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Control De Proyectos

Control o Controlar El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos.

Consiste en la verificacin y vigilancia de las operaciones, para que las mismas se desarrollen en funcin de las reglas y rdenes emitidos, y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores para poder rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

La esencia de la mayor parte del control es cierta clase de retroalimentacin, ya que a travs del proceso de retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.

Control De Proyectos
El mayor reto de los directores y gestores de proyectos (Project managers) es lograr que los proyectos se cumplan de acuerdo a lo planificado en plazo, coste y calidad.

La aplicacin de tcnicas de planificacin y control de proyectos constituye un elemento de apoyo, insustituible para la administracin eficiente de la ejecucin. La finalidad de estas tcnicas es identificar variables claves del proyecto, dimensiones y adems establecer sus interrelaciones reciprocas, con el objeto de adoptar medidas que cumplan con las metas de plazo, coste y calidad planificados.

El control de los proyectos se realiza hacindole seguimiento a su progreso. Se deben revisar, analizar, comunicar y registrar los datos correspondientes al avance

de las tareas y desempeos de los recursos. Es necesario, adems, comparar permanentemente la situacin actual versus lo planeado.

Una forma de realizar el seguimiento de un proyecto, es registrar el avance de cada tarea en determinados momentos del proyecto, de todas maneras existe una forma de facilitar el registro del avance de las tareas: dividiendo a estas en objetivos parciales y a cada objetivo parcial, asignarle un porcentaje de avance para que el registro de avance de la obra no sea subjetivo.

Ventajas
Visin inmediata del estado del proyecto: Anticipacin a problemas y decisiones basadas en la informacin relevante Evitar sobrecostes y retrasos: Como resultado de un seguimiento efectivo de todos los aspectos importantes del proyecto. Mejora de la productividad: Minimizando el tiempo empleado en generar informes, recopilando informacin de fuentes dispersas. Buena colaboracin de todos los participantes: Un equipo bien informado es un equipo cohexionado y motivado Evaluacin objetiva de proveedores: Parmetros de eficacia con los que concretar una mejor relacin contractual Mejora continua: Todo lo que se ha medido y analizado puede ser mejorado

1. Posibilita respuesta rpida a demandas cambiantes. Proporciona la capacidad para adaptarse al cambio y manejar dicho cambio. Las razones por las que la Gestin de Proyectos permite responder ms rpidamente vienen a continuacin. 6. Aporta una correcta percepcin sobre la autntica capacidad del equipo, ya que mximiza las sinergias entre los distintos miembros. 7. Permite identificar los riesgos y problemas en fase temprana, permitiendo que se diseen acciones correctivas a tiempo.

8. Aporta una visin centrada en el cliente, ya que el Jefe de Proyecto es, generalmente, el interlocutor nico del cliente y defiende los intereses del mismo dentro de la organizacin. 10. Asegura la calidad, ya que permite proporcionar al cliente un resultado acorde con los requisitos y con adecuacin al uso.

Importancia Del Control Del Proyecto


Siempre es importante hacer un Control de los Proyectos, pues todo Proyecto (al menos casi el 100% de los mismos), implica costos y dinero, ganancias o prdidas, y ello es de directo inters de quien hace el negocio.

Variables a controlar de un proyecto.


Para que un proyecto pueda cumplir sus objetivos debemos controlar el uso de todos los recursos en su dimensin ms amplia, al final los resultados son los que hablan, As las cuatro variables bsicas a controlar en un proyecto son las siguientes: Tiempo: El tiempo representa dinero, si lo desperdiciamos por no haber realizado una buena planificacin, lo lamentaremos, porque el da perdido no se recupera nunca, aunque despus dupliquemos esfuerzos, significa que estamos usando otro tiempo, los contratistas de proyectos

normalmente establecen plazos cerrados, cuando se sobrepasa esos tiempos entonces hay penalizaciones, de modo que la presin por hacer el trabajo con excelencia es permanente. Calidad: Esto es fundamental en todo proyecto, vemos que muchas obras no cumplen la vida til para la que fueron diseadas, eso nos dice que no hubo controles de calidad, tambin es necesario evaluar la calidad de las

intervenciones pblicas, esto significa si los efectos esperados se cumplen, el nfasis en la calidad es de gran importancia, por eso los controles tienen que ser estrictos. El costo: Ac est uno de los mayores desafos para la ejecucin de proyectos, hay que responder a la pregunta cmo realizar excelentes proyectos al mnimo costo garantizando cantidad, tiempo y calidad? Este reto lo vamos solventando a travs de los aos de experiencia, hay que mejorar los mtodos de trabajo, tener personal especializado. Cantidad: Queremos la mayor cantidad de bienes o servicios en el menor tiempo, pero hay que mantener la calidad, buscar la eficiencia es un reto enorme, porque por un lado debemos garantizar cantidad, calidad y seguridad, pero teniendo claro las metas que nos hemos propuesto. Alcance. El alcance es la descripcin de los lmites del proyecto, define lo que el proyecto realizara para lograr sus objetivos. El alcance es el conjunto de todas las actividades que el proyecto ha definido y que luego usara para definir el cronograma y el presupuesto del mismo.

