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MAPA DE PROCESOS

PROCESOS ESTRATGICOS GESTIN GERENCIAL DIRECCIONAMIENTO, PLANEACIN Y


PROCESOS MISIONALES

PROCESOS DE APOYO
GESTIN DOCUMENTAL

GESTIN FINANCIERA

GESTIN HUMANA

GESTIN DE LA CONTRATACIN

PROCESOS DE EVALUACIN
EVALUACIN DEL USUARIO CALIDAD Y CONTROL

EVALUACIN DEL USUARIO

CARACTERIZACION DE PROCESOS GP 1000 CARACTERIZACION DE PROCESOS


SERVIDOR PBLICO
PROCESO GESTIN GERENCIAL

PAGINA___ DE___ VERSION: 1


DESPACHO DEL ALCALDE REPONSABLE DE PROCESO ALCALDE MUNICIPAL

DEPENDENCIA:
TIPO DE PROCESO ESTRATEGICO

OBJETIVO

Dirigir, coordinar, programar, y controlar los servicios pblicos a cargo del municipio, buscando en forma permanente el bienestar de la comunidad. RECURSOS HUMANOS Alcalde Jefe de Oficina de Prensa y Comunicaciones Secretaria Ejecutiva del Despacho del Alcalde Auxiliar Administrativo REQUISITOS LEGALES GP 1000 4.1 FISICOS Computadores, papelera, elementos de oficina Espacio fsico para la gestin gerencial

Constitucin Politica de Colombia, Todas las normas para entes territoriales de Requisitos de la NTC GP 1000:2004 aplicables: carcter nacional, departamental y municipal 5.1 - 5.2 - 5.3 - 5.4 - 5.5 - 5.6 - 6.1 - 8.4

CARACTERIZACION DE PROCESOS
PROVEEDOR
Todos los procesosyParte s Interesadas en la Gestin del Ente Territorial. Gestin Administrativa y Planeacin

ENTRADAS ENTRADA
Necesidades y expectativas de los usuarios Normatividad Nacional y Departamental Objetivos del milenio Plan de Desarrollo Nacional y Departamental

ACTIVIDADES PLANEAR
Planificar las revisiones del S.G.C. Planificar los cambios del S.G.C. Definir las directrices y estrategias para Elaboracin y actualizacin de procedimientos del proceso de gestin gerencial Elaboracin del Normograma Gerencial Gestin de los riesgos gerenciales

SALIDAS SALIDAS
Poltica y objetivos de calidad Panorama de riesgos, Normas y directricez Plan de Desarrollo Plan de comunicaciones Plan de revisiones del S.G.C. Plan de cambios del S.G.C.

CLIENTE

Todos los procesosyPartes Interesadas en la Gestin del Ente Territorial.

HACER

Todos los procesosyParte s Interesadas en la Gestin del Ente Territorial.

Poltica y objetivos de calidad Panorama de riesgos, Normas y directricez Plan de Desarrollo Plan de comunicaciones Plan de revisiones del S.G.C. Plan de cambios del S.G.C.

Cumplir y hacer cumplir la constitucin, la ley, los Decretos del Gobierno, las Ordenanzas y los Acuerdos del Concejo. Conservar el orden pblico en el municipio de conformidad con la ley y las instrucciones y rdenes del Presidente de la Repblica y el Gobernador de Cundinamarca. Asegurar el cumplimiento de las funciones y la prestacin de los servicios de los establecimientos pblicos y las empresas industriales y comerciales del Estado de carcter local, de acuerdo con las disposiciones pertinentes. Sancionar y promulgar los acuerdos que hubiesen aprobado el Concejo u objetar los que consideren convenientes o contrarios al ordenamiento jurdico. Efectuar informes generales de la administracin Ordenar los gastos municipales de acuerdo con el plan de inversin y el presupuesto. Manejar y difundir la imagen Institucional de la Administracin Municipal de Sibat, Cundinamarca a la comunidad y al interior de la entidad. Revisar el sistema de gestin de la calidad. Promover cambios en el sistema de gestin de la calidad. VERIFICAR

Normas Y Directricez, Orden Publico Municipal Servicios Publicos Municipales Informes Generales Imagen Institucional

Todos los procesosyPartes Interesadas en la Gestin del Ente Territorial.

Todos los procesosyParte s Interesadas en la Gestin del Ente Territorial.

Normas Y Directricez, Orden Publico Municipal Servicios Publicos Municipales Informes Generales Imagen Institucional Plan Desarrollo

Seguimiento y medicin del proceso de gestin gerencial, Auditorias Externas

Resultado de las verificaciones y auditoras

Todos los procesosyPartes Interesadas en la Gestin del Ente Territorial.

ACTUAR

Todos los procesosyParte Resultado de las s Interesadas verificaciones y auditoras de en la Gestin seguimiento al proceso del Ente

Realizar seguimiento al proceso e implementar acciones de mejora

Todos los procesosyPartes Acciones de mejora definidas Interesadas en la e implementadas Gestin del Ente Territorial.

CARACTERIZACION DE PROCESOS
POLITICAS DE OPERACIN
Crecimiento sostenido para el mejoraramiento del nivel de vida de la poblacin, calidad en el desarrollo de las actividades gerenciales es un medio para el servicio a la comunidad, transparencia en nuestros procesos debe brindar con fianza a la comunidad Todas las acciones del proceso deben apuntar al bienestar genertal de la comunidad. La La

RIESGOS
Falta de establecimiento y seguimiento al cumplimiento de tareas y actividades de mejora continua. No contar con la informacion adecuada para la realizacion la toma de decisiones. Cambios en la normatividad del proceso

CONTROLES
Establecer planes de mejoramiento posteriores a las revisiones por parte de la alta direccin, efectuando al seguimiento en las mismas revisiones. Soportes documentales para la toma de decisiones.

DOCUMENTACION SOPORTE

SISTEMA

Circulares de entes de control, Actos administrativos, Acuerdos , Decretos, Reglamentaciones, Resoluciones

Medio Fisico, EXCELL, HAS

QUE INFORMA Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias

INFORMACION PRIMARIA QUIEN INFORMA Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 1

QUE INFORMA
Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias

A QUIEN INFORMA
Proceso Gestin Gerencial

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

QUE INFORMA

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 2 A QUIEN INFORMA

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

Respuestas a Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, Partes Interesadas en la Gestin reclamos y sugerencias del EnteTerritorial

CARACTERIZACION DE PROCESOS GP 1000 CARACTERIZACION DE PROCESOS


SERVIDOR PBLICO
PROCESO DIRECCIONAMIENTO,PLANEACIN Y SERVICIOS

PAGINA___ DE ___ VERSION: 1


SECRETARIA DE PLANEACIN REPONSABLE DE PROCESO SECRETARIO DE PLANEACIN

DEPENDENCIA:
TIPO DE PROCESO ESTRATEGICO

OBJETIVO

Planear la Entidad Territorial en todos sus componentes econmico, fsico, social, educativo, ambiental y cultural, de tal forma que las metas estratgicas sean alcanzadas en el corto y mediano plazo, ofertando as bienestar general y elevando la calidad de vida de toda la poblacin Sibatea. RECURSOS HUMANOS FISICOS Computadores, papelera, elementos de oficina Espacio fsico para el direccionamiento y planeacin

Secretario de Planeacin, Jefe de Proyectos y Estadisticas, Jefe de Urbanismo y Vivienda, Profesional Universitario, Tecnico Administrativo, Secretaria

REQUISITOS LEGALES Constitucin Politica de Colombia, Ley 152 de 1994, Ley 388 de 1997, Ley 489 de 1998, Ley 617 de 2000, Ley 819 de 2003 GP 1000 Requisitos de la NTC GP 1000:2004 aplicables: 5.1 - 5.2 - 5.3 - 5.4 7.1- 7.2 - 7.4. 7.5 7.6

CARACTERIZACION DE PROCESOS
PROVEEDOR
Todos los procesos y Partes Interesadas en la Gestin del Ente Territorial. Gestin Administrativa y Planeacin

ENTRADAS ENTRADA

ACTIVIDADES PLANEAR

SALIDAS SALIDAS CLIENTE

Necesidades y expectativas de los usuarios Normatividad Nacional y Departamental Objetivos del milenio Plan de Desarrollo Nacional y Departamental

Establecimiento de la plataforma estrategica Definir las directrices y estrategias Elaboracin y actualizacin de procedimientos del proceso de direccionamiento Elaboracin del Normograma direccionamiento y planeacin. Gestin de los riesgos de direccionamiento y planeacin.

Plataforma Estrategica Directrices planeacin Plan de Desarrollo Procedimientos del proceso Normograma del proceso Panorama de riesgos del proceso

Todos los procesos y Partes Interesadas en la Gestin del Ente Territorial.

HACER
Asistir a la Administracin Municipal en la fijacin de polticas de desarrollo local. Lderar elaboracin del Plan de Desarrollo. Elaboracin del plan general de inversiones. Liderar el proceso de implementacin de la planeacin estratgica a partir del diseo y formalizacin del Plan indicativo, Planes de Accin, Plan Operativo Anual de Inversiones y Programas de trabajo. Establecer polticas y metodologas relacionadas con el sistema de evaluacin de gestin y resultados de la Administracin Municipal. Elaborar los proyectos de obras pblicas, sociales y dems que deba ejecutar la administracin Adelantar estudios y presentar los proyectos de todo la planificacin del espacio fsico del municipio

Necesidades y expectativas de Todos los los usuarios procesos y Plataforma Estrategica Partes Directricez planeacin Interesadas en Plan de Desarrollo la Gestin del Procedimientos del proceso Ente Normograma del proceso Territorial. Panorama de riesgos del proceso

Politicas de desarrollo local Plan de desarrollo Estrategia de la entidad Plan indicativo, Planes de Accin, Plan Operativo Anual de Inversiones Proyectos y estudios Plan basico de ordenamiento territorial

Todos los procesos y Partes Interesadas en la Gestin del Ente Territorial.

