Transferencia de los procesos de gestin participativa y memoria de gestin

Explorando
Elaboracin de un balance...

PARTE

Pasos para elaborar la memoria de gestin

Rendicin de cuentas...

PASO 1

PASO 2

Preparacin de la memoria de gestin Espero que todas las reas o los responsables de funciones cumplan con sus respectivos informes.

PASO 3

Ese balance pareca sencillo, pero requiere de muchos procedimientos, no?

Lo que no entiendo es porqu en esta comisin tiene que haber un representante de la sociedad civil...

Reflexionando
1. Conoces algunos riesgos o errores que pueden cometerse al transferir los procesos participativos? 2. En tu gobierno local hay quienes no comprenden la participacin de la poblacin en este proceso?, y t? 3. Qu sugieres para reforzar los pasos de elaboracin de la memoria de gestin?

Hagamos una transferencia ordenada de la administracin y gestin municipal

Informndonos
1. Qu procesos necesitan transferirse?
Durante los ltimos aos, en los espacios locales se han desarrollado procesos de gestin participativa, los mismos que vienen contribuyendo al incremento de la participacin de la poblacin en la toma de decisiones del gobierno local, partiendo del plan de desarrollo concertado y consolidando ao a ao el proceso de presupuesto participativo, la rendicin de cuentas y la vigilancia y control ciudadano.

Informacin y experiencia de los procesos de gestin participativa

PLAN DE DESARROLLO CONCERTADO

Vigilancia
PRESUPUESTO PARTICIPATIVO

LA NUEVA GESTIN
transferida a

y control ciudadano
Rendicin de Cuentas

El cambio de la gestin en el nivel local plantea el reto de transferir la informacin pertinente, as como la experiencia desarrollada a lo largo de estos 4 aos, de forma tal que: Se contine avanzando en el rumbo trazado por los planes de desarrollo que han sido elaborados y acordados de manera participativa, respetando consecuentemente las decisiones tomadas en el presupuesto participativo y en otros espacios de dilogo establecidos en el municipio.

16

CND / CAPRODES - AECI / PRODES - USAID

Parte 2: Transferencia de los procesos de gestin participativa y memoria de gestin

Se gobierne en estrecha relacin con la poblacin, favoreciendo su organizacin y la institucionalizacin de los espacios participativos de toma de decisiones, y de los procesos de control ciudadanos. Se identiquen los logros y limitaciones en el perodo de gestin municipal que culmina, para dar continuidad a las buenas obras y superar las limitaciones identicadas.

2. Cmo se hace la transferencia de los procesos de gestin participativa?

Para transferir de forma ordenada estos procesos, el equipo tcnico y poltico que tiene a su cargo la responsabilidad de la gestin suele elaborar una memoria de gestin, la que constituye un ejercicio de evaluacin y balance de gestin. Para elaborar la memoria, es aconsejable seguir los siguientes pasos:

Hacemos un balance de la gestin

PASO 1

Por razones de tiempo u otros, los pasos 2 y 3, pueden trabajarse de manera paralela, sin afectar el resultado nal.

Elaboramos la rendicin de cuentas del resultado de la gestin

PASO 2

Preparamos la memoria de gestin

PASO 3

CND / CAPRODES - AECI / PRODES - USAID

17

Hagamos una transferencia ordenada de la administracin y gestin municipal

Paso 1: Hacemos un balance de la gestin

Los procedimientos recomendados por especialistas para elaborar este balance son2:

1.1 Designacin de una comisin especial de balance y cierre de la gestin municipal

y de rendicin de cuentas, mediante resolucin de alcalda. La comisin deber estar presidida por el funcionario de mayor nivel administrativo y debe incluir la participacin de por lo menos un regidor y un miembro de la sociedad civil del consejo de coordinacin local - CCL.

Nos toca preparar un informe que contenga los aspectos positivos y lo que hay que mejorar o evitar de la actual gestin.

Desde luego, as la nueva gestin podr continuar con las buenas acciones y saber cules son las limitaciones que deben superarse.

Nuestro informe seguir los principios de transparencia y honestidad, no se olviden.

1.2 Diseo del plan de trabajo de la comisin, que deber incluir

procedimientos especcos, responsables de actividades, esquema de informes para la rendicin de cuentas y la memoria y el cronograma de cumplimiento.

1.3 Acopio de informacin preliminar: Plan de Desarrollo

Concertado PDC, Plan de Desarrollo Institucional PDI, presupuesto participativo, actas de acuerdos del concejo municipal y del CCL, actas de conformacin del CCL y del comit de vigilancia y otros de gestin, resmenes de las rendiciones en audiencias pblicas del perodo, informes del comit de vigilancia, reglamento del CCL y los otros de la institucin.

Los regidores tambin contribuyen con el acopio de informacin, entregando a la comisin los resultados de su trabajo.

