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FERRETERIA NIPLES YA S.A.

Auditora Operacional ao 201


AREA DE COMPRAS

Preparado por!
LUZ DARY GONZALEZ HENAO Cod.1021110057 NELLY GAVIRIA MARIN Cod.1020014362 TRINO RAFAEL CASTILLA ROCHA Cod.1021110243

Pre"entado a! #r. Ser$io %uti&rre'

Octu(re 1 de 201

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CONTENIDO

AG
Contenido. Carta de Compromiso.. Cuestionario Control Interno.. El Entorno Empresarial y la Teora de las Cinco Fuer as.. "ro#rama de $uditoria %Familiari aci&n)))))))))))).. Familiari aci&n "ro#rama de $uditoria Operacional para el (rea de Compras. Cuestionario de Control interno.. $n(lisis e in*esti#aci&n . . In,orme de Control Interno -apa de "rocesos $dministrati*os de la Or#ani aci&n. -apa de "rocesos de Compras "rocesos de Compras Descripci&n del "rocedimiento. Dia#rama de Flu.o del "roceso de Compras de la Or#ani aci&n In,orme Final Do,a Compras Conclusiones.. 01 02 04 0! 0* 1' 1) 22 2+ '2 41 4) 4+ 4! 4/ 40 )0 )1

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1. C$1T$ DE CO-"1O-I2O Santia$o de +ali, "eptie-(re 1 de 201 Seore" FERRETERIA NIPLES YA S.A.S Atn.! Sr. Pedro P&re' Repre"entante Le$al +iudad REF ! +ARTA #E +O.PRO.ISO

Al #irectorio al repre"entante pertinente de la alta $erencia/ Al 0a(erno" "olicitado 1ue audite-o" el proce"o de +O.PRAS a la 2ec0a, no" e" $rato
con2ir-arle" nue"tra aceptaci3n 4 nue"tra con2or-idad de e"te co-pro-i"o por -edio de e"ta carta. Nue"tra auditora "e lle5ar6 ca(o con el o(7eti5o de e8pre"ar una opini3n "o(re el proce"o de +O.PRAS de "u co-paa. E2ectuare-o" nue"tra auditora de acuerdo con la" Nor-a" Internacionale" de Auditoria" 9o nor-a" o pr6ctica" nacionale" aplica(le":. #ic0a" NIAS re1uieren 1ue planee-o" 4 e7ecute-o" la auditora con el 2in de o(tener una "e$uridad ra'ona(le "o(re lo" proce"o" correcto" 1ue "e -ane7an 4 1ue e"to" e"t6n li(re" de errore" -ateriale". ;na auditora co-prende el e8a-en, (a"ado en una co-pro(aci3n "electi5a, de la" e5idencia" 1ue "u"tentan lo" procedi-iento". Ta-(i&n co-prende la e5aluaci3n de lo" principio" de conta(ilidad aplicado" 4 de la" e"ti-acione" "i$ni2icati5a" e2ectuada" por la $erencia, a" co-o una e5aluaci3n de la pre"entaci3n $eneral de lo" in2or-e" de co-pra". Por (a"ar"e en prue(a" "electi5a" 4 por otra" li-itacione" in0erente" de una auditoria a" co-o la" li-itacione" propia" de lo" "i"te-a" de conta(ilidad 4 control interno e8i"te el rie"$o ine5ita(le de 1ue 1ueden "in detectar al$uno" errore" -ateriale". Adicional-ente a nue"tro in2or-e "o(re lo" proce"o" de co-pra", 0e-o" con"iderado proporcionarle" una carta aparte, re2erente a la" de(ilidade" -ateriale" en lo" "i"te-a" de conta(ilidad 4 de control interno 1ue to-e-o" conoci-iento, Le" recorda-o" 1ue la re"pon"a(ilidad para la preparaci3n de lo" e"tado" 2inanciero" inclu4endo la adecuada re5elaci3n de in2or-aci3n e" de la $erencia de la e-pre"a. E"to inclu4e el -anteni-iento de re$i"tro" de la" (a"e" de dato" 4 de controle" interno" adecuado". la "elecci3n 4 aplicaci3n de poltica" de co-pra", 4 la "al5a$uarda de lo" recur"o" de la e-pre"a. +o-o parte del proce"o de nue"tra auditora, "olicitare-o" a la $erencia "u con2ir-aci3n por e"crito de la" -ani2e"tacione" 0ec0a" a no"otro" en relaci3n con la auditora E"pera-o" contar con la co-pleta cooperaci3n de "u per"onal a 2in de 1ue no" 2aciliten, lo" re$i"tro", docu-entaci3n 4 otra in2or-aci3n 1ue "olicitare-o" en relaci3n con nue"tra auditora. Nue"tro" 0onorario" 1ue "e 2acturaran a -edida 1ue a5ance el tra(a7o, "e (a"an en el tie-po re1uerido por la"

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per"ona" a"i$nada" al tra(a7o -6" $a"to" directo". La" tari2a" por 0ora" 0o-(re 5aran "e$<n el $rado de re"pon"a(ilidad in5olucrado 4 la e8periencia 4 cali2icaci3n re1uerida". La pre"enta carta "er6 e2ecti5a para ao" 2uturo" 1ue "e le d& ter-ino, -odi2i1ue o "u("titu4a. Le" a$radecere-o" 2ir-ar 4 de5ol5er la copia ad7unta de e"ta carta en "eal de "u co-pren"i3n 4 acuerdo "o(re lo" t&r-ino" del co-pro-i"o de auditoria de lo" proce"o" de co-pra" 1ue lle5are-o" a ca(o. NELLY %A=IRIA .ARIN A"ociaci3n de Auditore" Poli

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Reci(ido Por ! PE#RO PERE?

