 59 60 60 61 300 68 67 67 65 65 332

*Juntas sesionan 1 vez al mes

Juntas Locales* Juntas Distritales* Consejos Locales** Consejos Distritales**

Nmero de Sesiones al mes Periodo Electoral Primera Segunda Tercera Cuarta Quinta Total Circunscripcin Circunscripcin Circunscripcin Circunscripcin Circunscripcin 32 32 28 20 16 128 240 21 147 236 21 144 240 17 146 240 17 153 244 11 151 1200 86 742

Total

440

433

432

430

421

2156

*Sesiones 4 al mes en periodo electoral **Datos promedio mensuales Octubre 2011 a Agosto 2012

Fuentes: entrevistas, Informe de las sesiones de Consejos Locales y Distritales del mes de julio de 2012, Informe final de las sesiones de los Consejos Locales y Distritales del pasado PEF 2011-2012

279

Palancas para reduccin de costos

Mejoras tcticas

Palancas para reduccin de costos


Reduccin del Gasto y Gestin de la Demanda Rediseo de los Procesos de Operacin Racionalizacin de Infraestructura

Descripcin
Se enfoca en abastecimiento estratgico, gestin de la demanda para reducir considerablemente el gasto externo

Porcentaje de ahorro*

10 20%

Se centra en la gestin del costo de los procesos de operacin a travs de simplificacin, eliminacin u subcontratacin de los mismos Se enfoca en el manejo de los portafolios de TI y Bienes Races, proyectos y plataformas

5 10%

15 25%

Modelo Organizativo

Modelo de Entrega de Servicios y Alineacin Organizacional Rediseo del modelo de operacin

Se centra en realinear el staff basndose en el mtodo de valor agregado y la relacin con el negocio

10 30%

Mejoras estratgicas y estructurales

A travs del cambio a un modelo de operaciones ms rentable y capture mayores sinergias

20 30%

*Informacin basada en la experiencia de Deloitte

280

6. C.O.O.

Funciones y Atribuciones del Secretario Ejecutivo


ARTCULO 125 1 . Son atribuciones del secretario ejecutivo:
Funcin o Atribucin a) Representar legalmente al Instituto; b) Actuar como secretario del Consejo General del Instituto con voz pero sin voto; c ) Cumplir los acuerdos del Consejo General; d) Someter al conocimiento y, en su caso, a la aprobacin del Consejo General los asuntos de su competencia; e) Orientar y coordinar las acciones de las direcciones ejecutivas y de las juntas locales y distritales ejecutivas del Instituto, informando permanentemente al presidente del Consejo f ) Participar en los convenios que se celebren con las autoridades competentes respecto a la informacin y documentos que habr de aportar la Direccin Ejecutiva del Registro Federal de Electores para los procesos electorales locales; g) Suscribir, en unin del consejero presidente, los convenios que el Instituto celebre con las autoridades electorales competentes de las entidades federativas para asumir la organizacin de procesos electorales locales; h) Coadyuvar con el contralor general en los procedimientos que ste acuerde para la vigilancia de los recursos y bienes del Instituto y, en su caso, en los procedimientos para la determinacin de responsabilidades e imposicin de sanciones a los servidores pblicos del Instituto; i) Aprobar la estructura de las direcciones ejecutivas, vocalas y dems rganos del Instituto conforme a las necesidades del servicio y los recursos presupuestales autorizados; j) Nombrar a los integrantes de las juntas locales y distritales ejecutivas, de entre los miembros del Servicio Profesional Electoral del Instituto, de conformidad con las disposiciones aplicables; k) Proveer a los rganos del Instituto de los elementos necesarios para el cumplimiento de sus funciones; l) Establecer un mecanismo para la difusin inmediata en el Consejo General, de los resultados preliminares de las elecciones de diputados, senadores y Presidente de los Estados Unidos Mexicanos; para este efecto se dispondr de un sistema de informtica para recabar los resultados preliminares. En este caso se podrn transmitir los resultados en forma previa al procedimiento establecido en los incisos a) y b) del prrafo 1 del artculo 291 de este Cdigo. Al sistema que se establezca tendrn acceso en forma permanente los consejeros y representantes de los partidos polticos acreditados ante el Consejo General; ll) Actuar como secretario de la Junta General Ejecutiva y preparar el orden del da de sus sesiones;

E 1 1 1

1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

282

Funciones y Atribuciones del Secretario Ejecutivo


Funcin o Atribucin m)Recibir los informes de los vocales ejecutivos de las juntas locales y distritales ejecutivas y dar cuenta al presidente del Consejo General sobre los mismos; n) Sustanciar los recursos que deban ser resueltos por la Junta General Ejecutiva o, en su caso, tramitar los que se interpongan contra los actos o resoluciones de sta, en los trminos de la ley de la materia; ) Apoyar la realizacin de los estudios o procedimientos pertinentes, a fin de conocer las tendencias electorales el da de la jornada electoral, cuando as lo ordene el consejero presidente; INSTITUTO FEDERAL ELECTORAL 108 o) Elaborar anualmente, de acuerdo con las leyes aplicables, el anteproyecto de presupuesto del Instituto para someterlo a la consideracin del presidente del Consejo General; p) Ejercer las partidas presupuestales aprobadas; q) Otorgar poderes a nombre del Instituto para actos de dominio, de administracin y para ser representado ante cualquier autoridad administrativa o judicial, o ante particulares. Para realizar actos de dominio sobre inmuebles destinados al Instituto o para otorgar poderes para dichos efectos, el secretario ejecutivo requerir de la autorizacin previa del Consejo General; r) Preparar, para la aprobacin del Consejo General, el proyecto de calendario integral de los procesos electorales ordinarios, as como de elecciones extraordinarias, que se sujetar a la convocatoria respectiva; s ) Expedir las certificaciones que se requieran; y t) Las dems que le encomienden el Consejo General, su presidente, la Junta General Ejecutiva y este Cdigo. Funciones adicionales Conducir la administracin y supervisar el desarrollo adecuado de las actividades de los rganos ejecutivos y tcnicos del instituto Firmar las credenciales para votar que expida el IFE Presentar la Consideracin del presidente del consejo general propuestas para la creacin de nuevas Direcciones o Unidades Tcnicas para el mejor funcionamiento del Instituto, de acuerdo con la disponibilidad presupuestal Celebrar convenios con instituciones acadmicas y de educacin superior para impartir cursos de formacin, capacitacin y actualizacin para aspirantes y miembros titulares del Servicio Profesional Electoral Integrar expedientes de los convenios de coalicin entre los Partidos Polticos y presentarlos para su registro al Consejo General

O 1

1 1 1 1 1 1

1 1 1

1 1 1

1 1

283

Algunas funciones generales que se pueden tomar a consideracin para el COO entre las mencionadas anteriormente
Descripcin: Generar y ejecutar las estrategias de negocio que aseguren las mejores prcticas operativas y la rentabilidad requerida en cada formato, de acuerdo al mapa estratgico del IFE, as como garantizar unos elevados estndares de operacin en las Juntas Locales, Distritales y MACs asegurando el adecuado funcionamiento de las mismas en los diferentes tipos y ubicaciones.

Funciones Generales: Poner en marcha y aplicar la estrategia electoral definida focalizndose en el cumplimiento ptimo del proceso integral de principio a fin para conseguir los objetivos perseguidos por el IFE Seguir y analizar las estadsticas del proceso electoral con el fin de optimizar las previsiones del proceso integral y fijar los objetivo Asegurar el mantenimiento de estndares alcanzados a la fecha por el IFE en materia del proceso electoral, as como buscar la mejora de dichos estndares Crear y administrar presupuestos y planes anuales orientados al control del presupuesto en aras a lograr los objetivos y metas especficas del IFE Administrar en colaboracin con las Direcciones Ejecutivas, los recursos humanos internos para garantizar el desarrollo de la operacin, el nivel de productividad y un buen servicio Impulsar y coordinar los proyectos llevados a cabo por el IFE en sus diferentes formatos para aprovechar sinergias entre los mismos y alinear su operacin a los requerimientos Apoyar la implantacin de servicios que puedan ser centralizados para la generacin de economas de escala y por lo tanto disminucin de costos en el contexto general de la operacin Asegurar la identidad propia de los diferentes formatos poniendo especial atencin al tema operacional en aspectos tales como mejoras generales, estructura de la tienda, factor humano, etc. para garantizar el cumplimiento de los objetivos del negocio.

284

Secretario de Estado

Subsecretario De Educacin Bsica

Subsecretario de Educacin Media Superior

Subsecretario de Educacin Superior

Subsecretario de Planeacin y Evaluacin de Polticas Educativas Coordinacin General de Oficinas de Servicios Federales de Apoyo a la Educacin

Secretario de Comunicaciones y Transportes

Subsecretario De Comunicaciones

Subsecretario de Infraestructura

Subsecretario de Transporte

Coordinador General de Centros SCT

285

Secretario de Economa

Subsecretario De Competitividad y Normatividad

Subsecretario de Industria y Comercio

Subsecretario de Comercio Exterior

Coordinador General de Delegaciones Federales

Secretario de Gobernacin

Subsecretario De Gobernacin

Subsecretario De asuntos jurdicos y DH

Subsecretario de enlace legislativo

Subsecretario de Normatividad de Medios

Jefe de Unidad de Enlace Federal y Coordinacin con Entidades Federativas

286

VIII. Diagnstico organizacional DEPPP

A. Entendimiento

Para el diagnstico de la DEPPP analizamos la normatividad y las bases de datos del personal, as como otros documentos relevantes
Documentos Analizados

Nombre
Manual de Organizacin General 2009 Cdigo Federal de Instituciones y Procesos Electorales Reglamento Interior del IFE Reglamento de Radio y Televisin en Materia Electoral Informes de actividades periodos 2011-2012 Plantilla proporcionada por el Instituto, Abril 2013 Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el Ejercicio 2013
Mapas Estratgicos de las URs

Descripcin
Descripcin de puesto asignadas por cada unidad responsable Normas constitucionales poltico electorales Reglamento interior de trabajo Documento regulador en materia de radio y televisin Consolidado de reporte de actividades trimestrales por direccin Presupuesto total anual de la plaza Estrategias orientadas a mejorar la eficacia, eficiencia, transparencia y racionalidad en la planeacin, programacin y presupuestacin de los recursos del Instituto
Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional

289

Asimismo, se levant informacin a travs de 11 entrevistas con los principales funcionarios del rea de Prerrogativas de Partidos Polticos en el nivel central
Entrevistas Nombre
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Lic. Claudia Urbina Esparza Lic. Alejandro Vergara Torres Mtro. Carlos Alberto Flores Vargas Lic. Rodrigo Snchez Gracia Sesin de validacin de organigramas Maria del Roco Camargo Laura Patricia Galvan Snchez Mtro. Alberto Gaytn Ramrez Edith Teresita Medina Hernndez Osvaldo Nicols Rodrguez Arguello Aldo Ariel Galindo Guzmn

rea
Director de Partidos Polticos y Financiamiento Director de Verificacin y Monitoreo Director de Pautado, Produccin y Distribucin Director de Anlisis e Integracin Direccin Ejecutiva (enlaces administrativos) Subdirector de Pautado y Transmisiones Subdirector de Distribucin de Materiales Subdirector de Verificacin Subdirector de Registro Jefe del Departamento e Soporte Tcnico y Mantenimiento del CEVEM Jefe de Departamento de Ingeniera y Automatizacin

290

El mandato de la DEPPP viene expresado especficamente en el artculo 41 de la Constitucin y diferentes artculos del COFIPE, entre otras normas aplicables
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos TITULO SEGUNDO - CAPITULO I DE LA SOBERANIA NACIONAL Y DE LA FORMA DE GOBIERNO
Articulo 41: I,II,III. La ley garantizar que los partidos polticos nacionales cuenten de manera equitativa con elementos para llevar a cabo sus actividades

COFIPE
1) 2) 3) Art. 28 Art. 35 Art. 38 Registro de un partido poltico Registro de una agrupacin poltica nacional Obligaciones nacionales de los partidos polticos

Atribuciones especficas COFIPE - DEPPP


rea Direccin de Partidos Polticos y Financiamiento Direccin de Pautado, Produccin y Distribucin de Materiales Direccin de Verificacin y Monitoreo Direccin de Anlisis e Integracin 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7)

4)

Art. 47

Para la declaratoria de procedencia constitucional y legal de los documentos bsicos de los partidos polticos Facultades del instituto en cuanto a radio y televisin De las franquicias postales y telegrficas

5) 6)

Art. 51 a 76 Art. 90 y 91

7)

Art. 129

Atribuciones de la Direccin Ejecutiva de Prerrogativas y Partidos Polticos

Fuente: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos y COFIPE

291

DEPPP tiene 4 grandes Objetivos del rea que despliega a travs de iniciativas que contribuyen al logro de los objetivos, misin y visin del Instituto
Misin IFE Visin IFE

Proyectos de la DEPPP

Desarrollo de los valores democrticos, promocin de la participacin ciudadana y la educacin cvica

Innovacin y cambio institucional

Iniciativas DEPPP

1. Ejecutar las actividades relacionadas con los partidos polticos nacionales y las agrupaciones polticas nacionales: su registro y cancelacin, vigilancia, ministraciones -financiamiento-, registro de dirigencias nacionales, candidaturas, fusiones, coaliciones, etc.

2. Coadyuvar en el establecimiento de mecanismos para la administracin de los tiempos del Estado en radio y televisin de los partidos polticos, autoridades electorales estatales, Tribunal Electoral Federal y del mismo Instituto Federal Electoral. En este mbito, la DEPPP funge como Secretaria Tcnica del Comit de Radio y Televisin del Instituto Federal Electoral.

3 Otorgar prerrogativas y financiamiento a partidos polticos Realizar el pautado para la distribucin de los tiempos del Estado y de los Partidos Polticos en los medios

4 Verificar el cumplimiento de las pautas de transmisin, as como de las normas aplicables respecto de la propaganda poltica y electoral que se difunda por radio y televisin

Objetivos especficos DEPPP

Realizar el registro de los rganos directivos nacionales y estatales de los PP y las APN

Fuente: Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el Ejercicio 2013, Mapas Estratgicos de las URs

292

Por otra parte, DEPPP cuenta con una arquitectura de procesos claramente identificada y que consta de 2 macro procesos principales
Arquitectura de Procesos de la Direccin Ejecutiva DEPPP

Registro, Documentacin de Partidos y Agrupaciones Polticas Nacionales; y Asignacin de Prerrogativas y Financiamiento


Actividades sustantivas bajo un esquema de procesos Registro y Documentacin de Partidos y Agrupaciones Polticas Nacionales Prerrogativas y Financiamiento
1

Registrar Partidos Polticos y Agrupaciones Polticas Nacionales APNs: candidatos, integrantes y representantes Mantener actualizada su documentacin

Otorgar financiamiento pblico y garantizar el acceso de las prerrogativas a los Partidos Polticos

Asignacin y Monitoreo de tiempos en los medios de comunicacin Pautado, Produccin y Distribucin Verificacin y Monitoreo Anlisis e Integracin
2

Elaboracin de catlogos y mapas de cobertura Elaboracin de pautas y rdenes de transmisin

Monitoreo y verificacin de la transmisin de pautas y mensajes en programas en radio y televisin

Legalidad mediante la presentacin oportuna de denuncias en contra de hechos, actos y omisiones

293

DEPPP ejecuta sus funciones y procesos sustantivos para producir ciertos productos y servicios que son entregados a diversos clientes
Funcin / Proceso Servicio/ Producto
Registro de rganos directivos, representantes nacionales, estatales de PP y APN Modificacin de documentos bsicos de PP y APN Otorgamiento de las prerrogativas en materia de financiamiento pblico Elaboracin y entrega de las pautas y rdenes de transmisin Informes de cumplimiento (verificacin de transmisin de mensajes/pautado) Permisionarias y Concesionarias

Cliente
Partidos Polticos y Agrupaciones Polticas Nacionales

Registro de Partidos y Agrupaciones Polticas Nacionales

Sustantivos

Candidatos Independientes

Asignacin y Verificacin de Prerrogativas y Financiamiento

Administracin de los tiempos del estado en radio y televisin

Entidades Polticas Estatales

Verificacin del cumplimiento de las transmisiones de acuerdo con la normatividad aplicable

Dictmenes jurdicos

reas Internas del IFE y de la Direccin Ejecutiva

Mantenimiento del Centro de Produccin y Sistema de Transmisin Satelital

Funcionamiento ptimo de los sistemas y centros de produccin

reas Internas del IFE y de la Direccin Ejecutiva

Adjetivos

Desarrollo y Mantenimiento de Sistemas

Aplicaciones, sistemas y actualizaciones

Soporte Tcnico a Usuarios

Consultas Partidos Polticos y Agrupaciones Polticas Nacionales

Atencin de Solicitudes de informacin a Partidos Polticos

Informes de cumplimiento

Fuente: Entrevistas y documentacin facilitada por el rea

294

DEPPP actualmente opera con 585 colaboradores, de los cuales el 14.2% estn en niveles de MM y MS con un costo nominal aproximado de $64.9 mdp
Rama Total de MM y MS S Nombre del Puesto 10 19 MS Tipo de mando Total de TO A MS

Nm. Costo Total Colaboradores MM MM y MS TO (1) MONITORISTAS


Direccin Ejecutiva de Prerrogativas y Partidos Polticos 83 502

83 292 210 585

$64.9 $54.6 $43.0 $162.5

TOTAL

S MS Direccin de Partidos Polticos y Financiamiento 15 123

MS

A Direccin de Verificacin y Monitoreo 19

MS

MS

Direccin de Pautado, Produccin y Distribucin 17 69

Direccin de Anlisis e Integracin

281

22

Servicio Profesional Administrativa Honorarios Permanentes Honorarios Eventuales

18 16 14 12 10 8 6 4 2 0

Distribucin de personal y costo por rea

$12,306,358.00

$2,482,162.00

$7,956,958.00

$5,578,214.00

$11,808,173.00

$1,079,578.00

$5,153,709.00

$6,758,584.00

$10,268,847.00

$401,211.00

Direccin de Anlisis e Integracin

Direccin de Pautado, Produccin y Distribucin de Materiales

Direccin de Verificacin y Monitoreo

Direccin de Partidos Polticos y Financiamiento

Direccin Ejecutiva (Apoyo Administrativo)

Costo por $64.9 rea MM MM y MS% 14.2% sobre NC total MM y MS% 39.9% sobre $ total

$14.8 3.9% 9.0%

$13.5 3.0% 8.3%

$14.0 3.0% 8.7%

$11.9 2.6% 7.4%

$10.7 1.7% 6.5%

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

(1) Sueldo Base + Compensacin Garantizada, en millones de pesos (2) No se encontraron Honorarios Permanentes

295

DEPPP cuenta adicionalmente con 210 colaboradores en el nivel local y distrital para atender sus tareas de monitoreo con un costo aproximado de $43 mdp
Nmero de colaboradores total OD: 210 Costo total OD: $43.04 mdp*

178

Locales

$35,452,972

32

Distritales

$7,591,584

200

150

100

50

$10,000,000

$20,000,000

$30,000,000

$40,000,000

Local
Monitoristas $35,452,972

Distrital
Supervisores de Monitoristas $7,591,584

MONITOREO Y VERIFICACIN
Nmero de colaboradores total Central: 292 Nmero de colaboradores total OD: 210

MONITOREO Y VERIFICACIN
Costo total Central: $54.6 mdp* Costo total OD: $43.04 mdp*

Fuente: Base de datos MAC proporcionada el 15 de Marzo del 2012

Fuente: Entrevistas, Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

296

B. Diagnstico

El diagnstico de DEPPP arroja 4 hallazgos principales relacionados con oportunidades de modernizacin, consolidacin (2) y decisiones estratgicas

Direccin Ejecutiva de Prerrogativas y Partidos Polticos Direccin y Apoyo Administrativo

5
Direccin de Partidos Polticos y Financiamiento

5
Direccin de Anlisis e Integracin

Direccin de Pautado, Produccin y Distribucin

Direccin de Verificacin y Monitoreo

Hallazgo
1. Elevado costo de cumplir con las atribuciones de pautado

Descripcin
Las actividades de pautado consumen el 22% del costo de nmina y el 32% de los recursos humanos de la Direccin de Pautado

Oportunidades

Realizar el pautado de una forma ms eficiente

2. Elevado costo de lograr un alto nivel de efectividad en el monitoreo

Las actividades de verificacin enfocadas al logro de un porcentaje de efectividad superior al 98% tienen un costo asociado muy elevado El Registro de Partidos Polticos y APNs solo se produce en un periodo determinado de tiempo aunque hay recursos asignados de forma permanente Hay actividades de pautado y verificacin, que se ejecutan dentro del mismo macroproceso, pero en distintas direcciones

Revisar la carga de trabajo en funcin de los errores que arroja el sistema y el alto grado de automatizacin del proceso

3. La razn de ser del Registro de PP y APN es eminentemente estacional

Consolidacin del proceso en busca de sinergias y de una operacin ms integral

4. Ruptura innecesaria de grandes procesos

Consolidar las estructuras en busca de eficiencias operacionales y organizacionales

Decisin Estratgica

Consolidacin

Modernizacin

298

Adicionalmente, se observan otros tres hallazgos relacionados con la forma en la que se organiza el trabajo y se asignan recursos al interior de la DEPPP

Direccin Ejecutiva de Prerrogativas y Partidos Polticos Direccin y Apoyo Administrativo

5
Direccin de Partidos Polticos y Financiamiento

5
Direccin de Verificacin y Monitoreo

Direccin de Pautado, Produccin y Distribucin

Direccin de Anlisis e Integracin

Hallazgo
5. Algunos roles de distinto nivel son muy similares, y los tramos de control son muy reducidos

Descripcin
Los roles que se realizan en los distintos niveles organizacionales se duplican principalmente en los mandos medios, el tramo de control es muy corto

Oportunidades
Redistribucin de mandos medios y superiores para obtener una mayor eficiencia

6. Excesivo foco en actividades jurdicas de la DEPPP

La Direccin de Anlisis e Integracin en trminos de mandos medios y superiores es la ms costosa


reas de Tecnologa y Recursos Humanos dentro de la Direccin de Verificacin y Monitoreo

Asignacin de recursos ms eficiente

7. reas de Soporte dentro de reas Sustantivas

Enviar estas funciones de apoyo a las correspondientes reas de apoyo a nivel central

8. La DEPPP ejecuta algunas funciones de Comunicacin Social

La produccin de materiales, as como los activos humanos y fsicos son realizados por la DEPPP

Transferencia de funciones y recursos de DEPPP a CNCS

Consolidacin

Redistribucin de recursos

299

En trminos generales, el modelo de operacin de la DEPPP presenta algunas oportunidades de modernizacin segn estndares mundiales de monitoreo
La Direccin de Prerrogativas y Partidos Polticos tiene algunos elementos que pudieran hacer ms eficiente su operacin, se realiz un anlisis de prcticas lderes de institutos electorales y entre algunos hallazgos tenemos:

Servicios otorgados por la DEPPP


Servicio IFE Otros pases*

Pautado, Produccin y Dist.

Asignacin de tiempos proporcional a la representatividad en el congreso o parlamento (segn sea el caso) Tiempo asignado al estado en medios para difundir informacin en periodo electoral Orden de aparicin en medios aleatorio Revisin de materiales previos a transmisin Se realiza la actividad de pautado a medios Los partidos tienen derecho a comprar tiempo aire a medios

41 min.

23 min.

Finan. Monit. Anlisis

Los partidos suelen financiarse por medio de donaciones, patrocinios El rgano encargado de impartir sanciones a partidos es el poder legislativo Los rganos reguladores se encargan de establecer un marco jurdico a medios Establecimiento de un rgano independiente que monitoree actividades de los partidos en tiempos electorales con capacidades jurdicas
Fuente: *http://www.coe.int/t/dghl/standardsetting/media/doc/Media&Elections_en.pdf **http://www.osce.org/odihr/92057?download=true ***http://www.eueom.eu/jordan2013/media

300

B. Diagnstico - Hallazgo 1
Elevado costo de cumplir con las atribuciones de pautado

En la actualidad, el rea de pautado realiza la actividad de carga y generacin de rdenes de transmisin (OTs) para cada partido y en cada uno de los medios

DIRECCION DE PAUTADO PRODUCCION Y DISTRIBUCION (38 TO)

SUBDIRECCIN DE PAUTADO Y TRANSMISIONES "I" (1 TO)

SUBDIRECCIN DE PLANEACIN Y GESTIN DE TRANSMISIONES SECTOR "II" (1 TO)

SUBDIRECCION DE DISTRIBUCIN DE MATERIALES (0 TO)

SUBDIRECCIN DE PRODUCCIN, POST PRODUCCIN Y CONTROL DE CALIDAD (0 TO)

DEPARTAMENTO DE INGESTA DE MATERIALES (5 TO)

DEPARTAMENTO DE ENTIDADES (GRUPO 1) (4 TO)

DEPARTAMENTO DE ENTIDADES (GRUPO 4) (2 TO)

600

451

DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCION DE MATERIALES (5 TO)

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PRODUCCIN INTERNA (6 TO)

DEPARTAMENTO DE ENTIDADES (GRUPO 2) (2 TO)

DEPARTAMENTO DE ENTIDADES (GRUPO 5) (2 TO)

524

450

DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCION DE MATERIALES (4 TO)

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MATERIALES DE TELEVISIN (14 TO)

DEPARTAMENTO DE ENTIDADES (GRUPO 3) (2 TO)

DEPARTAMENTO DE ENTIDADES (GRUPO 6) (2 TO)

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MATERIALES DE RADIO (2 TO)

521

342

Pautado N Colaboradores: 26 Costo de Nmina: 10.1 mdp N de Emisoras: 2,888

302

En relacin con lo anterior, la actividad de pautado se realiza en primera instancia por los Partidos, siendo el modelo ineficiente y costoso para el Instituto
Periodo Ordinario rdenes de Transmisin Periodo Electoral

Las realiza cada partido poltico y cada autoridad electoral, y se las envan al IFE para que las revise y las cargue en sistema Semanalmente por cada uno de los medios Pautado carga las rdenes a medida que las recibe y las verifica Los partidos tienen una fecha lmite para enviar las rdenes antes de que se cierre el sistema. Antes de esta fecha pueden cambiar las rdenes ya enviadas IFE las enva semanalmente a los medios 5 das (periodo ordinario) o 3 das (periodo electoral) antes de la fecha de inicio de transmisin Por las estrategias de medios de cada partido, las rdenes de transmisin cambian de manera constante antes de que el IFE cierre el plazo para cambios. Esto ocurre especialmente en periodo electoral

Actividad de Pautado en el PEF 2011-12 18 de diciembre al 1 de julio


2,335 medios

133,095
4,200 Promocionales Calificados
4,810 Pautas Especficas rdenes de Transmisin (elaboradas y notificadas) El IFE se ha convertido en la agencia de medios ms grande del mundo. Se procesa un alto volumen de rdenes de transmisin y de verificacin de promocionales, aunque muchas veces no sean utilizados por los partidos polticos. Dichas rdenes pueden ser modificadas en mltiples ocasiones, causando re trabajos.

19,980,735
13,344,847
Promocionale s Pautados en Precampaa Promocionale s Pautados en Campaa

9,543,693
Promocionale s Pautados en Intercampaa

887,218
Promocionale s Pautados en Veda
Fuente: Numeralia DEPPP 2011-2012

Total de 43,756,493 promocionales pautados

303

IFE debera permitir que los Partidos introdujeran las rdenes de transmisin directamente en el sistema, creando los candados apropiados para su control
PARTIDOS POLITICOS Y GOBIERNO
Elaboracin de rdenes de transmisin

IFE
Introduccin de rdenes de Transmisin en el Sistema Validacin de ajuste a pauta y material aprobado Posibilidad de error humano en la introduccin de la orden como el Partido la cre

AHORA

FUTURO

Elaboracin de rdenes de Transmisin directamente en el Sistema

Beneficios

Requerimientos
Modificaciones al sistema para que cada Partido/Entidad de Gobierno pueda programar transmisiones en periodo pautado y de materiales aprobados Proporcionar a los Partidos/Entidades de Gobierno acceso al Sistema ya sea en el IFE o remoto

IFE: - Liberacin de al menos el 50% de la carga de trabajo de Pautado - Cero errores en programacin de comerciales

PARTIDOS: Mayor flexibilidad y rapidez para cambiar sus rdenes de transmisin

Potencialmente, la DEPPP podra reducir su costo de personal en el rea de pautado un 50%, cifra que equivale aproximadamente a 5.0 mdp anuales

304

B. Diagnstico - Hallazgo 2
Elevado costo de lograr un alto nivel de efectividad en el monitoreo

El costo actual del personal involucrado en el monitoreo de medios en el Instituto es superior a 44 millones de pesos anuales
Recursos relacionados con monitoreo y verificacin para lograr un 98.5% de efectividad Medios a monitorear Nmero de servidores que deben recibir mantenimiento Recursos involucrados en el monitoreo y verificacin (*) Centros de Verificacin y Monitoreo en el pas Monitoreo de seales por persona Recursos destinados a soporte de los CEVEMs (CAU) reas de la Direccin dedicadas al mantenimiento de sistemas e infraestructura (*)

Cantidad

PERSONAL DE MONITOREO Y COSTO ASOCIADO Centralizado $ 7,596,011 Descentraliza do $ 35,452,972

2,335 900

Jefe de Control y Seguimiento

$ 583,899

216

143 10

5 Enlaces Centrales

$1,208,320

Personal Tcnico / Operativ o (215)

32 Supervisores de Monitoristas

178 Monitoristas

COSTO ANUAL TOTAL DE LA ESTRUCTURA $ 44,841,202

Fuente: Entrevistas y Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

306

El elevado costo de monitoreo proviene de una excesiva supervisin de medios, la generacin de reportes, ocupacin de recursos y duplicidad de actividades
Mayor grado de Contribucin al costo operativo Menor grado de Contribucin al costo operativo

Monitoreo de Medios
El COFIPE establece la obligacin de monitorear la ejecucin del pautado, sin embargo no estipula el mtodo para realizar el mismo, ni un porcentaje del 100% El proceso de monitoreo es un 80% automtico y 20% manual, a pesar de esto diario se hace una revisin del 100% de los materiales El IFE persigue por oficio el cumplimiento del 100% del pautado

% Ocupacin del Personal


Anlisis de ocupacin diaria por monitorista:
Actividades No. de seales revisadas No. de materiales emitidos por seal Duracin promedio en segundos por material Total de tiempo en actividades de monitoreo (horas) Tiempo de actividades ordinarias (horas) Jornada laboral (horas) No. de auxiliares de apoyo % ocupacin por monitorista No Elec. 10 20 20 Elec. 10

Actividades Ejecutadas
Enlace de Monitorista
Consolidacin de informacin regional Coordinacin del equipo Emisin de reportes ejecutivos mandatorios (internos y externos)

Supervisor de Monitorista
96 30

Lnea de Reporte

Asignacin de seales por monitorista Consolidacin de informacin regional Coordinacin del equipo Emisin de reportes diarios (% de cumplimiento, reprogramaciones, etc.)

2 8 0 50.0%

2 8 1 75%

Monitorista

Revisin de sintonizadores Revisin de seales Monitoreo de seales vs pautado Generacin de reporte de verificacin diario

Duplicidad de actividades Fuente: Entrevistas y Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

307

Una efectiva modernizacin de la operacin en DEPPP debe alinearse a prcticas mundiales y pasa por una redefinicin de la cobertura del monitoreo
Se realiz un estudio entre el monitoreo de medios del IFE comparado contra las prcticas lderes del mundo y se observaron las siguientes diferencias:

Prcticas lderes del mundo IFE (DEPPP)


1. Tiempos de monitoreo de medios 2. Tipo de anlisis cuantitativo realizado 3. Nmero de medios monitoreados 06:00 a 24:00 (radio y tv) No. de ejecucin de pautas 100% medios nicamente calidad de materiales

Prctica Lder
06:00-12:00 (radio) 18:00-24:00 (tv)
Analtico (ej. palabras ms utilizadas, gnero) Pruebas estadsticas Temas tratados en medios, estilo periodstico, calidad de encuestas Son los encargados en su mayora de hacer estas tareas

4. Anlisis cualitativo del monitoreo 5. Fortalecer la democracia mediante la participacin en el monitoreo de organizaciones civiles

N/A

Organigrama de Monitoreo IFE


Verificacin y Monitoreo

Prcticas lderes del equipo monitoreo


Equipo de Medios

Infraestructura tecnolgica

Verificacin

Control y monitoreo

Soporte tcnico y mantto.

Analista Legal

Analista Electoral

Analista Poltico

Analista Regional

Fuente: *http://www.coe.int/t/dghl/standardsetting/media/doc/Media&Elections_en.pdf **http://www.osce.org/odihr/92057?download=true ***http://www.eueom.eu/jordan2013/media

308

El Instituto podra lograr beneficios econmicos cercanos a los 22.4 mdp anuales, dependiendo de la decisin estratgica que se elija

Optimizacin Operativa
Descripcin 1.- % de utilizacin ptima de los recursos involucrados en el monitoreo para periodo no electoral 2.- Monitoreo mediante pruebas estadsticas en periodos electorales que garanticen el mismo grado de confiablidad que con al revisin del 100% de materiales Total de ahorro estimado Ahorro mdp $6.9

BENEFICIOS ECONMICOS PARA EL INSTITUTO

+
$1.2 $8.1
Potenciales ahorros

$22.4 mdp

Optimizacin Operativa

Modernizacin de Ley

Implementar prcticas lderes (Cambio COFIPE)


Descripcin Monitoreo de horas pico de promocionales Utilizacin ptima de los recursos Revisar nicamente medios con alto impacto Integrar una comisin vigilante en proceso electoral Solicitar apoyo de organismos internacionales como el Instituto Europeo de Medios (EIM) Total de ahorro estimado Ahorro mdp

$8.1 mdp

$22.4

Factibilidad

$22.4

Fuente: Entrevistas, SINOPE 2012

309

B. Diagnstico - Hallazgo 3
La razn de ser del Registro de PP y APN es eminentemente estacional

Las actividades de registro y documentacin de Partidos y Agrupaciones Polticas Nacionales son realizadas por 112 colaboradores con un costo de 24.5 mdp
Objetivo: Vigilar las normas y requisitos para el registro de partidos, el de sus candidatos, sus integrantes y sus representantes Garantizar los derechos y obligaciones de las Agrupaciones Polticas Nacionales

Nmero de colaboradores por rama*

Composicin del costo de nmina por tipo de rama*

Administrativa Honorarios Eventuales Otros Proyectos Rama Profesional 23%

10% 23%

32% 38%

44% 15% 15%


*De un total de 112 colaboradores *Costo aproximado total de 24.5 mdp Agrupaciones Polticas Nacionales En perodo electoral, registro de hasta 5,396 candidatos 99 organizaciones de ciudadanos que quieren ser agrupaciones polticas nacionales

Partidos Polticos
41 agrupaciones que quieren ser partidos polticos 200 Asambleas Distritales 20 Asambleas Estatales

Volumen de Actividades

Registro

7 Delegaciones con 215,000 afiliados

El alto porcentaje de colaboradores contratados por honorarios eventuales, se debe a que el registro de partidos y agrupaciones polticas nacionales, son actividades que se hacen desconcentradamente en el que se requiere la representacin de la DEPPP
Documentacin

Se verificaron 4 reglamentos

Se registraron 9 plataformas electorales

Se generaron 4 oficios sobre los mtodos de eleccin de candidatos

Se registraron 2 coaliciones

Las actividades de documentacin son continuas, impredecibles y de volumen variable

Fuente: Entrevistas, Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013 y Numeralia DEPPP 2011-2012

311

Las actividades realizadas de documentacin y registro tienen un carcter temporal, con periodos laborales de mucha intensidad los primeros 3 aos (1/2)
2013 2014
8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5

2015
6 7 8 9 10 11 12

Actividades de Registro y Documentacin


Registro de intencin para ser partido poltico Certificacin de Asambleas (elaborada por honorarios eventuales principalmente) Generacin y actualizacin de agenda de la celebracin de Asambleas Soporte a los vocales (telefnico) Solicitud de registro de PP y APN Validacin de documentos de agrupaciones polticas nacionales Validacin de documentos de partidos polticos Elaboracin de dictmenes para el Consejo General Notificacin de integracin de rganos de PP y APN Emisin de acuerdos y criterios aplicables para registro de candidatos Registro de precandidatos Registro de candidatos (diputados, senadores, suplentes, etc.) Inscripcin en libros de candidatos Registro de partidos ante el Instituto (consejo local, gral. y dist.) Emisin de normatividad de registro Certificacin de declaracin de principios Programas de accin Generacin de estatutos Reglamentos de la vida interna de los partidos Realizacin de convenios de coalicin Plataformas electorales

PERIODO POST ELECTORAL Registro de Partidos Polticos y Agrupaciones Polticas Nacionales

PERIODO PRE ELECTORAL

PERIODO ELECTORAL

7 eventuales

+7 +6 eventuales eventuales

+ 42 eventuales
- 32 Eventuales

+ Cont. Masiva

Documentacin Partidista

Carga normal de trabajo

Incremento de carga de trabajo

Periodo crtico de carga de trabajo


Fuente: Entrevistas, COFIPE

312

Sin embargo, la actividad desciende considerablemente en los tres aos siguientes, ya que concluye la certificacin de asambleas (2/2)
2016 2017
8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5

2018
6 7 8 9 10 11 12

Actividades de Registro y Documentacin


Registro de intencin para ser partido poltico Certificacin de Asambleas (elaborada por honorarios eventuales principalmente) Generacin y actualizacin de agenda de la celebracin de Asambleas Soporte a los vocales (telefnico) Solicitud de registro de PP y APN Validacin de documentos de agrupaciones polticas nacionales Validacin de documentos de partidos polticos Elaboracin de dictmenes para el Consejo General Notificacin de integracin de rganos de PP y APN Emisin de acuerdos y criterios aplicables para registro de candidatos Registro de precandidatos Registro de candidatos (diputados, senadores, suplentes, etc.) Inscripcin en libros de candidatos Registro de partidos ante el Instituto (consejo local, gral. y dist.) Emisin de normatividad de registro Certificacin de declaracin de principios

PERIODO POST ELECTORAL Registro de Partidos Polticos y Agrupaciones Polticas Nacionales

PERIODO PRE ELECTORAL

PERIODO ELECTORAL

Periodo de baja o nula intensidad

Documentacin Partidista

Programas de accin Generacin de estatutos Reglamentos de la vida interna de los partidos Realizacin de convenios de coalicin Plataformas electorales

Carga normal de trabajo

Incremento de carga de trabajo

Periodo crtico de carga de trabajo


Fuente: Entrevistas, COFIPE

313

La contratacin de personal eventual en el rea debera normarse mediante la imposicin de parmetros que permitan ahorros potenciales de hasta 3.3 mdp
Contratacin de honorarios eventuales por registro
2013 2014 2015 2016 2017 2018

Registro
La mayora de los partidos polticos celebra sus asambleas el ltimo trimestre del ao Contratacin de personal adicional por la no validacin temprana de documentos Contratacin No se celebran masiva de asambleas de personal por el aspirantes a volumen de partidos polticos registro (al menos 500 candidatos) Documentacin Realizacin de convenios de coalicin Plataformas electorales Contratacin de personal adicional por la no validacin temprana de documentos Contratacin masiva de personal por el volumen de registro (5,396 registros en el 2011, periodo federal)

Certificacin de declaracin de principios Programas de accin Reglamentos de la vida interna de los partidos

Certificacin de declaracin de principios Programas de accin Reglamentos de la vida interna de los partidos

Realizacin de convenios de coalicin Plataformas electorales

Menor grado de Contribucin al costo operativo Optimizacin del uso de recursos Subutilizacin de recursos a la mitad del periodo federal electoral (registro) Debido a la similitud de actividades, es posible crear sinergia entre documentacin y registro AHORRO ESTIMADO: $1,069,288 Cambios a normatividad moderados Establecimiento del nmero de asambleas a celebrar por periodo del ao (ej. 67 asambleas cada trimestre del ao)

Mayor grado de Contribucin al costo operativo Cambios mayores a la normatividad segn prcticas lderes Cobertura geogrfica requerida (mediante firma de afiliados y verificacin contra el padrn) Cobro a partidos por registro y emisin de certificaciones AHORRO ESTIMADO: $3,313,900

AHORRO ESTIMADO: $1,947,031

Fuente: Entrevistas, Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013 http://campaignhandbook.gef.eu/registering-the-party-for-the-election-legally/4/

314

B. Diagnstico - Hallazgo 4
Ruptura innecesaria de grandes procesos

Existen diferentes reportes relacionados con la actividad de monitoreo que se realizan en conjunto en reas de la organizacin sin un valor agregado evidente
Procesos de la DEPPP
Pautado, Produccin y Distribucin
Generacin de huellas acsticas Generacin de pautas por medio Recepcin de materiales de partidos Revisin tcnica de los materiales Realizacin de rdenes de transmisin Distribucin de rdenes de transmisin

Verificacin Monitoreo

Monitoreo del cumplimiento de pautas

Extraccin y elaboracin de informes previos

Elaboracin de reportes finales y Atencin de Requerimientos

Anlisis e Integracin

Anlisis de quejas de PP

Generacin de oficios en caso de incumplimiento

Notificaciones a medios

Seguimiento a medios

Potenciales reas con sinergias

Fuente: Entrevistas

316

Existen ahorros potenciales cercanos a 1.1 mdp anuales en puestos del rea de Verificacin derivados de la consolidacin de los mencionados reportes
Las reas solicitan informacin y atencin a requerimientos a Verificacin, que funge de intermediario para su obtencin ya que es el rea de Monitoreo quien la posee.

PRODUCTOS GENERADOS POR EL REA GENERACIN DE REPORTES


SUBDIRECCIN DE VERIFICACIN

20

Reportes mandatorios y no mandatorios ATENCIONES A REQUERIMIENTOS

NC:7 Costo: 4.2 mdp

Medidas cautelares
DEPARTAMENTO DE PRODUCTOS DE VERIFICACIN

Detecciones Bsqueda en grabaciones 7 Reporte de seguimiento cautelar Testigos de grabacin Reportes de cumplimiento de pautas

DEPARTAMENTO DE ATENCIN A REQUERIMIENTOS

Bsqueda histrica

Ahorros potenciales por realizar los reportes en un rea $1,068,328

SUBDIRECCIN DEL CENTRO NACIONAL DE CONTROL Y MONITOREO

PRODUCTOS GENERADOS POR EL REA (2012) 28,101,663 5,108,994 Pautas verificadas Horas de grabacin de radio y tv Monitoreos de noticieros ms importantes Reporte diario automatizado por medio de macros

NC:210 Costo: 44.8 mdp

DEPARTAMENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO HACIA LOS CEVEMs

493 1

Fuente: Entrevistas, Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

317

B. Diagnstico - Hallazgo 5
Algunos roles de distinto nivel son muy similares, y los tramos de control son muy reducidos

Los costos de supervisin del Direccin de Anlisis e Integracin son los ms elevados, debido a que el personal que labora en el rea es de MM y MS
Rol Central
Registro de Partidos y Agrupaciones Polticas Nacionales Registro de Candidatos Evaluacin Normar, Registrar, Supervisar Normar, Registrar, Supervisar Entrega

Local
Certificar Asambleas Constitutivas Registrar, Supervisar

Distrital
Certificar Asambleas Constitutivas Registrar

Proceso/Funcin

Registro de Representantes

Acreditar, Supervisar

Acreditar

Asignacin y Verificacin de Prerrogativas y Financiamiento


Administracin de Tiempos del Estado en Radio y TV Verificacin del cumplimiento de las transmisiones de acuerdo con la normatividad aplicable

Ejecutar, Supervisar, Notificar Ejecutar, Supervisar, Notificar

Ejecutar, Notificar (algunos) Ejecutar, Notificar (algunos)

Normar, Supervisar

Normar, Supervisar

Costo de Supervisin
2.00 1.80 1.60 1.40 1.20 1.00 0.80 0.60 0.40 0.20 0.00 2.00 1.80 1.60 1.40 1.20 1.00 0.80 0.60 0.40 0.20 0.00
DIRECCIN DE PAUTADO, PRODUCCIN Y DISTRIBUCIN DE MATERIALES

Director Ejecutivo

Director

Subdirector

DIRECCIN DE ANLISIS E INTEGRACIN

DIRECCIN DE PARTIDOS POLTICOS

DIRECCIN DE VERIFICACIN Y MONITOREO

0.67 0.18 0.22

= 0.53

0.84 0.60 0.42 0.44


= 0.53

Fuente: Manual de Organizacin 2009, Entrevistas

319

Asimismo, el diseo de la estructura no est alineado a tendencias de modernizacin que instan a una ampliacin de los tramos de control
Perspectiva
Administracin de la estructura de gestin Volumen Nmero de Mandos Medios y Superiores
T O T A L R A T I O S T O T A L

Tendencia
Acotacin de niveles jerrquicos mediante la redefinicin de responsabilidades para alcanzar una entrega oportuna de servicios

Costos Costo de la Estructura de Gestin

Resultados
Mayor enfoque en resultados Estructura de gestin oportuna y eficiente Mayor interaccin entre reas

Responsabilidad
DEPPP

Tramos de Control

R A T Costo de Supervisin

Acercamiento de servicios a destinatarios finales

O S

DIRECCIN DE ANLISIS E INTEGRACIN

Direccin Ejecutiva de Prerrogativas y Partidos Polticos

1:0

1:3

1:4

1:6

DIRECCIN DE PARTIDOS POLTICOS DIRECCIN DE PAUTADO, PRODUCCIN Y DISTRIBUCIN DE MATERIALES DIRECCIN DE VERIFICACIN Y MONITOREO

1:0

1:2

1:4

1:6

1:0

1:2

1:3

1:5

1:6

1:0

1:2

1:4

1:5

1:6

DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO

1:0

1:4

1:6

320

El rol de coordinador y subdirectores es muy similar y su consolidacin permitira ahorros de hasta 22.1 mdp*

Nivel

Normativo

Diseo

Monitoreo

Ejecucin

NC

Costeo (mdp*)

Director Ejecutivo Director

1 4 1 16 61 210 293

$ 3.2 $ 9.2 $ 1.2 $ 17.1 $ 33.1 $43.04 $106.84

2
Central

3 4

Coordinador Subdirector Jefe de Departamento

5
Descentraliado

Monitoristas

Nota: Cifras en millones de pesos (mdp)

El exceso de supervisin y tramos de control tan reducidos genera falta de apoderamiento de los resultados obtenidos en la operacin, as como oportunidades de eficiencias en trminos de niveles de la jerarqua y/o nmero de supervisores

Fuente: Manual de Organizacin 2009 y Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

321

B. Diagnstico - Hallazgo 6
Excesivo foco en actividades jurdicas de la DEPPP

El 88% de los colaboradores de la Direccin de Anlisis e Informacin son MM y MS y tienen un costo asociado de 14.7 mdp
La DAI esta organizada geogrficamente a excepcin de un departamento que se encarga de transparencia. La principal funcin de la DAI es requerir a Partidos, permisionarios y concesionarios el cumplimiento de sus obligaciones con respecto a las prerrogativas que les son otorgadas.

