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Captulo I: Bases de Datos en Excel Creacin de una Base de Datos .........................................................................................2 Filtros de Bases de Datos ..................................................................................................

4 Asistente Para Plantillas ....................................................................................................5 Clasificar Registros ...........................................................................................................7 Importar y Exportar Datos.................................................................................................9 Captulo II: Otras Utilidades de Excel Correccin de Ortografa .................................................................................................10 Correccin Automtica....................................................................................................10 Proteger los Datos............................................................................................................11 Autoclculo......................................................................................................................12 Mapas ..............................................................................................................................13 Impresin de Datos..........................................................................................................14 Administrador de Escenarios...........................................................................................16 Captulo III: Macros en Excel Crear y Grabar una Macro ...............................................................................................21 Asignarle una Macro a un Botn.....................................................................................23

EJERCICIOS ...................................................................................................................25

CAPTULO

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Bases de Datos en Excel

Las hojas de clculo como Excel, aunque no sea su propsito fundamental pueden manejar registros de bases de datos. Se configuran normalmente colocando los registros por filas, usando las columnas para los campos, para cada campo distinto una columna.

Creacin de una Base de Datos


Supongamos que un profesor quiere hacer una base de datos de alumnos con los campos Nombre, Apellido1, Apellido 2, Edad, Repite. Para rellenar 3 registros (3 alumnos) los colocara as.

Seleccionamos el rango A1:E4 y elegimos Formulario dentro de Datos.

Directamente nos crea un cuadro de dilogo con los epgrafes que tenemos y nos permite crear un nuevo registro, eliminar uno, buscar el anterior o el siguiente y restaurar los datos anteriores a una modificacin. Podemos tambin elegir condiciones de bsqueda. para fijar

Filtros de Bases de Datos


Podemos ver un filtro de los registros que tenemos eligiendo la opcin Filtros del men Datos.

Con Filtro automtico tenemos:

Eligiendo cualquier botn y escogiendo un dato de un registro slo se ver este (con el nmero de su fila azul).

Tambin podemos modificar, eligiendo Filtro avanzado, las opciones del filtro automtico. Y as ajustar las opciones que queremos del filtro automtico.

Asistente Para Plantillas


Podemos usar el asistente para plantillas de Excel para vincular los datos de una serie de celdas a campos de una base de datos, con lo cual lo que escribamos en las mismas lo aceptar como registros de la base de datos. Escribimos lo siguiente:

Seleccionamos en el men Datos Asistente para plantillas....

Elegimos Siguiente>. Elegiremos el nombre de la base de datos y su ubicacin en el paso dos. A continuacin nos aparecer la siguiente ventana. Una vez que hayamos elegido Siguiente>. Podemos llenar los datos indicando las celdas en las que pondremos los campos de los registros.

Pulsando Siguiente>

Haciendo clic en siguiente ya se crea la plantilla de introduccin de datos y la base de datos asociada. (Pulsando Terminar).

Ya tenemos disponible por tanto la plantilla y al seleccionar Archivo Nuevo nos aparece la plantilla creada.

Clasificar Registros
Otra de las funciones bsicas disponible es la de clasificar los registros de la base de datos creada con anterioridad. Como en cualquier base de datos existe la posibilidad de fijar varios parmetros de clasificacin.

Si tenemos un ejemplo como el anterior y queremos ordenar los alumnos de la manera natural, por apellidos y luego por nombre. Seleccionamos los registros:

Elegimos la opcin Ordenar dentro de Datos, fijando el orden de clasificacin que hemos dicho.

Y obtendremos el resultado esperado. Tambin se puede clasificar en orden ascendente haciendo clic en en . , y en orden descendente haciendo clic

Importar y Exportar Datos


Se puede en Excel importar y exportar datos a otras bases de datos, en particular con Access (la base de datos de Microsoft). Para importar datos bastar con ejecutar Abrir Archivo, de cualquiera de las formas que se indic en el tema correspondiente, y elegir el tipo de archivo en la lista desplegable. Se pueden guardar bases de datos en formato Access eligiendo Convertir a Access del men Datos, o bien usar los formularios o informes de Access.

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Otras Utilidades De Excel

Recogemos en esta leccin otras herramientas que podemos utilizar en Excel y que se utilizan normalmente en el trabajo.