Algunos criterios tomados de la publicacin: Balance y Cierre de la gestin Municipal, Roberto Claros, http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtual/publicaciones/administracin/v05_n10/balance.htm y de los aportes en la conferencia sobre transferencia de gestin por Jos Pisconte, Jaime Rojas y Janette Guerrero.

18

CND / CAPRODES - AECI / PRODES - USAID

Parte 2: Transferencia de los procesos de gestin participativa y memoria de gestin

Para este propsito se har el requerimiento formal por escrito a todas las reas o responsables de funcin, acompaando el esquema o formato para el trabajo a realizar -segn se muestra en el Anexo 2- y citando la resolucin que designa a la comisin especial, y mencionando el plazo para la entrega del informe. Es recomendable tambin, adjuntar las normas relevantes citadas en el Anexo 1. En el caso de las municipalidades pequeas, que no contaran con toda la documentacin, entregarn slo los documentos que existen, haciendo mencin de los que siendo importantes no se pudieron elaborar.

1.4 Taller exploratorio sobre resultados: con la informacin

En este taller deben participar los jefes de las reas o responsables de funciones, programas o proyectos especiales; as como los gerentes de las empresas municipales.

acopiada se desarrolla el taller con el objeto de identicar los logros, limitaciones y aspectos relevantes de la gestin. Para tal efecto, se utilizarn como herramientas los 16 formatos correspondientes a la rendicin de cuentas3, los mismos que se muestran en el Anexo 3.

1.5 Taller de evaluacin de la participacin con lderes locales,

a n de hacer un balance del cumplimiento del plan de participacin ciudadana durante el perodo, y de establecer el incremento y la importancia de la participacin pblica en la gestin.

1.6 Presentacin del informe nal: la comisin presenta el

informe ante la Alcalda a ms tardar 3 das antes al de elecciones municipales.

Durante el proceso de transferencia, la informacin de las empresas de las municipalidades: servicios de limpieza pblica y otros, se registran a travs del formato RC 07.

Para concluir este paso, tengamos presente por qu es tan importante la elaboracin de un balance. Este balance de la gestin sirve de base para: - Elaborar la memoria de gestin. - Disponer formas para incorporar ajustes en la cuenta municipal. - Elaborar el informe final de rendicin de cuentas. - Facilitar en general la labor de la comisin de transferencia de la administracin municipal.

Directiva N 008-2001-CG/OATJ aprobada por Resolucin de Contadura General N 054-2001-CG del 15.05.01. y las modicatorias relacionadas a la Declaracin Jurada de Ingresos y Bienes y Rentas de la autoridades, funcionarios y servidores pblicos, contenida en la Ley N 27482 del 15.06.02 y la Directiva N 02-2002-CG/AC, aprobada con Resolucin de Contralora N 1742002-CG, publicada el 12.09.02.

CND / CAPRODES - AECI / PRODES - USAID

19

Hagamos una transferencia ordenada de la administracin y gestin municipal

Paso 2: Elaboramos la rendicin de cuentas del resultado

de la gestin
Para elaborar la rendicin de cuentas del resultado de la gestin, cuya presentacin ante la contralora es obligatoria, se deber seguir el siguiente procedimiento:

2.1 Se consolida la informacin de los 16 formatos del Anexo 3 trabajados en el taller

exploratorio del Paso 1, ya que formarn parte del informe nal.

2.2 Se enfatiza mejoras y logros obtenidos con relacin a la situacin de la entidad al

inicio de la gestin, principales decisiones adoptadas y su incidencia en la conduccin de la municipalidad.

2.3 Se explica las limitaciones y reas crticas que pueden mejorarse, a n que la
nueva gestin pueda priorizar su atencin.

2.4 Se prepara la audiencia pblica para dar a conocer a la poblacin los resultados
del informe de rendicin de cuentas y de la memoria de gestin.

2.5 Se remite el informe a la Contralora General de la Repblica, remisin hecha por

el Alcalde saliente, al nal de la gestin, conjuntamente con la entrega de cargo.

La cartula para el envo a la Contralora debe contener:

Rendicin de cuentas del resultado de la gestin Informe nal4 Perodo de .... a ..... Nombre de la entidad Nombre del titular Fecha

Paso 3: Preparamos la memoria de la gestin5

Para tal efecto, la comisin especial se encarga de consolidar la informacin recibida de todas las reas (proveniente de la realizacin de los pasos 1 y 2) y sobre la base del esquema de memoria previamente elaborado, pasa a desarrollar el siguiente procedimiento. (Ver Anexo 4: Modelo de esquema de memoria de gestin). 3.1 Redaccin del resumen del balance o evaluacin de resultados de la gestin, considerando como referencia el plan de desarrollo concertado, plan de desarrollo institucional y los presupuestos participativos del perodo. Asimismo, debe incluirse logros, dicultades y factores de xito, frente a las metas y objetivos previstos en los planes, poniendo nfasis en el aporte ciudadano.
4 5 Exigido en el numeral 1.3 de la Resolucin de Contralora No. 054-2001-CG. Ver Anexo 1. La aprobacin de la memoria de gestin compete al Concejo Municipal de acuerdo al Art. 9, Inc. 17 de la LOM N 27972 y se hace a propuesta del alcalde segn el Art. 20, Inc. 11 de la misma ley en el primer trimestre del perodo siguiente al fenecido.

