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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DEFINICIN Variables que influyen directamente en el clima y la cultura de la organizacin, gobernables por las directivas

y la administracin de la organizacin. Las Tablas de Retencin documental son un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. La Administracin se ver beneficiada con la elaboracin de las Tablas de Retencin ya que stas:

Facilitan el manejo de la informacin. Contribuyen a la racionalizacin de la produccin documental. Permiten a la administracin proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a travs de los tiempos de retencin en ella estipulados. Garantizan la seleccin y conservacin de los documentos que tienen carcter permanente. Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para la racionalizacin de los procesos administrativos. Desde el punto de vista del trabajo archivstico las Tablas de Retencin Documental son fundamentales porque: Permiten el manejo integral de los documentos. Facilitan la organizacin de los documentos a partir del concepto de Archivo Total. Ayudan a controlar la produccin y trmite documental. Identifican y reflejan las funciones institucionales. Integran los procesos archivsticos para el manejo racional de los documentos. Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestin administrativa y que por su carcter pueden eliminarse en el archivo de gestin. Los trminos precedidos por un asterisco (*) no estn incluidos en el Reglamento General de Archivos o estando registrados en el, se emplean con alcances diferentes.

*Actividad administrativa. Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trmites reguladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa (oficina), que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones asignadas. *Administracin de Archivos. Son operaciones administrativas y tcnicas relacionadas con la Planeacin, Direccin, Organizacin, Control, Evaluacin, Conservacin, Preservacin y Servicios de todos los archivos de una Institucin. *Archivo Total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. *Asiento. Es el conjunto de elementos informativos que individualizan las unidades de descripcin de un instrumento de consulta y recuperacin. *Asunto. Tema, motivo, argumento, materia, cuestin, negocio o persona de que trata una unidad documental y que genera, en consecuencia, una accin administrativa. Ciclo Vital del Documento. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente. *Clasificacin Documental. Labor mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupacin documental (fondo, seccin y subseccin) de acuerdo a la estructura orgnico-funcional de la entidad.

Comit asesor. Grupo de especialistas en el campo de la archivstica y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como tcnicos. Comit de archivo. Grupo asesor de la alta direccin, responsable de definir las polticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y tcnicos de los archivos. Comit evaluador de documentos. Organo asesor del Archivo General de la Nacin, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos y con la evaluacin de las TRD. Comit evaluador de documentos del Departamento. Organo asesor del Consejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y de evaluar las Tablas de Retencin Documental de los organismos del orden departamental. *Depuracin. Operacin por la cual se retiran de la unidad documental los documentos que no tienen valores primarios ni secundarios (duplicados, constancias, etc). Es anlogo a la seleccin natural. Destruccin de Documentos Vase: Eliminacin de Documentos. *Documento Activo. Es aquel que es utilizado habitualmente con fines administrativos. *Documento de apoyo. Es aquel de carcter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc) que por la informacin que contiene, incide en el cumplimiento de funciones especficas de la gestin administrativa. Pueden ser generados en la misma institucin o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas.

*Documento Esencial (Documento Vital). Es aquel necesario para el funcionamiento de un organismo y que por su contenido informativo y testimonial garantiza el conocimiento de las funciones y actividades del mismo aun despus de su desaparicin, por lo tanto, posibilita la reconstruccin de la historia institucional.

*Documento Facilitativo. Es aquel de carcter administrativo comn a cualquier institucin y que cumple funciones de apoyo. *Documento Inactivo. Es aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y legales. *Documento Semiactivo. Es aquel cuyo uso administrativo y legal es ocasional. *Disposicin final de documentos. Hace referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoracin con miras a su conservacin permanente, a su eliminacin, seleccin por muestreo y/o microfilmacin. Eliminacin de Documentos. Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa. *Expediente. Conjunto de documentos relativos a un asunto, que constituyen una Unidad Archivstica. Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgnica y funcionalmente por una oficina productora en la resolucin de un mismo asunto. Gestin de Archivos Vase: Administracin de Archivos Gestin Documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin. *Muestreo. Operacin por la cual se extraen unidades documentales representativas de las series que se conservan parcialmente. Se efecta durante la seleccin hecha con criterios alfabticos, cronolgicos, numricos, topogrficos, temticos, entre otros. *Pieza Documental. Unidad mnima que rene todas las caractersticas necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de piezas documentales, entre otros, un acta, un oficio, un informe. *Produccin Documental. Recepcin o generacin de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones. *Registro de entrada. Instrumento que controla el ingreso de documentos a un archivo, siguiendo el orden cronolgico de entrada. *Seleccin Documental. Proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la documentacin, por medio de muestreo. *Serie Documental. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanados de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

