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LIBROS Y SOPORTES DE CONTABILIDAD

VIAINEY CATALINA PIZA PIZA KAREN LIZETH TORRES DIAZ

CUN: CORPOORACION UNIFICADA NACIONAL DE EDUCACION SUPERIOR FUNDAMENTOS DE CONTABILIDAD BOGOTA 2014

INTRODUCCION

En el siguiente trabajo se dar a conocer sobre los libros de contabilidad: Libro mayor Libro de diario Libro de inventarios y balance Libro auxiliar

Y soportes de contabilidad: Recibo de caja Recibo de consignacin Comprobante de depsito y retiro de cuentas de ahorros Factura de compra-venta Comprobante de egreso o comprobante de pago Letra de cambio Pagare Nota debito Nota de crdito Recibo de caja menor Reembolso de Caja Menor Nota de contabilidad Comprobante diario de contabilidad.

JUSTIFICACION

Este trabajo est hecho con el fin enriquecer y ampliar nuestro conocimiento, explicar sobre los soportes y libros de contabilidad y de esa manera obtener buena calificacin tanto en el trabajo como en la exposicin. A partir de este trabajo empezaremos a conocer ms sobre la contabilidad lo cual nos servir en la carrera que estamos estudiando, en la vida cotidiana y en el futuro cuando podamos desempearnos como administradores tursticos y hoteleros

OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL: Lograr aumentar nuestro conocimiento y poderlo aplicar en el momento que lo necesitamos frente a los libros y soportes de contabilidad.

OBJETIVOS ESPECIFICOS: Analizar cada uno de los libros Analizar cada uno de los comprobantes

SOPORTES Y LIBROS DE CONTABILIDAD GENERALIDADES CONCEPTO. Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en originales y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Todas las operaciones econmicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuacin se presentan los principales papeles comerciales y ttulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definicin y sus principales caractersticas. Todos los soportes contables deben contener la siguiente informacin general:

Nombre o razn social de la empresa que lo emite. Nombre, nmero y fecha del comprobante. Descripcin del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

Los principales soportes de contabilidad son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Recibos de Caja Recibos de Consignacin Bancaria Comprobantes de Deposito y retiro de cuentas de ahorro Factura de compraventa Comprobante de Venta con tarjeta de crdito Comprobantes de Egreso (Cheque Efectivo) Letra de Cambio Pagar Nota Debito

10. Nota Crdito 11. Retiro de Caja Menor

12. Reembolso de Caja Menor 13. Nota de Contabilidad 14. Comprobante de Diario de Contabilidad 1. Recibo de caja El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. El recibo de caja se contabiliza con un dbito a la cuenta de caja y el crdito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura. 2. Recibo de consignacin bancaria Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la mquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. 3. Comprobante de depsito y retiro de cuentas de ahorros Las corporaciones de ahorro y crdito (Hoy Bancos) han diseado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depsitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuanta y exigencia del cliente. 4. Factura de compra-venta La Factura de compraventa es un documento que el vendedor entrega al comprador. Es un soporte contable que contiene adems de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripcin de los artculos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. ARTICULO 615. Obligacin de expedir factura. Para efectos tributarios, todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a stas, o enajenen bienes producto de la actividad agrcola o ganadera, debern expedir factura o documento equivalente, y conservar copia de la misma por cada una de las operaciones que realicen, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Direccin General de Impuestos Nacionales. Para quienes utilicen mquinas registradoras, el documento equivalente ser el tiquete expedido por sta. La factura se debe expedir con los siguientes requisitos para efectos tributarios, segn el Art. 615 del estatuto tributario y entregar la original al comprador:

Estar expresamente denominada como factura de venta. (preimpreso). Llevar un nmero que corresponda a un sistema de numeracin consecutiva de facturas de venta (preimpreso). Apellidos y nombre o razn social y Nit del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminacin del IVA pagado. Fecha de expedicin. Valor total de la operacin. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados. El nombre o razn social y NIT del impresor de la factura. (preimpreso).

