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Configuracindelaaplicacin.

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Para empezar a utilizar ABIES, el primer paso es configurar apropiadamente la aplicacin, es decir, establecer los valores concretos correspondientes a nuestra biblioteca. Al arrancar ABIES por primera vez, nos aparece la siguiente pantalla, con la ventana de Sugerencias en primer lugar. Para empezar a trabajar, se cierra la ventana de Sugerencias haciendo clic en el botn Cerrar. Podemos desmarcar la opcin Mostrar esta pantalla al iniciar, para que no vuelva a aparecer.

Los mens de la aplicacin son stos:

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Las tareas que podemos realizar directamente son las siguientes: Pgina principal. Es esta pgina desde la que podemos realizar el resto de las tareas. Catlogo. Acedemos a la informacin de los fondos propios de la Biblioteca. Depsito. Complemento de ABIES para la catalogacin. Prstamos. Para gestionar los prstamos de ejemplares del catlogo Estadsticas. Nos ofrece de manera grfica los resultados de la actividad de la biblioteca. Lectores. Acedemos a la gestin de los lectores de la biblioteca. Auxiliares. Es un mdulo para definir los datos que se utilizan en varios procesos tcnicos de la biblioteca.

Opciones de ABIES
Accederemos mediante el men Herramientas/ Opciones o pulsando la tecla de funcin F8. Slo tiene acceso para modificarlos el Administrador pero es necesario que el equipo de la biblioteca llegue a los acuerdos pertinentes.

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General
En men Herramientas/ Opciones encontramos en primer lugar la opcin General, en la que podemos seleccionar el destino cuando abrimos ABIES y marcar o desmarcar las casillas: Mostrar sugerencias al inicio del programa. Activar efectos sonoros. Pedir confirmacin antes de abandonar el programa.

Centro
En el apartado Centro se completa el formulario con los datos de nuestro centro. Es importante tener estos datos actualizados; por lo tanto, cuando se produzcan cambios (por ejemplo, la persona de contacto o el correo electrnico) deben modificarse en la aplicacin.

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Biblioteca
Aqu introduciremos los datos de la biblioteca. Pondremos el nombre de la biblioteca, que no necesariamente tiene que ser el del centro educativo. En cdigo pondremos el cdigo que nos identifica y que se asigna a cada biblioteca. Son tres letras maysculas. Si desconocemos el cdigo pondremos ZZZ que se reserva para las bibliotecas que no forman parte del catlogo colectivo. Podemos poner una imagen con el logotipo o anagrama de la biblioteca. Esta imagen se incluir en el carn de lector y otros documentos generados por ABIES. Tiene que tener aproximadamente 60x60 pxels. Y los formatos soportados son: jpg, jpeg, bmp, ico, emf y wmf. Estableceremos el nmero de aos de validez del carn. Como sugerencia, se puede establecer el criterio de ciclos o de niveles educativos.

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Copia de seguridad
La copia de seguridad es una tarea de la mxima importancia, pues permite la recuperacin de todos los datos en el caso de prdida de los mismos o en el caso de que se produzca un problema tcnico irresoluble que impida el acceso a los mismos. Por tanto, hay que realizarla de forma rutinaria.

Recordar hacer copia. Esta opcin permite fijar una cantidad de das durante los cuales no se considera crtico hacer una nueva copia de seguridad. Transcurridos esos das, al cerrar la aplicacin se muestra un mensaje recordatorio para realizar la nueva copia de seguridad. Como recomendacin, el nmero que se fije ha de ser el menor posible. Compactar datos antes de realizar la copia. La base de datos en formato access se compacta para reducir el tamao del archivo. Recomendable. Guardar copia anterior antes de sobrescribirla. Al escoger una ubicacin en la que ya existe una copia de seguridad, se puede proceder de dos maneras: sobrescribir la copia vieja, de forma que sta se elimine, o bien renombrar la vieja antes de crear la nueva copia de seguridad. Al activar esta opcin, se procede de la segunda manera.

