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Gestin de archivos. Qu es un archivo de oficina?

El archivo es aquel espacio en el que permanecen los documentos desde el momento en que se generan hasta que su trmite ha finalizado y su consulta administrativa ha descendido. El archivo es el centro fundamental de informacin de la empresa, cuya organizacin y funcionamiento requiere orden, precisin, claridad y agilidad. Es la agrupacin sistemtica de documentos con caractersticas comunes, que permitan un conocimiento detallado de cada documento determinado: asunto, cdigo, tipo y localizacin dentro del archivador. Funciones del archivo. La principal funcin del archivo consiste en la conservacin de documentos, ya que la ley obliga a ello estableciendo un plazo mnimo de conservacin, durante los cuales puede ser requerida su presentacin. Estos documentos se conservan debidamente ordenados y clasificados. Esta conservacin proporciona informacin sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la entidad. El archivo ser eficaz cuando se encuentre rpidamente lo que se busca. Entonces, entre sus funciones secundarias son: ecoger, organizar, custodiar y conservar la documentacin que le sea remitida por los distintos servicios de la !nstitucin. Elaborar los instrumentos para el tratamiento de la documentacin. "estionar las transferencias documentales de las unidades administrativas. #plicar la evaluacin y seleccin de la documentacin seg$n los criterios establecidos. "estionar el pr%stamo de la documentacin a los organismos productores y la consulta de la misma de acuerdo con las normas de acceso a los documentos. &roporcionar asesoramiento t%cnico a los archivos de oficina para su organizacin. 'acilitar el acceso y difusin del patrimonio documental de la !nstitucin. Clases de archivo Segn el grado o frecuencia de utilizacin: #rchivos activos o de gestin (emiactivos !nactivos Archivos activos o de gestin. (on aquellos en los que los documentos se encuentran en proceso de tramitacin, o material de administracin que presta un servicio activo) ya sea que presenten un alto ndice de consulta permanente, o por ser documentos que su contenido es indispensable en el movimiento diario de las actividades del traba*o de oficina. Archivos inactivos. Esta unidad de archivo implica la prestacin de servicio pasivo de informacin porque la consulta es menos frecuente. !dentifica los documentos que han perdido actualidad pero que por aspectos legales y de prevencin se hace necesario conservarlos por su valor constante, para la empresa, tales como: libros de contabilidad, documentos fiscales, inventarios de maquinaria y equipo, cheques, plizas de seguros, recibos de pagos, facturas, contratos, acuerdos y actas, etc. El archivo inactivo constituye un depsito de correspondencia y se organiza en un lugar propio para descongestionar el traba*o de oficina. (e deben establecer pautas para el traslado de documentos que de*an de tener actualidad. &ara la conservacin de estos documentos es importante cubrir algunos requisitos como encuadernacin, pastas de cartn, carpetas, separadores, otros. +ambi%n establecer un fichero alfab%tico con el contenido general de cada libro, carpeta, paquete o ca*as. El ob*etivo de este fichero es mantener actualizado el archivo inactivo para que la consulta sea gil y efectiva en un momento dado. Segn el lugar de e !laza iento: "enerales o centralizados ,ecentralizados o parciales ,epartamentales o por secciones &ersonales Archivo centralizado. -onsiste en organizar una sola unidad de archivo, ba*o direccin $nica y en un mismo lugar para mane*ar toda la correspondencia de la empresa. "enta#as: . &ermite el control unificado de los documentos. . /ayor precisin en su funcionamiento. . equiere de personal capacitado y especializado. . Economa de material y equipo. . esponsabilidad individual de los funcionarios. . &ermite un acondicionamiento t%cnico del local, para destinarlo solamente al archivo. . &ermite eliminar muchas copias de la correspondencia y otros documentos.

$esventa#as: . ,ificulta la consulta inmediata de documentos de carcter general en cada oficina. . El trmite de pr%stamo de documentos es ms riguroso, cosa que se obviara si se mantuviera un archivo propio. Archivo descentralizado. -onsiste en llevar un archivo especfico de documentos por departamentos de acuerdo con la especializacin del traba*o, y debe estar ba*o una misma direccin. Es apropiado para medianas y grandes empresas, que tengan sucursales) sobre todo para archivos de personal. "enta#as: . Limita el n$mero de dependencias de la organizacin. . #giliza la localizacin y trmite de documentos. . /ayor control en los consecutivos. . eglamenta la duplicacin de fotocopias de la correspondencia por la intercomunicacin permanente con otras dependencias. . &uede llevarse un sistema de acuerdo con las e0igencias de cada departamento. $esventa#as: . #cumula traba*o para las secretarias, muchas veces no alcanzan a mantener actualizado este archivo, . -arencia de mecanismos de control) al e0traviarse un documento en alguna dependencia difcilmente puede restituirse. %or as &cnicas !ara la Ad inistracin' Custodia ( Conservacin de los docu entos. 1. egistro e inventario de la documentacin 2.-lasificacin y ordenacin de documentos 3.!nstalacin y rotulacin de documentos 4.-ustodia de documentos 5.#signacin de plazos de retensin y transferencia 6.,escripcin documental )todo de clasificacin de archivo. (e considera m%todo de archivo a la secuencia lgica, que el archivista sigue para ordenar la diferente documentacin, y que de acuerdo con sus caractersticas puede ubicar por asunto, alfab%tica, cronolgica, geogrfica y num%ricamente. E0isten varias maneras de clasificar los documentos, cada una de ellas con sus consiguientes venta*as y desventa*as. *os !rinci!ales siste as son: )todo alfa+tico. -onsiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y despu%s colocar las carpetas en orden alfab%tico. La principal venta*a es que resulta muy sencillo de colocar y puede mane*arse sin ning$n tipo de formacin especial. La desventa*a de este sistema, es que podran surgir problemas si el archivo lo mane*a mucha gente, y por tanto, la $nica solucin a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas.

