EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. DEFINICIN Y OBJETIVOS Los procedimientos son documentos que describen el conjunto de operaciones o de etapas que, en forma cronolgica, se establecen para llevar a cabo un determinado tipo de trabajo. Adems, contienen informacin sobre la ubicacin, los requerimientos y los puestos responsables de su ejecucin. Los procedimientos se hacen necesarios en la organizacin cuando se produce un cambio en la organizacin que da lugar a la reestructuracin de las tareas existentes o incluso a la definicin de otras nuevas.

El manual de procedimientos es un instrumento de informacin en el que se consignan en forma metdica las operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones de una o varias reas de la organizacin.

l manual de procedimientos es !til porque permite conocer el funcionamiento interno de las dependencias en lo que se refiere a la descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. La elaboracin de procedimientos hace posible"

#efinir funciones y tareas. $dentificar problemas organizativos. %ptimizar los procesos. &edise'ar flujos de trabajo.

(inimizar el gap productivo que se produce en todo cambio organizativo, facilitando la adaptacin a las nuevas circunstancias.

)ada procedimiento comprende el conjunto de pasos necesarios para la realizacin de una operacin o proceso concreto. )ada uno de estos pasos corresponde a su vez a una accin, y *sta debe ser asociada a quien la realiza o es responsable de la misma. )uando la ejecucin de un paso o conjunto de pasos depende de una condicin, se incluye la misma dentro del paso a realizar. As+ pues, si no se verifica dicha condicin, se han de saltar los pasos subordinados a la misma, indicando la referencia de los documentos de entrada ,inputs- y de salida ,outputs-, las pantallas del sistema a las que se ha de acceder en su caso y la normativa existente que afecte a su realizacin.

.or lo tanto, con los procedimientos se consigue informacin estructurada acerca de los aspectos siguientes"

/ecuencia en la que se realizan las operaciones. (omento en que se desarrollan. 0nidad ,grupo o individuo- responsable de su realizacin. #ocumentos, archivos y pantallas que se utilizan en ellos. L+nea de actuacin a seguir cuando se presentan errores.

Los objetivos bsicos que se pretende alcanzar con su elaboracin son"

1. Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que componen una tarea o actividad, as+ como las reas que intervienen en las mismas. 2. Establecer formalmente los m*todos y t*cnicas de trabajo que deben seguirse para la realizacin de las actividades. 3. Precisar responsabilidades operativas para la ejecucin, control y evaluacin de las actividades. 4. Documentar la operativa de los distintos puestos de trabajo. 5. Tratar de suavizar los efectos de la implantacin de un soft6are nuevo en la operativa diaria. 7. Proporcionar una herramienta de ayuda para el conocimiento de las tareas que corresponden a cada responsable y mostrar su relacin con las tareas responsabilidad de otros. 8. Constituir un punto de referencia bsico para la formacin.

#e esta manera, los procedimientos permitirn evaluar la eficacia en el desempe'o de las tareas, el seguimiento de las operaciones y la obtencin de informacin sobre posibles problemas y necesidades de revisin y9o modificacin. Asimismo resultarn de gran ayuda para las nuevas incorporaciones, facilitando la asimilacin del trabajo y las funciones a realizar.

2. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS l manual de procedimientos ha de contener tres secciones importantes"

Narrativa o Te!to" n *l se expresan por escrito las informaciones o instrucciones que contiene el procedimiento. ste texto describe el procedimiento, enumera las operaciones que lo integran en orden cronolgico, precisa en qu*

consiste cada operacin y qui*n debe ejecutarla, cmo debe ejecutarla, cundo, dnde y para qu* debe ejecutarse.

Diagramas de #lujo$ 0n diagrama es un modelo grfico que representa en forma esquemtica y simplificada alg!n fenmeno de la organizacin, procedimiento, etc. Los diagramas pueden ser"

#e organizacin, que expresan estructuras de la organizacin y las relaciones entre las unidades que la componen. #e procedimiento o de flujo, que expresan la secuencia y el curso de las operaciones de que se compone un procedimiento. #e tiempo o de programas, que expresan las relaciones de una actividad determinada ,de produccin, de oficina,...- con el tiempo en que debe ejecutarse. Estad%sticos, que expresan datos, hechos o fenmenos comparables y sus relaciones, representados por puntos, l+neas, figuras o vol!menes.