Tipo de Rama de MS y MM

Distribucin de regiones

88% MS Y MM

TOTAL 25 colaboradores

Aguascalientes Baja California Jalisco Nayarit San Luis Potos Sinaloa Sonora Tlaxcala

Consultas de transparencia Coordinacin del Comit de Radio y Televisin

Colima Chiapas Chihuahua Guerrero Michoacn Morelos Oaxaca Quintana Roo Tamaulipas

Campeche Coahuila Guanajuato Hidalgo Nuevo Len Puebla Veracruz Yucatn Zacatecas

Baja California Sur Durango Edo. de Mxico Quertaro Tabasco

Productos Generados (2012):


DAI Elaboracin de acuerdos de aprobacin o modificacin de pautas y de administracin de los tiempos del estados Informes de requerimientos y reprogramaciones Requerimientos a permisionarios y concesionarios por incumplimiento de pautas Desahogo de consultas de transparencia

Fuente: Entrevistas, Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013, Numeralia DEPPP

323

La naturaleza del rea de la DAI cambi desde su creacin, al principio enfocada en el cumplimiento de las normativas, y ahora atiende a reas internas del IFE
Primera vez que se mencionan las atribuciones de las autoridades electorales para regular / sancionar el comportamiento de los medios de comunicacin.

Reforma Electoral del 2007-2008

Reestructura organizacional de la DAI

Estado Actual

2008
Cumplimiento de Leyes (clientes externos)

2009

2010

2011

2012

2013
Generacin de informes (clientes internos)

Creacin de la Direccin de Anlisis e Integracin

Elecciones Federales 2012

Anlisis de Actividades 1er trimerstre 2011 vs 1er trimestre 2012 2011 Actividades
Proyectos de Acuerdo Notificaciones por incumplimientos de permisionarios y concesionarios Requerimientos de informacin a permisionarios y concesionarios Informes de reprogramacin Coordinacin de Actividades con otra Direccin Ejecutiva y/o Unidad Tcnica

2012 No.
15

Actividades
Notificaciones por incumplimientos de permisionarios y concesionarios Informes de reprogramacin Consultas Atendidas Requerimientos de informacin de rganos del IFE Medidas cautelares Soporte a locales respecto a radio y televisin

No.
52 3 168 105 6 27

83
3 3 74

Fuente: Anlisis Comparativo de la Reforma Electoral Constitucional Electoral 2007-2008. Entrevistas. Primer informe trimestral2011-2012

324

La Direccin Jurdica tiene los atributos y personal calificado para realizar al menos el 50% de los objetivos de la DAI
Objetivos Especficos DAI
Coadyuvar en la reforma al Reglamento de Acceso a Radio y Televisin en Materia Electoral Elaborar los informes de requerimientos y de reprogramacin de transmisiones hechos a los concesionarios y permisionarios de radio y televisin Notificar a los concesionarios y permisionarios de radio y televisin del Distrito Federal Recibir, analizar y reportar la informacin relativa a los presuntos incumplimientos de concesionarios y permisionarios Elaborar las vistas a la Secretara del Consejo General en las cuales se consigne de manera fundada y motivada los presuntos incumplimientos a la legislacin electoral federal Notificar las medidas cautelares cuando la Comisin de Quejas instruya al Secretario Tcnico del Comit de Radio y Televisin Brindar asesora a los rganos desconcentrados en la aplicacin de las normas reglamentarias en materia de acceso a radio y televisin Elaborar los proyectos de acuerdo del Consejo General Elaborar los proyectos de acuerdo del Comit de Radio y Televisin Elaborar los proyectos de acuerdo de la Junta General Ejecutiva Atender las consultas en asuntos de acceso a radio y televisin en materia electoral, realizadas por los concesionarios y permisionarios de radio y televisin, las autoridades electorales, los partidos polticos y los rganos del IFE Desahogar requerimientos de informacin del rganos del Instituto Federal Electoral, del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacin, y de las autoridades electorales locales y federales sobre las transmisiones en radio y televisin Actualizar el registro de concesionarios y permisionarios de radio y televisin Verificar que los avisos de reprogramacin por fallas tcnicas y los criterios para la transmisin especial durante programas con duracin mayor a una hora cumplan con los requisitos establecidos Actividades que se pueden ejecutar en la Direccin Jurdica
Fuente: Anlisis Comparativo de la Reforma Electoral Constitucional Electoral 2007-2008. Entrevistas. Primer informe trimestral2011-2012

DAI

Dir. Jurdica

325

El Instituto podra lograr beneficios econmicos cercanos a los 13.5 mdp anuales, dependiendo de la decisin que se elija
Reubicacin de recursos al Direccin Jurdica

Opcin 1 Ahorros 13.5 mdp

Reubicacin de algunos de los recursos a la Direccin Jurdica

Opcin 2 Ahorros 3.5 mdp


Fuente: Entrevistas, SINOPE 2012

326

B. Diagnstico - Hallazgo 7
reas de Soporte dentro de reas Sustantivas

Existen reas de Tecnologa, Recursos Humanos y Compras dentro de la Direccin de Verificacin y Monitoreo que suponen un costo de 12.4 mdp

Tecnologa
Puesto Subdir. Infraestructura Tecnolgica Jefe Dpto. Ingeniera y Autom. Jefe Dpto. Seales Jefe Dpto. Infraestr. Elctrica No. Colaboradores a Cargo (TO) 1

Direccin de Verificacin

Soporte Tcnico y Mantenimiento CEVEM


Puesto Lder de Proyecto No. Colaboradores a Cargo (TO) 0 3

6 2 2

Jefe de Dpto. Admn. Servicios y Continuidad en Op.


Jefe de Dpto. Bases de Datos Jefe de Dpto. Desarrollo y Calidad de Software

Coordinador CAU

Coordinador Recursos 0 Financieros N Colaboradores: 20 Costo Nomina: $ 6.8 mdp

N Colaboradores: 14 Costo Nomina: $ 4.4 mdp

Recursos Humanos
Puesto Jefe de RH Lder de capacitacin Auxiliar de RH N Colaboradores: 4 Costo Nomina: 1.2 mdp No. Colaboradores a Cargo (TO) 0 0 0

328

Estos servicios de soporte no estn alineados a un modelo de entrega de servicios que permita gestionar homogneamente recursos y servicios
Volumen de Actividades

Procesamiento de Operaciones

Base Estratgica y de Conocimiento

Soporte en sitio
Actividades ejecutadas localmente por el tipo de operacin Servicios especializados por localidad Muy manual

Socio de Negocio
Coordinado con la funcin y las unidades Enfoque en la lnea y la gerencia Transferencia de conocimiento y procesos tcnicos Gran necesidad de toma de decisiones y acciones

Dentro DEPPP

Actividades realizadas
Ingeniera y Automatizacin Admon. Servicios y Continuidad Op. Infraestructura elctrica Bases de Datos CAU Desarrollo Software Seales Compras Reclutamiento y Capacitacin

Servicios Compartidos
UNICOM/DEA
Organizacin consolidada Enfoque operacional Servicios estandarizados Muchos procesos Puede abarcar pases, regiones, unidades de negocios o divisiones

Centros de Excelencia
Organizado por conjunto de conocimientos Enfoque en la experiencia - capacidad de aprovechamiento Desarrollo de las prcticas lderes de la organizacin Diversos problemas y necesidad de mucho conocimiento

Valor Agregado

329

Una reubicacin de las funciones de soporte de acuerdo al modelo de soporte definido para el IFE generara ahorros potenciales de $10.8 mdp en la DEPPP
Volumen de Actividades

+
Compras Seales

Procesamiento de Operaciones Soporte en sitio Socio de Negocio

Ahorros Potenciales
rea Reclutamiento y Capacitacin MS/MM $583,899 $583,899 TO $611,127 $611,127

Dentro DEPPP

Continuidad Operativa

Bases de Datos
Desarrollo de Software CAU Ingeniera y Automatizacin Infraestructura Elctrica Direcciones

$343,155
$335,211 $583,899 $583,899 $583,899 $2,340,365 TOTAL $5,938,226

$611,127
$814,836 $611,127 $1,222,254 $407,418

Servicios Compartidos
Reclutamiento y Capacitacin Admon. Servicios y Continuidad Op. Bases de Datos Desarrollo Software CAU Ingeniera y Automatizacin Infraestructura elctrica

Centros de Excelencia

$4,889,016

UNICOM/DEA

AHORRO POTENCIAL TOTAL

$10,827,242

Valor Agregado

Todas las funciones de Tecnologa (a excepcin de Seales) ya se realizan en UNICOM por lo que se deberan consolidar en este rea La capacitacin de los monitoristas debera realizarse en el campus virtual con la colaboracin de los supervisores El reclutamiento de monitoristas no amerita que exista una posicin encargada de ello. El reclutamiento lo deberan realizar los supervisores con el apoyo del rea de RRHH

330

B. Diagnstico - Hallazgo 8
La DEPPP ejecuta algunas funciones de Comunicacin Social

Dentro de la DEPPP existen recursos humanos y materiales destinados a la produccin de materiales de difusin para el IFE
Modelo Operativo DEPPP

Actividades
Realizar la preproduccin, grabacin en estudio y/o postproduccin, en los trminos solicitados por las diversas reas del Instituto, para la realizacin de sus programas y promocionales de radio y televisin Grabar los eventos solicitados por los partidos polticos y por el propio Instituto para cubrir sus actividades

Pautado y transmisione s I y II

Distribucin de Materiales

Direccin de Pautado, Produccin y Distribucin

Produccin Post Produccin y Control de Calidad

Llevar a cabo las actividades necesarias para la transmisin de mensajes y/o programas internos de las diversas reas de IFE a travs del sistema REDIFEEDUSAT y/o la Internet del Instituto

Clientes
reas internas del IFE Ingesta de Materiales Junta General Comit de Radio de Televisin El rea de produccin, post produccin y control de calidad, difiere de los procesos sustantivos ejecutados por el rea: 1. Pautado rdenes de transmisin 2. Distribucin entrega de materiales 3. Ingesta generacin de huellas acsticas par su monitoreo

Operacin
No. de Colaboradores 26 Costo Operativo Mdp 8.9
Fuente: Calendario actual de Actividades 2012

332

La CNCS no cuenta con los medios tecnolgicos para poder cubrir el alto volumen de transmisiones anuales especialmente a nivel local
Volumen de cobertura de
Coberturas de actividades medios permanentes del IFE Secretara Transmisiones de Ejecutiva y UT sesiones del Instituto 157 117 Conferencias de prensa 79 316 Sesiones del Tribunal 70 Actividades varias de difusin 24 Sesiones del Consejo 212 Actividades del Consejero Presidente Sesiones Transmitidas en el ao 2012

1,302*

327

Dimensionamiento del trabajo del rea 2012


Actividades No. de transmisiones audiovisuales al ao No. de das hbiles Total de no. de eventos por da Personal del rea encargada de cubrir eventos % ocupacin del rea 1302* 240 5.4 6 90%
Fuente: Entrevistas

Premisas: Se consideran 240 das hbiles No se conoce la dispersin geogrfica Se realiz un promedio simple Se considera slo al personal de la Subdireccin de Medios Audiovisuales

*Algunos eventos son realizados localmente, informacin no disponible

333

La reubicacin de Activos Fsicos y Recursos Humanos del rea de la DEPPP y CNCS, mejorara los procesos internos de las dos reas
Las principales actividades de la DEPPP, deben enfocarse en el Financiamiento de Partidos Polticos y Prerrogativas, en el Pautado de medios electrnicos, y finalmente en la Verificacin y Monitoreo de los mismos. Las actividades de Produccin bajo un esquema de procesos, no generan valor al rea.

DEPPP | CNCS
PRODUCCIN, POST PRODUCCIN Y CONTROL DE CALIDAD
Subdireccin de Produccin

Beneficios Operativos
La DEPPP puede focalizarse en los procesos sustantivos que realmente le competen Generacin de un rea robusta con personal e infraestructura pertenecientes a procesos de la misma naturaleza Ejecucin de las actividades necesarias para la transmisin de mensajes y/o programas internos de las diversas reas de IFE

COORDINACIN DE COMUNICACIN SOCIAL


Direccin de Informacin (4 TO)

Dpto. de Control de Produccin Interna (6 TO)

Subdireccin de Medios Audiovisuales

Dpto. de control de materiales de televisin (14 TO) Dpto. de Operaciones Tcnicas

Dpto. de control de materiales de radio (2 TO)

Beneficios Potenciales
Generacin de un excedente en el presupuesto de hasta 1.0 mdp para hacer compra de equipos de audio, video y fotografa que permitan ejecutar las acciones de cobertura de medios a nivel local Redistribucin de las cargas de trabajo en el rea derivado de la cobertura de eventos a nivel local por medio de los enlaces Mejora en la utilizacin de los recursos a nivel desconcentrado
Fuente: Entrevistas, Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

NC 26

$ 8.9 mdp

NC 6

$ 2.5 mdp

TOTAL
NC 32 $ 11.4 mdp

334

C. Resumen de hallazgos e impactos

Los 7 hallazgos identificados nos llevan a las siguientes conclusiones


Conclusiones por hallazgo
1. Algunas actividades de la DEPPP, pueden ser transferidas a los Partidos Polticos, derivando en eficiencias operativas, evitando retrabajos y generando beneficios econmicos, -como en el caso de pautado 2. Debido al alto grado de automatizacin en el rea de monitoreo, existe una subutilizacin del personal tcnico u operativo. Se deben considerar prcticas lderes, y hacer un monitoreo ms eficiente de medios. Dependiendo de la estrategia elegida, existe un alto potencial de ahorros 3. El registro y documentacin de partidos polticos es eminentemente estacional. La consolidacin de ambas reas permitira el aprovechamiento de sinergias y la mejor utilizacin de los recursos, haciendo ms eficiente la operacin y generando ahorros 4. La consolidacin de reas en la Direccin de Verificacin y Monitoreo generara eficiencias operacionales y organizacionales que proporcionaran una mejor calidad de servicio y ahorros 5. Los roles de la DEPPP deben definirse claramente as como alinear los tramos de control a prcticas lderes 6. El excesivo foco en las actividades jurdicas de la DEPPP podra derivar en el fortalecimiento y especializacin del Direccin Jurdica 7. DEPPP cuenta con reas que entregan servicios de TI y RH que se deben concentrar en UNICO 8. La DEPPP debe reubicar los recursos de produccin al rea de la CNCS debido a la naturaleza de la misma

336

Implementando acciones derivadas de este documento, DEPPP obtendra ahorros potenciales de 57.84 Mdp*
*mdp impactado por oportunidad
Decisin Estratgica Redistribucin de recursos Modernizacin Consolidacin

Situacin actual
rea D. de Pautado, Produccin y Distribucin NC Costo Mdp

NC Impactado

Ahorro Potencial*

72

31.5

2.2

16.3

34

18.5

D. de Verificacin y Monitoreo

340

79.8

8.1

11.88

7.4

72

27.38

D. de Partidos Polticos y Financiamiento

112

24.5

1.06

7.4

8.46

D. de Anlisis e Integracin

25

15.8

3.5

3.5

115

57.84

*El ahorro potencial se presenta como dato direccional, se consider el escenario ms conservador

337

Implementando acciones derivadas de este documento, DEPPP obtendra ahorros potenciales de 84.38 Mdp*
*mdp impactado por oportunidad
Decisin Estratgica Redistribucin de recursos Modernizacin Consolidacin

Situacin actual
rea D. de Pautado, Produccin y Distribucin NC Costo Mdp

NC Impactado

Ahorro Potencial*

72

31.5

2.2

16.3

34

18.5

D. de Verificacin y Monitoreo

340

79.8

22.4

11.88

7.4

141

41.68

D. de Partidos Polticos y Financiamiento

112

24.5

3.3

7.4

50 (Eventuales)

10.7

D. de Anlisis e Integracin

25

15.8

13.5

21

13.5

246

84.38

*El ahorro potencial se presenta como dato direccional, se consider el escenario ms radical (cambio a la normatividad vigente)

338

Los ahorros potenciales consideran las siguientes premisas:


Supuestos por hallazgos
1. Ahorro del 50% del personal tcnico u operativo dedicado exclusivamente a las actividades de pautado 2. En el escenario conservador, se considera 1 monitorista por CEVEM, y la eliminacin de los 5 enlaces centrales. Para la decisin estratgica de cambio de modelo de operacin, se considera la eliminacin del 50% del personal dedicado a las actividades de monitoreo

3. Para el registro y documentacin de PP y APNs, en el escenario conservador, se considera una sinergia entre las reas, eliminando la subdireccin de documentacin. En el caso del escenario ms agresivo, existe la posibilidad de eliminar las contrataciones eventuales, ya que no sera necesario ejecutar asambleas distritales o locales (50 TO)
4. Para la consolidacin de la Subdireccin de Verificacin y de Monitoreo, se considera la eliminacin del Subdirector de Verificacin

5. La redistribucin de recursos considera una distribucin uniforme entre las diferentes Direcciones de la DEPPP
6. La Direccin Jurdica deber contemplar una reestructura de recursos, se contempla dejar en la DAI nicamente un enlace y el rea de transparencia 7. Se consideran los costos de 33 colaboradores entre las diferentes reas de soporte (RH y TI)

8. Los recursos humanos y tecnolgicos de toda la subdireccin de produccin se trasladaran a la CNCS

339

D. Anexos

1. Anlisis de tramos de control y costo de supervisin

Direccin Ejecutiva de Prerrogativas y Partidos Polticos


Colaboradores: 85
MS Nivel Director Ejecutivo Director Subdirector Coordinador MM Lder de Proyecto Jefe de Departamento Analista TOTAL NC 1 4 12 2 18 43 5 85

80 60 40

12 12

Honorarios Eventuales Servicio Profesional

61 20 0

Administrativa

Costo de Estructura
DIRECCIN DE PARTIDOS POLTICOS $11.91 $12.04 $12.89 $14.87 $15.77 $$4.00 $8.00 $12.00 $16.00

HC Tipo de Contratacin
$1.35 $3.20

$9.20
$24.45 $12.81

Director Ejecutivo Director Subdirector Coordinador

$13.87 2.00 1.80 1.60 1.40 1.20 1.00 0.80 0.60 0.40 0.20 0.00

$2.59 Nota: Cifras en millones de pesos (mdp)


DIRECCIN DE PAUTADO, PRODUCCIN Y DISTRIBUCIN DE MATERIALES

Costo de Supervisin
2.00 1.80 1.60 1.40 1.20 1.00 0.80 0.60 0.40 0.20 0.00
Director Ejecutivo Director Subdirector

DIRECCIN DE ANLISIS E INTEGRACIN

DIRECCIN DE PARTIDOS POLTICOS

DIRECCIN DE VERIFICACIN Y MONITOREO

0.67 0.18 0.22

= 0.53

0.84 0.60 0.42 0.44


= 0.53

342

Direccin Ejecutiva de Prerrogativas y Partidos Polticos

Tramo de Control
DIRECCIN DE ANLISIS E INTEGRACIN

Direccin Ejecutiva de Prerrogativas y Partidos Polticos

1:0

1:3

1:4

1:6

DIRECCIN DE PARTIDOS POLTICOS

1:0

1:2

1:4

1:6

DIRECCIN DE PAUTADO, PRODUCCIN Y DISTRIBUCIN DE MATERIALES

1:0

1:2

1:3

1:5

1:6

DIRECCIN DE VERIFICACIN Y MONITOREO

1:0

1:2

1:4

1:5

1:6

DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO

1:0

1:4

1:6

343

Direccin Ejecutiva de Prerrogativas y Partidos Polticos


Resumen
Tramo de Control
Nivel Director Ejecutivo Director Subdirector Coordinador Lder de Proyecto Jefe de Departamento Analista NC 1 4 12 2 18 43 5 85 1 2 5 5 9 22 1 3 5 6 15 1 4 4 11 20 1 3 1 12 17 Director Ejecutivo DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO Coordinador Lder de Proyecto Jefe de Departamento Total 1 2 3 5 11 Presupuesto Total Anual $ 3.20 $ 9.20 $ 12.81 $ 2.59 $ 13.87 $ 24.45 $ 1.35 $ 67.47 $ 2.30 $ 2.14 $ 1.35 $ 4.18 $ 4.89 $ 14.87 $ 2.30 $ 3.21 $ 2.92 $ 3.49 $ 11.91 $ 2.30 $ 4.26 $ 2.82 $ 6.39 $ 15.77 $ 2.30 $ 3.21 $ 1.07 $ 6.31 $ 12.89 $ 3.20 $ 2.59 $ 2.88 $ 3.36 $ 12.04 1:22 1:3 1:0 1:22 1:1 1:0 1:22 1:4 1:1 1:62 1:5 1:0 1:62 1:3 1:0 1:62 1:8 1:2 1:42 1:4 1:0 1:42 1:2 1:0 1:42 1:6 1:0 Promedio 1:22 1:39 1:5 1:3 1:1 Min 1:22 1:9 1:2 1:1 1:0 Max 1:22 1:61 1:8 1:4 1:2

DIRECCIN EJECUTIVA DE PRERROGATIVAS Y PARTIDOS POLITICOS

NC Total

Detalle
Director Subdirector Analista Lder de Proyecto Jefe de Departamento

DIRECCIN DE ANLISIS E INTEGRACIN

1:9 1:2 1:0 1:1

1:9 1:2 1:0 1:0

1:9 1:2 1:0 1:2

Total

DIRECCIN DE PARTIDOS POLTICOS

Director Subdirector Lder de Proyecto


Jefe de Departamento

1:43 1:6 1:0

1:43 1:4 1:0

1:43 1:7 1:0

Total Director DIRECCIN DE PAUTADO, PRODUCCIN Y DISTRIBUCIN DE MATERIALES Total Director DIRECCIN DE VERIFICACIN Y MONITOREO Subdirector Lder de Proyecto Jefe de Departamento Total Subdirector Lder de Proyecto Jefe de Departamento

344

2. Organigrama Real

Direccin Ejecutiva de Prerrogativas y Partidos Polticos

DIRECCIN EJECUTIVA (3 TO)

LDER DE PROYECTO F (0 TO)

SECRETARIA PARTICULAR DE LA DEPPP (6 TO)

ENLACE ADMINISTRATIVO (6 TO)

COORDINACIN OPERATIVA (1 TO)

LDER DE PROYECTO C (0 TO)

DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO (0 TO)

LDER DE PROYECTO B (0 TO)

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PROCESOS I (0 TO)

LDER DE PROYECTO C (0 TO)

346

Direccin de Partidos Polticos y Financiamiento

DIRECCION DE PARTIDOS POLITICOS Y FINANCIAMIENTO (3 TO) LDER DE PROYECTO C (1 TO)

SUBDIRECCION DE REGISTRO (3 TO)

SUBDIRECCION DE PRERROGATIVAS Y FINANCIAMIENTO (2 TO)

SUBDIRECCIN DE DOCUMENTACIN PARTIDISTA (3 TO)

DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE PARTIDOS POLITICOS (10 TO)

DEPARTAMENTO DE PRERROGATIVAS (2 TO)

DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACION DE PARTIDOS POLITICOS (3 TO)

DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE AGRUPACIONES POLTICAS NACIONALES (4 TO)

DEPARTAMENTO DE FINANCIAMIENTO (3 TO)

DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACION DE AGRUPACIONES POLTICAS NACIONALES (3 TO)

LDER DE PROYECTO C (0 TO)

LDER DE PROYECTO C (3 TO)

LDER DE PROYECTO C (0 TO)

LDER DE PROYECTO C (3 TO)

PLAZA HOMOLOGA

PERSONAL DE HONORARIOS

PLAZAS DEL SERVICIO PROFESIONAL ELECTORAL

347

Direccin de Pautado, Produccin y Distribucin

DIRECCION DE PAUTADO PRODUCCION Y DISTRIBUCION (3 TO)

SUBDIRECCIN DE PAUTADO Y TRANSMISIONES "I" (1 TO)

SUBDIRECCIN DE PLANEACIN Y GESTIN DE TRANSMISIONES SECTOR "II" (1 TO)

SUBDIRECCION DE DISTRIBUCIN DE MATERIALES (0 TO)

SUBDIRECCIN DE PRODUCCIN, POST PRODUCCIN Y CONTROL DE CALIDAD (0 TO)

DEPARTAMENTO DE INGESTA DE MATERIALES (5 TO)

DEPARTAMENTO DE ENTIDADES (GRUPO 1) (4 TO)

DEPARTAMENTO DE ENTIDADES (GRUPO 4) (2 TO)

DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCION DE MATERIALES (5 TO)

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PRODUCCIN INTERNA (6 TO)

DEPARTAMENTO DE ENTIDADES (GRUPO 2) (2 TO)

DEPARTAMENTO DE ENTIDADES (GRUPO 5) (2 TO)

DEPARTAMENTO DE DISTRIBUCION DE MATERIALES (4 TO)

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MATERIALES DE TELEVISIN (14 TO)

DEPARTAMENTO DE ENTIDADES (GRUPO 3) (2 TO)

DEPARTAMENTO DE ENTIDADES (GRUPO 6) (2 TO)

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MATERIALES DE RADIO (2 TO)

PLAZA HOMOLOGA

PERSONAL DE HONORARIOS

PLAZAS DEL SERVICIO PROFESIONAL ELECTORAL

348

Direccin de Verificacin y Monitoreo

DIRECCION DE VERIFICACION Y MONITOREO (3 TO)

LDER DE PROYECTO C (0 TO)

SUBDIRECCIN DE INFRAESTRUCTURA Y TECNOLOGA (1 TO)

SUBDIRECCIN DE VERIFICACIN (0 TO)

SUBDIRECCIN DEL CENTRO NACIONAL DE CONTROL Y MONITOREO (13 TO)

DEPARTAMENTO DE SOPORTE TCNICO Y MANTENIMIENTO DE CEVEM LDER DE PROYECTO B (0 TO)

DEPARTAMENTO DE INGENIERA Y AUTOMATIZACIN (6 TO)

DEPARTAMENTO DE PRODUCTOS DE VERIFICACIN (2 TO)

DEPARTAMENTO DE CONTROL Y SEGUIMIENTO HACIA LOS CEVEMs (5 TO)

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS Y CONTINUIDAD DE OPERACIN (3 TO)

DEPARTAMENTO DE SEALES (2 TO)

DEPARTAMENTO DE ATENCIN A REQUERIMIENTOS (2 TO)

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS (3 TO)

DEPARTAMENTO DE BASES DE DATOS (3 TO)

DEPARTAMENTO DE INFRAESTRUCTURA ELCTRICA (2 TO)

DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO DEL COMIT DE RADIO Y TELEVISIN (1 TO)

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO Y CALIDAD DE SOFTWARE (4 TO)

COORDINACIN CAU (CENTRO DE ATENCIN A USUARIOS) (3 TO)

COORDINACIN DE RECURSOS FINANCIEROS (0 TO)

PLAZA HOMOLOGA

PERSONAL DE HONORARIOS

PLAZAS DEL SERVICIO PROFESIONAL ELECTORAL

349

Direccin de Anlisis e Integracin

LIDER DE PROYECTO DE SISTEMA DE INFORMACION MENA FARRERA BENJAMIN ARMANDO (0 TO)

DIRECCION DE ANALISIS E INTEGRACION RODRIGO SANCHEZ GRACIA (3 TO)

SUBDIRECCIN DE ANLISIS (0 TO)

SUBDIRECCIN DE ANLISIS EN MATERIA DE TRANSPARENCIA (0 TO)

LDER DE PROYECTO B (0 TO)

LDER DE PROYECTO B (0 TO)

LDER DE PROYECTO B (0 TO)

DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO (0 TO)

DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO (0 TO)

DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO (0 TO)

DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO (0 TO)

DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO (0 TO)

JEFE DE DEPARTAMENTO DE REVISIN Y SEGUIMIENTO (0 TO)

JEFE DE DEPARTAMENTO DE REVISIN Y SEGUIMIENTO (0 TO)

JEFE DE DEPARTAMENTO DE REVISIN Y SEGUIMIENTO (0 TO)

JEFE DE DEPARTAMENTO DE REVISIN Y SEGUIMIENTO (0 TO)

JEFE DE DEPARTAMENTO DE REVISIN Y SEGUIMIENTO (0 TO)

ANALISTA JURIDICO "A (0 TO)

ANALISTA JURIDICO "A (0 TO)

ANALISTA JURIDICO B (0 TO)

ANALISTA JURIDICO B (0 TO)

ANALISTA JURIDICO B (0 TO)

PLAZA HOMOLOGA

PERSONAL DE HONORARIOS

PLAZAS DEL SERVICIO PROFESIONAL ELECTORAL

350

3. Organigrama Aprobado

Direccin Ejecutiva de Prerrogativas y Partidos Polticos

DIRECCIN EJECUTIVA ALFREDO E. ROS CAMARENA RODRGUEZ

COORDINACIN TCNICA

LDER DE PROYECTO F

SECRETARIA PARTICULAR DE LA DEPPP

COORDINACIN OPERATIVA

LDER DE PROYECTO C
HONORARIOS

DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO
HONORARIOS

LDER DE PROYECTO B

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PROCESOS I


HONORARIOS

LDER DE PROYECTO C

ENLACE ADMINISTRATIVO

PLAZA HOMOLOGA

PERSONAL DE HONORARIOS

PLAZAS DEL SERVICIO PROFESIONAL ELECTORAL

352

Direccin de Partidos Polticos y Financiamiento

DIRECCION DE PARTIDOS POLITICOS Y FINANCIAMIENTO

SUBDIRECCION DE REGISTRO

SUBDIRECCION DE PRERROGATIVAS Y FINANCIAMIENTO

SUBDIRECCION DE DOCUMENTACION PARTIDISTA

DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE PARTIDOS POLITICOS

DEPARTAMENTO DE PRERROGATIVAS

DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACION DE PARTDOS POLITICOS

DEPARTAMENTO DE REGISTRO DE AGRUPACIONES POLITICAS NACIONALES

DEPARTAMENTO DE FINANCIAMIENTO

DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACION DE AGRUPACIONES POLITICAS NACIONALES

PLAZA HOMOLOGA

PERSONAL DE HONORARIOS

PLAZAS DEL SERVICIO PROFESIONAL ELECTORAL

353

Direccin de Pautado, Produccin y Distribucin

DIRECCIN DE PAUTADO, PRODUCCION Y DISTRIBUCION DE MATERIALES

SUBDIRECCIN DE PLANEACIN Y GESTIN DE TRANSMISIONES (SECTOR I)

SUBDIRECCIN DE PLANEACIN Y GESTIN DE TRANSMISIONES (SECTOR II)

SUBDIRECCIN DE PRODUCCIN, POSTPRODUCCIN Y CONTROL DE CALIDAD

SUBDIRECCIN DE DISTRIBUCIN DE MATERIALES

DEPARTAMENTO DE ENTIDADES (GRUPO 1)

DEPARTAMENTO DE ENTIDADES (GRUPO 4)

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE PRODUCCIN INTERNA

DEPARTAMENTO DE INGENIERA Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO

DEPARTAMENTO DE ENTIDADES (GRUPO 2)

DEPARTAMENTO DE ENTIDADES (GRUPO 5)

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MATERIALES DE TELEVISIN

DEPARTAMENTO DE INGESTA DE MATERIALES DE TELEVISIN

DEPARTAMENTO DE ENTIDADES (GRUPO 3)

DEPARTAMENTO DE ENTIDADES (GRUPO 6)

DEPARTAMENTO DE CONTROL DE MATERIALES DE RADIO

DEPARTAMENTO DE INGESTA DE MATERIALES DE RADIO

PLAZA HOMOLOGA

PERSONAL DE HONORARIOS

PLAZAS DEL SERVICIO PROFESIONAL ELECTORAL

354

Direccin de Verificacin y Monitoreo

DIRECCIN DE VERIFICACIN Y MINITOREO

SUBDIRECCIN DE INFRAESTRUCTURA TECNOLGICA

SUBDIRECCIN DE VERIFICACIN ENCARGADO

SUBDIRECCIN DEL CENTRO NACIONAL DE CONTROL Y MONITOREO

DEPARTAMENTO DE MONITOREO Y CONTROL DE INFRAESTRUCTURA

DEPARTAMENTO DE SUPERVISIN OPERATIVA REGIN I

DEPARTAMENTO DE VERIFICACIN Y SEGUIMIENTO REGIN I

DEPARTAMENTO DE EVALUACIN Y COBERTURA DE SEALES

DEPARTAMENTO DE SUPERVISIN OPERATIVA REGIN II

DEPARTAMENTO DE VERIFICACIN Y SEGUIMIENTO REGIN II

DEPARTAMENTO DE SOPORTE TECNICO Y MANTENIMIENTO DE CEVEM

DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN DE RECURSOS Y CAPACITACIN

DEPARTAMENTO DE VERIFICACIN Y SEGUIMIENTO REGIN 3

PLAZA HOMOLOGA

PERSONAL DE HONORARIOS

PLAZAS DEL SERVICIO PROFESIONAL ELECTORAL

355

Direccin de Anlisis e Integracin

DIRECCIN DE ANLISIS E INTEGRACIN

SUBDIRECCIN DE ANLISIS

SUBDIRECCIN DE INTEGRACIN

DEPARTAMENTO DE ANLISIS Y CONSULTA INTERNA

DEPARTAMENTO DE INSTRUCCIN

DEPARTAMENTO DE ANLISIS Y CONSULTA EXTERNA

DEPARTAMENTO DE INTEGRACIN

DEPARTAMENTO DE ACUERDOS

DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO

PLAZA HOMOLOGA

PERSONAL DE HONORARIOS

PLAZAS DEL SERVICIO PROFESIONAL ELECTORAL

356

4. Soporte Estratgico

Mapa Estratgico DEPPP 2015


Vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional

ME1. Incrementar la eficiencia de los procesos sustantivos

ME3. Incrementar la cobertura, servicios y calidad de la atencin ciudadana

Garantizar el otorgamiento de las prerrogativas, ejercicio de derechos y acceso a radio y tv en tiempo y forma

Proporcionar mejores productos y servicios

Brindar informacin ms asertiva y accesible

Usuarios

Modernizar e incrementar la eficiencia en la Administracin de los Tiempos del Estado

Garantizar el oportuno trmite y otorgamiento de las Prerrogativas a los Partidos Polticos y Funcionarios Electorales

Fortalecer el Registro de Partidos y Agrupaciones Polticas Nacionales

Procesos

Consolidar el proceso de verificacin del Padrn de Afiliados de Partidos Polticos

Optimizar la atencin en el ejercicio de los derechos y obligaciones de los Partidos y Agrupaciones Polticas

Innovacin y transformacin institucional

Implementar un programa de capacitacin y desarrollo del personal

Fortalecer la cultura laboral del equipo de trabajo

Mantener una infraestructura tecnolgica vigente

Impulsar el establecimiento de una estructura organizacional adecuada

Propiciar el mejoramiento de las condiciones de los espacios fsicos

358

IX. Diagnstico organizacional DERFE

A. Entendimiento

Para el anlisis de DERFE se obtuvo informacin de bases de datos de personal y documentos existentes como el Plan Estratgico de Gestin del RFE

Documentos Analizados Nombre


Diagnstico Organizacional Preliminar de la Direccin Ejecutiva del Registro Federal Electoral Manual de Organizacin General 2009

Tema
Reporte de reas de oportunidad identificadas en el modelo organizacional de la DERFE Descripcin de labores asignadas por cada unidad responsable

Cdigo Federal de Instituciones y Procesos Electorales

Normas constitucionales poltico-electorales.

Reglamento Interior de Trabajo

Documento interno

Plantilla proporcionada por el Instituto, Abril 2013

Presupuesto total anual de la plaza Evolucin de la Estructura Orgnica y Funcional del IFE

Libro Estructura IFE

Plan Estratgico Institucional Plan Estratgico de Gestin 2006-2012 - Procesos Institucionales Base de datos desconcentrados Mapas Estratgicos de las URs

Objetivos estratgicos e iniciativas del IFE

Documentacin de procesos realizados en DERFE

Anlisis de Oficinas Descentralizadas y su distribucin Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional

361

Asimismo, se levant informacin a travs de 21 entrevistas con los principales funcionarios del Registro Federal de Electores en el nivel central
Entrevistas Nombre
1 2 3 Ing. Ren Miranda Jaimes Ing. Jess Ojeda Luna Ing. Alejandro Andrade Jaimes

rea
Direccin Ejecutiva del Registro Federal de Electores Coordinacin de Operacin en Campo Coordinacin de Procesos Tecnolgicos

4
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Lic. Clara Escalante Hernndez


Mtro. Juan Gabriel Garca Ruiz Dr. Rafael Fernandez Flores Lic. Alfredo Cid Garca Ing. Arturo Gonzlez Morales Ing. Miguel ngel Rojano Lpez Ing. Alejandro Araiza Martnez Mtro. Leobardo Javier Mendoza Castillo Ing. Flix Manuel de Brasdefer Ing. Marco Antonio Lpez Mtro. Sergio Martnez Gonzlez Ing. Alejandro Sosa Durn Elvira Batn, Pilar Romo, Elena Rivera

Coordinacin de Administracin y Gestin


Direccin de la Secretara de Comisiones de Vigilancia Direccin de Atencin Ciudadana Secretaria Tcnica Normativa Concertacin de Partidos Polticos Direccin Estadstica Direccin de Cartografa Electoral Direccin de Depuracin y Verificacin en Campo Direccin de Operacin y Seguimiento Direccin de Operaciones (CECYRD) Direccin de Infraestructura y Tecnologa Aplicada Direccin de Desarrollo y Operacin en Sistemas Direccin de Productos y Servicios Electorales Subdirectores Coordinacin de Administracin y Gestin

17
18 19 20 21

Gabriela Garcia, Jorge de Len, Ramn Aguilar


Arturo Amador, Javier Rodriguez, Antoln Pineda, Jos Meja Ivn Lpez, Luis Gordillo, Graciela Guerra, Rafael Nuo Luis Ruvalcaba Maribel ngeles

Subdirectores Direccin de Atencin Ciudadana


Subdirectores Direccin Infraestructura y Tecnologa Aplicada Subdirectores Direccin de Desarrollo y Operacin en Sistemas Subdirector Direccin de Cartografa Electoral Subdirector Direccin de Operaciones CECYRD

362

Adicionalmente, se realizaron dos talleres con vocales de las juntas locales y distritales en el que estuvieron representados 13 estados de la Repblica
Taller Juntas Locales Vocala
1 2 3 4 5 6 7 8 DECEYEC 9 Martn Gonzlez Muoz Nuevo Len DEOE DERFE Secretario Local Ejecutivo Local

Nombre
Lic. Pablo Sergio Aispuro Crdenas Lic. Mara Magdalena Prez Ortiz Lic. Alejandro Gmez Garca Mtro. Ignacio Meja Lpez Ing. Liliana Martnez Hugo benjamn Zamora Solorzano Lic. Josu Cervantes Martnez Jorge Anaya Lechuga

Estado
San Luis Potos Baja California Chihuahua Edo. De Mxico Tamaulipas Tlaxcala DF Chiapas

Taller Juntas Distrital Vocala


1 Ejecutivo Distrital 2 3 DEOE 4 5 DERFE 6 7 DECEYEC 8 Elodia Susana Flores Xelhuantzi JD 02,Tlaxcala Teresa Galvn Barragn. Ing. Filemn Sacramento Gmez Montes Ing. Mara Isabel Aguilar Snchez Lorena del Socorro Garca Chvez JD 03, Zihuatanejo, Guerrero JD 11, Pnjamo, Guanajuato JD 02, Lagos de Moreno, Jalisco JD 09, Chihuahua Fortino Rubn Prez Vendrell, Miguel ngel Garca Onofre JD 01, Cd. Altamirano, Guerrero JD 14,Izcar de Matamoros, Puebla

Nombre
Jos Efran Morales Jurado

Estado
JD 13,Valle de Santiago, Guanajuato

363

El mandato de la DERFE viene expresado especficamente en el artculo 41 de la Constitucin y el artculo 128 del COFIPE, entre otras normas aplicables
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos
Articulo 41: El Instituto Federal Electoral tendr a su cargo en forma integral y directa, adems de las que le determine la ley, las actividades relativas a, geografa electoral, al padrn y lista de electores, impresin de materiales electorales. Las sesiones de todos los rganos colegiados de direccin sern pblicas en los trminos que seale la ley.