Correccin de Ortografa
Podemos corregir errores ortogrficos con Excel, ya que cuando seleccionemos esta opcin buscar en su diccionario las palabras y nos dar una lista de posibles opciones de las que no encuentra y estn probablemente errneas. Para arrancar la correccin de ortografa elegimos Ortografa ... del men Herramientas, o bien pulsando F7, o bien haciendo clic en el botn de correccin ortogrfica que tiene las letras ABC.

Correccin Automtica
Disponemos en Excel de la posibilidad de que cambie automticamente algunas cosas o palabras en que es frecuente equivocarse al escribir. Se selecciona eligiendo la opcin Autocorreccin del men Herramientas, y tenemos:

Podemos aqu sealar para corregir dos maysculas seguidas, poner en maysculas los nombres de los das, usar la tabla de reemplazamientos habituales que tenemos abajo. Siempre podemos escribiendo algo errneo y el correspondiente corregido.

Proteger los Datos


Como ya dijimos podemos proteger los datos de las hojas de clculo o del libro en que estamos trabajando. Se protegen al elegir la opcin todas las celdas que estaban marcadas para protegerlas en la hoja o libro. Elegimos Herramientas. entonces la opcin Proteger del men

En Proteger hoja podemos fijar la contrasea y proteger el Contenido, los Objetos o Escenarios, pudiendo elegir los que queramos de estos.

Tambin de igual modo podemos proteger todo el libro (en la opcin proteger libro), pudiendo proteger la Estructura o

bien las Ventanas visualizacin de ventanas).

(no

se

puede

modificar

la

Autoclculo
En la barra de estado tenemos una posibilidad adicional de ver el autoclculo de un rango que tengamos seleccionado. Automticamente Excel nos muestra el resultado de aplicar la funcin de clculo (la suma por defecto) al rango seleccionado. Por ejemplo:

Rango

Autosuma

Se puede cambiar la funcin que ejecuta el autoclculo llevando el ratn encima de la zona de autoclculo y pulsando el botn derecho del ratn, seleccionando la que deseemos.

Mapas
Podemos ilustrar alguna tabla o datos que pongamos en Excel usando los mapas que incluye. Seleccionando Mapa del men Insertar. Elegimos el sitio donde colocarlo, haciendo clic y arrastrando el ratn. Tambin podemos elegir el mapa que queremos.

Eligiendo Espaa, por ejemplo.

Podemos personalizar lo que queremos tener en el mapa haciendo clic en el botn derecho sobre el mapa, obteniendo:

En Elementos tenemos varias opciones que podemos activar para fijar lo que queremos visualizar.

Podemos adems fijar en Personalizado los caracteres que queremos que representen cada elemento, eligiendo uno y pulsando el botn , tenemos los posibles caracteres.

Podemos tambin usar la barra de herramientas que aparece para modificar el mapa.

Impresin de Datos
Los datos y clculos que obtenemos en la hoja electrnica podemos obtenerlos impresos. Para ello seleccionamos la opcin Imprimir del men Archivo, o bien pulsamos Control + P, o bien pulsamos .

Aqu podemos seleccionar la impresora donde se imprimir, lo que queremos imprimir (todo, una seleccin, o las hojas seleccionadas), qu pginas se imprimirn de la hoja u hojas seleccionadas y cuntas copias queremos. Tambin podemos imprimir con las opciones de defecto, pulsando .

Podemos tambin sacar una imagen de cmo se imprimir lo que hemos seleccionado.

Aqu tenemos disponibles las opciones: Siguiente, que nos pasa a la pgina siguiente (salvo que estemos en la ltima)

Anterior que nos pasa a la pgina anterior (salvo que estemos en la primera) Zoom, que nos aumenta o disminuye el tamao de visualizacin Imprimir, que vuelve al men de impresin Preparar, que ejecuta preparar pgina (ya visto con anterioridad) Mrgenes, para ver los mrgenes, encabezados y pies de pgina. Adems podemos desplazarlos pulsando sobre las lneas que aparecen y arrastrando el ratn. Cerrar, sale de este cuadro. Ayuda, nos ensea la ayuda asociada a este cuadro.

