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TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN I. INTRODUCCIÓN La prevención de riesgos laborales en

I. INTRODUCCIÓN

La prevención de riesgos laborales en la empresa debe incluirse en un programa organizativo, superando de esta forma un concepto ya anclado en el pasado que entendía la prevención como un conjunto de acciones aisladas e independientes orientadas tan sólo al cumplimiento de una norma con el simple fin de evitar las consecuencias de su incumplimiento. De ahí, que la organización y/o gestión de la prevención es el marco de referencia de toda acción preventiva.

Esta organización se asienta en un conjunto de principios básicos que, además de constituir su soporte formal, presuponen la asunción de una nueva cultura en la empresa en la que las cuestiones de seguridad, higiene y salud laboral adquieran una importancia relevante cara a la calidad, productividad y cohesión social interna.

El objetivo a conseguir consiste en la detección de los riesgos, su evaluación y el establecimiento de medidas correctoras. Para ello, se emplean distintas técnicas que afectan, unas al análisis de los factores de riesgo antes de producirse el accidente y/o incidente, y otras a la corrección de las posibles deficiencias, partiendo del diseño y finalizando en las operaciones de fabricación y explotación.

La consecución de estos objetivos, como se ha visto en el tema anterior, se facilita notablemente por mediación de la implantación de un sistema de gestión de Prevención de Riesgos Laborales (SGPRL).

La implantación de los sistemas de gestión es un proceso crítico que debe ser planificado con el fin de que se puedan obtener los objetivos. Una vez que se disponga de los procedimientos confeccionados, deben ser implantados en la empresa, tanto en el nivel jerárquico (línea de mando) como en los departamentos.

El éxito de esta fase dependerá de la planificación del proceso y de la implicación de gerencia en el mismo, así como de toda la empresa, dado que la prevención se debe integrar en toda su actividad (artículo 1 del Real Decreto 39/1997).

El SGPRL debe incluirse en el Plan de Prevención, pues sabemos que toda empresa por pequeña que sea tiene la obligación de diseñar un Plan de prevención. Para ello, se tendrán en cuenta la naturaleza de la actividad productiva, la plantilla, los factores de riesgo concurrentes y la estructura organizativa en general. Dentro de este marco, el Plan debe contemplar:

Estructura organizativa y sistema de prevención.

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TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN • Los objetivos generales. • El compromiso

TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

Los objetivos generales.

El compromiso empresarial en prevención de riesgos laborales y la contribución al mismo de toda la estructura organizativa.

Modalidad organizativa elegida: empresario, trabajado/es designados, servicio de prevención propio y servicio de prevención ajeno, con la atribución de las especialidades cuando haya simultaneidad.

Recursos humanos y materiales previstos para llevar a cabo la actividad preventiva.

Asignación de funciones.

Asignación de responsabilidades.

Buenas

trabajo

prácticas

preventivas

y

procedimientos

de

adoptados.

Formación e información del personal.

Mecanismos de participación y consulta.

Vigilancia de la salud.

Protección colectiva-protección individual.

Procedimiento de investigación de accidentes e incidentes.

Procedimiento de evaluación de riesgos.

Documentación del sistema preventivo

Para diseñar este Plan de prevención en la empresa y proceder posteriormente a su aplicación e implementación es necesario tener en cuenta la reforma introducida en la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de prevención de riesgos laborales por la Ley 54/2003, de diciembre, de reforma del marco normativo, y en concreto en lo referente al artículo 16 que trata sobre el Plan de prevención de riesgos laborales, evaluación de los riesgos y planificación de la actividad preventiva.

los

siguientes postulados:

La

gestión

de

la

prevención

deberá

fundamentarse

en

El empresario llevará a cabo la prevención de riesgos laborales mediante la integración de la actividad preventiva en el sistema general de gestión de la empresa.

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TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN • integración de la actividad pr eventiva, a

integración de la actividad preventiva, a su vez, se efectuará

La

a

través de la implantación y aplicación de un Plan de

prevención de riesgos laborales.

Los instrumentos esenciales para la gestión y aplicación de este Plan de prevención son la evaluación de los riesgos y la planificación de la actividad preventiva.

Seguimiento constante de la efectiva ejecución de las actividades preventivas en pos de la mejora continua.

