Manual Extrapresupuestaria

Manual de Usuario
Mdulo de Contabilidad Extrapresupuestaria
Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha
v.1.00
Octubre 2001
MANUAL DE USUARIO MDULO DE CONTABILIDAD EXTRAPRESUPUESTARIA
NDICE
1 2
2.1
INTRODUCCIN ...................................................................... 4 CONTABILIZACIN CUENTAS DE MAYOR ............................... 5

Contabilizacin directa en Cuentas de Mayor ........................................... 7
Contabilizacin con posicin de Acreedor........................................................... 14 Contabilizacin con modelo ............................................................................. 23 2.1.1 2.1.2
2.2 2.3
Documentos preliminares ...................................................................... 27

Registro de documento preliminar.................................................................... 28
2.2.1
Contabilizacin con compensacin......................................................... 31

Liquidar / compensar ..................................................................................... 31 Aplicacin de cobros ...................................................................................... 37 Compensar cuenta......................................................................................... 44 Partidas por el resto....................................................................................... 49
2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4
3
3.1
OPERACIONES DE ACREEDOR / DEUDOR .............................. 53

Anticipo acreedor................................................................................... 53
Solicitud de anticipo....................................................................................... 53 Compensacin de anticipo............................................................................... 57 3.1.1 3.1.2
3.2
Fianzas .................................................................................................. 62
Contabilizacin .............................................................................................. 62 Fraccionamiento ............................................................................................ 65 Devolucin ................................................................................................... 70
3.2.1 3.2.2 3.2.3
3.3 3.4
Compensacin de acreedor .................................................................... 74 Consultas de acreedor ........................................................................... 76
3.4.1 Visualizar acreedor ........................................................................................ 76 3.4.2 Consulta de Partidas individuales de acreedor .................................................... 77 3.4.2.1 Seleccin de partidas y variantes de visualizacin ........................................ 78 3.4.2.2 Opciones de visualizacin por defecto ........................................................ 81 3.4.2.3 Estructura de lneas de partidas individuales ............................................... 82 3.4.2.4 Incluir campo adicional ............................................................................ 83 3.4.2.5 Bsqueda de partidas individuales ............................................................. 84 3.4.2.6 Clasificacin de partidas individuales ......................................................... 85 3.4.2.7 Totalizacin de partidas individuales .......................................................... 86 3.4.2.8 Resumen de los niveles de listas en la visualizacin de partidas individuales .... 88 3.4.2.9 Visualizacin de hojas de totales en la visualizacin de partidas individuales.... 89 3.4.2.10 Visualizacin del documento para partidas individuales................................. 89 3.4.2.11 Visualizacin de maestro de acreedor en la visualizacin de p. individuales...... 90 3.4.3 Consulta de saldos......................................................................................... 90 3.4.3.1 Visualizacin de partidas individuales en el saldo de acreedor........................ 92
3.5 3.6
Compensacin de Deudor....................................................................... 93 Consultas de Deudor .............................................................................. 93
DOCUMENTO ......................................................................... 94
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MANUAL DE USUARIO MDULO DE CONTABILIDAD EXTRAPRESUPUESTARIA 4.1 Modificacin........................................................................................... 94

Modificacin de un documento......................................................................... 94 Modificacin con posicin de Acreedor .............................................................. 97
4.1.1 4.1.2
4.2
Visualizacin.......................................................................................... 98
Visualizacin de un documento ........................................................................ 98 Visualizacin de modificaciones de un documento............................................... 99
4.2.1 4.2.2
4.3
Anulacin............................................................................................. 101
Anulacin individual ..................................................................................... 101 Anular compensacin ................................................................................... 102
4.3.1 4.3.2
4.4
Documentos preliminares .................................................................... 104

Modificacin de documento preliminar ............................................................ Modificacin de datos de cabecera ................................................................ Visualizacin de Modificaciones ...................................................................... Contabilizar / Borrar .................................................................................... Contabilizar / Borrar .................................................................................... 104 107 108 109 110
4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5
4.5
Imprimir documento ............................................................................ 112
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1 INTRODUCCIN
El objetivo de este manual es explicar las distintas funcionalidades de la aplicacin TAREA para la utilizacin del mdulo de Contabilidad Extrapresupuestaria de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha (JCCM). Para estructurar este documento se ha seguido la estructura inicial del men de usuario, abordndose gradualmente las distintas funcionalidades que el usuario de la aplicacin puede utilizar. En cada punto se describe brevemente la utilidad de cada funcin y se explica de forma genrica el modo de utilizacin. Para situar en las contabilizaciones al usuario se han incluido ejemplos de las mismas.
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2 CONTABILIZACIN CUENTAS DE MAYOR

