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Universidad Michoacana de San Nicols de Hidalgo

Facultad de Contadura y Ciencias Administrativas Academia de Informtica


Manual de:

Informtica II.
Perodo Febrero Agosto de 2009

Autor:

Dr. Francisco Jos Villazn Olivarez


Profesor e Investigador Asociado C. T.C. FCCA - UMSNH

Manual de Informtica II

Dr. Francisco Jos Villazn Olivarez

FCCA-U.M.S.N.H.

INTRODUCCION
El presente trabajo se prepara con la finalidad de satisfacer las necesidades de nivel y lenguaje de las Licenciaturas en Contadura, Administracin e Informtica Administrativa que se cursan en la Facultad de Contadura y Ciencias Administrativas de la Universidad Michoacana de San Nicols de Hidalgo, para darles a conocer en forma prctica los conocimientos bsicos que se requieren en la Informtica como una herramienta de la Investigacin Cientfica.

En este trabajo se pretende desarrollar el contenido programtico de la asignatura: Informtica II, que se imparte a los alumnos que cursan el segundo semestre de Tronco Comn. Adems tienen por objeto proporcionar a los alumnos un material de apoyo que presente los mtodos de clculo de una manera simple, requeridos en el contenido programtico de la asignatura Informtica II de la manera ms clara y sencilla posible.

Al recopilar estas notas y organizarlas, se ha hecho siempre pensando en los alumnos, con el fin de vencer las dificultades que con frecuencia enfrentan los que cursan dicha asignatura.

Ha sido elaborado tomando como gua, para el desarrollo de sus captulos, el programa de estudio de la materia establecido actualmente, y puede tratarse durante el total de sesiones dedicadas en el semestre a la materia, distribuidas en clases por semana.

Tambin puede ser til para toda aquella persona que necesita entender y aplicar algunos mtodos numricos en general.

En cada captulo hay ejercicios adicionales para que el alumno pueda practicar en casa y de esta manera no se dependa exclusivamente del ejemplo dado.

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Contenido.
INTRODUCCION ............................................................................................................. 2 CONFIGURACIN DE UNA HOJA DE CLCULO. ................................................................. 8 REPASO DE CONCEPTOS ESENCIALES DE LA HOJA DE CLCULO MICROSOFT EXCEL......................................... 8

Tipos de datos. ..................................................................................................................................... 9 Iniciar Excel. ..........................................................................................................................................11 Elementos. .............................................................................................................................................12 Zoom. ......................................................................................................................................................17 Organizar libros en ventana.............................................................................................................18
Actividad 1: Iniciar Excel, elementos y vistas. .........................................................................................19 INGRESO Y CORRECCIN DE DATOS. ..............................................................................................................19

Ingreso de datos..................................................................................................................................19 Correccin de datos. ..........................................................................................................................20


ANTES DE VALIDAR. ................................................................................................................................................ 20 DESPUES DE VALIDAR............................................................................................................................................. 20

Actividad 2: Ingreso y correccin de datos. .............................................................................................21

Bases de datos. ....................................................................................................................................21


FORMULARIO. ............................................................................................................................................................ 22

Actividad 3: Formulario de llenado de datos. ..........................................................................................24


AUTOLLENADO. ........................................................................................................................................................ 24

Actividad 4: Autollenado de datos. ...........................................................................................................28 BSQUEDA. ....................................................................................................................................................28


BUSCAR........................................................................................................................................................................ 29 REEMPLAZAR. ............................................................................................................................................................ 30

Actividad 5: Bsqueda. .............................................................................................................................31 FORMATO GRFICO DE TABLAS. .....................................................................................................................31 CREAR, GRABAR Y RECUPERAR ARCHIVOS. ....................................................................................................31

Crear libro. ............................................................................................................................................31 Cerrar libro. ...........................................................................................................................................32


Actividad 6: Crear y cerrar. .....................................................................................................................32

Guardar libro. .......................................................................................................................................32 Abrir libro. .............................................................................................................................................34


Actividad 7: Guardar y abrir libro. ..........................................................................................................35 COPIA Y MOVIMIENTO DE CELDAS ..................................................................................................................35

Desplazamiento. ..................................................................................................................................35
DESPLAZAR EN UNA HOJA. ................................................................................................................................... 35 DESPLAZAR ENTRE HOJAS. ................................................................................................................................... 38

Seleccin. ...............................................................................................................................................38
UN ELEMENTO........................................................................................................................................................... 39 ELEMENTOS CONSECUTIVOS. .............................................................................................................................. 39 ELEMENTOS MLTIPLES. ........................................................................................................................................ 41 TODAS LAS CELDAS, FILAS Y COLUMNAS DE UNA HOJA.......................................................................... 42 TODAS LAS HOJAS DE UN LIBRO. ....................................................................................................................... 43

Actividad 8: Desplazamiento y seleccin. ................................................................................................43


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Eliminacin. ...........................................................................................................................................43 Edicin: copiar, cortar y pegar. .......................................................................................................44 Edicin: copia y movimiento. ...........................................................................................................46 Pegado especial. ..................................................................................................................................48 Copiar formato.....................................................................................................................................50
Actividad 9: Edicin. ................................................................................................................................52

Edicin: deshacer y rehacer. ............................................................................................................52


DESHACER. ................................................................................................................................................................. 52 REHACER. .................................................................................................................................................................... 52

Actividad 10: Edicin: deshacer y rehacer...............................................................................................53 MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS. ....................................................................................................................53

Insercin. ...............................................................................................................................................53 Eliminacin. ...........................................................................................................................................54 Ocultar. ...................................................................................................................................................56 Mostrar. ..................................................................................................................................................56 Ajuste. .....................................................................................................................................................57
FILA. .............................................................................................................................................................................. 57 AUTOAJUSTAR FILA................................................................................................................................................. 58 COLUMNA. .................................................................................................................................................................. 58 AUTOAJUSTAR COLUMNA. ................................................................................................................................... 59

Renombrar hojas. ................................................................................................................................59


Actividad 11: Manejo de filas y columnas. ...............................................................................................60 FORMATO DE CELDAS ....................................................................................................................................60 - FUENTES, ALINEACIN, DISEO, NMERO...................................................................................................60

Fuente. ....................................................................................................................................................61 Bordes. ....................................................................................................................................................63 Tramas....................................................................................................................................................64 Alineacin. .............................................................................................................................................65 Nmeros. ...............................................................................................................................................68 Proteger..................................................................................................................................................69
Actividad 12: Formato de celdas. .............................................................................................................71 IMPRESIN DE HOJAS......................................................................................................................................71

Configuracin de pgina...................................................................................................................71
PGINA. ....................................................................................................................................................................... 71 MRGENES. ................................................................................................................................................................. 72 ENCABEZADO Y PIE DE PGINA. ......................................................................................................................... 73 HOJA. ............................................................................................................................................................................ 74

Actividad 13: Configuracin de pgina. ...................................................................................................75

Vista preliminar. ..................................................................................................................................75


Actividad 14: Vista preliminar. ................................................................................................................77

Impresin...............................................................................................................................................77
IMPRESORA................................................................................................................................................................. 78 INTERVALO DE PGINAS. ...................................................................................................................................... 78 IMPRIMIR. .................................................................................................................................................................... 78

Actividad 15: Impresin. Se verificar con su Profesor: Tipo y disponibilidad. ....................................78


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CREACIN DE FRMULAS Y GRFICOS........................................................................... 79 MANEJO DE FRMULAS AUTOMTICAS AUTOMTICAS. .........................................................................................................79 Actividad 16: Frmulas automticas. .......................................................................................................80 CREACIN DE FRMULAS. ..............................................................................................................................80

Operadores. ..........................................................................................................................................81 Prioridad de operaciones. .................................................................................................................81 Tipos de referencias a celdas. .........................................................................................................82


- REFERENCIAS RELATIVAS. RELATIVAS. ...................................................................................................................82 - REFERENCIAS ABSOLUTAS. .................................................................................................................83 - REFERENCIAS MIXTAS ..........................................................................................................................84 - FUNCIONES .............................................................................................................................................85

Sintaxis. ..................................................................................................................................................85 Argumentos. .........................................................................................................................................86 Insertar funciones. ..............................................................................................................................87 Repeticin de clculos. Llenados automticos. .........................................................................89
Actividad 17: Creacin de frmulas y funciones. .....................................................................................90 CREACIN REACIN Y FORMATOS DE UN GRFICO. ......................................................................................................90

Creacin. ................................................................................................................................................90 Modificar y borrar. ..............................................................................................................................93


MODIFICAR GRFICO. ............................................................................................................................................ 93 MODIFICAR RANGO DE DATOS. ......................................................................................................................... 94 AGREGAR RANGO DE DATOS AL GRFICO. ................................................................................................... 95 ELIMINAR RANGO DE DATOS DEL GRFICO. ................................................................................................. 98 MODIFICAR DATOS DE ORIGEN DEL GRFICO. ............................................................................................ 98 MODIFICAR POSICIN DE GRFICO. ................................................................................................................. 99 MODIFICAR TAMAO DE GRFICO. GRFICO. .................................................................................................................. 99 MODIFICAR FORMATO DE GRFICO............................................................................................................... 100 BORRAR GRFICO.................................................................................................................................................. 101

Modificar y borrar objetos del grfico. .......................................................................................101


MODIFICAR POSICIN DE UN OBJETO DEL GRFICO. .............................................................................. 102 MODIFICAR TAMAO DE UN OBJETO DEL GRFICO. ............................................................................... 102 MODIFICAR FORMATO DE UN OBJETO DEL GRFICO. ............................................................................. 103 BORRAR UN OBJETO DEL GRFICO. ................................................................................................................ 103

UNIDAD 3. ADMINISTRACIN DE BASES DE DATOS....................................................... 104 USO DE FILTROS. ..........................................................................................................................................104

Autofiltro. ............................................................................................................................................104 Ordenar. ...............................................................................................................................................106


Actividad 18: Autofiltros.........................................................................................................................109

Resumen de datos. ...........................................................................................................................109


Actividad 19: Resumen de datos. ............................................................................................................114 IMPORTACIN DE BASES DE DATOS GENERADAS POR OTROS PROGRAMAS. ..................................................114 VINCULACIN DE BASES DE DATOS Y TABLAS DINMICAS. ...........................................................................117 LOS SECRETOS DEL FORMATO............................................................................................................122
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FUNCIN PREENSAMBLADA BUSCARV .....................................................................................................133 CONTROLES O DILOGOS ....................................................................................................................135 UNA APLICACIN PRCTICA. .......................................................................................................................141 LA FUNCIN NDICE ..............................................................................................................................147 GUA DE FUNCIONES .............................................................................................................................151 AHORA ......................................................................................................................................................151 AMORTIZ.LIN .........................................................................................................................................152 AMORTIZ.PROGRE ..................................................................................................................................153 AO ............................................................................................................................................................154 BUSCAR (FORMA MATRICIAL) ...................................................................................................................154 BUSCAR (FORMA VECTORIAL)...................................................................................................................155 BUSCARH ..................................................................................................................................................156 BUSCARV ..................................................................................................................................................157 CONTAR ....................................................................................................................................................159 CONTARA .................................................................................................................................................160 CONTAR.BLANCO ...................................................................................................................................160 CONTAR.SI................................................................................................................................................161 DB ...............................................................................................................................................................163 DDB ............................................................................................................................................................164 DIA .............................................................................................................................................................165 DIA.LAB ....................................................................................................................................................166 DIASEM .....................................................................................................................................................167 DIAS.LAB ..................................................................................................................................................168 DVS ............................................................................................................................................................169 ENTERO .....................................................................................................................................................170 EUROCONVERT .......................................................................................................................................171 FECHA .......................................................................................................................................................172 FECHA.MES ..............................................................................................................................................173 FECHANUMERO ......................................................................................................................................174 FIN.MES .....................................................................................................................................................175 HORA .........................................................................................................................................................175 HOY ............................................................................................................................................................176 INDICE .......................................................................................................................................................178 MAX ...........................................................................................................................................................180 MAYUSC ...................................................................................................................................................181 MES ............................................................................................................................................................182 MIN .............................................................................................................................................................182 MINUSC .....................................................................................................................................................183 MINUTO.....................................................................................................................................................184 NOMPROPIO .............................................................................................................................................184 NPER ..........................................................................................................................................................185 PAGOINT ...................................................................................................................................................187 PAGOPRIN.................................................................................................................................................188 PROMEDIO ................................................................................................................................................189 REDONDEAR.MAS ..................................................................................................................................191 REDONDEAR.MENOS .............................................................................................................................192 SEGUNDO .................................................................................................................................................193 SI .................................................................................................................................................................194 SLN .............................................................................................................................................................197 SUBTOTALES ...........................................................................................................................................198 SUMA .........................................................................................................................................................199 SUMA.SI ....................................................................................................................................................200 SYD ............................................................................................................................................................201 TASA ..........................................................................................................................................................202 TASA.NOMINAL ......................................................................................................................................204 TIR ..............................................................................................................................................................205
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TRUNCAR .................................................................................................................................................206 VA ...............................................................................................................................................................207 VF ...............................................................................................................................................................209 VF.PLAN ....................................................................................................................................................211 VNA ............................................................................................................................................................213 PRECIO ......................................................................................................................................................215 PRECIO.DESCUENTO ..............................................................................................................................217 PRECIO.PER.IRREGULAR.1 ...................................................................................................................219

El cdigo de la macro .......................................................................................................................223 Botn de macro ..................................................................................................................................224 Cambiar el texto del botn ............................................................................................................225 CREAR Y EJECUTAR UNA MACRO ..................................................................................................226
INTRODUCCIN AL PUNTO DE EQUILIBRIO ................................................................... 231

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Configuracin de una hoja de clculo.


Repaso de conceptos esenciales de la hoja de clculo Microsoft Excel.
Excel es una aplicacin cuya finalidad es la realizacin de clculos sobre datos introducidos en la misma, as como la representacin de estos valores de forma grfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos. Libro de trabajo: trabajo conjunto de hojas de clculo y otros elementos como grficos, hojas de macros, etc. que se pueden eliminar, insertar, mover, copiar, cambiar de nombre,... Un libro de trabajo es el archivo creado con Excel, Excel es decir, todo lo que se hace en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS .XLS para que el sistema los reconozca como tal. Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que las hojas referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro. Hoja de Clculo: Clculo cuadrcula rectangular formada por 65.536 filas y 256 columnas. Fila: Fila Componentes horizontales de la hoja de clculo, se identifica por un nmero: 1, 2, 65536. Columna: Columna Componente vertical de la hoja de clculo, se identifica por letras: A, B, C,.......AA, AB,........IV. Celda: Celda Interseccin de una columna con una fila, se identifican con su encabezamiento de columna y su nmero de fila.: A1.

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Celda activa: activa celda en la que se encuentra posicionado el cursor para trabajar con ella, se identifica porque aparece ms remarcada que las dems.

Rango: Rango bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

Tipos de datos. En una Hoja de Clculo, los distintos tipos de datos que pueden utilizarse son: VALORES CONSTANTES: CONSTANTES dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser nmero, fecha u hora o texto.

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NMEROS: NMEROS

dato

de

tipo

numrico

que

puede

incluir

los

caracteres

0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e $. Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero negativo ste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo cual es tpico en contabilidad. El carcter E o e es interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5). Se pueden incluir los puntos de miles en los nmeros introducidos como constantes. Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma decimal. Si se introduce el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como smbolo de porcentaje. Si se introducen fracciones tales como 1/4, 6/89, debe escribirse primero un cero para que no se confundan con nmeros de fecha. Si un nmero no cabe en la celda como primera medida se pasa automticamente a notacin cientfica. Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda. FECHA / HORA: HORA: Dato que representa valores de tiempo. Al igual que los nmeros (ya que realmente lo son), las fechas y las horas tambin aparecen alineados a la derecha en la celda. Al introducir una fecha comprendida entre 1929 y 2029, slo ser necesario introducir los dos ltimos dgitos del ao; para aquellas fechas no comprendidas en dicho rango, deber introducirse el ao completo. TEXTO: TEXTO dato que representa cadenas de caracteres sin valor numrico o temporal. El texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16,000 caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda pueden utilizarse todas las adyacentes que estn en blanco a su derecha para visualizarlo, pero el texto se almacena nicamente en la celda activa. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.
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FRMULAS: FRMULAS: Funciones realizadas sobre valores constantes, referencias a otras celdas, nombres; por medio de operadores. FUNCIONES: FUNCIONES Frmula predefinida que utiliza un valor o valores, realiza clculos y devuelve un resultado. NOTA: Tanto las frmulas como las funciones siguen una sintaxis, que de no cumplirse mostrar un error. Iniciar Excel. Las opciones para abrir el programa son: Desde el botn Inicio y buscar el Icono o acceso directo del programa.

Desde el icono de Excel Desde un libro de Excel Explorador.

situado en el escritorio o en la barra de tareas. situado en el escritorio o en una carpeta en el

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Elementos. Cuando se inicia el procesador de textos Microsoft Excel aparece la pantalla de trabajo, que presenta elementos comunes en otros programas para Windows.

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BARRA DE TTULO

Indica el Nombre del Programa, Nombre del Archivo y el Icono que identifica al programa. Como no se ha dado nombre al archivo, el programa le asigna el nombre "Libro 1" al primero que aparece al abrir el programa.

A la derecha de la Barra de Ttulo aparecen los botones para Minimizar, Maximizar, Restaurar o Cerrar la ventana del programa. BARRA DE MENS
Posee Mens desplegables, es decir, el listado de comandos para la manipulacin de la informacin. En estos mens se pueden realizar las funciones de la hoja de clculo.

A la derecha de la Barra de Mens aparecen los botones para Minimizar, Maximizar, Restaurar o Cerrar la ventana del libro.

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Datos Ventana

Ayuda

Archivo

Opciones de Gestin de archivos, para preparar la pgina y de impresin.

Edicin

Opciones de Edicin general (copiar, pegar, cortar, etc.) comandos de bsqueda y llenado de series.

Ver

Visualizacin del libro; los modos de trabajo, las barras de herramientas y los encabezados y pies de pgina.

Insertar

Insertar filas, columnas y hojas, as como otros elementos en un libro.

Formato Herramientas

Opciones de formato de las celdas, filas, columnas y hojas. Corrector ortogrfico y funciones de revisin sobre los datos de la hoja.

Datos Ventana

Funciones de manejo de datos. Gestionar el manejo de varias ventanas de libros

simultneamente. Ayuda Ayuda que permite consultar de modos distintos cualquier duda que pueda surgir.

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Los mens desplegables de la barra de mens contienen dos tipos bsicos de Elementos:

INMEDIATOS: Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la combinacin de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el men Insertar, el comando Salto.

MEN DESPLEGABLE: Al hacer clic se abre un nuevo men a su lado con ms opciones. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Por ejemplo, en el men Insertar, Imagen.

Los mens tambin se activan pulsando Alt

+ letra subrayada del nombre del

comando. Por ejemplo Alt + i para el men Insertar. Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto como el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color ms claro.

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BARRA DE HERRAMIENTAS

Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, en el caso de la barra estndar (Guardar, Copiar, Pegar, etc.)

Las barras de herramientas son un sistema cmodo y rpido para ejecutar directamente cualquier comando de los mens. Cuando se entra a la hoja de clculo aparecen visibles una serie de barras de herramientas, aunque se pueden visualizar otras, quitar las que no interesen, o incluso crear nuevas barras de herramientas.
Permite dar formato a las celdas, tanto visual (Fuente, Negrita o cursiva) como de datos (General, numrico, decimales, etc.).

BARRAS DE FORMATO

Para mostrar u ocultar una barra de herramientas: Elegir en el men Ver Barra de herramientas . Activar o desactivar lista. Normalmente estarn activadas nicamente las barras de herramientas de Estndar y Formato. el nombre de la barra de herramientas deseada de la

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BARRAS DE ESTADO

Indica informacin relativa a las funciones realizadas sobre la hoja de clculo.

La Barra de estado est situada en la parte inferior de la pantalla, y muestra constantemente una serie de informacin muy til: la operacin que se est realizando, las funciones de edicin activas, etc. BARRAS DE FRMULAS Muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.

BARRAS DE ETIQUETAS

Permite moverse por las distintas hojas de trabajo del libro de trabajo.

Zoom. Permite controlar el tamao y aspecto de la visualizacin del libro en la pantalla. Para cambiar el Zoom o acercamiento: En el men Ver Zoom aparecer la ventana de propiedades del Zoom o acercamiento.

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O tambin: Seleccionar el Zoom o acercamiento deseado en la lista desplegable del botn o escribir un porcentaje que especfico en el cuadro de Porcentaje.

Organizar libros en ventana Para organizar los libros abiertos: Elegir en men Ventana donde se muestra en la parte inferior una lista con los libros abiertos.

ORGANIZAR TODO: despliega una ventana para elegir la forma de organizar los libros en la pantalla. Solo una de las ventanas es la ventana activa: la que tiene la barra de ttulo azul. Para hacer que una ventana se convierta en la ventana activa basta con hacer clic dentro del rea de la ventana.

DIVIDIR: aparece una lnea horizontal con una doble flecha, para moverla con el cursor y dividir la pantalla en dos ventanas, con el mismo libro en ambas.

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Actividad 1: Iniciar Excel, elementos y vistas.

Ingreso y correccin de datos.


Ingreso de datos. En las celdas de la hoja de clculo pueden introducirse texto, nmeros y frmulas o funciones. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: Seleccionar la celda donde se desea introducir informacin. Escribir la informacin. Al hacerlo, la barra de estados presentar el mensaje Introducir . La informacin introducida aparecer en dos lugares: Celda activa en la hoja de trabajo. Barra de Frmulas sobre la hoja de trabajo.

Validar la informacin introducida. INTRO TECLAS DE DIRECCIN CUADRO DE ACEPTACIN

Intro .

Valida la celda activa y Valida la celda activa y Valida la celda activa pero cambia la celda activa a cambia la celda activa a la no la cambia, sino que la la que se encuentra celda contigua celda activa seguir debajo de la actual. dependiendo de la tecla siendo la misma. de direccin pulsada

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O en su caso: Cancelar el valor introducido, que equivale a restaurar el contenido de la celda a su valor inicial. ESCAPE Esc . Correccin de datos. Se puede modificar el contenido de una celda mientras se escribe o ms tarde, despus de la introduccin. ANTES DE VALIDAR. Si no se ha validado, se utiliza la tecla Retroceso para borrar el carcter a la CUADRO DE CANCELACIN

izquierda del cursor y retroceder una posicin. No deben utilizarse las teclas de direccin porque equivale a validar la entrada de datos. DESPUES DE VALIDAR. Si ya se ha validado y se desea modificar, se siguen los siguientes pasos: Activar la celda a modificar. Activar la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2, hacer clic directamente con el puntero sobre la Barra de Frmulas o hacer doble clic sobre la celda que se desea modificar.

La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar y en la Barra de Frmulas aparecer el punto de insercin o cursor al final de la misma.

Modificar con las teclas tradicionales de edicin de texto.

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El punto de insercin

avanza segn se escriba, indicando el lugar en que .

se inserta lo escrito. El punto de insercin puede moverse con las teclas de direccin La tecla Retroceso izquierda del punto de insercin. La tecla Supr elimina el smbolo a la derecha del punto de insercin.

retrocede una posicin borrando el smbolo a la

Validar, o en su caso Cancelar, la informacin.

NOTA: Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro completamente distinto, se activa la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.

Actividad 2: Ingreso y correccin de datos. Bases de datos. Dentro de las capacidades de Excel est la de trabajar con bases de datos. Las bases de datos en Excel son listas o tablas de informacin con datos ordenados en columnas (campos de informacin) y filas (registros de datos). A diferencia de otros programas especficos para bases de datos, Excel no trabaja con bases de datos relacionales. Para utilizar la hoja de trabajo como base de datos, la lista de datos debe contener: Nombres de campo en una fila situada en su parte superior (llamados encabezados). Registros en las filas de datos debajo de los nombres de campo.

Cuando se introducen nombres de campo en la parte superior de la lista, hay que tener en cuenta los puntos siguientes:
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Los nombres de campo deben ser diferentes los unos de los otros. No se deben poner filas vacas debajo de los nombres de campo.

Una vez definidos los encabezados de la tabla, los datos o registros pueden introducirse en la lista. FORMULARIO. El Formulario es un medio simple de agregar, editar y buscar registros de datos. Para utilizarlo: Seleccionar el rango de encabezados de la lista. Elegir en el men Datos Formulario .

Al terminar de usarlo, hacer clic en el botn Cerrar .

Se desplegar la ventana de datos, de acuerdo con los nombres de campo que se hayan establecido en la lista o tabla.

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Para mover entre los registros de la lista: Oprimir los botones Buscar anterior y Buscar siguiente o la barra de

desplazamiento situada dentro de la ventana del formulario. Para agregar un nuevo registro a la lista: Hacer clic en el botn Nuevo . Introducir los datos en los campos correspondientes. Mover al anterior o siguiente registro. Los cambios se realizarn automticamente. Para modificar un registro: Posicionarse en el registro deseado. Introducir las modificaciones en los campos correspondientes. Si mientras se introducen las modificaciones se desea volver al dato origina, oprimir el botn Restaurar . Mover al anterior o siguiente registro. Los cambios se realizarn automticamente. Para eliminar un registro: Posicionarse en el registro deseado. Oprimir el botn Borrar .

La bsqueda de datos en una lista o base de datos implica definir los criterios que se han de utilizar para realizar dicha bsqueda. El resultado ser el conjunto de todos aquellos registros que satisfagan las condiciones expresadas en dichos criterios. Para buscar registros: Seleccionar una celda dentro de la lista. Hacer clic en el botn de Criterios . Al hacerlo, cambia el juego de botones presente en la ficha, a la vez que se ponen en blanco todos los campos que componen la ficha.

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Introducir los criterios de bsqueda. Para borrar el criterio de bsqueda, oprimir el botn Borrar . Para deshacer la modificacin al criterio de bsqueda, oprimir el botn Restaurar .

Hacer clic en los botones Buscar siguiente o Buscar anterior para recorrer los diferentes registros que satisfagan los criterios establecidos.

Actividad 3: Formulario de llenado de datos. AUTOLLENADO. Excel tiene la posibilidad de llenar las casillas con datos automticamente. Esto se puede realizar de diferentes mtodos. Para rellenar rangos con un mismo dato, evitando la tarea de escribirlo repetidamente: Introducir el dato con el que se desea rellenar un rango. Seleccionar el rango que se desea rellenar. En el men rellenar. Edicin Rellenar elegir el sentido hacia donde se desea

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Para rellenar un rango con datos que siguen un patrn o serie: Introducir los primeros datos de la serie. Seleccionar el rango que se desea rellenar. En el men Edicin Rellenar Series se desplegar la ventana para elegir el tipo de serie y el incremento que se desea entre un dato y otro.

Para rellenar de acuerdo a ambos casos anteriormente vistos: Introducir el dato con el que se desea rellenar o los primeros datos de la serie. Seleccionar el rango que contiene el dato con el que se desea rellenar o los primeros datos de la serie. Hacer clic sin soltar sobre la esquina inferior derecha de la seleccin. El puntero presentar un
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.
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Seleccionar las casillas en las que se desea rellenar la serie. Si los datos no son numricos, sino de texto, se repetirn estos dos datos de forma alternativa. Soltar el botn del ratn.

Adems, al realizar el auto llenado aparecer automticamente el botn de opciones de auto relleno opciones de relleno disponibles.. . Al hacer clic sobre el botn aparecern las

Cuando la serie a rellenar no es numrica o no esta previamente definida, puede definirse una lista nueva: En el men Herramientas Opciones . Se desplegar la ventana de opciones generales de Excel. Seleccionar la pestaa de Listas . Posicionarse en Listas Personalizadas sobre Nueva Lista y pulsar Agregar . Introducir los datos en el orden en el que desee que aparezcan. Como separacin de cada dato puede utilizarse la coma o pulsar Oprimir el botn Aceptar . Intro .

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Actividad 4: Autollenado de datos.

