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Documentos hoy. Qu son y cmo hacerlos.

Gestin de documentos electrnicos.


Raquel Cabrera Lpez

Tarea: 2 Fecha de entrega: 25-feb-14

Documentos hoy. Qu son y cmo hacerlos. Como bien ya sabemos, el hombre cuenta hoy con muchas herramientas que facilitan su existencia. En cada rea que volteemos a ver encontraremos un avance significativo y algo, una herramienta o aparato que simplifique o facilite sus tareas y actividades cotidianas. La escritura y transmisin de informacin no son la excepcin. Hoy en da ya no pensamos en hacer un documento o escrito y mandarlo por correo tradicional (postal) a diversas personas, ya no estamos a la expectativa de Cundo llegar el documento? En qu condiciones llegar? Ser un buen momento cuando ste sea recibido? Porque puede que llegue pero demasiado tarde, y con todo ello Se mantendr su confidencialidad?. Hemos dejado de preocuparnos por esos detalles porque hoy en da ya hay herramientas que lo facilitan, y precisamente ese fue el trabajo desarrollado y los temas estudiados en la Unidad 2: Gestin de documentos electrnicos. Es sorprendente decirlo cuando stas precisas palabras salieron de un puo aferrado a un bolgrafo, para cuando haya terminado, pasar a ser un documento digital, posteriormente lo enviar por correo electrnico y entonces ser otro algo, un montn de bits y datos codificados. Una forma diferente de transmisin, Cmo es eso posible? Actualmente, y ms en estos aos (con el boom del internet) muchos afirman que estamos en la era de la informacin, bueno, yo creo que ms bien estamos en la era de la transmisin fcil, econmica y eficiente- de la informacin, a diferencia de mi ejemplo al inicio sobre la carta y el correo postal, ahora, cuando se trata de crear un documento y difundirlo, hablamos de otros trminos como internet, impresin, archivo, documento, PDF, e-mail, etc. Primeramente, para crear un documento hemos de pensar en para qu lo vamos a hacer, una vez decidido ello, podemos crear un archivo, ya sea en Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc. Todo depende de las necesidades que tengamos.

Una vez creado el archivo solemos buscar su difusin, en general, si deseamos que nuestro archivo sea abierto en cualquier ordenador, editado e impreso, generaremos un archivo de texto (Word), en cambio, si deseamos que solo puedan leerlo, generaremos un PDF, y si deseamos que est disponible en internet, podemos subirlo directamente a una pgina, con su formato HTML. INVISIBILIDAD Todo parece tan sencillo, basta con sentarse frente al ordenador, empezar a escribir o trabajar en la tarea que tengamos encargada, y luego listo, nuestro trabajo ya est disperso en la internet, o en las computadoras necesarias. Parece realmente sencillo, pero muchas veces ignoramos gran parte de las cosas que suceden al simple momento de generar un documento. En el curso tomado (Gestin de documentos electrnicos) pudimos ver los diferentes elementos que participan al momento de administrar, crear o difundir un documento. Los documentos (electrnicos en este caso) bsicamente estn relacionados con el almacenamiento y sus diferentes soportes, que pueden ser USB, discos duros o extrables, CD, etc. Tambin se relacionan con la lectura, as como nosotros nos vemos en la necesidad de leer, descifrar y entender un cdigo (lenguaje) en la lectura, las computadoras tambin lo tienen que hacer, esa parte de lectura se relaciona ntimamente con el Software. Tenemos adems la situacin del intercambio, que se da mayormente va internet (e-mail). Y por ltimo tenemos la impresin, que hace que nuestro documento electrnico se convierta en un documento impreso y entonces ya est en otro soporte. Del mismo modo comenzamos a adentrarnos en asuntos ms tcnicos relacionados al documento electrnico, como primer punto estudiamos los marcadores , stos bsicamente son un tipo de cdigo y se dividen en 3:

Marcado procesal: Este contiene la informacin referida a cmo debe ser procesado un documento. Marcado de presentacin: Las descripciones que indican cmo se debe mostrar (o presentar) un documento se encuentran en este tipo de marcado.

Marcado descriptivo: En l se encuentra la informacin y descripcin de estructuras lgicas, que se refiere a cmo el documento debe ser interpretado por varios software.

Como podemos ver, cada uno de estos marcados cumple con una funcin en especfica, de modo muy general cabe destacar que los marcados son todo aquello que no es contenido de un documento. El marcado procesal Este tipo de marcado es el ms comn, es el que generalmente usamos para la creacin de documentos que posteriormente sern impresos. Sus funciones principales son: 1. Especificar el formato del documento (esto incluye desde el tipo de letra y tamao, hasta la distribucin de los prrafos, sangra, espaciados, encabezados e incluso tablas) 2. Manejar las funciones del procesador de palabras (que van desde la insercin de textos e imgenes, correccin ortogrfica, funciones como corta y pegar hasta la creacin de ndices y tablas de contenidos) Como podemos ver, este marcado est ms que nada relacionado con todo lo que es la presentacin de nuestro documento, su apariencia, la cual podemos realizar de manera ms eficaz apoyndonos de herramientas tales como la hoja de estilo y las plantillas de Word (que pueden ser predeterminadas o creadas por nosotros mismos).

