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HENRY FAYOL

Henry Fayol (1841-1925) francs, graduado en Ingeniera de Minas. En la prctica pas su vida de trabajo con la corporacin francesa de Minera y Metalurgia Commentry-Fourchamboult-Decazeville, primero como un ingeniero y pronto cumpli los 30 aos en la posicin de Gerencia General. De 1888 a 1918 fue el Director General de esa empresa. Fayol est entre aquellos que han alcanzado la fama por haber dado a conocer sus ideas a una edad avanzada en su vida. Tena aproximadamente 70 aos cuando las public en una forma que fue ampliamente leda. Ya haba escrito artculos tcnicos en ingeniera de minas y un par de trabajos preliminares en administracin, pero fue en 1916 que el Boletn de la Sociedad de la Industria Mineral public su obra Administracin Industrial General-Previsin. Organizacin, Direccin, Coordinacin, Control. Tambin figura entre aquellos cuya reputacin descansa en una nica y pequea publicacin que es todava reimpresa como libro; sus otros escritos son poco conocidos. La versin inglesa aparece como Direccin General e Industrial, traducida por Constance Sorrs y publicada por primera vez en 1949. Ha existido cierta discusin acerca de esta interpretacin del ttulo de trabajo y en particular al traducir la palabra francesa Administracin con el trmino Direccin. Se argumenta que esto pudo simplemente implicar que Fayol estaba interesado nicamente en la Direccin Industrial, mientras que su propio prefacio dice: La Direccin juega un papel muy importante en el mando de las empresas; todas las empresas, grandes o pequeas, industriales, comerciales, polticas, religiosas o cualquiera otra. Efectivamente, en sus ltimos aos estudi los problemas de servicios pblicos del Estado y dict conferencias en la Ecole Suprieure de la Guerre. Por lo tanto puede aceptarse que su intencin era iniciar un anlisis terico apropiado para un amplio rango de organizacin. Fayol sugiere que: Todas las actividades de importancia sobre el manejo industrial pueden ser divididas en seis grupos: 1. Actividades Tcnicas (Produccin, Manufactura, Adaptacin) 2. Actividades Comerciales (Comprar, Vender, Intercambiar) 3. Actividades Financieras (Buscar el uso ptimo del capital) 4. Actividades de Seguridad (Proteccin a propiedades y personas) 5. Actividades de Contabilidad (Inventarios, Hojas de Balance, Costos y Estadsticas) 6. Actividades Gerenciales (Planeacin, Organizacin, Direccin, Coordinacin, Control) Ya sea el manejo simple o complejo, grande o pequeo, estos seis grupos de actividades o funciones esenciales estn siempre presentes.

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La mayora de estos seis grupos de actividades estarn presentes en la mayora de los trabajos, pero en diferente medida, siendo mayor el elemento gerencial en particular en puestos de ms altura y menor o nulo en tareas de produccin directa o trabajos de oficina de bajo nivel. Las actividades gerenciales, hace especial hincapi, son universales para las organizaciones. Pero resulta comn preguntarse: Qu es la Gerencia. Es algo que pueda ser identificado y permanecer por s mismo, o es una palabra, una clasificacin, que no tiene sustancia? La respuesta de Fayol fue nica en la poca. La esencia de su contribucin es su definicin de gerencia que comprende cinco elementos: 1. Prever y planear (en francs, Prvoyance): Examinando el futuro y diseando un plan de accin 2. Organizar: Construir una estructura de mando, material y humano 3. Dirigir: Mantener al personal en actividad 4. Coordinar: Enlazar, unificar y armonizar toda actividad y esfuerzo 5. Controlar: Ver que todo ocurra conforme a las reglas establecidas y a las rdenes expresadas Para Fayol, gerencia significa mirar adelante, lo cual hace del proceso de previsin y planeacin una actividad central de la actividad de negocios. La gerencia debe evaluar el futuro y estar preparado para ste. Una organizacin de negocios para funcionar adecuadamente necesita de un plan, el cual tenga las caractersticas de: unidad, continuidad, flexibilidad y precisin. Los problemas de planeacin que la gerencia deber vencer son: asegurarse de que los objetivos de cada parte de la organizacin estn bien alineados (unidad); usar la planeacin a corto y a largo plazo (continuidad); ser capaz de adaptar el plan a la luz de las circunstancias cambiantes (flexibilidad); e intentar predecir acertadamente los cursos de accin (precisin). La esencia de la planeacin es permitir la ptima utilizacin de los recursos. De manera interesante, Fayol argument en 1916 la necesidad de que el Gobierno de Francia elaborara un plan nacional para el pas. Organizar es construir una estructura de mando, material y humana. La tarea de la gerencia consiste en construir una organizacin la cual permitir que las actividades bsicas se realicen de manera ptima. Central a esto es una estructura cuyos planes estn eficientemente preparados y son llevados a cabo. Debe existir unidad de direccin, clara definicin de responsabilidades, toma de decisiones precisa, respaldada en un sistema eficiente de seleccin y entrenamiento de gerentes. El tercer elemento de Fayol viene lgicamente despus de que los dos primeros han sido satisfechos. Una organizacin debe empezar con un plan, con una definicin de sus objetivos. Este debe por lo tanto producir una organizacin apropiada para alcanzar tales objetivos. As, el tercero es que la organizacin debe ser puesta en movimiento, lo que significa que debe ser dirigida, manteniendo la actividad entre el personal. A travs de su habilidad de dirigir el gerente obtiene el mejor desempeo posible de sus subordinados. Esto lo hace a travs del ejemplo, del conocimiento del negocio, del conocimiento de sus subordinados, del contacto continuo con su gente, y manteniendo una clara visin de su funcin. En esta forma mantiene un alto nivel de actividad inculcndoles el sentido de la misin. 2

