Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
31 Julio 2013
ndice
I. Objetivos y contexto II. Enfoque de trabajo III. Diagnstico organizacional CAI IV. Diagnstico organizacional CDD V. Diagnstico organizacional CNCS VI. Diagnstico organizacional DECEYEC VII. Diagnstico organizacional DEOE VIII. Diagnstico organizacional DEPPP
I. Objetivos y Contexto
Este documento presenta los avances de la fase de diagnstico del proyecto de anlisis de la estructura organizacional para las reas sustantivas y adjetivas
Etapas del proyecto Abril Mayo
Junta de Arranque Grupo de Direccin Grupo de Supervisin
Junio
Julio
Planeacin y administracin
Arranque de proyecto Puesta en marcha de la estructura de gobierno del proyecto
Diagnstico
Recopilacin de informacin y anlisis documental
Reporte de costo de la estructura actual, identificando los potenciales ahorros derivados de los hallazgos sobre las reas de oportunidad
El diagnstico de la estructura organizacional busca detectar fortalezas y reas de mejora que potencien el desarrollo y la modernizacin del Instituto
Desarrollo Organizacional
Plan Estratgico Institucional 2012-2015
Clarificar la asignacin actual de los recursos humanos de las Unidades Responsable por medio de su estructura organizacional Identificar reas de oportunidad que llevarn a una mejor eficiencia en la ejecucin de las atribuciones, reduciendo la complejidad organizacional Proporcionar la imagen real de la estructura organizacional y de sus costos
Diagnstico Organizacional
3 Modelo Actual e Impacto Potencial
2c Modelo de Entrega
Anlisis de funciones desconcentradas
Productos y Servicios
Clientes Fragmentacin de procesos y funciones Tecnologa y automatizacin
Rol central
Flujo de procesos central-local Costo de supervisin y tramos de control Claridad en roles y niveles jerrquicos
Entendimiento y cambios al modelo organizacional actual Oportunidades de consolidacin, descentralizacin, modernizacin y redistribucin de recursos
Estructuras tipo
Marco de Referencia
Base de Datos
Roles y Funciones
Costo de Supervisin
Subdireccin de Contabilidad Subdireccin de Planeacin y Evaluacin Financiera Departamento de Planeacin financiera
Subdireccin de Presupuesto
Departamento de Tesorera
Plazas Vacantes
2a
Temas a analizar
Modelo organizacional reas centrales Alineacin de las funciones, productos y servicios a la razn de ser de cada rea Percepcin de servicio al cliente Balance existente entre las funciones adjetivas y sustantivas realizadas en el rea Grado de integracin/desintegracin de los procesos ejecutados en el rea Uso de modelos de tercerizacin Oportunidades de innovacin Duplicidades en roles y responsabilidades Tecnologa y automatizacin
2b
2b: Estacionalidad
1) Identificar y costear flujo de procesos tri-anual 2) Entendimiento cargas de trabajo
=
10
2c
11
2d
Ilustrativo
Ilustrativo
12
Oportunidades Potenciales
Coordinacin Nacional de Comunicacin Social Coordinacin de Asuntos Internacionales Centro Para el Desarrollo Democrtico Presidencia del consejo General
Direccin Jurdica
Coordinacin del Voto de los Mexicanos en el Extranjero Unidad Tcnica de Servicios de Informtica Contralora General Secretaria Ejecutiva Unidad Tcnica de Servicios de Informacin y Documentacin Unidad Tcnica de Planeacin
URs con reas de soporte Recursos Materiales Recursos Financieros Recursos Humanos Servicios de Tecnologa
13
A. Entendimiento
Para el anlisis de la CAI, se obtuvo informacin de documentos existentes y entrevistas con los principales funcionarios del rea
Documentos Analizados
Nombre
Cdigo Federal de Instituciones y Procesos Electorales Reglamento Interior del IFE Manual de Organizacin General Publicaciones Informacin electoral para observadores internacionales Plantilla proporcionada por el Instituto, Abril 2013 Mapas Estratgicos de las URs
Descripcin
Normas constitucionales poltico-electorales Documento interno Descripcin de labores asignadas por cada unidad responsable Investigaciones y anlisis especializados en materia poltico-electoral comparada Material informativo para observadores de los procesos electorales Presupuesto total anual de la plaza Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional
Entrevistas Nombre
1 2 Mtro. Manuel Guillermo Carrillo Poblano Lic. Carlos Marino Navarro Fierro Lic. Rafael Riva Palacio Galimberti Lic. Deyanira Azucena Galindo Rodrguez Lic. Claudia Berenice Corona Rodriguez Lic. Juan Margarito Castro Reyes
rea
Coordinador de Asuntos Internacionales Director de Estudios y Proyectos Internacionales Director de Vinculacin y Cooperacin Internacional Subdirectora de Gestin de Programas de Capacitacin Internacional Subdirectora de la Oficina de Vinculacin Electoral de Mexicanos Residentes en el Extranjero Subdirector de Logstica y Seguimiento Administrativo
3
4 5 6
16
Las funciones de la CAI se determinan especficamente en el artculo 63 del Reglamento Interior del IFE
Reglamento Interior
a Instrumentar programas de vinculacin y cooperacin internacional b Promover ante la comunidad internacional conocimiento y organizacin de procesos electorales Promover conocimiento y acreditacin ante organismos nacionales c pblicos, privados y del sector social
rea
Coordinacin de Asuntos Internacionales Direccin de Estudios y Proyectos Internacionales Direccin de Vinculacin y Cooperacin Internacional Subdireccin de Gestin de Programas de Capacitacin Internacional Subdireccin de la Oficina de Vinculacin Electoral de Mexicanos Residentes en el Extranjero Subdireccin de Logstica y Seguimiento Administrativo
a b c d e f g h i
j k l m n o p q
d Organizar encuentros de intercambio informativo internacional e Coordinar acciones de intercambio informativo, cooperacin, asesora y asistencia tcnica a nivel internacional
l Promover convenios con organismos e instituciones internacionales m Dar cumplimiento a los acuerdos y proyectos de cooperacin n Representar internacionalmente al Consejero Presidente Informar al Consejero Presidente la ejecucin del programa de trabajo o Acordar con el Consejero Presidente asuntos de su competencia Colaborar en el diseo e instrumentacin de criterios y lineamientos que p fije el Consejo General para el registro y atencin de los visitantes extranjeros Colaborar en actividades de informacin, promocin y difusin q relacionadas con el programa de voto de los mexicanos en el extranjero
Fuente: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos y Reglamento Interior del IFE
17
La CAI tiene un objetivo especfico que despliega a travs de 6 vertientes de trabajo las cuales contribuyen al logro de la misin y visin del Instituto
IFE
Misin Visin
Reposicionar al pas en el escenario internacional, partiendo de las nuevas definiciones y orientaciones en materia polticoelectoral. Participar en un esfuerzo sistemtico e integral de promocin y proyeccin internacional del sistema y de las instituciones electorales mexicanas ante la comunidad internacional, reconociendo a los sistemas y las prcticas electorales como uno de los componentes fundamentales de los procesos de transicin y consolidacin democrtica. Responder al manifiesto inters de la comunidad internacional por conocer, informarse y dar seguimiento al desarrollo de las elecciones federales en Mxico.
Misin CAI
1. Promover la imagen del IFE ante la comunidad internacional mediante mecanismos permanentes de acercamiento, vinculacin y cooperacin 2. Atender solicitudes de asistencia tcnica y cooperacin de organismos internacionales y autoridades electorales 3. Organizar encuentros con actores de la comunidad internacional 4. Elaborar productos informativos del sistema electoral mexicano e impulsar proyectos de investigacin en poltica electoral comparada 5. Promover la participacin de funcionarios en foros de carcter internacional y conocer prcticas y procedimientos electorales de otros pases 6. Colaborar en la promocin y difusin del programa de voto de los mexicanos en el extranjero as como en el registro y atencin de observadores electorales
Fuente: Entrevistas, Reglamento Interior del IFE, Mapas Estratgicos de las URs
18
La CAI ejecuta centralmente 2 funciones principales y genera productos para autoridades electorales, organizaciones internacionales y ciudadana
Funcin / Proceso
1
Servicio /Producto
Programas de vinculacin Publicaciones/Libros Sistema de informacin electoral Seminarios y conferencias
Central
Desarrollo de programas de vinculacin y cooperacin
Planeacin y ejecucin de seminarios
Cliente
Autoridades electorales Organizaciones regionales y continentales Ciudadanos
Actividades principales
Promocin internacional
Programas de cooperacin
Asesora y asistencia tcnica
Implementacin de asesoras
2 Programa de votos de los mexicanos en el extranjero Difusin del voto Registro y atencin de observadores internacionales Ejecucin y soporte de programas Ciudadanos
Autoridades internacionales
Actividades soporte
Indicadores Monitoreo y control de proyectos Objetivos Informes de actividades Planeacin, coordinacin y seguimiento DEA
19
Actualmente, la CAI cuenta con un proyecto de capacitacin y educacin democrtica del que derivan 3 proyectos
Proyecto
Desarrollo de los valores democrticos, promocin de la participacin ciudadana y la educacin cvica
Proyectos Especficos
1 2 3 VD20100 VD30100 IN20100 Cooperacin y asistencia tcnica en el mbito internacional Vinculacin con Mexicanos Residentes en el Extranjero y Comit Tcnico de Especialistas del VMRE Modernizacin de la Infraestructura de la Coordinacin de Asuntos Internacionales
Fuente: Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el ejercicio 2013
20
La CAI se soporta en una estructura central de 31 funcionarios MS/MM y TO(1) y un costo de $20.54 mdp al ao para el cumplimiento de sus funciones
NC
Rama Total de MM y MS S Nombre del Puesto 10 19 MS Tipo de mando Total de TO A MS Coordinador de Asuntos Internacionales 17 14
Costo Total
(mdp)
MM y MS T0 TOTAL
A S. De Gestin de MM programas de capacitacin Internacional 3 4 A MM D. de Estudios y Proyectos Internacionales 4 4
17 14 31
MM 1
Detalle de costos
10 8 6 4 2 0 $8,114,063
CAI Costo por rea(3) % sobre costo total % sobre NC total $16.59 17
$919,526
$4,066,197
Direccin de Estudios y Proyectos Internacionales $4.07 25% 24%
$3,489,824
Direccin de Vinculacin y Cooperacin Internacional $3.49 21% 18%
Ppto anual promedio $282.6 mil por plazas TO Incluye MM y MS PPTO Anual de la plaza en millones de pesos
21
B. Diagnstico
Se identificaron 3 hallazgos principales que ofrecen oportunidades de sinergia y extensin de prcticas organizacionales internas a otras reas del Instituto
Coordinacin de Asuntos Internacionales
1
D. de Vinculacin y Cooperacin Internacional
3
S. de Logstica y Seguimiento Administrativo
1
S. de Gestin de Programas de Capacitacin Electoral
1
D. de Estudios y Proyectos Internacionales
Hallazgo
1. Existen importantes oportunidades de sinergia con CDD debido a la naturaleza de las funciones que ejercen ambas reas
Descripcin
CAI y CDD llevan a cabo actividades de vinculacin/cooperacin, produccin de anlisis/estudios/investigaciones y ejercicios de capacitacin/asesora acadmica pudiendo operar de manera conjunta
Oportunidades
La estructura ejerce en periodos postelectorales actividades relacionadas con el voto de los mexicanos en el extranjero que coadyuvan al buen funcionamiento del Instituto en futuros procesos electorales
Oportunidad de extender prcticas organizacionales a otras actividades y procesos del Instituto como resultado de conocimiento generado y retencin de talento
La estructura opera administrativamente con una proporcin de 6 a 31personas respecto de las actividades principales del rea
Oportunidad de modernizar la estructura administrativa al constituirla en un rea ms delgada y consistente con el modelo definido para la entrega de servicios de soporte del IFE
Consolidacin
Modernizacin
Redistribucin de recursos
23
B. Diagnstico Hallazgo 1
Oportunidades de sinergia de CAI con CDD
CAI ha modificado su foco como rea de poltica e informacin, ampliando sus capacidades a temas como vinculacin acadmica, capacitacin y asesora
1993 - 1994
Comunicacin e informacin sobre el desarrollo del proceso electoral mexicano ante la comunidad internacional, a travs de: Atencin de delegaciones extranjeras Informes sobre el proceso electoral
1995 - 2006
Promocin y proyeccin del rgimen electoral mexicano ante la comunidad internacional, a travs de: Atencin de delegaciones extranjeras Generacin de estudios informativos
2006 - 2012
Vinculacin con la comunidad internacional, a travs de: Suscripcin de convenios de cooperacin Generacin de estudios comparados Imparticin de capacitacin y asesora especializada
Investigacin y anlisis
Institutos electorales internacionales Organizaciones regionales y continentales
Vinculacin y cooperacin
Organismos pblicos, privados y del sector social Instituciones acadmicas Centros de investigacin Sociedad civil
CAI Hoy
Promocin de conocimiento ante comunidad internacional
Capacitacin y asesora
25
La revisin de las actividades clave en CAI y CDD plantea una oportunidad en cuanto a la naturaleza similar de sus funciones
CAI
Actividades Direccin de Estudios y Proyectos Internacionales Direccin de Vinculacin y Cooperacin Subdireccin de Gestin de Programas de Capacitacin Electoral Coordinacin Acadmica
CDD
Direccin de Desarrollo Institucional
Estrategia de vinculacin Estrategia de informacin Estrategia de conocimiento Programas de vinculacin y cooperacin Investigacin y anlisis Capacitacin y asesora acadmica y tcnica Vinculacin y cooperacin
CAI
Programas de vinculacin y cooperacin internacional
Acreditacin ante organismos nacionales pblicos, privados y del sector social
Ambas coordinaciones promueven acercamientos con actores externos Ambas coordinaciones producen y comparten informacin sobre el desarrollo de procesos electorales Ambas coordinaciones brindan capacitacin y asesora acadmica Convenios con autoridades internacionales Estudios comparados internacionales Elaboracin de programas externos Convenios con autoridades nacionales Estudios comparados nacionales Elaboracin de programas internos
Investigacin y anlisis
CDD
Productos informativos sobre organizacin de procesos electorales para la comunidad internacional Sistema de informacin electoral para la comunidad internacional Investigacin y anlisis en materia poltico-electoral comparado Estudios, investigaciones y bases de datos para la toma interna de decisiones
CAI
CDD
Promocin de conocimiento y organizacin de procesos electorales ante la comunidad internacional Encuentros de intercambio informativo internacional Asesora y asistencia tcnica a nivel internacional Asistencia acadmica para el diseo de programas de capacitacin y formacin de partidos y agrupaciones polticas Implementacin de cursos de capacitacin del personal del Instituto
26
Colaboracin acadmica con institutos polticos, organizaciones civiles, instituciones acadmicas y de educacin superior
Al da de hoy, CAI y CDD convergen en actividades de vinculacin, investigacin y asesora y su naturaleza ofrece oportunidades de sinergia a futuro
1994 - 2005 Objetivos Productos
Iniciativas de promocin institucional (rgimen electoral / organizacin y funcionamiento del Instituto) Atencin de delegaciones extranjeras interesadas en el estudio del rgimen electoral mexicano Centro Internacional de Investigacin y Capacitacin Electoral (programas especializados de intercambio, capacitacin e investigacin) Estudios comparados
CAI
1993
1. Proyectar y acreditar ante la comunidad internacional el proceso de reforma y cambio del sistema polticoelectoral mexicano 2. Informar de manera puntual el desarrollo del proceso electoral de 1994
Actualidad
Organismos electorales
Vinculacin y cooperacin
Gobiernos
Investigacin y anlisis
Ciudadanos
Sociedad civil
Capacitacin y asesora
CDD
2005
1. Brindar apoyo tcnico, anlisis, estudios e investigaciones que aporten sustento a la toma de decisiones del Consejero Presidente
Disear y realizar investigaciones y proyectos para dar herramientas a las reas sustantivas y el Consejo para la toma de decisiones y soporte de las mismas
Instituciones acadmicas
Centros de Investigacin
Partidos polticos
2005
2012
27
El diagnstico realizado en CAI y CDD plantea a futuro dos alternativas estratgicas: 1) Capturar sinergias potenciales, 2) Status quo
Alternativa estratgica
Valoracin
Sentido de recomendacin
1 Foco organizacional
2 Modernizacin administrativa 1
Grado de alineacin de las alternativas respecto de prcticas lderes que atienden a tramos de control, costo de supervisin de actividades y eficiencia organizacional en general
2 1
3 1
CAI | CDD Status quo
Especializacin
Anlisis de esquema de fusin a la luz de eficiencia correspondiente a vinculacin y cooperacin, investigacin y anlisis, capacitacin y asesora acadmica
4 1
Reduccin de costos
Determinacin de eficiencia y ahorro en el costo con base en el impacto econmico de las distintas alternativas para ejecutar las funciones definidas (CAI-CDD en una misma rea o por separado)
28
La generacin e intercambio de conocimiento especializado puede tomar un enfoque ms estratgico y dotar de mayor foco organizacional a estas 2 reas
1
Foco Organizacional Objetivos Reconocimiento interno del rea rea de oportunidad
CAI
Promover la imagen del IFE ante la comunidad Internacional Elaborar investigaciones electorales comparadas Proporcionar asistencia tcnica a organismos/ autoridades internacionales Promover el programa de voto de los mexicanos en el extranjero
Programa VME
Admn. Conocimiento
CDD
Realizar investigaciones y proyectos para sustentar decisiones del Consejo Gestionar informacin y conocimiento del Instituto Brindar capacitacin a los empleados del Instituto .
Centro de investigacin
Administracin de conocimiento
29
La fusin de CAI y CDD permitira alinear sus estructuras a tendencias de modernizacin administrativa al reducir niveles y tramos de control
2 1
Modernizacin Administrativa
CAI | CDD
CAI + CDD
Tramo de control
Max 6 Min 5
Max 5 Min 3
Niveles jerrquicos
Max 5 Min 4
30
La vinculacin, investigacin y capacitacin de las actividades de CAI y CDD se potencian a travs de una ventanilla nica aumentando su eficiencia
3 1
Especializacin
Investigacin y anlisis
Amrica Latina y Amrica del Norte Sistemas electorales Asia y Europa Educacin y cultura democrtica
A
Institutos electorales internacionales y nacionales
Mxico
Vinculacin y cooperacin
Organizaciones regionales y continentales Partidos y agrupaciones polticas Instituciones acadmicas y universidades ONGs Capacitacin y asesora a actores internacionales Capacitacin y asesora a actores nacionales
Ventanilla nica
Conocimiento internacional Conocimiento nacional
Capacitacin y asesora
La vinculacin y cooperacin con actores se potenciara a travs de una ventanilla nica en la que se canalizaran los requerimientos con las reas responsables El alcance de investigaciones y anlisis reflejara conocimiento internacional y nacional y complementara ejercicios de capacitacin y asesora
31
Las actividades de vinculacin con la academia y otras instituciones realizadas por CAI, CDD y DECEYEC muestran sinergias entre s
3 1
A
Vinculacin y cooperacin
Especializacin
rea
D E C E Y E C
Objetivo
Establecer bases de colaboracin para la realizacin de proyectos y trabajos conjuntos en materia de docencia, investigacin, difusin de la cultura, asesora y apoyo tcnico, coedicin de materiales y otros beneficios, en los mbitos electoral, educacin cvica, cultura de la legalidad, valores democrticos y temas afines
Beneficios Sinergia
C D D
Coordinacin Acadmica
Establecer las bases y los mecanismos de colaboracin acadmica entre las instituciones y el IFE en materia de formacin, capacitacin y actualizacin, a travs de la organizacin de cursos, seminarios, conferencias y talleres
C A I
Identificar y promover proyectos y programas de intercambio, de cooperacin, de . consulta y de asistencia tcnica; tanto a nivel bilateral, como multilateral.
Tipos de convenios Universidades Instituciones Acadmicas Organizaciones Civiles Organizaciones Electorales Centro de Investigaciones Partidos Polticos Organismos Pblicos
DECEYEC
CDD
CAI
Nivel
Alto
Medio Bajo
Fuente: Lista de convenios DECEYEC, CDD y CAI y Plan Integral del Proceso Federal Electoral
32
La generacin de conocimiento en conjunto entre CAI y CDD potencia las actividades de promocin de cultura democrtica y asesora del Instituto
3 1
B Investigacin y anlisis
Propsito
Elaborar productos informativos del sistema electoral mexicano e impulsar proyectos de investigacin en poltica electoral comparada
Propsito
Elaborar investigaciones, anlisis, estudios y bases de datos para aportar elementos informativos a los rganos directivos del IFE en la toma interna de sus decisiones
Conocimiento internacional Conocimiento nacional
Temas
Sistemas electorales Educacin y cultura democrtica Temticas de actualidad Voto electrnico Acercamiento del voto a personas con discapacidad
Temas
Programa de Acompaamiento Ciudadano Cultura democrtica Seguimiento del proceso federal electoral Perspectiva de gnero Valor pblico Confianza de los jvenes mexicanos en las instituciones polticas
Alcance
Mxico Amrica Latina y Amrica del Norte Asia y Europa frica
Alcance
IFE Estados de la Repblica
Complementariedad de conocimiento internacional y nacional en productos informativos Aumento en el alcance de investigaciones y anlisis Generacin de reas de especializacin temtica Proyeccin de conocimiento en ejercicios de capacitacin y asesora Economas de escala en grupos de investigacin
Fuente: Presentacin CDD y Publicacin CAI sobre el Proceso Electoral Federal 2012
33
La promocin y divulgacin de cultura y valores democrticos en seminarios y foros organizados por CAI, CDD y DECEYEC brinda reas de oportunidad
3 1
C
Capacitacin y asesora
Especializacin Objetivo
Promover conocimiento, reflexin y estudio de temas electorales de actualidad y relevancia, a travs de capacitacin, asesora y difusin dirigida a actores nacionales e internacionales
Capacitacin y Asesora
Diseo de la estrategia CDD D. de Desarrollo Institucional
CAI - S. De Gestin de programas de capacitacin Internacional
Desarrollo de contenido
Ejecucin de actividades
DECEYEC
Beneficios de integracin
Estrategias ms integrales
Contenidos ms robustecidos
Clientes
Gobiernos
Sociedad civil
Ciudadanos
Partidos Polticos
Centros de Investigaciones
Instituciones Acadmicas
Organismos Electorales
Fuente: Entrevistas, Plan Integral del Proceso Federal Electoral
34
La implementacin de acciones de sinergia en procesos de vinculacin, investigacin y capacitacin implica ahorros potenciales de $11.67 mdp
4 1
Reduccin de costos
rea
D. de Vinculacin y Cooperacin Internacional D. de Estudios y Proyectos Coordinacin de Asuntos Internacionales Apoyo Administrativo Coordinacin de Desarrollo Democrtico CAI
Oportunidad de sinergia
Puesto de Supervisin Puesto de Supervisin Puesto de Supervisin Economas de Escala Puesto de Supervisin
Impacto
NC
3
4 8 2 5
Costo*
$3.49
$4.07 $7.38 $1.66
Sinergia alta
$5.63
Sinergia media
CDD
D. de Desarrollo Institucional
Apoyo Administrativo
Puesto de Supervisin
Economas de Escala
17
2
$12.89
$1.80
Sinergia baja
Sinergia CAI-CDD
D. De Vinculacin y Cooperacin Internacional D. De Estudios y Proyectos Coordinacin $3.49 $ 12.72 $7.37
$ 16.59
$ 7.38 $1.66 $12.89 $20.32 $5.63
Sinergia CAI-CDD
$4.07
$1.80
35
De acuerdo a la evaluacin de cada uno de los criterios, se recomienda conformar un rea organizacional que concentre las actividades de CDD y CAI
Criterios de anlisis Status Quo Sinergia Potencial CAI-CDD
Foco Organizacional
2 1
Modernizacin Administrativa
3 1
Especializacin
4 1
Reduccin de costos
Total Ponderado
30%
70%
Beneficio
0% 25% 50% 75% 100%
Opcin recomendada
Bajo
Medio
Alto
36
Recomendamos al IFE fusionar ambas reas para capturar altos beneficios cualitativos y cuantitativos, a pesar de los retos organizacionales de la iniciativa
El IFE puede adoptar un foco organizacional del proceso de vinculacin, generacin de informacin y asesora a travs del establecimiento de una sinergia, la cual potenciara su presencia e interaccin
Beneficios cualitativos
Por medio de la consolidacin de procesos y servicios de vinculacin, investigacin y capacitacin se obtienen beneficios a travs de reduccin costos, eficiencia en capital humano y economas de escala interna
Beneficios e impactos
El beneficio de reduccin de costos en un escenario de sinergia es claro y significativo ya que se obtendra un ahorro potencial de 32% (11.67 mdp / 5.84 mdp respectivamente)
Beneficios cuantitativos
La implementacin de prcticas de modernizacin administrativa permite ampliar tramos de control de 1:6, reducir niveles jerrquicos pasando de 5 a 4 y costos de supervisin entre 0.5 y 0.99
El establecimiento de una sinergia representa retos considerables desde diferentes perspectivas: Capacidad y disposicin para el cambio Modificacin al reglamento interior Seleccin de personal de supervisin
Retos de la solucin
37
B. Diagnstico Hallazgo 2
Posibilidad de replicar conocimiento y extender prcticas organizacionales
Para garantizar el funcionamiento de la COVE durante el periodo electoral, una Subdireccin adscrita a la CAI se suma a sus actividades tras la eleccin
Crecimiento de la estructura
Coordinacin del Voto de los Mexicanos Residentes en el Extranjero*
Servicio
Vinculacin con mexicanos residentes en el extranjero. Enlace institucional. Evaluacin y seguimiento
COVE*
Otras reas
D. de Vinculacin Interna
Conformacin de lista nominal de electores residentes en el extranjero. Envo y recepcin de paquetes electorales postales. Atencin ciudadana (mdulos e Ifetel) Diseo y produccin de documentacin y materiales electorales. Recepcin, clasificacin y resguardo de votos. Escrutinio y cmputo de VMRE Implementacin del programa de capacitacin electoral e integracin de mesas de escrutinio y cmputo del VMRE Subcampaa de promocin del VMRE
Periodo electoral
S. de Enlace Institucional
S. de Norrmatividad
Estrategia de comunicacin de informacin Desarrollo de sistemas e instalacin de infraestructura informtica para capturar el VMRE Administracin del proyecto del VMRE
Servicio
Instrumentacin de estrategias de comunicacin e informacin con mexicanos residentes en el extranjero y agrupaciones nacionales e internacionales
Implementacin de acciones que garanticen a futuro el funcionamiento de la COVE durante el periodo electoral
CAI
Nmero de colaboradores 2
39
* Unidad tcnica especializada de carcter temporal ** Subdireccin adscrita a la CAI Fuente: Informe Final del VMRE, Proceso Electoral Federal 2011-2012; Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
La ubicacin de la SD de VMRE en CAI y su reubicacin en COVE durante el proceso electoral es una buena prctica organizacional en el Instituto
Contraccin de la estructura
Periodo pre-electoral
Definicin de visin, misin, objetivos generales y lneas estratgicas transversales a partir de planeacin estratgica Conceptualizacin de programas y proyectos especficos Deteccin de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas
Contraccin de la estructura
Periodo post-electoral
Desarrollo e implementacin de estrategias de comunicacin e informacin con residentes y agrupaciones Evaluacin e identificacin de reas de oportunidad para el siguiente periodo electoral
Crecimiento de la estructura
Periodo electoral Ejecucin del plan integral del proyecto de voto de los mexicanos en el extranjero
Vinculacin con mexicanos residentes en el extranjero Enlace institucional Evaluacin y seguimiento
Implementacin de prctica organizacional de crecimiento y contraccin de la estructura en funcin de cargas y responsabilidades laborales Produccin de ciclo de comunicacin, aprendizaje y mejores prcticas Generacin y retencin de talento Aumento de conocimiento y especializacin temtica Ahorro anual de $10.02 mdp en periodos de contraccin de la estructura
40
B. Diagnstico Hallazgo 3
Oportunidad de simplificacin de estructuras administrativas
La CAI cuenta en su estructura con 6 de 31 colaboradores realizando tareas administrativas debido a una percepcin de lejana de los servicios de la DEA
Funciones
La Subdireccin de Logstica y Seguimiento Administrativo Coordinar con las reas adscritas a la CAI la organizacin y el desarrollo logstico de visitas, eventos y actividades internacionales Gestionar requerimientos de personal, recursos financieros, materiales y de servicios generales Integrar informes de actividades Fungir como enlace ante otras reas del Instituto Ratio Adjetivo vs. Sustantivo 1:5
Colaboradores 6
MM TO
Oportunidades
2 1.5 1 0.5 0.374 0
Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
Coordinador
Director
Subdirector
1.714 1.31 Oportunidad de modernizar la estructura administrativa Disminucin del costo de supervisor Economas de escala
42
C. Anexos
Ilustrativo
Organizacin comprometida con llevar a cabo investigaciones, anlisis y propuestas de polticas pblicas Misin Proporcionar conocimiento especializado a tomadores de decisin Servicios proporcionados Investigaciones, anlisis y recomendaciones sobre asuntos nacionales e internacionales
Sinergias
Productos Posicionamiento Informacin y conocimiento especializado Informacin sistematizada y analticamente rigurosa Expertise en temas de coyuntura Clientes Gobiernos Sociedad civil Ciudadanos
Posibilitan desarrollar puntos de vista especializados sobre asuntos pblicos complejos Introducen propuestas de desarrollo poltico y econmico e innovaciones en la solucin de asuntos pblicos
Partidos polticos
Oportunidad Introduccin de ventanillas nicas con institutos internacionales, organizaciones regionales, centros de investigacin, academia y sociedad civil
Oportunidad
Fuente: Martin Thunert, Organization/Structure of Think Tanks, Heidelberg University 2012 Global Go to Think Tank Report, University of Pennsylvania
45
Detalle
Coordinador Coordinacin de Asuntos Internacionales Subdirector Jefe de Departamento Lder de proyecto Total Director DIRECCIN DE VINCULACIN Y COOPERACIN INTERNACIONAL Subdirector Jefe de Departamento 1 3 4 2 10 1 $ 2.57 $ 3.20 $ 2.33 $ 0.92 $ 9.03 $ 1.84 1:1 1:1 1:1 1:5 1:5 1:0 1:5 1:1 1:0 1:5 1:2 1:2
1
1
$ 1.07
$ 0.58
1:1
1:1
1:1
Total
Director DIRECCIN DE ESTUDIOS Y PROYECTOS INTERNACIONALES Subdirector Jefe de Departamento Total Total
3
1 1 2 4 17
$ 3.49
$ 1.82 $ 1.07 $ 1.16 $ 4.07 $ 16.59 1:1 1:2 1:1 1:2 1:1 1:2
47
Coordinador Director
1 2 5 7
15 10
Honorarios Permanentes
MM
15 5 0
Administrativa
Lder de proyecto
TOTAL
2
17
HC Tipo de Contratacin
Costo de Estructura
Direccin de Vinculacin y cooperacin Internacional Direccin de Estudios y Proyectos Internacionales Coordinacin de Asuntos Internacionales $$2.00 $3.50 $4.06 $9.03 $4.00 $6.00 $8.00 $10.00
Costo de Supervisin
2 1.5 1 0.5 0.374 0
Coordinador Director Subdirector
1.714 1.31
48
Resultados
Mayor enfoque en resultados Estructura de gestin oportuna y eficiente Mayor interaccin entre reas Acercamiento de servicios a destinatarios finales
Costos
T O T A L
R A T I O S
Alineacin CAI
Tramo de control 1:2 Tramos de Control
Costo de Supervisin
Alineacin alta
Alineacin media
Poca alineacin
Alineacin baja
1:0
1:3
1:5
1:0
1:1
1:6
1:0
1:2
49
3. Identificacin de roles
Nivel
Normativo
Diseo
Ejecucin
NC 1 2 5 7 2 17
1 2
Central
3 4 5
Fuente: Manual de Organizacin 2009 y Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
51
4. Lista de Convenios
Objetivo
Identificar y promover acciones de intercambio de informacin, de cooperacin y de asistencia tcnica Incrementar la cooperacin entre los organismos electorales que forman parte de la Unin.
Instituciones
Registradura Nacional del Estado Civil de Colombia Consejo Nacional Electoral de Colombia Tribunal Federal Electoral Comisin Estatal Electoral de Puerto Rico
Identificar y desarrollar proyectos en elecciones y gobernabilidad democrtica, con la conjuncin nica de recursos que los socios pueden proporcionar.
Unidad de Asistencia Electoral de las Naciones Unidas Fundacin Internacional para Sistemas Electorales Instituto Internacional para la Democracia y la Asistencia Electoral Elecciones Canad
Consejo General del Poder Judicial de Espaa Junta Central Electoral de Espaa Direccin General de Poltica Interior del Ministerio del Interior de Espaa Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacin Secretara de Relaciones Exteriores
Identificar y promover proyectos, programas y acciones tendientes a desarrollar un proceso de intercambio de informacin, conocimientos y experiencias que le faciliten a cada una de las instituciones identificar y evaluar los avances e innovaciones tcnico- administrativas, que fortalezcan o actualicen su organizacin y prctica institucional en materia electoral
Proporcionar a la Cancillera informacin para estar en posibilidad de verificar los datos proporcionados por los solicitantes de matrcula consular Establecer un marco de referencia para la interaccin tcnica entre las partes en materia de actividad electoral, educacin cvica y promocin de la cultura democrtica. Promover la cooperacin en las reas prioritarias, mutuamente identificadas Renovar y ampliar los trabajos de colaboracin conjunta dirigidos al fortalecimiento de la democracia.
7
8
53
Objetivo
Establecer un marco de cooperacin bilateral en materia electoral. Impulsar proyectos y programas de intercambio, consulta, cooperacin y asistencia tcnica bilateral, sobre temas relacionados con la administracin electoral.
Instituciones
Organizacin de los Estados Americanos Asociacin de Autoridades Electorales de Europa
11
Identificar, promover y ejecutar de manera conjunta proyectos de intercambio, cooperacin y asistencia tcnica sobre temas que contribuyan a la profesionalizacin de la administracin electoral y a la difusin de valores y prcticas democrticas, en los que puedan participar y de los que puedan beneficiarse instituciones y organismos electorales de frica y Amrica Latina.
Establecer mecanismos de intercambio dirigidos a fortalecer diversas reas de la cultura poltica y los procesos electorales de ambos pases, incluyendo la educacin cvica el uso de tecnologas electorales. Extender la vigencia del Convenio Marco de Cooperacin Interinstitucional entre el JNE y el IFE, a fin de mantener el margen de accin establecido entre ambas partes en el campo de la educacin y formacin cvica ciudadana, as como en la promocin de valores y la cultura democrtica. Fortalecer la cooperacin e intercambio en materia de administracin electoral entre la Asociacin de Autoridades Electorales de Europa y el Instituto Federal Electoral de Mxico, a travs de la realizacin de talleres internacionales de administracin electoral. Establecer los mecanismos formales mediante los cuales colaborarn permanentemente para fortalecer e incrementar las presencia de Mxico a nivel internacional en materia de administracin electoral. Establecer un marco general de cooperacin para desarrollar esquemas de intercambio de alto nivel entre funcionarios de ambas instituciones en temas relacionados con la administracin electoral.
12
13
14
15
16
54
Objetivo
Instituciones
Universidad de Guanajuato Benemrita Universidad Autnoma de Puebla Universidad Autnoma de Ciudad Jurez Universidad Autnoma Benito Jurez de Oaxaca Universidad de Guadalajara Universidad del Caribe Universidad Veracruzana Universidad de Sonora Universidad Autnoma de Quertaro Universidad Autnoma de Baja California Colegio Mexico Universidad Autnoma de Tamaulipas Universidad Autnoma de Zacatecas Universidad Intercultural de Guerrero Universidad Jurez del Estado de Durango
11
12 13 14 15 Organizacin y realizacin del Concurso de Ensayo Poltico "Carlos Sirvent Gutirrez". El concurso tuvo como finalidad reconocer e incentivar la reflexin sobre la democracia, los procesos polticos y sus actores en Mxico.
16
55
Objetivo
Establecer las bases y mecanismos operativos entre el INMUJERES y el IFE para que, dentro de sus respectivos mbitos de competencia, desarrollen y realicen conjuntamente acciones para la incorporacin e institucionalizacin de la perspectiva de gnero.
Establecer las bases y los mecanismos de colaboracin institucional entre el INALI y el IFE para organizar eventos de carcter acadmico en materia de elecciones, democracia y participacin ciudadana como foros, mesas redondas y conferencias en entidades federativas con ncleos importantes de poblacin indgena, as como producir materiales informativos sobre estos temas, en las lenguas indgenas que se reconocen en el Catlogo de las Lenguas Indgenas Nacionales: Variantes Lingsticas de Mxico. Establecimiento de vnculos institucionales entre el IFE y el Archivo General de la Nacin en materia de formacin, capacitacin, actualizacin, intercambio de experiencias, colaboracin conjunta en proyectos institucionales y dems actividades similares que contribuyan a la eficaz administracin de documentos institucionales de las partes, entendida como el conjunto de mtodos y prcticas destinados a planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, organizacin, conservacin, uso, seleccin y destino final de los documentos de archivo. Establecer las bases de colaboracin institucional entre LAS PARTES, con la finalidad de que EL IFE proporcione apoyo acadmico, tcnico y especializado para que EL IEPCJ pueda implementar, dentro del mbito de su competencia, el Programa de Acompaamiento Ciudadano y el Campus Virtual desarrollados por EL IFE. Realizacin del Foro Nacional: Poblaciones Afrodescendientes en Mxico, 2012. Creacin y desarrollo del Portal Elecciones en Mxico
Instituciones
Instituto Nacional de las Mujeres
18
19
20
21
22
56
Instituciones
18
19
Convenio General de Colaboracin entre el IFE y la Fundacin de Colosio A.C. del PRI. Convenio General de Colaboracin entre el IFE y el Instituto Nacional de Investigacin, Formacin Poltica y Capacitacin en Polticas Pblicas y Gobierno del PRD. Convenio General de Colaboracin entre el IFE y el Instituto de Estudios Sociopolticos y Econmicos, Autogestin y Poder Popular A.C. del PT
20 Establecer las bases y los mecanismos en materia de formacin, capacitacin y actualizacin de su personal, simpatizantes y militantes, a travs de la organizacin de cursos, seminarios, conferencias y talleres; as como la elaboracin de anlisis, estudios, investigaciones y dems actividades similares que contribuyan a la realizacin de los fines institucionales de "LAS PARTES" Y que propicien la promocin y fomento de la cultura poltica democrtica
21
22 23
Convenio General de Colaboracin entre el IFE y la Fundacin por la Socialdemocracia de las Amricas A.C. (Convergencia)
Fundacin Rafael Preciado (PAN)
24
25
57
Objetivo
Instituciones
Instituto Mexicano de la Juventud Instituto Politcnico Nacional Instituto de Investigaciones Sociales de la UNAM Centro de Investigacin y Docencia Econmicas
Creacin de una Comisin cuya funcin ser la de generar y consolidar prcticas ciudadanas entre los jvenes. Llevar a cabo actividades en materia de educacin cvica y difusin de los valores de la cultura democrtica.
Coordinar estrategias y actividades para el fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana en general, as como para la formacin de promotores de la educacin cvica. Llevar a cabo actividades en materia de educacin cvica y difusin de los valores de la cultura democrtica Coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la cultura cvica y de la transparencia, a la formacin y/o capacitacin del personal del IFE en materia de acceso a la informacin pblica El fortalecimiento de una educacin cvica que haga hincapi en la prevencin y eliminacin de todas las formas de discriminacin. Coordinar la ejecucin de estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica, la formacin de los asociados de la COPARMEX en valores y prcticas de la democracia y a la educacin para el ejercicio libre, responsable y razonado del voto. Realizacin de trabajos conjuntos en materia de difusin y promocin de la participacin informada de la ciudadana en la vida pblica, as como valores de la cultura democrtica. Llevar a cabo actividades en materia de educacin cvica y difusin de los valores de la cultura democrtica. Establecer las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, mediante su formacin en valores y prcticas de la democracia; la formacin de promotores de la educacin cvica; la creacin de ofertas educativas que fortalezcan a instituciones y organizaciones de la sociedad civil en su objetivo de consolidar la democracia.
Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica (IFAI) Consejo Nacional para Discriminacin (CONAPRED) Confederacin Patronal Mexicana (COPARMEX) de Prevenir la
la
Repblica
10
Centro de Cooperacin Regional para la Educacin de Adultos en Amrica Latina y el Caribe (CREFAL)
58
11
Establecer las bases de colaboracin entre las partes para la realizacin de proyectos y trabajos conjuntos en materia de docencia, investigacin, difusin de la cultura, y otras en beneficio de las partes en los mbitos de materia electoral, educacin cvica, cultura de la legalidad, valores de la democracia y temas afines.
Ejecucin de diversas estrategias dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, a la formacin y/o capacitacin de los asociados de la CONCANACO en valores y prcticas de la democracia as como para la formacin de promotores de la educacin cvica Establecimiento de las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, a la promocin de la participacin y a la capacitacin de los asociados de la CONCAMIN como promotores del voto libre, secreto, y razonado. Establecimiento de las bases y mecanismos operativos, para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades con el objeto de promover entre la comunidad universitaria y la ciudadana en general los valores de la democracia y la cultura de la legalidad, formar a sus integrantes como multiplicadores de programas de educacin cvica, fomentar la participacin informada en la vida pblica, y promover el ejercicio libre, responsable y razonado del voto. Establecer las bases y mecanismos operativos para promover el ejercicio libre, responsable y razonado del voto entre los jvenes, para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas a promover las participacin informada de la juventud en la vida pblica; a generar una cultura de la legalidad democrtica y de la rendicin de cuentas, y a la formacin de los integrantes de la Fundacin como multiplicadores de programas de educacin cvica. Establecimiento de las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, a la promocin de la participacin ciudadana y a la capacitacin de los afiliados de la CMIC como promotores del voto libre, secreto y razonado.
12
13
14
15
16
la
Industria
de
la
59
17
La finalidad de este convenio es unir esfuerzos para emprender acciones de cooperacin conjunta que tendrn como fin prestar asistencia tcnica y diversas clases de apoyo para el mejor cumplimiento de sus funciones institucionales as como contribuir a la superacin profesional y tcnica del personal al servicio de cada una de ellas.
El objeto de este convenio consiste en la colaboracin dentro de sus respectivos mbitos de competencia y disponibilidad presupuestaria, para desarrollar las competencias cvicas de la comunidad escolar y de la ciudadana en general. El objeto consiste en llevar a cabo el diagnstico para la operacin de los procesos electorales en las regiones indgenas con la finalidad de detectar los avances y retrocesos institucionales de los procesos poltico-electorales en 8 regiones indgenas. El objeto de este convenio consiste en disear e instrumentar estrategias de formacin ciudadana, as como de acciones dirigidas a la capacitacin de funcionarios pblicos, maestros, acadmicos y a la ciudadana en general como formadores de educacin cvica y tica y promotores de la cultura de la legalidad. El objeto consiste en coadyuvar a la promocin del conocimiento cientfico de los procesos electorales y las instituciones polticas, a efecto de fomentar el intercambio de conocimientos y experiencias sobre la materia electoral, mediante la realizacin de cursos, talleres, seminarios y conferencias y congresos que tengan como objeto difundir los conocimientos en materia electoral. Establecer las bases y mecanismos para coadyuvar en proyectos especficos que se refieren a la participacin, capacitacin y formacin de participacin poltica y electoral de los ciudadanos del pas, generacin y promocin del voto razonado y dems temas referentes a la democracia participativa de los conciudadanos.
18
19
20
21
22
Sociedad en Movimiento A. C.
60
Objetivo
Instituciones
El Instituto proporcionar a la SEDESOL capacitacin en materia del nuevo marco constitucional y legal electoral dirigida al personal que esta ltima designe. Secretara de Desarrollo Social
Establecer Las bases de colaboracin para la realizacin de proyectos y trabajos conjuntos en materia de docencia, investigacin, difusin de la cultura, asesora y apoyo tcnico, coedicin de materiales y otros beneficios de sta, en los mbitos electoral, educacin cvica, cultura de la legalidad, valores democrticos y temas Universidad Nacional Autnoma de Mxico afines, as como proporcionar asesora tcnica en materia de informtica y telecomunicaciones Organizar y desarrollar actividades conjuntas de investigacin, capacitacin, difusin de la cultura democrtica en Mxico en materia electoral as como programas de desarrollo institucional vinculados a la calidad, innovacin, mejoramiento y profesionalizacin de las estructuras, procesos y recursos humanos Instituto Nacional de Administracin Pblica A.C. al servicio del Instituto sobre la base de investigaciones, capacitacin, consultora y asesora tcnica que forman la estructura sustantiva del INAP Establecer las bases de colaboracin que fortalezcan el cumplimiento de los objetivos y fines de LAS PARTES en materia de formacin y participacin Servicios a la Juventud A.C. ciudadana juvenil as como la promocin de la cultura poltica democrtica. Establecer las bases conforme a las cuales el IFE y la COPARMEX fomenten la educacin ciudadana para el ejercicio libre, responsable, informado y razonado del Confederacin Patronal de la Repblica Mexicana voto durante el Proceso Electoral Federal 2011-2012. SP.
24
25
26
27
28
Fomentar la educacin ciudadana para el ejercicio libre, responsable, informado y razonado del voto, as como el establecimiento de las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades Confederacin de Cmaras Nacionales de Comercio, Servicios y Turismo de los Estados dirigidas a la participacin de las Cmaras afiliadas a la CONCANACO Unidos Mexicanos SERVYTUR como Observadores Electorales en el Proceso Electoral Federal 20112012.
61
29
Elaboracin de tres estudios relacionados con la perspectiva de gnero y no discriminacin: Desigualdad, discriminacin, acoso y violencia sexual en el Instituto Federal Electoral: Diagnstico Institucional; Estudio sobre la salud, higiene y la seguridad laboral en el Instituto; y Anlisis jurdico sobre la normatividad interna del Instituto
-Coordinar actividades dirigidas a la investigacin sobre la participacin ciudadana en las regiones indgenas del pas, sobre el nivel de representacin poltica de los ciudadanos. -Diseo e instrumentacin de programas de promocin de la participacin cvica y del voto libre y secreto. -Apoyo de las campaas de difusin para la actualizacin del padrn electoral y apoyo en la elaboracin de estudios que conllevan a la identificacin y conteo de la poblacin indgena en dichas regiones
30
62
5. Soporte Estratgico
Usuarios
Procesos
Diversificar e intensificar los instrumentos y estrategias para fortalecer a los organismos electorales
64
A. Entendimiento
Para el levantamiento de informacin se analizaron diferentes documentos existentes y entrevistaron a los principales funcionarios del CDD
Documentos Analizados Nombre
Manual de Organizacin General Cdigo Federal de Instituciones y Procesos Electorales Reglamento Interior de Trabajo Plan Integral del Proceso Electoral 2011-2012 Plantilla proporcionada por el Instituto, Abril 2013 Productos realizados del CDD del 2009 al 2012 Documentacin de las investigaciones del 2012 Informe de Programa de Acompaamiento Ciudadano Plan Tctico y Operativo Mapas Estratgicos de las URs
Descripcin
Descripcin de labores asignadas por cada unidad responsable Normas constitucionales poltico-electorales. Documento interno Documento con la planeacin estratgica de la ejecucin de las elecciones Presupuesto total anual de la plaza Consolidado de reporte de actividades Detalle de investigaciones realizadas Detalle de actividades, encuentros y foros realizados Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el Ejercicio 2013 Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional
Entrevistas Nombre
1 2 3 4 Dra. Arminda Balbuena Cisneros Lic. Daniela Ramos Cardoso Dr. Jos Gabriel de la Paz Lic. Luis Pablo Muoz Snchez
rea
Coordinador General del Centro de Desarrollo Democrtico Coordinadora Acadmica Director de Desarrollo Institucional Coordinador de la Unidad de Informacin y Acervo
67
67
Las funciones del CDD tienen su mandato especfico en el artculo 67 del Reglamento Interior del IFE
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos
Articulo 41: El Instituto Federal Electoral tendr a su cargo, en forma integral y directa, entre otras, las actividades relativas a la capacitacin y a la educacin cvica.
68
CDD tiene 3 grandes objetivos especficos que contribuyen al logro de los objetivos, misin y visin del Instituto
IFE
Misin
Visin
Objetivos
Asistir y apoyar, en el mbito de sus respectivas atribuciones, al Instituto, a partidos y agrupaciones polticas nacionales, institutos electorales estatales, instituciones acadmicas, organizaciones de la sociedad civil y a la sociedad en general cuando lo requieran; mediante la investigacin, el anlisis y la sistematizacin de informacin; el diseo de cursos de capacitacin formativa; adems de la organizacin de eventos y actividades para contribuir al fortalecimiento de la confianza en el IFE, a partir de la divulgacin de temas en materia poltico-electoral
Visin CDD
Misin CDD
Ser un rea de fortalecimiento institucional y vnculo entre el IFE y los sectores de la sociedad, cumpliendo con el compromiso de brindar informacin, capacitacin formativa, apoyo acadmico, asistencia, anlisis e investigacin especializados en materia poltico electoral para contribuir al desarrollo de la cultura democrtica en Mxico
2 Disear y realizar investigaciones y proyectos para dar herramientas a las reas sustantivas y el consejo para la toma de decisin
69
Actualmente CDD tiene un proyecto de capacitacin y educacin democrtica del que derivan 2 proyectos especficos
Coordinacin General
Coordinador Acadmico
VD20400
Proyecto
Desarrollo de los valores democrticos, promocin de la participacin ciudadana y la educacin cvica
Proyectos Especficos
1 2 VD20400 VD20500 Estrategia integral para la formacin y divulgacin de la cultura poltica y electoral Investigacin e informacin
Fuente: Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el ejercicio 2013
70
CDD ejecuta una funcin principal y dos de soporte generando productos destinados a los consejeros, direcciones del IFE y ciudadana
Funcin / Proceso Principal
1
Servicio /Producto
Publicaciones / Libros
Central
Desarrollo de contenido
Cliente
Consejeros Direcciones del IFE
Investigaciones
Ciudadana
Soporte
Desarrollo de contenido
Colaboradores IFE
Logstica
Partidos Polticos
Fuente: Entrevistas
71
CDD se soporta en una estructura central de 44 funcionarios MS/MM y TO(1) y un costo de $26.12 mdp al ao para el cumplimiento de sus funciones
Rama Total de MM y MS S Nombre del Puesto 10 19 MS Tipo de mando Total de TO S MS
NC
MM y MS TO (1) TOTAL 24 20 44
Costo Total
(mdp)
Coordinacin General
24
20
Detalle de costos
Unidad de Informacin y Acervo
2 1 A MM P MM A
Coordinador Acadmico
2 2
17
MM
NC
12 10 8 6 4 2 0 $9,597,771
CDD
$1,917,755
$1,377,634
$4,372,374
Direccin y apoyo administrativo
$1,786,557
Unidad de Informacin y Acervo
$583,899
$683,898
Coordinador Acadmico
$20.32
$12.89
63% 71%
$4.37
22% 13%
(1) (2) (3)
$1.79
9% 8%
$1.27
6% 8%
Ppto anual promedio $290,052 mil por plazas TO Incluye MM y MS PPTO Anual de la plaza en millones de pesos
72
B. Diagnstico
Se identificaron 3 hallazgos principales que ofrecen oportunidades consolidacin de funciones y redistribucin de algunos recursos
1 Coordinacin General
de
3 Coordinador Acadmico
Hallazgo
1. Existen importantes oportunidades de sinergia con CAI debido a la naturaleza de las funciones que ejercen ambas reas
Descripcin
CDD y CAI llevan a cabo actividades de vinculacin/cooperacin, produccin de anlisis /estudios/investigaciones y ejercicios de capacitacin/asesora acadmica pudiendo operar de manera conjunta
Oportunidades
Se presentan oportunidades de consolidacin importantes en esfuerzos y recursos apalancando mayor eficiencia en el proceso de educacin cvica
3. El CDD realiza funciones distintas a las de su naturaleza, presentando duplicidad con otras reas
Falta claridad en la asignacin y operacin de roles y responsabilidades en las actividades de reclutamiento y seleccin, capacitacin interna y administracin del conocimiento
Redefinicin de la razn de ser del rea y asignacin de recursos y funciones de manera correspondiente
Consolidacin
Redistribucin de recursos
74
C. Diagnstico Hallazgo 1
Oportunidades de sinergia de CAI con CDD
CDD ha modificado su foco de la reestructura de 2005 como rea de investigacin, ampliando sus capacidades y acciones a temas como capacitacin y vinculacin
1998 - 2005
Se cre el Centro de Formacin y Desarrollo (CFD), como unidad tcnica especializada adscrita a la Junta General Ejecutiva como un rea capaz de brindar apoyo tcnico, analtico y acadmico a las reas del Instituto y a los programas de desarrollo institucional
2005
Comisin de Relaciones Institucionales e Internacionales (CRII)
2012
El CFD cambi de nombre al de Centro para el Desarrollo Democrtico (CDD), se adscribe a la Presidencia del Consejo General. Investigacin y capacitacin sobre temas poltico-electorales y proyectos permanentes que generen informacin que aporten elementos informativos al Consejero Presidente y a los Consejeros Electorales para la mejor toma interna de decisiones y generen conocimiento con alto valor agregado Otorgar a los partidos polticos y a las agrupaciones polticas nacionales asistencia acadmica para el diseo de sus programas de capacitacin y formacin Coadyuvar en el diseo, implementacin, imparticin y evaluacin de cursos de capacitacin formativa y de actualizacin del personal
Investigacin y anlisis
Institutos electorales internacionales y nacionales Organizaciones regionales y continentales
Diagnstico Fuentes de informacin y bases de datos Anlisis y descripcin de variables Desarrollo de conocimiento terico
Vinculacin y cooperacin
Partidos y agrupaciones polticas Instituciones acadmicas y universidades Centros de investigacin Sociedad civil
CDD Hoy
Capacitacin y asesora
76
Al da de hoy, CAI y CDD convergen en actividades de vinculacin, investigacin y asesora y su naturaleza ofrece oportunidades de sinergia a futuro
1994 - 2005 Objetivos Productos
Iniciativas de promocin institucional (rgimen electoral / organizacin y funcionamiento del Instituto) Atencin de delegaciones extranjeras interesadas en el estudio del rgimen electoral mexicano Centro Internacional de Investigacin y Capacitacin Electoral (programas especializados de intercambio, capacitacin e investigacin) Estudios comparados
CAI 1993
1. Proyectar y acreditar ante la comunidad internacional el proceso de reforma y cambio del sistema polticoelectoral mexicano 2. Informar de manera puntual el desarrollo del proceso electoral de 1994
Actualidad
Organismos electorales
Vinculacin y cooperacin
Gobiernos
Investigacin y anlisis
Ciudadanos
Sociedad civil
Capacitacin y asesora
CDD 2005
1. Brindar apoyo tcnico, anlisis, estudios e investigaciones que aporten sustento a la toma de decisiones del Consejero Presidente
Disear y realizar investigaciones y proyectos para dar herramientas a las reas sustantivas y el Consejo para la toma de decisiones y soporte de las mismas
Instituciones acadmicas
Centros de Investigacin
Partidos polticos
2005
2012
77
El diagnstico realizado en CAI y CDD plantea a futuro dos alternativas estratgicas: 1) Capturar sinergias potenciales, 2) Status quo
Alternativa estratgica
Valoracin
Sentido de recomendacin
1 Foco organizacional
2 Modernizacin administrativa 1
Grado de alineacin de las alternativas respecto de prcticas lderes que atienden a tramos de control, costo de supervisin de actividades y eficiencia organizacional en general
2 1
3 1
CAI | CDD Status quo
Especializacin
Anlisis de esquema de fusin a la luz de eficiencia correspondiente a vinculacin y cooperacin, investigacin y anlisis, capacitacin y asesora acadmica
4 1
Reduccin de costos
Determinacin de eficiencia y ahorro en el costo con base en el impacto econmico de las distintas alternativas para ejecutar las funciones definidas (CAI-CDD en una misma rea o por separado)
78
La generacin e intercambio de conocimiento especializado puede tomar un enfoque ms estratgico y dotar de mayor foco organizacional a estas 2 reas
1
Foco Organizacional Objetivos Reconocimiento interno del rea rea de oportunidad
CAI
Promover la imagen del IFE ante la comunidad Internacional Elaborar investigaciones electorales comparadas Proporcionar asistencia tcnica a organismos/ autoridades internacionales Promover el programa de voto de los mexicanos en el extranjero
Programa VME
Admn. Conocimiento
CDD
Realizar investigaciones y proyectos para sustentar decisiones del Consejo Gestionar informacin y conocimiento del Instituto Brindar capacitacin a los empleados del Instituto .