La Contabilidad Financiera en SAP, que no se corresponda a saldos pendientes de cobro y pago con terceros, se realiza por anotaciones directas en la Cuentas de Mayor que se hayan creado en el sistema y no se hayan definido como cuentas asociadas de contabilidad auxiliar . Una parte especfica de estas operaciones se corresponde a operaciones contables de Tesorera, en cuentas de mayor que recogen saldos tanto de las cuentas corrientes como de cuentas de inversin. Esta operativa contable se ordena automticamente desde el mdulo de TR, en funcin de las operaciones y de la parametrizacin definida en el sistema. Son tambin operaciones de contabilidad financiera, el traspaso de los cobros no normalizados recibidos en las entidades financieras, a cada una de las dependencias que deben aplicar esos cobros. No entran dentro de la contabilizacin en cuentas de Mayor, otras operaciones como son movimientos en cuentas de Repartimientos, en cuentas de Crditos,, que al ser operaciones en las que se recogen saldos pendientes de cobro o pago a favor de terceros, sus movimientos se recogern directamente en la cuenta en el sistema de estos, con las funcionalidades que se explicarn ms adelante. Otras operaciones de contabilidad patrimonial y extrapresupuestaria se registrarn en el sistema realizando contabilizaciones en Cuentas de Mayor. La contabilidad en cuentas de mayor es una funcionalidad abierta (sin restricciones) en el sistema, que se basa en registrar documentos contables, entrando libremente los apuntes al debe o al haber en las cuentas de mayor, hasta completar el asiento contable que deseamos registrar. En el sistema SAP la anotacin Debe o Haber, se establece utilizando las Claves de Contabilizacin. Las claves de contabilizacin determinan por una parte el signo debe o haber de la anotacin contable, limitan el tipo de cuenta que puede intervenir en dicha anotacin, y dan significado al tipo de anotacin que se est haciendo en las cuentas que intervienen. Para las cuentas de mayor, slo se utilizan dos claves de contabilizacin: Clave Contabilizacin 40 50 Descripcin Contabilizacin Cuenta Mayor Debe Contabilizacin Cuenta Mayor Haber Signo + -
Para las cuentas de acreedor se utilizarn las claves de contabilizacin: Clave Contabilizacin 29 39 Descripcin CME Acreedor Debe CME Acreedor Haber Signo + -
Los tipos de operaciones contables a realizar en cuentas de mayor se pueden clasificar en operaciones de contabilizacin normales y operaciones de compensacin de Partidas Abiertas. Una cuenta se define de gestin de partidas abiertas, cuando se puede establecer un vnculo directo entre una (o varias) anotacin al debe y otra (o varias) anotacin al haber realizado en la cuenta. Un ejemplo evidente de operaciones en las que se compensan Partidas Abiertas es en una cuenta de acreedor, una anotacin al debe de esta cuenta (una operacin de pago) se corresponde directamente con una anotacin al haber en dicha cuenta (un reconocimiento de la obligacin de pago). La accin de establecer el vnculo entre las dos partidas abiertas es la accin de compensar. En las cuentas de mayor en las que no se puede establecer de manera directa este vnculo entre las anotaciones al debe y al haber de una cuenta de mayor, por ejemplo en una cuenta de mayor donde se recogen los movimientos de una cuenta corriente, se registran partidas individuales, de manera que se pueden consultar todos los movimientos en dicha cuenta.
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En cuentas de mayor, un ejemplo de cuenta en la que es interesante realizar compensaciones, son las cuentas de Cobros Pendientes de Imputacin, en las que los cobros recibidos pueden compensarse con los movimientos de imputacin de dichos cobros. Las compensaciones se pueden realizar en el mismo momento en que se genera la segunda de las dos partidas abiertas (ya sea al debe o la haber) como sucede en las operaciones de cobro y pago, o puede realizarse a posteriori realizando una operacin de compensacin propiamente dicha. En cada asiento contable se valida que est cuadrado y no permite su contabilizacin hasta que esto sea as. El nmero de apuntes que puede haber en un asiento contable est limitado a 999 posiciones. En cada sociedad FI el sistema otorga al asiento contable un nmero de documento contable correlativo para cada una de las clases de documento que se han creado en el sistema. Una clase de documento es una etiqueta descriptiva del tipo de operacin contable que estamos realizando.
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2.1 CONTABILIZACIN DIRECTA EN CUENTAS DE MAYOR
Para realizar una contabilizacin en contabilidad financiera (sin realizar operaciones de compensacin) se accede desde el men de usuario de Contabilidad General:
Accederemos a la pantalla en la que debemos informar los datos de cabecera del documento contable:
La Fecha de Documento se refiere (si existe) a la fecha del documento fsico externo que da origen a la contabilizacin. La Clase de Documento sirve para clasificar las contabilizaciones y asignarles un nmero dentro de un rango especfico, sern en su mayora OT: Operaciones del tesoro. La Sociedad se refiere al organismo autnomo. Podemos desplegar la ayuda de bsqueda para localizar la sociedad:
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Para l campo.
ello
debemos
pulsar
F4
estando
el
cursor
sobre
el
campo
pulsar
a seal de men de ayuda que aparece cuando nos situamos en el
La Moneda ser siempre en EURO, EUR pues no se gestionan Divisas en la contabilidad de la Junta de Castilla-La Mancha. La Fecha de Contabilizacin es la fecha a partir de la cual se fija cuando dicha contabilizacin tiene efectos en la contabilidad financiera, a partir de ella se determina en que periodo y ejercicio tiene efecto la contabilizacin. El Texto de Cabecera es el texto asociado a la totalidad del documento.
Del resto de campos de la cabecera, no es imprescindible informar la totalidad de campos, est a disposicin del usuario campo Referencia, que permiten una mejor descripcin de la operacin contable que se est realizando. El resto no se deben informar, en concreto para el N Documento el sistema asigna los valores de forma automtica. Una vez informados los datos de cabecera de documento contable, hemos de proceder a registrar el primer apunte, para ello:
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El sistema nos propone la clave de contabilizacin 40 Anotacin al Debe de Cuenta de Mayor. En el campo Cuenta informaremos de la cuenta de mayor en la que haremos el primer apunte. Para informar la Cuenta de Mayor podemos escribir directamente su cdigo en el campo, o la podemos seleccionar de una lista de aciertos al utilizar la ayuda de bsqueda. Para ello podemos pulsar en el teclado F4 cuando el cursor este situado sobre dicho campo, o podemos desplegarla usando el icono estamos sobre el campo. en que aparece cuando
Nos aparece una lista de las diferentes Ayudas para Bsqueda de las cuentas de mayor, seleccionaremos el que nos sea ms conveniente, por ejemplo podemos buscar la cuenta utilizando la Ayuda de Bsqueda Nmero de Cuenta de Mayor:
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Para seleccionar con coincidencias exactas en alguno de los campos pondremos el valor exacto en el campo por el que deseamos seleccionar el valor conocido, si deseamos buscar por coincidencias, debemos rellenar el valor desconocido con el valor *. En el ejemplo buscaramos cuentas de mayor cuyo cdigo empiece por 5, para seleccionar todas las cuentas que lleven al menos un cinco indicaremos *5*. Seleccionaremos la cuenta de la lista de aciertos para el criterio que hayamos establecido:
Seleccionando con un doble click.
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Una vez cumplimentada toda la pantalla inicial podremos proceder a registrar el detalle del primer apunte del asiento contable, para ello podremos pulsar Intro en el teclado o bien, pulsar .
Informaremos del importe de la primera posicin del documento contable, y de otros datos adicionales descriptivos del tipo de apunte que estamos realizando, y que figurarn como descriptivo del movimiento que estar disponible en la consulta de la cuenta de mayor. En funcin del tipo de cuenta deberemos informar unos datos u otros en el sistema. Si es una cuenta de tesorera como la de Cobros Pendientes de Aplicacin del ejemplo, ser por ejemplo obligatorio informar el campo Fecha Valor del documento. Continuamos con la segunda posicin del documento:
En este caso una contabilizacin al haber en la cuenta de contrapartida. Para su localizacin podemos utilizar nuevamente la ayuda de bsqueda o si conocemos la codificacin de la cuenta la podemos teclear directamente. Una vez indicada y pulsando Intro pasamos a la pantalla donde indicaremos los datos de la posicin.
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En la nueva imputacin de cuenta de mayor, informaremos del importe de la anotacin contable y de informaciones adicionales. Podremos seguir aadiendo apuntes adicionales, para ello dispondremos siempre al pie de pantalla de campos para incluir nuevas cuentas contables con sus respectivas claves de contabilizacin.
Si hemos acabado de registrar todos los apuntes del documento contable, podemos proceder a realizar directamente la contabilizacin o podemos simular el documento contable. Para simular el asiento podemos pulsar contabilizacin: o acceder por el men que tenemos activo durante la
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Veremos el resumen de los dos apuntes contables, el sistema realiza un cuadre del total de anotaciones al Debe y del total de anotaciones al Haber, en caso necesario podremos incorporar nuevas posiciones al documento
Si en esta situacin deseamos corregir o consultar alguna de las posiciones del documento, haciendo doble click sobre la posicin a modificar, pasaremos de nuevo a la pantalla donde se han informado de los valores de la posicin del documento contable. En cuanto demos por finalizada las anotaciones del documento contable, para contabilizarlo pulsaremos contabilizacin. en la parte superior de la pantalla, y el sistema proceder a realizar su
En el pie de pantalla el sistema nos devolver un mensaje de conformidad de la operacin de contabilizacin que hemos realizado, informando del nmero de asiento contable que ha recibido nuestra contabilizacin.
El asiento realizado en el ejemplo es: 55400019 C.P.A. : DE VARIOS a 55400010 C.P.A. : ING. PTES.
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2.1.1
Contabilizacin con posicin de Acreedor