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> +on2or-e FERRETERIA NIPLES YA S.A.S

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2. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO REF P/T Auditor

E!"#d$d A%d#"$d$& FERRETERIA NI LES YA S.A.S '()$ d) T($*$+o& INVENTARIOS F),-$ $%d#"o(.$& SE TIEM/RE 17 DE 2013

PREGUNTAS A0*#)!") )1")(!o


1. @La e-pre"a e" lder en el $re-ioA 2. @La e-pre"a e"t6 co-pro-etida con el cuidado del -edio a-(ienteA . @La e-pre"a e" reconocida por la (uena $e"ti3n del recur"o 0u-anoA B. @La "elecci3n de lo" pro5eedore" la 0acen de -anera interna o e8ternaA

SI

NO NA

OBSERVACIN Es pyme

A0*#)!") #!")(!o
1. @E8i"te un 2lu7o de in2or-aci3n adecuado entre la" di"tinta" 6rea" de la or$ani'aci3nA 2. @Se 0an e"ta(lecido indicadore" 4 criterio" para la -edici3n de la $e"ti3nA . @Se cuenta con un "i"te-a de ad-ini"traci3n de per"onalA B. @Ca4 5i$ilancia 4 acata-iento de la" di"po"icione" le$ale" aplica(le"A

Externa

O*+)"#2o3
1. @Lo" o(7eti5o" e"t6n en2ocado" con la" e"trate$ia" pro$ra-a" procedi-iento" 4 nor-a" e"ta(lecida"A 2. @La -i"i3n 4 5i"i3n e"t6n adecuada-ente di2undida" a tra5&" de toda la or$ani'aci3n a "u" e-pleado"A . @#entro de lo" o(7eti5o" de la co-paa "e encuentra la certi2icaci3n de calidadA B. @Se cu-plen adecuada-ente la" poltica" en el 6rea del proce"o" de co-pra"A D. @E8i"ten procedi-iento" claro" para la "elecci3n, pro-oci3n, capacitaci3n, e5aluaci3n, co-pen"aci3n 4 "anci3n del per"onalA

No existe Misin, ni Visin, en cuanto al punto 5 es una empresa donde se manejan intereses familiares, por lo tanto no ay claridad en el proceso de compensacin o e!aluacin.

E3"($")4#$3 56$($ )7 8()$ $ )2$7%$(9


1. @Tiene la or$ani'aci3n un plan de or$ani'aci3n e"trat&$icoA 2. @Se tienen e"trate$ia" de inte$raci3n para 1ue cada

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6rea de"arrolle "u tra(a7o en con7unto ar-3nica-enteA . @E8i"te plane" de capacitaci3n 1ue conte-plen la orientaci3n de nue5o" e-pleado" 4 la actuali'aci3n de lo" de-6"A B. @Ca4 -oti5aci3n, rotaci3n de car$o e incenti5o" por parte de la or$ani'aci3n al per"onalA

Co!"$*7) : ;#!$!,#)(o
1. @La e-pre"a lle5a conta(ilidad de "u" operacione"A 2. @Se reali'an cierre" -en"uale" conta(le" dentro de la or$ani'aci3nA . @Se cuenta con un pro$ra-a "i"te-ati'ado de co-pra"A B. @E8i"ten -anuale" 1ue deter-inen la" 2uncione" de la" per"ona" in5olucrada" en el procedi-iento de co-pra"A

E3"(%,"%($ o(4$!#<$"#2$
1. @E8i"te ;n Or$ani$ra-a de la or$ani'aci3n con lo" departa-ento" 4 car$o"A 2. @E"t6 di2undido a toda la or$ani'aci3nA . @Ca4 e-pleado" con la" co-petencia" nece"aria" en cada pue"to de tra(a7oA B. @La in2rae"tructura a"i$nada al recur"o 0u-ano e" adecuada para el procedi-iento de acti5idade"A

D#(),,#=!
1. @Le $erencia tiene en cuenta la re"pon"a(ilidad de lo" e-pleado"A 2. @La a"i$naci3n de re"pon"a(ilidad e"t6 en relaci3n directa con el ni5el de deci"ione" para e2ecto" de la" co-pra"A . @Se reali'an reunione" $erenciale" para to-ar deci"ione" del proce"o de co-pra"A B. @Se e-plean -apa" o -odelo" para lle5ar a ca(o la plani2icaci3n de recur"o" 0u-ano"A

Co!"(o7
1. @Se 0an e"ta(lecido controle" 2"ico" 4 l3$ico" 1ue per-itan detectar el acce"o no autori'ado a la in2or-aci3nA 2. @Se e5al<a el per"onal peri3dica-ente para -antener actuali'ada la e"tructuraA . @E8i"te control "o(re la" -eta" del 6rea de co-pra" a e5aluarA B. @E8i"ten -anuale" de procedi-iento" 4 2uncione" en el proce"o de co-pra"A D. @Se cuenta con un control oportuno a la i-pre"i3n de la "olicitude" de co-praA E. @E8i"te una planilla de control de 0ora de lle$ada del per"onalA

En relacin al punto " los manuales #ue existen es de cmo utili$ar los formatos %rdenes de &ompra'

+onclu"ione" de la e5aluaci3n del control interno!

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#e acuerdo al e"tudio reali'ado al 6rea de co-pra" de la e-pre"a, "e pudo o("er5ar 1ue no e8i"te un -ane7o adecuado 4a 1ue la" per"ona" in5olucrada" "on lo" -i"-o" 5endedore". Lo" producto" "e co-pran todo" lo" da" 4 $eneral-ente de contado/ cuando un cliente re1uiere un pedido, el 5endedor 5eri2ica la e8i"tencia de dic0o producto en "top, "i el producto e"t6 en (ode$a e" "eparado para de"pac0o pero cuando no "e tiene, "e lla-an a lo" pro5eedore" para con"ultar precio 4 lue$o la %erencia to-a la deci"i3n del pro5eedor 4 la cantidad 1ue "e 5a a co-prar. Para reali'ar un pedido al pro5eedor "e ela(oran 3rdene" de co-pra 4 "e en5a al -en"a7ero para traerlo. Lo" producto" 1ue "e tienen en "top dependen del con"u-idor 4 "e da (6"ica-ente por la nece"idad pue" el pedido "e ela(ora cuando el e"tante donde "e e80i(e el producto "e encuentre 5aco. A diario "e pueden $enerar entre 1D 4 20 3rdene" de co-pra de contado. La e-pre"a cuenta con un pro$ra-a "i"te-ati'ado de in5entario", en el 1ue puede i-ple-entar"e el -ane7o de la" co-pra", pero "olo "e utili'a el 2or-ato de 3rdene" de co-pra. I!#,#$7)3 ()6$($do
Revi !do A"ro&!do