#ormas o Documentos"$ /on los formularios empleados en las operaciones secuenciales del procedimiento que se describe. La forma impresa es un objeto sobre el cual se imprimen informes constantes y que cuenta con espacios para que se anote en ellos una informacin variable.

&nventarios$ Al final del (anual, debe aparecer un listado con todos los procedimientos que forman un proceso determinado, los documentos que intervienen, con su descripcin y formato, y las bases de datos o archivos que se manejan.

3. FASES EN EL PROCESO DE ELABORACIN DE PROCEDIMIENTOS Las fases principales del proceso son las siguientes, enumeradas de acuerdo con la secuencia temporal en la cual se suceden"

.reparacin y presentacin del .royecto. &ecopilacin y anlisis de informacin. .reparacin de los procedimientos en forma :arrativa y de ;lujograma. Aprobacin y difusin de los .rocedimientos.

A continuacin se describen las fases 2 y 3, que se refieren espec+ficamente a la diagramacin de procesos.

1. RECOPILACIN Y ANLISIS DE LA INFORMACIN

La elaboracin de procedimientos se basa en la informacin que el equipo de trabajo extraiga de los usuarios y reas implicadas en las operaciones. .ara ello, se utilizan las siguientes herramientas"

Anlisis de la estructura organizativa. #escripcin de puestos y tareas ,si existe-. ntrevistas. Anlisis de documentos. )uestionarios y encuestas. %bservacin directa.

La importancia de esta fase nos hace dedicarle un cap+tulo aparte, en el que se incidir en dos de las t*cnicas de recogida de informacin ms efectivas" la ntrevista y la <*cnica de =rupo :ominal. .ara analizar la informacin que permita despu*s llevar a cabo un proceso de simplificacin de operaciones, se debe buscar respuesta a las siguientes preguntas"

'(u) trabajo se *ace+ '(ui)n lo *ace+ 'Cmo lo *ace+ 'Cundo se *ace+ 'Por qu) se *ace+

n este momento se lleva a cabo simultneamente pormenorizada, tanto de funciones como de operaciones.

una

descripcin

.or otra parte, en la mayor+a de los casos, el anlisis de los flujos de trabajo va acompa'ado de una revisin de los mismos, en la que se busca su mejora, teniendo como justificacin, por regla general, la implantacin de nuevos sistemas de informacin. Antes de acometer la tarea de elaborar el procedimiento propiamente dicho, se debe realizar un inventario de procedimientos, tarea a la cual va destinada la recogida inicial de informacin. #urante esta fase, el equipo ir elaborando borradores del procedimiento, a la vez que proceder a consensuarlos con el usuario. /i se est elaborando un nuevo sistema de informacin, el interlocutor ser adems el equipo de desarrollo de dicho sistema. n esta etapa es preferible trabajar sobre representaciones grficas ,flujogramasde la secuencia de operaciones, ya que facilitan la construccin y revisin del procedimiento.

a) LA ENTREVISTA La entrevista se puede definir como un m*todo sistemtico de obtener informacin de una persona. La habilidad para entrevistar es muy importante para obtener informacin sobre los flujos de trabajo. 0n ciclo de entrevistas mal realizadas puede ocasionar deficiencias en el dise'o e incluso una actitud negativa de los usuarios. La entrevista consta de cinco fases"

.& .A&A)$>: .LA:$;$)A)$>: A. &<0&A )%:#0))$>: )$ &&

1. PREPARACIN DE LA ENTREVISTA:
n primer lugar es necesario conocer, al menos por encima, el sector y su metodolog+a, as+ como los elementos afectados y documentacin disponible del sistema actual.

2. PLANIFICACIN DE LA ENTREVISTA:
/e debe hacer una lista con los temas a tocar y las preguntas a efectuar, estableciendo igualmente la duracin aproximada. Lo primero es determinar qui*n ser el entrevistado. /e debe comenzar convocando el nivel ms alto y seguir ordenadamente hacia los niveles inferiores. %tro punto importante es dnde se debe realizar la entrevista, lo ideal es realizarla en un ambiente propicio y lo ms exento de interrupciones posible. 0na vez establecido qu* preguntas, a qui*n, cundo y dnde, se efect!a una convocatoria, especificando en ella el propsito de la entrevista, la citacin y la duracin aproximada.

