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Ma n u a l d eP o we r P o i n t

ndice
Captulo 1: Introduccin
Introduccin. .............................................................................................I.1 Iniciar una presentacin con PowerPoint ...............................................I.2

Captulo 2: La Ventana Principal


Elementos de la ventana principal Introduccin .................................. II.1 Modo Ver diapositivas ......................................................................... II.3 Modo Presentacin en esquema. ......................................................... II.3 Modo Ver clasificador de diapositivas................................................. II.4 Modo Ver Pginas de Notas. .............................................................. II.4 Modo Presentacin con diapositivas. ................................................. II.5 Barra de estado ........................................................................................II.5

Captulo 3: Las Plantillas


Introduccin a las plantillas . ............................................................... III.1 Escoger un diseo para la primera diapositiva ................................... III.2 Aplicar una plantilla a una presentacin ............................................ III.3 Guardar una presentacin . .................................................................. III.5 Guardar una presentacin con otro nombre..........................................III.5 Opciones de Guardar............................................................................III.7

Captulo 4: Presentaciones
Empezar con una presentacin en blanco ........................................... IV.1 Ahora eres t quien decide ................................................................... IV.2 Opcin presentacin ya existente ....................................................... IV.3 Otra forma de abrir presentaciones ..................................................... IV.5 Abrir varias presentaciones simultneamente......................................IV.7 Imgenes predefinidas. Autoimagen......................................................IV.8 Imgenes prediseadas a partir de un diseo con rea reservada para la imagen..................................................................................................IV.8 Insercin de imgenes prediseadas en una diapositiva cualquiera..IV.11

Captulo 5: Organigramas
Comenzar el proceso: seleccionar opcin Insertar organigrama"..... . .V.1 Aadir nuevos bloques y mover los existentes ......................................V.2 Modificacin de un organigrama ya creado ...........................................V.4 Manipulacin de Objetos .......................................................................V.5 Borrar y activar un objeto........................................................................V.6 Nuestros Dibujos y la Barra de Herramientas.......................................V.7 Preparar el documento para la impresin.............................................V.11

Captulo 6: Preparacin de la presentacin


Cambiar el orden de las diapositivas .................................................. IV.1 Visualizacin y ensayo ......................................................................... IV.5 Efectos de animacin ........................................................................... IV.8

CAPTULO

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Qu es PowerPoint

Introduccin
PowerPoint es una potente aplicacin incluida en el paquete Microsoft Office, que permite crear sencillas presentaciones o transparencias sobre cualquier idea en general. El contenido de estas presentaciones puede variar desde un informe de desarrollo, recomendar estrategias o ventas de productos, servicios o ideas, informes de capacitacin o cualquier otra idea de carcter general. PowerPoint nos permite incluir en sus presentaciones imgenes (prediseadas, desde ficheros o a travs de un escner), grficos (sectores, barras, burstiles, etc..), organigramas, as como sonidos y vdeos y todo ello con la posibilidad de poder animarlo. El lmite lo ponemos nosotros mismos. Y no slo eso: podremos generar todo un conjunto de documentos de apoyo, como notas para el orador, o esquemas, o ver todas nuestras diapositivas en un clasificador. Una presentacin en PowerPoint es un conjunto de diapositivas relacionadas entre s, documentos para los participantes, notas para el orador, etc. Todo esto quedar almacenado en un mismo archivo.

Iniciar una presentacin con PowerPoint


Para poder iniciar una ejecutaremos los siguientes pasos: sesin con PowerPoint

Situndonos en el Escritorio de Windows, pulsamos sobre el botn Inicio: A continuacin, seleccionamos la opcin Programas, que har aparecer los distintos programas y aplicaciones que tenemos instalados en el ordenador:

Hacemos click sobre el acceso directo a Microsoft PowerPoint:

CAPTULO

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La Ventana Principal

Elementos de la ventana principal


La ventana principal de PowerPoint presenta un aspecto similar al del resto de las aplicaciones de Microsoft Office, aunque naturalmente, cambie en sus contenidos. En primer lugar, podemos observar en la parte superior de la pantalla, la barra de ttulo donde se muestra el nombre de la aplicacin, y en su caso, el nombre del fichero que se encuentre abierto en ese momento:

Debajo, se encuentra la barra de mens, formada por ocho mens y un men de ayuda con sus opciones correspondientes. Cada men agrupa un conjunto de opciones con caractersticas similares:

El nombre del men aparece con un carcter subrayado que permite desplegar las opciones del men a travs del teclado mediante la combinacin de teclas ALT+carcter subrayado. Por ejemplo, si quisiramos desplegar el men Archivo sin necesidad de utilizar el ratn, deberamos pulsar la combinacin de teclas ALT+A. El carcter subrayado de cualquier opcin de un men, nos permite acceder a la misma pulsando en el teclado la tecla del carcter subrayado. Por ejemplo, dentro del men

Archivo, basta con pulsar la tecla A para ejecutar la opcin Abrir. Tambin contamos con la barra de herramientas, con cuyos botones podremos efectuar una serie de tareas muy rpidamente. Si conocemos las otras aplicaciones de Microsoft Office, veremos que algunos de los botones de PowerPoint son exactamente iguales a los que aparecan en aqullas, y presentan la misma funcionalidad:

La parte central de la ventana es la ocupada por el rea de trabajo propiamente dicha. En ella, veremos los documentos que vayamos creando, segn el modo de visualizacin que elijamos. Las barras de desplazamiento horizontal y vertical nos permitirn variar la zona visible en cada momento, si no podemos mostrar de una vez todo el trabajo generado.

Una zona que emplearemos con frecuencia es la denominada Botones de modo de ver. En ella, podemos seleccionar lo que queremos mostrar en el rea de trabajo en cada momento, sin ms que pulsar un botn. Estos botones se encuentran situados en la parte inferior izquierda de la pantalla:

1 2

3 4

1. 2. 3. 4. 5.