F),-$ S)6 20 d) 2013 Se" 2# de 2$#% Se" 22 de 2$#%

LDG TR NGM

NOTA! 1. Fa5or re"ponder la" pre$unta" planteada" en el cue"tionario de control 4 0acer la" anotacione" corre"pondiente". 2. Fa5or re5i"ar el cue"tionario ante" de re"ponderlo, en el e5ento 1ue con"ideren 1ue 2altan pre$unta" al cue"tionario, 2a5or incluirla". . Final-ente, e"cri(a la" conclu"ione" 4 prepare el in2or-e de control interno para "er entre$ado 7unto con e"te cue"tionario. FE" i-portante 1ue el cue"tionario lo re"ponda de acuerdo con lo o("er5ado en la co-paa 1ue 5an a tra(a7arG

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%. E' E(tor(o E)"re !ri!' * '! Teor+! de '! Ci(,o Fuer-! .Co)"etitiv! * L! Auditor+! O"er!tiv! . Ev!'u!(do '! /e ti0( e( tie)"o re!' La $lo(ali'aci3n de la" co-unicacione" 4 la co-petencia cada 5e' -6" a(ierta, 0an $enerado 1ue la" e-pre"a" alrededor del -undo cada da, en2o1uen "u" e"2uer'o" a "o(re "alir "o(re "u" co-petidore", 4 e"tar en con"tante e5oluci3n de acuerdo a "u entorno. Lo" artculo" "o(re lo" cuale" no" re2eri-o", e" clara la relaci3n de lo" -i"-o" en cuanto al -ane7o 1ue actual-ente la" e-pre"a" de(en darle a "u relaci3n con el entorno 4 el -ane7o 1ue le de(en dar a la co-paa, por1ue en el -undo 1ue no" e"ta-o" -o5iendo en e"to" -o-ento", e" indi"pen"a(le i-ple-entar nue5o" -odelo" de ne$ocio", 1ue per-itan una per-anente e5oluci3n, en la 2or-a de o2recer "u" producto" 4 "er5icio", la 2or-a de di"tri(uirlo", pu(licitarlo", 2a(ricarlo", de aplicar nue5a" tecnolo$a", etc., 4a 1ue en cada uno de e"to" punto", "e puede -arcar la di2erencia con re"pecto a la co-petencia. A0ora (ien, dada" la" circun"tancia" anterior-ente re2erida", e" indi"pen"a(le 1ue todo" lo" proce"o" del 6-(ito e-pre"arial, "ean de(ida-ente e5aluada" 4 5alidada" con el 2in de $aranti'ar 1ue cu-plan con la nor-ati5idad de la co-paa 4 la nor-ati5idad le$al, e" por e"to 1ue e" indi"pen"a(le 1ue en toda e-pre"a "ea incluida 4 un 6rea de auditora, 1ue pueda e7ercer e"e control 4 e"a e5aluaci3n para tal 2in. E" a1u en donde nace la auditoria operati5a, la cual e"ta en2ocada en el 6-(ito conta(le 4 e" la re"pon"a(le de $aranti'ar la e2iciencia 4 e2icacia del "i"te-a, adicional de $enerar lo" -e7ore" re"ultado" po"i(le" con el 2in de $aranti'arle a "u" cliente", e8celencia en todo" lo" proce"o" de la co-paa. La auditora operati5a clara-ente de(e e"tar in5olucrada en todo" lo" a"pecto" relacionado" con la e-pre"a, tanto en lo" proce"o" operati5o", co-o en lo" ad-ini"trati5o", 4a 1ue e" nece"ario 1ue de2inir clara-ente la 5i"i3n 4 la -i"i3n de la e-pre"a, 4 la" di2erencia" en cada una de la" 6rea", 4 car$o", 4 clari2icar lo" proce"o" de cada uno de lo" car$o". En relaci3n con el entorno e-pre"arial 4 la" cinco 2uer'a" co-petiti5a", 4 "u relaci3n con la auditoria operacional e" i-portante tener claro, 1ue para 1ue una e-pre"a pueda con"e$uir "er co-petiti5a" con en el entorno e-pre"arial nece"aria-ente de(en interna-ente e"tar co-pleta-ente 2uncionale", "er e2iciente", e2icace", 4 "o(re todo, tener control en todo" proce"o" de la co-paa. Entre la" cinco 2uer'a" co-petiti5a" "e aparte de encontrar a lo" co-petidore" directo", indirecto", potenciale", "e encuentra la 2uer'a 1ue con"idero 1ue e" la -6" i-portante "in de"-eritar la" otra", pero e" por la cual cada una de la" e-pre"a" tra(a7a 4 -e7ora "u" producto" "u" "er5icio" 4 "u" proce"o", LOS +LIENTES. E" a1u en donde e"to" do" artculo" con5er$en 4 pueden deri5ar la" conclu"ione" de e"te an6li"i", el centro de toda co-paa o con$lo-erado e-pre"arial e"t6 deter-inado al &8ito, "ie-pre 4 cuando cu-plan con la" e8pectati5a" 4 "uplan la" nece"idade" del cliente. +o-o lo$rarlo! +on 6rea" de control 4 e5oluci3n co-o la auditoria operati5a, 1ue le $arantice a la e-pre"a 1ue todo" lo" proce"o", lo" a-(iente", lo" "er5icio", 4 cada una de la" per"ona" 1ue "e encuentran in5olucrada" en la co-paa e"t&n orientada" al -i"-o norte, 4 tra(a7en (a7o lo" -i"-o" precepto" e idea".

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#e e"te -odo 4 con el 2in de o(tener lo" -e7ore" re"ultado" en la $e"ti3n e-pre"arial, de(e-o" iniciar de"de adentro, de"de la ra' de la e-pre"a, a di2erenciar, opti-i'ar, clari2icar, 4 di5er"i2icar la e-pre"a, con el 2in 1ue el re"ultado en el "er5icio o producto o2recido, 4 de lo" cuale" "e 5er6 (ene2iciado el cliente, 1uien e" el <lti-o en la cadena de producci3n de la co-paa, O(ten$a el -68i-o de "ati"2acci3n 4 de e"ta 2or-a poder Fideli'ar una reali'aci3n duradera, "in ol5idar 1ue da a da e" indi"pen"a(le 1ue todo lle5e a una e5oluci3n per-anente 4 opti-i'aci3n de cada uno de lo" proce"o".