3. APERTURA DE LA ENTREVISTA:
0n fallo en la apertura puede afectar al desarrollo de la entrevista, y un fallo en el cierre puede afectar a futuras entrevistas. Lo primero es presentarse, explicar el objeto de la entrevista y pedir permiso para tomar notas. Las mejores entrevistas son aquellas en las que el entrevistado habla la mayor parte del tiempo. <omar notas no es escribir al dictado, sino apuntar palabras clave, que despu*s de la entrevista nos permitan reconstruir la informacin.

4. CONDUCCIN DE LA ENTREVISTA
Las tcticas aconsejables en la conduccin de la entrevista son"

 .reguntas abiertas y cerradas" )erradas" /u contestacin son una o dos palabras y resultan bastante prcticas para impedir que el entrevistado se salga del tema en cuestin. Abiertas" :o pueden responderse con un ?S@ o un ?No@ y por tanto ayudan al entrevistado a darnos ms informacin. ste tipo de preguntas deben empezar por ?A.or qu*B@, ?A)moB@,...etc. .alabras y frases apropiadas" l entrevistador debe evitar usar palabras o frases dif+ciles de entender o emocionalmente agresivas, por ejemplo preguntar por un rgano conflictivo o funcin poco controlada. )omunicacin no verbal" l uso adecuado de esta comunicacin ayudar a que se obtenga mayor informacin en las entrevistas.

SE DEBE EVITAR...

ES ACONSEJABLE...

star cruzados de brazos. (irar los objetos de la habitacin o por la ventana. <omar excesivas notas o revisarlas muy a menudo. /entarse muy cerca o muy lejos del entrevistado. (antener el contacto visual. /entarse correctamente. Asentir como se'al de comprensin.

l usuario desempe'a un papel fundamental en el *xito de la entrevista. /u tarea consiste en facilitar la obtencin de la informacin, teniendo en cuenta las siguientes consideraciones"

l entrevistador no va a juzgar la calidad de su trabajo.

l usuario puede solicitar antes de la entrevista datos sobre los que se va a tratar y as+ preparar adecuadamente la informacin. :o responder exclusivamente a las preguntas del entrevistador sino dar toda la informacin que considere relevante. Ayudar a que la entrevista transcurra en tono relajado y con intercambio de informacin.

5. CIERRE DE LA ENTREVISTA
0na vez tocados todos los temas, conviene preguntar si hemos olvidado alg!n tema importante. sta tctica anima al entrevistado a discutir otro tipo de temas que pueden resultar interesantes como informacin adicional. Al cerrar la entrevista se hace un breve resumen de los temas tratados haciendo hincapi* en los puntos que consideramos importantes. sta t*cnica permite que el entrevistado se d* cuenta de que se le ha escuchado. .or !ltimo, al cerrar la entrevista se dan las gracias y se deja abierta la posibilidad de una entrevista posterior si fuera necesario. :o se debe abandonar la entrevista sin la seguridad de haber comprendido la secuencia de todos los pasos. La entrevista debe quedar abierta para futuras revisiones y nuevos contactos. ACu* datos hay que recoger en una entrevista para inventario o procedimientoB Antes de acometer la tarea de hacer el procedimiento propiamente dicho, debemos realizar un inventario de procedimientos, para lo que van destinadas las primeras entrevistas. n el caso de recoger informacin acerca de un procedimiento espec+fico es necesario saber"

La importancia del procedimiento. l inicio y fin del procedimiento a tratar, para marcar la delimitacin del mismo. l alcance del procedimiento. l objetivo del procedimiento.

 La periodicidad 9 frecuencia con que se realiza. /ecuencia en la que se realiza cada accin. &esponsable de cada tarea o accin. $nformes o documentos implicados. Aplicaciones que se vean implicadas. )ontinuidad 9 relacin con otros procedimientos. :ormativa que pueda afectar a alguno de los pasos del procedimiento. %tras personas que puedan proporcionar ms informacin sobre la tarea.

2. ELABORACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS: NARRATIVA Y FLUJOGRAMA

l siguiente paso del proceso es el desarrollo de la narrativa y los flujogramas correspondientes a los procedimientos inventariados en la fase anterior. .ara expresar los procedimientos tanto en forma narrativa como de flujograma existen diferentes normativas o modelos, que se basan en el uso de un conjunto de reglas y s+mbolos preestablecidos. La normativa para la elaboracin de procedimientos que se presenta en este manual se ha elegido por su simplicidad y la sencillez de su comprensin y aplicacin. n los siguientes cap+tulos se describen en detalle las dos formas posibles de representar un procedimiento, la :A&&A<$DA y el ;L0E%=&A(A. Dalga presentar aqu+ simplemente su definicin" :A&&A<$DA" )onsta de dos partes, una que se refiere al Objetivo, Alcance y Aplicacin del procedimiento, y otra que es la Descripcin del mismo paso a paso, detallando qui*n ejecuta cada accin , Responsable- e incluyendo las Referencias cruzadas ,normativa aplicable, conexin con otros procedimientos, cdigos de los documentos implicados, etc.;L0E%=&A(A" representacin grfica del procedimiento paso a paso, para lo cual existen una serie de s+mbolos y una normativa para su utilizacin. l sistema ms sencillo es comenzar por el flujograma, completando el borrador ya realizado, y posteriormente, cuando se haya depurado, pasar el flujograma a forma narrativa.

a) NARRATIVA 4. DEFINICIN Y ELEMENTOS ,a Narrativa es la descripcin literal de los procedimientos asociados a un flujo de trabajo- . recoge toda la informacin relativa a los mismos-

inclu.endo$ mbito de aplicacin- documentacin asociadaproducto final- etc. La narrativa es el m*todo normal de documentar un procedimiento. n ella, se describen todas las operaciones de un proceso, de manera secuencial y cronolgica. /e trata de explicar qu* se hace, qui*n lo hace y cmo y cundo se hace. A continuacin, se expone detalladamente la manera en que se organiza y presenta la informacin seg!n este formato.

Nombre$ Cdigo$

0ersin

/oja de #ec*a

1.2 3bjetivos

4.2 5lcance . aplicacin

6.2 Descripcin
7esponsable 3rden &nput 5ccin 3utput

n primer lugar, cada procedimiento debe estar completamente identificado en una )AF ) &A, que consta de los campos siguientes"

NOMBRE: CDIGO: VERSIN:

HOJA _ DE _ FECHA:

NOMBRE" se escribe aquel que se haya asignado a cada procedimiento en el

+ndice general. l nombre se elige por consenso, y es identificativo del procedimiento de trabajo.
CDIGO" todos los procedimientos llevan asignado un cdigo, que es necesario

para su indexacin. l sistema de codificacin permite agrupar los procedimientos y facilita su localizacin en todo momento, aun cuando se realicen posteriores versiones. Los cdigos se construyen de la siguiente forma"

XXX

YYY

NN

Nmero de con el 01 y uno en uno

procedimiento. Comienza sigue correlativamente de

Siglas asignadas al rea funcional a la cual afecta el procedimiento Siglas asignadas a la organizacin

VERSIN" n!mero secuencial de actualizaciones del procedimiento. La

primera versin ser la 1.G, y as+ sucesivamente.

HOJA __ DE __ " n!mero correlativo de pgina sobre el n!mero total de

pginas que ocupa el procedimiento.

FECHA" fecha en la que se realiza el procedimiento.

A continuacin de la cabecera, se identifican el objetivo, el alcance y aplicacin, la descripcin, y las referencias.

OBJETIVOS:

ALCANCE Y APLICACIN

OBJETIVOS: /e debe definir, con carcter general, la finalidad del procedimiento. ALCANCE Y APLICACIN: $ncluye las actividades o elementos a los que se refiere

el procedimiento, as+ como las reas que deben ponerlo en prctica y, si fuera necesario, los momentos en los que entra en vigor su contenido.

s el punto central del procedimiento, y en *l deben presentarse en forma secuencial todas y cada una de las operaciones que tienen que realizarse dentro de aqu*l.
DESCRIPCIN:

#ebe seguir el formato de guin, identificando el responsable de cada fase o etapa, el orden en que suceden las diferentes fases y la accin que se realiza en cada una de ellas. La estructura de la descripcin es la siguiente"