COFIPE
1 Formar el Catlogo General de Electores 2 Aplicar la tcnica censal total para el Catlogo Aplicar la tcnica censal parcial donde determine 3 la Junta General Ejecutiva 4 Formar el Padrn Electoral 5 Expedir la credencial para votar

Atribuciones especficas COFIPE - DERFE rea


Direccin Ejecutiva del Registro Federal de Electores Concertacin con Partidos Polticos Secretara Tcnica Normativa Direccin de la Secretara de las Comisiones de Vigilancia Direccin de Atencin Ciudadana Coordinacin de Operacin en Campo Direccin de Cartografa Electoral Direccin de Operacin y Seguimiento Direccin de Depuracin y Verificacin en Campo Direccin de Estadstica Coordinacin de Procesos Tecnolgicos Direccin de Operaciones (CECYRD) Direccin de Desarrollo y Operacin de Sistemas Direccin Aplicada de Infraestructura y Tecnologa

9 10 11 12 13 14 15 16 17

6 Actualizar el Padrn Electoral


Coordinar con autoridades la obtencin de 7 fallecimientos, prdida, suspensin u obtencin de la ciudadana Artculo 128 8 Proporcionar las listas nominales 9 Formular la divisin del territorio en distritos

10 Actualizar la cartografa
11 12 13 14 15 Asegurar la integracin y sesin de las comisiones de vigilancia Registrar la asistencia de los PP a las comisiones de vigilancia Solicitar estudios y desahogo de consultas a las comisiones de vigilancia Acordar con el secretario ejecutivo del Instituto los asuntos de su competencia Asistir a las sesiones de la Comisin del Registro Federal de Electores

Direccin de Productos y Servicios Electorales Coordinacin de Administracin y Gestin

16 Las dems que le confiera este Cdigo 17 Presidir la Comisin Nacional de Vigilancia

Fuente: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos y COFIPE

364

DERFE tiene 6 grandes Objetivos del rea que despliega a travs de 4 iniciativas que contribuyen al logro de los objetivos, misin y visin del Instituto
Misin IFE Visin IFE

1. Incrementar la seguridad en los datos del Padrn Electoral

Iniciativas DERFE

2. Implementar un nuevo modelo organizacional

3. Simplificar, centralizar y actualizar la normatividad procedimental en materia del Registro Federal de Electores

4. Fortalecer y modernizar la plataforma tecnolgica de informacin y comunicaciones

Objetivos e IFE

Incrementar la calidad en el Padrn Electoral

Incrementar la cobertura, servicios y calidad de la atencin ciudadana

Incrementar la eficiencia en la organizacin de los Procesos Electorales Federales

Consolidar a la credencial para votar como medio preferente de identidad ciudadana

Objetivos del rea DERFE

1 Contribuir al desarrollo de la vida democrtica del pas

2. Integrar, actualizar y depurar el Padrn Electoral

3. Proporcionar la Lista Nominal de Electores

4. Expedir a los ciudadanos la Credencial Para Votar con Fotografa

5. Mantener actualizada la Cartografa Electoral para la ubicacin geoelectoral del ciudadano

6. Realizar el seguimiento a la operacin de los rganos de vigilancia

Fuente: Mapa Estratgico de la Direccin Ejecutiva del Registro Federal de Electores 2013 2015, Mapas Estratgicos de las URs

365

Por otra parte, DERFE cuenta con un proyecto de actualizacin de los procesos registrales del que derivan 11 otros proyectos especficos
Dir. Ejecutiva del Registro Federal de Electores

Concertacin con Partidos Polticos

Secretara Tcnica Normativa PR10200 PR10600

D. de la Secr. de las Comisiones de Vigilancia PR10600 PR10700

D. de Atencin Ciudadana PR10100 PR10100 PR20100 PR20200 PR20300

C. de Operacin en Campo PR10300 PR10400 PR10700 PR20200 PR10500 PR10600 PR20300 PR10100

C. de Procesos Tecnolgicos PR10300 PR10400 PR10500 PR20300 PR30100

C. de Administracin y Gestin

9 10

1 3 4 5 6 7 9 10

5 10 11

Proyecto
Actualizacin de los procesos registrales electorales

Proyectos Especficos
1 2 3 4 5 6 PR10100 PR10200 PR10300 PR10400 PR10500 PR10600 Acondicionamiento de las instalaciones estratgicas y conservacin de la documentacin registral Instancias administrativas y juicios de proteccin de derechos polticos Estrategia de Renovacin de credenciales "09, 12" Solucin integral de identificacin multibiomtrica Fortalecimiento de los programas de depuracin y verificacin Aplicar la normatividad a secciones electorales fuera de rango- Reseccionamiento en 2013
Fuente: Planeacin Tctica Operativa IFE 2013 y Entrevistas

7 8 9 10 11

PR10700 PR20100 PR20200 PR20300 PR30100

Redistritacin 2013 Implementacin del modelo Integral de Atencin Ciudadana Nueva imagen de los MAC Operacin de Mdulos de Atencin Ciudadana y Produccin y Distribucin de formatos de credencial Automatizacin integral en el SIIRFE de procesos de actualizacin y depuracin del Padrn Electoral

366

DERFE ejecuta central y localmente 3 funciones sustantivas generando 4 principales productos, si bien su modelo cubre otras muchas funciones y servicios adjetivos
Clientes
Partidos Polticos Otras reas internas de IFE y de DERFE Instituciones externas al IFE

Ciudadanos

Sustantivos

Productos / Servicios

1
Padrn Electoral

2
Lista Nominal

3
Credencial para votar

4
Cartografa

Funciones Sustantivas

Integrar y actualizar el Padrn Electoral y la Lista Nominal

Generar y otorgar la credencial para votar

3
Actualizar la cartografa electoral

Funciones Adjetivas

Administrar personal, finanzas, y tecnologa

Desarrollar sistemas tecnolgicos

Atender solicitudes y quejas

Resguardar y digitalizar documentos

Coordinar sesiones de CNV

Dar soporte tcnico

Generar estadsticos

Generar resoluciones jurdicas

Adjetivos

Productos / Servicios

Recursos humanos, financieros y tecnolgicos

Programas de capacitacin y soporte tcnico

Aplicaciones, sistemas y actualizaciones

Atencin a ciudadanos

Logstica y seguimiento a reuniones de Comisiones

Datos estadsticos y confiabilidad del Padrn

Dictmenes jurdicos

Clientes

Partidos Polticos

Otras reas internas de IFE y de DERFE

Ciudadanos

Instituciones externas al IFE

Fuente: Plan Estratgico de Gestin 2006-2012 - Procesos Institucionales

Entrega local

Entrega central

367

DERFE opera centralmente a travs de 181 colaboradores en nivel MM y MS y 957 TO adicionales, generando un costo central aproximado de $389.7 mdp*
Rama Total de MM y MS S Nombre del Puesto 10 19 MS Tipo de mando Total de TO
A MM Concertacin con Partidos Polticos 1 MS A Dir. Ejecutiva del Registro Federal de Electores 20 27

NC MM y MS TO Subtotal OD Total
181 957 1,138 9,129 10,267

Costo mdp*
$151.3 $238.4 $389.7 $1,171.8 $1,561.5

S C. de Procesos Tecnolgicos 65

MS

S C. de Operacin en Campo

MS

MS

MS

C.. de Administracin y Gestin 208 26 88

D. de Atencin Ciudadana 10 118

400

47

MS D. de la Secr. de las Comisiones de Vigilancia 30 9

A Secretara Tcnica Normativa 7

MS

86

Distribucin de personal y costo por rea (MM y MS)


50
Administrativa

40
Servicio Profesional Honorarios Permanentes Honorarios Eventuales Otros Proyectos

30

20

10

0 DERFE Indicadores Estructura Gestin Costo por rea* 149.2 % sobre NC total % sobre costo total

40.2

14.0

1.0

36.9

4.4

0.6

11.2

5.3

10.8

2.1

7.3

2.4

5.1

1.7

0.3

4.1

0.6

C. de Procesos Tecnolgicos $55.2 36% 36%

C. de Operacin en Campo $41.9 26% 28%

DE. del Registro Federal de Electores $19.7 10% 13%

C. de Admn. y Gestin $12.9 7% 9%

D. de Atencin Ciudadana $9.7 6% 6%

D. de la Secretara de las CV Secretara Tcnica Normativa $7.2 5% 5% $4.8 2% 3%

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013. Incluye capitulo 1,000 y 4,000 *El organigrama no ilustra la Secretara Tcnica y la Secretaria Particular

368

DERFE tiene en rganos Desconcentrados 9,129 colaboradores distribuidos en Vocalas Locales, Distritales y MACS con un costo aproximado de $1,171 mdp*
Nmero de colaboradores total OD: 9,129 Costo total OD: $1,171 mdp*

973

3 Locales 3

$218.36

2,378

Distritales

$621.88

5,778

$331.65

MAC
8,000 6,000 4,000 2,000 0 0 200 400 600 800

Local Cartografa Actualizacin Depuracin Administracin de los MACs Otros* 31,452,294 31,867,241 31,647,275 7,023,708 116,377,869 Cartografa

Distrital 100,957,739 68,188,305 148,517,161 304,215,499

Actualizacin Depuracin Administracin de los MACs Otros*

Nmero de colaboradores total Central: 1,138 Nmero de colaboradores total OD: 9,129

Costo total Central: $398.3 mdp* Costo total OD: $1,171.86 mdp*

Fuente: Base de datos MAC proporcionada el 15 de Marzo del 2013 y Base de datos de Juntas Locales y Distritales

*No se han identificado, por lo tanto no se pueden clasificar

369

Las funciones adjetivas en el nivel central de la DERFE tienen un costo 243% ms elevado que el costo de las funciones sustantivas en esta misma direccin
rea Especfica Credencializacin
Departamento Credencializacin S. de Productos Electorales S. de Estrategia e Integracin Operativa D. de Depuracin y Verificacin en Campo S. de Anlisis Estadstico y Demogrfico S. de Depuracin S. de Digitalizacin y Resguardo S. de Administracin de la Base de datos Analtica S. de Anlisis de Datos e Informacin S. de Procedimientos Operativos y Capacitacin

NC 71

Costo mdp*

$22.0

Sustantivos

Padrn Electoral

141

$47.8

Lista Nominal

S. de Muestreo S. de Tecnologa Aplicada S. de Administracin de Centros de Cmputo Direccin de Cartografa Electoral

57 76
Total

$17.8 $27.4 $115.0 $12.9

Cartografa

Normatividad

Secretara Tcnica Normativa S. de Automatizacin Cartogrfica S. de Procedimientos Operativos y Capacitacin D. de Depuracin y Verificacin en Campo Enlace Administrativo de la Direccin de Operaciones (CECYRD) Enlace Administrativo de la D. de Atencin Ciudadana Coordinacin de Administracin y Gestin Enlace Administrativo de D. de Productos y Servicios Electorales

345 47

Administracin

101

$30.0

Adjetivas

Tecnologa de Informacin

D. de Atencin Ciudadana D. de Cartografa Electoral D. de Operacin y Seguimiento D. de Depuracin y Verificacin en Campo Direccin de Atencin Ciudadana Concertacin con Partidos Polticos D. de la Secretara de las Comisiones de Vigilancia D. de Estadsticas D. de Atencin Ciudadana

D. de Infraestructura y Tecnologa Aplicada D. de Operaciones (CECYRD) D. de Productos y Servicios Electorales D. de Desarrollo y Operacin en Sistemas

368

$128.9

Atencin Ciudadana

43
S. Tcnica Normativa D. de Cartografa D. de Depuracin y Verificacin S. Anlisis Datos e Info (DPSE) S. Admn. de la Base de Datos Analtica (DO)

$16.3

Relacin Partidos Polticos

187
Total

$61.8 $249.9 243%

746

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

** No se contemplan las siguientes: Direccin Ejecutiva, Secretara Tcnica y Secretara Particular.

370

B. Diagnstico

Se identificaron 4 hallazgos principales relacionados con el modelo de operacin que ofrecen oportunidades de consolidacin y modernizacin de recursos
Dir. Ejecutiva del Registro Federal de Electores

3
Concertacin con Partidos Polticos

4
Secretara Tcnica Normativa

3
D. de la Secr. de las Comisiones de Vigilancia

1 2 3
D. de Atencin Ciudadana

1 3 4
C. de Operacin en Campo

1 3 4
C. de Procesos Tecnolgicos C. de Administracin y Gestin

Hallazgo
1. Modelo de entrega de servicios de TI inadecuado y que no sigue prcticas lderes 2. Modelo de atencin ciudadana limitado por su ubicacin organizacional y tramos de control 3. Dispersin y falta de integracin en las actividades de atencin a partidos polticos 4. Dispersin en la generacin de normativa y procedimientos de naturaleza jurdica

Descripcin
En DERFE se generan y reciben servicios tecnolgicos en distintas reas y de diferente manera incrementando costos y generando inconsistencias Los servicios de Atencin Ciudadana abarcan temas de diferentes reas dentro del IFE y se entregan utilizando un modelo propio, no completamente alineado a prcticas lderes Hay diferentes reas que se relacionan con los partidos polticos y les proporcionan servicios generando un alto costo de atencin con calidad heterognea

Oportunidades
Definicin de un modelo de entrega de servicios de TI eficiente y actualizado para la CPT alineado a las funciones que realiza UNICOM Transferencia del rea a una ubicacin adecuada para el propio desempeo de sus funciones Modernizacin de la estructura organizacional para poder operar conforme a prcticas lderes y ofrecer servicios de atencin con alta calidad

Consolidacin de la atencin a partidos polticos para disminuir la carga administrativa de las reas que actualmente se relacionan con ellos

La Secr. Tcnica Normativa cuenta con funciones especificas de creacin de normativa, sin embargo, la definicin de normativa y procedimientos se realiza en diferentes reas y niveles

Concentracin de las actividades de creacin de normativa y procedimientos, as como consolidacin de las actividades jurdicas

Consolidacin

Modernizacin

372

Adicionalmente, se detectaron 5 hallazgos de ndole organizacional que ofrecen oportunidades de redistribucin, consolidacin y modernizacin de la estructura
Dir. Ejecutiva del Registro Federal de Electores

7
Concertacin con Partidos Polticos

5 6 7
Secretara Tcnica Normativa

5 7
D. de la Secr. de las Comisiones de Vigilancia

5 6 7
D. de Atencin Ciudadana

6 7 8
C. de Operacin en Campo

5 6 7 8 9
C. de Procesos Tecnolgicos

5 6 7
C. de Administracin y Gestin

Hallazgo
5. Falta claridad en los roles y responsabilidades en la estructura central y local

Descripcin
Exceso en los niveles de supervisin y tramos de control cortos que representan una excesiva divisin del trabajo y alto costo de operacin

Oportunidades
Oportunidades de modernizar la estructura a travs de la reduccin de niveles y tramos de control generando ahorros para el IFE

6. Duplicidad en funciones

Dentro de las reas se realizan funciones de estadstica, comunicacin y capacitacin que ya existen tanto dentro como fuera de DERFE La razn de ser de DERFE es sustantiva y en ella coexisten demasiadas reas administrativas con un costo asociado importante

Fusin y redistribucin de las reas y de los recursos asociados

7. Exceso de funciones administrativas en un rea sustantiva 8. reas sobredimensionadas por falta de tecnologa 9. Necesidad de reforzamiento en algunas reas que implementarn nuevos servicios

Transferencia de las reas administrativas a reas centrales de soporte existentes fuera de DERFE generando economas de escala y mayor control en estos procesos Automatizacin de procesos e incorporacin de tecnologa para reducir la carga operativa y los procedimientos realizados manualmente

La falta de automatizacin en algunos procesos ocasiona un uso intensivo de tcnicos y operativos Necesidad de recursos por cambios en la ley y/o nuevos productos o servicios que ofrecer el IFE
Consolidacin

Creacin de reas y/o incorporacin de recursos para poder entregar los servicios y nuevas atribuciones que se estn agregando al RFE
Redistribucin de recursos

Modernizacin

373

B. Diagnstico Hallazgo 1
Modelo de entrega de servicios de TI inadecuado y que no sigue prcticas lderes

Los servicios de TI que se entregan en DERFE central generan un costo de personal de $128.9 mdp* y se realizan en diferentes reas del Registro
Modelo de entrega de servicios de TI
Procesamiento de Operaciones
(Alto volumen, Actividades de bajo valor agregado)

Costeo de entrega de servicios de TI en DERFE


reas que entregan servicios de TI D. de Atencin Ciudadana D. Cartografa Electoral D. Operacin y Seguimiento D. Depuracin y Verificacin en Campo D. Infraestructura y Tecnologa Aplicada Costo (mdp)*

Base Estratgica y de Conocimiento


(Bajo volumen, Actividades de alto valor agregado)

Soporte en sitio
Actividades ejecutadas localmente por el tipo de operacin Servicios especializados por localidad Muy manual
Especfico

Socio de negocio
Coordinado con la funcin y las unidades Enfoque en la lnea y la gerencia Transferencia de conocimiento y procesos tcnicos Gran necesidad de toma de decisiones y acciones
5.5

5.3

2.0

Servicios compartidos
Organizacin consolidada Enfoque operacional Servicios estandarizados Muchos procesos Puede abarcar pases, regiones, unidades de negocios o divisiones
Enfoque UNICOM Genrico

Centros de excelencia
Organizado por conjunto de conocimientos Enfoque en la experiencia - capacidad de aprovechamiento Desarrollo de las prcticas lderes de la organizacin Diversos problemas y necesidad de mucho conocimiento
Enfoque DERFE (CPT)

2.0

29.2

D. Desarrollo y Operacin de Sistemas


D. Operaciones (CECYRD) D. Productos y Servicios Electorales

25.4

35.9

DERFE entrega sus servicios de TI utilizando un modelo similar al de UNICOM pero con diferencias en cuanto a su enfoque. ste est ms alineado a actividades tipo centro de excelencia cercano a las actividades sustantivas del Registro al contar con conocimientos especializados y expertos en los servicios que proveen. Sin embargo, su modelo de entrega tambin contempla servicios compartidos y soporte en sitio, actividades que influyen en las dimensiones de su modelo organizacional

23.3

128.9

Otras reas Coordinacin de Procesos Tecnolgicos

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

375

Las funciones de soporte, mantenimiento y desarrollo deberan ser objeto de consolidacin por su carcter genrico, transaccional y de bajo valor agregado
reas que entregan servicios de TI
Dir. Ejecutiva del Registro Federal de Electores D. de Atencin Ciudadana C. de Operacin en Campo Infraestructura tecnolgica Desarrollo de sistemas

Funciones TI
Base de datos Soporte tcnico Mantenimiento

D. Cartografa Electoral

D. Operacin y Seguimiento D. Depuracin y Verificacin en Campo D. Infraestructura y Tecnologa Aplicada D. Desarrollo y Operacin de Sistemas D. Operaciones (CECYRD)

C. de Procesos Tecnolgicos

D. Productos y Servicios Electorales

Costeo (mdp)*

31.7

29.1

29.1

23.8

15.1

$128.9

Las bases de datos (Catlogo de Electores, Padrn Electoral, y Lista Nominal) se consideran fundamentales para la operacin de DERFE por lo que se recomienda mantener su administracin dentro de la misma Direccin Ejecutiva. El desarrollo de sistemas debe consolidarse en una misma rea para aprovechar el conocimiento existente y disminuir los costos en los que actualmente incurre el IFE al generar sistemas en distintas reas de DERFE y del propio Instituto
Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

376

El modelo organizacional de DERFE a futuro debe involucrar un enfoque en 3 dimensiones respecto de sus reas y funciones de tecnologa
Los modelos tradicionales tienden a enfocarse en la decisin de centralizar vs. descentralizar. Pero, esa es nicamente una de las tres dimensiones de una organizacin de contenido tecnolgico.
Definir una organizacin de TI como la que est inserta en DERFE presenta un gran nmero de opciones. Sin embargo, prcticamente todas las decisiones recaen en tres dimensiones clave. Comprender cada una de estas tres dimensiones coadyuvar a que DERFE y UNICOM cubran las necesidades tecnolgicas del Registro a travs de una organizacin de TI efectiva y eficiente.

Centralizado vs. Descentralizado


Se enfoca en qu funcin es la duea de los recursos tecnolgicos. Las personas se ubicarn en UNICOM o dentro de las diferentes unidades de la DERFE?
Centralizado vs. Descentralizado

Interno vs. Tercerizado


Se enfoca en el personal de TI y en su contratacin interna o externa de los recursos y servicios de TI. El IFE se mantiene como dueo de la tecnologa o la debera entregar un proveedor externo?

Desarrollo interno vs. Tercerizado

Integrado vs. Independiente

Integrado vs. Independiente


Se enfoca en el control directo que tiene la organizacin sobre la tecnologa, y si es que existen distintas reas en DERFE con la libertad de administrar sus actividades y recursos en nuevas e innovadoras formas o si estas actividades se realizan en un rea de DERFE integralmente

*Fuente: Deloitte Designing an IT organization to fit todays complex businesses

377

El modelo de entrega de servicios de TI dentro de DERFE es inadecuado y no se encuentra alineado a prcticas lderes en sus 3 dimensiones
El modelo actual de TI en DERFE tiene una falta de enfoque presentando caractersticas de cada uno de los diferentes modelos dependiendo de la situacin, servicio, o producto que se genere.

Situacin Actual DERFE vs. Prctica Lder Las tres dimensiones organizacionales en TI*
Centralizado Soporte tcnico 2do nivel Administracin de infraestructura Seguridad informtica Mantenimiento de infraestructura Ubicacin de los servicios Descentralizado Soporte tcnico 1er nivel Mantenimiento de aplicaciones

Funciones TI DERFE

Desarrollo de sistemas Interno Desarrollo de aplicaciones Desarrollo SIIRFE Base del Padrn Proyectos internos Tercerizado Sistemas para biomtricos ERP

Hay que encontrar una mezcla adecuada de actividades que contemplen lo siguiente: Centralizar actividades e infraestructura que se beneficien de economas de escala (centros de datos, redes, ERPs, seguridad, mesa de ayuda y soporte tcnico) Integrar aquellas actividades y sistemas sustantivos que requieran Tercerizar servicios y productos que requieran habilidades y talento distintas a las que se tienen internamente

Administracin de actividades
Integrado Independiente DERFE Sistemas de cartografa Sistemas de IFETEL Sistemas de depuracin Indicadores de gestin

Administracin de redes Administracin de telecomunicaciones

IFE
*Fuente: Deloitte Designing an IT organization to fit todays complex businesses

Prctica lder

378

La consolidacin de las funciones de TI no sustantivas incrementaran la eficiencia en la entrega y presentan un ahorro potencial de 77.6 mdp en DERFE
reas que entregan servicios de TI
Dir. Ejecutiva del Registro Federal de Electores D. de Atencin Ciudadana Infraestructura tecnolgica Desarrollo de sistemas

Funciones TI
Base de datos
Soporte tcnico

Costeo (mdp)*
Mantenimiento

Oportunidades
2.8

C. de Operacin en Campo

D. Cartografa Electoral

5.2

De acuerdo al modelo de entrega de servicios y a las prcticas lideres en modelos organizacionales de TI encontramos los siguientes oportunidades: Las funciones de soporte tcnico y mantenimiento de sistemas pueden consolidarse en un centro de servicios compartidos y soporte en sitio Centralizacin (en CPT) en el desarrollo de sistemas generando sistemas con una misma plataforma, que sean compatibles y sigan los lineamientos institucionales Redistribucin de las funciones no tecnolgicas de la Direccin de Productos y Servicios Electorales

D. Operacin y Seguimiento

2.0

D. Depuracin y Verificacin en Campo

2.0

C. de Procesos Tecnolgicos

D. Infraestructura y Tecnologa Aplicada

29.2

D. Desarrollo y Operacin de Sistemas

12.7

D. Operaciones (CECYRD)

17.9

D. Productos y Servicios Electorales**

5.8

77.6 Descentralizacin
Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

Consolidacin

Modernizacin

Redistribucin de recursos
**Solo se consolidaran las funciones de tecnologa

379

B. Diagnstico Hallazgo 2
Modelo de atencin ciudadana limitado por su ubicacin organizacional y tramos de control

La Direccin de Atencin Ciudadana cuenta con 11 colaboradores en Mandos Medios y Superiores con un costo de 6.7 mdp*
D. Atencin Ciudadana

Misin y Visin
Ser un rea de servicios que permita brindar soluciones de alta calidad para la orientacin de los ciudadanos en materia poltico electoral.

2 S. de Soporte tecnolgico a la Atencin ciudadana

S. del Centro de Atencin Ciudadana IFETEL S. del Centro de Atencin Ciudadana IFETEL

S. de Inteligencia Institucional para la Atencin Ciudadana S. de Atencin a quejas, informes y Desarrollo de proyectos

S. de Mecanismos de Atencin Ciudadana

Visin
Llegar a ser un rea lder en la atencin y servicio respecto de los programas e instrumentos que proporciona el IFE, con procesos de calidad expeditos que generen un alto grado de confianza, credibilidad y prestigio.

S. de Centros Estatales de Consulta Electoral y Orientacin Ciudadana

JD. de Servicios de Atencin Telefnica JD. de Mantenimiento a Operacin

Departamento de Operacin JD. de Enlace Estatal

JD. de Anlisis Estadstico JD. de Estadsticas

Funciones:
JD. de Gestin Conocimiento para la Atencin Ciudadana JD. de Enlace Estatal Funcin Actual Estructura Formal

JD. de Sistemas de Atencin Ciudadana JD. de Atencin a Quejas Ciudadanas

Opera los Centros Estatales de Consulta Electoral, encuentra nuevas vas de contacto con el ciudadano, diseo de soluciones, elaboracin de sistemas y soporte tecnolgico. Administrar el centro de contacto IFETEL, supervisando la calidad y eficiencia de los consultores electorales, as como darles capacitacin para desarrollar al personal. Atiende quejas y desarrolla la plataforma Business Intelligence, identifica y adquiere fuentes de datos y cubos analticos. Instrumenta y documenta los subprocesos del Registro Federal de Electores y de Atencin ciudadana, as como documenta aplicaciones y herramientas tecnolgicas que las soportan con base en la informacin de inteligencia institucional.

2
Supervisin de Soporte Tcnico y Centro de Cmputo Supervisor de Proyecto

*Fuente: Numeralia 2013 Direccin de Atencin Ciudadana

381

De acuerdo a nuestra experiencia, encontramos 2 tendencias a las que IFETEL debera alinearse para la administracin de su centro de atencin al cliente
Se presenta un cuadro sobre la alineacin del IFETEL en la actualidad con algunas de las tendencias ms habituales que hemos visto a nivel global en la administracin de centros de contacto o centros de atencin telefnica al cliente Tendencia
Tendencia a la segmentacin del cliente para brindar un punto de contacto y servicio personalizado a una gran cantidad de clientes. Este modelo de servicio resulta en reduccin de costos debido a una mayor velocidad de respuesta.

Descripcin de Alineacin IFE


IFETEL se encuentra alineado a la tendencia de Visin estratgica y corporativa. La tendencia marca que las llamadas deberan ser segmentadas. Existe tal segmentacin por skills pero no con base a necesidades especficas.

IFETEL

Visin Estratgica y Corporativa

Proceso y Operaciones

La principal funcin de los centros de atencin telefnica es administrar efectivamente y resolver las consultas del cliente. La tendencia es utilizar bases de datos de conocimientos para registrar todas las llamadas de los clientes y acciones de respuesta. Se clasifican por la descripcin del problema, los sntomas, las causas y las acciones correctivas.

IFETEL a pesar de que usa bases de datos, carece de acciones correctivas automatizadas. Debe de existir una herramienta que grabe automticamente todas las llamadas para objetivamente obtener la calidad del desempeo.

Personal, Cultura y Organizacin

1. Reconocimiento: utilizar incentivos individuales y por equipo. Los individuales incluyen: premios en efectivo, das libres, beneficios de la organizacin. Los grupales son: aumento del 5%-15% del sueldo base, distribuido mensualmente o trimestral. 2. Que los empleados reconozcan que sus acciones estn haciendo una diferencia, para mantenerlos motivados : 1. Adoptar sistemas que permitan a los usuarios hacer preguntas en sus propias palabras, y entonces poder sugerir posibles respuestas. 2. Las herramientas tecnolgicas deben apoyar los procesos clave de atencin al cliente, como el histrico de interacciones con el cliente, portafolio de productos al cliente, etc.

IFETEL carece de programas que incentiven al empleado de forma positiva para que su trabajo sea reconocido y se mantenga a los colaboradores motivados. (El programa de reconocimiento no est aprobado por polticas administrativas). No existe flexibilidad en la gestin de estos recursos IFETEL cuenta con respuestas automatizadas, canales de comunicacin como SMS, telfono, redes sociales telfono, pero no cuentan con un sistema de anticipacin de soluciones, el cual es un bsico en un centro de contacto para agilizar la respuesta a la problemtica del cliente.

Tecnologa

Alineado
*Fuente: Deloitte Getting the most out of your contact center

Medianamente Alineado

Poco Alineado

382

El modelo de Atencin Ciudadana cuenta con una estructura y funciones diferentes a las que utilizan los centros de atencin que siguen prcticas lderes
Se muestra un cuadro comparativo de las mtricas de la prctica lder contra los resultados obtenidos en IFETEL. El anlisis se centra principalmente en seis indicadores clave de rendimiento que son crticos para equilibrar la eficiencia operativa y la eficacia en el servicio al cliente.

Comparativo contra prctica lder IFETEL*


1. Porcentaje de abandono 2. Tiempo en espera 17% N/A* 4.19 minutos 54% 1:9 96.9%

Prctica Lder**
4% 29 segundos 4.1 minutos 58% 1:15 89%

3. Tiempo promedio en resolucin de consultas


4. Productividad 5. Tramo de control 6. Satisfaccin del cliente

Descripcin de Indicadores
1.Porcentaje de abandono: Indica el porcentaje de personas que llaman, a partir del volumen total de la llamadas recibidas y que optaron por colgar antes de responder a la llamada. 2.Tiempo en espera: La velocidad en la que las llamadas son contestadas una vez que entran, esta mtrica se mide en segundos. 3.Tiempo promedio de resolucin de consultas: Tiempo promedio en el que se logr resolver la duda del cliente. 4.Productividad: Es el porcentaje de tiempo (horas) dedicado a trabajar en actividades principales (llamadas). 5.Tramo de control: Cantidad de colaboradores que un supervisor dirige. 6.Satisfaccin del cliente: Refleja el resultado de las encuestas de satisfaccin del cliente.

* Informacin proporcionada por IFE **No contamos con ste dato Fuente: ***Verint Contact Center Benchmark Report

383

De los 12 servicios de orientacin ciudadana que brinda la DAC, 6 de los de mayor volumen corresponden a consultas sobre otras reas distintas a DERFE
Las grficas nos ensean el histrico de orientaciones, la primera corresponde al ao 2012 y la segunda muestra el aumento de en orientaciones ciudadanas proporcionadas por el IFE en el periodo de 2003 al 2012, perodo en el que se ha visto un incremento del 963%

Servicios otorgados por Atencin Ciudadana


Servicio DERFE Otros Volumen de actividad

Porcentaje de Orientaciones Ciudadanas 2012* Total: 18.2


17.3% 3.8% 0.0% 78.2%
Consultas ciudadanas

Estado de la credencial Situacin registral Quejas sobre atencin en MACs Informacin de MACs Programacin de citas Registro de ciudadanos fallecidos Sugerencias y reconocimientos Informacin interna del IFE Informacin sobre casillas y elecciones Quejas sobre elecciones* Informacin sobre capacitacin electoral* Consultar resultados electorales*


Bajo

Avisos Telefnicos Automatizados


Avisos Automatizados para mdulo Avisos Automatizados VMRE Recordatorios

0.0% 0.7%

20.0 18.0 16.0 14.0 12.0 10.0 8.0 6.0 4.0

Histrico de Orientaciones Ciudadanas 2003-2012*


18.3

71.3%

10.7

41.2% 1% 0.9% 0.8% 1.1% 1.2% 1.3% 1.3%

2.0 1.9 0.0 2.0 1.8 1.7 2.1

2.5

2.8

3.4

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

Alto

Medio

Fuente:

* Informacin proporcionada por IFE

384

En conclusin, se estima que al redistribuir y alinear los recursos de la Direccin de Atencin Ciudadana a mejores prcticas se podran ahorrar aprox. 9.1 mdp*
1
D. Atencin Ciudadana

Niveles Jerrquicos
Prctica Lder Estructura IFETEL 3
S. del centro de Atencin Ciudadana IFETEL

S. de Soporte Tecnolgico a la Atencin Ciudadana

S. de Inteligencia Institucional para la Atencin Ciudadana

S. De Mecanismos de Atencin Ciudadana

2
3 4

2
3 4

2
Departamento de Operacin

LP. de Atencin Telefnica

5
Consultores

La ubicacin de la Direccin de Atencin ciudadana carece de atribuciones especficas dentro del COFIPE que justifiquen su ubicacin en DERFE. Sin embargo, DAC ofrece servicios de otras reas del IFE De acuerdo a las prcticas lderes deberan existir cuatro niveles jerrquicos, mientras que en Atencin Ciudadana tienen cinco.

2
Potenciales Ahorros
Descripcin Redistribucin Reduccin de nivel Duplicidad en servicios de soporte tcnico Ahorro Potencial Total Costo mdp* $3.2 $0.5

Duplicidad de funciones debido a los servicios de soporte tcnico que re realizan dentro de la S. de Soporte Tecnolgico a la Atencin Ciudadana. Las S. de Inteligencia Institucional y de Mecanismos de Atencin Ciudadana cuenta con servicios que normalmente no se brindan en un rea de atencin y que estos mismos se podran potencializar a todo DERFE

4
$5.4 $9.1

Descentralizacin

Consolidacin

Modernizacin

Redistribucin de recursos

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

*La redistribucin de la Direccin de Atencin Ciudadana tendra un ahorro de 18.99 mdp en el presupuesto de la DERFE

385

B. Diagnstico Hallazgo 3
Dispersin y falta de integracin en las actividades de atencin a partidos polticos

El RFE atiende a los Partidos desde diversas reas con un costo de 60.3 mdp*, dificultando la administracin de la relacin bajo un punto de vista integral
rea que proporciona servicio
Dir. Estadsticas Confiablidad del Padrn Electoral Facilitacin de reuniones Dir. Comisiones Vigilancia Seguimiento a acuerdos Prcticas lderes de gestin Generacin de valor pblico

Servicio proporcionado
Anlisis estadsticos

Tendencias modernizacin

Concertacin con PP

Socializacin de iniciativas y acuerdos Cliente

DERFE

Dir. Atencin Ciudadana

Seguimiento a quejas

Partidos Polticos

S. Tcnico Normativo

Proyectos de acuerdo CNV La atencin a partidos polticos genera un costo para DERFE de $60.3 mdp* que podra reducirse al disminuir puntos de contacto

Dir. Cartografa

Limites territoriales

Dir. Depuracin y Verificacin Subdir. Anlisis Datos e Info. (DPSE) Subdir. Admn. de la Base de Datos Analtica. (DO)
Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

Verificacin muestral
Nivel de interaccin con PP Interaccin alta Interaccin media

Acceso a Padrn y Lista Nominal

Datos estadsticos
Interaccin baja

387

De acuerdo a las tendencias aplicables de modernizacin administrativa, recomendamos revisar la organizacin de atencin a partidos polticos del RFE
Tendencias de modernizacin administrativa

Nueva Gestin Pblica


1. Generacin de valor pblico 2. Prcticas lderes de gestin 3. Reduccin de la burocracia 4. Planeacin estratgica de la fuerza laboral 5. Servicio civil de carrera

Gobernanza
1. Disminucin de cargas administrativas 2. Incorporacin de Tecnologas de Informacin y Comunicacin 3. Asociaciones pblico-privadas 4. Transparencia y rendicin de cuentas

Tendencias que impactan la atencin a partidos polticos en DERFE

Tendencia
Las funciones que se realizan tienen como objetivo la generacin de valor para el ciudadano y aquellas que no generen valor se descontinan

Descripcin alineacin DERFE


Las atribuciones de DERFE derivan en su mayora de necesidades ciudadanas. Sin embargo, en la ejecucin se pierde el objetivo al cual sirve el IFE y se enfocan ms en atender a los partidos polticos que a los ciudadanos La cultura de medicin de satisfaccin en la entrega de los servicios dentro de DERFE es nula en la mayora de los servicios que se entregan Los procesos de atencin que se realizan en DERFE no estn alineados entre s
Alineado
Medianamente Alineado

Alineacin

1. Generacin de valor pblico*

2. Prcticas lderes de gestin**

Modelos de operacin y de entrega de servicios con procesos alineados implementando la medicin de la entrega de los servicios

Poco Alineado

Fuente:

* Creating public value by unleashing the power of cross-boundary collaboration, Deloitte, 2011 **Changing the size and shape of your organization, organization design in a downturn, Deloitte, 2009

388

La reas que proveen de servicios a los partidos polticos, exceptuando los grupos de trabajo y CNV, recibiran requerimientos a travs de la ventanilla nica

Solicitud de documentos tcnicos

Revisin de documentos tcnicos

Entrega de documentos tcnicos

Concertacin con PP

Grupos de Trabajo y Comisiones de Vigilancia

Dir. Comisiones Vigilancia

Dir. Atencin Ciudadana

Dir. Cartografa

Partidos Polticos

Entrega de servicios

Dir. Estadsticas S. Tcnico Normativo Dir. Depuracin y Verificacin Subdir. Anlisis Datos e Info. (DPSE) Subdir. Admn. de la Base de Datos Analtica. (DO)

Ventanilla nica

Solicitud de servicios

Concentracin de requerimientos Revisin y control de calidad

Entrega de servicios

reas con contacto directo con los partidos polticos

Los Grupos de Trabajo y Comisiones de Vigilancia funcionaran sin cambios. Sin embargo, los requerimientos de estadsticos, documentos y otros servicios seran realizados por los partidos polticos directamente en la ventanilla nica quien canalizara y coordinara el requerimiento con cada rea responsable

389

En conclusin, una potencial concentracin de la atencin a los partidos polticos en una ventanilla nica generara importantes beneficios

Tendencia
Cualitativos

Beneficios de ventanilla nica


Cuantitativos
Disminucin en costos transaccionales Menos tiempo del personal administrando la relacin con los partidos polticos Mayor satisfaccin del cliente

1. Generacin de valor pblico

Prestacin de servicios de calidad Satisfaccin de necesidades y demandas ciudadanas Generacin de valor pblico a partir del reconocimiento sobre el bien o servicio recibido

Generacin de ahorros

2. Prcticas lderes de gestin

Organizacin enfocada a resultados Sustitucin de procesos paralelos por secuenciales Servicio homologado y medible Incremento en la calidad del servicio

Menor nmero de personas requeridas para entregar servicios Reduccin de costos administrativos al tener un solo punto de contacto

La dispersin de reas que se relacionan y proveen de servicios a los partidos polticos dentro de DERFE merman la calidad, agilidad y eficiencia con la que se podran entregar al no haber un rea que regule y supervise su entrega.

Estimamos que realizar la atencin a partidos polticos desde una ventanilla nica podra generar ahorros a DERFE de 13.95 mdp*

390

B. Diagnstico Hallazgo 4
Dispersin en la generacin de normativa y procedimientos de naturaleza jurdica

B. Diagnstico Hallazgo 5
Falta claridad en los roles y responsabilidades en la estructura central y local

Los roles que se realizan de manera central y desconcentrada son consistentes en los procesos de DERFE pero tienen costos de supervisin atpicos
Rol Central
Lista Nominal Normar, Disear y Generar Consolidar Normar, Disear Normar, Disear y Generar Normar y Disear
Depuracin preventiva

Local
Coordinar y Soporte
Validar Coordinar Coordinar Coordinar
Generar Cdulas

Distrital
Operar Actualizar Operar Operar Operar
Verificar

MACs
Actualizar Aplicar

Cartografa

Proceso/Funcin

Verificacin Actualizar el Padrn Depurar el Padrn Credencializacin Instancias Administrativas

Actualizar Actualizar Operar


Tramitar -Entregar

Normar y Generar

Coordinar y soporte

Controlar Operar Dictaminar - Verificar

Generar

ndice de Costo de supervisin por nivel 2.00 1.80 1.60 1.40 1.20 1.00 0.80 0.60 0.40 0.20 0.00

ndice de Costo de supervisin por rea 3.29 3.00

1.05

1.10
0.98

2.00 1.05 1.00 0.00

1.32
0.98

0.71 0.37 0.15 0.15


DE. del Registro Federal de Electores Secretario Particular de Unidad Responsable Secretaria Tcnica Normativa

0.69
D. de la Secretara de las Comisiones de Vigilancia D. de Atencin Ciudadana

0.68

0.73

0.73

0.72

C. de Operacin en Campo

C. de C. de Procesos Administraci Tecnolgicos n y Gestin

Secretara Tcnica

394

Asimismo, el diseo de la estructura no est alineado a tendencias de modernizacin que instan a una clara reduccin de los tramos de control
Perspectiva Tendencia
Acotacin de niveles jerrquicos mediante la redefinicin de responsabilidades para alcanzar una entrega oportuna de servicios Administracin de la estructura de gestin Volumen Nmero de Mandos Medios y Superiores T O T A L R A T I O S T O T A L R A T I O S + Costos Costo de la Estructura de Gestin

Resultados
Mayor enfoque en resultados Estructura de gestin oportuna y eficiente Mayor interaccin entre reas Acercamiento de servicios a destinatarios finales

Alineacin DERFE
Tramo de control 1:3
Alineacin alta Alineacin media

Tramos de Control

Costo de Supervisin

Poca alineacin

Alineacin baja

C. De Administracin y Gestin
1:0

1:3

1:4

1:16

Tramo de Control

Tendencia tramo de control

C. De Operacin en Campo
1:0

1:3

1:6

1:16

C. De Procesos Tecnolgicos
1:0

1:3

1:6

1:16

1:6

D. De Atencin Ciudadana

1:0 1:1

1:2

1:4

1:16

D. De las Comisiones de Vigilancia


1:0

1:3

1:4

1:5

1:16

Secretara Tcnica Normativa

1:0 1:1

1:3

1:5

1:16

Direccin y Apoyo Administrativo


1:0

1:7

395

1:16

395

Los roles que realizan los subdirectores y jefes son muy similares y permiten reducir el nmero de niveles jerrquicos, generando un ahorro de 48.5 mdp*
Nivel Normativo Diseo Monitoreo Ejecucin NC Costeo (mdp*)

1 2
Central

Director Ejecutivo Coordinador Director

1 2

$3.1 $4.7 $32.3 $48.5 $109 mdp* $60.5

3 4 5

14
45 106 44 300 512

< Jefe de Departamento


Vocal Local
Vocal Distrital Mdulos de Atencin Ciudadana

Subdirector

Descentraliado

6 7 8

$ 41.1
$199.2 $389.5

Actual NC Costo
mdp

Ahorros Potencial 45

168

El exceso de supervisin y tramos de control tan reducidos genera falta de apoderamiento de los resultados obtenidos en la operacin, as como oportunidades de eficiencias en trminos de niveles de la jerarqua y/o nmero de supervisores Existe la posibilidad de sinergia en las actividades de los vocales locales y distritales en los roles de diseo, monitoreo y control

$149.2

$48.5

Fuente: Manual de Organizacin 2009 y Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

*Se muestra el promedio ponderado del costo de los niveles 4 y 5 debido a que no se ha determinado el nivel que se puede eliminar

396

B. Diagnstico Hallazgo 6
Duplicidad de funciones

Se identifican reas de DERFE en las que existe duplicidad de funciones de capacitacin, estadstica y comunicacin con un costo total de $36.13 mdp*
Se presenta un cuadro con las funciones de capacitacin, estadstica y comunicacin que se han estado duplicado en diferentes Departamentos y Direcciones que existen tanto dentro, como fuera de DERFE.

Funcin
Capacitacin

Racional
Los cuatro departamentos realizan la funcin de capacitacin. Su cliente y su programa de capacitacin no son los mismos.

rea con duplicidad


Departamento de Estrategias de Capacitacin Departamento Gestin de Conocimiento para la Atencin Ciudadana Departamento de Control Operativo Departamento de Soporte a Infraestructura de MAC Direccin de Estadsticas Subdireccin de Anlisis de Datos e Informacin Subdireccin de Administracin de la Base de Datos Analtica Departamento de Desarrollo Conceptual

NC
7 7 7 7 39 15 15

Costo mdp*
$2.10 $2.09 $2.10 $2.10 $15.12 $5.27 $5.26

Estadsticas

Los tres realizan estadsticos de diferente de nivel de dificultad.

Comunicacin

Realiza funciones que le corresponden a la Direccin de Difusin y Campaas Institucionales.

$2.09

Total
De acuerdo a prcticas lderes en entrega de servicios es conveniente la consolidacin de la funcin de capacitacin Existe un nivel elevado de conocimientos en temas estadsticos que podra ser apalancado para todos los estadsticos que se generan en IFE El Departamento de Desarrollo Conceptual realiza funciones de comunicacin que por mandato son de DECEYEC
Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

104

$36.13

398

B. Diagnstico Hallazgo 7
Exceso de funciones administrativas en un rea sustantiva

Se recomienda centralizar las funciones administrativas existentes en DERFE para generar ahorros aproximados de $31.4 mdp*
La DERFE cuenta con reas administrativas de soporte que tienen funciones que por mandato corresponden a la DEA. Sin embargo, la CAG realiza estas funciones en apoyo a la DEA y tambin funge como intermediario o punto de control.

Funciones administrativas

Recursos Humanos
Apoyo en el proceso de reclutamiento y seleccin para la DERFE Administracin de plazas por honorarios Resguardo de expedientes Asesora a empleados sobre prestaciones y servicios Seleccin y contratacin de cursos Seguimiento a programas institucionales Pago de incentivos por desempeo

Suministros
Administrar contratos Apoyar en la revisin de licitaciones Administracin de inventarios Apoyar en la solicitud de compra de bienes y servicios para DERFE Administrar mensajera de productos electorales (credenciales, listas nominales y equipo tecnolgico)

Finanzas
Apoyo en la generacin del anteproyecto Administrar Fondo Revolvente Tramitar viticos Apoyo en el control presupuestal de DERFE

NC Costo mdp*

Funciones

29 11.0
Descentralizacin Consolidacin

51 14.8
Modernizacin

13 5.6
Redistribucin de recursos

93 31.4

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

Nota: 1. Para mayor detalle consultar documento de Diagnstico de reas de Soporte 2. No contempla el NC que reportan directamente a la Coordinadora 3. El ahorro contempla a la Subd. y sus reportes directos, no a la Coordinadora

400

B. Diagnstico Hallazgo 8
Existencia de reas sobredimensionadas en RRHH por falta de tecnologa y automatizacin

Se detectaron reas con alta carga operativa que podran beneficiarse al automatizar sus procesos y generar ahorros potenciales de 15.1 mdp*
rea
Departamento de Deteccin de Duplicados

Funcin
La informacin recibida en los MAC se traslada a este departamento para hacer una revisin manualmente y levantar los duplicados. Con la informacin previamente preparada del departamento de recepcin y verificacin, se escanean dichos documentos y se realiza un expediente electrnico. Administra el expediente electrnico y resguarda la informacin en un almacn, se necesita digitalizar dicha informacin para posteriormente poder destruirla. Se hace un trabajo de campo donde el mapeo se realiza manualmente para poder llevarlo a la Subdireccin y digitalizarlo. El CECYRD procesa y detecta irregularidades en la informacin, por consiguiente el departamento de procedimientos y anlisis de materia registral realiza las notificaciones para que la Subdireccin de Depuracin en Campo se encargue de entregar dichas notificaciones al ciudadano. Despus de una inspeccin automatizada, la credencial se clasifica por distrito o mdulo y pasa a una revisin de calidad manual, se empaqueta y la distribucin se hace de forma tercerizada.