Bsqueda.
La forma de buscar automticamente palabras o datos dentro de un libro o una hoja es mediante las opciones de la ventana de Bsqueda, desde la que pueden utilizarse las funciones Buscar y Reemplazar. Para ejecutar el dilogo de bsqueda con sus dos opciones (buscar y reemplazar): Seleccionar en men Edicin Buscar.

Combinacin de teclas Ctrl + B para Buscar, Ctrl + L para Reemplazar.

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BUSCAR. Permite buscar en todo el libro o la hoja y definir las opciones caractersticas de la bsqueda.

Puede continuarse con el botn disponible: Buscar siguiente. Pasa a la siguiente ocurrencia. Buscar todo: Muestra en la ventana de Bsqueda una lista con las ocurrencias.

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REEMPLAZAR.
Permite sustituir un dato por otro. Introducir en el campo Buscar el dato que se desea buscar. Introducir en el campo Reemplazar el dato que sustituye al buscado.

Puede elegirse una de las tres acciones en los botones disponibles: Buscar siguiente. Pasa a la siguiente ocurrencia sin sustituir la ocurrencia actual. Reemplazar. Reemplaza el dato encontrado y pasa a la siguiente ocurrencia. Reemplazar todas. Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre automticamente, sin preguntar cada vez. Al acabar informa el nmero de ocurrencias que ha reemplazado.

Para ambos casos (Buscar y Reemplazar) aparecen las siguientes opciones en el botn Opciones >> :

Formato Permite establecer el formato que debe tener el dato a buscar y el dato a
reemplazar. Se presenta la vista previa en el recuadro previo Diferenciar o no entre maysculas y minsculas. Especificar que busque exactamente el dato completa como contenido y no como parte de una celda. Determinar el mbito de bsqueda: libro u hoja. Determinar la forma de realizar la bsqueda: por filas o por columnas. Establece si se debe buscar en las frmulas o en los valores resultantes.

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Actividad 5: Bsqueda.

Formato grfico de tablas. Crear, Grabar y Recuperar archivos.


Crear libro. Para crear un libro nuevo existen dos formas. La primera permite elegir el tipo de libro que se crear: Seleccionar en Men Archivo Nuevo . Desplegar una ventana en la parte derecha para seleccionar el tipo una opcin para el nuevo libro:

Seleccionar la opcin Plantillas generales , donde se puede elegir el tipo de plantilla o formato preestablecido para crear el nuevo libro.

Seleccionar la plantilla del tipo de libro a crear, generalmente Libro .


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Oprimir el botn Aceptar .

La segunda crea directamente el nuevo libro en blanco sin presentar opciones: Hacer clic en el botn de la barra de herramientas .

Cerrar libro. Una vez que se ha acabado de trabajar con un libro debe cerrarse; al cerrarlo no se borra del disco, se deja de utilizar y se libera la memoria. Si se han hecho modificaciones en el libro y no ha sido guardado, preguntar si se desean guardar los cambios. Para cerrar un libro: Seleccionar en el Men Archivo Cerrar u oprimir el botn de cerrar libro , que cerrarn la ventana del libro pero dejar abierto el programa. Oprimir el botn de cerrar programa programa. que cerrar la ventana del libro y del

Actividad 6: Crear y cerrar. Guardar libro. Es conveniente guardar el libro al empezar a trabajar, y guardar los cambios peridicamente, para evitar prdidas de trabajo debidas a cortes de la energa elctrica o a errores del programa o del sistema. Lo que se realizado al iniciar un libro u hoja de trabajo nuevo est almacenado slo en la memoria; si se apagara la computadora, se perdera y no podra recuperarse. Con el comando Guardar quedar grabado en el disco duro o en un disquete de forma permanente. Para guardar libros u hojas de trabajo: Seleccionar en Men Archivo Guardar u oprimir las teclas Ctrl + G . Seleccionar en Men Archivo Guardar como u oprimir la tecla F12 . Seleccionar el botn de la barra de herramientas.

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Guardar anterior. No abre

almacena el archivo con el

mismo nombre sustituyendo el archivo

ningn

cuadro

de

dialogo,

simplemente se guardarn los cambios que se hayan efectuado en el libro en su actual ubicacin. Sin embargo, si es un libro nuevo que no ha sido guardado nunca, se abrir la misma ventana que para Guardar como.

Guardar como

permite almacenar el

archivo con un nuevo nombre. Muestra una ventana de tipo Explorador que permite determinar: Nombre del archivo. Guardar como tipo (tipo del archivo). Guardar en (carpeta en que se guarda el archivo).

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En la parte central de este cuadro de dilogo se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta que aparece en documentos. Escribir el nombre del archivo, seleccionar la carpeta donde se guardar y el tipo de archivo (opcional). Oprimir el botn Guardar . Guardar en , en este caso Mis

Abrir libro.

Para

utilizar

un debe

libro abrirse

guardado de la

anteriormente,

siguiente manera: En Men Archivo Abrir o las teclas Ctrl + A . Seleccionar el botn herramientas. de la barra de

Se abrir el cuadro de dilogo Abrir en una ventana de tipo Explorador.

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En esta ventana se ven todos los libros dentro de la carpeta que aparece en Buscar en . En la flecha situada al lado del botn Abrir se puede

seleccionar el modo en que se abrir el libro. Con la opcin Abrir como de slo lectura se evita modificar o alterar por error el libro. Seleccionar el archivo que se desea abrir haciendo clic sobre l (el nombre cambia de color). Oprimir el botn Abrir o hacer doble clic sobre el nombre del archivo.

El libro aparecer en la pantalla de trabajo.

Actividad 7: Guardar y abrir libro.

Copia y movimiento de celdas


Desplazamiento. DESPLAZAR EN UNA HOJA. HOJA. Slo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de libro en un momento dado. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario desplazarse o moverse por el libro rpidamente. Para desplazarse con el teclado: DESPLAZAMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo
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TECLAS

AvPg.
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DESPLAZAMIENTO Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la fila Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa Fin + Fin + Fin + Fin +

TECLAS RePg. Ctrl + Inicio. Inicio. Ctrl + Ctrl + Ctrl + Ctrl +

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se sabe con seguridad a la celda donde se desea ir, es: En el men Edicin Ir a , pulsar la tecla F5 o las teclas Ctrl + I . Aparecer el cuadro de dilogo Ir a.

Escribir en el recuadro Referencia la direccin de la celda a la que se desea desplazar. Oprimir el botn Aceptar .

Para desplazarse con el ratn: Hacer clic con el puntero del ratn en la celda donde se desea colocar.

O tambin: Utilizar la barra de desplazamiento vertical para moverse a lo largo de la hoja.

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La longitud de barra de desplazamiento representa la longitud de la hoja y el cuadrado pequeo en su interior representa la posicin actual del punto de insercin. Es posible desplazarse de las siguientes formas: Hacer clic en cualquier posicin por encima o debajo del cuadro para desplazar una pantalla hacia arriba o abajo de la hoja. Arrastrar el cuadro para desplazar proporcionalmente a la posicin en la que se mueve. Hacer clic en las flechas flecha superior a lnea de forma rpida hasta soltarla. o inferior para desplazar una lnea hacia arriba o abajo. Si se mantiene pulsada la flecha se desplazar lnea

Utilizar la barra de desplazamiento horizontal para moverse a lo ancho del documento.

Esta barra funciona de forma similar a la barra vertical pero en sentido horizontal, es decir, permiten desplazar la hoja hacia la derecha y hacia la izquierda. Hay algunos ratones que tienen una rueda entre los botones que permite realizar algunas funciones: Para desplazarse hacia arriba o hacia abajo, girar la rueda hacia arriba o hacia abajo. Para desplazarse de forma rpida, mantener presionado el botn de la rueda y arrastrar el ratn hacia arriba / abajo, segn la velocidad de arrastre el texto se mover ms o menos rpidamente. Para desplazarse automticamente hacer clic en el botn de la rueda y la hoja comenzar a avanzar lentamente. Para detener el movimiento volver a hacer clic en el botn de la rueda. Para hacer Zoom sobre la hoja, mantener presionada la tecla Ctrl mientras se mueve la rueda, hacia adelante para hacer el texto ms grande y hacia atrs para hacerlo ms pequeo.

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DESPLAZAR ENTRE HOJAS. HOJAS. Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Los distintos mtodos para movernos por las hojas del libro de trabajo son: Para desplazar entre hojas con el ratn: Hacer clic sobre la pestaa deseada de la barra de Etiquetas para cambiar de hoja.

Oprimir los botones a la izquierda de la barra de etiquetas: Para ir a la primera hoja. Para ir a la hoja anterior. Para ir a la hoja siguiente. Para ir a la ltima hoja.

Para desplazar entre hojas con el teclado: MOVIMIENTO Hoja siguiente Hoja anterior Seleccin. Seleccin. Marcar un conjunto de elementos (celdas, filas, columnas, rangos, hojas, etc.) para realizar de forma conjunta operaciones (copiar, cortar, cambiar el formato, etc.) sobre ese conjunto. Cuando un elemento es seleccionado, aparece enmarcado en un fondo de diferente color para distinguirse de los no seleccionados. La seleccin puede abarcar uno o varios elementos simultneamente. TECLAS Crtl + AvPg. Ctrl + RePg.

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A partir de este momento, cualquier comando que se efecte se aplicar nicamente sobre el elemento seleccionado. Los mtodos ms habituales para seleccionar elementos son: UN ELEMENTO. CELDAS Clic en celda. Mover la seleccin (celda activa) con las teclas de direccin hasta el elemento deseado. Clic en rtulo de fila. Ctrl + .

FILAS

COLUMNAS

Clic en encabezado de columna. Shift + .

Clic en la etiqueta de la hoja. A diferencia de los dems elementos, al seleccionarse hojas el color de seleccin suele ser ms claro, no ms oscuro.

HOJAS

ELEMENTOS CONSECUTIVOS. CONSECUTIVOS.

CELDAS

FILAS

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COLUMNAS

HOJAS

Para seleccionar con el ratn varios elementos consecutivos (Celdas, Filas, Columnas u Hojas): Hacer clic sobre el primer elemento para seleccionarlo. Mantener presionada la tecla Shift . Hacer clic sobre el ltimo elemento. Soltar la tecla Shift .

Tambin de la siguiente forma, excepto en las hojas: Hacer clic con el botn izquierdo sin soltarlo sobre el primer elemento. Arrastrar hasta abarcar todos los elementos a seleccionar. Soltar el botn del ratn.

Para seleccionar con el teclado varios elementos consecutivos (Celdas, Filas o Columnas): Seleccionar con las teclas de direccin Ctrl + (columna) el elemento inicial. hasta el ltimo Mantener presionada la tecla Shift . Mover la seleccin con las flechas de direccin elemento. Soltar la tecla Shift . (celda), Shift + (fila) o

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Adems: Seleccionar con las teclas de direccin Ctrl + (columna) el elemento inicial. hasta el ltimo (celda), Shift + (fila) o

Pulsar la tecla F8. En la barra de estado aparecer el mensaje Ext . Mover la seleccin con las flechas de direccin elemento. Volver a pulsar la tecla F8. El mensaje estado. Ext desaparecer de la barra de

ELEMENTOS MLTIPLES. CELDAS

FILAS

COLUMNAS

HOJAS

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Para seleccionar con el ratn elementos mltiples (Celdas, Filas, Columnas u Hojas): Hacer clic sobre el primer elemento. Mantener presionada la tecla Ctrl . Hacer clic sobre cada elemento deseado. Soltar la tecla Ctrl .

Para seleccionar con el teclado elementos mltiples: Seleccionar con las teclas de direccin Ctrl + (columna) el elemento inicial. (celda), Shift + (fila) o

Pulsar las teclas Shift + F8. En la barra de estado aparecer el mensaje Agr . Seleccionar con las teclas de direccin Ctrl + de estado. (columna) el siguiente elemento. (celda), Shift + (fila) o

Volver a pulsar la tecla Shift + F8. El mensaje Agr desaparecer de la barra

Repetir los ltimos tres pasos por cada elemento a seleccionar hasta completar la seleccin.

TODAS LAS CELDAS, FILAS Y COLUMNAS DE UNA HOJA.

Clic en celda de cruce de Rtulos de Fila con Encabezados de Columna. Shift + Ctrl + Ctrl + E. .

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TODAS LAS HOJAS DE UN LIBRO. En el men emergente sobre la barra de etiquetas de hojas elegir la opcin Seleccionar todas las hojas .

Actividad 8: Desplazamiento y seleccin. Eliminacin. Para borrar una seleccin dentro de la hoja con el teclado:
Para borrar Contenido de una celda. Contenido de un rango o seleccin de celdas. Presione las teclas Retroceso. Supr.

O tambin: En el men Edicin Borrar .

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Las opciones son: Todo: Borra datos o frmulas, formato y comentarios de la seleccin. Formatos: Borra el formato de la seleccin, pero deja los datos o frmulas. Contenido: Borra los datos o frmulas, pero deja el formato. Comentarios: Borra los comentarios, pero deja datos o frmulas y formato. Borrar

En el men contextual de botn derecho sobre la seleccin elegir contenido .

NOTA: Para borrar una celda basta con seleccionarla y escribir el nuevo contenido. Automticamente se borrar el contenido anterior. Edicin: copiar, cortar y pegar. Las funciones de edicin aparecen en prcticamente todos los programas. Su utilidad es muy simple: permiten copiar, cortar y pegar elementos, ahorrando as gran trabajo cuando se quiere repetirlos o desplazarlos de un lugar a otro. Los mtodos para copiar, cortar y pegar son:
COPIAR El elemento se copia pero no desaparece una copia de l. del lugar original, sino que se crea El CORTAR elemento se del copia y El desaparece original. lugar cortado PEGAR elemento se en copiado coloca, o pero

permanece

memoria

mientras no se copie o corte otra cosa. As, si se necesita volver a pegar ese mismo texto no hace falta volver a copiar.

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Seleccionar los elementos.

Botn

Botn

Botn

Teclas Control + C .

Teclas Control + X .

Teclas Control + V .

Men Edicin Copiar .

Men Edicin Cortar .

Men Edicin Pegar .

Botn derecho de Ratn

Botn derecho de Ratn

Botn derecho de Ratn

La seleccin aparece con un borde discontinuo e intermitente.

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Edicin: copia y movimiento. Las funciones de Copiar y Cortar seguidas de la funcin Pegar equivalen a: Copiar (duplicar) la seleccin: Copiar y Pegar. Mover la seleccin: Cortar y Pegar.

Otra forma de realizar las funciones de copiar o mover aparte de las funciones copiar, cortar y pegar es: Seleccionar los elementos. Posicionar el puntero del ratn en el borde superior de la seleccin hasta mostrar el indicador de Mover seleccin . Slo si se quiere copiar, oprimir . En

la tecla Ctrl sin soltarla hasta mostrar el indicador de Copiar seleccin el caso de Hojas el indicador para Mover hoja hasta hacer clic con el puntero. o Copiar hoja

aparecer

Hacer clic sobre la seleccin con el botn izquierdo y mantenerlo presionado. Arrastrar hasta donde se quiere copiar o mover la seleccin. Soltar el botn del ratn, y en caso de estar copiando, soltar la tecla Ctrl .

CELDAS

FILAS

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COLUMNAS

HOJAS

Otra forma de copiar o mover hojas en un libro es: Seleccionar o activar la hoja que deseamos copiar o mover. Seleccionar en el men Edicin Mover o copiar hoja . Aparece la ventana para copiar o mover una hoja.

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Seleccionar el libro de destino y la posicin respecto a las hojas de ese libro donde se copiar. Slo si se desea copiar activar la casilla Oprimir el botn Aceptar . Crear una copia.

Pegado especial. Puede copiarse no el contenido (valor constante o frmula/funcin) de un rango, sino el resultado de una frmula sin la frmula, el formato u otra caracterstica especfica. Para hacerlo se realiza la copia o corte de la misma forma anteriormente vista, pero el proceso de pegado se hace de la siguiente forma: En el men Edicin Pegado especial o en el men contextual de botn derecho sobre el destino la opcin Pegado especial.

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Se desplegar la ventana de Pegado especial, donde se puede seleccionar las opciones respecto a lo que desea pegarse.

Todo Frmulas Valores Comentarios Validacin Todo excepto bordes Ancho de columnas frmulas

Tanto la frmula como el formato de la celda. Frmula de la celda pero no el valor resultante ni el formato. Resultado de una celda pero no la frmula ni el formato. Comentarios asignados a las celdas. Reglas de validacin de las celdas copiadas. Frmulas y formatos excepto bordes. Anchura de la columna.

Formato de nmeros y Formato de los datos y valor resultante. Formato de nmeros y Formato de los datos y frmula. frmulas Saltar blancos ignora cualquier celda en blanco del rango de copia para no afectar las celdas originales. Transponer reoriente el contenido de copia dentro de un rango de pegado seleccionado, es decir, los datos de filas aparecen en columnas y los datos de columnas en filas.
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Copiar formato. En la barra estndar se dispone del botn para copiar formato Slo copia el formato, no el contenido. Para copiar el formato de una seleccin: Seleccionar el elemento con el formato origen. Dar 1 clic sobre el botn de copiar formato para hacerlo una sola vez, 2 clics para hacerlo varias veces. El cursor tomar la forma de brocha. Colocar el cursor sobre la seleccin en la que se desea copiar el formato, y hacer clic sobre ella. Adems, al insertar elementos con formato aparecer automticamente el botn de copiar formato copia de formato. . Al hacer clic sobre el botn aparecern las opciones de . ste permite

copiar las caractersticas de formato de la seleccin para aplicarlo a otra seleccin.

No es obligatorio utilizar este botn, desaparecer al seguir trabajando con la hoja de clculo. NOTAS: Las funciones de edicin (copiar, cortar) slo se aplican sobre selecciones consecutivas, no sobre selecciones mltiples; y slo sobre celdas, filas y columnas, no sobre hojas.

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Si se copian celdas con frmulas o funciones, al pegar se copiarn las frmulas o funciones, no el valor visible o resultado de la frmula. Tambin se copiarn las caractersticas de formato que se hayan aplicado. Adems, los rangos usados en la frmula o funcin cambiarn automticamente respecto al destino.

Al pegar celdas sobre otras no vacas, se borrar el contenido de stas ltimas. No es necesario seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar. La celda seleccionada para realizar el pegado ser considerada la esquina superior izquierda del rea pegada y automticamente se extender el rea de pegado para ajustarla al tamao y la forma del rea copiada o cortada.

Para quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada, pulsar la tecla Esc del teclado; mientras est la lnea de marca puede volverse a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar o cortar.

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Actividad 9: Edicin. Edicin: deshacer y rehacer. DESHACER.


Excel permite corregir los errores fcilmente. Si se realiza alguna operacin no deseada por descuido o arrepentimiento, puede deshacerse la accin y recuperar el estado anterior. Para deshacer la ltima accin realizada:

Seleccionar en men Edicin Deshacer Combinacin de teclas Ctrl + Z . Clic en el botn .

Para deshacer las ltimas acciones: Hacer clic en el tringulo a la derecha del botn deshacer. Aparece la lista con las ltimas acciones para deshacer. Hacer clic sobre la ltima accin para deshacer todas las acciones hasta la accin seleccionada.

REHACER.
Utilizando la opcin Rehacer, es posible rehacer las acciones que se han deshecho. Para rehacer la ltima accin realizada:

Seleccionar en men Edicin Rehacer Combinacin de teclas Ctrl + Y . Clic en el botn .

Para rehacer las ltimas acciones: Hacer clic en el tringulo a la derecha del botn rehacer. Aparece la lista con las ltimas acciones para deshacer. Hacer clic sobre la ltima accin para rehacer todas las acciones hasta la accin seleccionada.

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Actividad 10: Edicin: deshacer y rehacer.

Manejo de filas y columnas.


Los elementos de un libro (celdas, filas, columnas y hojas) pueden manipularse con funciones como Insertar, Eliminar, Ocultar, Mostrar y Ajustar.

Insercin.
Para insertar un elemento (celda, fila, columna, hoja): Seleccionar la posicin donde se desea insertar (celda, fila, columna, hoja). Si se desea insertar varias celdas, filas o columnas, basta con seleccionar tantos elementos como se desee insertar. En caso de no haber seleccionado fila o columna, se considera la que corresponde a la celda activa. En En el men Insertar elegir el tipo de elemento a insertar. el men contextual sobre de la Oprimir teclas Ctrl + +. No aplica en caso de hoja

botn

derecho

seleccin elegir Insertar .

(Inserta un elemento del mismo tipo que el seleccionado actualmente)

Cuando se insertan Celdas, aparecer una ventana que nos permitir elegir la forma de desplazamiento de las celdas afectadas.

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Eliminacin. Para eliminar un elemento (celda, fila, columna, hoja): Seleccionar la posicin donde se desea eliminar (celda, fila, columna, hoja). Si se desea eliminar varias celdas, filas o columnas, basta con seleccionar tantos elementos como se desee eliminar. En caso de no haber seleccionado fila o columna, se considera la que corresponde a la celda activa. En el men Eliminar. En caso de hojas, hoja. Eliminar Edicin En el men contextual de botn derecho sobre la Oprimir teclas Ctrl + seleccin elegir Eliminar. (Inserta un elemento del mismo tipo que el seleccionado actualmente)

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Cuando se eliminan Celdas, aparecer una ventana que nos permitir elegir la forma de desplazamiento de las celdas afectadas.

NOTAS: Al insertar o eliminar celdas, filas o columnas a una hoja de clculo, su nmero total no vara ya que en caso de insertar se eliminan las del final o en caso de eliminar se agregan al final de la hoja. Al insertar un elemento se agregar en la posicin previa a la seleccin, y tanto en la insercin como en la eliminacin se desplazaran todos los elementos restantes. Al insertar o eliminar celdas, filas o columnas, las frmulas se modifican automticamente de forma que se mantengan las referencias a las celdas desplazadas.

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Ocultar. La ocultacin de filas, columnas u hojas es otra de las operaciones que puede ser til si no interesa visualizarla. Los pasos para ocultar filas, columnas u hojas son: Seleccionar filas, columnas u hojas ocultar. En el men Formato elegir la opcin Fila , Columna u Hoja dependiendo de que se quiera ocultar. Elegir la opcin Ocultar .

No se pueden ocultar todas las hojas, deber quedar al menos una en el libro de trabajo. Mostrar. Para mostrar nuevamente las filas, columnas u hojas ocultas: Seleccionar las filas, columnas u hojas entre las que se encuentra la fila, columna u hoja oculta. El rango seleccionado debe ser continuo. Para las Fila 1 o la columna A o la fila 1, deber seleccionarse toda la hoja. En el men Formato elegir la opcin Fila, Columna u Hoja dependiendo de que se quiera ocultar. Elegir la opcin Mostrar . En el caso de hojas, aparecer la ventana de mostrar.

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Ajuste. FILA. Excel ajusta automticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de letra ms grande utilizado en esa fila. Si se desea modificar la altura de fila, podemos utilizar dos mtodos: Seleccionar las filas a las que se desea modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la fila en la que se encuentra la celda activa. En el men Formato Fila elegir la opcin Alto . Aparecer la ventana para establecer el alto de fila. Introducir la altura deseada. Oprimir el botn Aceptar .

O tambin mediante el ratn. Para ello: Posicionar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del rtulo de fila que se desea modificar. El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas . Hacer clic con el botn izquierdo sin soltar. Arrastrar la lnea a la nueva altura. Conforme se mueve aparece la altura de la fila. Soltar el botn del ratn.

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AUTOAJUSTAR FILA. Si se ha modificado la altura de una fila, es posible redimensionarla para ajustarla a la entrada ms alta de la fila, utilizando dos mtodos distintos: En el men Formato Fila elegir la opcin Auto ajustar .

O tambin mediante el ratn: Posicionar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del rtulo de fila que se desea modificar. El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas . Hacer doble clic.

COLUMNA. En Excel las columnas presentan una anchura por defecto de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A menudo, la anchura estndar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda. Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos utilizar dos mtodos: Seleccionar las columnas a las que se desea modificar la anchura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la columna en la que se encuentra la celda activa. En el men Formato Columna elegir la opcin Ancho . Si se desea que Excel establezca el ancho como preestablecido, elegir la opcin estndar . Aparecer la ventana para establecer el ancho de Columna. Introducir la anchura deseada. Oprimir el botn Aceptar . Ancho

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O tambin mediante el ratn. Para ello: Posicionar el puntero del ratn en la lnea situada del lado derecho del encabezado de la columna que se desea modificar. El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas . Hacer clic con el botn izquierdo sin soltar. Arrastrar la lnea a la nueva anchura. Conforme se mueve aparece la anchura de la columna. Soltar el botn del ratn.

AUTOAJUSTAR COLUMNA. Si se ha modificado la altura de una fila, es posible redimensionarla para ajustarla a la entrada ms alta de la fila, utilizando dos mtodos distintos: En el men Formato Columna elegir la opcin Auto ajustar .

O tambin mediante el ratn: Posicionar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del rtulo de fila que se desea modificar. El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas . Hacer doble clic.

Renombrar hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2,.... Si se trabaja con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre de hoja para identificarla de forma ms rpida. La longitud mxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres. No puede haber dos hojas de clculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre. Para renombrar una hoja pueden utilizarse los siguientes mtodos: Seleccionar la hoja a la que se desea cambiar nombre. En el men Formato Hoja elegir la opcin Cambiar nombre . Se seleccionar la etiquete correspondiente a la hoja en la barra de etiquetas. Introducir el nombre de la hoja. Pulsar Intro .

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O tambin: Hacer doble clic sobre la etiqueta con el nombre de la hoja en la barra de etiquetas Se seleccionar la etiquete correspondiente a la hoja en la barra de etiquetas. Introducir el nombre de la hoja. Pulsar Intro .

Actividad 11: Manejo de filas y columnas.

Formato de celdas - Fuentes, alineacin, diseo, nmero


Las diferentes opciones disponibles en Excel respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de clculo permiten modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y la forma de visualizar la informacin en la celda. El formato de fuente se aplica a caracteres, que son todas las letras, nmeros, signos de puntuacin y smbolos que se escriben como texto. Las letras escritas en objetos o incluidas en imgenes no se consideran caracteres a estos efectos. Para cambiar el formato primero deben seleccionarse las celdas o rangos sobre los que se aplicarn los cambios. Las opciones de formato se pueden aplicar desde el men Formato Celdas o utilizando la barra de herramientas.

En la ventana se presentan seis solapas opcionales con diferentes elementos:

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Fuente. Presenta las opciones bsicas de Fuente (tipo de letra), Estilo, Tamao y Color del texto.

Fuente: Establece el tipo de letra. Puede seleccionarse de la lista o escribir el nombre directamente. El nombre de la fuente est representado en ese tipo, de forma que es visible el aspecto final. Las fuentes TrueType aparecen con una de fuente se ver igual en la pantalla que en la impresora. En la Barra de Herramientas se presenta un men desplegable para seleccionar el nombre de la fuente. Una vez encontrada la fuente basta con hacer clic sobre ella para aplicarla. Tambin es posible hacer clic sobre el nombre y teclearlo directamente sin necesidad de buscarlo. delante. Este tipo

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Tamao: Cambia el tamao de la letra. Puede buscarse el tamao o escribirse directamente. En la Barra de Herramientas se presenta un men desplegable para seleccionar el tamao de la fuente. Tambin es posible hacer clic sobre el tamao y teclearlo directamente sin necesidad de buscarlo.

Estilo: Permite establecer los modos de resaltar la letra. buscarse el tamao o escribirse directamente. En la Barra de Herramientas se presentan los botones correspondientes. Negrita Ctrl + N .

Cursiva
Ctrl + K .

Subrayado Ctrl + S .

Pueden aplicarse simultneamente o por separado Al aplicar un estilo, el botn queda presionado estilo . .

Para quitar un estilo aplicado previamente, se debe volver a hacer clic sobre el

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Color: Establece el color de los caracteres, haciendo clic en el color deseado. Si el color buscado no est en la ventana, se puede hacer clic en Ms colores... para personalizar un color. En la Barra de Herramientas se presenta el botn correspondiente para cambiar el color de texto.