La descripcin de los botones es la siguiente: Vista diapositiva. Vista esquema Vista clasificador de diapositivas. Vista pgina de notas. Presentacin con diapositivas. Los botones de modo de ver me permiten alternar entre las distintas modalidades de presentacin de la informacin en Pantalla.

Modo Ver diapositivas


El primero de sus botones se denomina Ver diapositivas: Con l, iremos viendo, una a una, cada una de las diapositivas o transparencias que creemos. Es importante sealar que para nuestro trabajo con PowerPoint, es prcticamente lo mismo considerar que estamos creando transparencias, diapositivas o una presentacin computerizada. Cada uno de los objetos creados recibir en el trabajo el nombre de diapositiva. Para avanzar a la diapositiva siguiente o retroceder a la diapositiva anterior se debe pulsar sobre dos botones situados en la parte inferior derecha de la ventana en la barra de desplazamiento vertical:

Modo Presentacin en esquema


Con el segundo botn, accedemos a la presentacin en esquema. En ella, se presenta un extracto organizado del contenido de las distintas diapositivas que hemos creado. En cada entrada del esquema, se muestra el ttulo de la diapositiva correspondiente, adems de los textos que incluye. Si la diapositiva dispone de algn dibujo, se informa de ello con un pequeo smbolo como el que aparece en la imagen siguiente:

El smbolo al que hacemos referencia es:

Que como podemos comprobar aparece en la ilustracin anterior.

Modo Ver clasificador de diapositivas


Tambin podemos ver las distintas diapositivas por medio de un clasificador. Para ello, pulsamos el botn Ver clasificador de diapositivas:

En este caso, se presentan todas las diapositivas de la presentacin a la vez, adems de una serie de informacin.

Modo Ver Pginas de Notas


Otra forma de visualizacin es la correspondiente a la opcin Ver pginas de notas. Para acceder a ella pulsamos sobre el cuarto botn. Como veremos ms adelante, es posible crear no slo diapositivas o transparencias, sino incluso documentos de

apoyo para el orador, es decir, para aqul que tenga que emplear sus transparencias, diapositivas o presentaciones para llevar a cabo su trabajo. De esta manera, se cuenta con documentos personales en los que figuran, adems de las transparencias, una serie de notas que resultarn tiles durante la presentacin:

Modo Presentacin con diapositivas


Por ltimo, el botn presentacin con diapositivas, nos permite observar el resultado final de nuestra presentacin, viendo una diapositiva tras otra.

Barra de estado
En la parte inferior de la pantalla, se presenta la barra de estado:

En ella, se nos informa del nmero de diapositivas que existen en nuestra presentacin, la diapositiva en curso y el tipo de diseo con el que estamos creando la diapositiva actual.

Por ltimo, aparece un pequeo libro que nos ir mostrando, mediante distintas imgenes, las acciones que estamos llevando a cabo, como por ejemplo si estamos escribiendo, esperando a realizar una operacin, etc.

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Las Plantillas

Introduccin a las plantillas


Una plantilla es un modelo de fondo que se aplica a todas las diapositivas de una presentacin. PowerPoint pone a nuestra disposicin ms de cien plantillas. Imaginemos que queremos comenzar a crear una presentacin. Si lo primero que queremos elegir es la plantilla que acompaar a nuestras diapositivas o transparencias, etc., deberemos seleccionar la opcin Plantilla del siguiente cuadro de dilogo:

Escoger un diseo para la primera diapositiva


Una vez escogida esta opcin del cuadro de dilogo, debemos hacer click en el botn Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. El paso siguiente consistir en elegir la plantilla que consideremos ms adecuada dependiendo del tipo de presentacin que queramos e incluso del tema con el que est relacionada la presentacin. Podemos observar que hay bastantes plantillas sobre las cuales trabajar. En la parte derecha de este cuadro de dilogo disponemos de una pequea ventana donde podemos ver una Vista Previa de cmo quedara la plantilla:

Elegida la plantilla, haremos click en el botn Aceptar. El siguiente paso consistir en elegir un diseo para la primera de nuestras diapositivas. A continuacin pulsaremos sobre el botn Aceptar para que se ejecuten las acciones seleccionadas. Como podemos observar, existe un conjunto bastante amplio de diseos para nuestras diapositivas:

De esta forma ya habramos seleccionado la plantilla para la presentacin y adems el diseo para la primera diapositiva de la presentacin.

Aplicar una presentacin

plantilla

una

Imaginemos que cuando hemos comenzado a crear una presentacin, no hemos elegido la plantilla. Si en algn momento queremos escoger una plantilla, pulsaremos sobre el botn Aplicar Diseo que se encuentra en la Barra de Herramientas:

En la ventana que aparece, podemos seleccionar la plantilla que deseemos utilizar para la presentacin con la que estemos trabajando en ese momento, y luego pulsaremos sobre el botn Aplicar.

Despus de hacer click en el botn Aplicar nos aparecer la presentacin con el diseo aplicado, tal como nos muestra la siguiente ilustracin:

De esta forma podremos o bien eliminar la plantilla que tuviramos en ese momento en nuestra presentacin, o, en caso de que no tuviramos todava ninguna plantilla asociada, escoger por primera vez una plantilla para la presentacin. Debemos recordar que la plantilla se aplicar a todas las diapositivas de la presentacin sobre la que est trabajando. Si sustituye una plantilla por otra, el cambio afectar a todas las diapositivas de la presentacin.