Oportunidad de automatizacin
Mejoras a los sistemas de identificacin de duplicados Digitalizacin de documentos de los ciudadanos en los Mdulos de Atencin Ciudadana Digitalizacin del histrico y destruccin de la documentacin para evitar el almacenamiento

Impacto

NC
45

Costo*
$11.3

Ahorro**
$6.7

Departamento de Digitalizacin Documental

16

$4.0

$1

Departamento de Resguardo Documental

14

$3.5

$0.8

Subdireccin de Automatizacin Cartogrfica

Mejorar el proceso mapeo cartogrfico

del

15

$3.7

$0.9

Departamento de Procedimientos y Anlisis en Material Registral ***Subdireccin de Depuracin en Campo

Disminuir la cantidad de notificaciones al tener un sistema que detecte irregularidades en la informacin desde el Mdulo de Atencin Ciudadana

16

$4.0

$1

Departamento de Supervisin al Centro de Produccin de Credenciales Departamento de Operacin del Centro Nacional de Impresin Subdireccin del Centro Operativo de Guadalajara

Mejorar el proceso de control de calidad de las credenciales o tercerizarlo

21

$5.3

$1.8

Se ejecuta la impresin de las listas nominales en ambos centros con equipo obsoleto que requiere de un alto nivel de mantenimiento.

Tercerizar y/o mejorar la tecnologa de impresin de las listas nominales

30

$7.5

$2.6

***Nota: Los Tcnicos Operativos encargados de realizar esa funcin se encuentran en desconcentrados *Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

Bajo

Medio

Alto

$15.1

**Nota: Impacto alto considera 45% de ahorro, medio 20%, bajo 10%

402

B. Diagnstico Hallazgo 9
Necesidad de reforzamiento en algunas reas que implementarn nuevos servicios

Los cambios en la normativa, recientes atribuciones adquiridas y nuevos servicios ofrecidos generan una necesidad de reforzamiento en algunas reas
Analizamos los fundamentos para la incorporacin de los servicios y/o actividades dentro de DERFE de acuerdo al valor que genera y a su marco normativo.
Evaluacin de fundamento para la incorporacin

Servicio / actividad

Descripcin
Se ofrece un servicio de verificacin de la autenticidad de las credenciales para votar (principalmente a bancos). Se agregaron atribuciones de baja, reincorporacin y datos irregulares sin crear o reforzar estructura para atenderlas. Se requerir personal para digitalizar y posteriormente destruir el archivo muerto resguardado en el CECYRD.

Genera valor al Ciudadano

Genera valor al IFE

Fundamentado en COFIPE

Evaluacin Considerar su adicin al mandato

Nuevo servicio de verificacin

Si

Si

No

Nuevas atribuciones de depuracin Digitalizacin y destruccin de archivo muerto

Si

Si

Si

Incorporar

Si

Si

Si

Incorporar

Criterios de evaluacin
Genera valor al Ciudadano Genera valor al IFE Fundamentado en COFIPE Evaluacin Considerar su desincorporacin No Si No Evaluar el valor que genera Considerar su adicin al mandato

No
Si Si

Si

Si

Si

Incorporar

404

C. Resumen de Hallazgos e Impactos

A travs del anlisis de los 9 hallazgos identificados podemos concluir:


Conclusiones por hallazgo
1. DERFE cuenta con una variedad de reas que entregan servicios de TI que se pueden concentrar en UNICOM 2. La ubicacin organizacional de la Direccin de Atencin Ciudadana no responde a las necesidades del IFE, adicionalmente su estructura no esta alineada a prcticas lderes

3. La atencin a los partidos polticos se realiza en distintas reas dentro de DERFE, pudindose concentrar en una ventanilla nica para mejorar la calidad y disminuir costos
4. La Secretaria Tcnica Normativa realiza actividades jurdicas y las actividades normativas se realizan a travs de distintos departamentos en DERFE 5. El exceso en niveles dentro de DERFE genera confusin y duplicidad en los roles que desempean, reduciendo un nivel se eliminara la duplicidad y se generaran ahorros 6. Existe una duplicidad en funciones que se pueden concentrar para aprovechar el conocimiento y generar economas de escala 7. Las funciones administrativas que se realizan en DERFE sirven de apoyo a la DEA, siendo responsabilidad de la DEA tener esas funciones, por lo que se pueden consolidar en DEA 8. Algunas reas de DERFE tienen una alta carga operativa que podra reducirse sustancialmente implementando mejoras tecnolgicas en los procesos 9. La implementacin de nuevos servicios y/o atribuciones genera una necesidad de aumentar o reforzar la estructura organizacional para poder atenderlas

406

Implementando acciones derivadas de este documento, DERFE obtendra ahorros potenciales de 162.9 mdp*
Impacto por Oportunidad (mdp)
Modernizacin Redistribucin de recursos Consolidacin

Situacin actual rea


D. de Atencin Ciudadana

NC 129

Costo mdp 32.5 2.8

NC Impactado 10.2 51

Ahorro Potencial* 12.9

D. de la Secr. de las Comisiones de Vigilancia

38

15.2

1.07

1.07

C. de Operacin en Campo

255

94

9.2

13.1

1.9

66

24.2

C. de Procesos Tecnolgicos

464

151.9

65.6

9.88

12.9

270

88.4

C. de Administracin y Gestin

93

31.4

31.4

93

31.4

Secretara Tcnica Normativa

90

20.1

3.8

22

4.8

503

162.9

*El ahorro potencial se presenta como dato direccional en mdp y no es conservador

407

D. Anexos

1. Anlisis de tramos de control y costo de supervisin

Anexo 1 - Direccin Ejecutiva del Registro Federal de Electores (1/2)


Tramo de Control
Nivel Titular Coordinador Director Subdirector Jefe de Departamento NC 1 3 13 39 114 170 1 3 9 13 1 4 11 31 47 1 4 17 43 65 1 2 7 10 1 1 7 9 1 2 4 8 15 4 4 1 1 5 7 Presupuesto Total Anual $ 2,141,316 $ 4,718,952 $ 19,973,825 $ 25,288,050 $ 35,496,506 $ 87,618,648 $ 1,572,984 $ 1,908,072 $ 2,784,888 $ 6,265,944 $ 1,572,984 $ 6,103,200 $ 7,138,315 $ 9,678,305 $ 24,492,804 $ 1,572,984 $ 6,103,200 $ 10,812,408 $ 13,514,446 $ 32,003,038 $ 1,525,800 $ 1,272,048 $ 2,637,119 $ 5,434,967 $ 1,755,816 $ 636,024 $ 2,015,497 $ 4,407,337 $ 2,141,316 $ 2,960,009 $ 2,885,159 $ 2,374,894 $ 10,361,378 $ 1,210,740 $ 1,210,740 $ 1,525,800 $ 636,024 $ 1,280,616 $ 3,442,440 Promedio 1:15 1:4 1:3 1:2 1:0 Min 1:15 1:4 1:0 1:0 1:0 Max 1:15 1:5 1:6 1:4 1:0

DIRECCIN EJECUTIVA DEL REGISTRO FEDERAL DE ELECTORES NC Total

C. DE ADMINISTRACIN Y GESTIN Total

Coordinador Subdirector Jefe de Departamento Coordinador Director Subdirector Jefe de Departamento

1:4 1:2 1:0 1:4 1:3 1:3 1:0 1:5 1:5 1:2 1:0 1:2 1:3 1:0 1:5 1:3 1:0 1:15 1:2 1:1 1:0

1:4 1:2 1:0 1:4 1:2 1:4 1:0 1:5 1:4 1:1 1:0 1:2 1:2 1:0 1:5 1:3 1:0 1:15 1:0 1:0 1:0

1:4 1:4 1:0 1:4 1:4 1:4 1:0 1:5 1:6 1:4 1:0 1:2 1:3 1:0 1:5 1:3 1:0 1:15 1:5 1:4 1:0

C. DE OPERACIN EN CAMPO
Total C. DE PROCESOS TECNOLGICOS Total D. DE ATENCIN CIUDADANA Total D. DE LA SECRETARA DE LAS COMISIONES DE VIGILANCIA Total DE. DEL REGISTRO FEDERAL DE ELECTORES Total

Coordinador Director Subdirector Jefe de Departamento Director Subdirector Jefe de Departamento Director Subdirector Jefe de Departamento Titular Director Subdirector Jefe de Departamento

SECRETARA TCNICA Total


SECRETARA TCNICA NORMATIVA Total

Jefe de Departamento Director Subdirector Jefe de Departamento

1:0 1:1 1:2 1:0

1:0 1:1 1:2 1:0

1:0 1:1 1:2 1:0

Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

410

Anexo 1 - Direccin Ejecutiva del Registro Federal de Electores (2/2)


Colaboradores: 168
Nivel Director Ejecutivo MS Coordinador Director MM Subdirector Jefe de Departamento TOTAL NC 1 2 14 45 106 168

230 180 130 80 30

11 20 59

Administrativa

Servicio Profesional
Honorarios Eventuales

129

Otros Proyectos

Costo de Supervisin
D. de Productos y Servicios Electorales D. de Desarrollo y Operacin de Sistemas D. de Infraestructura y Tecnologa Aplicada D. de Operaciones (Centro de Computo y Resguardo
$$4.00 $8.00

HC Tipo de Contratacin
$2.36 Coordinador Director Subdirector $18.16 Jefe de Departamento

$11.24 $11.81 $14.46 $14.75


$12.00 $16.00

$9.19 $25.49

2.00 1.80 1.60 1.40 1.20 1.00 0.80 0.60 0.40 0.20 0.00

3.29 3.00
Director Ejecutivo

1.05
Secretario Particular

Director

1.10
Subdirector

Coordinador

2.00 1.05
0.98

1.32
0.98

1.00 0.00 0.69 0.15


DE. del Registro Federal de Electores Secretario Particular de Unidad Responsable Secretaria Tcnica Normativa D. de la Secretara de las Comisiones de Vigilancia D. de Atencin Ciudadana

0.71 0.37

0.68

0.73

0.73

0.72

0.15
Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

C. de C. de Procesos Administraci C. de Operacin Tecnolgicos n y Gestin en Campo

Secretara Tcnica

411

2. Premisas de costeo

Anexo 2 - Premisas de costeo


Hallazgo
General (Aplica para todos los costos)

Premisa
Para realizar el costeo se utiliz como fuente de informacin de la Base de datos de los trabajadores que ocupan las plazas, proporcionada por la DEA y validada por la CAG del ao fiscal 2013. En el caso de los totales ya sea por Direccin, Departamento y Subdireccin, se hizo una suma del campo de la PPTO anual, para los trabajadores que no cuentan con este registro se utiliz el campo de Sueldo Base Anual por .22 ms la compensacin total anual Para las reas que no pertenecen a la Coordinacin de Procesos Tecnolgicos las cuales son: D. de Atencin Ciudadana, D. de Cartografa Electoral, D. de Operacin y Seguimiento y la D. de Depuracin y Verificacin en Campo solo se coste el departamento que est realizando funciones de tecnologa en especfico, mientras que para la Coordinacin de Procesos Tecnolgicos se coste toda la Coordinacin, en ambas estn incluidos los Tcnicos Operativos, para el costeo se utiliz la sumatoria de la PPTO anual de los colaboradores de cada departamento y direccin Para el costo de las funciones de soporte, mantenimiento y desarrollo se determin por medio del costo total entre el nmero de funciones y la sumatoria de cada una de estas funciones da el costo total por funcin Tomando en cuenta el costo para cada actividad, se estim el ahorro que representa en cada una de las reas, el resultado es de la suma de cada una de las funciones ahorradas Para obtener el costo del Jefe de Departamento se us el campo de PPTO anual Para cada una de las Subdirecciones se hizo una suma del campo de PPTO anual de todos los colaboradores laborando para dicha Subdireccin El potencial ahorro es la suma del Jefe de Departamento y del costo de cada una de las Subdirecciones Para las Direcciones, Departamento y Subdirecciones que proporcionan servicios para los Partidos Polticos, se coste cada una de estas usando el campo de PPTO anual de todos sus colaborados para lo ltimo sumarlas y obtener un costo total Para las Direcciones y Departamentos que realizan funciones de normatividad, se coste cada una de estas usando el campo de PPTO anual de todos sus colaboradores, el costo total del hallazgo es la suma de cada una de estas En el costo de supervisin se realiz un ndice del costo del Supervisor entre sus reportes directos, usando el campo de PPTO anual (en este caso solo representan MM y MS) Para el costeo de los roles se tomaron las posiciones no los dependientes, usando el PPTO anual de la plaza, al tener el costo de cada uno de estos se sumaron para obtener el total El costo de la duplicidad de funciones se coste el Departamento o Subdireccin completos usando el campo de PPTO anual de cada uno de los colaboradores trabajando para dicho departamento o Subdireccin, al tener el costo de cada uno de estos se sumaron obteniendo un total de las reas con duplicidades Para obtener el costo de las funciones administrativas se coste cada una de las Subdirecciones dentro de la Coordinacin de Administracin y Gestin, usando el campo de PPTO anual de cada uno de los colaboradores laborando para dicha Subdireccin y haciendo una suma de estos Se realiz el costeo de los Tcnicos Operativos de cada uno de los Departamentos y/o Subdirecciones que estn sobredimensionados por falta de tecnologa usando el campo del PPTO anual. En el caso de los Tcnicos Operativos que no cuentan con este registro se utiliz el campo de Sueldo Base Anual por .22 ms la compensacin total anual

3 4

Dado el tamao del rea, se establecieron premisas de costeo para DERFE por la imposibilidad de recopilar la informacin necesaria durante las entrevistas

413

3. Identificacin de Roles

Anexo 3 - Direccin Ejecutiva del Registro Federal de Electores


Roles
Normatividad Disear Control Ejecucin

Direccin Ejecutiva del Registro Federal de Electores

Concertacin con Partidos Polticos


1 2 3 4 5 6 7

Subdireccin de Seguridad informtica


1 2 3 4 5 6 7

Secretaria Particular

Secretara Tcnica

Secretara Tcnica Normativa

Direccin de la Secretara de las Comisiones de Vigilancia


7 1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21

Direccin de Atencin Ciudadana

Coordinacin de Operacin en Campo

Coordinacin de Procesos Tecnolgicos

Coordinacin de Administracin y Gestin


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

1 8

2 9

3 10

4 11

5 12

6 13

7 14

1 8 15

2 9 16

3 10 17

4 11 18

5 12 19

6 13 20

7 14 21

1 8

2 9

3 10

4 11

5 12

6 13

7 14

415

Anexo 3 - Secretara Tcnica Normativa


Roles
Normatividad Disear Control Ejecucin
1 2 3 4 5 6 7

Secretara Tcnica Normativa

Subdireccin de Seguimiento Normativo

Departamento de Procedimientos y Anlisis en Material Registral

416

Anexo 3 - Direccin de Atencin Ciudadana


Roles
Normatividad Disear Control
1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Direccin de Atencin Ciudadana

Ejecucin

Subdireccin de Centro Metropolitano IFETEL

Subdireccin de Centros Estatales de Consulta Electoral y Orientacin Ciudadana


1 2 3 4 5 6 7

1 8

2 9

3 10

4 11

5 12

6 13

7 14

Departamento de Atencin Telefnica

Departamento de Estadsticas

1 8

2 9

3 10

4 11

5 12

6 13

7 14

Departamento de Mantenimiento a la Operacin


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Enlace Estatal

Departamento de Atencin y Seguimiento a Quejas

417

Anexo 3 - Coordinacin de Operacin en campo (1/4)


Coordinacin de Operacin en Campo

Roles
1 2 9 16 23 3 10 17 24 4 11 18 25 5 12 19 26 6 13 20 27 7 14 21 28

Normatividad Disear Control Ejecucin

8 15 22

Direccin de Cartografa Electoral


1 8 15 22 2 9 16 23 3 10 17 24 4 11 18 25 5 12 19 26 6 13 20 27 7 14 21 28

Subdireccin de Desarrollo de Sistemas Geogrficos Electorales


1 8 15 22 2 9 16 23 3 10 17 24 4 11 18 25 5 12 19 26 6 13 20 27 7 14 21 28

Subdireccin de Actualizacin Cartogrfica en Campo y Evaluacin de Lmites Territoriales


1 8 15 22 2 9 16 23 3 10 17 24 4 11 18 25 5 12 19 26 6 13 20 27 7 14 21 28 1 8 15 22

Subdireccin de Automatizacin Cartogrfica


2 9 16 23 3 10 17 24 4 11 18 25 19 26 5 6 13 20 27 7 14 21 28

Departamento de Desarrollo de Herramientas Geoelectorales


1 8 15 22 2 9 16 23 3 10 17 24 4 11 18 25 5 12 19 26 6 13 20 27 7 14 21 28

Departamento de Procedimientos Operativos para la Actualizacin Cartogrfica


1 8 15 22 2 9 16 23 3 10 17 24 4 11 18 25 5 12 19 26 6 13 20 27 7 14 21 28

Departamento de Integracin Automatizada de la Cartografa y Control de Calidad


1 8 15 22 2 9 16 23 3 10 17 24 4 11 18 25 5 12 19 26 6 13 20 27 7 14 21 28

Departamento de Aplicacin Geodsica y Geomtica


1 8 15 22 2 9 16 23 3 10 17 24 4 11 18 25 5 12 19 26 6 13 20 27 7 14 21 28

Departamento de Evaluacin y Seguimiento de los Avances de la Actualizacin Cartogrfica


1 8 15 22 2 9 16 23 3 10 17 24 4 11 18 25 5 12 19 26 6 13 20 27 7 14 21 28 1 8 15 22

Departamento de Procesamiento de Imgenes Raster


2 9 16 23 3 10 17 24 4 11 18 25 5 12 19 26 6 13 20 27 7 14 21 28

Departamento de Anlisis del Marco Geogrfico y Adecuacin Territorial


1 8 15 22 2 9 16 23 3 10 17 24 4 11 18 25 5 12 19 26 6 13 20 27 7 14 21 28

Departamento de Diseo y Produccin Cartogrfica


1 8 15 22 2 9 16 23 3 10 17 24 4 11 18 25 5 12 19 26 6 13 20 27 7 14 21 28

418

Anexo 3 - Coordinacin de Operacin en Campo (2/4)


Roles
Normatividad Disear Control Ejecucin

Direccin de Operacin y Seguimiento


1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21

Subdireccin de Procedimientos Operativos y Capacitacin


1 8 15 22 2 9 16 23 3 10 17 24 4 11 18 25 5 12 19 26 6 13 20 27 7 14 21 28

Subdireccin de Estrategia e Integracin Operativa

1 8 15

2 9 16

3 10 17

4 11 18

5 12 19

6 13 20

7 14 21

Departamento de Procedimientos Operativos


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Desarrollo de Estrategias Operativas


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Estrategias de Capacitacin


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Enlace y Supervisin Operativa


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Seguimiento Estatal


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Infraestructura y Suministro a Mdulos


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Desarrollo Conceptual


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Seguimiento en Campo


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

419

Anexo 3 - Coordinacin de Operacin en Campo (3/4)


Roles
Normatividad Disear Control
1 8 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21

Direccin de Depuracin y Verificacin en Campo

Ejecucin

15

Subdireccin de Depuracin en Campo


1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21

Subdireccin de Verificacin en Campo


1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21

Departamento de Sistematizacin de la Depuracin en Campo


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Procedimientos Operativos de Verificacin


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Procedimientos de Depuracin en Campo


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Control Operativo


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Integracin de Avances


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Integracin de Documentacin y Avances en Campo


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

420

Anexo 3 - Coordinacin de Operacin en Campo (4/4)


Roles
Normatividad Disear Control
1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Direccin de Estadstica

Ejecucin

Subdireccin de Anlisis Estadstico y Demogrfico


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Subdireccin de Muestreo

1 8

2 9

3 10

4 11

5 12

6 13

7 14

Departamento de Anlisis Estadstico y Pronsticos


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Soporte Estadstico


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Evaluacin Demogrfica


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Diseo Muestral


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Procesamiento de Informacin


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

421

Anexo 3 - Coordinacin de Procesos Tecnolgicos (1/4)


Roles
Normatividad Disear Control Ejecucin

Coordinacin de Procesos Tecnolgicos


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Control y Enlace Institucional


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Direccin de Desarrollo y Operacin de Sistemas


1 8 15 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Subdireccin de Integracin de Aplicaciones para Depuracin y Consulta


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Subdireccin de Operacin para la Actualizacin


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Subdireccin de Arquitectura y Ambiente de Desarrollo de Sistemas


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Subdireccin de Integracin de Aplicaciones para MAC


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Mantenimiento de Aplicaciones de Depuracin


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14 1 8

Departamento de Mantenimiento de Aplicaciones de Actualizacin


2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Administracin del Proceso de Desarrollo


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14 1 8

Departamento de Mantenimiento a la Aplicacin de MAC


2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Mantenimiento de Aplicaciones para Consultas


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Depto. de Mantenimiento de Aplicaciones de Actualizacin a la Cartografa


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Administracin de la Configuracin y Cambios


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Mantenimiento al Sistema Operativo y Base de Datos MAC


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Certificacin de las Aplicaciones de Depuracin y Consultas


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

422

Anexo 3 - Coordinacin de Procesos Tecnolgicos (2/4)


Roles
Normatividad Disear Control Ejecucin

Direccin de Infraestructura y Tecnologa Aplicada


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Subdireccin de Tecnologa Aplicada

Subdireccin de Infraestructura Tecnolgica de Alta Disponibilidad


1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21

Subdireccin de Soporte Tcnico e Infraestructura de MAC


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

1 8

2 9

3 10

4 11

5 12

6 13

7 14

Departamento de Aplicacin de Tecnologa

Departamento de Infraestructura de Alta Disponibilidad


1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21

Departamento de Soporte a Infraestructura de MAC

1 8

2 9

3 10

4 11

5 12

6 13

7 14

1 8

2 9

3 10

4 11

5 12

6 13

7 14

Departamento de Soporte a Tecnologas Biomtricas

Departamento de Monitoreo y Control a la Infraestructura Tecnolgica


1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21

Departamento de Administracin de Sistemas Operativos y Bases de Datos de MAC


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

1 8

2 9

3 10

4 11

5 12

6 13

7 14

Departamento de Evaluacin y Actualizacin de Tecnologa


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Soporte a Usuarios y Servicios de Comunicacin


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

423

Anexo 3 - Coordinacin de Procesos Tecnolgicos (3/4)


Roles
Normatividad Disear Control Ejecucin

Direccin de Productos y Servicios Electorales


1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21

Subdireccin de Productos Electorales


1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21

Subdireccin de Control Operativo de Procesos Electorales Locales


1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21

Subdireccin de Control de Informacin


1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21

Subdireccin de Anlisis de Datos e Informacin

1 8

2 9

3 10

4 11

5 12

6 13

7 14

Departamento de Supervisin al Centro de Produccin de Credenciales


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Seguimiento a Productos


1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21 1 8 15

Departamento de Integracin
2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21

Departamento de Anlisis de Datos


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Operacin del Centro Nacional de Impresin


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Integracin y Validacin de Productos


1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21

Departamento de vinculacin de Intercambio Interinstitucional


1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21

Departamento de Seguimiento y Control de Informacin


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Aseguramiento de la Calidad


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Subdireccin del Centro Operativo Guadalajara


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Infraestructura y Soporte Tcnico en Sitio


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

424

Anexo 3 - Coordinacin de Procesos Tecnolgicos (4/4)


Roles
Normatividad Disear Control Ejecucin
1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21

Direccin de Operaciones (CECYRD)


1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21

Departamento de Enlace Administrativo

Subdireccin de Administracin de Centros de Cmputo


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Subdireccin de Depuracin

Subdireccin de Digitalizacin y Resguardo Documental


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Subdireccin de Administracin de la Base de Datos Analtica


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

1 8

2 9

3 10

4 11

5 12

6 13

7 14

Departamento de Operacin del Centro de Cmputo Primario


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Deteccin de Duplicados

Departamento de Recepcin y Verificacin Documental

Departamento de Anlisis y Seguimiento a la Productividad


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

1 8

2 9

3 10

4 11

5 12

6 13

7 14

1 8

2 9

3 10

4 11

5 12

6 13

7 14

Departamento de Continuidad de Operaciones


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Depuracin de la Base de Datos


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Digitalizacin Documental


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Actualizacin y Explotacin del Almacn de Datos


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Monitoreo y Respaldo


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Evaluacin de Estrategias de los Procesos de Depuracin


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Resguardo Documental


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Calidad de Datos


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Administracin del Expediente Electrnico y Documental


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

425

Anexo 3 - Coordinacin de Administracin y Gestin


Roles
Normatividad Disear Control Ejecucin

Coordinacin de Administracin y Gestin


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Control y Enlace Institucional


1 2 3 4 5 6 7

Subdireccin de Control Presupuestal


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Subdireccin de Administracin de Recursos Humanos


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Subdireccin de Suministros y Servicios


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Integracin y registro Presupuestal


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Control de Recursos Humanos

Departamento de Adquisiciones y Servicios

Departamento de Operacin y Seguimiento Financiero


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Atencin a rganos Desconcentrados


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

Departamento de Control y Seguimiento de Bienes Instrumentales


1 2 3 4 5 6 7

Departamento de Clculo y Anlisis Presupuestal


1 2 3 4 5 6 7

Departamento de Anlisis e Integracin de la Informacin


1 8 2 9 3 10 4 11 5 12 6 13 7 14

426

4. Numeralia de la DAC

Anexo 4 - Numeralia de la Direccin de Atencin Ciudadana

Fuente: Numeralia 2003 2013 proporcionada por la Direccin de Atencin Ciudadana

428

5. Soporte Estratgico

Mapa Estratgico DERFE 2015


Vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional
ME1. Incrementar la eficiencia de los procesos sustantivos ME2. Incrementar la calidad del Padrn Electoral ME3. Incrementar la cobertura, servicios y calidad de la atencin ciudadana

DERFE.US1. Mejorar la calidad, seguridad y disponibilidad de los productos registrales

DERFE.US2. Fortalecer los servicios de verificacin de la Credencial

DERFE.US3. Entregar en menos tiempo una credencial

Usuarios
CALIDAD DEL PADRN SERVICIOS CREDENCIAL

DERFE.US4. Mejorar la percepcin de los ciudadanos en su trato con el RFE

ATENCIN CIUDADANA DERFE.PI5. Modernizar y mejorar la operacin y los servicios de Atencin Ciudadana

Procesos

DERFE.PI1. Incrementar la calidad y eficiencia de la actualizacin y mantenimiento del Padrn Electoral

DERFE.PI2. Evolucionar la generacin de los listados nominales de electores

DERFE. PI3. Incrementar la seguridad y disponibilidad de los productos y servicios registrales

DERFE.PI4. Optimizar la produccin y distribucin segura de la credencial

TECNOLOGA

DESARROLLO ORGANIZACIONAL DERFE.IT2. Implementar una nueva cultura organizacional DERFE.IT3. Simplificar, centralizar y actualizar la normatividad procedimental en materia del Registro Federal de Electores

ADMINISTRACIN

INFRAESTRUCTURA

Innovacin y transformacin institucional

DERFE.IT1. Fortalecer y modernizar la plataforma tecnolgica de informacin y comunicaciones

DERFE.IT4. Eficientar la gestin administrativa

DERFE.IT5. Disponer de espacios fsicos adecuados y seguros

430

X. Diagnstico organizacional Direccin Jurdica

A. Entendimiento

Para el levantamiento de informacin se analizaron diferentes documentos proporcionados por el Instituto


Documentos Analizados

Nombre
Manual de Organizacin General Cdigo Federal de Instituciones y Procesos Electorales Reglamento Interior del Instituto Federal Electoral Reglamento de Quejas y Denuncias del Instituto Federal Electoral Ley General del Sistema de Medios de Impugnacin en Materia Electoral Reglamento de Sesiones de los consejos Locales y distritales del Instituto Federal Electoral Informe relativo a los procedimientos y medidas cautelares Plan Integral del Proceso Federal Electoral 2011-2012 Plan Tctico y Operativo Informes de actividades periodos 2012-2013 Plantilla proporcionada por el Instituto, Abril 2013 Mapas Estratgicos de las URs

Descripcin
Descripcin de labores asignadas por cada unidad responsable Normas constitucionales poltico-electorales. Documento que establece las normas que regulan el funcionamiento de la estructura orgnica del Instituto Documento regulador de los procedimientos sancionadores aplicables Documento del sistema de medios de impugnacin Documento regulador de las sesiones de los consejos locales y distritales del Instituto y la actuacin de sus integrantes en las mismas Informe del Secretario del Consejo General de las quejas y denuncias presentadas a la Secretara Ejecutiva Instrumento de planeacin orientador del Proceso Electoral Federal Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el Ejercicio 2013 Consolidado de reporte de actividades anuales por direccin Presupuesto total anual de la plaza Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional

433

Asimismo, se realizaron 13 entrevistas con los principales funcionarios de la funcin Jurdica del Instituto a nivel central
Entrevistas Nombre
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Rosa Mara Cano Melgoza Erika Aguilera Ramrez Luis Alberto Hernndez Moreno Vacante (Rosa Mara Cano Melgoza) Raymundo Ramrez Navarro Nadia Janet Choreo Rodrguez Ral Israel Mancilla Salazar Claudia Edith Surez Ojeda Luis Fidel Azcoytia lvarez Alfredo Cid Garca Francisco Javier Zrate Ponce Luis Rodrigo Snchez Gracia Rosario Selene Mrquez Hernndez

rea
DJ - Direccin Jurdica DJ - Direccin de Instruccin Recursal DJ - Direccin de lo Contencioso DJ - Direccin de Normatividad y Contratos DJ - Direccin de Asuntos Laborales DJ - Direccin de Quejas DEA - Subdireccin de Relaciones y Programas Laborales DEA - Subdireccin de Adquisiciones DEA - Subdireccin de Administracin Inmobiliaria DERFE - Secretara Tcnico Normativo DESPE - Direccin de Normatividad e Incorporacin DEPPP - Direccin de Anlisis e Integracin UFRPP - Direccin de Resoluciones y Normatividad

434

Las atribuciones de la Direccin Jurdica se determinan especficamente en el artculo 65 del Reglamento Interior del IFE
Art. 65, Reglamento Interior
a b

c
d

e
f g h

Coadyuvar con el Secretario Ejecutivo en el ejercicio de la representacin legal del Instituto Prestar servicios de asesora jurdica en general y electoral en particular a todos los rganos e instancias del Instituto Colaborar con el Secretario Ejecutivo en los asuntos derivados de la regulacin del Estatuto Atender y resolver las consultas sobre la aplicacin del Cdigo, del Estatuto y dems dispositivos legales Preparar y/o revisar proyectos de reglamentos interiores y dems dispositivos jurdicos Preparar o, en su caso, revisar los proyectos de los diversos acuerdos y lineamientos que deban ser expedidos por los rganos del Instituto Dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades de normatividad y consulta que se presten a los rganos centrales, locales y distritales del Instituto Prestar servicios legales a los rganos centrales, locales y distritales del Instituto, as como de orientacin y quejas a los partidos polticos, agrupaciones polticas y a la ciudadana Participar en calidad de asesor en los Comits de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto, Central de Obra Pblica y de Bienes Muebles
Coadyuvar con el Secretario Ejecutivo en el trmite y sustanciacin de los medios de impugnacin que sean de su competencia Auxiliar al Secretario Ejecutivo en su carcter de Secretario del Consejo para realizar, las notificaciones personales derivadas de los Acuerdos y Resoluciones que ste apruebe, derivadas de los procedimientos administrativos sancionadores y trmite y sustanciacin de los recursos de revisin Llevar a cabo las notificaciones personales derivadas de las resoluciones que se dicten en los procedimientos disciplinarios as como en los recursos de inconformidad interpuestos en contra de dichos procedimientos. Elaborar los dictmenes para el nombramiento de los Directores Ejecutivos y titulares de Unidades Tcnicas del Instituto Revisar, y en su caso validar, los proyectos de los convenios que en materia electoral celebre el Instituto por conducto del Consejero Presidente y/o el Secretario Ejecutivo Implantar los mecanismos de coordinacin con las dependencias, entidades o instancias con las que por necesidades del servicio y sus programas especficos, obliguen a relacionarse

Atribuciones especficas Reglamento Interior DJ Art. 65 Reglamento Interior rea


Direccin de Normatividad y Contratos Direccin de Quejas Direccin de Instruccin Recursal Direccin de Asuntos Laborales Direccin de lo Contencioso

a b c d e f g h i

j k m n o p

j Tener acceso al Sistema Integral de Informacin del Registro Federal Electoral k

n o

Fuente: Reglamento Interior del IFE

435

Los 4 objetivos de la Direccin Jurdica contribuyen al logro de la misin y visin del IFE, salvaguardando los intereses del Instituto y otros actores
IFE
Misin Visin Objetivos

Misin Dir. Jurdica

Brindar la certeza y seguridad jurdica que requieren las decisiones de la autoridad administrativa electoral, haciendo que stas se apeguen invariablemente al principio de la legalidad

1
Objetivos Dir. Jurdica
Representar al Instituto ante las instancias legales

2
Llevar a cabo la realizacin material de los actos procesales correspondientes a los medios de impugnacin electorales

Dirigir los actos procesales de los procedimientos sancionadores ordinarios y especiales, instaurados por las quejas presentadas

4
Dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades de normatividad y consulta que se presten a los rganos centrales, locales y distritales del Instituto

Proyectos de la Dir. Jurdica

Atencin al rezago poselectoral en materia de la presentacin de denuncias por cuestiones de delitos electorales federales

Sistema integral de consulta y criterios de procedimientos administrativos sancionadores y electorales, para la mejora y actualizacin de los sistemas de los expedientes que tramita la Direccin Jurdica

Fuente: Entrevistas , Plan Integral del Proceso Federal Electoral, Mapas Estratgicos de las URs y ENEC 2011-2015

436

De acuerdo al Plan Tctico y Operativo del IFE, dos proyectos estratgicos institucionales derivan en los proyectos especficos de la Direccin Jurdica

Direccin Jurdica
IN51000

1 Direccin de Normatividad y Contratos Direccin de Quejas


VD20800 IN51000

VD20800

Proyectos Estratgicos Institucionales Desarrollo de los valores democrticos, promocin de la participacin ciudadana y la educacin cvica Innovacin y cambio institucional Proyectos Especficos de la Direccin Jurdica

1
2

IN51000

Sistema integral de consulta y criterios de procedimientos administrativos sancionadores y electorales


Atencin al rezago postelectoral

VD20800

VD20800

Direccin de Instruccin Recursal

Direccin de Asuntos Laborales

Direccin de lo Contencioso

Fuente: Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el ejercicio 2013

437

La Direccin Jurdica ejecuta centralmente 5 funciones mediante las que genera productos y servicios para el Instituto y la ciudadana
Funcin / Proceso Servicio /Producto
Normatividad Normatividad y contratos Contratos Revisin y validacin Revisin y validacin

Central

Local

Cliente
Junta General Ejecutiva, Comisin de Reglamentos, URs, rgano Garante URs, Comits URs

Convenios
Tramitacin, sustanciacin y elaboracin de proyecto Remisin a SAT Seguimiento, informes y notas

Medios de impugnacin Atencin a medios de impugnacin Remisin de multas Seguimiento a sesiones

Asesora Jurdica Remisin a SAT

Consejo General, JLE, JDE, Ciudadana, Partidos Polticos y Agrupaciones Polticas IFE Consejeros, Funcionarios del Instituto Consejo General, Comisin de Quejas y Denuncias, URs, Ciudadana, Partidos Polticos Consejo General, Comisin de Quejas y Denuncias, URs, JLE, JDE, Ciudadana, Partidos Polticos URs, JLE, JDE, Colaboradores IFE IFE

N/A

Procedimientos Especiales Sancionadores Atencin a quejas Procedimientos Ordinarios Sancionadores Procedimientos disciplinarios Asuntos Laborales Juicios laborales Normatividad laboral Tramitacin, sustanciacin y elaboracin de proyecto

Tramitacin, sustanciacin y elaboracin de proyecto

N/A

Segunda instancia Tramitacin y sustanciacin

Segunda instancia Tramitacin y sustanciacin

Revisin y validacin

Revisin y validacin

Denuncias

Contencioso

Demandas Requerimientos informacin

Tramitacin, sustanciacin y elaboracin de proyecto

Tramitacin, sustanciacin y elaboracin de proyecto Atencin de requerimientos

IFE
IFE Autoridades externas, URs, JLE, JDE

Atencin de requerimientos

Fuente: Documentos proporcionados por el IFE, Entrevistas con funcionarios IFE

438

La Direccin Jurdica se soporta en una estructura central de 65 MS/MM y 82 TO, con un costo de $77 mdp(1) al ao para el cumplimiento de sus funciones
Rama Total de MM y MS A Nombre del Puesto 10 19 MS Tipo de mando Total de TO A MS

Nm. Costo Total Colaboradores (mdp) MS MM Direccin Jurdica


65 82

1 64

$2.6 $52.3

TO

82
147

$22.1
$77

TOTAL

Detalle de costos
A Direccin de MM A MM A MM

Normatividad y 10 Contratos 6

Direccin de Quejas
26 32

Direccin de Instruccin Recursal


10 10

Direccin de Asuntos Laborales


6

MM

MM

Direccin de lo Contencioso
10 25

Dir. Jurdica (Estructura de gestin / MMy MS) (2)


NC

Otros Proyectos Administrativa Honorarios Permanentes Honorarios Eventuales

Millones

Dir. Jurdica(4)

D. Quejas

D. de Contencioso

D. Instruccin Recursal

D. de Normatividad y Contratos

D. de Asuntos Laborales

Costo por rea* % sobre costo total % sobre NC total

$52.3 67.8% 44.2%

$21.5 27.8% 17.7%

$7.5 9.7% 6.8%

$8.4 10.9% 6.8


(1) (2) (3) (4)

$8 10.4% 6.8

$5.4 7% 4.1%

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

Ppto anual promedio $858,894 mil por funcionario Incluye MM, MS PPTO Anual de la plaza en millones de pesos Incluye staff de la direccin

439

B.- Diagnstico

Se identificaron 3 hallazgos principales que ofrecen oportunidades de consolidacin de funciones y modernizacin de recursos en la estructura
Direccin Jurdica

1 2
Direccin de Normatividad y Contratos

2 3

2
Direccin de Instruccin Recursal

1 2

1
Direccin de lo Contencioso

Direccin de Quejas

Direccin de Asuntos Laborales

Hallazgo 1

Descripcin Las actividades estn relacionadas a la normatividad, gestin de contratos y convenios, quejas y asuntos laborales, llevndose a cabo en las siguientes URs: DEPPP DEA DERFE JLE URFPP JDE DESPE De acuerdo a prcticas lderes, el nivel de tramo de control es bajo, lo que incrementa el costo de la estructura y el flujo de los procesos Cada UR es capaz de realizar notificaciones en apoyo a sus funciones jurdicas, gracias a su estructura y atribuciones especficas

Oportunidades

Existen reas dentro de distintas UR donde se realizan funciones jurdicas

Consolidacin de algunas funciones y redistribucin de los recursos asociados

2 El tramo de control dentro de las direcciones es bajo

La alineacin de la estructura del Instituto a prcticas lderes de organizacin es viable

La funcin de apoyo de notificacin se realiza con el mismo fin a travs del Instituto

Fortalecer y capacitar al personal de notificaciones del Instituto y establecer un alcance ordenado para cada equipo

Consolidacin

Modernizacin

441

De la misma forma, se detectaron hallazgos adicionales que impactan el desempeo de la funcin a la luz de tres habilitadores principales
Hallazgos
Existen reas jurdicas en Unidades distintas a la Direccin Jurdica como DERFE, DESPE, DEA, DEPPP, UFRPP y Juntas Locales con distintos alcances, circunstancia que contribuye a la fragmentacin de los procedimientos jurdicos y crea un riesgo de utilizacin de criterios contradictorios en las resoluciones

Criticidad

Organizacin

El tramo de control promedio de las reas tiende a ser bastante reducido, lo que incrementa el costo total de las estructuras y fragmenta la responsabilidad a travs de los niveles La funcin de capacitacin jurdica no est incluida dentro de las funciones del manual de organizacin 2009

La funcin de anlisis se encuentra limitada a solo un rea dentro de la Direccin Jurdica No se cuenta con indicadores homogneos de los procedimientos a travs de todas las reas jurdicas, impidiendo la evaluacin integral del desempeo de la funcin La fragmentacin de los procesos jurdicos perjudica el flujo de las actividades que culminan en la Direccin Jurdica La falta de involucramiento de la Direccin Jurdica en los procesos de las diferentes reas afecta la calidad de la entrega de los servicios proporcionados Dentro de la Direccin de lo Contencioso se realizan actividades de consulta a informacin de particulares dentro de la lista nominal de electores, conforme a requerimientos realizadas por autoridades externas e internas

Procesos

Tecnologa

Aunque el nivel tecnolgico de la direccin no es crtico, existen iniciativas como la firma electrnica y un repositorio histrico de conocimiento que podran contribuir a la certeza y eficiencia de las actividades de la funcin

A=

Alta

M=

Media

B=

Baja

442

B.- Diagnstico - Hallazgo 1


Funciones jurdicas replicadas a travs del Instituto

Las actividades de la funcin Jurdica presentan una alta dispersin a lo largo del Instituto con diferentes alcances y capacidades
Consejo General Unidad de Fiscalizacin de los Recursos de los Partidos Polticos Coordinacin Nacional de Comunicacin Social Coordinacin de Asuntos Internacionales Centro Para el Desarrollo Democrtico Secretaria Ejecutiva Contralora General

Junta General Ejecutiva


Presidencia del consejo General

Direccin del Secretariado Direccin Jurdica Unidad Tcnica de Servicios de Informtica Unidad Tcnica de Servicios de Informacin y Documentacin Unidad Tcnica de Planeacin

Direccin Ejecutiva del Registro Federal de Electores Funciones Normatividad

Direccin Ejecutiva de Prerrogativas y Partidos Polticos

Direccin Ejecutiva de Organizacin Electoral

Direccin Ejecutiva del Servicio Profesional Electoral

Direccin Ejecutiva de Capacitacin Electoral y Educacin Cvica

Direccin Ejecutiva de Administracin

Alcance

Bajo Medio
Medio-Alto Alto

Juntas Locales Ejecutivas (32)

Requerimientos y consultas Asuntos Laborales Resoluciones y procedimientos Notificaciones

URs con funciones jurdicas de alcance especfico URs con alcance de funcin jurdica para toda la organizacin

Juntas Distritales Ejecutivas (300)

Valor Pblico a travs del diseo y provisin de servicios


Control de decisiones

Gobierno y Control

Limitado Responsabilidad (Accountability) y asignacin de recursos

Fuerte

Independencia Operacional Estandarizacin de procesos y tecnologa Eficiencia y gestin de costos

Alto Ejecucin Nivel de estandarizacin Bajo Nivel de sinergias Baja

Bajo

Alto

Alta

Estado actual de la funcin Jurdica

444

Aunque la ltima instancia recaiga en la Direccin Jurdica, parte del proceso de la funcin jurdica se diluye en las diferentes URs

Modelo de Entrega de Servicios Actual Funcin Jurdica

Modelo de Entrega de Servicios


Especfico
Descentralizacin

Modelo de entrega de servicios de acuerdo al modelo de provisin de valor pblico


Gua Estratgico Control estratgico Integracin operacional

239 empleados $ 93 MDP anuales en salarios

Genrico

113 empleados $ 66.9 MDP anuales en salarios


Situacin recomendada: La funcin jurdica debe perfilarse hacia la consolidacin y estandarizacin de entrega de servicios Situacin actual del IFE: Actualmente la funcin jurdica se encuentra parcialmente diluida en las diferentes unidades

Transaccional

Basado en Conocimiento

Hallazgos
Actualmente, parte de la funcin Jurdica se encuentra descentralizada en el Instituto en algunas materias; sin embargo, la ltima instancia en asuntos jurdicos radica en el Secretario Ejecutivo con apoyo de la Direccin Jurdica
Las reas jurdicas diferentes a la Direccin Jurdica realizan funciones especficas de apoyo al funcionamiento de las actividades de la direccin/unidad a la que pertenecen En la Direccin Jurdica se realizan las actividades estratgicas y de alto nivel de conocimiento de la funcin jurdica del Instituto Los procesos disciplinarios a personal de SPE estn fragmentados en diferentes reas jurdicas, dnde la instruccin se realiza en un rea mientras que la resolucin recae en el Secretario con apoyo de la Direccin Jurdica

445

La naturaleza de los servicios jurdicos prestados en el Instituto sugiere oportunidades de centralizacin conforme a prcticas lderes
Actividades centralizadas

Hallazgos
De acuerdo al estudio de Servicios Compartidos de Deloitte 2013, dentro de las funciones que ms tienden a ser centralizadas en materia legal son:

Redaccin de Contratos Asesora legal Dictmenes Jurdicos

De las funciones anteriores, la Asesora Legal y los Dictmenes Jurdicos ya son realizados por la Direccin Jurdica como experto en la materia

Comparativo de centralizacin

Hallazgos
El estudio indica que adicional a las actividades centralizadas, se requieren actividades provistas de manera local debido a la necesidad de cercana con el cliente final La tendencia de centralizacin representa el 73% de las actividades realizadas, permaneciendo cerca del 27% de la estructura de manera local En el IFE, el 58% de las actividades se realizan de manera especfica gracias a las necesidades jurdicas de las Juntas Locales, Distritales y UFRPP, entre otras En la mayora de los casos, la Direccin Jurdica representa una segunda instancia dentro del Instituto, lo que responde a la necesidad de mantener el 42% de las actividades en la direccin