*Subserie Documental. Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varan de acuerdo con el tramite de cada asunto. *Tablas de Retencin. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Las Tablas de Retencin pueden ser generales o especficas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institucin, tambin conocidos como documentos facilitativos, por ejemplo: Circulares, Memorandos o Directivas Presidenciales. Las especficas hacen referencia a documentos caractersticos de cada organismo, por ejemplo: Historias Clnicas, Actas de

Sesiones del Congreso. Desde el punto de vista de la Diplomtica los documentos en su estructura son generales, pero desde el punto de vista del contenido son especficos. Por ejemplo: Ordenanzas Departamentales, Acuerdos de Junta Directiva.

* Tipo documental. Unidad documental simple. (Vase: Pieza Documental). Unidad Administrativa. Unidad tcnico-operativa de una institucin.Unidad Archivstica. Conjunto de piezas o tipos documentales. Puede ser unidad archivstica, entre otras: un expediente. Vase: Expediente. Unidad de conservacin. Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades de conservacin, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo. Unidad Documental. Unidad de anlisis en los procesos de identificacin y caracterizacin documental. La unidad documental puede ser simple cuando est constituida por un slo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente. Valor Primario. Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institucin productora y al iniciador, destinatario o beneficiario. Es decir, a los involucrados en el asunto. Valor Secundario. Es el que interesa a los investigadores de informacin retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente. *Valoracin Documental. Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo. PRINCIPIOS BSICOS La elaboracin de las Tablas de Retencin Documental debe basarse en la estructura orgnico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la informacin. Los perodos de retencin y disposicin final de la documentacin son fijados en la Tabla de Retencin. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentacin ante las instancias correspondientes. En todo caso el tiempo de retencin previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retencin Documental, avaladas por el Comit de Archivo de cada entidad y aprobadas por la instancia correspondiente, debern difundirse en todas las dependencias de la Institucin, con una gua explicativa a fin de facilitar su comprensin, aplicacin y actualizacin. PROCESOS TCNICOS El desarrollo de los principios bsicos a nivel operativo se inicia con los procesos tcnicos que constituyen herramientas de primera mano en la gestin documental: Identificacin, Valoracin, Seleccin y Eliminacin. Los dos primeros preceden la elaboracin de las Tablas de Retencin Documental y los dos ltimos son su resultado. A continuacin se detalla cada uno. Identificacin La identificacin permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentacin motivo de anlisis. Como ya se anot, la identificacin de las secciones, series y subseries dentro de un fondo documental, debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgnico-funcional de la entidad productora. Este procedimiento denominado clasificacin, permitir ubicarse en el nivel que se quiere caracterizar y describir. Leer ms>> Valoracin El objetivo de la Valoracin es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo. Pueden existir criterios generales para la Valoracin, teniendo como base el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la produccin documental. Estos criterios permitirn determinar si un documento est en su fase activa, semiactiva o inactiva. Las dos primeras fases hacen relacin a los VALORES PRIMARIOS, en tanto que la tercera puede contener o no documentos con VALORES SECUNDARIOS. Leer ms>>

Seleccin La Seleccin es el proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la documentacin por medio del muestreo. La seleccin documental permite:

Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la administracin o por el usuario externo. Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la entidad productora. Leer ms>> Eliminacin Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa.

La decisin de eliminar documentos, si no est establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del Comit de archivo de cada entidad. Un principio que debe observarse es aquel segn el cual los documentos inactivos que han sido de antemano sealados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las Tablas de Retencin.