Subrayado: Elegir uno de los estilos de subrayado. Efectos: Se tienen casillas para aplicar efectos de Tachado, Doble Tachado, etc. Fuente normal: regresa al formato preestablecido de Excel.

Bordes. Permite establecer las caractersticas de los bordes de una celda o rango de celdas seleccionadas.

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Preestablecidos: Ninguno Contorno Interior Elimina cualquier borde de las celdas seleccionadas. Crea un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas. Crea un borde alrededor de cada celda seleccionada excepto alrededor de la seleccin.

Borde: Permite poner o quitar los bordes deseados al hacer clic sobre los botones correspondientes. Estilo: Permite establecer el estilo de lnea de los bordes. Color: Permite seleccionar el color de lnea de los bordes.

En la Barra de Herramientas se presenta el botn correspondiente que permitir modificar los bordes de forma ms rpida.

AL hacer clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En caso de querer otro tipo de borde, debe elegirse desde la flecha derecha del botn. Tramas. Permite establecer las caractersticas de la trama (fondo) de las celdas.

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Color: Permite establecer el color de las tramas (fondo). Trama: Permite seleccionar el estilo de relleno de trama.

En la Barra de Herramientas se presenta el botn correspondiente para cambiar el color de fondo o trama.

Alineacin. Permite establecer la alineacin y orientacin de los datos dentro de las celdas.

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Alineacin del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas respecto de la anchura de las celdas.

General

Opcin predeterminada, alinea las celdas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los nmeros a la derecha y los textos a la izquierda.

Izquierda Centrar Derecha Llenar Justificar Centrar seleccin en

Alinea

el

contenido

de

las

celdas

la

izquierda

independientemente del tipo de dato. Centra el contenido de las celdas. Alinea el contenido de las celdas a la derecha independientemente del tipo de dato. Repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. El contenido de las celdas se alinear tanto por la derecha como por la izquierda. Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin que contiene datos.

En la Barra de Herramientas se presentan los botones correspondientes.

Texto alineado a la izquierda.

Texto alineado al centro del prrafo.

Texto alineado a la derecha.

Texto justificado en el prrafo.

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Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamao inicial.

Superior Centrar Inferior

Alinea el contenido de las celdas en la parte superior de stas. Centra el contenido de las celdas respecto a la altura de las celdas. Alinea el contenido de las celdas en la parte inferior de stas. por la inferior.

Justificar Alinea el contenido de las celdas tanto por la parte superior como

Orientacin: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opcin por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90 en sentido de las agujas de un reloj. Excel ajusta automticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientacin vertical, a no ser que se fije explcitamente la altura de sta.

Ajustar texto: El contenido de una celda se visualizar en varias filas dentro de la misma celda, incrementando la altura de la fila, en lugar de utilizar las celdas contiguas para visualizar el contenido.

Reducir hasta ajustar: El tamao de la fuente de la celda se reducir hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.

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Combinar celdas: Las celdas seleccionadas se unirn en una sola. Direccin del Texto:

Nmeros. Permite establecer el formato de visualizacin de los datos en la celda. Se elige de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Dependiendo de la categora se presentar opciones adicionales.

General Nmero

Presenta en la celda exactamente el valor introducido en la forma que se introduce. Contiene opciones para visualizar los nmeros: Posiciones decimales o nmero de decimales a mostrar. Opcin para usar separador de miles. Formas de presentacin de los nmeros negativos. Seleccionar smbolo monetario

Moneda Porcentaje Fraccin Hora Fecha

Parecido a la categora Nmero, permite adems: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %. Visualiza los datos en forma fraccionaria. Tipo de fraccin. Visualiza los datos en formato de hora correspondiente al nmero introducido. Visualiza los datos en formato de fecha correspondiente al nmero introducido. Dr. Francisco Jos Villazn Olivarez

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Proteger. Permite bloquear celdas para evitar modificaciones.

Bloqueada: Protege la celda de modificaciones al proteger la hoja. Oculta: Protege la frmula o el valor de la celda al no permitir visualizarlas en la barra de frmulas.

Por defecto todas las celdas estn protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios. Sin embargo no tienen efecto hasta proteger la hoja de clculo. Por tanto, se deben desbloquearse las celdas que se desea modificar una vez protegida la hoja. Para proteger la hoja y por tanto las celdas bloqueadas: En el men Herramientas Proteger seleccionar la opcin Proteger hoja.... Aparecer la ventana para proteger hojas.

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Activar las casillas de las actividades permitidas a los usuarios de la hoja. Introducir la contrasea en caso requerirse. Oprimir el botn Aceptar .

Si se ha puesto contrasea se pedir confirmacin. Para desproteger la hoja: En el men hoja.... Si se haba asignado contrasea, sta se solicitar. Herramientas Proteger seleccionar la opcin Desproteger

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Actividad 12: Formato de celdas.

Impresin de hojas.
Configuracin de pgina.
Un libro creado en Excel sigue los lineamientos establecidos para imprimirlo

eventualmente. Estos lineamientos o caractersticas agrupan caractersticas como el tamao y orientacin del papel, los mrgenes, encabezados y pies de pgina, la escala y ajuste, etc. Dependiendo de estas caractersticas, existe un rea en la que se puede escribir as como un rea fuera de escritura. El establecimiento de estas caractersticas se realiza desde la ventana de configuracin de pgina. Para acceder a esta ventana: Elegir en el men Archivo Configurar pgina .

Aparecer la ventana correspondiente, con cuatro etiquetas opcionales:

PGINA. Permite establecer las caractersticas generales de la pgina a imprimir (recordar que Excel maneja hojas, no pginas de libros).

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Orientacin: Establece la direccin en que se imprimir el libro: vertical u horizontal.

Escala: Establece el ajuste del contenido de la hoja a la impresin: Factor de escala o porcentaje del tamao normal. Ajuste automtico de la hoja en un nmero de pginas especfico.

Tamao del papel: Determina el tamao de papel a usar en la impresin. En la lista aparecen los tamaos soportados por la impresora que se tenga seleccionada.

Calidad de impresin: Determina la calidad de impresin en nmero de puntos x pulgada (ppp).

Primer nmero de pgina: Establece el nmero de pgina con el que se comenzar la impresin.

En caso de querer utilizar un tamao de papel no estndar u otro que no aparezca listado, es posible dar sus medidas en los cuadros Ancho y Alto.

MRGENES. Permite establecer los mrgenes generales del libro. En la parte central de la pantalla se presenta la vista previa que dar una idea aproximada de cmo afectan los cambios introducidos al diseo de la pgina. Los mrgenes marcan el espacio que el programa debe dejar entre el borde del papel y donde se empieza a escribir. Basta con introducir las medidas en el cuadro correspondiente.

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Superior Inferior Izquierdo Derecho Encabezado Pie de pgina

Distancia entre el borde superior de la hoja y la primera lnea. Distancia entre el borde inferior de la hoja y la ltima lnea. Distancia entre el borde izquierdo de la hoja y la primera columna. Distancia entre el borde derecho de la hoja y la ltima columna. Distancia entre el borde superior de la hoja y el encabezado. Distancia entre el borde inferior de la hoja y la ltima columna.

ENCABEZADO Y PIE DE PGINA. Permite establecer o personalizar el encabezado y pie da pgina en la impresin. En la Vista previa se vern las modificaciones realizadas.

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HOJA. Opciones aplicables a los encabezados y pies de pgina, y a las secciones.

rea de impresin: establece el rango a imprimir. Imprimir ttulos: estable los rangos, vertical y horizontal, donde se encuentran los ttulos de filas y columnas.

Imprimir: permite determinar que elementos deben o no imprimirse. LNEAS DE DIVISIN imprime las lneas que delimitan cada celda de la hoja. BLANCO Y NEGRO por si se usan colores en la hoja. CALIDAD DE BORRADOR para realizar una impresin rpida. TTULOS DE FILAS Y COLUMNAS para imprimir los encabezados de filas (los nmeros de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.

Orden de las pginas: establece el orden en que debe imprimirse el rango.

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Actividad 13: Configuracin de pgina. Vista preliminar. Herramienta que permite visualizar la hoja antes de imprimirla. imprimirla Es posible ver el formato completo de la hoja con saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina. Para acceder a la vista preliminar: Elegir en el men Archivo Vista Preliminar o en la barra hacer clic sobre el icono .

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Se podrn observar las caractersticas configuradas anteriormente: mrgenes, encabezados y pies de pgina; as como el formato establecido en la hoja.

La vista preliminar tiene una barra de herramientas para realizar unas funciones adicionales:
Ir a la pgina siguiente. Tambin con la tecla Av Pag . Ir a la pgina anterior. Tambin con la tecla Re Pag . Aumentar / Reducir. El puntero toma forma de lupa para cambiar el tamao visualizado. Despliega la ventana de impresin. Regresa a la ventana de Configuracin de pgina. Modifica los mrgenes de impresin sobre la hoja sin salir de la vista previa. Modifica el rango que abarcarn las pginas sobre la hoja sin salir de la vista previa. Cierra la Vista Preliminar y regresa a edicin del libro. Para obtener ayuda de Word.

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Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratn se convierte en una lupa, de tal forma que es posible ampliar o reducir cualquier zona de la pgina. Al cerrar la pgina de vista previa o despus de una impresin, aparecern lneas discontinuas que indicarn los saltos de pgina, pero estas lneas no se imprimirn.

Actividad 14: Vista preliminar. Impresin. Se puede imprimir de las siguientes formas: Hacer clic en el icono de la barra estndar. Se imprimen directamente todas las pginas de la hoja, con las opciones definidas en ese momento. Se utiliza cuando no se desea cambiar ninguna caracterstica de impresin. En el men Archivo Imprimir o con las teclas Ctrl + P . Antes de mandar la impresin de una hoja, permite comprobar o modificar las opciones definidas y establecer las caractersticas de impresin. En ese caso aparece la ventana de configuracin de impresin.

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IMPRESORA. Permite seleccionar la impresora en la que se desea imprimir. Se utiliza cuando se tiene ms de una impresora conectada, directamente o por red.

Al hacer clic en el botn Propiedades es posible cambiar algunos parmetros propios de cada impresora en particular, como el tipo de papel, la orientacin del papel, si queremos impresin en color o blanco/negro, etc. INTERVALO DE PGINAS. Permite indicar indicamos las pginas que se desean imprimir. Todas. Imprime la hoja completa con las pginas que abarque de acuerdo a la configuracin de pgina. Pginas. Permite indicar las pginas a imprimir.

IMPRIMIR. Permite seleccionar el rango a imprimir: Para realizar la impresin: Oprimir el botn Aceptar .

Aparecer en la barra de estado un icono del avance en hojas que han sido enviadas a la impresora. Si se desea cancelar la impresin antes de llegar enviarse a la impresora, dar clic sobre el icono de avance en la barra de estado.

Actividad 15: Impresin. Se verificar con su Profesor: Tipo y disponibilidad.

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Creacin de frmulas y grficos.


Manejo de frmulas automticas. La forma ms sencilla de insertar una frmula automtica en una hoja es la autosuma: Realizar una seleccin continua de las celdas que se desean sumar. Hacer clic en el botn autosuma de la barra de herramientas. Se insertar la frmula de suma en la celda siguiente a la seleccin.

Tambin puede insertarse la frmula automtica sin seleccionar el rango previamente.: Seleccionar la celda en la que se desea insertar la frmula automtica. Hacer clic en el botn autosuma horizontal o verticalmente. de la barra de herramientas. Se insertar una frmula de suma en la celda activa, y se tomarn por defecto las celdas adyacentes

Seleccionar las celdas o rangos que servirn de argumentos a la funcin de suma insertada, en caso de ser necesario. Oprimir la tecla Enter .

En el mismo botn de autosuma se tiene acceso a otras funciones usuales, al hacer clic sobre la flecha a la derecha. Para insertar estas funciones se siguen los mismos pasos anteriormente vistos para la autosuma.

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Actividad 16: Frmulas automticas.


Creacin de frmulas. Las formas de introducir una nueva frmula y corregir una frmula existente son similares a las de ingreso y correccin de datos anteriormente vistas. La principal diferencia est en las formas de introducir las celdas o rangos y operadores de la frmula. Introducir el smbolo = que debe preceder todas las frmulas. La celda actual se

activar para edicin.

Introducir las celdas o rangos y operadores de la frmula. Las formas de hacerlo son: Escribir la referencia de cada celda o rango y los operadores requeridos. Seleccionar con el ratn o mover la seleccin con las teclas de direccin a las celdas que sern parte de la frmula. Entre cada celda escribir el operador requerido. Repetir por cada operando.

Las celdas que formen parte de la frmula, se hayan escrito o seleccionado, quedarn marcadas para facilitar su identificacin y evitar la repeticin o errores de captura o seleccin. Oprimir la tecla Intro o el botn de validacin para aceptar la introduccin de la .

frmula. O en su caso, cancelar la introduccin con el botn de cancelacin

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En la celda activa aparecer el resultado de la frmula introducida, pero en la barra de frmulas se mostrar la frmula contenida.

Tambin puede introducir frmulas que utilicen una combinacin de referencias de celda y nmeros. En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. Operadores. Los distintos tipos de operadores son :

ARITMTICOS se emplean para producir resultados numricos. TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. RELACIONALES para comparar valores y proporcionar un valor lgico (verdadero o
falso) como resultado de la comparacin.

REFERENCIA indica que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado
en la frmula.

Operador de rango indicado por dos puntos (:),indica un rango de celdas. Ejemplo:
A1:G5

Operador de unin indicado por una coma (,), une los valores de dos o ms celdas.
Ejemplo: A1,G5

Prioridad de operaciones. Cuando hay varias operaciones aritmticas en una expresin, cada parte se resuelve en un orden determinado: 1. Operaciones entre parntesis. 2. Potencias. 3. Multiplicaciones y divisiones 4. Sumas y restas. Las operaciones de multiplicacin y divisin en la misma expresin son resueltas a medida que aparecen, de izquierda a derecha. Del mismo modo, las operaciones de adicin y sustraccin en una misma expresin, cada operacin es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha.

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Cuando hay expresiones que contienen operadores de ms de una categora, el orden de prioridad es: 1. Aritmticos. 2. Comparacin. 3. Lgicos. Los operadores de comparacin tienen la misma prioridad, es decir, son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. El operador de concatenacin de cadenas de caracteres & no es realmente un operador aritmtico pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparacin. Se pueden utilizar parntesis ( ) para modificar el orden de prioridad y forzar la

resolucin de algunas partes de una expresin antes que otras. Las operaciones entre parntesis son siempre ejecutadas antes que las que estn fuera del parntesis. Sin embargo, dentro de los parntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores. Tipos de referencias a celdas. Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que se desea utilizar en una frmula. En las referencias se pueden utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula o bien, utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro, a otros libros y a los datos de otros programas. Externas: referencias a celdas de otros libros. Remotas: referencias a datos de otros programas.

Como valor predeterminado, Microsoft Excel utiliza el estilo de referencia A1 : Columnas con letras (desde A hasta IV, en un total de 256 columnas). Filas con nmeros (del 1 al 65536).

- REFERENCIAS RELATIVAS. Una referencia relativa indica la posicin relativa de una celda con respecto a la celda que contiene la frmula. En Excel se trabaja normalmente con referencias relativas. Para indicar referencias relativas: Para hacer referencia a una celda, se introduce la letra de columna seguida del nmero de fila. Ej: A1 .
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Para hacer referencia a un rango de celdas, se introduce la referencia de la celda en la esquina superior izquierda, dos puntos (:) y la referencia a la celda en la esquina inferior derecha del rango. Ej: A1:C10 .

Al aplicar operaciones de edicin (copia y movimiento) o de llenado sobre una frmula, las referencias relativas se actualizarn y se har referencia a celdas relativas a la posicin de la frmula.

En el siguiente ejemplo, la celda B6 contiene la frmula =A5 . Excel buscar el valor una celda por encima y una celda a la izquierda de B6 . Este mtodo es por referencia relativa.

A 5 6 7 100 200

B =A5

Ahora la frmula en B6 se ha copiado en la celda B7 . La nueva frmula ha cambiado a =A6 , que hace referencia a la celda que est una celda por encima y a la izquierda de la celda B7 .

A 5 6 7 100 200

B =A5 =A6

- REFERENCIAS ABSOLUTAS. Una referencia relativa indica la posicin explcita y nica de una celda, no de su posicin relativa, contenida en la frmula. Para indicar una referencia absoluta en una frmula se introduce el signo $ delante la fila y la columna de la celda, y nunca variar la referencia. Ej: $A$2 .

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Al aplicar operaciones de edicin (copia y movimiento) o de llenado sobre una frmula, las referencias absolutas no sern actualizadas. En el siguiente ejemplo, la celda B6 contiene la frmula =$A$5 . Excel buscar el valor especficamente en la columna A en la fila 5. Este mtodo es por referencia absoluta. A 5 6 7 Ahora la frmula en B6 se ha copiado en la celda B7 . La nueva frmula mantiene la misma referencia. A 5 6 7 100 200 =$A$5 =$A$5 B 100 200 =$A$5 B

- REFERENCIAS MIXTAS Una referencia mixta indica cual de los dos elementos de una referencia (columna o fila) ser una posicin explcita y nica de una celda, no de su posicin relativa, contenida en la frmula. Para indicar una referencia mixta, se introduce el signo referencias mixtas: Relativas respecto a la columna y Absolutas respecto a la fila. Ej: A$2 . Absolutas respecto a la columna y Relativas respecto a la fila. Ej: $A2. $ delante de la fila o de la

columna, dependiendo de lo que se desee mantener fijo. Por tanto son dos tipos de

Al aplicar operaciones de edicin (copia y movimiento) o de llenado sobre una frmula, la frmula cambiar la columna o la fila que no tiene el signo $ delante y no variar la que s tiene el signo $ delante.

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En el siguiente ejemplo, la celda referencia mixta.

B6

contiene la frmula

=$A5 . Excel buscar en la B6 . Este mtodo es por

columna especfica A y en la fila que est por encima de

A 5 6 7 100 200

B =$A5

Ahora la frmula en B6 se ha copiado en la celda B7 . La nueva frmula ha cambiado a =$A6 , que hace referencia a la celda en la columna especfica A y en la fila que est por encima de la celda B7 . A 5 6 7 - FUNCIONES Una funcin es una frmula automtica predefinida que opera sobre uno o ms valores y devuelve un resultado en la celda introducida. Las frmulas utilizan operadores normales, mientras que las funciones son frmulas predefinidas que utilizan valores denominados argumentos. Por ejemplo, la funcin equivalente a realizar la suma de nmeros es: 100 200 =$A5 =$A6 B

Sintaxis. = nombre_funcin ( argumento1; argumento2; ...; argumentoN ) . El Signo = para indicar que se trata de una funcin. El Nombre de la funcin a utilizar sin espacios en el medio. Los Argumentos separados por punto y coma ; dentro de parntesis ( ) . Los parntesis son imprescindibles, incluso si la funcin no lleva argumentos.

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En caso de que alguno de ellos falte, Excel avisar con un mensaje de error. Cuando alguno de los argumentos sea un rango de celdas, est ir limitado por la primera celda del rango seguida de dos puntos (:) y la ltima celda del mismo. Por ejemplo: SUMA(A1:A4,A8) devuelve el resultado A1+A2+A3+A4+A8 SUMA(A1;A4;A8) devuelve el resultado A1+A4+A8. Argumentos. Son los valores utilizados por las funciones para devolver un resultado o realizar algn tipo de accin. El nmero de argumentos que una funcin puede llevar depende del tipo que sta sea. Algunas tienen un nmero fijo mientras que otras pueden llevar hasta 30 argumentos. Las limitantes para los argumentos son los siguientes: No pueden sobrepasar los 1024 caracteres dentro del parntesis principal que contiene los argumentos de una funcin. Un argumento individual no puede tener ms de 255 caracteres. SUMA(43;300;2) UMA SUMA(A1:A209 SUMA MAYUSCULAS(aaa) MAYUSCULAS PRODUCTO(Cantidad;Dlar_peseta) PRODUCTO SI(A1>50;89;A2) SI ERROR TYPE(#NAME) TYPE MAX(A1:B10) MAX SUMAPRODUCTO(A1:A10;B1:B10) SUMAPRODUCTO PI() PI En general estos argumentos pueden ser: Nmeros Rangos Texto Nombres de rango Valores lgicos Valores de Error Referencias Matrices Vaco(ningn argumento) Expresiones El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo: =Suma((A1+A3): A2=Suma((A1+A3):A2 -A4)) Se resolvern primero las expresiones (A1+A3) (A1+A3) y (A2(A2-A4) y despus se realizar la funcin suma.

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Funciones

Tambin se permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, para realizar operaciones complejas en una simple celda. Por ejemplo: =MAX(SUMA(A1:A4);B3) sta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Se realizar primero la suma SUMA(A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3. B3

Insertar funciones. Para insertar una funcin: Seleccionar la celda activa donde se colocar la frmula automtica y se mostrar el resultado. Escribir el smbolo = . Escribir la funcin y los argumentos requeridos manualmente.

Si no se recuerda el nombre de la funcin o se prefiere no teclearlo: Hacer clic en el botn fx de la barra de frmulas; mediante las teclas Shift + F3 ; en el men Insertar Funcin o en la opcin Ms funciones en el men desplegable del botn autosuma.

En todos los casos se desplegar la ventana para insertar funcin:

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o o o

BUSCAR FUNCIN: Permite escribir una descripcin de la funcin deseada, oprimir en el botn Ir a para mostrar las parecidas a la descripcin. SELECCIONAR CATEGORA: Permite elegir el tipo de funcin de la lista desplegada. SELECCIONAR FUNCIN: Permite elegir el nombre de la funcin de la lista disponible. En la parte inferior aparecer la descripcin y los argumentos requeridos.

Oprimir el botn

Aceptar . Aparecer la ventana para establecer la celda, rangos o

valores que fungirn como argumentos en la funcin. En esta ventana aparecer nuevamente el nombre y descripcin de la funcin adems de la descripcin y tipo de argumentos necesarios.

Introducir la celda, rangos o valores en el correspondiente argumento. stos pueden escribirse o seleccionarse con el botn directamente. . Al oprimirse, la ventana actual se reducir y permitir seleccionar de las formas anteriormente vistas la celda o rangos en la hoja

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Oprimir el botn

o la tecla

Intro

al terminar de seleccionar para volver a la

ventana de argumentos. Repetir los dos pasos anteriores por cada argumento necesario en la funcin. Oprimir el botn Aceptar al concluir los argumentos.

NOTA: Despus de haber introducido funciones en una frmula, existe la posibilidad de modificarlas o editarlas. Se puede volver a usar para ello el la ventana de Funciones desde el botn fx de la barra de frmulas; o bien se puede editarlas manualmente mediante las formas de correccin de datos vistas anteriormente.

Repeticin de clculos. Llenados automticos. automticos. Para rellenar rangos con una misma frmula o funcin, evitando la tarea de escribirlas repetidamente: Introducir la frmula o funcin con la que se desea rellenar un rango. Seleccionar el rango que se desea rellenar. En el men Edicin Rellenar elegir el sentido hacia donde se desea rellenar.

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En un llenado automtico se actualizan las referencias dependiendo de la direccin de llenado.

Actividad 17: : Creacin de frmulas y funciones. Creacin y formatos de un grfico.


Un grfico representa visualmente los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin.

Creacin.
Para crear un grfico en la hoja de clculo: Seleccionar el rango de datos a representar en el grfico.

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Seleccionar en el men Insertar Grfico o en la barra de herramientas oprimir el botn .

Aparecer la ventana del Asistente para Grficos, que nos permitir preparar el grfico en 4 pasos. Elegir el Tipo y Subtipo de Grfico.

Seleccionar datos de origen: Deben definirse los datos para realizar el grfico. En este caso se han marcado desde el principio las celdas desde las que se tomarn los datos para dibujar el grfico. Si las celdas que aparecen a continuacin de Rango de datos, no corresponden a las que contienen los datos de grfico debe escribirse el rango correcto.

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Establecer opciones del grfico: En el siguiente paso se pueden establecer caractersticas varias del grfico, como ttulo del grfico, el ttulo a los ejes del grfico, etc.

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Determinar ubicacin del grfico: El ltimo paso permite seleccionar la ubicacin del grfico, insertado en una Hoja o podemos asignando una hoja slo para el grfico.

Finalizar el asistente. El grfico resultante se mostrar en la hoja, con la Barra de Grfico flotante.

Modificar y borrar. MODIFICAR GRFICO. Para modificar un grfico: Seleccionar el grfico a modificar. Para poder realizar cualquier modificacin sobre un grfico debe seleccionarse, haciendo clic sobre l. Aparecer remarcado con un cuadro e indicadores en cada esquina y en cada punto medio de cada borde. Modificar el grfico mediante el Asistente de grfico oprimiendo el botn barra, o en el men contextual de botn derecho sobre el grfico. .de la

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Seleccionar en el men contextual la funcin o en el asistente el paso a utilizar (Tipo de grfico, Datos de origen, Opciones de grfico y Ubicacin) y realizar las operaciones seleccionadas de la misma forma que al crear el grfico.

MODIFICAR RANGO DE DATOS. DATOS. Si se desea modificar el rango de datos del grfico, se pueden utilizar los mtodos siguientes: Seleccionar el grfico a modificar.

Modificar el grfico mediante el Asistente de grfico oprimiendo el botn barra, o en el men contextual de botn derecho sobre el grfico.

.de la

Seleccionar en el men contextual la funcin

Datos de origen

o en el asistente el

paso 2 y realizar los cambios sobre rangos del grfico.

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Introducir el rango de celdas en el recuadro Rango de datos . ste puede escribirse o seleccionarse con el botn directamente. . Al oprimirse, la ventana actual se reducir y permitir seleccionar de las formas anteriormente vistas la celda o rangos en la hoja

Oprimir el botn ventana.

o la tecla

Intro

al terminar de seleccionar para volver a la

Oprimir el botn Aceptar . El grfico se actualizar automticamente para reflejar los cambios.

AGREGAR RANGO DE DATOS DATOS AL GRFICO. Si se desea aadir datos al grfico, se pueden utilizar los mtodos siguientes: Seleccionar el grfico. Elegir en el men * Grfico Agregar datos... . Aparecer la ventana para determinar el rango de los datos a agregar al grfico.

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Introducir el rango de celdas en el recuadro seleccionarse con el botn

Rango . ste puede escribirse o

. Al oprimirse, la ventana actual se reducir y permitir

seleccionar de las formas anteriormente vistas la celda o rangos en la hoja directamente.

Oprimir el botn ventana.

o la tecla

Intro

al terminar de seleccionar para volver a la

Oprimir el botn Aceptar . El grfico se actualizar automticamente para reflejar los cambios.

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Otra forma es: Seleccionar el grfico. Aparecer remarcado el rango correspondiente. Posicionar el puntero del ratn sobre los puntos en las esquinas del rango seleccionado. El puntero se convertir en una flecha de dos puntas orientada de acuerdo al indicador seleccionado seleccin deseada. . Hacer clic con el botn izquierdo sin soltar y arrastrar para incrementar hasta la

Soltar el botn del ratn. El grfico se actualizar automticamente para reflejar los cambios.

O tambin: Seleccionar las celdas o rango que se desea aadir al grfico. Hacer clic con el botn izquierdo sin soltar sobre el borde de la seleccin y arrastrar encima del grfico. El puntero del ratn se convertir en una flecha banca con un smbolo ms .

Soltar el botn del ratn. El grfico se actualizar automticamente para reflejar los cambios.

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ELIMINAR RANGO DE DATOS DATOS DEL GRFICO. Si se desea Eliminar algn rango de datos del grfico, se pueden seguir los siguientes pasos: Seleccionar una de las representaciones del rango a eliminar en el grfico haciendo clic sobre sta. Aparecer remarcada con un cuadro sobre cada elemento del grfico que represente ese rango.

Oprimir la tecla Supr .

MODIFICAR MODIFICAR DATOS DE ORIGEN DEL GRFICO. Los grficos se encuentran enlazados a los datos de origen. De tal forma que si cambiamos algn dato del rango de origen, el grfico refleja automticamente el cambio realizado.