La contabilizacin directa con cuenta de mayor cuando una de las posiciones es un Acreedor merece una descripcin detallada en este manual. Para realizar una contabilizacin en contabilidad financiera (sin realizar operaciones de compensacin) se accede desde el mismo punto del men de usuario de Contabilidad General que en la opcin anterior:
Se informarn los datos de cabecera del documento y la posicin con cuenta de mayor del documento del mismo modo a como se ha descrito en el punto anterior. Una vez completados los datos de cabecera y la posicin de cuenta de mayor, si se desea reflejar una obligacin de pago no presupuestaria, tendremos que registrar la siguiente posicin:
Indicaremos la clave de contabilizacin 39 CME acreedor / HABER. En el campo Cuenta informaremos la cuenta de acreedor para el que deseamos contabilizar la obligacin. Para informar la Cuenta de Acreedor podemos escribir directamente su cdigo en el campo, o la podemos seleccionar de una lista de aciertos al utilizar la ayuda de bsqueda.
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Para ello podemos pulsar en el teclado F4 cuando el cursor este situado sobre dicho campo, o podemos desplegarla usando el icono estamos sobre el campo. en que aparece cuando
Nos aparece una lista de las diferentes Ayudas para Bsqueda de las de acreedor; seleccionaremos el criterio que nos sea ms conveniente, por ejemplo; buscar Acreedores por Sociedad:
En este caso un acreedor de la sociedad JCCM, cuyo nombre comience por Mara.
De la lista de aciertos seleccionaremos el acreedor con un doble click. Una vez seleccionado el acreedor es obligatorio indicar el campo In. CME, donde informaremos el indicador de CME, (indicador que determina la cuenta asociada al acreedor contra la que se realizar la contabilizacin en la operacin). Para informar el indicador CME podemos escribir directamente su valor o bien seleccionarlo entre los valores de la ayuda asociada al campo.
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Para ello podemos pulsar en el teclado F4 cuando el cursor este situado sobre el campo, o podemos desplegarla usando el icono que aparece cuando estamos sobre el mismo. Aparece entonces una lista de las diferentes operaciones que tienen cuentas asociadas a un acreedor distintas de la establecida en el mantenimiento del mismo.
En nuestro caso, seleccionaremos N: No presupuestaria, dado que la contabilizacin que queremos realizar es una obligacin no presupuestaria (Antiguo OTPP) diferente de anticipo y de fianza .
Una vez cumplimentados los datos de la contabilizacin al haber, se informarn los datos de la posicin:
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En esta pantalla observaremos que la cuenta asociada al acreedor en una operacin con Ind. CME:N es la cuenta de mayor 41000000 ACREEDORES NO PRESUPUESTARIOS. Los datos a informar en la posicin de acreedor son: Importe: Debe cumplimentarse con el importe de la obligacin para el acreedor. Vence el: Campo obligatorio, donde indicaremos la fecha de vencimiento de la obligacin. Recept. Pago: En el caso de que el pago de la obligacin se realice contra una acreedor distinto al beneficiario de la obligacin, se podremos indicar aqu el cdigo del tercero al que se le ha de realizar el pago. Solamente ser posible cumplimentar este campo cuando en los datos maestros del tercero beneficiario de la orden se hayan indicado terceros alternativos. En este campo tambin nos podemos valer de la ayuda para bsqueda, si el acreedor tiene algn pagador alternativo, nos aparecern en dicha ayuda. De este modo haciendo click sobre el icono o pulsando la tecla F4, se desplegar una pequea pantalla ofrecindonos las posibles entradas, de donde seleccionaremos la informacin adecuada. Blq. Pago: Indicador que determina los distintos motivos por los cuales se puede retener el pago. Los motivos de bloqueo de pago existentes en el sistema son los siguientes:
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Va de Pago: Va de pago a travs de la cual debe pagarse esta partida. Si existe una va de pago especificada, slo se podr emplear esta va en los pagos automticos. Si no hay ninguna va de pago especificada, el programa de pagos elegir una de las vas de pago permitidas en el registro maestro, de acuerdo con una serie de reglas predeterminadas. Las vas de pago existentes que se despliegan con el campo son las siguientes:
Supl.va pago: Cuando el usuario quiera establecer unas condiciones de pago diferentes a las establecidas en el maestro del acreedor, lo har en este campo. Si no lo rellena, el sistema tomar por defecto las condiciones establecidas en el maestro. Este campo tiene asociado una ayuda para bsqueda con las diferentes condiciones posibles, no pudiendo utilizar ninguna fuera del mismo.
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Una vez cumplimentados los campos obligatorios y aquellos a los que hemos dado un contenido tendremos:
Si el acreedor tiene asociadas retenciones al simular o validar el asiento aparecer la pantalla de las retenciones para ser informadas. Del mismo modo se incluirn retenciones en el documento si se pulsa el botn y el acreedor tiene retenciones asociadas.
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En funcin del tipo de retencin que tenga el acreedor, se deber marcar un indicador u otro, y para seleccionar el correcto podemos recurrir a la ayuda para bsqueda disponible en el campo. En este caso aparece:
Si la retencin requerida para registrar la obligacin no nos aparece en la pantalla de las retenciones, deberemos actualizar las retenciones asociadas al acreedor en el mantenimiento de los acreedores incluyendo el tipo que necesitamos. En el documento adems de indicar el tipo de retencin, informaremos la base del importe de la retencin y el importe de la retencin aplicada en el documento. Si en el documento no aplicamos retenciones, no se informarn estos datos y se pulsa En el caso en el que la va de pago es T Transferencia, si se desea, se puede indicar la cuenta bancaria por la que el acreedor recibir el pago, para ello se pulsar el botn que permite completar la informacin del documento:
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El nico campo a informar en esta pantalla es Bco. col. Banco colaborador-. En el maestro de terceros pueden establecerse distintos bancos-sucursal-cuenta para recibir los pagos. En el caso de desear que el pago de una orden se realice por un banco-cuenta concreta, se seala aqu el banco-cuenta de entre los que estn previstos en el acreedor Si se despliega la ayuda de este campo aparecen las cuentas del acreedor, y tendremos que seleccionar una de ellas.
As al solicitar el resumen del asiento tendremos:
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En cuanto demos por finalizadas las anotaciones del documento contable, y para contabilizarlo pulsaremos contabilizacin. en la parte superior de la pantalla, y el sistema proceder a realizar su
En el pie de pantalla el sistema nos devolver un mensaje de conformidad de la operacin de contabilizacin que hemos realizado, informando del nmero de asiento contable que ha recibido nuestra contabilizacin. El asiento realizado en el ejemplo es: 122 55400019 C.P.A. : DE VARIOS a 28 Mara Gonzlez Prez Con ind. CME: N 122
IMPORTANTE En este punto, sealar que en el mdulo de Contabilidad Financiera se han definido distintos indicadores CME que permiten derivar a otras tantas cuentas asociadas de acreedor, operaciones extrapresupuestarias diferentes: Operacin Solicitud de Anticipo Anticipo Fianza/Depsito recibido No presupuestaria Ind. Cme F A D N Cta. Asociada 57510000 57510000 56000000 41000000
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2.1.2
Contabilizacin con modelo
La contabilizacin con modelo es una funcionalidad que ofrece SAP, en la que para realizar una nueva contabilizacin podemos recuperar todos los datos informados en una contabilizacin anterior. Para acceder a ella, iremos a la contabilizacin directa en cuentas de mayor, en misma opcin anterior en el men de Contabilidad General:
Para emplear esta funcionalidad, antes de informar los datos de cabecera de documento, accederemos al men activo durante la contabilizacin de la manera que se ve en la imagen. El sistema nos lleva entonces a una pantalla de seleccin del documento contable que deseamos utilizar como modelo de nuestra contabilizacin. En esta pantalla hay diferentes opciones de tratamiento de la informacin contenida en el documento origen para su paso al documento que vamos a contabilizar.
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Por un lado escogeremos el documento: un documento contable de una sociedad y un ejercicio, que ser el que vamos a utilizar como modelo. Marcaremos alguna de las casillas de verificacin, si a la informacin contenida en el modelo deseamos darle un tratamiento especial. En el caso del ejemplo, hemos marcado no proponer importes, con esta eleccin lo que nos arrastrar son las posiciones del documento contable modelo sin los importes. Es interesante hacer pruebas con las diferente opciones de esta funcionalidad para familiarizarse con su uso.
Pulsando el sistema nos llevar a la entrada de documento contable, rellenando los campos seleccionados del documento modelo.
Procederemos a continuacin a completar el documento contable, de la misma manera que ha sido explicado anteriormente, en este caso irn apareciendo campos con valores tomados del documento modelo.
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La operativa de contabilizacin es la misma que se ha descrito anteriormente, teniendo en cuenta que si damos por vlidos los valores que aparecen en el documento modelo, podemos limitarnos a cumplimentar nicamente los datos pendientes (en el caso del ejemplo que mostramos slo ser necesario informar los importes).
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Del mismo modo que se ha explicado en el punto anterior, podemos tambin pasar a simular el documento contable, y en caso necesario podemos aadir nuevos apuntes para completar la nueva contabilizacin que vayamos a realizar.
La operativa para realizar el resto de la contabilizacin es la misma que se utiliza para realizar una contabilizacin directa. Cuando hayamos finalizado el registro de los diferentes apuntes contables pasaremos a la contabilizacin definitiva del documento.
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El sistema nos devuelve el nmero del documento contabilizado.
El asiento realizado en el ejemplo es: 25 55400019 C.P.A. : DE VARIOS a 55400010 C.P.A. : ING. PTES. 55400010 I.P.A. RET. NOM. FUN 20 5
2.2 DOCUMENTOS PRELIMINARES