Guardar una presentacin


Al igual que en otras presentaciones de Windows, podremos proceder de distintas formas a la hora de guardar nuestras presentaciones. Una de ellas consiste en hacer un click sobre el icono Guardar: Este icono lo encontramos en la barra de herramientas estndar, no slo en PowerPoint, sino en cualquier otra aplicacin de Office. Si es la primera vez que guardamos la presentacin, aparecer el cuadro de dilogo Guardar, a travs del cual podremos darle un nombre a nuestro archivo as como elegir una unidad de disco y una carpeta donde guardarlo:

Si por el contrario, no es la primera vez que guardamos la presentacin, ya no ser necesaria la aparicin de este cuadro de dilogo, pero s se guardarn los cambios realizados desde la ltima vez que guardamos nuestra presentacin hasta el momento en que volvamos a guardarlo.

Guardar nombre

una

presentacin

con

otro

Para guardar una presentacin con otro nombre distinto al que ya se le hubiera asignado, deberemos desplegar

el men Archivo y, a continuacin, seleccionar el comando Guardar como:

De esta forma conseguiremos que aparezca el cuadro de dilogo Guardar como:

A travs de este cuadro podremos elegir un nombre distinto para la presentacin e incluso, guardar este nuevo archivo en la unidad de disco y carpeta que deseemos. Por ejemplo, en la imagen siguiente seleccionamos la carpeta Mi Maletn que se encuentra en el Escritorio:

Opciones de Guardar
Podemos establecer opciones para guardar archivos desde el men Herramientas escogiendo el comando Opciones:

Aparecer una ventana en la que podremos escoger distintas posibilidades que podemos activar o desactivar haciendo click en las casillas de verificacin correspondientes. Tambin podemos indicar a PowerPoint cmo queremos que guarde los archivos:

Algo muy importante a tener en cuenta es evitar las complicaciones que se nos pueden presentar en caso de desconexin del ordenador o bloqueo de la aplicacin. Para evitarnos el disgusto, debemos tener activada la opcin Guardar informacin de autorrecuperar cada... minutos.

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Presentaciones

Empezar con una presentacin en blanco


Podemos crear presentaciones con el Asistente para autocontenido y con las Plantillas. Pero si no queremos solicitar la ayuda de los Asistentes y tampoco queremos pensar desde el primer momento el tipo de plantilla que utilizaremos para crear una determinada presentacin, podremos comenzar el diseo de esta presentacin, como si partisemos de una hoja en blanco y, a partir de ah, empezar a disear la presentacin. Para ello, haremos click en la opcin Presentacin en blanco. Esto nos permitir crear una presentacin en blanco:

Despus pulsaremos el botn Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo. De esta forma pasaremos directamente a escoger el diseo de la primera de las diapositivas de nuestra presentacin, dejando para ms adelante la eleccin de la plantilla.

Tambin podremos crear una presentacin en blanco mientras trabajamos con otra presentacin en PowerPoint. Para conseguirlo debemos abrir el men Archivo y hacer click en el comando Nuevo. Aparecer as el siguiente cuadro de dilogo:

Haremos click sobre la pestaa General y escogeremos el icono de Presentacin en blanco. Finalmente haremos click en el botn Aceptar.

Ahora eres t quien decide


Una vez que hemos abierto una presentacin en blanco, decidiremos qu camino deseamos escoger. Por ejemplo, ahora, podramos darle contenido a la diapositiva, o bien, escoger una plantilla para la presentacin, o si quisiramos, tambin podramos crear una diapositiva nueva. En el ejemplo que

tenemos en la imagen se ha seleccionado un diseo de tipo Organigrama para crear la segunda diapositiva de la presentacin:

Por tanto, llegados a este punto, ser el usuario quin decida cul es el camino que le parece ms efectivo para elaborar su presentacin. Para terminar este epgrafe podemos recordar las diferentes formas de abrir una presentacin en blanco: Escogiendo la opcin en el cuadro de dilogo que aparece al iniciar PowerPoint. Desde el men Archivo haciendo click en Nuevo. Haciendo click sobre el botn Nuevo de la barra de herramientas.

Opcin presentacin ya existente


Ya sabemos que, al iniciar una sesin de trabajo con PowerPoint, aparece este cuadro de dilogo:

Como hemos visto anteriormente, si deseamos comenzar a crear una presentacin nueva, podemos recurrir a uno de los tres botones de opcin etiquetados como Asistentes para autocontenido, Plantilla o Presentacin en blanco. Dependiendo de cmo quisiramos proceder a la hora de crear la presentacin, haramos click sobre un botn u otro. Pero ahora imaginemos que hemos iniciado una sesin de PowerPoint, con la finalidad de ver una presentacin que ya ha sido creada. Qu debemos hacer entonces para poder abrir dicha presentacin? Lo ms fcil ser hacer click sobre el botn de opcin Abrir una presentacin existente. Si ahora pulsamos sobre el botn Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo, aparecer un nuevo cuadro, a travs del cual podremos seleccionar la presentacin que queramos abrir:

Ahora seleccionamos la presentacin que queremos abrir. Una vez seleccionada, haremos click en el botn Aceptar y de esa forma habremos conseguido abrir la presentacin que queramos:

Otra forma de abrir presentaciones


Existen otros mtodos para abrir presentaciones ya existentes. Por ejemplo, una forma muy sencilla, consistir en utilizar el botn Abrir de la barra de herramientas:

Haciendo click sobre l, aparecer el cuadro de dilogo Abrir, que nos permitir seleccionar la presentacin que queremos abrir:

Como podemos observar, aparece tambin una vista previa de la presentacin. Para traer la presentacin a la pantalla debemos pulsar el botn Abrir despus de haber seleccionado la presentacin:

Tambin, podemos desplegar el men Archivo y seleccionar el comando Abrir, con lo que volver a aparecer el cuadro de dilogo anterior:

Debemos recordar para terminar las diferentes formas de abrir una presentacin ya existente:

Desde el cuadro de dilogo que se presenta al iniciar una sesin con PowerPoint. Haciendo click sobre el botn Abrir de la barra de herramientas. Haciendo click en el men Archivo y escogiendo el comando Abrir. Utilizando la combinacin de teclas Ctrl+A.