Centro de investigacin
Administracin de conocimiento
79
La fusin de CAI y CDD permitira alinear sus estructuras a tendencias de modernizacin administrativa al reducir niveles y tramos de control
2 1
Modernizacin Administrativa
CAI | CDD
CAI + CDD
Tramo de control
Max 6 Min 5
Max 5 Min 3
Niveles jerrquicos
Max 5 Min 4
80
La vinculacin, investigacin y capacitacin de las actividades de CAI y CDD se potencian a travs de una ventanilla nica aumentando su eficiencia
3 1
Especializacin
Amrica Latina y Amrica del Norte Sistemas electorales Asia y Europa Educacin y cultura democrtica
Investigacin y anlisis
A
Institutos electorales internacionales y nacionales
Mxico
Vinculacin y cooperacin
Organizaciones regionales y continentales Partidos y agrupaciones polticas Instituciones acadmicas y universidades ONGs Capacitacin y asesora a actores internacionales Capacitacin y asesora a actores nacionales
Ventanilla nica
Conocimiento internacional Conocimiento nacional
Capacitacin y asesora
La vinculacin y cooperacin con actores se potenciara a travs de una ventanilla nica en la que se canalizaran los requerimientos con las reas responsables El alcance de investigaciones y anlisis reflejara conocimiento internacional y nacional y complementara ejercicios de capacitacin y asesora
81
Las actividades de vinculacin con la academia y otras instituciones realizadas por CAI, CDD y DECEYEC muestran sinergias entre s
3 1
A
Vinculacin y cooperacin
Especializacin
rea
D E C E Y E C
Objetivo
Establecer bases de colaboracin para la realizacin de proyectos y trabajos conjuntos en materia de docencia, investigacin, difusin de la cultura, asesora y apoyo tcnico, coedicin de materiales y otros beneficios, en los mbitos electoral, educacin cvica, cultura de la legalidad, valores democrticos y temas afines
Beneficios Sinergia
C D D
Coordinacin Acadmica
Establecer las bases y los mecanismos de colaboracin acadmica entre las instituciones y el IFE en materia de formacin, capacitacin y actualizacin, a travs de la organizacin de cursos, seminarios, conferencias y talleres
C A I
Identificar y promover proyectos y programas de intercambio, de cooperacin, de . consulta y de asistencia tcnica; tanto a nivel bilateral, como multilateral.
Tipos de convenios Universidades Instituciones Acadmicas Organizaciones Civiles Organizaciones Electorales Centro de Investigaciones Partidos Polticos Organismos Pblicos
DECEYEC
CDD
CAI
Nivel
Alto
Medio Bajo
Fuente: Lista de convenios DECEYEC, CDD y CAI y Plan Integral del Proceso Federal Electoral
82
La generacin de conocimiento en conjunto entre CAI y CDD potencia las actividades de promocin de cultura democrtica y asesora del Instituto
3 1
B Investigacin y anlisis
Propsito
Elaborar productos informativos del sistema electoral mexicano e impulsar proyectos de investigacin en poltica electoral comparada
Propsito Elaborar investigaciones, anlisis, estudios y bases de datos para aportar elementos informativos a los rganos directivos del IFE en la toma interna de sus decisiones
Conocimiento internacional Conocimiento nacional
Temas
Sistemas electorales Educacin y cultura democrtica Temticas de actualidad Voto electrnico Acercamiento del voto a personas con discapacidad
Temas
Programa de Acompaamiento Ciudadano Cultura democrtica Seguimiento del proceso federal electoral Perspectiva de gnero Valor pblico Confianza de los jvenes mexicanos en las instituciones polticas
Alcance
Mxico Amrica Latina y Amrica del Norte Asia y Europa frica
Alcance
IFE Estados de la Repblica
Complementariedad de conocimiento internacional y nacional en productos informativos Aumento en el alcance de investigaciones y anlisis Generacin de reas de especializacin temtica Proyeccin de conocimiento en ejercicios de capacitacin y asesora Economas de escala en grupos de investigacin
83
La promocin y divulgacin de cultura y valores democrticos en seminarios y foros organizados por CAI, CDD y DECEYEC brinda reas de oportunidad
3 1
C
Capacitacin y asesora
Especializacin Objetivo
Promover conocimiento, reflexin y estudio de temas electorales de actualidad y relevancia, a travs de capacitacin, asesora y difusin dirigida a actores nacionales e internacionales
Capacitacin y Asesora
Diseo de la estrategia CDD D. de Desarrollo Institucional
CAI - S. De Gestin de programas de capacitacin Internacional
Desarrollo de contenido
Ejecucin de actividades
DECEYEC
Beneficios de integracin
Estrategias ms integrales
Contenidos ms robustecidos
Clientes
Gobiernos
Sociedad civil
Ciudadanos
Partidos Polticos
Centros de Investigaciones
Instituciones Acadmicas
Organismos Electorales
Fuente: Entrevistas, Plan Integral del Proceso Federal Electoral
84
La implementacin de acciones de sinergia en procesos de vinculacin, investigacin y capacitacin implica ahorros potenciales de $11.67 mdp
4 1
Reduccin de costos rea
D. de Vinculacin y Cooperacin Internacional D. de Estudios y Proyectos Coordinacin de Asuntos Internacionales Apoyo Administrativo Coordinacin de Desarrollo Democrtico CAI
Oportunidad de sinergia
Puesto de Supervisin Puesto de Supervisin Puesto de Supervisin Economas de Escala Puesto de Supervisin
Impacto
NC
3
4 8 2 5
Costo*
$3.49
$4.07 $7.38 $1.66
Sinergia alta
$5.63
Sinergia media
CDD
D. de Desarrollo Institucional
Apoyo Administrativo
Puesto de Supervisin
Economas de Escala
17
2
$12.89
$1.80
Sinergia baja
Sinergia CAI-CDD
D. De Vinculacin y Cooperacin Internacional D. De Estudios y Proyectos Coordinacin $3.49 $ 12.72 $7.37
$3.49
$ 16.59
$ 7.38 $1.66 $12.89 $20.32 $5.63
CDD
Sinergia CAI-CDD
D. De Estudios y Proyectos
$4.07
$1.80
85
De acuerdo a la evaluacin de cada uno de los criterios, se recomienda conformar un rea organizacional que concentre las actividades de CDD y CAI
Criterios de anlisis Status Quo Sinergia Potencial CAI-CDD
Foco Organizacional
2 1
Modernizacin Administrativa
3 1
Especializacin
4 1
Reduccin de costos
Total Ponderado
30%
70%
Beneficio
0% 25% 50% 75% 100%
Opcin recomendada
Bajo
Medio
Alto
86
Recomendamos al IFE fusionar ambas reas para capturar altos beneficios cualitativos y cuantitativos, a pesar de los retos organizacionales de la iniciativa
El IFE puede adoptar un foco organizacional del proceso de vinculacin, generacin de informacin y asesora a travs del establecimiento de una sinergia, la cual potenciara su presencia e interaccin
Beneficios cualitativos
Por medio de la consolidacin de procesos y servicios de vinculacin, investigacin y capacitacin se obtienen beneficios a travs de reduccin costos, eficiencia en capital humano y economas de escala interna
Beneficios e impactos
El beneficio de reduccin de costos en un escenario de sinergia es claro y significativo ya que se obtendra un ahorro potencial de 32% (11.67 mdp / 5.84 mdp respectivamente)
Beneficios cuantitativos
La implementacin de prcticas de modernizacin administrativa permite ampliar tramos de control de 1:6, reducir niveles jerrquicos pasando de 5 a 4 y costos de supervisin entre 0.5 y 0.99
El establecimiento de una sinergia representa retos considerables desde diferentes perspectivas: Capacidad y disposicin para el cambio Modificacin al reglamento interior Seleccin de personal de supervisin
Retos de la solucin
87
C. Diagnstico Hallazgo 2
Consolidacin de las funciones de Educacin Cvica y Cultura Democrtica
La revisin de las actividades clave en CDD y DECEYEC plantea una clara oportunidad en cuanto a la naturaleza similar de sus funciones y estructura
CDD Direccin de Desarrollo Institucional DECEYEC Direccin de Educacin Cvica y Participacin Ciudadana Director de Difusin y Campaas Institucionales
Actividades
Ambas reas plantean una estrategia de capacitacin en educacin cvica / cultura democrtica Ambas reas desarrollan y producen informacin sobre educacin cvica / cultura democrtica Diseo y produccin de material de capacitacin de cultura democrtica y de conocimientos y habilidades para los trabajadores del Instituto
Produccin de materiales
Ejecucin de actividades
Ambas direcciones brindan capacitacin y asesora acadmica a instituciones acadmicas, ciudadanos y organizaciones Ejecucin de actividades/foros acadmicos en temas de educacin cvica y cultura democrtica
Vinculacin
Estructuras
CDD
D. de Desarrollo Institucional D. De Educacin cvica y Participacin Ciudadana D. de Difusin y Campaas Institucionales
Oportunidad de sinergia
Puesto de supervisin Puesto de supervisin Puesto de supervisin
Impacto
NC
17
Costo*
$12.89
Sinergia alta
DECEYE C
12 11
$9.86 $9.6
89
La generacin y difusin de conocimiento en conjunto entre CDD y DECEYEC potencia las actividades de cultura democrtica y educacin cvica
Educacin Cvica y Cultura Democrtica Objetivo
Promover la participacin ciudadana, a travs de la difusin, para incentivar su participacin en el proceso electoral y en la vida democrtica
Temas
Cultura Democrtica Perspectiva de gnero Derechos de los ciudadanos Confianza de los jvenes Seguimiento del proceso federal electoral Valor pblico
CDD
DECEYEC
Educacin Cvica
Cultura Democrtica
Alcance
Instituciones Acadmicas Organismos Electorales Gobiernos Partidos Polticos Centros de investigaciones Sociedad
90
Asimismo, la consolidacin de estas actividades de vinculacin, investigacin y capacitacin acadmica puede implica ahorros potenciales
Beneficios
Complementariedad de conocimiento en temas de cultura democrtica y educacin cvica Aumento en el alcance de vinculacin acadmica Generacin de reas de especializacin temtica Economas de escala en grupos de educacin cvica
Definicin de estrategia
Desarrollo de contenido
Produccin de materiales
Difusin masiva
91
C. Diagnstico Hallazgo 3
El CDD realiza funciones distintas a las de su naturaleza
EL CDD debe delegar las actividades de RH actuales a las reas especializadas del Instituto y potenciar su rol en la administracin del conocimiento
Nivel de Participacin del CDD
Actividad Descripcin
Reclutamiento y Seleccin Apoyo en la gestin del concurso para el ingreso y ocupacin de vacantes del Servicio Profesional Electoral
Descripcin Producto
CDD
N/A
Alta
Capacitacin Interna
Gestin del conocimiento Fuentes de informacin interna y externa Deteccin de Necesidades de Capacitacin
Identidad Institucional Equidad de genero Habilidades esenciales para el entorno laboral Administracin de plataforma de aprendizaje Desarrollo de contenidos y herramientas de aprendizaje Registrar el conocimiento tcito y difundirlo para fortalecer l el aprendizaje organizacional
Media
La actividades de reclutamiento y seleccin y capacitacin interna cuentan con naturaleza distinta a la de la razn de ser del centro, siendo naturaleza de Recursos Humanos. Mientras que la administracin del conocimiento presenta potencial para ser un pilar estratgico del Centro.
Baja
93
D. Anexos
Definicin
Ilustrativo
Organizacin comprometida con llevar a cabo investigaciones, anlisis y propuestas de polticas pblicas Comprometen a servidores pblicos, medios y opinin pblica en torno a asuntos pblicos
Misin
Proporcionar conocimiento especializado a tomadores de decisin Servicios proporcionados Investigaciones, anlisis y recomendaciones sobre asuntos nacionales e internacionales Sirven como puente entre generacin de conocimiento y toma de decisiones
Sinergias
Productos Posicionamiento Informacin y conocimiento especializado Informacin sistematizada y analticamente rigurosa Expertise en temas de coyuntura Clientes Gobiernos Sociedad civil Ciudadanos
Posibilitan desarrollar puntos de vista especializados sobre asuntos pblicos complejos Introducen propuestas de desarrollo poltico y econmico e innovaciones en la solucin de asuntos pblicos
Partidos polticos
Oportunidad
Oportunidad Formacin, capacitacin y especializacin de funcionarios internacionales sobre asuntos nacionales e internacionales
Introduccin de ventanillas nicas con institutos internacionales, organizaciones regionales, centros de investigacin, academia y sociedad civil
96
Actividad General
Actividad Especifica
Asesora en diseo pedaggico
2008
0 467 3 15
2009
1 56 3 8
2010
2 508 3 13
2011
1 253 1 4
Participacin en cursos Diseo de cursos y produccin de manuales Facilitadores apoyando los programas
98
98
NC Total
Presupuesto Promedio Total Anual $ 2.57 1:5 $ 1.23 1:1 $ 1.89 1:1 $ 1.84 1:7 $ 4.25 1:2 $ 8.54 $ 20.32
Detalle
DIRECCIN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Total Coordinador General Coordinador Secretario Jefe de Departamento Director Subdirector Jefe de Departamento 1 4 12 17 1 2 1 3 7 $ 1.84 $ 4.25 $ 6.80 $ 12.89 $ 2.57 $ 1.89 $ 1.23 $ 1.74 $ 7.43 1:7 1:2 1:7 1:1 1:7 1:3
1:5 1:2
1:5 1:1
1:5 1:4
Total
Tramo de Control
Centro para el Desarrollo Democrtico
DIRECIN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
1:0
1:1
1:3
1:7
1:0
1:2
1:5
1:7
100
NC
1 1 6 16
24 20 16 12 8
3 4
Director Subdirector
MM
Jefe de Departamento
TOTAL
17
Administrativa
24
4
0 HC Tipo de Contratacin
$2.57 Coordinador General Secretario $1.89 Coordinador $1.84 Director
Costo de Supervisin
DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO
$12.89
$12.00 $15.00
Tramo de Control
2.00 1.40
Director
1.62 1.60
= 1.17
1.20
1.12
= 1.17
DIRECCIN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO
Subdirector
Coordinador
0.80
0.40 0.00
0.00
101
Asimismo, el diseo de la estructura no est alineado a tendencias de modernizacin que instan a una clara reduccin de los tramos de control
Perspectiva Tendencia Acotacin de niveles jerrquicos mediante la redefinicin de responsabilidades para alcanzar una entrega oportuna de servicios Alineacin a la tendencia CDD 1:2
Alineacin alta Alineacin media
Resultados Mayor enfoque en resultados Estructura de gestin oportuna y eficiente Mayor interaccin entre reas Acercamiento de servicios a destinatarios finales
Costos
T O T A L
R A T I O S
Tramos de Control
Costo de Supervisin
Poca alineacin
Alineacin baja
1:0
1:1
1:3
1:7
1:6
1:0
1:2
1:5
1:7
102
4. Identificacin de roles
Los roles que realizan los subdirectores son muy similares con el director y jefes de departamento
Monitoreo y Control Costeo (mdp) $2.57 $1.84 $3.20 $12.71 $20.32
Nivel 1 Central 2 3 4
Normativo
Diseo
Ejecucin
NC 1 1 3 19 24
El exceso de supervisin y la existencia de tramos de control tan reducidos en algunas reas genera falta de apoderamiento de los resultados obtenidos en la operacin, as como oportunidades de eficiencias en trminos de niveles de la jerarqua y nmero de supervisores
Fuente: Manual de Organizacin 2009 y Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
104
105
Ejecucin
Subdireccin de Anlisis
1 8 2 3 4 5 6 7 1
Departamento de Investigacin
1 2 3 4
106
5. Lista de Convenios
Objetivo
Instituciones
Instituto Mexicano de la Juventud Instituto Politcnico Nacional Instituto de Investigaciones Sociales de la UNAM Centro de Investigacin y Docencia Econmicas
Creacin de una Comisin cuya funcin ser la de generar y consolidar prcticas ciudadanas entre los jvenes. Llevar a cabo actividades en materia de educacin cvica y difusin de los valores de la cultura democrtica.
Coordinar estrategias y actividades para el fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana en general, as como para la formacin de promotores de la educacin cvica. Llevar a cabo actividades en materia de educacin cvica y difusin de los valores de la cultura democrtica Coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la cultura cvica y de la transparencia, a la formacin y/o capacitacin del personal del IFE en materia de acceso a la informacin pblica El fortalecimiento de una educacin cvica que haga hincapi en la prevencin y eliminacin de todas las formas de discriminacin. Coordinar la ejecucin de estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica, la formacin de los asociados de la COPARMEX en valores y prcticas de la democracia y a la educacin para el ejercicio libre, responsable y razonado del voto. Realizacin de trabajos conjuntos en materia de difusin y promocin de la participacin informada de la ciudadana en la vida pblica, as como valores de la cultura democrtica. Llevar a cabo actividades en materia de educacin cvica y difusin de los valores de la cultura democrtica. Establecer las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, mediante su formacin en valores y prcticas de la democracia; la formacin de promotores de la educacin cvica; la creacin de ofertas educativas que fortalezcan a instituciones y organizaciones de la sociedad civil en su objetivo de consolidar la democracia.
Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica (IFAI) Consejo Nacional para Discriminacin (CONAPRED) Confederacin Patronal Mexicana (COPARMEX) de Prevenir la
la
Repblica
10
Centro de Cooperacin Regional para la Educacin de Adultos en Amrica Latina y el Caribe (CREFAL)
108
Objetivo
Instituciones
Instituto Tecnolgico de Estudios Superiores de Monterrey, Campus Ciudad de Mxico
Establecer las bases de colaboracin entre las partes para la realizacin de proyectos y trabajos conjuntos en materia de docencia, investigacin, difusin de la cultura, y otras en beneficio de las partes en los mbitos de materia electoral, educacin cvica, cultura de la legalidad, valores de la democracia y temas afines.
Ejecucin de diversas estrategias dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, a la formacin y/o capacitacin de los asociados de la CONCANACO en valores y prcticas de la democracia as como para la formacin de promotores de la educacin cvica Establecimiento de las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, a la promocin de la participacin y a la capacitacin de los asociados de la CONCAMIN como promotores del voto libre, secreto, y razonado. Establecimiento de las bases y mecanismos operativos, para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades con el objeto de promover entre la comunidad universitaria y la ciudadana en general los valores de la democracia y la cultura de la legalidad, formar a sus integrantes como multiplicadores de programas de educacin cvica, fomentar la participacin informada en la vida pblica, y promover el ejercicio libre, responsable y razonado del voto. Establecer las bases y mecanismos operativos para promover el ejercicio libre, responsable y razonado del voto entre los jvenes, para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas a promover las participacin informada de la juventud en la vida pblica; a generar una cultura de la legalidad democrtica y de la rendicin de cuentas, y a la formacin de los integrantes de la Fundacin como multiplicadores de programas de educacin cvica. Establecimiento de las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, a la promocin de la participacin ciudadana y a la capacitacin de los afiliados de la CMIC como promotores del voto libre, secreto y razonado.
12
13
14
15
16
la
Industria
de
la
109
17
La finalidad de este convenio es unir esfuerzos para emprender acciones de cooperacin conjunta que tendrn como fin prestar asistencia tcnica y diversas clases de apoyo para el mejor cumplimiento de sus funciones institucionales as como contribuir a la superacin profesional y tcnica del personal al servicio de cada una de ellas.
El objeto de este convenio consiste en la colaboracin dentro de sus respectivos mbitos de competencia y disponibilidad presupuestaria, para desarrollar las competencias cvicas de la comunidad escolar y de la ciudadana en general. El objeto consiste en llevar a cabo el diagnstico para la operacin de los procesos electorales en las regiones indgenas con la finalidad de detectar los avances y retrocesos institucionales de los procesos poltico-electorales en 8 regiones indgenas. El objeto de este convenio consiste en disear e instrumentar estrategias de formacin ciudadana, as como de acciones dirigidas a la capacitacin de funcionarios pblicos, maestros, acadmicos y a la ciudadana en general como formadores de educacin cvica y tica y promotores de la cultura de la legalidad. El objeto consiste en coadyuvar a la promocin del conocimiento cientfico de los procesos electorales y las instituciones polticas, a efecto de fomentar el intercambio de conocimientos y experiencias sobre la materia electoral, mediante la realizacin de cursos, talleres, seminarios y conferencias y congresos que tengan como objeto difundir los conocimientos en materia electoral. Establecer las bases y mecanismos para coadyuvar en proyectos especficos que se refieren a la participacin, capacitacin y formacin de participacin poltica y electoral de los ciudadanos del pas, generacin y promocin del voto razonado y dems temas referentes a la democracia participativa de los conciudadanos.
18
19
20
21
22
Sociedad en Movimiento A. C.
110
Objetivo
Instituciones
El Instituto proporcionar a la SEDESOL capacitacin en materia del nuevo marco constitucional y legal electoral dirigida al personal que esta ltima designe. Secretara de Desarrollo Social
Establecer Las bases de colaboracin para la realizacin de proyectos y trabajos conjuntos en materia de docencia, investigacin, difusin de la cultura, asesora y apoyo tcnico, coedicin de materiales y otros beneficios de sta, en los mbitos electoral, educacin cvica, cultura de la legalidad, valores democrticos y temas Universidad Nacional Autnoma de Mxico afines, as como proporcionar asesora tcnica en materia de informtica y telecomunicaciones Organizar y desarrollar actividades conjuntas de investigacin, capacitacin, difusin de la cultura democrtica en Mxico en materia electoral as como programas de desarrollo institucional vinculados a la calidad, innovacin, mejoramiento y profesionalizacin de las estructuras, procesos y recursos humanos Instituto Nacional de Administracin Pblica A.C. al servicio del Instituto sobre la base de investigaciones, capacitacin, consultora y asesora tcnica que forman la estructura sustantiva del INAP Establecer las bases de colaboracin que fortalezcan el cumplimiento de los objetivos y fines de LAS PARTES en materia de formacin y participacin Servicios a la Juventud A.C. ciudadana juvenil as como la promocin de la cultura poltica democrtica. Establecer las bases conforme a las cuales el IFE y la COPARMEX fomenten la educacin ciudadana para el ejercicio libre, responsable, informado y razonado del Confederacin Patronal de la Repblica Mexicana voto durante el Proceso Electoral Federal 2011-2012. SP.
24
25
26
27
28
Fomentar la educacin ciudadana para el ejercicio libre, responsable, informado y razonado del voto, as como el establecimiento de las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades Confederacin de Cmaras Nacionales de Comercio, Servicios y Turismo de los Estados dirigidas a la participacin de las Cmaras afiliadas a la CONCANACO Unidos Mexicanos SERVYTUR como Observadores Electorales en el Proceso Electoral Federal 20112012.
111
29
Elaboracin de tres estudios relacionados con la perspectiva de gnero y no discriminacin: Desigualdad, discriminacin, acoso y violencia sexual en el Instituto Federal Electoral: Diagnstico Institucional; Estudio sobre la salud, higiene y la seguridad laboral en el Instituto; y Anlisis jurdico sobre la normatividad interna del Instituto
-Coordinar actividades dirigidas a la investigacin sobre la participacin ciudadana en las regiones indgenas del pas, sobre el nivel de representacin poltica de los ciudadanos. -Diseo e instrumentacin de programas de promocin de la participacin cvica y del voto libre y secreto. -Apoyo de las campaas de difusin para la actualizacin del padrn electoral y apoyo en la elaboracin de estudios que conllevan a la identificacin y conteo de la poblacin indgena en dichas regiones
30
112
Objetivo
Instituciones
Universidad de Guanajuato Benemrita Universidad Autnoma de Puebla Universidad Autnoma de Ciudad Jurez Universidad Autnoma Benito Jurez de Oaxaca Universidad de Guadalajara Universidad del Caribe Universidad Veracruzana Universidad de Sonora Universidad Autnoma de Quertaro Universidad Autnoma de Baja California Colegio Mexico Universidad Autnoma de Tamaulipas Universidad Autnoma de Zacatecas Universidad Intercultural de Guerrero Universidad Jurez del Estado de Durango
11
12 13 14 15 Organizacin y realizacin del Concurso de Ensayo Poltico "Carlos Sirvent Gutirrez". El concurso tuvo como finalidad reconocer e incentivar la reflexin sobre la democracia, los procesos polticos y sus actores en Mxico.
16
113
17
Establecer las bases y mecanismos operativos entre el INMUJERES y el IFE para que, dentro de sus respectivos mbitos de competencia, desarrollen y realicen conjuntamente acciones para la incorporacin e institucionalizacin de la perspectiva de gnero.
Establecer las bases y los mecanismos de colaboracin institucional entre el INALI y el IFE para organizar eventos de carcter acadmico en materia de elecciones, democracia y participacin ciudadana como foros, mesas redondas y conferencias en entidades federativas con ncleos importantes de poblacin indgena, as como producir materiales informativos sobre estos temas, en las lenguas indgenas que se reconocen en el Catlogo de las Lenguas Indgenas Nacionales: Variantes Lingsticas de Mxico. Establecimiento de vnculos institucionales entre el IFE y el Archivo General de la Nacin en materia de formacin, capacitacin, actualizacin, intercambio de experiencias, colaboracin conjunta en proyectos institucionales y dems actividades similares que contribuyan a la eficaz administracin de documentos institucionales de las partes, entendida como el conjunto de mtodos y prcticas destinados a planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, organizacin, conservacin, uso, seleccin y destino final de los documentos de archivo. Establecer las bases de colaboracin institucional entre LAS PARTES, con la finalidad de que EL IFE proporcione apoyo acadmico, tcnico y especializado para que EL IEPCJ pueda implementar, dentro del mbito de su competencia, el Programa de Acompaamiento Ciudadano y el Campus Virtual desarrollados por EL IFE. Realizacin del Foro Nacional: Poblaciones Afrodescendientes en Mxico, 2012. Creacin y desarrollo del Portal Elecciones en Mxico
18
19
20
21
22
114
Instituciones
18
19
Convenio General de Colaboracin entre el IFE y la Fundacin de Colosio A.C. del PRI. Convenio General de Colaboracin entre el IFE y el Instituto Nacional de Investigacin, Formacin Poltica y Capacitacin en Polticas Pblicas y Gobierno del PRD. Convenio General de Colaboracin entre el IFE y el Instituto de Estudios Sociopolticos y Econmicos, Autogestin y Poder Popular A.C. del PT Convenio General de Colaboracin entre el IFE y la Fundacin por la Socialdemocracia de las Amricas A.C. (Convergencia) Fundacin Rafael Preciado (PAN) Realizacin del XXIII CONGRESO NACIONAL DE ESTUDIOS ELECTORALES Promocin del desarrollo de competencias en las ciudadanas y los ciudadanos para participar en el ejercicio de sus derechos fundamentales y sus derechos polticos. Sociedad Mexicana de Estudios Electorales
20 Establecer las bases y los mecanismos en materia de formacin, capacitacin y actualizacin de su personal, simpatizantes y militantes, a travs de la organizacin de cursos, seminarios, conferencias y talleres; as como la elaboracin de anlisis, estudios, investigaciones y dems actividades similares que contribuyan a la realizacin de los fines institucionales de "LAS PARTES" Y que propicien la promocin y fomento de la cultura poltica democrtica
21
22 23 24
25
115
Objetivo
Identificar y promover acciones de intercambio de informacin, de cooperacin y de asistencia tcnica Incrementar la cooperacin entre los organismos electorales que forman parte de la Unin.
Instituciones
Registradura Nacional del Estado Civil de Colombia Consejo Nacional Electoral de Colombia Tribunal Federal Electoral Comisin Estatal Electoral de Puerto Rico
Identificar y desarrollar proyectos en elecciones y gobernabilidad democrtica, con la conjuncin nica de recursos que los socios pueden proporcionar.
Unidad de Asistencia Electoral de las Naciones Unidas Fundacin Internacional para Sistemas Electorales Instituto Internacional para la Democracia y la Asistencia Electoral Elecciones Canad
Consejo General del Poder Judicial de Espaa Junta Central Electoral de Espaa Direccin General de Poltica Interior del Ministerio del Interior de Espaa Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacin Secretara de Relaciones Exteriores
Identificar y promover proyectos, programas y acciones tendientes a desarrollar un proceso de intercambio de informacin, conocimientos y experiencias que le faciliten a cada una de las instituciones identificar y evaluar los avances e innovaciones tcnico- administrativas, que fortalezcan o actualicen su organizacin y prctica institucional en materia electoral
Proporcionar a la Cancillera informacin para estar en posibilidad de verificar los datos proporcionados por los solicitantes de matrcula consular Establecer un marco de referencia para la interaccin tcnica entre las partes en materia de actividad electoral, educacin cvica y promocin de la cultura democrtica. Promover la cooperacin en las reas prioritarias, mutuamente identificadas Renovar y ampliar los trabajos de colaboracin conjunta dirigidos al fortalecimiento de la democracia.
7
8
116
Objetivo
Establecer un marco de cooperacin bilateral en materia electoral. Impulsar proyectos y programas de intercambio, consulta, cooperacin y asistencia tcnica bilateral, sobre temas relacionados con la administracin electoral. Identificar, promover y ejecutar de manera conjunta proyectos de intercambio, cooperacin y asistencia tcnica sobre temas que contribuyan a la profesionalizacin de la administracin electoral y a la difusin de valores y prcticas democrticas, en los que puedan participar y de los que puedan beneficiarse instituciones y organismos electorales de frica y Amrica Latina. Establecer mecanismos de intercambio dirigidos a fortalecer diversas reas de la cultura poltica y los procesos electorales de ambos pases, incluyendo la educacin cvica el uso de tecnologas electorales. Extender la vigencia del Convenio Marco de Cooperacin Interinstitucional entre el JNE y el IFE, a fin de mantener el margen de accin establecido entre ambas partes en el campo de la educacin y formacin cvica ciudadana, as como en la promocin de valores y la cultura democrtica. Fortalecer la cooperacin e intercambio en materia de administracin electoral entre la Asociacin de Autoridades Electorales de Europa y el Instituto Federal Electoral de Mxico, a travs de la realizacin de talleres internacionales de administracin electoral.
Instituciones
Organizacin de los Estados Americanos Asociacin de Autoridades Electorales de Europa
10
11
12
13
14
15
Establecer los mecanismos formales mediante los cuales colaborarn permanentemente para fortalecer e incrementar las presencia de Mxico a nivel internacional en materia de administracin electoral. Establecer un marco general de cooperacin para desarrollar esquemas de intercambio de alto nivel entre funcionarios de ambas instituciones en temas relacionados con la administracin electoral.
16
117
6. Soporte Estratgico
Usuarios
Procesos
CDD.PI1. Generar e implementar un sistema para la deteccin permanente de necesidades de informacin y capacitacin
CDD.PI4 Fortalecer y ampliar los mecanismos de difusin y divulgacin de los productos y servicios del CDD
Desarrollo Organizacional CDD.IT1. Contar con el personal adecuado CDD.IT2. Implantar una cultura orientada a la innovacin y a la comunicacin asertiva CDD.IT3. Impulsar la propuesta de reestructuracin
Infraestructura CDD.IT5. Impulsar un programa de mejoramiento de la infraestructura y espacios de trabajo del CDD
119
A. Entendimiento
Para el diagnstico de la CNCS analizamos la normatividad y las bases de datos del personal, as como otros documentos relevantes
Documentos Analizados
Nombre
Manual de Organizacin General 2009 Cdigo Federal de Instituciones y Procesos Electorales Reglamento Interior del IFE Informes de actividades periodos 2011-2012 Plantilla proporcionada por el Instituto, Abril 2013 Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el Ejercicio 2013
Descripcin
Descripcin de puesto asignadas por cada unidad responsable Normas constitucionales poltico electorales Reglamento interior de trabajo Consolidado de reporte de actividades trimestrales por direccin Presupuesto total anual de la plaza Estrategias orientadas a mejorar la eficacia, eficiencia, transparencia y racionalidad en la planeacin, programacin y presupuestacin de los recursos del Instituto
Plan de Comunicacin Calendario Integral del Proceso Electoral Mapas Estratgicos de las URs
Documento para incidir en la confianza de la ciudadana hacia el IFE, a travs de acciones dirigidas a medios de comunicacin y posicionamiento de mensajes clave. Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional
122
Asimismo, se levant informacin a travs de 9 entrevistas con los principales funcionarios del rea de CNCS en nivel central
Entrevistas Nombre
1 2 3 4 5 6 7 8 9 Lic. Jos Luis Alcudia Goya Mtra. Karina Osiris Snchez Hernndez Lic. Alberto Garca Sarrubi Mtra. Ana Isabel Fuentes Bustillos Lic. Ana Regina Centeno Domnguez Jos Luis Morales Vences Leticia del Carmen Tzintzun Salas Julio Moreno Garca Gisela Moreno Penna
rea
Coordinador Nacional de Comunicacin Social Director de Anlisis y Evaluacin Director de Informacin Secretario Particular de Unidad Responsable Subdirector de Publicidad Subdirector de Anlisis Subdirector de Evaluacin Subdirector de Medios Audiovisuales Subdirector de Comunicacin Interna
123
Coadyuvar con la DECEYEC en el diseo de la estrategia 9 de las campaas de informacin institucional 10 11 Recopilar y analizar la informacin que sobre el Instituto difundan los medios masivos de comunicacin Evaluar la imagen del IFE a travs de mecanismos que, para tal efecto, acuerde con el Consejero Presidente
Artculo 62
124
CNCS tiene 2 grandes iniciativas que despliega a travs de 5 objetivos especficos del rea que contribuyen a la misin, visin y objetivos estratgicos del Instituto
Misin IFE Visin IFE
Iniciativas CNCS
1. Evaluacin de imagen institucional - Evaluar, a travs de estudios de opinin y monitoreo de redes sociales, la percepcin del pblico sobre las acciones, estructura, fines y principios rectores e imagen del IFE entre la ciudadana para contribuir a la adecuada toma de decisiones de los Consejeros y funcionarios del Instituto y contribuir a la definicin de la estrategia de comunicacin 2. Comunicacin en medios alternativos - Contar con los mecanismos e infraestructura tecnolgica necesaria para la generacin de contenido audiovisual y radiofnico para la promocin de actividades del Instituto Federal Electoral en medios electrnicos para establecer mayores y mejores vnculos con la ciudadana
Monitorear los medios para que el IFE pueda tomar decisiones adecuadamente
Fuente: Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el Ejercicio 2013, Plan Integral del Proceso Electoral Federal, Mapas Estratgicos de las URs, ENEC 2011-2015
125
CNCS ejecuta sus funciones y procesos sustantivos para producir ciertos productos y servicios que son entregados a diversos clientes
Funcin / Proceso
Dar a conocer las actividades del IFE en los medios nacionales, locales e internacionales Analizar la informacin publicada de los medios impresos nacionales, regionales, locales y extranjeros en torno al IFE Aprobar las solicitudes de difusin que realicen las diferentes reas del Instituto Coordinar la elaboracin del Plan Nacional de Medios Impresos Difundir las campaas institucionales apoyando a la DECEYEC Recopilar las encuestas de opinin sobre el IFE Elaborar los productos de sntesis de prensa (matutina, vespertina y extranjera)
Servicio/ Producto
Reportes informativos
Central
Se comparte informacin a medios nacionales
Local
Se comparte informacin a medios locales
Cliente
Medios de Comunicacin
Aprueban todos los dictmenes Elaboracin de contratos y convenios nacionales Trabajan campaas en conjunto con DECEYEC Recopilacin de encuestas nacionales
Informan a central
Catlogos de medios
Sntesis informativa
Sntesis local
Documentacin y transmisin de conferencias, entrevistas y foros Digitalizacin de archivos de fotos, audio y video Cobertura de medios a nivel nacional Cobertura de medios a nivel local DEA
126
CNCS actualmente opera con 83 colaboradores, de los cuales el 24.3% son niveles de MM y MS con un costo nmina aproximado de $24.3 mdp
Rama Total de MM y MS S Nombre del Puesto 10 19 MS Tipo de mando Total de TO
MM y MS TO CENTRAL
(1)
TO DESCONC. (2)
27 24 32 83
TOTAL
MM
MM
Direccin de Informacin
10 10
12 10
Servicio Profesional Administrativa Honorarios Permanentes Honorarios Eventuales
8 6 4 2
0
$9,122,332.00 $401,211.35 $9,021,172.00
Direccin de Informacin $9.0 12.0% 24.0%
$4,379,566.00
$1,439,811.38
Direccin de Anlisis y Evaluacin Costo del rea MM $24.3 $9.5 14.4% 25.4%
(1) Ppto anual promedio $267,740 mil por plazas TO (2) Ppto anual para 31 estados de $215,282 mil por plazas TO (3) No se encontraron Honorarios Permanentes
127
CNCS cuenta con 32 colaboradores en nivel local para atender sus tareas diarias
Junta Local
Vocal Ejecutivo
Vocal de DEOE
Vocal DERFE
Vocal DECEYEC
51
Central
$7,591,584
$30,789,852.72
100
75
50
25
$15,000,000
$30,000,000
$45,000,000
$60,000,000
Local
Coordinadores $6,889,024 Oficina Central
Central
$30,789,852.72
128
B. Diagnstico
Se identificaron 4 hallazgos principales relacionados con el modelo de operacin que ofrecen oportunidades de consolidacin y modernizacin de recursos
Coordinacin Nacional de Comunicacin Social
Direccin de Informacin
Hallazgo
1. Rol de CNCS est limitado estratgica y operativamente
Descripcin
La CNCS tiene limitada la capacidad de disear e implementar las estrategias de difusin externa e interna La produccin de materiales, as como los activos humanos y fsicos son realizados por la DEPPP Las redes sociales han crecido en promedio un 17.5% en los ltimos aos, por lo que es necesario reconsiderar el tamao del rea Los costos de supervisin son demasiado elevados. As mismo, los tramo de control son muy cortos
Oportunidades
Incrementar las atribuciones de la CNCS, en difusin externa e interna
2. DEPPP ejecuta algunas funciones de Comunicacin Social 3. La capacidad de atencin a redes sociales es insuficiente para atender las demanda futuras
Decisin Estratgica
Consolidacin
Redistribucin de recursos
130
B. Diagnstico Hallazgo 1
El rol de CNCS se encuentra limitado estratgica y operativamente
La CNCS cuenta con una arquitectura de procesos claramente identificada que consta de 4 macro procesos principales
Arquitectura de Procesos de la CNCS
Comunicacin Interna
Elaborar la sntesis de medios Monitorear medios Generar reactivos de encuestas de imagen del IFE Analizar estadsticas sociales y bases de datos
Elaborar sntesis local Comunicar estrategias Coordinar a los enlaces locales de comunicacin social
2 3
Cubrir en audio, video y fotografa las actividades pblicas del Instituto Coordinar estrategias con medios digitales para difundir informacin del IFE
Proporcionar insumos e informacin a medios nacionales, locales e internacionales Redactar y documentar eventos del Instituto
132
DECEYEC
DEPPP
No. Colaboradores 26
No. Colaboradores 9
Secretara Ejecutiva
No. Colaboradores
No. Colaboradores
CDD
CNCS
Costo $ 47.5
133
Lineamientos Institucionales Monitoreo de medios Relacin con Medios Externos Comunicacin Interna Difusin Externa
Foco de atencin
134
Existen una serie de funciones que al no ser ejecutadas limitan la capacidad estratgica de la CNCS
Cadena de Valor de Actividades segn las mejores prcticas
Productos Generados
Ejecucin de estrategia
Gestin de Informes
Estrategia de Comunicacin Reportes Catlogo de medios impresos Informacin a medios externos Productos Archivo audiovisual Parcialmente Generados Estrategias de difusin Produccin de materiales Campaas de publicidad en radio, prensa y televisin
Ejecucin de estrategia
Seguimiento a medios
Difusin
Difusin de campaas
Comunicacin Interna
Ejecucin de estrategia
Limitacin Estratgica
La CNCS no es vista como el rea experta en comunicacin ya que no realiza algunas de las funciones estratgicas. Adicional a ello, slo administra el 5% del presupuesto de difusin externa
Fuente: Entrevistas
135
Algunas reas del IFE ejecutan actividades de la CNCS sin ser su mbito de competencia, afectando as su capacidad estratgica
Verificar que los materiales editoriales respeten los lineamientos del IFE
Desarrollar la estrategia de difusin general y especficas Supervisar la produccin y difusin de los mensajes de la Campaa Institucional
CNCS 3 2.2
CDD 1 0.5
9 8.4
136
En cuanto a comunicacin interna, el IFE se limita a la elaboracin de boletines internos ENTRATE! dirigido a todos los colaboradores del Instituto
No hay un rea del IFE que formalmente cubra las necesidades de comunicacin interna. Actividades Claves del plan de comunicacin interna segn prcticas lderes Analizar necesidades de comunicacin
Difundir materiales
Fuente: Entrevistas http://www.theideabrand.com/2011/08/24/five-best-practices-for-effective-internal-communications/ University of Chicagos Gleacher Center, Strategic Communication Analysis
137
Adems la capacidad operativa de la CNCS se ve limitada por la ejecucin de funciones de difusin dentro del rea de anlisis y evaluacin
La CNCS no tiene con un claro proceso de segregacin de funciones por tipo de cliente (interno o externo). Esta situacin provoca una ruptura en el proceso de comunicacin entre las distintas reas.
Organigrama Actual
Secretario Particular Coordinacin de Comunicacin Social Enlace Administrativo
Direccin de Informacin
S de Publicidad
S de Anlisis
S de Evaluacin (CNCS)
LP de Redes Sociales
S de Medios Electrnicos
S de Medios Audiovisuales
S de Informacin
S de Comunicacin Interna
JD de Sntesis
JD de Medios Electrnicos
JD de Operaciones Tcnicas
JD de Redaccin
JD de Programacin y Difusin
JD de Monitoreo
JD de Estudios de Opinin
JD de Informacin
Clientes Internos
Clientes Externos
Direccin de Anlisis
1 3
Direccin de Anlisis
5
Fuente: Entrevistas
138
Una efectiva modernizacin de la operacin en la CNCS debera considerar algunas de las prcticas lderes de la industria pblica y privada
Organigrama de Comunicacin Social Gubernamental
Coordinacin de Comunicacin Social
Coordinacin de Informacin
Coordinacin de Difusin
Normatividad
Reputacin Corporativa
Comunicacin Interna
Relaciones Pblicas
Posicionamiento de Marca
Polticas y procedimientos
Evaluacin Interna
Generacin de contenidos
139
Dotando a la CNCS de funciones estratgicas y operativas, se genera una identidad corporativa slida del Instituto
Optimizacin Estratgica del rea
Optimizacin Operativa
Posicionar a la CNCS como el rea experta en Comunicacin externa Reubicar el rea de publicidad en la direccin de informacin para e interna alinear funciones que atiendan clientes internos y externos Alinear con mejores prcticas de instituciones privadas y de gobierno Redefinir los procesos y cambios culturales que permitan el Consolidar las funciones de comunicacin realizadas en DECEYEC acceso a la informacin entre reas sin que sta pase por sus para evitar duplicidad de actividades cabezas
140
B. Diagnstico Hallazgo 2
DEPPP ejecuta algunas funciones de Comunicacin Social
Dentro de la DEPPP existen recursos humanos y materiales destinados a la produccin de materiales de difusin para el IFE
Modelo Operativo DEPPP
Actividades
Realizar la preproduccin, grabacin en estudio y/o postproduccin, en los trminos solicitados por las diversas reas del Instituto, para la realizacin de sus programas y promocionales de radio y televisin Grabar los eventos solicitados por los partidos polticos y por el propio Instituto para cubrir sus actividades
Pautado y transmisiones I y II
Distribucin de Materiales
Llevar a cabo las actividades necesarias para la transmisin de mensajes y/o programas internos de las diversas reas de IFE a travs del sistema REDIFEEDUSAT y/o la Internet del Instituto
Clientes
reas internas del IFE Ingesta de Materiales Junta General Comit de Radio de Televisin El rea de produccin, post produccin y control de calidad, difiere de los procesos sustantivos ejecutados por el rea: 1. Pautado rdenes de transmisin 2. Distribucin entrega de materiales 3. Ingesta generacin de huellas acsticas par su monitoreo
Operacin
No. de Colaboradores 26 Costo Operativo Mdp 8.9
Fuente: Calendario actual de Actividades 2012
142
La CNCS no cuenta con los medios tecnolgicos para poder cubrir el alto volumen de transmisiones anuales especialmente a nivel local
Coberturas de actividades de permanentes del IFE Secretara Transmisiones de Ejecutiva y UT sesiones del Instituto 157 117 Conferencias de prensa 79 316 Sesiones del Tribunal 70 Actividades varias de difusin 24 Sesiones del Consejo 212
1,302*
327
Premisas: Se consideran 240 das hbiles No se conoce la dispersin geogrfica Se realiz un promedio simple Se considera slo al personal de la Subdireccin de Medios Audiovisuales
143
La reubicacin de Activos Fsicos y Recursos Humanos del rea de la DEPPP y CNCS, mejorara los procesos internos de las dos reas
Las principales actividades de la DEPPP, deben enfocarse en el Financiamiento de Partidos Polticos y Prerrogativas, en el Pautado de medios electrnicos, y finalmente en la Verificacin y Monitoreo de los mismos. Las actividades de Produccin bajo un esquema de procesos, no generan valor al rea.
DEPPP | CNCS
PRODUCCIN, POST PRODUCCIN Y CONTROL DE CALIDAD
Subdireccin de Produccin
Beneficios Operativos
La DEPPP puede focalizarse en los procesos sustantivos que realmente le competen Generacin de un rea robusta con personal e infraestructura pertenecientes a procesos de la misma naturaleza Ejecucin de las actividades necesarias para la transmisin de mensajes y/o programas internos de las diversas reas de IFE
Beneficios Potenciales
Generacin de un excedente en el presupuesto de hasta 1.0 mdp para hacer compra de equipos de audio, video y fotografa que permitan ejecutar las acciones de cobertura de medios a nivel local Redistribucin de las cargas de trabajo en el rea derivado de la cobertura de eventos a nivel local por medio de los enlaces Mejora en la utilizacin de los recursos a nivel desconcentrado
Fuente: Entrevistas, Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
NC 26
$ 8.9 mdp
NC 6
$ 2.5 mdp
TOTAL
NC 32 $ 11.4 mdp
144
B. Diagnstico Hallazgo 3
La capacidad de atencin a redes sociales es insuficiente para atender las demandas futuras
Las redes sociales en Mxico crecieron un 17.9% slo en el 2012. Es necesario contar con una estructura suficiente para el monitoreo de las mismas
Las redes sociales en Mxico crecieron a un ritmo del 17.9% en 2012, en especial Facebook, lo que sita a nuestro pas como uno de los mercados con mayor crecimiento en estas plataformas a nivel mundial. Facebook, Twitter y YouTube lideran el uso de las redes sociales. En Mxico existen ms de 35 millones de cibernautas suscritos a una red social.
Red Social
146
El principal volumen de actividades en redes sociales es en Twitter, ya que el Instituto resuelve dudas de los ciudadanos
El IFE al ser una institucin de servicio al ciudadano tiene mucha actividad en sus redes sociales, se consideran las siguientes dos grandes actividades: 1. Resolver dudas de la ciudadana 2. Difundir materiales propios del Instituto
Youtube
147
IFE es una de las Instituciones con mayor volumen de operacin en redes sociales, al proporcionar servicios de atencin a la ciudadana
Se realiz un estudio entre diferentes Organismos Autnomos y Gubernamentales dentro de los cuales se encontr:
FACEBOOK
UNAM
16,300 324,600
IFE
13,500 218,000
PEMEX
5,216 136,000
Red Social
Seguidores Personas hablando*
IFE
39,802 588
PEMEX
24,893 1,135
UNAM
65,446 8,502
* Se refiere al nmero de personas que en ese momento estn hablando del Organismo o Instituto
YOUTUBE
Red Social Suscripciones Reproducciones de video Videos subidos IFE 15,650 4,637,393 416 PEMEX N/A N/A N/A UNAM 5,331 374,188 247
148
El costeo de operacin y monitoreo de redes sociales en empresas privadas y pblicas es muy elevado respecto al IFE
Los costos operativos del monitoreo y generacin de contenidos para redes sociales, est directamente relacionado con el volumen de la operacin.