Edicin

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En esta opcin de Edicin se nos permite: Habilitar o no la tecla Intro para moverse entre campos de la base de datos. Recomendamos tenerla deshabilitada para evitar equvocos con la opcin Aceptar de algunas pantallas. Estando deshabilitada, nos movemos entre campos con el ratn o con la tecla tabulador. Pedir confirmacin antes de guardar modificaciones; es conveniente marcarla par evitar hacer cambios no deseados. En algunas tareas puede ser tedioso solicitar tanta confirmacin. Pedir confirmacin antes de borrar registros; es conveniente mantenerla activada para evitar borrados no deseados. Si queremos que nos facilite la tarea a la hora de generar documento sobre prstamos, marcaremos la casilla Informar de operaciones de prstamos realizadas. Para comprobar los datos de un prstamo antes de hacerlo efectivo, marcaremos Pedir confirmacin en operaciones de prstamos. Consultar fondos existentes antes de hacer altas; es muy conveniente que est activada ya que, si tenemos un ejemplar igual ya catalogado, lo podemos incluir como un nuevo ejemplar y no como nuevo registro. Por otra parte, si el ejemplar aparece en el depsito, nos facilitar enormemente la tarea de catalogacin. Activaremos Pedir confirmacin en actualizaciones de signatura si queremos tener una signatura distinta a la que aparece por defecto (tres primeras letras de autor y tres primeras letras de ttulo).

Estadsticas
En la opcin Estadsticas tenemos dos posibilidades: Limitar los caracteres que aparecern en las leyendas de los grficos (mximo 100). Limitar los elementos a mostrar (mximo 30).

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Estos valores los determinaremos en funcin de la resolucin de la pantalla o de la calidad de la impresora, si los vamos a imprimir.

Valores por defecto

Con estas opciones ABIES nos ayuda a trabajar ms rpidamente, pasando algunos valores por defecto cuando se den de alta nuevos fondos, ejemplares o lectores.

Tenemos que tener la precaucin de modificar estas opciones, en el caso de que no se cumplan por defecto los requisitos que ponemos. En casi todas las opciones aparece una lista desplegable que, mediante unos iconos que aparecen a la derecha, facilita que podamos incluir un nuevo tipo o borrar uno existente. Con los FONDOS, podemos fijar los siguientes valores: Tipo de fondo

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Pas Lengua.

En los EJEMPLARES, podemos fijar: Tipo de ejemplar. Ubicacin Procedencia Moneda.

En los LECTORES, Podemos fijar: Tipo de lector. Localidad. Provincia. Sexo.

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Enlace a datos
Este apartado est detallado en el apartado Instalacin y, ms concretamente, en Instalacin de los depsitos. La referencia al Catlogo es obligatoria y hay que especificar el directorio que contiene el catlogo, ya que es el conjunto de ejemplares (documentos) que hemos incluido en nuestro fichero de biblioteca. Por defecto est en la ruta C:\Archivos de programa\ABIES 2\Datos. No es conveniente cambiar esta ubicacin. En cuanto a los fondos de referencia hay que distinguir entre el Depsito de ABIES y el Depsito Auxiliar. Ambos son opcionales. El Depsito de ABIES es un repertorio de registros bibliogrficos que nos facilita la tarea de catalogacin de nuevos ejemplares en nuestra biblioteca, por lo que su utilizacin es muy recomendable. El Depsito Auxiliar est compuesto por referencias bibliogrficas obtenidas a partir de catlogos de otras bibliotecas (Rebeca, Biblioteca Nacional, Bibliotecas pblicas, escolares ......). Sirve de complemento al Depsito de Abies y es altamente recomendable su utilizacin. Los depsitos se pueden instalar en una ubicacin de nuestra preferencia e incluso en otro ordenador de la red local. Para evitar confusiones, la ruta de ubicacin no se puede teclear de forma directa y es necesario utilizar el icono que aparece a la derecha de cada casilla, para que se abra una ventana de seleccin de la carpeta de destino. La opcin Reabrir nos permite modificar la ubicacin del Catlogo y de los Depsitos y, por lo tanto, podemos utilizar distintas referencias desde el mismo programa.