Abrir varias simultneamente

presentaciones

Si lo deseamos podremos tener abiertas varias presentaciones simultneamente. Para conseguirlo podemos abrirlas una por una, o bien seleccionamos todos los archivos a la vez y hacemos click sobre Abrir:

De esta forma, podremos trabajar con todas ellas sin necesidad de cerrar ninguna. Si una vez abiertas todas las presentaciones, la que se presenta en pantalla no es la que deseamos que aparezca en ese instante, bastar con desplegar el men Ventana y seleccionar la presentacin que queramos ver en primer plano, de la lista que aparece en dicho men:

Imgenes predefinidas. Autoimagen


Uno de los mayores atractivos de PowerPoint es su capacidad para trabajar con una serie de dibujos que ya se encuentran preparados y clasificados, y que podemos emplear cuando los necesitemos. Estamos hablando de las imgenes prediseadas. El modo de trabajar con ellas es muy sencillo, y vamos a verlo a continuacin.

Imgenes prediseadas a partir de un diseo con rea reservada para la imagen


Las imgenes prediseadas son un conjunto de imgenes incluidas dentro del paquete Microsoft Office, y que podemos incluir en nuestras presentaciones. Con el fin de facilitar su empleo, PowerPoint las clasifica por categoras. De este modo ser ms sencillo localizar la que desee. Imaginemos que estamos trabajando con un diseo especficamente preparado para incluir una imagen prediseada. Como podemos observar, en la imagen disponemos de diseos preparados para ello, donde aparece una imagen de una figura, con lo que podemos saber qu diseos disponen de esta opcin:

Una vez hecha la seleccin hacemos click en Aceptar y nos aparecer el siguiente diseo:

Como se observa en la figura, disponemos de una zona reservada para la imagen que queremos insertar. Para comenzar el proceso, hacemos doble click sobre dicha zona y nos aparecer la Galera de imgenes 5.0 de Microsoft:

Nos aparece una ventana en la que podremos seleccionar la que nos interese. Para insertar una imagen prediseada, pulsamos sobre la etiqueta Imgenes. Con la barra de desplazamiento, podemos movernos hasta encontrar el grupo de imgenes que buscamos, seleccionando previamente una categora haciendo click en ella. Una vez seleccionada hacemos click sobre ella y nos saldrn todas las imgenes correspondientes a dicha categora. Elegimos una haciendo click sobre ella y a su derecha se nos abrir un pequeo men, como podemos ver en la siguiente figura:

El men que se despliega tiene las siguientes opciones:

Insertar clip. Con esta opcin insertamos directamente la ilustracin en el recuadro correspondiente. Tambin se inserta haciendo click directamente en el clip.

Vista previa del clip. Con esta opcin vemos una vista previa del clip a un tamao mayor que la que aparece en la galeria.

Agregar clip a Favoritos u a otra categoria. Con esta opcin podemos situar el clip en nuestra carpeta de Favoritos o en otra cualquiera.

Buscar clips similares. Con esta opcin podemos buscar clips similares a travs del cuadro de dilogo que se nos abre, bien sea por alguna palabra clave, bien por estilo y forma del clip. Tiene que tener en cuenta que si es la primera vez que inserta una imagen prediseada en PowerPoint, aparecer un mensaje informndole de que llevar unos minutos clasificar los distintos dibujos disponibles, pero esta tarea se realizar slo en una ocasin. A partir de ese momento, ya podr insertar las imgenes sin tener que volver a clasificarlas. Si posteriormente queremos cambiar un dibujo por otro, hacemos doble click sobre l, y repetimos el proceso anterior. Vemos que adems aparece la Barra de herramientas Imagen con la que podemos trabajar con el dibujo:

Insercin de imgenes prediseadas en una diapositiva cualquiera


Si queremos insertar una imagen en una diapositiva cualquiera, cuando no tengamos un lugar reservado para ello, el procedimiento que debemos seguir es muy similar al que hemos visto anteriormente. De hecho, slo se diferencia en la

forma de comenzar. En este caso, pulsamos el botn Insertar imgenes prediseadas que se encuentra en la Barra de Herramientas:

A partir de este momento, nos encontramos en la misma situacin que cuando desebamos insertar una imagen en un lugar especficamente reservado para ella. Debemos seleccionar aqulla que nos interesa, y automticamente se presentar en la diapositiva con la que estuviramos trabajando, como por ejemplo:

Podemos mover la imagen a otra posicin, sin ms que arrastrarla con el ratn. Tambin podemos cambiar su tamao arrastrando sus puntos de control, puntos que podemos ver en la figura anterior en forma de pequeos cuadros blancos. Para borrar un dibujo basta con seleccionarlo haciendo click sobre l y pulsar la tecla Suprimir. Recuerde que podr insertar imgenes prediseadas tanto en diapositivas con diseo preparado para ello como en cualquier otra diapositiva.

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Organigramas

Comenzar el proceso: seleccionar opcin Insertar organigrama"


Un organigrama es un grfico representativo de la estructura de una organizacin con sus distintos niveles y componentes y las relaciones de dependencias entre ellos. Adems PowerPoint permite crear organigramas con la aplicacin Microsoft Organization Chart. PowerPoint nos ofrece la posibilidad de insertar organigramas que podemos crear sin salir de la aplicacin. En primer lugar, podemos insertarlos en aquellas diapositivas con un diseo expreso para la incorporacin de organigramas, haciendo doble click en la zona reservada para ese fin:

Sin embargo, tambin podemos crear un organigrama en una diapositiva cualquiera. Para ello, seleccionamos el men Insertar, luego la opcin Imagen y finalmente la opcin Organigrama:

En ese momento, se pone en marcha una aplicacin denominada Microsoft Organization Chart, que nos ofrece la posibilidad de crear nuestros organigramas de un modo muy intuitivo:

Aadir nuevos existentes

bloques

mover

los

Podemos aadir tambin nuevos bloques a nuestros organigramas, pulsando sobre el botn que corresponde al tipo que buscamos, y despus, sobre el bloque con el que lo queremos asociar. Estos botones se encuentran en la Barra de Herramientas y nos permiten establecer la relacin del nuevo bloque con el anterior:

Para eliminar un bloque que nos interesa, lo seleccionamos, pinchando sobre l, y pulsamos la tecla Suprimir. Para modificar la informacin de un bloque, hacemos click sobre l y pulsamos la tecla INTRO. De este modo, podemos editar su contenido. Del mismo modo que podemos borrar un bloque, es posible cambiar su posicin. Para ello, lo arrastramos y lo dejamos caer sobre el bloque del que vaya a depender, fijndonos en la forma que toma el puntero del ratn, ya que sta determinar su nueva ubicacin. Tambin podremos aplicar distintos estilos a nuestros organigramas desplegando el men Estilos y haciendo click sobre el modelo que nos interese:

Un ejemplo de organigrama podra ser el siguiente que vemos en la siguiente ilustracin:

Por ltimo, para terminar el proceso, desplegamos el men Archivo y, dentro de l, ejecutamos la opcin Salir y regresar a presentacin. Aparecer un aviso informndonos de que el objeto ha cambiado, y solicitando confirmacin para actualizar la presentacin. Pinchamos sobre el botn S y el organigrama que hemos creado se insertar en la diapositiva con la que estuviramos trabajando. Como podemos observar en la imagen siguiente, al volver a la presentacin el organigrama queda incorporado en la misma:

Modificacin de un organigrama ya creado


Al hacer doble click sobre un organigrama insertado en una presentacin, se pone en marcha la aplicacin con que fue generado, y podremos modificarlo del mismo modo que hemos visto anteriormente. Recordemos que podemos insertar un organigrama en una diapositiva con un diseo preparado para ello, haciendo doble click en la zona Agregar organigrama. Tambin podemos insertar un organigrama en cualquier otro tipo de diapositiva, desplegando el men Insertar, seleccionando la opcin Imagen y haciendo click sobre Organigrama.

Manipulacin de Objetos
La manera de manipular los objetos de las diapositivas de PowerPoint es muy similar a la que ya conocemos de las restantes aplicaciones de Microsoft Office: Para seleccionar un objeto, hacemos clic sobre l. Para moverlo, lo arrastramos a su nueva posicin. Para copiarlo, lo arrastramos mientras pulsamos la tecla Control. Podemos modificar su tamao, arrastramos sus puntos de control. Podemos tambin cambiar el orden de los dibujos, trayndolos al frente, llevndolos al fondo de la diapositiva, o movindolos hacia delante y hacia atrs. Cambiar los colores de los dibujos prediseados Para cambiar los colores de una imagen prediseada, podemos hacer uso del men contextual. Este men aparece, pinchando sobre la imagen con el botn derecho del ratn:

Luego elegimos la opcin Formato de la imagen. Dentro de ella seleccionamos la etiqueta Imagen y por ltimo hacemos click sobre la opcin Volver a colorear:

Aparece una nueva ventana, donde podemos redefinir los colores y los rellenos de la imagen. Para ello, seleccionamos el color que queremos cambiar, y el que lo ha de sustituir. Podemos seleccionar uno de los propuestos, o elegir uno diferente. En cualquier momento podemos hacernos una idea del resultado final ya que aparece un recuadro con la vista previa. Para anular un cambio, quitamos la marca correspondiente. Finalmente pulsaremos el botn Aceptar.

Borrar y activar un objeto


Para borrar un objeto, lo seleccionamos haciendo click sobre l, y pulsamos la tecla Suprimir. Podemos incluso eliminar una diapositiva completa situndonos en ella y seleccionando la opcin Eliminar diapositiva que se encuentra en ella y seleccionando la opcin Eliminar diapositiva que se encuentra dentro del men Edicin:

Para activar un objeto insertado, poniendo en marcha la aplicacin que lo gener, hacemos doble click sobre l. En ese momento, podemos manipularlo desde la aplicacin en que fue creado.

Nuestros Dibujos Herramientas

la

Barra

de

Adems de los elementos que ya conocemos, podemos crear nuestros propios dibujos. Para ello, contamos con la ayuda de las barras de herramientas de dibujo, algunos de cuyos botones son equivalentes a los de la barra de dibujo de las otras aplicaciones de Microsoft Office:

Para mostrar en pantalla la barra de herramientas Dibujo, desplegaremos el men Ver y situaremos el cursor sobre la opcin Barra de herramientas. Finalmente escogeremos la opcin Dibujo:

El botn Dibujo nos permitir realizar distintas operaciones sobre nuestros dibujos: Podemos girar cualquier dibujo, seleccionndolo y haciendo click sobre este botn. En ese momento, arrastraremos cualquiera de los puntos verdes que aparecen en sus esquinas hasta conseguir el efecto deseado. Con el botn Lnea dibujamos lneas rectas, rrastrando desde su punto de comienzo hasta su punto final. Con el botn Flecha podemos dibujar flechas, con una operacin idntica a dla de crear lneas.

Con el botn Rectngulo podemos crear rectngulos, arrastrando desde una esquina hasta la opuesta. El botn Elipse nos permite dibujar elipses y icrcunferencias, arrastrando el cursor por la pantalla para definir su tamao. El botn Cuadro de texto nos permite insertar cuadros en los que podemos escribir en su interior. Con el botn Insertar WordArt podemos insertar efectos de WordArt. El botn Color de relleno nos permitir variar el color de fondo. Con el botn Color de linea podremos cambiar el color de las lneas.

Para variar el color de la fuente haremos click sobre el botn Color de fuente.