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PROGRAMA DE AUDITOR1A .FAMILIARI2ACIN Entidad auditada! >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Hrea de tra(a7o! >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Fec0a de la auditora! >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> #. O(7eti5o $eneral del tra(a7o de auditora! O(tener conoci-iento de la or$ani'aci3n a" co-o el "i"te-a de ad-ini"traci3n aplicado/ lo" principale" "u("i"te-a" de la or$ani'aci3n, "u" conducta" 4 la 2or-a co-o contri(u4en al lo$ro de lo" o(7eti5o" totale"/ lo" "i"te-a" de control e8i"tente" en $eneral, 4 toda otra in2or-aci3n 1ue "e con"idere <til para el de"arrollo de la auditora. Identi2icar la" e"trate$ia" en la" cuale" "e 5a a pro2undi'ar el e"tudio del proce"o de co-pra" en la or$ani'aci3n, para de"pu&" lle$ar a la ra' de lo" pro(le-a" o "ituacione" con2licti5a" detectada" 4 a" "u$erir e i-plantar -e7ora" a ni5el de $e"ti3n en tanto proce"o" 4 procedi-iento" co-o e2iciencia e2icacia 4 econo-a dentro del proce"o" e5aluado. 2. Alcance La Auditora preli-inar 1ue "e pretende reali'ar en el 6-(ito $lo(al de e-pre"a 9"u cli-a or$ani'acional, el conoci-iento de la or$ani'aci3n 4 el or$ani$ra-a de la co-po"ici3n de la or$ani'aci3n: 4 lue$o "e identi2icar6 el proce"o de co-pra" para a" poder reali'ar el e8a-en crtico 4 "i"te-6tico de lo" proce"o" 4 procedi-iento" utili'ado" en ca"o tal 1ue "e encuentren incon"i"tencia" en in2or-aci3n, procedi-iento" 4 -ecani"-o" de control e"ta" incon"i"tencia" "er6n in2or-ada" al Hrea encar$ada 4 para pro"e$uir a lo" procedi-iento" correcti5o" de dic0o" errore" 4 a" o(tener la e5idencia 1ue per-ita reali'ar la la(or de reco-endacione" e i-ple-entacione" 1ue per-itan -e7orar la $e"ti3n de e"ta 6rea con re"pecto a la e2iciencia, e2icacia 4 econo-a. O*+)"#2o : (o,)d#0#)!"o
1. O*+)"#2o& ()tener conocimiento de la organi$acin *rocedimiento: +. ,olicitar informacin de la empresa &opia de -ut &.mara de &omercio, /ntecedentes de la organi$acin Marco legal para la organi$acin (rgani$acin de la empresa %organigrama' (peraciones, *royectos, *rogramas de compras 0inanciamiento para compras &ontrol interno (rganigrama para identificar la acti!idad comercial de la empresa e interrelacionar las .reas #ue dan y reci)en informacin del .rea. Mapa de procesos administrati!os 1. *repare un cronograma de entre!istas con el gerente, su)gerente y el auxiliar de compras, teniendo en cuenta aspectos relacionados con la planeacin, organi$acin, direccin y control del .rea de compras. 2. -e!isar, con el fin de poder identificar sus funciones R);. >T F),-$ H),-o 6o(

3+4354+2

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los procedimientos #ue siguen y as9 aplicar los correcti!os #ue de)en implementar a nuestro juicio para el proceso de compras Manuales de cargos, procesos, procedimientos :iagramas de 0lujo del proceso de compras. 2. O*+)"#2o& ()tener informacin del proceso de compras Identificar la .reas #ue se interrelacionan con el procedimiento de compras. /nali$ar los procedimientos y !erificar la informacin reci)ida. (o,)d#0#)!"o& +. -ealice la recoleccin de informacin importante para el .rea y o)ser!e todos los procedimientos reali$ados. Misin y Visin del .rea :(0/ del .rea Manual de funciones 1. Efectu; prue)as aleatorias !erificando #ue la informacin reci)ida y entregada sea de la mejor calidad, e identifi#ue aspectos a corregir. 2. -ecopilar informacin de la empresa, clasificarla y referenciarla 3. O*+)"#2o& -ecopilar informacin del .rea, clasificarla, referenciarla. (o,)d#0#)!"o&

3+4354+2

6:8

3543+4+2

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3+4354+2 3+4354+2

N8M N8M

-ealice entre!istas con el gerente, su)gerente y el auxiliar de compras, teniendo en cuenta aspectos relacionados con la planeacin, organi$acin, direccin y control del proceso de compras +.-ecopile informacin escrita:
Manuales de funciones Manual de procedimientos :iagramas de flujo :efinicin del ciclo operacional de compras Mapa de procesos del .rea de compras 6ista de acti!idades del proceso de compras. 6ista de las .reas #ue inter!ienen en las

compras I(i,i!'e Pre"!r!do Revi !do A"ro&!do Fe,3!

