Sistema de planificacin de recursos empresariales

Los sistemas de planificacin de recursos empresariales , o ERP (por sus siglas en ingls, Enterprise Resource Planning) sonsistemas de informacin gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de produccin y de los aspectos de distribucin de una compaa en la produccin de bienes o ser icios! La planificacin de recursos empresariales es un trmino deri ado de la planificacin de recursos de manufactura ("#$%%) y seguido de la planificacin de requerimientos de material ("#$)& sin embargo los '#$ han e olucionado hacia modelos de suscripcin por el uso del ser icio (SaaS, cloud computing)! Los sistemas '#$ tpicamente manejan la produccin, logstica, distribucin, in entario, en os, facturas y contabilidad de la compaa de forma modular! Sin embargo, la planificacin de recursos empresariales o el soft(are '#$ puede inter enir en el control de muchas acti idades de negocios como entas, entregas, pagos, produccin, administracin de in entarios, calidad de administracin y la administracin de recursos humanos! Los sistemas '#$ son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que el cliente y el p)blico general no est*n directamente in olucrados! 'ste sistema es, en contraste con el sistema de apertura de datos ( front office), que crea una relacin administrati a del consumidor o ser icio al consumidor (+#"), un sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrnicos tales como comercio electrnico, administracin electrnica,

telecomunicaciones electrnicas y finan,as electrnicas& asimismo, es un sistema que trata directamente con los pro eedores, no estableciendo )nicamente una relacin administrati a con ellos (S#")! Los '#$ funcionaban ampliamente en las empresas! 'ntre sus mdulos m*s comunes se encuentran el de manufactura o produccin, almacenamiento, logstica e informacin tecnolgica, incluyen adem*s la contabilidad, y suelen incluir un sistema de administracin de recursos humanos, y herramientas de mercadotecnia y administracin estratgica! Los '#$s de )ltima generacin tienden a implementar en sus circuitos una abstraccin de la administracin denominada "'+-. ("todo de '/presin de +ircuitos -dministrati os

.ormali,ado), lo cual los pro ee de una gran fle/ibilidad para describir diferentes circuitos usados en distintas empresas! 'sto simplifica la regionali,acin y la adaptacin de los '#$s a diferentes mercados erticales

Definicin
Los sistemas de planificacin de recursos empresariales son sistemas de gestin de informacin que automati,an muchas de las pr*cticas de negocio asociadas con los aspectos operati os o producti os de una empresa! Las aplicaciones '#$ son sistemas de gestin global para la empresa! Se caracteri,an por estar compuestos por diferentes mdulos! 'stas partes son de diferente uso, por ejemplo0 produccin, entas, compras, logstica, contabilidad (de arios tipos), gestin de proyectos, 1%S, in entarios y control de almacenes, pedidos, nminas, etc! Lo contrario sera como considerar un simple programa de facturacin como un '#$ por el simple hecho de que una empresa integre )nicamente esa parte! Los objeti os principales de los sistemas '#$ son0 2ptimi,acin de los procesos empresariales! -cceso a la informacin! $osibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organi,acin! 'liminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera!

'l propsito fundamental de un '#$ es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos r*pidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin! Los beneficios que puede aportar una herramienta de '#$ se resumen en la resolucin de los problemas contables, mercantil o fiscal de la empresa! -simismo, puede permitir un mayor control del inmo ili,ado en el in entario permanente, conciliacin bancaria, liquidacin de impuestos, etc! Las caractersticas que distinguen a un '#$ de cualquier otro soft(are empresarial son que deben ser modulares y configurables0 Modulares! Los '#$ entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus procesos! 3na entaja de los '#$, tanto econmica como tcnica, es que la funcionalidad se encuentra di idida en mdulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente! 'jemplo0 entas, materiales, finan,as, control de almacn, recursos humanos, etc! Configurables! Los '#$ pueden ser configurados mediante desarrollos en el cdigo del soft(are! $or ejemplo, para controlar in entarios, es posible que una empresa necesite manejar la particin de lotes pero otra empresa no! Los '#$ m*s a an,ados suelen incorporar herramientas de programacin de cuarta generacin para el desarrollo r*pido de nue os procesos! 2tras caractersticas destacadas de los sistemas '#$ son0 4ase de datos centrali,ada! Los componentes del '#$ interact)an entre s consolidando las operaciones!

'n un sistema '#$ los datos se capturan y deben ser consistentes, completos y comunes!

Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos para alinearlos con los del sistema '#$! 'ste proceso se conoce como reingeniera de procesos, aunque no siempre es necesario!

Las soluciones '#$ en ocasiones son complejas y difciles de implantar debido a que necesitan un desarrollo personali,ado para cada empresa partiendo de la configuracin inicial de la aplicacin, que es com)n! Las personali,aciones y desarrollos particulares para cada empresa requieren de un gran esfuer,o en tiempo, y por consiguiente en dinero, para modelar todos los procesos de negocio de la ida real en la aplicacin! Las metodologas de implantacin de los '#$ en la empresa no siempre son todo lo simples que se deseara, dado que entran en juego m)ltiples facetas! 5o hay recetas m*gicas ni guiones e/plcitos para implantaciones e/itosas& solamente trabajo bien reali,ado, una correcta metodologa y aspectos que deben cuidarse antes y durante el proceso de implantacin, e inclusi e cuando el sistema entra en funcionamiento! $or ello, antes, durante y despus de la implantacin de un '#$ es con eniente efectuar los siguientes procedimientos0 6efinicin de resultados que obtener con la implantacin de un '#$! 6efinicin del modelo de negocio! 6efinicin del modelo de gestin! 6efinicin de la estrategia de implantacin! ' aluacin de oportunidades para soft(are complementario al producto '#$! -lineamiento de la estructura y plataformas tecnolgicas! -n*lisis del cambio organi,ati o! 'ntrega de una isin completa de la solucin que implantar! %mplantacin del sistema! +ontroles de calidad! -uditora del entorno tcnico y del entorno de desarrollo!

Implementacin
6ebido a que cubre una amplia gama de aspectos de la gestin de una empresa, un sistema de soft(are '#$ est* basado en algunos de los productos de soft(are de mayor tamao y complejidad en la industria! -l implementar tales sistemas en una compaa, la metodologa tradicional sola in olucrar a un grupo de analistas, programadores y usuarios! 'ste fue el esquema que se emple, por lo menos, hasta el desarrollo de %nternet! 'sta permite a los consultores tener acceso a las computadoras de la compaa con el fin de poder instalar los datos actuali,ados y estandari,ados de implementacin del '#$, sin ayuda profesional! 'ste

tipo de proyectos pueden llegar a ser muy caros para grandes compaas, especialmente para las transnacionales! Las compaas especiali,adas en la implementacin del '#$, sin embargo, pueden agili,ar estos procesos y completar la tarea en menos de seis meses con un slido e/amen piloto! - la hora de reali,ar la implementacin de los sistemas '#$, las compaas muchas eces buscan la ayuda de un pro eedor o endedor de '#$ o de consultoras tecnolgicas! La consultora en materia de '#$ es de dos tipos, la consultora de negocios y la consultora tcnica! La consultora de negocios estudia los procesos de negocios actuales de la compaa y e al)a su correspondencia con los procesos del sistema '#$, lo cual generalmente incluye la personali,acin de ciertos aspectos de los sistemas '#$ para las necesidades de las organi,aciones! La consultora tcnica muchas eces implica programacin! La mayora de los endedores de '#$ permiten modificar su soft(are para las necesidades de los negocios de sus clientes! "uchas de las empresas que buscan la implantacin de un '#$ cometen el error de buscar soluciones a bajo coste, o no contratar a una empresa integradora! 'ste tipo de empresa, no solamente les ayuda en la implantacin sino que les apoya a isuali,ar a su cliente en todos los aspectos de su negocio tanto en hard(are, soft(are y en la administracin del cambio! $ersonali,ar un paquete '#$ puede resultar muy costoso y complicado, porque muchos paquetes no est*n diseados para su personali,acin, as que muchos negocios implementan sus sistemas '#$ siguiendo las mejores pr*cticas de la industria! -lgunos paquetes '#$ son muy genricos en sus reportes e informes& la personali,acin de dichos elementos se debe hacer en cada implementacin! 's importante tener en cuenta que en ciertas ocasiones tiene mucho m*s sentido la compra de paquetes de generacin de reportes fabricados por terceros y que est*n hechos para interactuar directamente con el '#$! 7oy en da, un buen n)mero de sistemas '#$ tienen una interfa, 8eb! La entaja de este tipo de interfa, es que no requiere la instalacin de una aplicacin cliente! "ientras se tenga una cone/in a %nternet (o a la red local de la empresa, seg)n sea el caso), se puede acceder a los '#$ basados en 8eb a tra s del tpico na egador (eb!