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MODIFICAR POSICIN DE DE GRFICO. Para modificar la posicin de un grfico: Seleccionar el grfico a modificar.

Situar el puntero del ratn sobre el grfico. El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca .

Pulsar el botn izquierdo del ratn sin soltarlo y arrastrar hasta la posicin donde se desea colocar el grfico. Soltar el botn del ratn.

MODIFICAR TAMAO DE GRFICO. Para modificar el tamao de un grfico. Seleccionar el grfico a modificar. Situar el puntero del ratn sobre cualquiera de los indicadores alrededor del cuadro del grfico (igual que para cambiar de tamao una ventana). El puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas orientada de acuerdo al indicador seleccionado . Pulsar el botn izquierdo del ratn sin soltarlo y arrastrar hasta cubrir el tamao deseado para el grfico. Si se desea mantener la relacin de aspecto, es decir, la proporcin de su longitud y su altura, mantener oprimida la tecla Ctrl o Shift . Soltar el botn del ratn.

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MODIFICAR FORMATO DE GRFICO. Para modificar el formato de un grfico: Seleccionar el grfico a modificar. Elegir la opcin Formato de rea de grfico en el men contextual de botn derecho sobre el grfico seleccionado.

Aparecer la ventana comn de formato con las opciones de Trama y Fuente.

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BORRAR GRFICO. Para borrar un grfico: Seleccionar el grfico a eliminar. Elegir la opcin Borrar en el men contextual de botn derecho sobre el grfico

seleccionado u oprimir la tecla Supr . Modificar y borrar objetos del grfico. Del mismo modo que con los grficos completos, se puede modificar o borrar cada uno de los elementos separados del grfico como Ttulos, Leyendas y rea de trazado.

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MODIFICAR POSICIN DE DE UN OBJETO DEL GRFICO. GRFICO. Para modificar la posicin de un objeto del grfico: Seleccionar el objeto a modificar. Para poder realizar cualquier modificacin sobre un objeto debe seleccionarse, haciendo clic sobre l. Aparecer remarcado con un cuadro e indicadores en cada esquina y en cada punto medio de cada borde.

Situar el puntero del ratn sobre el objeto. El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca .

Pulsar el botn izquierdo del ratn sin soltarlo y arrastrar hasta la posicin donde se desea colocar el objeto. Soltar el botn del ratn.

MODIFICAR TAMAO DE UN OBJETO DEL GRFICO. Para modificar el tamao de un objeto del grfico: Seleccionar el objeto a modificar. Situar el puntero del ratn sobre cualquiera de los indicadores alrededor del cuadro del objeto (igual que para cambiar de tamao una ventana). El puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas orientada de acuerdo al indicador seleccionado . Pulsar el botn izquierdo del ratn sin soltarlo y arrastrar hasta cubrir el tamao deseado para el objeto. Si se desea mantener la relacin de aspecto, es decir, la proporcin de su longitud y su altura, mantener oprimida la tecla Ctrl o Shift . Soltar el botn del ratn.

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MODIFICAR FORMATO DE UN OBJETO DEL GRFICO. GRFICO. Para modificar el formato de un objeto del grfico: Seleccionar el objeto a modificar. Elegir la opcin Formato de en el men contextual de botn derecho sobre el elemento seleccionado.

BORRAR UN OBJETO DEL GRFICO. Para borrar un objeto del grfico: Seleccionar el objeto a eliminar. Elegir la opcin Borrar en el men contextual de botn derecho sobre el elemento seleccionado u oprimir la tecla Supr .

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Unidad 3. Administracin de bases de datos.


Uso de filtros.
Excel posee herramientas para manejar base de datos, localizar y ordenar datos, hacer consultas, etc. Una tabla o lista de datos est compuesta de registros o filas, y campos o columnas. Todos los registros de una lista tienen los mismos campos de informacin (por ejemplo, cada registro tiene un campo Nombre, un campo Pas, un campo Localizacin, etc.). Cada campo de una tabla lista proporciona un tipo de informacin concreta. La caracterstica del filtrado permite encontrar y visualizar un conjunto de registros relacionados que coinciden con criterios establecidos. Cuando se filtra una lista, se definen las condiciones conocidas como los criterios compartidos por el subconjunto de registros que desea localizar. Tambin se puede filtrar la lista utilizando varios criterios simultneamente. El filtrado le permite visualizar nicamente los registros que satisfacen criterios especficos, o valores de campo. Con Microsoft Excel, la forma ms fcil de filtrar registros de una lista es utilizando Autofiltro. Autofiltro. El Autofiltro permite localizar rpidamente un subconjunto de datos de la tabla. Para aplicar un Autofiltro: Elegir en el men Datos Filtro Autofiltro . En los encabezados de las columnas de datos aparecern las flechas del filtrado.

Seleccionar la columna o campo para el que se desea establecer una condicin de filtrado.

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Oprimir en la flecha de filtrado de la columna sobre la que queremos obtener informacin para visualizar una lista con los valores de ese campo. Seleccionar un valor para utilizarlo como un criterio o condicin para filtrar la lista.

Todos los registros que coincidan con la consulta realizada se visualizan mientras que todos los dems registros quedan ocultos.

Despus de haber seleccionado un criterio, la flecha de filtrar de ese campo y los nmeros de fila de los registros filtrados aparecern en azul para resaltar el campo sobre el que se ha realizado un filtrado de datos. Pueden aplicarse varias opciones de bsqueda en el Autofiltro: (Las 10 ms...) : Realizar una bsqueda basada en los datos mayores o menores de un campo. Aparecer el cuadro de dilogo Autofiltro de diez mejores.

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(Personalizar) : realizar una bsqueda basada en criterios de comparacin. Aparecer el cuadro de dilogo Autofiltro personalizado.

(Todas) : eliminar el filtro de la columna correspondiente.

Para eliminar los autofiltros y eliminar las flechas de los encabezados de las columnas de datos: Elegir en el men Datos Filtro Autofiltro para desactivar los autofiltros. El filtro queda eliminado y todos los registros aparecen de nuevo. Para eliminar los filtros: Elegir en el men Datos Filtro Mostrar todo .

Ordenar.

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Ordena la lista de datos por distintos criterios o categoras, de forma que todos estn agrupados de forma lgica. Para ordenar una lista de datos por un solo campo: Seleccionar cualquier celda dentro de la lista. Oprimir los botones de ordenamiento Ascendente barra. y Descendente en la

Se seleccionar automticamente la lista de datos completa y se ordenar de acuerdo al campo correspondiente a la columna seleccionada y al criterio (Ascendente o Descendente) elegido.

Para ordenar una lista de datos por hasta tres campos simultneos: Seleccionar cualquier celda dentro de la lista. Elegir en el men Datos Ordenar .

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Se seleccionar automticamente la lista de datos completa. Aparecer la ventana de Ordenar.

Seleccionar los campos por los que se desea ordenar y el orden (Ascendente o Descendente). Oprimir el botn Aceptar .

NOTA: Para ordenar una lista de datos por ms de tres campos simultneos, se puede repetir el proceso hasta cubrir todos los campos que se desee ordenar. Los ordenamientos previos se mantendrn y se podrn realizar ms de tres ordenamientos simultneos. Lo importante es el orden en el que se realicen los ordenamientos. La clave est en ordenar de atrs hacia delante, es decir, ordenar primero los campos secundarios y terminar con el campo ms importante..

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Despus de filtrar los registros, es posible manipularlos para resumir, promediar o realizar clculos similares sobre varios y diferentes subconjuntos de registros filtrados. Para ello existen funciones especiales, tiles cuando se intenta realizar clculos sobre datos filtrados.

Actividad 18: Autofiltros. Resumen de datos.

Cuando se desea resumir una lista que tenga varias columnas (o campos) de entradas de datos se utiliza la subtotalizacin. La subtotalizacin incluir todos los campos de datos y puede crear subtotales para grupos dentro de cada campo. Adems, el resumen subtotalizado contendr todos los datos detallados y permitir mostrar cualquier nivel de detalle que se elija.

Una vez que la lista de datos ha sido ordenada, se puede organizar y resumir la informacin que contiene sin necesidad de insertar filas para los subtotales o introducir frmulas, y adems agregar un esquema a la hoja para que pueda decidirse fcilmente qu nivel de detalle mostrar.

Para crear resmenes con Subtotales que sumen los valores: Seleccionar cualquier celda dentro de la lista de datos. Elegir en el men Datos Subtotales .

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Aparecer la ventana Subtotales.

Las opciones disponibles son: Para cada cambio en: permite elegir de la lista desplegable el campo o columna para el que se realizar el Resumen. Usar funcin: permite seleccionar la funcin a realizar en el resumen. Agregar subtotal: muestra el campo seleccionado para el resumen y permite seleccionar otros campos simultneamente. Oprimir el botn seleccionados. NOTA: Para crear varios niveles de subtotales sobre una lista de datos, se puede repetir el proceso hasta cubrir todos los campos que se desee resumir. Los niveles previos se mantendrn. Lo importante es el orden en el que se realicen los resmenes. Para esto, se necesita crear primero los subtotales ms generales y posteriormente los subtotales anidados. Para aplicar un esquema sin utilizar subtotales automticos o utilizar datos que ya contienen subtotales manuales, se necesita determinar qu filas o columnas debern estar agrupadas para que puedan ocultarse y visualizarse juntas: Aceptar . Los Subtotales se agregan a los campos

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Seleccionar las filas o columnas que desea combinar dentro del grupo de detalles de un esquema. No incluir subtotales en el grupo o estarn ocultos cuando oculte el grupo de detalles.

Elegir en el men ventana Subtotales.

Datos Agrupar y esquema Agrupar . Aparecer la

Aparecer la ventana de Agrupar.

Elegir la forma de agrupar (filas o columnas) para formar un esquema. Repetir los dos pasos anteriores para cada grupo que desee esquematizar.

Para eliminar los resmenes de subtotales actuales: Elegir en el men Datos Subtotales . Aparecer la ventana Subtotales. Oprimir el botn eliminados.
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Quitar todos . Los subtotales y esquemas quedarn

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O tambin:

Seleccione todas las filas o columnas del grupo. Elegir en el men Datos Agrupar y esquema Desagrupar . Repetir los dos pasos anteriores para cada grupo esquematizado existente.

Los Subtotales permiten manipular el nivel de detalle mostrado en el resumen mediante los botones de Esquema y Nivel de esquema, que ocultan y muestran diferentes niveles de detalle, y que funcionan de forma semejante a la ventana de rbol de carpetas del explorador de Windows.

Oprimir los botones de esquema ubicados en una nueva columna a la izquierda de la hoja de clculo, para ocultar o contraer expander detalles de cada subtotal concreto. y mostrar o

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Oprimir los botones de nivel de esquema ubicados en la parte superior de la nueva columna para mostrar un nivel concreto de detalles de resumen.

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Actividad 19: Resumen de datos.

Importacin de bases de datos generadas por otros programas.


Es posible utilizar bases de datos generados por otros programas en formas de tablas o listas de datos dentro de Excel. Esto se puede hacer de dos formas: 1. Abrir directamente el archivo generado en otro programa como tabla de Excel. 2. Obtener o importar los datos contenidos en ese archivo a una tabla de Excel. Para abrir un archivo generado por otro programa como tabla de Excel: En Men Archivo Abrir o las teclas Ctrl + A . Seleccionar el botn de la barra de herramientas. Se abrir el cuadro de dilogo Abrir en una ventana de tipo Explorador.

Seleccionar el tipo de archivo de la lista desplegable Tipo de Archivo. En esta lista se muestran los tipos de archivos de otros programas que pueden ser abiertos por Excel.

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Se mostrarn los archivos del tipo seleccionado dentro de la carpeta que aparece en Buscar en . En la flecha situada al lado del botn Abrir se puede seleccionar el modo en que se abrir el archivo. Con la opcin Abrir como de slo lectura se evita

modificar o alterar por error el archivo. Seleccionar el archivo que se desea abrir haciendo clic sobre l (el nombre cambia de color). Oprimir el botn Abrir o hacer doble clic sobre el nombre del archivo. Dependiendo del tipo de archivo, pueden aparecer algunas ventanas para especificar la forma en que Excel abrir el archivo. Para importar los datos contenidos en ese archivo a una tabla de Excel: Elegir en el men Datos Obtener datos externos Importar datos .

Aparecer una ventana de tipo Explorador para Importar datos.

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Seleccionar el tipo de archivo de la lista desplegable Tipo de Archivo. En esta lista se muestran los tipos de archivos de otros programas que pueden ser abiertos por Excel. Se mostrarn los archivos del tipo seleccionado dentro de la carpeta que aparece en Buscar en .

Seleccionar el archivo desde el que se desea importar los datos. Oprimir el botn Abrir o hacer doble clic sobre el nombre del archivo.

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Dependiendo del tipo de archivo, pueden aparecer algunas ventanas para especificar la forma en que Excel abrir el archivo.

Determinar el destino (rango u hoja) donde se colocarn los datos importados. Oprimir el botn Aceptar o hacer doble clic sobre el nombre del archivo.

Actividad 20: 20: Importacin de bases de datos.

Vinculacin de bases de datos y tablas dinmicas.


La herramienta de tablas dinmicas permite resumir y analizar rpidamente valores contenidos en una tabla o base de datos. Excel presenta diferentes opciones con distinta grado de complejidad a la hora de implementar tablas dinmicas. Una Tabla dinmica combina la consolidacin y el resumen de subtotales proporcionando una mayor flexibilidad de presentacin, para organizar los datos almacenados en varias hojas de clculo o libros as como mostrar u ocultar los detalles que desee. De forma adicional, se podr modificar la presentacin de la tabla dinmica cambiando la disposicin o el nivel de detalle que aparezca visualizado sin tener que volver a crearla.

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Para crear una tabla dinmica por medio de un asistente: Elegir en el men Datos Tablas y grficos dinmicos .

Aparecer la ventana con el Asistente de tablas y grficos dinmicos. En el paso 1: Elegir el origen de los datos. Seleccionar el tipo de informe a crear.

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En el paso 2: Establecer el rango de los datos a usar.

En el paso 3: Determinar el destino donde se colocar la tabla o grfico dinmicos

Al finalizar los tres pasos del asistente, en la hoja de Excel se mostrarn las reas para hacer la distribucin de los campos en Fila, en Columna, en Pgina. Arrastrar los botones etiquetados con los nombres del campo en la ventana Lista de datos. Para cambiar o eliminar datos: Posicionar le puntero del ratn sobre el nombre del campo. El puntero tomar forma de .

Hacer clic con el botn izquierdo sin soltar y arrastrar la etiqueta del campo a la nueva posicin en la tabla dinmica, o a una posicin lejos de la Tabla dinmica hasta que el puntero tome la forma

Soltar el botn del ratn

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Aparece adems la barra de herramientas de tabla dinmica, desde donde se podrn realizar las operaciones sobre la tabla dinmica. .Para mostrar esta barra cuando no est visible: Elegir en el men Ver Barras de herramientas Tabla dinmica .

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Despliega el men de tablas dinmicas. Aplicar un autoformato a la tabla dinmica. Crear un grfico con la tabla dinmica. Mostrar u ocultar detalles del esquema de la tabla dinmica. Actualizar la tabla dinmica en caso de que los datos hayan sido modificados. Mostrar en la tabla dinmica los elementos ocultos. Intercambia entre mostrar los elementos o slo los campos. Dar formato al campo seleccionando en la tabla dinmica Mostrar u ocultar la lista de campos para agregar o quitar campos de la tabla dinmica.

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LOS SECRETOS DEL FORMATO


Seguramente, sabes que puedes usarlos, pero no sabes cmo desarrollarlos y ponerlos en prctica. Entre las principales opciones de formato para los trabajos en Hoja de Clculo Excel, tales como cambiar decimales, poner un dato como porcentaje, incluir un signo monetario, etc., lo puedes realizar sin tanto prembulo. Estas opciones tambin ofrecen truco y secretos para resolver problemas, a continuacin les muestro algunos de ellos:
Formatos Personalizados:

Siempre nos damos cuenta de que nos faltan formatos. Por ejemplo, a la siguiente lista de personas se les acaba de tomar su peso. Por lo tanto se desea que al lado del peso detectado se coloque la denominacin de "Kgrs".
Alumnos Villareal Gonzlez Delicia Torres Romero Ortiz Ochoa Prez Len Marn Lpes Aria Chvez Parra Galicia Daz Barrera Julian Rangel Contreras Corral Flores Hernndez Romero Pea Solis Saens Alavarez Gallegos Garca Ramrez Farias Martnez Gmez Prez Cervantes Alejandro Alicia Alonso Ana Angel Jorge Jos Juana Julia Julio Mario Ofelia Pedro Pilar Ramiro Rolando Sara Carlos Pesos 91.50 Kgrs 68.23 Kgrs 69.00 Kgrs 69.77 Kgrs 70.54 Kgrs 71.31 Kgrs 72.08 Kgrs 72.85 Kgrs 73.62 Kgrs 74.39 Kgrs 75.16 Kgrs 75.93 Kgrs 76.70 Kgrs 77.47 Kgrs 78.24 Kgrs 79.01 Kgrs 12,356.00 Kgrs 080.55 Kgrs Nomenclatura

#
,000.00 "Kgrs"

Enteros Posisicin decimal de cada uno Constante

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Formatos Personalizados:

Con los formatos personalizados podemos crear de fecha, como por ejemplo pondremos a la vista: un formato para una fecha que contenga: da -tres primeras letras del mes -ao. Ejemplo 28-Nov-2007

Alumnos Villareal Gonzlez Delicia Torres Romero Ortiz Ochoa Prez Len Marn Lpes Aria Chvez Parra Galicia Daz Barrera Julian Rangel Contreras Corral Flores Hernndez Romero Pea Solis Saens Alavarez Gallegos Garca Ramrez Farias Martnez Gmez Prez Cervantes Alejandro Alicia Alonso Ana Angel Jorge Jos Juana Julia Julio Mario Ofelia Pedro Pilar Ramiro Rolando Sara Carlos

Fechas 28-Nov-2007. 29-Nov-2007. 30-Nov-2007. 01-Dic-2007. 02-Dic-2007. 03-Dic-2007. 04-Dic-2007. 05-Dic-2007. 06-Dic-2007. 07-Dic-2007. 08-Dic-2007. 09-Dic-2007. 10-Dic-2007. 11-Dic-2007. 12-Dic-2007. 13-Dic-2007. 14-Dic-2007. 15-Dic-2007.

Nomenclatura

dd
Mmm aaaa.

Das del mes Mes del ao con Maysc. Ao de ejercicio

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Vendedor Villareal Gonzlez Alejandro Delicia Torres Alicia Romero Ortiz Alonso Ochoa Prez Ana Len Marn Angel Lpes Arias Jorge Chvez Parra Jos Galicia Daz Juana Barrera Julian Julia Rangel Contreras Julio Corral Flores Mario Hernndez Romero Ofelia Pea Solis Pedro Saens Alavarez Pilar Gallegos Garca Ramiro Ramrez Farias Rolando Martnez Gmez Sara Prez Cervantes Carlos

Ventas

Nomenclatura

;;;

Oculta la numeracin

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Formatos Personalizados: Ocultar Ceros .

Muchas veces tenemos una planilla en la que algunas frmulas devuelven un valor igual a cero, y no queremos que ese cero se vea, sino preferimos que la celda parezca vaca. Tenemos una opcin para ocultar todos los ceros de la planilla:

Primera opcin: Paso a paso. Se selecciona el rango de valores donde se quieren ocultar los ceros, y despus: 1. Vaya a Herramientas/Opciones 2. Seleccione la ficha Ver. 3. Desmarque la opcin Valores cero, como se ve en la siguiente figura:

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FORMATO CONDICIONAL
La opcin de formato condicional no es nueva, sino que est presente desde Excel 97. Con ella podemos hacer que el formato de una celda dependa de un condicin. Por ejemplo, en la planilla que se muestra a continuacindestacamos los importes menores a $2,000.00 haciendo que aparezcan con fondo de color.

Procedimiento:
Apellido Martnez Castro Varas Prez Landn Vidales Duffau Revueltas Godoy Roland Ventas $ 1,500.00 $ 1,650.00 $ 2,500.00 $ 1,320.00 $ 4,200.00 $ 178.00 1. Seleccione el rango donde se quiere aplicar el formato: 2. Se va a la opcin Formato / Formato Condicional 3. Una vez indicada la celda de que la condicin es de: menor que , 4. Se coloca el valor de 2000 en la siguiente celda. 5. Se selecciona la opcin formato y a posteriori, se selecciona la etiqueta Trama 6. Se escoge el color verde en este caso, o el de su preferencia y se da Enter

$ 5,900.00 $ $ 65.00 23.00

$ 8,450.00

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FORMATO CONDICIONAL
La opcin de formato condicional no es nueva, sino que est presente desde Excel 97. Con ella podemos hacer que el formato de una celda dependa de un condicin. Por ejemplo, en la planilla que se muestra a continuacin destacaremos el importe mayor, acorde a la Condicin a tal efecto.

Procedimiento:
Apellido Martnez Castro Varas Prez Landn Vidales Duffau Revueltas Godoy Roland Ventas $ 14,500.00 $ 1,650.00 $ 2,500.00 $ 1,320.00 $ 4,200.00 $ 178.00 1. Seleccione el rango donde se quiere aplicar el formato: 2. Se va a la opcin Formato / Formato Condicional 3. Una vez indicada la celda de que la condicin es de: igual a , 4. En la siguiente celda se escribe la frmula =max(rango) . 5. Se selecciona la opcin formato, Tramas y a posteriori, 6. Se escoge el color verde en este caso, o el de su preferencia y se da Enter

$ 5,900.00 $ $ 65.00 23.00

$ 8,450.00

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ELIMINAR UN FORMATO CONDICIONAL


Pasos: Rango:

1. Se selecciona el rango en donde se haya aplicado el formato 2. Se ubican las opciones Formato / Formato Condicional 3. Haga click en eliminar, en las tres condiciones

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El formato condicional puede utilizarse para crear un diagrama de Gantt.


Estos diagramas se usan para mostrar el avance de un conjunto de tareas a lo largo del tiempo. Por ejemplo, en el grfico que se va a realizar, la tarea designada como "montaje" se desarrolla entre el 1 y el 8 de marzo. Eso lo vemos tanto en las fechas de las columnas B y C como en la extensin de la lnea de color respecto de la escala de la fila 1. Para hacer un cuadro de este tipo, se procede tal como a continuacin se especifica: Diagrama de Gantt: 1. En la columna A, a partir de la celda A", escriba las tareas: Celda Tarea A2 Limpieza A3 Replanateo A4 Montaje A5 2da. Planta A6 Empalme A7 Control 2. En la columna B, a partir de la celda B2, escriba las fechas de inicio de cada tarea: Celda Fecha de Inicio B2 20-Feb B3 22-Feb B4 01-Mar B5 28-Feb B6 10-Mar B7 19-Mar 3. En la columna C, a partir de la celda C2, escriba las fechas de terminacin de tareas: Celda Fecha de Terminacin C2 23-Feb C3 01-Mar C4 08-Mar C5 12-Mar C6 20-Mar C7 25-Mar 4. En la fila 1, a partir de D1, escriba la escala de fechas, en forma correlativa y comenzando por la fecha de inicio de la primera tarea.

Conviene reducir el ancho de todas las columnas, de la B en adelante, de modo que las celdas queden aproximadamente cuadradas. Para que las fechas puedan mostrase en ese ancho, podemos establecer una alineacin vertical para los datos de la fila 1: Como se explica a continuacin.

1. Se selecciona el rango de las fechas, desde el 20 de febrero al 26 de marzo 2. Se da la opcin Formato / Celdas 3. En la etiqueta Alineacin, dentro del cuadro Orientacin, se indica la opcin de 90 grados, y quedar como la figura arriba expuesta.

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01-M ar

02-M ar

03-M ar

04-M ar

05-M ar

06-M ar

07-M ar

08-M ar

09-M ar

10-M ar

11-M ar

12-M ar

13-M ar

14-M ar

15-M ar

16-M ar

17-M ar

18-M ar

19-M ar

20-M ar

21-M ar

22-M ar

23-M ar

24-M ar

Actividades

Inicio

Terminacin

Limpieza Replanteo Montaje 2da. Planta Empalme Control

20-Feb 22-Feb 01-Mar 28-Feb 10-Mar 19-Mar

23-Feb 01-Mar 08-Mar 12-Mar 20-Mar 25-Mar

D$1 = $B2 = D$1 = $C2 =

20 de febrero 20 de febrero 20 de febrero 23 de febrero

>= <=

Procedimiento:
1. Se selecciona el rango de la planilla, tal como sigue D2:AK7 2. Se toma la opcin Formato / Formato condicional. Aqu aparece la condicin asociada al Formato. 3. En la primera casilla indique Frmula

4. En la seguna opcin escriba: =Y(D$1>=$B2,D$1<=$C2). Esta condicin pide que la fecha de la fila 1. Est comprendida entre las de inicio y finalizacin, y as sucesivamente

5. En la etiqueta tramas, escoja el color o trama que desee para el relleno. Se da click en Aceptar (el formato). El cuadro deber verse como el del inicio.

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25-M ar

20-Feb

21-Feb

22-Feb

23-Feb

24-Feb

25-Feb

26-Feb

27-Feb

28-Feb

Otra funcin Condicional muy til es SUMAR.SI. Por ejemplo, en la siguiente lista se indica la regin a la que pertenence cada vendedor. En este caso en especfico, queremos calcular el total de ventas de la Regin Sur

Nombres y Apellidos
Lpez Velarde, Jos Antonio Garfield, Alberto Meza Cartas, Mara de la Key Gruesa Hernanndez, Lorentica Puertas Salinas, Eduardo Torres Altas, Madrigal Godoy, Ernesto Chvez Zamoar, Mario varas Prez, Alberto Chvez, Francisco Lpez Velarde, Jos Antonio Garfield, Alberto Meza Cartas, Mara de la Key Gruesa Hernanndez, Lorentica Puertas Salinas, Eduardo Torres Altas, Madrigal Godoy, Ernesto Chvez Zamoar, Mario varas Prez, Alberto Chvez, Francisco

Regin
Norte Norte Sur Oriente Poniente Norte Norte Norte Norte Sur Sur Sur Oriente Oriente Oriente Poniente Poniente Poniente Poniente Poniente $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

Ventas
12,456.00 12,987.00 13,518.00 14,049.00 14,580.00 15,111.00 15,642.00 La funcin SUMAR.SI, tiene tres argumentos entre los parntesis: 16,173.00 El primero es el rango en el que se evala la condicin. En esta caso, 16,704.00 el rango donde se indican las Regiones. El segundo es el valor que debe tener el rango anterior para que sea 17,766.00 tenido en cuenta en la suma. En este caso, es la palabra "Sur" o "Norte" o etc. 18,297.00 18,828.00 19,359.00 19,890.00 20,421.00 20,952.00 21,483.00 22,014.00 22,545.00 350,010.00 =SUMAR.SI($C$5:$C$24,"Norte",$D$5:$D$24) El tercero es el rango que contiene los valores que se suman. En este caso, el rango de las Ventas 17,235.00 Norte Sur Oriente Poniente $ 89,073.00 $ 66,816.00 $ 72,126.00 $ 121,995.00 $ 350,010.00

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Un ejemplo interesante:
La siguiente planilla muestra una aplicacin interesante de la Funcin SUMAR.SI

TABLA DE LA IZQUIERDA

TABLA DE LA DERECHA

Cuenta
A001 A002 A003 A001 A002 A003 A004 A005 A001 A002 A003 A004 A005

Debe
$ $ $ $ $ 110.00 $ 50.00 $ $ $ $ $ $ 35.00 $ 100.00

Haber
110.00 75.00 85.00 20.00 35.00 149.00 62.00 120.00 49.00

Cuenta A001 A002 A003 A004 A005

Saldo
$ $ $ $ $ 124.00 430.00 168.00 98.00

=SUMAR.SI(A:A,E9,C:C) =SUMAR.SI(A:A,E9,B:B).
Se aplica la frmula mediante el siguiente artificio:

=SUMAR.SI(A:A,E9,C:C)-=SUMA.SI(A:A,E9,B:B)

En esta tabla se calcula el saldo de cada cuenta, considerando las operaciones de la tabla de la izquierda.