El marcado de presentacin Este marcado, a diferencia del procesal, ya tiene ms que ver con un lenguaje especfico conocido como HTML (Hyper Text Mark-up Language), este lenguaje es usado para la presentacin de informacin pero cuando deseamos que se encuentre en la web. Es decir, surgi (a finales de los 80s) por la necesidad de compartir informacin por internet y Tim Berners Lee fue su creador. Este tipo de marcado abarca principalmente la presentacin de un documento en la web, el manejo de hipervnculos y la informacin multimedia (desde imgenes hasta audio). Para crear un archivo HTML basta con conocer la estructura bsica de un archivo HTML y la etiquetas, que son las que definen los elementos del documento que posteriormente se mostrarn en el navegador. As mismo, no es necesario contar con un software especializado (que s existen y facilitan el trabajo en HTML), basta con tener un editor de textos bsico y guardar el archivo con la terminacin .html. El marcado descriptivo En este marcado podemos ver ms que nada cdigos que nos van a indicar y describir la estructura lgica y semntica de un documento, esto significa que este marcado est separado de lo que es el contenido del documento como tal, y al decir que es lgico nos referimos a que no est orientado a la presentacin del documento en s. Este tipo de marcado usa principalmente dos lenguajes, que son: SGML (Lenguaje estandarizado y Generalizado de Marcado) XML (Lenguaje de marcado extensible)

Codificacin de caracteres Mientras nosotros escribimos desde nuestro teclado para visualizar la informacin en nuestra pantalla, la computadora lleva a cabo un proceso de codificacin, durante este proceso, cada uno de los caracteres que introducimos se almacena en la memoria como un nmero. Cada ordenador contiene cierto paquete que le permite decodificar un texto, incluyen no slo cdigos (nmeros, signos, letras), estn adaptados a cada pas y es por ello que an un documento escrito con otro sistema alfabtico podr ser decodificado (quiz no con los mismos caracteres) por nuestro ordenador. Imgenes electrnicas Cuando creamos un documento es probable que deseemos incluir una imagen, o incluso es posible que una imagen sea el documento o archivo que deseamos transmitir. Las imgenes se encuentran mapeadas por diversos elementos, siendo el ms conocido para nosotros el pixel. Los pixeles son asignados a una posicin y contienen un valor tonal, stos son representados por cdigo binario (0 y 1). Pero aparte de los pixeles, existen las imgenes realizadas con vectores, que regularmente encontramos en paquetes de trabajo o software relacionados con el dibujo asistido por computadora. De cualquier manera las imgenes se encuentran en diversos formatos, siendo los ms comunes para nosotros: GIF (Formato de intercambio grfico) JPEG/JPG (Grupo de expertos fotogrficos unidos) PNG (Grficos portables de red) TIFF (Formato de archivos de Imagen con Etiquetas)

Como podemos ver, cada que realizamos un documento electrnico, en nuestro ordenador se estn llevando a cabo mltiples de actividades que aunque nosotros ya no podemos ver, ah estn. Es til e importante saber esto ya que nos permite realizar nuestro trabajo de una forma ms eficaz y presentable. Adems de que siendo de la carrera de Bibliotecologa y Estudios de la Informacin nos vemos involucrados con documentos en todos sus soportes. Es posible que en un inicio no entendamos mucho sobre los lenguajes de marcado o lenguajes de codificacin, pero como todo, lo importante es trabajar con ellos y practicar. Del mismo modo, conocer las diferentes presentaciones (y como convertir un documento a ellas) nos facilitan la transmisin de nuestra informacin, primero como ahora, en un trabajo acadmico, pero en un futuro no sabemos qu se nos vaya a presentar. Por otro lado, la situacin de las imgenes no solo es relevante para nosotros como un elemento esttico o complementario de un trabajo, tambin son informacin y como tal, es preciso que busquemos la forma de tenerla de la manera ms clara y presentable posible. Solo me queda aadir que la Bibliotecologa est ntimamente relacionada (y si no, entonces al menos apoyada) por la computacin, es por ello que nosotros como futuros profesionistas debemos tener si no el conocimiento exacto, al menos las nociones bsicas de gestin de documentos electrnicos y con este curso/tutorial considero que se cumpli el objetivo. Cabrera Lpez Raquel

Bibliografa: Unidad 2: Gestin de documentos electrnicos. Information Management Resource Kit (IMARK). Recuperado de http://www.imarkgroup.org/ el 22 de febrero de 2014.