La funcionalidad de documentos preliminares, permite registrar los datos de un documento contable y grabarlos en el sistema sin que tenga efectos en la contabilidad real, para posteriormente completar la informacin del documento contable o proceder a una comprobacin previa de su contenido antes de realizar la contabilizacin definitiva en el sistema. Para registrar un documento preliminar, podemos proceder de dos maneras diferenciadas, por una parte, cuando estamos contabilizando un documento por contabilizacin directa y en lugar de finalizar la contabilizacin, podemos APARCAR el documento para completarlo a posteriori y proceder a su contabilizacin. Para ello en cualquier momento durante una contabilizacin de documento (por ejemplo en el momento de realizar la simulacin del documento) podemos seleccionar esta opcin de documento que nos guardar la informacin tal y como la tenemos en ese momento en el sistema.
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No es necesario que el documento contable est cuadrado en el momento de contabilizarlo de manera preliminar, sino que a posteriori podremos completarlo con la informacin que le falte. En el momento de Aparcar el documento el sistema le asigna el N de documento contable que le corresponda por la numeracin correlativa de la clase de documento que hemos utilizado en la contabilizacin.
En el pie de pantalla, nos da el nmero de documento que ha recibido, recalcando que se trata de un documento preliminar. Por este procedimiento se puede registrar como preliminar cualquier documento que por el motivo que sea no podamos completar totalmente o necesite de validacin previa a su contabilizacin. Lo guardaremos en el sistema y posteriormente podremos proceder a completarlo para luego realizar la contabilizacin definitiva, o simplemente contabilizarlo.
2.2.1
Registro de documento preliminar
Esta funcin nos permite iniciar el registro de un documento de manera preliminar. Normalmente esto se utiliza cuando se desea que a posteriori alguien valide la contabilizacin que registramos y proceda a su contabilizacin definitiva. Para usar esta funcionalidad accederemos por el men de Contabilidad General:
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Directamente el sistema ya reconoce que la operacin que estamos realizando es preliminar y cuando grabemos el documento, quedar registrado como una operacin preliminar.
Toda la operativa contable funciona de la misma manera a la que se ha descrito en una contabilizacin directa. El sistema no verificar que el documento contable est totalmente registrado y cuadrado, permitiendo que lo guardemos de forma preliminar.
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Ahora bien, si el documento se graba de forma preliminar debido a que es necesaria una validacin posterior, se puede validar y comprobar si hay errores que impediran su contabilizacin tal cual se ha grabado, para ello se utilizar la opcin de verificacin:
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Esta opcin valida el documento informando de los errores que impediran su posterior contabilizacin; en el ejemplo:
2.3 CONTABILIZACIN CON COMPENSACIN

La funcionalidad de contabilizacin con compensacin permite contabilizar cuentas que estn definidas con gestin de Partidas Abiertas estableciendo un vnculo directo entre una o varias anotaciones en el debe y una o varias anotaciones en el haber. La funcin de compensacin se puede establecer en el momento en el que se genera la segunda de las operaciones en las que se relacionan las dos posiciones de partidas abiertas, utilizando entonces la opcin de Liquidar/compensar o bien a posteriori en cuyo caso, utilizaremos la opcin de Compensar cuenta.
2.3.1
Liquidar / compensar
Esta funcin permite realizar contabilizaciones compensando posiciones de cuenta de mayor. Para realizar una contabilizacin con Liquidar / compensar, se accede desde el men de usuario de Contabilidad General:
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Accederemos a la pantalla en la que se debe informar los datos de cabecera:
En esta pantalla informaremos los campos: La Fecha de Documento se refiere (si existe) a la fecha del documento fsico externo que da origen a la contabilizacin. La Clase de Documento sirve para clasificar las contabilizaciones y asignarles un nmero dentro de un rango especfico, sern en su mayora OT: Operaciones del tesoro. La Sociedad se refiere al organismo autnomo. Podemos desplegar la ayuda de bsqueda para localizar la sociedad. El
Texto permite asociar una descripcin breve a todo el documento.
Se seleccionar nicamente la operacin de Traslados con compensacin.
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El resto de los campos de la cabecera no es imprescindible informarlos, el campo Referencia y Texto de la compensacin permiten una mejor descripcin de la operacin contable. Una vez informados los datos de cabecera del documento contable, tenemos que registrar el primer apunte, en el ejemplo que seguiremos, primero seleccionaremos la partida abierta a compensar y posteriormente registraremos la contrapartida. Para poder vincular la partida abierta a compensar pulsaremos el botn que aparece la pantalla que permite seleccionar la cuenta a compensar: con lo
La Cuenta a indicar, ser una cuenta de mayor, de deudor o de acreedor en funcin del valor seleccionado en el campo clase de cuenta que al desplegar su ayuda de bsqueda aparece:
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El campo Ind. CME permite seleccionar posiciones abiertas del indicador o indicadores seleccionados. La activacin del indicador de Pas normales, permite la inclusin de partidas abiertas de operaciones sin indicador CME. Adems, para localizar con ms facilidad los movimientos a compensar se dispone de los siguientes campos por los que delimitar la informacin a tratar: Importe N de documento Clase de documento Fe. Contabilizacin Nmero de orden Centro Gestor Pos. Presupuestaria Fondo Clave de referencia 1 Clave de referencia 2 Referencia Referencia a factura Indicador de impuestos Clave de contabilizacin Asignacin Factura Orden de pago El resto de los campos solicitados en esta pantalla no se utilizarn en la operativa de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha. El ejemplo que vamos a realizar compensar posiciones de la cuenta 55400019: C.P.A. : DE VARIOS, que es una cuenta de mayor y seleccionamos partidas abiertas normales, sin operaciones con CME y sin selecciones adicionales.
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Una vez hayamos informado los campos para la seleccin de partidas abiertas, hay que pulsar el botn y en la pantalla siguiente aparecern todas las posiciones que cumplen la seleccin realizada:
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Pulsando doble click sobre el importe de la posicin a compensar, esta cambia de color y en los campos Asignado y Sin asignar aparece el importe a compensar. El botn permite pasar a una pantalla donde registraremos el resto del apunte.
Tendremos que informar todos los datos de la nueva posicin, y una vez lo hemos hecho, para ver el asiento que se contabilizar tenemos que simular el mismo:
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As en este ejemplo, al simular visualizaremos:
En cuanto demos por vlidas las posiciones simuladas podemos pasar a contabilizar pulsando en la parte superior de la pantalla, y el sistema proceder a realizar la contabilizacin. En el pie de pantalla el sistema nos devolver un mensaje de conformidad de la operacin de contabilizacin que hemos realizado, informando del nmero de asiento contable que ha recibido nuestra contabilizacin. El asiento realizado en el ejemplo es: 150 55400019 C.P.A. : DE VARIOS a 55400019 I.P.A. : RET. NOM.FUN. 150
2.3.2
Aplicacin de cobros
Esta funcin permite realizar contabilizaciones compensando posiciones de cuenta de mayor, sea o la cuenta de pendientes de aplicacin (55400019) u otra cuenta del plan contable que tenga gestin por Partidas abiertas y posiciones de Deudor pendientes de compensar. Esta es Esta contabilizacin es otra forma de operar con Liquidar / compensar, se accede desde el men de usuario de Contabilidad General:
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En esta pantalla se informaremos los campos: La Fecha de Documento se refiere (si existe) a la fecha del documento fsico externo que da origen a la contabilizacin. La Clase de Documento sirve para clasificar las contabilizaciones y asignarles un nmero dentro de un rango especfico, en el caso de aplicacin de cobros ser: Z3 Compensacin cobro . La Sociedad se refiere al organismo autnomo. Podemos desplegar la ayuda de bsqueda para localizar la sociedad. El Texto permite asociar una descripcin breve a todo el documento.
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Se seleccionar
nicamente la operacin de Traslados con compensacin.
El resto de los campos de la cabecera no es imprescindible informarlos, el campo Referencia y Texto de la compensacin permiten una mejor descripcin de la operacin contable. Una vez informados los datos de cabecera del documento contable, tenemos que registrar el primer apunte, en el ejemplo primero seleccionaremos la partida abierta a compensar y posteriormente registraremos la contrapartida. Para poder vincular la partida abierta a compensar pulsaremos el botn cuenta a compensar: con lo que aparece la pantalla que permite seleccionar la
En el ejemplo que estamos realizando se seleccionar la cuenta de mayor 55400019: C.P.A. : DE VARIOS
Una vez hayamos informado los campos para la seleccin de partidas abiertas, hay que pulsar el y en la pantalla siguiente aparecern todas las posiciones que cumplen la botn seleccin realizada:
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En este punto, debemos pasar a visualizar las posiciones abiertas de deudor con el objeto de compensar una y otra. NOTA: Las posiciones abiertas de deudor son consecuencia de la contabilizacin de una orden de ingreso del deudor (I0, I1) y un cobro (MI), con lo que quedar pendiente de compensar una posicin de deudor con operacin CME: X
Pulsando el botn
podemos
pasar a una pantalla que nos permite seleccionar nuevas
partidas abiertas tras pulsar el botn De nuevo, tenemos la pantalla de seleccin que nos permite solicitar las partidas abiertas de deudor:
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En el ejemplo concreto, la seleccin es para la cuenta del acreedor 28, la clase de cuenta ha de ser D deudor, y nicamente nos interesan las partidas abiertas pendientes de compensar, procedentes del MI, por tanto con Indicador CME: X Cobros y sin gestin de Partidas Abiertas normales. Adems dado que conocemos el Nmero de documento del MI del presupuesto de ingresos que se quiere compensar en Otras selecciones selecciono localizar un N de documento concreto. Para indicar el n de documento del que queremos compensar posiciones abiertas pulsamos con lo que aparece la siguiente pantalla donde introducimos el n de documento deseado:
Tras pulsar el botn aparece la lista de partidas abiertas de la cuenta 55400019 y el deudor con las condiciones que hemos indicado.
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Observar que en la lnea de mensajes de la pantalla aparece el nmero de lneas aadidas sobre la seleccin anterior. Con las posiciones abiertas disponibles para compensar, slo resta marcar con doble click las posiciones seleccionadas.
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Tras simular el asiento, como se ha indicado en puntos anteriores, tendremos:
En cuanto demos por vlidas las posiciones simuladas, pasaremos a contabilizar pulsando en la parte superior de la pantalla, y el sistema proceder a realizar su contabilizacin.
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En el pie de pantalla el sistema nos devolver un mensaje de conformidad de la operacin de contabilizacin que hemos realizado, informando del nmero de asiento contable que ha recibido nuestra contabilizacin. El asiento realizado en el ejemplo es: 12 55400019 C.P.A. : DE VARIOS a 28 Deudor GRECO con cme:x 12 Cta asociada a cme: 43000001
Con esta contabilizacin quedan compensadas tanto la posicin del haber de la cuenta 55400019, como la posicin en el debe del deudor 28. RESUMEN DE LAS CONTABILIZACIONES: El ciclo completo de contabilizaciones realizadas, incluidas las realizadas en el presupuesto de ingresos son: IO 1 12
28 Deudor GRECO
7XXX.XXXX
12 2
MI 3 12 28 Deudor GRECO con cme:x Cta asociada a cme: 43000001
28 Deudor GRECO COMPENSA posicin 1
12 4
OT
5 12 55400019 C.P.A. : DE VARIOS COMPENSA posicin de extracto ctas. a 28 Deudor GRECO con cme:x 12 6 Cta asociada a cme: 43000001 COMPENSA posicin 3
2.3.3
Compensar cuenta
Esta funcin permite compensar las posiciones abiertas (debe y haber) de una cuenta con gestin de Partidas Abiertas. Para realizar una contabilizacin compensando cuenta de mayor, se accede desde el men de usuario de Contabilidad General:
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Se informarn los campos: La Cuenta se refiere a la cuenta de mayor de la que se quiere realizar la compensacin de sus movimientos. Podemos desplegar la ayuda para localizar la cuenta. La Fecha de Documento se refiere (si existe) a la fecha del documento fsico externo que da origen a la contabilizacin. La Sociedad se refiere al organismo autnomo. Podemos desplegar la ayuda de bsqueda para localizar la sociedad. Para localizar con ms facilidad los movimientos a compensar se dispone de los siguientes campos por los que delimitar la informacin a tratar: Importe N de documento Clase de documento Fe. Contabilizacin Nmero de orden Centro Gestor Pos. Presupuestaria Fondo Clave de referencia 1 Clave de referencia 2 Referencia
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Referencia a factura Indicador de impuestos Clave de contabilizacin Asignacin Factura Orden de pago Por ejemplo, podemos delimitar por fechas de contabilizacin, para ello, se pincha en el campo indicado y se selecciona el valor o intervalo de valores
Una vez indicados los datos de seleccin pulsamos el botn abiertas de la cuenta y el criterio seleccionado.
y aparecen las partidas
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Sobre la lista presentada, se seleccionarn movimientos al debe y al haber cuyo importe coincida y por tanto permita la compensacin; esto obliga a que el campo Sin asignar tenga siempre valor 0. Para seleccionar los movimientos a compensar haremos doble click sobre los importes a compensar y en ese momento cambia el color de la lnea seleccionada.
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Para seleccionar las posiciones a compensar tambin se puede utilizar el botn marcar grupos de lneas o el botn combinacin con los botones
que permite
que permite asignar todas las lneas y que en facilitar la labor de seleccin.
El botn El botn
permite desasignar todas las lneas. permite incluir un texto de compensacin.
Si se hace doble click sobre una lnea nos permite consultar el detalle del documento.
Los botones operativa normal de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha.
no
se
utilizarn
en
la
Teniendo en cuenta que el saldo en el debe y en el haber de las posiciones seleccionadas debe ser idntico, el importe de Sin asignar ser 0, se puede simular el asiento antes de su contabilizacin, para ello seleccionamos:
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Visualizando a continuacin el asiento a contabilizar:
El asiento a contabilizar acumula en una nica posicin al debe y al haber por el importe total de las posiciones seleccionadas.
En cuanto demos por vlidas las posiciones simuladas, para contabilizar pulsaremos parte superior de la pantalla, y el sistema proceder a realizar su contabilizacin.
en la
En el pie de pantalla el sistema nos devolver un mensaje de conformidad de la operacin de contabilizacin que hemos realizado, informando del nmero de asiento contable que ha recibido nuestra contabilizacin. Observar, que en esta operacin no se solicita clase de documento, ya que SAP R/3 asocia la clase de documento SA Documento Contable.
2.3.4
Partidas por el resto
Esta funcin permite compensar las posiciones abiertas (debe y haber) de una cuenta con gestin de Partidas Abiertas, cuando los importes al debe y al haber no son iguales y se crea una posicin adicional por la diferencia. Para realizar una contabilizacin compensando cuenta de mayor con partidas por el resto, se accede desde el men de usuario de Contabilidad General:
Se seguirn los mismos pasos que en la opcin anterior: Indicamos campos de cabecera y
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seleccionamos los movimientos a compensar.
Cuando los campos seleccionados no permiten compensacin, puesto que hay importe en el campo Sin asignar y queremos compensar estos movimientos creando una posicin que refleje la diferencia, pasaremos a realizar una operacin de partidas por el resto.
Una vez seleccionada la opcin de Partidas resto, aparece en pantalla la posibilidad de indicar el importe de partidas por el resto a determinar. Si se pulsa doble click en la posicin donde se produce la diferencia y el sistema calcula directamente la misma.
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En esta situacin, ya es posible simular el asiento puesto que est cuadrado.
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Por tanto, como puede observarse en el ejemplo, una vez contabilizado el documento, en vez de una partida abierta al debe por 5 y una partida abierta al haber por 18, se tendr una partida abierta al haber por 13. Si damos por correcta la contabilizacin simulada, tenemos que pulsar el documento simulado. para a contabilizar
En el pie de pantalla el sistema nos devolver un mensaje de conformidad de la operacin de contabilizacin que hemos realizado, informando del nmero de asiento contable que ha recibido nuestra contabilizacin. El asiento realizado en el ejemplo es: 18 55400019 C.P.A. : DE VARIOS a 55400019 C.P.A. : DE VARIOS 55400019 C.P.A. : DE VARIOS 13 5
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3 OPERACIONES DE ACREEDOR / DEUDOR