Si deseamos cambiar el grosor de las lneas utilizaremos el botn Estilo de lnea. Con el botn Tipo de lnea podemos escoger entre distintos modelos de lneas. El botn Estilo de flecha nos permite modificar la forma y la direccin de las mismas.

El botn Sombra nos permite aplicar distintos tipos de sombras a los dibujos. Las distintas opciones las vemos en el siguiente men desplegable al hacer click en dicho botn:

Podemos observar diferentes efectos de sombras que podemos aplicar a nuestros dibujos e incluso configurarla.

Por ltimo el botn 3D nos permitir aplicar efectos 3D a nuestros dibujos. Haciendo click en dicho botn se nos desplegar el siguiente men:

Como en el caso anterior tenemos diferentes efectos de tres dimensiones, que incluso podemos configurar. Con el botn Autoformas podemos insertar una variada gama de formas:

Algunos trucos en el manejo de los dibujos seran: Si mantiene pulsado el botn Shift mientras dibuja una lnea, sta ser dibujada recta sin necesidad de preocuparse de mover el ratn en lnea recta. Si quiere dibujar cuadrados perfectos o circunferencias, puede hacerlo fcilmente seleccionando el botn correspondiente (rectngulo o elipse respectivamente) y manteniendo pulsada la tecla Shift mientras arrastra para editar el dibujo. Si quiere variar el tamao de un dibujo sin que ste pierda sus proporciones, puede hacerlo manteniendo pulsada la tecla Shift mientras arrastra el punto de control.

Preparar impresin

el

documento

para

la

PowerPoint crea e imprime de forma predeterminada diapositivas horizontales de 24 cm. de ancho por 18 cm. de alto, aunque existen otras opciones. Para verlo, desplegamos el men Archivo y seleccionamos el comando Configurar Pgina:

A continuacin podemos elegir el tamao en el cuadro Tamao de diapositivas para, donde aparecern las distintas opciones, todas ellas para una orientacin horizontal:

Cambiar la orientacin de las diapositivas Si seleccionamos la opcin Vertical podemos modificar la presentacin de nuestra diapositiva. Para cambiar la orientacin de las diapositivas utilizaremos el cuadro Orientacin y, en concreto el cuadro Diapositivas dentro del men mencionado anteriormente. Una orientacin vertical de una imagen ms alta que ancha y una horizontal, ms ancha que alta. Tambin podemos variar la orientacin de las de notas, documentos y esquemas, utilizando los botones de opcin del segundo grupo del cuadro Orientacin:

Acudir al comando realmente deseemos

adecuado.

Imprimir

lo

que

Cuando estemos en condiciones de imprimir alguno de los componentes de nuestra presentacin, desplegaremos el men Archivo y seleccionaremos el comando Imprimir:

Aparecer un cuadro de dilogo donde dispondremos de un conjunto de opciones de impresin. En una lista desplegable denominada Imprimir situada en la parte inferior, elegiremos lo que realmente deseamos imprimir:

Si seleccionamos la opcin Diapositivas imprimiremos las diapositivas de nuestra presentacin a razn de una imagen por pgina. Si escogemos la opcin Pginas de notas se imprimirn las notas para el orador correspondientes a las diapositivas seleccionadas. Las opciones Dos, tres y seis diapositivas por pgina imprimirn respectivamente 2,3 6 diapositivas por pgina. Por ltimo, la opcin Presentacin del esquema imprimir una pgina idntica al contenido en el modo de presentacin Ver esquema. Imprimir varias capas Si deseamos imprimir varias copias de una misma presentacin, basta con escribir dentro de este cuadro la cantidad de copias deseada:

Por otra parte, no siempre estaremos obligados a imprimir todas las diapositivas de nuestra presentacin. Para seleccionar las diapositivas o pginas de notas a imprimir, recurriremos a uno de los botones de opcin del cuadro Intervalo de impresin:

La opcin Todas imprimir todas las diapositivas de la presentacin. La opcin Diapositiva actual imprimir slo la diapositiva o pgina de notas actual, es decir, la que se encuentra en pantalla. Por ltimo, la opcin Diapositivas nos permitir imprimir las diapositivas o pginas de notas que especifiquemos dentro de este cuadro. Por ejemplo, si escribimos 1-3 se imprimirn las diapositivas nmeros 1,2 y 3. Opciones de impresin adicionales Para finalizar, veamos la utilidad de ciertas casillas de verificacin que podemos encontrar dentro de la ventana de impresin. La casilla Imprimir en archivo, permite que las diapositivas se impriman a un archivo PostScript para que puedan ser enviadas a una empresa dedicada a la produccin de diapositivas:

En la parte inferior izquierda disponemos de un grupo de casillas de verificacin:

La casilla Imprimir Diapositivas ocultas la podremos activar cuando tengamos al menos una diapositiva oculta. Gracias a esta casilla podremos imprimir este tipo de diapositivas que de otro modo no apareceran en papel. Las casillas Blanco y negro o Blanco y negro puros, permiten conseguir distintos efectos en blanco y negro y escala de grises o bien blanco y negro solamente, para nuestras diapositivas. La casilla Enmarcar diapositivas nos permitir dibujar un marca alrededor de las diapositivas. La casilla Ajustar al tamao del papel permite ajustar el tamao de las diapositivas al de nuestro papel. Otra casilla existente en esta pantalla, denominada Intercalar copias nos permitir intercalar las diapositivas de nuestra presentacin, cuando vayamos a imprimir varias copias de la misma. Una vez seleccionadas nuestras opciones de impresin, pulsaremos sobre el botn Aceptar, para que se imprima nuestra presentacin. Tengamos en cuenta por otro lado que el botn Imprimir de la barra de herramientas no permite establecer opciones de impresin e imprime el archivo activo completo segn las especificaciones que el cuadro de dilogo Imprimir tenga en ese momento, si quiere establecer las opciones de impresin que desee, deber desplegar el men Archivo y ejecutar el comando Imprimir.