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Poltica de prstamos
La poltica de prstamos establece los tipos de usuarios que habr en la biblioteca y las categoras de los ejemplares de cara al prstamo. La duracin y condiciones del prstamo se determinan en funcin del tipo de lector y del tipo de ejemplar. Analizando esta informacin, el programa informa sobre si es pertinente o no el prstamo y calcula automticamente la fecha de devolucin. ABIES incorpora por defecto una poltica de prstamos orientativa pero debemos configurar la ms adecuada a nuestra biblioteca. Aunque dicha poltica se puede modificar en cualquier momento, no es recomendable hacerlo porque implica bastante trabajo. Por eso el equipo responsable debe estudiar cuidadosamente cul ser la poltica de la biblioteca y evitar hacer modificaciones en el futuro. Desde el punto de vista de los ejemplares, hay que tener en cuenta si contamos con: Fondo antiguo que adems de no prestarse tendr unas condiciones de acceso especiales. Ejemplares de uso frecuente que tendrn un prstamo con una duracin breve. Ejemplares que no se van a prestar como son los diccionarios, obras de referencia, etc. Ejemplares que slo se prestarn en determinadas circunstancias (vacaciones, fin de semana, etc.). Ejemplares que se prestarn en funcin del tipo de usuario, por ejemplo obras nicamente prestables a profesores o personal del centro. Desde el punto de vista de los usuarios, hay que tener en cuenta aspectos como: Las edades de los estudiantes, pues puede ser oportuno establecer diferentes condiciones por tramos de edad. Si el personal del centro (docente o de administracin) va a estar clasificado en la misma categora o si se har una para cada grupo. La existencia de otros grupos de personas vinculadas temporal o permanentemente con el centro: estudiantes en prcticas, objetores, padres, animadores socioculturales, etc. A la pantalla de Poltica de prstamos se accede desde el men Herramientas. Su apariencia es la siguiente:

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En el bloque Tipos de lector se establecen las categoras de lectores. Se dispone de tres botones: Crea un nuevo tipo. Modifica los datos del tipo seleccionado en ese momento equivalente a hacer un doble clic sobre uno de los tipos). Elimina el tipo actualmente seleccionado. Estos botones se emplean en otras opciones del programa con una funcin similar. Por ejemplo, supongamos que vamos a crear un nuevo tipo para los padres. En este caso pulsamos sobre el botn nuevo, introducimos el nuevo nombre y el nmero mximo de ejemplares que se puede llevar en prstamo.

Supongamos que deseamos modificar el nmero mximo de ejemplares que se puede llevar un alumno. Basta hacer un doble clic en la lista sobre este tipo y especificar el nuevo valor:

El bloque Tipos de ejemplar permite definir los tipos de ejemplar. Inicialmente aparecen tres tipos: normal, no prestable y restringido. El funcionamiento de este bloque es idntico al anterior. Por ltimo el bloque Poltica de prstamos es el que establece la duracin mxima de los prstamos en funcin del tipo de

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lector y de ejemplar. Como se ha visto en una de las ilustraciones precedentes, es una tabla, con los tipos de ejemplar en las columnas y los tipos de lector en las filas. En la celda se indica la duracin mxima del prstamo. Si el valor es de cero das significa que el ejemplar no es prestable. Para modificar el valor establecido realizar un doble clic sobre el valor y modificarlo en la ventana que se abre.

Es conveniente recordar que la poltica de prstamos tambin afecta al proceso de catalogacin. Cuando se da de alta un nuevo ejemplar hay que asignarle obligatoriamente un tipo y esta accin debe hacerse conforme a criterios previamente establecidos.

Control de acceso
El Control de acceso se establece en men Herramientas.... Control de acceso. Frecuentemente el ordenador de gestin de la biblioteca y la aplicacin ABIES es usada por ms de un persona. Por este motivo se pueden establecer distintos niveles de acceso que corresponden a perfiles de usuarios. Para cada perfil se establecen las operaciones autorizadas al usuario que accede con dicho perfil, quedando inhabilitadas las dems. Asociada al perfil hay una contrasea que tendr que introducir el usuario. ABIES contempla 4: Administrador Bibliotecarioa Encargado Invitado Control total Borrado de fondos Altas bajas y modificaciones Prstamos y devoluciones X X X X X X X X X X

Consultar el Catlogo y el Depsito X

La primera vez que se arranca ABIES se entra como Administrador, los perfiles no tienen contrasea asociada y el control de acceso est desactivado.