Ventajas
3na empresa que no cuente con un sistema '#$, en funcin de sus necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de soft(are cerradas, que no se pueden personali,ar, y no se optimi,an para su negocio! 6iseo de ingeniera para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptacin hasta la satisfaccin completa, una compleja administracin de interdependencias de los recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniera y de la re isin y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc! La entaja de tener un '#$ es que todo esto, y m*s, est* integrado! 'l cambio como un producto est* hecho en los detalles de ingeniera, y es como ahora ser* hecho! La efecti idad de datos puede usarse para el control cuando el cambio ocurra desde una ersin anterior a la nue a, en ambos productos los datos an encaminados hacia la efecti idad y algunos an a la suspensin del mismo! $arte del cambio puede incluir la etiqueta para identificar el n)mero de la ersin (cdigo de barras)! La seguridad de las computadoras est* incluida dentro del '#$, para proteger a la organi,acin en contra de crmenes e/ternos, tal como el espionaje industrial y crimen interno, tal como mal ersacin! 3na falsificacin en el escenario de los datos puede

in olucrarterrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner eneno en los productos alimenticios, u otro sabotaje! La seguridad del '#$ ayuda a pre enir el abuso! 7ay conceptos de mercadotecnia y entas (los que incluyen +#" o la relacin administrati a con los consumidores, bac9 end (el trabajo interno de la compaa para satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye control de calidad, para asegurarse que no hay problemas no arreglados, en los productos finales& cadena de abastecimiento (interaccin con los pro eedores y la infraestructura)! :odo esto puede ser integrado a tra s de la '#$, aunque algunos sistemas tengan espacios de menos comprensibilidad y efecti idad! Sin un '#$ que integre todo esto, puede ser complicado para la administracin de la manufactura!

Desventajas
"uchos de los problemas que tienen las compaas con el '#$ se deben a la in ersin inadecuada para la educacin continua del personal rele ante, incluyendo los cambios de implementacin y de prueba, y una falta de polticas corporati as que afectan a cmo se obtienen los datos del '#$ y como se mantienen actuali,ados! Limitaciones y obst*culos del '#$ incluyen0 'l /ito depende en las habilidades y la e/periencia de la fuer,a de trabajo, incluyendo la educacin y como hacer que el sistema trabaje correctamente! "uchas compaas reducen costos reduciendo entrenamientos! Los propietarios de pequeas empresas est*n menos capacitados, lo que significa que el manejo del sistema '#$ es operado por personal que no est* capacitado para el manejo del mismo! +ambio de personal, las compaas pueden emplear administradores que no est*n capacitados para el manejo del sistema '#$ de la compaa empleadora, proponiendo cambios en las pr*cticas de los negocios que no est*n sincroni,ados con el sistema! La instalacin del sistema '#$ es muy costosa! Los endedores del '#$ pueden cargar sumas de dinero para la reno acin de sus licencias anuales, que no est* relacionado con el tamao del '#$ de la compaa o sus ganancias! 'l personal de soporte tcnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas de la estructura corporati a! Los '#$ son istos como sistemas muy rgidos, y difciles de adaptarse al flujo

especfico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compaas, este punto se cita como una de las principales causas de falla! Los sistemas pueden ser difciles de usarse! Los sistemas pueden sufrir problemas de ;cuello de botella;0 la ineficiencia en uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros participantes! "uchos de los eslabones integrados necesitan e/actitud en otras aplicaciones para trabajar efecti amente! 3na compaa puede lograr est*ndares mnimos, y luego de un tiempo los ;datos sucios; (datos ine/actos o no erificados) reducir*n la confiabilidad de algunas aplicaciones!

3na e, que el sistema est establecido, los costos de los cambios son muy altos (reduciendo la fle/ibilidad y las estrategias de control)!

La mala imagen de unin de la compaa puede causar problemas en su contabilidad, la moral de sus empleados y las lneas de responsabilidad!

La resistencia en compartir la informacin interna entre departamentos puede reducir la eficiencia del soft(are!

7ay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales de los socios!

Los sistemas pueden tener e/cesi a ingeniera respecto a las necesidades reales del consumidor!