Revisión del Plan de prevención como resultado de la valoración del cumplimiento de dichas medidas o actividades.

La idea del desarrollo e implantación de un SGPRL, se encuentra inmersa tácitamente en la Estrategia Española de Seguridad y Salud en el Trabajo para el período 2007-2012, aprobada por el Consejo de Ministros de 29 de junio de 2007 que dió luz verde a dicha Estrategia Española, que implica ofrecer el correspondiente apoyo a la Estrategia Europea de Seguridad y Salud Laboral presentada por el Ministro de Trabajo y Asuntos Sociales, tras ser asumida por la Comisión Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo.

La Estrategia Española está constituida por ocho objetivos en los cuales se vierten propuestas, actuaciones, medidas, planes de acción, pautas de actuación que tienen como finalidad la reducción de la siniestralidad laboral y la consecución de un nivel de excelencia preventiva; también, se llevan a cabo algunas previsiones que necesitan modificaciones legales, es decir, a través de una norma reglamentaria.

II. OBJETIVOS

Definir la metodología de implantación de los sistemas de gestión de la prevención.

Definir los pasos del proceso de implantación.

Conocer las definiciones e implicaciones prácticas de cada una

de las etapas o fases de desarrollo de un SGPRL.

Aprender a desglosar la fase de implantación en Evaluación, Documentación y Puesta en Marcha.

Aproximarse al conocimiento de los fundamentos de la norma UNE 66177 Sistemas de Gestión. Guía para la integración de los sistemas de gestión.

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TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN III. IMPLANTACIÓN DEL SGPRL La implantación es

TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

III. IMPLANTACIÓN DEL SGPRL

La implantación es el proceso mediante el cual una organización pone en funcionamiento los procedimientos del Sistema de Gestión de la Prevención de los Riesgos Laborales. La implantación de los procedimientos generales es la fase principal y más importante en el establecimiento de un SGPRL, por ello, se debe planificar de forma cuidadosa y se debe obtener el acuerdo de los implicados, para que así se vayan cumpliendo los hitos previstos.

Un SGPRL es el resultado de la combinación ordenada de sus elementos. La ordenación de los elementos de un SGPRL se realiza en siete fases interdependientes. Estas fases son:

Las fases establecidas para la implantación son:

1. Presentación del proyecto

2. Adaptación del sistema a las necesidades de la unidad

3. Organización donde se va a realizar la implantación

4. Elaboración del Plan de Implantación

5. Difusión, información y formación

6. Seguimiento

7. Auditoría

En el caso de que el SGPRL se diseñe e implante en una empresa que cuente con otros sistemas de gestión afines –sistemas de gestión ambiental, sistemas de gestión de calidad, sistemas de seguridad de la información o de responsabilidad social corporativa- debe haber una fase de “Integración de Sistemas de Gestión”.

Esta integración puede ocurrir a lo largo de cada una de las fases anteriores o de forma independiente según la situación particular de cada empresa. En cualquier caso, la integración del SGPRL con el resto de sistemas de gestión aumentará la eficacia y rentabilidad de la gestión trasversal de la organización.

No obstante, conviene abordar los principales sistemas de gestión que afectan a las organizaciones en base a las normas UNE-EN ISO 9001 (2000) sobre calidad, UNE-EN ISO 14001 (2004) sobre medioambiente y el modelo OHSAS 18001(2007) y 18002 (2008) sobre seguridad y salud en el trabajo.

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TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Se pretende con ello, una doble finalidad: •

Se pretende con ello, una doble finalidad:

Establecimiento de un sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo con vistas a su integración en la organización y a su posible certificación voluntaria y externa.

Establecimiento de sistemas de gestión integrados y, en su caso, correspondiente certificación, previa realización de la correspondiente auditoría.

Hace más de doce años que se aprobó la Ley 31/1997, de Prevención de Riesgos Laborales, creando un nuevo marco de referencia y, sin embargo, la siniestralidad laboral no deja de crecer. Se ha llegado a la convicción que la prevención defensiva, definida como aquélla que pretende cumplir las normas para evitar la acción represiva, no es suficiente; más bien parece baldía.

Es necesario pasar a una prevención activa tendente a la excelencia dentro de la mejora de las organizaciones empresariales. Quizás, sea ésta la única fórmula que en estos momentos existe para afrontar con éxito la protección de la salud de los trabajadores mediante la reducción de la accidentalidad a índices asumibles por la sociedad.