Causa De Los Cambios De Alcances


La decisin de aceptar o rechazar un cambio se debe basar en algunas reglas. La lgica bsica para aceptar un cambio debe ser: El cambio inevitable, factores externos no controlables por el proyecto tales como factores legales, sociales o econmicos requieren un cambio al alcance. El cambio aumenta el beneficio general de la comunidad, tomado en cuenta cualquier impacto en los costos, beneficios, periodos de tiempo y riesgos. El equipo del proyecto es capaz de ejecutar tal cambio, las habilidades y conocimiento estn en el equipo para implementar el cambio de manera exitosa. El donante, los beneficiarios y la gerencia de la organizacin apoyan y aprueban el cambio.

Que son hitos y porque se trabaja con hitos?


Un hito en gestin de proyectos es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa para supervisar el progreso del proyecto. En la mayoria de los software de gestin de proyectos se representan como una tarea de duracin cero ya que los hitos no consumen ni tiempo ni recursos. Una buena forma de gestionar los proyectos es mediante la consecucin de los hitos, para ello debemos definirlos en la planificacin del proyecto, de esta forma podremos realizar el seguimiento y control.

Curva de avance fsico


La curva de avance o curva de la S, es la comparaci n del avance fsico real vs el avance fsico planificado, en el perodo ya acumulado a la fecha, a objeto de establecer las desviaciones del programa y tomar las acciones en el proyecto. La curva S nos indica que porcentaje de avance f sico de trabajo es ms bajo al inicio y al final de la actividad. Este hecho se debe a que en el inicio del trabajo, se requiere tiempo para familiarizarse con la documentacin, necesidades del cliente y crear el ambiente motivacional sobre el cul se desarrollar el proyecto.

Tema#4 Gerencia de Proyecto


PROCESOS DE GERENCIA DE PROYECTOS

Proceso de Iniciacin: Contempla la conformacin del equipo de trabajo, Este proceso es muy importante porque establece las bases para la ejecucin de todo el proyecto. Proceso de Planificacin: En esta etapa es importante madurar el alcance. Para ello se deben llevar a cabo sesiones detalladas de levantamiento de informacin que permitan conocer lo que quiere el cliente y nivelar sus expectativas. Proceso de Ejecucin: En este proceso utilizamos la Metodologa de
Desarrollo de Soluciones, focalizando en esta parte la evolucin o lo que se est realizando en el proyecto, para que el cliente logre ver el avance.

Proceso De Control Procesos de Cierre: Estos procesos al igual que en todos los proyectos, se componen de actividades realizadas para monitorear la ejecucin y formalizar la finalizacin de actividades y entrega del producto final, respectivamente.

FACTORES CRTICOS PARA EL XITO DE UN PROYECTO


Tiempo-Costo-Calidad- Alcance

Plan de gestin de Proyectos.


Un plan de gestin de proyecto implica la reflexin profunda de los distintos aspectos relacionados con la planificacin de proyectos:

La Gestin del Alcance del Proyecto: Contar con lo requerido.

La Gestin del Tiempo del Proyecto: Culminacin del proyecto a tiempo.

La Gestin de los Costes del Proyecto: Control de costes del proyecto. La Gestin de la Calidad del Proyecto: Organizacin ejecutante relativos a la calidad. La Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto: Organizan y dirigen el equipo del proyecto. La Gestin de las Comunicaciones del Proyecto: Enlaces cruciales entre la informacin y las persona. La Gestin de los Riesgos del Proyecto: Involucra los riesgos que proyecto. La Gestin de las Adquisiciones del Proyecto: Comprar o adquirir los productos, servicios etc. corre el

ELEMENTOS IMPRESCINDIBLES EN LA GERENCIA DE PROYECTOS.


1. Rumbo: Fijar fines y propsitos, Precisar objetivos

(productos/componentes), Definir indicadores para verificar rumbo.

2. Relaciones: Lograr trato laboral con todo el personal de la mejor manera posible, para poder cumplir con los objetivos.

3. mbito de responsabilidades: teniendo una relacin satifactoria la responsabilidad en el trabajo aumenta, mediante la entrega del personal hacia el proyecto. 4. Comunicacin: Colocarse en el lugar del destinatario y diferenciarlo. Verificar que el mensaje se ha entendido Verificar que se estn tomando las acciones esperadas del mensaje.

5. Liderazgo: habilidades gerenciales Motivar y Comprometer que un individuo tiene para influir en la forma de ser de las personas o en un grupo de personas determinado, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo.