En este punto del manual se recogen las contabilizaciones disponibles en Contabilidad Financiera que han merecido un tratamiento diferenciado dentro de las operaciones extrapresupuestarias y como consecuencia, tienen una gestin diferenciada de las operaciones No presupuestarias (Ind. CME: N) En concreto trataremos las operaciones con acreedores con indicador CME: A y D. Operacin Anticipo Fianza/Depsito recibido Ind. Cme A D Cta. Asociada 57510000 56000000
3.1 ANTICIPO ACREEDOR
Para realizar un anticipo a un acreedor en el sistema es necesario inicialmente solicitar el anticipo, que supone la grabacin de una anotacin estadstica (sin efecto contable) que permite al programa de pagos automtico generar una salida de fondos (pago) al acreedor destinatario del anticipo. El Pago de un anticipo a un acreedor no supone compensacin de ninguna posicin, puesto que en la solicitud de pago no hubo ninguna contabilizacin, y por tanto, como consecuencia del pago se tiene una posicin de acreedor pendiente de compensar. La compensacin del anticipo se realizar habitualmente con una factura del mismo acreedor, de la que slo se pagar la diferencia positiva en con la posicin correspondiente del anticipo.
3.1.1
Solicitud de anticipo
Para realizar una solicitud de anticipo en contabilidad financiera, se accede al men de usuario de Contabilidad General:
Accederemos a la pantalla en la que se informan los campos de cabecera de la solicitud:
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Se informarn los datos de cabecera del documento del mismo modo a como se ha descrito en puntos anteriores. El sistema propone la clase de documento KA Documento de Acreedor Dado que un anticipo puede devolverse (compensarse) con uno o varios documentos es recomendable informar el campo Referencia con el expediente que lo genera u otra informacin significativa y que posteriormente tambin podamos indicar en los documentos para compensar el anticipo, con el fin de consultar por este campo todos los movimientos relacionados con el mismo. Cuenta se indicar el cdigo de cuenta de acreedor para el que se realiza la solicitud de anticipo, este campo dispone de ayuda para la bsqueda con diferentes criterios como se ha indicado en puntos anteriores. In. CME dest. Se determinar el indicador CME del tipo de anticipo solicitado; para la gestin de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha nicamente ser vlido el indicador de CME: A Anticipo, si bien, en la ayuda asociada al campo aparecen como disponibles todos los indicadores de CME para cuentas de acreedor. As tendremos por ejemplo:
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Una vez indicados los datos pasaremos a registrar la anotacin estadstica:
Los datos a cumplimentar son los mismos que los indicados de forma detallada en el punto: Contabilizacin con posicin de acreedor. Los datos a informar en la posicin de acreedor son: Importe: Debe cumplimentarse obligatoriamente con el importe del anticipo que se solicita Vence el: Campo obligatorio, donde indicaremos la fecha de vencimiento para el pago. Recept. Pago: En este caso no debe indicarse ningn contenido Blq. Pago: Indicador que determina los distintos motivos por los cuales se puede retener el pago. Va de Pago: Va de pago a travs de la cual debe pagarse esta partida. Supl.va pago: Cuando el usuario quiera establecer unas condiciones de pago diferentes a las establecidas en el maestro del acreedor, lo har en este campo. Si no lo rellena, el sistema tomar por defecto las condiciones establecidas en el maestro. Si el acreedor tiene asociadas retenciones al simular o validar el asiento aparecer la pantalla de las retenciones para ser informadas. Del mismo modo se incluirn retenciones en el documento si se pulsa el botn y el acreedor tiene retenciones asociadas. En principio en esta operacin no deben indicarse retenciones en el documento. Bco. col. Banco colaborador-: En el caso en el que la va de pago es T Transferencia se podr informar este campo indicando la cuenta del acreedor por la que se desea se realice el pago. % DPP: No se informar.
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Indicar que tanto en las operaciones de solicitud de devolucin como en las facturas que lo compensan no se registrarn con IVA.
Observamos que la cuenta asociada para la operacin es la 57510000. Una vez informados los datos de la posicin se podemos simular el asiento:
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En cuanto demos por finalizada las anotaciones, para registrarlo pulsaremos superior de la pantalla, y el sistema proceder a realizar su contabilizacin.
en la parte
En el pie de pantalla el sistema nos devolver un mensaje de conformidad de la operacin de contabilizacin que hemos realizado, informando del nmero de asiento contable que ha recibido nuestra operacin. El asiento realizado en el ejemplo es: a 28 Mara Gonzlez Prez Con ind. CME: F 1000
Esta anotacin es reconocida por el programa de pagos que genera el correspondiente documento de pago ZP, cuya contabilizacin es:
1000 28 Mara Gonzlez Prez Con ind. CME: A
Banco
1000
La operacin al debe de acreedor producida en el pago queda en el sistema pendiente de compensar.
3.1.2
Compensacin de anticipo
Para realizar la devolucin del anticipo se dispone en TAREA de la funcin de compensacin, que permite devolver total o parcialmente el importe del mismo con posiciones de factura (obligaciones de pago) presupuestarias. Para realizar esta operacin tendremos posiciones abiertas de acreedor sin compensar, producto de obligaciones del presupuesto de gastos, que no han sido pagadas y con las que se desea devolver total o parcialmente un anticipo recibido con anterioridad. Para realizar esta compensacin es imprescindible que el anticipo y la obligacin correspondan a un mismo acreedor. Para realizar esta operacin se accede desde el men de Contabilidad General:
Accederemos a la pantalla donde debemos indicar los datos para la compensacin
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Se informarn los datos de cabecera del documento del mismo modo a como se ha descrito en puntos anteriores. El sistema propone la clase de documento KA Documento de Acreedor Es recomendable informar el campo Referencia con el expediente que lo genera u otra informacin significativa y que posteriormente tambin podamos indicar en los documentos para compensar el anticipo, con el fin de consultar por este campo todos los movimientos relacionados con el mismo. Cuenta se indicar el cdigo de cuenta de acreedor para el que se desea compensar el anticipo, este campo dispone de ayuda para la bsqueda con diferentes criterios como se ha indicado en puntos anteriores. Factura se indicar el nmero del documento FI correspondiente presupuestaria con la que se desea compensar el anticipo. Ejercicio se indicar el ejercicio de la factura que con la que se compensar. El resto de los campos no son obligatorios y permiten incluir informacin adicional a la contabilizacin a realizar. As tendremos por ejemplo: a la obligacin
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o accedemos a la pantalla en la que aparecen los anticipos Tras pulsar pendientes de compensar y donde se sealar el importe a compensar del anticipo.
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Al hacer doble click sobre la columna de traslado recupera el importe del anticipo pendiente de devolver. Es muy importante tener en cuenta que el importe mximo a trasladar (compensar) es el importe de la factura, dado que el sistema admite cualquier importe siempre que no supere el importe a devolver del anticipo seleccionado. Podemos simular el asiento, del mismo modo a como se ha descrito en puntos anteriores y tendremos:
Si las posiciones simuladas las consideramos correctas, para contabilizarlo pulsaremos la parte superior de la pantalla, y el sistema proceder a realizar su contabilizacin.
en
En el pie de pantalla el sistema nos devolver un mensaje de conformidad de la operacin de contabilizacin que hemos realizado, informando del nmero de asiento contable que ha recibido nuestra contabilizacin. El asiento realizado en el ejemplo es: 1000 28 Mara Gonzlez Prez
28 Mara Gonzlez Prez Con ind. CME: A
1000
El anticipo en este caso ha sido compensado en su totalidad y la obligacin quedar como compensada una vez se pase el proceso de pagos automtico. Cuando el importe de la factura es inferior al importe a devolver: haremos:
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Cuando el importe de la factura es inferior al importe a devolver en la columna de traslado se indicar el importe de la factura (que es el importe que queremos compensar), con lo que el anticipo no quedar devuelto totalmente. As el asiento generado es:
Una vez contabilizado el asiento, el documento resultante contiene la informacin que nos permite seguir los movimientos de compensacin. Al consultar la posicin al haber del documento contabilizado en nuestro ejemplo, podemos ver que en el campo Ant.Tras tenemos el nmero del anticipo parcialmente compensado, as mismo, observamos que el documento tiene como bloqueo de pago: A, lo que supone que an siendo una posicin de acreedor al haber no est pendiente de pago.
Cuando realicemos otra operacin de compensacin del anticipo de nuestro ejemplo, ya no tendr pendiente de compensar (devolver - disponible), el importe total del mismo, sino nicamente lo no devuelto.
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3.2 FIANZAS
Para reflejar las fianzas y los depsitos recibidos en la Junta de Comunidades de Castilla La Mancha, en cuanto a su contabilizacin, evolucin y devolucin se dispone en el sistema de diferentes funciones que permiten una gestin diferenciada de los documentos genricos No Presupuestarios. Las funciones que se utilizarn son ya conocidas, si bien han de especificarse clases de documento e indicador CME de fianzas. La contabilizacin de una fianza, es el reflejo de una obligacin fuera del presupuesto contrada por la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha con un acreedor. Esta obligacin nace bloqueada (no ser tratada por el programa de pagos) y para solicitar su devolucin, nicamente se desbloquear lo que supone su tratamiento por el programa de pagos. Para tratar las situaciones en las que una fianza pasa a ser dividida en varias, bien porque una parte se aplicar al presupuesto o bien porque se devuelve a otro-s acreedores adems del depositante de la misma, se dispone en el sistema de la funcin de fraccionamiento de fianzas. Con este tratamiento de las fianzas siempre se tendr identificados los acreedores y las fianzas pendientes de devolver.
3.2.1
Contabilizacin
La contabilizacin de una fianza permite registrar en el sistema la obligacin no presupuestaria contrada con un acreedor cuando deposita una fianza. Para realizar una contabilizacin de una fianza accedemos desde el men de usuario de Contabilidad General:
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Accederemos a la pantalla en la que se informan los campos de cabecera de la contabilizacin:
Toda la operativa contable funciona de la misma manera a la que se ha descrito en una contabilizacin directa. Teniendo en cuenta que la clase de documento ser FC, ya que con esta clase de documento las obligaciones se contabilizan bloqueadas y se chequea que el indicador CME utilizado en la contabilizacin sea el correcto. En la posicin del debe se reflejar la cuenta en la que se encuentra el ingreso realizado y en la posicin del haber se registrar una operacin con CME : D Fianzas / Depsitos recibidos. Por ejemplo al simular la contabilizacin de una fianza tendremos:
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Visualizando la posicin de acreedor:
Al contabilizar con operacin con indicador CME, la cuenta asociada al acreedor es 56000000, adems observamos que esta posicin nace bloqueada y con fecha de vencimiento: 31.12.99. En cuanto demos por finalizada las anotaciones del documento contable, para contabilizarlo pulsaremos contabilizacin. en la parte superior de la pantalla, y el sistema proceder a realizar su
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En el pie de pantalla el sistema nos devolver un mensaje de conformidad de la operacin de contabilizacin que hemos realizado, informando del nmero de asiento contable que ha recibido nuestra contabilizacin. El asiento realizado en el ejemplo es: 500 55400019 C.P.A. : DE VARIOS a 28 Mara Gonzlez Prez Con ind. CME: D 1000
3.2.2
Fraccionamiento
El fraccionamiento de una fianza permite dividir una fianza contabilizada, en varias posiciones con el mismo o diferente acreedor y compensando la obligacin inicial, lo que supone compensar una obligacin contabilizando distintas obligaciones con el mismo o diferentes acreedores por el importe total de la fianza fraccionada. Para realizar el fraccionamiento de una fianza accedemos desde el men de usuario de Contabilidad General:
Accederemos a la pantalla en la que se informan los campos de cabecera del fraccionamiento:
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Toda la operativa contable funciona de la misma manera a la que se ha descrito en una operacin de Liquidar / Compensar; teniendo en cuenta que la clase de documento ser FF Fraccionamiento de fianza, ya que con esta clase de documento las obligaciones se contabilizan bloqueadas y se chequea que el indicador CME utilizado en la contabilizacin sea el correcto. En la posicin del debe se reflejar la cuenta del acreedor compensado y en la o las posiciones del haber se registrarn las nuevas obligaciones de acreedor con operacin con CME : D Fianzas / Depsitos recibidos. La operativa contable es igual a la descrita en Liquidar / Compensar, si bien, con el fin de afianzar se realizar un ejemplo completo, en el que una fianza del acreedor n 28 por 500 eur., se fracciona pasando a reflejar una fianza para el mismo acreedor por 400 eur. y otra parte para el acreedor 27 por 100 eur.
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Los datos de cabecera han sido registrados, as como la posicin al debe del nuevo acreedor con operacin CME: D. Se informan los datos de la posicin del acreedor:
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En el siguiente paso seleccionaremos partidas abiertas del acreedor de la fianza a fraccionar, para ello pulsamos el botn y aparece la pantalla de seleccin:
Hemos seleccionado las posiciones abiertas con indicador CME D del acreedor 28 sin otras selecciones adicionales. Pasamos a tratar partidas abiertas pulsando el botn y sobre la lista de posiciones abiertas seleccionada, dado que no realizaremos una compensacin a la totalidad de la fianza, pasamos a tratar partidas por el resto.
Una vez seleccionado permite incluir el importe
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Seleccionamos con doble click la posicin a compensar y simulamos el asiento:
Con esta operacin queda compensada la fianza original de 500 eur. y tendremos dos nuevas fianzas por 100 y 400 eur.
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En cuanto demos por correctas las anotaciones del documento contable, para contabilizarlo pulsaremos contabilizacin. en la parte superior de la pantalla, y el sistema proceder a realizar su
En el pie de pantalla el sistema nos devolver un mensaje de conformidad de la operacin de contabilizacin que hemos realizado, informando del nmero de asiento contable que ha recibido nuestra contabilizacin. El asiento realizado en el ejemplo es: 28 Mara Gonzlez Prez 400 Con ind. CME: D 27 Diego Gonzlez 100 Con ind. CME: D Ha quedado compensada la fianza original y tenemos a cambio dos obligaciones por el importe total de la original. 500 28 Mara Gonzlez Prez Con ind. CME: D a
3.2.3
Devolucin
La devolucin de una fianza supone poner accesible al programa de pagos la obligacin registrada, por tanto, modificar el documento de contabilizacin modificando el bloqueo y la fecha de vencimiento. Para realizar la devolucin de una fianza accedemos desde el men de usuario de Contabilidad General:
Accederemos a la pantalla en la que se solicitan los datos de la fianza de la que se desea desbloquear al pago:
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En todos los campos disponemos de ayuda de campo para solicitar la informacin. Se indica el n del documento de la fianza a devolver N Documento: Sociedad Ejercicio Si no conocemos el nmero del documento que queremos modificar para desbloquear, podemos localizarlo por diferentes criterios de bsqueda, entre los que estn registrados en el sistema. Para ello utilizamos el botn de pantalla y permite localizar el documento que aparece en la parte superior izquierda de la
Utilizaremos unos criterios de bsqueda que nos limiten al mximo la lista de documentos accesibles para devolver. Suele resultar muy til realizar la seleccin por el usuario que ha y tambin por clase registrado el documento contable, marcando de documento, donde se recomienda acotarlo a las clases de documento que se utilizan en el tratamiento de fianzas. As para limitar este tratamiento pulsaremos y limitaremos los documentos de gestin de fianzas: en la lnea de
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Una vez indicadas las clases de documento a seleccionar o los intervalos, pulsaremos el botn para registrar esta seleccin. Posteriormente pulsaremos el botn de ejecucin de la en la parte superior izquierda de la pantalla, y el sistema nos devolver una lista bsqueda con los documentos que cumplan con nuestros criterios de seleccin.
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Para seleccionar el documento a tratar pulsamos dos veces sobre l, con lo que aparece el resumen del documento:
Pulsando dos veces sobre la lnea de la fianza de la que se quiere solicitar la devolucin aparece el detalle del apunte con los campos que pueden ser modificados:
Sobre estos campos tenemos que modificar: Vence el: La fecha de vencimiento de la obligacin Blq. Pago: Desbloquearemos el pago para que la obligacin sea pagada. La va de pago y el banco interlocutor pueden ser modificados si se considera necesario. As tendremos:
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El documento con estas modificaciones ha quedado autorizado para el pago. Una vez consideremos correctas las modificaciones de la posicin a devolver del documento contable, para grabarlas pulsaremos proceder a realizar su grabacin. en la parte superior de la pantalla, y el sistema
En el pie de pantalla el sistema nos devolver un mensaje de conformidad de la operacin de modificacin que hemos realizado:
Adems de la modificacin del documento, las modificaciones se anotan y pueden visualizarse en los documentos de modificacin.
3.3 COMPENSACIN DE ACREEDOR