Administrador de Escenarios
El administrador de escenarios es una utilidad que nos permite asignar valores cambiantes en una serie de celdas, de manera que podamos hacer suposiciones del tipo qu pasara si cambiamos. Esto puede ser til para, por ejemplo, presupuestos, beneficios en la venta de un producto y cualquier otro supuesto en el que los datos iniciales son una suposicin o previsin y el resultado (beneficio) depende de los datos reales. Podemos entonces tener unas celdas que sern cambiantes (hasta 32 series) y unos resultados que dependern de ellos. Tambin se les puede dar nombre, guardarlos y ver los distintos escenarios. Vemoslo con un ejemplo. Suponemos que tenemos un producto (zapatillas deportivas) que tiene una serie de gastos fijos en la fbrica, una serie de gastos variables y un precio de venta para cada unidad y, por supuesto, un resultado (positivo o negativo).

Seleccionamos Escenarios en el men de Herramientas.

podemos crear el escenario. En Escogiendo nuestro caso las celdas cambiantes sern: B4:B6;C4:E4. Ya que el costo de mano de obra lo hemos puesto que dependa del nmero de unidades fabricadas y las materias primas tambin. Rellenamos el cuadro de dilogo con esos datos y le damos el nombre CASO INICIAL.

Si aceptamos los valores tenemos creado un escenario con las condiciones iniciales que hemos dado. Podemos, por ejemplo, con el Solver, averiguar cuntas unidades tenemos que vender para amortizar gastos (beneficio 0%), considerando que siempre fabriquemos 50 de ms por posibles pedidos inesperados. Obtenemos 1586,365 unidades, que es el punto crtico a partir del cual obtendremos beneficios. Este punto lo fijaremos en el Administrador de Escenarios como PUNTO CRITICO.

Podemos ahora probar cambiando el valor del nmero de unidades vendidas poniendo por ejemplo 2500.

En el cual el beneficio es ya del 25%. Podemos asimismo modificar los gastos y crear tantos escenarios posibles como deseemos asignndoles nombres y pudiendo as mostrarlos y compararlos.

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Macros en Excel

Una macro es una funcin que agrupa una serie de tareas que normalmente realizamos de forma repetitiva y que podemos asignar a una combinacin de teclas. As, cada vez que queramos repetir la misma tarea nicamente ser necesario pulsar esa combinacin de teclas.

Crear y Grabar una Macro


Para crear una macro elegimos dentro del men Herramientas la opcin Grabar macro, y Grabar nueva macro...

As se arranca la grabadora de macros de Excel.

Asignndole un nombre y pulsando ya podemos comenzar a grabar la macro. Para parar la grabacin que nos aparece en la esquina haremos clic en el botn superior derecha. Supongamos que seleccionamos el rango A1:E11 y lo imprimimos. Hacemos la seleccin, elegimos imprimir y paramos la grabacin de la macro. As ya la tenemos creada.

Hay ms opciones disponibles para una macro, que obtenemos si al grabarla elegimos . Aqu obtenemos un cuadro que, marcando la opcin adecuada, nos permite:

Asignar unas teclas de ejecucin CTRL + tecla (donde en tecla podemos poner la que queramos). Cuando hemos terminado de grabar la macro si la hemos incluido en el libro que estamos usando aparece una nueva hoja al final del libro.
Hoja de la macro

Si hacemos clic en la solapa de Mdulo1 aparece la macro tal y como se grab, y podemos editarla y modificarla. El lenguaje en el que se graba es Visual Basic. Aqu no entraremos en detalles del lenguaje, pero en la ayuda de Excel podremos aclarar nuestras dudas. Tambin podamos haber editado la macro seleccionando en el men Herramientas Macro, eligiendo nuestra macro con el ratn y pulsando.

Asignarle una Macro a un Botn


Hay un mtodo muy vistoso de ejecutar una macro que consiste en dibujar un botn en la hoja y asignarle una macro. Para entenderlo usaremos el ejemplo de las zapatillas deportivas al que le vamos a poner un botn tal que al pulsarlo seleccione el rango A1:E11 y lo imprima. Una vez abierto el libro, elegimos en el men Ver Barras de Herramientas y en el cuadro que se obtiene seleccionamos Formulario. Aparece la barra de formulario siguiente:

En esta barra seleccionamos Crear Botn (

).

Y pulsando y arrastrando le damos el tamao que deseemos. Pulsando el botn derecho del ratn, elegimos del men emergente Asignar macro.