La identificacin permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentacin motivo de anlisis. Como ya se anot, la identificacin de las secciones, series y subseries dentro de un fondo documental, debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgnico-funcional de la entidad productora. Este procedimiento denominado clasificacin, permitir ubicarse en el nivel que se quiere caracterizar y describir. La identificacin puede establecerse de lo general a lo particular de la misma manera como se realiza la descripcin, as:

FONDO SECCION SUB-SECCION Debe partirse del FONDO identificndolo con toda la documentacin producida por la entidad, pasando por la SECCION y SUB-SECCION que son las agrupaciones documentales generadas por las unidades administrativas de mayor y menor rango. Una vez identificados y establecidos los anteriores niveles jerrquicos se descender al nivel documental:

SERIE SUB-SERIE UNIDAD DOCUMENTAL SIMPLE: Acuerdo, Resolucin. COMPLEJA: Expediente de Orden de pago, Expediente de Historia Laboral, Expediente de procesos jurdicos. La SERIE esta constituida por unidades documentales que bien pueden ser simples (un solo tipo documental) o complejas (tipos documentales diferentes). Las series inventariadas son la base para verificar y controlar las transferencias documentales. As mismo, las series constituyen la unidad bsica de valoracin porque reflejan las actividades desarrolladas por la oficina productora en virtud de las funciones asignadas.

VALORACIN El objetivo de la Valoracin es proteger el Patrimonio Documental ya que permite el establecimiento de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de archivo. Pueden existir criterios generales para la Valoracin, teniendo como base el ciclo vital de los documentos y el funcionamiento institucional. Para tales efectos es importante tener en cuenta el uso, su frecuencia y las normas que regulan la produccin documental. Estos criterios permitirn

determinar si un documento est en su fase activa, semiactiva o inactiva. Las dos primeras fases hacen relacin a los VALORES PRIMARIOS, en tanto que la tercera puede contener o no documentos con VALORES SECUNDARIOS. En la primera etapa del proceso de valoracin establecimiento de valores primarios- deben intervenir tanto los productores de la documentacin como los archivistas, apoyados por expertos en las reas administrativa, legal y contable. En la segunda etapa -establecimiento de los valores secundarios- es necesaria la participacin de productores, archivistas e historiadores. En un sistema integrado de archivos, la valoracin debe realizarse desde dos perspectivas:

La del organismo productor, que se llevar a cabo desde el Archivo Central correspondiente. La de la Administracin General coordinada por el Archivo General de la Nacin con la participacin activa de todos los archivos centrales de las Entidades Nacionales, apoyados por comisiones del organismo que produjo los documentos.

VALORES PRIMARIOS DE LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS Valor Administrativo: el que contiene un documento, una serie de documentos o un grupo documental, para la entidad productora, relacionado con el trmite o asunto que motiv su creacin. Este valor se encuentra en todos los documentos producidos o recibidos en cualquier institucin u organismo para responder a una necesidad administrativa mientras dure su trmite y son importantes por su utilidad referencial para la toma de decisiones y la planeacin. Valor Jurdico: aquel del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho comn. Valor Legal: aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley. Valor Fiscal: es la utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pblica. Valor Contable: es la utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas, registros de los ingresos y egresos y de los movimientos econmicos de una entidad pblica.

VALORES SECUNDARIOS DEL ARCHIVO PERMANENTE O HISTORICO Son aquellos que sirven de referencia para la elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de la administracin; como fuente primaria para la historia y como testimonio de la memoria colectiva. Son el Patrimonio Documental de la comunidad que los cre y los utiliza. Algunos documentos nacen con valores permanentes, por las razones arriba citadas. Otros alcanzan estos valores como resultado de la valoracin. SELECCIN La Seleccin es el proceso mediante el cual se determina la conservacin parcial de la documentacin por medio del muestreo. La seleccin documental permite:

Optimizar el control y facilitar el acceso a los documentos requeridos por la administracin o por el usuario externo. Ofrecer acervos documentales integrales que reflejen la estructura de la entidad productora. Reducir costos en espacio, tiempo y materiales. Garantizar la conservacin documental. La seleccin es un proceso que debe institucionalizarse para lo cual es necesario establecer pautas generales que sean observadas y aplicadas en el mbito administrativo. El trabajo de seleccin requiere un conocimiento amplio de la institucin productora de los documentos. Por esta razn, es conveniente plantear programas de archivos sectoriales que incluyan, de una parte, la documentacin administrativa (historia laboral, nminas, inventarios de bienes, declaraciones tributarias, rdenes de pago) y la documentacin misional, especfica o caracterstica que refleje las funciones de la entidad (licencias ambientales -Ministerio del Medio Ambiente-; historias clnicas - hospitales, clnicas- etc). Si bien es cierto que no hay una norma general de seleccin se pueden sealar algunos elementos indispensables para abordar este proceso:

La seleccin puede aplicarse a documentacin que ha perdido su vigencia.

La seleccin debe aplicarse a series documentales voluminosas y cuyo contenido informativo se repite o se encuentra registrado en otras series. La seleccin se aplica a series documentales cuyo valor informativo no amerita su conservacin total. Cuando una serie documental no requiere conservarse totalmente debe seleccionarse a travs de muestreo. Los procesos de identificacin, valoracin y seleccin documental permiten establecer qu documentos deben ser eliminados. ELIMINACIN Es la destruccin de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurdico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histrico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnologa.

La decisin de eliminar documentos, si no est establecida por ley o reglamento, es responsabilidad del Comit de archivo de cada entidad. Un principio que debe observarse es aquel segn el cual los documentos inactivos que han sido de antemano sealados como eliminables, deben destruirse tan pronto como se cumpla el plazo fijado por las Tablas de Retencin. Ninguna serie documental puede ser destruida sin estar previamente registrada en la correspondiente Tabla de Retencin. La eliminacin deber realizarse atendiendo lo estipulado al respecto. Las eliminaciones deben formar parte del proceso de preparacin de las transferencias primarias y secundarias, es decir, cuando los archivos de gestin transfieren al central y este al histrico. En todos los casos deber levantarse un acta acompaada de su respectivo inventario

ETAPAS PARA LA ELABORACIN Y APLICACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

INVESTIGACIN PRELIMINAR PARA LA INSTITUCIN 1. Compilacin de la informacin institucional Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creacin y cambios estructurales de la entidad (decretos, acuerdos, resoluciones.)

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2.

Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y de procedimientos. Organigrama actual, resoluciones y/o acto administrativo de creacin de grupos y asignacin de funciones. Entrevista con los productores de los documentos de la institucin. Identificacin y definicin de unidades documentales. Anlisis de la produccin y trmite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias. Identificacin de valores primarios de la documentacin. ANLISIS E INTERPRETACIN DE LA INFORMACIN RECOLECTADA

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Conformacin de series y subseries con sus respectivos tipos documentales, teniendo como base la Encuesta Estudio Unidad Documental y el resultado del anlisis de los manuales de procedimientos.

Valoracin y Seleccin Documental.

ELABORACIN Y PRESENTACIN DE LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

Elaboracin de propuesta de Tabla de Retencin Documental, teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las TRD deben presentarse acompaadas de una introduccin y de los anexos que sustenten el proceso de elaboracin y aseguren su comprensin y aplicacin.

Presentacin y aval de la propuesta de Tabla de Retencin mediante Acta del Comit de Archivo de la Entidad. Remisin de las TRD al secretario del Comit Evaluador de Documentos o a la instancia correspondiente, para estudio y trmite, acompaadas de los anexos que sustenten los procesos y criterios empleados en su elaboracin. Si la instancia competente hace observaciones a las Tablas de Retencin Documental presentadas, la entidad esta obligada a atenderlas y deber presentarlas nuevamente, para su aprobacin.