Gobierno
Costos (mensuales) $866,666 $10,400,000
Empresas Privadas
Red Social Twitter Facebook Youtube Funciones Generacin de contenidos Administracin de la cuenta Generacin de videos Generacin de la estrategia de redes sociales (reportes) Todas Obtencin de informes cualitativos Vocero de redes sociales Total Anual Costos (mensuales) $13,000 $39,000 $15,000 $26,000 $75,000 $39,000 $2,484,000
IFE
Red Social Todas Funciones
* Empresa con volumen similar de operacin al IFE Costo (mensual) .081 mdp $980,000
Fuente: Portal de Transparencia http://www.mackcollier.com/cost-of-social-media-in-2012/
149
El crecimiento en el uso de redes sociales de los ltimos aos, obliga al Instituto a contar con un equipo fortalecido para atender demandas futuras de informacin
Uso de Redes Sociales
En un estudio realizado del 2010 al 2011, se muestra que hubo un incremento en las visitas de los sitios que relacionan con la informacin y la educacin:
20% 12%
450000 400000 350000 300000 250000 200000 150000 100000 50000 0 2011
Conclusiones
Twitter Facebook Youtube Es necesario formalizar el rea de Redes Sociales con objetivos y atributos equiparables a las otras reas de la CNCS El volumen de informacin procesada crecer en un escenario conservador a ritmos de 15% aproximado, por lo que es probable que el personal que se encuentra actualmente, no sea capaz de atender los requerimientos del Instituto, debido al volumen de informacin procesado Las redes sociales son el medio que ms ha crecido en los ltimos aos, incluso ms que los medios tradicionales (radio y tv) La reputacin del Instituto depende de una atencin adecuada a la ciudadana por estos medios, incluso si son crticas
2012
2013
2014
Fuente: http://trends.e-strategyblog.com/2012/05/06/global-social-media-growth-by-country-chart/337 http://trends.e-strategyblog.com/2012/05/06/global-social-media-growth-by-country-chart/337 http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-eng.aspx?id=12316§ion=text Estudio de consumo de medios digitales entre internautas mexicanos
150
B. Diagnstico Hallazgo 4
Alto costo de supervisin
El diseo de la estructura no est alineado a tendencias de modernizacin que instan a una ampliacin de los tramos de control
Perspectiva
Administracin de la estructura de gestin
Tendencia
Acotacin de niveles jerrquicos mediante la redefinicin de responsabilidades para alcanzar una entrega oportuna de servicios
Volumen
Nmero de Mandos Medios y Superiores
T O T A L R A T I O S T O T A L
Costos
Costo de la Estructura de Gestin
Resultados
Mayor enfoque en resultados Estructura de gestin oportuna y eficiente Mayor interaccin entre reas Acercamiento de servicios a destinatarios finales
Responsabilidad
CNCS
Tramos de Control
R A T Costo de Supervisin
O S
Tramo de Control
DIRECCIN DE ANLISIS Y EVALUACIN
1:0
1:2
1:3
1:4
1:5
DIRECCIN DE INFORMACIN
1:0
1:1
1:2
1:4
1:5
1:0
1:1
1:2
1:5
152
Los roles de subdirector y jefe de departamento no estn claramente definidos por lo que el costo de supervisin es elevado
Nivel Normativo Diseo Monitoreo Ejecucin NC Costeo (mdp*)
1 2
Central
Coordinador Nacional
$ 2.5
Director
Coordinador Tcnico Subdirector Jefe de Departamento Supervisores Coordinadores de Comunicacin Social
2
1 9 11 1 32 57
$ 3.6
$ 1.0 $14.9 mdp $ 8.5 $ 6.4 $ 0.4 $6.8 $29.2
3 4 6
Desconcentrado
7 8
Costo de Supervisin
2.42
2.50
2.00 1.50 1.00 0.50 0.00 0.39 0.46
Subdirector
Coordinador Nacional Director
2.50
2.00
DIRECCIN DE ANLISIS Y EVALUACIN
2.42 1.83
1.31
= 1.05
= 1.05
Coordinador
0.81
DIRECCIN DE INFORMACIN
El exceso de supervisin y la existencia de tramos de control tan reducidos genera falta de apoderamiento de los resultados obtenidos en la operacin, as como oportunidades de eficiencias en trminos de niveles de la jerarqua y nmero de supervisores. Existe un ahorro potencial por hacer esto, de hasta por 5 mdp.
Fuente: Manual de Organizacin 2009 y Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
153
Resumen de Hallazgos
Conclusiones por hallazgo
1. La restructura de procesos, alineacin de mecanismos de comunicacin y concentracin de actividades ejecutadas en otras reas, permitir a la CNCS una comunicacin externa integral profesionalizada; y una comunicacin interna consistente con mecanismos de retroalimentacin. 2. La reubicacin de recursos de Produccin de la DEPPP hacia la CNCS, beneficiara a ambas reas; al focalizar las actividades de la DEPPP a procesos sustantivos de financiamiento, monitoreo y pautado, y a la CNCS la dotara de infraestructura tecnolgica y de recursos humanos que hara la operacin ms eficiente. 3. La CNCS aunque contempla dentro de su estructura a personal dedicado exclusivamente al monitoreo y emisin de mensajes en las redes sociales, se ver rebasado en los prximos aos, debido al crecimiento acelerado de volmenes de informacin. Es necesario para la reputacin del IFE atender crticas y orientar a la poblacin por este medio, ya que actualmente no se hace. 4. El IFE no cuenta con estructuras organizacionales modernas, ya que tienen un alto costo de supervisin, y los tramos de control son demasiado cortos. Es necesario replantear la estructura para incrementar la eficiencia y reducir costos.
155
D. Anexos
NC 1 1 1 2 7 15
27
27
26
25 24 23 22
1 2
Honorarios Eventuales
Honorarios Permanentes
MM
24
Administrativa
HC Tipo de Contratacin
$2.57 $7.58 $1.23 $1.02
Costo de la Estructura
DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO DIRECCIN DE INFORMACIN DIRECCIN DE ANLISIS Y EVALUACIN
$-
$3.92
$5.27 $3.68
$5.56
$1.00 $2.00 $3.00 $4.00 $5.00 $6.00
Director $7.47
Costo de Supervisin
2.50 2.00 1.50 1.00 0.50
Subdirector
2.42
2.50 2.00
DIRECCIN DE ANLISIS Y EVALUACIN
1.83
Coordinador Nacional
Director
1.31
= 1.05
Coordinador
= 1.05
0.81
0.00
0.39
0.46
DIRECCIN DE INFORMACIN
157
1:2
1:3
1:4
1:5
DIRECCIN DE INFORMACIN
1:0
1:1
1:2
1:4
1:5
1:0
1:1
1:2
1:5
Resumen
Tramo de Control
Nivel Coordinador Nacional Coordinador COORDINACIN NACIONAL DE COMUNICACIN SOCIAL Director Subdirector Secretario Particular Jefe de Departamento NC Total NC 1 1 2 7 1 15 27 Presupuesto Total Anual $ 2.57 $ 1.02 $ 3.68 $ 7.47 $ 1.23 $ 8.40 $ 24.36 Promedio 1:5 1:1 1:4 1:1 Min 1:5 1:1 1:4 1:0 Max 1:5 1:1 1:4 1:2
Detalle
DIRECCIN DE ANLISIS Y EVALUACIN Total Director DIRECCIN DE INFORMACIN Total Subdirector Jefe de Departamento Director Subdirector Jefe de Departamento 1 3 8 12 1 4 5 10 1 1 1 2 5 $ 1.84 $ 3.20 $ 4.49 $ 9.52 $ 1.84 $ 4.27 $ 2.91 $ 9.02 $ $ $ $ $ 2.57 1.02 1.23 1.00 5.82 1:5 1:1 1:5 1:1 1:5 1:1 1:4 1:1 1:4 1:1 1:4 1:2 1:4 1:2 1:4 1:2 1:4 1:2
Total
158
Dotando a la CNCS de funciones estratgicas y operativas, se genera la alineacin entre las estrategias de comunicacin y difusin fortaleciendo la imagen del IFE
CNCS
159
Usuarios
Proporcionar informacin y responder a las necesidades de comunicacin de los diversos usuarios oportunamente
Procesos
Mantener debidamente informados a los altos funcionarios del instituto para una mejor toma de decisiones Mejorar las estrategias de comunicacin social
Implantar planes de capacitacin y mecanismos de seleccin de personal acordes a las funciones del rea
160
A. Entendimiento
Para el anlisis de DECEYEC, se obtuvo informacin de documentos existentes y de entrevistas con los principales funcionarios del rea y de algunas vocalas (1/2)
Documentos Analizados Nombre
Manual de Organizacin General 2009 Cdigo Federal de Instituciones y Procesos Electorales Reglamento Interior del IFE Estrategia Nacional de Educacin Cvica 2010-2015
Descripcin
Descripcin de puesto asignadas por cada unidad responsable
Entrevistas Nombre
1 2 3 4 5 Mtro. Luis Javier Vaquero Ochoa Lic. Claudia Gabriela Garca Lic. Sergio Santiago Galvn
rea
Director Ejecutivo de Capacitacin Electoral y Educacin Cvica Director de Difusin y Campaas Institucionales Director de Educacin Cvica y Participacin Ciudadana
163
Para el anlisis de DECEYEC, se obtuvo informacin de documentos existentes y de entrevistas con los principales funcionarios del rea y de algunas vocalas (2/2)
Taller Juntas Locales Vocala
1 2 3 4 5 6 7 8 9 DEOE DERFE Secretario Local Ejecutivo Local
Nombre
Lic. Pablo Sergio Aispuro Crdenas
Estado
San Luis Potos
Baja California
Chihuahua Edo. De Mxico Tamaulipas Tlaxcala DF Chiapas Nuevo Len
DECEYEC
Nombre
Jos Efran Morales Jurado
Estado
JD 13,Valle de Santiago, Guanajuato
DERFE
164
Las funciones de la DECEYEC vienen determinadas en el artculo 41.3 de la Constitucin y tiene su mandato especfico en COFIPE, entre otras normas
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos
Articulo 41: III. El Instituto Federal Electoral tendr a su cargo, en forma integral y directa, entre otras, las actividades relativas a la capacitacin y a la educacin cvica.
COFIPE
a) Contribuir al desarrollo de la vida democrtica c) Integrar el Registro Federal de Electores Art. 105 g) Llevar a cabo la promocin del voto y coadyuvar a la difusin de la educacin cvica y la cultura democrtica
Art. 105
rea
Direccin Ejecutiva de Capacitacin Electoral y Educcin Cvica
Art. 132
a) c) g) h) a) b) c) d) e) f) g)
Fungir como la autoridad nica para la administracin h) del tiempo que corresponda al Estado en la radio y televisin destinado a los objetivos propios del Instituto
Elaborar y proponer los programas de educacin cvica a) y capacitacin electoral que desarrollen las juntas locales y distritales ejecutivas Coordinar y vigilar el cumplimiento de los programas a b) que se refiere el inciso anterior Preparar el material didctico y los instructivos c) electorales Orientar a los ciudadanos para el ejercicio de sus d) derechos y cumplimiento de sus obligaciones polticoelectorales Llevar a cabo las acciones necesarias para exhortar a los ciudadanos que no hubiesen cumplido con las e) obligaciones establecidas en el presente cdigo, en particular las relativas a inscribirse en el Registro Federal de Electores y las de voto, a que lo hagan
f) g) Asistir a las sesiones de la Comisin de Capacitacin Electoral y Educacin Cvica slo con derecho de voz Acordar con el secretario ejecutivo los asuntos de su competencia
Direccin de Difusin y Campaas Institucionales Direccin Cvica y Participacin Ciudadana Direccin de Capacitacin Electoral Direccin de Seguimiento y Evaluacin de programas
Art. 132
165
DECEYEC tiene tres grandes objetivos especficos del rea, que emanan de la ENEC*, a travs de los cuales contribuye al logro de la misin y visin del Instituto
IFE
Misin
Visin
Objetivos
Contribuir en el conjunto de la sociedad a la formacin de ciudadanos aptos para vivir en democracia, mediante la instrumentacin de programas institucionales encaminados a fomentar la participacin ciudadana en los espacios pblicos, en forma libre, crtica, informada, consciente y responsable de sus derechos y obligaciones; a divulgar los valores democrticos de libertad, igualdad, tolerancia, respeto, dilogo, pluralismo, legalidad, solidaridad, corresponsabilidad y rendicin de cuentas entre gobernantes y gobernados, que promuevan a la democracia como forma de vida y de gobierno
Misin DECEYEC
Planear, coordinar y dirigir los programas de difusin y campaas institucionales, as como el diseo y produccin editorial institucional
Integrar mesas directivas de casilla con los ciudadanos sorteados para que reciban, cuenten y registren los votos electorales
Fuente: Entrevistas , Plan Integral del Proceso Federal Electoral, Mapas Estratgicos de las URs y ENEC 2011-2015
166
Actualmente DECEYEC tiene un proyecto de capacitacin y educacin democrtica del que derivan 4 proyectos especficos
Direccin Ejecutiva de Capacitacin Electoral y Educacin Cvica
VD10100 1
Proyecto
Capacitacin y educacin para el ejercicio democrtico de la ciudadana
Proyectos Especficos
1 2 3 4 VD10100 VD10200 VD10300 VD30200 Impulso de prcticas y polticas pblicas que favorezcan la construccin de ciudadana Generacin y socializacin de informacin sobre calidad de la ciudadana Educacin Cvica para la participacin ciudadana Difusin a travs de internet y redes sociales para Promover la cultura poltica democrtica
Fuente: Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el ejercicio 2013
167
DECEYEC ejecuta dos funciones sustantivas y una adjetiva generando servicios destinados a los SE/CAE, funcionarios de casilla, partidos polticos y ciudadana
Funcin / Proceso Servicio /Producto
Material electoral Reclutamiento CAE y SE Capacitacin Electoral Desarrollo de contenido Programacin de capacitacin Reclutamiento y seleccin de SE y CAE
Central
Local
Distrital
Cliente
SE / CAE
Funcionarios de casilla Simulaciones Talleres Planeacin, organizacin y seguimiento Vigilar la programacin y ejecucin Ejecucin de capacitacin electoral
Sustantivos
Partidos Polticos
Ejecucin de programas
Indicadores
Adjetivos
DECEYEC
168
DECEYEC se soporta en una estructura central de 118 funcionarios MS/MM y TO(1) y un costo de $63.7 mdp al ao para el cumplimiento de sus funciones
NC
Rama Total de MM y MS S Nombre del Puesto 10 MS Tipo de mando Total de TO
Costo Total
(mdp)
19
Total
777
$349.4
Detalle de costos
NC 12
Servicio Profesional Administrativa Honorarios Permanentes Honorarios Eventuales
10 8 6 4 2 0
$5,692,778 $2,824,585 $1,722,012 $6,714,866 $2,300,588 $841,783 $9,598,145 $583,899 $6,116,528 $2,326,862 $385,434 $5,695,058
D. de Educacin Cvica y Participacin Ciudadana D. de Difusin y Campaas Institucionales D. de Seguimiento y Evaluacin de Programas
DECEYEC
D. de Capacitacin Electoral
Ppto anual promedio $282.8 mil por TO Incluye MM y MS PPTO Anual de la plaza en millones de pesos Staff de la direccin
169
La DECEYEC tiene en rganos Desconcentrados 659 colaboradores distribuidos en Vocalas Locales y Distritales con un costo aproximado de $285.7mdp
Nmero de colaboradores total OD: 659 109
Locales
550
Distritales
$238.00
600
400
200
$0.00
MM TO
32
Locales
$34.10
77
300
Distritales
$13.60
$199.40
Nmero de colaboradores total Central: 118 Nmero de colaboradores total OD: 659
Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
Costo total Central: $63.7 mdp Costo total OD: $287.4 mdp
170
B. Diagnstico
Se identificaron 5 hallazgos principales que ofrecen oportunidades de redistribuir recursos, consolidar algunas reas y descentralizar funciones
Direccin Ejecutiva de Capacitacin Electoral y Educacin Cvica
4
Oficina de Relaciones Institucionales y Convenios
1 2
Direccin de Capacitacin Electoral
2 3
2
Direccin de Difusin y Campaas Institucionales
Hallazgo 1 El Modelo de Operacin del rea no reconoce claramente el carcter temporal de la capacitacin electoral 2 Falta claridad en la asignacin y operacin de roles y responsabilidades en la estructura central y local de DECEYEC 3 Existe fragmentacin de procesos/reas que tienen un mismo producto / cliente 4
Descripcin En periodo no electoral la carga de trabajo baja considerablemente y la estructura actual no reconoce plenamente ese factor La estructura presenta un exceso en los niveles de supervisin, especialmente a nivel central y tramos de control cortos que representan una excesiva divisin del trabajo La funcin de educacin cvica se encuentra fraccionada en las actividades de diseo de la estrategia y produccin de spots y materiales Algunas funciones de DECEYEC (Convenios y Vinculacin) se realizan tambin en CDD y CAI La Dir. de Seguimiento y Evaluacin de Programas realiza funciones distintas a las de seguimiento y evaluacin (proyectos de gnero y no discriminacin)
Oportunidades Redistribucin de los recursos para acomodarlos a la temporalidad de las cargas de trabajo y a un modelo organizacional que claramente responda a la estacionalidad del rea Oportunidades de modernizar la estructura a travs de la reduccin de niveles y tramos de control generando ahorros para el IFE
Posibilidad de sinergia de funcin de convenios y vinculacin con otras direcciones del Instituto
El rea de Seguimiento y Evaluacin no ejerce sus funciones
Redefinicin de la razn de ser del rea y asignacin de recursos y funciones de manera correspondiente
Consolidacin
Modernizacin
Redistribucin de recursos
172
B. Diagnstico - Hallazgo 1
El Modelo de Operacin del rea no reconoce claramente el carcter temporal de la capacitacin electoral
El proceso de capacitacin electoral tiene actividades recurrentes en cada ciclo electoral y actividades contratadas especficamente para periodo electoral
2011
Director Capacitacin Electoral
Cambios al proceso electoral Reuniones de trabajo con consejeros y partidos polticos
2012
Aprobacin de material didctico y software Supervisin de proceso electoral
2013
Evaluacin de proceso electoral
Tctico
Ejecucin
SE CAES
Participacin en Taller
Funcionarios de Casilla
Participacin en Taller
174
El 75% del tiempo de Capacitacin Electoral se dedica a actividades de evaluacin e incorporacin de elementos para proceso electoral ex ante y expost
2011 Actividades de la Direccin de Capacitacin Electoral 2012 2013
9 10 11 12 1
9 10 11 12 1
9 10 11 12
PERIODO ELECTORAL
JE
$13.53 mdp
28%
$201.56mdp 25%
$20.91 mdp
47%
Actividades de evaluacin e incorporacin de elementos de evaluacin Proceso electoral
Fuente: Entrevistas, Plan Integral del Proceso Federal Electora, Evaluacin de la estrategia de capacitacin y asistencia electoral en materia de capacitacin electoral y Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
175
B. Diagnstico - Hallazgo 2
Falta claridad en la asignacin y operacin de roles y responsabilidades en la estructura central y local de DECEYEC
Por otra parte, falta claridad en la asignacin y operacin de roles y responsabilidades en la estructura central, local y distrital de DECEYEC
Rol Local
Coordinar, ejecutar, (Ajustar programas) Difusin y supervisin Coordinar, verificar, ejecutar Monitoreo y soporte
Acompaamiento y verificacin de la normatividad
Central
Educacin Cvica Campaas Institucionales Normar, diseo y produccin Disear y supervisar Normar, disear y coordinar Normar, disear y coordinar Normar Normar, disear, seguimiento Disear, desarrollar, distribuir, consolidar
Distrital
Ejecutar de programas, (Ajustar programas) Diseo, Difusin y comprobacin
Proceso/Funcin
Ejecutar
Ejecutar Seleccin Ejecutar Evaluar
Costo de Supervisin
2.00 1.60 1.20 0.80 0.76 0.40 0.00 0.21 0.40 0.00
Director Ejecutivo Director Subdirector
1.09
1.31
0.80 0.66
0.94 0.75
Duplicidad con CNCS
=0.81
177
Asimismo, el diseo de la estructura no est alineado a tendencias de modernizacin que instan a una clara reduccin de los tramos de control
Perspectiva Tendencia
Acotacin de niveles jerrquicos mediante la redefinicin de responsabilidades para alcanzar una entrega oportuna de servicios Administracin de la estructura de gestin Volumen Nmero de Mandos Medios y Superiores
T O T A L
R A T I O S
Resultados
Mayor enfoque en resultados Estructura de gestin oportuna y eficiente Mayor interaccin entre reas Acercamiento de servicios a destinatarios finales
Costos
T O T A L
R A T I O S
Alineacin a la tendencia
DECEYEC 1:3
Alineacin alta Alineacin media
Tramos de Control
Costo de Supervisin
Poca alineacin
Alineacin baja
1:0
1:3
1:5
1:7
1:14
1:0
1:1
1:3
1:14
1:6
DIRECCIN DE EDUCACIN CVICA Y LA PARTICIPACIN CIUDADANA DIRECCIN DE SEGUIMIENTO DE PROGRAMAS, EVALUACIN Y APOYO TCNICO DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO
1:0
1:2
1:3
1:14
1:0
1:1
1:3
1:4
1:14
1:0
1:4
1:12
1:14
178
Los roles que realizan los subdirectores y jefes son muy similares y permiten reducir el nmero de niveles jerrquicos, generando un ahorro de 10.5 Mdp
Monitoreo y Control
Nivel
Normativo
Diseo
Ejecucin
NC 1 4 10 29
1
Central
2 3 4
$27.9 Mdp
Local / distrital
5 6
Vocal Local
Vocal Distrital
109
550 703
$47.74
$238.03 $324.97
El exceso de supervisin y la existencia de tramos de control tan reducidos genera falta de apoderamiento de los resultados obtenidos en la operacin, as como oportunidades de eficiencias en trminos de niveles de la jerarqua y nmero de supervisores Existe la posibilidad de sinergia en las actividades de los vocales locales y distritales en los roles de diseo, monitoreo y control
Actual NC Costo
Mdp
Potencial 34 $28.7
Ahorros 10 $10.5
44 $39.2
Fuente: Manual de Organizacin 2009 y Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
179
B. Diagnstico - Hallazgo 3
Existe fragmentacin de procesos/reas que tienen un mismo producto / cliente
El proceso electoral puede tomar un enfoque ms estratgico y de mayor visin en una posibilidad de sinergia
1 3
Proceso y visin Integral Preparacin Electoral Proceso Integral Electoral Ejecucin Evaluacin Electoral
Objetivo
Asegurar la realizacin de las elecciones federales a travs de la preparacin eficaz y oportuna de la ubicacin e instalacin de las casillas electorales y brindar a la ciudadana una efectiva capacitacin electoral Garantizar el diseo, produccin y distribucin de materiales y documentacin electoral Realizar el conteo electoral, llevar y difundir las estadsticas Apoyar la integracin y funcionamiento de las juntas ejecutivas y consejos locales y distritales, a travs de lineamientos y la contratacin de personal para la realizacin de sus funciones
Mismo Objetivo
Proceso Electoral Planeacin Organizacin Electoral Planeacin Capacitacin Electoral Ejecucin Organizacin Electoral Ejecucin Capacitacin Electoral Ejecucin Organizacin Electoral Ejecucin Capacitacin Electoral
181
La funcin de desarrollo de contenidos se duplica en el IFE y el proceso de educacin cvica est fraccionado y presenta ahorros potenciales de $2.3 mdp
Objetivo
Promover la participacin ciudadana, a travs de la difusin, para incentivar su participacin en el proceso electoral y en la vida democrtica
Educacin Cvica
Diseo de la estrategia
D. De Educacin Cvica y Participacin Ciudadana
Desarrollo de contenido
Ejecucin de actividades
Produccin de materiales
Difusin
NC
Costeo
(mdp)
Central
12
$9.86 $2.3
11
$ 9.6
Desconcentrados
109
$ 47.74
550
$238.03
719
$305.2
Existe oportunidad de concentrar el proceso de Educacin Cvica (estrategia, ejecucin y produccin) en una sola direccin y evitar duplicidad en el desarrollo de contenidos entre nivel Central y Juntas Locales y Distritales El Centro de Desarrollo Democrtico realiza funciones de educacin cvica sin sincrona con DECEYEC
Fuente: Entrevistas, Plan Integral del Proceso Federal Electoral y Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
182
B. Diagnstico - Hallazgo 4
Posibilidad de sinergia de funcin de convenios y vinculacin con otras direcciones del Instituto
Las actividades de convenios y vinculacin con Instituciones de DECEYEC, CDD y CAI muestran sinergias entre s con ahorros potenciales de hasta $1.9 mdp
rea
Jefe de Oficina de Convenios
Objetivo
Establecer bases de colaboracin para la realizacin de proyectos y trabajos conjuntos en materia de docencia, investigacin, difusin de la cultura, asesora y apoyo tcnico, coedicin de materiales y otros beneficios, en los mbitos electoral, educacin cvica, cultura de la legalidad, valores democrticos y temas afines
Nivel de convenios
$2.1
CDD $1.9mdp
Coordinacin Acadmica
Establecer las bases y los mecanismos de colaboracin acadmica entre las Instituciones y el IFE en materia de formacin, capacitacin y actualizacin, a travs de la organizacin de cursos, seminarios, conferencias y talleres
Identificar y promover proyectos y programas de intercambio, de cooperacin, de . consulta y de asistencia tcnica; tanto a nivel bilateral, como multilateral.
Tipos de convenios Universidades Instituciones Acadmicas Organizaciones Civiles Organizaciones Electorales Centro de Investigaciones
DECEYEC
CDD
CAI
Partidos Polticos
Organismos Pblicos
Fuente: Lista de convenios DECEYEC, CDD y CAI y Plan Integral del Proceso Federal Electoral
184
B. Diagnstico - Hallazgo 5
El rea de Seguimiento y Evaluacin no ejerce sus funciones
Por ltimo, la Direccin de Evaluacin y Seguimiento no ejerce sus funciones propias, presenta un tramo de control 1:1 y debe ser reconsiderada
Tramo de control 1:1
Actividades
$ 2.3
Direccin de Evaluacin y Seguimiento Dar seguimiento y evaluacin de programas a cargo de la DECEYEC y rganos desconcentrados Definir indicadores del rea y dar seguimiento a su cumplimiento Subdireccin de Evaluacin y Seguimiento
En Manual de Organizacin
$1.65 $1
$2.4
Jefe de Departamento $ 5.7 mdp
La Direccin no tiene el poder para evaluar el cumplimiento de los programas de sus pares y de los rganos desconcentrados La definicin de indicadores del rea y el seguimiento de su cumplimiento se realiza en conjunto con la UTP y las otras Direcciones de DECEYEC Lo anterior ha posibilitado que se le asignen actividades/proyectos adicionales que no estn relacionados con la funcin de Evaluacin y Seguimiento No existe diferenciacin prctica en la profundidad y naturaleza de las funciones que ser realizan en cada nivel
186
188
Resumen de Impactos
NC Impactado por Oportunidad
Modernizacin Redistribucin de recursos Consolidacin
NC 13
NC Impactado $7.42 3
12
$9.86
$9.86
$4.36
11
$9.6
$9.6
$4.35
$5.7
$5.7
$1.06
.882
$.882
12
$12.7mdp
189
D. Anexos
1. Supuestos
A continuacin se presentan los supuestos relacionados a los hallazgos para identificar los ahorros potenciales
No. Hallazgo
Los tramos de control del rea son en promedio 1:3 y muestra falta de claridad en la asignacin y operacin de roles y responsabilidades en la estructura central y local
Supuesto
Sinergia en las actividades de diseo, monitoreo y control y ejecucin, suprimiendo un nivel organizacional (Nivel 3-Subdirector)
La funcin de educacin cvica se encuentra fraccionada en las actividades de diseo de la estrategia y produccin de materiales.
Promedio del costo de los directores de educacin cvica y difusin de campaas institucionales
Las funciones de convenios y vinculacin cuentan con posibilidad de sinergia entre direcciones fuera de DECEYEC
Sinergia de las actividades de convenios y vinculacin acadmica del CDD, CAI y DECEYEC. Se considera el promedio del costo de las 3 reas
La Direccin de Planeacin y Seguimiento presenta oportunidades de ahorro debido a su tramo de control 1:1 y a sus actividades realizadas
Sinergia de las actividades del director y subdirector, eliminando un nivel organizacional. Se considera el promedio del costo entre ambos puestos
192
2. Soporte estratgico
Usuarios
Perfeccionar los procedimientos para mejorar el desempeo de los funcionarios de mesas directivas de casilla
Procesos
Fomentar una cultura de trabajo en equipo y de actitud de servicio
Contar con tecnologa eficaz y adaptada a las necesidades de la operacin Optimizar los servicios administrativos Implementar la nueva estrategia de seguimiento y evaluacin Disponer de espacios adecuados y seguros
194
Detalle
DIRECCIN DE CAPACITACIN ELECTORAL Total Director Subdirector Jefe de Departamento 1 3 9 13 1 3 7 11 1 3 8 12 1 1 4 6 1 4 1 3 9 $ 2.30 $ 3.01 $ 4.93 $ 10.24 $ 2.30 $ 3.21 $ 4.09 $ 9.60 $ 2.30 $ 3.21 $ 4.35 $ 9.86 $ 2.30 $ 1.06 $ 2.33 $ 5.70 $ 3.20 $ 3.17 $ 1.23 $ 1.82 $ 9.41 1:4 1:5 1:1 1:3 1:2 1:0 1:3 1:3 1:0 1:1 1:4 1:0 1:12 1:3 1:0 1:4 1:3 1:0 1:3 1:1 1:0 1:3 1:2 1:0 1:1 1:4 1:0 1:12 1:0 1:0 1:4 1:7 1:4 1:3 1:3 1:0 1:3 1:3 1:0 1:1 1:4 1:0 1:12 1:3 1:0
Jefe de Departamento
196
1 4 4 11 31
51
40 20
1 8 20
MM
22 0
Servicio Profesional
HC Tipo de Contratacin
Costo de Estructura
$5.70
DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO DIRECCIN DE DIFUSIN Y CAMPAAS INSTITUCIONALES DIRECCIN DE EDUCACIN CVICA Y LA PARTICIPACIN CIUDADANA DIRECCIN DE CAPACITACIN ELECTORAL
Subdirector
$-
Costo de Supervisin
2.00 1.60
Director Ejecutivo
2.00
Director Subdirector
1.60 1.20
1.20
0.80
1.09
1.31
=0.81
0.94 0.75
=0.81
197
Tramo de Control
DIRECCIN DE CAPACITACIN ELECTORAL
1:0
1:3
1:5
1:7
1:14
1:0
1:1
1:3
1:14
1:0
1:2
1:3
1:14
1:0
1:1
1:3
1:4
1:14
1:0
1:4
1:12
1:14
198
4. Detalle de Costos
MM y MS 11 TO
11
$10.24
$9.39
11
$4.52
$4.14
TO
9 JL
$4.52
$3.39
Proceso electoral
$47.7
$31.80
JD
$238.03
$158.69
$201.56
MM y MS 17 TO 17 $4.52 $6.40 $20.91 $236 17 $10.24 $14.51
200
MM y MS 11 TO
11
$46.60
$42.72
11
$19.70
$18.06
MM y MS TO JL 9
9 9 8
Proceso electoral
JD
CAE SE
8
4 4
$238.03
$158.69
$382.40 $139.60
$762.22
MM y MS 17 TO 17 $19.70 $27.91 $93.93 $916.93 17 $46.60 $66.02
201
5. Identificacin de roles
203
204
205
206
6. Lista de Convenios
Objetivo
Instituciones
Instituto Mexicano de la Juventud Instituto Politcnico Nacional Instituto de Investigaciones Sociales de la UNAM Centro de Investigacin y Docencia Econmicas
Creacin de una Comisin cuya funcin ser la de generar y consolidar prcticas ciudadanas entre los jvenes. Llevar a cabo actividades en materia de educacin cvica y difusin de los valores de la cultura democrtica.
Coordinar estrategias y actividades para el fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana en general, as como para la formacin de promotores de la educacin cvica. Llevar a cabo actividades en materia de educacin cvica y difusin de los valores de la cultura democrtica Coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la cultura cvica y de la transparencia, a la formacin y/o capacitacin del personal del IFE en materia de acceso a la informacin pblica El fortalecimiento de una educacin cvica que haga hincapi en la prevencin y eliminacin de todas las formas de discriminacin. Coordinar la ejecucin de estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica, la formacin de los asociados de la COPARMEX en valores y prcticas de la democracia y a la educacin para el ejercicio libre, responsable y razonado del voto. Realizacin de trabajos conjuntos en materia de difusin y promocin de la participacin informada de la ciudadana en la vida pblica, as como valores de la cultura democrtica. Llevar a cabo actividades en materia de educacin cvica y difusin de los valores de la cultura democrtica. Establecer las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, mediante su formacin en valores y prcticas de la democracia; la formacin de promotores de la educacin cvica; la creacin de ofertas educativas que fortalezcan a instituciones y organizaciones de la sociedad civil en su objetivo de consolidar la democracia.
Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica (IFAI) Consejo Nacional para Discriminacin (CONAPRED) Confederacin Patronal Mexicana (COPARMEX) de Prevenir la
la
Repblica
10
Centro de Cooperacin Regional para la Educacin de Adultos en Amrica Latina y el Caribe (CREFAL)
208
11
Establecer las bases de colaboracin entre las partes para la realizacin de proyectos y trabajos conjuntos en materia de docencia, investigacin, difusin de la cultura, y otras en beneficio de las partes en los mbitos de materia electoral, educacin cvica, cultura de la legalidad, valores de la democracia y temas afines.
Ejecucin de diversas estrategias dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, a la formacin y/o capacitacin de los asociados de la CONCANACO en valores y prcticas de la democracia as como para la formacin de promotores de la educacin cvica Establecimiento de las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, a la promocin de la participacin y a la capacitacin de los asociados de la CONCAMIN como promotores del voto libre, secreto, y razonado. Establecimiento de las bases y mecanismos operativos, para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades con el objeto de promover entre la comunidad universitaria y la ciudadana en general los valores de la democracia y la cultura de la legalidad, formar a sus integrantes como multiplicadores de programas de educacin cvica, fomentar la participacin informada en la vida pblica, y promover el ejercicio libre, responsable y razonado del voto. Establecer las bases y mecanismos operativos para promover el ejercicio libre, responsable y razonado del voto entre los jvenes, para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas a promover las participacin informada de la juventud en la vida pblica; a generar una cultura de la legalidad democrtica y de la rendicin de cuentas, y a la formacin de los integrantes de la Fundacin como multiplicadores de programas de educacin cvica. Establecimiento de las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades dirigidas al fortalecimiento de la educacin cvica de la ciudadana mexicana, a la promocin de la participacin ciudadana y a la capacitacin de los afiliados de la CMIC como promotores del voto libre, secreto y razonado.
12
13
14
15
16
la
Industria
de
la
209
17
La finalidad de este convenio es unir esfuerzos para emprender acciones de cooperacin conjunta que tendrn como fin prestar asistencia tcnica y diversas clases de apoyo para el mejor cumplimiento de sus funciones institucionales as como contribuir a la superacin profesional y tcnica del personal al servicio de cada una de ellas.
El objeto de este convenio consiste en la colaboracin dentro de sus respectivos mbitos de competencia y disponibilidad presupuestaria, para desarrollar las competencias cvicas de la comunidad escolar y de la ciudadana en general. El objeto consiste en llevar a cabo el diagnstico para la operacin de los procesos electorales en las regiones indgenas con la finalidad de detectar los avances y retrocesos institucionales de los procesos poltico-electorales en 8 regiones indgenas. El objeto de este convenio consiste en disear e instrumentar estrategias de formacin ciudadana, as como de acciones dirigidas a la capacitacin de funcionarios pblicos, maestros, acadmicos y a la ciudadana en general como formadores de educacin cvica y tica y promotores de la cultura de la legalidad. El objeto consiste en coadyuvar a la promocin del conocimiento cientfico de los procesos electorales y las instituciones polticas, a efecto de fomentar el intercambio de conocimientos y experiencias sobre la materia electoral, mediante la realizacin de cursos, talleres, seminarios y conferencias y congresos que tengan como objeto difundir los conocimientos en materia electoral. Establecer las bases y mecanismos para coadyuvar en proyectos especficos que se refieren a la participacin, capacitacin y formacin de participacin poltica y electoral de los ciudadanos del pas, generacin y promocin del voto razonado y dems temas referentes a la democracia participativa de los conciudadanos.
18
19
20
21
22
Sociedad en Movimiento A. C.
210
Objetivo
Instituciones
El Instituto proporcionar a la SEDESOL capacitacin en materia del nuevo marco constitucional y legal electoral dirigida al personal que esta ltima designe. Secretara de Desarrollo Social
Establecer Las bases de colaboracin para la realizacin de proyectos y trabajos conjuntos en materia de docencia, investigacin, difusin de la cultura, asesora y apoyo tcnico, coedicin de materiales y otros beneficios de sta, en los mbitos electoral, educacin cvica, cultura de la legalidad, valores democrticos y temas Universidad Nacional Autnoma de Mxico afines, as como proporcionar asesora tcnica en materia de informtica y telecomunicaciones Organizar y desarrollar actividades conjuntas de investigacin, capacitacin, difusin de la cultura democrtica en Mxico en materia electoral as como programas de desarrollo institucional vinculados a la calidad, innovacin, mejoramiento y profesionalizacin de las estructuras, procesos y recursos humanos Instituto Nacional de Administracin Pblica A.C. al servicio del Instituto sobre la base de investigaciones, capacitacin, consultora y asesora tcnica que forman la estructura sustantiva del INAP Establecer las bases de colaboracin que fortalezcan el cumplimiento de los objetivos y fines de LAS PARTES en materia de formacin y participacin Servicios a la Juventud A.C. ciudadana juvenil as como la promocin de la cultura poltica democrtica. Establecer las bases conforme a las cuales el IFE y la COPARMEX fomenten la educacin ciudadana para el ejercicio libre, responsable, informado y razonado del Confederacin Patronal de la Repblica Mexicana voto durante el Proceso Electoral Federal 2011-2012. SP.
24
25
26
27
28
Fomentar la educacin ciudadana para el ejercicio libre, responsable, informado y razonado del voto, as como el establecimiento de las bases y mecanismos operativos para coordinar la ejecucin de diversas estrategias y actividades Confederacin de Cmaras Nacionales de Comercio, Servicios y Turismo de los Estados dirigidas a la participacin de las Cmaras afiliadas a la CONCANACO Unidos Mexicanos SERVYTUR como Observadores Electorales en el Proceso Electoral Federal 20112012.
211
29
Elaboracin de tres estudios relacionados con la perspectiva de gnero y no discriminacin: Desigualdad, discriminacin, acoso y violencia sexual en el Instituto Federal Electoral: Diagnstico Institucional; Estudio sobre la salud, higiene y la seguridad laboral en el Instituto; y Anlisis jurdico sobre la normatividad interna del Instituto
-Coordinar actividades dirigidas a la investigacin sobre la participacin ciudadana en las regiones indgenas del pas, sobre el nivel de representacin poltica de los ciudadanos. -Diseo e instrumentacin de programas de promocin de la participacin cvica y del voto libre y secreto. -Apoyo de las campaas de difusin para la actualizacin del padrn electoral y apoyo en la elaboracin de estudios que conllevan a la identificacin y conteo de la poblacin indgena en dichas regiones
30
212
Objetivo
Instituciones
Universidad de Guanajuato Benemrita Universidad Autnoma de Puebla Universidad Autnoma de Ciudad Jurez Universidad Autnoma Benito Jurez de Oaxaca Universidad de Guadalajara Universidad del Caribe Universidad Veracruzana Universidad de Sonora Universidad Autnoma de Quertaro Universidad Autnoma de Baja California Colegio Mexico Universidad Autnoma de Tamaulipas Universidad Autnoma de Zacatecas Universidad Intercultural de Guerrero Universidad Jurez del Estado de Durango
11
12 13 14 15 Organizacin y realizacin del Concurso de Ensayo Poltico "Carlos Sirvent Gutirrez". El concurso tuvo como finalidad reconocer e incentivar la reflexin sobre la democracia, los procesos polticos y sus actores en Mxico.
16
213
Objetivo
Establecer las bases y mecanismos operativos entre el INMUJERES y el IFE para que, dentro de sus respectivos mbitos de competencia, desarrollen y realicen conjuntamente acciones para la incorporacin e institucionalizacin de la perspectiva de gnero.
Establecer las bases y los mecanismos de colaboracin institucional entre el INALI y el IFE para organizar eventos de carcter acadmico en materia de elecciones, democracia y participacin ciudadana como foros, mesas redondas y conferencias en entidades federativas con ncleos importantes de poblacin indgena, as como producir materiales informativos sobre estos temas, en las lenguas indgenas que se reconocen en el Catlogo de las Lenguas Indgenas Nacionales: Variantes Lingsticas de Mxico. Establecimiento de vnculos institucionales entre el IFE y el Archivo General de la Nacin en materia de formacin, capacitacin, actualizacin, intercambio de experiencias, colaboracin conjunta en proyectos institucionales y dems actividades similares que contribuyan a la eficaz administracin de documentos institucionales de las partes, entendida como el conjunto de mtodos y prcticas destinados a planear, dirigir y controlar la produccin, circulacin, organizacin, conservacin, uso, seleccin y destino final de los documentos de archivo. Establecer las bases de colaboracin institucional entre LAS PARTES, con la finalidad de que EL IFE proporcione apoyo acadmico, tcnico y especializado para que EL IEPCJ pueda implementar, dentro del mbito de su competencia, el Programa de Acompaamiento Ciudadano y el Campus Virtual desarrollados por EL IFE. Realizacin del Foro Nacional: Poblaciones Afrodescendientes en Mxico, 2012. Creacin y desarrollo del Portal Elecciones en Mxico
Instituciones
Instituto Nacional de las Mujeres
18
19
20
21
22
214
Instituciones
18
19
Convenio General de Colaboracin entre el IFE y la Fundacin de Colosio A.C. del PRI. Convenio General de Colaboracin entre el IFE y el Instituto Nacional de Investigacin, Formacin Poltica y Capacitacin en Polticas Pblicas y Gobierno del PRD. Convenio General de Colaboracin entre el IFE y el Instituto de Estudios Sociopolticos y Econmicos, Autogestin y Poder Popular A.C. del PT
20 Establecer las bases y los mecanismos en materia de formacin, capacitacin y actualizacin de su personal, simpatizantes y militantes, a travs de la organizacin de cursos, seminarios, conferencias y talleres; as como la elaboracin de anlisis, estudios, investigaciones y dems actividades similares que contribuyan a la realizacin de los fines institucionales de "LAS PARTES" Y que propicien la promocin y fomento de la cultura poltica democrtica
21
22 23
Convenio General de Colaboracin entre el IFE y la Fundacin por la Socialdemocracia de las Amricas A.C. (Convergencia)
Fundacin Rafael Preciado (PAN)
24
25
215
Objetivo
Identificar y promover acciones de intercambio de informacin, de cooperacin y de asistencia tcnica Incrementar la cooperacin entre los organismos electorales que forman parte de la Unin.
Instituciones
Registradura Nacional del Estado Civil de Colombia Consejo Nacional Electoral de Colombia Tribunal Federal Electoral Comisin Estatal Electoral de Puerto Rico
Identificar y desarrollar proyectos en elecciones y gobernabilidad democrtica, con la conjuncin nica de recursos que los socios pueden proporcionar.
Unidad de Asistencia Electoral de las Naciones Unidas Fundacin Internacional para Sistemas Electorales Instituto Internacional para la Democracia y la Asistencia Electoral Elecciones Canad
Consejo General del Poder Judicial de Espaa Junta Central Electoral de Espaa Direccin General de Poltica Interior del Ministerio del Interior de Espaa Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacin Secretara de Relaciones Exteriores
Identificar y promover proyectos, programas y acciones tendientes a desarrollar un proceso de intercambio de informacin, conocimientos y experiencias que le faciliten a cada una de las instituciones identificar y evaluar los avances e innovaciones tcnico- administrativas, que fortalezcan o actualicen su organizacin y prctica institucional en materia electoral
Proporcionar a la Cancillera informacin para estar en posibilidad de verificar los datos proporcionados por los solicitantes de matrcula consular Establecer un marco de referencia para la interaccin tcnica entre las partes en materia de actividad electoral, educacin cvica y promocin de la cultura democrtica. Promover la cooperacin en las reas prioritarias, mutuamente identificadas Renovar y ampliar los trabajos de colaboracin conjunta dirigidos al fortalecimiento de la democracia.
7
8
216
Objetivo
Establecer un marco de cooperacin bilateral en materia electoral.
Instituciones
Organizacin de los Estados Americanos Asociacin de Autoridades Electorales de Europa
Impulsar proyectos y programas de intercambio, consulta, cooperacin y asistencia tcnica bilateral, sobre temas relacionados con la administracin electoral.
Identificar, promover y ejecutar de manera conjunta proyectos de intercambio, cooperacin y asistencia tcnica sobre temas que contribuyan a la profesionalizacin de la administracin electoral y a la difusin de valores y prcticas democrticas, en los que puedan participar y de los que puedan beneficiarse instituciones y organismos electorales de frica y Amrica Latina. Establecer mecanismos de intercambio dirigidos a fortalecer diversas reas de la cultura poltica y los procesos electorales de ambos pases, incluyendo la educacin cvica el uso de tecnologas electorales. Extender la vigencia del Convenio Marco de Cooperacin Interinstitucional entre el JNE y el IFE, a fin de mantener el margen de accin establecido entre ambas partes en el campo de la educacin y formacin cvica ciudadana, as como en la promocin de valores y la cultura democrtica. Fortalecer la cooperacin e intercambio en materia de administracin electoral entre la Asociacin de Autoridades Electorales de Europa y el Instituto Federal Electoral de Mxico, a travs de la realizacin de talleres internacionales de administracin electoral. Establecer los mecanismos formales mediante los cuales colaborarn permanentemente para fortalecer e incrementar las presencia de Mxico a nivel internacional en materia de administracin electoral. Establecer un marco general de cooperacin para desarrollar esquemas de intercambio de alto nivel entre funcionarios de ambas instituciones en temas relacionados con la administracin electoral.
11
12
13
14
15
16
217
A. Entendimiento DEOE
Para el anlisis de la DEOE, se obtuvo informacin de documentos existentes y de entrevistas con los principales funcionarios del rea
Documentos Analizados Nombre
Manual de Organizacin General 2009 Cdigo Federal de Instituciones y Procesos Electorales Reglamento Interior de Trabajo Plan Integral del Proceso Electoral 2011-2012 Calendario Integral del Proceso Electoral Documento con la descripcin de los sistemas utilizados en la DEDE Informe sobre las sesiones de las juntas Nacional (Abril) Distritos por Jefatura de Departamento Informes sobre las sesiones de Consejos Locales y Distritales Documento de propuesta de estructura Documentos de Visitas de supervisin a JL Taller con vocales locales y distritales Plantilla proporcionada por el Instituto, Abril 2013 Mapas Estratgicos de las URs
Descripcin
Descripcin de labores asignadas por cada unidad responsable Normas constitucionales poltico-electorales Documento interno Documento con la planeacin estratgica de la ejecucin de las elecciones Listado de actividades realizadas en el periodo electoral por las diferentes reas del IFE Detalle de los sistemas informticos Detalle de sesiones de las juntas del mes de Abril Nmero de distritos por Jefatura y Circunscripcin Detalle de sesiones de las juntas del periodo electoral 2011 - 2012 Descripcin de la propuesta y diagnstico interno Documentos con el detalle de los objetivos de las visitas a las juntas locales Taller de anlisis de rganos desconcentrados Presupuesto total anual de la plaza Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional
Entrevistas Nombre
1 2 Prof. Miguel ngel Sols Prof. Gerardo Martnez
rea
Directos Ejecutivo de Organizacin Electoral Director de Estadstica y Documentacin Electoral
3
4 5 6
220
Adicionalmente, se realizaron dos talleres con vocales de las juntas locales y distritales en el que estuvieron representados 13 estados de la Repblica
Taller Juntas Locales Vocala
Ejecutivo Local
Nombre
Lic. Pablo Sergio Aizpuru Crdenas Lic. Mara Magdalena Prez Ortiz
Estado
San Luis Potos Baja California Chihuahua Edo. De Mxico
Secretario Local
DEOE
DERFE
Tamaulipas
Tlaxcala DF Chiapas Nuevo Len
Nombre
Jos Efran Morales Jurado
Estado
JD 13,Valle de Santiago, Guanajuato
DERFE
221
Las funciones de la DEOE vienen determinadas en el artculo 41.3 de la Constitucin y tiene su mandato especfico en el COFIPE, entre otras normas
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos
Artculo 41.3: III. La organizacin de las elecciones federales es una funcin estatal que se realiza a travs de un organismo pblico autnomo denominado Instituto Federal Electoral
rea
222
DEOE tiene 4 grandes objetivos especficos del rea que contribuyen al logro de los objetivos, misin y visin del Instituto
IFE
Misin
Visin
Objetivos
Proveer medios materiales y tcnicos idneos para garantizar la autenticidad y efectividad del sufragio, la emisin del voto libre y secreto por parte de la ciudadana, la legalidad y certeza de los cmputos. Integrar y dar a conocer la Estadstica de las Elecciones Federales por seccin, municipio, distrito, entidad federativa y circunscripcin plurinominal. Apoyar a las juntas ejecutivas y a los consejos locales y distritales del IFE para que realicen los fines del Instituto, y cumplan, en sus respectivos mbitos de competencia y responsabilidad, con los programas institucionales, as como con los acuerdos del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva, de manera eficiente y eficaz. Aplicar un enfoque integral de planeacin en el desarrollo de las funciones de organizacin electoral con base en criterios de equidad y racionalidad financiera.