6. Trabajo de Equipo: lograr trabajar en diferentes asignaciones en equipo de trabajo para asi lograr los objetivos deseados. 7. Administracin del tiempo: se tiene que tener un plan de evaluacin para que el tiempo sea el deseado para la entrega del proyecto. 8. tica: colocar todos los principios, valores, acciones, medidas,

procedimientos y cultura organizacional al servicio de los objetivos del proyecto, de los ms altos intereses nacionales, de la comunidad, de los beneficiarios, de los usuarios y de la institucin, para asegurar el logro eficaz y equitativo de los resultados perseguidos, con base en el manejo transparente de los recursos, en el desempeo eficiente de las actividades y funciones y en el comportamiento idneo de los miembros del equipo.

Tema #5 Fases de un proyecto (GGPIC). Visualizacin.


En esta primera fase se originan los proyectos de inversin. Las ideas que originan los proyectos pueden provenir, en cualquier momento, de cualquier parte de la Corporacin, pero son generalmente el producto de los anlisis del ambiente externo e interno a ella, o del anlisis F.O.D.A (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) que se realiza como parte de los ciclos de planificacin.

OBJETIVOS DE LA VISUALIZACIN.
1. Establecer los objetivos y propsitos del proyecto: Productos y volmenes de produccin Calidad de los productos Alimentacin requerida (volumen y calidad)

Tiempo de desarrollo estimado y qu tan sensible es para la ventana de oportunidad del negocio Las premisas consideradas para establecer estos objetivos y propsitos Dependencia y relacin con otros proyectos del plan.

2. Verificar la alineacin de los objetivos del proyecto con las estrategias Corporativas. Se debe poner especial atencin en verificar que el proyecto en cuestin est enmarcado dentro de las estrategias y lineamientos del plan de negocios. Esta tarea le corresponde a las organizaciones de Planificacin de la Corporacin, las cuales verificarn que el proyecto aade valor y forma parte integral del plan corporativo. 3. Desarrollo preliminar del proyecto Las actividades para lograr este objetivo son: 1. Elaborar el alcance del proyecto 2. Elaborar el estimado de costos Clase V 3. Preparar el plan de ejecucin Clase V 4. Evaluar la factibilidad tcnica y econmica de proseguir con el proyecto.

ALCANCE PRELIMINAR.
La elaboracin de este alcance preliminar debe ser un trabajo de equipo, a fin de contar con la experiencia e informacin tanto del dueo como de la organizacin de ingeniera y proyectos. Es muy importante elaborar este alcance preliminar para cumplir fielmente con los objetivos y propsitos del dueo. Se debe evitar introducir elementos adicionales que los distorsionen, como por ejemplo, disear para una capacidad superior a la realmente requerida o plantear instalaciones asociadas no indispensables.

Estimado de costos Clase V


Es un estimado con una precisin del tipo orden de magnitud, el cual se utiliza en la planificacin a mediano plazo para establecer si los proyectos renen los mritos suficientes para proseguir su desarrollo. 1. Informacin requerida: Tamaos o capacidades propuestas Ubicacin geogrfica. .

Especificacin preliminar de insumos y productos. Fechas tentativas de inicio y finalizacin del proyecto. 2. Mtodo de estimacin: Se basa en datos histricos que provienen de proyectos similares. 3. Precisin y confiabilidad: Depende de la calidad de la informacin Disponible de proyectos similares.

PREPARAR PLAN DE EJECUCIN CLASE V.


Propuestas consideradas para la programacin de la ejecucin. Cronograma para el desarrollo de los hitos principales de la ejecucin del proyecto. Las holguras permisibles despus de la cual se comienza a afectar la rentabilidad del proyecto. Los potenciales riesgos de incumplimiento con el cronograma planteado.

EVALUAR LA FACTIBILIDAD DEL PROYECTO.


Una vez que se tiene estimada la inversin / gastos y el plan para la ejecucin del proyecto, se procede con estos datos a establecer la rentabilidad del mismo. Luego se establece su jerarquizacin dentro de la cartera de proyectos que conforman la base de recursos. La evaluacin econmica de la cartera de proyectos genera como producto una serie de ndices financieros, que permiten analizar qu tan bueno es cada proyecto con respecto al resto.

DSD (DOCUMENTO DE SOPORTE DE DECISIN).


DOCUMENTO DE SOPORTE DE DECISIN (DSD): LISTA DE VERIFICACIN DE PRODUCTOS DE LA FASE 1) RESUMEN EJECUTIVO: a) PROPSITOS Y METAS DEL PROYECTO b) OBJETIVOS DE LA FASE c) ESTRATEGIAS CONSIDERADAS

d) RECOMENDACIONES 2) INFORME DE PREFACTIBILIDAD ECONMICA: a) Costos de inversin b) Costos de operacin c) Flujo de caja d) Indicadores econmicos 3) ESTIMADO DE COSTOS CLASE V 4) PLAN DE EJECUCIN CLASE V 5) DOCUMENTO DE VERIFICACIN DE OBJETIVOS 6) CONSIDERACIONES DE MERCADO 7) LISTA DE RIESGOS MAYORES 8) RECURSOS REQUERIDOS PARA EJECUTAR LA PRXIMA FASE 9) PLAN PARA EJECUTAR LA PRXIMA FASE