Todos los Procesos

Politicas de desarrollo local Plan de desarrollo Estrategia de la entidad Plan indicativo, Planes de Accin, Plan Operativo Anual de Inversiones Proyectos y estudios Plan basico de ordenamiento territorial

Seguimiento y medicin del proceso , Auditorias Internas y Externas

Todos los procesos y Resultado de las verificaciones Partes y auditoras de seguimiento al Interesadas en la proceso Gestin del EnteTerritorial.

ACTUAR
Todos los procesosyPartes Acciones de mejora definidas Interesadas en la e implementadas Gestin del Ente Territorial.

Entes de Control Todos los procesos

Resultado de las verificaciones y auditoras de seguimiento al proceso

Realizar seguimiento al proceso e implementar acciones de mejora

CARACTERIZACION DE PROCESOS
POLITICAS DE OPERACIN Lograr la simplificacin de los procesos organizacionales Consolidacin de un sistema de evaluacin y seguimiento organizacional Orientacin permanente al ciudadano en los procesos adelantados por el ente territorial. RIESGOS CONTROLES

Informacin insuficiente para la gestin de la planeacin Falta de sensibilizacin para el desarrollo de las actividades de planeacin en todos Evaluacin y seguimiento al plan de desarrollo, Informes de gestin de los procesos. Baja las dependencias, Auditorias internas y externas Calidad de la informacin estadistica Cambios constantes en la normatividad

DOCUMENTACION SOPORTE

SISTEMA

Polticas de desarrollo local, Plan de desarrollo, Plan general de inversiones, Plan indicativo, Planes de Accin, Plan Operativo Anual de Inversiones, Procedimientos del proceso, Normograma del proceso, Panorama de riesgos del proceso, Informes de actividades , Plan Basico de ordenamiento territorial

Medio Fisico, Word, Excell, Autocad, Acces

QUE INFORMA Informacin entes de control, Solicitudes de informacin y Licencias, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias

INFORMACION PRIMARIA QUIEN INFORMA Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

QUE INFORMA

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 1 A QUIEN INFORMA


Proceso Direccionamiento y Planeacin

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

Informacin entes de control, Solicitudes de informacin y Licencias, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias

QUE INFORMA

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 2 A QUIEN INFORMA

COMO SE INFORMA

Licencias, Respuestas a Solicitudes de informacin, Informes tecnicos, recomendaciones, peticiones, quejas, reclamos y Partes Interesadas en la Gestin sugerencias, Boletin de nomenclatura,Certificaciones de del EnteTerritorial estrato, Certificaciones de uso del suelo

Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

GP 1000 CARACTERIZACION DE PROCESOS

PAGINA___ DE ___ VERSION: 1


SECRETARIA DE AGRICULTURA, DESARROLLO ECONOMICO Y MEDIO AMBIENTE REPONSABLE DE PROCESO SECRETARIO DE AGRICULTURA, DESARROLLO ECONOMICO Y MEDIO AMBIENTE

SERVIDOR PBLICO

DEPENDENCIA:

PROCESO DESARROLLO AGRIGOLA,ECONOMICO Y AMBIENTAL

TIPO DE PROCESO MISIONAL

OBJETIVO

Asistencia Tcnica y profesional para el desarrollo del Sector Agropecuario; Apoyo a la Agroindustria y el Desarrollo econmico municipal con nfasis en la pequea y mediana empresa; y la implementacin del Sistema de Gestin Ambiental en la jurisdiccin Municipal.

RECURSOS HUMANOS Secretario de agricultura, desarrollo economico y medio ambiente, Jefe de Oficina Agropecuaria, Jefe de Oficina de Desarrollo Economico, Jefe de Oficina de Medio Ambiente, Auxiliar Administrativo, Tcnico Operativo agricola, Tcnico Operativo pecuario, Auxiliar Administrativo REQUISITOS LEGALES Constitucin Politica de Colombia, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 2600 de 2000, Ley 79 de 1988, Ley 454 de 1998, Ley 10 de 1991

FISICOS Computadores, elementos de oficina, Espacio fsico para el desarrollo de las actividades del proceso, vehiculos, maquinaria, insumos agricolas y pecuarios

GP 1000 Requisitos de la NTC GP 1000:2004 aplicables: 7.1 - 7.2 -7.4 - 7.5, 7,6

CARACTERIZACION DE PROCESOS
PROVEEDOR ENTRADAS ENTRADA ACTIVIDADES PLANEAR
Elaboracin del plan de accin del proceso. Elaboracin de procedimientos de agricultura y desarrollo economico y ambiental. Elaboracin del Normograma del proceso de agricultura y desarrollo conomico y ambiental. Gestin de los riesgos del proceso de agricultura y desarrollo economico y ambiental. Direccionar, conjuntamente con las dems instancias e instituciones responsables del medio ambiente, las polticas de manejo y conservacin del mismo. Establecer y ejecutar procesos de planificacin, seguimiento y evaluacin de todos los planes, programas y proyectos orientados para el desarrollo agropecuario, econmico y medio ambiental de las comunidades Sibateas. Preparar el Plan Operativo Anual para las actividades de la Asistencia Tcnica Agropecuaria y Ambiental. Apoyar la gestin de recursos tcnicos y financieros que se direccionen a los planes, programas y proyectos estratgicos para el fomento de la productividad y competitividad de los sectores municipales y su proyeccin a nivel departamental y nacional. Plan de accin Procedimientos del proceso agricultura y desarrollo economico y ambiental. Normograma del proceso de agricultura y desarrollo economico y ambiental. Panorama de riesgos del proceso agricultura y desarrollo economico y ambiental. Politicas Medio Ambientales planificacin, Seguimiento y evaluacin de todos los planes, Programas y Proyectos. Plan Operativo Anual de la Asistencia Tcnica Agropecuaria y Ambiental

SALIDAS SALIDAS CLIENTE

Necesidades y expectativas de las partes interesadas Partes Normatividad, Interesadas en la Manual de funciones Gestin del Plan de Desarrollo EnteTerritorial Directrices nacionales y departamentales

Proceso de desarrollo agricloa, economico y ambiental.

HACER

Proceso de desarrollo agricloa, economico y ambiental.

Plan de accin Procedimientos del proceso agricultura y desarrollo economico y ambiental. Normograma del proceso de agricultura y desarrollo economico y ambiental. Panorama de riesgos del proceso agricultura y desarrollo economico y ambiental. Politicas Medio Ambientales planificacin, seguimiento y evaluacin de todos los planes, programas y proyectos. Plan Operativo Anual de la Asistencia Tcnica Agropecuaria y Ambiental

Impulsar el desarrollo rural, a travs de mecanismos de asistencia tcnica y desarrollo de la agricultura, ganadera, pesca, ecologa y la conservacin de suelos y cuencas y hoyas hidrogrficas./ /Apoyar tcnica y econmicamente la ejecucin, seguimiento y evaluacin de los proyectos de investigacin agroambiental que busquen el desarrollo de sistemas de produccin agroindustrial y agroambiental sostenibles./ Realizar y particpar en estudios tcnicos en materia agropecuaria, agroindustrial y de desarrollo econmico para el mejoramiento del desarrollo productivo del Municipio./ Coordinar y aunar esfuerzos para la ejecucin de convenios y programas relacionados con el fortalecimiento de los sectores productivos y de generacin de empleo./ Gestionar proyectos de cooperacin y alianzas estratgicas para la asistencia tcnica y de recursos, con organismos nacionales e internacionales, pblicos y privados, para apoyar los sectores agropecuario, econmico y medio ambiental./ Preparar los proyectos e informes que sean requeridos por el SINTAP, el ICA, la Secretara de Agricultura y Desarrollo econmico de Cundinamarca./ Definir los elementos bsicos que constituyen la Unidad Agrcola Familiar UAF en el Municipio de Sibat, Cundinamarca, con el fin de determinar la franja de usuarios que recibirn el servicio de asistencia tcnica gratuita.

Asistencia tcnica Informes de actividades Estudios tcnico sectoriales Programas ambientales Programas Productivos y de Generacin de Empleo Proyectos de Investigacin Agroambiental Informes de actividades Franja de usuarios servicios

Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

VERIFICAR

Proceso de desarrollo agricloa, economico y ambiental.

Asistencia tcnica Informes de actividades Estudios tcnico sectoriales Programas ambientales Programas Productivos y de Generacin de Empleo Proyectos de Investigacin Agroambiental Informes de actividades Franja de usuarios servicios

Verificar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en los procedimientos del agricultura y desarrollo conomico y ambiental.

Resultado de las verificaciones y auditoras de seguimiento al proceso

Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

ACTUAR
Todos los procesos Resultado de las Realizar seguimiento al proceso e implementar verificaciones y auditoras de acciones de mejora seguimiento al proceso Acciones de mejora definidas e implementadas Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

CARACTERIZACION DE PROCESOS
POLITICAS DE OPERACIN
Los servicios de los procesos se efectuarn con la calidad requerida por los usuarios Busqueda de un medio ambiente sano y controlado a trves de l sitema de gestin ambiental. Consolidacin de estrategias productivas para la consecucin de recursos para el desarrollo de modelos productivos aplicables a l sector agropecuario y microempresarial.

RIESGOS
Desactualizacin o desconocimiento tecnico y profesional para el desarrollo de las asesorias. Cobertura insuficiente de los programas de apoyo no identificacin de potenciales problemas ambientales Ausencia de recursos para el desarrollo de las actividades del proceso.

CONTROLES
Verificacin del cumplimiento de los programas de apoyo La Auditorias al sistema de gestin ambiental Auditorias Internas

DOCUMENTACION SOPORTE

SISTEMA

Plan de accin, Procedimientos del proceso agricultura y desarrollo economico y ambiental, Normograma del proceso de agricultura y desarrollo economico y ambiental, Panorama de riesgos del proceso agricultura y desarrollo economico y ambiental. Plan Operativo Anual de la Asistencia Tcnica Agropecuaria y Ambiental, Informes de actividades

Medio Fisico, Word, Excell,Administracin Lechera.

