CONTROL ADMINISTRATIVO

Lina Fuentes Amaya Paula Len Amaya Danila Taboada Castillo

Ramiro Venegas Teora de sistemas

UNIVERSIDAD DEL ATLANTICO Ingeniera industrial Grupo:1

INTRODUCCION La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo que se plane, organiz y distribuy se ajusten lo mximo posible a los objetivos preestablecidos, tarea de la que deben estar muy pendientes los ejecutivos que se encargaron de la planeacin y organizacin. La esencia del control radica en la verificacin de si la actividad controlada est alcanzando o no los objetivos o resultados deseados. El control es un proceso que gua la actividad ejecutada para alcanzar un fin determinado de antemano.

OBJETIVO GENERAL El objetivo principal de este trabajo es estudiar el control como elemento clave de la administracin, que permite detectar errores a tiempo y corregir fallas en su debido momento, aplicando as los mecanismos de control adecuado para cada caso. Los objetivos son los programas que desea lograr la empresa, los que facilitarn alcanzar la meta de esta. Lo que hace necesaria la planificacin y organizacin para fijar qu debe hacerse y cmo.

DEFINICIN DE CONTROL. El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento. Analizando las diferentes definiciones empleadas por administradores como Stoner, Fayol, Robbins, entre otros; estudiando su importancia, su clasificacin y las reas de desempeo. Adems incluiremos el estudio de 3 casos prctico que presenta la empresa "Bikesports C.A." en sus departamentos de administracin, finanzas y mercadeo. Para Robbins (1996) el control puede definirse como "el proceso de regular actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa" (p.654). Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: "El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas" (p.610). Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control "Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios administrativosTiene la finalidad de sealar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repeticin". (p.62). Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son bsicos o esenciales: En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisin de las actividades realizadas. En segundo lugar, deben existir estndares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados. En un tercer lugar, el control permite la correccin de e rrores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas. Y en ltimo lugar, a travs del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, despus de haber hecho las correcciones necesarias.

TIPOS DE CONTROL El control puede definirse como la evaluacin de la accin, para detectar posibles desvos respecto de lo planeado, desvos que sern corregidos mediante la utilizacin de un sistema determinado cuando excedan los lmites admitidos. Tambin puede definirse como la regulacin de actividades de acuerdo con los requisitos de los planes. El objetivo fundamental es asegurar el cumplimiento de los objetivos bsicos de la organizacin. Lo que requiere tener conocimiento de las acciones que se ejecutan, la correlacin existente entre estas acciones respecto al objetivo y la eliminacin de los obstculos que puedan trabar el logro de las metas establecidas. Esta evaluacin de la accin, o regulacin de actividades, el control, en definitiva, adquiere diversos significados si se lo aplica a las Organizaciones, a la Administracin, a la Ciberntica, o a la Teora de Sistemas. B) Administracin: El control para la Administracin tiene tres elementos: 1) Normas que representan una actuacin deseada. Estas pueden ser tangibles o intangibles, vagas o especficas, pero si los interesados no entienden los resultados esperados se crean confusiones. 2) Comparacin de los resultados efectivamente logrados contra las normas. De esa comparacin surge una evaluacin, hecha por alguien competente que luego informa a la Direccin Superior con autoridad para tomar las decisiones correctivas. 3) Acciones correctivas, que como resultado de la evaluacin realizada rectifican los errores detectados para obtener los resultados planeados. Esta tipo de control, si bien tiende a hacerse "Normativo" por el tipo de sancin que implican los incumplimientos, es en definitiva "Utilitario" y refleja el concepto del control administrativo su forma ms amplia. Primero existe una norma, luego una comparacin entre plan y accin, una evaluacin de los desvos y luego la correccin de la autoridad competente. Teora de sistemas: Control, es aquella funcin del sistema, que sostiene las variaciones de lo ejecutado dentro de los lmites permitidos, de acuerdo a un plan . Aqu se enfatiza que existe en todo sistema un plan con objetivos que tienen tolerancias definidas y que las variaciones, fuera de los lmites permitidos, son corregidas por el control. Elementos del Control: De los conceptos anteriores surge que podemos concebir al Control como parte de un todo, o como un Subsistema dentro de un sistema mayor, superando al concepto clsico, esttico, como una etapa ms dentro del proceso administrativo tpico de Planificar, Administrar y Controlar. Esta concepcin del control que lo ubica como un Subsistema dentro del Sistema