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Las contraseas las establece el Administrador. Se selecciona un perfil en la lista de la izquierda y posteriormente se teclea en los cuadros pertinentes la contrasea. Al escribirla aparecern asteriscos para evitar que otras personas puedan conocerla. Se escribe dos veces para garantizar que no se han producido errores tipogrficos. Para cambiar la contrasea el proceso es el mismo. Una vez establecidas las contraseas se debe activar el control de acceso marcando el cuadro que aparece en la parte inferior. De esta manera al iniciar la aplicacin se solicita una contrasea y en funcin de ella ABIES determina qu perfil de usuario se va a utilizar. Si no se activa el control de acceso se accede con el perfil seleccionado en el cuadro inferior. Las contraseas: Tienen que ser distintas para cada nivel de usuario. Si introducimos la misma contrasea para dos niveles, el programa recoge solamente el nivel ms bajo, con lo que nos podemos encontrar despus con serios problemas. Si queremos funcionar con contrasea, es necesario activar el control de acceso. Es altamente recomendable activarlo. Se diferencian entre maysculas y minsculas. El administrador custodiar las contraseas y las cambiar con alguna frecuencia y al menos al iniciar cada curso. Es conveniente trabajar con el perfil ms restrictivo. Es decir, para realizar prstamos es preferible trabajar con el perfil Encargado en vez de Administrador. De esta manera se previenen modificaciones accidentales, o que en un momento de descuido una persona no autorizada tome el control total de la aplicacin. Podemos cambiar de perfil, para ello hay que acceder al men Herramientas....Cambiar nivel de acceso, o tambin pulsando la tecla Control (Ctrl) y N a la vez. Otra opcin es haciendo clic sobre la barra de estado del programa, en la parte inferior de la pantalla.

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Copia de seguridad
La copia de seguridad es una tarea de la mxima importancia pues permite la recuperacin de todos los datos en el caso de prdida de los mismos o en el caso de que se produzca un problema tcnico irresoluble que impida el acceso a los mismos. La copia genera un fichero con los datos que hay en la aplicacin en ese momento, por tanto hay que realizarla de forma rutinaria. Es aconsejable hacer copia cada vez que se introduzcan o modifiquen datos en la aplicacin. En el caso que tengamos que reinstalar el programa ABIES, si disponemos de la copia de seguridad podremos restaurarla y no perder ningn dato.

Configuracin
Dentro del men Herramientas....Opciones, en el apartado Copia de seguridad se configuran las opciones generales de este proceso:

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Recordar hacer copia. Esta opcin permite fijar una cantidad de das durante los cuales no se considera crtico hacer una nueva copia de seguridad. Transcurridos esos das, al cerrar la aplicacin se muestra un mensaje recordatorio para realizar la nueva copia de seguridad. Como recomendacin, el nmero que se fije ha de ser el menor posible. Compactar datos antes de realizar la copia. La base de datos en formato Access se compacta para reducir el tamao del archivo. Guardar copia anterior antes de sobrescribirla. Al escoger una ubicacin en la que ya existe una copia de seguridad se puede proceder de dos maneras: sobrescribir la copia vieja de forma que sta se elimina, o bien renombrar la vieja antes de crear la nueva copia de seguridad. Al activar esta opcin se procede de la segunda manera. Aconsejable, as podemos recuperar una copia anterior en caso de equivocacin. Primera copia de seguridad El proceso para realizar la copia de seguridad se inicia de dos maneras: De forma automtica al cerrar la aplicacin, si el programa est configurado para ello y han transcurrido el nmero de das indicado. En cualquier momento desde el men Archivo.....Copia de seguridad.