Presentación del Proyecto: Durante la reunión de presentación se procederá a presentar el Sistema de Gestión, los distintos documentos que lo componen y las principales características del mismo. También, se solventarán todas aquellas cuestiones o dudas que puedan plantear los responsables de su implantación.

Adaptación del SGPRL a la unidad organizativa. En ocasiones, existe un SGPRL corporativo, debiendo las distintas unidades de la organización adaptarlo a sus propias características. En estos casos, es recomendable seguir los siguientes pasos:

Definición del equipo de trabajo: Para la revisión, análisis y adaptación del Sistema de Gestión, se procederá a crear un grupo de trabajo ad hoc, con las siguientes funciones:

Elaborar los procedimientos específicos obligatorios y aquellos otros documentos que, aun no siendo de carácter obligatorio, se consideren necesarios para la buena marcha del sistema de gestión en la unidad organizativa.

Establecer los hitos de implantación

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TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN • Aprobación de los procedimientos específicos y

TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

Aprobación

de

los

procedimientos

específicos

y

otros

documentos del SGPRL

 

Elaboración del Plan de Implantación

 

En esta fase se realiza la previsión de los recursos económicos, humanos y materiales necesarios para la implantación y funcionamiento del SGPRL. Económicamente se define un presupuesto preventivo con la dotación monetaria que cuenta el SGPRL.

En relación a los recursos humanos, se define la estructura organizativa del SGPRL. Se acuerda la necesidad de contar con profesionales externos o no, y se comunican por escrito para cada cargo o puesto de trabajo cuáles son sus funciones, responsabilidades y autoridad dentro del SGPRL. Es importante que la distribución de responsabilidades y autoridades vayan asociadas. Así, se evitará hacer responsable de funciones preventivas a aquellas personas a quienes no se les haya proporcionado previamente autoridad suficiente para ordenar actuaciones.

Materialmente, se definen el soporte o las herramientas materiales con las que contará la implantación y funcionamiento del SGPRL (aplicaciones informáticas, equipos audiovisuales, etc).

Planificación: La Planificación es la siguiente fase del SGPRL. Comienza en el mismo momento en que la Dirección General de la empresa toma la decisión de crear un SGPRL. En esta fase se emplean distintas técnicas de análisis para estimar la situación real de la empresa en materia de prevención de riesgos laborales. Esta primera evaluación de la situación preventiva es global y básicamente cualitativa. Se trata de tener una referencia general del objeto sobre el que se va a establecer el SGPRL (mapa de procesos de la organización y sus riesgos asociados); en ningún momento se pretende conseguir una evaluación específica de riesgos de los aspectos más particulares de la empresa.

En este momento, además, se debe prestar especial atención a la cultura de la organización. Si se desconoce la cultura general de una empresa se desconoce la empresa, y conocer la empresa es el primer paso –imprescindible- para poder gestionarla. Con los resultados de la evaluación o diagnóstico inicial, la Dirección General elabora la Política preventiva del SGPRL teniendo en cuenta su integración en la política general de la empresa. Aunque el marco de referencia y compromiso preventivo de la Dirección son llevados a cabo en esta fase, la realidad de las implantaciones de un SGPRL demuestra que la

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TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN documentación de la Política ocurre al final de

documentación de la Política ocurre al final de la elaboración de toda la documentación del SGPRL.

Una vez establecida la Política y con los datos iniciales de seguridad en la mano, la Dirección General en colaboración con el resto de responsables de departamento fijan los objetivos y metas preventivas del SGPRL. Estos objetivos y metas son generales y hacen referencia a la situación inicial y global de la seguridad en la empresa. Por ello, estos objetivos y metas suelen ser más bien cualitativos y estratégicos. La experiencia empresarial de la implantación de SGPRL demuestra que la documentación de este tipo de objetivos y metas también suele tener lugar cuando se termina de crear toda la documentación del SGPRL.

Las tareas de planificación parten de la consideración de dos aspectos:

1º. La realización de actividades críticas previas a la puesta en marcha, propiamente dicha, del procedimiento. En ocasiones, la empresa debe llevar a cabo una serie de actividades que la preparen para poder realizar la aplicación del procedimiento con garantías de éxito.