Misin DEOE
1
2 Asegurar la realizacin de las elecciones federales a travs de la preparacin eficaz y oportuna de la ubicacin e instalacin de las casillas electorales
Realizar el conteo electoral y llevar y difundir las estadsticas relacionadas con las elecciones federales
Apoyar la integracin y funcionamiento de las juntas ejecutivas y consejos locales y distritales, a travs de lineamientos y la contratacin de personal temporal para la realizacin de sus funciones
223
Adicionalmente, DEOE ha establecido 4 proyectos especficos enfocados a mejorar aspectos de cara al proceso electoral de 2015
Proyectos Especficos
1 VD20200 Difusin de la estadstica electoral 3 IN30200
VD20300
IN50200
Voto electrnico
Estos proyectos enfocarn el tiempo de los colaboradores del rea de DEOE como preparacin al periodo electoral 2014 2015, y recaen principalmente en la Direccin de Estadstica y Documentacin Electoral
224
DEOE ejecuta 4 funciones sustantivas y una adjetiva generando productos y servicios para la ciudadana, el IFE, partidos polticos y personal de las casillas
Funcin / Proceso
1
Servicio/ Producto
Informacin de la jornada electoral Integracin de casillas electorales (ms de 140 mil) Documentacin y material electoral
Central
Planeacin, diseo y ejecucin Planeacin, organizacin y seguimiento Planeacin, diseo y ejecucin
Local/Distrital
Apoyo
Cliente
Presidente de la casilla electoral Ciudadana
Aprobacin y Propuestas
Recepcin y distribucin
IFE
Sustantivos
2
Estadstica electoral
Partidos Polticos
Ciudadana
3
Conteo
Resultados electorales Reconteo Planeacin, consolidacin y seguimiento Conteo y consolidacin Ciudadana
Partidos Polticos
4
Monitoreo y control de rganos desconcentrados (32 Locales 300 Distritales) Funcionamiento segn los lineamientos de rganos desconcentrados Partidos Polticos Definicin de lineamientos y normas y supervisin Coordinacin Ciudadana
Adjetivos
Elaboracin de reportes
IFE
Reportes de gestin
225
DEOE opera centralmente a travs de 127 colaboradores, generando un costo nominal aproximado de $64.8 mdp anuales en el nivel central
Rama Total de MM y MS S Nombre del Puesto 10 19 MS Tipo de mando Total de TO
NC
S MS Direccin Ejecutiva de Organizacin Electoral 63 64
Costo Total
$49.9 $14.9 $64.8
$47.4 $239.8 $352.0
63 64 127
105 554 786
Detalle de costos
S MS Direccin de Operacin Regional 36 25 S MS Direccin de Planeacin y Seguimiento 12 8 S MS Direccin de Estadstica y Documentacin Electoral 10 19
NC
40
Servicio Profesional Administrativa
30 20
10
0 $25.1
DEOE (Estructura de gestin)
A= Administrativa E= Honorario Eventual P= Honorario Permanente S= Servicio Profesional
$10.2
Direccin de Planeacin y Seguimiento $10.2 20% 19%
$7.9
$0.6
$6.2
Direccin Ejecutiva y personal de apoyo $6.2 12% 8%
Costo por rea (1) $49.9 % sobre costo total % sobre NC total Nmeros en millones de pesos
*Nota: Cifras del Presupuesto Anual de la plaza, en millones de pesos (Mdp) anuales
226
La DEOE tiene en rganos desconcentrados (OD) 659 colaboradores distribuidos en Vocalas Locales y Distritales generando un costo de $287.2 mdp*
Nmero de colaboradores total OD: 659
NC Costo
105
Locales
Local
47.4
428%
406%
554
Distritales
Distrital
239.8
600
500
400
300
200
100
50
100
150
200
250
300
332
MM
MM
233.6
2%
77%
327
TO
TO
300 200 100 0 0 50
53.6
400
100
150
200
250
Nmero de colaboradores total Central: 127 Nmero de colaboradores total OD: 659
Costo total Central: $ 64.8 mdp Costo total OD: $287.2 mdp*
Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
227
B. Diagnstico DEOE
Se identifican 3 principales hallazgos que ofrecen oportunidades que van desde aspectos de modernizacin hasta una potencial sinergia estratgica
2 Direccin Ejecutiva de Organizacin Electoral
Hallazgos
1. Falta claridad en la asignacin y operacin de roles y responsabilidades en la estructura central y local de DEOE
Descripcin
La estructura presenta un exceso en los niveles de supervisin, especialmente a nivel central y tramos de control cortos que representan una excesiva divisin del trabajo DEOE y DECEYEC llevan a cabo funciones similares, no slo a nivel central sino tambin a nivel de rganos desconcentrados, evidenciando exceso de recursos para tales funciones Se identifica la necesidad de una cabeza que dirija las operaciones del proceso, registro y prerrogativas electorales con el alcance y atribuciones debidas
Oportunidades
Oportunidades de modernizar la estructura por medio de la optimizacin de lneas de reporte y tramos de control, generando adicionalmente ahorros en DEOE
Se presentan oportunidades de consolidacin importantes en esfuerzos y recursos apalancando mayor eficiencia en la administracin y ejecucin del proceso electoral
3. Falta de una figura jerrquica que apoye a la Secretara Ejecutiva en una efectiva directriz de las operaciones del proceso electoral
La oportunidad yace en el enfoque completo del Secretario Ejecutivo en lo tctico por medio de una figura responsable del proceso electoral con sus respectivas atribuciones
Redistribucin de recursos
Modernizacin
Consolidacin
229
B. Diagnstico - Hallazgo 1
Falta de claridad en los roles y responsabilidades en la estructura central y local de DEOE
Falta claridad en la asignacin y operacin de roles y responsabilidades en la estructura central y local de DEOE, especialmente en temas de seguimiento
Rol
Central
Documentacin y Material Estadsticas Logstica de Casillas: Instalacin y Funcionamiento Disear, Producir, Distribuir Disear y Consolidar Difundir Normar y Seguimiento Normar y Consolidar Validar Normar, Coordinar, Dar Seguimiento Normar, Coordinar y Seguimiento Normar, Disear, Seguimiento Disear, Desarrollar, Distribuir, Consolidar
Local
Coordinar Concentrar Difundir Monitoreo y Soporte Coordinar, Concentrar Validar Coordinar, Ejecutar
Distrital
Recibir y distribuir Recopilar Difundir Ejecutar Recopilar Validar Coordinar, Ejecutar
Proceso/Funcin
Resultados Elecciones
Asistencia y Logstica Electoral Integracin y Funcionamiento de rganos Desconcentrados (oficinas municipales) Administrar y Operar Sistemas Informticos Evaluacin
Coordinar, Ejecutar
Ejecutar
Ejecutar
Ejecutar
Costo de Supervisin
2.00 1.50 1.00 0.50 0.00 0.37 0.88 0.66 0.40 0.00
Titular Director Subdirector
1.59
231
Asimismo, el diseo de la estructura no est alineado a tendencias de modernizacin que instan a una clara reduccin de los tramos de control
Perspectiva
Administracin de la estructura de gestin
Tendencia
Acotacin de niveles jerrquicos mediante la redefinicin de responsabilidades para alcanzar una entrega oportuna de servicios
Resultados
Mayor enfoque en resultados Estructura de gestin oportuna y eficiente Mayor interaccin entre reas Acercamiento de servicios a destinatarios finales
Alineacin a la tendencia
DEOE
Alineacin alta Alineacin media
Tramos de Control
R A T I O S
R A T Costo de Supervisin I O S
Poca alineacin
Alineacin baja
1:2
1:4
1:5
1:0
1:2
1:3
1:5
1:6
1:0
1:2
1:3
1:5
1:0
1:2
1:4
1:5
232
Los roles que realizan los subdirectores y jefes son muy similares y permiten reducir el nmero de niveles jerrquicos, generando un ahorro de 12.6 mdp ao
Nivel Normativo Diseo Monitoreo y Control Ejecucin NC Costeo (mdp)
1
Central
Director Ejecutivo Director Subdirector Jefe de Departamento Vocal Local Vocal Distrital Mesas Directivas de Casilla
1 3 10 25 32 300 ND 371
2 3 4
Loca / distrital
6 7 8
El exceso de supervisin y tramos de control tan reducidos genera falta apoderamiento de los resultados obtenidos en la operacin as como oportunidades de eficiencias en trminos de niveles de la jerarqua y/o nmero de supervisores
La reduccin de 1 nivel de supervisin a uno generara ahorros en $ 12.6 mdp en costo y 17 en nmero de plazas:
Actual Propuesta Subdirector NC Costo (mdp) 10 10.7 Jefe Dpto. 25 14.5 Total Actual 35 $25.2 Promedio 17.5 12.6 18 $12.6 17 $12.6 Ahorros
Fuente: Manual de Organizacin 2009 y Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
233
Por ltimo, no existe una clara distincin en los roles que ejercen los visitadores y los JD en DOR, tema que podra generar ahorros adicionales de $11.6 mdp
Costo de Supervisin
$1.2
Rol
Vocalas DEOE
Normativo
Diseo Subdirector NC: 5 $5.3 Vocal Local NC: 32 $34.1 Vocal Distrital NC: 300 $199.5
$1.1
Monitoreo y Control
$56.8
Ejecucin
$199.5
60.0%
No hay una clara distincin entre los roles que ejercen los visitadores y los jefes de departamento El nivel de visitador genera un costo adicional al rol de monitoreo y control del 20.4% La optimizacin de este nivel generara ahorros de $11.6 mdp por lo que los ahorros totales seran de $ 24.2 mdp Ahorros Visitadores NC Costo (mdp) 20 $11.6 Ahorros Nivel de supervisin 17 $12.6 Ahorros Totales 37 $24.2
$35.0
$30.0 $25.0 $20.0 $15.0 $10.0 $5.0
9.3% 10.2% 20.4%
234
B. Diagnstico - Hallazgo 2
Oportunidades de sinergia con DECEYEC
El diagnstico realizado en DEOE y DECEYEC plantea a futuro dos alternativas estratgicas: 1) Ejecutar Sinergias Potenciales 2) Status Quo
Alternativa estratgica Oportunidades de mejora Valoracin
Fragmentacin de proceso Duplicidad de funciones Estacionalidad Tramos de control Altos niveles de supervisin Falta de claridad en la asignacin y operacin de roles y responsabilidades en la estructura central y local
Modernizacin Administrativa
2 1
Reduccin de Costos
3 1 2 1
Estacionalidad Tramos de control Altos niveles de supervisin Falta de claridad en la asignacin y operacin de roles y responsabilidades en la estructura central y local
Visin Integral
4 1
5 1
Especializacin
236
La evaluacin de las sinergias potenciales existentes entre las actividades y recursos de DEOE y DECEYEC ha sido realizada en 3 diferentes pasos
Implementacin
Diseo
Alcance del presente documento
3
Validacin
2
Desarrollar el plan de implementacin y la ejecucin de las acciones del mismo Vincular oportunidades de sinergia con el desarrollo de la estructura futura
Valoracin
1
Identificacin de Oportunidades
Prueba de hiptesis y marco de valoracin de sinergias: impacto, dificultad , costo Identificacin de sinergias potenciales a travs del anlisis comparativo
237
La revisin de las actividades clave en DECEYEC y DEOE plantea una clara oportunidad en cuanto a la naturaleza similar de sus funciones
DECEYEC
Actividades Direccin de Capacitacin Electoral Direccin de Operacin Regional
DEOE
Direccin de Estadstica y Documentacin Electoral
Planeacin
Evaluacin
Reclutamiento y Seleccin
CAEs
Vacantes en Juntas
Aprobacin de Material
Material de Capacitacin
Logstica
Evaluacin de Material
Diseo y produccin de Material Monitoreo y control
Duplicidad en funcin de Monitoreo y Control en Subdirector y Jefe de Departamento Los rganos desconcentrados comparten las mismas similitudes que se presentan a nivel central
Coordinacin y Ejecucin
238
La validacin de la oportunidad de sinergia se realiz a la luz de 5 criterios: modernizacin, costo, visin integral, economas de escala, especializacin
Criterio Definicin
Se refiere al grado de alineacin de las alternativas respecto de prcticas lderes que atienden a tramos de control, costo de supervisin de actividades y eficiencia organizacional en general
Modernizacin Administrativa
2 1
Reduccin de Costos
La eficiencia en el costo se determin con base en el impacto econmico de las distintas alternativas para ejecutar las funciones definidas (DEOE-DECEYEC en una misma rea o por separado)
3 1
Se basa en la consolidacin del proceso sustantivo del IFE, favoreciendo la visin y orientacin de resultados integrales enfocados a los objetivos de rea
4 1
Se relaciona con las ventajas obtenidas en eficiencia de recursos (personas), por medio de la consolidacin de unidades (reas) de operacin, principalmente en periodos no electorales
5 1
Especializacin
Fomenta al personal a hacerse responsable y centrar en totalidad su conocimiento para cumplir actividades especficas(capacitacin u organizacin electoral)
239
El IFE tambin puede contar con un balance en diversas categoras para apalancar una modernizacin administrativa en DECEYEC Y DEOE
1
DECEYEC | DEOE
DECEYEC + DEOE
Tramo de control
Material Capacitacin
Material Electoral
Diseo, aprobacin y produccin de Material Combinacin y Eficiencia de Funciones Logstica, almacenamiento y distribucin Evaluacin de procedimientos y sistemas
Logstica Capacitacin
Evaluacin Capacitacin Diseo Capacitacin
Max 5 Min 3
Max 6 Min 3
Lneas de reporte
Max 4 Min 3
240
Implementando acciones derivadas de este documento, el proceso de capacitacin electoral puede obtener los siguientes ahorros potenciales
1 2
rea
D de Capacitacin Electoral D de Estadstica y Documentacin Electoral D de Operacin Regional D de Planeacin y Seguimiento D de Seguimiento y Evaluacin
Oportunidad de sinergia
Integracin de proceso electoral Integracin de proceso electoral
Impacto
NC
13 10
Costo*
$12.3 $8.5
36 12 6
DPS
Juntas Local Juntas Distrital DCE
$10.2
$47.4 $239.8 $7.22 $4.63 $47.7 $238
$319.3
DOR
DPS DCE Juntas Local
$13.43
$10.2 $7.22 $61.30 $278.34 $378.99 41% de ahorro
*Sujeto a cambios por Diseo Organizacional
Juntas Distrital
DCE DECEYEC DSE Juntas Local Juntas Distrital TOTAL
$239.8
$10.2 $5.7 $47.7 $238 $642.6 $311.6 DECEYEC
$616.80 4% de ahorro
241
El proceso electoral puede tomar un enfoque ms estratgico y de mayor visin en una posibilidad de sinergia
1 3
Proceso y visin Integral Preparacin Electoral Proceso Integral Electoral Ejecucin Evaluacin Electoral
Objetivo
Asegurar la realizacin de las elecciones federales a travs de la preparacin eficaz y oportuna de la ubicacin e instalacin de las casillas electorales y brindar a la ciudadana una efectiva capacitacin electoral Garantizar el diseo, produccin y distribucin de materiales y documentacin electoral Realizar el conteo electoral, llevar y difundir las estadsticas Apoyar la integracin y funcionamiento de las juntas ejecutivas y consejos locales y distritales, a travs de lineamientos y la contratacin de personal para la realizacin de sus funciones
Mismo Objetivo
Proceso Electoral Planeacin Organizacin Electoral Planeacin Capacitacin Electoral Ejecucin Organizacin Electoral Ejecucin Capacitacin Electoral Ejecucin Organizacin Electoral Ejecucin Capacitacin Electoral
242
En rganos desconcentrados existen importantes economas de escala consolidando las funciones de coordinacin y ejecucin
1 4
Vocal DECEYEC
2 *NC
Rediseo, propuestas y aprobaciones de cambios a las herramientas y procedimientos para la siguiente jornada electoral Ejecucin de cambios y de actividades electorales
Vocal DEOE
Pre-Electoral
Electoral
Post-Electoral
1 *NC
Pre electoral 9 meses
Electoral 11 meses
243
Sin embargo, la integracin del proceso electoral puede debilitar el nivel de especializacin de actividades sustantivas
1 5
Proceso Integral Electoral Preparacin Electoral
Seleccin de Funcionarios de Casilla
Ejecucin
Capacitacin a Ciudadanos
Evaluacin Electoral
Evaluacin Proceso Electoral Evaluacin Material Electoral
Anlisis Estadstico
Logstica Elecciones
Desarrollo Pedaggico
Conteo de Votos
DEOE D de Capacitacin Electoral D de Difusin y Campaas Institucionales Actividades con alto nivel de especializacin
La integracin del proceso electoral puede pausar el nivel de especializacin de las actividades sustantivas al sacrificar el nivel de enfoque y concentracin de los recursos en las actividades
244
De acuerdo a la evaluacin de cada uno de los criterios, se determin que la sinergia presenta mayores ventajas para el Instituto versus el estado actual
Criterios de Anlisis Estado Actual DEOE Estado Actual DECEYEC Sinergia DEOE DECEYEC
2 1
3 1
4 1
5 1
20% - Especializacin
Total Ponderado
30%
Beneficio
0% 25% 50% 75% 100%
30%
75%
Opcin Recomendada
Bajo
Medio
Alto
245
Recomendamos al IFE fusionar ambas reas para capturar altos beneficios cualitativos y cuantitativos, a pesar del impacto potencial de esta iniciativa
El IFE puede adoptar una visin ms integral de su proceso electoral a travs de una sinergia, adems de un enfoque a resultados globales por medio de aplicacin de mejoras estandarizadas
Beneficios Cualitativos
Beneficios e Impactos
Por medio de la consolidacin de una sola figura a nivel de rganos desconcentrados no slo se obtienen beneficios a travs de reduccin costos sino tambin eficiencia en capital humano e importantes economas de escala interna
El beneficio de reduccin de costos es claro y significativo, comparando ahorros por status quo de 4% (25.8 mdp) y ahorros por sinergia del 41% (263.6 mdp) respecto al costo actual
Beneficios Cuantitativos
Implementacin de una modernizacin administrativa, obteniendo tramos de control de 1:6, menores lneas de reporte pasando de 6 a 4 y costos de supervisin entre 0 y 0.5
La sinergia del Proceso Electoral representa retos considerables en diferentes perspectivas: Debilidad en el nivel de especializacin en actividades sustantivas Posibles modificaciones en la normatividad Capacidad y disposicin para el cambio Adaptacin de nuevas tecnologas y procesos
Impactos Potenciales
246
B. Diagnstico - Hallazgo 3
La Secretara Ejecutiva requiere en su estructura de reporte directo de una figura jerrquica que coordine la operacin regional del Instituto
La demanda de actividad y dedicacin actual del Secretario Ejecutivo no permite un ejercicio racional de sus atribuciones conforme a la definicin de la posicin
Presidencia del consejo General
Direccin del Secretariado Direccin Jurdica Unidad Tcnica de Servicios de Informtica Unidad Tcnica de Servicios de Informacin y Documentacin Unidad Tcnica de Planeacin
Secretaria Ejecutiva
12%
18% 38%
20%
60%
32%
La distribucin de funciones actuales observadas en la posicin del Secretario Ejecutivo presenta brechas conforme a la distribucin de funciones planteadas en el COFIPE y Manual de Organizacin General
248
La problemtica actual identificada representa un costo alto de oportunidad en el control de la operacin regional y amerita la creacin de una nueva figura (COO*)
Funciones
Externo
Distribucin COFIPE(B)
38%
Brecha (B-A)
-22%
Redistribucin
Mantener/ Disminuir
Sustantivo
20%
32%
12%
Incrementar
Adjetivo
15%
18%
3%
Mantener
Operacin Regional
5%
12%
7%
Delegar/ Incrementar
Algunas Atribuciones
Recepcin y gestin de informes de los Vocales Ejecutivos Locales y distritales* por medio de reporte directo De tal manera que el SE tenga la disponibilidad de balancear y/o incrementar funciones sustantivas, se requiere una figura a la cual se deleguen las atribuciones/funciones de coordinacin de la operacin regional
En resumen podemos argumentar que algunas de las funciones o atribuciones actuales del SE representan un costo de oportunidad en la gestin de una parte importante en la operacin regional. Lo anterior podra mitigarse ejerciendo la funcin de creacin de una nueva direccin establecida en el Manual de Organizacin General y transferir aquellas atribuciones referentes a funciones delegables, de tal manera que se pueda subsanar las brechas de gestin.
Fuentes: COFIPE y Manual de Organizacin General 2009 * Por sus siglas en Ingls: Chief Operating Officer
249
El rol de la nueva figura debe definirse a la luz de 6 principales caractersticas, de las que recomendamos particularmente 2 para el caso del Instituto
Tipo de COO 1. Ejecutor Descripcin
Uno de los roles principales de un COO es la ejecucin de la estrategia desarrollada por los lderes de la institucin. La gestin de grandes instituciones normalmente requiere el apoyo de una figura que tome la responsabilidad de dar resultados a travs de la direccin de las operaciones centrales y/o regionales de la Institucin Algunas instituciones contratan una figura de COO para liderar un cambio estratgico especfico, como una expansin o cambio organizacional. Para llevar a cabo dicha tarea, este debe tener las misma autoridad que un COO Ejecutor En muchos casos, la razn por la cual se nombre a un COO es para poner a prueba aun posible sucesor del CEO (Secretario Ejecutivo), ya que el trabajo le permite al posible candidato aprender de toda la compaa o institucin La contratacin de un mentor para un CEO nuevo o inexperto en el proceso. Este mentor cuenta con una vasta experiencia en el ramo y parte de sus responsabilidades es el desarrollo del CEO
2. Agente de Cambio
3. Sucesor
4. Mentor
5. Complementario
Este COO, contrario al mentor, complementa la experiencia, estilo y/o conocimiento del CEO
6. Lder Potencial
La figura de COO se utiliza para promover a algn ejecutivo demasiado valioso y se crea la figura como elemento de retencin
Para efectos del IFE, se requiere a una fuerte combinacin tanto del tipo Ejecutor como del agente de cambio, de esta forma se contar con la figura indicada de apoyo para enfrentar los retos que el Instituto tiene actualmente y que enfrentar en lo prximos aos en su proceso de modernizacin administrativa y transformacin organizacional
250
Existen diferentes modelos organizacionales en el sector pblico mexicano que pueden ser replicables y cuentan con una figura similar a la de un COO
Modelo organizacional Actual 1 Modelo organizacional COO Puro
Secretario Secretario Subsecretario de Poblacin, Migracin y AR Subsecretario de Proteccin Civil Subsecretario de Asuntos Jurdicos y DH
Coordinador
Subsecretario
Subdelegado
Subdelegado
Coordinador de Estado
1 Reporte directo de rganos desconcentrados con el Secretario Ejecutivo 1. (Estructura actual del IFE)
2. 2 Reporte de rganos desconcentrados a un subsecretario ejecutivo responsable de los rganos desconcentrados y con mayor jerarqua que las Direcciones Ejecutivas 3. 3 Reporte de rganos desconcentrados a un coordinador ejecutivo responsable de los rganos desconcentrados y con misma o menor jerarqua que las Direcciones ejecutivas
Subsecretario Subsecretario Subsecretario
251
Se identificaron algunas ventajas y desventajas para los modelos de estructura diferentes al actual en el IFE para un mejor anlisis y propuesta de solucin
Modelo Organizacional Puro
Ventajas
Se soluciona el tramo de control del Secretario ejecutivo, adems de que existe un vnculo formal entre los rganos desconcentrados y la estructura central Se vincula el proceso sustantivo principal a este puesto, dotando ala institucin de una mayor coordinacin y control Se cuenta con la jerarqua necesaria para delegar o solicitar apoyo a las direcciones ejecutivas y vocalas ejecutivas
Se soluciona el tramo de control del Secretario ejecutivo, adems de que existe un vnculo formal entre los rganos desconcentrados y la estructura central Se cuenta con un enlace o coordinacin estatal que mantendr un tramo de control sugerido para el COO
Desventajas
No elimina la dependencia y rplica de reporte de las vocalas correspondientes a las distintas direcciones ejecutivas
Existe una segunda figura jerrquica a la del Secretario Ejecutivo que para la cual no existe cultura de reporte
Es una figura a la cual se debe dar seguimiento y supervisin de parte del SE, mas no una figura que reporte resultados No elimina la dependencia y rplica de reporte de las vocalas correspondientes a las distintas direcciones ejecutivas No se cuenta con el nivel jerrquico para delegar o solicitar apoyo a las direcciones ejecutivas y vocalas ejecutivas
252
Recomendamos el modelo organizacional puro a travs de la creacin de una nueva figura que funja como DE de Proceso Electoral y coordine la labor local
Retos
Secretario
DERFE
DEA
DEPPP
Otorgar el patrocinio por medio de la Secretaria Ejecutiva para que el COO cuente con la autoridad necesaria para fungir como una figura ejecutora eficaz y agente de cambio exitoso Otorgar las atribuciones y responsabilidades claras para que el COO para ejecutar la estrategia de manera adecuada Contar con la persona y perfil indicado para llevar a cabo las funciones requeridas
Beneficios
Se contar con un vnculo entre la estrategia del IFE y la estructura organizacional que la lleva a cabo tanto para lo central como para los rganos desconcentrados Se le otorga al Secretario Ejecutivo la prerrogativa de redistribuir sus atribuciones a conveniencia del Instituto Atencin directa y ms cercana al proceso medular del IFE (Proceso Integral Electoral) No se requiere inversin o costo adicional
Secretaria Ejecutiva Perfil Resultados Patrocinio Comunicacin Constante Atribuciones Claras Responsabilidades Claras Alineacin DE COO
253
C. Anexos
1. Soporte estratgico
Usuarios
Incrementar la informacin y difusin de la Estadstica Electoral Fortalecer la coordinacin y supervisin del funcionamiento e integracin de los rganos desconcentrados Elevar la oportunidad y calidad de la informacin que ofrece el SIJE Optimizar la transmisin de la informacin desde las casillas
Procesos
Impulsar la actualizacin de normas que permitan el mejor desarrollo de los procesos en materia de organizacin electoral
Fortalecer los mecanismos de coordinacin para la adecuada presupuestacin y ministracin de los recursos
256
Actividades electorales
258
05-ene-11 31-dic-12
17-ene-11 30-sep-12
Informe
3 4 5 6 7 8 9 10
01-feb-11 30-sep-11 01-feb-11 30-sep-11 01-abr-11 30-sep-11 01-abr-11 31-dic-11 02-may-11 30-ago-11 01-jun-11 31-ene-12 01-jul-11 30-sep-11 01-oct-11 31-dic-11
11
01-oct-11 31-dic-11
Acuerdo
12
01-oct-11 01-oct-11
Acuerdo
259
13
14 15 16 17
18
DEOE
01-nov-11 30-sep-12
Reporte
19 20 21
DEOE UNICOM DEOE UNICOM DERFE DEOE DEOE DECEYEC JED DEOE DEOE DEOE DEA
22
01-dic-11 31-jul-12
Reporte
23 24 25
260
28 29
30
31
32
33
34 35 36 37
261
40
41
42
43
44
45 46
262
47
48 49 50 51
DEOE
DEOE DEOE DEOE SE COVE DEOE SE COVE DEOE SE COVE DEOE
52
01-jul-12
01-jul-12
Informe
53
01-jul-12
01-jul-12
Informe
54
DEOE
01-jul-12
02-jul-12
Reporte
55
DEOE
04-jul-12
07-jul-12
Informe
56
04-jul-12
08-jul-12
Reporte
57
08-jul-12
08-jul-12
Informe
58
DEOE
08-jul-12
08-jul-12
Informe
263
59
60
DEOE
DEOE
09-jul-12
31-jul-12
Informe
Informe
01-ago-12 31-ago-12
264
$ 2.4
$ 0.9
Liberar y poner en marcha los sistemas de la RedIFE Proyecto Acuerdo (encuesta de tendencias de resultados)
$ 2.4
$ 21.4
Seguimiento a juntas locales y distritales Seguimiento a consejos distritales y locales Estudio de oficinas municipales Planeacin e instalacin de casillas
$ 38.1
$ 0.5
$ 1.8
Presupuesto e indicadores internos Presentar informes del SIJE Presupuesto y asignacin de recursos para la jornada electoral
265
DPS
Actividades de la direccin rea capacitacin electoral Diseo, aprobacin y produccin de material y Materiales documentos electorales Liberar y poner en marcha Sistemas los sistemas de la RedIFE Seguimiento a juntas locales Dor y distritales 3 jefe plan Presupuesto e indicadores estratgico internos 2 jefes seguimiento
Jefes 2 1 30
TO 3 1 25
Meses 9 9 9
Costo actividad
$1,796,491 $877,663 $21,453,034
% Dedicacin
1.00 1.00 1.00
Costo Total
$1,796,491 $877,663 $21,453,03 4 $1,836,159
Pre
2.0
$5,508,477
$1,836,159
1.00
266
rea
Jefes
Subdirector
TO
Costo actividad
Costo Total
DEDE
DEDE DEDE DEDE DEDE DOR DOR DOR DOR DOR
2
2 3 3 2 30 30 30 30 30
0.5
0.5 1 1 0.5 5 5 5 5 5
3
3 2 2 1 25 25 25 25 25
6
4 9 0.13 3 11 7 NA 9 11
$2,395,321
$2,395,321 $3,277,819 $3,277,819 $1,929,659
$1,197,661
$798,440 $2,458,364 $36,420 $482,415
1.00
1.00 0.50 1.00 0.50 0.25 0.25 NA 0.25 0.25
$1,197,661
$798,440 $1,229,182 $36,420 $241,207 $6,555,094 $4,171,423 NA $5,363,258 $6,555,094
DPS
DPS
3
3
1
1
2
2
2
6
$3,277,819
$3,277,819
$546,303
$1,638,910
0.50
0.80
$273,152
$1,311,128
DPS
$6,206,970
$2,068,990
0.50
$1,034,495
267
rea DEDE
DEDE
DOR DPS DPS DPS
DPS
Actividades de la direccin capacitacin rea electoral Evaluacin de materiales y Materiales documentacin utilizada Evaluacin de los sistemas Sistemas utilizados Seguimiento a juntas locales Dor y distritales Evaluacin de operacin de Evaluacin: 1 oficinas municipales jefe Evaluaciones de actas, Evaluacin: 1 boletas, etc. jefe Evaluacin de la Evaluacin: 1 participacin ciudadana jefe (proyecto) 3 jefe plan Presupuesto e indicadores estratgico internos 2 jefes seguimiento
Periodo Post
Jefes 2
Subdirector 0.5
TO 3
Meses 12
% Dedicacin 1.00
Post
Post Post Post Post
2
30 1 1 1
0.5
5.0 0.3 0.3 0.3
3
25 0 0 0
12
16 6 9 16
$2,395,321
$2,395,321
1.00
1.00 1.00 1.00 1.00
$2,395,321
$38,138,72 7 $468,693 $703,039 $1,249,848
Post
$6,206,970
$2,068,990
1.00
$2,068,990
268
547%
546%
545%
562%
548%
Nmero de Sesiones
300 250 200 150 100 50 0 1 circ. 1circ. mes 2 circ. mes 2 circ. mes 3 circ. mes 3 circ. mes 4 circ. mes 4 circ. mes 5 circ. mes 5 circ. mes electoral NO electoral NO electoral NO electoral NO electoral NO electoral electoral electoral electoral electoral 2:1 2:1 2:1 2:1 2:1
Sesiones
Circunscripciones
Consejos: Datos promedio mensuales Octubre 2011 a Agosto 2012 Juntas: Sesionan 1 vez al mes en periodo no electoral y 4 en periodo electoral
Fuentes: entrevistas, Informe de las sesiones de Consejos Locales y Distritales del mes de julio de 2012, Informe final de las sesiones de los Consejos Locales y Distritales del pasado PEF 2011-2012
269
DIRECCIN DE ESTADSTICA Y DOCUMENTACIN ELECTORAL Total DIRECCIN DE OPERACIN REGIONAL Total DIRECCIN DE PLANEACIN Y SEGUIMIENTO Total DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO Total
1:2 1:4 1:0 1:5 1:2 1:1 1:3 1:3 1:0 1:5 1:2 1:0
1:2 1:0 1:0 1:5 1:2 1:0 1:3 1:2 1:0 1:5 1:2 1:0
1:2 1:4 1:0 1:5 1:2 1:2 1:3 1:3 1:0 1:5 1:2 1:0
Director Subdirector
Jefe de Departamento Director Subdirector Jefe de Departamento Director Ejecutivo Subdirector Jefe de Departamento
Principal
Siguiente
271
70 60 50 40 30 57
Servicio Profesional
Administrativo
Costo de Supervisin
DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO DIRECCIN DE ESTADSTICA Y DOCUMENTACIN ELECTORAL DIRECCIN DE PLANEACIN Y SEGUIMIENTO DIRECCIN DE OPERACIN REGIONAL
HC Tipo de Contratacin
$3.18 $6.86 Jefe de Departamento Subdirector Director Director Ejecutivo Nota: Cifras en millones de pesos (mdp)
$27.94 $25.1
$$5.0 $10.0 $15.0 $20.0 $25.0 $30.0
$11.90
1.59
Principal
Anterior
272
4. Identificacin de roles
Subdireccin de Estadstica
Ejecucin
1 8 15 22 2 9 16 23 3 10 17 24 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21
274
1 8 15 22 29
2 9 16 23 30
3 10 17 24 31
4 11 18 25
5 12 19 26
6 13 20 27
7 14 21 28
Normativa
Diseo Monitoreo/ Control Ejecucin
5 8
12 13
1 3
1
14 5
Normativa
Diseo
Monitoreo/Control
Ejecucin
275
Control Ejecucin
8 15 22
Subdireccin de Planeacin
Subdireccin de Seguimiento
1 8 15 2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21
Subdireccin de Evaluacin
1 8 15 22
2 9 16
3 10 17
4 11 18
5 12 19
6 13 20
7 14 21
1 8 15 22
2 9 16 23
3 10 17 24
4 11 18 25
5 12 19
6 13 20
7 14 21
Normativa
Diseo
Monitoreo/Control
Ejecucin
276
Descripcin Funcional
Supervisar y evaluar el cumplimiento de los programas y acciones de sus vocalas y rganos distritales., as como de los programas relativos al registro federal de electores, organizacin electoral, servicio profesional y capacitacin. Coordinarse con las autoridades electorales locales para garantizar el tiempo en radio y televisin de los partidos polticos.
Juntas Locales
Juntas Distritales
Evaluar el cumplimiento de los programas relativos al registro federal de electores, organizacin electoral, capacitacin electoral y educacin cvica. Proponer al consejo el numero y ubicacin de casillas, capacitar a los ciudadanos que integraran las mesas directivas de casilla y proponer quienes fungirn como asistentes electorales el da de la jornada electoral.
Consejo Local
Designar a los consejeros que integren los consejos distritales. Acreditar a los observadores electorales. Computar y declarar validez de la eleccin de senadores por el principio de mayora relativa, as como computar la eleccin de senadores por representacin proporcional de la entidad federativa, y supervisar las actividades de las juntas locales. Determinar el nmero y ubicacin de casillas. Insacular a los funcionarios de casilla y vigilar que las mesas directivas de casilla se instalen. Acreditar a los observadores electorales. Computar y declarar validez a las elecciones distritales de diputados por el principio de mayora relativa. Realizar el computo distrital de la eleccin de senadores por mayora relativa y representacin proporcional as como la de Presidente.
Consejo Distrital
278
Nmero de Sesiones al mes Periodo No Electoral Primera Segunda Tercera Cuarta Quinta Total Circunscripcin Circunscripcin Circunscripcin Circunscripcin Circunscripcin 8 8 7 5 4 32 60 59 60 60 61 300 68 67 67 65 65 332
Nmero de Sesiones al mes Periodo Electoral Primera Segunda Tercera Cuarta Quinta Total Circunscripcin Circunscripcin Circunscripcin Circunscripcin Circunscripcin 32 32 28 20 16 128 240 21 147 236 21 144 240 17 146 240 17 153 244 11 151 1200 86 742
Total
440
433
432
430
421
2156
*Sesiones 4 al mes en periodo electoral **Datos promedio mensuales Octubre 2011 a Agosto 2012
Fuentes: entrevistas, Informe de las sesiones de Consejos Locales y Distritales del mes de julio de 2012, Informe final de las sesiones de los Consejos Locales y Distritales del pasado PEF 2011-2012
279
Mejoras tcticas
Descripcin
Se enfoca en abastecimiento estratgico, gestin de la demanda para reducir considerablemente el gasto externo
Porcentaje de ahorro*
10 20%
Se centra en la gestin del costo de los procesos de operacin a travs de simplificacin, eliminacin u subcontratacin de los mismos Se enfoca en el manejo de los portafolios de TI y Bienes Races, proyectos y plataformas
5 10%
15 25%
Modelo Organizativo
Se centra en realinear el staff basndose en el mtodo de valor agregado y la relacin con el negocio
10 30%
20 30%
280
6. C.O.O.
E 1 1 1
1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
282
O 1
1 1 1 1 1 1
1 1 1
1 1 1
1 1
283
Algunas funciones generales que se pueden tomar a consideracin para el COO entre las mencionadas anteriormente
Descripcin: Generar y ejecutar las estrategias de negocio que aseguren las mejores prcticas operativas y la rentabilidad requerida en cada formato, de acuerdo al mapa estratgico del IFE, as como garantizar unos elevados estndares de operacin en las Juntas Locales, Distritales y MACs asegurando el adecuado funcionamiento de las mismas en los diferentes tipos y ubicaciones.
Funciones Generales: Poner en marcha y aplicar la estrategia electoral definida focalizndose en el cumplimiento ptimo del proceso integral de principio a fin para conseguir los objetivos perseguidos por el IFE Seguir y analizar las estadsticas del proceso electoral con el fin de optimizar las previsiones del proceso integral y fijar los objetivo Asegurar el mantenimiento de estndares alcanzados a la fecha por el IFE en materia del proceso electoral, as como buscar la mejora de dichos estndares Crear y administrar presupuestos y planes anuales orientados al control del presupuesto en aras a lograr los objetivos y metas especficas del IFE Administrar en colaboracin con las Direcciones Ejecutivas, los recursos humanos internos para garantizar el desarrollo de la operacin, el nivel de productividad y un buen servicio Impulsar y coordinar los proyectos llevados a cabo por el IFE en sus diferentes formatos para aprovechar sinergias entre los mismos y alinear su operacin a los requerimientos Apoyar la implantacin de servicios que puedan ser centralizados para la generacin de economas de escala y por lo tanto disminucin de costos en el contexto general de la operacin Asegurar la identidad propia de los diferentes formatos poniendo especial atencin al tema operacional en aspectos tales como mejoras generales, estructura de la tienda, factor humano, etc. para garantizar el cumplimiento de los objetivos del negocio.
284
Secretario de Estado
Subsecretario de Planeacin y Evaluacin de Polticas Educativas Coordinacin General de Oficinas de Servicios Federales de Apoyo a la Educacin
Subsecretario De Comunicaciones
Subsecretario de Infraestructura
Subsecretario de Transporte
285
Secretario de Economa
Secretario de Gobernacin
Subsecretario De Gobernacin
286
A. Entendimiento
Para el diagnstico de la DEPPP analizamos la normatividad y las bases de datos del personal, as como otros documentos relevantes
Documentos Analizados
Nombre
Manual de Organizacin General 2009 Cdigo Federal de Instituciones y Procesos Electorales Reglamento Interior del IFE Reglamento de Radio y Televisin en Materia Electoral Informes de actividades periodos 2011-2012 Plantilla proporcionada por el Instituto, Abril 2013 Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el Ejercicio 2013
Mapas Estratgicos de las URs
Descripcin
Descripcin de puesto asignadas por cada unidad responsable Normas constitucionales poltico electorales Reglamento interior de trabajo Documento regulador en materia de radio y televisin Consolidado de reporte de actividades trimestrales por direccin Presupuesto total anual de la plaza Estrategias orientadas a mejorar la eficacia, eficiencia, transparencia y racionalidad en la planeacin, programacin y presupuestacin de los recursos del Instituto
Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional
289
Asimismo, se levant informacin a travs de 11 entrevistas con los principales funcionarios del rea de Prerrogativas de Partidos Polticos en el nivel central
Entrevistas Nombre
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Lic. Claudia Urbina Esparza Lic. Alejandro Vergara Torres Mtro. Carlos Alberto Flores Vargas Lic. Rodrigo Snchez Gracia Sesin de validacin de organigramas Maria del Roco Camargo Laura Patricia Galvan Snchez Mtro. Alberto Gaytn Ramrez Edith Teresita Medina Hernndez Osvaldo Nicols Rodrguez Arguello Aldo Ariel Galindo Guzmn
rea
Director de Partidos Polticos y Financiamiento Director de Verificacin y Monitoreo Director de Pautado, Produccin y Distribucin Director de Anlisis e Integracin Direccin Ejecutiva (enlaces administrativos) Subdirector de Pautado y Transmisiones Subdirector de Distribucin de Materiales Subdirector de Verificacin Subdirector de Registro Jefe del Departamento e Soporte Tcnico y Mantenimiento del CEVEM Jefe de Departamento de Ingeniera y Automatizacin
290
El mandato de la DEPPP viene expresado especficamente en el artculo 41 de la Constitucin y diferentes artculos del COFIPE, entre otras normas aplicables
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos TITULO SEGUNDO - CAPITULO I DE LA SOBERANIA NACIONAL Y DE LA FORMA DE GOBIERNO
Articulo 41: I,II,III. La ley garantizar que los partidos polticos nacionales cuenten de manera equitativa con elementos para llevar a cabo sus actividades
COFIPE
1) 2) 3) Art. 28 Art. 35 Art. 38 Registro de un partido poltico Registro de una agrupacin poltica nacional Obligaciones nacionales de los partidos polticos
4)
Art. 47
Para la declaratoria de procedencia constitucional y legal de los documentos bsicos de los partidos polticos Facultades del instituto en cuanto a radio y televisin De las franquicias postales y telegrficas
5) 6)
Art. 51 a 76 Art. 90 y 91
7)
Art. 129
291
DEPPP tiene 4 grandes Objetivos del rea que despliega a travs de iniciativas que contribuyen al logro de los objetivos, misin y visin del Instituto
Misin IFE Visin IFE
Proyectos de la DEPPP
Iniciativas DEPPP
1. Ejecutar las actividades relacionadas con los partidos polticos nacionales y las agrupaciones polticas nacionales: su registro y cancelacin, vigilancia, ministraciones -financiamiento-, registro de dirigencias nacionales, candidaturas, fusiones, coaliciones, etc.
2. Coadyuvar en el establecimiento de mecanismos para la administracin de los tiempos del Estado en radio y televisin de los partidos polticos, autoridades electorales estatales, Tribunal Electoral Federal y del mismo Instituto Federal Electoral. En este mbito, la DEPPP funge como Secretaria Tcnica del Comit de Radio y Televisin del Instituto Federal Electoral.
3 Otorgar prerrogativas y financiamiento a partidos polticos Realizar el pautado para la distribucin de los tiempos del Estado y de los Partidos Polticos en los medios
4 Verificar el cumplimiento de las pautas de transmisin, as como de las normas aplicables respecto de la propaganda poltica y electoral que se difunda por radio y televisin
Realizar el registro de los rganos directivos nacionales y estatales de los PP y las APN
Fuente: Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el Ejercicio 2013, Mapas Estratgicos de las URs
292
Por otra parte, DEPPP cuenta con una arquitectura de procesos claramente identificada y que consta de 2 macro procesos principales
Arquitectura de Procesos de la Direccin Ejecutiva DEPPP
Registrar Partidos Polticos y Agrupaciones Polticas Nacionales APNs: candidatos, integrantes y representantes Mantener actualizada su documentacin
Otorgar financiamiento pblico y garantizar el acceso de las prerrogativas a los Partidos Polticos
Asignacin y Monitoreo de tiempos en los medios de comunicacin Pautado, Produccin y Distribucin Verificacin y Monitoreo Anlisis e Integracin
2
293
DEPPP ejecuta sus funciones y procesos sustantivos para producir ciertos productos y servicios que son entregados a diversos clientes
Funcin / Proceso Servicio/ Producto
Registro de rganos directivos, representantes nacionales, estatales de PP y APN Modificacin de documentos bsicos de PP y APN Otorgamiento de las prerrogativas en materia de financiamiento pblico Elaboracin y entrega de las pautas y rdenes de transmisin Informes de cumplimiento (verificacin de transmisin de mensajes/pautado) Permisionarias y Concesionarias
Cliente
Partidos Polticos y Agrupaciones Polticas Nacionales
Sustantivos
Candidatos Independientes
Dictmenes jurdicos
Adjetivos
Informes de cumplimiento
294
DEPPP actualmente opera con 585 colaboradores, de los cuales el 14.2% estn en niveles de MM y MS con un costo nominal aproximado de $64.9 mdp
Rama Total de MM y MS S Nombre del Puesto 10 19 MS Tipo de mando Total de TO A MS
TOTAL
MS
MS
MS
281
22
18 16 14 12 10 8 6 4 2 0
$12,306,358.00
$2,482,162.00
$7,956,958.00
$5,578,214.00
$11,808,173.00
$1,079,578.00
$5,153,709.00
$6,758,584.00
$10,268,847.00
$401,211.00
Costo por $64.9 rea MM MM y MS% 14.2% sobre NC total MM y MS% 39.9% sobre $ total
(1) Sueldo Base + Compensacin Garantizada, en millones de pesos (2) No se encontraron Honorarios Permanentes
295
DEPPP cuenta adicionalmente con 210 colaboradores en el nivel local y distrital para atender sus tareas de monitoreo con un costo aproximado de $43 mdp
Nmero de colaboradores total OD: 210 Costo total OD: $43.04 mdp*
178
Locales
$35,452,972
32
Distritales
$7,591,584
200
150
100
50
$10,000,000
$20,000,000
$30,000,000
$40,000,000
Local
Monitoristas $35,452,972
Distrital
Supervisores de Monitoristas $7,591,584
MONITOREO Y VERIFICACIN
Nmero de colaboradores total Central: 292 Nmero de colaboradores total OD: 210
MONITOREO Y VERIFICACIN
Costo total Central: $54.6 mdp* Costo total OD: $43.04 mdp*
296
B. Diagnstico
El diagnstico de DEPPP arroja 4 hallazgos principales relacionados con oportunidades de modernizacin, consolidacin (2) y decisiones estratgicas
5
Direccin de Partidos Polticos y Financiamiento
5
Direccin de Anlisis e Integracin
Hallazgo
1. Elevado costo de cumplir con las atribuciones de pautado
Descripcin
Las actividades de pautado consumen el 22% del costo de nmina y el 32% de los recursos humanos de la Direccin de Pautado
Oportunidades
Las actividades de verificacin enfocadas al logro de un porcentaje de efectividad superior al 98% tienen un costo asociado muy elevado El Registro de Partidos Polticos y APNs solo se produce en un periodo determinado de tiempo aunque hay recursos asignados de forma permanente Hay actividades de pautado y verificacin, que se ejecutan dentro del mismo macroproceso, pero en distintas direcciones
Revisar la carga de trabajo en funcin de los errores que arroja el sistema y el alto grado de automatizacin del proceso
Decisin Estratgica
Consolidacin
Modernizacin
298
Adicionalmente, se observan otros tres hallazgos relacionados con la forma en la que se organiza el trabajo y se asignan recursos al interior de la DEPPP
5
Direccin de Partidos Polticos y Financiamiento
5
Direccin de Verificacin y Monitoreo
Hallazgo
5. Algunos roles de distinto nivel son muy similares, y los tramos de control son muy reducidos
Descripcin
Los roles que se realizan en los distintos niveles organizacionales se duplican principalmente en los mandos medios, el tramo de control es muy corto
Oportunidades
Redistribucin de mandos medios y superiores para obtener una mayor eficiencia
Enviar estas funciones de apoyo a las correspondientes reas de apoyo a nivel central
La produccin de materiales, as como los activos humanos y fsicos son realizados por la DEPPP
Consolidacin
Redistribucin de recursos
299
En trminos generales, el modelo de operacin de la DEPPP presenta algunas oportunidades de modernizacin segn estndares mundiales de monitoreo
La Direccin de Prerrogativas y Partidos Polticos tiene algunos elementos que pudieran hacer ms eficiente su operacin, se realiz un anlisis de prcticas lderes de institutos electorales y entre algunos hallazgos tenemos:
Asignacin de tiempos proporcional a la representatividad en el congreso o parlamento (segn sea el caso) Tiempo asignado al estado en medios para difundir informacin en periodo electoral Orden de aparicin en medios aleatorio Revisin de materiales previos a transmisin Se realiza la actividad de pautado a medios Los partidos tienen derecho a comprar tiempo aire a medios
41 min.
23 min.
Los partidos suelen financiarse por medio de donaciones, patrocinios El rgano encargado de impartir sanciones a partidos es el poder legislativo Los rganos reguladores se encargan de establecer un marco jurdico a medios Establecimiento de un rgano independiente que monitoree actividades de los partidos en tiempos electorales con capacidades jurdicas
Fuente: *http://www.coe.int/t/dghl/standardsetting/media/doc/Media&Elections_en.pdf **http://www.osce.org/odihr/92057?download=true ***http://www.eueom.eu/jordan2013/media
300
B. Diagnstico - Hallazgo 1
Elevado costo de cumplir con las atribuciones de pautado
En la actualidad, el rea de pautado realiza la actividad de carga y generacin de rdenes de transmisin (OTs) para cada partido y en cada uno de los medios
600
451
524
450
521
342
302
En relacin con lo anterior, la actividad de pautado se realiza en primera instancia por los Partidos, siendo el modelo ineficiente y costoso para el Instituto
Periodo Ordinario rdenes de Transmisin Periodo Electoral
Las realiza cada partido poltico y cada autoridad electoral, y se las envan al IFE para que las revise y las cargue en sistema Semanalmente por cada uno de los medios Pautado carga las rdenes a medida que las recibe y las verifica Los partidos tienen una fecha lmite para enviar las rdenes antes de que se cierre el sistema. Antes de esta fecha pueden cambiar las rdenes ya enviadas IFE las enva semanalmente a los medios 5 das (periodo ordinario) o 3 das (periodo electoral) antes de la fecha de inicio de transmisin Por las estrategias de medios de cada partido, las rdenes de transmisin cambian de manera constante antes de que el IFE cierre el plazo para cambios. Esto ocurre especialmente en periodo electoral
133,095
4,200 Promocionales Calificados
4,810 Pautas Especficas rdenes de Transmisin (elaboradas y notificadas) El IFE se ha convertido en la agencia de medios ms grande del mundo. Se procesa un alto volumen de rdenes de transmisin y de verificacin de promocionales, aunque muchas veces no sean utilizados por los partidos polticos. Dichas rdenes pueden ser modificadas en mltiples ocasiones, causando re trabajos.
19,980,735
13,344,847
Promocionale s Pautados en Precampaa Promocionale s Pautados en Campaa
9,543,693
Promocionale s Pautados en Intercampaa
887,218
Promocionale s Pautados en Veda
Fuente: Numeralia DEPPP 2011-2012
303
IFE debera permitir que los Partidos introdujeran las rdenes de transmisin directamente en el sistema, creando los candados apropiados para su control
PARTIDOS POLITICOS Y GOBIERNO
Elaboracin de rdenes de transmisin
IFE
Introduccin de rdenes de Transmisin en el Sistema Validacin de ajuste a pauta y material aprobado Posibilidad de error humano en la introduccin de la orden como el Partido la cre
AHORA
FUTURO
Beneficios
Requerimientos
Modificaciones al sistema para que cada Partido/Entidad de Gobierno pueda programar transmisiones en periodo pautado y de materiales aprobados Proporcionar a los Partidos/Entidades de Gobierno acceso al Sistema ya sea en el IFE o remoto
IFE: - Liberacin de al menos el 50% de la carga de trabajo de Pautado - Cero errores en programacin de comerciales
Potencialmente, la DEPPP podra reducir su costo de personal en el rea de pautado un 50%, cifra que equivale aproximadamente a 5.0 mdp anuales
304
B. Diagnstico - Hallazgo 2
Elevado costo de lograr un alto nivel de efectividad en el monitoreo
El costo actual del personal involucrado en el monitoreo de medios en el Instituto es superior a 44 millones de pesos anuales
Recursos relacionados con monitoreo y verificacin para lograr un 98.5% de efectividad Medios a monitorear Nmero de servidores que deben recibir mantenimiento Recursos involucrados en el monitoreo y verificacin (*) Centros de Verificacin y Monitoreo en el pas Monitoreo de seales por persona Recursos destinados a soporte de los CEVEMs (CAU) reas de la Direccin dedicadas al mantenimiento de sistemas e infraestructura (*)
Cantidad
2,335 900
$ 583,899
216
143 10
5 Enlaces Centrales
$1,208,320
32 Supervisores de Monitoristas
178 Monitoristas
306
El elevado costo de monitoreo proviene de una excesiva supervisin de medios, la generacin de reportes, ocupacin de recursos y duplicidad de actividades
Mayor grado de Contribucin al costo operativo Menor grado de Contribucin al costo operativo
Monitoreo de Medios
El COFIPE establece la obligacin de monitorear la ejecucin del pautado, sin embargo no estipula el mtodo para realizar el mismo, ni un porcentaje del 100% El proceso de monitoreo es un 80% automtico y 20% manual, a pesar de esto diario se hace una revisin del 100% de los materiales El IFE persigue por oficio el cumplimiento del 100% del pautado
Actividades Ejecutadas
Enlace de Monitorista
Consolidacin de informacin regional Coordinacin del equipo Emisin de reportes ejecutivos mandatorios (internos y externos)
Supervisor de Monitorista
96 30
Lnea de Reporte
Asignacin de seales por monitorista Consolidacin de informacin regional Coordinacin del equipo Emisin de reportes diarios (% de cumplimiento, reprogramaciones, etc.)
