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Bibliotecas Escolares.

Lectores.

2012

Bibliotecas Escolares

Formacin en Red

En ABIES todo lo relativo a la gestin de los usuarios se realiza desde el mdulo de Lectores. Las altas, modificaciones y eliminaciones de tipos de lector se realizan desde el men....Herramientas .......Poltica de prstamos

Alta, modificacin y eliminacin de lectores


Asistente para la integracin de datos, dar en siguienteLos usuarios se gestionan de manera similar a como se hace con el catlogo. nicamente el administrador y el bibliotecario pueden realizar esta tarea. El encargado puede consultar los datos de los lectores pero no puede efectuar modificaciones.

Inicialmente en la pantalla se muestra una rejilla con todos los usuarios dados de alta. Encima de sta se encuentran dos casillas: Buscar, que permite realizar bsquedas y Orden, que sirve para seleccionar los criterios de ordenacin de la lista. Tambin se puede elegir el criterio de ordenacin haciendo clic sobre el ttulo de una columna de la rejilla.

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Cuando se hace doble clic sobre uno de los usuarios, se despliega una ventana con la ficha que contiene la informacin completa de dicho usuario. Las herramientas para hacer las bsquedas y ordenar los registros se encuentran en la parte superior. En la parte inferior se encuentran los botones para dar de alta nuevos lectores y/o modificar los datos de los ya existentes. El proceso para dar de alta nuevos lectores consiste en ir rellenando con los datos apropiados el formulario que se presenta.

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Si se desea, se puede introducir una imagen del lector previamente escaneada. Abies soporta los formatos grficos ms extendidos: jpg, gif, ico, bmp, emf y wmf. La imagen debe ser de calidad si posteriormente se quiere imprimir el carn de lector con un mnimo de nitidez.

Importacin de datos desde aplicaciones de gestin acadmica


Introducir los datos de los lectores uno a uno es un esfuerzo que puede evitarse si se dispone en el centro de una aplicacin informtica para la gestin administrativa y acadmica de los alumnos: Programa IES2000, Programa Escuela, etc. Para la integracin desde los programas de gestin de las distintas Comunidades Autnomas hay que ponerse en contacto con el responsable de ABIES en cada comunidad para que nos facilite el proceso. Como los datos ya estn introducidos slo hay que trasvasarlos a ABIES. Esto se realiza mediante la opcin Integrar del men Archivo.

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Una vez elegida la opcin de integrar datos de lectores, hay que seleccionar la aplicacin de origen desde la cual desea recuperar los datos. Se presenta una lista con las aplicaciones que se soportan. En principio ABIES reconoce las aplicaciones de gestin ms extendidas.

El paso siguiente es indicar la ubicacin de los archivos. Para facilitar la tarea, Abies presenta siempre que es posible la ubicacin por defecto que utilizan las aplicaciones para albergar los datos.

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En unos casos basta con confirmar el directorio, y en otros se deber escribir la ruta completa de acceso en la casilla Ubicacin de los archivos o seleccionarla haciendo clic en el botn Examinar. El paso siguiente consiste en introducir un nombre inequvoco para identificar el lote que se integra, y que le permitir reconocerlo a posteriori, por si en algn momento es necesario borrarlo. No se permiten nombres duplicados, y debern tener una longitud mnima para que sean aceptados como vlidos.

Adems deber completar todos los valores por defecto que aparecen en pantalla. Todos ellos son datos propios que necesita ABIES para realizar la importacin de los datos. Las listas de valores por defecto para cada uno de esos campos son cerradas y muestran los datos actualmente existentes en las tablas auxiliares del mismo nombre. Si lo deseamos podemos dar de alta directamente desde esta pgina otros valores que no estn recogidos haciendo clic en el icono que aparece a la derecha de cada lista.

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Llegados a este punto Abies proceder a recuperar los datos de los lectores, mostrando mensajes aclaratorios en caso de que haya problemas que impidan la integracin total o parcial de los datos.

Listados
Con esta opcin, que se activa desde Lectores/Imprimir listado se obtiene un listado de los lectores de la biblioteca en un formato preestablecido.