Entre estas actividades pueden estar las siguientes:

Actividades de comunicación y formación.

Actividades de elaboración de documentación complementaria.

Actividades de elaboración de formatos.

Otras

actividades:

compra

de

equipos,

contratación

de

personal, etc.

La realización de las actividades descritas en el diagrama de flujo del procedimiento que se quiere implantar y del propio texto donde quedan descritas las distintas actividades que se han de realizar.

Hay que destacar que el documento nunca va a incluir una relación de todas las actividades, ni una descripción exhaustiva de ellas. Al contrario, el documento relaciona actividades con un cierto grado de criticidad y describe, de forma genérica, tales actividades. Si se considera necesario, para determinadas actividades se establecen instrucciones que las describan y se referencian en el documento (documentación complementaria).

La planificación detallada de la implantación

se

lleva

a

cabo

considerando

de

forma

individualizada

cada

uno

de

los

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TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN procedimientos generales y teniendo en cuenta las

TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

procedimientos generales y teniendo en cuenta las cargas de trabajo que supone y la disponibilidad del personal de las áreas implicadas. Se pueden presentar dos situaciones:

Que la implantación se inicie una vez elaborados todos los Procedimientos Generales.

Que la implantación se realice de forma paralela a la elaboración de los procedimientos, iniciando la implantación de éstos a medida que se elaboran.

El método para planificar es el mismo en ambos casos, aunque en el segundo se complica por no tener una visión de conjunto desde el principio, lo que puede desembocar en una estimación errónea de los recursos necesarios para llevar a cabo la implantación. Como consecuencia, puede ser necesario realizar ajustes a la planificación a medida que se vayan incorporando procedimientos al proceso.

El grupo de trabajo, procederá a elaborar un plan de implantación del SGPRL, el cual incluirá los siguientes aspectos:

Plan de difusión, información y formación.

Fecha de entrada en vigor de los procedimientos

Fecha para su cumplimiento total.

Indicador del grado de cumplimiento.

Responsable de la implantación de cada procedimiento.

Para la planificación de la implantación de cada procedimiento puede utilizarse un formato de "Planificación de la Implantación" como el abajo indicado. En el caso de que el procedimiento se vaya a implantar en distintos centros de la organización, habrá de cumplimentarse un formato para cada uno de ellos particularizando a las personas implicadas del centro de que se trate.

En el formato se reflejará:

Nombre de la empresa.

Código y título del procedimiento a implantar.

Unidad organizativa donde se implantará.

Responsable de la implantación.

Fecha de inicio de la implantación y fecha en que todas las actividades del proceso deben haberse realizado.

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TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN • Relación de documentación co mplementaria a elaborar

Relación de documentación complementaria a elaborar y personas responsables de elaborarla. Si se considera conveniente se pondrá una fecha límite.

Relación de registros de datos a realizar y personas responsables de hacerlo. Si se considera necesario, se pondrá una fecha límite.

Formación específica a llevar a cabo y personas responsables de impartirla, en caso de formación interna, o entidades en caso formación externa. Es conveniente reflejar la fecha en que esta formación se realizará.

Medios extraordinarios. Se explicitarán recursos materiales o humanos no disponibles de forma habitual en el proceso, que son necesarios para llevar a cabo la implantación de acuerdo con la planificación.

Observaciones. Se harán las que se consideren precisas.

Firma del responsable de la implantación y fecha.

Como resultado de lo anterior, se dispondrá de una planificación detallada para cada procedimiento correspondiente.

Implantación: En este estadio comienza el trabajo de campo. Tiene lugar entonces el inicio real de la implantación del SGPRL. Por los elementos que combina, a su vez, se pueden distinguir tres etapas diferentes dentro de la fase de implantación. Éstas son:

Evaluación.

Documentación.

Puesta en marcha.

En la etapa de evaluación se realiza la investigación y análisis exhaustivo de las actividades o trabajos que realiza la empresa. Se trata de llevar a cabo una evaluación de riesgos laborales con todo el rigor y profesionalidad posibles. El proceso lógico comienza recopilando información sobre los lugares, áreas de trabajo, herramientas y equipos, sustancias y productos, el ambiente de trabajo, etc.

A continuación se identifican elementos peligrosos y trabajadores expuestos para concluir con la valoración de los riesgos y toma de medidas y acciones preventivas necesarias.