APLICACIN : Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusin indicando:

Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento. Instructivo para su aplicacin Normas para la organizacin de los archivos de gestin en concordancia con la TRD de cada oficina. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DEFINICIN Remisin de los documentos del archivo de gestin al central y de este al archivo histrico de conformidad con las Tablas de Retencin Documental (TRD) aprobadas. El Archivo General de la Nacin en cumplimiento de sus objetivos y de acuerdo con las polticas de recuperacin, custodia, conservacin y difusin del patrimonio documental de la Nacin, lidera el Programa de Transferencias Documentales de los archivos pertenecientes a entidades pblicas del nivel central del orden nacional. Las transferencias documentales permiten:

Garantizar a los ciudadanos el acceso a la informacin. Evitar la produccin y acumulacin irracional de documentos. Asegurar y facilitar el control efectivo y ordenado de la documentacin. Solucionar, a nivel fsico y funcional, el problema de la acumulacin de documentos en las dependencias e instituciones productoras. Concentrar la informacin til, ya sea para la toma de decisiones administrativas o para el conocimiento del desarrollo histrico institucional. Guardar precaucional o definitivamente la documentacin, en las mejores condiciones de conservacin. En toda entidad se deben realizar transferencias internas de los archivos de gestin o de oficinas al central y, finalmente, al histrico o permanente. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en cada entidad, como se explica a continuacin.

CLASES DE ARCHIVOS

ARCHIVO DE GESTIN O DE OFICINA

En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestin administrativa. El tiempo de permanencia de la documentacin en ste depende fundamentalmente del trmite y de las normas internas indicadas en las TRD, para luego decidir su traslado al archivo central. Las oficinas debern transferir al Archivo Central aquellas series y subseries documentales que hayan cumplido el tiempo de retencin sealado en la TRD correspondiente. Debern transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados -respetando la secuencia de su produccin-, y previamente depurados -extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios-. Toda transferencia deber ir acompaada de un inventario en el que se relacionarn las series, subseries y unidades documentales, consignando las fechas extremas y el nmero de folios. Con la ejecucin de estas transferencias no slo se descongestionan las oficinas sino que se establecer un vnculo

ms estrecho entre los Archivos de Gestin y el Archivo Central. El calendario de transferencias deber elaborarse de comn acuerdo entre los productores de la documentacin y el Jefe del Archivo Central.

ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO

A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestin cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando estn en su segundo ciclo de vida (semiactivos). El archivo central deber facilitar la consulta tanto a las oficinas productoras como al pblico en general de acuerdo a las normas que lo regulen. Recibidos los documentos en el archivo central, el Jefe de este deber constatar que las series y subseries documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes de acuerdo con el cuadro de clasificacin establecido para cada oficina. La documentacin permanecer en el archivo central durante el tiempo estipulado en las TRD. Antes de transferir al archivo histrico se aplicar la disposicin final y procedimientos previstos en la TRD.

ARCHIVO HISTRICO O PERMANENTE

Aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura. Al transferir la documentacin al archivo histrico se debe cotejar con el inventario para incorporarla al fondo documental correspondiente, sealndole la signatura topogrfica.

PREPARACIN FSICA DE LA DOCUMENTACIN LIMPIEZA, ELIMINACIN E IDENTIFICACIN Esta labor debe adelantarse en un espacio con buenas condiciones de ventilacin, iluminacin e higiene.

El personal dedicado a esta tarea deber disponer de elementos de trabajo apropiados como: overol, gorra, mascarilla y guantes. Para realizar esta labor se debe contar con un equipo mnimo que comprende: aspiradora, brochas, telas de algodn, bayetilla. La aspiradora debe estar dotada de una boquilla de succin protegida con tela suave, las brochas deben ser de cerda suave y las telas de algodn preferiblemente blancas. Emplear la aspiradora slo para las partes externas de los libros, tomos y dems encuadernaciones. Para la parte interna y el interior del pliegue de los cuadernillos, utilizar la brocha de cerdas suaves. ELIMINACIN DE MATERIAL DIDCTICO Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. Debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliacin y descripcin correspondiente.

Eliminar el material metlico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo fsico a la documentacin. Con el fin de no separar la unidad documental de los expedientes, se puede cambiar el material metlico por elementos elaborados en material plstico o con recubrimientos que eviten su oxidacin. En su defecto puede emplearse un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metlico y la documentacin.

