LOS DOCUMENTOS DE COMPRAVENTA EN LOS PROGRAMAS DE FACTURACION

-ALBARAN -FACTURA -RECIBO I. EL ALBARAN

Es realmente un documento que acompaa la mercanca en el que se relaciona por escrito todos los artculos que se le envan al cliente * Ahora bien desde el punto de vista del programa la emisiones de los albaranes a cliente se encargan de dar salida al stocks del almacn. Varias son las utilidades que ofrece el trabajar con albaranes, entre ella citamos las siguientes: Mayor control en el stock del almacn Tendremos constancia de que el cliente ha recibido la mercanca Se pueden gestionar los cobros al recibir la mercanca el cliente. Mayor facilidad para modificar o eliminar el documento en relacin con la factura cuyo procedimiento de modificacin o devolucin de este ultimo es solo a travs de las facturas de abono.

Generalmente los programas informaticos de facturacin entre ellos FACTUSOL, permiten elaborar ALBARANES directamente o a partir de un PEDIDO DE CLIENTE. La diferencia entre un PEDIDO y Un ALBARAN esta fundamentalmente en que el Albaran da salida a los artculos del almacn. Y el pedido los reserva. NOTA: En Factusol los artculos que se incluyan en un documento de PEDIDO estarn bloqueado es decir aparecern en almacn pero como no disponible

En todo caso el uso de Albaranes no es obligatorio es siempre facultativo segn las necesidades de cada usuario.

II. LA FACTURA Es el documento ms importante en el proceso de compraventa ya que acredita a nivel legal que la operacin se ha realizado. La legislacin obliga a los empresarios y profesionales expedir y entregar facturas en todas las operaciones de compraventa y a conservarlas debidamente archivadas durante un plazo determinado. Sin embargo imagnese que una empresa suministra diariamente un producto a un cliente; seria demasiado tedioso tener que formalizar una factura por cada entrega. La practica comercial lo que hace en este caso es utilizar los albaranes para todas las entrega y al final del mes Se emite una factura agrupando todos los albaranes que tenga caractersticas similares.
* definicin obtenida de sp facturaplus 2007, ediciones Anaga Pag. 419

III. NOTA DE ABONO - FACTURA DE ABONO Como el empresario tiene la obligacin de conservar todas la facturas emitidas, no puede eliminar las facturas aun cuando el cliente haya realizado una devolucin completa y cancelado la relacin comercial. En este caso se utiliza la FACTURA DE ABONO. El cual es un documento que permite rectificar o realizar devoluciones parcial o total de los artculos o servicios sealados en la factura que se desea rectificar. Nota: fjese que FACTURAPLUS no permite eliminar Albaranes con Facturas emitidas. Para esto hay que eliminar primero la Factura y luego el Albaran

IV. EL RECIBO Una vez cobrado el importe de una factura, la empresa emite un recibo y lo entrega a la persona que hace efectiva la cantidad. Sin embargo el tratamiento de los recibos en los programas de facturacin, es distinto ya que mas que un justificante de pago por parte del cliente. Son realmente tratados como un documento que permiten gestionar el cobro al cliente En FACTURAPLUS por ejemplo los recibos estn vinculados a las facturas y a la forma de pago. Por ejemplo si se trata de un pago al contado, el programa emitir solamente un recibo pero si fuese porcentual o a plazo, el programa emitir tanto recibos como sean necesarios hasta que se complete el pago. As mismo en FACTURAPLUS los cobros solo se gestionan a travs de los recibos (facturacin>Gestin De Cobro>3.Cobros y Devoluciones) Esta opcin permite gestionar los pagos y devoluciones de los recibos y su contabilizacin aunque tambin se pueden crear remesas (Domiciliacin bancaria) Entendemos que como en FACTURAPLUS no es posible gestionar los cobros desde otros documento. Si el cliente nos paga desde un albaran, este cobro deber ser tratado como un anticipo de pago. Ya que aun no se ha generado un recibo de cobro.

Por otro lado En FACTUSOL al igual que FACTURAPLUS los RECIBO solo se emiten a partir de la factura nunca desde el albarn. Nota En Factusol los recibos los puede emitir el programa de forma automtica si previamente en la ficha del cliente concretamente en la solapa OTROS DATOS tenemos marcada la opcin CREAR RECIBOS AL EMITIR FACTURA

Sin embargo a diferencia de FACTURAPLUS la gestin de cobro en FACTUSOL puede realizarse desde cualquier documento es decir desde ALBARAN; desde las FACTURAS o desde los RECIBOS.

Nota Debemos andar con cautela con los cobros en FACTUSOL ya que si bien podemos generar cobros desde cualquier documento. Los cobros desde albaranes no se relacionan de forma automtica con las facturas y hay que cambiar el estado de cobrado o pendiente de forma manual en la factura si queremos que coincidan con el estado del Albarn.

PRESUPUESTO

PEDIDO

ALBARAN

FACTURA

RECIBO

ABONO

REMESA

En este cuadro aparece un grafico con la cadena de documento que las aplicaciones son capaces de realizar; en dicho cuadro se observa como existe una estrecha relacin entre todas puesto que la apariencia de uno de ello lleva aparejada la existencia del siguiente Es decir a partir de un PRESUPUESTO se puede crear un PEDIDO, Y de un PEDIDO un ALBARAN, y desde un ALBARAN se puede crear la FACTURA Y desde este ultimo el RECIBO