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TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN El resultado de esta evaluación de riesgos

TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

El

resultado

de

esta

evaluación

de

riesgos

proporciona

la

información necesaria para el comienzo del siguiente periodo.

En este periodo se elabora la documentación del SGPRL –Manual, Procedimientos, Instrucciones de Trabajo y Registros-. Desde entonces, queda reflejada por escrito la forma de hacer las cosas correctamente en la empresa. A partir de este momento el SGPRL ya no es invisible, sino que tiene una imagen real y definida; esta imagen es la que describe el sistema documental del SGPRL.

Habitualmente se comienza elaborando los procedimientos e instrucciones de trabajo, con sus registros asociados. Por último, se redacta el Manual del SGPRL con sus registros asociados, si los hubiera, la Política y los Objetivos y Metas. Estos tres últimos documentos, Política, Objetivos y Metas se incluyen normalmente en el Manual del SGPRL.

La Puesta en marcha comienza con la aplicación práctica de lo que se describe en el manual, procedimientos e instrucciones técnicas del SGPRL y se materializa en la generación de registros.

Se inicia con la aprobación de la documentación por la Dirección General. Principalmente, con la aprobación de procedimientos e instrucciones técnicas. Sigue con la distribución, comunicación, formación y comprensión de la documentación por parte de todos los implicados, continúa indefinidamente con la generación de registros hasta que los Procedimientos e Instrucciones Técnicas dejen de estar en vigor.

La puesta en marcha es la fase que mayor esfuerzo requiere del responsable del SGPRL, porque tiene que conseguir cumplir personalmente y hacer cumplir al resto de trabajadores las tareas del SGPRL. En ocasiones y dependiendo de la cultura de la empresa, sin el respaldo de la Dirección, y la actitud y mentalidad del personal, esto puede convertirse en una misión casi policial.

dar

cumplimiento a los requisitos establecidos en el Sistema de Gestión de la Prevención de Riesgos Laborales, es preciso que todos los miembros de la unidad conozcan cuáles son los hitos a cumplir, los pasos a llevar a cabo, los registros a generar, etc.

El éxito del Plan de Integración se basa que todos los involucrados directa o indirectamente en el proceso de integración conozcan dicho Plan. Para ello, el Plan reserva uno de sus capítulos a la planificación de un programa de comunicación sobre la integración de alcance tanto interno como externo.

Difusión,

información

y

formación:

Para

poder

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TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Generalmente, los planes de in tegración se diseñan

Generalmente, los planes de integración se diseñan sobre el Sistema de Gestión de la Calidad, por lo que es muy posible que nos encontremos con falta de colaboración por parte de los miembros y responsables de los Sistemas de Gestión Ambiental y SGPRL. La publicación del Plan de Integración y las campañas de comunicación interna deberían sensibilizar a todos a favor de la integración.

En particular, se realizarán las siguientes actividades:

Comunicación de responsabilidades

Las responsabilidades asignadas en la etapa de planificación deben ser comunicadas de manera formal a las personas asignadas.

La comunicación se hará de forma escalonada, es decir, el responsable de la implantación del SGPRL lo comunicará a los responsables de la implantación de los procedimientos, éstos a los responsables de las actividades y, éstos a las personas a su cargo.

La comunicación de las responsabilidades supone:

Estipular en detalle todas las tareas que la persona implicada debe llevar a cabo: operativas, de control, de supervisión, de registro y de comunicación.

Entregar la documentación de referencia: los procedimientos y otros documentos necesarios (Normas, etc.)

Indicar

documentación

la

necesidad

de

realizar

complementaria: instrucciones.

Indicar la necesidad de elaborar formatos.

Comunicar la planificación detallada de la implantación del procedimiento.

Formación

Con el fin de adiestrar, informar y formar a todo el personal, se procederá a establecer un programa de formación, el cual incluirá los siguientes niveles formativos:

Formación sobre el sistema para trabajadores.

Formación para los trabajadores con funciones y responsabilidades específicas en los procedimientos.

Formación para los delegados de prevención. Las necesidades de formación se pueden establecer basándose en las siguientes consideraciones:

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TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN - Actividades nuevas de cualquier tipo, incluidas

TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

- Actividades nuevas de cualquier tipo, incluidas en el procedimiento: operativas, de supervisión, de control, de registro o informativas.