Esta funcin permite compensar una cuenta de acreedor vinculando (relacionando) las posiciones abiertas (debe y haber). La compensacin de cuenta de acreedor es una funcin que utilizaremos excepcionalmente, dado que la compensacin habitual a las posiciones abiertas al haber de un acreedor es un documento de pago; una situacin posible en la que utilizaremos esta funcin ser la devolucin de un anticipo mediante un ingreso. Para realizar una contabilizacin compensando un acreedor, se accede desde el men de usuario de Contabilidad General:
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Toda la operativa de esta opcin es igual a la que se ha descrito en compensacin de cuenta (de mayor), con la diferencia de que en el campo cuenta indicamos el cdigo de acreedor que vamos a compensar y en indicador CME podemos seleccionar el cdigo de operacin con indicador CME que deseamos. Este campo dispone de ayuda que mostrar:
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Sobre esta lista se har doble click en el indicador a seleccionar o bien, posicionado el cursor sobre la opcin se pulsar
3.4 CONSULTAS DE ACREEDOR
En este punto del manual se incluyen las consultas disponibles que permiten visualizar toda la informacin contable de un acreedor.
3.4.1
Visualizar acreedor
Esta funcin nos permite visualizar los datos maestros de un acreedor en una sociedad. Desde el men de Contabilidad General vamos a la opcin:
Nos presenta una primera pantalla de seleccin:
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En esta pantalla indicaremos la cuenta de Acreedor y la Sociedad as como alguno de los grupos de datos que se quiere visualizar de los Datos generales (independientes de la sociedad) o de los Datos de sociedad (datos especficos por sociedad para el acreedor). Pulsando el botn seleccionamos todos los grupos de datos y pulsando tenemos la informacin solicitada. eliminamos la
seleccin de todos. Pulsando Intro o
3.4.2
Consulta de Partidas individuales de acreedor
En la pantalla inicial de visualizacin de partidas individuales, existen varias opciones de seleccin que se pueden utilizar para mostrar nicamente las partidas individuales de acreedor que se necesiten en funcin de unas caractersticas concretas. En esta pantalla, tambin se puede especificar exactamente cmo se desea visualizar las partidas individuales. Se accede a esta pantalla inicial a travs del men de Contabilidad General seleccionando la opcin:
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Se pueden visualizar partidas individuales para un acreedor en particular o para una serie de acreedores mediante pools de trabajo.
3.4.2.1
Seleccin de partidas y variantes de visualizacin
Se pueden visualizar partidas individuales de un acreedor con distintos criterios, que adems son combinables. Seleccin de partidas Partidas abiertas: nos mostrar todos los movimientos del acreedor, con operaciones sin CME y que no estn compensadas. Partidas compensadas: nos mostrar todos los movimientos del acreedor, con operaciones sin CME y que ya han sido compensadas (pagadas, anuladas, directamente compensadas). Partidas preliminares: nos mostrar todos los movimientos del acreedor no contabilizados y grabados de forma preliminar. Operaciones con CME: nos mostrar todos los movimientos del acreedor con operaciones con CME en las situaciones anteriores. No se puede seleccionar nicamente esta opcin, dado que la partida ha de estar abierta o compensada. Con posiciones de deudor: nos mostrar adems de los movimientos de acreedor los del deudor relacionado en su mantenimiento.
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Condiciones de seleccin Mediante la introduccin de criterios de seleccin podemos restringir las partidas individuales a visualizar. Para ello, seleccionar Tratar Criterios de seleccin, o bien pulsar la opcin de Podemos utilizar esta opcin para limitar los tiempos de ejecucin, especialmente en el caso de cuentas con un gran nmero de posiciones:
Para visualizar todos los campos disponibles tenemos que pulsar el botn de AvPg . De la lista que aparece, se podrn marcar un mximo de 3 campos de bsqueda. Una vez hemos seleccionado los campos, pulsaremos o Intro:
En la siguiente ventana, introducimos un valor o un rango de valores para estos campos de bsqueda. Se puede buscar un carcter de texto (String) en un campo determinado.
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Por ejemplo, si queremos localizar todas las partidas individuales que incluyan los dgitos 99 mediante el campo Nmero de documento, introducir 99 en el campo De y hacer click en el campo String. Para seleccionar documentos con el campo especificado vaco, marcar la opcin de Inicial. Si se introducen varios criterios de seleccin, como la fecha y la cantidad, se puede utilizar el botn Y -> O para determinar cmo enlazar lgicamente los criterios de seleccin. Es decir, si las partidas individuales encontradas deben cumplir ambos criterios de seleccin de forma simultnea (enlace lgico "and") o si basta con que cumplan uno de los dos criterios (enlace lgico "or"). Para grabar los criterios de seleccin para el movimiento actual, seleccionar la tecla o Intro.
Pool de trabajo Para activar el uso del pool de trabajo para la visualizacin de partidas individuales, seleccionamos en Opciones Pool de trabajo Activar o bien pulsar el botn
Un pool de trabajo permite la creacin de agregados para la consulta de movimientos de ms de una cuenta de acreedor. Opciones En esta carpeta se incluyen los distintos modos disponibles para visualizar la informacin. Podemos aceptar la estructura de lneas estndar para la visualizacin de partidas individuales o marcar una estructura diferente. Para ello, seleccionar Opciones Estructura de lnea, o bien, nos situamos sobre el campo Estructura de lneas, pulsar la opcin de valores posibles (F4) o y visualizaremos una ventana desde la que se podr marcar una variante de estructura de lneas. Tambin se podemos generar totales con las variantes de totales. Si queremos utilizar una variante de totales diferente a la propuesta por el sistema, seleccionar Opciones Variante totales, o bien situndose sobre el campo Variante totales, pulsar la opcin de valores posibles (F4) o y elegir una variante de la lista visualizada.
Se pueden fijar diversas variantes de clasificacin. La variante de clasificacin determina el campo que clasifica las partidas individuales. Tambin se puede determinar si las posiciones se clasifican en orden ascendente o descendente. Lista comienza con El sistema puede visualizar los datos que corresponda, bajo la forma de partidas individuales o como suma de totales. Para ello, seleccionar Partidas individuales o Totales bajo el ttulo Lista comienza con. Para visualizar finalmente las partidas individuales seleccionadas, pulsar la funcin Intro o
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3.4.2.2
Opciones de visualizacin por defecto
Podemos fijar las opciones de visualizacin de partidas individuales en el registro maestro de usuario y estas se mantiene invariables hasta que se modifiquen. Sin embargo, cuando estamos en la funcin de visualizacin de partidas individuales, podemos modificar las opciones para esa sesin de trabajo. Estas opciones determinan: La estructura de lneas de partidas individuales. La variante de totales. La visualizacin inicial de partidas individuales o totales. La visualizacin de partidas abiertas y/o compensadas. La visualizacin de partidas individuales preliminares La visualizacin de operaciones en cuenta de mayor especial La utilizacin de pools de trabajo para agrupar cuentas y/o sociedades. Para grabar estas opciones en el registro maestro de usuario, en la pantalla de acceso de visualizacin de partidas individuales, en Opciones Marcar M.usuario:
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Para confirmar que los datos han sido grabados, el sistema visualizar un mensaje. En el texto explicativo del mensaje, los parmetros grabados aparecern listados por separado.
3.4.2.3
Estructura de lneas de partidas individuales
La estructura de lneas representa la secuencia de campos que se visualizan para cada partida individual. Al cambiar de estructura de lneas, se modificarn los campos fijos visualizados. Tambin se podr aadir temporalmente un campo (campo adicional). Para cambiar la estructura de lneas de visualizacin para todas las partidas individuales mostradas por pantalla tenemos que: En la barra de mens de la pantalla para visualizar partidas individuales, seleccionar Opciones
Estructura de lnea o pulsar el botn de dilogo una lista con las estructuras de lnea existentes.
Aparecer en una ventana de
Para marcar una estructura de lneas, hacer doble click en una de las estructuras de lneas que aparecen en la ventana de dilogo. El sistema visualizar las partidas individuales con la estructura de lneas seleccionada. Adems de las variantes mostradas en la lnea de variantes estndar tenemos disponibles las variantes especiales, a las que se accede pulsando el botn as tendremos:
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Estas variantes se seleccionan igualmente con doble click.
3.4.2.4
Incluir campo adicional
Se puede aadir temporalmente un campo a la estructura de lneas. El sistema aade el campo especificado a cada lnea y lo visualiza sobre los datos que ya estn a la vista. Si se desea aadir temporalmente un campo, proceder del siguiente modo: En la pantalla Visualizar partidas individuales de cuentas de acreedor: Lista bsica, colocar el cursor all donde se desea que aparezca temporalmente un campo adicional. Seleccionar Opciones Campo adicional o pulsar la opcin de El sistema visualizar una ventana con una lista de campos adicionales disponibles.
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Hacer doble click sobre el campo que se desee incluir. Las partidas individuales se visualizarn en la combinacin de campo especificada. Se sobrescribe el campo original temporalmente con el valor del campo seleccionado. Si se desea eliminar el campo temporal, seleccionar Opciones Campo adicional off.
3.4.2.5
Bsqueda de partidas individuales
Para buscar posiciones especficas, proceder del siguiente modo: Seleccionar Tratar Buscar o pulsar la opcin
Marcar los criterios de bsqueda en la ventana de dilogo Buscar: Lista de campos. Pulsar Intro.
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Cuando aparezca la ventana de dilogo Buscar: Valores, introducir los mrgenes de valores para los criterios de bsqueda y, a continuacin, pulsar Intro. Se puede utilizar el pulsador Y>O para determinar cmo se enlazan lgicamente los criterios. El enlace con "Y" significa que se deben cumplir ambos criterios de seleccin simultneamente. El enlace con "O" significa que slo se tiene que cumplir uno de los dos criterios de seleccin. Si se selecciona el enlace lgico "Y", slo se visualizarn aquellas partidas individuales cuyos parmetros de seleccin se encuentren dentro de los mrgenes especificados. Pulsando Intro se realizar la bsqueda solicitada. En lugar de realizar una bsqueda con la lista de campos, se puede situar el cursor sobre la posicin de informacin que se desee de la lista y utilizar la funcin de men de Buscar
3.4.2.6
Clasificacin de partidas individuales
En la pantalla Visualizar partidas individuales de cuenta de acreedor: Lista bsica, situamos el cursor sobre cualquier valor de la columna en funcin del valor correspondiente para las partidas individuales a clasificar y seleccionar Tratar Clasificar. Para solicitar hasta tres columnas para clasificar partidas individuales, situar el cursor fuera del valor visualizado (sobre las lneas de status, por ejemplo) y seleccionar Tratar Clasificar.
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Aparecer una lista de campos. Introducir 1, 2 y 3 en el primer, segundo y tercer campo de clasificacin. Si se desea clasificar las partidas individuales en orden descendente, introducir un 1 delante del campo seleccionado y marcar el campo Descendente. Si se desea clasificar las partidas individuales en orden ascendente, introducir un 1 delante del campo seleccionado y marcar el campo Ascendente. Para que el sistema calcule los totales de cada grupo, hacer click en el campo Con totales. En lugar de introducir los nmeros para la secuencia de clasificacin, se pueden marcar los campos en secuencia con un doble click. Los campos se ordenan en el orden en que han sido marcados. Otra posibilidad para ordenar en funcin de los valores de una columna, es situar el cursor sobre la columna que marcar el orden y pulsar los botones descendente o ascendente. segn se desee una ordenacin
3.4.2.7
Totalizacin de partidas individuales
Se puede visualizar un total de partidas individuales del acreedor en funcin de determinados criterios. Existen dos modos de realizarlo: Desde la pantalla Visualizar partidas indiv. acreedor: Lista bsica, situamos el cursor sobre una partida individual en una determinada columna o el ttulo de la columna y, a continuacin, seleccionar Tratar Total o pulsar Aparecen entonces las posiciones totalizadas en funcin del campo introducido (por ejemplo, fecha de documento).
Para totalizar partidas individuales con otros campos, primero situar el cursor fuera de las partidas individuales y, a continuacin, seleccionamos Tratar Totalizar. Aparece una ventana de dilogo desde la que podemos seleccionar una variante de resumen (por ejemplo, Ao-Mes-Fecha contable) haciendo doble click sobre ella. Para clasificar las posiciones en orden descendente, marcar el campo Descendente. Pulsando Intro se visualizan las partidas agrupadas en totales.
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Cuando se selecciona una variante de totales, el sistema visualiza los subtotales de las partidas individuales para el primer campo de la variante. A continuacin, se puede proceder del siguiente modo: Para marcar un set determinado de partidas individuales en el nivel de la primera lista (totales por el primer campo de variante), hacemos click en la lnea de la pantalla. Se visualizar el siguiente nivel de la lista.
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3.4.2.8 Resumen de los niveles de listas en la visualizacin de partidas individuales

