Administración

Documental
( 15 diapositivas- 30 min aprox.)

Hugo Carrión Gordón

1
Contenido

• Modelo de
Organización
• Beneficios
• Flujo de Trabajo
• Proceso de
implantación
• Sensibilización
• Soluciones
informáticas
• Casos de estudio
2
Modelo de organización

4
2 Enfoque al
Planificación Recurso
Estratégica Humano

1 7
Liderazgo Resultados del
Negocio

3
Enfoque al 5
Cliente y Administración
Mercado por Procesos

4
Mediciones, Indicadores de Gestión, Análisis, Administración del
Conocimiento, Flujo de Información

3
La información en las organizaciones

• La organización depende en gran medida

el buen funcionamiento de la información.
• Toda organización debe ser capaz de
gestionar información soportada en
cualquier tipo de documento.
• La información debe resultar, además,
accesible y fácilmente localizable.
• El conocimiento se relaciona con la
tecnología documental desde que ese
conocimiento se encuentra plasmado en
documentos.

4
Información de la empresa

5
Modelo de Gestión Documental

6
Beneficios

• Organización del archivo de documentos electrónicos e

impresos.
• Acceso rápido, fácil y seguro a los documentos y datos de la
empresa.
• Reducción de la circulación de documentos y registros en
papel.
• Automatización de las actividades requeridas para el proceso
de control de documentos.
• Agilidad en el proceso de emisión y revisión de documentos.
• Eliminación de copias obsoletas en poder de los usuarios.
• Control sobre los préstamos y las devoluciones de los
prototipos del archivo.

7
Caso de aplicación

CASO Sucursal Bancaria

8
Trámite convencional

1. Se revisa que estén todos los

papeles en la sucursal
2. Se pasan a revisión al
Departamento Jurídica, el
expediente es llevado por valija
(mensajería),teniendo un costo en
personal y tiempo
3. El Departamento Jurídico revisa y
anexa documentos impresos que
autoricen el trámite
4. El expediente es regresado, por
valija, para que los interesados
puedan continuar con el trámite 6. Además se incluyen las copias de
5. Se le incluye el contrato, la tarjeta identificaciones de personas con
de firmas y otros documentos poderes para firmar
internos del banco 7. El expediente completo se manda por
valija al archivo
8. La sucursal se queda con una copia del
expediente
9
Tramitología automatizada

1. Los solicitantes entregan el original de

los documentos y en ese momento son
edigitalizados en la sucursal (Imaging)
2. Este expediente entra a un flujo de
trabajo de apertura de cuentas
(Workflow), automáticamente el
departamento jurídico puede ver y
revisar la documentación
3. Este departamento llena el formato de
poderes en el sistema y se integra al
expediente electrónico, además a través
de una firma electrónica se autoriza la
cuenta 5. Con el expediente revisado y autorizado,
4. En ese mismo momento se puede se le anexan las firmas, y las
consultar en la sucursal identificaciones de las personas que firman
el contrato, todo esto se digitaliza y es
integrado automáticamente al expediente.
6. Los documentos de control y que son
internos del banco se anexan
automáticamente al expediente sin la
necesidad de imprimirlos 10
 Ejemplo

Caso
Solicitud de un Título Habilitante

11
Flujo de trámites convencional

Departamento
Recepción de Técnico
Usuario Archivo
documentos

Jurídico
Archivo
$
$

$
Secretario
Nacional
Archivo
Firma del
Pago
Título

CONATEL Archivo

Caja 12
Sistema contable
Tramitología automatizada

Departamento
Recepción de Técnico
Usuario
documentos

Jurídico

iMac
$
$

$
Secretario
Nacional

Firma del
Pago
Título

CONATEL Archivo

Sistema
Caja Integrado

13
Proceso de implementación

Sensibi- Reingeniería y Definición flujo Despliegue del

lización e automatización de información, Proyecto y
Inducción de procesos Workflow, Capacitación
Digitalización

14
Soluciones tecnológicas

EPaper
Procesos Software Recursos Humanos

Outlook
Windows, Exchange, IIS

Documentos Reportes Inducción Documentos

Informes Presupuestos Reportes completos
Oficios Informes Planes MS Cuaderno
MS Word MS Excel MS Power Point

Documentos Portables
Adobe Acrobat PDF
15
Software especializado

16
Acciones

Capacitación : Asistencia:
-Técnicas de Archivo -Distribuidor autorizado de
-Tecnología Domental Adobe ePaper Solution
-Business Intelligence

Sensibi- Reingeniería y Definición flujo Despliegue del

lización e automatización de información, Proyecto y
Inducción de procesos Workflow, Capacitación
Digitalización

Asistencia Técnica: Capacitación:

-Tramitología institucional
pública
-Reingeniería de procesos
-Asesoramiento Sistemas de
Gestión de Calidad
-Exchange Workflow
-Office Collaborative
-Domino
-Software específico
17