- Actividades modificadas.

Control y seguimiento

Es de donde se realiza una comprobación de la fase anterior. El control y seguimiento implica la evaluación y verificación de la eficacia del funcionamiento del SGPRL y el grado de cumplimiento de los Objetivos y Metas planteadas. En esta fase se combinan los elementos de Revisión por la Dirección, Sistema de Indicadores y Auditorias.

A la vista de los resultados del control y seguimiento realizado, esta fase incluye determinar un plan de acciones y medidas correctivas para enmendar las desviaciones o irregularidades del SGPRL.

El diseño de las medidas correctivas implica en ocasiones la aplicación de nuevas técnicas, avances o procedimientos que obligan al SGPRL a retornar a la fase anterior o fase de implantación.

La periodicidad con que esta fase tiene lugar está determinada por la situación de la empresa y el riesgo de sus actividades.

Como cualquiera de los sistemas de gestión, el Plan de Integración posee unos mecanismos de seguimiento para supervisar su propio funcionamiento. Se trata de la elaboración de informes de seguimiento con copia a todas las partes involucradas.

Por último, el Plan de Integración reserva uno de sus apartados a la definición de acciones y recursos destinados a paliar posibles imprevistos. El objeto tanto de las actividades como de la reserva de recursos es la de minimizar los riesgos del Plan de Integración, prevenir el malgasto de recursos durante la integración y aumentar la capacidad de reaccionar ante desviaciones.

Auditoria

Como se ha venido comentando a lo largo del texto, la mejora continua es uno de los principios fundamentales de los SGPRL. Este principio nos permite depurar el SGPRL a través de la elaboración de planes de actuación que corrijan errores o proyecten oportunidades no detectadas con anterioridad.

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TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Para la identificación de errore s y oportunidades

Para la identificación de errores y oportunidades es necesario el establecimiento de un análisis sistemático de la actividad preventiva en la empresa. En este apartado se encuadran dos de las tres herramientas básicas para el análisis, control y seguimiento de los SGPRL: los Indicadores y las Revisiones por la Dirección. La tercera herramienta de gestión es la Auditoria a la que se le ha dedicado el módulo cuarto aparte.

a) SISTEMA DE INDICADORES: Un Indicador, como se propuso en el capítulo de definiciones relacionadas con los SGPRL, es un ratio construido por relación de dos aspectos, uno de los cuales es un aspecto de seguridad laboral con interés para la empresa.

El sentido de los indicadores radica en su utilidad. Los indicadores son usados como medio de información que describe no sólo la situación de un aspecto del SGPRL en un momento dado, sino además, su evolución en el tiempo.

Otros propósitos importantes de creación y uso de Indicadores para el control y seguimiento de un SGPRL son:

1. Establecer, analizar y/o evaluar políticas preventivas.

2. Establecer, analizar y/o evaluar objetivos y metas preventivas (programas o planes de seguridad laboral).

3. Mejorar el entendimiento de los aspectos y funciones preventivas en la empresa y aportar orientación hacia aquellos aspectos que puedan ocasionar un mayor impacto sobre la seguridad del trabajador.

4. Identificar impactos posibles o reales en la salud del trabajador.

5. Establecer, analizar y/o evaluar interacciones entre las acciones preventivas y otros entornos de decisión (ambiental, económico, productivo, etc).

6. Establecer, analizar y/o evaluar el comportamiento preventivo de las empresas.

de

7. Facilitar

las

acciones

de

comunicación

de

problemas

seguridad.

8. Identificar oportunidades de negocio en los planes de mejora.

Esta enumeración de usos y aplicaciones de los indicadores no es una lista exhaustiva y cerrada, ya que con el progresivo desarrollo de

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TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN los propios indicadores van surg iendo nuevas

TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

los propios indicadores van surgiendo nuevas posibilidades de aplicación. Además, dada la amplitud de los trabajos basados en Indicadores de seguridad, la mayoría de los mismos combinan varias utilidades.

los

indicadores además sirven para facilitar la toma de decisiones empresariales. En virtud de esta funcionalidad los indicadores preventivos o de seguridad pueden clasificarse en tres grupos:

Como

herramienta

de

gestión

integrada

en

los

SGPPRL,

Indicadores de Sistema de Gestión o de Efectividad de la Seguridad: Proveen información sobre las actividades de la organización y los resultados de la gestión preventiva. Determinan el grado de cumplimiento de la política y objetivos preventivos propuestos.