QUE INFORMA
Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, cuentas de cobro

INFORMACION PRIMARIA QUIEN INFORMA


Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

QUE INFORMA

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 1 QUIEN INFORMA

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, agricultura, y desarrollo economico y peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, cuentas de cobro ambiental

QUE INFORMA

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 2 QUIEN INFORMA


Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

Respuestas a Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias

GP 1000 CARACTERIZACION DE PROCESOS

PAGINA___ DE___ VERSION: 1

SERVIDOR PBLICO

DEPENDENCIA:

DEPORTES

PROCESO GESTIN DEPORTIVA

TIPO DE PROCESO MISIONAL

REPONSABLE DE PROCESO DIRECTOR DE DEPORTES

OBJETIVO

Promover el aprovechamiento del tiempo libre, la recreacin y el deporte (formativo-competitivo), generando espacios de integracin, entretenimiento y bienestar social, contribuyendo a mejorar el desarrollo integral de los habitantes del Municipio de Sibat

RECURSOS HUMANOS Director, Contadora, Secretaria, Profesores FISICOS Computadores, elementos de oficina, Espacio fsico para el desarrollo de las actividades del proceso.

REQUISITOS LEGALES Ley 181 de 1995. Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte, la recreacin, el aprovechamiento del tiempo libre y la educacin fsica. Ley 715 de 2001. Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 GP 1000 Requisitos de la NTC GP 1000:2004 aplicables: 7.1 - 7.2 -7.4 - 7.5- 7.6

CARACTERIZACION DE PROCESOS
PROVEEDOR ENTRADAS ENTRADA ACTIVIDADES PLANEAR
Necesidades y expectativas de las partes interesadas Partes Normatividad, Interesadas en la Manual de funciones Gestin del Plan de Desarrollo EnteTerritorial Directrices nacionales y departamentales Plan de accin Procedimientos del proceso gestin del deporte Proceso de Normograma del proceso gestin del gestin del deporte. deporte Panorama de riesgos del gestin del deporte. Politicas del deporte

SALIDAS SALIDAS CLIENTE

Elaboracin del plan de accin del proceso. Elaboracin de procedimientos de gestin del deporte Elaboracin del Normograma del proceso gestin del deporte Gestin de los riesgos del proceso gestin del deporte

HACER
Necesidades y expectativas de las partes interesadas Plan de accin Procedimientos del proceso gestin del deporte Normograma del proceso gestin del deporte. Panorama de riesgos del gestin del deporte. Politicas del deporte Administracin y mantenimiento de parques: Adecuacin y mantenimiento de parques y escenarios deportivos para la practica adecuada del deporte y la recreacin. Fomento al deporte: Formacin deportiva de la comunidad a traves de escuelas deportivas de formacin Promocin a la recreacin: Promover y difundir el aprovechamiento del tiempo libre, la actividad fisica y la recreacin a la comunidad del municipio por medio de actividades ludicas y pedagogicas. Programas institucionales: Desarrollo de actividades el marco de programas municipales, departamentales y nacionales para el desarrollo de la recreacin y el deporte.

Proceso de gestin del deporte

Parques y escenarios deportivo adecuados. Formacin deportiva de la poblacin Actividades de recreacin y deporte Implementacin de programas Informes de actividades

Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

VERIFICAR

Proceso de gestin del deporte

Necesidades y expectativas de las partes interesadas Parques y escenarios deportivo adecuados. Verificar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en los Formacin deportiva de la procedimientos del proceso gestin del deporte poblacin Actividades de recreacin y deporte Implementacin de programas Informes de actividades

Resultado de las verificaciones y auditoras de seguimiento al proceso

Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

ACTUAR
Todos los procesos Resultado de las Realizar seguimiento al proceso e implementar verificaciones y auditoras de acciones de mejora seguimiento al proceso Acciones de mejora definidas e implementadas Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

CARACTERIZACION DE PROCESOS
POLITICAS DE OPERACIN Efectuar la actvidades de formacin en el deporte de manera integral teniendo en cuenta cuerpo, mente y alma. actividades de recreacin buscando la integracin del municipio mediante su desarrollo. RIESGOS
Desactualizacin o desconocimiento tecnico y profesional para el desarrollo de las actividades deportivas. Cobertura insuficiente de los programas deportivos Realizar

CONTROLES
Verificacin del cumplimiento de los programas Auditorias Internas

DOCUMENTACION SOPORTE
Plan de accin, Procedimientos del proceso gestin del deporte, Normograma del proceso gestin del deporte, Panorama de riesgos del gestin del deporte. Actos administrativos, Informes de actividades.

SISTEMA

Medio Fisico, Word, Excell

QUE INFORMA

INFORMACION PRIMARIA QUIEN INFORMA

COMO SE INFORMA

Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, cuentas de cobro

Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

QUE INFORMA

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 1 A QUIEN INFORMA


Proceso de gestin del deporte

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, cuentas de cobro

QUE INFORMA

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 2 A QUIEN INFORMA


Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

Respuestas a Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias

CARACTERIZACION DE PROCESOS GP 1000 CARACTERIZACION DE PROCESOS


SERVIDOR PBLICO
PROCESO GESTIN DE LA INFRAESTRUCTURA

PAGINA___ DE___ VERSION: 1


SECRETARIA DE INFRAESTRUCTURA REPONSABLE DE PROCESO SECRETARIO DE INFRAESTRUCTURA

DEPENDENCIA:
TIPO DE PROCESO MISIONAL

OBJETIVO

Desarrollar los planes, programas y proyectos especficos de inversin en obras pblicas municipales las actividades de estudios y diseos; interventora y supervisin con el fin de construir, adecuar, mantener y/o ampliar toda la infraestructura pblica municipal.

RECURSOS HUMANOS Secretario de Infraestructura, Jefe de Oficina de Estudios y Diseos, Jefe de Oficina de Interventoria y vias Tcnico Administrativo, Secretaria, Auxiliar Administrativo, Operario, Conductor, Operario Calificado, Conductor Mecnico REQUISITOS LEGALES Ley 715 de 2001, Ley 180 de 1995, Ley 142 de 1994, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios

FISICOS Computadores, elementos de oficina, Espacio fsico para el desarrollo de las actividades del proceso, maquinaria, vehiculos

GP 1000 Requisitos de la NTC GP 1000:2004 aplicables: 7.1 - 7.2 - 7.3 -7.4 - 7.5

CARACTERIZACION DE PROCESOS
PROVEEDOR ENTRADAS ENTRADA ACTIVIDADES PLANEAR
Elaboracin del plan de accin del proceso. Elaboracin de procedimientos del proceso de infraestructura. Elaboracin del Normograma del proceso de infraestructura. Gestin de los riesgos del proceso de infraestructura. Asesorar al Alcalde en la formulacin de polticas de Infraestructura Pblica en el Municipio, en armona con el Plan de Desarrollo y el Plan de Ordenamiento Territorial. Preparar los planes y programas de inversin en obras pblicas en estrecha colaboracin con las dems Secretaras y de conformidad con las metas y objetivos sectoriales del Plan de Desarrollo Municipal. Preparar la informacin tcnica necesaria para el proceso de contratacin de las obras a ejecutar, tanto en su etapa precontractual, como contractual y post-contractual, esto en estrecha coordinacin con la Oficina de Contratacin. Plan de accin Procedimientos del proceso de infraestructura. Normograma del proceso de infraestructura. Panorama de riesgos del Proceso de proceso de infraestructura. infraestructura. Polticas de Infraestructura Pblica. Planes y programas de inversin en obras pblicas Informacin Tcnica

SALIDAS SALIDAS CLIENTE

Necesidades y expectativas de las partes interesadas Partes Normatividad, Interesadas en la Manual de funciones Gestin del Plan de Desarrollo EnteTerritorial Directrices nacionales y departamentales de infraestructura

HACER

Plan de accin Procedimientos del proceso de infraestructura. Normograma del proceso de infraestructura. Proceso de Panorama de riesgos del infraestructura. proceso de infraestructura. Polticas de Infraestructura Pblica. Planes y programas de inversin en obras pblicas Informacin Tcnica

Responder por los procesos de licitacin, concursos de mrito y contratacin directa de las obras de Infraestructura Pblica, mantenimiento y conservacin que se proyecten ejecutar en el Municipio./ Coordinar y ejecutar la Interventora tcnico administrativa de las obras que ejecuten con el fin de asegurar que se cumpla con los objetivos y especificaciones propuestos. /Identificar los proyectos que se puedan adelantar por medio de la contribucin de valorizacin. /Atender con Eficacia y Eficiencia las obras necesarias para la prevencin y atencin de desastres. /Ejecutar, supervisar y coordinar la ejecucin de obras pblicas en la jurisdiccin municipal./ Prestar asesora y asistencia tcnica, administrativa y financiera a las Juntas de Accin Comunal en los diseos, elaboracin de proyectos, construccin y mantenimiento de sus obras./ Coordinar la ejecucin de los planes y programas debidamente adoptados por el Municipio relativos a la telefona y electrificacin rural y urbana./ Promover en colaboracin con la Oficina Jurdica del Municipio, la identificacin de las expropiaciones por va administrativa necesarias para la ejecucin de los planes y programas, de conformidad con la Constitucin Nacional y la ley.