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Preparacin de las Presentaciones

Cambiar el orden de las diapositivas


Como ya sabemos, podemos realizar nuestras presentaciones creando transparencias, que luego mostraramos con la ayuda de un proyector, o bien emplear el ordenador no slo para la creacin de diapositivas, sino tambin para realizar una presentacin de las mismas. En ese caso, podemos establecer distintas caractersticas que mejorarn la calidad de nuestra presentacin. La forma de visualizacin ms cmoda para trabajar en la preparacin de la presentacin es la de Clasificador de diapositivas. Para acceder a l basta con pulsar el botn denominado Vista Clasificador de Diapositivas; situado en la parte inferior izquierda de la pantalla.

En este modo de visualizacin, podremos realizar distintas tareas de un modo muy sencillo. Por ejemplo, para cambiar el orden de la presentacin de las diapositivas, simplemente arrastramos la diapositiva seleccionada a su nueva posicin, soltando el botn del ratn cuando lleguemos al lugar deseado. De ese modo alteramos el orden de las diapositivas.

Establecer la duracin en la presentacin de cada diapositiva Para determinar el tiempo que cada diapositiva debe permanecer en pantalla durante la presentacin, podemos seguir el siguiente procedimiento: Haremos click en la barra de mens en Presentacin y elegiremos la opcin Transicin de diapositivas:

Aparecer as la ventana Transicin de diapositiva. En la parte inferior, podremos optar por que la diapositiva permanezca en pantalla hasta que hagamos click con el ratn, o elegir una determinada duracin para la misma, tecleando el nmero de segundos deseado:

Cuando hayamos terminado de configurar la transicin de la diapositiva pulsaremos sobre el botn Aplicar. El valor

introducido aparecer asociado a la diapositiva en el clasificador. Si queremos que todas las diapositivas tengan el mismo tiempo de transicin seleccionaremos el botn Aplicar a todas de la misma ventana. Transiciones y efectos Para elegir los efectos y mtodos de transicin de las diapositivas, podemos seguir varios caminos. Vamos a tratar aqu el ms sencillo, y a la vez, el ms intuitivo. El selector de efectos de transicin En primer lugar, seleccionaremos la diapositiva cuyas caractersticas vayamos a determinar, haciendo click sobre ella. Seguidamente, podremos elegir un efecto determinado haciendo uso del selector de efectos de transicin, que aparece en la barra de herramientas en la vista Clasificador de diapositivas:

Haciendo click en la flecha se nos despliega el siguiente men:

Tambin podremos determinar la velocidad de cambio a travs de la ventana vista anteriormente Transicin de diapositiva, donde podemos configurar dicha velocidad:

Una vez elegido un efecto, se muestra un ejemplo del mismo en la diapositiva elegida, y aparece un smbolo indicador que nos informa de que dicha diapositiva ya tiene un efecto seleccionado.

En este ejemplo, tenemos una diapositiva con efecto de transicin (icono inferior izquierdo) que es de 55 segundos como se ve debajo de la diapositiva. El selector de efectos de progresin Podemos tambin elegir un efecto de progresin, que determinar el modo en que se presentar el texto incluido en la diapositiva. Para ello, elegiremos aqul que nos interese en el selector de efectos de progresin:

Asociar un sonido a la transicin Podemos tambin elegir un efecto de sonido. Dentro de la ventana de transicin debemos seleccionar la etiqueta Sonido y escoger el sonido que deseemos escuchar al cambiar de diapositiva: La ventana principal de PowerPoint presenta un aspecto similar al del resto de las aplicaciones de Microsoft Office, aunque naturalmente, cambie en sus contenidos. En primer lugar, podemos observar en la parte superior de la pantalla, la barra de ttulo donde se muestra el nombre de la aplicacin, y en su caso, el nombre del fichero que se encuentre abierto en ese momento:

Visualizacion y ensayo
PowerPoint nos ofrece la posibilidad de establecer automticamente el tiempo que cada diapositiva debe permanecer en pantalla durante nuestras presentaciones, a travs de un ensayo en el que simularemos que se est llevando a cabo la presentacin. De este modo no tendremos que establecer el tiempo que cada diapositiva en pantalla de forma manual (una por una, como hemos visto en la seccin anterior), sino que podremos asignar los tiempos en este ensayo de la presentacin. Veamos cmo hacerlo. En primer lugar, desplegaremos el men Presentacin y seleccionaremos la opcin Ensayar Intervalos:

Esto har que se ponga en marcha la presentacin. En la parte inferior de la pantalla aparecer un cuadro de dilogo con el que podremos concretar el tiempo de cambio entre las diapositivas. Deberemos esperar el tiempo que creamos necesario en cada diapositiva y luego hacer click con el ratn. El tiempo que cada diapositiva permanece en la pantalla, y que se presenta en la esquina inferior izquierda es almacenado por PowerPoint, de manera que posteriormente se asignar a cada diapositiva en la presentacin real. Al terminar el ensayo de la presentacin, aparece una indicacin que nos informa de la duracin total de la misma, y que nos pide conformidad para asignar los tiempos ensayados:

Pulsando el botn S, los distintos tiempos se asociarn a cada una de las diapositivas. El resultado se podr ver para cada diapositiva si estamos en el modo Vista Clasificador de diapositivas. El botn presentacin con diapositivas Para llevar a cabo la presentacin propiamente dicha, debemos pulsar el botn Presentacin con diapositivas:

En este caso, seleccionaremos en primer lugar la diapositiva con la que queramos comenzar, haciendo click sobre ella. Pulsaremos el botn que acabamos de mencionar, y se pondr en marcha la presentacin con las opciones que tengamos seleccionadas, es decir, respetando la duracin de cada diapositiva o avanzando manualmente. En cualquier caso, siempre podremos salir de la presentacin pulsando la tecla Esc.