Indicadores de Sistema Operacional o de Eficiencia de la Seguridad: Proveen información referente a las condiciones de funcionamiento del proceso productivo. Determinan en qué medida el SGPRL emplea los recursos asignados y estos repercuten en la reducción y eliminación de riesgos y en una mejora de las condiciones laborales.

Indicadores de Excelencia o Eficacia de la Seguridad:

Medida en que el SGPRL consigue cubrir las expectativas de sus clientes (trabajadores y empresa). Aquí se puede aplicar el concepto de gestión de la calidad de “satisfacción del cliente” o grado en el que los trabajadores y empresa perciben que el SGPRL ha cumplido con los acuerdos establecidos.

Al cabo de un tiempo de funcionamiento, un SGPRL requiere la comprobación de si se han realizado o no las actuaciones previstas. Estas comprobaciones, como se vio anteriormente, se llevan a cabo, entre otras herramientas de gestión, utilizando las Auditorías.

Las Auditorías son un eficaz instrumento empresarial para la mejora de las operaciones, destacando este papel positivo frente a la interpretación, ya superada, de un sentido fiscalizador y sancionador. Esta finalidad de mejora debe estar claramente asumida por la Dirección que solicite la Auditoría y las personas cuya gestión es auditada.

En el campo de la Seguridad es relativamente reciente la utilización de las auditorías para comprobar la validez de los programas de actuación. Los fundamentos de las Auditorías de Seguridad, y en particular las del SGPRL, son comunes a los de las aplicadas en otros

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TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN campos, con las particularidades prop ias de los

campos, con las particularidades propias de los factores intervinientes en la gestión de la seguridad laboral.

Como se analiza en el módulo siguiente, la Auditoría, en sentido general, puede definirse como:

"Herramienta de gestión empresarial empleada para la evaluación del cumplimiento de un estándar de referencia y de la adecuación de los medios dispuestos para ello".

Ampliando y adaptando esta definición general al caso de los SGPRL, este tipo de Auditorías se definen como:

“Evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva que evalúa la eficacia, efectividad y fiabilidad del SGPRL, así como si el sistema es adecuado para alcanzar la política y los objetivos de la organización en esta materia”.

No es, por tanto, una simple inspección más o menos detallada sino que se analiza cómo funciona el sistema de prevención a lo largo del tiempo, cómo está concebido, dimensionado y atendido, e intenta vislumbrar qué resultados ofrecerá en el futuro.

La ejecución de una Auditoría de un SGPRL debería surgir de forma voluntaria, siendo asumida por la dirección en cuanto al alcance y dedicación que requiere su realización. Su puesta en práctica debe estar claramente motivada por los objetivos buscados por la empresa, ya que en su ejecución participarán numerosas personas, con notable dedicación de su tiempo, se solicitarán informaciones confidenciales, normalmente se derivarán actuaciones correctoras y todo ello, junto con los honorarios de la entidad auditora, en su caso, sumarán un coste apreciable.

Frente a este considerable coste, la empresa debe ser conocedora de que las mejoras derivadas de la Auditoría compensan con creces, a medio y largo plazo, la dedicación económica prestada.

La decisión de llevar a cabo una Auditoría sobre los SGPRL puede estar motivada por una o varias de las siguientes razones:

Verificación del cumplimiento de la normativa vigente por la Autoridad Laboral competente (obligación legal). Esta obligación legal se deriva del art. 30.6 de la Ley 31/1995 (LPRL):

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TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN “El empresario que no hubiere concertado el

TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

“El empresario que no hubiere concertado el Servicio de Prevención con una entidad especializada ajena a la empresa deberá someter su sistema de prevención al control de una auditoría o evaluación externa, en los términos que reglamentariamente se determinen.”

Además, las empresas que desarrollen las actividades preventivas con recursos propios y ajenos también deberán auditarse.