Licitacin, selecciones abreviadas, concursos de mrito y contratacin de minima cuantia de las obras de Infraestructura Pblica, Interventora y consultoria tcnico administrativa de las obras Obras pblicas en la jurisdiccin municipal Informes de actividades

Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

VERIFICAR
Licitacin, selecciones abreviadas, concursos de mrito y contratacin de minima cuantia de las obras de Infraestructura Pblica, Proceso de Interventora y consultoria infraestructura. tcnico administrativa de las obras Obras pblicas en la jurisdiccin municipal Informes de actividades

Resultado de las Verificar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en los verificaciones y auditoras procedimientos del proceso de infraestructura de seguimiento al proceso

Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

ACTUAR

Todos los procesos

Resultado de las Realizar seguimiento al proceso e implementar verificaciones y auditoras de acciones de mejora seguimiento al proceso

Acciones de mejora definidas e implementadas

Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

CARACTERIZACION DE PROCESOS
POLITICAS DE OPERACIN Las actividades del proceso se enfocan al cumplimiento de las disposiciones legales a nivel municipal, departamental y nacional desarrollo de la infraestructura municipal se en concordancia con las actividades del proceso de direccionamiento y planeacin municipal RIESGOS
Falta de presupuesto para el desarrollo de obras publicas. Interventoria inadecuada de las obras publicas Falta de informacin adecuada para la elaboracin de proyectos de infraestructura Obsolesencia de la maquinaria para el desarrollo de los proyectos El

CONTROLES
Seguimientos periodicos a procesos y procedimientos y a la ejecucin de los mismos. Auditorias Internas

DOCUMENTACION SOPORTE

SISTEMA

Plan de accin del proceso,Procedimientos del proceso de infraestructura. Normograma del proceso de infraestructura. Panorama de riesgos del proceso de infraestructura. Polticas de Medio Fisico, Word, Excell Infraestructura Pblica, Planes y programas de inversin en obras pblicas, Informes de actividades, Estudios y diseos, Planos y especificaciones tecnicas, presupuestos

QUE INFORMA
Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, cuentas de cobro

INFORMACION PRIMARIA QUIEN INFORMA


Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

QUE INFORMA

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 1 QUIEN INFORMA


Gestin de la Infraestructura

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, cuentas de cobro

Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, cuentas de cobro

Gestin de la Infraestructura

Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

QUE INFORMA

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 2 QUIEN INFORMA


Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

Respuestas a Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias

GP 1000 CARACTERIZACION DE PROCESOS


SERVIDOR PBLICO
PROCESO DESARROLLO SOCIAL Y EDUCACIN

PAGINA___ DE ___ VERSION: 1


SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL REPONSABLE DE PROCESO SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL

DEPENDENCIA:
TIPO DE PROCESO MISIONAL

OBJETIVO

Ser una instancia ejecutora y orientadora de las diversas actividades que conduzcan al cumplimiento de metas y objetivos sociales de la Administracin Municipal, de tal forma que se puedan evidenciar acciones especficas en las reas de Educacin, Cultura y Turismo, y Grupos Poblacionales, que permitan el progreso de las comunidades menos favorecidas, elevando su calidad de vida de manera permanente. RECURSOS

HUMANOS Secretario de Desarrollo Social, Tcnico Administrativo, Secretaria, Auxiliar Administrativo, Secretaria, Jefe de Oficina de Educacin, Profesional Universitario, Jefe de Oficina de Cultura y Turismo, Jefe de Oficina de Grupos Poblacionales, Profesional Universitario REQUISITOS LEGALES Constitucin Politica de Colombia, Ley 489 de 1998, Ley 715 de 2001, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 , Ley 115 de 1994, Ley 397 de 1997,

FISICOS Computadores, elementos de oficina, Espacio fsico para el desarrollo de las actividades del proceso.

GP 1000 Requisitos de la NTC GP 1000:2004 aplicables: 7.1 - 7.2 -7.4 - 7.5

CARACTERIZACION DE PROCESOS
PROVEEDOR ENTRADAS ENTRADA ACTIVIDADES PLANEAR
Plan de accin Procedimientos del proceso de desarrollo Elaboracin del plan de accin del proceso. Elaboracin social. de procedimientos del desarrollo social Normograma del proceso Elaboracin del Normograma del proceso de desarrollo social. de desarrollo social. Proceso de de Gestin de los riesgos del proceso de desarrollo social. Panorama de riesgos del desarrollo social. Formulacin y ejecucin de la poltica educativa, cultural y de la proceso de desarrollo juventud en cuanto a la optimizacin de calidad y cobertura. social Polticas educativas, culturales y de la juventud

SALIDAS SALIDAS CLIENTE

Necesidades y expectativas de las partes interesadas Partes Normatividad, Interesadas en la Manual de funciones Gestin del Plan de Desarrollo EnteTerritorial Directrices nacionales y departamentales de educacin

HACER

Propiciar espacios de participacin, dilogos e interaccin entre la Administracin Municipal y las diferentes entidades gubernamentales y no gubernamentales a nivel local, regional, nacional e internacional, con miras al desarrollo integral y mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin ms Necesidades y expectativas vulnerable del Municipio. /Planear, coordinar y ejecutar de las partes interesadas Plan programas de bienestar social dirigidos a grupos poblacionales de accin como: Niez, juventud, mujer cabeza de hogar, adulto mayor, Procedimientos del proceso entre otros./ Planear y ejecutar programas relacionados con la de desarrollo social. formacin en principios y valores; el fomento de la convivencia y Proceso de de Normograma del proceso de la integracin social; as como la asesora, acompaamiento y desarrollo social. desarrollo social. seguimiento a jvenes en situacin riesgo y vulnerabilidad./ Panorama de riesgos del Planear y ejecutar programas y proyectos relacionados con el proceso de desarrollo social desarrollo educativo, la capacitacin, habilitacin y formacin Polticas educativas, para el trabajo de jvenes, as como la orientacin para la culturales y de la juventud creacin de diferentes formas asociativas de trabajo, Fomentar la elaboracin de estudios e investigaciones que permitan mejorar la formulacin y orientacin de los programas sociales.

Participacin de la comunidad, Programas de bienestar Programas de formacin en principios y valores Programas de desarrollo educativo Programas Sociales Informes de actividades

Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

VERIFICAR
Participacin de la comunidad, Programas de bienestar Programas de formacin en Proceso de de principios y valores desarrollo social. Programas de desarrollo educativo Programas Sociales Informes de actividades

Verificar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en los procedimientos del proceso de

Resultado de las verificaciones y auditoras de seguimiento al proceso

Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

ACTUAR
Todos los procesos Resultado de las Realizar seguimiento al proceso e implementar verificaciones y auditoras de acciones de mejora seguimiento al proceso Acciones de mejora definidas e implementadas Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

CARACTERIZACION DE PROCESOS
POLITICAS DE OPERACIN El desarrollo de las actividades del proceso se enmarcan en el cumplimiento de la normatividad aplicable vigente y de los lineamientos establecidos por el Ministerio de Educacin. RIESGOS
Falta de recursos para el desarrollo social. inadecuada de los programas informacin adecuada para la elaboracin de proyectos sociales cubrimiento de la poblacin en servicios de educativos

CONTROLES
Interventoria Falta de Verificacin del cumplimiento de los programas Falta de internas Auditorias

DOCUMENTACION SOPORTE

SISTEMA

Plan de accin, Procedimientos del proceso de desarrollo social, Normograma del proceso de desarrollo social, Panorama de riesgos del proceso de desarrollo social, Polticas educativas, culturales y de la juventud, Informes Medio Fisico, Word, Excell de actividades.

QUE INFORMA
Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, cuentas de cobro

INFORMACION PRIMARIA QUIEN INFORMA


Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

QUE INFORMA

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 1 QUIEN INFORMA


Desarrollo Social y Educacin

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, cuentas de cobro

QUE INFORMA

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 2 QUIEN INFORMA


Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

Respuestas a Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias

CARACTERIZACION DE PROCESOS GP 1000 CARACTERIZACION DE PROCESOS


SERVIDOR PBLICO
PROCESO GESTIN DE LA SALUD

PAGINA__ DE ___ VERSION: 1


SECRETARIA DE SALUD REPONSABLE DE PROCESO SECRETARIA DE SALUD

DEPENDENCIA:
TIPO DE PROCESO MISIONAL

OBJETIVO

liderar las acciones para el desarrollo e implementacin de programas y proyectos especficos que contribuyan a la implementacin del Sistema de Seguridad Social en Salud a nivel Municipal, garantizando a la poblacin el acceso a los servicios oportunos y eficientes.

RECURSOS HUMANOS Secretario de Salud, Jefe de oficina de Salud Publica, Jefe de oficina de vigilancia epidemiologica, Profesional Universitario, Secretaria, Auxiliar Administrativo, Auxiliar rea Salud

FISICOS Computadores, elementos de oficina, Espacio fsico para el desarrollo de las actividades del proceso

REQUISITOS LEGALES LEY 100 DE 1993, LEY 1122 DE 2007, DECRETO 1011 DE 2006, LEY 715 DE 2001 GP 1000 Requisitos de la NTC GP 1000:2004 aplicables: 7.1 - 7.2 - 7.3 -7.4 - 7.5

PROVEEDOR

ENTRADAS ENTRADA

ACTIVIDADES

SALIDAS SALIDAS

CLIENTE

PLANEAR Elaboracin del plan de accin del proceso. Elaboracin de procedimientos del proceso salud Elaboracin del Normograma del proceso salud Gestin de los riesgos del proceso salud. Elaborar, implementar y evaluar planes, programas y Necesidades y expectativas de proyectos del sector salud. las partes interesadas Elaborar, ejecutar y evaluar el Plan Local de Salud para Partes Normatividad, las respectivas vigencias legalmente previstas. Interesadas en Manual de funciones Impulsar, coordinar y participar activamente en los la Gestin del Plan de Desarrollo proyectos, programas, investigaciones y actividades del EnteTerritorial Directrices nacionales y SGSSS que afectan al municipio y que se elaboran al departamentales del Sistema de interior de los grupos funcionales establecidos en la Seguridad Social en Salud. dependencia, con el fin de ejecutar las polticas relacionadas consignadas en el Plan de Desarrollo, conforme lo dicta la normatividad vigente en la materia. HACER

Plan de accin Procedimientos del proceso salud Normograma del proceso salud Panorama de riesgos del proceso gestin de la salud Programas Proyectos Plan local de salud

Proceso Gestin de la Salud

Proceso Gestin de la Salud

Direccionar el Sistema General de Seguridad Social en Salud en el Municipio, garantizando el cumplimiento de las reglas rectoras de Equidad, Obligatoriedad, Proteccin integral, Libre escogencia, Autonoma de instituciones, Descentralizacin administrativa y Participacin social./Supervisar y garantizar la calidad en la prestacin de los servicios del primer nivel en salud./Participar en las actividades de vigilancia epidemiolgica y adelantar las medidas de salud pblica Necesidades y expectativas de necesarias, que se deriven de las situaciones detectadas./Liderar los procesos de aseguramiento en las partes interesadas salud, de tal forma que el total de poblacin cuente con Plan de accin Seguridad Social en Salud./ Ejecutar, adecuar, adoptar, Procedimientos del proceso cumplir y hacer cumplir en el Municipio las polticas y las salud Normograma del proceso salud normas establecidas por el Ministerio de la Proteccin Social, la Superintendencia de Salud, el Consejo Nacional Panorama de riesgos del de Seguridad Social y la Secretara de Salud de proceso gestin de la salud Cundinamarca./ Gestionar el recaudo, flujo y ejecucin Programas de los recursos del sector salud del municipio e Proyectos informar, en coordinacin con la Secretara de Plan local de salud Hacienda, sobre el manejo y funcionamiento del Fondo Local de Salud./ Administrar el Sistema Integral de Informacin en Salud, as como generar, recopilar y reportar la informacin estadstica requerida por el sistema, la Secretaria de Salud de Cundinamarca y los dems organismos e instancias de Control./ Orientar, gestionar y tramitar administrativamente las quejas, reclamos, solicitudes y sugerencias de cualquier tipo, relacionadas con los problemas que se presentan en la VERIFICAR

Seguimiento a la prestacin de los servicios de salud con calidad en el primer nivel de atencin. Actividades de vigilancia epidemiolgica Medidas de salud pblica Aseguramiento en salud Recursos del sector salud Infomacin en salud Atencin a la poblacin discapacitada.

Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

Proceso Gestin de la Salud

Seguimiento a la prestacin de los servicios de salud con calidad en el primer nivel de atencin. Actividades de vigilancia Verificar el cumplimiento de las disposiciones epidemiolgica establecidas en los procedimientos del proceso salud Medidas de salud pblica Aseguramiento en salud Recursos del sector salud Infomacin en salud Atencin a la poblacin ACTUAR Resultado de las verificaciones y auditoras de seguimiento al proceso Realizar seguimiento al proceso e implementar acciones de mejora

Partes Resultado de las verificaciones Interesadas en y auditoras de seguimiento la Gestin del al proceso EnteTerritorial.

Todos los procesos

Acciones de mejora definidas e implementadas

Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

CARACTERIZACION DE PROCESOS
POLITICAS DE OPERACIN
Propender por el acceso a servicios de salud con calidad, planeando y ejecutando el plan municipal de salud publica, con personal calificado y con vocacin de servicio, dando cumplimiento a la normatividad vigente, optmizando los recursos con el fin de mejorar la salud de la comunidad sibatea

RIESGOS
Falta de cubrimiento en el aseguramiento en salud de poblacin municipal Falta de recursos para actividades de salubridad en el municipio. Presentacin de epidemias no controladas. Imcumplimiento de los requisitos de habilitacin por parte de los prestadores de servicios de salud.

CONTROLES
Interventorias al regimen subsidiado, Seguimiento alos Indicadores trazadores en salud Auditorias internas

DOCUMENTACION SOPORTE

SISTEMA

Plan de accin, Procedimientos del proceso salud, Normograma del proceso salud, Panorama de riesgos del proceso salud, Programas, Proyectos, Plan local de salud,informes, solicitudes, quejas y reclamos, Respuestas a solicitudes quejas y reclamos

Medio Fisico, Word, Excell, WINSISVAN, EPIINFO, SIVIGILA

QUE INFORMA

INFORMACION PRIMARIA QUIEN INFORMA

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, Partes Interesadas en la Gestin peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, cuentas de cobro del EnteTerritorial.

QUE INFORMA

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 1 A QUIEN INFORMA


Gestin de la Salud

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, cuentas de cobro

QUE INFORMA

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 2 QUIEN INFORMA

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

Respuestas a Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, Partes Interesadas en la Gestin reclamos y sugerencias del EnteTerritorial.

CARACTERIZACION DE PROCESOS GP 1000 CARACTERIZACION DE PROCESOS


SERVIDOR PBLICO
PROCESO CONVIVENCIA SOCIAL

PAGINA___ DE __ VERSION: 1
SECRETARIA DE GOBIERNO REPONSABLE DE PROCESO SECRETARIO DE GOBIERNO

DEPENDENCIA:
TIPO DE PROCESO MISIONAL

OBJETIVO

Ofertar seguridad ciudadana y convivencia social garantizando los derechos humanos, las libertades pblicas ciudadanas, apoyo a la justicia y dems garantas sociales dentro de la jurisdiccin de la Entidad Pblica Territorial.

RECURSOS HUMANOS Secretario de Gobierno, Secretaria, Jefe de Oficina Juridica, Comisaria de Familia, Profesional Universitario, Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo, Inspector de Polica,Tcnico Administrativo, Secretaria

FISICOS Computadores, elementos de oficina, Espacio fsico para el desarrollo de las actividades del proceso

REQUISITOS LEGALES Constitucin Politica de Colombia, Codigo Civil, Codigo Nacional de Policia, ley 715 de 2001, Rgimen jurdico municipal. Codigo Penal, Codigo de lo contencioso administrativo GP 1000 Requisitos de la NTC GP 1000:2004 aplicables: 7.1 - 7.2 - 7.3 -7.4 - 7.5

PROVEEDOR

ENTRADAS ENTRADA

ACTIVIDADES PLANEAR

SALIDAS SALIDAS
Plan de accin Procedimientos del proceso convivencia social Normograma del proceso convivencia social Panorama de riesgos del proceso convivencia social Coordinacin elaboracin politicas

CLIENTE

Necesidades y expectativas de las partes interesadas Normatividad, Partes Manual de funciones Interesadas en Plan de Desarrollo la Gestin del Directrices nacionales y EnteTerritorial departamentales de seguridad, prevencin y atencin de emergencias.

Elaboracin del plan de accin del proceso. Elaboracin de procedimientos del proceso convivencia social. Elaboracin del Normograma del proceso convivencia social Gestin de los riesgos del proceso convivencia social . Coordinar con el Alcalde Municipal la elaboracin de las polticas para mantenimiento y consolidacin del orden pblico, la seguridad y la convivencia ciudadana.

Proceso Convivencia Social

HACER

Proceso Convivencia Social

Necesidades y expectativas de las partes interesadas Plan de accin Procedimientos del proceso convivencia social Normograma del proceso convivencia social Panorama de riesgos del proceso convivencia social Coordinacin elaboracin politicas

Trazar polticas que permitan afianzar y profundizar los principios del Estado social de Derecho, la convivencia ciudadana, la tolerancia y el respeto de los derechos humanos./ Formular las polticas para prevenir los conflictos y situaciones intrafamiliares y atencin al menor. /Desarrollar y ejecutar los programas y proyectos integracin ciudadana/ Ser la instancia de enlace municipal entre las comunidades organizadas y el Despacho del Alcalde Municipal, en virtud de lo cual deber asesorar, asistir y apoyar las Juntas de accin comunal, veeduras, ONGS y organizaciones cvicas y comunitarias en asuntos de gobierno municipal. /Dirigir, coordinar y asesorar la conformacin, funcionamiento y asistencia al Consejo de Seguridad Ciudadana. /Promover la participacin activa de la sociedad civil y el compromiso interinstitucional de los planes de contingencia, los programas y proyectos que requieran las actividades de mitigacin de riesgos./En coordinacin y subsidiariedad con la Oficina Jurdica ser la instancia de asesora y asistencia jurdica al Despacho del Alcalde y a las dems Secretaras de Despacho./Dirigir, orientar y coordinar el Sistema para la Prevencin y Atencin de emergencias y desastres en la jurisdiccin municipal./ Establecer, coordinar y ejecutar programas de pedagoga y capacitacin tendientes a generar una cultura de la prevencin de emergencias y desastres./ Coordinar y colaborar bajo la direccin de las autoridades electorales, para que los procesos VERIFICAR

Politicas Participacin civica y comunitaria Seguridad Ciudadana Prevencin y Atencin de emergencias y desastres en la jurisdiccin municipal Procesos eleccionarios s con transparencia, armona, tranquilidad y seguridad en la jurisdiccin municipal. Programas Proyectos Informes de las actividades desarrolladas

Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

Proceso Convivencia Social

Politicas Participacin civica y comunitaria Seguridad Ciudadana Prevencin y Atencin de emergencias y desastres en la jurisdiccin municipal Procesos eleccionarios se realicen con transparencia, armona, tranquilidad y seguridad en la jurisdiccin municipal. Programas Proyectos Informes de las actividades Resultado de las verificaciones y auditoras de seguimiento al proceso

Verificar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en los procedimientos del proceso convivencia social.

Partes Resultado de las verificaciones Interesadas en y auditoras de seguimiento la Gestin del al proceso EnteTerritorial.

ACTUAR
Realizar seguimiento al proceso e implementar acciones de mejora Acciones de mejora definidas e implementadas Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

Todos los procesos

CARACTERIZACION DE PROCESOS
POLITICAS DE OPERACIN Garantizar la seguridad de todos y cada uno de los ciudadanos sibateos. Manejo integral y comunitario del plan de emergencias y desastres del municipio RIESGOS
Acciones terroristas que afecten la seguridad del municipio No contar con el suficiente pie de fuerza para el mantenimiento de la seguridad ciudadana. Falta de participacin civica y comunitaria en las actividades de convivencia social

CONTROLES
Desarrollo de actividades de verificacin de la seguridad por parte del equipo interdisciplinario constituido por el ejercito y la policia Verificacin del cumplimiento de la normatividad minera

DOCUMENTACION SOPORTE

SISTEMA

Plan de accin, Procedimientos del proceso convivencia social, Normograma del proceso convivencia social, Panorama de riesgos del proceso convivencia social, Informes de actividades, Actos Administrativos, Medio Fisico, Word, Excell, SIRBE Resoluciones, Decretos, Despachos Comisorios Permisos.

QUE INFORMA

INFORMACION PRIMARIA QUIEN INFORMA

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, Partes Interesadas en la Gestin peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, cuentas de cobro del EnteTerritorial.

QUE INFORMA

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 1 QUIEN INFORMA


Convivencia Social

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, cuentas de cobro

QUE INFORMA

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 2 QUIEN INFORMA

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

Respuestas a Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, Partes Interesadas en la Gestin reclamos y sugerencias del EnteTerritorial.