Centralizada
Transaccional Centro de Expertos Oficinas Centrales

Local Centralizada

Fuente: Encuesta Global de Servicios Compartidos Deloitte 2013

446

El alcance de la Direccin Jurdica es superior tanto en actividades proporcionadas como en relacin con otras unidades
Alcance por reas Jurdicas
Alt a

Hallazgos
La Direccin Jurdica tiene el mayor nivel de complejidad en sus funciones en trminos de relacin con entidades externas y alcance de funciones Dentro de las entidades externas se encuentran:

Relacin con rganos desconcentrados

DJ DP STN DESPE DEPPP

Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacin Partidos Polticos Tribunales en las materias competentes Institutos Locales Electorales

Baj

UFRPP
Baj

Alta

Relacin con entidades externas

Particulares
Otros

Grado de Relacin con rganos centrales

Actividades abarcadas por rea


Instruccin Recursal Contencioso
Normatividad y Contratos Asuntos Laborales Quejas

Hallazgos

10%

11% 11% 6%
DJ STN

28% 38% 7%

De acuerdo con la informacin recopilada durante el anlisis, se identific que la estructura de la Direccin Jurdica favorece la realizacin de un gran nmero de actividades jurdicas
Al contar con una divisin interna por materia, le permite especializarse y abarcar un mayor nmero de asuntos relacionados a cada rea

17%

55%

6% 11%

DP
DESP E DEPP P

447

De las actividades que se realizan en la Secretara Tcnica Normativa, la Direccin Jurdica cuenta con la capacidad para realizar la mayora de ellas
Hallazgos

Direccin Jurdica
Actividad Solicitudes (Transparencia) Solicitudes y Requerimientos RFE Oficios Cumplimiento de actividad Cumpl. Capacidad

De las actividades ms comunes entre las reas, stas se realizan tambin en la Direccin Jurdica como instancia superior Especficamente, en la Direccin de lo Contencioso existe un equipo encargado de atender requerimientos de informacin de la lista nominal de electores para autoridades externas

Archivo
Sistema de gestin normativa Aplicacin de Lineamientos Asistencia reuniones Remisin de documentacin Opiniones Revisin de documentos Proyectos de acuerdo Informes Administracin Convenios Atencin ciudadana


Baja Media


N/A N/A

La remisin de documentacin de la STN a la Direccin Jurdica afecta la integridad y oportunidad de la informacin requerida por la Direccin (eventualmente se requerira establecer mecanismos de coordinacin para la eventual relacin directa entre instancias de DERFE y DJ) De acuerdo al manual de organizacin de la STN, nicamente debe supervisar la aplicacin de lineamientos, a travs de la Subdireccin de Seguimiento Normativo
Tambin est previsto en el manual que la Jefatura de Procedimientos y Anlisis elabore convenios, opiniones y proyectos

An cuando est previsto que la Subdireccin de Seguimiento Normativo asista a las reuniones convocadas para la Secretara, dos reas mas de la STN asisten de igual manera
La Direccin de Atencin Ciudadana de DERFE funge como la ventanilla hacia la ciudadana en temas diversos, mientras que el rea de Convenios y Colaboracin tambin realiza algunas de estas actividades 448

Posible centralizacin de actividades

Fuente: Documento IFE Diagnstico de la Secretara Tcnica Normativa, Abril 2013

Media-Alta

Alta

Debido al nivel de especializacin, se estima compleja la consolidacin de actividades de la Direccin de Resolucin y Normatividad de la UFRPP
Proceso de Fiscalizacin UFRPP

Hallazgos
El proceso de fiscalizacin requiere de la cercana interaccin entre las Direcciones de Auditora y Resoluciones y Normatividad, as como con los Partidos Polticos Nacionales El proceso se repite por cada tipo de informe, ya sea anual o durante el proceso electoral, para cada Partido Poltico Nacional, Coaliciones y Agrupaciones Polticas, Observadores Electorales y organizaciones de ciudadanos que pretendan obtener registro como partido poltico

Entrega de informe s

Primera vuelta

Revisin de informes, observaciones

Aclaracin y modificacin

Atencin de observaciones

Valoracin de observaciones

Segunda vuelta

Existe especializacin en el tema de normatividad fiscal y cumplimiento de la normativa


El artculo 41, fraccin V de la Constitucin Poltica establece que la Unidad estar dotada de autonoma de gestin Sobre la normatividad, el artculo 69 del reglamento interno establece que como facultades reglamentarias tendr:

Revisin de informes, observaciones

Aclaracin y modificacin

Atencin de observaciones

Valoracin de observaciones

Dictamen

Proyecto de resolucin

Dictamen de Consejo General

Direccin de Auditora Direccin de Resoluciones y Normatividad

Informes elaborados
Informe de Precampaa Expeditos* Informes de Observadores Electorales Informe de Precampaa Ordinario* Informes Trimestrales Partidos Informe Anual Partidos Polticos Polticos Nacionales Nacionales Informe Anual Agrupaciones Polticas Informes de Campaa*
* Elaborado slo en proceso electoral

La presentacin del proyecto de reglamento para la fiscalizacin de recursos y de desahogo de procedimientos El inicio de los procedimientos administrativos de carcter oficioso El proyecto de resolucin para el Consejo General El informe circunstanciado respecto a los medios de impugnacin

449

En procedimientos disciplinarios, la Direccin Jurdica es segunda instancia; mientras que en materia de contratos su participacin actual es puntual
Relacin primera, segunda y ltima instancia

Hallazgos

Primera Instancia
Resoluciones

Segunda Instancia
Resoluciones

ltima Instancia

Procedimientos Disciplinarios

Inconformidad de resolucin

Juicios Laborales

Inconformidades por Evaluacin de Desempeo

Desechamientos

Desechamientos

DESP E

DP

Direccin Jurdica
Proceso de Contratos

Autoridades Externas

La Direccin de Personal y las Juntas tienen competencia para resolver los procedimientos e inconformidades existentes como primera instancia para la rama administrativa Por otro lado, la DESPE sustancia procedimientos para funcionarios del SPE previo a enviar a la DJ para resolucin Aproximadamente se generan 500 inconformidades en ambas direcciones de las cuales se desechan alrededor del 60% Los asuntos restantes proceden a la Direccin de Asuntos Laborales en la Direccin Jurdica, donde son resueltos o pueden continuar a la siguiente instancia en la autoridad competente El conocimiento de los asuntos laborales en la segunda instancia facilita tambin su participacin como representante del Instituto ante la ltima instancia

Hallazgos

Oficio de solicitud de contratacin y requisicin

Procedimiento de contratacin: LP, AD, INV3

Elaboracin de la OC: pedido/ contrato

Validacin legal de la OC: pedido/ contrato

Aprobacin de la OC: pedido/ contrato

El proceso de contratos se ve fracturado al llegar a la validacin, en la que la Direccin Jurdica participa por medio de su Direccin de Normatividad y Contratos Al no estar involucrada desde la elaboracin del contrato, la validacin se torna complicada ya que no se elabora el contrato bajo los lineamientos establecidos Las observaciones de la Direccin son ignorados debido al manejo de tiempos del rea requisitora

Involucramiento actual de la Direccin Jurdica en proceso de Contratos

Firma del pedido/ contrato

450

La Direccin Jurdica cuenta con la capacidad para realizar al menos el 50% de los objetivos de la Direccin de Anlisis e Integracin de la DEPPP
Objetivos Especficos DAI Coadyuvar en la reforma al Reglamento de Acceso a Radio y Televisin en Materia Electoral Elaborar los informes de requerimientos y de reprogramacin de transmisiones hechos a los concesionarios y permisionarios de radio y televisin Notificar a los concesionarios y permisionarios de radio y televisin del Distrito Federal Recibir, analizar y reportar la informacin relativa a los presuntos incumplimientos de concesionarios y permisionarios Elaborar las vistas a la Secretara del Consejo General en las cuales se consigne de manera fundada y motivada los presuntos incumplimientos a la legislacin electoral federal Notificar las medidas cautelares cuando la Comisin de Quejas instruya al Secretario Tcnico del Comit de Radio y Televisin Brindar asesora a los rganos desconcentrados en la aplicacin de las normas reglamentarias en materia de acceso a radio y televisin Elaborar los proyectos de acuerdo del Consejo General Elaborar los proyectos de acuerdo del Comit de Radio y Televisin DAI Dir. Jurdica

Elaborar los proyectos de acuerdo de la Junta General Ejecutiva


Atender las consultas en asuntos de acceso a radio y televisin en materia electoral, realizadas por los concesionarios y permisionarios de radio y televisin, las autoridades electorales, los partidos polticos y los rganos del IFE Desahogar requerimientos de informacin del rganos del Instituto Federal Electoral, del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacin, y de las autoridades electorales locales y federales sobre las transmisiones en radio y televisin Actualizar el registro de concesionarios y permisionarios de radio y televisin Verificar que los avisos de reprogramacin por fallas tcnicas y los criterios para la transmisin especial durante programas con duracin mayor a una hora cumplan con los requisitos establecidos
Actividades que se pueden ejecutar en la Direccin Jurdica
Fuente: Anlisis Comparativo de la Reforma Electoral Constitucional Electoral 2007-2008. Entrevistas. Primer informe trimestral2011-2012

Inexistente

Baja

Media

Media-Alta

Alta

451

Las funciones de alto valor se realizan en la Direccin Jurdica mientras que en otras unidades se realizan funciones especficas a su mbito de accin
Jurdico Asesora jurdica Normatividad y Contratos Central

Atencin a medios de impugnacin


Atencin a Quejas

Asuntos Laborales

Contencioso
Atencin de requerimientos Elaboracin y presentacin de denuncias Presentacin y contestacin de demandas Creacin de notas e Informes

Atencin a consultas Documentacin normativa Participacin en Comisin de Reglamentos Gestin de convenios Revisin de contratos Atencin a solicitudes de transparencia

Atencin a Impugnaciones Anlisis recursal Creacin de notas e informes Remisin de multas Soporte jurdico electoral Apoyo a la capacitacin

Desahogo de procedimientos Notificaciones Atencin a solicitudes de transparencia Creacin de notas e informes Elaboracin de resoluciones Apoyo a la capacitacin

Juicios laborales Procedimientos disciplinarios Revisin y validacin de instrumentos jurdicos Recursos de inconformidad Notificaciones Apoyo a la capacitacin

Asignacin y monitoreo en medios


Fiscalizacin a Partidos Polticos

Registro Federal de Electores


Personal administrativo

Personal del Servicio Profesional Electoral

Elaboracin de oficios Atencin a consultas Atencin a requerimientos Notificaciones Creacin de notas e Informes Gestin de convenios Atencin a solicitudes de transparencia

Desahogo de procedimientos Elaboracin de resoluciones Atencin a solicitudes de transparencia Notificaciones

Atencin a consultas Atencin a requerimientos Documentacin normativa Gestin de convenios Notificaciones

En sitio

Documentacin normativa Procedimientos disciplinarios Conciliacin laboral

Documentacin normativa Procedimientos disciplinarios Conciliacin laboral

rganos descentralizados

Atencin a impugnaciones Procedimientos disciplinarios

Notificaciones

452

En particular, los procesos de normatividad y contratos, elaboracin de oficios y notificaciones, entre otras, presentan oportunidades de consolidacin
Situacin Actual de Jurdico en IFE
DEPyPP
UFRPP DESPE

Mejor prctica de funcin Jurdica para eficiencia y modernizacin


DEPyPP UFRPP DESPE

DRM

+ + + + + + + + + + + + +

+ + + + + + +

+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

Atencin de Impugnaciones Creacin de notas e informes Remisin de multas Soporte jurdico electoral Desahogo de procedimientos Asesora jurdica Atencin de requerimientos Elaboracin y presentacin de denuncias Presentacin y contestacin de demandas Atencin a consultas Documentacin normativa Participacin en Comisin de Reglamentos Gestin de convenios Revisin de contratos Atencin a solicitudes de transparencia Juicios laborales Procedimientos disciplinarios Revisin y validacin de instrumentos jurdicos Recursos de inconformidad Notificaciones Elaboracin de resoluciones Conciliacin laboral Apoyo a la capacitacin Elaboracin de oficios

+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +

Responsabilidad administrativa

Ejecucin

DRM

STN

STN

JLE

JLE

DP

DP

JD

JD

DJ

DJ

453

El enfoque de la realizacin de las funciones jurdicas se encuentra centralizado para funciones de alto valor y descentralizado para funciones transaccionales
Modelo de Entrega de Servicios Naturaleza de las Funciones Procesamiento de Operaciones
(Alto volumen, Actividades de bajo valor agregado) Desconcentrado

Base Estratgica y de Conocimiento


(Bajo volumen, Actividades de alto valor agregado)

Soporte en Sitio

Socio Estratgico
Procedimientos disciplinarios

Atencin a impugnaciones Notificaciones

Especfico

Relacin con la organizacin

Central

Creacin de notas e informes Gestin de convenios Atencin a solicitudes de transparencia Notificaciones Atencin a requerimientos

Atencin a consultas Conciliacin laboral

Documentacin normativa Procedimientos disciplinarios Desahogo de procedimientos

Centralizacin

Centros de Excelencia

(Toda la organizacin)

Genrico

Atencin a impugnaciones Elaboracin y presentacin de denuncias Presentacin y contestacin de demandas Revisin de contratos Recursos de inconformidad Remisin de multas Juicios laborales

Anlisis recursal Soporte jurdico electoral Asesora jurdica Participacin en Comisin de Reglamentos Revisin y validacin de instrumentos jurdicos

454

El costo de la funcin jurdica se distribuye en los cuatro cuadrantes del modelo, indicando una asignacin relativamente balanceada de las actividades
Modelo de Entrega de Servicios Naturaleza de las Funciones Procesamiento de Operaciones
(Alto volumen, Actividades de bajo valor agregado)

Base Estratgica y de Conocimiento


(Bajo volumen, Actividades de alto valor agregado)

Soporte en Sitio
Rama / TM MM A 33 Total 33
Costeo para Soporte en Sitio Local

Socio Estratgico
MS TO 2 2
Total

Total 35 35 $15,729,266

Relacin con la organizacin

Especfico

Local

Rama / TM MM A 22 E 16 P Total 38

Central

MS 2

TO 35 63 3 101
Total

Total 59 79 3 141
$46,921,478

Rama / TM MM A 30 E 2 P 3 Total 35

MS 1

TO 9 2 2 13
Total

Total 40 4 5 49 $29,693,183

Costeo para Soporte en Sitio Central

Costeo para Socio Estratgico Central

Centralizacin
(Toda la organizacin)

Centros de Excelencia
TO 26 2 9 1 38 Total 46 3 11 3 63 $30,281,661 Rama / TM A E O Total MM 29 1 30 MS 1 TO 24 8 1 33
Total

Rama / TM A E O P Total

MM 20 1 2 2 25

MS

Genrico

Total 54 9 1 64 $37,181,160

Costeo para Servicios Compartidos MM = Mandos Medios TO = Tcnicos Operativos

Total

Costeo para Centros de Excelencia

A = Plaza Administrativa P = Honorario Permanente

S = Plaza del Servicio Profesional E = Honorarios Eventuales

455

Se evaluaron las oportunidades de consolidacin a la luz de cuatro criterios con el objetivo de identificar el impacto y su factibilidad de implantacin
Las oportunidades derivadas de la dispersin de funciones jurdicas a travs del Instituto fueron evaluadas bajo los cuatro criterios definidos, resultando la normatividad como el principal obstculo para una eventual consolidacin de las funciones. No obstante se identificaron tres oportunidades de consolidacin potenciales con menor impacto en la normativa.

Tipo de Oportunidad
Consolidacin

Descripcin
Consolidacin de parte de la Direccin de Anlisis e Integracin (DEPPP) a la Direccin Jurdica Consolidacin de parte de la Secretaria Tcnica Normativa (DERFE) a la Direccin Jurdica Consolidacin de la Direccin de Resoluciones y Normatividad (UFRPP) a la Direccin Jurdica Consolidacin de la Subdireccin de Normatividad y Procedimientos (DESPE) a la Direccin Jurdica Consolidacin del la Jefatura de Departamento de Normatividad (DPDEA) a la Direccin Jurdica Consolidacin de la Jefatura de Departamento de Contratos (DRM-DEA) a la Direccin Jurdica

Consolidacin

Consolidacin

Consolidacin

Consolidacin

Consolidacin

Bajo

Medio

MediaAlto

Alto

456

De la implementacin de la iniciativa propuesta se podrn obtener beneficios cuantitativos y cualitativos para el Instituto
Tipo de Oportunidad Descripcin Beneficios
Contar con un enfoque nico de la funcin Jurdica para proporcionar servicios al Instituto alineado a sus prioridades Consolidacin de parte de la Direccin de Anlisis e Integracin (DEPPP) a la Direccin de Quejas Consolidacin de parte de la Secretaria Tcnica Normativa (DERFE) a la Direccin de Normatividad y Contratos y la Direccin de lo Contencioso a la Direccin Jurdica Consolidacin de la Jefatura de Departamento de Contratos (DRM-DEA) a la Direccin de Normatividad y Contratos de la Direccin Jurdica Aprovechar sinergias y mejores prcticas dentro del Instituto y poder permearlas a todo el alcance de la funcin Contar con procesos estandarizados que permitan incrementar los niveles de calidad en el servicio, tiempo de resolucin y entrega, generar indicadores e informacin consistentes as como implementar mecanismos de mejora continua Centralizacin de la informacin, con alta disponibilidad frente a cualquier solicitud o bsqueda Evitar la dependencia de otras reas dentro del Instituto, fomentando un incremento en el flujo de los procesos y actividades

Consolidacin

Iniciativas y Recomendaciones
Al fungir como primera instancia, las reas de normatividad de DESPE y DEA desempean un papel importante en el filtro de los asuntos presentados, lo que permite a la Direccin de Asuntos Laborales mayor enfoque como segunda instancia Las actividades de contratos en DEA, as como parte de la funcin de normatividad de DERFE y DEPPP pueden ser consolidadas tanto en la Direccin de Normatividad y Contratos como en la Direccin de Quejas respectivamente, fortaleciendo el proceso de revisin, validacin y resolucin de asuntos Aunque las funciones desempeadas relacionadas a la normatividad de las actividades de UFRPP pueden ser consolidadas, se recomienda mantenerlas en la unidad debido a su contexto e importancia dentro del Instituto

457

B.- Diagnstico - Hallazgo 2


Oportunidad en el dimensionamiento de las estructuras jurdicas

Fuera de la Direccin Jurdica, el nmero de funcionarios es similar entre reas pero el costo se ve incrementado por la especializacin en el tema atendido
Funcionarios Jurdico Costo en Millones de Pesos Costo Promedio por funcionario MS y MM 858,894 706,348 460,725 704,215

DJ DERFE JLE DEPPP DESPE UFRPP DEA 200


NC

616,704
898,031 579,495

150

100

50

20

40

60

80

100 Millones

Aunque el costo promedio (MM y MS) de la Direccin Jurdica es similar al de las reas jurdicas de UFRPP y DERFE, el alcance y el nivel de conocimiento sobre los temas presenta diferencias relevantes En tema de eficiencia, las reas jurdicas de DESPE y DEA cuentan con costos por funcionario bajos, cuando su alcance es hacia todo el Instituto La STN, cuenta con un alto nmero de funcionarios pero es eficiente en el tema de costeo (incluyendo TO) gracias a que el 76% de su personal pertenece a la rama de Honorarios Eventuales Al atender a todo el Instituto y ser el rea lder de la funcin jurdica, los indicadores de gasto y personal de la Direccin Jurdica se encuentran relativamente en niveles mnimos, debido a su alcance general, tanto en presupuesto como en plantilla
.07% 1% 1.1% 2% 3.7% 6.6% 7.5% 7.9%

NC Jurdico vs. Total de Colaboradores de UR

DEA

DJ

DESPE

JLE

DEPPP

STN

UFRPP

.08%

Presupuesto vs. Gasto rea Legal


DEA

1.3% 1.84% 1.5% DESPE DJ JLE

2.08%

3.66%

6.4%

13.5%

STN

DEPPP

UFRPP

Mx.

Min.

Mediana

Media

NC = Nmero de Colaboradores

459

El diseo de la estructura no est alineado a tendencias de modernizacin que instan a una clara reduccin de los tramos de control
Perspectiva

Tendencia
Acotacin de niveles jerrquicos mediante la redefinicin de responsabilidades para alcanzar una entrega oportuna de servicios

Administracin de la estructura de gestin

Resultados
Mayor enfoque en resultados Estructura de gestin oportuna y eficiente Mayor interaccin entre reas

T O Nmero de Mandos T Medios y Superiores A L


R A T I O S

Volumen

T O T A L
R A T I O S

Costos
Costo de la Estructura de Gestin

Alineacin a la tendencia
DJ 1:4
Alineacin alta Alineacin media

Tramos de Control

Costo de Supervisin

Acercamiento de servicios a destinatarios finales

Poca alineacin

Alineacin baja

DIRECCIN JURDICA 1:0 SECRETARA TCNICA NORMATIVA 1:0 DIRECCIN DE ANLISIS E INTEGRACIN - DEPPP DIRECCIN DE RESOLUCIN Y NORMATIVIDAD - UFRPP

1:2

1:5

1:23

1:25

FUNCIN JURDICA

1:7

1:19

1:25

Tendencia tramo de control

1:0

1:2 1:2

1:3

1:10

1:25

1:0

1:3

1:25

1:6

DRM, DP 1:0 DESPE 1:0

1:2

1:3

1:25

1:4

1:9

1:17

1:25

460

Los roles de directores y subdirectores de la Direccin son similares, permitiendo una reduccin de niveles jerrquicos equivalente a un ahorro de 8.5 mdp*
Anlisis de funciones por nivel en la Direccin Jurdica (MM y MS)

Nivel

Normativo

Diseo

Monitoreo y Control

Ejecucin

NC

Costeo (mdp)

Director Ejecutivo

$2.56

Central

Director

$10.1
$28.1 mdp

3 4

Subdirector

16

$18

Jefe de Departamento

32

$18.7

Actual
NC Costo
Mdp

Potencial
46 40.9

Ahorros
8 $8.5

54 $49.4

Fuente: Entrevistas y Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

461

De la implementacin de la iniciativa propuesta se podrn obtener beneficios cuantitativos y cualitativos para el Instituto

Tipo de Oportunidad

Descripcin

Modernizacin

Revisin de tramo de control; alineacin de funciones

Tipo de Oportunidad

Descripcin

Beneficios

Modernizacin

Revisin de tramo de control; alineacin de funciones

Incremento de eficiencia y calidad en la entrega del servicio legal al Instituto Mayor flujo de los procesos a travs de la estructura

El exceso de supervisin y la existencia de tramos de control reducidos genera falta de apoderamiento de los resultados obtenidos en la operacin, as como oportunidades de eficiencias en trminos de niveles jerrquicos y/o nmero de supervisores Existe la posibilidad de sinergia en las actividades de los subdirectores y los directores de las reas, sin contar la estructura de la Direccin de Quejas ya que se maneja por silos gestionados por los subdirectores

Bajo

Medio

MediaAlto

Alto

462

B.- Diagnstico - Hallazgo 3


Fortalecer y homologar la funcin de notificaciones en el Instituto

Las notificaciones son realizadas por distintos equipos/colaboradores dentro del Instituto, lo que evidencia sinergias de colaboracin
Centralizado
DF (27 Distritos), Of. Centrales
NC rea o puesto Depto. de Procedimientos - Direccin de Quejas rea por colaborador 211 km Cliente 671 NC Direccin Jurdica Dir. Jurdica DEPPP UFRPP Dir. Jurdica DEPPP UFRPP 6,541 km DERFE rea por colaborador: 2,925 km Alcance: 32 JLE 300 Distritos

32 Estados, 300 Distritos

32

Vocal Secretario JLE 61,325 km

Descentralizado

32 300

Asesor Jurdico JLE Vocal Secretario JDE Vocal RFE

300

Clasificacin tipo 1

Colaborador Central

Necesidad de notificacin

Generacin de notificacin

Envo a rea integradora

Clasificacin tipo 2

Seleccin y envo de notificacin

Colaborador Local

Entrega

Modificacin al proceso

Clasificacin tipo 3

Colaborador Distrital

464

De la implementacin de la iniciativa propuesta se podrn obtener beneficios cuantitativos y cualitativos para el Instituto

Tipo de Oportunidad
Redistribucin de recursos

Descripcin

Fortalecer y capacitar al personal de notificaciones del Instituto y establecer un alcance ordenado para cada equipo

Tipo de Oportunidad

Descripcin

Beneficios

Redistribucin de recursos

Fortalecer y capacitar al personal de notificaciones del Instituto y establecer un alcance ordenado para cada equipo

Incremento de eficiencia y calidad en la entrega del servicio de notificaciones Alineacin de la actividad con los principales procesos jurdicos

Al consolidar los requerimientos de notificaciones, stos se podran canalizar de manera ms eficiente sin la necesidad de consolidar el proceso de notificacin ni crear un rea especfica La correcta visibilidad de los recursos disponibles, sus capacidades y facultades ayudaran a la efectiva entrega y terminacin del proceso de notificacin, lo que resultara en eficiencias de tiempo y resolucin de asuntos

Bajo

Medio

MediaAlto

Alto

465

C. Resumen de Hallazgos y Oportunidades

De los hallazgos identificados inicialmente, podemos llegar a las siguientes conclusiones que debern regir el diseo futuro de la Direccin Jurdica
Conclusiones por hallazgo
1. El involucramiento directo en la elaboracin de contratos por parte de la Direccin Jurdica llevara a obtener mayor alineacin y cumplimiento con las normas establecidas en la materia 2. Al focalizar los esfuerzos en materia jurdica y normativa del Registro Federal de Electores, se podra llegar a mejores resultados en la utilizacin de los recursos y eficiencia estructural

3. El traslado de la generacin de oficios en materia de radio y televisin para el inicio de procedimientos fortalecera el proceso de circunstanciado y generacin de los procedimientos de la Direccin de Quejas
4. De acuerdo a prcticas lderes, el nivel de tramo de control dentro de la Direccin Jurdica es bajo, lo que incrementa el costo de la estructura y el flujo de los procesos. El anlisis de funciones y atribuciones demuestra que existe la posibilidad de sinergias entre las posiciones de director y subdirector 5. El fortalecimiento del proceso de notificacin generara beneficios cualitativos a todas las reas usuarias, principalmente a la Direccin Jurdica en la agilizacin los procesos de tramitacin y sustanciacin

467

Implementando acciones derivadas del rediseo organizacional, el rea obtendra ahorros potenciales de 13.5 mdp* en sus costos del captulo 1000
Mientras que dentro de la Direccin Jurdica se pueden obtener ahorros potenciales por 13.5 mdp, la consolidacin de parte de las estructuras de la Secretara Tcnica Normativa de DERFE y la Direccin de Anlisis e Integracin de la DEPPP traer consigo beneficios adicionales en el costo total de la funcin Jurdica del Instituto

*mdp impactado por oportunidad


Decisin Estratgica Redistribucin de recursos Modernizacin Consolidacin

Situacin actual rea


Jefatura de Contratos -- DRM

NC 5

Costo mdp 2.9

NC Impactado 5

Ahorro Potencial* -

2.9

Secretara Tcnica Normativa DERFE D. de Anlisis e Integracin DEPPP

90

20.1

3.8

22

25

15.8

2.5

Direccin Jurdica

147

77

13.5

12

13.5

43

8.5

*El ahorro potencial se presenta como dato direccional, se consider el escenario ms conservador. En el caso de los ahorros de otras reas, stos no se consideran como ahorros para la Direccin Jurdica debido a que se estn considerando como ahorros potenciales en dichas reas.
Fuentes: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

468

D.- Anexos

Hallazgos generales de la Direccin Jurdica

El cumplimiento de actividades de acuerdo al Manual de Organizacin 2009 tiene una alineacin significativa con las funciones actuales de los colaboradores Existe un exceso de carga de trabajo que sobrepasa la capacidad de recursos en las reas Las atribuciones de la direccin se perciben como poco claras ante los distintos rganos del Instituto Existen reas a lo largo del Instituto con actividades similares a las de la Direccin Jurdica, pero con diferente enfoque La fragmentacin de los procesos jurdicos afecta a la calidad de la entrega de los servicios de la direccin La calidad de los insumos necesarios para realizar las actividades correspondientes provenientes de otras reas es deficiente La dispersin fsica entre las direcciones afecta la interaccin entre las mismas Se percibe que la participacin de la Direccin Jurdica en las distintas Comisiones del Consejo General no abarca la totalidad de las comisiones con implicaciones jurdicas para el Instituto

470

Hallazgos generales de la funcin Jurdica (1/4)


Hallazgos Especficos
La Subdireccin de Anlisis no cuenta con el perfil necesario para desempear sus funciones El personal recin contratado baja su rendimiento debido a que no cuenta con los mecanismos correctos de evaluacin de desempeo La funcin de remisin de cobro de multas (mediante SAT) no esta en la norma de sus atribuciones La direccin funge como asesor de ltima instancia ante asuntos que no pueda resolver la Secretara Tcnica Normativa o las Juntas Locales y Distritales Son asignadas actividades para asegurar el cumplimiento de las disposiciones hacia los rganos del IFE, cundo debera de ser responsabilidad de los mismos rganos ya que ellos tienen mayor conocimiento de sus asuntos Como seguimiento a las actividades y decisiones del Tribunal, se debe de dar seguimiento y elaborar notas e informes para consejeros y funcionarios del instituto, lo que demanda una alta dedicacin de tiempo No se sigue un formato establecido por la Direccin de Normatividad y Contratos, por parte de la Direccin de Recursos Materiales Se realizan convenios en diferentes direcciones del Instituto, sin que la dificultad o especializacin sea un factor por el cul se hagan de manera descentralizada Se resuelven consultas provenientes de autoridades gubernamentales, partidos polticos, ciudadana, iniciativa privada y rganos internos del Instituto La revisin y validacin de los contratos enviados por la DRM queda limitada mayormente debido a la entrega tarda de los contratos a la Direccin, por lo que stos suelen no seguir las instrucciones y modificaciones realizadas La localizacin fsica es un impedimento al estar apartados de las oficinas centrales donde se localiza la Direccin Jurdica Debido a las cargas de trabajo de atencin a denuncias penales, se contrato a un equipo de 9 personas por proyecto, con duracin indefinida. La documentacin necesaria solicitada, para llevar a cabo los asuntos legales es deficiente e incompleta en la mayora de los casos Cuenta con un rea de consulta que atiende requerimientos de informacin de autoridades externas con base en la lista nominal y sus segmentos de informacin Normativamente, es el rea encargada de atender los asuntos de naturaleza jurdica distinta a la electoral, aunque colateralmente est involucrado en la materia al atender asuntos relacionados al Registro Federal de electores En cuestin de los rganos descentralizados, stos ltimos cuentan con su personal jurdico pero en materia de lo contencioso la Direccin es notificada de cada caso y asesora a las Juntas Locales y distritales

Direccin de Instruccin Comercial

Direccin de Normatividad y Contratos

Direccin de lo Contencioso

471

Hallazgos generales de la funcin Jurdica (2/4)


Hallazgos Especficos
Las actividades administrativas requieren de una alta dedicacin por parte del personal, debido a que los recursos de apoyo administrativo estn limitados La direccin sufri de un crecimiento exponencial debido a la reforma electoral del 2007, ya que las quejas impuestas durante y posterior al proceso electoral del 2006 requirieron de un tratamiento completo A partir de la reforma anterior, han surgido muchas iniciativas de cambio que obligan a la direccin a adaptarse continuamente, lo que modifica constantemente las actividades y procesos llevados a cabo La retencin de talento es un problema constante debido a los salarios otorgados y a la difcil aprobacin de plazas presupuestales La localizacin fsica es un impedimento frente al crecimiento constante de la direccin El alcance de las actividades que proporciona la direccin abarcan en su totalidad al instituto, teniendo como principales clientes a la DESPE, DEA, DERFE, DECEYEC y las Juntas Locales y Distritales Los asuntos relacionados con el Servicio Profesional de Carrera tienen mayor atencin por parte del Consejo General y el Secretario Ejecutivo que los de ndole administrativa En el proceso con DESPE y DEA, funge como autoridad instructora, lo que ocasiona que quede fuera de la elaboracin inicial de documentos normativos y por ende se ve afectada la precisin de los documentos elaborados La opinin de la Direccin no tiene el peso necesario ya que las diferentes direcciones acuden a revisin con poco tiempo de anticipacin Existen sinergias dentro del proceso jurdico laboral que podra llevar a eficiencias en el flujo del proceso y el resultado final La localizacin fsica es un impedimento al estar apartados de las oficinas centrales donde se localiza la Direccin Jurdica La secretara realiza en su mayora funciones jurdicas por encima de las funciones normativas correspondientes a su rea La mayora de los procesos realizados en el rea no se encuentran sistematizados, lo que dificulta la generacin de indicadores de los procesos y de desempeo El tramo de control de la estructura entorpece el flujo de las actividades, fungiendo en muchos casos como un cuello de botella No se tiene una figura de administracin de archivo, lo que dificulta la consulta de documentos pasados Los asuntos entrantes pueden ser relegados debido a su urgencia y prioridad

Direccin de Quejas

Direccin de Asuntos Laborales

Secretara Tcnica Normativa

472

Hallazgos generales de la funcin Jurdica (3/4)


Hallazgos Especficos

Direccin de Anlisis e Integracin (DEPyPP)

La estructura actual de la direccin rebasa a las necesidades para llevar a cabo sus atribuciones

Direccin de Resoluciones y Normatividad (UFRPP)

El tramo de control entre las reas organizadas por partido poltico es diferente entre cada una, contando con diferencias en las estructuras de casi el doble de posiciones

Jefatura de Departamento de Contratos (DRM-DEA)

La Jefatura no tiene lnea de reporte bien definida, en el caso de haber algn tema acude al Director de Recursos Materiales La Jefatura lleva tanto los contratos de adquisiciones y los contratos inmobiliarios, estos ltimos deberan de tratarse en la Jefatura de Contratos Inmobiliarios Se llevan a cabo temas de contratos de la DEA en general

Jefatura de Departamento de Normatividad (DP-DEA)

En el proceso de las imposiciones de sanciones y la asesora hacia direcciones, unidades y rganos, el rea se encuentra desarrollando criterios orientadores para lograr enfoques homogneos.

473

Hallazgos generales de la funcin Jurdica (4/4)


Hallazgos Especficos
La gestin de los Procedimientos Administrativos es crtica ya que a raz del estatuto, la subdireccin es instructora de los procedimientos administrativos de los miembros del Servicio Profesional Electoral sujetos a sanciones

Subdireccin de Normatividad y Procedimientos (DESPE)

Una actividad adicional que debera ejecutar a raz del Estatuto reformado en 2010 es la conciliacin, esta actividad no se encuentra definida en la estructura del rea Se considera necesario revisar la atribucin del rea de gestionar inconformidades al proceso de Evaluacin del Desempeo ya que a pesar de tener un enfoque jurdico para resolverlos no participa en la definicin de los lineamientos del proceso y se enfrentan a cuestiones tcnicas del proceso durante las inconformidades como lo es la interpretacin subjetiva de las competencia

474

Mapa Estratgico Direccin Jurdica 2015


Vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional
ME2. Incrementar la calidad del Padrn Electoral ME1. Incrementar la eficiencia de los procesos sustantivos ME3. Incrementar la cobertura, servicios y calidad de la atencin ciudadana IT2. Implantar una nueva cultura laboral

Brindar representacin y defensa legal adecuada y oportuna

Administrar justicia con calidad y oportunidad

Proporcionar asesora y asistencia legal con calidad

Usuarios
Modernizar la atencin de los proyectos de resolucin del rgano garante Modernizar e innovar la atencin de quejas y denuncias Defender y proteger adecuadamente los intereses del Instituto Eficientar la asesora y capacitacin jurdica

Procesos

Consolidar el anlisis de sentencias del Tribunal Electoral como un insumo de consulta institucional

Mejorar la atencin en los proyectos de resolucin de procedimientos disciplinarios

Mejorar la atencin de medios de impugnacin

Innovacin y transformacin institucional

Contar con herramientas informticas adecuadas y tiles

Impulsar una mejora organizacional

Impulsar la remodelacin y funcionalidad de espacios fsicos Contar con personal profesional, capacitado y con vocacin de servicio

Promover la adecuacin de los procesos administrativos a las necesidades de la Direccin Jurdica

Desarrollar una cultura tica, de calidad en el servicio, de transparencia y rendicin de cuentas

475

E.- Anexos - Ejercicio de

cumplimiento de funciones

Hallazgos del cumplimiento de funciones por direccin (1/2)


Hallazgos
La alineacin de las funciones de las subdirecciones al manual de organizacin es alta, sin embargo, actividades como anlisis de resoluciones, supervisin de cumplimiento de resoluciones y capacitacin en materia de impugnacin se encuentran ubicadas en reas diferentes a las establecidas No existen actividades que hayan sido identificadas fuera de las funciones del manual de organizacin Existe una alta alineacin de las actividades a aquellas descritas en el manual de organizacin Por otro lado, se identific un alto porcentaje de actividades realizadas que no se encuentran documentadas en el manual tales como asesora a comits y juntas y supervisin de actividades de diversos rganos Las funciones se realizan con una alineacin significativa de acuerdo al manual de organizacin Las actividades que afectaron negativamente la alineacin son las relacionadas a obligaciones de transparencia, dado que la jefatura de departamento fue trasladada a otra Direccin por la naturaleza de sus funciones

Cumplimiento

Direccin de Instruccin Recursal

Direccin de Normatividad y Contratos

Direccin de lo Contencioso

Direccin de Quejas

Aunque la direccin cuenta con un alto grado de alineacin, existen actividades adicionales que no estn reflejadas en el manual

Baja

Media

Media-Alta

Alta

477

Hallazgos del cumplimiento de funciones por direccin (2/2)


Hallazgos Cumplimiento

Direccin de Asuntos Laborales

La claridad que existe en los roles y responsabilidades del rea, junto con su especializacin en temas jurdicos laborales, resultan en un alto nivel de alineacin frente a las actividades formales y atribuciones del rea

Secretara Tcnica Normativa

Del total de las actividades realizadas, solo el 25% estn alineadas con el manual de organizacin

Direccin de Anlisis e Integracin (DEPyPP)

La direccin cumple en su totalidad las actividades previstas del taller manual de organizacin

Direccin de Resoluciones y Normatividad (UFRPP)

La direccin cumple en su totalidad las actividades previstas del taller manual de organizacin

Inexistente

Baja

Media

Media-Alta

Alta

478

Cumplimiento de funciones de acuerdo al Manual de Organizacin 2009 Subdireccin de Tramitacin

Funciones Manual de Organizacin 2009


Coordinar la preparacin de cdulas y dems documentos necesarios para notificar las resoluciones emitidas por el Consejo General y por la Junta General Ejecutiva. Establecer coordinacin con los rganos internos y externos con quienes se relaciona por razones de trabajo.

Ejecucin

Funciones Manual de Organizacin 2009


Elaborar los informes solicitados.

Ejecucin

Revisar y presentar al Director el anteproyecto de informe circunstanciado respecto de los actos recurridos.

Revisar el texto de los autos que se emiten en los actos de tramitacin y sustanciacin de los medios de impugnacin.

Revisar la integracin de los expedientes que corresponden a los medios de impugnacin, para su resolucin. Verificar la fijacin en estrados de los documentos que deben ser exhibidos durante el tiempo legalmente establecido. Analizar el contenido de las resoluciones emitidas por el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacin."

Coadyuvar en la elaboracin del Programa de Trabajo de la Direccin.


Supervisar que las disposiciones legales, normas y lineamientos aprobados, se cumplan en las unidades administrativas bajo su adscripcin.
Actividades no incluidas en el manual

Inexistente

Baja

Media

Media-Alta

Alta

479

Cumplimiento de funciones de acuerdo al Manual de Organizacin 2009 Subdireccin de Sustanciacin

Funciones Manual de Organizacin 2009


Revisar y presentar a la Direccin el anteproyecto de informe circunstanciado respecto de los actos recurridos. Revisar y presentar a la Direccin los proyectos de requerimientos que deban dirigirse a los recurrentes o a los rganos que hayan remitido el expediente de que se trate. Revisar y presentar a la Direccin los anteproyectos de improcedencia, sobreseimiento y desechamiento de los medios de impugnacin. Revisar que la integracin de los expedientes que corresponden a los medios de impugnacin interpuestos, contengan los documentos presentados por los recurrentes y aquellos elementos que se estimen necesarios para su resolucin. Supervisar la integracin de los expedientes que deben quedar en archivo como constancia de lo actuado. Establecer coordinacin con los rganos internos y externos con quienes se relaciona por razones de trabajo. Supervisar que las disposiciones legales, normas y lineamientos aprobados, se cumplan en las unidades administrativas bajo su adscripcin. Elaborar los informes solicitados.
Inexistente Baja

Ejecucin

Funciones Manual de Organizacin 2009


Supervisar el seguimiento a las sesiones de las Salas Regionales del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacin. Supervisar el anlisis del contenido de las resoluciones relevantes emitidas por el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacin, en los asuntos en los que el Instituto. Supervisar el seguimiento de Tesis, Jurisprudencias y dems documentos normativos relacionados con los medios de impugnacin. Coadyuvar en la elaboracin del Programa de Trabajo de la Direccin, acorde con las polticas y programas generales.

Ejecucin

Media

Media-Alta

Alta

Actividades no incluidas en el manual

480

Cumplimiento de funciones de acuerdo al Manual de Organizacin 2009 Subdireccin de Anlisis (1/2)

Funciones Manual de Organizacin 2009


Dar asesora a los rganos desconcentrados del Instituto, en lo concerniente a los medios de impugnacin que se les presenten. Supervisar los anteproyectos de acuerdos de acatamiento emitidos por la Sala Superior del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacin. Supervisar que se desahoguen en tiempo y forma los medios de impugnacin que se interpongan en contra de actos y resoluciones que emita el Instituto y sus rganos centrales. Supervisar la elaboracin de los estudios jurdicos de las sentencias emitidas por las autoridades electorales federales, respecto de los medios de impugnacin tramitados ante los rganos centrales del Instituto. Supervisar la atencin y desahogo de las consultas que formulen los rganos desconcentrados del Instituto respecto del desahogo y trmite de los medios de impugnacin. Supervisar la integracin de los expedientes que deben quedar en archivo como constancia de lo actuado. Supervisar que los informes circunstanciados de los medios de impugnacin que se interpongan en contra de los actos y resoluciones que emita el Instituto y sus rganos centrales. Supervisar la sustanciacin de los anteproyectos de la resolucin de los recursos de revisin que se interpongan en contra de actos o resoluciones emitidos por los rganos desconcentrados.

Ejecucin

Funciones Manual de Organizacin 2009


Supervisar el seguimiento de las sesiones del Consejo General, con la finalidad de prever los alcances jurdicos, en cuanto a los medios de impugnacin que pudiesen presentarse como consecuencia de las sesiones. Capacitar y actualizar al personal de la Direccin Jurdica, as como de los rganos desconcentrados que lo soliciten, en materia de medios de impugnacin en el marco de la normatividad aplicable. Establecer coordinacin con los rganos internos y externos con quienes se relaciona por razones de trabajo.

Ejecucin

Coadyuvar en la elaboracin del Programa de Trabajo de la Direccin, acorde con las polticas y programas generales. Supervisar que las disposiciones legales, normas y lineamientos aprobados, se cumplan en las unidades administrativas bajo su adscripcin.

Presentar el proyecto de polticas y programas de la Direccin de rea, as como las actividades en materia de actos recursales del Calendario Anual del Instituto.

Elaborar los informes solicitados. Coadyuvar en el anlisis del contenido de las resoluciones relevantes emitidas por el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacin, en los asuntos en los que el Instituto haya sido parte.

Inexistente

Baja

Media

Media-Alta

Alta

Actividades no incluidas en el manual

481

Cumplimiento de funciones de acuerdo al Manual de Organizacin 2009 Subdireccin de Anlisis (2/2)

Funciones Manual de Organizacin 2009


Realizar el anlisis y sistematizacin de los criterios, resoluciones y dems aspectos jurdicos relevantes aplicables en materia de impugnacin. Supervisar la elaboracin y, en su caso, la actualizacin de los manuales para la tramitacin de los medios de impugnacin electorales. Coordinar y ejecutar las actividades relativas al Archivo de Trmite de la Direccin Jurdica, as como el correspondiente a instruccin Recursal.

Ejecucin

Inexistente

Baja

Media

Media-Alta

Alta

Actividades no incluidas en el manual

482

Cumplimiento de funciones de acuerdo al Manual de Organizacin 2009 Abogado Instructor de Procedimientos Administrativos Sancionadores Ordinarios y Especiales

Funciones Manual de Organizacin 2009


Establecer coordinacin con los rganos internos y externos con quienes se relaciona por razones de trabajo. Coordinar la ejecucin de los trmites correspondientes a la integracin de los expedientes instrumentados con motivo de los procedimientos administrativos iniciados. Revisar y presentar a la Direccin el texto de las actuaciones que se emitan con motivo de la instruccin de los procedimientos sancionadores ordinarios y especiales que se presenten. Revisar los proyectos de requerimientos necesarios para la debida instrumentacin de procedimientos administrativos sancionadores. Revisar que la integracin de los expedientes relativos a los procedimientos sancionadores, contengan los documentos y elementos necesarios para la resolucin. Elaborar los informes solicitados.