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4. FAMILIARI2ACION #ato" $enerale" de la co-paa FERRETERIA NIPLES YA S.A.S I Re"u-en de la e"critura de con"tituci3n 4 "u" -odi2icacione"! La co-paa FERRETERIA NIPLES YA S.A.S, 2ue con"tituida el 0 de 7unio del 2000, con un capital autori'ado 4 pa$ado de J 0.000.000. E"t6 re$i"trada en la c6-ara de co-ercio de +ali (a7o el NIT.K0D.01L. 2 M*. I Or$ani'aci3n e"tructural! +uenta con di5er"a" 6rea" de tra(a7o, inclu4endo la #i5i"i3n de +o-pra", 1ue e" el 6rea o(7eto de e"tudio. I Acti5idad principal! Se dedica e"pec2ica-ente a di"tri(uci3n de -ateriale" de con"trucci3n, tu(era" en Acero +ar(3n, %al5ani'ada" e ino8ida(le", acce"orio" para cone8i3n indu"triale" de 5apor 4 ela(oraci3n de niple". I ;(icaci3n $eo$r62ica! E"t6 "ituada en la +alle E2 BnM0E, en la ciudad de +aliM =alle, di"pone de un predio al1uilado para la e80i(ici3n de producto", 5enta" de -o"trador 4 5enta" a ni5el indu"trial 4 co-ercial. I Funcionario" 4 per"onal cla5e! La #irecci3n 4 Ad-ini"traci3n cuenta con per"onal cla5e, a continuaci3n "e -encionan al$uno" pue"to" i-portante", Pedro P&re' N %erente, Ol$a .illan 4 +0ri"tian %alar'aM=endedore", .arcela Ar(elae'MIn5entario" 4 Facturaci3n, Lui"a +a"taeda N +a7era, Oor$e #oncel 4 Oo"& Puione'M.en"a7ero", Ouan Fuerte"MOperario 4 Oanet0 %a5iriaM A"i"tente +onta(le. I .anuale" de poltica", procedi-iento" 4 controle" e8i"tente"! Se "olicitaron lo" -anuale" a la %erencia de +o-pra" para "u e8a-en 4 an6li"i" re"pecti5o, de acuerdo la" caracter"tica" del 6rea a e5aluar. I Entidade" 2i"cali'adora"! La or$ani'aci3n cuenta con un +ontador E8terno 1ue audita interna-ente, 1uien 2i"cali'a la" acti5idade" 4 operacione" interna-ente. I For-a de dar in"truccione"! Se e"ta(leci3 1ue nor-al-ente "e dan 5er(al-ente. D!to /e(er!'e de '! Divi i0( de Co)"r! #e acuerdo al e"tudio reali'ado al 6rea de co-pra" de la e-pre"a, "e pudo o("er5ar 1ue no e8i"te un -ane7o adecuado 4a 1ue la" per"ona" in5olucrada" "on lo" -i"-o" 5endedore". Lo" producto" "e co-pran todo" lo" da" 4 $eneral-ente de contado/ cuando un cliente re1uiere un pedido, el 5endedor 5eri2ica la e8i"tencia de dic0o producto en "top, "i el producto e"t6 en (ode$a e" "eparado para de"pac0o pero cuando no "e tiene, "e lla-an a lo" pro5eedore" para con"ultar precio 4 lue$o la %erencia to-a la deci"i3n del pro5eedor 4 la cantidad 1ue "e 5a a co-prar. Para reali'ar un pedido al pro5eedor "e ela(oran 3rdene" de co-pra 4 "e en5a al -en"a7ero para traerlo. Lo" producto" 1ue "e tienen en "top dependen del con"u-idor 4 "e da (6"ica-ente por la nece"idad pue" el pedido "e ela(ora cuando el e"tante donde "e e80i(e el producto "e encuentre 5aco. A diario "e pueden $enerar entre 1D 4 20 3rdene" de co-pra de contado.

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La e-pre"a cuenta con un pro$ra-a "i"te-ati'ado de in5entario", en el 1ue puede i-ple-entar"e el -ane7o de la" co-pra", pero "olo "e utili'a el 2or-ato de 3rdene" de co-pra.

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5. PROGRAMA DE AUDITORIA OPERACIONAL PARA EL AREA DE COMPRAS


FERRETERIA NIPLES YA S.A.S. MEMORANDO DE PLANIFICACION DEPARTAMENTO DE COMPRAS AL 30 DE SEPTIEMBRE DE 2013

P. T. No. HECHO POR REVISADO POR

P 1/4 INICIALES FECHA DM 01/09/2013 ER 30/09/2013

MEMORANDO DE PLANIFICACIN DE AUDITORA OPERACIONAL I. Intro !""#$n El prese !e "e"or# $o $e pl# %&%'#'%( $e A)$%!or%# Oper#'%o #l e el $ep#r!#"e !o $e 'o"pr#s $e l# e"pres# FERRETERIA NIPLES *A S.A.S % 'l)+e los #spe'!os ",s %"por!# !es # 'o s%$er#r e l# e-#l)#'%( #l pro'eso oper#'%o #l $e 'o"pr#s. 'o s%$er# l# e-#l)#'%( $e los ele"e !os $e $%'/o pro'eso 'o el o01e!o $e "e$%r el 2r#$o $e e&%'%e '%# + e&%'#'%# e los "%s"os e %$e !%&%'#r l#s $e0%l%$#$es 3)e los #&e'!e 4 'o el prop(s%!o $e prese !#r re'o"e $#'%o es e'es#r%#s p#r# s)0s# #rl#s4 lo2r# $o 'o ello l# op!%"%5#'%( $e los re')rsos /)"# o4 &% # '%ero4 !%e"po + !e' ol(2%'o $%spo %0les. II. O%&'t#(o G'n'r)* L# e"pres# FERRETERIA NIPLES *A S.A.S /# 'o !r#!#$o los ser-%'%os $e )es!ro $esp#'/o4 p#r# e-#l)#r4 # #l%5#r + prese !#r el $%#2 (s!%'o $e l# s%!)#'%( $el pro'eso oper#!%-o e el $ep#r!#"e !o $e 'o"pr#s #l 30 $e sep!%e"0re $e 20134 !r#0#1o 3)e se e1e')!#r, $)r# !e el per6o$o 'o"pre $%$o $el 01 $e sep!%e"0re $e 2013 #l 30 $e Sep!%e"0re $e 2013. p#r# ello + #$1) !o #l $%#2 (s!%'o4 l# 7ere '%# sol%'%!( se prese !e !o$o /#ll#52o 3)e p)$%er# e !orpe'er el pro'eso # e-#l)#r4 + # s) -e5 l#s re'o"e $#'%o es per!% e !es p#r# "e1or#rlo4 lo2r# $o 'o ello "# !e er el %-el $e e&%'%e '%# + e&%'#'%# se28 lo pl# e#$o por ellos. III. O%&'t#(o+ E+,'"-.#"o+ 1. I$e !%&%'#r + -er%&%'#r el ')"pl%"%e !o $e l#s pol6!%'#s $e 'o"pr# 3)e es!9 $%r%2%$#s #l pro'eso oper#!%-o $e 'o"pr#s. 2. E-#l)#r el )so4 'o !rol + se2)r%$#$ $e los re2%s!ros $e % &or"#'%( )!%l%5#$# e el pro'eso $e 'o"pr#s. 3. Me$%# !e )es!ro $%#2 (s!%'o $er%-#$o $e l# #)$%!or6# oper#'%o #l + 'o 0#se e el res)l!#$o $e )es!r#s pr)e0#s4 re$#'!#r l#s re'o"e $#'%o es 3)e /#2# ",s e&e'!%-os los pro'esos + 'o !roles4 p#r# % 're"e !#r el 2r#$o $e e&%'%e '%# + e&%'#'%# $e los "%s"os. I/. A*")n"' L# #)$%!or6# oper#'%o #l e el $ep#r!#"e !o $e 'o"pr#s se re#l%5#r, so0re l# 0#se $e l#s pol6!%'#s + pl# es oper#'%o #les 3)e l# A$"% %s!r#'%( $e l# e"pres# !%e e $e&% %$os4 )es!r# "%s%( es el#0or#r ) # e-#l)#'%( oper#'%o #l #l pro'eso $e 'o"pr#s + e"%!%r ) $%#2 (s!%'o $e s) s%!)#'%( #'!)#l4 los $e!#lles se $es'r%0e e l# '#r!# $e ser-%'%os pro&es%o #les + l# '#r!# $e 'o"pro"%so s)s'r%!#s 'o # !er%or%$#$.