CARACTERIZACION DE PROCESOS GP 1000 CARACTERIZACION DE PROCESOS


SERVIDOR PBLICO
PROCESO GESTION DOCUMENTAL

PAGINA___ DE __ VERSION: 1
CENTRO DE GESTIN DOCUMENTAL REPONSABLE DE PROCESO DIRECTOR ADMINISTRATIVO

DEPENDENCIA:
TIPO DE PROCESO APOYO

OBJETIVO

Administrar el flujo de la informacin primaria y secundaria de la Entidad Pblica Territorial y propender por la conservacin, uso, proteccin y custodia de toda la documentacin, desde su creacin hasta su disposcin final de la Administracin Municipal RECURSOS HUMANOS Director Tcnico Administrativo Auxiliar Administrativo Secretaria REQUISITOS LEGALES GP 1000 Requisitos de la NTC GP 1000:2004 aplicables: 4.2.-4.2.1- 4.2.2 - 4.2.3 - 4.2.4 4.FISICOS Computadores, papelera, estantera Espacio fsico para almacenar la documentacin

Ley General de Archivos Ley 594/2000 - Regula la funcin archivstica del Estado. Acuerdo 07 de 1994, Reglamento interno de archivo

CARACTERIZACION DE PROCESOS
PROVEEDOR
Entes de Control, Archivo Gral. de la Nacin Gestin Administrativa y de Planeacin

ENTRADAS ENTRADA

ACTIVIDADES PLANEAR
Elaboracin del plan de accin del proceso. Elaboracin de procedimientos de control de documento y control de registro Elaboracin del Normograma Documentacin Gestin de los riesgos de la documentacin

SALIDAS SALIDAS

CLIENTE

Normatividad, Manual de funciones Plan de Desarrollo Directricez

Plan de accin Procedimiento Control de Documentos Gestin Procedimiento Control de Documental Registros Normograma Documentacin Panorama de riesgos

HACER
Solicitudes de creacin, modificacin o elaboracin de Todos los documentos, procesos Documentos, Registros, Gestin Procedimiento Control de Documental Documentos, Partes Procedimiento Control de Interesadas en Registros, la Gestin del Informacin del desempeo de Ente los procesos. Territorial. Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias Documentos elaborados, Documentos y registros gestionados y controlados, Informacin almacenada y protegida Informacin de inters particular y publico.

Elaborar y/o modificar documentos de la organizacin Gestionar y Controlar los documentos que afectan el desarrollo de los procesos de la organizacin. Gestionar y Controlar los Registros del ente territorial Almacenar y proteger la informacin Recepcionar, clasificar, distribuir y controlar la correspondencia priorizndola de acuerdo con los trminos legales establecidos, gestionando el envo de la informacin solicitada.

Documentos elaborados, Documentos y registros gestionados y controlados, Informacin almacenada y protegida Informacin de inters particular y publico.

Todos los procesos y Partes Interesadas en la Gestin del Ente Territorial.

VERIFICAR

Todos los procesos

Verificar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en los procedimientos de Control de Documentos y Control de Registros

Resultado de las verificaciones Todos los y auditoras de seguimiento procesos al proceso

ACTUAR
Todos los procesos y Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

Todos los procesos

Resultado de las verificaciones y auditoras de seguimiento al proceso

Realizar seguimiento al proceso e implementar acciones de mejora

Acciones de mejora definidas e implementadas

CARACTERIZACION DE PROCESOS
POLITICAS DE OPERACIN
En la gestin de la documentacin se tendr en cuenta la normatividad para el desarrollo de cualquier actividad del proceso, desde la generacin de la documentacin del Sistema de gestin de la Calidad hasta la disposicin final de la misma.

RIESGOS 1. Que no se disponga de los documentos en los puntos de uso y versin de los mismos. 2. Que no se cumplan las condiciones de manejo de los registros del SGC 3. Que no se aplique las tablas de retencin documental. 4. Que se omitan los procedimientos establecidos para la gestin documental. 5. Que no se suministren las respuestas a las solicitudes en los trminos de ley DOCUMENTACION SOPORTE

CONTROLES
1.Definidos en los procedimientos de Control de Documentos y Control de Registros. 2.Revisin semestral de la ejecucin de los procedimientos de control de documentos y control de registros en las dependencias. 3.Auditorias internas de calidad.

SISTEMA

Instructivo para la elaboracin y codificacin de documentos, Procedimiento Control de Documentos Procedimiento Control de registros, Listado Maestro de Documentos, Listado Maestro de Registros

Medio Fisico, Word, Excell

QUE INFORMA
Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, cuentas de cobro

INFORMACION PRIMARIA QUIEN INFORMA


Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 1

QUE INFORMA Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, cuentas de cobro

QUIEN INFORMA
Gestin de la Documentacin

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

QUE INFORMA

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 2 QUIEN INFORMA


Proceso usuario de la informacin o a quien viene dirigida la informacin primaria.

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

Respuestas a Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias

CARACTERIZACION DE PROCESOS GP 1000 CARACTERIZACION DE PROCESOS


SERVIDOR PBLICO
PROCESO GESTION FINANCIERA

PAGINA___ DE__ VERSION: 1


SECRETARIA DE HACIENDA REPONSABLE DE PROCESO SECRETARIO DE HACIENDA

DEPENDENCIA:
TIPO DE PROCESO APOYO

OBJETIVO

Administrar los recursos organizacionales de forma eficiente, proporcionando informacin adecuada sobre el aprovechamiento de los mismos.

RECURSOS HUMANOS Secretario de Hacienda, Profesional Universitario, Jefe de Oficina Presupuesto,Auxiliar Administrativo, Jefe de Oficina de Impuestos, Secretaria,Tcnico Administrativo, Auxiliar Administrativo

FISICOS Equipos de oficina Informacin histrica Software de contabilidad

REQUISITOS LEGALES Requisitos para facturas (Dec. 617 estatuto Tributario) Circular sobre bases y porcentajes de retencin (DIAN) Decreto sobre tablas de retencin en la fuente,Ley 38/89, Ley 79/94 Ley 223/95, Ley 819/2003,Decreto sobre tablas de retencin,Decreto sobre tablas de retencin en la fuente, timbre e IVA, Resolucin 357 , Resolucin 354 GP 1000

Requisitos de la NTC GP 1000:2004 aplicables: 4.1, 4.2.4 ,5.1, 6.3, 6.1, , 8.2.3, 8.4, 8.5

Requisitos para facturas (Dec. 617 estatuto Tributario) Circular sobre bases y porcentajes de retencin (DIAN) Decreto sobre tablas de retencin en la fuente,Ley 38/89, Ley 79/94 Ley 223/95, Ley 819/2003,Decreto sobre tablas de retencin,Decreto sobre tablas de retencin en la fuente, timbre e IVA, Resolucin 357 , Resolucin 354

Requisitos de la NTC GP 1000:2004 aplicables: 4.1, 4.2.4 ,5.1, 6.3, 6.1, , 8.2.3, 8.4, 8.5

CARACTERIZACION DE PROCESOS
PROVEEDOR ENTRADAS ENTRADA ACTIVIDADES PLANEAR
Definicin de la poltica tributaria y la gestin fiscal del Municipio de conformidad con la constitucin y la Ley. Formulacin de las estrategias de financiamiento de los planes y programas de desarrollo econmico y social, en coordinacin con las dems Secretaras de Despacho. Adelantar o promover los estudios de impacto de las Todos los Necesidades y expectativas de decisiones de poltica macroecnomica del Estado, procesosyParte sobre las finanzas pblicas Municipales. los usuarios s Interesadas Planear las rentas del Municipio, de acuerdo con el Normatividad en la Gestin Estatuto de Rentas y el Estatuto Orgnico de Plan de Desarrollo del Ente Directricez del proceso gerencial Presupuesto, y dems disposiciones legales y Territorial. reglamentarias, vigentes y aplicables a la Entidad Territorial. Elaboracin y actualizacin de procedimientos del proceso de gestin financiera, Elaboracin del Normograma financiero Gestin de los riesgos financieros

SALIDAS SALIDAS CLIENTE

Poltica tributaria y la gestin fiscal Estrategias de financiamiento de los planes y programas de desarrollo econmico y social Estudios de impacto de las decisiones de poltica macroecnomica del Estado Rentas planeadas del Municipio Procemientos gestin financiera Normograma financiero Panorama de riesgos

Todos los procesosyPartes Interesadas en la Gestin del Ente Territorial.

HACER

Gestin Financiera

PRESUPUESTO. Anlisis del comportamiento histrico de los ingresos, Realizar distribucin (Gastos de funcionamiento, Deuda , Inversin), Elaborar y remitir a la Gobernacin el presupuesto, Elaboracin del P.A.C. y remisin al Consejo Directivo para su aprobacin Poltica tributaria y la gestin CONTABILIDAD. Ingresos y Egresos contables, fiscal Cociliaciones y depuraciones, Elaboracin y analisis de Estrategias de financiamiento de estados contables, Declaracin de retencin en la los planes y programas de fuente, Solicitud de IVA a la DIAN, Presentacin de desarrollo econmico y social Informe: a la Contralora departamental , Deudores Estudios de impacto de las morosos del estado, Informacin exgena para la DIAN, decisiones de poltica Informes para la Contadura General de la Nacin, macroecnomica del Estado Desarrollo e implementacin del control interno Rentas planeadas del Municipio contable, en la especificidad para la Entidad territorial. Procemientos gestin financiera TESORERIA.Organizacin de las cuentas para el Normograma financiero pago,Traslado oportuno de fondos para cumplir los Panorama de riesgos compromisos. Recepcin, administracin, conservacin y custodia de cuentas y fondos especiales, ttulos y valores del tesoro pblico municipal. IMPUESTOS.Recaudo de rentas, Cobro coactivo, Cobro Persuasivo

Ejecucin presupuestal Estados contables Informes a entes de control Pagos a proveedores Ingresos tributarios Ingresos por transferencias Traslado de fondos Recursos presupuestales

Todos los procesosyPartes Interesadas en la Gestin del Ente Territorial.

