PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Cdigo: SGC-CC-005

Versin: 03, Agosto 2008

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NDICE

I. INTRODUCCIN ............................................................................................ 3 II. OBJETIVO GENERAL ................................................................................... 4 III. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO ............................................................... 4 IV. DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS Y RESPONSABILIDADES............ 5 IV.1 Responsabilidades:......................................................................................... 5 IV.2 Definiciones: ................................................................................................... 5 IV.3 Criterios de Control de Documentos: .............................................................. 5 IV.3.1 Control de Documentos Internos. ............................................................. 5 IV.3.2. Control de Documentos Externos. ............................................................ 7 V. REGISTROS................................................................................................... 8 VI. DOCUMENTOS APLICABLES O RELACIONADOS .................................... 8 VII. HISTORIAL DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO.............................. 9 VIII. ANEXOS (FORMATOS)............................................................................... 10 Anexo 1. Planilla de Distribucin de Documentos ................................................. 10 Anexo 2. Listado Maestro de Documentos Internos.............................................. 11 Anexo 3. Listado Maestro de Documentos Externos............................................. 12

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I. INTRODUCCIN Este documento contiene una serie de definiciones y actividades que pretenden educar e instruir a los funcionarios de los departamentos, unidades o Direcciones Regionales de la Conama, en la aplicacin de una metodologa estandarizada para el Control de los Documentos que se elaboren en el marco del Sistema de Gestin de la Calidad (en adelante SGC), para todos aquellos Sistemas incluidos dentro de su alcance, el cual ha sido definido en el Manual de la Calidad. De esta forma, los documentos que deben ser controlados por cada uno de los sistemas, son los siguientes:
Poltica de la Calidad y Objetivos de la Calidad Manual de la Calidad Fichas de Procesos Procedimientos requeridos por la norma ISO 9001:2000 Documentos (procedimientos, instructivos o manuales) definidos como necesarios por la Conama para asegurar la eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos.

De igual manera, se excluyen de este control, los siguientes documentos:

Memorandos Oficios Resoluciones Otros no relacionados con el Sistema de Gestin de la Calidad.

Los documentos del SGC deben controlarse asegurando que:

Se aprueben antes de su emisin. Se revisen y actualicen cuando sea necesario y sean aprobados nuevamente. Se identifiquen los cambios y el estado de revisin de los documentos. Las versiones aprobadas de los documentos se encuentren disponibles para los usuarios/as. Los documentos se mantengan legibles y fcilmente identificables. Se identifiquen los documentos de origen externo y se controle su distribucin. No se usen documentos obsoletos, o en su defecto, se aplique una identificacin adecuada en el caso que se mantengan por cualquier uso.

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II. OBJETIVO GENERAL Estandarizar la metodologa para el control de los documentos del Sistema de Gestin de Calidad de los Programas de Mejoramiento de la Gestin (PMG) de CONAMA. III. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO Estandarizar la metodologa para el Control de Documentos del SGC, de todos aquellos Sistemas incluidos dentro de su alcance, el cual ha sido definido en el Manual de la Calidad. Los documentos contemplados son: Poltica de la Calidad, Manual de la Calidad, Fichas de Procesos, Instructivos, Procedimientos o cualquier otro documento que se genere dentro del SGC.

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IV. IV.1

DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTOS Y RESPONSABILIDADES

Responsabilidades:

Las Responsabilidades relacionadas con el control de documentos estn descritas en la Matriz de Responsabilidades del punto IV.3.1.

IV.2

Definiciones:

Las definiciones pertinentes para este Procedimiento son las siguientes: Documento: Se entender por Documento, al conjunto de informaciones e instrucciones que se dan sobre una materia en particular, con la intencin de realizar una actividad o tarea. El medio de soporte puede ser papel, disco magntico, dibujos, fotografa o una combinacin de estos. Documento Controlado: Es aquel documento que est sujeto a cambios, razn por la cual debe ser adecuadamente identificado y controlado para asegurar que no se utilicen versiones no vigentes.