5. Comprobante de venta con tarjeta de crdito

La tarjeta de crdito (o dinero plstico) es un medio de pago que utiliza el tarjeta habiente en los establecimientos afiliados al sistema. La tarjeta de crdito se adquiere mediante un contrato de apertura y

utilizacin de tarjeta de crdito, suscrito mediante entidad financiera y una persona natural o jurdica. Por medio del contrato, el tarjeta habiente se compromete a utilizar este documento en forma personal e intransferible y a pagar peridicamente a la entidad financiera los valores correspondientes a los bienes o servicios comprados a travs de este medio El establecimiento comercial, para afiliarse al sistema, suscribe un contrato con la entidad financiera, mediante el cual el afiliado se compromete a aceptar las tarjetas de crdito como un medio de pago de sus clientes; y, a sus vez, la entidad financiera se compromete a pagar al afiliado las sumas de los comprantes firmados por los tarjeta habientes, deducido por el servicio un porcentaje de comisin que oscila entre el 5% y el 10%.

6. Comprobante de Egreso o Comprobante de Pago.

Llamado tambin orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o en efectivo.

Cheque. Es un ttulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario".

Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.

7. Letra de cambio

Este documento negociable o ttulo valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garanta de pago en compras y ventas a crdito. El vendedor hace firmar letras de cambio a sus clientes y se denominan letras por cobrar; el comprador acepta las letras a sus proveedores y se llaman letras por pagar.

8. Pagar

Es un ttulo valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los crditos bancarios.

9. Nota Dbito

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus obligaciones.

10. Nota Crdito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancas, para su contabilizacin se utiliza un comprobante llamado nota crdito.

Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

11. Recibo de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantas mnimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

Cuando se gasta el dinero de caja menor, debe reintegrarse el valor de los pagos realizados segn recibos para completar el fondo fijo.

La persona responsable del manejo de caja menor elabora un comprobante denominado Reembolso de Caja Menor, en el cual se relacionan los gastos efectuados en un periodo determinado, con el fin de obtener el reintegro del dinero gastado. Para reintegrar el valor de los gastos efectuados segn recibos de caja menor, relacionados en el reembolso de caja menor, se elabora un comprobante de egreso. Estos documentos deben anexarse al comprobante de Diario.

Reembolso de caja menor Las empresas que han creado un fondo de caja menor, una vez se agotan los recursos o dineros asignados al fondo, el responsable del mismo debe solicitar el reembolso de caja menor, esto es, solicitar el reembolso de los recursos gastados para recuperar el monto inicialmente asignado. Cada empresa define el procedimiento que se ha de seguir para solicitar el reembolso y los formatos a utilizar, pero bsicamente consiste en allegar una relacin de los pagos realizados con los fondos de la caja menor y los respectivos soportes, en los que se incluye fecha, concepto, identificacin del beneficiario del pago, e incluso las cuentas utilizadas en la contabilizacin.

12. Nota de contabilidad

Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de correccin, ajustes y cierre.

13. Comprobante diario de contabilidad Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operacin y en el cual se indica el nmero, fecha, origen, descripcin y cuanta de la operacin, as como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. (Art. 53 C.Co.)

LIBROS DE CONTABILIDAD.

Documentos en donde los Entes Econmicos realizan los registros de sus operaciones, los cuales forman parte integral de la contabilidad, y podrn ser diligenciados, ya sea en forma manual o sistematizada.

Forma de llevar los libros. En los libros de contabilidad debe anotarse el nmero y la fecha de los comprobantes de contabilidad que sirven de respaldo. En ellos no est permitido alterar el orden o la fecha de los registros contables a que se refieren las operaciones, dejar espacios en blanco, borrar, tachar, mutilar, arrancar las hojas o cambiar el orden de las mismas, hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones.