En las columnas A, B y C de la planilla se indican movimientos en una serie de cuentas corrientes. El saldo de cada cuenta se obtiene en la tabla de la derecha

sumando todos los valores de la columna "Haber" y restando luego los valores de la columna "Debe". Por ejemplo, para la cuenta A001, sumamos todos los Haber mediante la siguiente frmula: =SUMAR.SI(A:A,E9,C:C)
Es decir, buscamos en la columna A las celdas cuyo valor coincide con el de la celda E2. Para cada celda que cumpla con esa condicin, sumamos el valor correspondiente de la Columna C. De la misma manera, esta otra frmula suma los "Debe" de esa cuenta:

=SUMAR.SI(A:A,E9,B:B).

En la planilla escribimos una expresin como sta, pero la referencia al nmero es un celda. Luego, extendemos la expresin a toda la lista para obtener el saldo de todas las cuentas

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Funcin Preensamblada BUSCARV


Primer paso: Elaborar la tabla Gua.

Segundo paso: Elaborar la tabla de depsito de datos.

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Tercer paso: Primero.- Se pinta o selecciona el rango de valores a buscar dentro de la tabla denominada Gua, ($G$8 : $H$12) Segundo.- Se colocan las frmulas para determinar los rubros a aplicar, acorde a los nmeros de columnas que contienen el dato a aplicar.

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CONTROLES O DILOGOS
Dado que uno de los principales usos que se le da a Microsoft Excel es el de administrador de Bases de Datos, ya que nos permite de una forma prctica y cmoda la creacin de tablas de informacin, permitindonos utilizar una gran cantidad de herramientas tales como: Funciones, Tcnicas para Ordenar, Filtros de Informacin, Subtotales, entre otras herramientas. En este tema se le dar un principal enfoque al diseo de Formularios de consulta, los cules no permitirn agilizar an ms nuestras bsquedas o consultas de informacin, dando una buena imagen y presentacin de nuestros diseos de consulta. Excel contiene una Barra de Herramientas especial para el diseo de los ya mencionados Formularios, la cual contiene los Botones o Controles ms comnmente empleados por el Sistema Operativo Windows dentro de sus Cuadros de Dialogo y dems aplicaciones, est barra la podremos visualizar siguiendo los pasos que se citan a continuacin: 1.- Men Ver. 2.- Barras de herramientas. 3.- Activar las Barra denominada Formularios. Formularios

Como se muestra anteriormente no todos los botones de comando se encuentran activos, ya que necesitan alguna tarea o configuracin especfica para poder hacer uso de ellos. En este caso nos limitaremos a utilizar solo aquellos que se presentan anterior mente activos. En la segunda parte del apunte se continuar con la descripcin de la Barra de Herramientas Cuadro de Controles. A continuacin se dar una breve definicin, y utilidad de cada uno de los botones anteriores, incluyendo los requisitos y algunos ejemplos para su correcta comprensin. Es necesario aclarar que cada botn contiene un diseo ya preestablecido, es decir no se podr cambiar los formatos de apariencia, ni la estructura de los mismos, solo lo que permita el programa.

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Comando ETIQUETA. Su funcin es muy simple, solo nos permite agregar etiquetas de texto en cualquier lugar de la Hoja activa. Principalmente empleada como encabezados, o bien textos independientes, tambin conocido como TEXTO ESTTICO. No requiere ninguna configuracin en especfico, y a continuacin se presenta los pasos para insertar, y un breve ejemplo: 1.- Dar 1 Clic sobre el Botn en la Barra de Herramientas. 2.- Arrastrar presionando el Botn izquierdo del ratn. 3.- Sobrescribir el texto por el Que el usuario decida

CUADRO DE GRUPO. Su principal utilidad es la de separar o mejor dicho agrupar una serie de Botones de otra parte del Formulario, para algunos casos es necesario como por ejemplo en los Botones de Opcin que ms adelante se describirn. Este botn no requiere alguna configuracin en particular, y para su creacin se siguen los siguientes pasos: 1.- Dar 1 Clic sobre el Botn en la Barra De Herramientas. 2.- Arrastrar presionando el Botn izquierdo del ratn Encerrando los objetos a agrupar. 3.- Sobrescribir el texto por el Que el usuario decida. Botones de Opcin

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BOTN. Su funcin principal se limita al empleo de Macros, ya que es un botn que se utiliza para diferentes tareas como la de aceptar, imprimir, ejecutar grfico, entre otras. Al momento de insertar este botn se abrir inmediatamente despus el Cuadro de Dialogo de Asignar Macro. A continuacin los pasos para insertarlo: 1.- Dar 1 Clic sobre el Botn en la Barra de Herramientas. 2.- Dar 1 clic en el rea en donde se quiere ubicar. 3.- Asignar la macro previamente creada. 4.- Sobrescribir el texto por el que el usuario decida.

CASILLA DE VERIFICACIN. Se utiliza para aquellos casos en donde se presentan una lista de opciones de las cuales el usuario podr elegir 1 varias a la vez. Ya que entre no existe ninguna relacin en particular. Su configuracin es muy sencilla, solo se necesita seguir los siguientes pasos: 1.- Dar 1 Clic sobre el Botn en la Barra de Herramientas. 2.- Dar 1 Clic en la ubicacin donde se desea que aparezca. 3.- Dar clic con Botn derecho del ratn sobre el objeto, y elegir la opcin Formato de Control, en donde aparecer un Cuadro de Dialogo, y dentro de la Ficha Control. 4.- Especificar su Valor actual, la celda con la que se va a vincular en la cual aparecer VERDADERO si esta activada la casilla o bien FALSO si no lo est; la opcin de Sombreado 3D es opcional y es para dar una mejor presentacin. El ejemplo se presenta en la siguiente pgina.

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Ejemplo: Valor actual

Celda a la que se vincular

BOTN DE OPCIN. Su funcin es la de elegir solo una de entre 2 o ms opciones que se presentan en un Cuadro de Grupo, las cuales tienen alguna relacin en particular y por tales motivos no es posible seleccionar ms de una opcin a la vez, como por ejemplo el Estado Civil de una persona, no se puede elegir Casado y Soltero a la vez, requiere los pasos y la configuracin que se presenta a continuacin. 1.- Dar 1 Clic sobre el Botn en la Barra de Herramientas. 2.- Dar 1 Clic en la ubicacin donde se desea que aparezca. 3.- Dar clic con Botn derecho del ratn sobre el objeto, y elegir la opcin Formato de Control, en donde aparecer un Cuadro de Dialogo, y dentro de la Ficha Control. 4.- Especificar su Valor actual, la celda con la que se va a vincular en la cul aparecer el nmero del Botn seleccionado el cul se designa en orden de creacin; la opcin de Sombreado 3D es opcional y es para dar una mejor presentacin.

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El ejemplo se presenta a continuacin: Ejemplo: Valor actual

Celda a la que se vincular

CUADRO DE LISTA. Este Botn es comnmente utilizado para a seleccin de datos que por lo general suelen ser muchos, pero es decisin del usuario que botn quiere utilizar; tiene la caracterstica de presentar 2 o ms elementos de la lista y dejar ocultos el resto. A continuacin se citan los pasos y la configuracin necesaria para su buen funcionamiento: 1.- La informacin que se quiere presentar dentro de este objeto, debe estar capturada en forma de columna en algn lugar de la hoja de clculo activa, externa. 2.- Dar 1 Clic sobre el Botn en la Barra de Herramientas. 2.- Arrastrar presionando el Botn izquierdo del ratn, crendolo del tamao requerido. 3.- Dar clic con Botn derecho del ratn sobre el objeto, y elegir la opcin Formato de Control, en donde aparecer un Cuadro de Dialogo, y dentro de la Ficha Control. 4.- Especificar el Rango de entrada la celda con la que se va a vincular. 5.- Especificar la celda a la que se vincular. 6.- Tipo de seleccin actual Dr. Francisco Jos Villazn Olivarez FCCA-U.M.S.N.H. 7.- La opcin de Sombreado 3D es opcional y es para dar una mejor presentacin. El ejemplo se presenta en la siguiente pgina.

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CUADRO COMBINADO. Tiene prcticamente la misma utilidad que la del Cuadro de Lista que se describi anteriormente, solo que este solo presenta la primera opcin de un conjunto de valores a escoger de los cuales solo se permite seleccionar un valor; al activar el Botn se despliegan las dems opciones, a continuacin se presentan las caractersticas y un ejemplo de su funcionamiento.

1.- Repetir los primeros 5 pasos del Tema anterior. 2.- Lneas de Verticales, es el nmero de elementos que se presentarn, al desplegar el men. 3.- La opcin Sombreado 3D ya mencionada anteriormente es para dar mejor presentacin.

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BARRA DE DESPLAZAMIENTO. Su utilidad es la de incrementar o disminuir valores numricos enteros en una celda vinculada, puede ser Horizontal o Vertical, y a continuacin se presentan sus caractersticas a configurar y un breve ejemplo: 1.- Dar 1 Clic sobre el Botn en la Barra de Herramientas. 2.- Arrastrar presionando el Botn izquierdo del ratn, crendolo del tamao requerido. 3.- Dar clic con Botn derecho del ratn sobre el objeto, y elegir la opcin Formato de Control, en donde aparecer un Cuadro de Dialogo, y dentro de la Ficha Control. 4.- Especificar los valores tales como:

5.- Indicar la celda a la que se le va a vincular. 6.- Sombreado 3D

CONTROL NMERO. Este Botn realiza prcticamente la misma actividad que la Barra de Desplazamiento solo que su tamao es ms reducido. Su creacin y configuracin es la misma del tema anterior, y a continuacin se presenta un breve ejemplo de su funcionamiento:

ALTERNAR CUADRICULA. Este Botn solo sirve para ocultar las lneas de divisin de la hoja de clculo, muy comnmente utilizado para la creacin de formularios

Una aplicacin prctica.


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La planilla de la figura 1 calcula el precio de alojamiento de un hotel, segn la cantidad de das, el tipo de habitacin y algn otro tem.

Figura 1

Figura 1. 1 Las frmulas de la columna B calculan el precio del alojamiento en este hotel

Los datos de esta planilla, que tenemos que ingresar manualmente, son: . La cantidad de das (Estada) en la celda B5. . El precio de la habitacin en la celda B6. . El precio de la cochera en la celda B8. En la celda B7 obtenemos el Subtotal, multiplicando la cantidad de das por el precio de la habitacin. En la celda B9 multiplicamos la cantidad de das por el precio de la cochera, y se le suma el Subtotal anterior. La propuesta es insertar una serie de controles sobre esta planilla que nos permitan modificar sus datos con ms comodidad.

LAS BARRAS DE DESPLAZAMIENTO.


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En la planilla de la Figura 2 el valor de la celda B5 se controla mediante una barra de desplazamiento.

Figura 2

Figura 2. 2 El valor de la celda B% se modifica con la barra de desplazamiento a su derecha

Moviendo el cursor a lo largo de la barra, cambie el valor de B5. Decimos que esta celda est vinculada a la barra. Las barras de desplazamiento, como todos los objetos que veamos en este apartado, se toman de la barra de herramientas de la figura 3. Es la barra de herramientas Formularios. Formularios

Figura 3. La barra de herramientas Formularios. El Botn sealado permite insertar una barra de desplazamiento

Para

obtener

esta

barra

tomamos

las

opciones

Ver/barra

de

herramientas/Formularios. (Excel 2003).

Para obtener esta barra habilitamos Programador/Insertar/Controles Programador/Insertar/Controles de formularios (Excel 2007). Ahora podemos insertar la barra de desplazamiento y vincularla a la celda B5.

Barra de desplazamiento
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1. Haga clic en el botn de la figura 3, 3 dentro de la barra de herramientas Formulario o Controles de Formularios. El cursor se convertir en una pequea cruz. 2. Arrastrando el mouse, dibuje un rectngulo de aproximadamente 3 columnas y una fila de alto. Al soltar el botn, aparecer la barra. 3. Con la barra seleccionada, tome las opciones Formato/Control. Aparece el cuadro que vemos en la Figura 4.

Figura 4. En este cuadro indicamos las propiedades de la barra de desplazamiento.

4. Dentro de vincular con la celda seale B5. En nuestro ejemplo, esta es la celda que se modificar al desplazar la barra. 5. Dentro del valor mnimo escriba 1. Es el valor que tomar la celda vinculada cuando el cursor se encuentre a la izquierda de la barra. 6. En valor mximo escriba 30. Es el valor que tomar la celda vinculada cuando el cursor se encuentre a la derecha de la barra. 7. Dentro del incremento ingrese 1. Es la variacin que sufrir el valor de la celda vinculada con cada clic en las flechas que hay en los extremos de la barra. 8. Dentro de Cambio de de pgina ponga 5. Es la variacin que sufrir el valor de la celda vinculada con cada clic en el interior de la gua de la barra 9. Haga clic en Aceptar. Luego de hacer un clic fuera de la barra, para deseleccionarla, podemos probar su funcionamiento. Si todo anduvo bien, en valor de la celda B5 cambiar segn la posicin del cursor dentro de la barra.

LISTAS DESCOLGABLES.
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En la planilla de la Figura 5 seleccionamos el tipo de habitacin mediante una lista descolgable. Encontramos cuatro opciones disponibles.
Figura 5. 5.

Figura 5. 5 Esta lista nos ofrece las distintas opciones para el tipo de habitacin.

Las listas descolgables se insertan en la planilla con el botn de la Figura 6, 6 dentro de la barra de herramientas Formularios. Formularios

Figura 6. Con un clic en este botn, podemos insertar la lista descolgable de la Figura 5. 5

El funcionamiento de este objeto es ms complejo. Por lo pronto, tiene dos direcciones vinculadas: . Un rango que contiene las opciones que se descolgarn en la lista. En la planilla de la Figura 5 es el rango C12:C15. C12:C15 . Una celda auxiliar donde aparecer el nmero de orden de la opcin seleccionada. Por ejemplo, si elegimos habitacin doble, en la celda vinculada aparecer un 2. En la planilla de la Figura 5 esa celda es B12. Ntese que la celda B6, donde debe aparecer el precio de la habitacin, no es una direccin vinculada a la lista. Pronto llegaremos a este punto. Antes de insertar la lista, ingresemos las habitaciones dentro del rango de celdas C12:C15, C12:C15 y os precios en las celdas D12:D15. D12:D15

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Listas descolgables
1. Haga clic en el botn de la figura 6, 6 dentro de la barra de herramientas Formulario o Controles de Formularios. El cursor se convertir en una pequea cruz. 2. Arrastrando el mouse, dibuje un rectngulo de aproximadamente una fila de alto y una columna de ancho. Al soltar el botn, aparecer la barra. 3. Con la barra seleccionada, tome las opciones Formato/Control. Aparece el cuadro que vemos en la Figura 7.

Figura 7. Aqu indicamos las direcciones asociadas A la lista descolgable de la Figura 5. 5

4. Dentro de Rango de entrada seale el rango C12:C15. C12:C15 Es el rango que contiene las opciones de lista. 5. En Vincular con la celda indique B12. B12 Es la celda auxiliar donde aparecer el nmero de orden de la opcin seleccionada. 6. Haga clic en Aceptar. Hacemos un clic fuera de la lista para deseleccionarla y probamos: descolgando las opciones y seleccionando una cualquiera de ellas, deber aparecer el nmero de orden en B12. Ahora tenemos que hacer una vinculacin ms: que, segn la habitacin seleccionada en la lista, aparezca el precio respectivo en B6. Eso se hace mediante una funcin predeterminada.

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LA FUNCIN NDICE
Necesitamos una funcin que tome, de la lista de precios del rango D12:D15, D12:D15, el que ocupa la posicin dada por el nmero de orden que apareci en la celda B12. B12 Exactamente eso hace la funcin NDICE, NDICE tal como se ve en la Figura 8. 8
Figura 8.

Figura 8. La funcin de la celda B6 trae, del rango indicado como primer argumento, el valor que ocupa la posicin dada como segundo argumento.

Esta funcin tiene dos argumentos entre los parntesis: El primero es un Rango; en nuestro caso, la lista de precios. El segundo es un nmero de orden; el devuelto por la lista descolgable.

La funcin devuelve el valor que, dentro del primer argumento, ocupa la posicin dada como segundo argumento. En la planilla de la Figura 8, el segundo argumento (la celda B12) tiene el valor 1. La funcin devuelve, entonces, el primer precio de la lista: descolgamos las opciones y hacemos un clic en cualquiera de ellas. En B12 aparecer el nmero de orden de la opcin seleccionada. La funcin INDICE devolver, en B6, el precio correspondiente a esa opcin.

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CASILLAS DE VERIFICACIN
La contratacin o no de cochera se indica mediante una casilla de verificacin, tal como se ve en la Figura 9. 9

Figura 9. El valor de la celda B8 depende del de la celda A12. sta, a su vez, depende del estado de la casilla de verificacin.

Las casillas de verificacin tienen una nica direccin vinculada: es una celda que adoptar el valor VERDADERO VERDADERO cuando la casilla est marcada, y FALSO cuando no lo est. En la planilla de la Figura 9, 9 la celda vinculada es A12. A12 En la celda B8, B8 donde debe aparecer el precio por el uso de la cochera, hay una funcin SI que devuelve el precio si la celda vinculada a la casilla tiene el valor VERDADERO, VERDADERO y 0 si tiene el valor FALSO. FALSO

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Casillas de verificacin.
1. D un clic en el Botn de la Figura 10, 10 dentro de la barra de herramientas Formularios. Formularios. El cursor se convertir en una pequea cruz.

Casilla de verificacin

Figura 10. 10 Un clic en este Botn inserta una casilla de verificacin en la planilla.

2. Arrastrando el mouse, dibuje un rectngulo de aproximadamente una fila de alto. Al soltar el botn, aparecer la casilla. 3. Con la casilla seleccionada, tome las opciones Formato/Control. Aparece entonces el cuadro de la Figura 11. 11

Figura 11. 11 Aqu indicamos la direccin de la celda vinculada a la casilla de verificacin. Figura 9.

4. Dentro de Vincular con la celda seale A12. A12 Es la celda auxiliar donde aparecern los valores VERDADERO o FALSO, FALSO segn el estado de la casilla. 5. Haga clic en Aceptar. Aceptar Escribimos en B8 la funcin =SI(A12,20,0). Si marcamos la casilla, en la celda aparecer el valor 20. 20 Si no, 0. La casilla de verificacin tiene un texto que conviene borrar:

Borrar texto.
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1. Haga un clic derecho sobre la casilla. Aparece el men de la Figura 12.

Figura 12. 12 Modificar texto nos permite borrar el texto que acompaa a las casillas.

2. Tome la opcin Modificar texto. Aparecer un cursor que le permitir borrar el texto como si estuviera trabajando con un procesador de texto.

3. Haga un clic fuera de los lmites de la casilla, para deseleccionarla.

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GUA DE FUNCIONES
Excel brinda mejores prestaciones prestaciones en materia de funciones. A lo largo de este libro, se explica el uso de las ms de trescientas funciones de Excel. En este apartado encontrars una gua de referencia rpida de aquellas que considero son de mayor utilidad en el mbito empresari empresarial.

AHORA
Descripcin: Devuelve el valor del momento actual. Por momento actual entendemos la fecha y la hora. Sintaxis: =AHORA() Esta funcin no lleva argumentos. Internamente, el valor devuelto queda guardado como nmero de serie de fecha. Un nmero mero de serie igual a 1 corresponde a la hora cero del primero de enero de 1900. La forma en que aparece la informacin depende del formato que le demos a la celda. El valor devuelto por la funcin AHORA se actualiza cada vez que se recalcula la planilla, ya sea porque se modifica algn dato o porque se oprime la tecla F9

Figura 1. reclculo lculo de la planilla. Corresponde a 1. La celda A1 muestra la fecha y la hora del ltimo rec las maana del domingo 3 de mayo de 2009.

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AMORTIZ.LIN
Descripcin: Calcula la amortizacin de un bien para un perodo dado, segn el mtodo francs lineal. Sintaxis: =AMORTIZ.LIN(valor =AMORTIZ.LIN(valor inicial,compra,inicial,valor residual,perodo,tasa,base) valor inicial es el valor inicial del bien a amortizar. compra es la fecha de compra del bien. inicial es la fecha del primer perodo. valor residual es el valor del bien, una vez completada su vida til. perodo es el perodo para el cual se calcula la amortizacin. tasa es la tasa de amortizacin. base indica cmo se calculan los das t transcurridos. ranscurridos. Normalmente se toma base=3, lo correspondiente a 365 das al ao. compra e inicial deben ser expresiones tipo fecha. valor inicial, valor residual, perodo, tasa y base deben ser nmeros o expresiones numricas. En n la planilla de la Figura 2 tenemos los datos de un equipo con un valor de $5,000.00. Para una tasa de amortizacin del 10%, corresponde amortizar $500.00 por perodo.

Figura 2. En la celda B7 calculamos la amortizacin para el ltimo perodo de vida til t de un bien comprado a mitad de ao. Como el equipo fue comprado el 30 de junio, el ltimo perodo es realmente medio perodo. La funcin de la celda B7 calcula una amortizacin de la mitad de lo calculado anteriormente. Esta funcin requiere la instalacin del complemento Herramientas Herramientas para anlisis. anlisis

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AMORTIZ.PROGRE
Descripcin: Calcula la amortizacin de un bien para un perodo dado, segn el mtodo francs lineal progresivo.

Sintaxis:=AMORTIZ.PROGRE(Valor inicial,compra,inicial,valorresidual,periodo periodo,tasa,base) :=AMORTIZ.PROGRE valor inicial: s el valor inicial del bien a amortizar. inicial: Es Compra: s la fecha de compra del bien ompra: Es Inicial: nicial: Es la fecha de fin del primer perodo. valor residual: completada su vida til residual: es el valor del bien, una vez completada Perodo: s el perodo para el cual se calcula la amortizacin. erodo: Es Tasa: asa: Es la tasa de amortizacin. Base: transcurridos. Normalmente se toma ase: Indica cmo se calculan los das transcurridos. base=3: Lo o correspondiente a 365 das al ao. compra e inicial: eben ser expresiones tipo fecha. inicial Deben valor inicial, valor residual, periodo, tasa y base base: : Deben ser nmeros o expresiones numricas.

En el mtodo francs lineal progresivo da amortizaciones decrecientes a lo largo del tiempo. Por ejemplo, en la plantilla de la Figura 3 tenemos los datos de un equipo con valor de 5000$.

Figura 3. La tabla de la derecha da la amortizacin por perodo para el bien cuyos datos aparecen a la izquierda, segn el mtodo francs lineal progresivo. Suponiendo una tasa tas del 10%, el mtodo lineal directa dara 500$ de amortizacin por perodo. El mtodo progresivo da una amortizacin mayor durante los primeros cinco aos y una menor en la segunda mitad. Como el equipo se compra a mitad del ao, el periodo inicial da una amortizacin menor que los perodos inmediatamente siguientes. Esta funcin requiere la instalacin del complemento Herramientas para anlisis.

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AO
Descripcin: Devuelve el ao correspondiente a una fecha especificada, en cuatro cifras. Sintaxis: =AO(fecha)

La expresin fecha es cualquier dato tipo fecha. Es decir Un nmero de serie de fecha. Una fecha escrita como dd/mm/aa o similar (siempre entre comillas). Una frmula que devuelva una fecha. Una referencia a una celda que contenga cualquiera de de los valores anteriores.

A1 El valor Figura 4. La celda B1 muestra el ao correspondiente a la fecha escrita en A1. devuelto por AO no es un dato tipo fecha, sino un nmero entero del 1900 al 9999.

BUSCAR (Forma matricial)


DESCRIPCIN: Devuelve e un dato en correspondencia con otro dentro de un rango. SINTAXIS MATRICIAL: MATRICIAL: =BUSCAR BUSCAR (valor, rango) Valor: Valor: dato con el cual se relaciona la informacin buscada. Rango: Rango: Es un rango que vincula el dato con la informacin buscada.

Si rango tiene ms filas que ue columnas (ms alto que ancho) la funcin localiza el valor en la primera fila y devuelve el dato que se encuentra en la misma columna y en la ltima fila.

Si rango tiene ms columnas que filas (ms ancho que alto) la funcin localiza el valor en la primera imera columna y devuelve el dato que se encuentra en la misma fila y en la ltima columna.

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Por ejemplo, en la planilla de la Figura 5 encontramos el tipo correspondiente a un peso indicado en B7. Hay una tabla que da la relacin entre el tipo y el peso.

Figura 5. La funcin BUSCAR encuentra en la tabla el peso indicado en B7 y trae el tipo que lo acompaa a la ltima columna.

BUSCAR (Forma vectorial)


DESCRIPCIN: Devuelve un dato en correspondencia con otro dentro de un rango. SINTAXIS MATRICIAL: BUSCAR (valor, rango1, rango2) MATRICIAL: =BUSCAR Valor: Valor: Es el dato con el cual se relaciona la informacin buscada. rango1: Es un rango de una fila o una columna una de cuyos datos debe ser igual a valor. valor Rango2: Es un rango de una fila o una columna que contiene los datos da que devolver la funcin.

La funcin devuelve el dato que, dentro de rango2, se encuentra en la misma posicin dentro de rango1. rango1 Por ejemplo, en la planilla de la Figura 6 la funcin busca el apellido Morales (primer argumento) en el rango A2:A7 (segundo (segundo argumento). Encuentra que ese apellido est en la cuarta celda del rango. Entonces devuelve el dato que est en la cuarta celda del rango D2:D7 (tercer argumento).

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Figura 6. La funcin BUSCAR encuentra en la tabla las ventas realizadas por el vendedor v indicado en B10. El mismo resultado podra haberse obtenido con la funcin =BUSCAR(B10,A2:A7,4) =BUSCAR(B10,A2:A7,4). La funcin se incluye en Excel para asegurar la compatibilidad con programas ms simples, que solamente tenan a BUSCAR como funcin de bsqueda.

BUSCARH
Descripcin: Devuelve, vuelve, para una tabla dada, el valor que se encuentra en la fila especificada y en correspondencia con un valor determinado de la primera fila. fila Sintaxis =BUSCARH(ndice,tabla,fila,ordenada BUSCARH ndice,tabla,fila,ordenada)

ndice: columna de la tabla tenemos que buscar. Debe ndice: Es el dato que indica en que columna ser del mismo tipo que los datos de la primera fila de tabla. Tabla: Es el rango ocupado por la tabla Fila: Es un nmero o expresin numrica; indica en que fila se encuentra el dato a devolver. Se toma la primera fila fi como igual a 1. Ordenada Ordenada: Es un valor lgico que indica si la tabla tiene sus datos ordenados o no. Si ordenada es VERDADERO, VERDADERO la funcin supone que la tabla est ordenada segn los datos de la primera fila. Si es FALSO, FALSO, supone que est desordenada.

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Por r ejemplo, en la planilla de la Figura 7 usamos BUSCARH para encontrar la fecha de entrega correspondiente a la regin indicada en la celda B5.

Figura 7. Esta frmula devuelve la fecha de entrega correspondiente a la regin indicada en B5. , la tabla ocupa el rango B1:B3 y su primera fila no est ordenada. Por eso En este caso, debimos incluir el argumento FALSO en la frmula de la celda B6.

BUSCARV
Descripcin: escripcin: Devuelve, para una tabla dada, el valor que se encuentra en la columna especificada y en correspondencia rrespondencia con un valor determinado de la primera columna. La V de BUSCARV V significa vertical.

Sintaxis: ndice, tabla, columna, ordenada) intaxis: =BUSCARV (ndice, ndice: Es el dato que indica en qu fila de la tabla tenemos que buscar. Debe ser del mismo tipo que los l datos de la primera columna de la tabla. . Tabla: Es el rango ocupado por la tabla. tabla Columna: Es un nmero o expresin numrica que indica en que columna se encuentra el dato a devolver. Se toma la primera columna como igual a 1. Ordenada: Es un valor lgico lgi que indica si la tabla tiene sus datos ordenados o no. Si ordenada es VERDADERO VERDADERO, , la funcin supone que la tabla est ordenada segn los datos de la primera columna. Si es FALSO, FALSO, supone que est desordenada. En la planilla de la Figura 8 tenemos una lista ta de personal. La columna B contiene la categora, la cual determina, a su vez, el sueldo y la dependencia de cada empleado de la lista, segn la tabla de la derecha.