ERP versus software de gestin

La clasificacin de un determinado soft(are de gestin como '#$ determina que disponga de una serie de requisitos y funcionalidades que posibiliten su diferenciacin! 'n el mercado del soft(are de hoy en da es habitual que cualquier suite de gestin pretenda un mayor reconocimiento (por lo general irreal, dado que es igualmente necesario un soft(are de gestin normal que un '#$, slo que para ni eles diferentes) por el hecho de ser conocida como '#$ en lugar de como soft(are de gestin! -s podemos er como estrategias de mar9eting que determinados programas de gestin que lle an en el mercado arios aos, cambian bruscamente su denominacin a '#$, buscando un nicho de trabajo superior (por lo general acompaado de una mayor remuneracin, reconocimiento, etc) sin incrementar proporcionalmente la funcionalidad! La principal diferencia estriba en la definicin! 3n '#$ es una aplicacin que integra en un )nico sistema todos los procesos de negocio de una empresa! -dicionalmente se pretende que todos los datos estn disponibles todo el tiempo para todo el mundo en la empresa (ob iando por el momento permisos sobre disponibilidad, etc) de una manera centrali,ada! 'sto descarta como '#$ aquellos programas basados en m)ltiples aplicaciones (denominados com)nmente suites) independientes o modulares que duplican la informacin (aun cuando la enlacen autom*ticamente) o no la centrali,an en una )nica base de datos! :ambin elimina aquellos programas que se basan en sistemas de base de datos de ficheros independientes (sin motor de base de datos)! $or otra parte la definicin tradicional nos dice que los '#$ est*n diseados para modelar y automati,ar todos los procesos b*sicos con el objeti o de integrar informacin a tra s de la empresa, eliminando complejas cone/iones entre sistemas distintos! 3n '#$ es una arquitectura de soft(are que facilita el flujo de informacin entre las funciones de manufactura, logstica, finan,as y recursos humanos de una empresa! -s que a la caracterstica de la base de datos centrali,ada y de que los componentes del '#$ interact)en entre s, consolidando todas las operaciones, se debe aadir que en un sistema '#$ los datos se introducen una sola e,, debiendo mantener la consistencia, y ser completos! +omo caracterstica colateral se puede aadir que, normalmente, las empresas deben de modificar algunos de sus procesos para alinearlos con los del sistema '#$! 's lo que se conoce como #eingeniera de $rocesos!

'stas caractersticas b*sica debieran permitir diferenciar b*sicamente entre una suite de gestin (habitualmente compuesta de programas o mdulos de facturacin y contabilidad) y un '#$ puro que debiera incluir todas aquellas funcionalidades que una empresa pueda necesitar (gestin de proyectos, gestin de campaas, comercio electrnico, produccin por fases, tra,abilidad, gestin de la calidad, gestin de cajas descentrali,adas o centrali,adas (:$<s), pasarelas de pago electrnico, gestin de la cadena de abastecimiento, logstica, etc) integradas y enla,adas entre s! 5o basta con tener algunas de esas funcionalidades! #ealmente es necesario tener todas, aun cuando no siempre las empresas las necesiten en este momento! $ero deben de estar disponibles internamente para suplir las necesidades futuras! 'l saber si una empresa necesita o no un '#$ o una simple suite de gestin es otro asunto, no obstante la definicin y caractersticas de un '#$ debieran quedar claros! -s por ejemplo la gestin correcta de la cadena de abastecimientos es ital para una empresa que precise de un '#$ (una gran parte de los procesos de negocio dependen de la cadena de abastecimiento y su logstica asociada), pero puede no serlo tanto para otra que necesite )nicamente automati,ar una parte de sus procesos de negocio! 'l que la primera debe de utili,ar un '#$ es claro, que a la segunda le basta una suite de gestin m*s simple, puede ser m*s discutible (en funcin de las necesidades reales de la empresa tras pasar por una reingeniera de procesos), lo que no es justo ni real, es denominar comercialmente '#$ a la suite de gestin utili,ada por la segunda empresa! 'n definiti a, las suites de gestin y los '#$ ocupan dos nichos de mercado, claramente distinguibles desde un punto de ista tcnico, pero comercial y publicitariamente cru,ables desde abajo hacia arriba! 'sto )ltimo es lo que hace que muchas empresas medianas o grandes, se enfrenten con gra es problemas de gestin al implementar un soft(are que crean '#$ y que deja fuera de sus necesidades, bien sean actuales o futuras, muchos de los procesos de negocio b*sicos que la empresa usa o que ha pasado a usar con el de enir del tiempo!