2 8 0 50.0%
2 8 1 75%
Monitorista
Revisin de sintonizadores Revisin de seales Monitoreo de seales vs pautado Generacin de reporte de verificacin diario
Duplicidad de actividades Fuente: Entrevistas y Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
307
Una efectiva modernizacin de la operacin en DEPPP debe alinearse a prcticas mundiales y pasa por una redefinicin de la cobertura del monitoreo
Se realiz un estudio entre el monitoreo de medios del IFE comparado contra las prcticas lderes del mundo y se observaron las siguientes diferencias:
Prctica Lder
06:00-12:00 (radio) 18:00-24:00 (tv)
Analtico (ej. palabras ms utilizadas, gnero) Pruebas estadsticas Temas tratados en medios, estilo periodstico, calidad de encuestas Son los encargados en su mayora de hacer estas tareas
4. Anlisis cualitativo del monitoreo 5. Fortalecer la democracia mediante la participacin en el monitoreo de organizaciones civiles
N/A
Infraestructura tecnolgica
Verificacin
Control y monitoreo
Analista Legal
Analista Electoral
Analista Poltico
Analista Regional
308
El Instituto podra lograr beneficios econmicos cercanos a los 22.4 mdp anuales, dependiendo de la decisin estratgica que se elija
Optimizacin Operativa
Descripcin 1.- % de utilizacin ptima de los recursos involucrados en el monitoreo para periodo no electoral 2.- Monitoreo mediante pruebas estadsticas en periodos electorales que garanticen el mismo grado de confiablidad que con al revisin del 100% de materiales Total de ahorro estimado Ahorro mdp $6.9
+
$1.2 $8.1
Potenciales ahorros
$22.4 mdp
Optimizacin Operativa
Modernizacin de Ley
$8.1 mdp
$22.4
Factibilidad
$22.4
309
B. Diagnstico - Hallazgo 3
La razn de ser del Registro de PP y APN es eminentemente estacional
Las actividades de registro y documentacin de Partidos y Agrupaciones Polticas Nacionales son realizadas por 112 colaboradores con un costo de 24.5 mdp
Objetivo: Vigilar las normas y requisitos para el registro de partidos, el de sus candidatos, sus integrantes y sus representantes Garantizar los derechos y obligaciones de las Agrupaciones Polticas Nacionales
10% 23%
32% 38%
Partidos Polticos
41 agrupaciones que quieren ser partidos polticos 200 Asambleas Distritales 20 Asambleas Estatales
Volumen de Actividades
Registro
El alto porcentaje de colaboradores contratados por honorarios eventuales, se debe a que el registro de partidos y agrupaciones polticas nacionales, son actividades que se hacen desconcentradamente en el que se requiere la representacin de la DEPPP
Documentacin
Se verificaron 4 reglamentos
Se registraron 2 coaliciones
Fuente: Entrevistas, Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013 y Numeralia DEPPP 2011-2012
311
Las actividades realizadas de documentacin y registro tienen un carcter temporal, con periodos laborales de mucha intensidad los primeros 3 aos (1/2)
2013 2014
8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5
2015
6 7 8 9 10 11 12
PERIODO ELECTORAL
7 eventuales
+7 +6 eventuales eventuales
+ 42 eventuales
- 32 Eventuales
+ Cont. Masiva
Documentacin Partidista
312
Sin embargo, la actividad desciende considerablemente en los tres aos siguientes, ya que concluye la certificacin de asambleas (2/2)
2016 2017
8 9 10 11 12 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5
2018
6 7 8 9 10 11 12
PERIODO ELECTORAL
Documentacin Partidista
Programas de accin Generacin de estatutos Reglamentos de la vida interna de los partidos Realizacin de convenios de coalicin Plataformas electorales
313
La contratacin de personal eventual en el rea debera normarse mediante la imposicin de parmetros que permitan ahorros potenciales de hasta 3.3 mdp
Contratacin de honorarios eventuales por registro
2013 2014 2015 2016 2017 2018
Registro
La mayora de los partidos polticos celebra sus asambleas el ltimo trimestre del ao Contratacin de personal adicional por la no validacin temprana de documentos Contratacin No se celebran masiva de asambleas de personal por el aspirantes a volumen de partidos polticos registro (al menos 500 candidatos) Documentacin Realizacin de convenios de coalicin Plataformas electorales Contratacin de personal adicional por la no validacin temprana de documentos Contratacin masiva de personal por el volumen de registro (5,396 registros en el 2011, periodo federal)
Certificacin de declaracin de principios Programas de accin Reglamentos de la vida interna de los partidos
Certificacin de declaracin de principios Programas de accin Reglamentos de la vida interna de los partidos
Menor grado de Contribucin al costo operativo Optimizacin del uso de recursos Subutilizacin de recursos a la mitad del periodo federal electoral (registro) Debido a la similitud de actividades, es posible crear sinergia entre documentacin y registro AHORRO ESTIMADO: $1,069,288 Cambios a normatividad moderados Establecimiento del nmero de asambleas a celebrar por periodo del ao (ej. 67 asambleas cada trimestre del ao)
Mayor grado de Contribucin al costo operativo Cambios mayores a la normatividad segn prcticas lderes Cobertura geogrfica requerida (mediante firma de afiliados y verificacin contra el padrn) Cobro a partidos por registro y emisin de certificaciones AHORRO ESTIMADO: $3,313,900
314
B. Diagnstico - Hallazgo 4
Ruptura innecesaria de grandes procesos
Existen diferentes reportes relacionados con la actividad de monitoreo que se realizan en conjunto en reas de la organizacin sin un valor agregado evidente
Procesos de la DEPPP
Pautado, Produccin y Distribucin
Generacin de huellas acsticas Generacin de pautas por medio Recepcin de materiales de partidos Revisin tcnica de los materiales Realizacin de rdenes de transmisin Distribucin de rdenes de transmisin
Verificacin Monitoreo
Anlisis e Integracin
Anlisis de quejas de PP
Notificaciones a medios
Seguimiento a medios
Fuente: Entrevistas
316
Existen ahorros potenciales cercanos a 1.1 mdp anuales en puestos del rea de Verificacin derivados de la consolidacin de los mencionados reportes
Las reas solicitan informacin y atencin a requerimientos a Verificacin, que funge de intermediario para su obtencin ya que es el rea de Monitoreo quien la posee.
20
Medidas cautelares
DEPARTAMENTO DE PRODUCTOS DE VERIFICACIN
Detecciones Bsqueda en grabaciones 7 Reporte de seguimiento cautelar Testigos de grabacin Reportes de cumplimiento de pautas
Bsqueda histrica
PRODUCTOS GENERADOS POR EL REA (2012) 28,101,663 5,108,994 Pautas verificadas Horas de grabacin de radio y tv Monitoreos de noticieros ms importantes Reporte diario automatizado por medio de macros
493 1
317
B. Diagnstico - Hallazgo 5
Algunos roles de distinto nivel son muy similares, y los tramos de control son muy reducidos
Los costos de supervisin del Direccin de Anlisis e Integracin son los ms elevados, debido a que el personal que labora en el rea es de MM y MS
Rol Central
Registro de Partidos y Agrupaciones Polticas Nacionales Registro de Candidatos Evaluacin Normar, Registrar, Supervisar Normar, Registrar, Supervisar Entrega
Local
Certificar Asambleas Constitutivas Registrar, Supervisar
Distrital
Certificar Asambleas Constitutivas Registrar
Proceso/Funcin
Registro de Representantes
Acreditar, Supervisar
Acreditar
Normar, Supervisar
Normar, Supervisar
Costo de Supervisin
2.00 1.80 1.60 1.40 1.20 1.00 0.80 0.60 0.40 0.20 0.00 2.00 1.80 1.60 1.40 1.20 1.00 0.80 0.60 0.40 0.20 0.00
DIRECCIN DE PAUTADO, PRODUCCIN Y DISTRIBUCIN DE MATERIALES
Director Ejecutivo
Director
Subdirector
= 0.53
319
Asimismo, el diseo de la estructura no est alineado a tendencias de modernizacin que instan a una ampliacin de los tramos de control
Perspectiva
Administracin de la estructura de gestin Volumen Nmero de Mandos Medios y Superiores
T O T A L R A T I O S T O T A L
Tendencia
Acotacin de niveles jerrquicos mediante la redefinicin de responsabilidades para alcanzar una entrega oportuna de servicios
Resultados
Mayor enfoque en resultados Estructura de gestin oportuna y eficiente Mayor interaccin entre reas
Responsabilidad
DEPPP
Tramos de Control
R A T Costo de Supervisin
O S
1:0
1:3
1:4
1:6
DIRECCIN DE PARTIDOS POLTICOS DIRECCIN DE PAUTADO, PRODUCCIN Y DISTRIBUCIN DE MATERIALES DIRECCIN DE VERIFICACIN Y MONITOREO
1:0
1:2
1:4
1:6
1:0
1:2
1:3
1:5
1:6
1:0
1:2
1:4
1:5
1:6
1:0
1:4
1:6
320
El rol de coordinador y subdirectores es muy similar y su consolidacin permitira ahorros de hasta 22.1 mdp*
Nivel
Normativo
Diseo
Monitoreo
Ejecucin
NC
Costeo (mdp*)
1 4 1 16 61 210 293
2
Central
3 4
5
Descentraliado
Monitoristas
El exceso de supervisin y tramos de control tan reducidos genera falta de apoderamiento de los resultados obtenidos en la operacin, as como oportunidades de eficiencias en trminos de niveles de la jerarqua y/o nmero de supervisores
Fuente: Manual de Organizacin 2009 y Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
321
B. Diagnstico - Hallazgo 6
Excesivo foco en actividades jurdicas de la DEPPP
El 88% de los colaboradores de la Direccin de Anlisis e Informacin son MM y MS y tienen un costo asociado de 14.7 mdp
La DAI esta organizada geogrficamente a excepcin de un departamento que se encarga de transparencia. La principal funcin de la DAI es requerir a Partidos, permisionarios y concesionarios el cumplimiento de sus obligaciones con respecto a las prerrogativas que les son otorgadas.
Tipo de Rama de MS y MM
Distribucin de regiones
88% MS Y MM
TOTAL 25 colaboradores
Aguascalientes Baja California Jalisco Nayarit San Luis Potos Sinaloa Sonora Tlaxcala
Colima Chiapas Chihuahua Guerrero Michoacn Morelos Oaxaca Quintana Roo Tamaulipas
Campeche Coahuila Guanajuato Hidalgo Nuevo Len Puebla Veracruz Yucatn Zacatecas
Fuente: Entrevistas, Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013, Numeralia DEPPP
323
La naturaleza del rea de la DAI cambi desde su creacin, al principio enfocada en el cumplimiento de las normativas, y ahora atiende a reas internas del IFE
Primera vez que se mencionan las atribuciones de las autoridades electorales para regular / sancionar el comportamiento de los medios de comunicacin.
Estado Actual
2008
Cumplimiento de Leyes (clientes externos)
2009
2010
2011
2012
2013
Generacin de informes (clientes internos)
Anlisis de Actividades 1er trimerstre 2011 vs 1er trimestre 2012 2011 Actividades
Proyectos de Acuerdo Notificaciones por incumplimientos de permisionarios y concesionarios Requerimientos de informacin a permisionarios y concesionarios Informes de reprogramacin Coordinacin de Actividades con otra Direccin Ejecutiva y/o Unidad Tcnica
2012 No.
15
Actividades
Notificaciones por incumplimientos de permisionarios y concesionarios Informes de reprogramacin Consultas Atendidas Requerimientos de informacin de rganos del IFE Medidas cautelares Soporte a locales respecto a radio y televisin
No.
52 3 168 105 6 27
83
3 3 74
Fuente: Anlisis Comparativo de la Reforma Electoral Constitucional Electoral 2007-2008. Entrevistas. Primer informe trimestral2011-2012
324
La Direccin Jurdica tiene los atributos y personal calificado para realizar al menos el 50% de los objetivos de la DAI
Objetivos Especficos DAI
Coadyuvar en la reforma al Reglamento de Acceso a Radio y Televisin en Materia Electoral Elaborar los informes de requerimientos y de reprogramacin de transmisiones hechos a los concesionarios y permisionarios de radio y televisin Notificar a los concesionarios y permisionarios de radio y televisin del Distrito Federal Recibir, analizar y reportar la informacin relativa a los presuntos incumplimientos de concesionarios y permisionarios Elaborar las vistas a la Secretara del Consejo General en las cuales se consigne de manera fundada y motivada los presuntos incumplimientos a la legislacin electoral federal Notificar las medidas cautelares cuando la Comisin de Quejas instruya al Secretario Tcnico del Comit de Radio y Televisin Brindar asesora a los rganos desconcentrados en la aplicacin de las normas reglamentarias en materia de acceso a radio y televisin Elaborar los proyectos de acuerdo del Consejo General Elaborar los proyectos de acuerdo del Comit de Radio y Televisin Elaborar los proyectos de acuerdo de la Junta General Ejecutiva Atender las consultas en asuntos de acceso a radio y televisin en materia electoral, realizadas por los concesionarios y permisionarios de radio y televisin, las autoridades electorales, los partidos polticos y los rganos del IFE Desahogar requerimientos de informacin del rganos del Instituto Federal Electoral, del Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacin, y de las autoridades electorales locales y federales sobre las transmisiones en radio y televisin Actualizar el registro de concesionarios y permisionarios de radio y televisin Verificar que los avisos de reprogramacin por fallas tcnicas y los criterios para la transmisin especial durante programas con duracin mayor a una hora cumplan con los requisitos establecidos Actividades que se pueden ejecutar en la Direccin Jurdica
Fuente: Anlisis Comparativo de la Reforma Electoral Constitucional Electoral 2007-2008. Entrevistas. Primer informe trimestral2011-2012
DAI
Dir. Jurdica
325
El Instituto podra lograr beneficios econmicos cercanos a los 13.5 mdp anuales, dependiendo de la decisin que se elija
Reubicacin de recursos al Direccin Jurdica
326
B. Diagnstico - Hallazgo 7
reas de Soporte dentro de reas Sustantivas
Existen reas de Tecnologa, Recursos Humanos y Compras dentro de la Direccin de Verificacin y Monitoreo que suponen un costo de 12.4 mdp
Tecnologa
Puesto Subdir. Infraestructura Tecnolgica Jefe Dpto. Ingeniera y Autom. Jefe Dpto. Seales Jefe Dpto. Infraestr. Elctrica No. Colaboradores a Cargo (TO) 1
Direccin de Verificacin
6 2 2
Coordinador CAU
Recursos Humanos
Puesto Jefe de RH Lder de capacitacin Auxiliar de RH N Colaboradores: 4 Costo Nomina: 1.2 mdp No. Colaboradores a Cargo (TO) 0 0 0
328
Estos servicios de soporte no estn alineados a un modelo de entrega de servicios que permita gestionar homogneamente recursos y servicios
Volumen de Actividades
Procesamiento de Operaciones
Soporte en sitio
Actividades ejecutadas localmente por el tipo de operacin Servicios especializados por localidad Muy manual
Socio de Negocio
Coordinado con la funcin y las unidades Enfoque en la lnea y la gerencia Transferencia de conocimiento y procesos tcnicos Gran necesidad de toma de decisiones y acciones
Dentro DEPPP
Actividades realizadas
Ingeniera y Automatizacin Admon. Servicios y Continuidad Op. Infraestructura elctrica Bases de Datos CAU Desarrollo Software Seales Compras Reclutamiento y Capacitacin
Servicios Compartidos
UNICOM/DEA
Organizacin consolidada Enfoque operacional Servicios estandarizados Muchos procesos Puede abarcar pases, regiones, unidades de negocios o divisiones
Centros de Excelencia
Organizado por conjunto de conocimientos Enfoque en la experiencia - capacidad de aprovechamiento Desarrollo de las prcticas lderes de la organizacin Diversos problemas y necesidad de mucho conocimiento
Valor Agregado
329
Una reubicacin de las funciones de soporte de acuerdo al modelo de soporte definido para el IFE generara ahorros potenciales de $10.8 mdp en la DEPPP
Volumen de Actividades
+
Compras Seales
Ahorros Potenciales
rea Reclutamiento y Capacitacin MS/MM $583,899 $583,899 TO $611,127 $611,127
Dentro DEPPP
Continuidad Operativa
Bases de Datos
Desarrollo de Software CAU Ingeniera y Automatizacin Infraestructura Elctrica Direcciones
$343,155
$335,211 $583,899 $583,899 $583,899 $2,340,365 TOTAL $5,938,226
$611,127
$814,836 $611,127 $1,222,254 $407,418
Servicios Compartidos
Reclutamiento y Capacitacin Admon. Servicios y Continuidad Op. Bases de Datos Desarrollo Software CAU Ingeniera y Automatizacin Infraestructura elctrica
Centros de Excelencia
$4,889,016
UNICOM/DEA
$10,827,242
Valor Agregado
Todas las funciones de Tecnologa (a excepcin de Seales) ya se realizan en UNICOM por lo que se deberan consolidar en este rea La capacitacin de los monitoristas debera realizarse en el campus virtual con la colaboracin de los supervisores El reclutamiento de monitoristas no amerita que exista una posicin encargada de ello. El reclutamiento lo deberan realizar los supervisores con el apoyo del rea de RRHH
330
B. Diagnstico - Hallazgo 8
La DEPPP ejecuta algunas funciones de Comunicacin Social
Dentro de la DEPPP existen recursos humanos y materiales destinados a la produccin de materiales de difusin para el IFE
Modelo Operativo DEPPP
Actividades
Realizar la preproduccin, grabacin en estudio y/o postproduccin, en los trminos solicitados por las diversas reas del Instituto, para la realizacin de sus programas y promocionales de radio y televisin Grabar los eventos solicitados por los partidos polticos y por el propio Instituto para cubrir sus actividades
Pautado y transmisione s I y II
Distribucin de Materiales
Llevar a cabo las actividades necesarias para la transmisin de mensajes y/o programas internos de las diversas reas de IFE a travs del sistema REDIFEEDUSAT y/o la Internet del Instituto
Clientes
reas internas del IFE Ingesta de Materiales Junta General Comit de Radio de Televisin El rea de produccin, post produccin y control de calidad, difiere de los procesos sustantivos ejecutados por el rea: 1. Pautado rdenes de transmisin 2. Distribucin entrega de materiales 3. Ingesta generacin de huellas acsticas par su monitoreo
Operacin
No. de Colaboradores 26 Costo Operativo Mdp 8.9
Fuente: Calendario actual de Actividades 2012
332
La CNCS no cuenta con los medios tecnolgicos para poder cubrir el alto volumen de transmisiones anuales especialmente a nivel local
Volumen de cobertura de
Coberturas de actividades medios permanentes del IFE Secretara Transmisiones de Ejecutiva y UT sesiones del Instituto 157 117 Conferencias de prensa 79 316 Sesiones del Tribunal 70 Actividades varias de difusin 24 Sesiones del Consejo 212 Actividades del Consejero Presidente Sesiones Transmitidas en el ao 2012
1,302*
327
Premisas: Se consideran 240 das hbiles No se conoce la dispersin geogrfica Se realiz un promedio simple Se considera slo al personal de la Subdireccin de Medios Audiovisuales
333
La reubicacin de Activos Fsicos y Recursos Humanos del rea de la DEPPP y CNCS, mejorara los procesos internos de las dos reas
Las principales actividades de la DEPPP, deben enfocarse en el Financiamiento de Partidos Polticos y Prerrogativas, en el Pautado de medios electrnicos, y finalmente en la Verificacin y Monitoreo de los mismos. Las actividades de Produccin bajo un esquema de procesos, no generan valor al rea.
DEPPP | CNCS
PRODUCCIN, POST PRODUCCIN Y CONTROL DE CALIDAD
Subdireccin de Produccin
Beneficios Operativos
La DEPPP puede focalizarse en los procesos sustantivos que realmente le competen Generacin de un rea robusta con personal e infraestructura pertenecientes a procesos de la misma naturaleza Ejecucin de las actividades necesarias para la transmisin de mensajes y/o programas internos de las diversas reas de IFE
Beneficios Potenciales
Generacin de un excedente en el presupuesto de hasta 1.0 mdp para hacer compra de equipos de audio, video y fotografa que permitan ejecutar las acciones de cobertura de medios a nivel local Redistribucin de las cargas de trabajo en el rea derivado de la cobertura de eventos a nivel local por medio de los enlaces Mejora en la utilizacin de los recursos a nivel desconcentrado
Fuente: Entrevistas, Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
NC 26
$ 8.9 mdp
NC 6
$ 2.5 mdp
TOTAL
NC 32 $ 11.4 mdp
334
336
Implementando acciones derivadas de este documento, DEPPP obtendra ahorros potenciales de 57.84 Mdp*
*mdp impactado por oportunidad
Decisin Estratgica Redistribucin de recursos Modernizacin Consolidacin
Situacin actual
rea D. de Pautado, Produccin y Distribucin NC Costo Mdp
NC Impactado
Ahorro Potencial*
72
31.5
2.2
16.3
34
18.5
D. de Verificacin y Monitoreo
340
79.8
8.1
11.88
7.4
72
27.38
112
24.5
1.06
7.4
8.46
D. de Anlisis e Integracin
25
15.8
3.5
3.5
115
57.84
*El ahorro potencial se presenta como dato direccional, se consider el escenario ms conservador
337
Implementando acciones derivadas de este documento, DEPPP obtendra ahorros potenciales de 84.38 Mdp*
*mdp impactado por oportunidad
Decisin Estratgica Redistribucin de recursos Modernizacin Consolidacin
Situacin actual
rea D. de Pautado, Produccin y Distribucin NC Costo Mdp
NC Impactado
Ahorro Potencial*
72
31.5
2.2
16.3
34
18.5
D. de Verificacin y Monitoreo
340
79.8
22.4
11.88
7.4
141
41.68
112
24.5
3.3
7.4
50 (Eventuales)
10.7
D. de Anlisis e Integracin
25
15.8
13.5
21
13.5
246
84.38
*El ahorro potencial se presenta como dato direccional, se consider el escenario ms radical (cambio a la normatividad vigente)
338
3. Para el registro y documentacin de PP y APNs, en el escenario conservador, se considera una sinergia entre las reas, eliminando la subdireccin de documentacin. En el caso del escenario ms agresivo, existe la posibilidad de eliminar las contrataciones eventuales, ya que no sera necesario ejecutar asambleas distritales o locales (50 TO)
4. Para la consolidacin de la Subdireccin de Verificacin y de Monitoreo, se considera la eliminacin del Subdirector de Verificacin
5. La redistribucin de recursos considera una distribucin uniforme entre las diferentes Direcciones de la DEPPP
6. La Direccin Jurdica deber contemplar una reestructura de recursos, se contempla dejar en la DAI nicamente un enlace y el rea de transparencia 7. Se consideran los costos de 33 colaboradores entre las diferentes reas de soporte (RH y TI)
339
D. Anexos
80 60 40
12 12
61 20 0
Administrativa
Costo de Estructura
DIRECCIN DE PARTIDOS POLTICOS $11.91 $12.04 $12.89 $14.87 $15.77 $$4.00 $8.00 $12.00 $16.00
HC Tipo de Contratacin
$1.35 $3.20
$9.20
$24.45 $12.81
$13.87 2.00 1.80 1.60 1.40 1.20 1.00 0.80 0.60 0.40 0.20 0.00
Costo de Supervisin
2.00 1.80 1.60 1.40 1.20 1.00 0.80 0.60 0.40 0.20 0.00
Director Ejecutivo Director Subdirector
= 0.53
342
Tramo de Control
DIRECCIN DE ANLISIS E INTEGRACIN
1:0
1:3
1:4
1:6
1:0
1:2
1:4
1:6
1:0
1:2
1:3
1:5
1:6
1:0
1:2
1:4
1:5
1:6
1:0
1:4
1:6
343
NC Total
Detalle
Director Subdirector Analista Lder de Proyecto Jefe de Departamento
Total
Total Director DIRECCIN DE PAUTADO, PRODUCCIN Y DISTRIBUCIN DE MATERIALES Total Director DIRECCIN DE VERIFICACIN Y MONITOREO Subdirector Lder de Proyecto Jefe de Departamento Total Subdirector Lder de Proyecto Jefe de Departamento
344
2. Organigrama Real
346
PLAZA HOMOLOGA
PERSONAL DE HONORARIOS
347
PLAZA HOMOLOGA
PERSONAL DE HONORARIOS
348
PLAZA HOMOLOGA
PERSONAL DE HONORARIOS
349
PLAZA HOMOLOGA
PERSONAL DE HONORARIOS
350
3. Organigrama Aprobado
COORDINACIN TCNICA
LDER DE PROYECTO F
COORDINACIN OPERATIVA
LDER DE PROYECTO C
HONORARIOS
DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO
HONORARIOS
LDER DE PROYECTO B
LDER DE PROYECTO C
ENLACE ADMINISTRATIVO
PLAZA HOMOLOGA
PERSONAL DE HONORARIOS
352
SUBDIRECCION DE REGISTRO
DEPARTAMENTO DE PRERROGATIVAS
DEPARTAMENTO DE FINANCIAMIENTO
PLAZA HOMOLOGA
PERSONAL DE HONORARIOS
353
PLAZA HOMOLOGA
PERSONAL DE HONORARIOS
354
PLAZA HOMOLOGA
PERSONAL DE HONORARIOS
355
SUBDIRECCIN DE ANLISIS
SUBDIRECCIN DE INTEGRACIN
DEPARTAMENTO DE INSTRUCCIN
DEPARTAMENTO DE INTEGRACIN
DEPARTAMENTO DE ACUERDOS
DEPARTAMENTO DE SEGUIMIENTO
PLAZA HOMOLOGA
PERSONAL DE HONORARIOS
356
4. Soporte Estratgico
Garantizar el otorgamiento de las prerrogativas, ejercicio de derechos y acceso a radio y tv en tiempo y forma
Usuarios
Garantizar el oportuno trmite y otorgamiento de las Prerrogativas a los Partidos Polticos y Funcionarios Electorales
Procesos
Optimizar la atencin en el ejercicio de los derechos y obligaciones de los Partidos y Agrupaciones Polticas
358
A. Entendimiento
Para el anlisis de DERFE se obtuvo informacin de bases de datos de personal y documentos existentes como el Plan Estratgico de Gestin del RFE
Tema
Reporte de reas de oportunidad identificadas en el modelo organizacional de la DERFE Descripcin de labores asignadas por cada unidad responsable
Documento interno
Presupuesto total anual de la plaza Evolucin de la Estructura Orgnica y Funcional del IFE
Plan Estratgico Institucional Plan Estratgico de Gestin 2006-2012 - Procesos Institucionales Base de datos desconcentrados Mapas Estratgicos de las URs
Anlisis de Oficinas Descentralizadas y su distribucin Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional
361
Asimismo, se levant informacin a travs de 21 entrevistas con los principales funcionarios del Registro Federal de Electores en el nivel central
Entrevistas Nombre
1 2 3 Ing. Ren Miranda Jaimes Ing. Jess Ojeda Luna Ing. Alejandro Andrade Jaimes
rea
Direccin Ejecutiva del Registro Federal de Electores Coordinacin de Operacin en Campo Coordinacin de Procesos Tecnolgicos
4
5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
17
18 19 20 21
362
Adicionalmente, se realizaron dos talleres con vocales de las juntas locales y distritales en el que estuvieron representados 13 estados de la Repblica
Taller Juntas Locales Vocala
1 2 3 4 5 6 7 8 DECEYEC 9 Martn Gonzlez Muoz Nuevo Len DEOE DERFE Secretario Local Ejecutivo Local
Nombre
Lic. Pablo Sergio Aispuro Crdenas Lic. Mara Magdalena Prez Ortiz Lic. Alejandro Gmez Garca Mtro. Ignacio Meja Lpez Ing. Liliana Martnez Hugo benjamn Zamora Solorzano Lic. Josu Cervantes Martnez Jorge Anaya Lechuga
Estado
San Luis Potos Baja California Chihuahua Edo. De Mxico Tamaulipas Tlaxcala DF Chiapas
Nombre
Jos Efran Morales Jurado
Estado
JD 13,Valle de Santiago, Guanajuato
363
El mandato de la DERFE viene expresado especficamente en el artculo 41 de la Constitucin y el artculo 128 del COFIPE, entre otras normas aplicables
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos
Articulo 41: El Instituto Federal Electoral tendr a su cargo en forma integral y directa, adems de las que le determine la ley, las actividades relativas a, geografa electoral, al padrn y lista de electores, impresin de materiales electorales. Las sesiones de todos los rganos colegiados de direccin sern pblicas en los trminos que seale la ley.
COFIPE
1 Formar el Catlogo General de Electores 2 Aplicar la tcnica censal total para el Catlogo Aplicar la tcnica censal parcial donde determine 3 la Junta General Ejecutiva 4 Formar el Padrn Electoral 5 Expedir la credencial para votar
9 10 11 12 13 14 15 16 17
10 Actualizar la cartografa
11 12 13 14 15 Asegurar la integracin y sesin de las comisiones de vigilancia Registrar la asistencia de los PP a las comisiones de vigilancia Solicitar estudios y desahogo de consultas a las comisiones de vigilancia Acordar con el secretario ejecutivo del Instituto los asuntos de su competencia Asistir a las sesiones de la Comisin del Registro Federal de Electores
16 Las dems que le confiera este Cdigo 17 Presidir la Comisin Nacional de Vigilancia
364
DERFE tiene 6 grandes Objetivos del rea que despliega a travs de 4 iniciativas que contribuyen al logro de los objetivos, misin y visin del Instituto
Misin IFE Visin IFE
Iniciativas DERFE
3. Simplificar, centralizar y actualizar la normatividad procedimental en materia del Registro Federal de Electores
Objetivos e IFE
Fuente: Mapa Estratgico de la Direccin Ejecutiva del Registro Federal de Electores 2013 2015, Mapas Estratgicos de las URs
365
Por otra parte, DERFE cuenta con un proyecto de actualizacin de los procesos registrales del que derivan 11 otros proyectos especficos
Dir. Ejecutiva del Registro Federal de Electores
C. de Operacin en Campo PR10300 PR10400 PR10700 PR20200 PR10500 PR10600 PR20300 PR10100
C. de Administracin y Gestin
9 10
1 3 4 5 6 7 9 10
5 10 11
Proyecto
Actualizacin de los procesos registrales electorales
Proyectos Especficos
1 2 3 4 5 6 PR10100 PR10200 PR10300 PR10400 PR10500 PR10600 Acondicionamiento de las instalaciones estratgicas y conservacin de la documentacin registral Instancias administrativas y juicios de proteccin de derechos polticos Estrategia de Renovacin de credenciales "09, 12" Solucin integral de identificacin multibiomtrica Fortalecimiento de los programas de depuracin y verificacin Aplicar la normatividad a secciones electorales fuera de rango- Reseccionamiento en 2013
Fuente: Planeacin Tctica Operativa IFE 2013 y Entrevistas
7 8 9 10 11
Redistritacin 2013 Implementacin del modelo Integral de Atencin Ciudadana Nueva imagen de los MAC Operacin de Mdulos de Atencin Ciudadana y Produccin y Distribucin de formatos de credencial Automatizacin integral en el SIIRFE de procesos de actualizacin y depuracin del Padrn Electoral
366
DERFE ejecuta central y localmente 3 funciones sustantivas generando 4 principales productos, si bien su modelo cubre otras muchas funciones y servicios adjetivos
Clientes
Partidos Polticos Otras reas internas de IFE y de DERFE Instituciones externas al IFE
Ciudadanos
Sustantivos
Productos / Servicios
1
Padrn Electoral
2
Lista Nominal
3
Credencial para votar
4
Cartografa
Funciones Sustantivas
3
Actualizar la cartografa electoral
Funciones Adjetivas
Generar estadsticos
Adjetivos
Productos / Servicios
Atencin a ciudadanos
Dictmenes jurdicos
Clientes
Partidos Polticos
Ciudadanos
Entrega local
Entrega central
367
DERFE opera centralmente a travs de 181 colaboradores en nivel MM y MS y 957 TO adicionales, generando un costo central aproximado de $389.7 mdp*
Rama Total de MM y MS S Nombre del Puesto 10 19 MS Tipo de mando Total de TO
A MM Concertacin con Partidos Polticos 1 MS A Dir. Ejecutiva del Registro Federal de Electores 20 27
NC MM y MS TO Subtotal OD Total
181 957 1,138 9,129 10,267
Costo mdp*
$151.3 $238.4 $389.7 $1,171.8 $1,561.5
S C. de Procesos Tecnolgicos 65
MS
S C. de Operacin en Campo
MS
MS
MS
400
47
MS
86
40
Servicio Profesional Honorarios Permanentes Honorarios Eventuales Otros Proyectos
30
20
10
0 DERFE Indicadores Estructura Gestin Costo por rea* 149.2 % sobre NC total % sobre costo total
40.2
14.0
1.0
36.9
4.4
0.6
11.2
5.3
10.8
2.1
7.3
2.4
5.1
1.7
0.3
4.1
0.6
Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013. Incluye capitulo 1,000 y 4,000 *El organigrama no ilustra la Secretara Tcnica y la Secretaria Particular
368
DERFE tiene en rganos Desconcentrados 9,129 colaboradores distribuidos en Vocalas Locales, Distritales y MACS con un costo aproximado de $1,171 mdp*
Nmero de colaboradores total OD: 9,129 Costo total OD: $1,171 mdp*
973
3 Locales 3
$218.36
2,378
Distritales
$621.88
5,778
$331.65
MAC
8,000 6,000 4,000 2,000 0 0 200 400 600 800
Local Cartografa Actualizacin Depuracin Administracin de los MACs Otros* 31,452,294 31,867,241 31,647,275 7,023,708 116,377,869 Cartografa
Nmero de colaboradores total Central: 1,138 Nmero de colaboradores total OD: 9,129
Costo total Central: $398.3 mdp* Costo total OD: $1,171.86 mdp*
Fuente: Base de datos MAC proporcionada el 15 de Marzo del 2013 y Base de datos de Juntas Locales y Distritales
369
Las funciones adjetivas en el nivel central de la DERFE tienen un costo 243% ms elevado que el costo de las funciones sustantivas en esta misma direccin
rea Especfica Credencializacin
Departamento Credencializacin S. de Productos Electorales S. de Estrategia e Integracin Operativa D. de Depuracin y Verificacin en Campo S. de Anlisis Estadstico y Demogrfico S. de Depuracin S. de Digitalizacin y Resguardo S. de Administracin de la Base de datos Analtica S. de Anlisis de Datos e Informacin S. de Procedimientos Operativos y Capacitacin
NC 71
Costo mdp*
$22.0
Sustantivos
Padrn Electoral
141
$47.8
Lista Nominal
57 76
Total
Cartografa
Normatividad
Secretara Tcnica Normativa S. de Automatizacin Cartogrfica S. de Procedimientos Operativos y Capacitacin D. de Depuracin y Verificacin en Campo Enlace Administrativo de la Direccin de Operaciones (CECYRD) Enlace Administrativo de la D. de Atencin Ciudadana Coordinacin de Administracin y Gestin Enlace Administrativo de D. de Productos y Servicios Electorales
345 47
Administracin
101
$30.0
Adjetivas
Tecnologa de Informacin
D. de Atencin Ciudadana D. de Cartografa Electoral D. de Operacin y Seguimiento D. de Depuracin y Verificacin en Campo Direccin de Atencin Ciudadana Concertacin con Partidos Polticos D. de la Secretara de las Comisiones de Vigilancia D. de Estadsticas D. de Atencin Ciudadana
D. de Infraestructura y Tecnologa Aplicada D. de Operaciones (CECYRD) D. de Productos y Servicios Electorales D. de Desarrollo y Operacin en Sistemas
368
$128.9
Atencin Ciudadana
43
S. Tcnica Normativa D. de Cartografa D. de Depuracin y Verificacin S. Anlisis Datos e Info (DPSE) S. Admn. de la Base de Datos Analtica (DO)
$16.3
187
Total
746
370
B. Diagnstico
Se identificaron 4 hallazgos principales relacionados con el modelo de operacin que ofrecen oportunidades de consolidacin y modernizacin de recursos
Dir. Ejecutiva del Registro Federal de Electores
3
Concertacin con Partidos Polticos
4
Secretara Tcnica Normativa
3
D. de la Secr. de las Comisiones de Vigilancia
1 2 3
D. de Atencin Ciudadana
1 3 4
C. de Operacin en Campo
1 3 4
C. de Procesos Tecnolgicos C. de Administracin y Gestin
Hallazgo
1. Modelo de entrega de servicios de TI inadecuado y que no sigue prcticas lderes 2. Modelo de atencin ciudadana limitado por su ubicacin organizacional y tramos de control 3. Dispersin y falta de integracin en las actividades de atencin a partidos polticos 4. Dispersin en la generacin de normativa y procedimientos de naturaleza jurdica
Descripcin
En DERFE se generan y reciben servicios tecnolgicos en distintas reas y de diferente manera incrementando costos y generando inconsistencias Los servicios de Atencin Ciudadana abarcan temas de diferentes reas dentro del IFE y se entregan utilizando un modelo propio, no completamente alineado a prcticas lderes Hay diferentes reas que se relacionan con los partidos polticos y les proporcionan servicios generando un alto costo de atencin con calidad heterognea
Oportunidades
Definicin de un modelo de entrega de servicios de TI eficiente y actualizado para la CPT alineado a las funciones que realiza UNICOM Transferencia del rea a una ubicacin adecuada para el propio desempeo de sus funciones Modernizacin de la estructura organizacional para poder operar conforme a prcticas lderes y ofrecer servicios de atencin con alta calidad
Consolidacin de la atencin a partidos polticos para disminuir la carga administrativa de las reas que actualmente se relacionan con ellos
La Secr. Tcnica Normativa cuenta con funciones especificas de creacin de normativa, sin embargo, la definicin de normativa y procedimientos se realiza en diferentes reas y niveles
Concentracin de las actividades de creacin de normativa y procedimientos, as como consolidacin de las actividades jurdicas
Consolidacin
Modernizacin
372
Adicionalmente, se detectaron 5 hallazgos de ndole organizacional que ofrecen oportunidades de redistribucin, consolidacin y modernizacin de la estructura
Dir. Ejecutiva del Registro Federal de Electores
7
Concertacin con Partidos Polticos
5 6 7
Secretara Tcnica Normativa
5 7
D. de la Secr. de las Comisiones de Vigilancia
5 6 7
D. de Atencin Ciudadana
6 7 8
C. de Operacin en Campo
5 6 7 8 9
C. de Procesos Tecnolgicos
5 6 7
C. de Administracin y Gestin
Hallazgo
5. Falta claridad en los roles y responsabilidades en la estructura central y local
Descripcin
Exceso en los niveles de supervisin y tramos de control cortos que representan una excesiva divisin del trabajo y alto costo de operacin
Oportunidades
Oportunidades de modernizar la estructura a travs de la reduccin de niveles y tramos de control generando ahorros para el IFE
6. Duplicidad en funciones
Dentro de las reas se realizan funciones de estadstica, comunicacin y capacitacin que ya existen tanto dentro como fuera de DERFE La razn de ser de DERFE es sustantiva y en ella coexisten demasiadas reas administrativas con un costo asociado importante
7. Exceso de funciones administrativas en un rea sustantiva 8. reas sobredimensionadas por falta de tecnologa 9. Necesidad de reforzamiento en algunas reas que implementarn nuevos servicios
Transferencia de las reas administrativas a reas centrales de soporte existentes fuera de DERFE generando economas de escala y mayor control en estos procesos Automatizacin de procesos e incorporacin de tecnologa para reducir la carga operativa y los procedimientos realizados manualmente
La falta de automatizacin en algunos procesos ocasiona un uso intensivo de tcnicos y operativos Necesidad de recursos por cambios en la ley y/o nuevos productos o servicios que ofrecer el IFE
Consolidacin
Creacin de reas y/o incorporacin de recursos para poder entregar los servicios y nuevas atribuciones que se estn agregando al RFE
Redistribucin de recursos
Modernizacin
373
B. Diagnstico Hallazgo 1
Modelo de entrega de servicios de TI inadecuado y que no sigue prcticas lderes
Los servicios de TI que se entregan en DERFE central generan un costo de personal de $128.9 mdp* y se realizan en diferentes reas del Registro
Modelo de entrega de servicios de TI
Procesamiento de Operaciones
(Alto volumen, Actividades de bajo valor agregado)
Soporte en sitio
Actividades ejecutadas localmente por el tipo de operacin Servicios especializados por localidad Muy manual
Especfico
Socio de negocio
Coordinado con la funcin y las unidades Enfoque en la lnea y la gerencia Transferencia de conocimiento y procesos tcnicos Gran necesidad de toma de decisiones y acciones
5.5
5.3
2.0
Servicios compartidos
Organizacin consolidada Enfoque operacional Servicios estandarizados Muchos procesos Puede abarcar pases, regiones, unidades de negocios o divisiones
Enfoque UNICOM Genrico
Centros de excelencia
Organizado por conjunto de conocimientos Enfoque en la experiencia - capacidad de aprovechamiento Desarrollo de las prcticas lderes de la organizacin Diversos problemas y necesidad de mucho conocimiento
Enfoque DERFE (CPT)
2.0
29.2
25.4
35.9
DERFE entrega sus servicios de TI utilizando un modelo similar al de UNICOM pero con diferencias en cuanto a su enfoque. ste est ms alineado a actividades tipo centro de excelencia cercano a las actividades sustantivas del Registro al contar con conocimientos especializados y expertos en los servicios que proveen. Sin embargo, su modelo de entrega tambin contempla servicios compartidos y soporte en sitio, actividades que influyen en las dimensiones de su modelo organizacional
23.3
128.9
375
Las funciones de soporte, mantenimiento y desarrollo deberan ser objeto de consolidacin por su carcter genrico, transaccional y de bajo valor agregado
reas que entregan servicios de TI
Dir. Ejecutiva del Registro Federal de Electores D. de Atencin Ciudadana C. de Operacin en Campo Infraestructura tecnolgica Desarrollo de sistemas
Funciones TI
Base de datos Soporte tcnico Mantenimiento
D. Cartografa Electoral
D. Operacin y Seguimiento D. Depuracin y Verificacin en Campo D. Infraestructura y Tecnologa Aplicada D. Desarrollo y Operacin de Sistemas D. Operaciones (CECYRD)
C. de Procesos Tecnolgicos
Costeo (mdp)*
31.7
29.1
29.1
23.8
15.1
$128.9
Las bases de datos (Catlogo de Electores, Padrn Electoral, y Lista Nominal) se consideran fundamentales para la operacin de DERFE por lo que se recomienda mantener su administracin dentro de la misma Direccin Ejecutiva. El desarrollo de sistemas debe consolidarse en una misma rea para aprovechar el conocimiento existente y disminuir los costos en los que actualmente incurre el IFE al generar sistemas en distintas reas de DERFE y del propio Instituto
Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
376
El modelo organizacional de DERFE a futuro debe involucrar un enfoque en 3 dimensiones respecto de sus reas y funciones de tecnologa
Los modelos tradicionales tienden a enfocarse en la decisin de centralizar vs. descentralizar. Pero, esa es nicamente una de las tres dimensiones de una organizacin de contenido tecnolgico.
Definir una organizacin de TI como la que est inserta en DERFE presenta un gran nmero de opciones. Sin embargo, prcticamente todas las decisiones recaen en tres dimensiones clave. Comprender cada una de estas tres dimensiones coadyuvar a que DERFE y UNICOM cubran las necesidades tecnolgicas del Registro a travs de una organizacin de TI efectiva y eficiente.
377
El modelo de entrega de servicios de TI dentro de DERFE es inadecuado y no se encuentra alineado a prcticas lderes en sus 3 dimensiones
El modelo actual de TI en DERFE tiene una falta de enfoque presentando caractersticas de cada uno de los diferentes modelos dependiendo de la situacin, servicio, o producto que se genere.
Situacin Actual DERFE vs. Prctica Lder Las tres dimensiones organizacionales en TI*
Centralizado Soporte tcnico 2do nivel Administracin de infraestructura Seguridad informtica Mantenimiento de infraestructura Ubicacin de los servicios Descentralizado Soporte tcnico 1er nivel Mantenimiento de aplicaciones
Funciones TI DERFE
Desarrollo de sistemas Interno Desarrollo de aplicaciones Desarrollo SIIRFE Base del Padrn Proyectos internos Tercerizado Sistemas para biomtricos ERP
Hay que encontrar una mezcla adecuada de actividades que contemplen lo siguiente: Centralizar actividades e infraestructura que se beneficien de economas de escala (centros de datos, redes, ERPs, seguridad, mesa de ayuda y soporte tcnico) Integrar aquellas actividades y sistemas sustantivos que requieran Tercerizar servicios y productos que requieran habilidades y talento distintas a las que se tienen internamente
Administracin de actividades
Integrado Independiente DERFE Sistemas de cartografa Sistemas de IFETEL Sistemas de depuracin Indicadores de gestin
IFE
*Fuente: Deloitte Designing an IT organization to fit todays complex businesses
Prctica lder
378
La consolidacin de las funciones de TI no sustantivas incrementaran la eficiencia en la entrega y presentan un ahorro potencial de 77.6 mdp en DERFE
reas que entregan servicios de TI
Dir. Ejecutiva del Registro Federal de Electores D. de Atencin Ciudadana Infraestructura tecnolgica Desarrollo de sistemas
Funciones TI
Base de datos
Soporte tcnico
Costeo (mdp)*
Mantenimiento
Oportunidades
2.8
C. de Operacin en Campo
D. Cartografa Electoral
5.2
De acuerdo al modelo de entrega de servicios y a las prcticas lideres en modelos organizacionales de TI encontramos los siguientes oportunidades: Las funciones de soporte tcnico y mantenimiento de sistemas pueden consolidarse en un centro de servicios compartidos y soporte en sitio Centralizacin (en CPT) en el desarrollo de sistemas generando sistemas con una misma plataforma, que sean compatibles y sigan los lineamientos institucionales Redistribucin de las funciones no tecnolgicas de la Direccin de Productos y Servicios Electorales
D. Operacin y Seguimiento
2.0
2.0
C. de Procesos Tecnolgicos
29.2
12.7
D. Operaciones (CECYRD)
17.9
5.8
77.6 Descentralizacin
Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
Consolidacin
Modernizacin
Redistribucin de recursos
**Solo se consolidaran las funciones de tecnologa
379
B. Diagnstico Hallazgo 2
Modelo de atencin ciudadana limitado por su ubicacin organizacional y tramos de control
La Direccin de Atencin Ciudadana cuenta con 11 colaboradores en Mandos Medios y Superiores con un costo de 6.7 mdp*
D. Atencin Ciudadana
Misin y Visin
Ser un rea de servicios que permita brindar soluciones de alta calidad para la orientacin de los ciudadanos en materia poltico electoral.
S. del Centro de Atencin Ciudadana IFETEL S. del Centro de Atencin Ciudadana IFETEL
S. de Inteligencia Institucional para la Atencin Ciudadana S. de Atencin a quejas, informes y Desarrollo de proyectos
Visin
Llegar a ser un rea lder en la atencin y servicio respecto de los programas e instrumentos que proporciona el IFE, con procesos de calidad expeditos que generen un alto grado de confianza, credibilidad y prestigio.
Funciones:
JD. de Gestin Conocimiento para la Atencin Ciudadana JD. de Enlace Estatal Funcin Actual Estructura Formal
Opera los Centros Estatales de Consulta Electoral, encuentra nuevas vas de contacto con el ciudadano, diseo de soluciones, elaboracin de sistemas y soporte tecnolgico. Administrar el centro de contacto IFETEL, supervisando la calidad y eficiencia de los consultores electorales, as como darles capacitacin para desarrollar al personal. Atiende quejas y desarrolla la plataforma Business Intelligence, identifica y adquiere fuentes de datos y cubos analticos. Instrumenta y documenta los subprocesos del Registro Federal de Electores y de Atencin ciudadana, as como documenta aplicaciones y herramientas tecnolgicas que las soportan con base en la informacin de inteligencia institucional.
2
Supervisin de Soporte Tcnico y Centro de Cmputo Supervisor de Proyecto
381
De acuerdo a nuestra experiencia, encontramos 2 tendencias a las que IFETEL debera alinearse para la administracin de su centro de atencin al cliente
Se presenta un cuadro sobre la alineacin del IFETEL en la actualidad con algunas de las tendencias ms habituales que hemos visto a nivel global en la administracin de centros de contacto o centros de atencin telefnica al cliente Tendencia
Tendencia a la segmentacin del cliente para brindar un punto de contacto y servicio personalizado a una gran cantidad de clientes. Este modelo de servicio resulta en reduccin de costos debido a una mayor velocidad de respuesta.
IFETEL
Proceso y Operaciones
La principal funcin de los centros de atencin telefnica es administrar efectivamente y resolver las consultas del cliente. La tendencia es utilizar bases de datos de conocimientos para registrar todas las llamadas de los clientes y acciones de respuesta. Se clasifican por la descripcin del problema, los sntomas, las causas y las acciones correctivas.
IFETEL a pesar de que usa bases de datos, carece de acciones correctivas automatizadas. Debe de existir una herramienta que grabe automticamente todas las llamadas para objetivamente obtener la calidad del desempeo.
1. Reconocimiento: utilizar incentivos individuales y por equipo. Los individuales incluyen: premios en efectivo, das libres, beneficios de la organizacin. Los grupales son: aumento del 5%-15% del sueldo base, distribuido mensualmente o trimestral. 2. Que los empleados reconozcan que sus acciones estn haciendo una diferencia, para mantenerlos motivados : 1. Adoptar sistemas que permitan a los usuarios hacer preguntas en sus propias palabras, y entonces poder sugerir posibles respuestas. 2. Las herramientas tecnolgicas deben apoyar los procesos clave de atencin al cliente, como el histrico de interacciones con el cliente, portafolio de productos al cliente, etc.
IFETEL carece de programas que incentiven al empleado de forma positiva para que su trabajo sea reconocido y se mantenga a los colaboradores motivados. (El programa de reconocimiento no est aprobado por polticas administrativas). No existe flexibilidad en la gestin de estos recursos IFETEL cuenta con respuestas automatizadas, canales de comunicacin como SMS, telfono, redes sociales telfono, pero no cuentan con un sistema de anticipacin de soluciones, el cual es un bsico en un centro de contacto para agilizar la respuesta a la problemtica del cliente.
Tecnologa
Alineado
*Fuente: Deloitte Getting the most out of your contact center
Medianamente Alineado
Poco Alineado
382
El modelo de Atencin Ciudadana cuenta con una estructura y funciones diferentes a las que utilizan los centros de atencin que siguen prcticas lderes
Se muestra un cuadro comparativo de las mtricas de la prctica lder contra los resultados obtenidos en IFETEL. El anlisis se centra principalmente en seis indicadores clave de rendimiento que son crticos para equilibrar la eficiencia operativa y la eficacia en el servicio al cliente.
Prctica Lder**
4% 29 segundos 4.1 minutos 58% 1:15 89%
Descripcin de Indicadores
1.Porcentaje de abandono: Indica el porcentaje de personas que llaman, a partir del volumen total de la llamadas recibidas y que optaron por colgar antes de responder a la llamada. 2.Tiempo en espera: La velocidad en la que las llamadas son contestadas una vez que entran, esta mtrica se mide en segundos. 3.Tiempo promedio de resolucin de consultas: Tiempo promedio en el que se logr resolver la duda del cliente. 4.Productividad: Es el porcentaje de tiempo (horas) dedicado a trabajar en actividades principales (llamadas). 5.Tramo de control: Cantidad de colaboradores que un supervisor dirige. 6.Satisfaccin del cliente: Refleja el resultado de las encuestas de satisfaccin del cliente.
* Informacin proporcionada por IFE **No contamos con ste dato Fuente: ***Verint Contact Center Benchmark Report
383
De los 12 servicios de orientacin ciudadana que brinda la DAC, 6 de los de mayor volumen corresponden a consultas sobre otras reas distintas a DERFE
Las grficas nos ensean el histrico de orientaciones, la primera corresponde al ao 2012 y la segunda muestra el aumento de en orientaciones ciudadanas proporcionadas por el IFE en el periodo de 2003 al 2012, perodo en el que se ha visto un incremento del 963%
Estado de la credencial Situacin registral Quejas sobre atencin en MACs Informacin de MACs Programacin de citas Registro de ciudadanos fallecidos Sugerencias y reconocimientos Informacin interna del IFE Informacin sobre casillas y elecciones Quejas sobre elecciones* Informacin sobre capacitacin electoral* Consultar resultados electorales*
Bajo
0.0% 0.7%
71.3%
10.7
2.5
2.8
3.4
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
Alto
Medio
Fuente:
384
En conclusin, se estima que al redistribuir y alinear los recursos de la Direccin de Atencin Ciudadana a mejores prcticas se podran ahorrar aprox. 9.1 mdp*
1
D. Atencin Ciudadana
Niveles Jerrquicos
Prctica Lder Estructura IFETEL 3
S. del centro de Atencin Ciudadana IFETEL
2
3 4
2
3 4
2
Departamento de Operacin
5
Consultores
La ubicacin de la Direccin de Atencin ciudadana carece de atribuciones especficas dentro del COFIPE que justifiquen su ubicacin en DERFE. Sin embargo, DAC ofrece servicios de otras reas del IFE De acuerdo a las prcticas lderes deberan existir cuatro niveles jerrquicos, mientras que en Atencin Ciudadana tienen cinco.