Ejecucin

Funciones Manual de Organizacin 2009


Revisar y presentar a la Direccin el anteproyecto de informe circunstanciado respecto de los actos recurridos. Brindar asesora a la estructura desconcentrada y a otras reas del Instituto

Ejecucin

Impartir capacitacin a los rganos que conforman el Instituto

Revisin de documentos, lineamientos, acuerdos y otros instrumentos emitidos por la institucin

Coadyuvar en la elaboracin del Programa de Trabajo de la Direccin.


Supervisar que las disposiciones legales, normas y lineamientos aprobados, se cumplan en las unidades administrativas bajo su adscripcin.
Actividades no incluidas en el manual

Inexistente

Baja

Media

Media-Alta

Alta

483

Cumplimiento de funciones de acuerdo al Manual de Organizacin 2009 Subdireccin de Asuntos Penales

Funciones Manual de Organizacin 2009


Dirigir la elaboracin, a peticin de cualquier rea del Instituto, de denuncias ante la institucin del ministerio pblico derivadas de procedimientos administrativos. Representar al Instituto Federal Electoral ante cualquier autoridad en los juicios instaurados en su contra. Proporcionar la asesora jurdica que requieran los diversos rganos del Instituto, respecto de la interpretacin y aplicacin de normas en materia penal. Coordinar y supervisar la elaboracin de respuestas relacionadas con las solicitudes de transparencia y acceso a la informacin pblica de la Direccin Jurdica. Coordinar la elaboracin y presentacin de las denuncias en materia penal electoral y por delitos patrimoniales que afecten los intereses del Instituto Federal Electoral. Coordinar las respuestas a los requerimientos de las autoridades jurisdiccionales y solicitudes de autoridades administrativas, respecto a la informacin contenida en la base de datos del Registro Federal de Electores. Revisar los proyectos para la aplicacin del procedimiento a seguir en los casos de extravo de faltante de un documento electoral (formato de credencial para votar con fotografa, recibo de credencial, formato nico de actualizacin, etctera). Establecer y coordinar estrategias para que en los asuntos que se encuentran en trmite se determine su prosecucin o archivo.
Inexistente Baja

Ejecucin

Funciones Manual de Organizacin 2009


Establecer y coordinar las estrategias para dar seguimiento a las denuncias presentadas por el Instituto Federal Electoral ante la institucin del ministerio pblico y a las que perjudiquen los intereses de este Instituto. Coadyuvar en la elaboracin del Programa de Trabajo de la Direccin. Supervisar que las disposiciones legales, normas y lineamientos aprobados, se cumplan en las unidades administrativas bajo su adscripcin.

Ejecucin

Elaborar los informes solicitados.

Revisar y presentar a la Direccin el anteproyecto de informe circunstanciado respecto de los actos recurridos.

Media

Media-Alta

Alta

Actividades no incluidas en el manual

484

Cumplimiento de funciones de acuerdo al Manual de Organizacin 2009 Subdireccin de lo Contencioso

Funciones Manual de Organizacin 2009


Representar al Instituto ante cualquier tipo de autoridad o particulares en los procedimientos contenciosos en materia civil, administrativa, de amparo y de cualquier otra naturaleza jurdica distinta a la electoral.

Ejecucin

Funciones Manual de Organizacin 2009


Coordinar la obtencin, sustitucin o revocacin de los poderes notariales que otorgue el Secretario Ejecutivo, conforme a las facultades conferidas. Recibir y canalizar las notificaciones que se reciban en relacin a la suspensin de los derechos poltico-electorales de los ciudadanos y remitirlas para su registro, en coadyuvancia con la Secretaria Tcnica Normativa del Registro Federal de Electores. Disear e instrumentar mecanismos de seguimiento de la sustanciacin de los juicios civiles, mercantiles, administrativos de amparo y otras materias promovidos ante las autoridades jurisdiccionales, de conformidad con lo establecido por las leyes aplicables.

Ejecucin

Verificar que se lleven a cabo las investigaciones requeridas por las reas internas del Instituto o para el desahogo de las consultas planteadas.

Proporcionar la asesora jurdica que requieran los diversos rganos del Instituto, respecto de la interpretacin y aplicacin de normas en materias civil, mercantil, administrativa, de amparo y otras materias jurdicas. Supervisar y revisar la ejecucin de las actividades que, en cumplimiento a las obligaciones en materia de Transparencia y Acceso a la Informacin, debe realizar el Instituto, as como la sustanciacin de los recursos e incidentes que, de conformidad con la ley y reglamento de la materia, sean procedentes. Revisar los oficios de peticin y dictamen que en su caso remitan los rganos centralizados y desconcentrados del Instituto Federal Electoral y asesorar en los procedimientos legales en materia civil, mercantil, administrativa, de amparo en rganos delegacionales y subdelegacionales. Realizar en coordinacin con las reas competentes, los trmites correspondientes ante autoridades locales y federales para la regularizacin de inmuebles. Analizar y dar respuesta a los requerimientos de las autoridades jurisdiccionales y las solicitudes formuladas por diversas autoridades administrativas, as como de los ciudadanos respecto de la informacin contenida en el Padrn Electoral. Coadyuvar con la Direccin Ejecutiva del Registro Federal de Electores en las cancelaciones e inhabilitaciones de ciudadanos en sus derechos polticos. Inexistente Baja Media

Coadyuvar en la elaboracin del Programa de Trabajo de la Direccin.

Supervisar que las disposiciones legales, normas y lineamientos aprobados, se cumplan en las unidades administrativas bajo su adscripcin.

Elaborar los informes solicitados.

Revisar y presentar a la Direccin el anteproyecto de informe circunstanciado respecto de los actos recurridos.

Media-Alta

Alta

Actividades no incluidas en el manual

485

Cumplimiento de funciones de acuerdo al Manual de Organizacin 2009 Subdireccin de Convenios y Contratos (1/2)

Funciones Manual de Organizacin 2009


Revisar y validar los proyectos de opinin respecto al contenido jurdico de los documentos que le remitan para su anlisis las diversas unidades administrativas del Instituto. Revisar los proyectos de opinin sobre las consultas jurdicas que le sean planteadas.

Ejecucin

Funciones Manual de Organizacin 2009


Supervisar el registro y archivo de los contratos, convenios, anexos tcnicos, de carcter administrativo, civil y mercantil entre otros. Coordinar y supervisar la elaboracin de los formatos y manuales necesarios para la celebracin de diversos actos jurdicos como contratos, convenios de colaboracin, anexos tcnicos, entre otros. Coordinar la revisin y validacin de los anteproyectos de resoluciones, acuerdos, contratos, anexos tcnicos y dems instrumentos legales que solicitan los diversos rganos del Instituto para someterlos a la consideracin del Director Jurdico. Coordinar la revisin y validar el contenido jurdico de los contratos y convenios en materia de adquisiciones y obra pblica que suscriba el Instituto. Participar como asesor en los Comits de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto, de Obras Pblicas, de Bienes Muebles, y en los Subcomits que se deriven de los mismos. Supervisar que se asesore a los Comits de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto, de Obra Pblica y Bienes Muebles, as como a los subcomits que se deriven de los mismos, de conformidad con los lineamientos establecidos.

Ejecucin

Verificar y coordinar que se proporcione asesora en las materias de su competencia a los diversos rganos del Instituto.

Supervisar la atencin y desahogo de las consultas y requerimientos de normatividad solicitados por los distintos rganos del Instituto, as como el estudio y anlisis que sustenten las respuestas a los mismos. Vigilar que la revisin de los diversos instrumentos legales se efecte en estricto apego a la normatividad establecida.

Vigilar la sistematizacin y actualizacin de la legislacin en general, para uso y consulta de las diversas reas del Instituto. Supervisar la revisin de proyectos de contratos y convenios de carcter administrativo, civil y mercantil que remitan las diversas reas del Instituto. Supervisar el anlisis y desahogo de consultas en materia contractual que sean requeridas.

Supervisar la revisin y validacin del contenido de convenios o acuerdos de colaboracin en materia electoral, anexos tcnicos y dems instrumentos legales relativos que solicitan los diversos rganos del Instituto, para someterlos a la consideracin del Director Jurdico. Supervisar el registro y archivo de los convenios de colaboracin, anexos tcnicos, entre otros.
Media Media-Alta Alta Actividades no incluidas en el manual

Inexistente

Baja

486

Cumplimiento de funciones de acuerdo al Manual de Organizacin 2009 Subdireccin de Convenios y Contratos (2/2)

Funciones Manual de Organizacin 2009


Supervisar la revisin y validacin de los anteproyectos de convenios de apoyo y colaboracin en materia electoral, anexos tcnicos y dems instrumentos legales relativos que solicitan los diversos rganos del Instituto para someterlos a la consideracin del Director Jurdico.
Coadyuvar en la elaboracin del Programa de Trabajo de la Direccin.

Ejecucin

Elaborar los informes solicitados. Supervisar que las disposiciones legales, normas y lineamientos aprobados, se cumplan en las unidades administrativas bajo su adscripcin. Revisar y presentar a la Direccin el anteproyecto de informe circunstanciado respecto de los actos recurridos. Supervisar los trmites de registro encaminadas a obtener el nmero ISBN ante el Instituto Nacional de Derecho de Autor Supervisar los trmites tendientes a los registros de marca, tramitados ante el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial Elaborar proyectos de respuesta a las consultas o informes que requiera la Contralora General del Instituto en los procedimientos de inconformidad o conciliacin presentados por los proveedores o licitantes
Inexistente Baja Media Media-Alta Alta Actividades no incluidas en el manual

487

Cumplimiento de funciones de acuerdo al Manual de Organizacin 2009 Subdireccin de Consulta (1/2)


Funciones Manual de Organizacin 2009
Revisar y presentar a la Direccin, los proyectos de opinin respecto del contenido jurdico de los documentos que remitan para su anlisis, las diversas unidades administrativas del Instituto. Establecer las normas, criterios tcnicos, lineamientos y metodologa para el desahogo de las consultas. Supervisar la elaboracin de materiales de contenido jurdico-electoral que coadyuven en el desahogo de las consultas que se presenten. Coordinar la atencin y desahogo de las consultas y requerimientos de asesora jurdico - electoral que se presentan, as como el estudio y anlisis que sustentan las respuestas a los mismos. Supervisar la elaboracin de los documentos de trabajo de las sesiones de la Comisin de Reglamentos, as como de las reuniones de trabajo a las que asiste la Direccin de Normatividad y Contratos. Supervisar la compilacin y sistematizacin del acervo legal y hemerogrfico de la Direccin en materia jurdico-electoral. Supervisar la elaboracin de estudios comparativos de las instituciones y procedimientos electorales estatales. Verificar la actualizacin y sistematizacin de la legislacin en general, para uso y consulta de las diversas reas del Instituto.

Ejecucin

Funciones Manual de Organizacin 2009


Coordinar la integracin sistemtica de los acervos de legislacin y jurisprudencia en materia electoral. Supervisar la elaboracin de los proyectos de dictamen para el nombramiento de los Directores Ejecutivos y titulares de Unidades Tcnicas del Instituto; para someterlos a la consideracin del Director Jurdico. Establecer coordinacin con los rganos internos y externos con quienes se relaciona por razones de trabajo.

Ejecucin

Coadyuvar en la elaboracin del Programa de Trabajo de la Direccin. Supervisar que las disposiciones legales, normas y lineamientos aprobados, se cumplan en las unidades administrativas bajo su adscripcin. Desarrollar, implantar y en su caso modificar medidas, para modernizar y simplificar los mtodos y procesos de trabajo de su rea. Supervisar la integracin de los informes peridicos de la Direccin Jurdica.

Elaborar los informes solicitados.

Inexistente

Baja

Media

Media-Alta

Alta

Actividades no incluidas en el manual

488

Cumplimiento de funciones de acuerdo al Manual de Organizacin 2009 Subdireccin de Consulta (2/2)

Funciones Manual de Organizacin 2009


Coordinar la elaboracin y revisar el contenido de la sntesis informativa de las publicaciones incluidas en el Diario Oficial de la Federacin, que sean de inters para las diferentes reas del Instituto Federal Electoral.

Ejecucin

Funciones Manual de Organizacin 2009


Asistir como representante en diversos rganos colegiados del Instituto Supervisin de la elaboracin de proyectos de resolucin del rgano Garante de la Transparencia y el Acceso a la Informacin Supervisin de la elaboracin de rdenes del da, minutas y dems documentos necesarios para el desarrollo de las sesiones del rgano Garante

Ejecucin

Supervisar el seguimiento de las sesiones del consejo General


Supervisar el seguimiento de las sesiones del Tribunal Electoral Supervisar la actualizacin de bases de datos sobre el control y registro de acuerdos, dictmenes y resoluciones del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva Supervisar la elaboracin de estudios solicitados por las reas del Instituto Supervisar el cumplimiento de todas las actividades derivadas de la funcin de Secretara Tcnica del rgano Garante

Supervisar el seguimiento y registro de actividades del Calendario Integral del Proceso Electoral Federal
Supervisar el seguimiento y cumplimiento de los proyectos de la Direccin de Normatividad

Inexistente

Baja

Media

Media-Alta

Alta

Actividades no incluidas en el manual

489

Cumplimiento de funciones de acuerdo al Manual de Organizacin 2009 Subdireccin de Asuntos Laborales (1/2)
Funciones Manual de Organizacin 2009
Llevar a cabo la representacin del Instituto ante cualquier tipo de autoridad o particulares en los procedimientos laborales. Representar al Instituto Federal Electoral ante el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacin y otras autoridades en los juicios instaurados en su contra en materia laboral. Coordinar la ejecucin de los trmites correspondientes a la integracin de los expedientes instrumentados con motivo de los procedimientos administrativos iniciados. Revisar y presentar al Director el texto de los proyectos de resoluciones que deban emitirse en los procedimientos disciplinarios instruidos a miembros del Servicio y en recursos de inconformidad contra resoluciones dictadas en el procedimiento administrativo seguido contra el personal de la rama administrativa. Establecer comunicacin y coordinarse con el personal de los rganos internos de las unidades administrativas del Instituto para la atencin de los asuntos. Supervisar que se lleven a cabo investigaciones requeridas por las reas internas del Instituto o para el desahogo de las consultas planteadas. Proporcionar la asesora jurdica que requieran los diversos rganos del Instituto, respecto de la interpretacin y aplicacin de normatividad en materia laboral. Coordinar la elaboracin y revisar el contenido de los proyectos de resolucin que se elaboran en los procedimientos disciplinarios seguidos en contra de algn miembro del Servicio, determinando la sancin correspondiente con base en las normas establecidas.
Inexistente Baja Media

Ejecucin

Funciones Manual de Organizacin 2009


Supervisar la elaboracin de proyectos de acuerdos de designacin de algn integrante de la Junta General Ejecutiva para la sustanciacin o resolucin del recurso de inconformidad. Revisar el contenido de los documentos elaborados para la atencin de consultas, en los aspectos laborales.

Ejecucin

Supervisar la revisin de los proyectos de instrumentos jurdicos en el mbito laboral. Supervisar la revisin de proyectos de acuerdo que sern sometidos para la aprobacin tanto de la Junta General Ejecutiva, como del Consejo General. Revisar el contenido de los documentos elaborados para la atencin de consultas, en los aspectos laborales. Supervisar la realizacin de los trmites necesarios ante las instancias y rganos competentes para el desahogo de los diversos asuntos relacionados con la materia laboral. Coordinar y supervisar la sustanciacin, resolucin y notificacin de las resoluciones y recursos en materia laboral. Proponer estrategias para la atencin de los asuntos en materia laboral en el Instituto y/o verificar su aplicacin.

Media-Alta

Alta

Actividades no incluidas en el manual

490

Cumplimiento de funciones de acuerdo al Manual de Organizacin 2009 Subdireccin de Asuntos Laborales (2/2)

Funciones Manual de Organizacin 2009


Dar seguimiento a la sustanciacin y cumplimiento de resoluciones emitidas por las diversas autoridades en materia de trabajo. Supervisar la ejecucin de las notificaciones derivadas de los procedimientos disciplinarios, as como de los recursos de inconformidad interpuestos en contra de dichos procedimientos; establecer la comunicacin necesaria para obtener el apoyo de los rganos desconcentrados para llevar a cabo las citadas notificaciones.

Ejecucin

Coadyuvar en la elaboracin del Programa de Trabajo de la Direccin.


Supervisar que las disposiciones legales, normas y lineamientos aprobados, se cumplan en las unidades administrativas bajo su adscripcin. Elaborar los informes solicitados.

Supervisar el control de los asuntos de trmite, de manera que se determine su prosecucin o archivo. Representacin o defensa legal ante autoridades administrativas y procedimientos de esa misma ndole, en asuntos que son o debieron resolverse en jurisdiccin laboral.

Inexistente

Baja

Media

Media-Alta

Alta

Actividades no incluidas en el manual

491

XI. Diagnstico organizacional Direccin del Secretariado

A. Entendimiento

Para el diagnstico de la Direccin del Secretariado analizamos la normatividad y las bases de datos del personal, as como otros documentos relevantes
Documentos Analizados
Nombre Manual de Organizacin General 2009 Cdigo Federal de Instituciones y Procesos Electorales Reglamento Interior del IFE Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013 Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el Ejercicio 2013 Mapas Estratgicos de las URs Descripcin Descripcin de puesto asignadas por cada unidad responsable Normas constitucionales poltico electorales Reglamento interior de trabajo Compensacin Anual Total de los colaboradores Estrategias orientadas a mejorar la eficacia, eficiencia, transparencia y racionalidad en la planeacin, programacin y presupuestacin de los recursos del Instituto Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional

494

Asimismo, se levant informacin a travs de 9 entrevistas con los principales funcionarios del rea de Direccin del Secretariado en el nivel central
Entrevistas
Nombre
1

Puesto
Director del Secretariado
Director de coordinacin y anlisis Director de apoyo a rganos centrales Subdirector de planeacin Subdirector de apoyo tcnico y logstico

Jorge Eduardo Lavoignet


2 3 4 5

Juan Carlos Cuervo Silvia Luca Gonzlez Gilberto Guzmn Jos Alfredo Garca

495

La Direccin del Secretariado tiene 2 grandes iniciativas que despliega a travs de 8 objetivos operativos que contribuyen a la misin y visin del Instituto
Misin IFE Visin IFE

Proyectos de la Direccin del Secretariado

Desarrollo de los valores democrticos, promocin de la participacin ciudadana y la educacin cvica

Proyectos Especficos

1. Ordenamientos Electorales - Dotar a las oficinas centrales y rganos desconcentrados del Instituto de los elementos jurdicos necesarios para el buen desarrollo de sus funciones. 2. Elaboracin de la Memoria del Proceso Electoral Federal 2011-2012- La Memoria es el documento ms completo que busca testimoniar los hechos y eventos que ocurrieron en el desarrollo del Proceso Electoral Federal 2011- 2012, as como un documento que sirva como una fuente permanente de consulta para que los investigadores, acadmicos, estudiantes, funcionarios, trabajadores del Instituto, militantes de los partidos polticos y para la ciudadana en general, tengan a la mano todas las acciones realizadas por el IFE durante dicho proceso.

5 Realizar la compilacin y la publicacin de los nmeros de la Gaceta Electoral del Instituto

6 Mantener el funcionamiento en el seguimiento de las actividades relevantes de las Juntas Locales y Distritales Ejecutivas

Mantener el Mantener el funcionamiento funcionamiento Mantener en la elaboracin en el seguimiento actualizado el y publicacin de del cumplimiento Archivo del las actas de acuerdos y Consejo General aprobadas por el resoluciones del y la Junta Consejo General Consejo General General Ejecutiva y la Junta y Junta General General Ejecutiva Ejecutiva

Mantener la publicacin de la Gaceta Electoral en la pgina de internet del Instituto

Asegurar el apoyo logstico y tcnico a las sesiones del Consejo General y sus Comisiones as como a la Junta General Ejecutiva.

Objetivos operativos

Realizar las funciones del Comit de Informacin Instituto Federal Electoral.

Fuente: Planeacin Tctica, Mapas Estratgicos de las URs y Operativa del Instituto Federal Electoral para el Ejercicio 2013

496

La Direccin del Secretariado actualmente opera con 69 colaboradores, de los cuales el 33.3% son niveles de MM y MS con un costo de nmina aproximado de $34.6 mdp
NC
Rama Total de MM y MS A Nombre del Puesto 10 19 MS Tipo de mando Total de TO A MS

Costo Total
Mdp

MM y MS TO CENTRAL TOTAL
A MM
(1)

24 46 70

$20.6 $14.0 $34.6

Director del Secretariado


24 46

Secretario particular de unidad responsable


1 0

MM

MM

Director de apoyo a rganos centrales


7 28 10

Director de coordinacin y anlisis


10

Distribucin de personal y costo por rea MS y MM 20.00 18.00 16.00 14.00 12.00 10.00 8.00 6.00 4.00 2.00 $ 17,395,894 $ 343,595 $ 9,086,492 $ 255,497 $ 299,512 $ 6,220,540 $ 1,049,348

Otros Proyectos Administrativa Honorarios Permanentes Honorarios Eventuales

Direccin de Apoyo a rganos Centrales Costo del rea MDP $34.6 $17.7 26.0%

Direccin de Coordinacin y Anlisis $9.6 19.1%

Direccin y Apoyo Administrativo $10.7 14.1%

MM y MS% sobre $ 59.2% total


Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

497

B. Diagnstico

Se identificaron 3 hallazgos principales relacionados con el modelo de operacin que ofrecen oportunidades de modernizacin y redistribucin de recursos
Director del Secretariado

Secretario particular de unidad responsable

Director de apoyo a rganos centrales

Director de coordinacin y anlisis

Hallazgo

Descripcin Se cuenta con un tramo de control reducido de 1:2 y 1:3, diferente a los tramos de control de mejores prcticas No existe una clara definicin de roles y responsabilidades en puestos de la misma subdireccin Los procesos estn divididos entre diferentes reas, generando posibles redundancias

Oportunidades

1. Tramo de control estrecho

Redisear la configuracin del rea considerando una estructura menos jerrquica y ampliando los tramos de control

2. Roles y responsabilidades no diferenciados

Eliminar las duplicidades existentes entre los diferentes niveles de la organizacin

3. Procesos Fragmentados

Contar con una estructura organizacional que integre los procesos del rea, de tal forma que cada rea sea responsable de la totalidad de uno o ms procesos

Modernizacin

Redistribucin de recursos

499

B. Diagnstico - Hallazgo 1
Tramo de control estrecho

Los tramos de control de la Direccin del Secretariado son muy reducidos lo que ocasiona que se generen ineficiencias operativas
El tramo de control para los directores y subdirectores del rea es el siguiente:
Director del Secretariado
1:0

1:1

1:2

1:3

1:4

1:5

Director de coordinacin y anlisis

1:0

1:1

1:2

1:3

1:4

1:5

Direccin del Secretariado

Director de apoyo a rganos centrales Subdirector de apoyo tcnico y logstico Subdirector de rganos desconcentrado

1:0

1:1

1:2

1:3

1:4

1:5

1:0

1:1

1:2

1:3

1:4

1:5

1:0

1:1

1:2

1:3

1:4

1:5

Subdirector de planeacin
1:0

1:1

1:2

1:3

1:4

1:5

Subdirector de archivo
1:0

1:1

1:2

1:3

1:4

1:5

Subdirector de apoyo documental


1:0

1:1

1:2

1:3

1:4

1:5

La Direccin del Secretariado se encuentra altamente jerarquizada lo que dificulta la operacin y comunicacin dentro del rea La moda en el tramo de control es de 1:2, representando un nmero mnimo de personal a cargo de los directores y subdirectores, lo que reduce la claridad de la responsabilidades operativas en todos los niveles El Director del Secretariado cuenta con el tramo de control ms amplio de 1:5. Sin embargo, tres de los puestos de su lnea de reporte son considerados como de soporte, por lo que su tramo de control efectivo es de 1:2

501

Comparando el tramo de control de la Direccin de Secretariado con mejores prcticas se encuentra una desalineacin significativa
Tendencias de modernizacin administrativa

Tendencia

Valor pblico

Acotacin de niveles jerrquicos mediante la redefinicin de responsabilidades para alcanzar una entrega oportuna de servicios

Talento

Eficiencia

Posibles beneficios
Mayor enfoque en resultados Estructura de gestin oportuna y eficiente Mejor interaccin entre reas

Innovacin

El tramo de control considerado como mejor prctica es de 1:6


Direccin del Secretariado Mejores prcticas

1:2 - 1:3

1:6

Se requiere contar con un tramo de control ms amplio que permita crear una estructura con menores niveles jerrquicos mejorando la interaccin dentro del rea y la eficiencia de la misma

502

B. Diagnstico - Hallazgo 2
Roles y responsabilidades no diferenciados

Se identific que no existe una diferenciacin significativa entre las funciones de los directores, subdirectores y jefes de departamento en ciertas funciones (1/4)
A continuacin se presenta el anlisis de las funciones duplicadas del Director de apoyo a rganos centrales con respecto a su lnea de reporte

Funciones
Coordinar la elaboracin del orden del da de las sesiones de la Junta y del Consejo General tomando como base la informacin proporcionada por cada una de las instancias responsables del Instituto, as como los antecedentes homlogos. Supervisar la ejecucin de los procedimientos relacionados con la celebracin de las sesiones del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva. Coordinar la realizacin de las actividades previas, durante y despus de las sesiones del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva que correspondan al mbito de su competencia. Coordinar la recepcin y distribucin de los documentos en medios digitales elaboradas por las diversas instancias del Instituto, para las sesiones del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva. Supervisar la elaboracin de guiones para el desarrollo de las sesiones del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva, en apoyo al Consejero Presidente y Secretario de dichos rganos colegiados. Supervisar la elaboracin de las tomas de protesta de nuevos integrantes del Consejo General designados por las instancias competentes. Coordinar la preparacin de antecedentes de los asuntos agendados en el orden del da de las sesiones del Consejo General, a fin de apoyar tanto al Secretario del Consejo como al Consejero Presidente o cualquier otro integrante del Consejo durante el desarrollo de las sesiones. Formalizar los Acuerdos y Resoluciones aprobados por el Consejo General y la Junta General Ejecutiva, asignndoles una clave de control e identificacin integrada con el nmero arbigo progresivo que corresponda, seguido por el ao de su aprobacin. Supervisar el registro de las votaciones formuladas por los Consejeros Electorales para la aprobacin de los Acuerdos y Resoluciones aprobadas para insertarlas en los documentos aprobados.

SDA

JDAJGE

JDACG

JDVEEA

SDAD

JDID

JDRE

Funcin Duplicada

Fuente: Manual de Organizacin 2009

504

Se identific que no existe una diferenciacin significativa entre las funciones de los directores, subdirectores y jefes de departamento (2/4)
Funciones
Coordinar la integracin de los Acuerdos y Resoluciones aprobados por el Consejo General y de la Junta General Ejecutiva. Supervisar para firma del Consejero Presidente y del Secretario del Consejo los Acuerdos y Resoluciones aprobados. Coordinar las notificaciones realizadas, slo por lo que respecta a los integrantes del Consejo General, de los Acuerdos y Resoluciones aprobados tanto los que se aprueban sin cambios como aqullos que son objeto de engrose. Coordinar la elaboracin de las versiones estenogrficas del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva.

SDA

JDAJGE

JDACG

JDVEEA

SDAD

JDID

JDRE

Coordinar la elaboracin de los Proyectos de Acta de las sesiones al Consejo General y la Junta General Ejecutiva para su envo a los integrantes de dichos rganos colegiados, a fin de que, en su caso, emitan observaciones.
Coordinar y supervisar la integracin de las Actas de las sesiones del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva. Coordinar con la Direccin de Coordinacin y Anlisis de la Direccin del Secretariado, el envo a la Unidad Tcnica de Servicios de Informtica de la publicacin en las pginas de internet, intranet y de transparencia del Instituto de los Acuerdos Resoluciones y Actas aprobados por el Consejo General y la Junta General Ejecutiva. Coordinar las gestiones necesarias para la publicacin en el Diario Oficial de la Federacin de los Acuerdos y Resoluciones aprobados por el Consejo General, y en su caso los que determine la Junta General Ejecutiva y otras dependencias del Instituto, con excepcin de aquellos que solicite la Contralora General. Coordinar la elaboracin del seguimiento de las publicaciones de los acuerdos, resoluciones y dictmenes del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva en el Diario Oficial de la Federacin. Coordinar la integracin al archivo de la documentacin generada en las sesiones del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva.

Funcin Duplicada

Fuente: Manual de Organizacin 2009

505

Se identific que no existe una diferenciacin significativa entre las funciones de los directores, subdirectores y jefes de departamento (3/4)
Funciones
Supervisar la instrumentacin de mecanismos para la guarda, custodia y conservacin de los archivos del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva. Coordinar la elaboracin de certificaciones vinculadas con la documentacin correspondiente al mbito de su competencia. Supervisar la atencin de solicitudes de informacin relacionadas con documentacin del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva que formulen los propios integrantes del Consejo General o bien, las diversas instancias del Instituto; as como las Solicitudes vinculadas con el mbito de su competencia, en materia de transparencia y acceso a la informacin. Solicitar materia vinculadas con el mbito de su competencia de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. Coordinar la evaluacin del Calendario Integral y el avance fsico que sirven de base para la elaboracin de los informes trimestrales y anuales de la Direccin de rea. Coordinar la elaboracin de los informes trimestrales y anuales de la Direccin de rea para su integracin a los Informes de la Direccin del Secretariado que se someten a consideracin del Consejo y de la Junta. Coordinar la elaboracin del Catlogo de documentos y de la Gua Simple de Archivo del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva. Coordinar la elaboracin de las versiones estenogrficas solicitadas por las Comisiones del Consejo General, as como por diversas dependencias del Instituto. Coordinar la elaboracin de los trabajos especiales que solicita el Director del Secretariado. Acordar con el Director del Secretariado los asuntos correspondientes al mbito de su competencia. Funcin Duplicada Fuente: Manual de Organizacin 2009

SDA

JDAJGE

JDACG

JDVEEA

SDAD

JDID

JDRE

506

Se identific que no existe una diferenciacin significativa entre las funciones de los directores, subdirectores y jefes de departamento (4/4)
Funciones
Coordinar las acciones necesarias para proporcionar el apoyo tcnico y logstico para la celebracin de las sesiones del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva, as como para el desarrollo de diversos eventos del Instituto dentro y fuera de sus instalaciones. Organizar y coordinar el funcionamiento de las Unidades Administrativas bajo su adscripcin.

SDA

JDAJGE

JDACG

JDVEEA

SDAD

JDID

JDRE

Vigilar que las disposiciones legales y reglamentarias se cumplan en las Unidades Administrativas bajo su adscripcin
Coordinar la elaboracin de las Polticas y Programas Generales de la Direccin de rea.

Se identificaron 15 funciones que tienen una posible duplicidad de funciones, principalmente por ser actividades de supervisin, coordinacin y revisin

Funcin Duplicada

Fuente: Manual de Organizacin 2009

507

Se identific que no existe una diferenciacin significativa entre las funciones de los directores, subdirectores y jefes de departamento en ciertas funciones (1/2)
A continuacin se presenta el anlisis de las funciones duplicadas del Director de Coordinacin y Anlisis con respecto a su lnea de reporte

Funciones
Coordinar la propuesta de polticas y programas generales de la direccin. Controlar y dirigir la elaboracin del Calendario Anual de Actividades. Coordinar y supervisar la actualizacin de informacin del Consejo General y la Junta General Ejecutiva disponible en el Sistema de Red. Controlar y dirigir la elaboracin de los resmenes analticos de cada uno de los puntos del orden del da de la sesin de Consejo General a efecto de tener elementos necesarios que coadyuven en la forma en que estos sern desahogados en seno del Consejo General. Coordinar la sistematizacin de las solicitudes de compromisos que se generan en las sesiones de Consejo General y de la Junta General Ejecutiva y realizar el seguimiento correspondiente para su debido cumplimiento. Disear la elaboracin de informes y diversos documentos para las Comisiones del Consejo General donde la Direccin del Secretariado tenga participacin directa. Coordinar la elaboracin del calendario de actividades relevantes que se desarrollan en el Instituto durante los procesos electorales. Consolidar la integracin y revisin de los informes trimestrales, anuales y el Avance Fsico del Sistema Institucional de Informacin de la Junta General Ejecutiva, con base en las aportaciones que presentan las Direcciones Ejecutivas y Unidades Tcnicas, para su posterior presentacin al Consejo General. Coordinar, vigilar y sistematizar la recepcin e integracin de informacin que presenta el Secretario Ejecutivo al Consejero Presidente del Consejo General del Instituto Federal Electoral, respecto de los informes mensuales de actividades realizadas por los rganos desconcentrados del Instituto.

SDOD

JDOL

JDOD

SDP

JDPM

JDASA

Funcin Duplicada

Fuente: Manual de Organizacin 2009

508

Se identific que no existe una diferenciacin significativa entre las funciones de los directores, subdirectores y jefes de departamento en ciertas funciones (2/2)
Funciones
Coordinar el envo de circulares y oficios dirigidos a los Vocales Ejecutivos de las 32 Juntas Locales Ejecutivas y 300 Juntas Distritales Ejecutivas. Coordinar la elaboracin del directorio de Juntas Locales y Distritales Ejecutivas. Establecer comunicacin expedita con los vocales de las Juntas Locales y Distritales Ejecutivas del pas.. Coordinar el recibo, el anlisis y la remisin de la informacin que sea solicitada a travs del Sistema INFOMEX-IFE. Vigilar la elaboracin del trabajo en materia de diseo respecto a la legislacin electoral. Vigilar la elaboracin de formatos electrnicos para diversas actividades de la direccin.

SDOD

JDOL

JDOD

SDP

JDPM

JDASA

Se identificaron 9 funciones que tienen una posible duplicidad de funciones, principalmente por ser actividades de supervisin, coordinacin y revisin

Funcin Duplicada

Fuente: Manual de Organizacin 2009

509

Los acrnimos que se utilizaron para el anlisis de duplicidades se enlistan a continuacin

SDA

Subdireccin de Archivo

SDOD

Subdireccin de rganos Desconcentrados

JDAJGE

Jefe de Departamento de la Junta General Ejecutiva Jefe de Departamento del Archivo del Consejo General Jefe de Departamento de Versiones Estenogrficas y Elaboracin de Actas

JDOL

Jefe de Departamento de rganos Locales

JDACG

JDOD

Jefe de Departamento de rganos Distritales

JDVEEA

SDP

Subdireccin de Planeacin

SDAD

Subdireccin de Apoyo Documental

JDPM

Jefe de Departamento de Planeacin de Mtodos

JDID

Jefe de Departamento de Integracin de Documentos

JDASA

Jefe de Departamento de Anlisis y Seguimiento de Acuerdos

JDRE

Jefe de Departamento de Reproduccin y Envo

510

B. Diagnstico - Hallazgo 3
Procesos fragmentados

Se defini una arquitectura de procesos para mapear en el primer y segundo nivel de la estructura, la interaccin de los puestos en los procesos del rea
Arquitectura de Procesos de la Direccin del Secretariado 1 Preparacin Desarrollo 2 Seguimiento 3

4 Actividades de soporte

Director del Secretariado


1 2 3

Secretario particular
4

Enlace administrativo
4

Lder de proyecto
1 4

Director de apoyo a rganos centrales


1 2 3

Director de coordinacin y anlisis


1 3

Subdirector de apoyo documental


1 2 3

Subdirector de archivo
2 3

Subdirector de apoyo tcnico y logstico


1

Subdireccin de planeacin
3

Subdireccin de rganos desconcentrados


3
Fuente: Entrevistas

512

De acuerdo al mapeo de los procesos en la estructura se identific que se cuenta con procesos fragmentados que pueden originar redundancias en el rea

Preparacin

Desarrollo

En este proceso las dos direcciones de esta rea se encuentran involucradas La Direccin de apoyo a rganos centrales tiene las principales actividades dentro de esta actividad, ya que es responsable de la preparacin de la documentacin que se requiere en las sesiones La Direccin de coordinacin y anlisis es responsable de la preparacin del lugar de las sesiones Por orden organizacional deberan encontrarse todas las actividades de este proceso bajo una misma lnea de mando

La principal actividad de este proceso es la documentacin de las decisiones tomadas durante las sesiones Este proceso se encuentra realizado nicamente por la Direccin de apoyo a rganos centrales Al contar con un procesos bajo una misma lnea de mando se facilita el desarrollo de las actividades, mejorando significativamente los resultados del proceso

Seguimiento
Este proceso se origina una vez que la sesiones han finalizado y tiene como objetivo dar a conocer los acuerdos y revisar que se cumplan en los tiempos establecidos En este proceso las dos direcciones de esta rea se encuentran involucradas La Direccin de apoyo a rganos centrales es responsable de la documentacin de los acuerdos y de la publicacin en la gaceta electoral y en el Diario Oficial de la Federacin cuando se requiere La Direccin de coordinacin y anlisis es responsable de la difusin de los acuerdos a las reas del Instituto

Actividades de soporte
En este proceso se realizan todas las actividades de soporte administrativo para el rea Se encuentran tres puestos dedicados a estas actividades que son una lnea de reporte directo a la Direccin del Secretariado

Fuente: Entrevistas

513

C. Resumen de Hallazgos e Impactos

Resumen de Hallazgos
Conclusiones por hallazgo

1. La Direccin del Secretariado cuenta con tramos de control demasiado reducidos, por lo que se requiere contemplar una nueva estructura con tramos de control ms amplios que permitan una mejor interaccin entre los diferentes puestos, con el objetivo de contar con una estructura organizacional gil y ms eficiente. 2. Se id Se identificaron duplicidades en algunas de las funciones, principalmente cuando se encuentran dos niveles de la organizacin con el rol de supervisin, coordinacin o revisin, lo que implica tener una estructura organizacional con mayor enfoque a la revisin que a la operacin. Se requiere contar con una estructura organizacional ms plana que permita eliminar las duplicidades existentes. La estructura organizacional actual no cuenta con reas que sean responsables de un proceso de principio a fin, lo que dificulta el desarrollo de las actividades y puede originar redundancias que se traducen en duplicidades dentro de la misma Direccin. Por la naturaleza de esta rea, se recomienda contar con una estructura por procesos que permita reducir el tramo de control, mejorar el seguimiento de la operacin y tener un responsable organizacional por uno o ms procesos de forma integral

3.

