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Sistema de Control de Activos Fijos

Manual de Usuario - Sistema Mvil


01/12/2011 Adventech Logstica S. A. de C. V.

Advance Assets Terminal Porttil


ndice

Contenido
ndice .......................................................................................................................................................................... 1 GENERACION DE ARCHIVOS DE INVENTARIO ............................................................................................................... 2 Introduccin ............................................................................................................................................................ 2 Asociacin de terminal con PC ................................................................................................................................. 2 Exportar datos al PDA .............................................................................................................................................. 4 ACTUALIZANDO DATOS DE INVENTARIO EN LA TERMINAL PORTTIL ........................................................................... 6 Actualizando los datos del departamento en la Terminal Porttil ............................................................................. 6 Catlogos en Terminal Porttil ..................................................................................................................................... 8 Toma de Inventario ................................................................................................................................................... 10 Recibiendo los datos del inventario levantado con la terminal porttil ...................................................................... 12

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GENERACION DE ARCHIVOS DE INVENTARIO


Introduccin
La aplicacin de la terminal porttil tiene como funcin principal la toma de inventario de los activos fijos por departamento; aunque tambin se puede consultar, eliminar, actualizar y agregar informacin bsica de los activos, unidades de medida, departamentos y partidas.

Asociacin de terminal con PC


Para asociar la terminal con la PC, se debe conectar la Terminal Porttil con alimentacin de corriente elctrica y conexin de datos va USB a la computadora, la computadora detectara el hardware y desplegara en la pantalla una ventana de dialogo dependiendo del Sistema Operativo que tenga la computadora ser el programa de asociacin que se ejecuta; si la computadora cuenta con sistema operativo Windows 98, ME, XP; el programa que se utiliza para la comunicacin y sincronizacin con la terminal es el Active Sync. Si el Sistema Operativo que tiene la computadora es Windows Vista, Windows 7, Windows 8; el programa que se utiliza para la comunicacin y sincronizacin con la terminal es el Centro de dispositivos de Windows Mobile. Active Sync Centro de Dispositivos de Windows Mobile

La computadora validara el enlace y conectara el PDA, al terminar este proceso aparecer en pantalla el mensaje de conectado. Esto quiere decir que la terminal ya est conectada y sincronizada con la computadora.

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Active Sync

Centro de Dispositivos de Windows Mobile

En la parte inferior de la pantalla en la barra de Windows a la derecha del reloj aparecer el icono de conexin en verde como se muestra en la siguiente imagen.

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Exportar datos al PDA


Para la toma de inventario con la terminal porttil, lo primero que se debe hacer es preparar la informacin que ser enviada a la terminal porttil por medio del sistema administrativo del Advance Assets, para esto, se debe ingresar a la opcin Inventario de la pestaa de Activos.

Al ingresar a esta pantalla, se debe seleccionar la compaa en el combo Compaa, la generacin de archivos para la toma de inventario se puede realizar para uno o varios departamentos, pero si es indispensable que se seleccione la compaa. Si se desea generar el inventario para todos los departamentos de la compaa, se debe elegir la compaa y dejar en blanco los combos Centros de Costos y Departamentos. Si se quiere levantar el inventario de los departamentos de un centro de costos, se debe elegir el centro de costos del Combo Centro de Costos. Y, por ltimo, si se desea levantar el inventario de un departamento, se deber seleccionar el departamento del combo Departamento. Una vez seleccionados los datos requeridos para la generacin de los archivos de inventario para cargar en l terminal porttil, se debe oprimir el botn Exportar datos a la Terminal. Para esto, la terminal ya deber estar conectada y asociada a la computadora donde se est ejecutando el sistema Advance Assets, y no deber estarse ejecutando la aplicacin de Inventarios del Assets en la terminal porttil.

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Al finalizar la creacin de archivos, el sistema mandar la siguiente pantalla, indicando que los archivos fueron creados correctamente y que ahora comenzar el envo de los archivos a la terminal porttil.

Una vez finalizado el envo de los archivos a la terminal porttil, ya se puede desconectar la terminal de la computadora.

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ACTUALIZANDO DATOS DE INVENTARIO EN LA TERMINAL PORTTIL


Actualizando los datos del departamento en la Terminal Porttil
Para iniciar la carga del inventario en la aplicacin de la terminal porttil, lo primero es generar y cargar los archivos desde la computadora hacia la terminal porttil, como se vio en el apartado anterior de este mismo manual. En seguida se debe ingresar a la aplicacin en la terminal porttil; para esto se debern seguir el siguiente procedimiento (este procedimiento puede variar, dependiendo de la versin del sistema operativo de la terminal porttil): Clic en el botn <Start> en la esquina superior izquierda de la pantalla Clic en la opcin <Programs> Clic en el icono <File Explorer>

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Clic en la opcin <Advance Assets.exe>

Al ingresar a la aplicacin, el sistema detecta que existen nuevos datos a cargar, y pregunta al usuario si desea cargar el nuevo inventario.

Clic en el botn Yes, para que inicie la carga de datos en la PDA.

Al terminar la terminal indica que es el fin de la importacin. Clic en el botn Cerrar Ventana

Se regresa al men principal de la aplicacin.