IV.3

Criterios de Control de Documentos:

Se entendern como documentos vlidos para el SGC, aquellos que se encuentren debidamente controlados ya sea en papel o medios magnticos, segn los criterios de control indicados en el presente procedimiento. En el caso de existir un documento en los dos formatos, papel y medio magntico, stos deben ser idnticos en forma y fondo. Solo podrn ser consideradas copias controladas aquellas que estn almacenadas en los manuales de documentos de cada rea. De existir una copia que no est en estos manuales, se debe entender que es un documento "NO VALIDO" para el SGC, el cual contar con un timbre de agua que seala: Documento Impreso No Controlado.

IV.3.1 Control de Documentos Internos. Los documentos internos del sistema de Gestin de la Calidad sern elaborados, revisados, aprobados y distribuidos de acuerdo a la siguiente Matriz de Responsabilidades:
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Matriz de Responsabilidades: Elaborado Revisado por Aprobado por por Poltica de la RDE CC DE Calidad Objetivos RDE CC DE Generales de la Calidad Objetivos ES JA o RDE JA o RDE Especficos de la Calidad Manual de la RDE CC o RDE DE o RDE Calidad Procedimientos RDE CC o RDE DE o RDE transversales del SGC Procedimientos ES JA JA o manuales de procedimientos operacionales Fichas de ES JA JA procesos Operacionales Instrucciones RDE CC o RDE DE o RDE transversales Instrucciones ES JA JA operacionales Documentos N/A N/A N/A externos Abreviaciones: DE Director/a Ejecutivo/a RDE Representante de la Direccin Ejecutiva CC Comit de la Calidad JA Jefaturas de rea ES Encargado de Sistema N/A No Aplica Documento Distribuido por RDE RDE

ES

RDE RDE

ES

ES

RDE ES RDE/ES

Cualquier funcionario/a de CONAMA puede sugerir al rea respectiva, la creacin o modificacin de algn documento interno del SGC, quienes analizarn dicho requerimiento. De ser favorable, el responsable de la elaboracin, segn la matriz de responsabilidades descrita ms arriba, deber llevar a cabo las gestiones
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necesarias para la elaboracin de dicho documento y posterior realizacin de las actividades que conduzcan a su distribucin final. La versin inicial de los documentos ser la versin 00. La actualizacin de dicho documento generar una nueva versin que aumentar de manera correlativa. La aprobacin de la Poltica y Objetivos Generales de la Calidad, se efectuar mediante Resolucin emitida por el Director/a Ejecutivo/a. Los otros documentos de la matriz de responsabilidades, se considerarn aprobados una vez que se encuentren disponibles en la Intranet institucional. Una vez que los documentos se encuentren aprobados, cada Responsable de Sistema, el Encargado de Documentacin del mismo o el Representante de la Direccin, deber informar mediante correo electrnico la actualizacin del mismo, encontrndose disponible en la intranet, debido al ingreso realizado por el Representante de la Direccin. La visualizacin del documento en Intranet ser en formato .pdf para su proteccin, siendo el documento original almacenado en el rea respectiva. En caso de que fuese necesaria la entrega de copia controlada de los documentos internos aprobados, el Encargado de la Distribucin de cada Sistema, deber llevar un control de dichos documentos, utilizando la planilla Distribucin de Documentos Internos (ver Anexo 2). Para identificar y velar por los documentos relacionados con el SGC que se reciben fsicamente en aquellas reas donde no cuenten con intranet, cada rea nombrar a un funcionario/a que ocupar el cargo de Receptor de Documentos. Esta persona ser la responsable de archivarlos, protegerlos del deterioro y facilitarlos para su uso. Las Modificaciones o Cambios que se incorporen a un Documento en papel o medio magntico, motivado de una Revisin o Actualizacin, se identificarn en el punto VIII sealado de este documento como Historial de Modificaciones del Documento. Cuando se identifique una modificacin, se identificarn al menos, los ltimos cambios de versin y pueden o no desaparecer los anteriores. Para evitar tener documentos obsoletos, cada vez que se actualice un documento en la intranet, el Encargado de la Distribucin deber bajar de la intranet el documento obsoleto y guardar dicha versin en una carpeta denominada Documentos Obsoletos. Tratndose de un documento fsico, ste ser entregado slo contra el retiro de la versin anterior. En el caso que esta ltima est extraviada, se dejar constancia en la Planilla de Distribucin (ver Anexo 1).