515

D. Soporte Estratgico

Mapa Estratgico Direccin del Secretariado 2015


Vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional
SC1. Incrementar la eficiencia en la organizacin de los Procesos Electorales Federales ME3. Incrementar la cobertura, servicios y calidad de la atencin ciudadana

IT1. Implantar una nueva cultura de planeacin e innovacin

IT4. Mejorar la comunicacin y coordinacin interna

Usuarios

Brindar el apoyo ptimo para la organizacin y desarrollo de sesiones de rganos centrales de direccin y realizacin de eventos

Garantizar la certeza y seguridad jurdica de la documentacin aprobada por Consejo General y Junta General Ejecutiva

Dar seguimiento puntual y oportuno a lo aprobado y ordenado por los rganos centrales de direccin del Instituto

Brindar atencin oportuna a la informacin y solicitudes emanada de los rganos desconcentrados

Procesos

Garantizar la entrega oportuna a los integrantes del CG y JGE de la documentacin necesaria para la toma de decisiones

Eficientar la entrega de la documentacin aprobada en CG y JGE

Fortalecer la tramitacin de asuntos relacionados con los rganos desconcentrados

Mejorar el seguimiento de las actividades y los procesos que integran el CIPEF

Optimizar el servicio que se brinda en los diferentes eventos

Garantizar la conservacin del Archivo y eficientar la atencin de solicitudes

Eficientar el seguimiento a lo aprobado en CG y JGE

Innovacin y transformacin institucional

Implementar un programa de capacitacin especializado

Fomentar una cultura de desarrollo integral

Contar con sistemas adecuados para la operacin

Impulsar la adecuacin de la estructura organizacional

Modernizar los espacios para el desarrollo de sesiones y eventos

517

XII. Diagnstico organizacional UTP

A. Entendimiento

Para el anlisis de la UTP, se obtuvo informacin de documentos existentes y se realizaron entrevistas con los principales funcionarios del rea
Documentos Analizados
Nombre Plan Estratgico Institucional 2012-2015 Plantilla proporcionada por el Instituto, Abril 2013 Reglamento Interior Manual de Organizacin 2009
Mapas Estratgicos de las URs

Descripcin Estrategia institucional de mediano plazo Presupuesto total anual de la plaza Normas que regulan el funcionamiento de la estructura orgnica del Instituto Descripcin de labores asignadas por cada unidad responsable
Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional

Entrevistas
Nombre
1 2 3 4

Puesto
Director de la Unidad Tcnica de Planeacin Director de Planeacin Estratgica Director de Soporte a la Ejecucin Coordinador de Innovacin y Mejora de la Gestin Lder de Proyecto 2P1 Lder de Proyecto 2P2

Jos Luis Rodrguez Herrera Oswaldo Sinuh Fontes Bravo Enriqueta Plasencia Salinas Alfredo Hernndez Snchez Mejorada Alfonso Juan Carlos Corts Mndez Beatriz Tovar Guerrero

5
6

520

La UTP tiene un objetivo especfico que despliega a travs de 6 vertientes de trabajo, mismas que contribuyen al logro de la misin y visin del Instituto
IFE
Misin Visin

Misin UTP

Articular el esfuerzo en materia de planeacin, tendiente al logro de los fines superiores del Instituto, mediante la evaluacin y actualizacin de sus procesos operativos, que propicien su desarrollo armnico con uso racional de recursos, tanto humanos como materiales, lo mismo en el nivel central como en sus rganos desconcentrados

Objetivo Especfico UTP

Ser aliados estratgicos para la planeacin, innovacin y desarrollo de los procesos institucionales tanto a nivel central como en rganos Desconcentrados

1. Disear y coordinar la operacin y actualizacin del Sistema Integral de Planeacin, Seguimiento y Evaluacin del Instituto (SIPSEI) 2. Coordinar la implementacin de la Planeacin Estratgica Institucional 2011-2015 3. Implantar el uso de la Metodologa en Administracin de Proyectos para permitir un mejor seguimiento, medicin y evaluacin de la Cartera Institucional de Proyectos 4. Disear y coordinar la implementacin de un modelo organizacional orientado a procesos que permita eficientar la operacin institucional 5. Implementar y desarrollar el sistema de indicadores institucionales para apoyar la evaluacin institucional 6. Fortalecer la transparencia y la rendicin de cuentas alineando la planeacin institucional con el uso de los recursos
Fuente: Mapas Estratgicos de las URs, Manual de Organizacin 2009

Vertientes de trabajo UTP

521

La UTP actualmente opera con 26 colaboradores, de los cuales el 77% son niveles de MM y MS con un costo nmina aproximado de $23.5 Mdp anuales
Rama Total de MM y MS A Nombre del Puesto 10 19 MS Tipo de mando Total de TO

Nm. Costo Total Colaboradores (mdp)


A MS D. de la Unidad Tcnica de Planeacin 20 6 A Lder de Proyecto 2P2 (Secretara Tcnica) 3 MM 1

MM y MS T0 TOTAL

20 6 26

$23.5 $1.79 $25.29

A 7

MM 1

D. de Planeacin Estratgica

A MM D. De Soporte a la Ejecucin 4 0

MM P Coordinador de Innovacin y Mejora de la Gestin 5 1

Detalle de costos

Nota: Adicionalmente se identificaron 9 colaboradores TO contratados por proyecto hasta el cierre del presente ao

UTP
(Estructura de gestin) (1)

NC

6
Servicio Profesional Administrativa Honorarios Permanentes Honorarios Eventuales

5 4 3 2

1
$7.53
UTP

$1.76

$2.91

$0.77

$0.75

$2.41

$2.65

Mdp

Direccin de Planeacin Estratgica 8.53 33.7% 27%

Direccin de Soporte a la Ejecucin 4.4 17.4% 15.4%

Coordinacin de Innovacin y Mejora de la Gestin 5.3 20.94% 23%

Costo por rea(1,2) MM y MS% sobre NC total rea MM y MS% sobre $ total rea

$25.3 77% 93%

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

(1) (2)

Incluye MM y MS PPTO Anual de la plaza en millones de pesos

522

B. Diagnstico

Se identificaron 2 hallazgos principales que indican reas de oportunidad en cuanto a la definicin del rol de la Unidad y al alcance de sus funciones
1
D. de la Unidad Tcnica de Planeacin Lder de Proyecto 2P2

1
D. de Planeacin Estratgica

D. De Soporte a la Ejecucin

Coordinador de Innovacin y Mejora de la Gestin

Hallazgo

Descripcin Actualmente la UTP distribuye sus actividades en los 6 componentes contenidos en el SIPSEI, adicionalmente se contempla abarcar 2 actividades adicionales, aspecto que dispersa los esfuerzos y disminuye la profundidad de accin en cada uno

Oportunidades

1. Dispersin en el enfoque de la funcin

Definicin de rol y alcance de las funciones de la Unidad Tcnica de Planeacin

2. Definicin del rol y claridad en el alcance de la Direccin de Soporte a la Ejecucin

El rol de la Direccin de Soporte a la Ejecucin contempla actuar como una Oficina de Administracin de Proyectos; sin embargo, la estructura actual no permite prestar el apoyo con el nivel de profundidad adecuado

Clarificacin del rol de la Direccin de Soporte a la Ejecucin

Decisin Estratgica

Descentralizacin

Consolidacin

Modernizacin

Redistribucin de recursos

524

B. Diagnstico Hallazgo 1
Dispersin en el enfoque de la funcin

La UTP nace de la necesidad de generar nuevos esquemas de planeacin que apoyen la estrategia de modernizacin y transformacin en todo el Instituto
Lnea de tiempo de la Unidad Tcnica de Planeacin Creacin de Unidad Tcnica de Planeacin / Definicin de misin, visin, y diagnstico de situacin institucional Definicin de Plan Definicin de Estratgico prioridades Institucional / institucionales, Aprobacin del objetivos estratgicos SIPSEI* y de indicadores Formalizacin de la Administracin de Proyectos en IFE Anlisis de la estructura organizacional del Instituto Federal Electoral

2010

2010

2011

2011

2013

Desde su creacin, la UTP estableci en el Reglamento Interior los principales puntos de accin, que a travs del Sistema Integral de Planeacin, Evaluacin y Seguimiento (SIPSEI), fortalecen las reas de oportunidad identificadas en el diagnstico realizado en 2010 al igual que mejoran las capacidades que responden a la estrategia de modernizacin del Instituto. Coordinar la construccin de la visin estratgica a largo plazo, as como las actividades inherentes o derivadas del SIPSEI Proponer los lineamientos metodolgicos que orienten la correcta alineacin de los instrumentos de planeacin con el rumbo estratgico Administrar la informacin que se genere acerca del cumplimiento de los planes, programas y proyectos institucionales Proponer e impulsar estrategias de vinculacin que favorezcan la coordinacin de los rganos desconcentrados con los rganos centrales del Instituto Concertar convenios de colaboracin y proyectos estratgicos dentro de los procesos de planeacin y mejoramiento de la administracin Proponer instrumentos normativos para la elaboracin eficaz y eficiente de las polticas y programas generales

Coadyuvar en el diseo e implantacin de la formulacin del anteproyecto de presupuesto y en la integracin de proyectos

Brindar apoyo tcnico y asesora en la formulacin de sus polticas, programas y proyectos

Apoyar a la DEA, en el proceso de planeacin y evaluacin financiera del Instituto y la viabilidad de los proyectos institucionales

Proponer la implementacin de polticas, programas y proyectos de no discriminacin

Apoyar en capacitacin de metodologas de innovacin administrativa y el desarrollo de mejores prcticas

526

El SIPSEI cuenta con 6 principales componentes, de los cules 4 se realizan en conjunto con otras reas del instituto
Componente

Objetivos

rea Compartida

Planeacin Institucional

Garantizar que la planeacin en sus mltiples variantes (estratgicas, tcticas y operativas), se constituya como un componente fundamental de la cultura organizacional, siendo el eje a travs del cual se orienten las iniciativas, acciones y actividades de las diversas reas y actores institucionales

N/A

Administracin de Proyectos

Institucionalizar a esta disciplina como una prctica generalizada que permita un mejor control , seguimiento, medicin y evaluacin de la cartera institucional de proyectos

URs Desarrollo de proyectos

Administracin por Procesos

Instrumentar un modelo organizacional orientado a procesos que permita mejorar la calidad de los productos y servicios con un enfoque a resultados y la satisfaccin de los requerimientos y expectativas de la sociedad

N/A

Presupuesto Orientado a la Planeacin

Mejorar sustancialmente las asignaciones presupuestales y el ejercicio del gasto con una alineacin a la Planeacin Institucional, incrementando la transparencia en el uso de los recursos presupuestales autorizados anualmente al Instituto y favoreciendo la rendicin de cuentas

DEA DRF DEA - DRMS

Desarrollo Organizacional

Impulsar la evolucin Institucional, a travs de la innovacin en el desarrollo de sus actividades, del impulso al desarrollo de su capital intelectual y de la administracin del conocimiento, que acompaada de un programa de desarrollo de competencias y gestin del cambio, aporte a la construccin de una nueva cultura laboral y mejore y optimice el desempeo institucional

DEA - DP

Seguimiento, Medicin y Evaluacin

Auspiciar la rendicin de cuentas y transparencia en el uso de los recursos pblicos, a travs de una valoracin objetiva del desempeo institucional bajo el principio de verificacin del grado de cumplimiento de polticas, planes, estrategias, objetivos, proyectos y metas

DESPE

527

La dispersin del enfoque en 6 diferentes componentes impide a la UTP contar con el avance y profundidad de anlisis adecuado para cada uno de ellos
Componente

Situacin/Alcance Actual
Generacin plan institucional 2011-2015 Implementacin del sistema Strategy (planeacin estratgica, tctica y operativa) Apoyo en realizacin de mapas estratgicos de las reas Adecuacin de metodologa PMI a las necesidades del instituto Uso de sistema PMWeb para fines de seguimiento de alto nivel a los proyectos Capacitacin a enlaces en metodologas

Alcance Pendiente de Concluir


Claridad de rol en temas de planeacin y comunicacin del mismo Implementacin de metodologa de planeacin en las URs

Avance

RI*

Planeacin Institucional

Administracin de Proyectos

Implementacin del rol de Administracin de Programas Profundidad de anlisis y evaluacin del avance de los proyectos Solamente se han realizado pilotos de diseo de procesos (DERFE) Documentacin de al menos el 20% de los procesos del instituto (procesos crticos) Implementacin de metodologa de procesos Claridad de rol en temas de presupuesto y comunicacin del alcance a las reas Acuerdo de alcance de rol con la Direccin de Recursos Financieros y la Direccin de Recursos Materiales y Servicios de la DEA

Administracin por Procesos

Apoyo a las reas para diseo y documentacin de procesos

Presupuesto Orientado a la Planeacin

Generacin de mapas estratgicos que incluyen proyectos y objetivos operativos, lo que apoya la generacin del presupuesto Apoyo en dimensionamiento de proyecto para realizacin de compras

Desarrollo Organizacional

Proyecto de anlisis de estructura organizacional

Acuerdo de alcance de rol con las reas involucradas en Desarrollo Organizacional Definicin de funciones relacionadas

Seguimiento, Medicin y Evaluacin

Seguimiento de alto nivel a proyectos

Claridad y comunicacin del rol Profundidad de anlisis para la medicin y evaluacin del funcionamiento de las reas

No incluido en el Reglamento Interior

*Reglamento Interior

Baja

Media

Media-Alta

Alta

Incluido en el Reglamento Interior

528

Adicionalmente, se ha propuesto incluir en su portafolio las actividades de Auditora y Comunicacin Interna, aumentando la dispersin de sus funciones
Componente
Situacin/Alcance Actual Alcance Pendiente de Concluir

Avance

RI*

Auditora Interna

Generacin de Sistema de Auditora Interna para dar seguimiento a los procesos

Finalizar la generacin del sistema Implementacin del Sistema

Comunicacin Interna

Actualmente la funcin se encuentra en Secretara Ejecutiva

Definicin de rol, funciones e implementacin

*Reglamento Interior

Baja

Media

Media-Alta

Alta

Incluido en el Reglamento Interior

No incluido en el Reglamento Interior

529

Mediante un comparativo con prcticas lderes se identific que an cuando la UTP cubre las funciones bsicas de planeacin, existen brechas importantes
Cadena de valor de actividades clave segn prcticas lderes de planeacin Planear y Administrar la Organizacin
Monitorear el Entorno Definir Presupuesto Determinar programas

Administracin de Proyectos
Analizar factibilidad de proyectos Administrar inicio de proyecto

Apoyo a Toma de Decisiones


Proveer apoyo en tema de Presupuesto

Funciones realizadas adicionales a funciones tpicas de planeacin


Administracin por Procesos

Formular Plan Estratgico

Planear y Administrar Desempeo de Calidad Administrar y Mejorar el Desempeo del Negocio

Determinar proyectos

Obtener aprobacin de proyectos

Dar seguimiento y cerrar proyecto

Apoyar Costeos

Desarrollo Organizacional

Administrar Gobierno Corporativo Administrar Relaciones con Entes Regulatorios

Desarrollar plan inicial de proyecto

Administracin de presupuestos

Desarrollar anlisis de entrega de servicios

Auditora Interna

Anlisis de oportunidades estratgicas

Priorizar proyectos

Preparar y calendarizar proyecto

Reporteo y Anlisis de Desempeo

Comunicacin Interna

Definir el Plan de Negocio

Analizar requerimientos de proyectos

Ejecutar proyecto

Actividad tpica de planeacin realizada en la UTP

Actividad tpica de planeacin NO realizada en la UTP

Actividad de planeacin compartida con rea externa a la UTP

Actividad realizada por la UTP no considerada como actividad tpica de planeacin

530

La amplitud de temas, a nuestro juicio, no ha permitido a la UTP alcanzar un nivel de madurez ptimo en el desarrollo de sus funciones de planeacin y proyectos
La UTP se encuentra en un proceso gradual de madurez dentro de los temas que le han sido asignados dentro del SIPSEI Matriz de Madurez para Planeacin
Evaluacin del nivel de madurez, basado en las capacidades internas y prcticas lderes
Evaluacin de Madurez Categora Proceso Inmaduro / Inexistente Elemental Desarrollo
El enfoque de planeacin

Maduro
Visin de mediano plazo -

Prctica Lder
Enfoque de largo plazo -

Desarrollo de Visin Integrada

No existe planeacin

estratgica o cualquier planeacin es a corto plazo, y reactiva

El enfoque de planeacin

estratgica slo cuenta con una revisin anual

estratgica es incremental - Dnde estamos ahora?, Qu podemos hacer para ser mejores?
Se realizan anlisis donde

dnde queremos estar en el siguiente, o en los siguientes 2 aos, y qu necesitamos hacer para llegar ah?

Dnde queremos estar en los siguientes 5 aos?, Qu necesitamos hacer, para llegar ah?

La planeacin estratgica

Se realizan anlisis de

Diagnstico de la Situacin Actual

carece de un diagnstico de la situacin actual para posicionar a la organizacin

mercado identificando la posicin de organizacin dentro del Sector, con base en indicadores cualitativos
Los imperativos

se comparan indicadores referenciales de la industria con la situacin actual de la organizacin


Los imperativos

La planeacin estratgica

La planeacin estratgica

se retroalimenta de diagnsticos internos y externos anualmente


Los imperativos

es flexible y es realineada peridicamente con base en retroalimentacin de diagnsticos internos, externos y benchmarks
Los imperativos

Desarrollo de Planeacin

No son definidas

estrategias que brinden soporte a la Visin de la organizacin

estratgicos son vagamente definidos y no tienen una clara direccin estratgica


Son generados planes de

estratgicos se encuentran alineados a la visin y cuentan con indicadores especficos


Todas las iniciativas

estratgico son desarrollados y evaluados con base en el anlisis de mltiples escenarios e indicadores
Existe una coordinacin

estratgicos son claros y se encuentran totalmente alineados a la Visin en mltiples dimensiones


Existe una PMO y

Planeacin de Implementacin de la Estrategia

El enfoque de planeacin

estratgica slo cuenta con una revisin anual

trabajo y programas para el desarrollo de iniciativas con base en mtricas de tiempo, costo, calidad y porcentaje de avance
Existen indicadores de

cuentan con planes de trabajo y programas definidos, ligados a presupuestos; son identificadas redundancias
La administracin de la

manual de los programas de la organizacin, con base en un modelo de administracin de proyectos


La administracin de la

herramientas tecnolgicas que permiten ejecutar y coordinar proyectos y programas en mltiples dimensiones
La administracin de la

Seguimiento y Administracin de la Estrategia

No existen indicadores de

desempeo ni administracin de riesgos ligados a la estrategia y su consecucin

desempeo financieros los cuales son monitoreados y reportados manualmente

estrategia se realiza con base en el monitoreo de indicadores de desempeo y administracin de riesgos

estrategia cuenta con tableros de desempeo, riesgos, y procedimientos automatizados para reportar el desempeo

estrategia se realiza utilizando un repositorio nico de informacin que permite el monitoreo en mltiples dimensiones

Estado Actual

Estado Deseado

531

Existen dos alternativas para la redefinicin del rol y alcance de la UTP a futuro, presentando cada una de ellas beneficios, retos e implicaciones diferentes
Oficina de Modernizacin del Instituto
Oficina de Planeacin y Administracin de Proyectos
Unidad que se enfoque en actividades de planeacin y evaluacin del desempeo del Instituto, as como en materia de administracin de la cartera de proyectos

Definicin General

Unidad que funcione como un asesor interno que brinde apoyo especfico a las reas del Instituto bajo una amplia gama de servicios

Componentes Considerados

Planeacin Institucional Seguimiento a la ejecucin de la estrategia Administracin de Proyectos Seguimiento, Medicin, Anlisis y Evaluacin de indicadores Administracin por Procesos Gestin del Cambio Amplio alcance de funciones Apoyo puntual y de corto tiempo Fortalecer y desempear en el IFE las capacidades de procesos y gestin del cambio requeridas para la modernizacin del Instituto

Planeacin Institucional Seguimiento a la ejecucin de la estrategia Administracin de Proyectos Seguimiento, Medicin, Anlisis y Evaluacin de indicadores

Beneficios

Profundidad de anlisis Enfoque de accin Estabilidad de alcance

Retos

Priorizacin de funciones Profundidad de anlisis y apoyo Claridad de rol en el instituto No se cuenta con atencin permanente Adecuacin de estructura

Profundidad de anlisis Enfoque estratgico de la Unidad Adecuacin de estructura

Implicaciones

Restructuracin de la Unidad Especializacin en amplia gama de funciones Definicin y comunicacin del modelo de entrega de servicios Aumento de cantidad de personal y costo de estructura Temporalidad de la oficina de modernizacin en aspectos de procesos y cambio

Restructuracin de la Unidad Especializacin de funcin Definicin y comunicacin del modelo de entrega de servicios

532

Con la finalidad de clarificar el rol de la UTP, el Consejo General y la Secretara Ejecutiva debern definir cul debera ser el foco para los prximos aos
Oficina de Modernizacin del Instituto Oficina de Planeacin y Administracin de Programas

Planeacin Institucional Seguimiento a la ejecucin de la estrategia Administracin de Proyectos

Gestin del Cambio Administracin por Procesos Seguimiento, Medicin, Anlisis y Evaluacin de indicadores

Planeacin Institucional Seguimiento a la ejecucin de la estrategia Administracin de Proyectos Seguimiento, Medicin, Anlisis y Evaluacin de indicadores

Dispersin de funciones

Dispersin de funciones

Nivel de accin

Definicin de alcance de funciones de la UTP

Nivel de accin

Profundidad de anlisis

Profundidad de anlisis

533

B. Diagnstico Hallazgo 2
Definicin del rol y claridad en el alcance de la Direccin de Soporte a la Ejecucin

La D. de Soporte a la Ejecucin nace de la necesidad de fortalecer el diseo, integracin, seguimiento y evaluacin de la Cartera Institucional de Proyectos
Actualmente, la Cartera Institucional de Proyectos del Instituto est compuesta por 55 proyectos, de los cules 4 son considerados como estratgicos.

La estructura de proyectos est basada en niveles de desagregacin, siendo el primer nivel el correspondiente a los proyectos estratgicos El alcance de la cartera institucional no incluye la visibilidad de la totalidad de proyectos desarrollados en el Instituto

El seguimiento y control de los proyectos se realiza a travs del sistema PMWeb, el cual funciona a travs de reportes que presentan tres principales indicadores: Indicador de Avance Fsico - Compara el avance planeado contra el avance real Indicador de Avance de Entregables - Mide el avance en la conclusin de entregables de los proyectos especficos

Indicador de Avance Presupuestal - Muestra el avance en el ejercicio presupuestal comparado con el presupuesto aprobado

Este seguimiento es necesario, sin embargo existe una cantidad importante de indicadores que actualmente no se evalan y podran redituar en una mejor ejecucin e integracin de los proyectos.

535

Adicional a los 4 principales indicadores, existe una serie de indicadores de Administracin de Proyectos los cules no son considerados actualmente
Tomando como base metodologas de Administracin de Proyectos, existen 9 reas principales a analizar:

Descripcin
Organizacin (RH)
Generacin de la estrategia de organizacin y el plan de recursos humanos; integra, desarrolla, monitorea y libera al equipo cuando el proyecto finaliza, lo anterior en funcin de administrar capacidades con los recursos Generacin del plan de comunicacin as como su administracin. Ejecucin de la comunicacin hacia el equipo, patrocinadores y principales audiencias en el mbito del proyecto Elaboracin del plan de contrataciones analizando qu puede desarrollarse dentro de la organizacin y qu debe adquirirse por medio de externos Produccin del plan de trabajo que incluye los recursos humanos y materiales para desarrollar las tareas del proyecto y analizar las capacidades de la organizacin. Al inicio de ste se establece un plan de alto nivel mismo que se detalla conforme avanza el proyecto Desarrollo de la estrategia de gestin del costo y elaboracin del presupuesto del proyecto, incluye la ejecucin, monitoreo y control a lo largo del mismo Elaboracin del plan de administracin de riesgos. Los riesgos son identificados y registrados, analizados cualitativa y cuantitativamente, asimismo se elaboran los planes de accin Establecimiento del alcance del proyecto as como del plan para su gestin. Los entregables que se desarrollan son verificados contra el alcance, que se monitorea y controla constantemente Desarrollo del plan de calidad, establecimiento de planes de mejora de procesos, mtricas y listas de revisin, que se utilizan para el aseguramiento y control de la calidad Produccin de la estrategia de integracin de las fases y reas de conocimiento. Se monitorea el desempeo del proyecto y analiza cundo puede cerrarse una fase para iniciar con la siguiente

Cumplimiento

Comunicacin

Proveedores

Tiempo

Costo

Riesgos

P r i n c i p a l e s K P I s

Alcance / Cambios

Calidad

Integracin

Baja

Media

Media-Alta

Alta

536

Previo a las acciones para mejorar el cumplimiento de la Direccin, es necesario definir el nivel estratgico al que se dar seguimiento a los diferentes proyectos
El alto nmero de proyectos en la cartera y la estructura reducida de la Direccin de Soporte a la Ejecucin, perfila a la UTP a fungir como una Oficina de Administracin de Programas. Marco de gestin de programas y proyectos Ms estratgico

La gestin de programas se enfoca entre otros temas en: O. de Admn. de Portafolios Estado Propuesto de la UTP Creacin y administracin del portafolio de entregables clave, incluyendo casos de negocio y otros documentos de lnea base Identificar, gestionar y abordar las interdependencias entre proyectos en trminos de actividades, entregables y recursos Dar seguimiento a la creacin de beneficios de los programas

Oficina de Administracin de Programas

La gestin de proyectos se enfoca en: Estado Actual de la UTP Oficina de Administracin de Proyectos Ejecutar y entregar los resultados e hitos planeados para los proyectos Administrar el plan de trabajo del proyecto, presupuesto, asuntos, riesgos y solicitudes de cambio, definidos en los procesos y herramientas del proyecto Escalar los asuntos del proyecto, solicitudes de cambio y riesgos, de acuerdo a lo requerido

Menos estratgico

537

La creacin de una Oficina formal de Administracin de Programas aumentara el desempeo y rendimiento de los proyectos, dando igualmente mayor visibilidad
Niveles de Indicadores
Seguimiento a beneficios Desempeo del proyecto Auditoria del Modelo de Gobierno

Tipos de Indicadores Seguimiento a Beneficios


Es el grado de cumplimiento de los objetivos y beneficios esperados Se obtienen las bases para replantear los beneficios Ejemplos ilustrativos (lista no exhaustiva) Cumplimiento de los objetivos Cumplimiento de beneficios Cumplimiento del retorno a la inversin (ROI) Valor presente neto EVA

Indicadores que monitorean y controlan la realizacin de beneficios y objetivos de los programas del portafolio y su alineacin al cumplimiento de la estrategia

O. de Admn. de Portafolios

Desempeo del Proyecto


Grado de cumplimiento en trminos de tiempo, alcance, calidad y recursos En esta dimensin obtendremos acciones preventivas y correctivas para mejorar el desempeo del proyecto Ejemplos ilustrativos (lista no exhaustiva) Avance en tiempo / actividades Valor Ganado / Planificado Variacin Costo / Cronograma Asuntos crticos / riesgos sin resolver % Proyectos en tiempo / presupuesto / alcance

Indicadores que monitorean y controlan el cumplimiento de los objetivos de recursos y cmo contribuyen a lograr los objetivos del programa

Oficina de Administracin de Programas

Indicadores que monitorean y controlan el seguimiento puntual de tiempo, alcance, recursos y calidad de cada proyecto en especfico

Oficina de Administracin del Proyectos

Auditoria del Modelo de Gobierno


Evala el grado de cumplimiento de la adopcin del Modelo de Gobierno y de la metodologa de PMO Estos indicadores nos dan como resultados acciones de mejoras correctivas al Modelo de gobierno Ejemplos ilustrativos (lista no exhaustiva): # de formatos completados correctamente # de veces que se entrega a tiempo el avance # de sugerencias de mejora a la PMO # de incumplimientos al Gobierno de la PMO

538

En conclusin, recomendamos perfilar a la Direccin de Soporte a la Ejecucin como una Oficina de Administracin de Programas
Retos de la Administracin de Programas Beneficios de una Oficina de Administracin de Programas

Falta de comunicacin entre los proyectos y la Oficina de Proyectos Duplicidad de actividades causada por falta de coordinacin Falta de visibilidad en las interdependencias entre los proyectos Riesgos y asuntos crticos no identificados o no administrados de forma efectiva y homognea Diferencias en la aplicacin de criterios o enfoques para resolver problemas comunes Inconsistencia en el uso de mtodos, herramientas y prcticas lder en administracin de proyectos

Comunicacin efectiva entre los Lderes de Proyecto de las iniciativas y Direccin de Soporte a la Ejecucin Coordinacin en la ejecucin de actividades comunes entre los proyectos Visibilidad de las interdependencias entre los proyectos Registro y revisin de los riesgos y asuntos crticos comunes para su escalamiento y atencin oportuna Homologacin de criterios o enfoques para la solucin de problemas comunes Consistencia en el uso de mtodos, herramientas y prcticas lder

539

C. Alternativas de Diseo de Estructura

De conformidad con el diagnstico realizado, se proponen dos principales modelos de estructura organizacional para la UTP
Escenario 1 Oficina de Modernizacin del Instituto Escenario 2 Oficina de Planeacin y Admn. de Proyectos

Unidad Tcnica de Planeacin

Unidad Tcnica de Planeacin

Planeacin Estratgica

Seguimiento a la ejecucin de la estrategia

Administracin por Procesos

Gestin del Cambio

Planeacin Estratgica

Seguimiento a la ejecucin de la estrategia

Grado de Cambio* vs Escenario 1 Propuesto

Grado de Cambio* vs Escenario 2 Propuesto

Menor

Mayor

Menor

Mayor

Principales Caractersticas: Alternativa con mayor alcance de funciones Oficina de Modernizacin con funciones de Administracin por Procesos y Gestin del Cambio con temporalidad alineada a la duracin del plan de modernizacin del IFE Perfil Estratgico Operativo Alternativa con mayor estructura, sin embargo implica una temporalidad definida para dos de las reas

Principales Caractersticas: Enfoque de la funcin Perfil estratgico Constancia de accin

Estructura reducida enfocada en funciones de planeacin y seguimiento a la planeacin

*Grado de Cambio es mayor, cuanto mayor es la diferencia entre la organizacin actual y la organizacin propuesta y viceversa

541

D. Soporte Estratgico

Mapa Estratgico UTP 2015


Vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional
IT1. Implantar una nueva cultura de planeacin e innovacin IT4. Mejorar la comunicacin y coordinacin interna

Construir relaciones de valor con nuestros usuarios

Usuarios

EPS

Ofrecer servicios especializados en materia de planeacin EPS

Procesos

Disear e implantar un modelo de desarrollo organizacional basado en mejores prcticas SFB

Impulsar la planeacin e innovacin institucional

Mejorar el modelo de presupuestacin

Consolidar la metodologa de Administracin de la Cartera de Proyectos

Consolidar el seguimiento y la evaluacin Institucional

Estructurar la operacin del Instituto por procesos

Establecer el modelo de control interno institucional

SFB

ACM

EPS

ACM ACM

MVR

AHSM

Innovacin y transformacin institucional

Mejorar la gestin interna

Eficientar el cumplimiento del marco normativo de la UTP

Implantar una plataforma informtica integral

Desarrollar equipos de alto desempeo

BTG

BTG

ACM

JLRH

543

XIII. Diagnstico organizacional UTSID

A. Entendimiento

Para el diagnstico de la UTSID realizamos entrevistas y analizamos la normatividad, bases de datos del personal y documentos facilitados por el rea
Documentos Analizados Nombre
Manual de Organizacin General 2009 Cdigo Federal de Instituciones y Procesos Electorales Reglamento Interior del IFE Reglamento del Instituto Federal en Materia de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Informes de actividades periodos 2011-2012 Plantilla proporcionada por el Instituto, Abril 2013 Mapas Estratgicos de las URs

Descripcin
Descripcin de puesto asignadas por cada unidad responsable Normas constitucionales poltico electorales Reglamento interior de trabajo Documento regulador en materia de transparencia y acceso a la informacin pblica Consolidado de reporte de actividades trimestrales por direccin Presupuesto total anual de la plaza Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional

Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el Ejercicio 2013

Estrategias orientadas a mejorar la eficacia, eficiencia, transparencia y racionalidad en la planeacin, programacin y presupuestacin de los recursos del Instituto

Entrevistas Nombre
1 2 3 4 5 Luis Garca Cacho Graciela Arteaga Vigueras Rosa A. Morales Monroy Fanny Garduo Nestor Yolanda Rivera Milln

rea
Director de la Unidad Tcnica de Servicios de Documentacin e Informacin Subdirector de Archivo Institucional Subdirector de la Red Nacional de Bibliotecas Subdirector de Anlisis e Integracin de Informacin Socialmente til Enlace Administrativo

6
7 8 9

Norma Patricia Nava


Cristina Zrate Anglica Prez Minerva Mendoza

Jefe de Departamento de Control y Desincorporacin


Lder de Acervo Histrico Jefe de Archivo de Trmite en funciones Archivista

546

Adicionalmente, se realizaron dos talleres con vocales de las juntas locales y distritales en los que estuvieron representados 13 estados de la Repblica
Taller Juntas Locales Vocala
1 2 3 4 5 6 7 8 9 DEOE DERFE Secretario Local Ejecutivo Local

Nombre
Lic. Pablo Sergio Aispuro Crdenas Lic. Mara Magdalena Prez Ortiz

Estado
San Luis Potos Baja California

Lic. Alejandro Gmez Garca


Mtro. Ignacio Meja Lpez Ing. Liliana Martnez Hugo benjamn Zamora Solorzano Lic. Josu Cervantes Martnez Jorge Anaya Lechuga Martn Gonzlez Muoz

Chihuahua
Edo. De Mxico Tamaulipas Tlaxcala DF Chiapas Nuevo Len

DECEYEC

Taller Juntas Distrital Vocala


1 2 3 4 5 6 7 8 DECEYEC Ejecutivo Distrital

Nombre
Jos Efran Morales Jurado Fortino Rubn Prez Vendrell, Miguel ngel Garca Onofre Teresa Galvn Barragn. Ing. Filemn Sacramento Gmez Montes Ing. Mara Isabel Aguilar Snchez Lorena del Socorro Garca Chvez Elodia Susana Flores Xelhuantzi

Estado
JD 13,Valle de Santiago, Guanajuato JD 01, Cd. Altamirano, Guerrero JD 14,Izcar de Matamoros, Puebla JD 03, Zihuatanejo, Guerrero JD 11, Pnjamo, Guanajuato JD 02, Lagos de Moreno, Jalisco JD 09, Chihuahua JD 02,Tlaxcala

DEOE

DERFE

547

La Ley Federal de Archivos y el Reglamente del IFE en Materia de Transparencia y Acceso a la Informacin Publica norman gran parte de la actividad de la UTSID
Ley Federal de Archivos
El artculo 16 del Reglamento del IFE en Materia de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica establece las funciones de la UTSID
1. Presentar un Informe Trimestral del Desempeo al Comit y al rgano Garante conforme a los indicadores que apruebe el Comit; 2. Elaborar y ejecutar los planes y programas para la capacitacin de los funcionarios en materia de transparencia y acceso a la informacin, en los rganos centrales y a nivel delegacional y subdelegacional, as como en los partidos polticos; 3. Coadyuvar y supervisar las labores del Archivo Institucional, la Red Nacional de Bibliotecas, la Unidad de Enlace y la Subdireccin de Informacin Socialmente til; 4. Instituir los procedimientos y mecanismos internos que aseguren la mayor eficiencia en la gestin de las solicitudes; 5. Coadyuvar y supervisar la correcta administracin y conservacin de los acervos documentales, bibliogrficos, hemerogrficos, normativos y archivsticos del Instituto; 6. Hacer recomendaciones respecto de la conveniencia de adquirir, implementar y aplicar nuevas tecnologas para el manejo de informacin dentro del Instituto; 7. Elaborar el Informe Anual al que se refiere el artculo 20 de este Reglamento; 8. Colaborar con los rganos responsables en la generacin de informacin socialmente til; 9. Coadyuvar a travs de su titular con el Secretario Ejecutivo en la supervisin del trabajo del Gestor de Contenidos; 10. Apoyar al rgano Garante en el desempeo de sus funciones; 11. Supervisar el registro y actualizacin de las solicitudes de acceso a la informacin; 12. Verificar el debido cumplimiento de las obligaciones que tienen los partidos polticos en materia de transparencia, y 13. Las dems que le confiera el Consejo, este Reglamento y cualquier otra disposicin aplicable.

Funciones de la UTSID segn Reglamento IFE en Materia de Transparencia rea Subdir. Archivo Institucional Subdir. Red Nacional de Informacin y Documentacin Unidad de Enlace Subdir. Anlisis y Depuracin de Informacin Socialmente til 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13)

El artculo 74 BIS del Reglamento Interior del Instituto Federal Electoral especifica las atribuciones de la UTSID

548

La UTSID tiene cuatro principales Objetivos del rea que contribuyen al logro de los objetivos, misin y visin del Instituto
IFE
Misin Visin Objetivos

Proyectos de la UTSID

Desarrollar el sistema de consulta de las obligaciones en materia de transparencia del IFE.

Adecuar el sistema INFOMEX IFE a las reformas que en materia de transparencia y acceso a la informacin pblica mandata el Reglamento en la materia

Actualizar y sistematizar el tesauro poltico electoral

Valorar 2,000 cajas con documentacin caduca y crear el servicio de consulta electrnica de documentos del Archivo Histrico

Misin UTSID

Cumplir con las obligaciones de Transparencia del Instituto, concentrando las actividades de documentacin, archivo institucional y biblioteca

Objetivos UTSID

Custodiar, organizar y preservar el acervo documental del Instituto

Proporcionar a los ciudadanos la informacin que requieran en apego a la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin

Generar informacin socialmente til.

Proporcionar servicios de documentacin y biblioteca

Fuentes: Entrevistas, Mapas Estratgicos de las URs , pgina web del IFE y documentos facilitados por UTSID

549

UTSID ejecuta 4 funciones sustantivas central y localmente, produciendo ciertos servicios que son entregados interna y externamente a sus clientes
Funcin / Proceso
C
L D

Servicio/ Producto
Archivo de Trmite

Cliente
Partidos Polticos y Agrupaciones Polticas Nacionales

Organizacin y preservacin del acervo documental

Archivo de Concentracin Archivo Histrico

Notificaciones Ejecucin de actividades de transparencia y acceso a la informacin Informes

reas Internas del IFE

Capacitacin

Promocin y difusin de informacin socialmente til

Informacin til para la ciudadana

Ciudadana

Servicios de documentacin y biblioteca

Prstamo de libros y publicaciones

Otras Instituciones (Universidades, Centros de Investigacin, etc.)

C - Central

L - Local

D Distrital

Fuente: Entrevistas y documentacin facilitada por el rea

550

UTSID tiene una estructura compuesta por 4 reas, 60 colaboradores en MM, MS y TO y un costo de $23.16 mdp para el cumplimiento de sus funciones
Rama Total de MM y MS S Nombre del Puesto 10 MS Tipo de mando Total de TO

Nm. Costo Total Colaboradores /MDP)


A MS Unidad Tcnica De Servicios De Informacin Y Documentacin 2 2

MM y MS TO TOTAL

15 45 60

$ 12.07 $ 11.08 $ 23.16

19

A Archivo Institucional 4

MM 15

MM A Red Nacional de Informacin y Documentacin 1 6

A Unidad de Enlace 4

MM 15

MM Anlisis y Depuracin de Informacin Socialmente til 4 7 A

NC

15
Administrativa Honorarios Permanentes Honorarios Eventuales Otros Proyectos

UTSID (Estructura con Tcnicos Operativos)

10 5 0
$909,931 $608,507 $208,063 $4,607,000 $5,223,818 $401,211 $524,261 $3,062,954 $253,881 $886,914 $3,545,593 $178,426 $2,437,884 $314,654

UTSID (Estructura con Tcnicos Operativos)

Unidad de Enlace

Archivo Institucional

Anlisis y Depuracin de Direccin y Apoyo Informacin Socialmente til Administrativo

Red Nacional de Informacin y Documentacin

Costo por rea (mdp) (2) % sobre costo total % sobre NC total

$23.16

$6.33 27% 32%

$6.15 27% 32%

$4.20 18% 18%

$3.72 16% 7%

$2.75 12% 12%

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

551

B. Diagnstico

El diagnstico de UTSID arroja 4 hallazgos relacionados con decisiones estratgicas, modernizacin y distribucin apropiada de recursos
Director de la Unidad Tcnica 4 de Servicios de Informacin y Documentacin Enlace Administrativo

Subdirector de Archivo Institucional

Subdirector de la Red Nacional de Bibliotecas

Titular de la Unidad De Enlace

Subdirector de Anlisis y Depuracin de Informacin Socialmente til

Hallazgo
1. Rezago en algunas actividades de archivo por falta de recursos suficientes

Descripcin
Las actividades del Archivo de Trmite se realizan sin una estructura formal Algunas actividades de archivo (Trmite y Concentracin) sufren rezago El grado de actividad de la Biblioteca y el nmero y nivel de los reportes puede no ameritar un Subdirector

Oportunidades
Redistribuir recursos para atender formalmente las funciones de Archivo de Trmite sin incrementar el nmero de MM en Archivo Agregar Tcnicos Operativos para que se pueda recuperar el retraso

2. Debe revisarse el nivel del puesto de Subdirector de la Red Nacional de Biblioteca

Valuar el puesto de la Subdireccin de Biblioteca para determinar el nivel adecuado y reduccin de personal TO

3. La estructura de la Subdireccin de Anlisis y Depuracin de Informacin Socialmente til es ineficiente

Existe traslape en los roles y responsabilidades de supervisin Los tramos de control son muy reducidos 1:1 y 1:2 Las funciones y el tamao de la UTSID y el nmero de reportes que ya tiene el Secretario Ejecutivo invitan a plantearse esta lnea de reporte

Eliminacin de uno de los niveles de supervisin Incremento del nmero de TO en el Dpto. de Control y Gestin de Informacin

4. Debe revisarse la lnea de reporte de la UTSID

UTSID consolidada con reas funcionalmente afines o adscrita al interior de otra Unidad u Oficina

Decisin Estratgica

Modernizacin

Redistribucin de recursos

553

B. Diagnstico - Hallazgo 1
Rezago en algunas actividades de archivo por falta de recursos suficientes

El ciclo de vida de los documentos contempla 3 archivos: el de Trmite carece de estructura formal y sus funciones estn desarrolladas por un recurso prestado
FUNCIONES
Supervisar las Oficialas de Partes de rganos Centrales y Juntas Locales Supervisar los Inventarios Generales por Expediente de rganos Centrales y Desconcentrados Revisin de Inventarios de Transferencia Primaria Cotejo de expedientes Prstamo de expedientes a las reas Valoracin (subcontratado) y redaccin de dictmenes y actas Calendario anual de caducidades Separacin de materiales Valoracin Limpieza y mantenimiento de documentos Digitalizacin Servicio de consulta

Archivo de Trmite

Central
Analista Administrativo De Unidad Tcnica (Jefe de Archivo de Trmite en funciones)

Desconcentrado

Proceso
Cumplido tiempo de guarda
Baja y Desincorporacin Transferencia a Archivo de Concentracin

Archivo de Concentracin

Jefe de Departamento de Control y Desincorporacin Documental

Auxiliar De Oficina

Archivista Institucional

Archivista Institucional

Baja y Desincorporacin

Archivista Institucional

Archivista Institucional

Lder De Acervo Histrico

Vocal Secretario Coordinador Administrativo Secretaria del Vocal

Transferencia a Archivo Histrico

Archivo Histrico

Profesional en Historia

Archivista Institucional

Baja y Desincorporacin

Profesional en Informtica

Recepcionista

Archivo Histrico

Tcnico En Computacin Chofer De Direccin Ejecutiva, Unidad Tcnica O Equivalente

Secretaria De Subdireccin

Analista en Servicio Profesional

555

Adicionalmente, existe un rezago en los tres archivos ocasionado por la falta de recursos y el fuerte volumen acumulado en los ltimos 18 aos
El rezago existente en la Subdireccin de Archivos se debe a la acumulacin de documentos a lo largo de 18 aos (desde 1992). Los trabajos de eliminacin del rezago comenzaron hace 3 aos (2010)

Rezago 4,307 cajas*

rganos Centrales

500 cajas procesadas al mes

3 recursos**

8 meses para procesar todas las cajas

Archivo de Trmite

Archivo de Concentracin

Archivo Histrico

rganos Desconcentrados

100 cajas procesadas al mes

Coordinador Administrativo/ Secretaria**

62 aos para procesar todas las cajas

Rezago 75,541 cajas*

*Cada caja contiene en promedio 30 expedientes ** Actividades realizadas adems de las del da a da

reas de Oportunidad
Agregar Tcnicos Operativos tanto a nivel Central como Desconcentrado para acelerar los trabajos de actualizacin y aliviar la carga de trabajo adicional del personal actual estos recursos podran ser eventuales

556

B. Diagnstico - Hallazgo 2
Debe revisarse el nivel del puesto de Subdirector de la Red Nacional de Biblioteca

A la Subdireccin de la Red Nacional de Bibliotecas le reportan directamente 5 Tcnicos Operativos y la actividad del rea no es muy elevada
Costo de Supervisin
El costo de supervisin es un ratio que relaciona el costo del supervisor con el costo total de los recursos supervisados Las prcticas lderes sugieren que cuanto ms se aleje ese ratio de 1 mejor es la situacin del rea en trminos de supervisin
El costo de supervisin* de la Biblioteca es el mayor de la Unidad

Nivel de Actividad
La biblioteca recibe en promedio 5 visitas diarias y un mximo de 8 En ella trabajan 5 Tcnicos Operativos El nivel de actividad de la Biblioteca es bastante reducido incluso sin tomar en cuenta el nmero de personas que trabajan en ella

100

100
Visitas Biblioteca Ene-Mayo 2013

80
2.00 1.50
UNIDAD DE ENLACE ARCHIVO INSTITUCIONA L INFORMACIN SOCIALMENTE TIL RED NACIONAL DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN

67 44 49 23 4 Enero 50

75 60 36 20 6 25 21 4 22 8

69

60 40 20 0

22

1.00
0.50 0.40 0.00 0.43 0.51
= 0.49

5
Mayo

0.63

Febrero Marzo Abril Usuarios Externos Usuarios Internos Dias Laborables Visitas por dia

reas de Oportunidad
Revisar si la Biblioteca requiere que su responsable tenga el nivel de Subdirector valuacin del puesto Reducir el nmero de Tcnicos Operativos de 5 a 3

558

B. Diagnstico - Hallazgo 3
La Subdireccin de Anlisis y Depuracin de Informacin Socialmente til es ineficiente

Los tramos de control de la SD de Anlisis y Depuracin de Informacin. Socialmente til son muy reducidos y las funciones realizadas muy similares
Los Jefes de Departamento no tienen suficiente masa critica que supervisar (1:1) Las prcticas lderes en tramos de control son 1:6 La Subdireccin de Anlisis de Informacin socialmente til tiene el menor tramo de control de la UTSID
Subdirector de Anlisis y Depuracin de Informacin Socialmente til Jefe De Departamento de Anlisis y Evaluacin de Informacin Socialmente til

Tramos de Control

Unidad Tcnica de Servicios de Informacin y Documentacin

Jefe De Proyecto F1

ARCHIVO INSTITUCIONAL INFORMACIN SOCIALMENTE TIL RED NACIONAL DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN UNIDAD DE ENLACE DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO

1:0

1:4

1:7

Jefe de Departamento de Control y Gestin de Informacin Analista de Control y Gestin De Informacin

Desarrollador de Software

1:0

1:2

1:7

Analista de Control y Gestin De Informacin

1:0

1:6

1:7

Tramo de Control 1:1 Puestos por Proyecto: asignados al presupuesto UTSID operando en UNICOM

1:0

1:3

1:7

1:0

1:5

1:7

Funciones Supervisadas
Nivel Diseo Monitoreo Subdirector Jefe de Dpto. Analista Ejecuci n

1 2 3

reas de Oportunidad

Los Jefes de Departamento supervisan actividades similares:


- Control y Gestin de Informacin: Procesamiento de todas las solicitudes de publicacin en internet e intranet - Anlisis y Evaluacin de Informacin Socialmente til : Revisin de la informacin publicada en internet para mejorar su utilidad para la sociedad

Eliminacin de un nivel (Subdireccin Jefatura) Incremento del nmero de Tcnicos Operativos del Departamento de Control y Gestin de Info al menos 1 TO

Por la naturaleza del trabajo y a nivel tcnico operativo la actividad de Control y Gestin es mayor

560

B. Diagnstico - Hallazgo 4
Debe revisarse la lnea de reporte de la UTSID

La UTSID es el rea sustantiva con menor nmero de colaboradores y menor costo de nmina del IFE de las 11 centrales que reportan al Secretario Ejecutivo
Tamao de las reas sustantivas que reportan al Secretario Ejecutivo (MM, MS)
180 165 150 135 120 105 90 75 60 45 30 15 0
UTSID CAI UTP

Costo de Nmina en mdp

CDD

CNCS

DECEYEC

UFRPP

DEOE

DEPPP

DERFE

Tamao de la esfera = Tamao del rea en NC de MM y MS

Servicios de la UTSID
Preservacin de expedientes con valor documental e histrico Difusin de informacin til para la sociedad Difusin de informacin en cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Difusin y promocin del conocimiento a travs de los servicios de biblioteca y documentacin

El rol de esta Unidad es tctico y operativo y no agrega valor a la gestin ejecutiva de la Secretara en forma directa

ROL TCTICO Y OPERATIVO

Considerando el tamao de la UTSID y el elevado nmero de reportes del Secretario Ejecutivo, el IFE se beneficiara de la integracin de esta rea con una similar

562

Existen 2 diferentes alternativas al reporte actual que deben ser exploradas a la luz de sus potenciales beneficios para determinar la mejor opcin organizacional
Primera Alternativa
Estudiar la opcin de integrar a la UTSID dentro de otra rea de la organizacin que tenga roles o funciones afines.

Actual

Propuesta
Secretaria Ejecutiva

Beneficios

Secretaria Ejecutiva

Oficina del Secretario

Unidad Tcnica de Informacin y Documentacin

Al reubicar lar UTSID dentro de otra rea se generan los siguientes beneficios:
Reduccin del nmero de reportes del Secretario Ejecutivo liberando tiempo y atencin para el resto de reas sustantivas

Unidad Tcnica de Informacin y Documentacin

Secretaria Ejecutiva

Reduccin de un MS generando un ahorro en costos

Direccin del Secretariado

Unidad Tcnica de Informacin y Documentacin

Segunda Alternativa Integrar la Direccin de Atencin ciudadana dentro de la UTSID para crear un rea ms tctica que reporte directamente a la Secretara Ejecutiva.

Actual

Actual

Beneficios
La integracin de la UTSID y de la Direccin de Atencin ciudadana generara los siguientes beneficios cualitativos:
Reduccin del nmero de reportes del Secretario Ejecutivo liberando tiempo y atencin para el resto de reas sustantivas Generacin de sinergias que produciran una mejora en la atencin al ciudadano y en los productos y servicios de informacin Optimizacin del uso de recursos humanos y econmicos del IFE al dotar al rea de una masa crtica (tamao) adecuado

Direccin de Atencin Ciudadana

Secretaria Ejecutiva

Unidad Tcnica de Informacin y Documentacin Unidad Tcnica de Informacin y Documentacin

Direccin de Atencin Ciudadana

563

Alternativa 1: Se visualizan dos potenciales reas que podran fusionarse eliminndose un reporte directo de la Secretara Ejecutiva
La primera alternativa es explorar la posibilidad de integrar a la UTSID dentro de otra rea de la organizacin.