2
Potenciales Ahorros
Descripcin Redistribucin Reduccin de nivel Duplicidad en servicios de soporte tcnico Ahorro Potencial Total Costo mdp* $3.2 $0.5
Duplicidad de funciones debido a los servicios de soporte tcnico que re realizan dentro de la S. de Soporte Tecnolgico a la Atencin Ciudadana. Las S. de Inteligencia Institucional y de Mecanismos de Atencin Ciudadana cuenta con servicios que normalmente no se brindan en un rea de atencin y que estos mismos se podran potencializar a todo DERFE
4
$5.4 $9.1
Descentralizacin
Consolidacin
Modernizacin
Redistribucin de recursos
*La redistribucin de la Direccin de Atencin Ciudadana tendra un ahorro de 18.99 mdp en el presupuesto de la DERFE
385
B. Diagnstico Hallazgo 3
Dispersin y falta de integracin en las actividades de atencin a partidos polticos
El RFE atiende a los Partidos desde diversas reas con un costo de 60.3 mdp*, dificultando la administracin de la relacin bajo un punto de vista integral
rea que proporciona servicio
Dir. Estadsticas Confiablidad del Padrn Electoral Facilitacin de reuniones Dir. Comisiones Vigilancia Seguimiento a acuerdos Prcticas lderes de gestin Generacin de valor pblico
Servicio proporcionado
Anlisis estadsticos
Tendencias modernizacin
Concertacin con PP
DERFE
Seguimiento a quejas
Partidos Polticos
S. Tcnico Normativo
Proyectos de acuerdo CNV La atencin a partidos polticos genera un costo para DERFE de $60.3 mdp* que podra reducirse al disminuir puntos de contacto
Dir. Cartografa
Limites territoriales
Dir. Depuracin y Verificacin Subdir. Anlisis Datos e Info. (DPSE) Subdir. Admn. de la Base de Datos Analtica. (DO)
Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
Verificacin muestral
Nivel de interaccin con PP Interaccin alta Interaccin media
Datos estadsticos
Interaccin baja
387
De acuerdo a las tendencias aplicables de modernizacin administrativa, recomendamos revisar la organizacin de atencin a partidos polticos del RFE
Tendencias de modernizacin administrativa
Gobernanza
1. Disminucin de cargas administrativas 2. Incorporacin de Tecnologas de Informacin y Comunicacin 3. Asociaciones pblico-privadas 4. Transparencia y rendicin de cuentas
Tendencia
Las funciones que se realizan tienen como objetivo la generacin de valor para el ciudadano y aquellas que no generen valor se descontinan
Alineacin
Modelos de operacin y de entrega de servicios con procesos alineados implementando la medicin de la entrega de los servicios
Poco Alineado
Fuente:
* Creating public value by unleashing the power of cross-boundary collaboration, Deloitte, 2011 **Changing the size and shape of your organization, organization design in a downturn, Deloitte, 2009
388
La reas que proveen de servicios a los partidos polticos, exceptuando los grupos de trabajo y CNV, recibiran requerimientos a travs de la ventanilla nica
Concertacin con PP
Dir. Cartografa
Partidos Polticos
Entrega de servicios
Dir. Estadsticas S. Tcnico Normativo Dir. Depuracin y Verificacin Subdir. Anlisis Datos e Info. (DPSE) Subdir. Admn. de la Base de Datos Analtica. (DO)
Ventanilla nica
Solicitud de servicios
Entrega de servicios
Los Grupos de Trabajo y Comisiones de Vigilancia funcionaran sin cambios. Sin embargo, los requerimientos de estadsticos, documentos y otros servicios seran realizados por los partidos polticos directamente en la ventanilla nica quien canalizara y coordinara el requerimiento con cada rea responsable
389
En conclusin, una potencial concentracin de la atencin a los partidos polticos en una ventanilla nica generara importantes beneficios
Tendencia
Cualitativos
Prestacin de servicios de calidad Satisfaccin de necesidades y demandas ciudadanas Generacin de valor pblico a partir del reconocimiento sobre el bien o servicio recibido
Generacin de ahorros
Organizacin enfocada a resultados Sustitucin de procesos paralelos por secuenciales Servicio homologado y medible Incremento en la calidad del servicio
Menor nmero de personas requeridas para entregar servicios Reduccin de costos administrativos al tener un solo punto de contacto
La dispersin de reas que se relacionan y proveen de servicios a los partidos polticos dentro de DERFE merman la calidad, agilidad y eficiencia con la que se podran entregar al no haber un rea que regule y supervise su entrega.
Estimamos que realizar la atencin a partidos polticos desde una ventanilla nica podra generar ahorros a DERFE de 13.95 mdp*
390
B. Diagnstico Hallazgo 4
Dispersin en la generacin de normativa y procedimientos de naturaleza jurdica
B. Diagnstico Hallazgo 5
Falta claridad en los roles y responsabilidades en la estructura central y local
Los roles que se realizan de manera central y desconcentrada son consistentes en los procesos de DERFE pero tienen costos de supervisin atpicos
Rol Central
Lista Nominal Normar, Disear y Generar Consolidar Normar, Disear Normar, Disear y Generar Normar y Disear
Depuracin preventiva
Local
Coordinar y Soporte
Validar Coordinar Coordinar Coordinar
Generar Cdulas
Distrital
Operar Actualizar Operar Operar Operar
Verificar
MACs
Actualizar Aplicar
Cartografa
Proceso/Funcin
Normar y Generar
Coordinar y soporte
Generar
ndice de Costo de supervisin por nivel 2.00 1.80 1.60 1.40 1.20 1.00 0.80 0.60 0.40 0.20 0.00
1.05
1.10
0.98
1.32
0.98
0.69
D. de la Secretara de las Comisiones de Vigilancia D. de Atencin Ciudadana
0.68
0.73
0.73
0.72
C. de Operacin en Campo
Secretara Tcnica
394
Asimismo, el diseo de la estructura no est alineado a tendencias de modernizacin que instan a una clara reduccin de los tramos de control
Perspectiva Tendencia
Acotacin de niveles jerrquicos mediante la redefinicin de responsabilidades para alcanzar una entrega oportuna de servicios Administracin de la estructura de gestin Volumen Nmero de Mandos Medios y Superiores T O T A L R A T I O S T O T A L R A T I O S + Costos Costo de la Estructura de Gestin
Resultados
Mayor enfoque en resultados Estructura de gestin oportuna y eficiente Mayor interaccin entre reas Acercamiento de servicios a destinatarios finales
Alineacin DERFE
Tramo de control 1:3
Alineacin alta Alineacin media
Tramos de Control
Costo de Supervisin
Poca alineacin
Alineacin baja
C. De Administracin y Gestin
1:0
1:3
1:4
1:16
Tramo de Control
C. De Operacin en Campo
1:0
1:3
1:6
1:16
C. De Procesos Tecnolgicos
1:0
1:3
1:6
1:16
1:6
D. De Atencin Ciudadana
1:0 1:1
1:2
1:4
1:16
1:3
1:4
1:5
1:16
1:0 1:1
1:3
1:5
1:16
1:7
395
1:16
395
Los roles que realizan los subdirectores y jefes son muy similares y permiten reducir el nmero de niveles jerrquicos, generando un ahorro de 48.5 mdp*
Nivel Normativo Diseo Monitoreo Ejecucin NC Costeo (mdp*)
1 2
Central
1 2
3 4 5
14
45 106 44 300 512
Subdirector
Descentraliado
6 7 8
$ 41.1
$199.2 $389.5
Actual NC Costo
mdp
Ahorros Potencial 45
168
El exceso de supervisin y tramos de control tan reducidos genera falta de apoderamiento de los resultados obtenidos en la operacin, as como oportunidades de eficiencias en trminos de niveles de la jerarqua y/o nmero de supervisores Existe la posibilidad de sinergia en las actividades de los vocales locales y distritales en los roles de diseo, monitoreo y control
$149.2
$48.5
Fuente: Manual de Organizacin 2009 y Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
*Se muestra el promedio ponderado del costo de los niveles 4 y 5 debido a que no se ha determinado el nivel que se puede eliminar
396
B. Diagnstico Hallazgo 6
Duplicidad de funciones
Se identifican reas de DERFE en las que existe duplicidad de funciones de capacitacin, estadstica y comunicacin con un costo total de $36.13 mdp*
Se presenta un cuadro con las funciones de capacitacin, estadstica y comunicacin que se han estado duplicado en diferentes Departamentos y Direcciones que existen tanto dentro, como fuera de DERFE.
Funcin
Capacitacin
Racional
Los cuatro departamentos realizan la funcin de capacitacin. Su cliente y su programa de capacitacin no son los mismos.
NC
7 7 7 7 39 15 15
Costo mdp*
$2.10 $2.09 $2.10 $2.10 $15.12 $5.27 $5.26
Estadsticas
Comunicacin
$2.09
Total
De acuerdo a prcticas lderes en entrega de servicios es conveniente la consolidacin de la funcin de capacitacin Existe un nivel elevado de conocimientos en temas estadsticos que podra ser apalancado para todos los estadsticos que se generan en IFE El Departamento de Desarrollo Conceptual realiza funciones de comunicacin que por mandato son de DECEYEC
Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
104
$36.13
398
B. Diagnstico Hallazgo 7
Exceso de funciones administrativas en un rea sustantiva
Se recomienda centralizar las funciones administrativas existentes en DERFE para generar ahorros aproximados de $31.4 mdp*
La DERFE cuenta con reas administrativas de soporte que tienen funciones que por mandato corresponden a la DEA. Sin embargo, la CAG realiza estas funciones en apoyo a la DEA y tambin funge como intermediario o punto de control.
Funciones administrativas
Recursos Humanos
Apoyo en el proceso de reclutamiento y seleccin para la DERFE Administracin de plazas por honorarios Resguardo de expedientes Asesora a empleados sobre prestaciones y servicios Seleccin y contratacin de cursos Seguimiento a programas institucionales Pago de incentivos por desempeo
Suministros
Administrar contratos Apoyar en la revisin de licitaciones Administracin de inventarios Apoyar en la solicitud de compra de bienes y servicios para DERFE Administrar mensajera de productos electorales (credenciales, listas nominales y equipo tecnolgico)
Finanzas
Apoyo en la generacin del anteproyecto Administrar Fondo Revolvente Tramitar viticos Apoyo en el control presupuestal de DERFE
NC Costo mdp*
Funciones
29 11.0
Descentralizacin Consolidacin
51 14.8
Modernizacin
13 5.6
Redistribucin de recursos
93 31.4
Nota: 1. Para mayor detalle consultar documento de Diagnstico de reas de Soporte 2. No contempla el NC que reportan directamente a la Coordinadora 3. El ahorro contempla a la Subd. y sus reportes directos, no a la Coordinadora
400
B. Diagnstico Hallazgo 8
Existencia de reas sobredimensionadas en RRHH por falta de tecnologa y automatizacin
Se detectaron reas con alta carga operativa que podran beneficiarse al automatizar sus procesos y generar ahorros potenciales de 15.1 mdp*
rea
Departamento de Deteccin de Duplicados
Funcin
La informacin recibida en los MAC se traslada a este departamento para hacer una revisin manualmente y levantar los duplicados. Con la informacin previamente preparada del departamento de recepcin y verificacin, se escanean dichos documentos y se realiza un expediente electrnico. Administra el expediente electrnico y resguarda la informacin en un almacn, se necesita digitalizar dicha informacin para posteriormente poder destruirla. Se hace un trabajo de campo donde el mapeo se realiza manualmente para poder llevarlo a la Subdireccin y digitalizarlo. El CECYRD procesa y detecta irregularidades en la informacin, por consiguiente el departamento de procedimientos y anlisis de materia registral realiza las notificaciones para que la Subdireccin de Depuracin en Campo se encargue de entregar dichas notificaciones al ciudadano. Despus de una inspeccin automatizada, la credencial se clasifica por distrito o mdulo y pasa a una revisin de calidad manual, se empaqueta y la distribucin se hace de forma tercerizada.
Oportunidad de automatizacin
Mejoras a los sistemas de identificacin de duplicados Digitalizacin de documentos de los ciudadanos en los Mdulos de Atencin Ciudadana Digitalizacin del histrico y destruccin de la documentacin para evitar el almacenamiento
Impacto
NC
45
Costo*
$11.3
Ahorro**
$6.7
16
$4.0
$1
14
$3.5
$0.8
del
15
$3.7
$0.9
Disminuir la cantidad de notificaciones al tener un sistema que detecte irregularidades en la informacin desde el Mdulo de Atencin Ciudadana
16
$4.0
$1
Departamento de Supervisin al Centro de Produccin de Credenciales Departamento de Operacin del Centro Nacional de Impresin Subdireccin del Centro Operativo de Guadalajara
21
$5.3
$1.8
Se ejecuta la impresin de las listas nominales en ambos centros con equipo obsoleto que requiere de un alto nivel de mantenimiento.
30
$7.5
$2.6
***Nota: Los Tcnicos Operativos encargados de realizar esa funcin se encuentran en desconcentrados *Fuente: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
Bajo
Medio
Alto
$15.1
**Nota: Impacto alto considera 45% de ahorro, medio 20%, bajo 10%
402
B. Diagnstico Hallazgo 9
Necesidad de reforzamiento en algunas reas que implementarn nuevos servicios
Los cambios en la normativa, recientes atribuciones adquiridas y nuevos servicios ofrecidos generan una necesidad de reforzamiento en algunas reas
Analizamos los fundamentos para la incorporacin de los servicios y/o actividades dentro de DERFE de acuerdo al valor que genera y a su marco normativo.
Evaluacin de fundamento para la incorporacin
Servicio / actividad
Descripcin
Se ofrece un servicio de verificacin de la autenticidad de las credenciales para votar (principalmente a bancos). Se agregaron atribuciones de baja, reincorporacin y datos irregulares sin crear o reforzar estructura para atenderlas. Se requerir personal para digitalizar y posteriormente destruir el archivo muerto resguardado en el CECYRD.
Fundamentado en COFIPE
Si
Si
No
Si
Si
Si
Incorporar
Si
Si
Si
Incorporar
Criterios de evaluacin
Genera valor al Ciudadano Genera valor al IFE Fundamentado en COFIPE Evaluacin Considerar su desincorporacin No Si No Evaluar el valor que genera Considerar su adicin al mandato
No
Si Si
Si
Si
Si
Incorporar
404
3. La atencin a los partidos polticos se realiza en distintas reas dentro de DERFE, pudindose concentrar en una ventanilla nica para mejorar la calidad y disminuir costos
4. La Secretaria Tcnica Normativa realiza actividades jurdicas y las actividades normativas se realizan a travs de distintos departamentos en DERFE 5. El exceso en niveles dentro de DERFE genera confusin y duplicidad en los roles que desempean, reduciendo un nivel se eliminara la duplicidad y se generaran ahorros 6. Existe una duplicidad en funciones que se pueden concentrar para aprovechar el conocimiento y generar economas de escala 7. Las funciones administrativas que se realizan en DERFE sirven de apoyo a la DEA, siendo responsabilidad de la DEA tener esas funciones, por lo que se pueden consolidar en DEA 8. Algunas reas de DERFE tienen una alta carga operativa que podra reducirse sustancialmente implementando mejoras tecnolgicas en los procesos 9. La implementacin de nuevos servicios y/o atribuciones genera una necesidad de aumentar o reforzar la estructura organizacional para poder atenderlas
406
Implementando acciones derivadas de este documento, DERFE obtendra ahorros potenciales de 162.9 mdp*
Impacto por Oportunidad (mdp)
Modernizacin Redistribucin de recursos Consolidacin
NC 129
NC Impactado 10.2 51
38
15.2
1.07
1.07
C. de Operacin en Campo
255
94
9.2
13.1
1.9
66
24.2
C. de Procesos Tecnolgicos
464
151.9
65.6
9.88
12.9
270
88.4
C. de Administracin y Gestin
93
31.4
31.4
93
31.4
90
20.1
3.8
22
4.8
503
162.9
407
D. Anexos
1:4 1:2 1:0 1:4 1:3 1:3 1:0 1:5 1:5 1:2 1:0 1:2 1:3 1:0 1:5 1:3 1:0 1:15 1:2 1:1 1:0
1:4 1:2 1:0 1:4 1:2 1:4 1:0 1:5 1:4 1:1 1:0 1:2 1:2 1:0 1:5 1:3 1:0 1:15 1:0 1:0 1:0
1:4 1:4 1:0 1:4 1:4 1:4 1:0 1:5 1:6 1:4 1:0 1:2 1:3 1:0 1:5 1:3 1:0 1:15 1:5 1:4 1:0
C. DE OPERACIN EN CAMPO
Total C. DE PROCESOS TECNOLGICOS Total D. DE ATENCIN CIUDADANA Total D. DE LA SECRETARA DE LAS COMISIONES DE VIGILANCIA Total DE. DEL REGISTRO FEDERAL DE ELECTORES Total
Coordinador Director Subdirector Jefe de Departamento Director Subdirector Jefe de Departamento Director Subdirector Jefe de Departamento Titular Director Subdirector Jefe de Departamento
410
11 20 59
Administrativa
Servicio Profesional
Honorarios Eventuales
129
Otros Proyectos
Costo de Supervisin
D. de Productos y Servicios Electorales D. de Desarrollo y Operacin de Sistemas D. de Infraestructura y Tecnologa Aplicada D. de Operaciones (Centro de Computo y Resguardo
$$4.00 $8.00
HC Tipo de Contratacin
$2.36 Coordinador Director Subdirector $18.16 Jefe de Departamento
$9.19 $25.49
2.00 1.80 1.60 1.40 1.20 1.00 0.80 0.60 0.40 0.20 0.00
3.29 3.00
Director Ejecutivo
1.05
Secretario Particular
Director
1.10
Subdirector
Coordinador
2.00 1.05
0.98
1.32
0.98
0.71 0.37
0.68
0.73
0.73
0.72
0.15
Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
Secretara Tcnica
411
2. Premisas de costeo
Premisa
Para realizar el costeo se utiliz como fuente de informacin de la Base de datos de los trabajadores que ocupan las plazas, proporcionada por la DEA y validada por la CAG del ao fiscal 2013. En el caso de los totales ya sea por Direccin, Departamento y Subdireccin, se hizo una suma del campo de la PPTO anual, para los trabajadores que no cuentan con este registro se utiliz el campo de Sueldo Base Anual por .22 ms la compensacin total anual Para las reas que no pertenecen a la Coordinacin de Procesos Tecnolgicos las cuales son: D. de Atencin Ciudadana, D. de Cartografa Electoral, D. de Operacin y Seguimiento y la D. de Depuracin y Verificacin en Campo solo se coste el departamento que est realizando funciones de tecnologa en especfico, mientras que para la Coordinacin de Procesos Tecnolgicos se coste toda la Coordinacin, en ambas estn incluidos los Tcnicos Operativos, para el costeo se utiliz la sumatoria de la PPTO anual de los colaboradores de cada departamento y direccin Para el costo de las funciones de soporte, mantenimiento y desarrollo se determin por medio del costo total entre el nmero de funciones y la sumatoria de cada una de estas funciones da el costo total por funcin Tomando en cuenta el costo para cada actividad, se estim el ahorro que representa en cada una de las reas, el resultado es de la suma de cada una de las funciones ahorradas Para obtener el costo del Jefe de Departamento se us el campo de PPTO anual Para cada una de las Subdirecciones se hizo una suma del campo de PPTO anual de todos los colaboradores laborando para dicha Subdireccin El potencial ahorro es la suma del Jefe de Departamento y del costo de cada una de las Subdirecciones Para las Direcciones, Departamento y Subdirecciones que proporcionan servicios para los Partidos Polticos, se coste cada una de estas usando el campo de PPTO anual de todos sus colaborados para lo ltimo sumarlas y obtener un costo total Para las Direcciones y Departamentos que realizan funciones de normatividad, se coste cada una de estas usando el campo de PPTO anual de todos sus colaboradores, el costo total del hallazgo es la suma de cada una de estas En el costo de supervisin se realiz un ndice del costo del Supervisor entre sus reportes directos, usando el campo de PPTO anual (en este caso solo representan MM y MS) Para el costeo de los roles se tomaron las posiciones no los dependientes, usando el PPTO anual de la plaza, al tener el costo de cada uno de estos se sumaron para obtener el total El costo de la duplicidad de funciones se coste el Departamento o Subdireccin completos usando el campo de PPTO anual de cada uno de los colaboradores trabajando para dicho departamento o Subdireccin, al tener el costo de cada uno de estos se sumaron obteniendo un total de las reas con duplicidades Para obtener el costo de las funciones administrativas se coste cada una de las Subdirecciones dentro de la Coordinacin de Administracin y Gestin, usando el campo de PPTO anual de cada uno de los colaboradores laborando para dicha Subdireccin y haciendo una suma de estos Se realiz el costeo de los Tcnicos Operativos de cada uno de los Departamentos y/o Subdirecciones que estn sobredimensionados por falta de tecnologa usando el campo del PPTO anual. En el caso de los Tcnicos Operativos que no cuentan con este registro se utiliz el campo de Sueldo Base Anual por .22 ms la compensacin total anual
3 4
Dado el tamao del rea, se establecieron premisas de costeo para DERFE por la imposibilidad de recopilar la informacin necesaria durante las entrevistas
413
3. Identificacin de Roles
Secretaria Particular
Secretara Tcnica
1 8
2 9
3 10
4 11
5 12
6 13
7 14
1 8 15
2 9 16
3 10 17
4 11 18
5 12 19
6 13 20
7 14 21
1 8
2 9
3 10
4 11
5 12
6 13
7 14
415
416
Ejecucin
1 8
2 9
3 10
4 11
5 12
6 13
7 14
Departamento de Estadsticas
1 8
2 9
3 10
4 11
5 12
6 13
7 14
417
Roles
1 2 9 16 23 3 10 17 24 4 11 18 25 5 12 19 26 6 13 20 27 7 14 21 28
8 15 22
418
1 8 15
2 9 16
3 10 17
4 11 18
5 12 19
6 13 20
7 14 21
419
Ejecucin
15
420
Direccin de Estadstica
Ejecucin
Subdireccin de Muestreo
1 8
2 9
3 10
4 11
5 12
6 13
7 14
421
422
1 8
2 9
3 10
4 11
5 12
6 13
7 14
1 8
2 9
3 10
4 11
5 12
6 13
7 14
1 8
2 9
3 10
4 11
5 12
6 13
7 14
1 8
2 9
3 10
4 11
5 12
6 13
7 14
423
1 8
2 9
3 10
4 11
5 12
6 13
7 14
Departamento de Integracin
2 9 16 3 10 17 4 11 18 5 12 19 6 13 20 7 14 21
424
Subdireccin de Depuracin
1 8
2 9
3 10
4 11
5 12
6 13
7 14
1 8
2 9
3 10
4 11
5 12
6 13
7 14
1 8
2 9
3 10
4 11
5 12
6 13
7 14
425
426
4. Numeralia de la DAC
428
5. Soporte Estratgico
Usuarios
CALIDAD DEL PADRN SERVICIOS CREDENCIAL
ATENCIN CIUDADANA DERFE.PI5. Modernizar y mejorar la operacin y los servicios de Atencin Ciudadana
Procesos
TECNOLOGA
DESARROLLO ORGANIZACIONAL DERFE.IT2. Implementar una nueva cultura organizacional DERFE.IT3. Simplificar, centralizar y actualizar la normatividad procedimental en materia del Registro Federal de Electores
ADMINISTRACIN
INFRAESTRUCTURA
430
A. Entendimiento
Nombre
Manual de Organizacin General Cdigo Federal de Instituciones y Procesos Electorales Reglamento Interior del Instituto Federal Electoral Reglamento de Quejas y Denuncias del Instituto Federal Electoral Ley General del Sistema de Medios de Impugnacin en Materia Electoral Reglamento de Sesiones de los consejos Locales y distritales del Instituto Federal Electoral Informe relativo a los procedimientos y medidas cautelares Plan Integral del Proceso Federal Electoral 2011-2012 Plan Tctico y Operativo Informes de actividades periodos 2012-2013 Plantilla proporcionada por el Instituto, Abril 2013 Mapas Estratgicos de las URs
Descripcin
Descripcin de labores asignadas por cada unidad responsable Normas constitucionales poltico-electorales. Documento que establece las normas que regulan el funcionamiento de la estructura orgnica del Instituto Documento regulador de los procedimientos sancionadores aplicables Documento del sistema de medios de impugnacin Documento regulador de las sesiones de los consejos locales y distritales del Instituto y la actuacin de sus integrantes en las mismas Informe del Secretario del Consejo General de las quejas y denuncias presentadas a la Secretara Ejecutiva Instrumento de planeacin orientador del Proceso Electoral Federal Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el Ejercicio 2013 Consolidado de reporte de actividades anuales por direccin Presupuesto total anual de la plaza Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional
433
Asimismo, se realizaron 13 entrevistas con los principales funcionarios de la funcin Jurdica del Instituto a nivel central
Entrevistas Nombre
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Rosa Mara Cano Melgoza Erika Aguilera Ramrez Luis Alberto Hernndez Moreno Vacante (Rosa Mara Cano Melgoza) Raymundo Ramrez Navarro Nadia Janet Choreo Rodrguez Ral Israel Mancilla Salazar Claudia Edith Surez Ojeda Luis Fidel Azcoytia lvarez Alfredo Cid Garca Francisco Javier Zrate Ponce Luis Rodrigo Snchez Gracia Rosario Selene Mrquez Hernndez
rea
DJ - Direccin Jurdica DJ - Direccin de Instruccin Recursal DJ - Direccin de lo Contencioso DJ - Direccin de Normatividad y Contratos DJ - Direccin de Asuntos Laborales DJ - Direccin de Quejas DEA - Subdireccin de Relaciones y Programas Laborales DEA - Subdireccin de Adquisiciones DEA - Subdireccin de Administracin Inmobiliaria DERFE - Secretara Tcnico Normativo DESPE - Direccin de Normatividad e Incorporacin DEPPP - Direccin de Anlisis e Integracin UFRPP - Direccin de Resoluciones y Normatividad
434
Las atribuciones de la Direccin Jurdica se determinan especficamente en el artculo 65 del Reglamento Interior del IFE
Art. 65, Reglamento Interior
a b
c
d
e
f g h
Coadyuvar con el Secretario Ejecutivo en el ejercicio de la representacin legal del Instituto Prestar servicios de asesora jurdica en general y electoral en particular a todos los rganos e instancias del Instituto Colaborar con el Secretario Ejecutivo en los asuntos derivados de la regulacin del Estatuto Atender y resolver las consultas sobre la aplicacin del Cdigo, del Estatuto y dems dispositivos legales Preparar y/o revisar proyectos de reglamentos interiores y dems dispositivos jurdicos Preparar o, en su caso, revisar los proyectos de los diversos acuerdos y lineamientos que deban ser expedidos por los rganos del Instituto Dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades de normatividad y consulta que se presten a los rganos centrales, locales y distritales del Instituto Prestar servicios legales a los rganos centrales, locales y distritales del Instituto, as como de orientacin y quejas a los partidos polticos, agrupaciones polticas y a la ciudadana Participar en calidad de asesor en los Comits de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Instituto, Central de Obra Pblica y de Bienes Muebles
Coadyuvar con el Secretario Ejecutivo en el trmite y sustanciacin de los medios de impugnacin que sean de su competencia Auxiliar al Secretario Ejecutivo en su carcter de Secretario del Consejo para realizar, las notificaciones personales derivadas de los Acuerdos y Resoluciones que ste apruebe, derivadas de los procedimientos administrativos sancionadores y trmite y sustanciacin de los recursos de revisin Llevar a cabo las notificaciones personales derivadas de las resoluciones que se dicten en los procedimientos disciplinarios as como en los recursos de inconformidad interpuestos en contra de dichos procedimientos. Elaborar los dictmenes para el nombramiento de los Directores Ejecutivos y titulares de Unidades Tcnicas del Instituto Revisar, y en su caso validar, los proyectos de los convenios que en materia electoral celebre el Instituto por conducto del Consejero Presidente y/o el Secretario Ejecutivo Implantar los mecanismos de coordinacin con las dependencias, entidades o instancias con las que por necesidades del servicio y sus programas especficos, obliguen a relacionarse
a b c d e f g h i
j k m n o p
n o
435
Los 4 objetivos de la Direccin Jurdica contribuyen al logro de la misin y visin del IFE, salvaguardando los intereses del Instituto y otros actores
IFE
Misin Visin Objetivos
Brindar la certeza y seguridad jurdica que requieren las decisiones de la autoridad administrativa electoral, haciendo que stas se apeguen invariablemente al principio de la legalidad
1
Objetivos Dir. Jurdica
Representar al Instituto ante las instancias legales
2
Llevar a cabo la realizacin material de los actos procesales correspondientes a los medios de impugnacin electorales
Dirigir los actos procesales de los procedimientos sancionadores ordinarios y especiales, instaurados por las quejas presentadas
4
Dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades de normatividad y consulta que se presten a los rganos centrales, locales y distritales del Instituto
Atencin al rezago poselectoral en materia de la presentacin de denuncias por cuestiones de delitos electorales federales
Sistema integral de consulta y criterios de procedimientos administrativos sancionadores y electorales, para la mejora y actualizacin de los sistemas de los expedientes que tramita la Direccin Jurdica
Fuente: Entrevistas , Plan Integral del Proceso Federal Electoral, Mapas Estratgicos de las URs y ENEC 2011-2015
436
De acuerdo al Plan Tctico y Operativo del IFE, dos proyectos estratgicos institucionales derivan en los proyectos especficos de la Direccin Jurdica
Direccin Jurdica
IN51000
VD20800
Proyectos Estratgicos Institucionales Desarrollo de los valores democrticos, promocin de la participacin ciudadana y la educacin cvica Innovacin y cambio institucional Proyectos Especficos de la Direccin Jurdica
1
2
IN51000
VD20800
VD20800
Direccin de lo Contencioso
Fuente: Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el ejercicio 2013
437
La Direccin Jurdica ejecuta centralmente 5 funciones mediante las que genera productos y servicios para el Instituto y la ciudadana
Funcin / Proceso Servicio /Producto
Normatividad Normatividad y contratos Contratos Revisin y validacin Revisin y validacin
Central
Local
Cliente
Junta General Ejecutiva, Comisin de Reglamentos, URs, rgano Garante URs, Comits URs
Convenios
Tramitacin, sustanciacin y elaboracin de proyecto Remisin a SAT Seguimiento, informes y notas
Consejo General, JLE, JDE, Ciudadana, Partidos Polticos y Agrupaciones Polticas IFE Consejeros, Funcionarios del Instituto Consejo General, Comisin de Quejas y Denuncias, URs, Ciudadana, Partidos Polticos Consejo General, Comisin de Quejas y Denuncias, URs, JLE, JDE, Ciudadana, Partidos Polticos URs, JLE, JDE, Colaboradores IFE IFE
N/A
Procedimientos Especiales Sancionadores Atencin a quejas Procedimientos Ordinarios Sancionadores Procedimientos disciplinarios Asuntos Laborales Juicios laborales Normatividad laboral Tramitacin, sustanciacin y elaboracin de proyecto
N/A
Revisin y validacin
Revisin y validacin
Denuncias
Contencioso
IFE
IFE Autoridades externas, URs, JLE, JDE
Atencin de requerimientos
438
La Direccin Jurdica se soporta en una estructura central de 65 MS/MM y 82 TO, con un costo de $77 mdp(1) al ao para el cumplimiento de sus funciones
Rama Total de MM y MS A Nombre del Puesto 10 19 MS Tipo de mando Total de TO A MS
1 64
$2.6 $52.3
TO
82
147
$22.1
$77
TOTAL
Detalle de costos
A Direccin de MM A MM A MM
Normatividad y 10 Contratos 6
Direccin de Quejas
26 32
MM
MM
Direccin de lo Contencioso
10 25
Millones
Dir. Jurdica(4)
D. Quejas
D. de Contencioso
D. Instruccin Recursal
D. de Normatividad y Contratos
D. de Asuntos Laborales
$8 10.4% 6.8
$5.4 7% 4.1%
Ppto anual promedio $858,894 mil por funcionario Incluye MM, MS PPTO Anual de la plaza en millones de pesos Incluye staff de la direccin
439
B.- Diagnstico
Se identificaron 3 hallazgos principales que ofrecen oportunidades de consolidacin de funciones y modernizacin de recursos en la estructura
Direccin Jurdica
1 2
Direccin de Normatividad y Contratos
2 3
2
Direccin de Instruccin Recursal
1 2
1
Direccin de lo Contencioso
Direccin de Quejas
Hallazgo 1
Descripcin Las actividades estn relacionadas a la normatividad, gestin de contratos y convenios, quejas y asuntos laborales, llevndose a cabo en las siguientes URs: DEPPP DEA DERFE JLE URFPP JDE DESPE De acuerdo a prcticas lderes, el nivel de tramo de control es bajo, lo que incrementa el costo de la estructura y el flujo de los procesos Cada UR es capaz de realizar notificaciones en apoyo a sus funciones jurdicas, gracias a su estructura y atribuciones especficas
Oportunidades
La funcin de apoyo de notificacin se realiza con el mismo fin a travs del Instituto
Fortalecer y capacitar al personal de notificaciones del Instituto y establecer un alcance ordenado para cada equipo
Consolidacin
Modernizacin
441
De la misma forma, se detectaron hallazgos adicionales que impactan el desempeo de la funcin a la luz de tres habilitadores principales
Hallazgos
Existen reas jurdicas en Unidades distintas a la Direccin Jurdica como DERFE, DESPE, DEA, DEPPP, UFRPP y Juntas Locales con distintos alcances, circunstancia que contribuye a la fragmentacin de los procedimientos jurdicos y crea un riesgo de utilizacin de criterios contradictorios en las resoluciones
Criticidad
Organizacin
El tramo de control promedio de las reas tiende a ser bastante reducido, lo que incrementa el costo total de las estructuras y fragmenta la responsabilidad a travs de los niveles La funcin de capacitacin jurdica no est incluida dentro de las funciones del manual de organizacin 2009
La funcin de anlisis se encuentra limitada a solo un rea dentro de la Direccin Jurdica No se cuenta con indicadores homogneos de los procedimientos a travs de todas las reas jurdicas, impidiendo la evaluacin integral del desempeo de la funcin La fragmentacin de los procesos jurdicos perjudica el flujo de las actividades que culminan en la Direccin Jurdica La falta de involucramiento de la Direccin Jurdica en los procesos de las diferentes reas afecta la calidad de la entrega de los servicios proporcionados Dentro de la Direccin de lo Contencioso se realizan actividades de consulta a informacin de particulares dentro de la lista nominal de electores, conforme a requerimientos realizadas por autoridades externas e internas
Procesos
Tecnologa
Aunque el nivel tecnolgico de la direccin no es crtico, existen iniciativas como la firma electrnica y un repositorio histrico de conocimiento que podran contribuir a la certeza y eficiencia de las actividades de la funcin
A=
Alta
M=
Media
B=
Baja
442
Las actividades de la funcin Jurdica presentan una alta dispersin a lo largo del Instituto con diferentes alcances y capacidades
Consejo General Unidad de Fiscalizacin de los Recursos de los Partidos Polticos Coordinacin Nacional de Comunicacin Social Coordinacin de Asuntos Internacionales Centro Para el Desarrollo Democrtico Secretaria Ejecutiva Contralora General
Direccin del Secretariado Direccin Jurdica Unidad Tcnica de Servicios de Informtica Unidad Tcnica de Servicios de Informacin y Documentacin Unidad Tcnica de Planeacin
Alcance
Bajo Medio
Medio-Alto Alto
URs con funciones jurdicas de alcance especfico URs con alcance de funcin jurdica para toda la organizacin
Gobierno y Control
Fuerte
Bajo
Alto
Alta
444
Aunque la ltima instancia recaiga en la Direccin Jurdica, parte del proceso de la funcin jurdica se diluye en las diferentes URs
Genrico
Transaccional
Basado en Conocimiento
Hallazgos
Actualmente, parte de la funcin Jurdica se encuentra descentralizada en el Instituto en algunas materias; sin embargo, la ltima instancia en asuntos jurdicos radica en el Secretario Ejecutivo con apoyo de la Direccin Jurdica
Las reas jurdicas diferentes a la Direccin Jurdica realizan funciones especficas de apoyo al funcionamiento de las actividades de la direccin/unidad a la que pertenecen En la Direccin Jurdica se realizan las actividades estratgicas y de alto nivel de conocimiento de la funcin jurdica del Instituto Los procesos disciplinarios a personal de SPE estn fragmentados en diferentes reas jurdicas, dnde la instruccin se realiza en un rea mientras que la resolucin recae en el Secretario con apoyo de la Direccin Jurdica
445
La naturaleza de los servicios jurdicos prestados en el Instituto sugiere oportunidades de centralizacin conforme a prcticas lderes
Actividades centralizadas
Hallazgos
De acuerdo al estudio de Servicios Compartidos de Deloitte 2013, dentro de las funciones que ms tienden a ser centralizadas en materia legal son:
De las funciones anteriores, la Asesora Legal y los Dictmenes Jurdicos ya son realizados por la Direccin Jurdica como experto en la materia
Comparativo de centralizacin
Hallazgos
El estudio indica que adicional a las actividades centralizadas, se requieren actividades provistas de manera local debido a la necesidad de cercana con el cliente final La tendencia de centralizacin representa el 73% de las actividades realizadas, permaneciendo cerca del 27% de la estructura de manera local En el IFE, el 58% de las actividades se realizan de manera especfica gracias a las necesidades jurdicas de las Juntas Locales, Distritales y UFRPP, entre otras En la mayora de los casos, la Direccin Jurdica representa una segunda instancia dentro del Instituto, lo que responde a la necesidad de mantener el 42% de las actividades en la direccin
Centralizada
Transaccional Centro de Expertos Oficinas Centrales
Local Centralizada
446
El alcance de la Direccin Jurdica es superior tanto en actividades proporcionadas como en relacin con otras unidades
Alcance por reas Jurdicas
Alt a
Hallazgos
La Direccin Jurdica tiene el mayor nivel de complejidad en sus funciones en trminos de relacin con entidades externas y alcance de funciones Dentro de las entidades externas se encuentran:
Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacin Partidos Polticos Tribunales en las materias competentes Institutos Locales Electorales
Baj
UFRPP
Baj
Alta
Particulares
Otros
Hallazgos
10%
11% 11% 6%
DJ STN
28% 38% 7%
De acuerdo con la informacin recopilada durante el anlisis, se identific que la estructura de la Direccin Jurdica favorece la realizacin de un gran nmero de actividades jurdicas
Al contar con una divisin interna por materia, le permite especializarse y abarcar un mayor nmero de asuntos relacionados a cada rea
17%
55%
6% 11%
DP
DESP E DEPP P
447
De las actividades que se realizan en la Secretara Tcnica Normativa, la Direccin Jurdica cuenta con la capacidad para realizar la mayora de ellas
Hallazgos
Direccin Jurdica
Actividad Solicitudes (Transparencia) Solicitudes y Requerimientos RFE Oficios Cumplimiento de actividad Cumpl. Capacidad
De las actividades ms comunes entre las reas, stas se realizan tambin en la Direccin Jurdica como instancia superior Especficamente, en la Direccin de lo Contencioso existe un equipo encargado de atender requerimientos de informacin de la lista nominal de electores para autoridades externas
Archivo
Sistema de gestin normativa Aplicacin de Lineamientos Asistencia reuniones Remisin de documentacin Opiniones Revisin de documentos Proyectos de acuerdo Informes Administracin Convenios Atencin ciudadana
Baja Media
N/A N/A
La remisin de documentacin de la STN a la Direccin Jurdica afecta la integridad y oportunidad de la informacin requerida por la Direccin (eventualmente se requerira establecer mecanismos de coordinacin para la eventual relacin directa entre instancias de DERFE y DJ) De acuerdo al manual de organizacin de la STN, nicamente debe supervisar la aplicacin de lineamientos, a travs de la Subdireccin de Seguimiento Normativo
Tambin est previsto en el manual que la Jefatura de Procedimientos y Anlisis elabore convenios, opiniones y proyectos
An cuando est previsto que la Subdireccin de Seguimiento Normativo asista a las reuniones convocadas para la Secretara, dos reas mas de la STN asisten de igual manera
La Direccin de Atencin Ciudadana de DERFE funge como la ventanilla hacia la ciudadana en temas diversos, mientras que el rea de Convenios y Colaboracin tambin realiza algunas de estas actividades 448
Media-Alta
Alta
Debido al nivel de especializacin, se estima compleja la consolidacin de actividades de la Direccin de Resolucin y Normatividad de la UFRPP
Proceso de Fiscalizacin UFRPP
Hallazgos
El proceso de fiscalizacin requiere de la cercana interaccin entre las Direcciones de Auditora y Resoluciones y Normatividad, as como con los Partidos Polticos Nacionales El proceso se repite por cada tipo de informe, ya sea anual o durante el proceso electoral, para cada Partido Poltico Nacional, Coaliciones y Agrupaciones Polticas, Observadores Electorales y organizaciones de ciudadanos que pretendan obtener registro como partido poltico
Entrega de informe s
Primera vuelta
Aclaracin y modificacin
Atencin de observaciones
Valoracin de observaciones
Segunda vuelta
Aclaracin y modificacin
Atencin de observaciones
Valoracin de observaciones
Dictamen
Proyecto de resolucin
Informes elaborados
Informe de Precampaa Expeditos* Informes de Observadores Electorales Informe de Precampaa Ordinario* Informes Trimestrales Partidos Informe Anual Partidos Polticos Polticos Nacionales Nacionales Informe Anual Agrupaciones Polticas Informes de Campaa*
* Elaborado slo en proceso electoral
La presentacin del proyecto de reglamento para la fiscalizacin de recursos y de desahogo de procedimientos El inicio de los procedimientos administrativos de carcter oficioso El proyecto de resolucin para el Consejo General El informe circunstanciado respecto a los medios de impugnacin
449
En procedimientos disciplinarios, la Direccin Jurdica es segunda instancia; mientras que en materia de contratos su participacin actual es puntual
Relacin primera, segunda y ltima instancia
Hallazgos
Primera Instancia
Resoluciones
Segunda Instancia
Resoluciones
ltima Instancia
Procedimientos Disciplinarios
Inconformidad de resolucin
Juicios Laborales
Desechamientos
Desechamientos
DESP E
DP
Direccin Jurdica
Proceso de Contratos
Autoridades Externas
La Direccin de Personal y las Juntas tienen competencia para resolver los procedimientos e inconformidades existentes como primera instancia para la rama administrativa Por otro lado, la DESPE sustancia procedimientos para funcionarios del SPE previo a enviar a la DJ para resolucin Aproximadamente se generan 500 inconformidades en ambas direcciones de las cuales se desechan alrededor del 60% Los asuntos restantes proceden a la Direccin de Asuntos Laborales en la Direccin Jurdica, donde son resueltos o pueden continuar a la siguiente instancia en la autoridad competente El conocimiento de los asuntos laborales en la segunda instancia facilita tambin su participacin como representante del Instituto ante la ltima instancia
Hallazgos
El proceso de contratos se ve fracturado al llegar a la validacin, en la que la Direccin Jurdica participa por medio de su Direccin de Normatividad y Contratos Al no estar involucrada desde la elaboracin del contrato, la validacin se torna complicada ya que no se elabora el contrato bajo los lineamientos establecidos Las observaciones de la Direccin son ignorados debido al manejo de tiempos del rea requisitora
450
La Direccin Jurdica cuenta con la capacidad para realizar al menos el 50% de los objetivos de la Direccin de Anlisis e Integracin de la DEPPP
Objetivos Especficos DAI Coadyuvar en la reforma al Reglamento de Acceso a Radio y Televisin en Materia Electoral Elaborar los informes de requerimientos y de reprogramacin de transmisiones hechos a los concesionarios y permisionarios de radio y televisin Notificar a los concesionarios y permisionarios de radio y televisin del Distrito Federal Recibir, analizar y reportar la informacin relativa a los presuntos incumplimientos de concesionarios y permisionarios Elaborar las vistas a la Secretara del Consejo General en las cuales se consigne de manera fundada y motivada los presuntos incumplimientos a la legislacin electoral federal Notificar las medidas cautelares cuando la Comisin de Quejas instruya al Secretario Tcnico del Comit de Radio y Televisin Brindar asesora a los rganos desconcentrados en la aplicacin de las normas reglamentarias en materia de acceso a radio y televisin Elaborar los proyectos de acuerdo del Consejo General Elaborar los proyectos de acuerdo del Comit de Radio y Televisin DAI Dir. Jurdica
Inexistente
Baja
Media
Media-Alta
Alta
451
Las funciones de alto valor se realizan en la Direccin Jurdica mientras que en otras unidades se realizan funciones especficas a su mbito de accin
Jurdico Asesora jurdica Normatividad y Contratos Central
Atencin a Quejas
Asuntos Laborales
Contencioso
Atencin de requerimientos Elaboracin y presentacin de denuncias Presentacin y contestacin de demandas Creacin de notas e Informes
Atencin a consultas Documentacin normativa Participacin en Comisin de Reglamentos Gestin de convenios Revisin de contratos Atencin a solicitudes de transparencia
Atencin a Impugnaciones Anlisis recursal Creacin de notas e informes Remisin de multas Soporte jurdico electoral Apoyo a la capacitacin
Desahogo de procedimientos Notificaciones Atencin a solicitudes de transparencia Creacin de notas e informes Elaboracin de resoluciones Apoyo a la capacitacin
Juicios laborales Procedimientos disciplinarios Revisin y validacin de instrumentos jurdicos Recursos de inconformidad Notificaciones Apoyo a la capacitacin
Personal administrativo
Elaboracin de oficios Atencin a consultas Atencin a requerimientos Notificaciones Creacin de notas e Informes Gestin de convenios Atencin a solicitudes de transparencia
En sitio
rganos descentralizados
Notificaciones
452
En particular, los procesos de normatividad y contratos, elaboracin de oficios y notificaciones, entre otras, presentan oportunidades de consolidacin
Situacin Actual de Jurdico en IFE
DEPyPP
UFRPP DESPE
DRM
+ + + + + + + + + + + + +
+ + + + + + +
+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +
Atencin de Impugnaciones Creacin de notas e informes Remisin de multas Soporte jurdico electoral Desahogo de procedimientos Asesora jurdica Atencin de requerimientos Elaboracin y presentacin de denuncias Presentacin y contestacin de demandas Atencin a consultas Documentacin normativa Participacin en Comisin de Reglamentos Gestin de convenios Revisin de contratos Atencin a solicitudes de transparencia Juicios laborales Procedimientos disciplinarios Revisin y validacin de instrumentos jurdicos Recursos de inconformidad Notificaciones Elaboracin de resoluciones Conciliacin laboral Apoyo a la capacitacin Elaboracin de oficios
+ + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + +
Responsabilidad administrativa
Ejecucin
DRM
STN
STN
JLE
JLE
DP
DP
JD
JD
DJ
DJ
453
El enfoque de la realizacin de las funciones jurdicas se encuentra centralizado para funciones de alto valor y descentralizado para funciones transaccionales
Modelo de Entrega de Servicios Naturaleza de las Funciones Procesamiento de Operaciones
(Alto volumen, Actividades de bajo valor agregado) Desconcentrado
Soporte en Sitio
Socio Estratgico
Procedimientos disciplinarios
Especfico
Central
Creacin de notas e informes Gestin de convenios Atencin a solicitudes de transparencia Notificaciones Atencin a requerimientos
Centralizacin
Centros de Excelencia
(Toda la organizacin)
Genrico
Atencin a impugnaciones Elaboracin y presentacin de denuncias Presentacin y contestacin de demandas Revisin de contratos Recursos de inconformidad Remisin de multas Juicios laborales
Anlisis recursal Soporte jurdico electoral Asesora jurdica Participacin en Comisin de Reglamentos Revisin y validacin de instrumentos jurdicos
454
El costo de la funcin jurdica se distribuye en los cuatro cuadrantes del modelo, indicando una asignacin relativamente balanceada de las actividades
Modelo de Entrega de Servicios Naturaleza de las Funciones Procesamiento de Operaciones
(Alto volumen, Actividades de bajo valor agregado)
Soporte en Sitio
Rama / TM MM A 33 Total 33
Costeo para Soporte en Sitio Local
Socio Estratgico
MS TO 2 2
Total
Total 35 35 $15,729,266
Especfico
Local
Rama / TM MM A 22 E 16 P Total 38
Central
MS 2
TO 35 63 3 101
Total
Total 59 79 3 141
$46,921,478
Rama / TM MM A 30 E 2 P 3 Total 35
MS 1
TO 9 2 2 13
Total
Total 40 4 5 49 $29,693,183
Centralizacin
(Toda la organizacin)
Centros de Excelencia
TO 26 2 9 1 38 Total 46 3 11 3 63 $30,281,661 Rama / TM A E O Total MM 29 1 30 MS 1 TO 24 8 1 33
Total
Rama / TM A E O P Total
MM 20 1 2 2 25
MS
Genrico
Total 54 9 1 64 $37,181,160
Total
455
Se evaluaron las oportunidades de consolidacin a la luz de cuatro criterios con el objetivo de identificar el impacto y su factibilidad de implantacin
Las oportunidades derivadas de la dispersin de funciones jurdicas a travs del Instituto fueron evaluadas bajo los cuatro criterios definidos, resultando la normatividad como el principal obstculo para una eventual consolidacin de las funciones. No obstante se identificaron tres oportunidades de consolidacin potenciales con menor impacto en la normativa.
Tipo de Oportunidad
Consolidacin
Descripcin
Consolidacin de parte de la Direccin de Anlisis e Integracin (DEPPP) a la Direccin Jurdica Consolidacin de parte de la Secretaria Tcnica Normativa (DERFE) a la Direccin Jurdica Consolidacin de la Direccin de Resoluciones y Normatividad (UFRPP) a la Direccin Jurdica Consolidacin de la Subdireccin de Normatividad y Procedimientos (DESPE) a la Direccin Jurdica Consolidacin del la Jefatura de Departamento de Normatividad (DPDEA) a la Direccin Jurdica Consolidacin de la Jefatura de Departamento de Contratos (DRM-DEA) a la Direccin Jurdica
Consolidacin
Consolidacin
Consolidacin
Consolidacin
Consolidacin
Bajo
Medio
MediaAlto
Alto
456
De la implementacin de la iniciativa propuesta se podrn obtener beneficios cuantitativos y cualitativos para el Instituto
Tipo de Oportunidad Descripcin Beneficios
Contar con un enfoque nico de la funcin Jurdica para proporcionar servicios al Instituto alineado a sus prioridades Consolidacin de parte de la Direccin de Anlisis e Integracin (DEPPP) a la Direccin de Quejas Consolidacin de parte de la Secretaria Tcnica Normativa (DERFE) a la Direccin de Normatividad y Contratos y la Direccin de lo Contencioso a la Direccin Jurdica Consolidacin de la Jefatura de Departamento de Contratos (DRM-DEA) a la Direccin de Normatividad y Contratos de la Direccin Jurdica Aprovechar sinergias y mejores prcticas dentro del Instituto y poder permearlas a todo el alcance de la funcin Contar con procesos estandarizados que permitan incrementar los niveles de calidad en el servicio, tiempo de resolucin y entrega, generar indicadores e informacin consistentes as como implementar mecanismos de mejora continua Centralizacin de la informacin, con alta disponibilidad frente a cualquier solicitud o bsqueda Evitar la dependencia de otras reas dentro del Instituto, fomentando un incremento en el flujo de los procesos y actividades
Consolidacin
Iniciativas y Recomendaciones
Al fungir como primera instancia, las reas de normatividad de DESPE y DEA desempean un papel importante en el filtro de los asuntos presentados, lo que permite a la Direccin de Asuntos Laborales mayor enfoque como segunda instancia Las actividades de contratos en DEA, as como parte de la funcin de normatividad de DERFE y DEPPP pueden ser consolidadas tanto en la Direccin de Normatividad y Contratos como en la Direccin de Quejas respectivamente, fortaleciendo el proceso de revisin, validacin y resolucin de asuntos Aunque las funciones desempeadas relacionadas a la normatividad de las actividades de UFRPP pueden ser consolidadas, se recomienda mantenerlas en la unidad debido a su contexto e importancia dentro del Instituto
457
Fuera de la Direccin Jurdica, el nmero de funcionarios es similar entre reas pero el costo se ve incrementado por la especializacin en el tema atendido
Funcionarios Jurdico Costo en Millones de Pesos Costo Promedio por funcionario MS y MM 858,894 706,348 460,725 704,215
616,704
898,031 579,495
150
100
50
20
40
60
80
100 Millones
Aunque el costo promedio (MM y MS) de la Direccin Jurdica es similar al de las reas jurdicas de UFRPP y DERFE, el alcance y el nivel de conocimiento sobre los temas presenta diferencias relevantes En tema de eficiencia, las reas jurdicas de DESPE y DEA cuentan con costos por funcionario bajos, cuando su alcance es hacia todo el Instituto La STN, cuenta con un alto nmero de funcionarios pero es eficiente en el tema de costeo (incluyendo TO) gracias a que el 76% de su personal pertenece a la rama de Honorarios Eventuales Al atender a todo el Instituto y ser el rea lder de la funcin jurdica, los indicadores de gasto y personal de la Direccin Jurdica se encuentran relativamente en niveles mnimos, debido a su alcance general, tanto en presupuesto como en plantilla
.07% 1% 1.1% 2% 3.7% 6.6% 7.5% 7.9%
DEA
DJ
DESPE
JLE
DEPPP
STN
UFRPP
.08%
2.08%
3.66%
6.4%
13.5%
STN
DEPPP
UFRPP
Mx.