Administrativo total de la Organizacin, nos permite analizar los elementos que componen este Subsistema de la siguiente manera:

Una caracterstica o atributo o condicin a controlar. (Norma, Plan, Conducta), Un sistema "anda bien" cuando cumple sus objetivos, para poder controlarlo hay que seleccionar de la totalidad de operaciones que se desarrollan dentro del sistema, aquellas ms relevantes, cuya medida da la pauta del funcionamiento total del sistema. Un mecanismo o sistema sensor, que sea capaz de medir, a intervalos determinados, el atributo bajo control. El desarrollo de tcnicas de control consiste fundamentalmente en disear estos instrumentos de medicin y su colocacin dentro del sistema, de manera tal que el consumo de energas para el control sea lo ms bajo posible. Por ejemplo, el diseo de un buen plan de cuentas y su correcta utilizacin, sern fundamentales para el xito del sistema de control contable. Una red de comunicacin que vincula al instrumento de control con el grupo de control. Siendo el control informacin para evaluar y corregir, es fundamental que en el diseo de la red de comunicacin se tengan presentes los dos principales problemas que se presentan: La longitud y el ritmo del flujo de la informacin. La rapidez que el conocimiento de la informacin requiera, se puede ver afectada por una excesiva amplitud y bifurcaciones en el sistema de comunicaciones internas dentro de la organizacin. El respeto a las lneas jerrquicas, la inexistencia de cronogramas que obliguen al cumplimiento de plazos, etc. son problemas que se presentan. Por otra parte, la corriente de informacin para control no es continua sino alternada, en plazos que el analista de sistemas de control debe establecer con sumo cuidado para que la informacin necesaria para la toma de decisiones correctivas se pueda tomar dentro de lmites tolerables. Una Unidad de Control, para que compare lo planeado con lo ejecutado, detectando la magnitud y el sentido de los desvos. La determinacin de las causas y la adopcin de las medidas correctivas son actividades de los centros de planeamiento y direccin, no del centro de control. Algunos sistemas de control incorporan un instrumento corrector para que el sistema vuelva al equilibrio planeado, esto se denomina sistema de control automtico u homeosttico. P.ej.: el termostato en un sistema de control y regulacin de temperatura. En Administracin CASI TODOS los sistemas de Control presentan la fase de Retroalimentacin, es decir que la informacin genera modificaciones en los subsistemas de Planeamiento o de Direccin, previa

intervencin humana. Son muy pocos aquellos casos en que son posibles implantar mecanismos de correccin automticos.

CONTROL ADMINISTRATIVO El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Cuando hablamos de la labor administrativa, se nos hace obligatorio tocar el tema del control. El control es una funcin administrativa, es decir es una labor gerencial bsica, que puede ser considerada como una de las ms importantes para una optima labor gerencial. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organizacin tienen la obligacin de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administracin. EL CONTROL COMO FASE DEL PROCESO ADMINISTRATIVO A lo largo de nuestras vidas nos vemos envueltos en una serie de organizaciones, ya sean formales o informales, que tienen como propsito alcanzar una meta en comn, a travs de diversos planes establecidos y a travs de los recursos que se posean. Es en ese momento cuando nace el sentido de la administracin, es decir, aquel proceso que llevan a cabo los miembros de una organizacin para lograr captar sus objetivos. La administracin en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciones especficas que son: la planificacin, la organizacin, la direccin y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima utilizacin de los recursos.

IMPORTANCIA DEL CONTROL DENTRO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeo de las actividades de los subordinados para asegurar que los objetivos y planes de la organizacin se estn llevando a cabo. De aqu puede deducirse la gran importancia que tiene el control, pues es solo a travs de esta funcin que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores. Sin embargo es conveniente recordar que no debe existir solo el control a posteriori, sino que, al igual que el planteamiento, debe ser, por lo menos en parte, una labor de previsin. En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estndares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado. Adems siendo el control la ltima de las funciones del proceso administrativo, esta cierra el ciclo del sistema al proveer retroalimentacin respecto a desviaciones significativas contra el desempeo planeado. La retroalimentacin de informacin pertinente a partir de la funcin de control puede afectar el proceso de planeacin. El control es la funcin administrativa por medio de la cual se evala el rendimiento. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Cuando hablamos de la labor administrativa, se nos hace obligatorio tocar el tema del control. El control es una funcin administrativa, es decir es una labor gerencial bsica, que puede ser considerada como una de las ms importantes para una optima labor gerencial. El control es un elemento del proceso administrativo que incluye todas las actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organizacin tienen la obligacin de controlar; Por ejemplo, tienen que realizar

evaluaciones de los resultados y tomar las medidas necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la administracin. El trmino control se utiliza frecuentemente con las siguientes variantes:

Funcin restrictiva y coercitiva Utilizado para evitar ciertos desvos indeseables o comportamientos no aceptados. En este sentido, el control tiene carcter negativo y limitante y muchas veces se interpreta como coercin, delimitacin, inhibicin y manipulacin. Es el denominado control social aplicado en la sociedad y en las organizaciones para inhibir el individualismo y la libertad personal. Sistema automtico de regulacin Utilizado para mantener cierto grado constante de flujo de modo automtico, o el funcionamiento de un sistema. Es el caso del proceso de control automtico en las refineras de petrleo y las industrias qumicas de procesamiento continuo y automtico. El mecanismo de control detecta posibles desvos o irregularidades y proporciona, automticamente, la regulacin necesaria para volver a la normalidad. Cuando algo est bajo control, significa que est dentro de lo normal Funcin Administrativa. Forma parte del proceso administrativo, junto con la planeacin, la organizacin y la direccin

ELEMENTOS DE CONTROL ADMINISTRATIVO FUNCION DE LA ORGANIZACIN: es la parte del proceso de administracin que comprende el establecimiento de una estructura intencional de roles para las personas de una empresa o de una organizacin para asegurar que se identifican todas la tareas necesarias para lograr los objetivos y que estas se ordenan y asignan de la forma adecuada para realizarlas.

PRINCIPIOS: El principio de unidad de objetivo dice que una estructura organizativa es efectiva si permite la contribucin de cada individuo al logro de los objetivos de la organizacin y asegura la eficacia de la organizacin.

El principio de eficiencia declara que una estructura de organizacin debe permitir la obtencin de los objetivos propuestos con el mnimo conste.

UNIDAD DE MANDO: ningn empleado puede responder a ms de un superior, en consecuencia recibir todas las instrucciones por inmediato de un solo superior.

ESPECIALIDAD: forma en la cual se divide el trabajo en tareas ms simples y como estas son agrupadas en unidades organizativas.

DEFINICION DE PUESTOS: En toda organizacin coexisten dos estructuras que deben ser ajustadas, la estructura de procesos (lo que se hace) y la estructura de las personas que ejecutan los procesos (quien lo hace). La definicin de cada puesto de trabajo es el nexo de unin entre estas dos estructuras. En funcin de aquello de lo que hay que hacer, debemos determinar qu competencia profesional es exigible a la persona que ocupe el puesto de trabajo. DIVISION DE TRABAJO: propugna el reparto de las distintas actividades que componen una tarea global entre varios individuos pero no es til bajo cualquier forma posible, sino solo bajo la condicin bsica de la especializacin, es decir, de manera que cada elemento de la estructura se dedique a un conjunto de tareas concretas.

DEPARTAMENTALIZACION: La departamentalizacin es un proceso por el cual se agrupan, entre los rganos de una determinada organizacin, actividades o funciones similares y, lgicamente. SISTEMAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO Los sistemas de control administrativo son tcnicas que permiten recaudar informacin de la organizacin para posteriormente tomar decisiones sobre planeacin y control, para motivar el comportamiento de los empleados y evaluar la eficacia y eficiencia de la organizacin. Los sistemas de control administrativos se componen de sistemas formales e informales.

Los sistemas formales incluyen reglas explcitas, procedimientos, medidas de desempeo y planes incentivos que guan el comportamiento de los gerentes y empleados. stos comprenden a su vez otros sistemas, como el sistema contable administrativo, sistemas de recursos humanos y sistemas de calidad. Los sistemas informarles estn compuestos por valores compartidos, lealtad y compromiso entre los miembros de la compaa, la cultura y las normas no escritas sobre la conducta aceptable para los gerentes y los empleados. Las actividades que incluyen los sistemas de control administrativo estn basados en informacin para: La planeacin. La elaboracin de presupuestos. La evaluacin del desempeo. La distribucin de recursos. La asignacin de recompensas a los empleados.