Reemplazar las carpetas tradicionales por materiales desacidificados o de cartulina blanca. IDENTIFICACIN DEL MATERIAL AFECTADO POR BIODETERIORO

Este proceso no debe realizarse independiente ni aisladamente. Debe efectuarse con extremo cuidado para evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliacin y descripcin correspondiente.

Si se detecta material afectado especialmente por agentes biolgicos como hongos y/o insectos, debe separarse del no contaminado e identificar la unidad de conservacin con una marquilla de color rojo en un lugar visible. Dicho material deber mantenerse bajo condiciones de depsito con buena ventilacin y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.

Con la aspiradora debe eliminarse el polvo de la unidad de conservacin -caja, carpeta, legajo- en su parte externa. So/licitar servicio de personal especializado para los procesos de desinfeccin del material afectado antes de incorporar dichos documentos a su sitio de depsito. REVISIN Y UNIDADES DE CONSERVACIN

REVISIN Y FOLIACIN La documentacin deber numerarse consecutiva y cronolgicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

Utilizar un lpiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras. La numeracin existente no debe corregirse y si se detecta algn error en ella debe numerarse nuevamente, tachando la anterior. Los planos o cualquier documento que por su formato o tamao estn doblados, se numerarn como un slo folio. Los impresos, insertos en la unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables, etc) deben numerarse en un solo folio y en orden consecutivo. En el campo de notas del inventario se registrar el nmero de folio del impreso, ttulo, ao y nmero total de pginas.

Los folios totalmente en blanco (es decir, que no contengan informacin en recto ni vuelto) y que estn sueltos, no se deben enviar en la transferencia. Aquellos que estn cosidos o adheridos al legajo, no deben separarse ni foliarse. UNIDADES DE CONSERVACIN Y REALMACENAMIENTO Entre las unidades de conservacin ms comunes que pueden encontrarse en los diferentes archivos, estn las siguientes: Paquetes, Legajos, Tomos, Cajas, Carpetas y A-Z. Cada una de estas unidades, dependiendo de su estado de conservacin, deber prepararse de la siguiente manera para la transferencia:

La documentacin empastada o encuadernada cuyos lomos estn desprendidos o deteriorados deber someterse al proceso de empaste o refuerzo del lomo utilizando materiales y procedimientos adecuados.

La documentacin que no est encuadernada ni empastada deber almacenarse en cajas y carpetas. Las unidades de conservacin que el Archivo General de la Nacin recomienda, no slo para la transferencia sino tambin para almacenar la documentacin en archivos centrales o histricos son las cajas y las carpetas. CAJAS Y CARPETAS

CAJAS :

Materiales. Elaboradas en cartn corrugado, recubierto en su cara interna por una pelcula a base de parafina y ceras vegetales. Adicionalmente, cada caja tendr dos fuelles elaborados en el mismo cartn.

Las dimensiones ms generalizadas son: alto 27 cms., ancho 40 cms. y profundidad 12.5 cms. Cada entidad podr establecer los tamaos de acuerdo con su documentacin. El diseo con pliegues y lengetas que encajan por presin (a manera de caja y espigo), permiten el ensamblaje sin la utilizacin de materiales metlicos, cintas, y/o adhesivos, fuentes de deterioro para la documentacin.

Capacidad. Se recomienda introducir el nmero de carpetas necesario de manera que no queden ni muy ajustadas ni muy sueltas. Para que conserven la verticalidad se recomienda el uso de fuelles de cartn.

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Identificacin. Las cajas deben ser rotuladas en sus tapas laterales, con los siguientes datos generales: CODIGO (de la entidad)_____________________________ FONDO _________________________________________ SECCION___________________________________________ SUBSECCION_______________________________________ NUMERO DE CARPETAS___________ CAJA N __________ N CONSECUTIVO _______________ N CORRELATIVO _______________ FECHAS EXTREMAS DEL _________ AL __________

CARPETAS :

Material. Cartulina libre de acidez (neutra), o en su defecto, cartulina bond (blanca). Diseo. Debe adaptarse al volumen y tamao de la documentacin, garantizando la adecuada proteccin de los bordes. En lo posible debe mantenerse la unidad del expediente pero cuando este sobrepase los cien folios, la separacin deber hacerse respetando el contenido de los cuadernos o temas.