RESPONSABLE

ORDEN

INPUT

ACCIN

OUTPUT

La definicin de cada uno de los campos anteriores se presenta a continuacin. & /.%:/AFL " /e debe escribir el departamento o puesto de trabajo responsable de la accin. /i existe ms de uno, se separarn los puestos o departamentos con una barra ,9-. /i un mismo responsable realiza acciones sucesivas no se volver a repetir el puesto o departamento hasta que cambie el responsable. %&# :" )ada accin debe identificarse con un n!mero secuencial a partir del n!mero 1. /i dentro de una misma accin existen dos o ms alternativas, se identificarn con un mismo n!mero y una letra min!scula ,por ej" 1a y 1b-. $:.0</" /on todos los documentos, impresos, publicaciones o datos necesarios para la ejecucin de la accin ,por ej" impreso de matr+cula, nH de #.:.$.-. A))$>:" #escribe cada una de las operaciones que componen el procedimiento. #ebe comenzar con el verbo de la accin que se realiza, conjugado en tiempo presente. Asimismo, el lenguaje utilizado debe ser claro, breve y preciso, pero sin caer en la parquedad de palabras. )uando se mencionen conceptos especiales o se haga alusin a determinados impresos, debe realizarse una breve explicacin de los mismos, de forma que puedan ser fcilmente localizados y comprendidos. %0<.0</" /on todos los documentos, impresos o datos resultantes de la accin ,por ej" 3 copias del impreso de matr+cula cumplimentado, expediente de alumno-.

La descripcin puede requerir, adems, un apartado de &eferencias, que incluye toda mencin a otros procedimientos, normas o procesos deber referenciarse con su cdigo correspondiente, previamente asignado.

5. REGLAS BSICAS PARA LA ELABORACIN DE NARRATIVAS .or !ltimo, se presentan las normas generales que deben aplicarse al escribir los procedimientos en forma narrativa, de modo que *stos sean fcilmente le+dos, entendidos y seguidos. stas reglas bsicas son las siguientes"

vitar palabras y conceptos rebuscados Iay que escribir con un lenguaje simple y llano, que todo el mundo pueda entender.

0sar verbos de accin La frase debe comenzar con el verbo de la accin que se realiza, evitando descripciones y palabras superfluas. Iay que ser directo y sencillo. l exceso de palabras tiende a ocultar el verdadero significado. s preciso ir directamente al grano. scribir con verbos en presente :o hay que olvidar que se est diciendo a las personas o reas implicadas lo que tienen que hacer ahora, y no lo que han hecho en el pasado o lo que harn en el futuro. /i hay que escribir para una fecha futura, se puede posponer la distribucin del procedimiento, o especificar muy claramente la fecha efectiva de su entrada en vigor. 0sar frases cortas Las frases cortas se entienden mucho mejor y agilizan la lectura.

)e'irse a lo que debe ser un procedimiento 0n procedimiento describe los pasos que las personas o reas tienen que dar para la realizacin de un determinado trabajo. Iay que determinar qui*n hace qu* y no por qu*. Las definiciones, razones, objetivos generales, etc. se incluyen en otros documentos. l procedimiento es espec+fico, !til y no superfluo. #escomponer el sistema en partes lgicas Las agrupaciones de actividades comunes que se establezcan no tienen por qu* coincidir con las responsabilidades correspondientes a un #epartamento. 0n procedimiento es como una gu+a que muestra cmo hacer las cosas, y como tal, une el trabajo de los departamentos involucrados. l procedimiento debe narrarse de modo que contenga todas las actividades de principio a fin del ciclo. /i el procedimiento es demasiado largo, debe dividirse en subciclos. %rganizar el procedimiento seg!n la secuencia temporal lgica sta organizacin permite que la accin sea mejor comprendida, ya que los pasos se presentan en su orden lgico y natural. )onocer a qui*n van dirigidos los procedimientos n una organizacin existen muchos grupos de personas" alta direccin, mandos intermedios, operarios, administrativos, informticos, etc. <odos estos grupos tienen diferentes intereses, especialidades y requerimientos, que deben tenerse en cuenta a la hora de elaborar el manual de procedimientos. $dentificar claramente al responsable l procedimiento debe identificar claramente a la persona responsable, de la misma forma que describe la accin y establece la secuencia de los hechos. Al hacer referencia al responsable de cada accin, se debe emplear el nombre del #epartamento o el del puesto, sin utilizar nombres

propios de personas. <ener en cuenta las excepciones l procedimiento debe recoger la secuencia JnormalJ de los hechos, pero es muy importante que detalle tambi*n el tratamiento de las situaciones excepcionales que puedan presentarse.