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5. MAPA DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA ORGANI2ACION ADMINISTRACION DE LA COMPA6IAADMINISTRACION DE LA COMPA6IAADMINISTRACION DE LA COMPA61A #irecciona-iento de la co-paa. Plantea-iento de e"trate$ia". Re5i"i3n in2or-e" de 5enta" 4 cu-pli-iento de la" -eta". Interacci3n con pro5eedore". Autori'aci3n de docu-ento" 4 accione" a i-ple-entar. E"ta(leci-iento de poltica" de co-pra" 4 5enta". GERENCIALES MISIONALES GESTION DEL RECURSO 7UMANO Selecci3n de per"onal +ontrataci3n. Li1uidaci3n contrato. Pro$ra-aci3n de 5acacione" +apacitaci3n t&cnica +uadro" de ree-pla'o9in2or-al: Pro$ra-aci3n de acti5idade" VENTAS Pro$ra-aci3n de 5i"ita al cliente Atenci3n de -o"trador o 5i"ita al cliente". +on"ulta de di"poni(ilidad de producto". A"e"ora t&cnica +oti'aci3n de producto" para cliente". Se$ui-iento de la" coti'acione" Orden de Pedido Facturaci3n Re-i"i3n de -ercanca Se$ui-iento de pedido. COMPRAS #eter-inar producto" a co-prar Selecci3n pro5eedor Pedido a pro5eedore" FI8ACION PRECIO DE VENTA

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E"ta(leci-iento de precio de 5enta de lo" producto". +a-(io de precio. Fi7aci3n precio de ne$ociaci3n 4 de"cuento". METAS DE VENTAS

%eneraci3n in2or-e de 5enta" Re5i"i3n e"tad"tica" de 5enta" Fi7aci3n -eta de 5enta" COMUNICACIN CON PROVEEDORES

APO9O

+onoci-iento de producto" A"e"ora 4 capacitaci3n e1uipo de 5enta" Tra-itaci3n de a"e"ora -u4 e"peciali'ada para cliente".

RECEPCION: INGRESO 9 ALMACENAMIENTO DE MERCANCIA Recepci3n de 2actura" o re-i"ione" #e"car$ue, in$re"o 4 al-acena-iento Reporte 4 5eri2icaci3n de lo" producto" reci(ido" Si"te-ati'aci3n in$re"o de -ercanca Re5i"i3n in$re"o de -ercanca al "i"te-a. A7u"te" de in5entario. DESPAC7O 9 ENTREGA DE MERCANCIA Pro$ra-aci3n del car$ue de lo" 5e0culo" 4 ruta de entre$a. Recepci3n 2actura" o re-i"ione". Planeaci3n del car$ue 4 di"tri(uci3n de lo" producto" en lo" 5e0culo". Ali"tar -ercanca a de"pac0ar. +ar$ue de -ercanca al 5e0culo. =eri2icaci3n del car$ue 4 autori'aci3n de "alida de lo" 5e0culo". Tran"porte de -ercanca. #e"car$ar -ercanca. Entre$ar 2actura" al cliente. DEVOLUCION EN VENTAS %e"ti3n de de5oluci3n de -ercanca. GESTION CONTABLE

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+on"ulta de "aldo de (anco". Re$i"tro de con"i$nacione". +uadre 4 re5i"i3n de la ca7a Re$i"tro de ree-(ol"o de ca7a -enor +onciliaci3n (ancaria Re5i"ar cuenta con cliente" 4 pro5eedore". Re5i"i3n de la cartera de la e-pre"a +ancelaci3n de anticipo" de cliente" .ane7o de in2or-aci3n conta(le 4 $eneral de la" "ucur"ale". +ontrol de co"to" de in5entario #ocu-entaci3n e in2or-e" re1uerido" por entidade" e"tatale". COBRO 9 RECAUDO

%eneraci3n de li"tado de cartera 5encida. Entre$a de li"tado de cartera. +o(ro Recaudo Se$ui-iento del e"tado de co(ro 4 recaudo. A7u"te de cartera al cliente. Re5i"i3n de con"i$nacione" locale" 4 nacionale" de lo" cliente". CA8A

+uadre de +a7a .ane7o del dinero en ca7a Ad-ini"trar la ca7a -enor +uadre de lo" $a"to" del per"onal por acti5idade" del car$o. #ili$enciar docu-ento"! con"i$nacione" 4 reci(o" de ca7a. +0e1ue" de5uelto". Recepci3n pa$o del cliente. NOMINA Li1uidaci3n de n3-ina Pa$o de n3-ina Pa$o para2i"cale" Li1uidaci3n de 5acacione", pri-a", ce"anta" 4 toda" la" pre"tacione" conte-plada" por la le4. Inter2a"e de n3-ina. ESTUDIO DE CREDITO

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Solicitar 4 reci(ir docu-entaci3n. E"tudio de cr&dito +reaci3n de tercero". MANE8O 9 CONTROL DE INVENTARIO

Ela(oraci3n 4 entre$a de nota" +odi2icaci3n de producto" In5entario 2"ico de lo" producto" de (ode$a. Facturaci3n de re-i"ione". Tra"lado de -ercanca Li1uidaci3n de 2lete". MENSA8ERIA

Pa$o" 4 con"i$nacione" en (anco". Recaudo o recepci3n de dinero pa$ado por cliente". Entre$a de docu-ento" a cliente" Solicitar 4 entre$ar docu-entaci3n en entidade". +o-pra" e5entuale" de o2icina. GESTION DEL RECURSO 7UMANO

Selecci3n de per"onal A2iliacione" 4 contrato de tra(a7o Inducci3n A"e"ora 4 capacitaci3n e1uipo de 5enta". Li1uidaci3n contrato de tra(a7o =acacione". MANE8O DE ARC7IVO

Arc0i5o de docu-ento" Pr&"ta-o de docu-ento" SERVICIOS GENERALES

+o-pra de i-ple-ento" de a"eo 4 55ere" de ca2etera. Ser5icio de ca2etera. A"eo 6rea" de o2icina". O2icio" 5ario".