Los errores de trascripcin deben corregirse mediante una anotacin al pie de la pgina respectiva, o por cualquier otro mecanismo que permita evidenciar su correccin. La anulacin de un folio debe hacerse sobre el mismo, indicando la causa, fecha de la anulacin, nombre y firma del funcionario responsable.

Formalidades de los libros de contabilidad. Los libros de contabilidad deben llevarse en idioma espaol, diligenciarse y conservarse de forma que garanticen la autenticidad e integridad de la informacin contable. Contendrn el registro actualizado de los hechos o actividades que por su naturaleza afecten la situacin

financiera, econmica, y social del ente econmico, convirtindose en la fuente de informacin bsica para la elaboracin de los estados financieros e informes complementarios. El registro contable de las operaciones se efectuar, con sus dbitos y crditos, en el orden cronolgico en que se presenten, en forma individual o por resmenes mensuales. Los libros auxiliares permiten el conocimiento de las transacciones individuales.

Para el registro de las operaciones, el ente econmico puede organizar los libros principales con hojas removibles o tarjetas. Cuando se registren las operaciones a travs del procesamiento electrnico de datos, deben grabarse copias de respaldo en medios magnticos, y archivarlas de manera que garanticen su conservacin. Aquellos que hayan iniciado el registro contable de sus operaciones en libros de contabilidad, procedern al registro de los libros principales, de acuerdo con lo previsto en la normatividad vigente.

Art. 48 C.Co. Todo comerciante conformara su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este cdigo y dems normas sobre la materia. Dichas normas podrn autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmacin faciliten la guarda de su archivo y correspondencia.

Art. 11 Dec. 1798 y Dec. 2649 de 1993. Se aceptan como procedimientos de reconocido valor tcnico contable aquellos que sirven para registrar las operaciones por medios mecanizados o electrnicos, para los cuales se utilicen maquinas contabilizadoras, registradoras, contabilizadoras, computadores o cualquier medio similar.

Art. 13 Dec. 1798 y Dec. 2649 de 1993. Los libros de comercio y la contabilidad debern llevarse en el domicilio del comerciante de acuerdo con la ley y las normas de contabilidad, en idioma castellano, al igual que los comprobantes.

Art. 51 C.Co. Harn parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, as como la

correspondencia, so pena de que carezcan de eficacia probatoria a favor del comerciante obligado a llevarlos.

Los comerciantes obligados a llevar los libros de contabilidad deben registrar los libros principales.

Art. 1. Dec. 1798 y Dec. 2649 de 1993. Los comerciantes debern registrar en la Cmara de Comercio con jurisdiccin en el lugar de su domicilio principal, los libros de contabilidad que consideren necesarios para asentar en orden cronolgico su operaciones, bien en forma individual o por resmenes globales que no superen las operaciones de un mes, a lo sumo, y para establecer el resumen de las operaciones de cada cuenta, sus movimientos dbitos y crditos y sus saldos, por periodos no mayores a un mes.

Art. 53 C.Co. En los libros se asentaran en orden cronolgico las operaciones mercantiles y todas aquellas que puedan influir en el patrimonio del comerciante, haciendo referencias a los comprobantes de contabilidad que la respalden.

Art. 12 Dec. 1798 y Dec. 2649 de 1993. Los comerciantes deben registrar sus operaciones a ms tardar dentro del mes siguiente a la fecha de su ocurrencia, sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales.

Art. 56 C. C.Co. Los libros podrn ser removibles o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estn numeradas, que puedan conservarse archivarse en orden y que aparezcan autenticadas conforme a la reglamentacin del gobierno.

Art. 31 Dec. 1798 y Dec. 2649 de 1993. Los libros y papeles de los comerciantes podrn destruirse despus de 20 aos, contados desde el cierre de aquellos o a la fecha del ltimo asiento, documento o comprobante no obstante cuando se garantice su reproduccin por cualquier medio tcnico, podrn destruirse transcurridos 10 aos.

CLASES DE LIBROS.

Art. 49 C.Co. Para los efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entender por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares para el completo entendimientos de aquellos.