La presentacin aparece en modo Ventana completa, sin mens ni opciones. Configuracin de la presentacin Si deseamos configurar una presentacin, lo primero que debemos hacer es seleccionar el botn Clasificador de diapositivas. Una vez situados en esa ventana, pulsaremos el botn derecho del ratn. En el men que aparece haremos click en la opcin Configurar Presentacin:

Aparecer una ventana donde podemos determinar por ejemplo, si queremos que las diapositivas avancen manualmente o con los intervalos almacenados. Tambin podremos determinar un rango de diapositivas a visualizar o sus caractersticas generales, como por ejemplo, hacer que la presentacin se repita continuamente. Desde el cuadro Diapositivas podremos indicar a PowerPoint las diapositivas inicial y la final que deseemos ver en la presentacin, en el caso de que no deseemos visualizar todas las diapositivas creadas. En el cuadro Avance de diapositivas indicaremos si queremos un avance manual o bien que se respete el tiempo que hayamos adjudicado a cada diapositiva.

Una vez escogidas las opciones, pulsamos sobre el botn Aceptar. Esto har que cuando ejecutemos la presentacin, se utilicen las caractersticas seleccionadas.

Efectos de animacin
Podemos hacer que nuestras presentaciones sean mucho ms espectaculares haciendo que PowerPoint realice efectos de animacin sorprendentes. Para poder activar los efectos de animacin debemos pulsar en el botn Efectos de animacin de la barra de herramientas:

De esta forma, aparecer en pantalla la barra de herramientas Efectos de animacin:

Esta barra dispone de varias opciones que cambiarn segn estemos trabajando con texto o con imgenes, aunque no siempre estarn disponible todos los efectos de animacin, depender del tipo de objeto que seleccione. Para que un objeto disponga de un efecto determinado deberemos seleccionar dicho objeto y, a continuacin, pulsar sobre el botn que implemente el efecto deseado. Por ejemplo, en este caso hemos decidido que el ttulo tenga el efecto Gotas en texto:

La barra de Efectos de Animacin Estos son los elementos principales de la barra Efectos de animacin: Los dos primeros botones se llaman respectivamente Ttulo animado:

y Texto de diapositiva animada:

Haciendo click sobre cada uno de ellos elegiremos a qu elemento de la diapositiva (al ttulo o al texto) queremos asignarle cada efecto de animacin. Veamos ahora los botones con efectos de animacin:

El primero es el botn Efecto blido:

con el que conseguiremos que el objeto seleccionado aparezca desde un lado de la pantalla desplazndose rpidamente hasta su ubicacin, acompaado de un sonido de frenada. Este es el botn Efecto volar:

con el que el objeto seleccionado aparece desde un lado de la pantalla y se sita finalmente en su lugar. Con el botn Efecto cmara:

el objeto aparecer en la diapositiva revelndose en su lugar y acompaado del sonido de una cmara fotogrfica al tomar una instantnea. El botn Destello una vez:

hace que el objeto aparezca una vez y desaparezca de la pantalla. El botn Efecto lser:

consigue que el texto aparezca procedente de un lado de la pantalla y vaya colocndose en su lugar, poco a poco, con un sonido de rayo lser. Este es el botn Efecto mquina de escribir:

Cuando asignemos este efecto al texto o al ttulo, veremos que las letras irn apareciendo una por una en la pantalla como si estuvieran siendo escritas con una mquina de escribir y, por supuesto, acompaadas del sonido correspondiente. El ltimo efecto es el de Gotas en texto:

y simula que el texto cae desde la parte superior de la pantalla hasta su lugar, palabra por palabra. La lista de valores que vemos dentro de esta barra:

nos indica cuntos objetos animados tenemos hasta ese momento (si desplegamos la lista, veremos la cantidad de efectos existentes) y qu lugar ocupa el que estamos utilizando actualmente (ser el nmero que aparezca visible en la lista). Finalmente el ltimo elemento de la barra de herramientas es el botn Personalizar animacin:

que trataremos con ms detenimiento a continuacin. Personalizar la animacin Podemos personalizar la animacin haciendo click sobre el botn Personalizar animacin, visto anteriormente. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo, donde podemos definir el resultado de nuestro trabajo:

En el mismo aparecen una serie de fichas y una imagen de la diapositiva: La ficha Intervalo nos permite seleccionar cualquier objeto de la animacin. Si ahora pulsamos en la parte de la derecha sobre el botn de opcin Animar quedar incorporado a la lista. Adems podemos determinar si la animacin se activar al pulsar el ratn o bien en un periodo de tiempo determinado. La ficha Efectos permite definir el comportamiento del objeto:

En el cuadro Animacin y sonido de entrada podremos asignar un efecto de animacin y un sonido para el objeto seleccionado. Haciendo click sobre las flechas al lado de los cuadros, se nos mostrar una lista desplegable en la que podremos escoger entre distintas opciones disponibles:

En el cuadro Despus de la animacin podremos decidir qu operacin se realiza una vez acabada la animacin. En el cuadro Introducir texto podremos asignar al texto formas de presentarse en la pantalla:

Las distintas opciones aparecern al hacer click sobre la flecha de la lista desplegable. Con estos dos botones de flechas podemos decidir en que orden se van a presentar los efectos de animacin dentro de la diapositiva:

Podremos comprobar el resultado de nuestra animacin pulsando sobre el botn Vista Previa, que est situado en la parte derecha del cuadro de dilogo:

Para finalizar, una vez que hayamos conseguido los efectos de animacin deseados, haremos click sobre el botn Aceptar. Desde la ficha Efectos de Grficos podremos establecer opciones de animacin, si tenemos algn grfico en la diapositiva:

Para conseguirlo operaremos sobre los distintos cuadros, para escoger las opciones que nos interesen.