Y en el cuadro que aparece podemos asignarle una macro ya creada o grabar una nueva. En nuestro caso . As ya asignamos impresinf y hacemos clic en tenemos una macro que al hacer clic en el botn se ejecutar, imprimiendo el rango seleccionado.

El tamao, caractersticas y texto del botn creado se pueden cambiar fcilmente.

EJERCICIOS
EJERCICIO 1

Crea la siguiente hoja de clculo.

2- Calcula todos los totales; utilizando en las filas el mtodo manual y en las columnas

la funcin Autosuma

3- Modifica el ancho de las columnas para que se ajuste automticamente al contenido de las mismas. 4- Modifica el alto de la fila donde tenemos el ttulo. 5- Ir a la celda de SIETE PICOS y modificarla por OCHO PICOS. 6- Inventar una lnea de datos en la fila 12 y observa como cambia el resultado de la suma. Calcula tambin la suma de esa fila. 7- Grabar la prctica con el nombre TRABAJO y salir de Excel. 8- Volver a entrar en Excel y recuperar la prctica. 9- Cerrar la hoja y situarse en una hoja nueva.

EJERCICIO 2

La conocida empresa HNOS ROJAS, ha presentado los siguientes INGRESOS y GASTOS durante los dos primeros meses del ao:

PROBLEMA:

1.- Obtener los valores de INGRESOS y GASTOS para los restantes meses del ao, teniendo en cuenta que el incremento mensual para cada concepto es el mismo durante todos los meses. 2.- Hallar los totales mensuales, as como los correspondientes BENEFICIOS. Realizar varios cambios al azar y observar el reclculo. 3.- Calcular la media aritmtica de cada uno de los conceptos (VENTAS, ALQUILERES,..., SALARIOS,..., BENEFICIOS) y sus valores MXIMOS y MNIMOS. 4.- La hoja debe quedar con el siguiente aspecto:

EJERCICIO 3

1- Copiar la siguiente hoja de clculo, tal como aparece a continuacin:

2.- Calcula los siguientes datos: COMISIN PTAS.: SUPLEMENTO PTAS.: SUMA COMISIONES.: Venta * Comisin Base Venta * Porcentaje Adicional Comisin Ptas. + Suplemento Ptas.

3.- Calcula tambin los totales de cada una de las columnas. 4.- Modifica la venta del vendedor EDUARDO por 5.600.000. 5.- Pon el formato millares a la columna VENTA. 6.- Pon el formato monetario a la columna SUMA COMISIONES. 7.- Insertar una fila entre TERESA y BEATRIZ. Llenar dicha fila con los siguientes datos: ANTONIO 8365000 2

Calcula el resto de los datos que faltan copiando las frmulas de la fila superior. 8.- Nombra el rango de la columna venta con el nombre VENTAS y calcula la MEDIA ARITMTICA en la celda A15. 9.- Mejora el aspecto de la hoja aadiendo Bordes, Sombreados y cambiando el color de las letras del texto.

EJERCICIO 4

Copiar los datos siguientes en la hoja de clculo:

- Utilizar referencias Absolutas o Relativas segn la formula que debis utilizar. - Calcular con los datos que tenemos en la hoja las siguientes columnas: - Bruto - Descuento - Neto - IVA - Total - Calcular los totales de las siguientes columnas: - Unidades - Bruto - Neto - IVA - Total - Calcular en la fila 21 la media de cada una de las columnas Numricas. - Calcular en la fila 22 el mximo de cada una de las columnas Numricas. - Calcular en la fila 23 el mnimo de cada una de las columnas Numricas. - Poner formato miles a todos los nmeros de la hoja.

EJERCICIO 5

Copiar la siguiente factura en la hoja1 del libro de trabajo:

Calcular todos los datos de la factura, teniendo en cuenta lo siguiente: - Se debe utilizar nombre de rango para: - Calcular el IVA de cada fila. - Calcular el TOTAL BRUTO. - Calcular el DTO. P.P. - Calcular el RAPPEL S/C. - Calcular la suma del IVA. - Calcular el TOTAL IVA INCLUIDO. - Una vez finalizada la hoja ponerle a la hoja el nombre de Factura N1. - Hacer una copia de esta hoja en el libro de trabajo. - De la misma borrar todos los clculos realizados. - Volver a calcular la factura utilizando referencias Absolutas y relativas segn el caso. - Cambiar el formato de la fecha para que el mes aparezca en letras, se debe realizar a travs del men. - Guardar la practica con el nombre Factura.