Unidad Tcnica de Servicios de Informacin y Documentacin

Direccin del Secretariado

Oficina del Secretario

Al reubicar lar UTSID dentro de otra rea se generan los siguientes beneficios: Reduccin del nmero de reportes del Secretario Ejecutivo liberando tiempo y atencin para el resto de reas sustantivas Reduccin de un MS generando un ahorro en costos

564

Alternativa 2: Integrar la Direccin de Atencin ciudadana dentro de la UTSID para crear un rea ms tctica que reporte directamente a la Secretara Ejecutiva
La segunda alternativa sugiere explorar la posibilidad de integrar Atencin Ciudadana con UTSID.

Unidad Tcnica de Atencin Ciudadana y Servicios de Informacin y Documentacin

Atencin Ciudadana

La integracin de la UTSID y de la Direccin de Atencin ciudadana resultara en un rea integrada que reportara directamente a la Secretara Ejecutiva

565

La consolidacin de ambas reas bajo un mismo mando genera potencialmente una sinergia en cuanto al rol y clientes comunes
El rol que desempea actualmente la UTSID no justifica el reporte directo a la Secretara Ejecutiva, por lo que podra ubicarse dentro de otra Direccin o robustecerse, al integrarle la Direccin de Atencin Ciudadana, para desempear un rol ms tctico.

Servicios de la UTSID Servicio


Difusin de informacin til para la sociedad Difusin de informacin en cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Difusin y promocin del conocimiento a travs de los servicios de biblioteca y documentacin Preservacin de expedientes con valor documental e histrico

Tipo de Rol
Tctico Tctico

Cliente

Ciudadanos
Operativo Operativo

Servicios de la Dir. de Atencin Ciudadana Servicio


Bsqueda de nuevas vas de contacto con el ciudadano Administracin del centro de contacto IFETEL para proporcionar informacin y atencin al ciudadano Operacin de los Centros Estatales de Consulta Electoral

Tipo de Rol
Tctico Tctico Operativo

Cliente

Ciudadanos

La integracin de la UTSID y de la Direccin de Atencin ciudadana resultara en un rea con un rol tctico, enfocada a dar servicio a los ciudadanos

566

De los 12 servicios de orientacin ciudadana que brinda la DAC, la mitad de los de mayor volumen corresponden a consultas sobre otras reas distintas al RFE
Las grficas nos ensean el histrico de orientaciones, la primera corresponde al ao 2012 y la segunda muestra el aumento de en orientaciones ciudadanas proporcionadas por el IFE en el periodo de 2003 al 2012, perodo en el que se ha visto un incremento del 963%

Servicios otorgados por Atencin Ciudadana


Servicio DERFE Otros Volumen de actividad

Porcentaje de Orientaciones Ciudadanas 2012* Total: 18.2


17.3% 3.8% 0.0% 78.2%
Consultas ciudadanas

Estado de la credencial Situacin registral Quejas sobre atencin en MACs Informacin de MACs Programacin de citas Registro de ciudadanos fallecidos Sugerencias y reconocimientos Informacin interna del IFE Informacin sobre casillas y elecciones Quejas sobre elecciones* Informacin sobre capacitacin electoral* Consultar resultados electorales*


Bajo

Avisos Telefnicos Automatizados


Avisos Automatizados para mdulo Avisos Automatizados VMRE Recordatorios

0.0% 0.7%

20.0 18.0 16.0 14.0 12.0 10.0 8.0 6.0 4.0

Histrico de Orientaciones Ciudadanas 2003-2012*


18.3

71.3%

10.7

41.2% 1% 0.9% 0.8% 1.1% 1.2% 1.3% 1.3%

2.0 1.9 0.0 2.0 1.8 1.7 2.1

2.5

2.8

3.4

2003

2004

2005

2006

2007

2008

2009

2010

2011

2012

Alto

Medio

Fuente:

* Informacin proporcionada por IFE

567

En conclusin, estimamos que la reubicacin de la atencin ciudadana fuera del RFE e integrada con UTSID podra generar beneficios para el Instituto
La ubicacin de la Direccin de Atencin ciudadana carece de atribuciones especficas dentro del COFIPE que justifiquen su ubicacin en DERFE.

Unidad Tcnica de Atencin Ciudadana y Servicios de Informacin y Documentacin

Beneficios cualitativos
Maximizar Tener

el potencial de atencin ciudadana dando servicio a todo el IFE y mejorando los servicios que se ofrecen a la ciudadana

un mejor control sobre la informacin ciudadana que llega al IFE

Utilizar

los conocimientos y experiencia que tiene la subdireccin de procesos para mejorar los procesos en todo el IFE y los de la subdireccin de inteligencia de negocios para proveer de indicadores de todo el IFE foco organizacional en la DERFE y mayor relevancia de los reportes directos de la Secretara Ejecutiva

Mayor

Beneficios cuantitativos
Ahorros

potenciales de: $9.1 mdp para DERFE, el ahorro total para el IFE sera de $5.4 mdp al consolidar la funcin de soporte tcnico en UNICOM

568

C. Resumen de hallazgos e impactos

Los 4 hallazgos identificados nos llevan a las siguientes conclusiones


Conclusiones por hallazgo 1. Deben redistribuirse los recursos para atender formalmente las actividades del Archivo de Trmite que se realizan con un recurso prestado. Adems la incorporacin de Tcnicos Operativos solventara el rezago importante en las actividades del Archivo de Trmite y Concentracin especialmente a nivel desconcentrado 2. La valuacin del puesto de Subdirector de Biblioteca solventara las dudas existentes acerca del nivel requerido para administrar esta funcin 3. La eliminacin de uno de los niveles de supervisin, en la Subdireccin de Anlisis y Depuracin de Informacin Socialmente til, resolvera el traslape en los roles y ampliara los tramos de control 4. La consolidacin de la UTSID con otra rea del IFE con la que comparta clientes y funciones afines y/o complementarias incrementara la relevancia tctica y el volumen reduciendo en un reporte ella saturado tramo de control del Secretario Ejecutivo

570

Implementando acciones derivadas de este documento, UTSID obtendra ahorros potenciales de 3.94 mdp*
*mdp impactado por oportunidad
Decisin Estratgica Redistribucin de recursos Modernizacin Consolidacin

Situacin actual rea NC Costo mdp

NC Impactado TO a determinar

Ahorro Potencial*

Subdir. Archivo Institucional

19

6.15

(a)

Inversin

Subdir. Red Nacional de Bibliotecas

2.75

1.0

1.0

Subdir. De Anlisis de Informacin Socialmente til

11

4.29

0.64

0.64

UTSID (Lnea de Reporte)

60

23.16

2.3

2.3

115

3.94

*El ahorro potencial se presenta como dato direccional, se consider el escenario ms conservador (a) Agregar tcnicos operativos (dimensionamiento fuera de alcance de proyecto)

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

571

Los ahorros potenciales consideran las siguientes premisas:


Supuestos por hallazgos 1. El dimensionamiento de los Tos est fuera del alcance del proyecto por lo que no es posible calcular el costo de la inversin 2. Consideramos tentativamente y a efectos ilustrativos que a la Subdireccin de Biblioteca le podra corresponder el nivel Jefatura. Eliminamos dos Tcnicos Operativos utilizando la mediana de los tcnicos del rea 3. Se analizaron dos escenarios: 1) Costo del Subdirector, 2) Costo de los dos Jefes de Departamento. Se opto por la opcin mas conservadora en trminos de costo que es la eliminacin del Subdirector. Agregamos un analista utilizando como referencia el costo de los analistas del rea 4. Comparamos el costo de nmina del Director de la UTSID y del director de Atencin Ciudadana y a efectos de ahorros tomamos la opcin mas conservadora que es la de eliminar el costo ms bajo

572

D. Anexos

1. Anlisis de tramos de control y costo de supervisin

Unidad Tcnica de Servicios de Informacin y Documentacin


Colaboradores: 15
Nivel MS MM Director Subdirector Jefe de Departamento TOTAL NC 1 4 10 15

15

12
9 6 3 0

1 1

Otros Proyectos Honorarios Eventuales

13

Administrativa

Costo de Supervisin
RED NACIONAL DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO INFORMACIN SOCIALMENTE TIL ARCHIVO INSTITUCIONAL UNIDAD DE ENLACE $-

HC Tipo de Contratacin
$2.55

$2.44 $3.72 $5.27 $4.20 $6.15 $6.33


$1.00 $2.00 $3.00 $4.00 $5.00 $6.00 $7.00

Director
Subdirector Jefe de Departamento

$4.24

2.00 1.50
Director Subdirector

2.00 1.50 1.00 0.50 0.40 0.00


Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013 UNIDAD DE ENLACE ARCHIVO INSTITUCIONAL INFORMACIN SOCIALMENTE TIL RED NACIONAL DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN

1.00 0.50 0.47 0.00 0.52

= 0.49

0.43

0.51

0.63

= 0.49

575

Unidad Tcnica de Servicios de Informacin y Documentacin

Tramo de Control
ARCHIVO INSTITUCIONAL

Unidad Tcnica de Servicios de Informacin y Documentacin

1:0

1:4

1:7

INFORMACIN SOCIALMENTE TIL RED NACIONAL DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN

1:0

1:2

1:7

1:0

1:6

1:7

UNIDAD DE ENLACE
1:0

1:3

1:7

DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO

1:0

1:5

1:7

576

Unidad Tcnica de Servicios de Informacin y Documentacin


Resumen
Tramo de Control Nivel UNIDAD TCNICA DE SERVICIOS DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN NC Total Director Subdirector Jefe de Departamento NC 1 4 9 15 Presupuesto Total Anual $ 2.56 $ 4.24 $ 5.27 $ 12.07 Promedio 1:5 1:4 Min 1:5 1:2 Max 1:5 1:6

Detalle
ARCHIVO INSTITUCIONAL Total INFORMACIN SOCIALMENTE TIL Total RED NACIONAL DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN Total UNIDAD DE ENLACE Total DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO Total Director Jefe de Departamento Subdirector Jefe de Departamento Subdirector Subdirector Jefe de Departamento Subdirector Jefe de Departamento 1 3 4 1 3 4 1 1 1 3 1 1 1 2 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 1.05 1.56 2.62 1.05 1.37 2.42 1.05 1.05 1.06 1.75 2.81 2.55 0.57 3.13 1:4 1:4 1:4

1:2

1:2

1:2

1:6 1:3

1:6 1:3

1:6 1:3

1:5

1:5

1:5

Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

577

2. Soporte Estratgico

Mapa Estratgico UTSID 2015


Vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional
VP1. Preservar y fortalecer la confianza de la sociedad IT2. Implantar una nueva cultura laboral ME3. Incrementar la cobertura servicios y calidad de la atencin ciudadana

Usuarios

UTSID.US1 Asegurar eficazmente el acceso a la informacin pblica del IFE y de los Partidos Polticos

UTSID.US2 Brindar servicios de informacin y documentacin superando las expectativas

UTSID.US3 Capacitar y asesorar con calidad en el ejercicio del derecho a la informacin

Procesos

UTSID.PI1 Mejorar la calidad de la gestin de los contenidos en internet e intranet

UTSID.PI2 Mejorar los instrumentos de supervisin de cumplimiento de las obligaciones de transparencia

UTSID.PI3 Optimizar la gestin de solicitudes de acceso a la informacin

UTSID.PI4 Implantar un modelo institucional homogneo de administracin archivstica

UTSID.PI5 Ampliar y mejorar el contenido del acervo bibliohemerogrfico

UTSID.PI6 Modernizar los servicios de acceso a la documentacin bibliohemerogrfica

Innovacin y transformacin institucional

Desarrollo Organizacional UTSID.IT1 Desarrollar las competencias necesarias del personal de UTSID UTSID.IT2 Desarrollar una cultura de servicio y calidad UTSID.IT3 Impulsar una estructura de la unidad adecuada a sus procesos

TIC UTSID.IT4 Contar con sistemas eficientes y accesibles

Infraestructura UTSID.IT5 Contar con un inmueble propiedad del instituto para el archivo histrico

579

IV. Diagnstico organizacional UFRPP

A. Entendimiento

Para el diagnstico de la UFRPP se analiz la normatividad y las bases de datos del personal, as como realizaron 6 entrevistas con funcionarios del rea
Documentos Analizados
Nombre Descripcin Marco poltico y legal que rige a los Estados Unidos Mexicanos Descripcin de puesto asignadas por cada unidad responsable Normas constitucionales poltico electorales Reglamento interno de trabajo Calendario de fechas de las etapas del proceso de fiscalizacin para los aos 2012 y 2013 Presupuesto Total Anual de los colaboradores
Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional

Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos


Manual de Organizacin General 2009 Cdigo Federal de Instituciones y Procedimientos Electorales Reglamento de Fiscalizacin Calendario de Fiscalizacin Plantilla proporcionada por el Instituto, Abril 2013
Mapas Estratgicos de las URs

Entrevistas
Nombre 1 2 3 4 5 6 Alfredo Cristalinas Kaulitz Rosario Selene Mrquez Hernandez Luis Fernando Flores y Cano Ral Snchez Castaeda Jos Muoz Gmez Javier Gonzlez G. rea Director General de la Unidad de Fiscalizacin de los Recursos de los Partidos Polticos Director de Resoluciones y Normatividad Director de Auditora de Partidos Polticos, Agrupaciones Polticas y Otros Coordinador Operativo Subdirector de Auditora Asistente Administrativo

582

El artculo 41 Constitucional y el COFIPE norman gran parte de la actividad de la UFRPP y dotan a la misma de rgano tcnico con autonoma de gestin
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos TITULO SEGUNDO - CAPITULO I DE LA SOBERANIA NACIONAL Y DE LA FORMA DE GOBIERNO
Articulo 41: V. La fiscalizacin de las finanzas de los partidos polticos nacionales estar a cargo de un rgano tcnico del Consejo General del Instituto Federal Electoral, dotado de autonoma de gestin

COFIPE
Recepcin y revisin integral de los informes de financiamiento que presenten los partidos Designacin del director general de la Unidad de Fiscalizacin Facultades de la UFRPP Estructura Administrativa de la UFRPP Informes del origen y monto de los ingresos de los Partidos Polticos Reglamento de presentacin y revisin de los informes de los partidos polticos Procesos extraordinarios de fiscalizacin con plazos diferentes a los establecidos Reserva sobre el curso de las revisiones y auditoras Exencin de impuestos a partidos polticos Supuestos en los que no aplica el Art. 87 Retencin de impuestos por parte de partidos polticos

rea Atribuciones Direccin de Auditora de Direccin de Resoluciones y especficas Partidos Polticos, Normatividad COFIPE - UFRPP Agrupaciones Polticas y Otros
Art. 79

Art. 79

Art. 80 Art. 81 Art. 82 Art. 83 Art. 84 Art. 85 Art. 86 Art. 87 Art. 88 Art. 89

Art. 81 Art. 82 Art. 83 Art. 84

Art. 85
Art. 86 Art. 87 Art. 88 Art. 89

El COFIPE hace referencia fundamentalmente a las funciones realizadas por la Direccin de Auditora de PPs, APNs y Otros, siendo la Direccin de Resoluciones y Normatividad el brazo jurdico que garantiza su ejecucin
Fuente: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos y COFIPE

583

UFRPP tiene una serie de objetivos estratgicos que contribuyen al logro de los objetivos, misin y visin del Instituto
IFE
Misin Visin Objetivos

Presentar al Consejo General para su aprobacin el proyecto de Reglamento de la materia, y los dems acuerdos, para regular el registro contable de los ingresos y egresos de los partidos polticos nacionales, las caractersticas de la documentacin comprobatoria sobre el manejo de sus recursos y establecer los requisitos que debern satisfacer los informes de ingresos y egresos que le presenten Fiscalizar y vigilar los ingresos y gastos de los Partidos Polticos, Coaliciones, Organizaciones de Ciudadanos, Agrupaciones Polticas Nacionales y Observadores Electorales Presentar al Consejo General los informes de resultados y proyectos de resolucin sobre las auditoras y verificaciones practicadas

Misin UFRPP

Vigilar que los recursos de los partidos tengan origen lcito y se apliquen estricta e invariablemente a las actividades sealadas por la ley

Ordenar la prctica de auditoras a las finanzas de los partidos polticos

Instruir los procedimientos administrativos que se presenten en materia de fiscalizacin y vigilancia; y proponer al Consejo General la imposicin de las sanciones que procedan

Proyectos Estratgicos de la UFRPP

Objetivos UFRPP

Aumentar la eficiencia y transparencia de la administracin de los recursos financieros

Proporcionar a los partidos polticos la orientacin, asesora y capacitacin necesarias para el cumplimiento de las obligaciones
Fuente: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, Mapas Estratgicos de las URs y COFIPE

584

UFRPP ejecuta una serie de funciones y procesos sustantivos cuya finalidad es realizar productos y servicios que sern entregados a diversos clientes
Funcin / Proceso
Presentar el proyecto de Reglamento de la materia para regular el registro contable de los partidos polticos nacionales

Servicio/ Producto
Regulaciones para el registro contable de los ingresos y egresos de los partidos polticos nacionales

Cliente
Partidos Polticos

Coaliciones

Sustantivos

Auditar informes trimestrales y anuales, as como gastos de precampaa y campaa

Dictmenes Contables

Organizaciones de Ciudadanos

Agrupaciones Polticas Nacionales Analizar Dictmenes y elaborar resoluciones

Resoluciones
Observadores Electorales

Presentar resoluciones y dictmenes al Consejo General

Procedimientos administrativos en materia de fiscalizacin y vigilancia; y propuesta de sanciones

Consejo General

Soporte

Desarrollar y Mantener los Sistemas de la UFRPP

Aplicaciones, sistemas y actualizaciones

reas Internas de la UFRPP

Fuente: Entrevistas y documentacin facilitada por el rea

585

Para cumplir sus funciones, la UFRPP tiene una estructura compuesta por 229 colaboradores de MM, MS y TO con un costo de $87.77 Mdp al ao
Nm. Costo Total Colaboradores /Mdp)
Rama Total de MM y MS S Nombre del Puesto 1 0 19 MS Tipo de mando Total de TO

MS A,E Unidad de Fiscalizacin de los Recursos de los Partidos Polticos 3 9

MM y MS TO

58 171 229

$ 47.47 $ 40.30 $ 87.77

TOTAL

A,E MS Direccin de Auditora de Partidos Polticos, Agrupaciones Polticas y Otros 31 119

A,E MS Direccin de Resoluciones y Normatividad


16 38

A,E
Coordinacin Operativa 8

M M
5

Distribucin de personal y costo por rea


NC 120

100 80
Administrativa

60
40 20 0
$25,104,976 $22,529,736 $14,553,797 $10,122,220 $7,620,908 $611,353 $6,740,801 $492,899
Direccin de Auditora de Partidos Polticos, Agrupaciones Polticas y Otros Direccin de Resoluciones y Normatividad Coordinacin Operativa Apoyo Administrativo

Honorarios Eventuales

Costo por rea % sobre costo total % sobre NC total

$87.77

$ 47.63 54% 66%

$ 24.67 28% 24%

$ 8.23 9% 6%

$ 7.23 8% 5%

Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

586

B. Diagnstico

Se identificaron 3 hallazgos principales relacionados al tamao y al costo de la estructura del rea


Dir. General de la Unidad de Fiscalizacin de los Recursos de los Partidos Polticos

1
Coordinacin Operativa

3
Direccin de Resoluciones y Normatividad

Direccin de Auditora de Partidos Polticos, Agrupaciones Polticas y Otros

Hallazgo

Descripcin Existe un exceso de puestos administrativos en la Coordinacin Operativa

Oportunidades

1. Exceso de puestos en la Coordinacin Operativa 2. Distribucin irregular del personal de Auditoria y Normatividad 3. Traslapes en los roles de supervisin y elevados costos

Eliminacin de puestos que no agregan valor a los procesos centrales de la UFRPP Pedir apoyo a UNICOM para la gestin de los sistemas que el rea requiera Establecer los criterios para la distribucin del personal, incorporando los criterios aceptados en la industria de auditora Identificar el nivel de supervisin que est agregando un valor limitado as como el impacto en puestos y en costo de nmina en la Coordinacin Operativa y en la Direccin de Resoluciones y Normatividad

Existe un rea de oportunidad en la distribucin de equipos de Auditora y Normatividad Los roles de supervisin en los distintos niveles son similares y los costos de supervisin son altos en la Coordinacin Operativa y en la Direccin de Resoluciones y Normatividad

Decisin Estratgica

Descentralizacin

Consolidacin

Modernizacin

Redistribucin de recursos

588

C. Diagnstico - Hallazgo 1
Elevado costo de la Coordinacin Operativa

La Coordinacin Operativa desempea diversas funciones no sustantivas o propias de otras reas de la UFRPP con un costo de nmina de 8 Mdp anuales
La Coordinacin Operativa, comenz siendo una Coordinacin de Asesores y actualmente est compuesta por dos subdirecciones con 8 Mandos Medios y 5 Tcnicos Operativos.
A Coordinacin Operativa 2 2 MM

A MM Subdireccin de Modernizacin y Simplificacin 2 3

A Subdireccin de Control y Seguimiento 1

MM

FUNCIONES: Gestionar sistemas de apoyo para la UFRPP Gestionar la publicacin de la informacin de la UFRPP en la pgina del IFE Desarrollar el material de capacitacin en materia de fiscalizacin

FUNCIONES: Proveer informacin al Director General de la UFRPP Coordinar el proceso de fiscalizacin entre la Direccin de Auditora y la Direccin de Resoluciones Realizar convenios de coordinacin con CNBV, SAT y UIF en materia de fiscalizacin Apoyar a la IEE, Juntas Locales y Distritales a superar las limitaciones del secreto bancario, fiduciario o fiscal
Costo $2,523,464 $2,961,234 $2,653,551 $8,138,249

rea Coordinacin Operativa Subdireccin de Modernizacin y Simplificacin Subdireccin de Control y Seguimiento TOTAL

NC 4 5 4 13

590

Adicionalmente realiza una funcin de apoyo a los Institutos Electorales Estatales y a las Juntas en materia de secreto bancario, fiduciario y fiscal
Proceso a nivel desconcentrado
Peticiones de informacin cursadas a travs del Secretario Ejecutivo
Instituto Electoral Estatal El Secretario Ejecutivo cursa peticin a la Subdireccin de Control y Seguimiento dentro de la UFRPP La Subdireccin de Control y Seguimiento redirige las peticiones a las diferentes instancias

CNBV

Juntas Locales

Secretario Ejecutivo

Subdireccin Control y Seguimiento

SAT

Juntas Distritales

UIF

rganos Desconcentrados

reas Centrales IFE

Organismos externos al IFE

Volumetra

400 300 200 100 0 2010 2011 179 155

361

69 2012 2013

La Direccin de Auditora realiza peticiones de informacin directamente a CNBV, SAT y UIF en el curso de sus actividades de auditoria, por lo que las peticiones provenientes de IEE y las Juntas podran cursarse tambin dentro de esta direccin
Las peticiones pueden contener diversos documentos. En 2012 se revisaron 1855 documentos en total.

591

Adems, los Mandos Medios representan el 77% del costo de la Coordinacin Operativa, en la que los tramos de control son reducidos
Coordinacin Operativa
Puesto Puesto
Coordinador Operativo

NC NC

Tramo de Control

Coordinador Operativo
Analista de Servicios Grficos Secretaria de Direccin de rea o Equivalente

1 1 2

1:5 1:4 1:0

Subdirector de Modernizacin y Simplificacin Jefe de Departamento de Modernizacin y Simplificacin

Subdirector de Modernizacin y Simplificacin

Subdirector de Control y Seguimiento

Subdirector de Control y Seguimiento


Jefe de Departamento de Control y Seguimiento Otras irregularidades de la estructura

1
2

1:3
1:0

Jefe de Departamento de Modernizacin y Simplificacin Jefe de Departamento de Modernizacin y Simplificacin Asistente de Control de Programas de Modernizacin Asistente de Control de Programas de Modernizacin

Jefe de Departamento de Control y Seguimiento Jefe de Departamento de Control y Seguimiento Analista de Simplificacin Administrativa

Lder de Modernizacin y Seguimiento fuera de la Subdireccin del mismo nombre y reportando directamente al Coordinador Operativo Analista de Servicios Grficos reportndole directamente al Coordinador Operativo Los Asistentes y Analistas reportan directamente a Subdirectores a pesar de existir Jefes de Departamento

Lder de Modernizacin y Seguimiento

Existen reas de oportunidad en la Coordinacin operativa en cuanto al nmero de colaboradores que la integran
Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

AHORRO POTENCIAL

$4,889,677
592

C. Diagnstico - Hallazgo 2
Distribucin irregular del personal de auditora y de resoluciones y normatividad

La Direccin de Auditora de Partidos Polticos, Agrupaciones Polticas y Otras Organizaciones fiscaliza a 5 principales sujetos obligados
La UFRPP es la encargada de asegurar la procedencia lcita de los recursos de: Partidos Polticos, Coaliciones, Agrupaciones Polticas Nacionales, Observadores Electorales y Organizaciones de Ciudadanas
Clientes de la UFRPP Agrupaciones Polticas Nacionales Compromiso por Mxico Coaliciones Movimiento Progresista PRI PAN PRD Ingresos Auditados

$ 748,152,225 $ 694,220,405
$ 1,175,357,870 $ 1,079,900,489 $ 357,307,877 $ 357,648,826 $ 406,673,592 $ 202,414,704 $ 180,015,440 $3,759,318,798

$ 1,442,372,630

UFRPP

Partidos Polticos

PVE Nueva Alianza

PT
Movimiento Ciudadano

Observadores Electorales

Organizaciones de Ciudadanos

Mayor Volumen de Trabajo

Menor Volumen de Trabajo

*Fuente: Informes Anuales Portal del IFE

594

La UFRPP utiliza un calendario oficial de actividades para el proceso de fiscalizacin de recursos de estas entidades
El Calendario de Fiscalizacin es emitido en una circular por la Direccin Ejecutiva de Administracin del IFE; ste detalla los plazos que deben cumplir tanto los entes polticos para la entrega de documentacin, como la UFRPP para la fiscalizacin de las finanzas
2012 Etapas del Proceso de Fiscalizacin
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5

2013
6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5

2014
6 7 8 9 10 11 12

Pre-Campaa - Campaa

Campaa

Operacin Ordinaria

Precampaa Expeditos
Precampaa Ordinario Informe Anual Partidos Polticos Nacionales Tipo de Informe Informe Anual Agrupaciones Polticas Informes de Observadores Electorales

Informes Trimestrales PPN


Informes de Campaa Presidencial Informes de Campaa Senadores y Diputados Informe Anual 2012 PPN Informes Trimestrales 2013 PPN Informe Anual 2012 Agrupaciones Polticas Nacionales

Carga normal de trabajo

Periodo crtico de carga de trabajo


Fuente: Calendario del Proceso de Fiscalizacin

595

Los Auditores encargados de la fiscalizacin son asignados a equipos enfocados en Partidos Polticos para la revisin de Campaa y del Informe Anual
El tamao de los equipos se determina tomando en cuenta la complejidad de los informes presentados por los Partidos Polticos.
Distribucin de Equipos del Personal de Auditora
NC

Total NC: 119

18 16 1 3 2 1 1 1 7 4
PRI
Informe Campaa Informe

1 4

Subdirector Jefe de Departamento Auditor Senior Auditor Auditor Junior

14 12
10 8 6 4 2 0
TOTAL

2 2

3 3 3 2 6
PRD
Informe Campaa Informe

4 3 1 1 2
PVE

9 1 1 2 1 1
PT
Campaa Informe

4 4

2 1 3 2 4
PAN
Campaa

1 3 4 3 1
Nva. A.
Informe

3 3 3 1
Campaa

2 3

Campaa

NC

119

10 5.86 40%

14

10 4.90 30%

13

16 7.76 45%

11

6 4.60 50%

18 6.60 260%

8 5.53 38%

11

Costo de Auditora (Mdp) % Variacin Informe vs. Campaa

Costo Actual

$37,983,453
Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

596

Con base en la experiencia de Deloitte en la prctica de Auditoras a Entidades Gubernamentales, se han establecido criterios para analizar el tamao de los equipos de trabajo
Las auditoras en el sector pblico se realizan tomando en consideracin un factor de importancia relativa que sirve de parmetro para enfocar los esfuerzos a lo material o lo relevante.
Distribucin de Equipos del Personal en Auditoras a Entidades Gubernamentales*

NC

12 10

Total NC: 10

NC

Total NC: 13

14 12 2
Socios Gerentes Encargados Staff de Auditora Consultor TI Consultor Impuestos

2
2 2 5 1 1

Socios Gerentes Encargados

8
2 6 4 2 0 1 3 1 1

10 8 6 4 2 0

Staff de Auditora

Consultor TI Consultor Impuestos

Equipo de Auditora al Gobierno de Tlaxcala

Equipo de Auditora al Instituto Registral del Estado de Puebla

Para analizar el tamao de los equipos de Auditora del sector Pblico se considera la complejidad de la institucin ms que en los montos auditados, por lo que se pueden utilizar criterios similares para comparar a la UFRPP

* Nota: No son comparables con Auditoras en el sector privado que basan sus auditoras en un enfoque de riesgos.

597

De acuerdo a los criterios aceptados en la Industria, se realiz un comparativo del nmero de colaboradores que se requieren para llevar a cabo una auditora bajo las condiciones a las que la UFRPP est sujeta
Se determin una distribucin potencial de recursos para llevar a cabo una auditora basndose en los criterios definidos por la industria es la siguiente:
Distribucin Potencial de Colaboradores
NC

12

Total NC: 43
Encargado Auditor Senior

10 8 6 4

1 2 3

1 2 2

1 1 2 3 PRD

1 2 2 3 PT - MC

1 2 2 3 NVA-PVEM

Auditor

2
Auditor Junior Tcnico

4 PAN

0 PRI

Se tom en consideracin: El tiempo para la revisin de informa anual es de 60 das hbiles El tiempo para la revisin de informa de campaa es de 120 das hbiles La carga de trabajo con base en los montos auditados y en el alcance de la auditora La auditora debe ser llevada a cabo con el uso de tecnologa, capacitacin de personal, planeacin adecuada del trabajo y supervisin oportuna. Se consider que este tipo de auditoras se basa en un factor de importancia relativa que sirve de parmetro para enfocar los esfuerzos a lo material o lo relevante

De acuerdo al comparativo con los criterios mencionados, existe un rea de oportunidad en la distribucin del personal actual de auditora
Ahorro Potencial

$9,524,177

598

En la Direccin de Resoluciones y Normatividad los colaboradores son asignados a equipos que atienden a las distintas coaliciones y partidos
La Direccin de Resoluciones y Normatividad de la UFRPP es la encargada de individualizar y crear las Resoluciones con base en los dictmenes contables de la Direccin de Auditora

Distribucin de Equipos del Personal


Subdirector

NC
Direccin General

Direccin de Resoluciones y Normatividad

Subdirector Jefe de Jefe de Dpto. Jefe de Jefe de Dpto.

Subdirector Jefe de Jefe de Dpto. Jefe de Jefe de Dpto.

Subdirector Jefe de Jefe de Dpto. Jefe de Jefe de Dpto.

Subdirector Jefe de Jefe de Dpto. Jefe de Jefe de Dpto.

Subdirector Jefe de Jefe de Dpto. Jefe de Jefe de Dpto.

18 16 14 12 10 8 6 4 2 0

2 4 1 2 7

Jefe de Departamento Proyectista UFQR

Proyectista UFQRA
Asistente

1 2 4 2

1 2 3 3
Nva. A.

4 2
Movimiento Progresista

PAN

Compromiso por Mxico

NC

46

18

10

11

11

Con la disminucin de la carga de trabajo para aos ordinarios existe un rea de oportunidad en el dimensionamiento del rea
Ahorro Potencial

$8,082,886

599

C. Diagnstico Hallazgo 3
Traslapes en los roles de supervisin y elevados costos

Los tramos de control son reducidos en la UFRPP, por lo que la estructura no est alineada a tendencias de modernizacin administrativa internacionales
Perspectiva Tendencia
Acotacin de niveles jerrquicos mediante la redefinicin de responsabilidades para alcanzar una entrega oportuna de servicios
Administracin de la estructura de gestin Volumen Nmero de Mandos Medios y Superiores T O T A L R AT I O S Costos T O TA Costo de la Estructura L de Gestin

Resultados
Mayor enfoque en resultados Estructura de gestin oportuna y eficiente Mayor interaccin entre reas Acercamiento de servicios a destinatarios finales

Alineacin UFRPP
Tramo de control 1:3
Alineacin alta Alineacin media

Tramos de Control

R AT Costo de Supervisin I O S +

Poca alineacin

Alineacin baja

Tramo de Control

Tendencia tramo de control

DIRECCIN DE AUDITORA DE PARTIDOS POLTICOS, AGRUPACIONES POLTICAS Y OTROS

El anlisis de tramos de control no aplica para la Direccin de Auditora debido a la naturaleza de sus funciones

1:6

DIRECCIN DE RESOLUCIONES Y NORMATIVIDAD

1:0

1:2

1:3

1:5

1:6

DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO

1:0

1:5

1:6

COORDINACIN OPERATIVA 1:0

1:3

1:4

1:6

601

El costo de supervisin es elevado y los roles que realizan los subdirectores y jefes son similares, por lo que se pueden reducir los niveles jerrquicos

ndice de Costo de Supervisin por Nivel 2.00 1.50 1.00 0.50 0.00 0.35 0.32 0.00 0.62
= 0.59
Director General Director Subdirector

ndice de Costo de Supervisin por rea 2.00 1.50 1.00 0.50 0.35
DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO COORDINACIN OPERATIVA

DIRECCIN DE AUDITORA DE PARTIDOS POLTICOS, AGRUPACIONES POLTICAS Y OTROS

DIRECCIN DE RESOLUCIONES Y NORMATIVIDAD

0.78 0.49
0.42

= 0.59

Roles
Nivel Normativo Diseo Monitoreo Ejecucin NC Costeo (Mdp*)

1 2 3 4

Director General Director

1 1 6

$3.1 $2.3 $6.4 $14.9 $26.7

< Jefe de Departamento

Subdirector

24
32

Ahorros potenciales*

De acuerdo al traslape de actividades que hay, existe la oportunidad de eliminar uno de los niveles de Mandos Medios.
Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

602

D. Resumen de Hallazgos e Impactos

Los 3 hallazgos identificados nos llevan a las siguientes conclusiones


Conclusiones por hallazgo
1. La estructura de la Coordinacin Operativa tiene un exceso de mandos medios y las funciones administrativas que realizan puede llevarse a cabo con una menor cantidad de colaboradores. Adems, las funciones de desarrollo y soporte de sistemas de la Coordinacin pueden ser cursadas a UNICOM para as enfocar los esfuerzos del rea a la coordinacin del proceso de fiscalizacin. 2. Al revisar la estructura organizacional del rea de Auditora a Partidos Polticos utilizando las prcticas aceptadas en la industria, se demuestra el sobredimensionamiento del rea, por lo que el uso de una estructura flexible generara ahorros. 3. Tanto en la Coordinacin Operativa como en el rea de Resoluciones y Normatividad existe un traslape de roles y responsabilidades entre los subdirectores y los jefes de departamento, por lo que se puede eliminar un nivel jerrquico.

604

Implementando acciones derivadas de este documento, la UFRPP obtendra ahorros potenciales de 22.48 Mdp
*Mdp impactado por oportunidad
Redistribucin de recursos Modernizacin

Situacin actual rea


D. de Auditora de Partidos Polticos, Agrupaciones Polticas y Otros D. de Resoluciones y Normatividad

NC

Costo Mdp

NC Impactado 28

Ahorro Potencial* 9.52

150

47.63

9.52

54

24.67

8.08

17

8.08

Coordinacin Operativa

13

8.23

4.88

4.88

Direccin y Apoyo Administrativo

12

7.23

52

22.48

Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

605

E. Anexos

1. Anlisis de tramos de control y costo de supervisin

Unidad de Fiscalizacin de los Recursos de los Partidos Polticos


Headcount: 58
Nivel Director General Director Coordinador Subdirector MM Jefe de Departamento 41 HC 1 2 1 13

60 50

1 0

Honorarios Eventuales

MS

40
30 20 10 0 HC Tipo de Contratacin
3.20 1.23 1.23 4.59

57

Administrativa

TOTAL

58

Costo de Estructura
DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO
COORDINACIN OPERATIVA DIRECCIN DE RESOLUCIONES Y NORMATIVIDAD

$7.58 $7.89 $24.68 $47.63 $$10 $20 $30 $40 $50 $60 23.37

Director General
Coordinador Secretario Particular

13.87

Costo de Supervisin
2.00 1.50 1.00 0.50 0.00 0.35 0.32 0.00 0.62
= 0.59 Director General Director Subdirector

Nota: Cifras en millones de pesos (Mdp)


DIRECCIN DE AUDITORA DE PARTIDOS POLTICOS, AGRUPACIONES POLTICAS Y OTROS

2.00 1.50 1.00 0.50 0.35


DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO COORDINACIN OPERATIVA

DIRECCIN DE RESOLUCIONES Y NORMATIVIDAD

0.78

= 0.59

0.49

0.42

Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

608

Unidad de Fiscalizacin de los Recursos de los Partidos Polticos

Tramo de Control

Direccin Ejecutiva de Prerrogativas y Partidos Polticos

DIRECCIN DE AUDITORA DE PARTIDOS POLTICOS, AGRUPACIONES POLTICAS Y OTROS

1:0

1:2

1:6

DIRECCIN DE RESOLUCIONES Y NORMATIVIDAD

1:0

1:2

1:3

1:5

DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO

1:0

1:5

1:6

COORDINACIN OPERATIVA 1:0

1:3

1:4

1:6

609

Unidad de Fiscalizacin de los Recursos de los Partidos Polticos


Resumen
Tramo de Control
Nivel Director General Director UNIDAD DE FISCALIZACIN DE LOS RECURSOS DE LOS PARTIDOS POLTICOS Coordinador Subdirector Jefe de Departamento HC Total HC 1 2 1 13 41 27 Presupuesto Promedio Total Anual $ $ $ $ $ $ 3.20 4.59 1.23 13.87 24.59 47.47 1:5 1:6 1:4 1:2 Min 1:5 1:5 1:4 1:0 Max 1:5 1:6 1:4 1:4

Detalle
Director Subdirector Jefe de Departamento Total Director 1 6 24 12 1 5 10 10 Coordinador Subdirector Jefe de Departamento Director General Jefe de Departamento 1 2 5 5 1 2 5 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 2.30 6.39 13.99 22.69 2.29 5.34 5.84 13.47 1.23 2.14 2.95 6.31 3.20 1.81 5.01 1:4 1:4 1:4 1:3 1:4 1:4 1:5 1:2 1:5 1:2 1:5 1:2 1:6 1:2 1:6 1:0 1:6 1:4

IRECCIN DE AUDITORA DE PARTIDOS POLTICOS, AGRUPACIONES POLTICAS Y OTROS

DIRECCIN DE RESOLUCIONES Y NORMATIVIDAD


Total DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO Total

Subdirector Jefe de Departamento

COORDINACIN OPERATIVA
Total

1:5

1:5

1:5

Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013

610

2. Organigramas Reales

Unidad de Fiscalizacin de los Recursos de los Partidos Polticos


Direccin General

Coordinacin Operativa Enlace Administrativo Subdireccin de Modernizacin y Simplificacin

Secretaria Particular

Subdireccin de Control y Seguimiento

Lder de Modernizacin y Seguimiento

Direccin de Resoluciones y Normatividad

Direccin de Auditora a Partidos Polticos, Agrupaciones Polticas y Otros

Subdireccin de Resoluciones y Normatividad Subdireccin de Resoluciones y Normatividad Subdireccin de Resoluciones y Normatividad Subdireccin de Resoluciones y Normatividad Subdireccin de Resoluciones y Normatividad

Subdireccin de Auditora

Subdireccin de Auditora

Subdireccin de Auditora

Subdireccin de Auditora

Subdireccin de Auditora

Subdireccin de Auditora

612

Coordinacin Operativa

Coordinador Operativo

Analista de Servicios Grficos

Secretaria de Direccin de rea o Equivalente

Subdirector de Modernizacin y Simplificacin

Subdirector de Control y Seguimiento

Jefe de Departamento de Modernizacin y Simplificacin Jefe de Departamento de Modernizacin y Simplificacin

Jefe de Departamento de Control y Seguimiento Jefe de Departamento de Control y Seguimiento Analista de Simplificacin Administrativa

Asistente de Control de Programas de Modernizacin


Asistente de Control de Programas de Modernizacin

Lder de Modernizacin y Seguimiento

613

Direccin de Resoluciones y Normatividad

Direccin de Resoluciones y Normatividad

Subdireccin de Resoluciones y Normatividad

Subdireccin de Resoluciones y Normatividad

Subdireccin de Resoluciones y Normatividad

Subdireccin de Resoluciones y Normatividad

Subdireccin de Resoluciones y Normatividad

Departamento de Resoluciones y Normatividad

Departamento de Resoluciones y Normatividad

Departamento de Resoluciones y Normatividad

Departamento de Resoluciones y Normatividad

Departamento de Resoluciones y Normatividad

Departamento de Resoluciones y Normatividad

Departamento de Resoluciones y Normatividad

Departamento de Resoluciones y Normatividad

Departamento de Resoluciones y Normatividad

Departamento de Resoluciones y Normatividad

614

Direccin de Auditora a Partidos Polticos, Agrupaciones Polticas y Otros

Direccin de Auditora a Partidos Polticos, Agrupaciones Polticas y Otros

Subdireccin de Auditora

Subdireccin de Auditora

Subdireccin de Auditora

Subdireccin de Auditora

Subdireccin de Auditora

Subdireccin de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

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3. Organigrama Aprobado

Unidad de Fiscalizacin de los Recursos de los Partidos Polticos


Direccin General

Enlace Administrativo

Coordinacin Operativa

Lder de Modernizacin y Seguimiento

Subdireccin de Control y Seguimiento

Subdireccin de Modernizacin y Simplificacin

Secretaria Particular

Direccin de Resoluciones y Normatividad

Direccin de Auditora a Partidos Polticos, Agrupaciones Polticas y Otros

Subdireccin de Resoluciones y Normatividad Subdireccin de Resoluciones y Normatividad Subdireccin de Resoluciones y Normatividad Subdireccin de Resoluciones y Normatividad Subdireccin de Resoluciones y Normatividad

Subdireccin de Auditora

Subdireccin de Auditora

Subdireccin de Auditora

Subdireccin de Auditora

Subdireccin de Auditora

Subdireccin de Auditora

617

Coordinacin Operativa

Coordinacin Operativa

Subdireccin de Control y Seguimiento

Subdireccin de Modernizacin y Simplificacin

Departamento de Control y Seguimiento

Departamento de Modernizacin y Seguimiento

Departamento de Control y Seguimiento

Departamento de Modernizacin y Seguimiento

618

Direccin de Resoluciones y Normatividad

Direccin de Resoluciones y Normatividad

Subdireccin de Resoluciones y Normatividad

Subdireccin de Resoluciones y Normatividad

Subdireccin de Resoluciones y Normatividad

Subdireccin de Resoluciones y Normatividad

Subdireccin de Resoluciones y Normatividad

Departamento de Resoluciones y Normatividad

Departamento de Resoluciones y Normatividad

Departamento de Resoluciones y Normatividad

Departamento de Resoluciones y Normatividad

Departamento de Resoluciones y Normatividad

Departamento de Resoluciones y Normatividad

Departamento de Resoluciones y Normatividad

Departamento de Resoluciones y Normatividad

Departamento de Resoluciones y Normatividad

Departamento de Resoluciones y Normatividad

619

Direccin de Auditora a Partidos Polticos, Agrupaciones Polticas y Otros

Direccin de Auditora a Partidos Polticos, Agrupaciones Polticas y Otros

Subdireccin de Auditora

Subdireccin de Auditora

Subdireccin de Auditora

Subdireccin de Auditora

Subdireccin de Auditora

Subdireccin de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

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Departamento de Auditora

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Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

Departamento de Auditora

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4. Soporte estratgico

Mapa Estratgico UFRPP 2015

Vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional

ME1. Incrementar la eficiencia de los procesos sustantivos

ME3. Incrementar la cobertura, servicios y calidad de atencin ciudadana

Brindar informacin y asesora confiable y oportuna

Fiscalizar con eficiencia y oportunidad los recursos de los sujetos obligados

Usuarios
Mejorar los tiempos de entrega y contenidos de los dictmenes y proyectos de resolucin de informes

Ofrecer normas claras y simples para los sujetos obligados en materia de financiamiento y gasto

Eficientar y transparentar la recepcin de informes, quejas y oficiosos

Fortalecer los procesos de fiscalizacin de los sujetos obligados

Procesos
Mejorar la atencin de solicitudes Mejorar la claridad de los proyectos de resolucin y acuerdos

Innovacin y transformacin institucional

Agilizar los procesos administrativos Contar con personal especializado, capacitado y sensibilizado de su funcin institucional

Contar con espacios fsicos dignos

Lograr un ambiente laboral sano compatible con los objetivos

Construir una plataforma tecnolgica funcional, confiable y de vanguardia

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