b) FLUJOGRAMACIN 6. DEFINICIN DE FLUJOGRAMA

,os flujogramas son representaciones grficas de un proceso. 8on utilizados normalmente por los analistas funcionales para describir el flujo de documentos . la secuencia de trabajos que se realizan en un proceso manual- as% como el flujo del proceso en un sistema mecanizado.

/e pueden utilizar, por tanto, para representar procesos ya sean manuales o mecanizados. La elaboracin de diagramas de flujo es importante para la mejor comprensin del procedimiento que se describe. l diagrama de flujo representa, en forma grfica, la secuencia que siguen las operaciones de un determinado procedimiento y9o el recorrido de los impresos o los materiales. (uestra los #epartamentos o puestos que intervienen para cada operacin descrita, y puede indicar el equipo e instrumentos utilizados en cada caso. l uso de esta t*cnica de trabajo presenta las siguientes ventajas"

 ;acilita la extraccin de informacin y el desglose en operaciones durante la elaboracin del procedimiento. s un excelente instrumento para la presentacin oral y visual. s muy efectivo para proporcionar una idea global acerca del funcionamiento del sistema.

)omo desventaja ms significativa podemos resaltar lo complicada que puede resultar su realizacin en algunas situaciones lgicas que presentan multitud de alternativas. /obre el nivel de desarrollo de los diagramas de flujo, slo se puede decir que depende en cada momento del objetivo que se persiga. As+ por ejemplo, si lo que se pretende es llevar a cabo un estudio de cara a informatizar un proceso, es conveniente describir todos y cada uno de los pasos que se realizan en el mismo, y en consecuencia desarrollar con detalle el diagrama de flujo. /in embargo, si la intencin es dar una descripcin general del sistema, departamento, etc. el flujograma slo debe mostrar los procedimientos principales, omitiendo la documentacin de referencia. Los flujogramas, en funcin de su mayor o menor nivel de detalle, pueden ser"

;lujogramas detallados, mostrando cada actividad y cada documento separadamente y que se caracterizan porque" /e desarrollan todos los pasos y tareas para cada uno de los mdulos del sistema. /e presentan las operaciones excepcionales. /e proporcionan los n!meros de identificacin de los documentos de referencia de operaciones, pantallas del sistema, etc. ;lujogramas generales, dando simplemente una idea global del proceso y en los cuales"

Los procesos representados slo dan una idea global de las actividades realizadas. /e omite la documentacin de referencia. /e suprimen todas aquellas operaciones que no se consideran muy importantes.

7. SIMBOLOG A La representacin grfica se basa en el uso de un conjunto de s+mbolos que denotan un significado preciso y para cuya utilizacin se aplican determinadas reglas. Los s+mbolos utilizados son en su mayor+a figuras geom*tricas a las que se atribuye convencionalmente un significado, por ejemplo, operaciones que ejecuta una determinada unidad funcional, documentos, archivos, interfases, etc. #os son los estndares que definen los diferentes tipos de s+mbolos abstractos ,perfiles de figuras geom*tricas- utilizados en los diagramas de flujo"

l estndar A/( ,American /ociety of (echanical representar flujos de materiales o personas.

ngineers- para

l estndar A:/$ ,American :ational /tandard $nstitute- para representar los flujos de informacin

A continuacin, se expone detalladamente la simbolog+a utilizada por el estndar A:/$ que es el ms extendido en nuestro pa+s"

PROCESOS MANUALES

NOMBRE
INICIO !IN

SMBOLO

DESCRIPCIN
ste s+mbolo se usa para indicar el principio y el final de un procedimiento, seg!n se especifique la palabra $:$)$% o ;$:.

!"#$O %I&'CCION("

ste s+mbolo se usa para indicar el flujo del proceso, esto es, la secuencia de realizacin de los eventos ,tareas, operaciones- tanto en un sistema manual como mecanizado. /e usa tambi*n para indicar el flujo de informacin entre un proceso manual o mecanizado y los documentos, archivos...