Se consideran obligatorios:

1. 2. 3.

El Libro Mayor El Libro Diario El Libro de Inventarios y Balance

Libro mayor. Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, las sumas de los movimientos dbitos y crditos de cada una de las cuentas del respectivo mes, tomadas del libro diario, y el saldo final del mismo mes.

Libro diario. Contiene, en los dbitos y crditos de las cuentas, el registro detallado cronolgico y preciso de las operaciones realizadas, trasladado de los comprobantes de Diario

Libro de Inventarios y Balance. Art. 52 C.Co. Al iniciar sus actividades comerciales y, por lo menos una vez al ao, todo comerciante elaborara un inventario y un balance general que permitan conocer de manera clara y completa la situacin de su patrimonio. Ellos deben registrarse en el libro de Inventario y Balances, de acuerdo con las normas legales.

LIBROS AUXILIARES. Son los libros de contabilidad en los que se registran en forma analtica y detallada, los valores e informacin registrada en los libros principales. Cada empresa determina el nmero de auxiliares que necesita, de

acuerdo con su tamao y con el catlogo de cuentas que maneje. Esto permite dividir el trabajo contable entre varias personas

Cuando la contabilidad se lleva en forma manual, por lo general, los auxiliares se llevan en libros con hojas removibles, donde a cada cuenta y Subcuenta se les asigna un folio.

OTROS LIBROS.

Las sociedades llevaran un libro, debidamente registrado, en el que se anotaran, por orden cronolgico, las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas sern firmadas por el presidente o quien haga las veces y el secretario de la asamblea o junta de socios.

As mismo las sociedades por acciones tendrn un libro debidamente registrado para inscribir las acciones; en l se anotaran tambin o traspaso de acciones, embargos y demandas ju7diciales que se relacionen con ellas, las prendas y dems gravmenes o limitacin es de dominio, si fueren nominativas. (Art. 195 C.Co.)

Libro Fiscal de registro de operaciones diarias. Los comerciantes inscritos en el Rgimen Simplificado, del Impuesto a las Ventas, estos contribuyentes no estn obligados a expedir facturas por sus operaciones, pero al finalizar cada da registraran global o discriminadamente sus ingresos en el libro Fiscal de Operaciones Diarias. Adems, deben conservar las facturas de compras de bienes y servicios.

Libro Fiscal de Registro de Facturacin. Los contribuyentes que en un mismo establecimiento de comercio utilicen simultneamente varios talonarios de facturacin o el mecanismo de mquinas registradoras para realizar la facturacin de sus operaciones, deben llevara para cada establecimiento, el libro de Registro de Facturacin, en el cual, previamente a la utilizacin de tales talonarios o cintas,

deben registrarse los que entran en uso y la fecha en que ello ocurre. Este libro no requiere registro alguno.

Registro consolidado de facturacin. Los contribuyentes que poseen varios establecimientos de comercio, debern llevar un registro consolidado, en el que se identifiquen los establecimientos de comercio a travs de los cuales realizan sus operaciones, especificando el tipo de mecanismo utilizado para facturar, como maquinas registradora, talonarios de factura u otros y se describa el sistema de facturacin consecutiva utilizado, sea consecutiva nacional, por establecimiento comercial, por departamento o con cdigos.

PROHIBICIONES EN LOS LIBROS.

En los libros se prohbe:

1. Alterar en los asientos, el orden o la fecha de las operaciones a que estos se refieren. 2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto de los asientos o a continuacin de los mismos. 3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos; cualquier error u omisin se salvara con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere. 4. Borrar o tachar en todo o en parte, los asientos, y 5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros (Art. 57 C.Co.)

CONCLUSIONES

Los soportes y libros de contabilidad nos permiten tener una mejor contabilidad de cualquier tipo de negocio, una contabilidad ms ordenada lo cual nos permite que no se tengan inconvenientes con los clientes o en la misma empresa. Estos son de obligacin para cualquier tipo de negocio, basados en las normas legales establecidas.