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Identificacin: Se realizar sobre la solapa, en la esquina superior derecha, con los siguientes datos: FONDO _________________________________________ SECCION___________________________________________ SUBSECCION_______________________________________ SERIE _________________ SUBSERIE________________ N DE FOLIOS ___________ N DE CARPETA _________ N DE CAJA _____________ Para documentos empastados que sobrepasan los 10 cms. de grosor y presenten desprendimiento de la cubierta o fragmentacin del cuerpo de la unidad, se han diseado bandejas de cartn protectoras que se encajan en las tapas de los tomos y se fijan mediante la cinta de faya (4). Estos refuerzos permiten una fcil manipulacin y a su vez protegen la documentacin del polvo y condiciones medio-ambientales. Para unidades de menos de 10 cms. de grosor se recomienda amarrarlas con cinta de faya. En caso de mapas, planos y documentos de gran formato, no deben doblarse sino depositarse horizontalmente. Dependiendo de su estado de conservacin podrn enrollarse en tubos recubiertos de tela de algodn o papel neutro, protegiendo el exterior con papel libre de acido. AMARRE Y EMBALAJE

AMARRE : Este proceso es importante para reforzar estructuralmente las unidades de conservacin a transferir y a la vez facilitar su traslado. El procedimiento se realiza mediante el empleo de una cinta de faya o hiladillo de 2,5 cm. de ancho que abrace la unidad en sentido vertical y horizontal, a modo de paquete, anudado hacia la parte superior.

EMBALAJE : Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisin, foliacin y amarre, se proceder al embalaje o empaque, as:

Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mnimas sugeridas por el Archivo General de la Nacin. La cantidad de unidades de conservacin a empacar en cada caja de transferencia deber ser moderada para evitar el deterioro de la documentacin. No olvidar que no slo el volumen ha de tenerse en cuenta sino tambin su peso.

Los tomos deben disponerse verticalmente con los lomos hacia arriba unos seguidos de otros. Los de gran formato debern colocarse horizontalmente unos encima de otros y rellenar los espacios vacos con bolas de papel sin impresin, preferiblemente papel peridico blanco.

Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario. Las cajas de transferencia debern numerarse consecutivamente, en lugar visible, con marcador sobre un rtulo. Para cargar las cajas en el vehculo, se debe proceder de la siguiente manera: La primera caja que ingrese corresponder al ltimo nmero de la remisin y as sucesivamente en orden descendente, de tal manera que la ltima caja que ingrese al vehculo sea la N 1. En el caso de material cartogrfico o de gran formato debe evaluarse su estado de conservacin con miras a establecer el sistema de embalaje ms adecuado para su transporte; el traslado se har en tubos, guacales o siguiendo las indicaciones dadas para las cajas.

ADMINISTRADOR DE CONTENIDOS Funciones Generales

LISTA MAESTRA

Tipos de documentos: Definir taxonoma y metadatos por tipo de documento con la construccin dinmica de formularios respectivos.

ROLES

Cambiar un usuario por otro, asignandole sus documentos en el rol especifico, para que los herede y los gestione. El cambio de usuario se realiza desde el proceso, donde solo cambia al usuario por otro solo en determinado proceso, o para todo el sistema donde cambia para todos los procesos, en ambos casos manteniendo los mismos roles del usuario cambiado.

ALERTAS

Sube un archivo plano con tipo de documento e id para devolver un archivo xls con la ruta de la imagen mas actual o todas, para consultas masivas y depuracin masiva.

CONSULTAS

Al cargar un archivo capturar la extensin, para que sea un criterio de bsqueda, que permite buscar o por extensin o por tipo de archivo que agrupa varias extensiones, por ejemplo: tipo imagen que incluye archivos de extensin jpg, gif, jpeg, bmp; presentaciones ppt, pptx, pps, pot... Aplicar tags o etiquetas a los documentos para buscarlos

DIGITALIZACIN

Tener una funcionalidad que recorra los archivos escaneados en un directorio, para verlos al lado del formulario de metadatos del tipo de documento que se trate y diligenciarlo a la vez que uno ve el documento escaneado, una vez escaneado se va registrando y no se considera para registrarlo de nuevo, de tal forma que se vera de forma progresiva y con un siguiente avanzamos, hasta llegar al ltimo.