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En la ventana asociada se pueden distinguir varias zonas: Ubicacin de la copia. Permite establecer la unidad de disco y el directorio en el que se crear la copia. ltimas ubicaciones. Es una lista en la que se conservan las ubicaciones de las ltimas copias de seguridad realizadas. De esta manera se puede seleccionar rpidamente una de ellas. ltima copia realizada. Contiene la fecha de la ltima copia de seguridad. En caso de no haber realizado todava ninguna copia de seguridad se muestra el mensaje No existe . Progreso de la copia. Barra grfica que nos informa del porcentaje del proceso de copia realizado. Slo est activa mientras dura el proceso. Compactar datos antes de realizar la copia. Cuando esta casilla est activa se realiza una compactacin y reparacin de los datos antes de realizar la copia. De esta forma se asegura que el tamao del archivo de datos sea mnimo y est optimizado. La compactacin requiere acceso exclusivo a la base de datos, es decir, que si se trabaja en una red de rea local, no puede haber ms usuarios trabajando sobre ella. Recordar hacer copia de seguridad. Cuando esta casilla est activa se sugiere al abandonar la aplicacin que se realice una copia de seguridad en el periodo que se haya especificado en las Opciones del programa. Para iniciar el proceso hay que hacer clic en el botn Copiar. Cuando se realiza la copia, se crea un archivo llamado ABIES20.ZIP. Si se tiene activada la opcin de guardar la copia de seguridad anterior, este archivo se renombra a ABIES20.BAK. Sucesivas copias de seguridad Al hacer una nueva copia de seguridad se puede escoger una de las ubicaciones empleadas con anterioridad, o bien seleccionar una nueva ubicacin. Es importante hacer peridicamente copias de seguridad en una ubicacin externa al sistema: Pendrive, CD-Rom, otro puesto de la red, etc. Conviene debatir y decidir qu hacer con las copias antiguas: si se conservarn un tiempo de manera preventiva, o si por el contrario, al tener una ms actualizada se eliminan. Restauracin de una copia de seguridad La restauracin de una copia de seguridad es el proceso por el cual se sustituye la actual base de datos por la contenida en una copia de seguridad. Normalmente esta operacin se realiza cuando se ha producido un problema tcnico irresoluble o

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cuando se cambia de ordenador. El proceso se inicia desde el men Archivo....Recuperar copia de seguridad. Entonces aparece la ventana asociada:

En la zona superior de la ventana se indica la ubicacin de la copia de seguridad que se desea restaurar (si en dicha ubicacin no existe una copia de seguridad, el botn recuperar no se encontrar activo). Una vez seleccionada basta pulsar el botn Recuperar para que se efecte el proceso. Es evidente que para poder restaurar anteriormente tiene que haberse realizado al menos una copia de seguridad.

Tablas auxiliares
Las tablas auxiliares contienen los datos que se utilizan en los distintos procesos tcnicos de la biblioteca. En unos casos estos datos se escogen de un conjunto amplio, como es el caso de los descriptores o la CDU. En otros se establecen directamente por la biblioteca, como es el tipo de lectores y de ejemplares. Para conseguir que la biblioteca sea una sistema dinmico y coherente, es necesario estudiar las caractersticas propias de la biblioteca y establecer los criterios que se van a seguir en los distintos procesos. Es importante que todas las personas que participan en el proyecto de la biblioteca adopten estos criterios comunes, evitando radicalmente las acciones improvisadas y por decisin propia, que a la larga se convierten en un serio problema. As es necesario establecer los siguientes parmetros: Los descriptores de materia que se van a emplear para describir los contenidos de los documentos. Las categoras de la CDU (si se va a utilizar) para asignar materias a los contenidos. Las aplicaciones pedaggicas adaptadas a los fines y proyectos del centro. Los tipos de fondos, es decir, cules son las categoras y qu criterios se van a seguir para asignar a cada fondo su tipo correspondiente. Las ubicaciones entre las que se van a distribuir los ejemplares. Todos estos datos no van a ser fijos, y tendrn que modificarse con el tiempo para que se adapten en todo momento a la realidad del centro y la biblioteca. La biblioteca y el centro son entidades dinmicas que evolucionan y progresan de manera continua. La aplicacin se ha desarrollado para que sea fcilmente adaptable a esta situacin cambiante.