Min.
Mediana
Media
NC = Nmero de Colaboradores
459
El diseo de la estructura no est alineado a tendencias de modernizacin que instan a una clara reduccin de los tramos de control
Perspectiva
Tendencia
Acotacin de niveles jerrquicos mediante la redefinicin de responsabilidades para alcanzar una entrega oportuna de servicios
Resultados
Mayor enfoque en resultados Estructura de gestin oportuna y eficiente Mayor interaccin entre reas
Volumen
T O T A L
R A T I O S
Costos
Costo de la Estructura de Gestin
Alineacin a la tendencia
DJ 1:4
Alineacin alta Alineacin media
Tramos de Control
Costo de Supervisin
Poca alineacin
Alineacin baja
DIRECCIN JURDICA 1:0 SECRETARA TCNICA NORMATIVA 1:0 DIRECCIN DE ANLISIS E INTEGRACIN - DEPPP DIRECCIN DE RESOLUCIN Y NORMATIVIDAD - UFRPP
1:2
1:5
1:23
1:25
FUNCIN JURDICA
1:7
1:19
1:25
1:0
1:2 1:2
1:3
1:10
1:25
1:0
1:3
1:25
1:6
1:2
1:3
1:25
1:4
1:9
1:17
1:25
460
Los roles de directores y subdirectores de la Direccin son similares, permitiendo una reduccin de niveles jerrquicos equivalente a un ahorro de 8.5 mdp*
Anlisis de funciones por nivel en la Direccin Jurdica (MM y MS)
Nivel
Normativo
Diseo
Monitoreo y Control
Ejecucin
NC
Costeo (mdp)
Director Ejecutivo
$2.56
Central
Director
$10.1
$28.1 mdp
3 4
Subdirector
16
$18
Jefe de Departamento
32
$18.7
Actual
NC Costo
Mdp
Potencial
46 40.9
Ahorros
8 $8.5
54 $49.4
461
De la implementacin de la iniciativa propuesta se podrn obtener beneficios cuantitativos y cualitativos para el Instituto
Tipo de Oportunidad
Descripcin
Modernizacin
Tipo de Oportunidad
Descripcin
Beneficios
Modernizacin
Incremento de eficiencia y calidad en la entrega del servicio legal al Instituto Mayor flujo de los procesos a travs de la estructura
El exceso de supervisin y la existencia de tramos de control reducidos genera falta de apoderamiento de los resultados obtenidos en la operacin, as como oportunidades de eficiencias en trminos de niveles jerrquicos y/o nmero de supervisores Existe la posibilidad de sinergia en las actividades de los subdirectores y los directores de las reas, sin contar la estructura de la Direccin de Quejas ya que se maneja por silos gestionados por los subdirectores
Bajo
Medio
MediaAlto
Alto
462
Las notificaciones son realizadas por distintos equipos/colaboradores dentro del Instituto, lo que evidencia sinergias de colaboracin
Centralizado
DF (27 Distritos), Of. Centrales
NC rea o puesto Depto. de Procedimientos - Direccin de Quejas rea por colaborador 211 km Cliente 671 NC Direccin Jurdica Dir. Jurdica DEPPP UFRPP Dir. Jurdica DEPPP UFRPP 6,541 km DERFE rea por colaborador: 2,925 km Alcance: 32 JLE 300 Distritos
32
Descentralizado
32 300
300
Clasificacin tipo 1
Colaborador Central
Necesidad de notificacin
Generacin de notificacin
Clasificacin tipo 2
Colaborador Local
Entrega
Modificacin al proceso
Clasificacin tipo 3
Colaborador Distrital
464
De la implementacin de la iniciativa propuesta se podrn obtener beneficios cuantitativos y cualitativos para el Instituto
Tipo de Oportunidad
Redistribucin de recursos
Descripcin
Fortalecer y capacitar al personal de notificaciones del Instituto y establecer un alcance ordenado para cada equipo
Tipo de Oportunidad
Descripcin
Beneficios
Redistribucin de recursos
Fortalecer y capacitar al personal de notificaciones del Instituto y establecer un alcance ordenado para cada equipo
Incremento de eficiencia y calidad en la entrega del servicio de notificaciones Alineacin de la actividad con los principales procesos jurdicos
Al consolidar los requerimientos de notificaciones, stos se podran canalizar de manera ms eficiente sin la necesidad de consolidar el proceso de notificacin ni crear un rea especfica La correcta visibilidad de los recursos disponibles, sus capacidades y facultades ayudaran a la efectiva entrega y terminacin del proceso de notificacin, lo que resultara en eficiencias de tiempo y resolucin de asuntos
Bajo
Medio
MediaAlto
Alto
465
De los hallazgos identificados inicialmente, podemos llegar a las siguientes conclusiones que debern regir el diseo futuro de la Direccin Jurdica
Conclusiones por hallazgo
1. El involucramiento directo en la elaboracin de contratos por parte de la Direccin Jurdica llevara a obtener mayor alineacin y cumplimiento con las normas establecidas en la materia 2. Al focalizar los esfuerzos en materia jurdica y normativa del Registro Federal de Electores, se podra llegar a mejores resultados en la utilizacin de los recursos y eficiencia estructural
3. El traslado de la generacin de oficios en materia de radio y televisin para el inicio de procedimientos fortalecera el proceso de circunstanciado y generacin de los procedimientos de la Direccin de Quejas
4. De acuerdo a prcticas lderes, el nivel de tramo de control dentro de la Direccin Jurdica es bajo, lo que incrementa el costo de la estructura y el flujo de los procesos. El anlisis de funciones y atribuciones demuestra que existe la posibilidad de sinergias entre las posiciones de director y subdirector 5. El fortalecimiento del proceso de notificacin generara beneficios cualitativos a todas las reas usuarias, principalmente a la Direccin Jurdica en la agilizacin los procesos de tramitacin y sustanciacin
467
Implementando acciones derivadas del rediseo organizacional, el rea obtendra ahorros potenciales de 13.5 mdp* en sus costos del captulo 1000
Mientras que dentro de la Direccin Jurdica se pueden obtener ahorros potenciales por 13.5 mdp, la consolidacin de parte de las estructuras de la Secretara Tcnica Normativa de DERFE y la Direccin de Anlisis e Integracin de la DEPPP traer consigo beneficios adicionales en el costo total de la funcin Jurdica del Instituto
NC 5
NC Impactado 5
Ahorro Potencial* -
2.9
90
20.1
3.8
22
25
15.8
2.5
Direccin Jurdica
147
77
13.5
12
13.5
43
8.5
*El ahorro potencial se presenta como dato direccional, se consider el escenario ms conservador. En el caso de los ahorros de otras reas, stos no se consideran como ahorros para la Direccin Jurdica debido a que se estn considerando como ahorros potenciales en dichas reas.
Fuentes: Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
468
D.- Anexos
El cumplimiento de actividades de acuerdo al Manual de Organizacin 2009 tiene una alineacin significativa con las funciones actuales de los colaboradores Existe un exceso de carga de trabajo que sobrepasa la capacidad de recursos en las reas Las atribuciones de la direccin se perciben como poco claras ante los distintos rganos del Instituto Existen reas a lo largo del Instituto con actividades similares a las de la Direccin Jurdica, pero con diferente enfoque La fragmentacin de los procesos jurdicos afecta a la calidad de la entrega de los servicios de la direccin La calidad de los insumos necesarios para realizar las actividades correspondientes provenientes de otras reas es deficiente La dispersin fsica entre las direcciones afecta la interaccin entre las mismas Se percibe que la participacin de la Direccin Jurdica en las distintas Comisiones del Consejo General no abarca la totalidad de las comisiones con implicaciones jurdicas para el Instituto
470
Direccin de lo Contencioso
471
Direccin de Quejas
472
La estructura actual de la direccin rebasa a las necesidades para llevar a cabo sus atribuciones
El tramo de control entre las reas organizadas por partido poltico es diferente entre cada una, contando con diferencias en las estructuras de casi el doble de posiciones
La Jefatura no tiene lnea de reporte bien definida, en el caso de haber algn tema acude al Director de Recursos Materiales La Jefatura lleva tanto los contratos de adquisiciones y los contratos inmobiliarios, estos ltimos deberan de tratarse en la Jefatura de Contratos Inmobiliarios Se llevan a cabo temas de contratos de la DEA en general
En el proceso de las imposiciones de sanciones y la asesora hacia direcciones, unidades y rganos, el rea se encuentra desarrollando criterios orientadores para lograr enfoques homogneos.
473
Una actividad adicional que debera ejecutar a raz del Estatuto reformado en 2010 es la conciliacin, esta actividad no se encuentra definida en la estructura del rea Se considera necesario revisar la atribucin del rea de gestionar inconformidades al proceso de Evaluacin del Desempeo ya que a pesar de tener un enfoque jurdico para resolverlos no participa en la definicin de los lineamientos del proceso y se enfrentan a cuestiones tcnicas del proceso durante las inconformidades como lo es la interpretacin subjetiva de las competencia
474
Usuarios
Modernizar la atencin de los proyectos de resolucin del rgano garante Modernizar e innovar la atencin de quejas y denuncias Defender y proteger adecuadamente los intereses del Instituto Eficientar la asesora y capacitacin jurdica
Procesos
Consolidar el anlisis de sentencias del Tribunal Electoral como un insumo de consulta institucional
Impulsar la remodelacin y funcionalidad de espacios fsicos Contar con personal profesional, capacitado y con vocacin de servicio
475
cumplimiento de funciones
Cumplimiento
Direccin de lo Contencioso
Direccin de Quejas
Aunque la direccin cuenta con un alto grado de alineacin, existen actividades adicionales que no estn reflejadas en el manual
Baja
Media
Media-Alta
Alta
477
La claridad que existe en los roles y responsabilidades del rea, junto con su especializacin en temas jurdicos laborales, resultan en un alto nivel de alineacin frente a las actividades formales y atribuciones del rea
Del total de las actividades realizadas, solo el 25% estn alineadas con el manual de organizacin
La direccin cumple en su totalidad las actividades previstas del taller manual de organizacin
La direccin cumple en su totalidad las actividades previstas del taller manual de organizacin
Inexistente
Baja
Media
Media-Alta
Alta
478
Ejecucin
Ejecucin
Revisar y presentar al Director el anteproyecto de informe circunstanciado respecto de los actos recurridos.
Revisar el texto de los autos que se emiten en los actos de tramitacin y sustanciacin de los medios de impugnacin.
Revisar la integracin de los expedientes que corresponden a los medios de impugnacin, para su resolucin. Verificar la fijacin en estrados de los documentos que deben ser exhibidos durante el tiempo legalmente establecido. Analizar el contenido de las resoluciones emitidas por el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacin."
Inexistente
Baja
Media
Media-Alta
Alta
479
Ejecucin
Ejecucin
Media
Media-Alta
Alta
480
Ejecucin
Ejecucin
Coadyuvar en la elaboracin del Programa de Trabajo de la Direccin, acorde con las polticas y programas generales. Supervisar que las disposiciones legales, normas y lineamientos aprobados, se cumplan en las unidades administrativas bajo su adscripcin.
Presentar el proyecto de polticas y programas de la Direccin de rea, as como las actividades en materia de actos recursales del Calendario Anual del Instituto.
Elaborar los informes solicitados. Coadyuvar en el anlisis del contenido de las resoluciones relevantes emitidas por el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacin, en los asuntos en los que el Instituto haya sido parte.
Inexistente
Baja
Media
Media-Alta
Alta
481
Ejecucin
Inexistente
Baja
Media
Media-Alta
Alta
482
Cumplimiento de funciones de acuerdo al Manual de Organizacin 2009 Abogado Instructor de Procedimientos Administrativos Sancionadores Ordinarios y Especiales
Ejecucin
Ejecucin
Inexistente
Baja
Media
Media-Alta
Alta
483
Ejecucin
Ejecucin
Revisar y presentar a la Direccin el anteproyecto de informe circunstanciado respecto de los actos recurridos.
Media
Media-Alta
Alta
484
Ejecucin
Ejecucin
Verificar que se lleven a cabo las investigaciones requeridas por las reas internas del Instituto o para el desahogo de las consultas planteadas.
Proporcionar la asesora jurdica que requieran los diversos rganos del Instituto, respecto de la interpretacin y aplicacin de normas en materias civil, mercantil, administrativa, de amparo y otras materias jurdicas. Supervisar y revisar la ejecucin de las actividades que, en cumplimiento a las obligaciones en materia de Transparencia y Acceso a la Informacin, debe realizar el Instituto, as como la sustanciacin de los recursos e incidentes que, de conformidad con la ley y reglamento de la materia, sean procedentes. Revisar los oficios de peticin y dictamen que en su caso remitan los rganos centralizados y desconcentrados del Instituto Federal Electoral y asesorar en los procedimientos legales en materia civil, mercantil, administrativa, de amparo en rganos delegacionales y subdelegacionales. Realizar en coordinacin con las reas competentes, los trmites correspondientes ante autoridades locales y federales para la regularizacin de inmuebles. Analizar y dar respuesta a los requerimientos de las autoridades jurisdiccionales y las solicitudes formuladas por diversas autoridades administrativas, as como de los ciudadanos respecto de la informacin contenida en el Padrn Electoral. Coadyuvar con la Direccin Ejecutiva del Registro Federal de Electores en las cancelaciones e inhabilitaciones de ciudadanos en sus derechos polticos. Inexistente Baja Media
Supervisar que las disposiciones legales, normas y lineamientos aprobados, se cumplan en las unidades administrativas bajo su adscripcin.
Revisar y presentar a la Direccin el anteproyecto de informe circunstanciado respecto de los actos recurridos.
Media-Alta
Alta
485
Cumplimiento de funciones de acuerdo al Manual de Organizacin 2009 Subdireccin de Convenios y Contratos (1/2)
Ejecucin
Ejecucin
Verificar y coordinar que se proporcione asesora en las materias de su competencia a los diversos rganos del Instituto.
Supervisar la atencin y desahogo de las consultas y requerimientos de normatividad solicitados por los distintos rganos del Instituto, as como el estudio y anlisis que sustenten las respuestas a los mismos. Vigilar que la revisin de los diversos instrumentos legales se efecte en estricto apego a la normatividad establecida.
Vigilar la sistematizacin y actualizacin de la legislacin en general, para uso y consulta de las diversas reas del Instituto. Supervisar la revisin de proyectos de contratos y convenios de carcter administrativo, civil y mercantil que remitan las diversas reas del Instituto. Supervisar el anlisis y desahogo de consultas en materia contractual que sean requeridas.
Supervisar la revisin y validacin del contenido de convenios o acuerdos de colaboracin en materia electoral, anexos tcnicos y dems instrumentos legales relativos que solicitan los diversos rganos del Instituto, para someterlos a la consideracin del Director Jurdico. Supervisar el registro y archivo de los convenios de colaboracin, anexos tcnicos, entre otros.
Media Media-Alta Alta Actividades no incluidas en el manual
Inexistente
Baja
486
Cumplimiento de funciones de acuerdo al Manual de Organizacin 2009 Subdireccin de Convenios y Contratos (2/2)
Ejecucin
Elaborar los informes solicitados. Supervisar que las disposiciones legales, normas y lineamientos aprobados, se cumplan en las unidades administrativas bajo su adscripcin. Revisar y presentar a la Direccin el anteproyecto de informe circunstanciado respecto de los actos recurridos. Supervisar los trmites de registro encaminadas a obtener el nmero ISBN ante el Instituto Nacional de Derecho de Autor Supervisar los trmites tendientes a los registros de marca, tramitados ante el Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial Elaborar proyectos de respuesta a las consultas o informes que requiera la Contralora General del Instituto en los procedimientos de inconformidad o conciliacin presentados por los proveedores o licitantes
Inexistente Baja Media Media-Alta Alta Actividades no incluidas en el manual
487
Ejecucin
Ejecucin
Coadyuvar en la elaboracin del Programa de Trabajo de la Direccin. Supervisar que las disposiciones legales, normas y lineamientos aprobados, se cumplan en las unidades administrativas bajo su adscripcin. Desarrollar, implantar y en su caso modificar medidas, para modernizar y simplificar los mtodos y procesos de trabajo de su rea. Supervisar la integracin de los informes peridicos de la Direccin Jurdica.
Inexistente
Baja
Media
Media-Alta
Alta
488
Ejecucin
Ejecucin
Supervisar el seguimiento y registro de actividades del Calendario Integral del Proceso Electoral Federal
Supervisar el seguimiento y cumplimiento de los proyectos de la Direccin de Normatividad
Inexistente
Baja
Media
Media-Alta
Alta
489
Cumplimiento de funciones de acuerdo al Manual de Organizacin 2009 Subdireccin de Asuntos Laborales (1/2)
Funciones Manual de Organizacin 2009
Llevar a cabo la representacin del Instituto ante cualquier tipo de autoridad o particulares en los procedimientos laborales. Representar al Instituto Federal Electoral ante el Tribunal Electoral del Poder Judicial de la Federacin y otras autoridades en los juicios instaurados en su contra en materia laboral. Coordinar la ejecucin de los trmites correspondientes a la integracin de los expedientes instrumentados con motivo de los procedimientos administrativos iniciados. Revisar y presentar al Director el texto de los proyectos de resoluciones que deban emitirse en los procedimientos disciplinarios instruidos a miembros del Servicio y en recursos de inconformidad contra resoluciones dictadas en el procedimiento administrativo seguido contra el personal de la rama administrativa. Establecer comunicacin y coordinarse con el personal de los rganos internos de las unidades administrativas del Instituto para la atencin de los asuntos. Supervisar que se lleven a cabo investigaciones requeridas por las reas internas del Instituto o para el desahogo de las consultas planteadas. Proporcionar la asesora jurdica que requieran los diversos rganos del Instituto, respecto de la interpretacin y aplicacin de normatividad en materia laboral. Coordinar la elaboracin y revisar el contenido de los proyectos de resolucin que se elaboran en los procedimientos disciplinarios seguidos en contra de algn miembro del Servicio, determinando la sancin correspondiente con base en las normas establecidas.
Inexistente Baja Media
Ejecucin
Ejecucin
Supervisar la revisin de los proyectos de instrumentos jurdicos en el mbito laboral. Supervisar la revisin de proyectos de acuerdo que sern sometidos para la aprobacin tanto de la Junta General Ejecutiva, como del Consejo General. Revisar el contenido de los documentos elaborados para la atencin de consultas, en los aspectos laborales. Supervisar la realizacin de los trmites necesarios ante las instancias y rganos competentes para el desahogo de los diversos asuntos relacionados con la materia laboral. Coordinar y supervisar la sustanciacin, resolucin y notificacin de las resoluciones y recursos en materia laboral. Proponer estrategias para la atencin de los asuntos en materia laboral en el Instituto y/o verificar su aplicacin.
Media-Alta
Alta
490
Cumplimiento de funciones de acuerdo al Manual de Organizacin 2009 Subdireccin de Asuntos Laborales (2/2)
Ejecucin
Supervisar el control de los asuntos de trmite, de manera que se determine su prosecucin o archivo. Representacin o defensa legal ante autoridades administrativas y procedimientos de esa misma ndole, en asuntos que son o debieron resolverse en jurisdiccin laboral.
Inexistente
Baja
Media
Media-Alta
Alta
491
A. Entendimiento
Para el diagnstico de la Direccin del Secretariado analizamos la normatividad y las bases de datos del personal, as como otros documentos relevantes
Documentos Analizados
Nombre Manual de Organizacin General 2009 Cdigo Federal de Instituciones y Procesos Electorales Reglamento Interior del IFE Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013 Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el Ejercicio 2013 Mapas Estratgicos de las URs Descripcin Descripcin de puesto asignadas por cada unidad responsable Normas constitucionales poltico electorales Reglamento interior de trabajo Compensacin Anual Total de los colaboradores Estrategias orientadas a mejorar la eficacia, eficiencia, transparencia y racionalidad en la planeacin, programacin y presupuestacin de los recursos del Instituto Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional
494
Asimismo, se levant informacin a travs de 9 entrevistas con los principales funcionarios del rea de Direccin del Secretariado en el nivel central
Entrevistas
Nombre
1
Puesto
Director del Secretariado
Director de coordinacin y anlisis Director de apoyo a rganos centrales Subdirector de planeacin Subdirector de apoyo tcnico y logstico
Juan Carlos Cuervo Silvia Luca Gonzlez Gilberto Guzmn Jos Alfredo Garca
495
La Direccin del Secretariado tiene 2 grandes iniciativas que despliega a travs de 8 objetivos operativos que contribuyen a la misin y visin del Instituto
Misin IFE Visin IFE
Proyectos Especficos
1. Ordenamientos Electorales - Dotar a las oficinas centrales y rganos desconcentrados del Instituto de los elementos jurdicos necesarios para el buen desarrollo de sus funciones. 2. Elaboracin de la Memoria del Proceso Electoral Federal 2011-2012- La Memoria es el documento ms completo que busca testimoniar los hechos y eventos que ocurrieron en el desarrollo del Proceso Electoral Federal 2011- 2012, as como un documento que sirva como una fuente permanente de consulta para que los investigadores, acadmicos, estudiantes, funcionarios, trabajadores del Instituto, militantes de los partidos polticos y para la ciudadana en general, tengan a la mano todas las acciones realizadas por el IFE durante dicho proceso.
6 Mantener el funcionamiento en el seguimiento de las actividades relevantes de las Juntas Locales y Distritales Ejecutivas
Mantener el Mantener el funcionamiento funcionamiento Mantener en la elaboracin en el seguimiento actualizado el y publicacin de del cumplimiento Archivo del las actas de acuerdos y Consejo General aprobadas por el resoluciones del y la Junta Consejo General Consejo General General Ejecutiva y la Junta y Junta General General Ejecutiva Ejecutiva
Asegurar el apoyo logstico y tcnico a las sesiones del Consejo General y sus Comisiones as como a la Junta General Ejecutiva.
Objetivos operativos
Fuente: Planeacin Tctica, Mapas Estratgicos de las URs y Operativa del Instituto Federal Electoral para el Ejercicio 2013
496
La Direccin del Secretariado actualmente opera con 69 colaboradores, de los cuales el 33.3% son niveles de MM y MS con un costo de nmina aproximado de $34.6 mdp
NC
Rama Total de MM y MS A Nombre del Puesto 10 19 MS Tipo de mando Total de TO A MS
Costo Total
Mdp
MM y MS TO CENTRAL TOTAL
A MM
(1)
24 46 70
MM
MM
Distribucin de personal y costo por rea MS y MM 20.00 18.00 16.00 14.00 12.00 10.00 8.00 6.00 4.00 2.00 $ 17,395,894 $ 343,595 $ 9,086,492 $ 255,497 $ 299,512 $ 6,220,540 $ 1,049,348
Direccin de Apoyo a rganos Centrales Costo del rea MDP $34.6 $17.7 26.0%
497
B. Diagnstico
Se identificaron 3 hallazgos principales relacionados con el modelo de operacin que ofrecen oportunidades de modernizacin y redistribucin de recursos
Director del Secretariado
Hallazgo
Descripcin Se cuenta con un tramo de control reducido de 1:2 y 1:3, diferente a los tramos de control de mejores prcticas No existe una clara definicin de roles y responsabilidades en puestos de la misma subdireccin Los procesos estn divididos entre diferentes reas, generando posibles redundancias
Oportunidades
Redisear la configuracin del rea considerando una estructura menos jerrquica y ampliando los tramos de control
3. Procesos Fragmentados
Contar con una estructura organizacional que integre los procesos del rea, de tal forma que cada rea sea responsable de la totalidad de uno o ms procesos
Modernizacin
Redistribucin de recursos
499
B. Diagnstico - Hallazgo 1
Tramo de control estrecho
Los tramos de control de la Direccin del Secretariado son muy reducidos lo que ocasiona que se generen ineficiencias operativas
El tramo de control para los directores y subdirectores del rea es el siguiente:
Director del Secretariado
1:0
1:1
1:2
1:3
1:4
1:5
1:0
1:1
1:2
1:3
1:4
1:5
Director de apoyo a rganos centrales Subdirector de apoyo tcnico y logstico Subdirector de rganos desconcentrado
1:0
1:1
1:2
1:3
1:4
1:5
1:0
1:1
1:2
1:3
1:4
1:5
1:0
1:1
1:2
1:3
1:4
1:5
Subdirector de planeacin
1:0
1:1
1:2
1:3
1:4
1:5
Subdirector de archivo
1:0
1:1
1:2
1:3
1:4
1:5
1:1
1:2
1:3
1:4
1:5
La Direccin del Secretariado se encuentra altamente jerarquizada lo que dificulta la operacin y comunicacin dentro del rea La moda en el tramo de control es de 1:2, representando un nmero mnimo de personal a cargo de los directores y subdirectores, lo que reduce la claridad de la responsabilidades operativas en todos los niveles El Director del Secretariado cuenta con el tramo de control ms amplio de 1:5. Sin embargo, tres de los puestos de su lnea de reporte son considerados como de soporte, por lo que su tramo de control efectivo es de 1:2
501
Comparando el tramo de control de la Direccin de Secretariado con mejores prcticas se encuentra una desalineacin significativa
Tendencias de modernizacin administrativa
Tendencia
Valor pblico
Acotacin de niveles jerrquicos mediante la redefinicin de responsabilidades para alcanzar una entrega oportuna de servicios
Talento
Eficiencia
Posibles beneficios
Mayor enfoque en resultados Estructura de gestin oportuna y eficiente Mejor interaccin entre reas
Innovacin
1:2 - 1:3
1:6
Se requiere contar con un tramo de control ms amplio que permita crear una estructura con menores niveles jerrquicos mejorando la interaccin dentro del rea y la eficiencia de la misma
502
B. Diagnstico - Hallazgo 2
Roles y responsabilidades no diferenciados
Se identific que no existe una diferenciacin significativa entre las funciones de los directores, subdirectores y jefes de departamento en ciertas funciones (1/4)
A continuacin se presenta el anlisis de las funciones duplicadas del Director de apoyo a rganos centrales con respecto a su lnea de reporte
Funciones
Coordinar la elaboracin del orden del da de las sesiones de la Junta y del Consejo General tomando como base la informacin proporcionada por cada una de las instancias responsables del Instituto, as como los antecedentes homlogos. Supervisar la ejecucin de los procedimientos relacionados con la celebracin de las sesiones del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva. Coordinar la realizacin de las actividades previas, durante y despus de las sesiones del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva que correspondan al mbito de su competencia. Coordinar la recepcin y distribucin de los documentos en medios digitales elaboradas por las diversas instancias del Instituto, para las sesiones del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva. Supervisar la elaboracin de guiones para el desarrollo de las sesiones del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva, en apoyo al Consejero Presidente y Secretario de dichos rganos colegiados. Supervisar la elaboracin de las tomas de protesta de nuevos integrantes del Consejo General designados por las instancias competentes. Coordinar la preparacin de antecedentes de los asuntos agendados en el orden del da de las sesiones del Consejo General, a fin de apoyar tanto al Secretario del Consejo como al Consejero Presidente o cualquier otro integrante del Consejo durante el desarrollo de las sesiones. Formalizar los Acuerdos y Resoluciones aprobados por el Consejo General y la Junta General Ejecutiva, asignndoles una clave de control e identificacin integrada con el nmero arbigo progresivo que corresponda, seguido por el ao de su aprobacin. Supervisar el registro de las votaciones formuladas por los Consejeros Electorales para la aprobacin de los Acuerdos y Resoluciones aprobadas para insertarlas en los documentos aprobados.
SDA
JDAJGE
JDACG
JDVEEA
SDAD
JDID
JDRE
Funcin Duplicada
504
Se identific que no existe una diferenciacin significativa entre las funciones de los directores, subdirectores y jefes de departamento (2/4)
Funciones
Coordinar la integracin de los Acuerdos y Resoluciones aprobados por el Consejo General y de la Junta General Ejecutiva. Supervisar para firma del Consejero Presidente y del Secretario del Consejo los Acuerdos y Resoluciones aprobados. Coordinar las notificaciones realizadas, slo por lo que respecta a los integrantes del Consejo General, de los Acuerdos y Resoluciones aprobados tanto los que se aprueban sin cambios como aqullos que son objeto de engrose. Coordinar la elaboracin de las versiones estenogrficas del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva.
SDA
JDAJGE
JDACG
JDVEEA
SDAD
JDID
JDRE
Coordinar la elaboracin de los Proyectos de Acta de las sesiones al Consejo General y la Junta General Ejecutiva para su envo a los integrantes de dichos rganos colegiados, a fin de que, en su caso, emitan observaciones.
Coordinar y supervisar la integracin de las Actas de las sesiones del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva. Coordinar con la Direccin de Coordinacin y Anlisis de la Direccin del Secretariado, el envo a la Unidad Tcnica de Servicios de Informtica de la publicacin en las pginas de internet, intranet y de transparencia del Instituto de los Acuerdos Resoluciones y Actas aprobados por el Consejo General y la Junta General Ejecutiva. Coordinar las gestiones necesarias para la publicacin en el Diario Oficial de la Federacin de los Acuerdos y Resoluciones aprobados por el Consejo General, y en su caso los que determine la Junta General Ejecutiva y otras dependencias del Instituto, con excepcin de aquellos que solicite la Contralora General. Coordinar la elaboracin del seguimiento de las publicaciones de los acuerdos, resoluciones y dictmenes del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva en el Diario Oficial de la Federacin. Coordinar la integracin al archivo de la documentacin generada en las sesiones del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva.
Funcin Duplicada
505
Se identific que no existe una diferenciacin significativa entre las funciones de los directores, subdirectores y jefes de departamento (3/4)
Funciones
Supervisar la instrumentacin de mecanismos para la guarda, custodia y conservacin de los archivos del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva. Coordinar la elaboracin de certificaciones vinculadas con la documentacin correspondiente al mbito de su competencia. Supervisar la atencin de solicitudes de informacin relacionadas con documentacin del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva que formulen los propios integrantes del Consejo General o bien, las diversas instancias del Instituto; as como las Solicitudes vinculadas con el mbito de su competencia, en materia de transparencia y acceso a la informacin. Solicitar materia vinculadas con el mbito de su competencia de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica. Coordinar la evaluacin del Calendario Integral y el avance fsico que sirven de base para la elaboracin de los informes trimestrales y anuales de la Direccin de rea. Coordinar la elaboracin de los informes trimestrales y anuales de la Direccin de rea para su integracin a los Informes de la Direccin del Secretariado que se someten a consideracin del Consejo y de la Junta. Coordinar la elaboracin del Catlogo de documentos y de la Gua Simple de Archivo del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva. Coordinar la elaboracin de las versiones estenogrficas solicitadas por las Comisiones del Consejo General, as como por diversas dependencias del Instituto. Coordinar la elaboracin de los trabajos especiales que solicita el Director del Secretariado. Acordar con el Director del Secretariado los asuntos correspondientes al mbito de su competencia. Funcin Duplicada Fuente: Manual de Organizacin 2009
SDA
JDAJGE
JDACG
JDVEEA
SDAD
JDID
JDRE
506
Se identific que no existe una diferenciacin significativa entre las funciones de los directores, subdirectores y jefes de departamento (4/4)
Funciones
Coordinar las acciones necesarias para proporcionar el apoyo tcnico y logstico para la celebracin de las sesiones del Consejo General y de la Junta General Ejecutiva, as como para el desarrollo de diversos eventos del Instituto dentro y fuera de sus instalaciones. Organizar y coordinar el funcionamiento de las Unidades Administrativas bajo su adscripcin.
SDA
JDAJGE
JDACG
JDVEEA
SDAD
JDID
JDRE
Vigilar que las disposiciones legales y reglamentarias se cumplan en las Unidades Administrativas bajo su adscripcin
Coordinar la elaboracin de las Polticas y Programas Generales de la Direccin de rea.
Se identificaron 15 funciones que tienen una posible duplicidad de funciones, principalmente por ser actividades de supervisin, coordinacin y revisin
Funcin Duplicada
507
Se identific que no existe una diferenciacin significativa entre las funciones de los directores, subdirectores y jefes de departamento en ciertas funciones (1/2)
A continuacin se presenta el anlisis de las funciones duplicadas del Director de Coordinacin y Anlisis con respecto a su lnea de reporte
Funciones
Coordinar la propuesta de polticas y programas generales de la direccin. Controlar y dirigir la elaboracin del Calendario Anual de Actividades. Coordinar y supervisar la actualizacin de informacin del Consejo General y la Junta General Ejecutiva disponible en el Sistema de Red. Controlar y dirigir la elaboracin de los resmenes analticos de cada uno de los puntos del orden del da de la sesin de Consejo General a efecto de tener elementos necesarios que coadyuven en la forma en que estos sern desahogados en seno del Consejo General. Coordinar la sistematizacin de las solicitudes de compromisos que se generan en las sesiones de Consejo General y de la Junta General Ejecutiva y realizar el seguimiento correspondiente para su debido cumplimiento. Disear la elaboracin de informes y diversos documentos para las Comisiones del Consejo General donde la Direccin del Secretariado tenga participacin directa. Coordinar la elaboracin del calendario de actividades relevantes que se desarrollan en el Instituto durante los procesos electorales. Consolidar la integracin y revisin de los informes trimestrales, anuales y el Avance Fsico del Sistema Institucional de Informacin de la Junta General Ejecutiva, con base en las aportaciones que presentan las Direcciones Ejecutivas y Unidades Tcnicas, para su posterior presentacin al Consejo General. Coordinar, vigilar y sistematizar la recepcin e integracin de informacin que presenta el Secretario Ejecutivo al Consejero Presidente del Consejo General del Instituto Federal Electoral, respecto de los informes mensuales de actividades realizadas por los rganos desconcentrados del Instituto.
SDOD
JDOL
JDOD
SDP
JDPM
JDASA
Funcin Duplicada
508
Se identific que no existe una diferenciacin significativa entre las funciones de los directores, subdirectores y jefes de departamento en ciertas funciones (2/2)
Funciones
Coordinar el envo de circulares y oficios dirigidos a los Vocales Ejecutivos de las 32 Juntas Locales Ejecutivas y 300 Juntas Distritales Ejecutivas. Coordinar la elaboracin del directorio de Juntas Locales y Distritales Ejecutivas. Establecer comunicacin expedita con los vocales de las Juntas Locales y Distritales Ejecutivas del pas.. Coordinar el recibo, el anlisis y la remisin de la informacin que sea solicitada a travs del Sistema INFOMEX-IFE. Vigilar la elaboracin del trabajo en materia de diseo respecto a la legislacin electoral. Vigilar la elaboracin de formatos electrnicos para diversas actividades de la direccin.
SDOD
JDOL
JDOD
SDP
JDPM
JDASA
Se identificaron 9 funciones que tienen una posible duplicidad de funciones, principalmente por ser actividades de supervisin, coordinacin y revisin
Funcin Duplicada
509
SDA
Subdireccin de Archivo
SDOD
JDAJGE
Jefe de Departamento de la Junta General Ejecutiva Jefe de Departamento del Archivo del Consejo General Jefe de Departamento de Versiones Estenogrficas y Elaboracin de Actas
JDOL
JDACG
JDOD
JDVEEA
SDP
Subdireccin de Planeacin
SDAD
JDPM
JDID
JDASA
JDRE
510
B. Diagnstico - Hallazgo 3
Procesos fragmentados
Se defini una arquitectura de procesos para mapear en el primer y segundo nivel de la estructura, la interaccin de los puestos en los procesos del rea
Arquitectura de Procesos de la Direccin del Secretariado 1 Preparacin Desarrollo 2 Seguimiento 3
4 Actividades de soporte
Secretario particular
4
Enlace administrativo
4
Lder de proyecto
1 4
Subdirector de archivo
2 3
Subdireccin de planeacin
3
512
De acuerdo al mapeo de los procesos en la estructura se identific que se cuenta con procesos fragmentados que pueden originar redundancias en el rea
Preparacin
Desarrollo
En este proceso las dos direcciones de esta rea se encuentran involucradas La Direccin de apoyo a rganos centrales tiene las principales actividades dentro de esta actividad, ya que es responsable de la preparacin de la documentacin que se requiere en las sesiones La Direccin de coordinacin y anlisis es responsable de la preparacin del lugar de las sesiones Por orden organizacional deberan encontrarse todas las actividades de este proceso bajo una misma lnea de mando
La principal actividad de este proceso es la documentacin de las decisiones tomadas durante las sesiones Este proceso se encuentra realizado nicamente por la Direccin de apoyo a rganos centrales Al contar con un procesos bajo una misma lnea de mando se facilita el desarrollo de las actividades, mejorando significativamente los resultados del proceso
Seguimiento
Este proceso se origina una vez que la sesiones han finalizado y tiene como objetivo dar a conocer los acuerdos y revisar que se cumplan en los tiempos establecidos En este proceso las dos direcciones de esta rea se encuentran involucradas La Direccin de apoyo a rganos centrales es responsable de la documentacin de los acuerdos y de la publicacin en la gaceta electoral y en el Diario Oficial de la Federacin cuando se requiere La Direccin de coordinacin y anlisis es responsable de la difusin de los acuerdos a las reas del Instituto
Actividades de soporte
En este proceso se realizan todas las actividades de soporte administrativo para el rea Se encuentran tres puestos dedicados a estas actividades que son una lnea de reporte directo a la Direccin del Secretariado
Fuente: Entrevistas
513
Resumen de Hallazgos
Conclusiones por hallazgo
1. La Direccin del Secretariado cuenta con tramos de control demasiado reducidos, por lo que se requiere contemplar una nueva estructura con tramos de control ms amplios que permitan una mejor interaccin entre los diferentes puestos, con el objetivo de contar con una estructura organizacional gil y ms eficiente. 2. Se id Se identificaron duplicidades en algunas de las funciones, principalmente cuando se encuentran dos niveles de la organizacin con el rol de supervisin, coordinacin o revisin, lo que implica tener una estructura organizacional con mayor enfoque a la revisin que a la operacin. Se requiere contar con una estructura organizacional ms plana que permita eliminar las duplicidades existentes. La estructura organizacional actual no cuenta con reas que sean responsables de un proceso de principio a fin, lo que dificulta el desarrollo de las actividades y puede originar redundancias que se traducen en duplicidades dentro de la misma Direccin. Por la naturaleza de esta rea, se recomienda contar con una estructura por procesos que permita reducir el tramo de control, mejorar el seguimiento de la operacin y tener un responsable organizacional por uno o ms procesos de forma integral
3.
515
D. Soporte Estratgico
Usuarios
Brindar el apoyo ptimo para la organizacin y desarrollo de sesiones de rganos centrales de direccin y realizacin de eventos
Garantizar la certeza y seguridad jurdica de la documentacin aprobada por Consejo General y Junta General Ejecutiva
Dar seguimiento puntual y oportuno a lo aprobado y ordenado por los rganos centrales de direccin del Instituto
Procesos
Garantizar la entrega oportuna a los integrantes del CG y JGE de la documentacin necesaria para la toma de decisiones
517
A. Entendimiento
Para el anlisis de la UTP, se obtuvo informacin de documentos existentes y se realizaron entrevistas con los principales funcionarios del rea
Documentos Analizados
Nombre Plan Estratgico Institucional 2012-2015 Plantilla proporcionada por el Instituto, Abril 2013 Reglamento Interior Manual de Organizacin 2009
Mapas Estratgicos de las URs
Descripcin Estrategia institucional de mediano plazo Presupuesto total anual de la plaza Normas que regulan el funcionamiento de la estructura orgnica del Instituto Descripcin de labores asignadas por cada unidad responsable
Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional
Entrevistas
Nombre
1 2 3 4
Puesto
Director de la Unidad Tcnica de Planeacin Director de Planeacin Estratgica Director de Soporte a la Ejecucin Coordinador de Innovacin y Mejora de la Gestin Lder de Proyecto 2P1 Lder de Proyecto 2P2
Jos Luis Rodrguez Herrera Oswaldo Sinuh Fontes Bravo Enriqueta Plasencia Salinas Alfredo Hernndez Snchez Mejorada Alfonso Juan Carlos Corts Mndez Beatriz Tovar Guerrero
5
6
520
La UTP tiene un objetivo especfico que despliega a travs de 6 vertientes de trabajo, mismas que contribuyen al logro de la misin y visin del Instituto
IFE
Misin Visin
Misin UTP
Articular el esfuerzo en materia de planeacin, tendiente al logro de los fines superiores del Instituto, mediante la evaluacin y actualizacin de sus procesos operativos, que propicien su desarrollo armnico con uso racional de recursos, tanto humanos como materiales, lo mismo en el nivel central como en sus rganos desconcentrados
Ser aliados estratgicos para la planeacin, innovacin y desarrollo de los procesos institucionales tanto a nivel central como en rganos Desconcentrados
1. Disear y coordinar la operacin y actualizacin del Sistema Integral de Planeacin, Seguimiento y Evaluacin del Instituto (SIPSEI) 2. Coordinar la implementacin de la Planeacin Estratgica Institucional 2011-2015 3. Implantar el uso de la Metodologa en Administracin de Proyectos para permitir un mejor seguimiento, medicin y evaluacin de la Cartera Institucional de Proyectos 4. Disear y coordinar la implementacin de un modelo organizacional orientado a procesos que permita eficientar la operacin institucional 5. Implementar y desarrollar el sistema de indicadores institucionales para apoyar la evaluacin institucional 6. Fortalecer la transparencia y la rendicin de cuentas alineando la planeacin institucional con el uso de los recursos
Fuente: Mapas Estratgicos de las URs, Manual de Organizacin 2009
521
La UTP actualmente opera con 26 colaboradores, de los cuales el 77% son niveles de MM y MS con un costo nmina aproximado de $23.5 Mdp anuales
Rama Total de MM y MS A Nombre del Puesto 10 19 MS Tipo de mando Total de TO
MM y MS T0 TOTAL
20 6 26
A 7
MM 1
D. de Planeacin Estratgica
A MM D. De Soporte a la Ejecucin 4 0
Detalle de costos
Nota: Adicionalmente se identificaron 9 colaboradores TO contratados por proyecto hasta el cierre del presente ao
UTP
(Estructura de gestin) (1)
NC
6
Servicio Profesional Administrativa Honorarios Permanentes Honorarios Eventuales
5 4 3 2
1
$7.53
UTP
$1.76
$2.91
$0.77
$0.75
$2.41
$2.65
Mdp
Costo por rea(1,2) MM y MS% sobre NC total rea MM y MS% sobre $ total rea
(1) (2)
522
B. Diagnstico
Se identificaron 2 hallazgos principales que indican reas de oportunidad en cuanto a la definicin del rol de la Unidad y al alcance de sus funciones
1
D. de la Unidad Tcnica de Planeacin Lder de Proyecto 2P2
1
D. de Planeacin Estratgica
D. De Soporte a la Ejecucin
Hallazgo
Descripcin Actualmente la UTP distribuye sus actividades en los 6 componentes contenidos en el SIPSEI, adicionalmente se contempla abarcar 2 actividades adicionales, aspecto que dispersa los esfuerzos y disminuye la profundidad de accin en cada uno
Oportunidades
El rol de la Direccin de Soporte a la Ejecucin contempla actuar como una Oficina de Administracin de Proyectos; sin embargo, la estructura actual no permite prestar el apoyo con el nivel de profundidad adecuado
Decisin Estratgica
Descentralizacin
Consolidacin
Modernizacin
Redistribucin de recursos
524
B. Diagnstico Hallazgo 1
Dispersin en el enfoque de la funcin
La UTP nace de la necesidad de generar nuevos esquemas de planeacin que apoyen la estrategia de modernizacin y transformacin en todo el Instituto
Lnea de tiempo de la Unidad Tcnica de Planeacin Creacin de Unidad Tcnica de Planeacin / Definicin de misin, visin, y diagnstico de situacin institucional Definicin de Plan Definicin de Estratgico prioridades Institucional / institucionales, Aprobacin del objetivos estratgicos SIPSEI* y de indicadores Formalizacin de la Administracin de Proyectos en IFE Anlisis de la estructura organizacional del Instituto Federal Electoral
2010
2010
2011
2011
2013
Desde su creacin, la UTP estableci en el Reglamento Interior los principales puntos de accin, que a travs del Sistema Integral de Planeacin, Evaluacin y Seguimiento (SIPSEI), fortalecen las reas de oportunidad identificadas en el diagnstico realizado en 2010 al igual que mejoran las capacidades que responden a la estrategia de modernizacin del Instituto. Coordinar la construccin de la visin estratgica a largo plazo, as como las actividades inherentes o derivadas del SIPSEI Proponer los lineamientos metodolgicos que orienten la correcta alineacin de los instrumentos de planeacin con el rumbo estratgico Administrar la informacin que se genere acerca del cumplimiento de los planes, programas y proyectos institucionales Proponer e impulsar estrategias de vinculacin que favorezcan la coordinacin de los rganos desconcentrados con los rganos centrales del Instituto Concertar convenios de colaboracin y proyectos estratgicos dentro de los procesos de planeacin y mejoramiento de la administracin Proponer instrumentos normativos para la elaboracin eficaz y eficiente de las polticas y programas generales
Apoyar a la DEA, en el proceso de planeacin y evaluacin financiera del Instituto y la viabilidad de los proyectos institucionales
526
El SIPSEI cuenta con 6 principales componentes, de los cules 4 se realizan en conjunto con otras reas del instituto
Componente
Objetivos
rea Compartida
Planeacin Institucional
Garantizar que la planeacin en sus mltiples variantes (estratgicas, tcticas y operativas), se constituya como un componente fundamental de la cultura organizacional, siendo el eje a travs del cual se orienten las iniciativas, acciones y actividades de las diversas reas y actores institucionales
N/A
Administracin de Proyectos
Institucionalizar a esta disciplina como una prctica generalizada que permita un mejor control , seguimiento, medicin y evaluacin de la cartera institucional de proyectos
Instrumentar un modelo organizacional orientado a procesos que permita mejorar la calidad de los productos y servicios con un enfoque a resultados y la satisfaccin de los requerimientos y expectativas de la sociedad
N/A
Mejorar sustancialmente las asignaciones presupuestales y el ejercicio del gasto con una alineacin a la Planeacin Institucional, incrementando la transparencia en el uso de los recursos presupuestales autorizados anualmente al Instituto y favoreciendo la rendicin de cuentas
Desarrollo Organizacional
Impulsar la evolucin Institucional, a travs de la innovacin en el desarrollo de sus actividades, del impulso al desarrollo de su capital intelectual y de la administracin del conocimiento, que acompaada de un programa de desarrollo de competencias y gestin del cambio, aporte a la construccin de una nueva cultura laboral y mejore y optimice el desempeo institucional
DEA - DP
Auspiciar la rendicin de cuentas y transparencia en el uso de los recursos pblicos, a travs de una valoracin objetiva del desempeo institucional bajo el principio de verificacin del grado de cumplimiento de polticas, planes, estrategias, objetivos, proyectos y metas
DESPE
527
La dispersin del enfoque en 6 diferentes componentes impide a la UTP contar con el avance y profundidad de anlisis adecuado para cada uno de ellos
Componente
Situacin/Alcance Actual
Generacin plan institucional 2011-2015 Implementacin del sistema Strategy (planeacin estratgica, tctica y operativa) Apoyo en realizacin de mapas estratgicos de las reas Adecuacin de metodologa PMI a las necesidades del instituto Uso de sistema PMWeb para fines de seguimiento de alto nivel a los proyectos Capacitacin a enlaces en metodologas
Avance
RI*
Planeacin Institucional
Administracin de Proyectos
Implementacin del rol de Administracin de Programas Profundidad de anlisis y evaluacin del avance de los proyectos Solamente se han realizado pilotos de diseo de procesos (DERFE) Documentacin de al menos el 20% de los procesos del instituto (procesos crticos) Implementacin de metodologa de procesos Claridad de rol en temas de presupuesto y comunicacin del alcance a las reas Acuerdo de alcance de rol con la Direccin de Recursos Financieros y la Direccin de Recursos Materiales y Servicios de la DEA
Generacin de mapas estratgicos que incluyen proyectos y objetivos operativos, lo que apoya la generacin del presupuesto Apoyo en dimensionamiento de proyecto para realizacin de compras
Desarrollo Organizacional
Acuerdo de alcance de rol con las reas involucradas en Desarrollo Organizacional Definicin de funciones relacionadas
Claridad y comunicacin del rol Profundidad de anlisis para la medicin y evaluacin del funcionamiento de las reas
*Reglamento Interior
Baja
Media
Media-Alta
Alta
528
Adicionalmente, se ha propuesto incluir en su portafolio las actividades de Auditora y Comunicacin Interna, aumentando la dispersin de sus funciones
Componente
Situacin/Alcance Actual Alcance Pendiente de Concluir
Avance
RI*
Auditora Interna
Comunicacin Interna
*Reglamento Interior
Baja
Media
Media-Alta
Alta
529
Mediante un comparativo con prcticas lderes se identific que an cuando la UTP cubre las funciones bsicas de planeacin, existen brechas importantes
Cadena de valor de actividades clave segn prcticas lderes de planeacin Planear y Administrar la Organizacin
Monitorear el Entorno Definir Presupuesto Determinar programas
Administracin de Proyectos
Analizar factibilidad de proyectos Administrar inicio de proyecto
Determinar proyectos
Apoyar Costeos
Desarrollo Organizacional
Administracin de presupuestos
Auditora Interna
Priorizar proyectos
Comunicacin Interna
Ejecutar proyecto
530
La amplitud de temas, a nuestro juicio, no ha permitido a la UTP alcanzar un nivel de madurez ptimo en el desarrollo de sus funciones de planeacin y proyectos
La UTP se encuentra en un proceso gradual de madurez dentro de los temas que le han sido asignados dentro del SIPSEI Matriz de Madurez para Planeacin
Evaluacin del nivel de madurez, basado en las capacidades internas y prcticas lderes
Evaluacin de Madurez Categora Proceso Inmaduro / Inexistente Elemental Desarrollo
El enfoque de planeacin
Maduro
Visin de mediano plazo -
Prctica Lder
Enfoque de largo plazo -
No existe planeacin
El enfoque de planeacin
estratgica es incremental - Dnde estamos ahora?, Qu podemos hacer para ser mejores?
Se realizan anlisis donde
dnde queremos estar en el siguiente, o en los siguientes 2 aos, y qu necesitamos hacer para llegar ah?
Dnde queremos estar en los siguientes 5 aos?, Qu necesitamos hacer, para llegar ah?
La planeacin estratgica
Se realizan anlisis de
mercado identificando la posicin de organizacin dentro del Sector, con base en indicadores cualitativos
Los imperativos
La planeacin estratgica
La planeacin estratgica
es flexible y es realineada peridicamente con base en retroalimentacin de diagnsticos internos, externos y benchmarks
Los imperativos
Desarrollo de Planeacin
No son definidas
estratgico son desarrollados y evaluados con base en el anlisis de mltiples escenarios e indicadores
Existe una coordinacin
El enfoque de planeacin
trabajo y programas para el desarrollo de iniciativas con base en mtricas de tiempo, costo, calidad y porcentaje de avance
Existen indicadores de
cuentan con planes de trabajo y programas definidos, ligados a presupuestos; son identificadas redundancias
La administracin de la
herramientas tecnolgicas que permiten ejecutar y coordinar proyectos y programas en mltiples dimensiones
La administracin de la
No existen indicadores de
estrategia cuenta con tableros de desempeo, riesgos, y procedimientos automatizados para reportar el desempeo
estrategia se realiza utilizando un repositorio nico de informacin que permite el monitoreo en mltiples dimensiones
Estado Actual
Estado Deseado
531
Existen dos alternativas para la redefinicin del rol y alcance de la UTP a futuro, presentando cada una de ellas beneficios, retos e implicaciones diferentes
Oficina de Modernizacin del Instituto
Oficina de Planeacin y Administracin de Proyectos
Unidad que se enfoque en actividades de planeacin y evaluacin del desempeo del Instituto, as como en materia de administracin de la cartera de proyectos
Definicin General
Unidad que funcione como un asesor interno que brinde apoyo especfico a las reas del Instituto bajo una amplia gama de servicios
Componentes Considerados
Planeacin Institucional Seguimiento a la ejecucin de la estrategia Administracin de Proyectos Seguimiento, Medicin, Anlisis y Evaluacin de indicadores Administracin por Procesos Gestin del Cambio Amplio alcance de funciones Apoyo puntual y de corto tiempo Fortalecer y desempear en el IFE las capacidades de procesos y gestin del cambio requeridas para la modernizacin del Instituto
Planeacin Institucional Seguimiento a la ejecucin de la estrategia Administracin de Proyectos Seguimiento, Medicin, Anlisis y Evaluacin de indicadores
Beneficios
Retos
Priorizacin de funciones Profundidad de anlisis y apoyo Claridad de rol en el instituto No se cuenta con atencin permanente Adecuacin de estructura
Implicaciones
Restructuracin de la Unidad Especializacin en amplia gama de funciones Definicin y comunicacin del modelo de entrega de servicios Aumento de cantidad de personal y costo de estructura Temporalidad de la oficina de modernizacin en aspectos de procesos y cambio
Restructuracin de la Unidad Especializacin de funcin Definicin y comunicacin del modelo de entrega de servicios
532
Con la finalidad de clarificar el rol de la UTP, el Consejo General y la Secretara Ejecutiva debern definir cul debera ser el foco para los prximos aos
Oficina de Modernizacin del Instituto Oficina de Planeacin y Administracin de Programas
Gestin del Cambio Administracin por Procesos Seguimiento, Medicin, Anlisis y Evaluacin de indicadores
Planeacin Institucional Seguimiento a la ejecucin de la estrategia Administracin de Proyectos Seguimiento, Medicin, Anlisis y Evaluacin de indicadores
Dispersin de funciones
Dispersin de funciones
Nivel de accin
Nivel de accin
Profundidad de anlisis
Profundidad de anlisis
533
B. Diagnstico Hallazgo 2
Definicin del rol y claridad en el alcance de la Direccin de Soporte a la Ejecucin
La D. de Soporte a la Ejecucin nace de la necesidad de fortalecer el diseo, integracin, seguimiento y evaluacin de la Cartera Institucional de Proyectos
Actualmente, la Cartera Institucional de Proyectos del Instituto est compuesta por 55 proyectos, de los cules 4 son considerados como estratgicos.