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En el .apa de proce"o" "e 0ace la di2erenciaci3n de lo" proce"o" de"arrollado" en FERRETERIA NIPLES YA S.A.S, donde e" po"i(le 5i"lu-(rar 1ue lo" proce"o" -i"ionale" "e en2ocan 0acia la co-erciali'aci3n de lo" producto", pero 1ue "e re1uiere de -uc0a" acti5idade" a ni5el de apo4o para $aranti'ar el &8ito de lo" -i"-o", claro e"t6 "in de7ar de lado la" acti5idade" ad-ini"trati5a" 1ue direccionan, plantean 4 di"ean la" e"trate$ia" a "e$uir para el lo$ro de lo" o(7eti5o". #$. MAPA DE PROCESOS DE COMPRAS NIPLES 9A COMPRAS

E2ectuar la co-pra de lo" producto" 1ue "er6n co-erciali'ado" por la e-pre"a. La co-pra de producto" per-ite o2recer a lo" cliente" 5ariedad 4 "tocQ" per-anente" de -ercanca de la -e7or calidad. RESULTADOS ESPERADOS! +ontar con di"poni(ilidad 4 una a-plia $a-a de producto". FORMATOS! Factura" de co-pra o re-i"ione"

RIESGOS! Ad1uirir producto innece"ario" 4Ro de (a7a rotaci3n. Falla" en in2or-aci3n in0erente a lo" "tocQ" de -ercanca. CONTROLES E8ERCIDOS; Re5i"i3n de lo" co"to" de co-pra". =eri2icaci3n de precio de ne$ociaci3n con pro5eedor. Pro5eedore" certi2icado". Re5i"i3n de la" 2actura" 4 -ercanca co-prada.

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##. PROCESOS DE COMPRAS DESCRIPCION No.Orde( # 2 % NIPLES 9A Pro,edi)ie(to Are! Re "o( !&'e #eter-inar producto" a Ad-ini"trati5a co-prar Selecci3n del pro5eedor Ad-ini"trati5a Pedido de -ercanca a Ad-ini"trati5a pro5eedore" Re "o( !&'e %erente %erente %erente

MANUAL DE PROCESOS 9 PROCEDIMIENTOS

IDENTIFICACION DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO; #eter-inar producto" a co-prar. MARCO NORMATIVO; Poltica" de la e-pre"a. RESPONSABLE; Su($erente 4Ro #irector +o-ercial. OB8ETIVO; E"ta(lecer 1ue producto" "e re1uieren co-prar. GENERALIDADES; La deter-inaci3n de lo" producto" a co-prar per-ite direccionar la" acti5idade" de co-pra 0acia la con"ecuci3n de lo" producto" 1ue real-ente "e e"t6n a$otando 4 1ue de(ido a "u rotaci3n de(en "er ad1uirido". RESULTADOS ESPERADOS; #eter-inaci3n 4 $eneraci3n de li"tado de producto" a co-prar. LIMITES; PUNTO INICIAL; Recepci3n de in2or-aci3n de "tocQ" de -ercanca e8i"tencia. PUNTO FINAL; #eter-inaci3n de producto 4 cantidad a co-prar. FORMATOS IMPRESOS; Li"ta de producto" a co-prar 4 cantidad. RIESGOS; In2or-aci3n de "tocQ" de -ercanca de"actuali'ado. CONTROLES E8ERCIDOS; Re5i"i3n 4 5eri2icaci3n de la in2or-aci3n.

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#2. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO No. # 2 % 4 < = > ? ACTIVIDAD Reci(ir in2or-aci3n de lo" "tocQ" de -ercanca +on"ultar in2or-aci3n de la" 5enta" e2ectuada" Re5i"ar o c0e1uear la in2or-aci3n +alcular la" cantidade" e8i"tente" de cada producto #eter-inar la rotaci3n de lo" producto" +on"ultar punto de reorden Anali'ar "i la cantidad e" la e"ta(lecida co-o punto de reorden E"ta(lecer la cantidad a co-prar RESPONSABLE Gere(te Gere(te Gere(te Gere(te Gere(te Gere(te Gere(te Gere(te AREA Ad)i(i tr!tiv! Ad)i(i tr!tiv! Ad)i(i tr!tiv! Ad)i(i tr!tiv! Ad)i(i tr!tiv! Ad)i(i tr!tiv! Ad)i(i tr!tiv! Ad)i(i tr!tiv!

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#%. DIAGRAMA DE FLU8O DEL PROCESO DE COMPRAS DE LA ORGANI2ACION

INI+IO
Reci(ir in2or-aci3n de lo" "tocQ" de -ercanca

+on"ultar la in2or-aci3n de la" 5enta" e2ectuada"

Re5i"ar o c0e1uear la in2or-aci3n.