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Los valores de las tablas auxiliares vienen fijados de antemano, pero slo como valores de referencia. Es el centro el que debe decidir qu valores se van a establecer para que se adapten a su situacin. Por lo tanto se pueden suprimir, modificar y aadir hasta conseguir un sistema coherente con el cul empezar a funcionar. En la parte izquierda de la pantalla se muestra una columna con las distintas categoras de valores con los que trabaja la biblioteca. En la parte derecha superior, se muestran los valores establecidos para la categora seleccionada en la columna. En la parte inferior se muestran los ejemplares relacionados con el valor seleccionado. Por medio de los botones se pueden eliminar o crear nuevos valores en la categora seleccionada. El botn Ir a permite saltar al mdulo Catlogo accediendo directamente al ejemplar seleccionado en la lista de ejemplares relacionados. En la parte superior se dispone de una herramienta de bsqueda para localizar ms fcilmente los valores de las categoras que queremos modificar, suprimir o verificar si ya estn introducidos. Esta es la portada:

Descriptores
Son palabras temticas que pueden definir el contenido del documento. Cuando sealamos un descriptor, en la parte de debajo de la pantalla nos aparecen los ejemplares de nuestro catlogo que estn relacionados con ese descriptor. Podemos eliminar o aadir nuevos descriptores para adaptarlos a nuestra biblioteca. Tambin podemos acceder directamente al ejemplar buscado.

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Aplicaciones pedaggicas
Esta ventana permite aadir una aplicacin pedaggica o modificar una ya existente. Hay que introducir correctamente el valor de la etapa y ciclo del sistema educativo que con posterioridad podr seleccionar al catalogar fondos. Cuando sealamos una aplicacin pedaggica, en la parte de abajo de la pantalla nos aparecen los ejemplares de nuestro catlogo que estn relacionados con esa aplicacin pedaggica. Podemos eliminar o aadir nuevas aplicaciones pedaggicas. Al intentar aadir un valor que ya se encuentre en esta tabla auxiliar, Abies informa de tal situacin, no permitiendo seguir adelante con el alta. Tambin podemos acceder directamente al ejemplar buscado:

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Autores
Esta ventana permite aadir un autor o modificar uno ya existente. Tenemos que introducir correctamente los valores del autor ya que con posterioridad lo podremos seleccionar al catalogar fondos. Cuando sealamos un autor, en la parte de abajo de la pantalla nos aparecen los ejemplares de nuestro catlogo que estn relacionados con ese autor. Podemos eliminar o aadir nuevos autores. Si intentamos aadir un valor que ya se encuentre en esta tabla auxiliar, ABIES nos informa de tal situacin, no permitindonos seguir adelante con el alta. Tambin podemos acceder directamente al ejemplar buscado:

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Editoriales
Esta ventana permite aadir una editorial o modificar una ya existente. Nos aseguraremos de introducir correctamente el valor de la editorial que con posterioridad se podr seleccionar al catalogar fondos. Cuando sealamos una editorial, en la parte de abajo de la pantalla nos aparecen los ejemplares de nuestro catlogo que estn relacionados con esa editorial. Podemos eliminar o aadir nuevas editoriales. Si intentamos aadir un valor que ya se encuentre en esta tabla auxiliar, ABIES nos informa de tal situacin, no permitindonos seguir adelante con el alta. Tambin podemos acceder directamente al ejemplar buscado:

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Lenguas
Esta ventana permite aadir una lengua o modificar una ya existente. Nos aseguraremos de introducir correctamente el valor de la lengua que con posterioridad se podr seleccionar al catalogar fondos. Cuando sealamos una lengua, en la parte de abajo de la pantalla nos aparecen los ejemplares de nuestro catlogo que estn relacionados con esa lengua. Podemos eliminar o aadir nuevas lenguas. Si intentamos aadir un valor que ya se encuentre en esta tabla auxiliar, ABIES nos informa de tal situacin, no permitindonos seguir adelante con el alta. Tambin podemos acceder directamente al ejemplar buscado:

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Pases
Esta ventana permite aadir un pas o modificar uno ya existente. Nos aseguraremos de introducir correctamente el valor del pas que con posterioridad se podr seleccionar al catalogar fondos. Cuando sealamos un pas, en la parte de abajo de la pantalla nos aparecen los ejemplares de nuestro catlogo que estn relacionados con ese pas. Podemos eliminar o aadir nuevos pases. Si intentamos aadir un valor que ya se encuentre en esta tabla auxiliar, ABIES nos informa de tal situacin, no permitindonos seguir adelante con el alta. Tambin podemos acceder directamente al ejemplar buscado:

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Ubicaciones
Nuestra biblioteca puede tener ms de una dependencia donde se albergarn los fondos. Para cada una de esas ubicaciones se tiene que crear una entrada en la tabla pulsando el botn Nuevo:

Nos aseguraremos de introducir correctamente el valor de la ubicacin que con posterioridad se podr seleccionar al catalogar fondos.