Cuando se buscan o se totalizan partidas individuales, el sistema genera un nivel de lista, que consiste en el nivel en el que se procesan las partidas individuales. Para visualizar partidas individuales desde un nivel de lista anterior, tenemos que: Primero, seleccionar Pasar a Niveles lista en la barra de mens de la pantalla de visualizacin de partidas individuales.
Se visualizar el resumen de niveles de lista. Seleccionar un nivel de lista anterior para visualizar las partidas individuales desde una bsqueda o total anterior. Sealar que una vez seleccionado el nivel de lista anterior no podr visualizar un nivel de lista posterior. Por ejemplo, si se han buscado o totalizado cuatro veces las partidas individuales, el sistema crea cuatro niveles de lista. Si se pasa nuevamente al segundo nivel de los cuatro niveles de lista, ya no se podr volver al cuarto nivel de la lista.
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3.4.2.9 Visualizacin de hojas de totales en la visualizacin de partidas individuales

Adems de la clase de cuenta (cuentas de deudor, acreedor y cuentas de mayor), la hoja de totales contiene los subtotales asignados de las partidas individuales. Para visualizar una hoja de totales, proceder de la siguiente manera: Seleccionar Pasar a Hoja de totales desde la barra de mens en la pantalla Visualizar partidas individuales de cuentas de acreedor: Lista bsica.
Para visualizar informacin detallada, seleccionar una lnea. Para volver a la lista de partidas individuales, seleccionar Back dos veces.
3.4.2.10
Visualizacin del documento para partidas individuales
Para visualizar las partidas individuales con todas las imputaciones, proceder de la siguiente manera: Hacer doble click sobre la partida individual o colocar el cursor sobre la partida individual y seleccionar Entorno Documento desde la barra de mens.
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Para pasar a la prxima partida individual de la lista, seleccionar Pasar a Otras funciones Siguiente lnea de lista. Para llamar las partidas individuales anteriores en la lista, seleccionar Pasar a Otras funciones Lnea de lista anterior. Para seleccionar la siguiente posicin en el mismo documento, seleccionar Pasar a Siguiente posicin. Para seleccionar la posicin anterior en el mismo documento, seleccionar Pasar a Posicin anterior. Si se selecciona Back (F3), se regresa a la lista de posiciones.
3.4.2.11 Visualizacin de maestro visualizacin de p. individuales
de
acreedor
en
la
Se puede visualizar el registro maestro de cuenta de acreedor en el que se contabilizaron las partidas individuales de la siguiente manera: Desde la barra de mens de la pantalla Visualizar partidas individuales acreedor: Lista bsica, seleccionar Entorno Registro maestro. El sistema visualiza la primera pantalla seleccin del mantenimiento de acreedor con la cuenta de acreedor correspondiente. Para volver a las partidas individuales, seleccionar Visualizar partidas ind. acreedor Finalizar. Se puede acceder a la informacin resumida de la cuenta, incluyendo el nmero de cuenta, sociedad, plan de cuentas, moneda y encargado de procesamiento, seleccionando Entorno Info del registro maestro.
3.4.3
Consulta de saldos
Esta funcin nos informa del saldo por periodo de la cuenta de acreedor solicitada. Desde el men de Contabilidad General vamos a la opcin:
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Para visualizar un saldo, seleccionar la cuenta de acreedor, especificar un nmero de acreedor, sociedad y ejercicio. Tambin existe la posibilidad de especificar la divisin y la moneda de la transaccin (es decir, la moneda con la que se realiz la contabilizacin en la cuenta).
Pulsar Intro.. El sistema visualiza los saldos por perodo de contabilizacin para el acreedor en la sociedad y ejercicio.
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3.4.3.1 acreedor
Visualizacin de partidas individuales en el saldo de
Podemos visualizar las partidas individuales que constituyan el saldo de cuenta en un determinado perodo de contabilizacin. Para ello, tenemos que actuar del siguiente modo desde la visualizacin del saldo de cuenta de acreedor: Dependiendo de las partidas individuales que se deseen visualizar, colocar el cursor sobre una entrada en la visualizacin del saldo (vase la siguiente tabla) y hacer doble click o marcar el pulsador Partidas individuales. Se dispone de las siguientes opciones: Visualizacin de partidas individuales para explicar los saldos de cuenta Para visualizar: Colocamos el cursor sobre: Las partidas individuales del ao anterior El saldo de arrastre Las partidas individuales de un perodo El perodo correspondiente Las partidas individuales del Debe o del Haber de El perodo correspondiente en la columna del un perodo Debe o en la del Haber Todas las partidas individuales del Debe o del El total del Debe o del Haber Haber Las partidas individuales de un perodo en la El perodo correspondiente en la columna moneda del documento "Saldo en m. doc." Todas las partidas individuales en la moneda del El total en la columna "Saldo en m. doc." documento Las partidas individuales de un perodo en El perodo en la columna "Saldo de cuenta" moneda local Todas las partidas individuales en moneda local El total en la columna "Saldo de cuenta" Para poder visualizar el saldo de un pool de trabajo en vez de un acreedor nico, seleccionar Opciones Pool de trabajo on/off.
Para poder ver los saldos de las operaciones con CME se pulsar el botn:
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3.5 COMPENSACIN DE DEUDOR