VERIFICAR
Ejecucin presupuestal Estados contables Informes a entes de control Pagos a proveedores Ingresos tributarios Ingresos por transferencias Traslado de fondos Todos los procesosyPartes Interesadas en la Gestin del Ente Territorial.

Gestin Financiera

Seguimiento y medicin del proceso de gestin de la calidad y control, Auditorias Externas

Resultado de las verificaciones y auditoras

ACTUAR

Todos los procesosyParte Resultado de las s Interesadas verificaciones y auditoras de en la Gestin seguimiento al proceso del Ente Territorial.

Realizar seguimiento al proceso e implementar acciones de mejora

Todos los procesosyPartes Acciones de mejora definidas Interesadas en la e implementadas Gestin del Ente Territorial.

CARACTERIZACION DE PROCESOS
POLITICAS DE OPERACIN
El proceso de gestin financiera permanecer en constante actualizacin normativa para el desarrollo de sus actividades. Los pagos a proveedores y contratistas sern realizados previo diligenciamiento de la totalidad de los requisitos exigidos en el manual de contratacin Todo cheque debe llevar el sello restrictivo de Pguese nicamente al primer beneficiario y para reclamarlo debe presentarse el documento de identidad. Los informes para presentar a las diferentes entidades externas deben quedar completos y listos para su envo cinco dias antes a la fecha de vencimiento de los plazos de entrega.

RIESGOS
Registro inadecuado de los hechos financieros Desconocimiento de la normatividad vigente aplicable al proceso Generacin de informacin financiera no precisa ni acorde a los principios contables. Recibir cuentas sin el cumplimiento de los requisitos legales.

CONTROLES
Revisin de los requisitos a travs de las actividades de Impuesto, Presupuesto y Contabilidad. Registros diarios de la ejecucin presupuestal. Conciliaciones y depuraciones

DOCUMENTACION SOPORTE Facturas, Procedimientos Ingresos contables, Egresos contables, Conciliaciones y depuraciones y Elaboracin y analisis de los estados financieros Presupuesto, Informes, Inventarios INFORMACION PRIMARIA QUIEN INFORMA

SISTEMA
Medio Fisico, HAS,Word, Excell

QUE INFORMA

COMO SE INFORMA

Decretos, resoluciones, circulares, cartas, directrices,Instrucciones, requerimientos de informacin, Cuentas de cobro y documentacin soporte.

Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial

Medio magntico. Medio Fsico.

QUE INFORMA Decretos, resoluciones, circulares, cartas, directrices,Instrucciones, requerimientos de informacin, Cuentas de cobro y documentacin soporte.

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 1 A QUIEN INFORMA


Proceso Gestin Financiera

COMO SE INFORMA
Medio magntico. Medio Fsico.

QUE INFORMA Pagos de obligaciones legales, Estados financieros Ejecuciones presupuestales,Reportes de Inventarios, cartera, nomina, presupuesto, contabilidad, tesorera.

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 2 A QUIEN INFORMA


Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial

COMO SE INFORMA
Medio magntico. Medio Fsico.

CARACTERIZACION DE PROCESOS GP 1000 CARACTERIZACION DE PROCESOS


SERVIDOR PBLICO
PROCESO GESTIN DEL TALENTO HUMANO

PAGINA ___DE___ VERSION: 1


SECRETARIA GENERAL REPONSABLE DE PROCESO SECRETARIO GENERAL

DEPENDENCIA:
TIPO DE PROCESO APOYO

OBJETIVO

Gestionar las actividades relacionadas con el ingreso, permanencia, bienestar, Incentivos, capacitacin, salud ocupacional, promocin y retiro del personal de la administracin municipal RECURSOS HUMANOS Secretario General Secretaria Auxiliar Administrativo REQUISITOS LEGALES GP 1000 Requisitos de la NTC GP 1000:2004 aplicables: 6.2, 6.2.1, 6.2.2, 7.4 FISICOS Computadores, papelera, elementos de oficina Espacio fsico para la gestin del talento humano

Ley 909 de 2004, Ley 734 de 2002, Ley 80 de 1993, Ley 489 de 1998, Ley 715 de 2001 ,L ey 1150 de 2007, Manual Interno de Contratacin

CARACTERIZACION DE PROCESOS
PROVEEDOR ENTRADAS ENTRADA ACTIVIDADES PLANEAR
Formular polticas y estrategias relacionadas con la contribucin efectiva de la gestin humana en el cumplimiento de la plataforma estrategica institucional. Establecer el Plan institucional de Capacitacin, Plan de Bienestar social y Plan de Incentivos. Establecer programas de salud ocupacional. Elaboracin procedimientos de gestin del talento humano Elaboracin Plan de Accin Elaboracin del Normograma Talento Humano Gestin de los riesgos de Talento Humano Polticas y estrategias relacionadas con la gestin humana Plan institucional de Capacitacin, Plan de Bienestar social, Todos los Plan de Incentivos. Procesos Programa salud ocupacional. Procedimientos de gestin del talento humano Plan Operativo de Accin Panorama de riesgos

SALIDAS SALIDAS

CLIENTE

Todos los procesosyParte s Interesadas en la Gestin del Ente Territorial. Gestin Administrativa y Planeacin

Necesidades y expectativas de los usuarios y clientes internos Normatividad Plan de Desarrollo Directricez Gestin Administrativa

HACER

Todos los Procesos

Propiciar el desarrollo integral de los servidores pblicos del Municipio y generar los espacios de participacin para lograr una eficiente prestacin de los servicios a Necesidades y expectativas de cargo de la Entidad Territorial. los usuarios y clientes. Polticas Aplicar las normas y procedimientos sobre carrera y estrategias relacionadas con la administrativa establecidos en la Ley y decretos gestin humana reglamentarios. Plan institucional de Administrar los programas y procesos relacionados con Capacitacin, la seleccin, induccin y reinduccin de personal. Plan de Bienestar social, Gestionar la evaluacin y calificacin del desempeo, Plan de Incentivos. permanencia, promocin y retiro del personal de la Programa salud ocupacional. institucin. Procedimientos de gestin del Administrar procesos relacionados con el rgimen talento humano salarial, prestacional y pensional del personal vinculado Plan Operativo de Accin o que se vincule a la Administracin Municipal. Acitivides de bienestar , actividades de capacitacin, actividades de salud ocupacional

Desarrollo integral de los servidores Seleccin de funcionarios Induccin y reinduccin de funcionarios Evaluacin funcionarios, Pagos de nomina y prestaciones sociales Bienestar Capacitacin

Todos los Procesos

VERIFICAR
Desarrollo integral de los servidores Seleccin de funcionarios Induccin y reinduccin de Seguimiento y medicin del proceso de gestin del funcionarios talento humano, Auditorias Externas Evaluacin funcionarios, Pagos de nomina y prestaciones sociales Bienestar Capacitacin

Todos los Procesos

Todos los procesos y Resultado de las verificaciones Partes y auditoras de seguimiento Interesadas en al proceso la Gestin del EnteTerritorial.

ACTUAR

Todos los procesos

Resultado de las verificaciones y Realizar seguimiento al proceso e implementar auditoras de seguimiento acciones de mejora al proceso

Acciones de mejora definidas e implementadas

Todos los procesos y Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial.

CARACTERIZACION DE PROCESOS
POLITICAS DE OPERACIN
Seleccin y desarrollo del personal competente para las actividades municipales, de acuerdo con su educacin, formacin, habilidades y experiencia. Lograr la adecuada motivacin del personal en concordancia, con la misin, visin, principios, valores y objetivos propuestos por la administracin municipal.

RIESGOS
Personal no idoneo para el desarrollo de las actividades, Insatisfaccin del cliente interno Incumplimiento a la normatividad en salud ocupacional Falta de personal para el desarrollo de la gestin humana en los procesos. Falta de compromiso institucional

CONTROLES
Evaluacin periodica de desempeo y de competencias del personal Encuestas de clima laboral, para el desarrollo de planes de mejoramiento orientados a la satisfaccin del cliente interno

DOCUMENTACION SOPORTE
Manual de funciones y competencias, Formatos de evaluacin de desempeo, Informes, Planes de mejoramiento, hojas de vida del personal, actos administrativos

SISTEMA

Medio Fisico, Word, Excell, HAS

QUE INFORMA
Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias

INFORMACION PRIMARIA QUIEN INFORMA


Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 1

QUE INFORMA
Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias

A QUIEN INFORMA
Proceso Gestin Talento Humano

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

QUE INFORMA

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 2 A QUIEN INFORMA

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

Respuestas a Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, Partes Interesadas en la Gestin reclamos y sugerencias del EnteTerritorial

CARACTERIZACION DE PROCESOS GP 1000 CARACTERIZACION DE PROCESOS


SERVIDOR PBLICO
PROCESO GESTIN DE LA CONTRATACIN

PAGINA___ DE___ VERSION: 1


SECRETARIA GENERAL REPONSABLE DE PROCESO ALCALDE / SECRETARIO GENERAL/ JEFE DE CONTRATACIN

DEPENDENCIA:
TIPO DE PROCESO APOYO

OBJETIVO

Adquirir bienes y servicios para satisfacer las necesidades de la comunidad y la administracin municipal cumpliendo el orden legal vigente RECURSOS HUMANOS Alcalde Secretarios de Despacho Jefe de contratacin Supervisores, Interventores de contratos Auxiliares Administrativos REQUISITOS LEGALES Ley 80 de 1993 Ley 715 de 2001 Ley 1150 de 2007 Manual Interno de Contratacin GP 1000 Requisitos de la NTC GP 1000:2004 aplicables: 7.4- 8.2.3- 8.4- 8.5 FISICOS Computadores, papelera, elementos de oficina Espacio fsico para la gestin de la contratacin y almacen e inventarios

Ley 80 de 1993 Ley 715 de 2001 Ley 1150 de 2007 Manual Interno de Contratacin

Requisitos de la NTC GP 1000:2004 aplicables: 7.4- 8.2.3- 8.4- 8.5

CARACTERIZACION DE PROCESOS
PROVEEDOR
Entes de Control Partes Interesadas en la Gestin del Ente Territorial. Gestin Administrativa y Planeacin

ENTRADAS ENTRADA

ACTIVIDADES PLANEAR

SALIDAS SALIDAS

CLIENTE

Necesidades y expectativas de los usuarios Normatividad Plan de Desarrollo Presupuesto Directricez Gestin Administrativa

Identificacin de necesidades de adquisicin de bienes o servicios. Elaboracin del plan de compras institucional Elaboracin y ajuste de procedimiento de compras o contratacin Elaboracin del plan de accin del proceso Elaboracin del Normograma de contratacin Gestin de los riesgos de la contratacin

Plan de Compras, Procedimientos, Plan de Accin. Panorama de riesgos Normograma de contratacin

Todos los procesos y Partes Interesadas en la Gestin del Ente Territorial.