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Crearemos tantas entradas como ubicaciones tengamos (Biblioteca, aula de informtica, sala del profesorado...), incluso podemos distinguir ubicaciones dentro de la misma biblioteca nombrando las estanteras. Podemos modificar o aadir ubicaciones en cualquier momento. Hay que tener la precaucin de que si eliminamos una ubicacin no tiene que tener ningn ejemplar asociado a ella. Por eso es muy importante planificar desde un principio cules sern las ubicaciones a utilizar.

Hay una utilidad Unificacin de auxiliares con la que se pueden unificar dos o ms ubicaciones. La ubicacin resultante puede ser una de las que ya existan o una nueva. Con esta utilidad no importa que las ubicaciones tengan ejemplares asociados. La informacin detallada de la utilidad se puede obtener en la pgina de usuarios registrados dentro del web de ABIES: http://abies.cnice.mec.es Como recomendacin final, se aconseja dar de alta las bibliotecas de aula como un tipo especial de usuario en vez de tratarlas como una simple ubicacin. Esto permitir que los lotes prestados a cada aula puedan actualizarse peridicamente sacando nuevos documentos de la biblioteca. Esta misma recomendacin es aplicable a los departamentos didcticos.

Procedencias
Los ejemplares que componen la biblioteca se pueden obtener de mltiples maneras y esta procedencia puede ser relevante para las tareas de control y administracin. Los medios habituales son la compra, la donacin, el intercambio, el depsito y la edicin propia. Puede ser recomendable crear una procedencia para cada lote de documentos en depsito o los donados por una persona o institucin. Al igual que otros elementos, es muy fcil aadir y modificar pero suprimir una procedencia puede ser complicado. Como ejemplos de procedencias podemos mencionar: Produccin propia, Intercambio con Biblioteca Pblica o Donacin del Ayuntamiento.

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Funciones de autor
En este apartado nos aparece un listado de funciones que se pueden atribuir a un autor, estas son algunas: adapt. adaptador, adaptacin anot. anotador arr. arreglista, arreglo col. colaborador, colaboracin com. comentarista comp. compilador, compilacin, compositor musical coord. coordinador, coordinacin dir. director, direccin ed. lit. editor literario ed. mus. editor musical il. ilustrador, ilustracin int. intrprete pr. prologuista, prlogo rec. recopilador, recopilacin red. redactor, redaccin sel. seleccionador, seleccin trad. traductor, traduccin Igual que en otras tablas auxiliares podemos aadir, eliminar....

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Tipo de fondo
Aqu se establecen las categoras de documentos con que va a contar la biblioteca. Adems de definir los diferentes tipos, habr que establecer los criterios que determinan a cul pertenece un documento. Las personas encargadas de la catalogacin debern conocerlos o consultarlos en caso de duda. Inicialmente hay definidas seis categoras de fondos, pero debemos adaptarlas a nuestra biblioteca. Podemos aadir nuevos tipos o modificar y borrar algunos de los existentes.

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A continuacin mostramos algunos ejemplos: Supongamos que no deseamos tener la categora Artculo de revista, pero en cambio se desea crear la categora Revista, en la que se van a incluir las publicaciones peridicas a las que est suscrita la biblioteca (revistas de divulgacin cientfica, de informtica, de ciencias naturales,...). En este caso, la manera de proceder sera hacer un doble clic sobre la categora Artculo de revista, y sobre la ventana que aparece sustituir el nombre por el de Revista y pulsar sobre el botn de Aceptar. En las siguientes imgenes se muestra el proceso:

Supongamos que queremos crear una nueva categora para los Libros digitales que hay en la biblioteca. Pues basta con pulsar en el botn Nuevo que aparece en la parte inferior de la ventana e introducir el nombre que le vamos a asignar:

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Supongamos que deseamos eliminar la categora Grabacin sonora. Basta con seleccionarla y posteriormente pulsar el botn Eliminar que aparece en la parte inferior de la pantalla. Este proceso es conveniente establecerlo y realizarlo antes de empezar a trabajar con la aplicacin, porque una vez catalogados una parte de los fondos es engorroso cambiar los tipos a los que pertenecen los documentos.

