SUPERVISIN DE LA EJECUCIN DEL PROYECTO

Prepar: MsC. Arq. Cristian Alejandro Guevara Chamorro Martes 17 de diciembre de 2013

Objetivo
Destacar la relevancia de la supervisin externa en los proyectos de obras verticales, as como la importancia de que el Supervisor Externo conozca cmo se organizan los proyectos y las funciones de los diferentes agentes que participan en el proceso constructivo.

CONCEPTOS DE ORGANIZACIN DE PROYECTOS

La supervisin de los proyectos es generalmente de carcter externo a las Instituciones Ejecutoras, por eso se denomina Supervisin Externa, y es lo ms recomendable. El Supervisor debe conocer el organigrama que el contratista presenta para llevar a cabo las obras a realizar. Dependiendo del tipo de proyecto; vertical u horizontal y del tamao del proyecto; segn la inversin, la organizacin del mismo podr variar, pero de forma general, el esquema de organizacin del contratista para ejecutar el proyecto se presenta en la siguiente diapositiva.

Organigrama Tpico del Contratista

Gerencia de Operaciones del Contratista

Residente de Proyecto

MAESTROS DE OBRAS

FISCALES

BODEGUERO COMPRAS

TOPOGRAFIA

RESPONSABLE DE MAQUINARIA

SUB Contratistas

OFICIALES

Planillero

BODEGA

CADENERO

MAQUINISTA

AYUDANTES

Combustible

Transporte

CONCEPTOS DE ORGANIZACIN DE PROYECTOS

Desde el punto de vista de la Unidad Ejecutora, tericamente se puede presentar un modelo de organigrama tpico, para tener un marco de referencia de la macro organizacin de una Unidad Ejecutora, aunque representa un caso especfico se puede generalizar para Unidades Ejecutoras que implementan un gran nmero de proyectos. Para poseer un concepto global de las Unidades Ejecutoras de Proyectos, se puede simplificar en Niveles gerenciales y niveles tcnicos operativos, y niveles de contratos.

Macro-organigrama de una Institucin Ejecutora

DIRECCION EJECUTIVO SUPERIOR

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INSTITUCIN EJECUTORA

GERENCIA GENERAL

OTRAS GERENCIAS

GERENCIA DE SEGUIMIENTO

OTRAS GERENCIAS

PROCESAMIENTO DE DATOS

RESPONSABLE DE SEGUIMIENTO

RESPONSABLE DE SEGUIMIENTO

RESPONSABLE DE SEGUIMIENTO

SUPERVISOR EXTENO

PROYECTO 1

PROYECTO 2

PROYECTO 3

PROYECTO 4

PROYECTO 5

PROYECTO 6

PROYECTO 7

PROYECTO 8

PROYECTO N

FUNCIONES DEL GERENTE DE SEGUIMIENTO

Objetivo Principal
Dirigir la gerencia de seguimiento, dentro del marco de referencia establecido, involucrando a los solicitantes, beneficiarios, supervisores, contratistas en el proceso de ejecucin de proyectos.

FUNCIONES DEL GERENTE DE SEGUIMIENTO

Funciones Generales 1. Contrataciones de personal idneo, para los cargos dentro de la Gerencia de Seguimiento, cuando esto sea necesario. 2. Tomar decisiones correctivas dentro del personal a su cargo, cuando estos presenten deficiencias. 3. Asignacin de equipos y distribucin de transporte al personal tcnico para seguimiento y control de los proyectos. 4. Desarrollar el presupuesto anual de su gerencia y mantener un control mensual sobre la ejecucin del mismo, asegurando su cumplimiento.
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FUNCIONES DEL GERENTE DE SEGUIMIENTO

5. Coordinar con las otras gerencias los aspectos

relacionados al proceso que siguen los proyectos, para una mayor efectividad en el desarrollo de los mismos. 6. Planear y programar el seguimiento de cada proyecto, coordinar el trabajo de inspeccin, programar las visitas al campo de su personal y revisar sus informes. 7. Desarrollar e implementar los sistemas necesarios para alcanzar un eficiente seguimiento y control de proyectos.
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FUNCIONES DEL GERENTE DE SEGUIMIENTO

Funciones Especficas 1)Sostener reuniones semanales con Responsables de Seguimiento. 2)Realizar visitas peridicas a los proyectos. 3)Reuniones por excepcin con supervisores externos. 4)Reuniones con contratista. 5)Reuniones con los dueos y beneficiarios del proyectos. 6)Autorizar los avalos y desembolsos. Autorizar el pago de supervisores externos. 7)Autorizar prorrogas. 8)Autorizar rdenes de cambio. 9)Instruir la aplicacin y conformacin de las fianzas y multas correspondientes. 10

FUNCIONES DEL GERENTE DE SEGUIMIENTO

Funciones Especficas

10)Aplicar la intervencin tcnica administrativa. 11)Autorizar y aplicar la rescisin de contratos. 12)Asegurar la correcta ejecucin en tiempo, costo y calidad de los proyectos. 13)Asegurar el correcto uso de los recursos destinados a los proyectos. 14)Preparar los reportes tcnico-administrativos. 15)Actualizar los sistemas de informacin. 16)Actualizar e implementar los manuales de seguimiento y control en la Institucin Ejecutora.
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FUNCIONES DEL RESPONSABLE DE SEGUIMIENTO

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Objetivo Principal Coordinar y revisar los proyectos en ejecucin, asignados bajo su responsabilidad, garantizando la correcta ejecucin en tiempo y costos de los contratos, integrando en el proceso a los dueos, alcaldas, la comunidad, la supervisin externa y contratista.

FUNCIONES DEL RESPONSABLE DE SEGUIMIENTO

Funciones Generales
Preparar un plan semanal de visitas a los proyectos que deber ser conocido y aprobados por la Gerencia de Seguimiento, coordinar con el contratista y supervisor el programa de obras CPM, GANTT del proyecto. 2. Coordinar con los contratistas y supervisores externos el proceso de seguimiento de los proyectos asignados bajo su responsabilidad. 3. Mantener actualizado el archivo de cada uno de los proyectos desde la entrega del sitio hasta el finiquito de las obras. 4. Participar en reuniones semanales con la Gerencia de Seguimiento, para rendir informes. Evaluar y recibir instrucciones. 13
1.

FUNCIONES DEL RESPONSABLE DE SEGUIMIENTO

Funciones Especficas

1)Entregar

el sitio del proyecto. 2)Abrir la Bitcora. 3)Presentar informe de entrega de sitio y apertura de la Bitcora. 4)Visitar el proyecto y anotar sus observaciones en la Bitcora. 5)Presentar un informe tcnico a la Gerencia de Seguimiento. 6)Estar en contacto con el supervisor externo y el solicitante del proyecto. 7)Revisar los avalos presentados por el contratista. 8)Aprobar los avalos. 9)Rechazar y devolver avalos si no son correctos. 10)Aprobar las rdenes de cambio. 11)Tramitar las rdenes. 12)Analizar y reportar contratos atrasados o incumplidos.
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FUNCIONES DEL RESPONSABLE DE SEGUIMIENTO

Funciones Especficas
Recomendar y reportar prrroga de contratos. Analizar, recomendar y reportar intervencin tcnica financiera de contratos. Recomendar y reportar rescisin de contratos. Velar por el funcionamiento del contratista, el suministro de mano de obra, maquinaria y materiales al proyecto. Velar por el buen funcionamiento de la supervisin externa. Velar por la calidad de las obras, garantizando las pruebas de laboratorios pertinentes. Participar y corroborar la recepcin preliminar y recepcin final de las obras. Firmar el acta de recepcin provisional y final del proyecto. Dar orden de demolicin de obras.
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13)

14)
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19)
20) 21)

FUNCIONES DEL SUPERVISOR EXTERNO

Objetivo Principal Es el representante de la Unidad Ejecutora de Proyectos. Es responsable de dictaminar el avance de las obras, con relacin a planos, especificaciones, normas constructivas y contratos. Su misin es apoyar a la Unidad Ejecutora en el seguimiento tcnico administrativo del proyecto.

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FUNCIONES DEL SUPERVISOR EXTERNO

1) 2) 3)

4)
5)

6) 7)

Revisar y aprobar planes de trabajo del contratista. Programar junto con el contratista los planes de laboratorios (test) de calidades en las obras. Realizar el replanteo, trazado, niveles de la ubicacin de la obra en sitio. Mantener actualizado el archivo de los proyectos que estn bajo su supervisin. Participar en reuniones semanales con el responsable de seguimiento para rendir informe, evaluar y coordinar el proyecto y resolver problemas. Participar en la entrega del sitio del proyecto, abrir la Bitcora, escribir y firmar el acta de inicio. En caso de Supervisin por visitas, visitar el proyecto, por lo menos dos veces a la semana, y anotar en la Bitcora 17 todos los detalles.

FUNCIONES DEL SUPERVISOR EXTERNO

8) 9) 10)

11)
12) 13) 14)

En el caso de supervisores residentes, visitar diario el proyecto. Presentar un informe tcnico quincenal y/o mensual. Estar en contacto y coordinacin con el contratista y responsable de seguimiento del proyecto. Preparar, en coordinacin con el contratista, el avalo peridico para efecto del pago de las obras del periodo. Corregir los avalos en caso de presentar errores. Preparar y estructurar un informe tcnico de soporte a cada avalo. Aprobar rdenes de cambio o acuerdos suplementarios.
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FUNCIONES DEL SUPERVISOR EXTERNO

15) 16) 17) 18)

19)
20)

21)

Analizar y reportar al responsable de seguimiento las fallas de conformidad de contrato. Analizar y reportar al responsable de seguimiento las causas de aplicacin de las fianzas o garantas. Analizar y reportar al responsable de seguimiento las causas para rescisin de contrato. Asegurar que el contratista garantiza suministro de mano de obra, maquinaria, equipo y materiales en la obra. Verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista y autorizar sus pagos. Garantizar que se realicen los laboratorios de pruebas de materiales. Participar y corroborar la recepcin preliminar y final de las obras. 19

FUNCIONES DEL CONTRATISTA

Objetivo Principal Ejecutar las obras de proyecto segn contrato, especificaciones, planos y diseos, dentro del perodo de tiempo contractual.

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FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

1)
2) 3) 4) 5) 6) 7)

Elaborar planes de obras del proyecto. Programar las pruebas de laboratorio (test) de calidad de las obras. Recibir el sitio del proyecto. Escribir y firmar el acta de inicio en la bitcora. Nombrar y asignar un residente del proyecto. En el caso de proyectos pequeos el contratista debe nombrar un maestro de obras calificado. Contratar el suministro de mano de obra, materiales y maquinaria en calidad y cantidad, apropiada para realizar las obra.
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FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

Visitar el sitio del proyecto para coordinar acciones de avance de obras con el residente del proyecto. 9) Estar en contacto y coordinacin con el responsable de seguimiento, supervisor externo y solicitante para agilizar la ejecucin del proyecto. 10) Preparar los avalos de pago por avance de obras. 10) Corregir los avalos, si presentan errores. 11) Presentar la solicitud de orden de cambio. 12) Mantener vigente las fianzas de garantas. 13) Garantizar que se realicen las pruebas de laboratorios para establecer la calidad de las obras.
8)
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FUNCIONES Y OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

Participar en la recepcin preliminar y final de las obras. 15) Tomar todas las medidas de correccin de las obras que indiquen el supervisor y/o responsable de seguimiento. 16) Garantizar el pago de las planillas de mano de obra, as como a los suministradores de materiales y equipos. 17) Firmar acta de recepcin preliminar y final del proyecto. 18) Presentar fianzas por vicios ocultos.
14)
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EJES GENERALES DE LA CONDUCTA TICA DEL SUPERVISOR EXTERNO

1)

2) 3)

4)

5)

El supervisor externo no podr bajo ninguna condicin vender servicios o materiales al proyecto cuyo contrato supervisa. El supervisor no podr recibir pagos por parte del contratista, por ningn concepto ni por motivo alguno. El supervisor slo deber aprobar avalos que correspondan a la veracidad de los avances de obras reales, evitando autorizar pago de obras que son proyectadas en el futuro. El supervisor no debe tener ninguna relacin de negocios con el contratista, ni a travs de terceros intermediarios. El supervisor externo deber defender siempre los intereses y objetivos de la Gerencia de Seguimiento de la Institucin Ejecutora y del solicitante o el dueo del proyecto.
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ASPECTOS DE CONTRATACIN DE SUPERVISIN

El mtodo normal - tpico es el concurso por Oferta Tcnica Econmica, donde se le da prioridad a la oferta tcnica previa a la econmica. En la siguiente diapositiva se presenta el flujo para esta modalidad de contratacin de servicios de supervisin. Existen tambin otras modalidades de contratacin de la supervisin, una de ellas es la contratacin a travs de propuestas de los solicitantes, alcalda, comunidades, como es el caso de procesos descentralizados, y programas de lucha contra la pobreza.
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ASPECTOS DE CONTRATACIN DE SUPERVISIN

Diagrama Proceso Contratacin de Supervisin
Unidad Ejecutora Elabora Trminos de Referencia y alcances de los servicios de Supervisin Invitacin a Consultores en Supervisin mediante Concurso segn los procedimientos previstos por la Ley 737 Presentacin de Oferta Tcnicas econmicas por parte de los consultores

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Apertura de Oferta Econmica de mejor Oferta Tcnica

Seleccin de la mejor oferta tcnica

Evaluacin de Ofertas Econmicas, Clasificacin por puntajes o por categoras

Existe acuerdo en la oferta econmica ?

SI
Firma de contrato de Supervisin

SI NO No existe acuerdo con la Oferta Econmica Apertura de Oferta Econmica de la mejor Oferta Tcnica No 2 Existe acuerdo en la oferta econmica ? NO

Tarea, complete: Matriz funcional comparativa

Variables comparativas Objetivo Principal: Redacte: Semejanzas funcionales Redacte: Diferencias funcionales
1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. ? ? ? ? ? ? 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. ? ? ? ? ? ? 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. ? ? ? ? ? ?

Supervisor Externo

Gerente de seguimiento

Responsable de Seguimiento

Contratista
Ejecuta las obras de proyecto segn contrato, especificaciones, planos y diseos, dentro del perodo de tiempo contractual. 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. 4. ? ? ? ? ? ?

Caracterice cada cargo:

Es la mxima autoridad para la toma de decisiones en la Gerencia de seguimiento, se caracteriza por desarrollar actividades de coordinacin, planeacin
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