La auditoría del SGPRL de las empresas que desarrollen las actividades preventivas de esta forma tendrá como objeto las actividades preventivas desarrolladas por el empresario con recursos propios y su integración en el sistema general de gestión la empresa, teniendo en cuenta la incidencia en dicho sistema de su forma mixta de organización, así como en que están coordinados los recursos propios y ajenos en el marco del plan de prevención de riesgos laborales. En este caso, el contenido, la metodología y el informe de la auditoría habrá de adaptarse al objeto establecido. (art. 29.2. RSP y art. 31 bis RSP).

La auditoria a instancia de la propia empresa (voluntariamente) con objeto de:

Analizar la situación tras la implantación de un SGPRL.

Mejorar los sistemas operativos de la prevención y su rentabilidad económica, o la obtención de contratos en los que sea condición necesaria haber sido auditado.

Facilitar una información independiente a terceros, o bien a los empleados, la vecindad, las asociaciones de consumidores, o la sociedad en general.

Siguiendo con los requisitos exigidos por el (art. 30 del RD 39/1997) Reglamento de los Servicios de Prevención, la Auditoría tiene como objetivos directos:

Comprobar cómo se ha realizado la evaluación inicial de riesgos, analizando y verificando en su caso los resultados.

Comprobar el tipo y planificación de las actividades preventivas en relación con la evaluación de riesgos y las características y recursos propios de la empresa o actividad.

Analizar la adecuación de los medios dispuestos a los riesgos existentes, teniendo en cuenta el modo en que están organizados.

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TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN Paralelamente existen otros benefi cios secundarios derivados del

Paralelamente existen otros beneficios secundarios derivados del desarrollo de una Auditoría como, por ejemplo: su uso como catalizador para la sensibilización de todo el personal de la organización; las oportunidades de comunicación directa de los técnicos de prevención con la Dirección de la empresa y el conocimiento de ciertos aspectos de la seguridad por parte de ésta; la formación e información adicional que pueden suministrar los auditores de determinadas facetas poco conocidas o no significadas con anterioridad; o la identificación de responsabilidades no reconocidas ni asumidas en el organigrama.

IV. RESUMEN

En el caso de que el SGPRL se diseñe e implante en una empresa que cuente con otros sistemas de gestión afines –sistemas de gestión ambiental, sistemas de gestión de calidad, sistemas de seguridad de la información o de responsabilidad social corporativa- debe haber una fase de “Integración de Sistemas de Gestión”.

La implantación de los sistemas de gestión es un proceso crítico que debe ser planificado con el fin de que se puedan obtener los objetivos. Una vez que se disponga de los procedimientos confeccionados, deben ser implantados en la empresa, tanto en el nivel jerárquico (línea de mando) como en los departamentos.

Con el fin de lograr una correcta implantación de los SGPRL, es necesario que se involucre toda la empresa en el proceso, de ello dependerá, en gran medida, el éxito del proyecto.

Para lograr este objetivo es necesario que se planifique el proceso de implantación y se realice una difusión del mismo en toda la organización.

La puesta en marcha de la integración del SGPRL, se inicia con la aprobación de la documentación por la Dirección General. Principalmente, con la aprobación de Procedimientos e Instrucciones Técnicas. Sigue con la distribución, comunicación, formación y comprensión de la documentación por parte de todos los implicados, continúa indefinidamente con la generación de registros hasta que los Procedimientos e Instrucciones Técnicas dejen de estar en vigor.

La puesta en marcha es la fase que mayor esfuerzo requiere del Responsable del SGPRL, porque tiene que conseguir cumplir personalmente y hacer cumplir al resto de trabajadores las tareas del SGPRL. En ocasiones y dependiendo de la cultura de la empresa, sin

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TEMA 2. IMPLANTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN el respaldo de la Dirección, y la

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el respaldo de la Dirección, y la actitud y mentalidad del personal, esto puede convertirse en una misión casi policial.

Al cabo de un tiempo de funcionamiento, un SGPRL requiere la comprobación de si se han realizado o no las actuaciones previstas. Estas comprobaciones, como se vio anteriormente, se llevan a cabo, entre otras herramientas de gestión, utilizando las Auditorías.

Las Auditorías son un eficaz instrumento empresarial para la mejora de las operaciones, destacando este papel positivo frente a la interpretación, ya superada, de un sentido fiscalizador y sancionador. Esta finalidad de mejora debe estar claramente asumida por la Dirección que solicite la Auditoría y las personas cuya gestión es auditada.

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