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Antes de enviarse a la impresora, se muestra en pantalla una presentacin preliminar para verificar cmo saldr. Slo aparecern en el listado aquellos lectores presentes en pantalla. Esto quiere decir que si se ha activado un filtro por medio de una consulta, slo los que cumplan la condicin o condiciones definidas se incluirn en el listado.

De la misma forma, si se ha activado un determinado orden (bien utilizando la lista Orden en la cabecera del mdulo de Lectores, bien haciendo clic sobre el ttulo de una columna de la rejilla), el listado seguir el mismo orden. Tanto el filtro activo como el orden aparecen reflejados en la cabecera del listado.

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Carns de lector
La biblioteca debe emitir un carn que permita identificar de manera sencilla y clara a todos los usuarios de la biblioteca. Adems este carn contendr un cdigo de barras con el cdigo de lector que permitir agilizar el proceso de prstamo utilizando un lector ptico. El carn se puede imprimir en cualquier momento desde Lectores/Imprimir carns. Esta opcin permite escoger los lectores de los que se imprimirn los carns:

Lectores seleccionados. Si se ha realizado una consulta en el mdulo de Lectores y existe un filtro activo, esta opcin se encontrar habilitada con lo que los carns impresos sern los lectores presentes en esa consulta. Todos. Escogiendo esta opcin, se nos imprimirn los carns de todos aquellos lectores que tengamos dados de alta. Intervalo. Indicando el primer y el ltimo nmero de lector de los que queramos imprimir su carn. Nmeros sueltos. Indicando aquellos nmeros de lector que queramos imprimir (sin incluir la letra de control). Posicin de inicio. Puede indicar la posicin del primer carn en la pgina de impresin. Tipo de etiqueta. Puede seleccionar un tipo de impresin del formato de etiqueta predefinido o aadir/editar uno nuevo. Se pueden definir nuevos modelos, para establecer las dimensiones y zona de impresin, pero no se puede alterar el contenido del carn. Obtenemos una vista previa del listado de carns a imprimir.

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Tambin podemos incrementar la validez del carn desde la opcin Mdulo de lectores/Incrementar validez. Esta operacin se realiza sobre la totalidad de los lectores/as. Hay que introducir el valor del incremento en la casilla correspondiente y despus haciendo clic sobre el botn Incrementar periodo.

Por ltimo tambin podemos Promocionar de curso al alumnado para que de esta manera se actualice de forma automtica el curso del alumnado al inicio del mismo. Es aconsejable que antes de realizar esta operacin ir a Herramientas/Opciones/Edicin y se desactivar la casilla Pedir confirmacin antes de guardar, porque si no lo hacemos tendremos que ir pulsando Aceptar cada vez que el programa modifique el curso de cada uno de los lectores/as. Hay que especificar al lado de cada uno de las unidades antiguas el nombre de las actuales a las cules promocionaron los grupos de alumnos. Cuando acabemos hacemos clic en el botn Promocionar para comenzar el proceso. Al terminar hacemos clic en Cerrar.

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Esta operacin ahorra modificaciones individuales y mucho tiempo, pero requiere intervenciones manuales en los casos particulares (alumnos que permanecen en un curso un ao ms). No hace falta dar de alta los cursos nuevos en auxiliares antes de realizar la promocin. Podemos crear un curso de forma temporal para asignarle aquellos alumnos y alumnas que acaban sus estudios (Ex-alumnos). De esta forma podremos luego filtrar por ese curso por medio de una consulta y borrarlos cmodamente. Cuando acabemos podremos borrar ese curso o dejarlo para posteriores usos.

Actividades
Actividad 1: Altas de lectores
Dar de alta a tres lectores, creando las fichas correspondientes.

Actividad 2: Listados de lectores


Obtener el listado de los lectores ordenados por apellido, y posteriormente otro agrupados por el curso.

Actividad 3: Importar datos de lectores


Obtener de la secretara del centro el fichero con los datos de los alumnos. Es importante fijarse en qu aplicacin se est empleando en el centro. Posteriormente proceder a importar los datos en ABIES.

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