%OC#)'N*O

0n documento es la representacin grfica de alg!n tipo de informacin, la cual puede proceder de alg!n archivo o puede ser generada durante alg!n paso del proceso. n un documento se suelen usar varios tipos de anotaciones"
:%(F& # L #%)0( :<% $# :<$;$)A)$>: :K( &% # & ; & :)$A

,se especifica slo la primera vez que aparece el documento-.

&% # )%.$A/

%OC#)'N*O CON CO+I(S ,dentro del mismo !lu-o.

/ copias

1. $ndicacin del :K( 2. &

.& / :<A)$>:

grfica de las )%.$A/.

%OC#)'N*O CON CO+I(S ,distinto !lu-o.

1. &epresentacin conjunta de las copias y diferente ;lujo direccional. 2. &epresentacin individualizada de copias y ;lujos asociados a las mismas.

0(*C1 %' %OC#)'N*OS

&epresenta la reunin de documento similares, dentro del proceso. /e les incorpora el batch header ,encabezamiento de lotes- que contiene informacin referente a"
:K( &% # FA<)I #%)0( :<%/ <$.% L :K( &% # ; )IA

NOMBRE
O+'&(CION'S )(N#("'S

SIMBOLO

DESCRIPCIN
/e trata de actividades o tareas ejecutadas por un individuo ,consulta telefnica, revisar y9o puntear un documento, etc-. Las anotaciones que se utilizan son" categor+a de los individuos que desarrollan la tarea. breve descripcin de la operacion. n!mero de identificacin del documento de referencia. se almacenan

(&C1I2O )(N#("

&epresenta un lugar donde documentos. .ueden ser " permanentes temporales especiales nombre del archivo tipo de archivo ,Morganizacion del archivo ,Mperiodo de retencion ,M-

Las anotaciones utilizadas son"

n!mero de identificacin del documento de referencia ,M-

,M- se representa solamente la primera vez que aparece el archivo. %'CISI3N .ermite representar tareas en las cuales el flujo de trabajo puede seguir diferentes caminos, dependiendo de la respuesta a una pregunta espec+fica. /e especifica la pregunta en el interior del s+mbolo y las alternativas como flujos direccionales alrededor de *l. &esulta muy conveniente para facilitar la interpretacin del flujograma realizar las preguntas con slo dos alternativas de respuesta.

CON'C*O& IN*'&IO& %' +45IN(

/e utiliza para unir dos l+neas de flujo dentro de una pgina o bien para indicar alguna nota aclaratoria en relacin con alg!n documento, operacin, etc., al pie de pgina. /e indica con una letra en el interior, tanto en la salida como en la llegada. /e utiliza para unir dos l+neas de flujo en pginas distintas. /e indica la salida con el n!mero de pgina de destino y la letra de la l+nea en dicha pginaN destino, y la llegada con la pgina y letra del punto de origen.

CON'C*O& '6*'&IO& %' +45IN(

PROCESOS MECANIZADOS

NOMBRE
+&O5&()(

SIMBOLO

DESCRIPCIN
/e trata de la representacin desarrollada por el ordenador. Las anotaciones que se utilizan son" n!mero de identificacin del programa descripcin del proceso n!mero de identificacin del documento de referencia de una tarea

(&C1I2O )(5N7*ICO CIN*( )(5N7*IC(

#escribe un archivo en general cuando a!n no se ha decidido el tipo particular de archivo que debe utilizarse. #enota un archivo formado por cintas magn*ticas ,o por un tambor de cintas- en las que el acceso a la informacin es secuencial.

%ISCO )(5N7*ICO

&epresenta un archivo formado por discos magn*ticos ,o un lote de discos magn*ticos- en el que el acceso es indexado. &epresenta interaccin directa entre el operador y el terminalNordenador. /ignifica que el operador introduce datos e inmediatamente estos son procesados por el ordenador con la consiguiente respuesta el operador a trav*s de la pantalla. /e utiliza tanto para introducir como para mostrar datos. Las anotaciones utilizadas son" identificacin de la pantalla descripcin breve de la pantalla n!mero de identificacin del documento de referencia.