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dependencia de Figura 8. Una lista de personal. La categora determina el sueldo y la dependenc adscripcin, segn la tabla de la derecha. Queremos obtener automticamente, en la columna C, la dependencia de adscripcin de cada empleado en la columna B, deber cambiar la dependencia correspondiente, y si cambiamos en la tabla la dependencia correspondiente correspondiente a alguna categora, cambiar en consecuencia la dependencia de los empleados de esa categora. Todo esto lo logramos con la funcin BUSCARV, como veremos en la figura 9.

Figura 9. Esta frmula devuelve la dependencia de cada empleado, segn se su respectiva categora. La frmula que se ve en la Figura 9 debe de ser extendida hacia abajo, para toda la lista de empleados. Por eso se han fijado coordenadas con los signos $.

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CONTAR
Descripcin: Cuenta la cantidad de valores numricos que hay en el rango especificado. Sintaxis: =CONTAR (rango1, (rango1 rango2,.) Rango1, rango2, etc. Son rangos de una o ms celdas. La funcin admite hasta treinta rangos distintos.

Figura 10. 10. Siete personas de la lista han entregado su trabajo. En la planilla de la Figura 10, la funcin de la celda B13 indica que hay siete valores numricos en el rango B2:B11 B2:B11. . Es decir que siete personas han entregado sus trabajos. La funcin no cuenta las celdas vacas ni las ocupadas con datos tipo texto.

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CONTARA
Descripcin escripcin: ipcin: Cuenta el nmero de celdas no vacas que hay en el rango especificado. Sintaxis: 1;rango2;...) intaxis: CONTARA(rango1; Rango1, Rango2, etc. Son rangos de una o ms celdas. La funcin admite hasta treinta rangos distintos.

En la planilla de la Figura 11, un profesor anota los temas elegidos por cada uno de sus alumnos como tema de un trabajo especial. La funcin CONTARA de la celda B13 le dice que, hasta el momento, siete alumnos han elegido tema.

CONTAR.BLANCO
Descripcin: Cuenta la cantidad de celdas en blanco que hay en el rango especificado. Sintaxis. CONTAR.BLANCO(rango1,rango2,.) Sintaxis. =CONTAR.BLANCO(rango1,rango2 Rango1, Rango1, rango2, etc. Son rangos de una o ms celdas. La funcin admite hasta treinta rangos distintos. Esta funcin considera celdas en blanco solamente aquellas celdas que estn vacas. Es decir que no se consideran en blanco las celdas que: Tiene uno o ms espacios en blanco. Tienen funciones que devuelven espacios en blanco. Tiene contenido numrico igual a cero.

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En la planilla de la Figura 12, la funcin de la celda B13 indica que hay tres celdas vacas en el rango B2:B11. B2:B11. Es decir que tres personas an no han entregado sus trabajos.

CONTAR.SI
Descripcin: Cuenta las celdas de un rango especificado cuyo contenido cumpla un criterio determinado. Sintaxis: rango, criterio) Sintaxis =CONTAR.S CONTAR SI (rango Rango: Es el rango donde estn las celdas que sern contadas. Criterio: Es el criterio que deber cumplir el contenido de las celdas. Puede ser un nmero, un texto o una expresin de comparacin.

Figura 13. Las frmulas de la column columna a F dicen cuntas veces aparece cada regin en la columna B.

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La planilla de la Figura 13 tiene una lista de ventas realizadas por distintas personas, asignadas a distintas regiones. En la columna F usamos la funcin CONTAR.SI para saber cuntas ventas se han hecho en cada regin. La funcin CONTAR.SI tambin puede usarse para detectar datos repetidos en una lista. Por ejemplo, en la planilla de la figura 14 se ingresan pedidos que se identifican por un nmero. Este nmero no puede estar repetido y querem queremos os incluir algn control que alerte ante un pedido repetido.

Figura 14. El nmero de pedido de la columna A no puede estar repetido. repetido Para eso, en la celda D2 (a la derecha del primer pedido) escribimos la frmula: =SI(CONTAR.SI(A:A,A2)>1,Repetido,) La funcin CONTAR.SI cuenta cuntas veces est el dato de la fila actual en la columna A. Si ese nmero es mayor que 1 (es decir, si est repetido), la funcin condicional SI devuelve la palabra Repetido. De lo contrario, devuelve un blanco. La expresin anterior a debe extenderse a toda la columna D . Veamos el resultado en la planilla de la Figura 15. 15

Figura 15. El nmero de pedido de la columna A no puede estar repetido.


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DB
Descripcin: Calcula la amortizacin de un bien para un perodo dado, segn el mtodo m de saldo fijo. Sintaxis: =DB (valor (valor inicial, inicial, valor residual, residual, vida til, til, perodo, perodo, mes) Valor Inicial: Es el valor inicial del bien a amortizar. Valor Residual: Residual: Es el valor del bien una vez cumplida su vida til. Vida til: Es la vida til del bien a amortizar. amortizar. La suma de las amortizaciones al cabo de la vida til debe ser igual a la diferencia entre el valor inicial y el valor final. Perodo: Es el perodo para el cual se calcula la amortizacin. Mes: es la cantidad de meses del primer perodo. Si se o omite, mite, la funcin considera mes=12. mes=12 El perodo se mide en la misma unidad de tiempo que la vida til. En el mtodo de saldo fijo, la amortizacin de cada perodo es un porcentaje fijo del valor de libros del bien (el valor de libros es igual al valor inicial inicial menos la amortizacin acumulada). Por ejemplo, en la planilla de la Figura 16 tenemos el caso de un equipo que se compra por $.5,000.00 5,000.00 y, al cabo de diez aos de vida til, tiene un valor residual de $.500.00 $

Figura 16. Esta tabla muestra la amortizacin amortizacin por perodo para una mquina que se compra por $.5,000.00, con vida til de diez aos y valor residual de $.500.00, segn el mtodo de saldo fijo.

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En el primer ao, el equipo tiene un valor inicial de $.5,000.00. La funcin calcula una amortizacin de aproximadamente la quinta parte de ese valor, o sea unos $.1,000.00 (ms exactamente, $.1,030.00). Para el segundo ao, el bien tiene un valor de $.4,000.00 (los $.5,000.00 iniciales menos los $.1,000.00 de la amortizacin). La quinta parte de este nuevo valor es de $.817.00. El clculo contina de forma tal que, tras los diez aos de vida til, queda un valor residual de $.497.94, aproximadamente igual a los $.500.00 indicados inicialmente.

DDB
Descripcin: Calcula la amortizacin de un bien para un perodo dado, segn el mtodo de doble saldo o mltiple disminucin de saldo. Sintaxis: DDB(valor inicial; valor residual; vida til; perodo; factor) Valor Inicial: es el valor de adquisicin del bien a amortizar. Valor Residual: es el valor restante, despus de aplicar la amortizacin. Vida til: es el tiempo en el que el bien producir o podr ser utilizable. Perodo: es el tiempo por el que se calcula la amortizacin. Factor: es el factor de depreciacin. Si se omite, la funcin considera factor = 2 (doble depreciacin). Ejemplo: Calcular la amortizacin de una maquina que se compro en $5,000.00, con una vida til de 10 aos y un valor residual nulo, tomando en cuenta que el factor de amortizacin es nulo.

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Nota: los valores de Valor Inicial, Valor Residual y la Vida til se fijan con F4 despus de seleccionar la celda donde se ubican los valores Al no poner el factor en la funcin, automticamente clcula con el mtodo de doble saldo. Ejemplo

DIA
Descripcin: Devuelve el da del mes correspondiente a una fecha especificada. Sintaxis: DIA(fecha) La expresin fecha es cualquier dato tipo fecha. Es decir: Un nmero de serie de fecha. Una fecha escrita como dd/mm/aa o similar (siempre entre comillas) Una frmula que devuelva una fecha. Una referencia a una celda que contenga cualquiera de los valores anteriores.

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Nota: La fecha para tener este formato se dio en: Formato de celdas personalizada y en tipo: se escribe dd/mm/aaa h:mm AM/PM , luego se captura la fecha 14/01/2004 y la hora presionando ctr + shift + : y enter, apareciendo la fecha capturada y la hora programada en su computadora, con la formula nicamente determinar el numero de da especificado. Ejemplo

DIA.LAB
Descripcin: Devuelve el primer da laborable que se encuentre entre una cierta cantidad de das antes o despus de la fecha especificada. Sintaxis: DIA.LAB(fecha;das;feriados) La expresin fecha es cualquier dato tipo fecha. Es decir: Un nmero de serie de fecha. Una fecha escrita como dd/mm/aa o similar (siempre entre comillas) Una frmula que devuelva una fecha. Una referencia a una celda que contenga cualquiera de los valores anteriores. Si es positivo, la funcin buscar el primer da laborable que se encuentre despus de transcurrida esa cantidad de das a partir de la fecha especificada. Si es negativo, la funcin buscar el ltimo da laborable, antes de transcurrida esa cantidad de das hasta la fecha especificada.
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La expresin Feriados puede ser: Un rango que contenga la lista de fechas no laborables. Una lista de fechas no laborables, escritas como matriz. Es decir cada fecha separada por coma o punto y coma y toda la lista entre llaves. Ejemplo: Calcular el da laborable despus de 5 das a partir del 24/04/2003.

Nota: En el formato de celdas personalizada se crea [$-C0A]ddd dd/mm/aaaa, para que el formato de igual a jue 24/04/2003, capturando nicamente en la celda 24/04/03 y enter. Este formato se copia en la celda contigua para calcular la fecha solicitada.

DIASEM
Descripcin: Devuelve un nmero que indica el da de la semana correspondiente a una fecha especificada. Devuelve el da de la semana correspondiente al argumento nm_de_serie. El da se devuelve como un nmero entero entre 1 (domingo) y 7 (sbado). Sintaxis: =DIASEM (fecha,tipo) La expresin fecha es cualquier dato tipo fecha, es decir: Un nmero de serie de fecha Una fecha escrita como dd/mm/aa o similar (siempre entre comillas). Una frmula que devuelve una fecha. Una referencia a una celda que contenga cualquiera de los valores anteriores.

La forma de interpretar el nmero devuelto depende del parmetro tipo: Si tipo es 1, la funcin devuelve un nmero entre 1(domingo) y 7 (domingo).es este caso el parmetro tipo puede omitirse.

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Si tipo es 2, la funcin devuelve un nmero entre 1 (lunes) y 7 (domingo). Si tipo es 3, la funcin devuelve un nmero entre 0 (lunes) y 6 (domingo).

En la tabla anterior, se ha omitido el parmetro tipo. Para saber a qu da corresponde el nmero devuelto por la funcin debe hacerse la cuenta desde el domingo. Dos es el lunes; tres; cuatro el mircoles. El cinco corresponde al jueves.

DIAS.LAB
DESCRIPCIN: Devuelve el nmero de das laborables entre fecha_inicial y fecha_final. Los das laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el argumento festivos. Utilice DIAS.LAB para calcular el incremento de los beneficios acumulados de los empleados basndose en el nmero de das trabajados durante un perodo especfico. SINTAXIS :DIAS.LAB(fecha_inicial;fecha_final;festivos)

Fecha_inicial es una fecha que representa la fecha inicial. Fecha_final es una fecha que representa la fecha final. Festivos es un rango opcional de una o varias fechas que deben excluirse del

calendario laboral, como los das festivos nacionales y locales. La lista puede ser un rango de celdas que contengan las fechas o una constante matricial, de los nmeros de serie que representen las fechas.

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DVS
DESCRIPCIN:Devuelve Devuelve la amortizacin de un bien durante un perodo pero especificado, inclusive un perodo parcial, usando el mtodo de amortizacin acelerada con una tasa doble y segn el coeficiente que especifique. Las iniciales DVS corresponden a disminucin variable del saldo. SINTAXIS :DVS(costo;valor_residual;vida;perodo_inicial;perodo_final;factor; :DVS(costo;valor_residual;vida;perodo_inicial;perodo_final;factor; sin_cambios)

Costo es el costo inicial del bien. Valor_residual es el valor al final de la depreciacin (tambin conocido como valor residual del bien). Este valor puede ser 0. Vida es el nmero de perodos durante durante los cuales se produce la depreciacin del

bien (tambin conocido como la vida til del bien). Perodo_inicial es el perodo inicial para el que se desea calcular la depreciacin.

El argumento perodo_inicial debe utilizar las mismas unidades que el argumento arg vida. Perodo_final es el perodo final para el que se desea calcular la depreciacin. El

argumento perodo_final debe utilizar las mismas unidades que el argumento vida. Factor es el tipo de depreciacin del saldo. Si el argumento factor se omite, omi se

calcular como 2 (el mtodo de depreciacin por doble disminucin del saldo). Si no desea usar el mtodo de depreciacin por doble disminucin del saldo, cambie el argumento factor. Para obtener una descripcin del mtodo de amortizacin o de depreciacin iacin por doble disminucin del saldo, vea la funcin DDB.
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Sin_cambios es un valor lgico que especifica si deber cambiar al mtodo directo de depreciacin cuando la depreciacin sea mayor que el clculo del saldo en disminucin.

Si el argumento sin_cambios ambios es VERDADERO, Microsoft Excel no cambia al mtodo directo de depreciacin aun cuando sta sea mayor que el clculo del saldo en disminucin. Si el argumento sin_cambios es FALSO o se omite, Excel cambia al mtodo directo de depreciacin cuando la depreciacin epreciacin es mayor que el clculo del saldo en disminucin. Todos los argumentos, excepto el argumento sin_cambios, deben ser nmeros positivos.

ENTERO
Descripcin: Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo. Devuelve la parte entera del nmero que se especifica. Es decir, lo que se encuentra antes de la coma decimal. Sintaxis: =ENTERO(nmero)

Valor: Es un nmero o expresin numrica cualquiera. Observaciones: El efecto de esta funcin no debe confundirse con la opcin de formato sin decimales. Vea la comparacin de distintas opciones de redondeo en la explicacin de la funcin TRUNCAR Ejemplo: Si sumamos 5+5+4 deberamos obtener un total de 14. Sin embargo, el total calculado en D6 resulta igual a 15
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Ocurre que los verdaderos importes de la columna D son 5,40; 5,10 y 4,40 con un total de 14,90. Aplicando formato sin decimales, las fracciones se eliminan en los parciales pro se hacen significativas en el total. En la columna F, en cambio, los decimales s se han eliminado mediante la funcin ENTERO, obtenindose en F6 un total diferente.

EUROCONVERT
DESCRIPCION: Realiza la conversin entre las distintas monedas del sistema monetario europeo. SINTAXIS: =EUROCONVERT(valor; moneda de origen, moneda de destino) Valor: Es un nmero o expresin numrica que el valor que se quiere convertir. Moneda de origen: Es un texto o expresin tipo texto que da el cdigo de tras letras que identifica a la moneda en que est expresado el valor. Moneda de destino: Es un texto o expresin tipo texto que da el cdigo de la moneda en que queremos expresar valor. Los valores de los cdigos de las monedas son los siguientes: ATS cheln austraco DEM, marco alemn BEF, franco belga ESP, peseta espaola EUR, euro FIM, marco finlands FRF, franco francs IEP, libra irlandesa ITL, lira italiana LUF, franco luxemburgus NLG, florn holands PTE, escudo portugus

Las cotizaciones relativas de estas monedas estn fijas por ley y no dependen de la oferta y la demanda. La planilla de la tabla, da la conversin entre euros y marcos alemanes.

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Por ejemplo, la celda C2 dice que 10 marcos alemanes equivalen a 51,13 euros. La celda A11 dice que 100 euros equivalen a 195,58 marcos alemanes. Esta funcin requiere la instalacin del complemento herramientas para el euro.

FECHA
Descripcin: Devuelve el nmero de serie secuencial que representa una fecha determinada. Si el formato de celda era General antes de escribir la funcin, el resultado tendr formato de fecha. Devuelve la fecha correspondiente al ao, mes y da especificados. Sintaxis: =FECHA(ao,mes,da) Ao: Debe ser un nmero comprendido entre 0 y 9999 Mes: Debe ser un nmero comprendido entre 1 y 12 Da: Debe ser un nmero comprendido entre 1 y 31, segn el mes. Los argumentos pueden ser tambin referencias a celdas que contengan valores que cumplan las condiciones anteriores.

Si el parmetro ao es menor a 1900,la funcin considerar la fecha 1900 aos despus. Por ejemplo: =FECHA(102;12;25) corresponde al 25 de diciembre de 2002.

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El valor devuelto por la funcin FECHA es un nmero de serie de fecha. La forma en que aparece la informacin depende del formato que le demos a la celda.

FECHA.MES
Descripcin: Devuelve el nmero de serie que representa la fecha que indica el nmero de meses anteriores o posteriores a la fecha especificada (argumento fecha_inicial). Use FECHA.MES para calcular las fechas de vencimiento que caen en el mismo da del mes que el da de emisin. Devuelve la fecha correspondiente a una cierta cantidad de meses antes o despus de la fecha especfica.

Sintaxis: =FECHA.MES(fecha;meses) Donde la expresin fecha es cualquier dato tipo fecha. Es decir: Un nmero de serie de fecha. Una fecha escrita como DD/MM/AA o similar (siempre entre comillas) Una frmula que devuelva una fecha. Una referencia a una celda que contenga cualquiera de los valores anteriores.

Fecha: Donde la expresin puede ser cualquier dato tipo fecha. Es decir: Un nmero de serie de fecha. Una fecha escrita como DD/MM/AA o similar (siempre entre comillas) Una frmula que devuelva una fecha. Una referencia a una celda que contenga cualquiera de los valores anteriores.

Meses: Un nmero o expresin numrica cualquiera. Si es positivo, la funcin devuelve la fecha que se encuentra esa cantidad de meses despus de la fecha especfica. Si es negativa, la funcin devuelve la fecha que se encuentra esa cantidad de meses antes de la fecha especificada. Observaciones: Esta funcin requiere la instalacin del complemento Herramientas para el euro.

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Ejemplo: Calcula la fecha correspondiente a tres meses despus del doce de junio. Esto es el doce de septiembre, sin importar la duracin de los meses intermedios.

FECHANUMERO
Descripcin: Devuelve el nmero de serie de la fecha representada por texto_de_fecha. Use FECHANUMERO para convertir una fecha representada por texto en un nmero de serie. Devuelve la fecha correspondiente al texto de fecha especificado. Sintaxis: =FECHANUMERO(texto_de_fecha)

Texto_de_fecha: Puede ser: Una fecha entre comillas, en alguno de los formatos de fecha que reconozca Excel. Una referencia a una celda que contenga una fecha escrita como texto.

Por ejemplo, vemos el nmero de serie correspondiente a la Navidad del ao 2003. El efecto de esta funcin es equivalente a aplicarle a un dato tipo fecha el formato General.

El valor devuelto por la funcin FECHANUMERO es un nmero entero. Podemos verla no como fecha, segn el formato que le apliquemos a la celda.

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FIN.MES
Descripcin: Devuelve el nmero de serie del ltimo da del mes, anterior o posterior a la fecha del nmero de mes indicado. Use FIN.MES: Para calcular las fechas de vencimiento que caen en el ltimo da del mes SINTAXIS =FIN.MES (fecha_inicial; meses) Fecha_inicial. Es una fecha que representa la fecha inicial. Las fechas deben especificarse utilizando la funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA (2008; 5; 23) para el 23 de mayo de 2008 Meses. Es el nmero de meses anteriores o posteriores al argumento fecha_inicial. Cuando meses es un valor positivo el resultado es una fecha futura; cuando es un valor negativo, el resultado es una fecha pasada. Si el argumento no es nmero entero se trunca Si el argumento fecha_inicial no es vlida, FIN.MES devuelve el error NUM! Si el argumento fecha_inicial ms el argumento meses da como resultado una fecha que no es vlida, FIN.MES devuelve el valor de error NUM! Ejemplo:

HORA
Descripcin: Devuelve la hora correspondiente al valor especificado como argumento, considerando como un nmero de serie de fecha. Devuelve la hora de un valor de hora. La hora se expresa como nmero entero, comprendido entre 0 (12:00 a.m.) y 23 (11:00 p.m.). Sintaxis =HORA(nm_de_serie)

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Nm_de_serie:

Es la hora que contiene la hora que desea buscar. Las horas pueden

introducirse como cadenas de texto entre comillas (por ejemplo, "6:45 p.m."), como nmeros decimales (por ejemplo, 0,78125, que representa las 6:45 p.m.), o bien como resultado de otras frmulas o funciones, por ejemplo HORANUMERO("6:45 p.m."). Observacin El sistema de fechas predeterminado de Microsoft Excel para Windows y Excel para Macintosh es distinto. Los valores de hora son parte de un valor de fecha y vienen representados por un nmero decimal (por ejemplo, 0.5 representa 12:00 p.m. porque es la mitad de un da). Ejemplo:

HOY
Descripcin: Devuelve el nmero de serie de la fecha actual. El nmero de serie es el cdigo de fecha-hora que Microsoft Excel usa para los clculos de fecha y hora. Si el formato de celda era General antes de escribir la funcin, el resultado tendr formato de fecha. Sintaxis =Hoy() Esta funcin no lleva argumentos. El valor devuelto es un nmero de serie de la fecha. Un nmero de serie igual a 1 corresponde a la hora cero del primero de enero de 1900. La forma en que aparece la informacin depende del formato que le demos a la celda Observacin: Excel almacena las fechas como nmeros de serie secuenciales para que puedan utilizarse en los clculos. De forma predeterminada, el 1 de enero de 1900 es el nmero de serie 1 y el 1 de enero de 2008 es el nmero de serie 39448 porque viene 39.448 das despus del 1 de enero de 1900.

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Las fechas y las horas son valores y, por lo tanto, pueden sumarse, restarse e incluirse en otros clculos. Puede ver una fecha como un valor de serie y una hora como una fraccin decimal, cambiando el formato de la celda que contenga la fecha o la hora a formato General. Dada la complejidad de las reglas que gobiernan la manera en que el programa de clculo interpreta las fechas, stas deben escribirse de la manera ms especfica posible. As obtendr el nivel de precisin ms elevado en los clculos de fechas posible. As obtendr el nivel de precisin ms elevado en los clculos de fechas. Los sistemas de fechas 1900 y 1904 Excel admite dos sistemas de fecha: los sistemas de fecha 1900 y 1904. El sistema de fechas predeterminado para Microsoft Excel para Windows es el 1900 y en el caso de Microsoft Excel para Macintosh es el 1904. Se puede cambiar el sistema de fechas. En el men Herramientas, haga clic en Opciones, a continuacin haga clic en la ficha Calcular y, finalmente, desactive la casilla de verificacin Sistema de fechas 1904. El sistema de fechas cambia automticamente cuando se abre un documento creado en otra plataforma. Por ejemplo, si est trabajando en Excel para Windows y abre un documento creado en Excel para Macintosh, la casilla de verificacin "Sistema de fechas 1904" se activar automticamente. En la siguiente tabla se muestran la fecha inicial y la fecha final de cada sistema de fechas y el valor de serie asociado a cada una de ellas. Para fechas especificadas como valores de texto Cuando se inserta una fecha como un valor de texto, Excel interpreta el ao como se indica a continuacin: Del 00 al 29 Excel interpreta los valores de ao de dos dgitos comprendidos

entre 00 y 29 como los aos 2000 a 2029. Por ejemplo, si escribe la fecha 28-0519, Excel supone que se trata del 28 de mayo del ao 2019. Del 30 al 99 Excel interpreta los valores de ao de dos dgitos comprendidos entre 30 y 99 como los aos 1930 a 1999. Por ejemplo, si escribe la fecha 28-0598, Excel supone que se trata del 28 de mayo de 1998.

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INDICE
Descripcin: Devuelve un valor o la referencia a un valor en una tabla o rango. La funcin INDICE() tiene dos formas: matricial (matriz: utilizada para crear frmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una frmula comn; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.) y de referencia. La forma de referencia siempre devuelve una referencia y la forma matricial siempre devuelve un valor o una matriz de valores. INDICE(matriz;nm_fila;nm_columna) devuelve el valor de una celda o de una matriz de celdas determinada dentro del argumento matriz. INDICE(ref;nm_fila;nm_columna;nm_rea) devuelve una referencia celdas especificadas dentro del argumento ref. INDICE (matriz;nm_fila;nm_columna) Matriz es un rango de celdas o una matriz de constantes. Si matriz contiene slo una fila o columna, el argumento nm_fila o nm_columna que corresponde es opcional. Si matriz tiene ms de una fila y ms de una columna y slo utiliza nm_fila o nm_columna, INDICE devuelve una matriz con toda una fila o columna. Nm_fila: Selecciona, en el rango matriz, la fila desde la cual se devolver un valor. Si se

omite nm_fila, se requiere el argumento nm_columna. Nm_columna: Selecciona, en el rango matriz, la columna desde la cual se devolver un

valor. Si se omite nm_columna, se requiere el argumento nm_fila.

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Observaciones Si se utilizan ambos argumentos nm_fila y nm_columna, INDICE devuelve el valor en la celda de interseccin de los argumentos nm_fila y nm_columna. Si se define nm_fila o nm_columna como 0 (cero), INDICE devuelve la matriz de valores de toda la columna o fila, respectivamente. Para utilizar valores devueltos como una matriz, introduzca la funcin INDICE como una frmula matricial (frmula matricial: frmula que lleva a cabo varios clculos en uno o ms conjuntos de valores y devuelve un nico resultado o varios resultados. Las frmulas matriciales se encierran entre llaves { } y se especifican presionando CTRL+MAYS+ENTRAR.), en un rango horizontal de celdas para una fila y en un rango vertical de celdas para una columna. Para introducir una frmula matricial, presione CTRL+MAYS+ENTRAR. Los argumentos nm_fila y nm_columna deben indicar una celda contenida en matriz; de lo contrario, INDICE devuelve el valor de error #REF! Ejemplo 1 El ejemplo puede resultar ms fcil si lo copia en una hoja de clculo en blanco. Cmo? 1. Cree un libro o una hoja de clculo en blanco. 2. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los encabezados de fila o de columna. Seleccionar un ejemplo de la Ayuda 3. Presione CTRL+C. 4. En la hoja de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. 5. Para alternar entre ver los resultados y ver las frmulas que devuelven los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el men Herramientas, elija Auditora de frmulas y, a continuacin, haga clic en Modo de auditora de frmulas.

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MAX
Descripcin: Devuelve el mximo valor numrico entre argumentos especificados Sintaxis =MAX(nmero1;nmero2; ...) Nmero1, nmero2, ... mximo. Valores o expresiones de cualquier tipo Referencias a celdas o rangos de celda son entre 1 y etc. nmeros de los cuales desea encontrar el valor

Observaciones Puede especificar los argumentos que sean nmeros, celdas vacas, valores lgicos o representaciones numricas en texto. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros causarn errores. Si un argumento es una matriz o referencia, slo se usan los nmeros de esa matriz o referencia. Las celdas vacas, valores lgicos o texto que se encuentren dentro de la matriz o referencia se pasan por alto. Utilice MAXA si no se deben pasar por alto los valores lgicos y el texto. Si el argumento no contiene nmeros, MAX devuelve 0.

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Ejemplo

MAYUSC
DESCRIPCIN: Pone el texto en maysculas. Sintaxis: MAYUSC (texto) Texto: Es el texto que se desea pasar a maysculas. El argumento texto puede ser una referencia o una cadena de texto. Ejemplo:

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MES
DESCRIPCIN: Devuelve el mes de una fecha representada por un nmero de serie. El mes se expresa como nmero entero comprendido entre 1 (enero) y 12 (diciembre). Sintaxis: MES(nm_de_serie)

Nm_de_serie: Es la fecha del mes que intenta buscar. Las fechas deben introducirse mediante la funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o funciones. Por ejemplo, utilice FECHA(2008;5;23) para el da 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto. Ejemplo:

MIN
DESCRIPCIN: Devuelve el valor mnimo de un conjunto de valores Sintaxis: MIN(nmero1;nmero2; ...) Texto: Nmero1, nmero2... valor mnimo. Ejemplo: son de 1 a 255 nmeros de los que se desea encontrar el

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MINUSC
DESCRIPCIN: Convierte todas las maysculas de una cadena de texto en minsculas. Sintaxis: MINUSC(texto)

Texto: Es el texto que se desea convertir en minsculas. MINUSC no cambia los caracteres de texto que no sean letras. Ejemplo:

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MINUTO
Descripcin. Devuelve los minutos correspondientes al valor especializado como argumento, considerando como un nmero de seria de fecha. Los nmeros de serie representan la cantidad de das (y fraccin) transcurridos desde la hora 0:00 del primero de enero de 1900. Sintaxis: = MINUTO(valor) El argumento valor puede ser: Un nmero que se interpretar como nmero de serie de fecha. Una funcin que vuelva un nmero de serie de fecha.

En los nmeros de serie, la parte entera representa los das, y los decimales representan la fraccin de da. Por ejemplo, un dcimo de da representa 2,4 horas o sea, dos horas y 24 minutos. En este caso la funcin MINUTO devolver 24.

NOMPROPIO
Descripcin. Devuelve un texto igual al valor especificado, poniendo en maysculas la primera letra de cada palabra. Sintaxis: = NOMPROPIO(texto) Texto puede ser: Un texto entre comillas Una expresin tipo texto

Texto puede ser tambin un nmero o expresin numrica. En ese caso, la funcin devuelve un texto igual al valor original. Tenemos una lista de apellidos y nombres escritos de distintas formas. En la columna D usamos la funcin NOMPROPIO de modo que los nombres tengan su inicial escrita en letras maysculas.

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NPER
Descripcin. Calcula la cantidad de cuotas o pagos necesarios para amortizar una inversin o prstamo. Sintaxis: =NPER(tasa; cuota; valor inicial; valor residual; tipo) Todos los parmetros son nmeros o expresiones numricas. Tasa es la tasa de inters del prstamo o inversin Cuota es el importe de la cuota o pago por perodo Valor inicial es el monto total del prstamo o inversin Valor residual es el saldo que quedar al completar los pagos. Si se omite, la funcin considera valor residual igual a cero, tal como en el caso de un prstamo que debe ser completamente amortizado. Tipo indica cunto se hacen los pagos. Si tipo es igual a 1, se considera que los pagos se hacen al principio del perodo. Si tipo es igual a 0, se considera que los pagos se hacen al final del perodo. En este caso, tipo puede omitirse. La tasa correspondiente a la misma unidad de tiempo que los pagos: si los pagos son mensuales, la tasa tambin tiene que ser mensual. Por ejemplo, una persona debe solicitar un prstamo de $15,000. El bando ofrece prstamos a un tasa del 3% mensual. Supongamos que la persona est en condiciones de pagar una cuota de $800. Calcular la cantidad de cuota que deber pagar para devolver el dinero.

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Se considera que el valor del prstamo y el importe del pago representan dinero que se mueve en distintos sentidos: el prstamo se recibe mientras que la cuota se paga. El importe del prstamo es positivo y la cuota es negativa.

PAGO
Descripcin. Calcular el valor del pago o cuota para amortizar un prstamo o inversin Sintaxis: =PAGO(tasa; cantidad de cuotas; valor inicial; valor residual; tipo) Todos los parmetros son nmeros o expresiones numricas. Tasa es la tasa de inters del prstamo de inversin Cantidad de cuota es la cantidad de pagos que se efectuarn Valor inicial es el monto total del prstamo o inversin Valor residual es el saldo que quedar al completar los pagos. Si se omite, la funcin considera valor residual igual a cero, tal como en el caso de un prstamo que debe ser completamente amortizado. Tipo indica cunto se hacen los pagos. Si tipo es igual a 1, se considera que los pagos se hacen al principio del perodo. Si tipo es igual a 0, se considera que los pagos se hacen al final del perodo. En este caso, tipo puede omitirse. La tasa correspondiente a la misma unidad de tiempo que los pagos: si los pagos son mensuales, la tasa tambin tiene que ser mensual. Por ejemplo, una persona debe solicitar un prstamo de $15,000. El banco ofrece prstamos a 36 meses a una tasa del 3% mensual. Calculamos la cuota que deber pagarse para devolver el dinero. Se considera que el valor del prstamo y el importe del pago representan dinero que se mueve en distintos sentidos; el prstamo se recibe mientras que la cuota se paga. Por eso el valor devuelto por la funcin siempre es de signo contrario al del valor inicial. Se han omitido los dos ltimos argumentos: valor residual y tipo, lo que equivale a considerar que ambos son iguales a cero.
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PAGOINT
DESCRIPCIN : Devuelve el inters pagado en un perodo especfico por una inversin basndose en pagos peridicos constantes y en una tasa de inters constante. SINTAXIS:PAGOINT(tasa;perodo;nper;va;vf;tipo) Tasa es la tasa de inters por perodo. Perodo es el perodo para el que se desea calcular el inters y que debe estar entre 1 y el argumento nper. Nper es el nmero total de perodos de pago en una anualidad. Va es el valor actual o la suma total de una serie de futuros pagos. Vf es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr despus de efectuar el ltimo pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un prstamo es 0). Tipo es el nmero 0 1 e indica cundo vencen los pagos. Si tipo se omite, se calcular como 0.

Defina tipo como 0 1

Si los pagos vencen Al final del perodo Al inicio del perodo

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Frmula =PAGOINT(A2/12;A3*3;A4;A5)

4398 ipcin (resultado) Inters que se pagar el primer mes para un prstamo con los trminos anteriores (-22,41) 22,41)

=PAGOINT(A2;3;A4;A5)

Inters que se pagar el ltimo ao para un prstamo con los trminos anteriores, cuyos pagos se efectan de forma anual (-292,45)

Nota La tasa de inters se divide por 12 para obtener una tasa mensual. me Los aos de duracin del prstamo se multiplican por 12 para obtener el nmero de pagos.

PAGOPRIN
DESCRIPCIN: Devuelve el pago sobre el capital de una inversin durante un perodo determinado basndose en pagos peridicos y constantes, y en una tasa ta de inters constante.

SINTAXIS: =PAGOPRIN(tasa;perodo;nper;va;vf;tipo) PAGOPRIN(tasa;perodo;nper;va;vf;tipo) Para obtener una descripcin ms completa de los argumentos de PAGOPRIN, vea la funcin VA. Tasa es la tasa de inters por perodo.

Perodo especifica el perodo, que debe estar estar entre 1 y el valor de nper.

Nper es el nmero total de perodos de pago en una anualidad.

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Va

es el valor actual, es decir, el valor total que tiene actualmente una serie de

pagos futuros.

Vf

es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr despus de

efectuar el ltimo pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (es decir, el valor futuro de un prstamo es 0).

Tipo es el nmero 0 1 e indica cundo vencen los pagos.

Defina tipo como 0 u omitido 1

Si los pagos vencen Al final del perodo Al inicio del perodo

Nota

La tasa de inters se divide por 12 para obtener una tasa mensual. El nmero de

aos de duracin del prstamo se multiplica por 12 para obtener el nmero de pagos.

PROMEDIO
DESCRIPCIN: Devuelve el promedio (media aritmtica) de los argumentos.

SINTAXIS: =PROMEDIO(nmero1;nmero2;...) Nmero1, nmero2... obtener. son de 1 a 255 argumentos numricos cuyo promedio desea

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REDONDEAR Descripcin: Redondea el nmero especificado dejando una cantidad dada de decimales.

Sintaxis: = REDONDEAR (valor; decimales) Valor y decimales son nmeros o expresiones numricas cualesquiera. - Si decimales es un nmero con decimales, la funcin solamente tiene en cuenta su parte entera. - Si decimales es un nmero negativo, la funcin redondea a decenas, centenas, etc. La funcin sigue las reglas del "redondeo simtrico". Es decir que si el primer decimal que se descarta es mayor o igual a cinco, se agrega una unidad a la ltima cifra significativa. Por ejemplo, en la planilla de la Figura 47, los verdaderos importes de la columna D (calculados como cantidad por precio unitario) son 5,70; 5,10 y 6,60.

Figura 47. El importe de la celda D2 es 5.70. Al aplicar la funcin REDONDEAR, sin decimales, se suma una unidad al redondear "hacia arriba". Aplicando la funcin REDONDEAR, el primer importe sube a 6, el segundo baja a 5 (eliminando los diez centavos) y el tercero sube a 7.

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En la figura 48 vemos el efecto de la funcin REDONDEAR cuando se indica un nmero negativo de decimales.

Figura 48. Cuando se indica -2 como decimales, la funcin REDONDEAR redondea a las centenas. En este caso al redondear a "menos dos decimales las dos ltimas cifras enteras quedan iguales a cero. Ve la comparacin de distintas opciones de redondeo en la explicacin de la funcin TRUNCAR (Figura68)

REDONDEAR.MAS
Descripcin: Sintaxis: Redondea un nmero hacia arriba, en direccin contraria a cero. =REDONDEAR.MAS(nmero;nm_decimales)

Valor y decimales son nmeros o expresiones numricas cualesquiera. - Si decimales es un nmero con decimales, la funcin solamente tiene en cuenta su parte entera. - Si decimales es un nmero negativo, la funcin redondea a decenas, centenas, etc. Esta funcin redondea "hacia arriba", es decir que, si debe truncar algn decimal, agrega una unidad a la ltima cifra significativa, independientemente de su valor. Por ejemplo, en la planilla de la Figura 49, los verdaderos importes de la columna D (calculados como cantidad por precio unitario son 5,70; 5,10 y 6,60.

Figura 49. la funcin REDONDEAR.MAS redondea hacia arriba todos los importes de la columna D.

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Aplicando la funcin REDONDEAR.MAS, se suma una unidad en todos los importes. Vea la comparacin de distintas opciones de redondeo en la explicacin de la funcin TRUNCAR (Figura68).

REDONDEAR.MENOS
Descripcin: Sintaxis: Redondea un nmero hacia abajo, en direccin hacia cero. =REDONDEAR.MENOS (nmero, nm_decimales)

Valor y decimales son nmeros o expresiones numricas cualesquiera. - Si decimales es un nmero con decimales, la funcin solamente tiene en cuenta su parte entera. - Si decimales es un nmero negativo, la funcin redondea a decenas, centenas, etc. - Esta funcin redondea "hacia abajo". Es decir que trunca todos los decimales ms all de la ltima cifra significativa. Por ejemplo, en la planilla de la Figura 50, los verdaderos importes de la columna D (calculados como cantidad por precio unitario)son 5,70; 5,10 y 6,60.

Figura 50. La funcin REDONDEAR.MENOS redondea hacia abajo todos los importes de la columna D.

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Aplicando la funcin REDONDEAR.MENOS, se eliminan los decimales en todos los importes. Vea la comparacin de distintas opciones de redondeo en la explicacin de la funcin TRUNCAR (Figura68).

SEGUNDO
Descripcin: Devuelve los segundos correspondientes al valor expecificado como Los nmeros de serie argumento, considerado como un nmero de serie de fecha.

representan la cantidad de das (y fraccin) transcurridos desde la hora 0:00 del primero de enero de 1900 Sintaxis: =SEGUNDO(nm_de_serie)

El argumento valor puede ser: - Un nmero, que se interpretar como nmero de serie de fecha. - Una funcin que devuelva un nmero de serie de fecha. En los nmeros de serie, la parte entera representa los das y los decimales representan la fraccin de da. Por ejemplo, un centsimo de da representan 0,24 horas o sea, un poco menos de quince minutos (el 25% de un da). Exactamente catorce minutos con veinticuatro segundos. En este caso la funcin SEGUNDO devolver 24.

Figura 51. El dato escrito en A1 corresponde a veinticuatro segundos luego del ltimo minuto cumplido.

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SI
DESCRIPCION: Devuelve un valor si la condicin especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO. Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y frmulas. SINTAXIS: =SI(prueba_lgica;valor_si_verdadero;valor_si_falso) Prueba_lgica es cualquier valor o expresin que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresin lgica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresin se evala como VERDADERO. De lo contrario, la expresin se evala como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparacin. Valor_si_verdadero es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lgica se evala como VERDADERO, la funcin SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lgica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero est en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lgico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra frmula. Valor_si_falso es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lgica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lgica se evala como FALSO, la funcin SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lgica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, despus de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lgico FALSO. Si prueba_lgica es FALSO y valor_si_falso est en blanco (es decir, despus de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el parntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra frmula. Observaciones Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas ms elaboradas. Vea el ltimo de los ejemplos siguientes. Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalan, la funcin SI devuelve el valor devuelto por la ejecucin de las instrucciones. Si uno de los argumentos de la funcin SI es una matriz (matriz: utilizada para crear frmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una frmula comn; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), cada elemento de la matriz se evaluar cuando se ejecute la instruccin SI. Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basndose en una condicin. Por ejemplo, para contar el nmero de veces que aparece una cadena de texto o un nmero dentro de un rango de celdas, utilice la funcin de hoja de clculo CONTAR.SI. Para calcular una suma basndose en una

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cadena de texto o un nmero dentro de un rango, utilice la funcin SUMAR.SI. Obtenga informacin sobre calcular un valor basado en una condicin.

SIFECHA
Descripcin: Devuelve el tiempo transcurrido entre dos fechas especificas, en aos, meses o das. Sintaxis: =SIFECHA(inicial; final; tipo) Donde inicial y final son datos tipo fecha entre cuales se calcula el tiempo. Es decir: Nmero de serie de fecha. Fecha escritas como dd/mm/aa o similar (siempre entre comillas). Frmulas que devuelvan un a fecha. Referencia a celdas que contengan cualquiera de los valores anteriores.

Tipo: Es un dato texto que indica la unidad en la que se mide el tiempo transcurrido entre las dos fechas. Los valores de tipo pueden ser: Y (de year, ao), para calcular el tiempo en aos. M, para calcular el tiempo en meses. D, para calcular el tiempo en das.

El clculo de la edad exacta en aos cumplidos es mas complejo de lo que podra parecer. No sirve restar el ao d nacimiento al ao actual. Por ejemplo, para una persona nacida en julio de 1980 la diferencia 2003-1980 dara 23 aos, aunque aun no los haya cumplido. Tampoco sirve dividir los das por 365 ya que eso introduce errores por diferente duracin de los meses y por aos bisiestos. La funcin SIFECHA resuelve todos estos problemas. Por ejemplo, en la siguiente planilla calculamos la edad, en aos, para un grupo de personas.

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Esta funcin es tan poco conocida que hasta su nombre es producto de un mal entendido. El nombre en ingls es DATEDIF, algo as como diferencia entre fechas. Pero, quien tradujo a nuestro se fij en el IF final (en ingls, s) y as bautiz la funcin. Los valores de tipo pueden combinarse para calcular fracciones de tiempo. Por ejemplo, en la siguiente plantilla, constan las licencias tomadas por los empleados con sus respectivas fechas de inicio y fin. Se desea conocer la duracin de cada licencia en meses y das.

Los meses completos transcurridos entre inicio y fin de la licencia se calcula con la funcin SIFECHA, indicando una M como segundo argumento. Considerando el primer nombre de la lista: =SIFECHA(B6;C6;M). tal como se ve en la siguiente tabla.

En la columna E no quereos calcular los das transcurridos entre inicio y fin de la licencia, sino los das adicionales a los meses completos. Por ejemplo, la primera persona de la lista tom, en total cincuenta y siete das. Eso equivale a noviembre completo y veintisiete das de diciembre. Queremos obtener esos veintisiete das. Y lo mismo para toda la lista.
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Esta fraccin se calcula con la funcin SIFECHA indicando el parmetro MD como segundo argumento, como se ve en la siguiente tabla.

SLN
Descripcin: Calcula la amortizacin por perodo de un ben, segn el mtodo proporcional. Devuelve la depreciacin por mtodo directo de un bien en un perodo dado. Sintaxis: =SNL(valor inicial, valor residual, vida til) Todos los parmetros de esta funcin son nmeros o expresiones numricas Valor inicial: Es el valor inicial del bien a amortizar. Valor residual: Es el valor del bien una vez cumplida su vida til. Vida til: Es la vida til del bien a amortizar. La suma de las amortizaciones al cabo de la vida til debe ser igual a la diferencia entre el valor inicial y el valor final. Esta funcin hace la diferencia entre valor inicial y final y divide el resultado por la vida til. Por ejemplo, supongamos que se compra un equipo por $5000. Este equipo tiene una vida til de 10 aos, tras los cuales queda un valor residual de $800. Es decir que, a lo largo de diez aos, el bien pierde $4200 de su valor. Si admitimos que la prdida de valor es lineal, resulta una depreciacin anual de $420. Este clculo lo hacemos en la tabla siguiente con la funcin SLN

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Frmula: =SLN(B1,B2,B3)

SUBTOTALES
Descripcin: Realiza diversas operaciones de sumarizacin en una lista filtrada. Devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Generalmente es ms fcil crear una lista con subtotales utilizando el comando Subtotales del grupo Esquema de la ficha Datos. Una vez creada la lista de subtotales, puede cambiarse modificando la frmula Sintaxis: =SUTOTALES (tipo, rango) Rango: Es el rango de valores sobre el cual se hace la sumarizacin. SUBTOTALES. Tipo: Es un nmero o expresin numrica que indica el tipo de sumarizacin (sumar, contar, calcular promedio). Por ejemplo en la siguiente tabla hemos aplicado un filtro de modo que solamente son visibles los registros correspondientes a la regin Sur. La funcin SUBTOTALES calcula el total de ventas de esa regin, aunque el argumento se refiere a todos los importes.

El argumento tipo igual a 9 corresponde a la operacin de sumar. La lista completa de valores para tipo, con sus respectivas operaciones es la siguiente: 1: Calcula el promedio de los valores del rango especifico. 2: cuenta las celdas con contenido numrico en el rango especificado. 3: Cuenta las celdas no vacas en el rango especificado. 4: Devuelve el mximo valor en el rango especificado.
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5: Devuelve el mnimo valor del rango especificado. 6: Multiplica los valores del rango especificado. 7: Calcula el desvo estndar de los valores en el rango especificado. 8: Calcula el desvo estndar de los valores en el rango especificado suponiendo poblacin total. 9: Totaliza los valores del rango especificado. 10: Calcula la varianza de los valores del rango especificado. 11: Calcula la varianza de los valores del rango especificado suponiendo poblacin total. Por ejemplo, en la tabla calculamos las ventas promedio del a regin Oeste.

SUMA
Descripcin: Suma todos los nmeros de un rango. Calcula la sumatoria de los valores especficos dentro de una hoja de Excel. Sintaxis: =Suma(nmero1;nmeror2;) Nmero1;nmero2;... son de 1 a 255 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener. Los nmeros pueden ser: Nmeros o expresiones numricas cualesquiera. Rangos con contenido numrico.

Observaciones: Se tienen en cuenta los nmeros, valores lgicos y representaciones textuales de nmeros que se escriban directamente en la lista de argumentos. Ver los dos ejemplos. Si un argumento es una matriz o una referencia, slo se considerarn los nmeros de esa matriz o referencia. Se pasarn por alto las celdas vacas, los valores lgicos o el texto contenidos en la matriz o en la referencia. Vea el tercer ejemplo a continuacin. Los argumentos que sean valores de error o texto que no se pueda traducir a nmeros provocan errores.
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Ejemplo:

SUMA.SI
Descripcin: Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. Sintaxis: =SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma) Rango de Criterio: Es un rango que contiene valores, textos o expresiones que sern evaluados. Criterio: Es el criterio que deben satisfacer los valores del rango de criterio Rango de Sumar: Es el rango que se suma. Si se omite, la suma se hace sobre el rango de criterio. Observaciones: En la celda F1 vemos os tres argumentos de SUMAR.SI El primero es el rango de las regiones, sobre el cual se aplica el criterio de seleccin. El segundo es la celda donde hemos escrito la regin cuyas ventas queremos totalizar. El tercero es el rango de las ventas, que es lo que queremos totalizar.

Ejemplo: Calcula la sumatoria de un rango, considerando solamente la celdas que satisfagan un criterio especificado.

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SYD
Descripcin: Devuelve la depreciacin por suma de dgitos de los aos de un bien durante un perodo especfico. Se calcula la amortizacin de un bien para un periodo dado, segn el mtodo de suma de los dgitos. Sintaxis: =SYD(costo;valor_residual;vida;perodo) Valor inicial o costo: Es el valor inicial del bien a amortizar. Valor residual: Es el valor del bien una vez cumplida su vida til. Vida til: Es la vida til del bien a amortizar. La suma de las amortizaciones al cabo de la vida til debe ser igual a la diferencia entre el valor inicial y el valor final. Perodo: Es el perodo para el cual se calcula la amortizacin. Observaciones: Todos los parmetros de esta funcin son nmeros o expresiones numricas. El mtodo de suma de los dgitos la depreciacin no es lineal sino decreciente, y pesa ms durante los primeros aos de vida til. Este mtodo, primero se divide el valor del bien por el numero que se obtiene sumndolos aos de vida til.
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Para una vida til de diez aos, el divisor es igual a 1+2+3+4+5+6+7+8+9+10 = 55. Ejemplo:

Para conocer la amortizacin para un periodo dado, se multiplica el cociente anterior por los aos restantes de vida til al comienzo del perodo, por ejemplo, al comienzo del tercer ao, quedan ocho aos de vida til. La amortizacin para ese perodo es 5000/55*8. Esto es igual a $ 727.27; lo que coincide con el valor devuelto por SYD

TASA
Descripcin: Devuelve la tasa de inters por perodo de una anualidad. TASA se calcula por iteracin y puede tener cero o ms soluciones. Si los resultados sucesivos de TASA no convergen dentro de 0,0000001 despus de 20 iteraciones, TASA devuelve el valor de error #NUM! Sintaxis: =TASA(nper;pago;va;vf;tipo;estimar) =TASA(cantidad de pagos;couta;valor inicial;valor residual;tipo;estimar)

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Cantidad de pagos : Es la cantidad de pagos que se efectuarn. Cuota: Es el importe total del prstamo o inversin. Vida inicial: Es el monto total del prstamo o inversin. Valor residual: Es el saldo que quedar al completar los pagos. Si se omite, la funcin considera el valor residual igual a cero, tal como en el caso de un prstamo que debe ser completamente amortizado. Tipo: Indica cundo se hacen los pagos, si tipo es igual a 1, se considera que los pagos se hacen al principio del perodo. Si tipo se igual a 0, se considera que los pagos se hacen al final del perodo. En este caso tipo puede omitirse. Observaciones: Todos los parmetros de esta funcin son nmeros o expresiones numricas. La funcin trabaja por aproximaciones sucesivas. La tasa corresponde a la misma unidad de tiempo que los pagos: si los pagos son mensuales, la tasa calculada tambin es por mes. En este ejemplo se considera que el valor del prstamo y el importe del pago representa dinero que se mueve en distintos sentidos: el prstamo se recibe mientras que la cuota se paga. Por lo tanto el importe del prstamo es positivo y la cuota es negativa.

Calcula la tasa de inters de un prstamo o inversin. La tasa corresponde a la misma unidad de tiempo que los pagos: si los pagos son mensuales, la tasa calculada tambin es por mes. Ejemplos: Una persona compra un televisor de $800.00 en doce cuotas mensuales de $90.00. Qu tasa de inters est pagando? 1) Con Valor de CERO en: Valor Residual, Tipo y Estimacin. Los pagos se hicieron al final del perodo.

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2) Con Valor de CERO en: Valor Residual, Tipo y Estimacin. Los pagos se hicieron al principio del perodo.

TASA.NOMINAL
Descripcin: Devuelve la tasa de inters nominal anual si se conocen la tasa efectiva y el nmero de perodos de inters compuesto por ao. Sintaxis: =TASA.NOMINAL(tasa_efectiva; nm_per_ao) Tasa efectiva: Es la tasa para la cual se quiere calcular la tasa nominal. Perodo: Es la cantidad de perodos de capitalizacin en un ao. Rango de Sumar: Es el rango que se suma. Si se omite, la suma se hace sobre el rango de criterio. Observaciones: Todos los parmetros de esta funcin son nmeros o expresiones numricas.
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El valor devuelto queda expresado como un nmero decimal. Convierte darle a la celda formato de porcentaje. La tasa nominal es tal que (1+tasa efectiva/perodo)elevada (ALT+94) a perodos = 1+ tasa efectiva. Esta funcin requiere la instalacin del complemento Herramientas para el euro. Ejemplo: Calcula la tasa de inters nominal anual. Calculamos la tasa nominal anual correspondiente a una tasa efectiva del 27%, con capitalizacin mensual.

TIR
Descripcin: Devuelve la tasa interna de retorno de los flujos de caja representados por los nmeros del argumento valores. Estos flujos de caja no tienen por que ser constantes, como es el caso en una anualidad. Sin embargo, los flujos de caja deben ocurrir en intervalos regulares, como meses o aos. La tasa interna de retorno equivale a la tasa de inters producida por un proyecto de inversin con pagos (valores negativos) e ingresos (valores positivos) que ocurren en perodos regulares. Sintaxis: TIR(valores;estimar) Valores: es una matriz o una referencia a celdas que contienen los nmeros para los cuales desea calcular la tasa interna de retorno. El argumento valores debe contener al menos un valor positivo y uno negativo para calcular la tasa interna de retorno. TIR: interpreta el orden de los flujos de caja siguiendo el orden del argumento valores. Asegrese de introducir los valores de los pagos e ingresos en el orden correcto. Si un argumento matricial o de referencia contiene texto, valores lgicos o celdas vacas, esos valores se pasan por alto.

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Estimar: es un nmero que el usuario estima que se aproximar al resultado de TIR. Microsoft Excel utiliza una tcnica iterativa para el clculo de TIR. Comenzando con el argumento estimar, TIR reitera el clculo hasta que el resultado obtenido tenga una exactitud de 0,00001%. Si TIR no llega a un resultado despus de 20 intentos, devuelve el valor de error #NUM! En la mayora de los casos no necesita proporcionar el argumento estimar para el clculo de TIR. Si se omite el argumento estimar, se supondr que es 0,1 (10%). Si TIR devuelve el valor de error #NUM!, o si el valor no se aproxima a su estimacin, realice un nuevo intento con un valor diferente de estimar.

Observaciones: TIR est ntimamente relacionado a VNA, la funcin valor neto actual. La tasa de retorno calculada por TIR es la tasa de inters correspondiente a un valor neto actual 0 (cero). La frmula siguiente demuestra la relacin entre VNA y TIR: VNA(TIR(B1:B6),B1:B6) es igual a 3,60E-08 [Dentro de la exactitud del clculo TIR, el valor 3,60E-08 es en efecto 0 (cero).]

TRUNCAR
Descripcin: Trunca un nmero a un entero, suprimiendo la parte fraccionaria de dicho nmero. Sintaxis =TRUNCAR(nmero; nm_decimales) Nmero: Es el nmero que desea truncar. Nm_decimales: Es un nmero que especifica la precisin al truncar. El valor predeterminado del argumento nm_decimales es 0. Observacin: TRUNCAR y ENTERO son similares, ya que ambos devuelven enteros. TRUNCAR suprime la parte fraccionaria del nmero. ENTERO redondea los nmeros al entero menor ms prximo, segn el valor de la porcin fraccionaria del nmero. ENTERO y TRUNCAR son

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diferentes solamente cuando se usan nmeros negativos: TRUNCAR(-4,3) devuelve -4, pero ENTERO(-4,3) devuelve -5, ya que -5 es el nmero entero menor ms cercano.

VA
Descripcin: devuelve el valor actual de una inversin. El valor actual es el valor que tiene actualmente la suma de una serie de pagos que se efectuaran en el futuro. Por ejemplo, cuando pide dinero prestado, la cantidad del prstamo es el valor actual para el prestamista. Sintaxis: VA(tasa;nper;pago;vf;tipo) Tasa: Es la tasa de inters por periodo. Por ejemplo, si obtiene un prstamo para un automvil con una tasa de inters anual del 10 por ciento y efecta pagos mensuales, la tasa de inters mensual ser del 10%/12 o 0,83%. En la formula escribir 10%/12, 0,83% o 0,0083 como tasa. Nper: Es el nmero total de periodos de pago en una anualidad. Por ejemplo, si obtiene un prstamo a cuatro aos para comprar un automvil y efecta pagos mensuales, el prstamo tendr 4*12 (0 48) periodos. La formula tendr 48 como argumento nper. Pago: Es el pago efectuado en cada periodo, que no puede variar durante la anualidad. Generalmente el argumento pago incluye el capital y el inters, pero no incluye ningn otro arancel o impuesto. Por ejemplo, los pagos mensuales sobre un prstamo de $10.000 a cuatro aos con una tasa de inters del 12 por ciento para la compra de un automvil, son de $263,33. En la formula escribir -263,33 como el argumento pago. Si se omite el argumento pago, deber incluirse el argumento vf. Vf: es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr despus de efectuar el ltimo pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un prstamo es 0). Si desea ahorrar 50.000 $ para pagar un proyecto especial en 18 aos, 50.000 $ ser el valor futuro. De esta forma, es posible hacer una estimacin conservadora a cierta tasa de inters y determinar la cantidad que deber ahorrar cada mes. Si se omite el argumento vf, deber incluirse el argumento pago. Tipo: es el numero 0 o 1 e indica el vencimiento de los pagos. Defina tipo como 0 si los pagos vencen al final del perodo y como 1 si los pagos vencen al inicio del perodo Observaciones

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Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos tasa y nper. Si realiza pagos mensuales mensuales sobre un prstamo de 4 aos con un inters anual del 12 por ciento, use 12% / 12 para el argumento tasa y 4*12 para el argumento nper. Si realiza pagos anuales sobre el mismo prstamo, use 12 por ciento para el argumento tasa y 4 para el argumento nper.

Las siguientes funciones se aplican a anualidades:


PAGO.PRINC.ENTRE PAGOPRIN VF PAGO PAGOINT AMORT PAGOPRIN VA TASA VF.PLAN VNA.NO.PER

Una anualidad es una serie de pagos constantes en efectivo que se realiza durante un periodo continuo. Por ejemplo, un prstamo para comprar un automvil o una hipoteca constituye una anualidad. En las funciones de anualidades, el efectivo que paga, por ejemplo, depsitos en cuentas de ahorros, se representa con nmeros negativos; el efectivo que recibe, por p ejemplo, cheques de dividendos, se representa con nmeros positivos. Por ejemplo, un deposito de $1.000 en el banco, se representara con el argumento -1000 1000 si usted es el depositario y con el argumento 1000 si usted es el banco. Si el argumento tasa no o es 0, entonces:

Si el argumento tasa es 0, entonces: (pago * nper) + va + vf = 0

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El resultado es negativo porque representa el dinero que se pagara, un flujo de caja saliente. Si le piden (60.000) para la anualidad, determinara que esta no es una buena inversin, puesto que el valor actual de la anualidad (59.777,15) es inferior a lo que tendra que pagar. La tasa de inters se divide por 12 para obtener una tasa mensual. Los aos de duracin del prstamo se multiplican por 12 para obtener el nmero de pagos.

VF
Descripcin: La funcin VF devuelve el valor futuro de una inversin basndose en pagos peridicos constantes y en una tasa de inters constante. Sintaxis: VF(tasa;nper;pago;va;tipo) Tasa: Es la tasa de inters por perodo. Nper: es el nmero total de perodos de pago en una anualidad. Pago: Es el pago que se efecta cada perodo y que no puede cambiar durante la vigencia de la anualidad. Generalmente, el argumento pago incluye el capital y el inters pero ningn otro arancel o impuesto. Si se omite el argumento pago, se deber incluir el argumento va. Va: Es el valor actual o el importe total de una serie de pagos futuros. Si el argumento va se omite, se considerar 0 (cero) y se deber incluir el argumento pago. Tipo: Es el nmero 0 1 e indica cundo vencen los pagos. Si tipo se omite, se calcular como 0. Defina tipo como 0 si los pagos vencen al final del perodo y como 1 si los pagos vencen al inicio del perodo Observaciones
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Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos tasa y nper. Si realiza pagos mensuales sobre un prstamo de 4 aos con un inters anual del 12 por ciento, use 12% / 12 para el argumento tasa y 4*12 para el argumento nper. Si realiza pagos anuales sobre el mismo prstamo, use 12 por ciento para el argumento tasa y 4 para el argumento nper.

En todos los argumentos el efectivo que paga, por ejemplo depsitos en cuentas de ahorros, se representa con nmeros negativos; el efectivo que recibe, por ejemplo cheques de dividendos, se representa con nmeros positivos.

Ejemplo 1

Ejemplo 2

Nota La tasa de inters anual se divide por 12 porque se capitaliza mensualmente.

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VF.PLAN
DEFINICION: Devuelve el valor de un capital inicial despus de aplicar una serie de tasas de inters compuesto. Utilice VF. PLAN para calcular el valor futuro de una inversin con una tasa variable o ajustable. SINTAXIS: Forma de referencia VF.PLAN (capital;plan_serie_de_tasas) CAPITAL: es el valor actual Plan_Serie_de_tasas: es una matrz con las tasas de inters que se van a aplicar. OBSERVACIONES: Los valores del argumento plan_serie_de_tasas pueden ser nmeros o celdas en blanco; cualquier otro valor generar el valor de erroe #VALOR para VF.PLAN. Las celdas en blanco se interpretan como ceros (sin interes). EJEMPLO El ejemplo ser ms fcil de entender si lo copia a una hoja de clculo en blanco. Cmo? 1.- Cree una hoja de clculo o un libro en blanco. 2.- Seleccione el ejemplo en el tema de ayuda. Nota: No seleccione los encabezados de columna o de fila. Seleccionar un ejemplo de la ayuda. 3.- Presione CTRL+C 4.- En la hoja de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL +V 5.- Para cambiar entre ver los resultados y ver las frmulas que devuelven los resultados, presione CTRL+ (acento grave), o en el grupo Auditora de Frmulas de la ficha frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas

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VNA
DEFINICION: Calcula el valor neto presente de una inversin a a partir de una tasa de descuento y una serie de pagos futuros ( valores valores negativos) e ingresos (valores positivos). SINTAXIS Forma de referencia VNA(tasa;valor1;valor2;.) Tasa :tasa de descuento a lo largo de un periodo. Valor1, Valor2 son de 1 a 254 argumentos que representan los pagos e ingresos Valor1;valor2..deben tener la misma duracin y ocurrir al final de cada periodo VNA usa el orden de valor1;valor2;. Parta interpretar el orden de los flujos de caja. Asegrese de escribir los valores de los pagos y de los ingresos en el orden adecuado. Los argumentos que consisten consisten en nmeros, celdas vacas, valores lgicos o

representaciones textuales de nmeros se cuentan; los argumentos que consisten en valores de error o texto que no se puede traducir a nmeros se pasa por alto. S el argumento es una matriz o una refere referencia, ncia, slo o el texto contenido en la matriz o en la referencia. OBSERVACIONES La inversin VNA comienza un periodo antes de la fecha fecha del flujo de caja de valor1 y termina con el ltimo flujo de caja de la lista. El clculo VNA se basa en flujos de caja futuros. Si el primer flujo de caja se produce al principio del primer periodo, el primer valor se debe agregar al resultado VNA, que no se incluye en los argumentos valores. Para obtener ms informacin, vea los siguientes ejemplos Si n es el nmero de flujos de caja de la lista de valores, la frmula de VNA es: se considerarn los nmeros contenidos en la matriz o en la referencia. Se omitirn las celdas vacas, los valores lgicos

VNA(Valor Actual). La principal diferencia entre VA y VNA es que Va permitir permitir que los flujos de cada comiencen al final o al principio del periodo. A diferencia de los valores variables de flujos de caja en VNA, los flujos de caja en VA deben permanecer constantes durante la inversin. Para obtener ms informacin acerca de anualidades y funciones financieras, vea VA.

Cmo? Es ms sencillo comprender el ejemplo si se copia una hoja de clculo en blanco. 1.- Cree una hoja de clculo o un libro en blanco.
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2.- Seleccione el ejemplo en el tema de ayuda.

Nota: No seleccione los encabezados de columna o de fila 3.- Presione CTRL+C 4.- En la hoja de clculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL +V 5.- Para cambiar entre ver los resultados y ver las frmulas que devuelven los resultados, presione ALT+ (ORDINAL MASCULINO), o bien en la ficha de Frmulas, en el grupo Auditora de Frmulas de la ficha frmulas, haga clic en el botn Mostrar frmulas

FORMULA =VNA(A2:A4;A8)+A3 =VNA(A2;A4;A8;-9000)+A3 ao de 9000.

DESCRIPCION Valor Neto actual de esta inversin Valor neto de esta inversin, con una prdida en el sexto

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PRECIO
DEFINICION: Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal de un valor burstil que paga una tasa de inters periodica. SINTAXIS Forma de referencia PRECIO(liq;vencto;tasa;rentovalor_de_rescate;FREC;base) Importante las fechas deben especificarse mediante la funcin FECHA o como resultado de otras frmulas o funciones. Ejemplo Utilice FECHA (2008:5:23) para el 23 de mayo de 2008. Pueden producirse problemas si las fechas se escriben como texto. LIQUIDACIN: es la fecha de liquidacin del valor burstil. La fecha de liquidacin del valor burstil es la fecha posterior a la fecha de emisin en la comprador adquiere el valor burstil. VENCIMIENTO: Es la fecha de vencimiento del valor burstil. La fecha de vencimiento es cuando expira el valor burstil. TASA: Esla tasa de inters nominal anual ( inters en los cupones) de un valor burstil. RENDIMIENTO: es el rendimiento anual de un valor burstil. VALOR_DE_RESCATE: Es el valor de rescate del valor burstil por cada 100 $ de valor nominal. FRECUENCIA: Es el nmero de pagos de cupn al ao. Para pagos anuales, FREC=1;para pagos semestrales, FREC= 2; para pagos trimestrales, FREC=4 BASE: Determina en qu tipo de base deben contarse los das. OBSERVACIONES Los argumentos liq. Vencimiento, frecuencias y base se trunca a enteros. Si liq o vencto no son una fecha vlida, PRECIO devuelve el valor de error #VALOR!

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Si rendimiento < 0 O si esta < 0, Precio dev devuelve uelve el valor de error #NUM! Si el valor_de_rescate = < 0, Precio devuelve el valor de error #NUM! Si el argumento FREC es un nmero distinto de 1,2 4 PRECIO devuelve el valor de error #NUM! Si base < 0 o si base >4, PRECIO devuelve el valor de error #NUM! Si liq => vencimiento ,PRECIO devuelve el valor de error #NUM! PRECIO se calcula como:

DONDE: DLC: nmero de das desde liquidacin hasta la fecha del prximo cupn E= nmero de das en el periodo de un cupn en el que se encuentra la fecha liquidacin. N= nmero de pagos de cupn entre las fechas de liquidacin y de rescate. A= nmero de ds desde el principio del periodo de un cupn hasta la fecha de liquidacin. FORMULA DESCRIPCION

=PRECIO(A2;A3;A4;A5;A6;A7;A8) 2;A3;A4;A5;A6;A7;A8) Precio de un bono con los trminos anteriores

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PRECIO.DESCUENTO
DESCRIPCION: Devuelve el precio por 100 $ de valor nominal burstil con descuento SINTAXIS Forma de Referencia PRECIO. DECSUENTO (liq.;vencto;descuento;valor_de_rescate;base) Liquidacin: es la fecha de liquidacin del valor burstil. La fecha de liquidacin del valor burstil es la fecha posterior a la fecha de emisin en la que el comprador adquiere el valor burstil. Vencimiento: Es la fecha de vencimiento del valor burstil. La fecha de vencimiento es cuando expira el valor burstil. Descuento: es la tasa de descuento del valor burstil Valor_de_rescate: es el valor de rescate del valor burstil por cada 100 $ de valor nominal. Base: determina en qu tipo de base deben contarse los das.

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OBSERVACIONES Los argumentos liq. Vencimiento, frecuencias y base se trunca a enteros. Si liq o vencto no son una fecha vlida, PRECIO DESCUENTO devuelve el valor de error #VALOR! Si descuento= < 0 O de valor_de_rescate = < 0, Precio.Descuento devuelve el valor de error #NUM! Si base < 0 o si base >4, PRECIO.DESCUENTO devuelve el valor de error #NUM! Si liq => vencimiento ,PRECIO.DESCUENTO devuelve el valor de error #NUM!

Donde? B= Nmero de das en un ao, dependiendo de la base anual que se use. DLV= Nmero de das entre liquidacin y vencimiento. FORMULA =PRECIO.DESCUENTO(A2,A3,A4,A5,A6) DESCRIPCION Precio de un bono con los los trminos Anteriores.

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PRECIO.PER.IRREGULAR.1
DESCRIPCION: Devuelve el precio de un valor burstil con un primer irregular por cada 100 $ de valor nominal. SINTAXIS: =PRECIO.PER.IRREGULAR.1 (

liq;vencto;emisin;prx_cupn;tasa;rento;valor_ liq;vencto;emisin;prx_cupn;tasa;rento;valor_de_rescate;frec;base) Liquidacin: es la fecha de liquidacin del valor burstil. La fecha de liquidacin del valor burstil es la fecha posterior a la fecha de emisin en la que el comprador adquiere el valor burstil. Vencimiento: Es la fecha de vencimiento vencimiento del valor burstil. La fecha de vencimiento es cuando expira el valor burstil. Emisin: es la fecha de emisin del valor burstil Prx_cupn es la fecha del primer cupn del valor burstil Tasa es la tasa de inters del valor burstil Rendimiento: es s el rendimiento anual de un valor burstil Valor_de_rescate: es el valor de rescate del valor burstil por cada 100 $ de valor nominal Frecuencia es el nmero de pagos de cupn al ao. Para pagos anuales FREC=1 semestrales, FREC=2; para pagos trimestrales trimestrale FREC=4 Base determina en que tipo de base deben contarse los das.

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Donde: A= nmero de das comprendidos entre el principio del periodo del cupn hasta la fecha de liquidacin (das acumulados) DCS= Nmero de das desde la liquidacin hasta la fecha del prximo cupn. DFC=Nmero de das desde el principio del primer cupn irregular hasta fecha del primer cupn. E= Nmero de das en el periodo del cupn. N= nmero de pagos de cupn entre la fecha de liquidacin y la fecha de rescate.

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MACROS EN EXCEL
MACROS: Las macros son las herramientas ms poderosas para agilizar y automatizar el trabajo con Excel. Gracias a ellas podemos realizar, rpidamente y en un solo paso, un conjunto de operaciones que, en condiciones normales, nos llevaran mucho ms tiempo. Por ejemplo se muestra un informe que deber ser impreso.

Pero hay un detalle por razones confidenciales, a veces tenemos que imprimir esta planilla ocultando la fila donde aparece el domicilio del cliente. Para hacerlo usamos las opciones formato/fila/ocultar. Cuando queremos recuperar la columna, usamos las opciones formato/fila/mostrar. Para algunos esta clase de tareas puede resultar un poco fastidiosa, y justamente es la clase de operaciones que pueden agilizarse con una macro.

COMO SE CREA UNA MACRO Iniciar la Macro Tome las opciones Herramientas/Macro/Grabar nueva macro Donde dice nombre de la macro escriba ocultar domicilio Donde dice mtodo abreviado apriete la combinacin shift+A. Estas dos teclas junto con control servirn luego para ejecutar la macro. Haga un clic en aceptar.

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Acabamos de encender el grabador de macros, el cual tomar nota de todo lo que hagamos a continuacin y escribir la macro equivalente a esas acciones. A parece tambin una nueva barra de herramientas, como la que se muestra a continuacin. El primer botn de esta barra servir para apagar el grabador cuando hayamos terminado de realizar todos los pasos de la macro.

Ahora que el grabador esta encendido procedemos a ocultar la fila 4: 1. 2. Coloque el cursor sobre cualquier celda de la fila a ocultar (la 4) Tome las opciones Formato/fila/ocultar

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Lista la operacin apagamos el grabador con un clic en el botn de la figura anterior. Si todo sali como esperbamos, el grabador habr registrado la operacin que acabamos de hacer, escribiendo la macro correspondiente, podemos verificarlo hacindola funcionar:

1. 2.

Vaya a cualquier hoja del libro que no tenga oculta la fila 4 Apriete la combinacin control+shift+A, que es la que se indico cuando iniciamos la grabacin.

Como resultado la fila 4 habr quedado oculta. El siguiente paso es crear una segunda macro para volver a mostrar la columna. Pero antes vamos a ver qu es exactamente lo que acabamos de hacer. El cdigo de la macro Creamos una macro y parece que funciona. Ahora vamos a verla por dentro. 1. 2. 3. Tome las opciones herramientas/macro/macros aparece el cuadro siguiente con la lista de macros disponibles. Haga un clic sobre la macro ocultadomicilio Haga clic en modificar

Luego de realizar estos pasos, se abrir una ventana con un nuevo programa: el Editor de visual Basic, ya que las macros son programas escritos en este lenguaje. Cada lnea de la macro es una instruccin que traducida a Visual Basic, equivale a un comando u operacin de Excel. Botones: En el ejemplo ejecutamos las macros mediante una combinacin de teclas. Pero

hay otras formas de hacerlo, probablemente la ms original sea insertar un botn en la planilla. Los botones de macro se obtienen en la barra de herramientas formularios. Si no tenemos esa barra a la vista, la activamos con las opciones ver/barras de herramientas / formularios.

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Botn de macro 1. 2. 3. 4. 5. Haga clic en el botn Botn, dentro de la barra de herramientas Formularios. El puntero de convertir en una pequea cruz. Defina, arrastrando el Mouse, un rectngulo del tamao deseado para el botn Al soltar el botn del Mouse, aparecer el botn en la planilla, junto con el cuadro. Seleccione la macro que quiera asignar al botn. Haga un clic en Aceptar.

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Cambiar el texto del botn Al insertar el botn, este aparece con el nombre botn, seguido de un nmero de orden. Podemos cambiar ese nombre por otro ms descriptivo.

Modificar el texto del botn 1. 2. 3. 4. Haga un clic derecho sobre el botn. Aparece el men contextual. Tome la opcin modificar texto. Aparecer un cursor titilando dentro del texto actual. Borre ese texto y escriba uno ms adecuado. Por ejemplo, oculta el domicilio. Haga un clic fuera de los lmites del botn.

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Una macro puede aplicarse bsicamente sobre cualquier elemento de una planilla. Esto significa que, incluso, podemos asignar de una macro a una imagen. Por ejemplo, insertemos en la planilla una imagen desde la galera de imgenes de Microsoft (Insertar/Imagen/Imgenes Prediseadas). Una vez que se encuentre dentro de la planilla, debemos de hacer un clic derecho sobre ella y seleccionar la opcin Asignar Macro del men contextual. Se abrir una nueva ventana con una lista que incluye todas las macros disponibles. Solo tendremos que seleccionar la que deseamos asignar y hacer un clic en Aceptar. CREAR Y EJECUTAR UNA MACRO Como hemos visto, las macros son una herramienta que permite automatizar muchas de las tareas de Excel. A continuacin veremos un detalla paso a paso, como crear y ejecutar una macro para agilizar un conjunto de operaciones que, de otra forma, nos llevara mucho tiempo realizar.

01 Hagamos una macro para rellenar la columna B con color amarillo para hacerlo vamos a colorear la columna mientras el grabador de macros registra nuestras acciones. Encendemos el grabador tomando las opciones Herramientas/Macros/Grabar Nueva Macro.

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02 Aparece un cuadro donde ingresamos el nombre elegido (color) y la combinacin de teclas con que la ejecutaremos (Control+Shift + C). Esta combinacin la indicamos apretando simultneamente las teclas Shift + C. Al lado, el cuadro de dialogo permite elegir si la macro servir solamente para esta planilla o quedar activa para todas las que utilicemos o creemos con nuestra versin de Excel.

03 En Descripcin podemos escribir un comentario que nos recuerde que es lo que la macro hace, cuando la hicimos, para quien, etc. Este comentario es opcional y tambin podr cambiarse. Una vez completado todas las opciones del cuadro, hacemos un clic en Aceptar, entonces comenzar la grabacin de las acciones realizadas: todo lo que ejecutemos a partir de este momento quedar registrado para la macro.

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04 Para indicar que estamos grabando, Excel hace aparecer una barra de botones que usaremos luego para detener la grabacin. Mientras tanto, todos los movimientos sern registrados por el grabador y traducidos al lenguaje de programacin Visual Basic, el lenguaje de las macros. En el extremo inferior izquierdo de la pantalla tambin se presentar la palabra Grabando hasta que el proceso se detenga.

05 Procedemos a colorear la columna B. La seleccionamos con un clic en su borde superior y luego hacemos un clic en el color amarillo dentro de la paleta de opcin Color De Relleno. Cuando hayamos terminado, hacemos un clic en el botn Detener Grabacin.

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06 Al detener la grabacin, las acciones realizadas se anulan, ya que estaban ejecutndose solamente para ser registradas por la grabadora de macros. Pero la macro que creamos deber estar lista. Entonces podemos probarla en otra hoja del mismo libro, para probar que la columna B queda de color amarilla.

La ejecutamos apretando la combinacin Control+Shift+C, segn indicamos en el cuadro al iniciar la grabacin. Hemos visto ya a grandes rasgos lo que es una Macro y su creacin de una forma muy sencilla, as podemos disear en base a nuestras necesidades utilizando funciones dentro de estas, como tambin realizar presentaciones de botones o pestaas donde nos pueda aparecer una lista determinada para su eleccin, etc. En seguida podremos ver el llenado de una factura donde nos muestra varias macros asignas a varios botones para lograr con mayor facilidad que cada persona que necesite elaborar una factura con solo dar un clic en el botn correspondiente se logre el propsito determinado.

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INTRODUCCIN AL PUNTO DE EQUILIBRIO


Uno de los beneficios ms importantes de la informacin obtenida de la Contabilidad es la capacidad de llevar a cabo anlisis de costos/volmenes/utilidades. La realizacin de este anlisis no es ms que la manipulacin de la informacin derivada de sus anlisis de contribucin. De esta forma se podr determinar volumen de produccin y precio de venta ptimos, que permitirn maximizar las utilidades, minimizando sus costos. Una forma de manipular su margen de contribucin, con el objeto de elaborar un anlisis de costos/volmenes/utilidades, es calcular el Punto de Equilibrio. Este es el punto donde los ingresos totales son iguales a los gastos totales, tanto fijos como variables. Por lo tanto, el punto de equilibrio es el punto en el cual la totalidad de los ingresos es igual a la totalidad de los costos. El punto de equilibrio, presentado en esta forma, permitir planear el nivel de ventas que necesitar para cubrir sus costos totales. Tambin le proporcionar la informacin necesaria para obtener el nivel necesario de rentabilidad. Una forma sencilla de calcular el punto de equilibrio es en unidades, este el nmero de unidades que debern ser vendidas a los niveles actuales de precios para cubrir los costos fijos y variables. El punto de equilibrio en unidades es se aplica mediante la siguiente frmula: Punto de equilibrio (unidades) = costos fijos totales / (precio de ventas unitario costos variables unitarios) La simulacin del punto de equilibrio permitir manejar situaciones diferentes con escenarios que le permitirn tomar decisiones al cambiar los datos en forma voltil cada vez que se oprima la tecla F9. Se prepara con la finalidad de satisfacer las necesidades de nivel y lenguaje de las carreras de Licenciatura en Contadura y de Licenciado en Administracin que se imparten en la Universidad Michoacana de San Nicols de Hidalgo, para darles a conocer en forma prctica los conocimientos bsicos que se requieren en el aspecto del Punto de Equilibrio como una herramienta de la Investigacin Cientfica. En este trabajo se pretende desarrollar un rea del contenido programtico de la asignatura: Matemticas Bsicas, Matemticas Financieras y de Estadstica I, que se imparte a los alumnos que cursan el primero, segundo y tercer semestre de carrera. Adems tienen por objeto proporcionar a los alumnos un material de apoyo que presente

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los mtodos computacionales aplicados de una manera simple, requeridos en el contenido programtico de estas asignaturas de la manera ms clara, rpida y sencilla posible. Al realizar esta simulacin al punto de equilibrio, se ha hecho siempre pensando en los alumnos, con el fin de vencer las dificultades que con frecuencia enfrentan los que cursan dicha asignatura. Ha sido elaborado tomando como gua aplicaciones del programa de estudio de las materias establecidos asignatura. actualmente, y puede tratarse durante el total de sesiones dedicadas a este aspecto especficamente en el semestre, a criterio del profesor de la

SIMULACIN AL PUNTO DE EQUILIBRIO COMO ANLISIS DE CONTRIBUCIN Y MRGENES EN UNA EMPRESA, EN EXCEL. OBJETIVO: Uno de los beneficios ms importantes de la informacin obtenida de la Contabilidad es la capacidad de llevar a cabo anlisis de costos/volmenes/utilidades. La realizacin de este anlisis no es ms que la manipulacin de la informacin derivada de sus anlisis de contribucin. De esta forma se podr determinar volumen de produccin y precio de venta ptimos, que permitirn maximizar las utilidades, minimizando sus costos. Una forma de manipular su margen de contribucin, con el objeto de elaborar un anlisis de costos/volmenes/utilidades, es calcular el Punto de Equilibrio. Este es el punto donde los ingresos totales son iguales a los gastos totales, tanto fijos como variables. Por lo tanto, el punto de equilibrio es el punto en el cual la totalidad de los ingresos es igual a la totalidad de los costos.

SECUENCIA DE EJECUCION: 1.- Abra su Excel con un libro nuevo. 2.- Introduzca los siguientes ttulos como se muestra en las mismas celdas:

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3.- Debemos nombrar las celdas que acabamos de definir para que mantengan su valor y sean reconocidas con ese nombre, para esto se debe seguir el siguiente procedimiento: .- Coloque el cursor en la celda B1 para asignarle el nombre de precio. .- Escriba el nombre Precio en la lista de nombres como se muestra en la siguiente pantalla, no olvidar dar Aceptar (los nombres de variables no aceptan espacios en blanco, utilice como alternativa el guin bajo para separar palabras):

4.- Ahora nombre las otras dos celdas: .- Costos _ fijos .- Costos _ variables Una vez nombradas sus dos celdas, su lista de nombres lucir as:

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5.- Ahora prepare una tabla que posteriormente nos permitir manejar todo el modelo:

6.- En la columna de cantidad vendida introduzca el valor de 10,000 con incrementos de 10,000, de la siguiente forma:

7.- Introduzca ahora, la frmula del ingreso en la celda que les corresponde, y posteriormente copiamos hacia abajo a lo largo del volumen de ventas:

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8.- Ahora hacemos lo mismo con las otras celdas introduciendo las siguientes frmulas:

9.- Y sus valores deben ser estos:


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10.- La grfica del punto de equilibrio se hace marcando las columnas de ingresos, Costos fijos, y Costos totales, despus agregue en el eje de las X, la Cantidad vendida.

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11.- En la grfica de Punto de Equilibrio observamos que a las 40,000 unidades vendidas obtenemos el punto de equilibrio, las prdidas se encuentran a la izquierda del punto de equilibrio y las ganancias a la derecha.

12.- El siguiente paso, es introducir la simulacin, si deseamos simular los costos fijos, debemos introducir un valor aleatorio en la celda de costos fijos, con un intervalo que de 60,000 >= costos _ fijos <= 230,000 de la siguiente manera: =ALEATORIO ( ) * (230000 80000) + 80000 Ahora se oprime la tecla F9 y se producir un nuevo punto de equilibrio cada vez, ya que generar un nuevo valor en los costos fijos. Este ejemplo de simulacin del punto de equilibrio nos permitir manejar diferentes escenarios para determinar los costos fijos adecuados en nuestra planeacin de la empresa. Cada vez que se oprima la tecla F9, se obtendr un nuevo punto de equilibrio con diferentes costos fijos.

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REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS:

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