+alcular la" cantidade" e8i"tencia" de cada producto

#eter-inar la rotaci3n de lo" producto"

Producto de alta rotaci3n A SI +on"ultar punto de reorden

NO

Rede2inir punto de reorden

Anali'ar "i la cantidad e" la e"ta(lecida co-o punto de reorden

SI

+o-pra del producto

NO

E"perar alcan'ar punto de reorden

E"ta(lecer cantidad a co-prar

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FIN

#4. INFORME FINAL Santia$o de +ali, "eptie-(re 0 de 201 Seore" %EREN+IA Ferreteria Niple" Ya S.A.S +iudad E"ti-ado" Seore"! Ce-o" 2inali'ado la auditora operacional en el departa-ento de co-pra" la e-pre"a FERRETERIA NIPOLES YA S.A.S, "o(re la" poltica", procedi-iento" 4 controle" de co-pra, e"ta(lecido" por la $erencia de co-pra" del -i"-o, por el perodo del 01 de "eptie-(re al 0 de "eptie-(re de 201 . E2ectua-o" la auditora operacional en el departa-ento de co-pra" to-ando co-o (a"e la -etodolo$a de auditora operacional, reali'ando para el e2ecto prue(a" "electi5a" 1ue inclu4eron la in"pecci3n de e5idencia docu-ental 1ue "e utili'a en la" di2erente" operacione" 4 la aplicaci3n de otro" procedi-iento" de auditora co-o cue"tionario" de control interno, entre5i"ta" con el per"onal ad-ini"trati5o 4 operacional, a" co-o otra" prue(a" 1ue "e con"ideraron nece"aria" en la" circun"tancia" de nue"tro alcance 4 li-itacione", per-itiendo ello reali'ar un dia$n3"tico o(7eti5o "o(re e2iciencia 4 e2icacia de la" operacione" relacionada" al proce"o de co-pra". +o-o re"ultado de la re5i"i3n "e deter-in3 1ue en t&r-ino" $enerale" el proce"o de co-pra" e"ta(lecido e" apropiado 4 acepta(le 4a 1ue per-ite o(tener la" -e7ore" condicione" de co-pra (ene2iciando a la in"tituci3n en $eneral, a"i-i"-o e8i"ten controle" interno" di"eado" 4 apro(ado" por el 3r$ano de direcci3n "uperior, para pre5enir 4 detectar errore" e irre$ularidade" operacionale", "in e-(ar$o, "e o("er5aron al$una" de2iciencia", la" cuale" "e inclu4en en el in2or-e 1ue "e aco-paa para "u con"ideraci3n. #ic0o in2or-e inclu4e, ade-6" de lo" 0alla'$o" detectado", reco-endacione" la" cuale" "e o2recen co-o "u$erencia" con"tructi5a" para con"ideraci3n de la ad-ini"traci3n de la e-pre"a. Lo" co-entario" 1ue "e aco-paan, de nin$una -anera pretenden criticar a al$<n 2uncionario o e-pleado, "on pre"entado" <nica-ente co-o a4uda a la ad-ini"traci3n para 2ortalecer la e2iciencia, econo-a 4 e2icacia de la operaci3n de co-pra" de la e-pre"a 4 -e7orar "u" poltica", pr6ctica" 4 procedi-iento". Ce-o" di"cutido e"te in2or-e con el per"onal encar$ado, 4 entende-o" 1ue al$una" de nue"tra" "u$erencia" 4a e"t6n en e"tudio para "er i-ple-entada" a corto pla'o (u"cando a" -e7orar la" operacione" relacionada" con el proce"o de co-pra".

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A$radece-o" la cola(oraci3n reci(ida de parte del per"onal de la entidad en la reali'aci3n de la auditora 4 e"ta-o" a "u di"po"ici3n para a-pliar o aclarar el contenido del pre"ente in2or-e. Atenta-ente, NELLY %A=IRIA .ARIN L;? #ARY %ON?ALE? TRINO RAFAEL +ASTILLA #<. DOFA COMPRAS FORTALE2AS #i"poni(ilidad del E1uipo +onoci-iento Sentido de Pertenencia Ra'ona-iento A(ierto el al +a-(io E8periencia OPORTUNIDADES Nue5o "i"te-a de tra(a7o So2tSare de control Recur"o 0u-ano9A"i"tente +onta(le: E-poSer-ent a per"onal E1uili(rar pue"to" E"ta(lecer poltica" Funcione" del pue"to ad-3n. #e o(ra. #e2inici3n de pue"to 4 contrataci3n de per"onal. DEBILIDADES #e-anda "upera la" 0ora" de tra(a7o e"ta(lecida" de -odo ordinario. No 2lu7o de in2or-aci3n de co-pra" al #eparta-ento. #e"control en el 2lu7o de procedi-iento". No "e cuenta con el apo4o de lo" otro" departa-ento" para lle5ar a ca(o or$ani'ada-ente el proce"o de co-pra". I-paciencia per"onal 4 de parte de cliente interno. E1uili(rio 5idaMtra(a7o No 0a4 de2inici3n de pue"to. AMENA2AS Son tendencia" o e5ento" 2uturo" 1ue pro5ocaran un "e5ero i-pacto di"-inu4endo nue"tra" 2uncione" co-o or$ani'ador. =iolaci3n de pri5acidad de pue"to". Falta co-unicaci3n e in2or-aci3n. No tran"parencia 9"a(er co-o "e di"tri(u4en lo" recur"o":. Falta de recur"o". +ontrataci3n de "o2tSare inadecuado.

La actitud de lo" -ie-(ro" del e1uipo "e -o"tr3 a la de2en"i5a relaci3n poco "aluda(le entre lo" -ie-(ro" del e1uipo 4 ten"ione" por la" -<ltiple" acti5idade" a de"arrollar.

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#=. CONCLUSIONES O("er5a-o" 1ue 0a4 de"control en el la 2or-a de co-prar de la e-pre"a. No 0a4 e"ta(lecido un -anual de 2uncione" a una per"ona encar$ada de la" co-pra". Ca4 un -anual de procedi-iento e"crito para la" co-pra", pero no 0a4 control de 1uien la" 0ace o no. Al ela(orar co-pra" todo el tie-po de la ca7a $eneral, $enera una au"encia de 2lu7o de ca7a. Encontra-o" 1ue la e-pre"a po"ee cr&dito" con di2erente" pro5eedore", pero "e utili'a en $ran parte el dinero de la ca7a $eneral, $enerando e"to co-pra" de contado 4 cr&dito" a cliente" para "er reco$ido" en E0 da". No "e -ane7an e"tad"tica", ni rotaci3n de in5entario para la" co-pra" de "top. El co"to de ine2iciencia" 4Ro proce"o" 2allido" "on -u4 alto" 4a 1ue i-pactan a toda la or$ani'aci3n. Ta-(i&n la 2unci3n de la" co-pra" puede "er e"pecial-ente 5ulnera(le a 2raude" 4a 1ue i-plica de"e-(ol"o" de e2ecti5o.

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