O+'&(CION ON8 "IN'

#NI3N +O& *'"'CO)#NIC( CI3N

/e utiliza para representar las l+neas de comunicacin entre terminales y ordenador, o entre ordenadores.

!. TIPOS DE FLUJOGRAMAS /eg!n las empresas, unidades, objetivos, etc., nos vamos encontrar con diferentes tipos de flujogramas de acuerdo con las necesidades que deseen cubrir. .or ello, se van a dividir por los siguientes criterios"

6. Por su form !o:

Derticales" l flujo o secuencia de operaciones va de arriba abajo Iorizontales" l flujo o secuencia de operaciones va de izquierda a derecha .anormicos" 0na sola carta represente el proceso entero. &egistra en l+nea vertical y horizontal y la participacin de ms de un puesto o departamento. Arquitectnicos" describe el itinerario o ruta de una forma o persona, sobre el plano arquitectnico del rea de trabajo.

". Por su #ro#$s%!o:

#e forma" /e ocupa fundamentalmente de una forma, con muy poca o ninguna descripcin de las operaciones. /e utiliza el formato horizontal. #e labores ,Aqu* se haceB-" /on diagramas abreviados de proceso. /lo presentan las operaciones en que se compone el procedimiento y el puesto o departamento que las ejecuta. /e utiliza el formato vertical. #e m*todo ,Acmo se haceB-" .resentan la manera de realizar cada operacin del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que debe realizarla. /e utiliza en formato vertical. Anal+tico ,Apara qu* se haceB-" .resenta no slo cada una de las operaciones del procedimiento dentro de la secuencia establecida y la persona que las realiza, sino que analiza para qu* sirven

cada una de las operaciones dentro del procedimiento y consignan el tiempo empleado, la distancia recorrida, etc. #e espacio ,Adnde se haceB-" .resenta el itinerario y la distancia que recorre la forma o una persona durante las distintas operaciones del procedimiento o parte de *l, y se'ala el espacio por el que se desplaza. /e utiliza el formato arquitectnico. )ombinados" .resenta una combinacin de dos o ms de las clases anteriores. /e utiliza el formato vertical o panormico.

&. Por ' ( !ur ')* +) 'os + !os:

)ualitativos" /i slo describen la sucesin de fases de un proceso en el orden en que ocurren, las personas o unidades que las ejecutan y el m*todo empleado. )uantitativos" )uando adems de consignar las etapas de un proceso en el orden en que ocurren registran cantidades. )on escala de tiempo" n cualquiera de los dos casos anteriores en que se relacionan los datos con su ejecucin en el tiempo.

". RECOMENDACIONES Las recomendaciones fundamentales en la utilizacin de los s+mbolos en los flujogramas son"

l flujo del proceso debe desarrollarse de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

Las frases utilizadas para el contenido del s+mbolo deben ser breves y sencillas.

 Los s+mbolos deben tener el mismo tama'o, salvo en el caso de que se quiera resaltar alguna situacin especial. Los s+mbolos punteados indican actividades que se ejecutarn slo en determinadas circunstancias excepcionales. l responsable de la accin se presentar encima del s+mbolo, no volvi*ndose a mencionar hasta que no cambie dicho responsable.

:o mezclar en un mismo lado del s+mbolo varias l+neas de entrada y salida. :o debe existir ms de una l+nea de unin entre dos s+mbolos. l s+mbolo de decisin es el !nico que puede tener hasta tres l+neas de salida.

Las l+neas de unin se deben representar mediante l+neas rectas, si bien, en caso de que fuera necesario, se puede recurrir a la utilizacin de ngulos rectos. l s+mbolo documento contendr el nombre completo del mismo. /i se emplean iniciales o cdigos, se debe indicar su significado en el documento J&elacin de $mpresos 0tilizadosJ.

)uando se representan varias copias del documento, el primero se identifica de la forma descrita, y los restantes mediante d+gitos ,1, 2, etc.-, anotados en el extremo inferior derecho del s+mbolo. l contenido de los conectores interiores de pgina de entrada y de salida, para un determinado flujo, debe ser el mismo.

0na !ltima recomendacin, el lenguaje narrativo y el de flujogramacin son distintos. :o se pueden hacer traducciones literales de uno a otro.