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Catlogos en Terminal Porttil


La aplicacin de la terminal permite capturar datos generales de Activos, Departamentos, Partidas y Unidades de Medida. Para esto dar Clic sobre el botn Catlogos del men principal.

Se despliega un Sub-men con cuatro opciones (Activos, Departamentos, Partidas

y Unidades de Medida).

Para modificar datos de un Activo, o dar de alta un nuevo activo, dar Clic sobre la opcin Activos y se presenta la siguiente pantalla de captura.

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Para modificar o dar de alta departamentos, dar Clic en la opcin Departamentos y se presenta la siguiente pantalla de captura.

Para modificar o dar de alta Partidas dar Clic en la opcin Partidas y se presenta la siguiente pantalla de captura.

Para modificar o dar de alta Unidades de Medida, dar Clic en la opcin Unidades de Medida y se presenta la pantalla de captura:

El men de opciones que aparece en la parte de debajo de la pantalla es comn para todos los catlogos y tiene la misma funcionalidad. Las opciones con que cuenta son las siguientes:

Donde: Limpiar Limpia los campos de la pantalla para una nueva captura. Buscar Hace una bsqueda tomando como referencia el campo clave. Guardar Aplica los cambios hechos o guarda el nuevo registro. Modificar Aplica las modificaciones que se hayan realizado en el registro en pantalla. Borrar Elimina el registro actual. Salir Sale de la pantalla de captura.
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Toma de Inventario
Para Iniciar la toma de inventario, de Clic sobre el botn Inventario. Se despliega un Sub-men con dos opciones. Dar Clic en Tomar Inventario. Como es posible realizar la toma de inventario de varios departamentos, lo primero que solicita el sistema es seleccionar el departamento que se va a inventariar en ese momento. Se despliega el listado de los departamentos cargados en el sistema, y se debe seleccionar el departamento deseado y oprimir el botn Aceptar.

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En la pantalla que se despliega se pueden ir escaneando los cdigos de barras de los activos (No. De Inventario) y para aceptar se da Clic sobre el botn Guardar.

Para consultar los activos que faltan por inventariar, hacer Clic sobre el botn Pendientes. Para consultar los activos ya inventariados, hacer clic sobre el botn Inventariados.

Si el activo que se captur no pertenece al departamento que est siendo inventariado, entonces el sistema manda un mensaje indicando este estado y pide confirmacin para hacer el cambio.

Desde la misma pantalla de toma de inventario se pueden modificar los datos del activo capturado, al oprimir el botn Modificar

Se presenta la misma pantalla de captura de catlogos de activo, Al terminar la modificacin, se regresa a la pantalla de captura de inventario.

Si se captura un activo que no existe en el sistema, la terminal pregunta si se desea dar de alta el activo.

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Si se confirma, se presenta la misma pantalla de captura de catlogos de activos. 01 (55) 2789-7413 2789-7414 5243-8083 5243-8084 elaureano@adventech-logistica.com

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Recibiendo los datos del inventario levantado con la terminal porttil


Antes de comunicar los datos de la terminal porttil a la computadora, se deben generar los archivos de importacin en la terminal porttil, para esto: Clic en la opcin Descargar Inventario Clic en el botn Crear Archivos para Descarga Al finalizar se despliega el mensaje: Terminada la Creacin de Archivos. Cerrar la ventana.

Una vez que se ha generado el archivo correctamente en la terminal porttil, ya se puede enviar el inventario a la computadora.

Para transferir un inventario de la terminal porttil a la computadora, la terminal debe tener un inventario realizado y la terminal conectada y sincronizada con la computadora (Vase el primer apartado de este mismo manual). En el sistema administrativo de Advance Assets, se debe ingresar a la opcin Inventario de la pestaa Activos y oprimir el botn Importar datos de la Terminal

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Al dar clic en el botn <<Importar datos de la Terminal>>, se trasferirn los datos de la terminal a la computadora. Primero actualiza los datos del inventario que se levant en la terminal porttil, y al finalizar indica el nmero de folio o folios que se gener(aron) para el/los inventario(s) descargado(s); se genera un nmero de folio para cada departamento inventariado con la terminal porttil.

En seguida pregunta si se desea que se apliquen los cambios hechos en la terminal; estos cambios son las modificaciones que se hayan hecho a los activos, o el agregar los activos que se dieron de alta directamente en la terminal porttil.

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Si se responde que s, se aplicarn los cambios hechos en la terminal.

Para generar los reportes del inventario, se debe seleccionar el folio mostrado en pantalla que corresponda al inventario que se desea generar el reporte

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Dar un clic en el inventario deseado, posteriormente dar clic en el icono del reporte que se encuentra en la barra con un clic se generaran regularmente 3 reportes, esto depende de los datos recabados en el inventario realizado. 1. Activos inventariados que no pertenecen al departamento (Incluye los activos que se dieron de alta en la terminal porttil).

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2. Activos inventariados (Activos encontrados y que ya estn en el inventario).

3. Activos no inventariados (Activos no encontrados en el departamento y estn en el inventario).

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