EJERCICIO 6

- Copiar en la hoja 1 del libro de trabajo:

- Cambia el nombre de la hoja 1 y llmala categoras. - Copiar en la hoja 2 del libro de trabajo.

- Utilizando la funcin SI llenar las columnas de Curso y Precio. - Calcular la columna TOTAL. - Calcular los totales de las columnas: Precio, Horas, Total. - Calcular en la fila n 12 la media de las columnas anteriores. - Insertar tres filas en la parte superior de la hoja con el siguiente aspecto:

- La fecha deber aparecer actualizada cada vez que utilicemos esta hoja de clculo.

EJERCICIO 7

Copiar en un libro de trabajo nuevo, los siguientes datos situndolos en la primera hoja:

- Cambiar el nombre de la hoja por el de Cambios. - Copia los siguientes datos en la hoja 2.

-Ahora rellenar la columna de Cambio utilizando la funcin Buscarv cogiendo los

datos para la matriz de la hoja Cambios. - Calcular el Total de cada una de las filas. - Calcular el total de los cambios. - Guardar el libro de trabajo en el disco. - Mejora el aspecto de la hoja actual aadiendo bordes, colores, sombreados. - Pon formato miles a los nmeros con dos decimales. - Las fechas deben aparecer con el mes en letras.

EJERCICIO 8

Resuelve el siguiente problema usando el complemento Solver.


Beneficio / Unidad 13 18 22

Unidades Producto A Producto B Producto C Total

Beneficio 0 0 0 0

Queremos obtener unos beneficios mximos, teniendo en cuenta que:

La capacidad de produccin de la empresa es de 300 unidades Tenemos comprometidas unas ventas de 50 unidades del producto A y de 40 unidades del producto B No debemos producir ms de 40 unidades del producto C porque no tendran salida en el mercado

Celdas con frmulas

EJERCICIO 9

1.- Copia la siguiente hoja de clculo:

2.- Calcula los totales para la columna TOTAL VENTAS. 3.- Realiza el grfico de barras correspondiente al total de ventas de los diferentes meses. 4.- Realizar el grfico de barras apiladas de los meses de Enero, Febrero y Marzo. 4.- Realizar el grfico de barras apiladas de los meses de Abril, Mayo y Junio. 5.- Realizar el grfico de sectores, de las ventas mensuales para saber que fraccin de nuestras ventas se realizo en cada uno de los meses. 6.- Realizar el grfico de lneas entre la variacin que experimentan el producto 1, y la variacin del producto 2 en todos los meses. 7.- Insertar ttulos y leyendas en todos los grficos. 8.- Modificar los datos de la hoja y ver el efecto producido en los grficos.

EJERCICIO 10

1.- Copia la siguiente hoja de clculo:

2.- Crea un grfico de Lneas en una hoja nueva entre la Radio y la Televisin. Cambia el nombre de la hoja y llmala Lneas. 3.- Inserta el Titulo: PUBLICIDAD DE MERCADO 4.- Cambia el color del titulo por el color Rojo, y el tipo de letra por COURIER. 5.- Inserta una leyenda en el grfico. 6.- Crea otro grfico de reas entre las Vallas y las Revistas. 7.- Inserta una leyenda y modifica el formato. 8.- Crea un grfico de Columnas en el que se reflejen los gastos de Televisin para todos los meses. 9.- Cambia el color del grfico.

EJERCICIO 11

1.- Copia los siguientes datos en la hoja.

2.- Definir la hoja de clculo anterior como Base de Datos. 3.- Ver la ficha de cada uno de los registros. 4.- Ordenar la Base de datos por Empresa. 5.- Cambiar el orden a Descendente (Z-A). 6.- Aplicar un filtro a la Base de Datos y buscar el registro con nombre de Empresa MICROLOG. 7.- Ordenar la base de datos por N CL. 8.- Eliminar el registro con N CL.: 678. 9.- Crea un grafico Circular 3D con el nombre de la Empresa y el Importe. En el paso n 4 del asistente para grficos. Elegir las siguientes opciones. Serie de datos en: Columnas Usar primera(s) Columna: 1 Usar primera(s) Fila: 0