Este punto es idntico al anterior compensacin de acreedor teniendo en cuenta que la informacin concierne a un deudor.
3.6 CONSULTAS DE DEUDOR
En este punto del manual se incluyen las consultas disponibles que permiten visualizar toda la informacin contable de un deudor. Este punto es idntico al anterior teniendo en cuenta que la informacin concierne a un deudor.
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4 DOCUMENTO
En este punto del manual se incluyen las diferentes operaciones y funciones disponibles en TAREA que podemos realizar con un documento
4.1 MODIFICACIN
En un documento contabilizado se pueden modificar campos que no son transcendentes para la contabilizacin, y que alguno de sus datos no est actualizado e impida por ejemplo un pago correcto.
4.1.1
Modificacin de un documento
Para modificar un documento accederemos desde el men de Contabilidad General:
Nos aparece entonces una pantalla previa donde debemos localizar el documento a tratar.
En todos los campos disponemos de ayuda de campo para solicitar la informacin. Se indica el n del documento de documento a modificar. N Documento: Sociedad Ejercicio Si no conocemos el nmero del documento que queremos modificar, podemos localizarlo por diferentes criterios de bsqueda entre los documentos contabilizados en el sistema.
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Para ello utilizamos el botn de que aparece en la parte superior izquierda de la pantalla y permite localizar el documento segn el procedimiento descrito en el punto: Devolucin de fianza. Adems si solicitamos la ayuda de bsqueda asociada al campo n de documento tendremos:
Con estos criterios de bsqueda podemos limitar la lista de documentos accesibles para modificar. Una vez indicados los valores por los que se desea la seleccin pulsaremos el botn y el sistema nos devolver una lista con los documentos que cumplan con nuestros criterios de seleccin.
Para selecciona el documento a tratar pulsamos dos veces sobre l y pasamos a ejecutar la opcin de modificacin pulsando
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Se pasa a visualizar el resumen del asiento, se pulsar dos veces sobre la posicin a modificar y en funcin de la clase de cuenta (de mayor, deudor o acreedor) se pueden modificar unos u otros campos. En las cuentas de mayor:
Se pueden modificar campos de descripcin: Asignacin Texto En las cuentas de acreedor:
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Se pueden modificar campos de descripcin los relacionados con el pago: Vence el: La fecha de vencimiento de la obligacin Blq. Pago: Desbloquearemos el pago para que la obligacin sea pagada. La va de pago y el banco interlocutor pueden ser modificados si se considera necesario para que el pago se realice correctamente. Asignacin Texto Una vez hayamos introducido las modificaciones oportunas en el documento, podremos salvarlas pulsando el botn y el sistema proceder a realizar su modificacin.
En el pie de pantalla el sistema nos devolver un mensaje de conformidad de la operacin de modificacin que hemos realizado.
4.1.2
Modificacin con posicin de Acreedor
Se accede desde el mismo punto del men de usuario de Contabilidad General:
Esta opcin es idntica a la opcin anterior teniendo en cuenta que adems de especificar el n de documento se indica la posicin que queremos modificar.
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4.2 VISUALIZACIN
Permite consultar la informacin registrada de un documento.
4.2.1
Visualizacin de un documento
Para visualizar un documento accederemos desde el men de Contabilidad General:
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En todos los campos disponemos de ayuda de campo para solicitar la informacin. Se indica el n del documento a modificar. N Documento: Sociedad Ejercicio Si no conocemos el nmero del documento que queremos visualizar, podemos localizarlo por diferentes criterios de bsqueda entre los documentos contabilizados en el sistema. Una vez indicado el documento a visualizar tenemos la informacin que hemos registrado al contabilizar el documento, y si este ha sufrido modificaciones, la ltima informacin registrada en el documento.
4.2.2
Visualizacin de modificaciones de un documento
Permite visualizar la historia de las modificaciones sufridas por un documento. Para acceder desde el men de Contabilidad General:
Una vez informamos los datos de la entrada nos aparece una lista de todos los campos modificados en el documento desde el momento de su creacin:
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Si navegamos haciendo doble click sobre el campo veremos las diversas modificaciones que ha sufrido el documento con detalle de los valores anterior y posterior de la modificacin, y la fecha en que se ha realizado la misma.
Si volvemos a navegar sobre el detalle de la modificacin veremos el autor de dicha modificacin y el momento exacto de la misma.
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4.3 ANULACIN
Para realizar la anulacin de un documento de la contabilidad financiera no puede estar compensado, ni ser un documento de anulacin. Hay dos operaciones de anulacin disponible en funcin de que el documento a anular contenga posiciones de compensacin o no.
4.3.1
Anulacin individual
La anulacin individual permite anular documentos en los que no hay posiciones de compensacin, generando un documento que ser siempre un contrasiento del documento anulado con contabilizacin negativa o no, en funcin del motivo de anulacin seleccionado. Las modificaciones de documento se anotan y pueden visualizarse en los documentos de modificacin. Para realizar una anulacin individual se accede desde el men de Contabilidad General:
Accederemos a la pantalla en la que se solicita el documento a anular:
Se indica el n de documento a anular: N Documento: Sociedad
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Ejercicio Si no conocemos el nmero del documento que queremos anular, podemos localizarlo por los diferentes criterios de bsqueda anteriormente descritos. Se indica el motivo de anulacin El motivo de anulacin determina cmo se contabilizar la anulacin. Si se solicita la ayuda asociada al campo tendremos:
Todos los motivos de anulacin suponen la generacin de un contrasiento. As mismo, el sistema permite contabilizar el documento de anulacin sin modificacin de saldos en las partidas del documento seleccionando motivos con Contabil. Negativa. En funcin del motivo de anulacin seleccionado se indicar o no, fecha de contabilizacin para el documento de anulacin. Hay que tener en cuenta que los motivos de anulacin 02 y 04, solicitan fecha de anulacin y puede darse la circunstancia de que la contabilizacin y anulacin se produzcan en meses diferentes con lo que los saldos quedan desvirtuados. Es conveniente realizar anulaciones con distintos motivos de anulacin para observar las contabilizaciones producidas. Si queremos visualizar el documento de compensacin pulsamos la opcin de men: Una vez cumplimentados correctamente los datos de la anulacin, pulsamos el icono para grabar
En el pie de pantalla el sistema nos devuelve un mensaje de conformidad de la operacin de contabilizacin que hemos realizado, informando del nmero de asiento contable que ha recibido nuestra anulacin.
4.3.2
Anular compensacin
Al anular contabilizaciones de compensacin, se suprimen los datos de compensacin de las partidas individuales. Las modificaciones de documento se anotan y pueden visualizarse en los documentos de modificacin. Para realizar una anulacin con compensacin se accede desde el men de Contabilidad General:
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Accederemos a la pantalla en la que se solicita el documento a anular:
Se indica el n de documento a anular: N Documento: Sociedad Ejercicio Si no conocemos el nmero del documento que queremos anular, podemos localizarlo por diferentes criterios de bsqueda proporcionados por el sistema. Podemos visualizar las partidas relacionadas que tiene el del documento seleccionado pulsando que permite visualizar los documentos implicados en la compensacin. Pulsando el botn podemos ver las posiciones compensadas del documento a anular.
Se pueden anular operaciones de compensacin nicamente en documentos individuales sin anular el documento. Cuando se anulan estas contabilizaciones de compensacin, se suprimen los datos de compensacin de las partidas individuales (y los datos de ya existentes se eliminan de la cabecera de documento). Las modificaciones de documento se anotan y pueden visualizarse en los documentos de modificacin. Para anular una partida compensada al status partida abierta se procede del siguiente modo: Introduzca el nmero de documento de compensacin, la sociedad y (si procede) el ejercicio. Primero se visualizan las partidas del documento de compensacin al seleccionar Pasar a Parts. relacionadas. Se accede a la funcin de visualizacin de partidas individuales. Para volver a la pantalla inicial, seleccione Back. Seleccione Pasar a Corresp. relacionada. para constatar si las solicitudes de correspondencia se han creado y enviado. La lista visualizada no contendr rdenes de correspondencia reorganizadas (borradas). Al anular un documento de compensacin, se marcarn todas las rdenes de correspondencia adjuntas para que pueda ver que su documento de compensacin se anul. Las rdenes reorganizadas (borradas) no se marcan de esta manera. Para volver a la pantalla inicial, seleccione Back. Seleccione Partidas compensadas Anular compensacin. O pulse el icono de grabar Aparecer en pantalla:
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En este punto podemos indicar si el documento de compensacin se anular (Anulacin de la comp.) en cuyo caso el sistema devuelve la partida compensada a su situacin original de partida abierta y crear un documento de anulacin para la partida de compensacin. En caso contrario, si no anula el documento (Slo anulacin de la ), la partida de compensacin permanecer en el sistema como una partida abierta a compensar junto con las otras partidas abiertas, eliminando nicamente los datos de compensacin de la posicin correspondiente. Si optamos por la Anulacin de la comp. , se solicitar el motivo de anulacin al igual que en la anulacin individual de documentos y contabilizando segn se indic en el punto anterior.
Una vez indicado el motivo de la anulacin y la fecha de contabilizacin si procede y tras pulsar el el sistema informa de cada una de las operaciones que realiza, inicialmente elimina la botn compensacin y muestra el mensaje:
Y posteriormente tras pulsar se tiene el anulacin:
mensaje de contabilizacin del documento de
4.4 DOCUMENTOS PRELIMINARES

La contabilizacin de documentos preliminares qued descrita en el punto 2. de este manual. En este punto del manual se indican las distintas operaciones que se pueden realizar con estos documentos.
4.4.1
Modificacin de documento preliminar
Cuando ya tenemos registrado un documento preliminar guardado lo habitual es que se complete la informacin y se corrijan aquellos datos incorrectamente registrados en el documento:
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Para ello accederemos desde el men de Contabilidad General:
Nos aparece entonces una pantalla previa donde debemos localizar el documento preliminar a tratar.
Si no conocemos el cdigo del documento que queremos tratar, podemos localizarlo por diferentes criterios de bsqueda, disponibles en el sistema:
Una vez seleccionado el documento preliminar podremos proceder a su modificacin, inicialmente aparecen las posiciones del mismo:
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Haciendo doble click sobre una lnea podremos modificarla, teniendo en cuenta que los campos disponibles para modificacin son todos:
En cuanto hayamos introducido las modificaciones oportunas en el documento preliminar, sin que esto suponga que el documento haya sido podremos salvarlas pulsando el botn efectivamente contabilizado, sino que contina siendo un documento preliminar.
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4.4.2
Modificacin de datos de cabecera
Otra de las posibilidades que ofrece el sistema, es la realizacin de modificaciones de los datos de la cabecera del documento preliminar que en la transaccin anterior no estaban a nuestra disposicin para su modificacin. Para ello accederemos por el men de contabilidad general.
En una pantalla similar a la que hemos utilizado en la transaccin anterior y con la misma funcionalidad de seleccionar de una lista, podremos localizar el documento cuyos datos de cabecera nos es necesario modificar:
Podremos modificar los datos descriptivos de la cabecera de documento contable, como el texto de cabecera de documento, las fecha de contabilizacin y otros campos descriptivos como la referencia. Incluso podemos modificar la clase de documento contable que utilizamos para la operacin,
Pgina 107

Una vez finalicemos las modificaciones en la cabecera, pasaremos a guardarlas en el documento preliminar.
4.4.3
Visualizacin de Modificaciones
En cualquier momento puede ser de inters conocer las sucesivas modificaciones que se hayan incluido en un documento preliminar. Para ello utilizaremos la opcin de men:
Vuelve a aparecer en este caso la posibilidad de seleccin de los documentos preliminares registrados en el sistema que se utiliza para su modificacin pero, en este caso no tenemos disponible la funcionalidad de seleccionarlo de una lista. Una vez indicado el documento a visualizar, nos aparece una lista de todos los campos modificados en el documento preliminar desde el momento de su creacin:
Si navegamos haciendo doble click sobre el campo veremos las diversas modificaciones que ha sufrido el documento con detalle de los valores anterior y posterior de la modificacin, y la fecha en que se ha realizado la misma.
Pgina 108
Si volvemos a navegar sobre el detalle de la modificacin veremos el autor de dicha modificacin y el momento exacto de la misma.
4.4.4
Contabilizar / Borrar
El objetivo final de todo documento preliminar es acabar siendo un documento con efectos sobre la contabilidad financiera. Para ello debemos proceder a su contabilizacin efectiva:
Pgina 109

Seleccionaremos un documento, teniendo disponible una lista de documentos preliminares que cumplen los criterios que especifiquemos:
Tras visualizar el documento, y comprobar que es correcto ejecutaremos la contabilizacin del documento que seleccionemos pulsando informando de la operacin realizada. entonces aparece un mensaje del sistema
4.4.5
Contabilizar / Borrar
Si un documento preliminar no debe ser contabilizado, ni ahora ni en ningn momento en el futuro, lo ms cmodo es eliminarlo para que no se produzca su contabilizacin accidental. Para ello podemos tambin proceder a su borrado, esta operacin se realiza desde esta misma opcin del men de contabilidad general.
Pgina 110
Utilizamos de nuevo la funcionalidad de seleccionar el documento de una lista de aciertos:
Seleccionamos el documento y durante su visualizacin procedemos a su borrado:
El sistema nos devolver un mensaje de advertencia de la operacin que vamos a realizar
Pgina 111
Si damos la respuesta afirmativa borraremos el documento:
4.5 IMPRIMIR DOCUMENTO
Una vez contabilizado un documento o registrado un documento preliminar est disponible para realizar su impresin. Para realizar esta operacin iremos al men de Contabilidad General:
Con esta opcin pasamos a una pantalla que nos solicita el nmero de documento o rango de nmeros a imprimir. Si se desea imprimir un documento en blanco no se informar el nmero de documento y se opta por una de las opciones mostradas en la pantalla en la solapa de seleccin de documentos en blanco.
Pgina 112
Una vez seleccionado el documento pulsamos
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En esta pantalla determinaremos en Dispositivo de salida la impresora por la que ha de imprimirse el formulario. Salida inmediata debe estar marcada para que el documento salga con la orden de imprimir. Borrar tras la salida, supone el borrado de la orden de impresin una vez se ha realizado.
Pulsando Pulsando Pulsando
permite visualizar el documento tal y como se imprimir. permite imprimir el formulario. permite abandonar la funcin.
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MANUAL DE USUARIO MDULO DE CONTABILIDAD EXTRAPRESUPUESTARIA

INTRODUCCIN ...................................................................... 4 CONTABILIZACIN CUENTAS DE MAYOR ............................... 5

Documentos preliminares ...................................................................... 27

Contabilizacin con compensacin......................................................... 31

2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4

OPERACIONES DE ACREEDOR / DEUDOR .............................. 53

3.2.1 3.2.2 3.2.3

Compensacin de acreedor .................................................................... 74 Consultas de acreedor ........................................................................... 76

Compensacin de Deudor....................................................................... 93 Consultas de Deudor .............................................................................. 93

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MANUAL DE USUARIO MDULO DE CONTABILIDAD EXTRAPRESUPUESTARIA 4.1 Modificacin........................................................................................... 94

Documentos preliminares .................................................................... 104

4.4.1 4.4.2 4.4.3 4.4.4 4.4.5

Imprimir documento ............................................................................ 112

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2 CONTABILIZACIN CUENTAS DE MAYOR

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2.1 CONTABILIZACIN DIRECTA EN CUENTAS DE MAYOR

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a seal de men de ayuda que aparece cuando nos situamos en el

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Contabilizacin con posicin de Acreedor

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As al solicitar el resumen del asiento tendremos:

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