Carga mltiple de archivos (no migracin, si no en tiempo de registro) Sincronizacin de documentos entre el sistema y un directorio del pc del usuario

INTEGRACIN CON OTRAS APLICACIONES

Integracin con fax y scaning server Integrar work flow y tickets con documentos con ciclos de vida propia y time frames particulares Integrar con ftp para el transporte de archivos, especialmente grandes. Seguridad: cifrado de base de datos, https, integracin con LDAP/AD, funcionalidad de backup/migracin, recovery disaster y copias fsicas remotas (tal como Amazon: AWS, EC2, S3), snapshot cada x horas de las ultimas horas con copia remota.

CICLO DE REVISIONES (CREADOR, REVISOR, APROBADOR)

Modelo de entrega de documentos: descarga, y envo por email.

WORK FLOW

Alertar por email a los usuarios de un proceso cuando un nuevo documento ISO (trazabilidad) ha sido aprobado, para que sea tenido en cuenta. Compartir un documento por corrreo, como una propuesta a un cliente.

MEJORA CONTINUA

Un feed/rss de documentos Auto/etiquetar documentos como nuevo (hasta cierto tiempo), popular (por la cantidad de descargas), destacado (por tantos like reciba de los usuarios), por contenido sugerido, por autor, por equipo, por actividades mas recientes. Incorporar dashboards de movimientos de documentos: para ver los mas ledos, el autor mas consultado, grficas de nuevos, revisiones, aprobaciones...

MEJORA CONTINUA

Generar recordatorios de documentos para re-evaluaciones (contratos, revisiones anuales, etc.)

Alertas segn tipo de documento o proceso: para revisiones peridicas o en varias instancias, por email y celular. Alertar el cambio de estado de un documento, al revisor de un proceso cuando un documento pase a revisin y que pertenezca a su proceso. Definir tiempos de estado: no mas de 3 das en revision o en aprobacin, segn el tipo de documento.

Aplicar retencin automatica de documentos: facturas 20 aos, contratos 10 aos...

GESTION DOCUMENTAL

Es la gestin que realizamos a los documentos y registros mediante diferentes actividades para lograr que la informacin generada este clasificada y ordenada con el propsito de poderla recuperar/consultar en forma gil, pertinente y oportuna.

Clasificacin de los documentos

En algunos procesos, como por ejemplo calidad, existe la importancia de clasificar los documentos y para ello se basan en la pirmide documental donde se organizan de acuerdo a su nivel de jerarqua as como su aplicacin y su uso. Todos los documentos tienen diferentes valores para el negocio, estos Valores son: administrativo, contable, jurdico, legal, primario e histrico. La clasificacin documental se hace de acuerdo a los siguientes criterios: Fondo, subfondo, proceso, subproceso, serie, subserie y tipologa documental. Cada organizacin se encarga de agruparlos segn sus requerimientos. Cul es el ciclo vital de los documentos? Todos los documentos cumplen una funcin especifica dentro de un tiempo determinado, estas etapas son: Produccin o recepcin, distribucin, organizacin, consulta, conservacin y disposicin final. Importancia de la gestin frente al mapa de procesos El mapa de procesos presenta una visin general del sistema organizacional de su empresa, en donde adems se presentan los procesos que lo componen as como sus relaciones principales. Teniendo en cuenta que no existe un formato predeterminado para construir un mapa de procesos, cada organizacin deber adoptar el diseo que mejor se adapte a su sistema, de ah la flexibilidad que ofrece nuestro sistema en cuanto a parametrizacin de procesos, los cuales se pueden agregar, as como tambin editar, activar y organizar, lo que permitir tener un mejor control en el flujo de la informacin de la empresa.

Fuente: http://www.solucionessig.com