IV.3.2. Control de Documentos Externos.

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Los documentos de origen externo del SGC, tanto en papel como en medios magnticos, sern controlados por los responsables de cada rea respetando los siguientes aspectos: Los receptores de documentos de cada rea, debern velar para que los Documentos del SGC que reciban, sean debidamente identificados y protegidos contra deterioros. Adems, debern tener un listado maestro de los Documentos disponibles y aplicables a dicha rea, utilizando para ello la planilla de Distribucin de Documentos Externos (ver Anexo 3). Cada rea elegir el mejor mtodo para revisar y mantener actualizados los documentos externos, dada la naturaleza y origen de los mismos. Sin embargo, al menos, se deber tener presente las siguientes consideraciones: 1) Identificar los documentos externos aplicables. 2) Mantener la ltima versin del documento. 3) Distribuir a los usuarios que los necesiten. La distribucin de los documentos externos se llevar a cabo por el cargo responsable mencionado en la matriz de responsabilidades. Los jefes de rea o quienes ellos designen, sern responsables de la eliminacin de los documentos obsoletos. En el caso que se requiera retener documentos obsoletos por razones legales u otras, stos deben ser identificados adecuadamente a objeto de prevenir su uso no previsto, debindose guardar y/o conservar fuera del alcance para su uso. V. REGISTROS Registro Distribucin de Documentos (ver Anexo 1) Listado Maestro de Documentos Internos (ver Anexo 2) Listado Maestro de Documentos Externos (ver Anexo 3) VI. DOCUMENTOS APLICABLES O RELACIONADOS

Los documentos aplicables o relacionados para el Control de Documentos son: Procedimiento para la Elaboracin de Documentos del Sistema de Gestin de Calidad. Norma ISO 9000:2001, clusula 4.2.3.
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VII. Versin
00 01

HISTORIAL DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO Modificacin Efectuada

Versin inicial Se simplifica el proceso, cambindose la metodologa del control de los documentos e incorporado Matriz de Responsabilidades. Se incorpora como documento del Sistema a los Objetivos Especficos de la Calidad Se incorpora como documento del Sistema a los Objetivos Especficos de la Calidad y se ajusta el Procedimiento de Aprobacin de los Documentos.

Fecha de Aprobacin
30 de octubre de 2006 09 de octubre de 2007 13 de octubre de 2007 20 de agosto de 2008

Aprobado por
Resolucin Exenta N 2735 del D.E. Resolucin Exenta N 2417 Resolucin Exenta N 2417 Representante de la Direccin a travs de Mailing ISO Informa, 20 de agosto de 2008

02 03

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VIII.

ANEXOS (FORMATOS)

Anexo 1. Planilla de Distribucin de Documentos

PLANILLA DE DISTRIBUCION DE DOCUMENTOS TITULO : CODIGO: VERSION: LUGAR ARCHIVO: RESPONSABLE DE DISTRIBUCION: EXTERNOS : FECHA APROBACION:

INTERNOS:

ENTREGA
Documento Actualizado

RETIRO
Documento Obsoleto

CARGO / NOMBRE

REA

FECHA FIRMA FECHA FIRMA

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Anexo 2. Listado Maestro de Documentos Internos

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS Fecha de Emisin: Responsable de Mantencin:

TTULO DEL DOCUMENTO CDIGO VERSIN FECHA DE APROBACIN FORMATO UBICACIN SISTEMA RESPONSABLE DISTRIBUCIN

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Anexo 3. Listado Maestro de Documentos Externos

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS EXTERNOS Fecha de Emisin: Responsable de Mantencin:

TTULO DEL FORMATO UBICACIN SISTEMA RESPONSABLE DISTRIBUCIN DOCUMENTO

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