20

CND / CAPRODES - AECI / PRODES - USAID

Parte 2: Transferencia de los procesos de gestin participativa y memoria de gestin

3.2 Elaboracin y presentacin sencilla de un resumen de la informacin nanciera y presupuestaria del perodo, considerando
Es responsabilidad del alcalde garantizar la entrega oportuna del acervo contable.

la cuenta municipal de los aos anteriores y el avance del ao de cierre de la gestin. - La informacin nanciera, comprende el balance general, estado de gestin, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de ujo de efectivo y notas a los estados nancieros. - La informacin presupuestaria, comprende el marco del presupuesto por fuente de nanciamiento, el balance de ejecucin de ingresos y gastos, y comentarios sobre la programacin y su ejecucin.

3.3 Redaccin y representacin grca y numrica de las acciones y resultados ms relevantes en trminos de participacin ciudadana y grado de ejercicio de las competencias municipales, como: la
Durante el proceso de transferencia, las y los regidores cumplen sus roles de observadores y scalizadores, estn atentos a que el trabajo sea ordenado y transparente. Apoyan desde sus funciones para que este trabajo sea exitoso y una vez terminado, aprueban en el concejo la memoria de gestin y pueden promover su difusin.

promocin del desarrollo econmico; la proteccin y conservacin del ambiente; la administracin de los programas sociales; la promocin de los derechos del nio, la mujer y el adolescente; la organizacin del espacio fsico y uso del suelo.

3.4 Redaccin y representacin grca y numrica de las acciones y resultados ms relevantes respecto a la realizacin de obras importantes, la prestacin de servicios pblicos locales, y cmo ha participado la poblacin en cada uno de ellos. 3.5 Culminacin de la preparacin de la audiencia pblica, de la
estrategia de difusin y elaboracin de la introduccin, presentacin, contenidos y revisin del documento nal. Ver en el Anexo 5 un ejemplo de esquema de estrategia de informacin.

3.6 Aprobacin de la memoria e informe de rendicin de cuentas

por el concejo municipal. Ver en el Anexo 4 un ejemplo de esquema de memoria de gestin6.

3.7 Realizacin de la audiencia pblica y difusin.

En tanto la memoria se aprueba en el primer trimestre del periodo siguiente, se trata de la aprobacin de una preliminar

CND / CAPRODES - AECI / PRODES - USAID

21

Hagamos una transferencia ordenada de la administracin y gestin municipal

Qu bueno conocer las formas en las que podemos participar.

S vecina. Adems habiendo reglas claras todos sabemos a qu atenernos.

La experiencia misma nos dice que la continuidad de los procesos participativos depende fundamentalmente del sentido de pertenencia que tiene la comunidad de cada uno de estos espacios y mecanismos.

Reflexionando
1. 2. Qu procesos participativos est desarrollando tu gobierno local y porqu ser importante identicar sus logros y limitaciones antes del cambio de gestin? Qu puede pasar si al elaborar la memoria de gestin, en los pasos 1, 2 y 3 no se toma en cuenta la participacin de la poblacin?, concretamente, en tu municipalidad qu pasara?

22

CND / CAPRODES - AECI / PRODES - USAID

Parte 2: Transferencia de los procesos de gestin participativa y memoria de gestin

Tengamos presente:
1. Los procesos que necesitan transferirse son los procesos de gestin participativa, partiendo del plan de desarrollo concertado; as tenemos el presupuesto participativo, la rendicin de cuentas y el de vigilancia ciudadana. 2. La informacin pertinente y la experiencia de los procesos participativos que se transeren, permiten continuar avanzando en el rumbo trazado por los planes de desarrollo, se identiquen logros y limitaciones de la gestin saliente y se gobierne en estrecha relacin con la poblacin, entre otros. 3. Para transferir ordenadamente los procesos participativos, debe elaborarse una memoria de gestin, que no es otra cosa que un ejercicio de evaluacin y balance de la gestin; para lo cual se recomienda seguir los tres pasos que la gua presenta: - Elaborar un balance de cmo se desarroll la gestin. - Elaborar la rendicin de cuentas del resultado de la gestin - Preparar la memoria de gestin 4. Tomar en cuenta la participacin de la poblacin en este proceso, es muy importante, pues de ella depende la continuidad de los procesos participativos.

CND / CAPRODES - AECI / PRODES - USAID

23