Direccin se refiere a la relacin entre un gerente y los subordinados en su rea inmediata de tareas. Pero como las organizaciones tienen una variedad de tareas por desarrollarse, se hace necesaria la coordinacin para enlazar, unificar y armonizar toda actividad y esfuerzo. Esencialmente esto significa asegurarse que los esfuerzos de un departamento son coincidentes con los esfuerzos de otros departamentos, as como tambin mantener todas las actividades en perspectiva con los propsitos generales de la organizacin. Esto solamente pude ser conseguido manteniendo una circulacin constante de informacin y reuniones regulares de la gerencia. Finalmente est el control, lgicamente el elemento final que verifica que los otros cuatro elementos estn desarrollndose de hecho propiamente: Ver que cada cosa ocurre en conformidad con la regla establecida y la orden expresada. Para ser efectivo, el control debe operar rpidamente y debe existir un sistema de sanciones, la mejor forma de asegurar esto es separar todas las funciones relacionadas con inspeccin de los departamentos operativos cuyos trabajos deben ser inspeccionados. Fayol crea en los departamentos staff imparciales e independientes. Fayol usa esta clasificacin para dividir sus captulos en cmo gerenciar. Es probable que cuando escribi acerca de una doctrina administrativa l tena en mente no solamente la teora anterior sino la inclusin de la experiencia al anlisis terico para formar una doctrina de buena gerencia. El resume las lecciones de su propia experiencia en una serie de Principios Generales de Gerencia. Estas son sus propias reglas y en ningn momento supone que son necesariamente de aplicacin universal como tampoco que tienen una gran permanencia. Al contrario, la mayora han venido a ser parte del know-how gerencial y muchos han sido considerados como postulados fundamentales. Fayol delinea los siguientes principios: 1. Divisin del Trabajo: la especializacin permite que el individuo sea experto y por lo tanto ms productivo. 2. Autoridad: el derecho de emitir rdenes debe ir acompaado con una responsabilidad equivalente para su ejercicio. 3. Disciplina: la cual es bidireccional, ya que los empleados solamente obedecen rdenes si la gerencia desempea su papel aportando buen liderazgo. 4. Unidad de Mando: en contraste con F.W. Taylor que impulsa la idea de la autoridad funcional, Fayol estaba muy claro en cuanto a que cada hombre debera tener solamente un jefe sin ninguna otra lnea conflictiva de mando. Sobre este asunto la historia ha favorecido a Fayol puesto que su principio ha encontrado ms simpatizantes entre los gerentes. 5. Unidad de Direccin: la gente involucrada en el mismo tipo de actividades debe tener los mismos objetivos dentro del plan. 6. Subordinacin de los intereses individuales al inters general: la gerencia debe ver que los objetivos de la firma sean siempre mayores. 7. Remuneracin: el sueldo es siempre un motivador muy importante, aunque analizando un nmero diferente de posibilidades, Fayol seala que no hay nada mejor que un sistema perfecto. 3

8. Centralizacin o descentralizacin: nuevamente sta es una cuestin de grado, dependiendo de las condiciones del negocio y de la calidad del personal. 9. Escalar en cadena: una jerarqua es necesaria para la unidad de la direccin, como la comunicacin lateral es tambin fundamental en la medida en que los superiores sepan que tal comunicacin est tomando lugar. 10. Orden: tanto el orden social como el material son necesarios. El orden material minimiza la prdida de tiempo y los movimientos intiles de materiales. El social se logra a travs de organizacin y seleccin. 11. Equidad: en la conduccin de un negocio se necesita una combinacin de amabilidad y justicia al tratar al personal si se desea conseguir la equidad. 12. Estabilidad de los puestos: esto es esencial, dado el tiempo y el gasto involucrado en el entrenamiento de la buena gerencia Fayol cree que los negocios exitosos tienden a tener personal gerencial ms estable. 13. Iniciativa: permitir a todo el personal mostrar su propia iniciativa es de alguna manera una fuente de la fortaleza de la organizacin, aun cuando pueda significar el sacrificio de la Vanidad Personal de una parte de los gerentes. 14. Espritu de Grupo: la gerencia debe impulsar la moral de sus empleados y, citando a Fayol: Se necesita verdadero talento para coordinar el esfuerzo, alentar la viveza, usar las habilidades de cada hombre, y recompensar a cada quien segn su mrito sin desatar posibles celos ni alterar las relaciones armoniosas. Pero el orgullo de Fayol no es la prominencia en su campo por sus principios acerca de cmo dirigir, sino su propia definicin de lo que la gerencia significa. El es el primer proponente conocido de un anlisis terico de las actividades gerenciales, un anlisis que ha desatado discusiones crticas por ms de medio siglo. Son muy pocos los escritores que no hayan sido influenciados por Fayol y sus cinco elementos han suministrado un sistema de conceptos con los cuales los gerentes pueden clarificar su pensamiento acerca de lo que tienen que hacer.

Artculo publicado en la revista Management Today en espaol Seccin Clsicos de la Gerencia, marzo de 1986, pp 41 - 45