La estructura de proyectos est basada en niveles de desagregacin, siendo el primer nivel el correspondiente a los proyectos estratgicos El alcance de la cartera institucional no incluye la visibilidad de la totalidad de proyectos desarrollados en el Instituto
El seguimiento y control de los proyectos se realiza a travs del sistema PMWeb, el cual funciona a travs de reportes que presentan tres principales indicadores: Indicador de Avance Fsico - Compara el avance planeado contra el avance real Indicador de Avance de Entregables - Mide el avance en la conclusin de entregables de los proyectos especficos
Indicador de Avance Presupuestal - Muestra el avance en el ejercicio presupuestal comparado con el presupuesto aprobado
Este seguimiento es necesario, sin embargo existe una cantidad importante de indicadores que actualmente no se evalan y podran redituar en una mejor ejecucin e integracin de los proyectos.
535
Adicional a los 4 principales indicadores, existe una serie de indicadores de Administracin de Proyectos los cules no son considerados actualmente
Tomando como base metodologas de Administracin de Proyectos, existen 9 reas principales a analizar:
Descripcin
Organizacin (RH)
Generacin de la estrategia de organizacin y el plan de recursos humanos; integra, desarrolla, monitorea y libera al equipo cuando el proyecto finaliza, lo anterior en funcin de administrar capacidades con los recursos Generacin del plan de comunicacin as como su administracin. Ejecucin de la comunicacin hacia el equipo, patrocinadores y principales audiencias en el mbito del proyecto Elaboracin del plan de contrataciones analizando qu puede desarrollarse dentro de la organizacin y qu debe adquirirse por medio de externos Produccin del plan de trabajo que incluye los recursos humanos y materiales para desarrollar las tareas del proyecto y analizar las capacidades de la organizacin. Al inicio de ste se establece un plan de alto nivel mismo que se detalla conforme avanza el proyecto Desarrollo de la estrategia de gestin del costo y elaboracin del presupuesto del proyecto, incluye la ejecucin, monitoreo y control a lo largo del mismo Elaboracin del plan de administracin de riesgos. Los riesgos son identificados y registrados, analizados cualitativa y cuantitativamente, asimismo se elaboran los planes de accin Establecimiento del alcance del proyecto as como del plan para su gestin. Los entregables que se desarrollan son verificados contra el alcance, que se monitorea y controla constantemente Desarrollo del plan de calidad, establecimiento de planes de mejora de procesos, mtricas y listas de revisin, que se utilizan para el aseguramiento y control de la calidad Produccin de la estrategia de integracin de las fases y reas de conocimiento. Se monitorea el desempeo del proyecto y analiza cundo puede cerrarse una fase para iniciar con la siguiente
Cumplimiento
Comunicacin
Proveedores
Tiempo
Costo
Riesgos
P r i n c i p a l e s K P I s
Alcance / Cambios
Calidad
Integracin
Baja
Media
Media-Alta
Alta
536
Previo a las acciones para mejorar el cumplimiento de la Direccin, es necesario definir el nivel estratgico al que se dar seguimiento a los diferentes proyectos
El alto nmero de proyectos en la cartera y la estructura reducida de la Direccin de Soporte a la Ejecucin, perfila a la UTP a fungir como una Oficina de Administracin de Programas. Marco de gestin de programas y proyectos Ms estratgico
La gestin de programas se enfoca entre otros temas en: O. de Admn. de Portafolios Estado Propuesto de la UTP Creacin y administracin del portafolio de entregables clave, incluyendo casos de negocio y otros documentos de lnea base Identificar, gestionar y abordar las interdependencias entre proyectos en trminos de actividades, entregables y recursos Dar seguimiento a la creacin de beneficios de los programas
La gestin de proyectos se enfoca en: Estado Actual de la UTP Oficina de Administracin de Proyectos Ejecutar y entregar los resultados e hitos planeados para los proyectos Administrar el plan de trabajo del proyecto, presupuesto, asuntos, riesgos y solicitudes de cambio, definidos en los procesos y herramientas del proyecto Escalar los asuntos del proyecto, solicitudes de cambio y riesgos, de acuerdo a lo requerido
Menos estratgico
537
La creacin de una Oficina formal de Administracin de Programas aumentara el desempeo y rendimiento de los proyectos, dando igualmente mayor visibilidad
Niveles de Indicadores
Seguimiento a beneficios Desempeo del proyecto Auditoria del Modelo de Gobierno
Indicadores que monitorean y controlan la realizacin de beneficios y objetivos de los programas del portafolio y su alineacin al cumplimiento de la estrategia
O. de Admn. de Portafolios
Indicadores que monitorean y controlan el cumplimiento de los objetivos de recursos y cmo contribuyen a lograr los objetivos del programa
Indicadores que monitorean y controlan el seguimiento puntual de tiempo, alcance, recursos y calidad de cada proyecto en especfico
538
En conclusin, recomendamos perfilar a la Direccin de Soporte a la Ejecucin como una Oficina de Administracin de Programas
Retos de la Administracin de Programas Beneficios de una Oficina de Administracin de Programas
Falta de comunicacin entre los proyectos y la Oficina de Proyectos Duplicidad de actividades causada por falta de coordinacin Falta de visibilidad en las interdependencias entre los proyectos Riesgos y asuntos crticos no identificados o no administrados de forma efectiva y homognea Diferencias en la aplicacin de criterios o enfoques para resolver problemas comunes Inconsistencia en el uso de mtodos, herramientas y prcticas lder en administracin de proyectos
Comunicacin efectiva entre los Lderes de Proyecto de las iniciativas y Direccin de Soporte a la Ejecucin Coordinacin en la ejecucin de actividades comunes entre los proyectos Visibilidad de las interdependencias entre los proyectos Registro y revisin de los riesgos y asuntos crticos comunes para su escalamiento y atencin oportuna Homologacin de criterios o enfoques para la solucin de problemas comunes Consistencia en el uso de mtodos, herramientas y prcticas lder
539
De conformidad con el diagnstico realizado, se proponen dos principales modelos de estructura organizacional para la UTP
Escenario 1 Oficina de Modernizacin del Instituto Escenario 2 Oficina de Planeacin y Admn. de Proyectos
Planeacin Estratgica
Planeacin Estratgica
Menor
Mayor
Menor
Mayor
Principales Caractersticas: Alternativa con mayor alcance de funciones Oficina de Modernizacin con funciones de Administracin por Procesos y Gestin del Cambio con temporalidad alineada a la duracin del plan de modernizacin del IFE Perfil Estratgico Operativo Alternativa con mayor estructura, sin embargo implica una temporalidad definida para dos de las reas
*Grado de Cambio es mayor, cuanto mayor es la diferencia entre la organizacin actual y la organizacin propuesta y viceversa
541
D. Soporte Estratgico
Usuarios
EPS
Procesos
SFB
ACM
EPS
ACM ACM
MVR
AHSM
BTG
BTG
ACM
JLRH
543
A. Entendimiento
Para el diagnstico de la UTSID realizamos entrevistas y analizamos la normatividad, bases de datos del personal y documentos facilitados por el rea
Documentos Analizados Nombre
Manual de Organizacin General 2009 Cdigo Federal de Instituciones y Procesos Electorales Reglamento Interior del IFE Reglamento del Instituto Federal en Materia de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Informes de actividades periodos 2011-2012 Plantilla proporcionada por el Instituto, Abril 2013 Mapas Estratgicos de las URs
Descripcin
Descripcin de puesto asignadas por cada unidad responsable Normas constitucionales poltico electorales Reglamento interior de trabajo Documento regulador en materia de transparencia y acceso a la informacin pblica Consolidado de reporte de actividades trimestrales por direccin Presupuesto total anual de la plaza Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional
Planeacin Tctica y Operativa del Instituto Federal Electoral para el Ejercicio 2013
Estrategias orientadas a mejorar la eficacia, eficiencia, transparencia y racionalidad en la planeacin, programacin y presupuestacin de los recursos del Instituto
Entrevistas Nombre
1 2 3 4 5 Luis Garca Cacho Graciela Arteaga Vigueras Rosa A. Morales Monroy Fanny Garduo Nestor Yolanda Rivera Milln
rea
Director de la Unidad Tcnica de Servicios de Documentacin e Informacin Subdirector de Archivo Institucional Subdirector de la Red Nacional de Bibliotecas Subdirector de Anlisis e Integracin de Informacin Socialmente til Enlace Administrativo
6
7 8 9
546
Adicionalmente, se realizaron dos talleres con vocales de las juntas locales y distritales en los que estuvieron representados 13 estados de la Repblica
Taller Juntas Locales Vocala
1 2 3 4 5 6 7 8 9 DEOE DERFE Secretario Local Ejecutivo Local
Nombre
Lic. Pablo Sergio Aispuro Crdenas Lic. Mara Magdalena Prez Ortiz
Estado
San Luis Potos Baja California
Chihuahua
Edo. De Mxico Tamaulipas Tlaxcala DF Chiapas Nuevo Len
DECEYEC
Nombre
Jos Efran Morales Jurado Fortino Rubn Prez Vendrell, Miguel ngel Garca Onofre Teresa Galvn Barragn. Ing. Filemn Sacramento Gmez Montes Ing. Mara Isabel Aguilar Snchez Lorena del Socorro Garca Chvez Elodia Susana Flores Xelhuantzi
Estado
JD 13,Valle de Santiago, Guanajuato JD 01, Cd. Altamirano, Guerrero JD 14,Izcar de Matamoros, Puebla JD 03, Zihuatanejo, Guerrero JD 11, Pnjamo, Guanajuato JD 02, Lagos de Moreno, Jalisco JD 09, Chihuahua JD 02,Tlaxcala
DEOE
DERFE
547
La Ley Federal de Archivos y el Reglamente del IFE en Materia de Transparencia y Acceso a la Informacin Publica norman gran parte de la actividad de la UTSID
Ley Federal de Archivos
El artculo 16 del Reglamento del IFE en Materia de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica establece las funciones de la UTSID
1. Presentar un Informe Trimestral del Desempeo al Comit y al rgano Garante conforme a los indicadores que apruebe el Comit; 2. Elaborar y ejecutar los planes y programas para la capacitacin de los funcionarios en materia de transparencia y acceso a la informacin, en los rganos centrales y a nivel delegacional y subdelegacional, as como en los partidos polticos; 3. Coadyuvar y supervisar las labores del Archivo Institucional, la Red Nacional de Bibliotecas, la Unidad de Enlace y la Subdireccin de Informacin Socialmente til; 4. Instituir los procedimientos y mecanismos internos que aseguren la mayor eficiencia en la gestin de las solicitudes; 5. Coadyuvar y supervisar la correcta administracin y conservacin de los acervos documentales, bibliogrficos, hemerogrficos, normativos y archivsticos del Instituto; 6. Hacer recomendaciones respecto de la conveniencia de adquirir, implementar y aplicar nuevas tecnologas para el manejo de informacin dentro del Instituto; 7. Elaborar el Informe Anual al que se refiere el artculo 20 de este Reglamento; 8. Colaborar con los rganos responsables en la generacin de informacin socialmente til; 9. Coadyuvar a travs de su titular con el Secretario Ejecutivo en la supervisin del trabajo del Gestor de Contenidos; 10. Apoyar al rgano Garante en el desempeo de sus funciones; 11. Supervisar el registro y actualizacin de las solicitudes de acceso a la informacin; 12. Verificar el debido cumplimiento de las obligaciones que tienen los partidos polticos en materia de transparencia, y 13. Las dems que le confiera el Consejo, este Reglamento y cualquier otra disposicin aplicable.
Funciones de la UTSID segn Reglamento IFE en Materia de Transparencia rea Subdir. Archivo Institucional Subdir. Red Nacional de Informacin y Documentacin Unidad de Enlace Subdir. Anlisis y Depuracin de Informacin Socialmente til 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10) 11) 12) 13)
El artculo 74 BIS del Reglamento Interior del Instituto Federal Electoral especifica las atribuciones de la UTSID
548
La UTSID tiene cuatro principales Objetivos del rea que contribuyen al logro de los objetivos, misin y visin del Instituto
IFE
Misin Visin Objetivos
Proyectos de la UTSID
Adecuar el sistema INFOMEX IFE a las reformas que en materia de transparencia y acceso a la informacin pblica mandata el Reglamento en la materia
Valorar 2,000 cajas con documentacin caduca y crear el servicio de consulta electrnica de documentos del Archivo Histrico
Misin UTSID
Cumplir con las obligaciones de Transparencia del Instituto, concentrando las actividades de documentacin, archivo institucional y biblioteca
Objetivos UTSID
Proporcionar a los ciudadanos la informacin que requieran en apego a la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin
Fuentes: Entrevistas, Mapas Estratgicos de las URs , pgina web del IFE y documentos facilitados por UTSID
549
UTSID ejecuta 4 funciones sustantivas central y localmente, produciendo ciertos servicios que son entregados interna y externamente a sus clientes
Funcin / Proceso
C
L D
Servicio/ Producto
Archivo de Trmite
Cliente
Partidos Polticos y Agrupaciones Polticas Nacionales
Capacitacin
Ciudadana
C - Central
L - Local
D Distrital
550
UTSID tiene una estructura compuesta por 4 reas, 60 colaboradores en MM, MS y TO y un costo de $23.16 mdp para el cumplimiento de sus funciones
Rama Total de MM y MS S Nombre del Puesto 10 MS Tipo de mando Total de TO
MM y MS TO TOTAL
15 45 60
19
A Archivo Institucional 4
MM 15
A Unidad de Enlace 4
MM 15
NC
15
Administrativa Honorarios Permanentes Honorarios Eventuales Otros Proyectos
10 5 0
$909,931 $608,507 $208,063 $4,607,000 $5,223,818 $401,211 $524,261 $3,062,954 $253,881 $886,914 $3,545,593 $178,426 $2,437,884 $314,654
Unidad de Enlace
Archivo Institucional
Costo por rea (mdp) (2) % sobre costo total % sobre NC total
$23.16
$3.72 16% 7%
551
B. Diagnstico
El diagnstico de UTSID arroja 4 hallazgos relacionados con decisiones estratgicas, modernizacin y distribucin apropiada de recursos
Director de la Unidad Tcnica 4 de Servicios de Informacin y Documentacin Enlace Administrativo
Hallazgo
1. Rezago en algunas actividades de archivo por falta de recursos suficientes
Descripcin
Las actividades del Archivo de Trmite se realizan sin una estructura formal Algunas actividades de archivo (Trmite y Concentracin) sufren rezago El grado de actividad de la Biblioteca y el nmero y nivel de los reportes puede no ameritar un Subdirector
Oportunidades
Redistribuir recursos para atender formalmente las funciones de Archivo de Trmite sin incrementar el nmero de MM en Archivo Agregar Tcnicos Operativos para que se pueda recuperar el retraso
Valuar el puesto de la Subdireccin de Biblioteca para determinar el nivel adecuado y reduccin de personal TO
Existe traslape en los roles y responsabilidades de supervisin Los tramos de control son muy reducidos 1:1 y 1:2 Las funciones y el tamao de la UTSID y el nmero de reportes que ya tiene el Secretario Ejecutivo invitan a plantearse esta lnea de reporte
Eliminacin de uno de los niveles de supervisin Incremento del nmero de TO en el Dpto. de Control y Gestin de Informacin
UTSID consolidada con reas funcionalmente afines o adscrita al interior de otra Unidad u Oficina
Decisin Estratgica
Modernizacin
Redistribucin de recursos
553
B. Diagnstico - Hallazgo 1
Rezago en algunas actividades de archivo por falta de recursos suficientes
El ciclo de vida de los documentos contempla 3 archivos: el de Trmite carece de estructura formal y sus funciones estn desarrolladas por un recurso prestado
FUNCIONES
Supervisar las Oficialas de Partes de rganos Centrales y Juntas Locales Supervisar los Inventarios Generales por Expediente de rganos Centrales y Desconcentrados Revisin de Inventarios de Transferencia Primaria Cotejo de expedientes Prstamo de expedientes a las reas Valoracin (subcontratado) y redaccin de dictmenes y actas Calendario anual de caducidades Separacin de materiales Valoracin Limpieza y mantenimiento de documentos Digitalizacin Servicio de consulta
Archivo de Trmite
Central
Analista Administrativo De Unidad Tcnica (Jefe de Archivo de Trmite en funciones)
Desconcentrado
Proceso
Cumplido tiempo de guarda
Baja y Desincorporacin Transferencia a Archivo de Concentracin
Archivo de Concentracin
Auxiliar De Oficina
Archivista Institucional
Archivista Institucional
Baja y Desincorporacin
Archivista Institucional
Archivista Institucional
Archivo Histrico
Profesional en Historia
Archivista Institucional
Baja y Desincorporacin
Profesional en Informtica
Recepcionista
Archivo Histrico
Secretaria De Subdireccin
555
Adicionalmente, existe un rezago en los tres archivos ocasionado por la falta de recursos y el fuerte volumen acumulado en los ltimos 18 aos
El rezago existente en la Subdireccin de Archivos se debe a la acumulacin de documentos a lo largo de 18 aos (desde 1992). Los trabajos de eliminacin del rezago comenzaron hace 3 aos (2010)
rganos Centrales
3 recursos**
Archivo de Trmite
Archivo de Concentracin
Archivo Histrico
rganos Desconcentrados
*Cada caja contiene en promedio 30 expedientes ** Actividades realizadas adems de las del da a da
reas de Oportunidad
Agregar Tcnicos Operativos tanto a nivel Central como Desconcentrado para acelerar los trabajos de actualizacin y aliviar la carga de trabajo adicional del personal actual estos recursos podran ser eventuales
556
B. Diagnstico - Hallazgo 2
Debe revisarse el nivel del puesto de Subdirector de la Red Nacional de Biblioteca
A la Subdireccin de la Red Nacional de Bibliotecas le reportan directamente 5 Tcnicos Operativos y la actividad del rea no es muy elevada
Costo de Supervisin
El costo de supervisin es un ratio que relaciona el costo del supervisor con el costo total de los recursos supervisados Las prcticas lderes sugieren que cuanto ms se aleje ese ratio de 1 mejor es la situacin del rea en trminos de supervisin
El costo de supervisin* de la Biblioteca es el mayor de la Unidad
Nivel de Actividad
La biblioteca recibe en promedio 5 visitas diarias y un mximo de 8 En ella trabajan 5 Tcnicos Operativos El nivel de actividad de la Biblioteca es bastante reducido incluso sin tomar en cuenta el nmero de personas que trabajan en ella
100
100
Visitas Biblioteca Ene-Mayo 2013
80
2.00 1.50
UNIDAD DE ENLACE ARCHIVO INSTITUCIONA L INFORMACIN SOCIALMENTE TIL RED NACIONAL DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN
67 44 49 23 4 Enero 50
75 60 36 20 6 25 21 4 22 8
69
60 40 20 0
22
1.00
0.50 0.40 0.00 0.43 0.51
= 0.49
5
Mayo
0.63
Febrero Marzo Abril Usuarios Externos Usuarios Internos Dias Laborables Visitas por dia
reas de Oportunidad
Revisar si la Biblioteca requiere que su responsable tenga el nivel de Subdirector valuacin del puesto Reducir el nmero de Tcnicos Operativos de 5 a 3
558
B. Diagnstico - Hallazgo 3
La Subdireccin de Anlisis y Depuracin de Informacin Socialmente til es ineficiente
Los tramos de control de la SD de Anlisis y Depuracin de Informacin. Socialmente til son muy reducidos y las funciones realizadas muy similares
Los Jefes de Departamento no tienen suficiente masa critica que supervisar (1:1) Las prcticas lderes en tramos de control son 1:6 La Subdireccin de Anlisis de Informacin socialmente til tiene el menor tramo de control de la UTSID
Subdirector de Anlisis y Depuracin de Informacin Socialmente til Jefe De Departamento de Anlisis y Evaluacin de Informacin Socialmente til
Tramos de Control
Jefe De Proyecto F1
ARCHIVO INSTITUCIONAL INFORMACIN SOCIALMENTE TIL RED NACIONAL DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN UNIDAD DE ENLACE DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO
1:0
1:4
1:7
Desarrollador de Software
1:0
1:2
1:7
1:0
1:6
1:7
Tramo de Control 1:1 Puestos por Proyecto: asignados al presupuesto UTSID operando en UNICOM
1:0
1:3
1:7
1:0
1:5
1:7
Funciones Supervisadas
Nivel Diseo Monitoreo Subdirector Jefe de Dpto. Analista Ejecuci n
1 2 3
reas de Oportunidad
Eliminacin de un nivel (Subdireccin Jefatura) Incremento del nmero de Tcnicos Operativos del Departamento de Control y Gestin de Info al menos 1 TO
Por la naturaleza del trabajo y a nivel tcnico operativo la actividad de Control y Gestin es mayor
560
B. Diagnstico - Hallazgo 4
Debe revisarse la lnea de reporte de la UTSID
La UTSID es el rea sustantiva con menor nmero de colaboradores y menor costo de nmina del IFE de las 11 centrales que reportan al Secretario Ejecutivo
Tamao de las reas sustantivas que reportan al Secretario Ejecutivo (MM, MS)
180 165 150 135 120 105 90 75 60 45 30 15 0
UTSID CAI UTP
CDD
CNCS
DECEYEC
UFRPP
DEOE
DEPPP
DERFE
Servicios de la UTSID
Preservacin de expedientes con valor documental e histrico Difusin de informacin til para la sociedad Difusin de informacin en cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Difusin y promocin del conocimiento a travs de los servicios de biblioteca y documentacin
El rol de esta Unidad es tctico y operativo y no agrega valor a la gestin ejecutiva de la Secretara en forma directa
Considerando el tamao de la UTSID y el elevado nmero de reportes del Secretario Ejecutivo, el IFE se beneficiara de la integracin de esta rea con una similar
562
Existen 2 diferentes alternativas al reporte actual que deben ser exploradas a la luz de sus potenciales beneficios para determinar la mejor opcin organizacional
Primera Alternativa
Estudiar la opcin de integrar a la UTSID dentro de otra rea de la organizacin que tenga roles o funciones afines.
Actual
Propuesta
Secretaria Ejecutiva
Beneficios
Secretaria Ejecutiva
Al reubicar lar UTSID dentro de otra rea se generan los siguientes beneficios:
Reduccin del nmero de reportes del Secretario Ejecutivo liberando tiempo y atencin para el resto de reas sustantivas
Secretaria Ejecutiva
Segunda Alternativa Integrar la Direccin de Atencin ciudadana dentro de la UTSID para crear un rea ms tctica que reporte directamente a la Secretara Ejecutiva.
Actual
Actual
Beneficios
La integracin de la UTSID y de la Direccin de Atencin ciudadana generara los siguientes beneficios cualitativos:
Reduccin del nmero de reportes del Secretario Ejecutivo liberando tiempo y atencin para el resto de reas sustantivas Generacin de sinergias que produciran una mejora en la atencin al ciudadano y en los productos y servicios de informacin Optimizacin del uso de recursos humanos y econmicos del IFE al dotar al rea de una masa crtica (tamao) adecuado
Secretaria Ejecutiva
563
Alternativa 1: Se visualizan dos potenciales reas que podran fusionarse eliminndose un reporte directo de la Secretara Ejecutiva
La primera alternativa es explorar la posibilidad de integrar a la UTSID dentro de otra rea de la organizacin.
Al reubicar lar UTSID dentro de otra rea se generan los siguientes beneficios: Reduccin del nmero de reportes del Secretario Ejecutivo liberando tiempo y atencin para el resto de reas sustantivas Reduccin de un MS generando un ahorro en costos
564
Alternativa 2: Integrar la Direccin de Atencin ciudadana dentro de la UTSID para crear un rea ms tctica que reporte directamente a la Secretara Ejecutiva
La segunda alternativa sugiere explorar la posibilidad de integrar Atencin Ciudadana con UTSID.
Atencin Ciudadana
La integracin de la UTSID y de la Direccin de Atencin ciudadana resultara en un rea integrada que reportara directamente a la Secretara Ejecutiva
565
La consolidacin de ambas reas bajo un mismo mando genera potencialmente una sinergia en cuanto al rol y clientes comunes
El rol que desempea actualmente la UTSID no justifica el reporte directo a la Secretara Ejecutiva, por lo que podra ubicarse dentro de otra Direccin o robustecerse, al integrarle la Direccin de Atencin Ciudadana, para desempear un rol ms tctico.
Tipo de Rol
Tctico Tctico
Cliente
Ciudadanos
Operativo Operativo
Tipo de Rol
Tctico Tctico Operativo
Cliente
Ciudadanos
La integracin de la UTSID y de la Direccin de Atencin ciudadana resultara en un rea con un rol tctico, enfocada a dar servicio a los ciudadanos
566
De los 12 servicios de orientacin ciudadana que brinda la DAC, la mitad de los de mayor volumen corresponden a consultas sobre otras reas distintas al RFE
Las grficas nos ensean el histrico de orientaciones, la primera corresponde al ao 2012 y la segunda muestra el aumento de en orientaciones ciudadanas proporcionadas por el IFE en el periodo de 2003 al 2012, perodo en el que se ha visto un incremento del 963%
Estado de la credencial Situacin registral Quejas sobre atencin en MACs Informacin de MACs Programacin de citas Registro de ciudadanos fallecidos Sugerencias y reconocimientos Informacin interna del IFE Informacin sobre casillas y elecciones Quejas sobre elecciones* Informacin sobre capacitacin electoral* Consultar resultados electorales*
Bajo
0.0% 0.7%
71.3%
10.7
2.5
2.8
3.4
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
Alto
Medio
Fuente:
567
En conclusin, estimamos que la reubicacin de la atencin ciudadana fuera del RFE e integrada con UTSID podra generar beneficios para el Instituto
La ubicacin de la Direccin de Atencin ciudadana carece de atribuciones especficas dentro del COFIPE que justifiquen su ubicacin en DERFE.
Beneficios cualitativos
Maximizar Tener
el potencial de atencin ciudadana dando servicio a todo el IFE y mejorando los servicios que se ofrecen a la ciudadana
Utilizar
los conocimientos y experiencia que tiene la subdireccin de procesos para mejorar los procesos en todo el IFE y los de la subdireccin de inteligencia de negocios para proveer de indicadores de todo el IFE foco organizacional en la DERFE y mayor relevancia de los reportes directos de la Secretara Ejecutiva
Mayor
Beneficios cuantitativos
Ahorros
potenciales de: $9.1 mdp para DERFE, el ahorro total para el IFE sera de $5.4 mdp al consolidar la funcin de soporte tcnico en UNICOM
568
570
Implementando acciones derivadas de este documento, UTSID obtendra ahorros potenciales de 3.94 mdp*
*mdp impactado por oportunidad
Decisin Estratgica Redistribucin de recursos Modernizacin Consolidacin
NC Impactado TO a determinar
Ahorro Potencial*
19
6.15
(a)
Inversin
2.75
1.0
1.0
11
4.29
0.64
0.64
60
23.16
2.3
2.3
115
3.94
*El ahorro potencial se presenta como dato direccional, se consider el escenario ms conservador (a) Agregar tcnicos operativos (dimensionamiento fuera de alcance de proyecto)
571
572
D. Anexos
15
12
9 6 3 0
1 1
13
Administrativa
Costo de Supervisin
RED NACIONAL DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO INFORMACIN SOCIALMENTE TIL ARCHIVO INSTITUCIONAL UNIDAD DE ENLACE $-
HC Tipo de Contratacin
$2.55
Director
Subdirector Jefe de Departamento
$4.24
2.00 1.50
Director Subdirector
= 0.49
0.43
0.51
0.63
= 0.49
575
Tramo de Control
ARCHIVO INSTITUCIONAL
1:0
1:4
1:7
1:0
1:2
1:7
1:0
1:6
1:7
UNIDAD DE ENLACE
1:0
1:3
1:7
1:0
1:5
1:7
576
Detalle
ARCHIVO INSTITUCIONAL Total INFORMACIN SOCIALMENTE TIL Total RED NACIONAL DE INFORMACIN Y DOCUMENTACIN Total UNIDAD DE ENLACE Total DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO Total Director Jefe de Departamento Subdirector Jefe de Departamento Subdirector Subdirector Jefe de Departamento Subdirector Jefe de Departamento 1 3 4 1 3 4 1 1 1 3 1 1 1 2 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 1.05 1.56 2.62 1.05 1.37 2.42 1.05 1.05 1.06 1.75 2.81 2.55 0.57 3.13 1:4 1:4 1:4
1:2
1:2
1:2
1:6 1:3
1:6 1:3
1:6 1:3
1:5
1:5
1:5
577
2. Soporte Estratgico
Usuarios
UTSID.US1 Asegurar eficazmente el acceso a la informacin pblica del IFE y de los Partidos Polticos
Procesos
Desarrollo Organizacional UTSID.IT1 Desarrollar las competencias necesarias del personal de UTSID UTSID.IT2 Desarrollar una cultura de servicio y calidad UTSID.IT3 Impulsar una estructura de la unidad adecuada a sus procesos
Infraestructura UTSID.IT5 Contar con un inmueble propiedad del instituto para el archivo histrico
579
A. Entendimiento
Para el diagnstico de la UFRPP se analiz la normatividad y las bases de datos del personal, as como realizaron 6 entrevistas con funcionarios del rea
Documentos Analizados
Nombre Descripcin Marco poltico y legal que rige a los Estados Unidos Mexicanos Descripcin de puesto asignadas por cada unidad responsable Normas constitucionales poltico electorales Reglamento interno de trabajo Calendario de fechas de las etapas del proceso de fiscalizacin para los aos 2012 y 2013 Presupuesto Total Anual de los colaboradores
Estrategias de las URs y su vinculacin con el Mapa Estratgico Institucional
Entrevistas
Nombre 1 2 3 4 5 6 Alfredo Cristalinas Kaulitz Rosario Selene Mrquez Hernandez Luis Fernando Flores y Cano Ral Snchez Castaeda Jos Muoz Gmez Javier Gonzlez G. rea Director General de la Unidad de Fiscalizacin de los Recursos de los Partidos Polticos Director de Resoluciones y Normatividad Director de Auditora de Partidos Polticos, Agrupaciones Polticas y Otros Coordinador Operativo Subdirector de Auditora Asistente Administrativo
582
El artculo 41 Constitucional y el COFIPE norman gran parte de la actividad de la UFRPP y dotan a la misma de rgano tcnico con autonoma de gestin
Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos TITULO SEGUNDO - CAPITULO I DE LA SOBERANIA NACIONAL Y DE LA FORMA DE GOBIERNO
Articulo 41: V. La fiscalizacin de las finanzas de los partidos polticos nacionales estar a cargo de un rgano tcnico del Consejo General del Instituto Federal Electoral, dotado de autonoma de gestin
COFIPE
Recepcin y revisin integral de los informes de financiamiento que presenten los partidos Designacin del director general de la Unidad de Fiscalizacin Facultades de la UFRPP Estructura Administrativa de la UFRPP Informes del origen y monto de los ingresos de los Partidos Polticos Reglamento de presentacin y revisin de los informes de los partidos polticos Procesos extraordinarios de fiscalizacin con plazos diferentes a los establecidos Reserva sobre el curso de las revisiones y auditoras Exencin de impuestos a partidos polticos Supuestos en los que no aplica el Art. 87 Retencin de impuestos por parte de partidos polticos
rea Atribuciones Direccin de Auditora de Direccin de Resoluciones y especficas Partidos Polticos, Normatividad COFIPE - UFRPP Agrupaciones Polticas y Otros
Art. 79
Art. 79
Art. 80 Art. 81 Art. 82 Art. 83 Art. 84 Art. 85 Art. 86 Art. 87 Art. 88 Art. 89
Art. 85
Art. 86 Art. 87 Art. 88 Art. 89
El COFIPE hace referencia fundamentalmente a las funciones realizadas por la Direccin de Auditora de PPs, APNs y Otros, siendo la Direccin de Resoluciones y Normatividad el brazo jurdico que garantiza su ejecucin
Fuente: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos y COFIPE
583
UFRPP tiene una serie de objetivos estratgicos que contribuyen al logro de los objetivos, misin y visin del Instituto
IFE
Misin Visin Objetivos
Presentar al Consejo General para su aprobacin el proyecto de Reglamento de la materia, y los dems acuerdos, para regular el registro contable de los ingresos y egresos de los partidos polticos nacionales, las caractersticas de la documentacin comprobatoria sobre el manejo de sus recursos y establecer los requisitos que debern satisfacer los informes de ingresos y egresos que le presenten Fiscalizar y vigilar los ingresos y gastos de los Partidos Polticos, Coaliciones, Organizaciones de Ciudadanos, Agrupaciones Polticas Nacionales y Observadores Electorales Presentar al Consejo General los informes de resultados y proyectos de resolucin sobre las auditoras y verificaciones practicadas
Misin UFRPP
Vigilar que los recursos de los partidos tengan origen lcito y se apliquen estricta e invariablemente a las actividades sealadas por la ley
Instruir los procedimientos administrativos que se presenten en materia de fiscalizacin y vigilancia; y proponer al Consejo General la imposicin de las sanciones que procedan
Objetivos UFRPP
Proporcionar a los partidos polticos la orientacin, asesora y capacitacin necesarias para el cumplimiento de las obligaciones
Fuente: Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos, Mapas Estratgicos de las URs y COFIPE
584
UFRPP ejecuta una serie de funciones y procesos sustantivos cuya finalidad es realizar productos y servicios que sern entregados a diversos clientes
Funcin / Proceso
Presentar el proyecto de Reglamento de la materia para regular el registro contable de los partidos polticos nacionales
Servicio/ Producto
Regulaciones para el registro contable de los ingresos y egresos de los partidos polticos nacionales
Cliente
Partidos Polticos
Coaliciones
Sustantivos
Dictmenes Contables
Organizaciones de Ciudadanos
Resoluciones
Observadores Electorales
Consejo General
Soporte
585
Para cumplir sus funciones, la UFRPP tiene una estructura compuesta por 229 colaboradores de MM, MS y TO con un costo de $87.77 Mdp al ao
Nm. Costo Total Colaboradores /Mdp)
Rama Total de MM y MS S Nombre del Puesto 1 0 19 MS Tipo de mando Total de TO
MM y MS TO
58 171 229
TOTAL
A,E
Coordinacin Operativa 8
M M
5
100 80
Administrativa
60
40 20 0
$25,104,976 $22,529,736 $14,553,797 $10,122,220 $7,620,908 $611,353 $6,740,801 $492,899
Direccin de Auditora de Partidos Polticos, Agrupaciones Polticas y Otros Direccin de Resoluciones y Normatividad Coordinacin Operativa Apoyo Administrativo
Honorarios Eventuales
$87.77
$ 8.23 9% 6%
$ 7.23 8% 5%
586
B. Diagnstico
1
Coordinacin Operativa
3
Direccin de Resoluciones y Normatividad
Hallazgo
Oportunidades
1. Exceso de puestos en la Coordinacin Operativa 2. Distribucin irregular del personal de Auditoria y Normatividad 3. Traslapes en los roles de supervisin y elevados costos
Eliminacin de puestos que no agregan valor a los procesos centrales de la UFRPP Pedir apoyo a UNICOM para la gestin de los sistemas que el rea requiera Establecer los criterios para la distribucin del personal, incorporando los criterios aceptados en la industria de auditora Identificar el nivel de supervisin que est agregando un valor limitado as como el impacto en puestos y en costo de nmina en la Coordinacin Operativa y en la Direccin de Resoluciones y Normatividad
Existe un rea de oportunidad en la distribucin de equipos de Auditora y Normatividad Los roles de supervisin en los distintos niveles son similares y los costos de supervisin son altos en la Coordinacin Operativa y en la Direccin de Resoluciones y Normatividad
Decisin Estratgica
Descentralizacin
Consolidacin
Modernizacin
Redistribucin de recursos
588
C. Diagnstico - Hallazgo 1
Elevado costo de la Coordinacin Operativa
La Coordinacin Operativa desempea diversas funciones no sustantivas o propias de otras reas de la UFRPP con un costo de nmina de 8 Mdp anuales
La Coordinacin Operativa, comenz siendo una Coordinacin de Asesores y actualmente est compuesta por dos subdirecciones con 8 Mandos Medios y 5 Tcnicos Operativos.
A Coordinacin Operativa 2 2 MM
MM
FUNCIONES: Gestionar sistemas de apoyo para la UFRPP Gestionar la publicacin de la informacin de la UFRPP en la pgina del IFE Desarrollar el material de capacitacin en materia de fiscalizacin
FUNCIONES: Proveer informacin al Director General de la UFRPP Coordinar el proceso de fiscalizacin entre la Direccin de Auditora y la Direccin de Resoluciones Realizar convenios de coordinacin con CNBV, SAT y UIF en materia de fiscalizacin Apoyar a la IEE, Juntas Locales y Distritales a superar las limitaciones del secreto bancario, fiduciario o fiscal
Costo $2,523,464 $2,961,234 $2,653,551 $8,138,249
rea Coordinacin Operativa Subdireccin de Modernizacin y Simplificacin Subdireccin de Control y Seguimiento TOTAL
NC 4 5 4 13
590
Adicionalmente realiza una funcin de apoyo a los Institutos Electorales Estatales y a las Juntas en materia de secreto bancario, fiduciario y fiscal
Proceso a nivel desconcentrado
Peticiones de informacin cursadas a travs del Secretario Ejecutivo
Instituto Electoral Estatal El Secretario Ejecutivo cursa peticin a la Subdireccin de Control y Seguimiento dentro de la UFRPP La Subdireccin de Control y Seguimiento redirige las peticiones a las diferentes instancias
CNBV
Juntas Locales
Secretario Ejecutivo
SAT
Juntas Distritales
UIF
rganos Desconcentrados
Volumetra
361
69 2012 2013
La Direccin de Auditora realiza peticiones de informacin directamente a CNBV, SAT y UIF en el curso de sus actividades de auditoria, por lo que las peticiones provenientes de IEE y las Juntas podran cursarse tambin dentro de esta direccin
Las peticiones pueden contener diversos documentos. En 2012 se revisaron 1855 documentos en total.
591
Adems, los Mandos Medios representan el 77% del costo de la Coordinacin Operativa, en la que los tramos de control son reducidos
Coordinacin Operativa
Puesto Puesto
Coordinador Operativo
NC NC
Tramo de Control
Coordinador Operativo
Analista de Servicios Grficos Secretaria de Direccin de rea o Equivalente
1 1 2
1
2
1:3
1:0
Jefe de Departamento de Modernizacin y Simplificacin Jefe de Departamento de Modernizacin y Simplificacin Asistente de Control de Programas de Modernizacin Asistente de Control de Programas de Modernizacin
Jefe de Departamento de Control y Seguimiento Jefe de Departamento de Control y Seguimiento Analista de Simplificacin Administrativa
Lder de Modernizacin y Seguimiento fuera de la Subdireccin del mismo nombre y reportando directamente al Coordinador Operativo Analista de Servicios Grficos reportndole directamente al Coordinador Operativo Los Asistentes y Analistas reportan directamente a Subdirectores a pesar de existir Jefes de Departamento
Existen reas de oportunidad en la Coordinacin operativa en cuanto al nmero de colaboradores que la integran
Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
AHORRO POTENCIAL
$4,889,677
592
C. Diagnstico - Hallazgo 2
Distribucin irregular del personal de auditora y de resoluciones y normatividad
La Direccin de Auditora de Partidos Polticos, Agrupaciones Polticas y Otras Organizaciones fiscaliza a 5 principales sujetos obligados
La UFRPP es la encargada de asegurar la procedencia lcita de los recursos de: Partidos Polticos, Coaliciones, Agrupaciones Polticas Nacionales, Observadores Electorales y Organizaciones de Ciudadanas
Clientes de la UFRPP Agrupaciones Polticas Nacionales Compromiso por Mxico Coaliciones Movimiento Progresista PRI PAN PRD Ingresos Auditados
$ 748,152,225 $ 694,220,405
$ 1,175,357,870 $ 1,079,900,489 $ 357,307,877 $ 357,648,826 $ 406,673,592 $ 202,414,704 $ 180,015,440 $3,759,318,798
$ 1,442,372,630
UFRPP
Partidos Polticos
PT
Movimiento Ciudadano
Observadores Electorales
Organizaciones de Ciudadanos
594
La UFRPP utiliza un calendario oficial de actividades para el proceso de fiscalizacin de recursos de estas entidades
El Calendario de Fiscalizacin es emitido en una circular por la Direccin Ejecutiva de Administracin del IFE; ste detalla los plazos que deben cumplir tanto los entes polticos para la entrega de documentacin, como la UFRPP para la fiscalizacin de las finanzas
2012 Etapas del Proceso de Fiscalizacin
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5
2013
6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 4 5
2014
6 7 8 9 10 11 12
Pre-Campaa - Campaa
Campaa
Operacin Ordinaria
Precampaa Expeditos
Precampaa Ordinario Informe Anual Partidos Polticos Nacionales Tipo de Informe Informe Anual Agrupaciones Polticas Informes de Observadores Electorales
595
Los Auditores encargados de la fiscalizacin son asignados a equipos enfocados en Partidos Polticos para la revisin de Campaa y del Informe Anual
El tamao de los equipos se determina tomando en cuenta la complejidad de los informes presentados por los Partidos Polticos.
Distribucin de Equipos del Personal de Auditora
NC
18 16 1 3 2 1 1 1 7 4
PRI
Informe Campaa Informe
1 4
14 12
10 8 6 4 2 0
TOTAL
2 2
3 3 3 2 6
PRD
Informe Campaa Informe
4 3 1 1 2
PVE
9 1 1 2 1 1
PT
Campaa Informe
4 4
2 1 3 2 4
PAN
Campaa
1 3 4 3 1
Nva. A.
Informe
3 3 3 1
Campaa
2 3
Campaa
NC
119
10 5.86 40%
14
10 4.90 30%
13
16 7.76 45%
11
6 4.60 50%
18 6.60 260%
8 5.53 38%
11
Costo Actual
$37,983,453
Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
596
Con base en la experiencia de Deloitte en la prctica de Auditoras a Entidades Gubernamentales, se han establecido criterios para analizar el tamao de los equipos de trabajo
Las auditoras en el sector pblico se realizan tomando en consideracin un factor de importancia relativa que sirve de parmetro para enfocar los esfuerzos a lo material o lo relevante.
Distribucin de Equipos del Personal en Auditoras a Entidades Gubernamentales*
NC
12 10
Total NC: 10
NC
Total NC: 13
14 12 2
Socios Gerentes Encargados Staff de Auditora Consultor TI Consultor Impuestos
2
2 2 5 1 1
8
2 6 4 2 0 1 3 1 1
10 8 6 4 2 0
Staff de Auditora
Para analizar el tamao de los equipos de Auditora del sector Pblico se considera la complejidad de la institucin ms que en los montos auditados, por lo que se pueden utilizar criterios similares para comparar a la UFRPP
* Nota: No son comparables con Auditoras en el sector privado que basan sus auditoras en un enfoque de riesgos.
597
De acuerdo a los criterios aceptados en la Industria, se realiz un comparativo del nmero de colaboradores que se requieren para llevar a cabo una auditora bajo las condiciones a las que la UFRPP est sujeta
Se determin una distribucin potencial de recursos para llevar a cabo una auditora basndose en los criterios definidos por la industria es la siguiente:
Distribucin Potencial de Colaboradores
NC
12
Total NC: 43
Encargado Auditor Senior
10 8 6 4
1 2 3
1 2 2
1 1 2 3 PRD
1 2 2 3 PT - MC
1 2 2 3 NVA-PVEM
Auditor
2
Auditor Junior Tcnico
4 PAN
0 PRI
Se tom en consideracin: El tiempo para la revisin de informa anual es de 60 das hbiles El tiempo para la revisin de informa de campaa es de 120 das hbiles La carga de trabajo con base en los montos auditados y en el alcance de la auditora La auditora debe ser llevada a cabo con el uso de tecnologa, capacitacin de personal, planeacin adecuada del trabajo y supervisin oportuna. Se consider que este tipo de auditoras se basa en un factor de importancia relativa que sirve de parmetro para enfocar los esfuerzos a lo material o lo relevante
De acuerdo al comparativo con los criterios mencionados, existe un rea de oportunidad en la distribucin del personal actual de auditora
Ahorro Potencial
$9,524,177
598
En la Direccin de Resoluciones y Normatividad los colaboradores son asignados a equipos que atienden a las distintas coaliciones y partidos
La Direccin de Resoluciones y Normatividad de la UFRPP es la encargada de individualizar y crear las Resoluciones con base en los dictmenes contables de la Direccin de Auditora
NC
Direccin General
18 16 14 12 10 8 6 4 2 0
2 4 1 2 7
Proyectista UFQRA
Asistente
1 2 4 2
1 2 3 3
Nva. A.
4 2
Movimiento Progresista
PAN
NC
46
18
10
11
11
Con la disminucin de la carga de trabajo para aos ordinarios existe un rea de oportunidad en el dimensionamiento del rea
Ahorro Potencial
$8,082,886
599
C. Diagnstico Hallazgo 3
Traslapes en los roles de supervisin y elevados costos
Los tramos de control son reducidos en la UFRPP, por lo que la estructura no est alineada a tendencias de modernizacin administrativa internacionales
Perspectiva Tendencia
Acotacin de niveles jerrquicos mediante la redefinicin de responsabilidades para alcanzar una entrega oportuna de servicios
Administracin de la estructura de gestin Volumen Nmero de Mandos Medios y Superiores T O T A L R AT I O S Costos T O TA Costo de la Estructura L de Gestin
Resultados
Mayor enfoque en resultados Estructura de gestin oportuna y eficiente Mayor interaccin entre reas Acercamiento de servicios a destinatarios finales
Alineacin UFRPP
Tramo de control 1:3
Alineacin alta Alineacin media
Tramos de Control
R AT Costo de Supervisin I O S +
Poca alineacin
Alineacin baja
Tramo de Control
El anlisis de tramos de control no aplica para la Direccin de Auditora debido a la naturaleza de sus funciones
1:6
1:0
1:2
1:3
1:5
1:6
1:0
1:5
1:6
1:3
1:4
1:6
601
El costo de supervisin es elevado y los roles que realizan los subdirectores y jefes son similares, por lo que se pueden reducir los niveles jerrquicos
ndice de Costo de Supervisin por Nivel 2.00 1.50 1.00 0.50 0.00 0.35 0.32 0.00 0.62
= 0.59
Director General Director Subdirector
ndice de Costo de Supervisin por rea 2.00 1.50 1.00 0.50 0.35
DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO COORDINACIN OPERATIVA
0.78 0.49
0.42
= 0.59
Roles
Nivel Normativo Diseo Monitoreo Ejecucin NC Costeo (Mdp*)
1 2 3 4
1 1 6
Subdirector
24
32
Ahorros potenciales*
De acuerdo al traslape de actividades que hay, existe la oportunidad de eliminar uno de los niveles de Mandos Medios.
Plantilla proporcionada por el Instituto Abril 2013
602
604
Implementando acciones derivadas de este documento, la UFRPP obtendra ahorros potenciales de 22.48 Mdp
*Mdp impactado por oportunidad
Redistribucin de recursos Modernizacin
NC
Costo Mdp
NC Impactado 28
150
47.63
9.52
54
24.67
8.08
17
8.08
Coordinacin Operativa
13
8.23
4.88
4.88
12
7.23
52
22.48
605
E. Anexos
60 50
1 0
Honorarios Eventuales
MS
40
30 20 10 0 HC Tipo de Contratacin
3.20 1.23 1.23 4.59
57
Administrativa
TOTAL
58
Costo de Estructura
DIRECCIN Y APOYO ADMINISTRATIVO
COORDINACIN OPERATIVA DIRECCIN DE RESOLUCIONES Y NORMATIVIDAD
$7.58 $7.89 $24.68 $47.63 $$10 $20 $30 $40 $50 $60 23.37
Director General
Coordinador Secretario Particular
13.87
Costo de Supervisin
2.00 1.50 1.00 0.50 0.00 0.35 0.32 0.00 0.62
= 0.59 Director General Director Subdirector
0.78
= 0.59
0.49
0.42
608
Tramo de Control
1:0
1:2
1:6
1:0
1:2
1:3
1:5
1:0
1:5
1:6
1:3
1:4
1:6
609
Detalle
Director Subdirector Jefe de Departamento Total Director 1 6 24 12 1 5 10 10 Coordinador Subdirector Jefe de Departamento Director General Jefe de Departamento 1 2 5 5 1 2 5 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 2.30 6.39 13.99 22.69 2.29 5.34 5.84 13.47 1.23 2.14 2.95 6.31 3.20 1.81 5.01 1:4 1:4 1:4 1:3 1:4 1:4 1:5 1:2 1:5 1:2 1:5 1:2 1:6 1:2 1:6 1:0 1:6 1:4
COORDINACIN OPERATIVA
Total
1:5
1:5
1:5
610
2. Organigramas Reales
Secretaria Particular
Subdireccin de Resoluciones y Normatividad Subdireccin de Resoluciones y Normatividad Subdireccin de Resoluciones y Normatividad Subdireccin de Resoluciones y Normatividad Subdireccin de Resoluciones y Normatividad
Subdireccin de Auditora
Subdireccin de Auditora
Subdireccin de Auditora
Subdireccin de Auditora
Subdireccin de Auditora
Subdireccin de Auditora
612
Coordinacin Operativa
Coordinador Operativo
Jefe de Departamento de Control y Seguimiento Jefe de Departamento de Control y Seguimiento Analista de Simplificacin Administrativa
613
614
Subdireccin de Auditora
Subdireccin de Auditora
Subdireccin de Auditora
Subdireccin de Auditora
Subdireccin de Auditora
Subdireccin de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
615
3. Organigrama Aprobado
Enlace Administrativo
Coordinacin Operativa
Secretaria Particular
Subdireccin de Resoluciones y Normatividad Subdireccin de Resoluciones y Normatividad Subdireccin de Resoluciones y Normatividad Subdireccin de Resoluciones y Normatividad Subdireccin de Resoluciones y Normatividad
Subdireccin de Auditora
Subdireccin de Auditora
Subdireccin de Auditora
Subdireccin de Auditora
Subdireccin de Auditora
Subdireccin de Auditora
617
Coordinacin Operativa
Coordinacin Operativa
618
619
Subdireccin de Auditora
Subdireccin de Auditora
Subdireccin de Auditora
Subdireccin de Auditora
Subdireccin de Auditora
Subdireccin de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
Departamento de Auditora
620
4. Soporte estratgico
Usuarios
Mejorar los tiempos de entrega y contenidos de los dictmenes y proyectos de resolucin de informes
Ofrecer normas claras y simples para los sujetos obligados en materia de financiamiento y gasto
Procesos
Mejorar la atencin de solicitudes Mejorar la claridad de los proyectos de resolucin y acuerdos
Agilizar los procesos administrativos Contar con personal especializado, capacitado y sensibilizado de su funcin institucional
622
623