HACER
Necesidades y expectativas de los usuarios Plan de Compras, Procedimientos, Plan de Accin, Ofertas de Bienes y Servicios Invitacin a oferentes en minima cuantia Pliegos de Contratacin Contrato Bienes y servicios, Interventoria de los contratos, Liquidacin o terminacin de los contratos Todos los procesos y Partes Interesadas en la Gestin del Ente Territorial.

Todos los procesos Gestin de la Contratacin

Desarrollo de la etapa Precontractual Desarrollo de la etapa Contractual Desarrollo de la Etapa Pos contractual Rendicin de informes a entes de control

VERIFICAR

Todos los procesos y Partes Interesadas en la Gestin del Ente Territorial.

Invitacin a oferentes en minima cuantia Pliegos de Contratacin Verificar el cumplimiento de lo establecido en el plan de Resultado de las verificaciones Contrato Bienes Todos los compras, en los procedimientos y en el plan de accin y auditoras de seguimiento y servicios, procesos del proceso mediante seguimiento y auditorias al proceso Interventoria de los contratos, Liquidacin o terminacin de los contratos

ACTUAR
Todos los procesos y Partes Interesadas en la Gestin del Ente Territorial.

Todos los procesos

Resultado de las verificaciones y auditoras de seguimiento al proceso

Realizar seguimiento al proceso e implementar acciones de mejora

Acciones de mejora definidas e implementadas

CARACTERIZACION DE PROCESOS
POLITICAS DE OPERACIN
La construccin del plan de compras se efctuar siempre de manera articulada entre todos los procesos de la administracin municipal. La realizacin de los procesos contractuales se realizaran observando los principios del estatuto general de contratacin La supervisin de los contratos se cubrir en primera instancia con el personal de planta de la alcalda, de no existir personal idoneo para la labor se contratar externamente.

RIESGOS

CONTROLES
1. Elaboracin, ejecucin y control articulado del plan de compras institucional. 2. Los controles se encuentran identificados en los procedimientos 3. Verificacin de la adherencia a los procedimientos de compras y contratacin. 4. Capacitacin en la gestin contractual y la normatividad aplicable 5. Auditorias Internas de calidad.

1. Desconocimiento del proceso de contratacin. 2. Control deficiente de los proveedores. 3. Celebracin indebida de contratos. 4. Realizacin de diferentes contrataciones con igual objeto (Fraccionamiento) 5. Incumplimiento del contratista o proveedor

DOCUMENTACION SOPORTE

SISTEMA

Plan de Compras, Manual de Contratacin, Contratos, Soportes de la contratacin, Procedimientos, Evaluacin de proveedores, normograma

Medio fisico, EXCELL, HAS SQL, Acrobat

QUE INFORMA Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, Ofertas de bienes y servicios

INFORMACION PRIMARIA QUIEN INFORMA


Partes Interesadas en la Gestin del Ente Territorial.

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 1 QUE INFORMA A QUIEN INFORMA Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, cuentas de Proceso Gestin Contratacin cobro, Ofertas de bienes y servicios QUE INFORMA INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 2 QUIEN INFORMA

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

COMO SE INFORMA

Respuestas a Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, Partes Interesadas en la Gestin reclamos,sugerencias e informes del Ente Territorial.

Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos, Contratos, Pliegos de Contratacin, Certificacin de Proveedores

CARACTERIZACION DE PROCESOS GP 1000 CARACTERIZACION DE PROCESOS PAGINA___ DE ___ VERSION: 1


OFICINA DE CONTROL INTERNO / SECRETARIA DE PLANEACIN REPONSABLE DE PROCESO JEFE DE CONTROL INTERNO / SECRETARIO DE PLANEACIN

SERVIDOR PBLICO

DEPENDENCIA:

PROCESO GESTIN DE LA CALIDAD Y CONTROL

TIPO DE PROCESO EVALUACIN, MEDICIN Y MEJORA

OBJETIVO

Generar la evaluacin y mejora de los procesos de la administracin municipal con el fin cumplir los requisitos legales, organizacionales y de los usuarios RECURSOS HUMANOS Alcalde Jefe de Control Interno Secretarios de despacho REQUISITOS LEGALES Ley 87 de 1993 Ley 872 de 2003 Decreto 1599 de 2005 Decreto 4110 de 2004 GP 1000 Requisitos de la NTC GP 1000:2004 aplicables: 4.1 - 5 - 8.1 - 8.2.1 8.2.2 8.2.3 8.2.4 8.3 8.4 8.5 5.6 FISICOS Computadores, papelera, elementos de oficina Espacio fsico para la gestin de la calidad y control

CARACTERIZACION DE PROCESOS
PROVEEDOR ENTRADAS ENTRADA ACTIVIDADES PLANEAR
Todos los procesosyPartes Interesadas en la Gestin del Ente Territorial. Gestin Administrativa y Planeacin Poltica y objetivos de calidad Panorama de riesgos Directricez para el desarrollo de sistemas de de calidad y control Procedimientos del proceso de gestin de la calidad y control Plan de Auditorias de calidad y control Normograma Institucional

SALIDAS SALIDAS CLIENTE

Necesidades y expectativas de los usuarios Normatividad Plan de Desarrollo

Desarrollo del Sistema de Gestin de la calidad Desarrollo del Sistema de Control Interno Elaboracin y actualizacin de procedimientos del proceso de gestin de la calidad y control Elaboracin del Plan de Auditorias Elaboracin del Normograma Institucional Gestin de los riesgos gerenciales

Todos los procesosyPartes Interesadas en la Gestin del Ente Territorial.

HACER
Poltica y objetivos de calidad Panorama de riesgos Directricez para el desarrollo de sistemas de de calidad y control Procedimientos del proceso de Todos los gestin de la calidad y control procesosyPartes Plan de Auditorias de calidad y Interesadas en la control Gestin del Ente Normograma Institucional Territorial. Registros Percepcin del usuario frente a la prestacin del servicio Resultados de los indicadores de procesos

Identificacin de producto o servicio no conforme Anlisis de indicadores Auditorias Internas de Calidad y Control Analisis y seguimiento de quejas y sugerencias Revisin del Sistema de Gestin de la Calidad Analisis de los resultados de los procesos Generacin de acciones preventivas,correctivas y de mejora Realizar seguimiento a las acciones preventivas, correctivas y de mejora

Producto o servicio no conforme identificado Informe satisfaccin de cliente Informes de Auditoras Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora implementadas Informe revisin de SGC Planes de mejora Indicadores del proceso

Todos los procesosyPartes Interesadas en la Gestin del Ente Territorial.

VERIFICAR

Producto o servicio no conforme identificado Informe satisfaccin de cliente Todos los Informes de Auditoras procesosyPartes Acciones Correctivas, Seguimiento y medicin del proceso de gestin de la Interesadas en la Preventivas y de Mejora calidad y control, Auditorias Externas Gestin del Ente implementadas Territorial. Informe para la revisin de SGC Planes de mejora Indicadores del proceso

Resultado de las verificaciones y auditoras

Todos los procesos

ACTUAR
Entes de Control Resultado de las Todos los verificaciones y auditoras de procesos seguimiento al proceso Todos los procesosyPartes Interesadas en la Gestin del Ente Territorial.

Realizar seguimiento al proceso e implementar acciones de mejora

Acciones de mejora definidas e implementadas

CARACTERIZACION DE PROCESOS
POLITICAS DE OPERACIN El Alcalde y los secretarios de despacho efectuarn una revisin anual del funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad en el mes Octubre El desarrollo de SGC y MECI dentro de cada uno de los procesos se efectuara bajo el liderazgo de los Secretarios de despacho y jefes de oficina Las actividades de sensibilizacin divulgacin y capacitacin sobre los temas de los modelos calidad y control se efectuaran periodicamente RIESGOS
1. Seguimiento inadecuado al desarrollo de los procesos institucionales 2. Incumplimiento de los planes de mejoramiento establecidos. 3. Incumplimiento de las auditorias programadas.

CONTROLES
1. Realizar seguimiento a los registros de mejoramiento continuo que se deben generar en cada proceso. 2. Verificar el cumplimiento de los de los planes de mejoramiento de cada proceso. 3. Verificar el cumplimiento de los de los planes de auditorias

MEDICION

DOCUMENTACION SOPORTE

SISTEMA

Numero de auditorias ejecutadas / Total de auditorias programadas Numero de acciones de mejoramiento realizadas / Total de acciones de mejoramiento planeadas

Plan de Auditorias , Planes de mejoramiento, Registros de los procesos, procedimientos de accin correctiva y Medio Fisico, Word, Excell preventiva, procedimiento de auditoria interna, procedimiento de control de producto no conforme

QUE INFORMA Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias

INFORMACION PRIMARIA QUIEN INFORMA Partes Interesadas en la Gestin del EnteTerritorial

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

QUE INFORMA

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 1 QUIEN INFORMA


Proceso Gestin Documental

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

Informacin entes de control, Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias

QUE INFORMA

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 2 QUIEN INFORMA


Proceso Gestin de Calidad y Control

COMO SE INFORMA
Oficios, Comunicados, Medios Electrnicos

Respuestas a Solicitudes de informacin, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias