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Conferencista

Luis Alberto Penagos Martnez


Contador Pblico y Consultor Internacional

Propiedad Horizontal en Colombia

Cierre Contable y Fiscal


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Cierre Contable y Fiscal


Se indican aspectos generales que deben aplicarse para la obtencin de Estados Financieros que nos den una informacin confiable y real acerca de la situacin de la COPROPIEDAD y permita la planeacin de la informacin presupuestaria, financiera y fiscal para la vigencia del ao 2009.

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Estados Financieros Bsicos


Conforme al Artculo 21 del Decreto 2649 de 1993 las entidades adscritas al rgimen de propiedad horizontal debern preparar Estados Financieros de propsito general:

Balance General Estado de Resultados Estado de Cambios en el Patrimonio Estado de Cambios en la Situacin Financiera Estado de Flujos de Efectivo.
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Estados Financieros Certificados


Son estados financieros CERTIFICADOS aquellos que, firmados por el Representante Legal y el Contador Pblico, bajo cuya responsabilidad se hubieses preparado, declaren que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.

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Estados Financieros Certificados


Sern certificados aquellos que se pongan a disposicin de los asociados o de terceros. Sin excepcin, los Estados Financieros de propsito general de los entes sometidos al rgimen de propiedad horizontal deben ser certificados por el administrador y el Contador.

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Estados Financieros Dictaminados


Son Estados Financieros DICTAMINADOS aquellos previamente CERTIFICADOS que se acompaen del juicio profesional del Revisor Fiscal. Estos Estados Financieros deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo una expresin que remita a consultar su juicio profesional.

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Estados Financieros Dictaminados


El sentido y alcance de su firma, ser el que se indique en el dictamen correspondiente. Siempre que exista la obligacin de proveer el cargo de Revisor Fiscal o que el cargo sea provisto, los Estados Financieros deben ser DICTAMINADOS.

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Libros de contabilidad y otros libros


Tenga los Libros de Contabilidad al da: Libro de Inventarios y Balances. Libro de Mayor y Balances. Libro de Diario. Libro de Actas de Asamblea. Libro de Actas del Comit de Convivencia. Otros Libros Libro de Actas del Consejo Administrativo. Libro de registro de mascotas Libro de registro de residentes.

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Informe de Gestin
El Informe de Gestin debe contener una exposicin fiel sobre la situacin econmica, jurdica y administrativa de la copropiedad, destacando adems, los acontecimientos importantes acaecidos despus del cierre del ejercicio y con descripcin de las operaciones celebradas con los administradores.

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Informe de Gestin
Este informe junto con la informacin financiera, sus soportes y dems documentos de la copropiedad, incluidos sus libros, deber ponerse a disposicin de los copropietarios con anticipacin no inferior a quince das previos a la celebracin de la asamblea en la cual se apruebe el informe, o un periodo mayor si as lo determinan los estatutos y el reglamento, con el objeto de que estos puedan ejercer su derecho de inspeccin. actualicese.com penagosconsultores.net

Situacin de Cartera
Como uno de los elementos mas importantes de los Estados Financieros lo constituye precisamente la Cartera, el Administrador debe presentar a la asamblea un estado detallado por edades de la misma. Debe presentar un detalle de la gestin de cartera que se encuentre en poder de los abogados.

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Situacin de Cartera
Debe presentar el estado de cartera discriminando los conceptos de tal manera que se separen unos de otros, es decir, las cuotas de administracin, los intereses de mora, las sanciones por insistencia a las asambleas, las cuotas extraordinarias y otros conceptos deben, no solo facturarse por separado sino presentarse en el estado de cartera tambin en forma abierta y explicada.

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Conciliaciones
Todas las cuentas de Balance que manejen terceros deben ser sometidas al proceso de conciliacin y depuracin, entre las mas importantes se encuentran: Caja Bancos Cuentas de ahorro Cuentas por cobrar Inventarios Activos fijos Cargos diferidos y gastos pagados por anticipado Proveedores Cuentas por pagar Retencin en la fuente Fondo de imprevistos

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Presupuesto
El presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia del 2009 debe presentarse a la aprobacin de la Asamblea Ordinaria de copropietarios, dicho presupuesto debe haberse preparado con las tcnicas de reconocido valor probatorio, es decir, debe contener todos los soportes que dieron origen a las cifras presupuestadas:

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Presupuesto
Contratos de mantenimiento de maquinaria, equipos de oficina, equipos de computo, equipos de vigilancia, cmaras de video, equipos de citofona, circuito cerrado de televisin, etc. Contratos laborales o de servicios. Contratos con las firmas de vigilancia. Contratos con las firmas de administracin de propiedad horizontal. Contratos con el todero. actualicese.com penagosconsultores.net

Consejo de administracin y el administrador


Usualmente en las copropiedades se elige un Consejo de Administracin por periodos de un ao y este consejo a su vez nombra un administrador por el mismo perodo, de ah que es muy importante que tanto consejo de administracin como administrador preparen los informes completos ya que nadie les garantizara que vayan a ser reelegidos y por lo tanto el empalme con la nueva administracin ser mas expedita, mas rpida y transparente en cuanto los informes se presenten a tiempo y completos. actualicese.com penagosconsultores.net

Cierre Fiscal

Como ya es sabido en los conjuntos residenciales donde no se tenga previsto explotar ningn bien comn o que no se generen actividades diferentes a la consecucin de las expensas comunes a travs de las aportaciones de los copropietarios de todos modos deben conciliar la cuenta de retenciones en la fuente efectuadas durante el periodo fiscal a fin de cumplir con el requisito de la informacin exgena del formato 1002. actualicese.com penagosconsultores.net

Cierre Fiscal

Expedir los certificados de retencin en la fuente a mas tardar el 15 de marzo de 2010. En los conjuntos residenciales mixtos y en los centros comerciales es muy importante tener en cuenta que estos entes son responsables adems de la retencin en la fuente tambin del IVA as como del Impuesto de Industria y Comercio (ICA), aportes parafiscales de sus empleados.

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Cierre Fiscal

Deben expedir los certificados de retencin en la fuente a mas tardar el 15 de marzo del ao 2010. Presentar informacin exgena en el formato 1002 actualicese.com penagosconsultores.net