Cursos
Esta ventana permite aadir un curso o modificar uno ya existente.

Tenemos que introducir correctamente el valor del curso que con posterioridad podr ser seleccionado al dar de alta o modificar lectores y lectoras. Si intentamos aadir un valor que ya se encuentre en esta tabla auxiliar, Abies informar de tal situacin, no permitiendo seguir adelante con el alta.

CDU
La edicin oficial de la CDU contiene miles de entradas, desde las ms generales a las ms especializadas, pero ABIES incluye una versin reducida de la misma, con una seleccin de entradas que se ha considerado suficiente para una biblioteca escolar, dejando abierta la posibilidad de que los centros la adapten a su criterio, cosa que es conveniente.

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Las entradas de CDU se pueden dar de alta, eliminar o modificar desde el men Auxiliares....CDU. Para poder simplificar y actualizar la C.D.U. no debemos tener el catlogo de nuestro centro cargado en el programa. Por lo tanto esta operacin deberemos realizarla antes de recuperar la copia de seguridad.

La CDU se presenta de manera estructurada, con listas desplegables. Presenta hasta tres niveles de desarrollo. Basta desplegar las reas oportunas para conocer las reas ms especficas en las que se divide. Cuando se quiera dar de alta una nueva entrada, lo primero que hay que hacer es localizar el nivel inmediatamente anterior del que colgar la nueva. En ese momento se pulsa el botn Nuevo valor, y aparecer una ventana en la que se rellenarn los datos. Despus basta con rellenar los campos con el cdigo y la descripcin de la materia, y posteriormente seleccionar pulsar Aadir para validar su incorporacin. La nueva entrada aparece como la ltima del nivel en el que se ha creado. Hay que tener cuidado, pues en ocasiones esta circunstancia provoca que los niveles no se presenten de manera ordenada. El administrador puede crear y borrar las entradas de CDU. Para modificar una entrada, hay que borrar la existente y posteriormente darla de alta con los datos correctos. Si se tiene el nivel de acceso de bibliotecario, se pueden incorporar nuevos valores pero no se puede eliminarlos. Si se tiene el nivel de acceso de invitado, las opciones estn restringidas y slo se pueden realizar bsquedas para conocer las clases de la CDU que se utilizan en la biblioteca.

Imprimir
Podemos obtener un informe de la tabla auxiliar seleccionada o de los registros relacionados con el valor seleccionado en esa tabla. Si el valor de la tabla auxiliar no tiene registros seleccionados, la segunda opcin no tendr efecto.

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Al hacer clic en Imprimir obtenemos una presentacin preliminar en pantalla del informe que podremos imprimir en papel si lo deseamos.

Actividades
Actividad 1: Configuracin de datos identificativos
Introducir los datos correspondientes a la biblioteca en los apartados Centro y Biblioteca.

Actividad 2: Valores auxiliares

Definir los tipos, ubicaciones y procedencias de documentos que se dan en nuestra biblioteca. Configurarlos en ABIES.

Actividad 3: Control de acceso

Activar el control de acceso y establecer contraseas para cada nivel de acceso. En principio se utilizar como contrasea la inicial del nombre del nivel asociado en minsculas. Por ejemplo, el nivel de Administrador tendr como contrasea a.

Actividad 4: Poltica de prestamos

Definir y configurar apropiadamente la poltica de prstamos de la biblioteca.

Actividad 5: Copia de seguridad

Realizar una copia de seguridad de la base de datos en el directorio de trabajo de ABIES. De momento la nica

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informacin que contiene la copia de seguridad son los datos introducidos relativos a la configuracin.

Actividad 6: Definir un logotipo para la biblioteca

Crear una imagen con el logotipo de la biblioteca. Si de momento no se tiene logotipo, disear uno sencillo con cualquier programa de edicin grfica. Configurar dicha imagen como logotipo de la biblioteca.

Actividad 7: Definir nuevas entradas en la CDU

Definir tres nuevas entradas en la CDU. Estas entradas sern valores que se utilizarn en la biblioteca y que no estn incluidos en la lista inicial.

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Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte

INTEF 32