)todo de nu rico. -onsiste en asignar un cdigo a cada una de las carpetas del archivo. Es un m%todo indirecto debido a que se necesita para su organizacin un archivo au0iliar. -onsta de tres partes principales: a, Archivo !rinci!al. -orresponde al orden num%rico asignado a cada carpeta del cliente o del asunto. +,&ar#etero. En el cual se ordenan alfab%ticamente los nombres de los clientes o los asuntos activos y el n$mero que se le

ha asignado a la carpeta. c, Archivo alfa+tico. -ompuesto por carpetas o guas en el cual se archivan nombres de clientes o asuntos inactivos. (e utiliza generalmente para movimientos bancarios, plizas de seguros, historias clnicas, facturas, recibos, registros de alumnos, departamentos contables y casos confidenciales.

)todo geogr-fico. -onsiste en agrupar las carpetas en orden geogrfico, por pases, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres. 7ste es un sistema prcticamente indispensable en una oficina de e0portacin o en un departamento de ventas. La desventa*a de este sistema es que las actividades no siempre se desarrollan en territorios especficos y otro inconveniente sera que se necesita un amplio conocimiento del emplazamiento de todos los pueblos y ciudades. (e utiliza el orden alfab%tico para las diferentes localidades de manera descendente: pas, departamento, municipio, cantones, etc. (e utiliza generalmente en ministerios, secretaras departamentales, almacenes en cadena 8sucursales9, oficinas de ingenieros y arquitectos.

.eglas de clasificacin. /nidad: -ada una de las palabras que forman un nombre, se considera como unidad de ordenacin. Clasificacin alfa+tica. %o +re de !ersonas: .eglas: 1.&rimero se anota el apellido paterno, luego el materno y por $ltimo el nombre:s, precedido por coma 8,9. #lberto "aona (nchez /ara -arla Echeverra ; "aona (nchez, #lberto. ; Echeverra, /ara -arla.

2.Los nombres compuestos 8 uiz ,iaz9 se considerran uno solo. -arlos uiz ,iaz "onzlez ; uiz ,iaz "onzlez, -arlos Lucio /artnez de Escobar "oncalvez ; /artnez de Escobar "onclvez, Lucio. 3. Los ttulos acad%micos, eclesisticos o militares, no influyen en la ordenacin, se escriben despu%s del nombre y entre par%ntesis. !ng. <uan -ampos ; -ampos, <uan 8!ng9.

,ra. /arina /agdalena

ecalde

; /agdalena

ecalde, /arina 8,ra9.

4. El nombre de la mujer casada se clasifica con el apellido de soltera, se ordena primero el apellido seguido de la preposicin "de" entre parntesis y luego el apellido del esposo seguido del nombre. Mara Juvencia Paredes de Martnez Paredes !de" Martnez, Mara Juvencia.

#. $as iniciales de los nombres, se mantienen siempre. J. %ugusto &aldvar &aldivar, J. %ugusto. M. &ilvia 'arreras 'arreras, M. &ilvia. Archivo de docu entos clasificados. .eglas. 1. &rimero se ordenan de acuerdo al orden alfab%tico. 2. -uando el nombre de una persona tiene una inicial, ese nombre ese nombre precede a otro nombre que comience con la misma inicial. 3. En el caso de que coincida el primer apellido, se tomara el segundo apellido para su clasificacin y si coinciden los apellidos se tomara el nombre. Clasifica en for a ordenada los siguientes no +res: /ara de la -ruz +orres (nchez <ulio -%sar (oto /ayor. Laura -ecilia #vila Echegaray. /ariana -ort%s -arrillo. /arco #ntonio (ols !barra. -arlos #le*andro =ustamante de (ilguero. /agdalena de la 'uente >zquez de "arca. L. -ristbal &. -abral aquel del -armen &. #guilar. !ng. #gr. 'abian -ampos de /ora. 0asos: a, 1rdena os en for ato alfa+tico ( considerando las reglas antes vistas: +orres (nchez, /ara de la -ruz. (oto /ayor, <ulio -%sar. #vila Echegaray, Laura -ecilia. -ort%s -arrillo, /ariana. (ols !barra, /arco #ntonio. =ustamante 8de9 (ilguero, -arlos #le*andro. >zquez 8de9 "arca, /agadalena de la 'uente. &. -abral, L. -ristbal. &. #guilar, aquel del -armen. -ampos 8de9 /ora, 'abian 8!ng. #gr9. +, Clasifica os en orden alfa+tico. #vila Echegaray, Laura -ecilia. =ustamante 8de9 (ilguero, -arlos #le*andro. -ampos 8de9 /ora, 'abian 8!ng. #gr9. -ort%s -arrillo, /ariana. &. #guilar, aquel del -armen. &. -abral, L. -ristbal. (ols !barra, /arco #ntonio. (oto /ayor, <ulio -%sar. +orres (nchez, /ara de la -ruz.