Los elementos del sistema de control administrativo son: Estados Reportes Sistemas financieros y presupuesto. peridicos estadsticos no financieros. de recompensa.

Objetivos del control administrativo A continuacin vamos a detallar los objetivos del control administrativo en tres categoras: operaciones, informacin financiera y cumplimiento. Objetivos de las operaciones Los objetivos de control en las operaciones permiten la utilizacin eficaz y eficiente de los recursos que utiliza la organizacin. stos deben ser coherentes realistas, ya que a partir de stos se definen las estrategias y se asignan los recursos. Los objetivos operacionales no siempre dependen totalmente de la organizacin, en algunas ocasiones se complica prevenir sucesos externos que atrasan el logro de las metas operativas. En este caso, la informacin

es de utilidad para que la organizacin est prevenida sobre el nivel de alcance de los objetivos. Objetivos relacionados con la informacin financiera stos se refieren a la preparacin de estados financieros confiables, importantes para las relaciones con el exterior, adems de ser una herramienta para la gestin interna y para la toma de decisiones. Contar con suficiente informacin, resumida y clasificada de forma adecuada y conveniente. Presentar los hechos econmicos que reflejen la situacin financiera, los resultados de las operaciones, los flujos de orgenes y aplicaciones de recursos en forma apropiada y razonable. Objetivos de cumplimiento Se refieren al cumplimiento de las leyes y reglamentos de la organizacin que regulan los aspectos de las relaciones sociales, como la normativa civil, laboral, financiera, medio ambiental, de seguridad, etctera. Cuando estos objetivos no se cumplen, puede ocasionar problemas tanto al interior como al exterior de la organizacin, afectando su prestigio.

ETAPAS PARA DISEAR UN CONTROL ADMINISTRATIVO Para disear un sistema de control administrativo que cubra las necesidades de la organizacin, los administradores necesitan identificar centros de responsabilidad, desarrollar menciones del desempeo, establecer una estructura de vigilancia y generacin de informes, ponderar costos y beneficios, y dar la motivacin para tener congruencia entre las metas y el esfuerzo de los trabajadores. Las etapas para disear un sistema de control administrativo son las siguientes: Definicin de los resultados deseados:

El diseo de un buen sistema de control debe iniciarse en funcin de un objetivo fijado por la administracin, determinado el conjunto de acontecimientos deseables en el futuro. Una vez ms queda demostrada la interaccin entre plantacin y control. En esta etapa se debe tratar de que los resultados deseados se expresen en dimensiones cuantificables.

Determinacin de las predicciones que guiaran hacia los resultados deseados:

La idea de que el control administrativo consiste exclusivamente en comparar lo efectivamente producido con lo deseado es errnea. Un control administrativo efectivo es el que se preocupa por determinar con anticipacin los elementos de prediccin que durante el proceso del control ayudaran a la obtencin de los resultados deseados. Determinacin de los estndares de los elementos predictivos en funcin de los resultados:

Lo que se pretende en esta es fijar el nivel que se considera aceptable y con el cual se harn las comparaciones. Es decir, cada elemento predictivo necesita un estndar en funcin de los resultados deseados Especificacin de flujo de informacin :

El xito de un sistema de informacin para ejercer el control administrativo esta en funcin de aplicar la filosofa de la calidad del servicio, es decir barra que preguntarle a cada responsable de las diferentes reas que integran la empresa sean de lnea o bien de staff. Evaluacin y aplicacin de la accin correctiva.

Antes de iniciar la accin correctiva se requiere un anlisis cuidadoso de cada elemento predictivo para detectar donde se encuentran realmente la falla y no emprender acciones correctivas sin estar seguros de la efectividad del remedio. La eleccin final y aplicacin de la correctiva deben ser responsabilidad del ejecutivo de lnea, de modo que dicha accin no perturbe la secuencia normal de actividades. En esta etapa, el administrador debe preguntarse si es imprescindible planear nuevamente, es decir, corregir el curso de accin actual, en el funcin de la correccin propuesta, de tal forma que la brecha entre lo presupuestado y lo real se haga cada vez menor. El control administrativo es un esfuerzo sistemtico que establece normas de desempeo con objetivos de planificacin para disear sistemas de informacin, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar las desviaciones y para medir su importancia, as como para

tomar medidas que garanticen que los recursos se utilicen de forma eficaz y eficiente para alcanzar los objetivos de la organizacin. Son cuatro los pasos en los que se divide el proceso de control:

Establecer normas y mtodos para medir el rendimiento: Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificacin estn definidos en trminos claros y mensurables, que incluyen fechas lmites especficas. Esto es importante por los siguientes motivos: En primer lugar; las metas definidas en forma vaga, por ejemplo, "mejorar las habilidades de los empleados", estas son palabras huecas, mientras los gerentes no comiencen a especificar que quieren decir con mejorar, que pretenden hacer para alcanzar esas metas, y cuando. Segundo; las metas enunciadas con exactitud, como por ejemplo "mejorar las habilidades de los empleados realizando seminarios semanales en nuestras instalaciones, durante los meses de febrero y marzo; se pueden medir mejor, en cuanto a exactitud y utilidad, que las palabras huecas. Y por ltimo; los objetivos mensurables, enunciados con exactitud, se pueden comunicar con facilidad y traducir a normas y mtodos que se pueden usar para medir los resultados. Esta facilidad para comunicar metas y objetivos enunciados con exactitud resulta de suma importancia para el control, pues algunas personas suelen llenar los roles de la planificacin, mientras que a otras se les asignan los roles de control. En las industrias de servicios, las normas y medidas podran incluir el tiempo que los clientes tienen que estar en las filas de un banco, el tiempo que tienen que esperar antes de que les contesten el telfono o la cantidad de clientes nuevos que ha atrado una campaa de publicidad renovada. En una empresa industrial, las normas y medidas podran incluir las metas de ventas y produccin, las metas de asistencia al trabajo, los productos de desecho producidos y reciclados y los registros de seguridad. Medir los resultados: En muchos sentidos ste es el paso ms fcil del proceso de control por que solo es cuestin de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo est bajo control". Tomar medidas correctivos: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (estndares) y si el anlisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un

cambio en una o varias actividades de las operaciones de la organizacin. Por ejemplo; el dueo director de una franquicia podra ver que necesita ms empleados en el mostrador para alcanzar la norma de espera de cinco minutos por clientes establecidos por McDonald's. Por su parte, los controles pueden revelar normas inadecuadas. Dependiendo de las circunstancias, las medidas correctivas podran involucrar un cambio en las normas originales, en lugar de un cambio en la actividad. . Retroalimentacin: Es bsica en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. Siempre ser necesario dar a conocer los resultados de la medicin a ciertos miembros de la organizacin para solucionar las causas de las desviaciones. Se les pueden proporcionar los resultados tanto a los individuos cuyas actuaciones son medidas, como a sus jefes, o a otros gerentes de nivel superior y los miembros del staff. Cada decisin tendr sus ventajas e inconvenientes y depender del tipo de problema que se desee afrontar. En todo caso, la informacin debe darse de la forma ms objetiva posible. Pierde eficacia cuando se incluyen en ellas sentimientos, suposiciones personales, crticas, interpretaciones, juicios, etc. Parece que cuando muchas personas intervienen en la comunicacin de los resultados, incluidos el personal de staff o los supervisores y es difcil ser neutrales, aumenta el riesgo de que surjan el conflicto y actitudes defensivas en los empleados que estn siendo controlados.

CONCLUSIN En conclusin podemos definir el control como la funcin que permite la supervisin y comparacin de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando adems que la accin dirigida se est llevando a cabo de acuerdo con los planes de la organizacin y dentro de los lmites de la estructura organizacional. El control es una funcin administrativa que representa demasiada importancia para el gerente y para la administracin en general. Cada empresa tiene una forma distinta de practicar el control en sus procesos, pero lo que se busca al final es un sistema de control eficaz que ayude en realidad el gerente a manejar un ptimo proceso de operaciones asociado a la planeacin ya realizada

BIBLIOGRAFIA MELINKOFF, Ramn. Los procesos administrativos. Editorial Panapo. Caracas, 1990. ROBBINS, Stephen y COULTER, Mary. Administracin. Quinta edicin. Mxico, 1996.

STONER, James; FREEMAN, R y GILBERT, D. Administracin. Sexta Edicin. Mxico, 1996.