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UNIVERSIDAD DE ORIENTE NCLEO MONAGAS ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS DEPARTAMENTO DE CONTADURIA PBLICA MATURN MONAGAS

ANLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES PARA El REGISTRO Y CONTROL DE LOS INGRESOS DE PUBLICIDAD, APLICADOS POR C.A. EDITORIAL LA PRENSA.

Asesor Acadmico: Prof. Irma Valerio

Autor: Br. Simn Urrieta Gonzlez. C.I: 19.159.919

Trabajo de Grado Modalidad Pasanta Presentado como Requisito Parcial para optar por el ttulo de Licenciado en Contadura Pblica.

Junio, 2013

ACTA DE APROBACION

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RESOLUCIN
Segn lo establecido en el artculo 44 del reglamento de Trabajo de Grado de la Universidad de Oriente: Los Trabajos de Grado son de la exclusividad propiedad de la Universidad u solo podrn ser utilizados otro fines con el consentimiento del Consejo de Ncleo respectivo el cual participara al Consejo Universitario

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DEDICATORIA
El camino recorrido hasta el da de hoy, ha sido largo, con altos y bajos, lleno de experiencias y personas que, da tras da, dejan una huella imborrable en la memoria. Momentos y lecciones que van dando forma a nuestro carcter.

El principal motivo por el cual, hoy me encuentro cerca del objetivo de ser un profesional de la Repblica, es el deseo de superacin personal, y las ganas de contribuir a la construccin de una mejor sociedad. Por estas y otras tantas razones, quiero dedicarle esta pequea parte de mi esfuerzo, a mis padres, Lucas Urrieta y Cruz Carmen Gonzlez, que con su constancia y buenos principios, ticos y morales han sabido guiarme por el sendero del estudio, la perseverancia, y las buenas costumbres.

A mis hermanos, que tambin han sido parte fundamental de mi formacin como persona, con quienes he tenido la dicha de compartir los mejores momentos de mi vida, y de los cuales me siento orgulloso, porque son personas de bien, que han sabido asimilar la enseanza de nuestros padres, esto, tambin es para ellos.

A mis sobrinos, que forman parte de esa niez, por la cual nos esforzaremos, para dejarles un legado de paz, y prosperidad, para que puedan sentirse orgullosos en el futuro, del trabajo de nuestras vidas, adems de brindarle inspiracin para que, sigan nuestro ejemplo y siempre busquen seguir el camino de la excelencia.

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Por ltimo, pero igual de importante, quiero dedicarle esta investigacin, a mi compaera de sueos, Sarah Pealver, que me ha inspirado y, llenado de motivacin por alcanzar nuevas metas, para juntos alcanzar el futuro brillante que esperamos Simn Elas Urrieta Gonzlez

AGRADECIMIENTO
En primer lugar a la Universidad de Oriente, Ncleo Monagas, y a todo su personal docente y administrativo. Forjadores de sueos, formadores de profesionales productivos, tan requeridos en el presente de nuestra patria, quienes tendremos la responsabilidad, de aportar nuestro conocimiento y esfuerzo, en la construccin de un mejor pas, de una mejor sociedad, mi agradecimiento pleno, a la casa de estudios mal alta del oriente venezolano.

A la Lic. Irma Valerio, por aceptar ser mi tutora, en este paso tan fundamental, por ser una persona integra en su trabajo de enseanza. Espero que los bachilleres que, vienen sepan aprovechar y valorar los conocimientos de tan excelente profesional.

Mi agradecimiento a C.A. Editorial La Prensa, y a todo su personal, por abrirme las puertas y, concederme la oportunidad de realizar mis pasantas de grado en sus instalaciones, por permitirme conocer el sus ambiente laboral, su estructura y sus procesos, el aprendizaje obtenido con su personal, ser de gran vala, en mi futuro profesional.

Al Lic. Ricardo Palacio, por aceptar ser mi tutor empresarial y, por su disposicin absoluta, para guiarme y, darme los conocimientos necesarios para desenvolverme de manera adecuada en la empresa, adems de la colaboracin brindada en la elaboracin del informe final.

A Sarah Pealver, por su colaboracin en la elaboracin de este informe final, por sus consejos, y la inyeccin de motivacin para superar las etapas de dificultad.

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Como cristiano, agradecer a Dios y a Cristo nuestro seor, por haberme colocado en un lugar privilegiado, con una familia ejemplar, llena de valores y buenas costumbres. Por haberme regalado unos padres maravillosos, que con su experiencia y, sabidura me han dado las lecciones de vida necesarias para trabajar en la consecucin de mis objetivos.

Simn Elas Urrieta Gonzlez

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INDICE GENERAL
ACTA DE APROBACION .............................................................................. ii RESOLUCIN ............................................................................................... iii DEDICATORIA .............................................................................................. iv AGRADECIMIENTO ...................................................................................... vi INDICE GENERAL ...................................................................................... viii INDICE DE FIGURAS ..................................................................................... x RESUMEN ..................................................................................................... xi INTRODUCCION ............................................................................................ 1 FASE I ............................................................................................................ 3 EL PROBLEMA Y SUS GENERALIDADES .................................................. 3 1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................... 3 1.2 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN .................................................. 5 1.2.1 Objetivo general .............................................................................. 5 1.2.2 Objetivos especficos ...................................................................... 5 1.3 DELIMITACIN DE LA INVESTIGACIN ............................................. 6 1.4 JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN ........................................... 6 1.5 MARCO METODOLGICO................................................................... 8 1.5.1 Tipo de investigacin....................................................................... 8 1.5.2 Nivel de la investigacin .................................................................. 8 1.5.3 Poblacin ........................................................................................ 9 1.5.4 Muestra ........................................................................................... 9 1.6 IDENTIFICACIN INSTITUCIONAL ................................................... 12 1.6.1 Ubicacin ...................................................................................... 12 1.6.2 Resea histrica ........................................................................... 12 1.6.3 Misin ............................................................................................ 13 1.6.4 Visin ............................................................................................ 13 1.6.5 Estructura organizacional .............................................................. 14 FASE II ......................................................................................................... 16 DESARROLLO DE ESTUDIO ...................................................................... 16 2.1 IDENTIFICACIN DE LAS POLTICAS DE CONTROL INTERNO QUE ESTABLECEN EL RECONOCIMIENTO, MEDICIN Y PRESENTACIN DE LOS INGRESOS POR PUBLICIDAD EN C.A. EDITORIAL LA PRENSA: ......................................................................... 16 2.2 DESCRIPCIN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE DE C.A. EDITORIAL LA PRENSA, PARA LA PRESTACIN DEL SERVICIO DE PUBLICIDAD. .................................................................... 30 2.2.1 Distribucin de mdulos de Profit Plus segn departamento ........ 38 2.3 ANLISIS DE LA SEPARACIN DE FUNCIONES Y EL NIVEL DE INDEPENDENCIA DE LA COORDINACIN DE FACTURACIN Y

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COBRANZA RESPECTO AL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y CONTABILIDAD. .................................................... 49 2.4 ANALIZAR A TRAVS DE UNA MATRIZ DE PLANIFICACIN ESTRATGICA FLOA LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS INGRESOS DE PUBLICIDAD. ............................................... 55 2.4.1 Fortalezas ..................................................................................... 56 2.4.2 Limitaciones .................................................................................. 56 2.4.3 Oportunidades ............................................................................... 57 2.4.4 Amenazas ..................................................................................... 57 FASE III ........................................................................................................ 62 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES................................................ 62 3.1 CONCLUSIONES ................................................................................ 62 3.2 RECOMENDACIONES ....................................................................... 64 BIBLIOGRAFA ............................................................................................ 66 ANEXOS ....................................................................................................... 68 HOJAS METADATOS .................................................................................. 72

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INDICE DE FIGURAS
Figura N 1 Junta Directiva ........................................................................... 14 Figura N 2 Direccin de Informacin y Opinin ........................................... 14 Figura N 3 Direccin de Administracin y Finanzas .................................... 15 Figura N 4 Gerencia de Comercializacin y Marketing ................................ 15 Figura N 5 Integracin de los Procesos ....................................................... 31 Figura N 6 Diagrama de proceso del canal de ventas de contado de, clasificados, anuncios y publicidad............................................. 33 Figura N 7 Diagrama de proceso del canal de Ventas mediante contrato y rdenes de compra de los anuncios de publicidad. ................ 34 Figura N 8 Distribucin de las funciones del sistema .................................. 39 Figura N 9 Matriz FLOA C.A. Editorial La Prensa ........................................ 61

UNIVERSIDAD DE ORIENTE NCLEO MONAGAS ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS DEPARTAMENTO DE CONTADURA PBLICA MATURN - MONAGAS

ANLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES PARA El REGISTRO Y CONTROL DE LOS INGRESOS DE PUBLICIDAD, APLICADOS POR C.A. EDITORIAL LA PRENSA Asesor: Lic. Irma Valerio C.I.:9.294.037 Bachiller: Simn Urrieta C.I.: 19.159.919

RESUMEN
El anlisis de los procedimientos para el Control de los Ingresos de publicidad, en C.A. Editorial la Prensa se realiz a travs del trabajo de grado Modalidad Pasantas, aplicando metodologas de la investigacin para un correcto esquema de estudio, tcnicas de recoleccin de la informacin, desarrollo de objetivos especficos para llegar a el objetivo general de cara a la comprensin del tema objeto de estudio. El proceso administrativo se encuentra generalizado, mediante la aplicacin del sistema Profit Plus, por lo cual procedimientos se realizan de manera automatizada. Entre los principales procedimientos se encuentran: La venta y Facturacin, a crdito y de contado, de anuncios publicitarios, la emisin de documentos que afectan a las ventas como, Notas de Debito y Crdito, descuentos, manejo de retenciones de IVA e ISLR, preparacin de informes, contabilizacin e integracin de los datos, preparacin de estados financieros entre otros. El anlisis del desarrollo de estos procedimientos, permitir, conocer si se desarrollan de la manera estipulada, su impacto en las operaciones, adems, de la vala, del sistema utilizado por C.A. Editorial La Prensa, adems, de dar a conocer como es el manejo de la publicidad en las compaas editoriales. A pesar de que en la empresa mantiene un registro y manejo adecuado de sus transacciones, no aprovecha los datos generados de las mismas para la construccin de proyecciones que permitan establecer como el comportamiento de la circulacin diaria de peridico influir sobre las ventas de publicidad y cul es la situacin del mercado regional con respecto a la migracin de la publicidad a la red. Por esto es recomendable utilizar los recursos disponibles en la empresa para el diseo de un plan estratgico que permita minimizar el riesgo que representa el crecimiento del internet y los dispositivos mviles para las empresas editoriales.

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INTRODUCCION
Hoy en da la publicidad es una herramienta que la mayora de las empresas utilizan para ofrecer al pblico los bienes y servicios que ellas prestan. En muchas oportunidades la calidad de la publicidad que se emite influir significativamente en la atraccin que pueda sentir un cliente potencial por el producto ofrecido y ser capaz de mantener la confianza de los clientes ya ganados. Es por esta razn que la publicidad es muy importante para las empresas, como tambin es muy importante encontrar el medio de comunicacin adecuado para publicarla.

La existencia de varios medios, como la televisin, radio, prensa y el internet le otorga al posible emisor del mensaje publicitario una variada gama de posibilidades donde anunciar. As las empresas que conforman los medios de comunicacin se convierten en competidoras, por lo cual deben poseer administraciones eficientes, para ser competitivas, en un negocio tan agresivo y convulsionado.

C.A Editorial La Prensa, es una empresa que posee entre sus productos a La Prensa de Monagas, un peridico que se ha convertido en lder en ventas en el estado debido a la calidad de sus publicaciones, penetrando a lo largo de los aos en la preferencia de los lectores, esto ha ocasionado que una buena cantidad de organizaciones, entes

gubernamentales y personas naturales realicen su inversin de publicidad en este medio.

La confianza que genera La Prensa de Monagas ha atrado a un gran nmero de clientes, y trae como consecuencia que se realicen una gran

cantidad de transacciones, por lo cual es importante que la empresa posea una buena estructura organizativa, y unos procedimientos detallados que permitan determinar con exactitud cada fuente de ingresos y los correspondientes gastos. El objeto de estudio de esta investigacin, son los ingresos de publicidad, y los mecanismos de control sobre ellos, razn por la cual surge la necesidad de realizar un anlisis de los procedimientos administrativos y contables para el control de los ingresos de publicidad, aplicados por la empresa C.A. Editorial La Prensa, dicha investigacin estar estructurada en tres fases:

FASE I: En esta fase realiz la descripcin del trabajo de investigacin, los objetivos y la justificacin, as como tambin, se proporciona la informacin correspondiente a la empresa en la cual se desarrolla el mismo.

FASE II: El desarrollo de esta fase comprende el anlisis de la informacin obtenida como resultado de la aplicacin de las diferentes tcnicas de investigacin seleccionadas.

FASE III: Esta fase corresponde a la formulacin de las conclusiones, soluciones y/o recomendaciones que se determinen al trmino de este trabajo de campo.

FASE I EL PROBLEMA Y SUS GENERALIDADES


1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Gran parte de la inversin publicitaria fluye hacia los medios impresos, porque existe un profundo arraigo en las personas, por lo que significa, un peridico o una revista, y el mensaje escrito puede tener un alto impacto, y como el mensaje publicitario en prensa no tiene una limitacin de espacio y tiempo, continua siendo una opcin atractiva para que las empresas, sigan invirtiendo en publicidad por este medio.

Pero el desarrollo de nuevas tecnologas como internet y la situacin econmica global, ha llevado a muchas empresas a probar nuevos rumbos, llevando en mayor cuanta su publicidad a las pginas de internet ; causando serios problemas financieros en las compaas editoriales y llevndolas incluso, a ir abandonando o reduciendo sus ediciones en papel para sustituirla por versiones en la web. Pero el mercado venezolano, principalmente en el plano regional, no ha respondido a esta tendencia, y las empresas, sobre todo las pequeas y medianas, siguen viendo en el peridico, una gran oportunidad para promocionar sus bienes y servicios.

Para que la publicidad en prensa siga siendo atractiva, la editorial debe ofrecer un producto de altsima calidad, esto se debe a que mientras ms se vende un peridico, aumentar su contratacin en publicidad, y ste mayor flujo de publicidad repercutir nuevamente en la venta de la edicin impresa, porque el pblico se encuentra atrado por las publicaciones con alta carga publicitaria. La cantidad de publicidad que pueda contratar un medio impreso,

condicionar significativamente el nmero de pginas que presenta al pblico y el espacio destinado al material informativo; por lo tanto, se puede afirmar que la publicidad es una buena base para mantener la calidad de la publicacin.

La empresa C.A. Editorial La Prensa, genera ingresos por venta de productos terminados (La Prensa de Monagas), y por la prestacin del servicio de publicidad. La existencia de estas dos corrientes de ingresos hace necesaria una diferenciacin exacta de cada uno por razones de control interno y tributarias, esto debido a que por una parte, la venta del peridico se encuentra exenta del IVA, mientras que el servicio de publicidad se encuentra gravado por este impuesto. Otra razn de importancia es que la empresa es considerada por la Administracin Tributaria como contribuyente especial y debe cumplir funciones de agente de retencin, por lo que una falla en los mecanismos de control que derive en errores a la hora de realizar las declaraciones definitivas de impuestos, puede desembocar en sanciones administrativas y pecuniarias sobre la empresa.

La mayor parte las ventas de publicidad son realizadas a crdito; a travs de un contrato de servicio, mediante el cual la empresa se compromete con el cliente a publicar un anuncio en sus ediciones impresas, y en el cual se establecen las condiciones sobre las cuales ser realizada la respectiva facturacin y cobranza. Por este motivo, es necesario llevar a cabo procesos eficientes, en muchas ocasiones los clientes realizan depsitos o transferencias a las cuentas de la empresa sin notificar posteriormente, por lo cual no se puede realizar la cancelacin de la factura. Estos depsitos deben ser registrados en una cuenta llamada Depsito Cliente Desconocido, esto puede traer como consecuencia una

sobreestimacin de las cuentas por cobrar.

Debido a que uno de los principales objetivos de C.A Editorial La Prensa, es la obtencin de ingresos que les permitan hacer sustentable en el tiempo el desarrollo de sus actividades, la generacin de valor y la obtencin de resultados favorables a lo largo de la vida de la entidad, se hace necesaria la aplicacin de polticas y procedimientos administrativos y contables para una determinacin ajustada a la realidad de los ingresos y un control eficiente. Esta investigacin est enfocada en estudiar dichos procedimientos en C.A. Editorial La Prensa.

1.2 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN

1.2.1 Objetivo general

Analizar los procedimientos administrativos y contables, para el registro y control de los ingresos de publicidad aplicados por C.A. Editorial La Prensa.

1.2.2 Objetivos especficos

Identificar

las

polticas

de

control

interno

que

establecen

el

reconocimiento, medicin y presentacin de los ingresos por publicidad en C.A. Editorial La Prensa. Describir el proceso administrativo y contable C.A. Editorial La Prensa para la prestacin del servicio de publicidad. Analizar la separacin de funciones y el nivel de independencia de la Coordinacin de Facturacin y Cobranza respecto al Departamento de Administracin y Contabilidad. Analizar a travs de una matriz de planificacin estratgica FLOA los procesos de control interno para los ingresos de publicidad.

1.3 DELIMITACIN DE LA INVESTIGACIN

La

presente

investigacin

se

realiz

en

el Departamento de

Administracin y Contabilidad de C.A. Editorial La Prensa, durante un periodo de pasantas comprendido entre el 27/02/2012 hasta el 27/06/2012. Esta investigacin est enmarcada en el estudio de los Procedimientos Administrativos y Contables para el control interno de los ingresos de publicidad, con la finalidad de obtener informacin sobre el manejo de este servicio en las empresas editoriales.

1.4 JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN

Un ingreso es reconocido cuando se puede demostrar que se generar un beneficio econmico para la empresa. Es de vital importancia identificar las circunstancias en las cuales se puede asegurar que un ingreso ha sido ganado para que pueda ser reconocido y registrado como tal.

La publicidad, en su condicin de servicio, posee unas caractersticas especiales, que deben ser identificadas para saber el manejo contable al que ser sometido. El estudio de estas caractersticas es importante, ya que puede revelarnos los sectores en los que las empresas que prestan este tipo de servicio pueden incrementar sus rendimientos; tambin nos puede conducir a conocer las caractersticas del mercado publicitario a nivel local y regional, as como determinar cules son los medios de comunicacin hacia los cuales fluye la mayor parte de la inversin publicitaria.

Para C.A. Editorial La Prensa, el servicio de publicidad, es uno de los principales motores que impulsan sus actividades econmicas, aportando una gran proporcin de sus ingresos totales, por lo cual, es importante

mantener parmetros de control que permitan un manejo correcto de estos ingresos que son de vital importancia para la empresa. Aun cuando existen polticas y procedimientos establecidos, la accin humana es capaz de generar desviaciones en el proceso, por lo tanto, es importante someter el control interno a una constante revisin para detectar las posibles fallas y tomar los correctivos pertinentes, de este hecho, surge la importancia de esta investigacin para la empresa.

Hoy en da La Prensa de Monagas est situado como el diario ms importante en el Estado Monagas, con catorce aos en el mercado, sus gerentes y trabajadores han adquirido una amplia experiencia acerca del manejo de las actividades en una empresa editorial, sin embargo es notorio que vivimos en una poca convulsionada, de grandes cambios que se generan en el corto, mediano y largo plazo que generan grandes impactos sociales y econmicos, con esta investigacin se precisa entender como el control interno es capaz de ser la base para estudiar el comportamiento del mercado de la publicidad.

Las empresas siempre deben estar preparadas para el cambio, en la actualidad la tecnologa y la globalizacin juegan un papel importante en las decisiones gerenciales, por lo que resulta necesario para los estudiantes de las carreras administrativas comprender como estos impactos globales pueden generar riesgo en empresas bien consolidadas, que solo operan en el mbito regional y como las empresas, en este caso las editoriales pueden minimizar este riesgo y aprovechar su posicin en el mercado para obtener ventajas competitivas con respecto al resto de los integrantes del mercado. Para esto el control interno juega un papel primordial ya que facilita informacin que debe ser utilizada para la construccin de un plan estratgico

1.5 MARCO METODOLGICO Segn Arias (2006) explica el marco metodolgico como: el conjunto de pasos, tcnicas y procedimientos que se emplean para formular y resolver problemas este mtodo se basa en la formulacin de hiptesis las cuales pueden ser confirmadas o descartadas por medios de investigaciones relacionadas al problema. (pag.18)

1.5.1 Tipo de investigacin Segn Carlos Sabino (2006) la investigacin de campo: es aquella que se refiere a los modelos a emplear cuando los datos de inters se recogen en forma directa de la realidad, durante el trabajo concreto del investigador y sus equipos.

La contabilidad es considerada una ciencia social, debido a que se basa en el accionar humano, esta investigacin debe realizarse en el entorno natural del problema para observar de manera directa los fenmenos que ocurren en el departamento de contabilidad de C.A. Editorial La Prensa.

1.5.2 Nivel de la investigacin

Para

la

consecucin

de

los

objetivos

propuestos

para

esta

investigacin, se realiz una descripcin de los datos obtenidos para determinar las caractersticas de los fenmenos ocurridos y la frecuencia con la que ocurren, por lo tanto la investigacin ser de nivel descriptivo

1.5.3 Poblacin

A los efectos de esta investigacin, la poblacin est conformada por los documentos que avalan las transacciones realizadas en las ventas de publicidad como, contratos, facturas, pedidos, notas de debito, notas de crdito entre otros, estos constituyen la fuente primaria de informacin, sobre la cual se realizara el anlisis respectivo para la consecucin de los objetivos planteados para la investigacin.

Tambin existe una fuente secundaria de informacin, conformada por el personal que labora en el departamento de Administracin adems del personal de la Coordinacin de Facturacin y Cobranzas.

Los elementos de dicha poblacin son:

1 Jefe de Administracin y Contabilidad. 1 Coordinador de Administracin. 1 Asistente de Contabilidad. 1 Coordinador de Facturacin y Cobranzas. 1 Asistente de Facturacin y Cobranzas.

1.5.4 Muestra Cesar Augusto Bernal (2006) nos dice: es la parte de la poblacin que se selecciona, de la cual realmente se obtiene la informacin para el desarrollo del estudio y sobre la cual se efectuar la medicin y la observacin de las variables objeto de estudio. (p. 165)

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Debido a que la poblacin objeto de estudio es bastante reducida, no es necesaria la seleccin de una muestra.

1.5.5 Tcnicas Instrumentos para la Recoleccin de Datos:

Para la elaboracin de esta investigacin, es necesaria una cercana a la fuente del problema para observar los diferentes elementos que lo componen, y as tener una base solida para la recoleccin y anlisis de la informacin.

Observacin directa. Tamayo y Tamayo (1998) en cuanto a la observacin directa nos dice: es en la cual el investigador puede observar y recoger datos mediante su propia observacin. (pag.122)

Entrevista no estructurada. Andar Erg, Ezequiel (2002) en cuanto a la entrevista no estructurada nos dice: es aquella en que existe un margen ms o menos grande de libertad para formular las preguntas y las respuesta. (pag.109)

Cuestionarios: Yolanda A. De Pirela describe el cuestionario como: Un instrumento destinado a conseguir respuestas a preguntas, utilizando para ello un impreso o un formulario que el contestante llena por s mismo. (III-C13.)

Estos cuestionarios sern aplicados, en conjunto con entrevistas al personal que labora en las areas de publicidad, administracin y contabilidad de C.A. Editorial La Prensa, para conocer detalles del proceso que permitan identificar posibles fallas.

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Revisin bibliogrfica. Arias (2006) en cuanto a la revisin bibliogrfica nos dice: La revisin bibliogrfica a travs de las fuentes documentales, escritas y digitales sobre normas y reglamentos permite a los investigadores fundamentarse tericamente para la justificacin de los

antecedentes y las bases tericas del sistema en estudio. (pag. 69)

Esta tcnica nos permite, obtener conocimientos acerca del problema que es objeto de nuestro estudio, para abordarlo de una manera ms

eficiente, evitando desviaciones del tema central de la investigacin.

Consultas con el tutor acadmico y empresarial.

Es un aspecto fundamental para la elaboracin de la investigacin debido a que el tutor acadmico sirvi como base fundamental en lo terico y metodolgico, adems de establecer los lineamientos adecuados para la debida presentacin de la informacin. Por otra parte el tutor empresarial permiti conocer todas las fases implicadas en la prestacin del servicio a estudiar, adems de los diferentes procesos llevados a cabo en la empresa en materia administrativa y contable.

Consultas en Internet.

El internet es hoy la herramienta ms eficiente y rpida a la hora de manejar informacin, permite ampliar las posibilidades de consultas bibliografas ya que en nuestra entidad es limitada la existencia de los libros actualizados de las diferentes reas de estudio necesarias para la realizacin de esta investigacin.

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1.6 IDENTIFICACIN INSTITUCIONAL

1.6.1 Ubicacin

C.A. Editorial La Prensa se encuentra ubicada en la Av. Orinoco, entre Avenidas Rojas y Miranda, Maturn, Edo. Monagas.

Direccin electrnica: www.laprensademonagas.info

1.6.2 Resea histrica

En el ao 1997 comenz el sueo del ingeniero Salvador Termini Guzmn, de llevar al hogar de cada familia monaguense un diario de calidad y vanguardia informativa. As naci LA PRENSA DE MONAGAS y ese sigue siendo el objetivo de la constante labor y esfuerzo de un grupo de hombres y mujeres comprometido con la gente de la entidad. A lo largo de estos aos hemos mantenido nuestra misin, visin y valores de transmitirle a los lectores, de una manera creativa los acontecimientos ms relevantes regionales, nacionales e internacionales de una manera veraz, lo que demuestra el profesionalismo de todos los empleados que conforman esta gran familia.

Con el paso de los aos hemos observado gratamente el incremento de nuestras pginas de 32 a 44, inicialmente, para luego pasar de 44 a 48, posteriormente subimos a 56 pginas, nuevamente aumentamos a 64 y en la actualidad contamos con 72 pginas. Adems de esto, tambin

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reforzamos

un

significativo

nmero

de

interesantes

suplementos

especializados y una revista dominical con xito.

LA PRENSA DE MONAGAS circul por primera vez el 17 de marzo de 1998, con el propsito de convertirse en el medio impreso por excelencia en el estado Monagas. Hoy catorce aos de ardua labor, el lng Salvador Termini Guzmn manifiesta su satisfaccin por el impacto que este medio impreso ha tenido en la comunidad, convirtindola en un cono representativo de la entidad.

1.6.3 Misin

Somos un medio de comunicacin involucrado en ofrecer informacin y entretenimiento con calidad, veracidad y objetividad. Creando e innovando cada da, para ofrecer una amplia gama de productos en pro del beneficio de la sociedad en general.

1.6.4 Visin

Ser el medio de comunicacin lder de la regin oriental, con capacidad de adaptarnos al desarrollo de las nuevas tecnologas, comprometidos con la capacitacin del Recurso Humano y la bsqueda de la excelencia, garantizando la satisfaccin de nuestros clientes y que seamos reconocidos por nuestra responsabilidad social.

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1.6.5 Estructura organizacional

Figura N 1 Junta Directiva

Figura N 2 Direccin de Informacin y Opinin

Fuente: Departamento de Recursos Humanos, C.A. Editorial La Prensa.

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Figura N 3 Direccin de Administracin y Finanzas

Fuente: Departamento de Recursos Humanos, C.A. Editorial La Prensa.

Figura N 4 Gerencia de Comercializacin y Marketing

Fuente: Departamento de Recursos Humanos, C.A. Editorial La Prensa.

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FASE II DESARROLLO DE ESTUDIO


En esta fase se desarrollan los objetivos especficos para conocer el funcionamiento del Sistema de Control Interno Implementado C.A Editorial La Prensa, para el control de los ingresos de publicidad, los cuales se describen a continuacin:

2.1 IDENTIFICACIN DE LAS POLTICAS DE CONTROL INTERNO QUE ESTABLECEN EL RECONOCIMIENTO, MEDICIN Y PRESENTACIN DE LOS INGRESOS POR PUBLICIDAD EN C.A. EDITORIAL LA PRENSA:

La

empresa,

tiene

como

poltica

de

control

interno

para

el

reconocimiento y medicin de los ingresos de publicidad, la aplicacin de las directrices contables establecidas por la Federacin de Contadores Pblicos (Ven NIIF PYMES).

La empresa presta su servicio de publicidad a travs de un nmero determinado de actos durante un periodo especificado, asentado mediante contrato para las ventas a crdito y a travs de la venta de contado.

Se reconocen los ingresos cuando:

Se recibe una contraprestacin por parte del cliente, y se origina la obligacin de hacer por parte de la empresa. Cuando la empresa, cumple con una obligacin contrada mediante contrato, realizando la publicacin de anuncios, y de los que se espera recibir una contraprestacin futura por parte del cliente.

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C.A Editorial La Prensa, mide sus ingresos segn las siguientes normas:

Los ingresos ordinarios se

miden

al valor razonable,

de la

contraprestacin recibida o por recibir. El valor razonable, tiene en cuenta el importe de los descuentos comerciales por pronto pago y rebajas por volumen de ventas. Solamente se reconocen las entradas brutas de beneficios econmicos recibidos y por recibir, generados por cuenta propia. Se excluyen de los ingresos ordinarios, los importes recibidos de terceras partes, como impuesto al valor agregado.

Cuando las entradas de efectivo o sus equivalentes se difieren, se toman en cuenta los siguientes parmetros:

El valor razonable de la contraprestacin es el valor presente de todos los cobros futuros a cierta tasa de inters. La tasa de inters a elegir ser la que mejor se pueda determinar, discriminando entre: la tasa vigente para un instrumento similar o la tasa de inters que iguala el importe nominal del instrumento con el precio de venta en efectivo actual de los bienes o servicios. La empresa reconoce la diferencia entre el valor presente de los cobros futuros y el importe nominal como un ingreso por inters.

Para los intercambios de bienes o servicios con carcter comercial, la empresa reconoce sus ingresos de la siguiente manera:

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Al valor razonable de los bienes o servicios recibidos, ajustado por la cantidad de efectivo o equivalente transferidos. Si lo anterior, no se puede medir de manera confiable, entonces se mide por el valor razonable de los bienes o servicios entregados,

ajustado por el importe del efectivo o sus equivalentes transferidos. En caso de que no se puedan medir el valor razonable de los activos entregados o de los recibidos, se medirn por el valor de los activos entregados.

Los ingresos de publicidad se condensan a travs del sistema administrativo y contable, se encuentran separados de los ingresos provenientes de la venta de peridico para un mejor anlisis de su situacin individual. Su presentacin en el estado de resultados, tambin se realiza por separado.

Responsabilidades de la Administracin:

Supervisin de los departamentos dependientes. Supervisin de los Procesos Administrativos, de acuerdo con lo establecido en el manual de Procedimientos Administrativos. Validacin y revisin de los documentos recibidos de los departamentos de la empresa. Envi de Reportes Administrativos a Contabilidad. Revisar y analizar los cierres diarios de caja. Declaracin de IVA.

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Retencin de ISLR a todos aquellos servicios contratados que sean sujetos de retencin. Examinar los aspectos administrativos que constituyan el conjunto de actividades que, comprenden el concepto y el alcance de las operaciones de ventas, con el propsito de detectar problemas o deficiencias en los controles operacionales de cuyas soluciones pueden surgir disminuciones de costos y/o aumento en la eficiencia operativa. Control de los gastos e ingresos de la empresa. Cierre diario administrativo.

El administrador de la empresa precisar conocer de la contabilidad de la misma, por lo cual, se convertir en el ente ms importante de filtro de informacin que se genera y que ser transferida a la contabilidad para su procesamiento y posterior generacin de informes financieros, estos a su vez servirn de base para el administrador y los gerentes para verificar el cumplimientos de los objetivos estratgicos que han sido planteado o conocer las posibles desviaciones de los planes.

Los estados financieros sern herramientas que el administrador debe utilizar para conocer la situacin financiera de la empresa y as incrementar la productividad y los niveles de eficiencia a la hora de ejecutar los planes y realizar las operaciones.

Principales Registros de Control de Administracin

Ventas y control de cuentas por cobrar: Venta de peridico, servicios de publicidad, propaganda, otros servicios de publicaciones o anuncios,

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manejo de cuentas por cobrar, retenciones aplicadas al servicio de publicidad, actualizacin y anlisis de vencimiento. Compras y control de cuentas por pagar: compras de materiales y servicios, retenciones aplicadas a la compra de bienes y servicios, actualizacin y anlisis de su vencimiento. Inventario: proceso de fabricacin del peridico diario y su distribucin. Efectivo en Caja y Bancos: cierres diarios de cajas y conciliaciones bancarias. Obligaciones Patronales: a. Libros actualizados del IVA de las compras y las ventas. b. Archivos y expedientes de documentos de la Alcalda. c. Archivos y expedientes de documentos de Retenciones de ISLR e I.V.A.

Responsabilidad de las Ventas:

Es responsabilidad de la Gerencia de Comercializacin y Marketing:

Realizar las negociaciones. Aprobar los presupuestos. Disear estrategias para ofertar el servicio. Coordinar dichas estrategias con los ejecutivos de venta. Estudiar los informes de estadsticas y comportamiento de las ventas. Evaluar las tendencias del mercado.

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Otras responsabilidades de la Gerencia de Comercializacin.

Control de salidas de peridicos por cortesa y publicaciones, estas son controladas a travs de notas de entrega: Cortesa, peridicos entregados a personas e Instituciones sin costo. Promocin: Aquellas publicaciones realizadas con el fin de promocionar un evento o empresa. Intercompaia: Publicaciones sin costo para empresas del mismo grupo. Manejo de transferencias y pagos anticipados de clientes, deben entregarse al departamento de cobranza para su registro. Recepcin de rdenes de compra de clientes a crdito, se canalizan a los departamentos correspondientes para que procedan a realizar las facturas. Recepcin de ordenes de insercin enviadas por Fax o entrega fsica, deben tener tres copias: Copia Pauta Digital Copia Pauta Publicitaria Copia en Archivo del departamento atencin al cliente. Presupuestos desplegados. y cotizaciones sobre clasificados y Avisos

Cuentas por Cobrar-Cobranza

Esta funcin debe estar separada de la facturacin, esto permitir un mejor control en el proceso del cobro de las facturas, registro, mantenimiento de las cuentas por cobrar, anlisis y validacin de los cobros realizados por las cajas.

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Contabilizacin e integracin de los datos

C.A. Editorial La Prensa, en vista del crecimiento de sus ventas, del nmero de clientes y del nmero de transacciones diarias, opt por la implantacin de un sistema Administrativo y Contable de aplicacin generalizada de nombre Profit Plus. Este sistema posee diferentes mdulos de operaciones como por ejemplo: Cajas y Bancos, Ventas y Cuentas por Cobrar, Compras y Cuentas por Pagar. Esto permite agilizar las tareas rutinarias de los empleados, adems sirve de mecanismo de control, ya que la prestacin del servicio de publicidad es un proceso donde cada tarea es realizada por separado.

Cada tarea genera unos datos especficos, y la contabilidad de la empresa se basa en la vinculacin de una cuenta contable con una tarea administrativa. Por ejemplo, la venta de contado de publicidad, genera un ingreso, este se registra en la cuenta Ingresos de Publicidad en el momento en que se realiza cada factura; luego de realizada la factura, se cobra en el modulo de Cobros, el cual est vinculado con la cuenta Caja Principal de

Publicidad. Este proceso se repite con cada venta. Al final de la jornada diaria estos datos son compilados por el programa Profit Contable donde se representara el asiento de diario de la siguiente forma:

-XDebe Caja Principal de Publicidad Ingresos de Publicidad XXX XXX Haber

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El efectivo generado se deposita diariamente en las diferentes cuentas bancarias, esto tambin es realizado en el sistema administrativo y compilado por el sistema contable, presentado de la siguiente manera:

-XDebe Banco X Caja Principal de Publicidad XXX XXX Haber

Adems, de los pases al libro mayor donde se presenta el resumen de los movimientos de las cuentas de la contabilidad, la recopilacin de esta informacin es impresa diariamente en sus formatos de libro diario, libro mayor y de inventarios, para cumplir con lo establecido en el Art. 32 Del Cdigo de Comercio.

Ventas a crdito empleados

Los empleados de C.A. Editorial La Prensa poseen un cincuenta por ciento de descuento en aquellos anuncios que no tienen fines comerciales, como los obituarios o felicitaciones por cumpleaos. El Departamento de operaciones prepara los pedidos a travs del sistema, estos pedidos son solicitados por la Coordinacin de Facturacin y Cobranza, que rene las publicaciones que certifican la obligacin del trabajador. Se dirige a la Caja Principal de Publicidad con los nmeros de pedido, se facturan a crdito segn las condiciones pautadas por el empleado (15 das, 30 das), estas facturas se entregan al departamento de Recursos Humanos para que realice el respectivo descuento en nmina.

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Revisin de las facturas

Las normas de C.A Editorial La Prensa, establecen que, debe hacerse una revisin constante de las facturas emitidas en la Caja Principal de Publicidad como las realizadas por la Coordinacin de Facturacin y Cobranza, todo esto para verificar el cumplimiento de la Providencia Administrativa N 00071 del SENIAT. Las facturas poseen las caractersticas bsicas establecidas por la providencia, unas pre impresas, como el nmero de control, la denominacin de Factura y la razn social d e la empresa, y RIF. Otras como datos del cliente, concepto de la venta, fecha, base imponible, IVA, son introducidas en el sistema administrativo Profit al momento de realizarse la venta. El nmero de factura consecutivo, es asignado automticamente por el sistema, razn por la cual la violacin a esta norma es virtualmente imposible, en cambio, el nmero de control pre impreso en la factura es cargado de manera manual en el sistema, esto abre la posibilidad de introducir saltos en la numeracin que traera como consecuencia que, los nmeros de control no concuerden con su el numero de factura al que debera estar asociado. Debido al volumen de transacciones diarias que se realizan, es importante revisar las facturas al momento del cierre de caja, para que sea posible la correccin de dicho error y no incumplir con un deber formal.

Arqueo diario de la Caja Principal de Publicidad.

El trabajo central de la Caja Principal de Publicidad es la facturacin y cobro de las ventas de contado, as como la recepcin de los pagos que realizan los clientes a crdito que cancelan sus facturas directamente en la empresa, sin la intermediacin de los cobradores. La revisin diaria de los movimientos realizados por la Caja Principal de Publicidad, est a cargo de

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la Coordinacin de Facturacin y Cobranza. A travs del sistema, se procede a solicitar el resumen diario de las facturas del da y de los Cobros realizados, esto para verificar que todos los pedidos que se realizaron en el da fueron cancelados. Este reporte de Cobro tambin sirve para realizar el arqueo de Caja y en l se verifica que el total de los cobros coincidan con la sumatoria del efectivo, los tickets de punto de venta, cheques y comprobantes de egreso. Una vez revisado, el responsable de Caja firma el arqueo como constancia de conformidad de lo contenido en el mismo, asumiendo plena responsabilidad por los faltantes y sobrantes en los que se incurran.

Anlisis del comportamiento de los clientes

La coordinacin de Facturacin y Cobranza tiene la responsabilidad de estudiar el comportamiento de los clientes en materia crediticia. Es poltica de la empresa no otorgar crdito a nuevos clientes. Es necesario que el cliente realice publicaciones en un periodo mnimo de tres meses, esto se hace para estudiar la posicin del cliente con respecto al servicio de publicidad. Otorgarle el estatus de cliente crediticio depende del inters que muestre en consolidar una relacin ganar, ganar con la empresa, en la que el cliente recibe proyeccin a nivel regional de sus bienes o servicios a cambio del pago convenido con la empresa.

Es de vital importancia hacer seguimiento a las ventas que se realizan a crdito y realizar un anlisis individual de cada cliente. Para este anlisis se toman en cuenta varios factores como: el tipo de publicacin requerida, la condicin de pago, la forma de pago, adems de un anlisis de vencimiento de las cuentas por cobrar, esto se hace para determinar el nivel de calidad del cliente y la solvencia con la que realiza sus pago, con estos datos se

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puede establecer ciertas tcticas, como por ejemplo, en casos donde hay alta demanda de los espacios publicitarios, ubicar a los clientes de mayor calidad como prioridad.

El anlisis del vencimiento de los saldos, con la finalidad de determinar, cuales cuentas pueden ser recuperadas, adems de agilizar su cobranza. La base para realizar este anlisis, son los datos aportados por el sistema administrativo Profit Plus, que compila la informacin de cada cliente por separado, en este reporte de sistema se observan datos del cliente como, su cdigo, razn social, tipo de documentos, (facturas, adelantos, notas de

debito o crdito), numero de documento, monto del documento, saldo por vencer, das de vencimiento distribuidos en, vencidos de cero a treinta das, vencidos de treinta y uno a sesenta das, vencidos de sesenta y uno a noventa das, y vencidos de noventa y uno a infinito.

El estudio y manejo de esta informacin, le permite a la Coordinacin de Facturacin y Cobranza estructurar junto con los Cobradores, las estrategias para conseguir que se haga efectivo el cobro de las facturas vencidas, adems de notificar a los departamentos encargados de la publicacin de los anuncios la suspensin de la pauta del cliente con impuntualidad de pago, adems de esto le permite notificar a la administracin, cuales son las cuentas de lenta o dudosa recuperacin.

Errores del personal de pauta

Los errores en las publicaciones, representan una prdida de dinero para la empresa, debido a que el cliente muestra inconformidad con los anuncios, ya que estos no estn apegados a sus requerimientos, por lo tanto, con el fin de conservar la buena imagen y posicionamiento de la empresa en

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el mercado, se hace un nuevo anuncio como reposicin al cliente, el costo de los mismo es soportado por la empresa. Los diferentes Jefes de departamentos, vinculados con la publicidad, deben investigar el origen del error, a fin de determinar las responsabilidades. Si los errores son cometidos por negligencia o por no respetar los procedimientos establecidos para la pauta, se realiza un descuento por nomina al empleado dependiendo de sus ingresos y del costo del anuncio con error.

Preparacin de Informes

Para que el control sea efectivo, es de vital importancia que, los resultados obtenidos de las verificaciones sean transmitidos a los ms altos niveles gerenciales para las decisiones correctivas pertinentes. El informe debe presentar de manera resumida los resultados de la gestin con todas las conclusiones de las valuaciones de control que se hubieran realizado.

Los resultados deben ser concretos, oportunos e inmediatos, ya que al producirse alguna falla en el control interno, puede detectarse con la debida celeridad y as evitar daos a la empresa y llevar estos daos a su mnima expresin.

Aunque es necesaria la prontitud, siempre ser primordial la exactitud y veracidad de la informacin contenida en los informes; por lo cual, debe tomarse un tiempo prudencial para realizar las investigaciones y

verificaciones que permitan obtener conclusiones validas y acertadas.

Otra utilidad de los informes de control interno, es la posibilidad de realizar estudios comparativos con informes precedentes, similares en periodos y caractersticas, con lo cual los administradores podrn formase

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una visin general de la situacin y observar la tendencia del control respecto a periodos anteriores, tendr la capacidad de determinar si, la empresa ha mejorado o empeorado en este mbito, o si se encuentra en un periodos de estancamiento.

Los informes de gestin y control destinados a la gerencia deben prepararse en forma resumida y con los anexos detallados, de ser necesarios, en los cuales se pueda verificar y ampliar la informacin.

Archivos de Documentos

La custodia y manejo de los documentos que se generan con motivo de las ventas de publicidad, son una responsabilidad compartida entre los dos entes objeto de anlisis. La coordinacin de Facturacin y Cobranza posee un archivo propio, que contiene, copias de los contratos de publicidad, rdenes de compra e insercin, copias de las facturas a crdito, copias de los depsitos y transferencias realizados con motivo de la cancelacin de facturas, adems de los diferentes reportes que puede facilitar el sistema, como la totalizacin diaria de las facturas realizadas, o el total de los cobros realizados en el da.

La administracin, posee un archivo propio donde se encuentran ubicados todos los documentos generados por las diferentes operaciones de ventas y compras por separado. Las carpetas de archivos de ingresos se encuentras dividas por das, donde se ordenan por separados los documentos de venta de publicidad y los de distribucin. En este archivo se ubican documentos como resumen diario de las ventas de publicidad, resumen de las facturas a crdito, resumen de las facturas de contado, copias de las facturas a crdito, copias de las facturas de contado, cobros,

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resumen de cobros realizados por la Caja Principal de Publicidad, resumen de cobros realizados por la Coordinacin de facturacin y Cobranza, adems de las retenciones hechas a la empresa. Todos los documentos estn organizados en nmeros consecutivos. Esta separacin se realiza para facilitar la revisin de las transacciones y su concordancia con los datos aportados por el sistema, adems de facilitar las labores de los auditores externos y posibles fiscalizaciones.

Auditora externa.

Como poltica de control, la Junta Directiva de C.A. Editorial La Prensa, tomo la decisin de contratar auditores externos, que validen y verifiquen los datos de la contabilidad de manera detallada, esto incluye una revisin a los ingresos de publicidad. Los auditores externos constatan que los datos contenidos en los reportes y estados Financieros concuerden con la documentacin que forma parte del archivo contable de la Administracin, adems de verificar que se apliquen las normas y procedimientos establecidas por la empresa, as como tambin los principios contables de aceptacin general.

Los auditores externos cuentan con el apoyo del personal de Administracin y Contabilidad para realizar sus labores. Durante el periodo de pasantas se realiz un proceso de auditora externa, en el que se observ con cierta frecuencia un salto en los nmeros de control cargados en el sistema. Ya que el sistema exporta estos datos para la preparacin de los libros de venta electrnicos, representa un problema de control interno que puede derivar en sanciones por parte del SENIAT.

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2.2 DESCRIPCIN DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Y CONTABLE DE C.A. EDITORIAL LA PRENSA, PARA LA PRESTACIN DEL SERVICIO DE PUBLICIDAD.

Proceso Administrativo. Idalberto Chiavenato

(2006) en cuanto al

Proceso Administrativo nos dice: Conjunto de funciones administrativas o elementos de la administracin: Planeacin, organizacin, direccin y control. Es un proceso cclico y sistemtico (pag. 157)

La gestin administrativa de C.A. Editorial La Prensa, es generalizada en la aplicacin de un Sistema Administrativo, de nombre Profit Plus que se basa en procesar el volumen de las operaciones de Produccin, Compras y Ventas, la cual hace necesaria una revisin detallada de todos los procesos para un control efectivo.

En C.A. Editorial La Prensa, la administracin es una herramienta fundamental para conocer los aspectos que constituyen la informacin econmica de la empresa. La informacin y documentacin es primordial para el control administrativo y asegurar as una realizacin eficiente de las actividades bsicas de la entidad. Esta informacin deber ser seleccionada clasificada y archivada de forma ordenada y coherente de acuerdo al departamento.

Procesos

Dentro de esta organizacin se encuentra como ente importante la Administracin, que es quien conecta los departamentos dependientes, a travs de la coordinacin entre las actividades que se realizan, adems de la

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realizacin de procesos de compra y venta que dan lugar a la informacin financiera.

Figura N 5 Integracin de los Procesos

Fuente: Manual de Procedimientos Administrativos, C.A, Editorial La Prensa

Ventas de anuncios de Publicidad: son aquellas ventas realizadas a travs de los ejecutivos de ventas y por el personal del Departamento de Ventas, se caracterizan por ser negociadas a travs de contratos, rdenes de compra o convenios, estas son procesadas de la siguiente forma:

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Se recibe contrato u orden de compra del ejecutivo de venta. Se procesa el contrato u orden de compra en el sistema PROFIT, bajo la modalidad de Factura y se coloca en el contrato u orden de compra, estas deben ser cotejadas con los testigos, se elabora un Pedido para aquellos contratos con fechas posteriores.

En el proceso para la venta de anuncios publicitarios participan varios departamentos de la empresa, segn el canal de venta utilizado y la condicin de pago, la empresa cuenta con diferentes canales para la venta de peridico y anuncios publicitarios.

Proceso Administrativo para la prestacin del servicio de publicidad

1. Canal de Atencin Directa al Cliente, por concepto de: i. ii. Anuncios Clasificados. Avisos desplegados. (Obituarios, Convocatorias, Invitaciones,

Cumpleaos, Solicitud de Personal, entre otros.) iii. Personal de la empresa.

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Figura N 6 Diagrama de proceso del canal de ventas de contado de, clasificados, anuncios y publicidad

Fuente: Manual de Procedimientos Administrativos, C.A, Editorial La Prensa

b. Canal de Ventas de Anuncios y Publicidad, son negociaciones directas con el cliente, a travs de los ejecutivos de venta, mediante la celebracin de un contrato u rdenes de compra, pueden ser: i. ii. iii. Contado. Crdito. Pre-Venta.

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Figura N 7 Diagrama de proceso del canal de Ventas mediante contrato y rdenes de compra de los anuncios de publicidad.

Fuente: Manual de Procedimientos Administrativos, C.A, Editorial La Prensa

Procedimientos.

El Departamento de Atencin Directa al Cliente: se encarga de las ventas realizadas estrictamente de contado, renovaciones y manejo de reclamos.

Facturacin de Anuncios Clasificados: son aquellos que se encuentran en la seccin de clasificados, en espacios cortos y se miden

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por el numero de palabras, y pagados de contado, para su facturacin se procede a: Informar al cliente, acerca de los modelos, costo y nmero de palabras. Se recibe la informacin a travs de las planilla Anexo A de clasificados, la cual contiene la informacin del texto, el numero de palabras, adems de los datos del cliente. Se prepara la factura, a travs del sistema PROFIT, si el cliente no est registrado debe, registrarse en la base de datos. En el sistema PONGRASS, se definen los das pautados de publicacin y se completa la informacin. La factura es enviada a Caja Principal de Publicidad, donde ser cancelada por el cliente. Las planillas de clasificados se renen al final de la tarde, a cada una se le coloca el numero de factura respectiva y se pasa al Departamento de Clasificados para su proceso. Facturacin de Avisos Desplegados: son los que se encuentran en espacios definidos del peridico, como son: obituarios, convocatorias invitaciones, cumpleaos, solicitud de personal, etc., son calculados en base al tamao y pagados de contado, para su facturacin se procede a: Informar al cliente, acerca de los modelos, costos y tamaos, se le solicita llenar la planilla Anexo B de avisos desplegados. Se recibe la informacin a travs de la planilla Anexo B de avisos desplegados, la cual contiene el texto y el tamao del aviso, se verifica que la informacin este completa. Se revisan las fechas y espacios disponibles en el peridico, libres para la venta.

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Se calcula el costo del aviso y se informa al cliente, de estar de acuerdo se prepara la factura. Se elabora la factura en el sistema PROFIT, si el cliente no est registrado se procede a su registro. Se coloca informacin adicional en el espacio de comentarios sobre las caractersticas del aviso. La factura es enviada a Caja Principal de Publicidad, donde ser cancelada por el cliente. Las planillas de avisos desplegados se renen y se le coloca el nmero de factura correspondiente, pauta digital recoge las planillas para su proceso.

Ventas a empleados de la empresa:

Reciben planilla de clasificados o avisos desplegados. Proceso de factura a travs de PROFIT. Venta de Contado, el empleado cancela la factura directamente en Caja Principal de Publicidad. Venta a Crdito, la relacin de facturas de ventas a empleados se pasa al departamento de cobranza para su seguimiento y a Recursos Humanos para ser descontados directamente por nmina.

Documentos de ventas.

Profit Plus permite la realizacin de otros tipos de documentos de ventas que afectan el saldo de los clientes, as como su modificacin y eliminacin.

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Todos aquellos procesos que incrementan o disminuyen el saldo de un cliente (facturas, devoluciones, etc.), generan en forma automtica un documento por el monto de la variacin del saldo del mismo. Dichos documentos slo pueden ser consultados usando la opcin DOCUMENTOS, y para su modificacin es necesario modificar el documento que lo origin en el proceso correspondiente. Adems de dichos documentos automticos, esta opcin permite la creacin y modificacin de documentos manuales contra cualquiera de los clientes de la empresa.

Cada documento posee asociados un tipo, un cliente, un monto y un saldo. Para incluir un documento contra un cliente es necesario completar los siguientes datos en la carpeta Generales

Cada vez que se registra un documento de cliente (automtico o manual), el sistema actualiza automticamente el saldo actual del cliente involucrado. El sistema maneja los siguientes tipos de documentos que incrementan el saldo del cliente: factura (FACT), giros (GIRO), nota de dbito (N/DB), cheque devuelto (CHEQ), ajuste positivo manual (AJPM), ajuste positivo automtico (AJPA). El sistema maneja los siguientes tipos de documentos que disminuyen el saldo de la cuenta: nota de crdito (N/CR), adelanto (ADEL), cambio de factura(s) por giro (CFXG), retencin de ISLR (ISLR), ajuste negativo manual (AJNM), ajuste negativo automtico (AJNA).

Los cobros, por no poseer saldo asociado, no se manejan como un documento aunque afectan el saldo del cliente. Sin embargo, desde la opcin cobros, se generan en forma automtica los siguientes documentos:

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ADEL: en caso de un cobro adelantado. N/CR: en caso de aplicar un descuento por pronto pago en el cobro. ISLR: en caso de aplicar una retencin de impuesto. AJPA: en caso de un ajuste positivo en el cobro. AJNA: en caso de un ajuste negativo en el cobro.

El saldo de un cliente es la suma y resta del monto de todos sus documentos, menos sus cobros. Otra manera de calcular el saldo de un cliente en el sistema es sumando y restando el saldo de sus documentos. El estado de cuenta de un cliente muestra todos los documentos y cobros del mismo. Cada factura creada, usando la opcin facturas de venta, genera en forma automtica un documento tipo factura, con todos los datos de la misma exceptuando los renglones. Cada devolucin de mercanca registrada, usando la opcin devoluciones de clientes, genera en forma automtica una nota de crdito, con todos los datos de la misma exceptuando los renglones.

2.2.1 Distribucin de mdulos de Profit Plus segn departamento

Anteriormente sealamos que C.A. Editorial La Prensa posee una gestin generalizada, sin embargo, su estructura organizacional contempla una definicin para cada una de las actividades manejadas a travs del sistema administrativo Profit Plus.

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Figura N 8 Distribucin de las funciones del sistema

Fuente: Manual de Procedimientos Administrativos, C.A, Editorial La Prensa

Cobros

La opcin cobros le permite consultar, as como incluir, modificar y eliminar los datos de los cobros efectuados a los clientes. Un cobro puede involucrar varios documentos del cliente y varias formas de pago. Una vez indicado el cliente el sistema muestra todos los documentos del mismo con saldo mayor a cero (0), para que proceda a seleccionar cules van a ser

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cancelados o abonados en el cobro. Durante la realizacin del cobro es posible efectuar una retencin del impuesto sobre la renta, as como un descuento por pronto pago. En dichos casos el sistema genera en forma automtica los documentos correspondientes y permite su uso en el cobro. Esta opcin puede ser usada tambin para asociar dos o ms documentos del cliente, sin involucrar un ingreso de dinero en caja o banco.

Procedimiento para el proceso cobros y anticipos de clientes.

Depsitos o transferencia de clientes identificados: a) Se procesa a travs del modulo de Ventas, como un Cobro, se abona a la factura indicada o como un anticipo.

-xBanco Cuenta a Cobrar Cliente

Debe Bs.1000, 00

Haber Bs. 1000,00

b) cuando el anticipo est abonado antes de que se facture, es importante resaltar que la factura debe ser cancelada o cruzada en el mismo momento en el que se realiza.

-xBanco Anticipo Cliente

Debe Bs.1000, 00

Haber Bs.1000, 00

Depsitos o transferencias de clientes no identificados:

c) Se procesa a travs de un Deposito Bancario, y se carga en la cuenta Temporal, inmediatamente se procesa un Ingreso, a travs de un

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Movimiento de Caja a la cuenta de caja Temporal y a la Cuenta de Egreso, Anticipos de Clientes.

-1Banco Caja Temporal -2Caja Temporal Anticipo Clientes

Debe Bs.1000, 00

Haber Bs.1000, 00

Debe Bs.1000, 00

Haber Bs. 1000,00

d) Cuando el depsito es identificado se realiza un ingreso mediante un movimiento de caja con cargo a la cuenta anticipo clientes.

-3Anticipo Clientes Caja Temporal

Debe Bs.1000, 00

Haber Bs.1000, 00

e) Por ltimo, se realiza un cobro al cliente por el monto indicado en el depsito y se abona a la cuenta Caja Temporal.

-4Caja Temporal Cuenta a cobrar cliente

Debe Bs.1000, 00

Haber Bs.1000, 00

Procedimientos para los Cheques Devueltos

Se procesa por el modulo de Ventas, en proceso de Documento, para registrar en sistema como un cheque devuelto. Una vez recuperado se procesa a travs de Cobros y se cruza con la nota de crdito del cheque devuelto

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Cajas y Bancos.

En el siguiente rengln se describen las funciones relativas al proceso de las operaciones de ingresos y egresos en los del flujo de efectivo en Cajas y Bancos.

Caja: a) Caja Principal de Publicidad. b) Caja Principal de Distribucin Caja Chica: c) Caja Chica de Administracin. d) Caja Chica de Finanzas. Bancos: e) Bancos nacionales. f) Bancos internacionales.

Responsabilidades del Departamento de Administracin.

Cajas: Manejo de Efectivo Preparar cierre de caja diario. Custodia del dinero. Realizar y procesar depsitos bancarios.

Bancos Emisin de Cheques a travs del sistema Administrativo. Manejo de transferencias bancarias.

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Conciliacin de los estados de cuenta bancarios. Custodia de las chequeras.

Desarrollo de Procedimientos:

Uno de los rubros de los estados financieros sobre los cuales la empresa debe mantener un estricto control desde el punto de vista administrativo y operativo, lo constituyen el efectivo y sus equivalentes.

Las principales transacciones que se deben realizar en el sistema para el manejo y control del dinero son los siguientes:

Ingresos de Caja: se definen como todo aquello que se recibe en dinero en efectivo, cheques, tarjetas de crdito, tarjetas de debito, por concepto de:

Ventas de contado. Ventas a crdito.

Egresos de Caja: son las salidas de dinero en efectivo, cheques, tarjetas de crdito o debito recibidos de los clientes y que deben ser

descargados de la cuenta de caja diariamente para ser transferidos a las cuentas de Banco que corresponda, como son:

Depsitos en los bancos. Devoluciones en ventas de servicios. Ticket de tarjetas de debito.

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Tickets de tarjetas de Crdito. Facturas o egresos autorizados por la gerencia.

Cuando hagan egresos de caja por concepto de prstamos o pago de facturas transitorias hasta que se realice la reposicin del dinero, se realizar un egreso de caja a travs de PROFIT, movimiento de caja, contra la cuenta Ing. /Egr: Cuenta Temporal y cuando se reciba el dinero o cheque por concepto de la reposicin se realizar un ingreso a caja por la misma cantidad de dinero con cargo a la cuenta Ing./Egr: Cuenta Temporal.

Procedimientos de Caja Principal:

Cobro de ventas al contado.

Recibe a travs del sistema una orden de Pedido de las ventas al contado realizadas por el departamento de atencin al pblico. Convierte la orden de Pedido en un Factura, le coloca un numero de de control e imprime. Realiza el Cobro al cliente e ingresa la forma de pago en sistema, para ingresar cheques se deben utilizar los ltimos seis dgitos del nmero de cheque, y a las tarjetas los ltimos cuatro dgitos. Entrega la factura original al cliente y retiene la copia en caja. Procesa depsitos bancarios y tickets de las tarjetas de debito y crdito a travs de PROFIT, modulo de caja y bancos en el proceso de Depsitos Bancarios:

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Depsitos de efectivo y cheques: se registra la planilla en PROFIT, para esto se toman los 6 ltimos dgitos de la y del numero de cheque. En cuanto a los tickets de las tarjetas de debito y crdito, el nmero de la planilla o depsito a ingresar es el nmero de lote generado por el punto de venta, y los nmeros a registrar como identificacin de cada ticket son los ltimos cuatro dgitos de la tarjeta y el nmero de lote. Para las reposiciones de caja chica, se emite un egreso de caja a travs de Movimientos de Caja, con cargo a la cuenta de ingreso, Reposicin de Caja, colocar en la descripcin: reposicin de caja chica y la fecha correspondiente a la reposicin. Pagos de Facturas de Compra, se emite un comprobante de egreso a travs del modulo de Compras en el proceso de Pagos. Emite un reporte de ventas, que debe ser anexado a las facturas de ventas, organizadas en perfecto orden cronolgico y por orden consecutivo.

Cobro de las facturas a Crdito:

Recibe del cobrador, copia de la factura rosada Recibe del cobrador el dinero proveniente del cobro o del abono. Cuando se reciben abonos a cuentas de clientes, se le firma el cuaderno al cobrador como constancia de haber recibido el dinero. A travs del modulo de cobros se realiza la bsqueda del cliente y se aplica el cobro a la factura correspondiente o se aplica en abono segn sea el caso.

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Se imprime un reporte de cobros de facturas a crdito, anexando las copias rosadas de las facturas cobradas. El proceso de los depsitos bancarios a travs de PROFIT en el modulo de caja y bancos, como depsitos bancarios, abonando a la cuenta del banco correspondiente indicado en la planilla de depsito y cargando la cuenta de egreso, Caja Principal de Publicidad, se deben llenar los datos exigidos en los recuadros. Preparar el cierre de caja.

El cierre de caja diario: se realiza al final de la jornada de trabajo, independientemente de si hubo o no movimientos, debe ser enviado a Facturacin y Cobranzas para su validacin, control interno y pasado al departamento de Contabilidad para su validacin como asiento contable en el sistema, el cierre de caja se ordenara de la siguiente manera:

Imprime Reporte Resumen Diario de Caja. Reporte de ventas al contado. Copias rosadas de las facturas de contado. Reporte de cobranza de las facturas a crdito. Copias de las facturas cobradas o recibos de los abonos. Depsitos bancarios. Tickets de las tarjetas de crdito. Tickets de las tarjetas de debito. Comprobantes de egreso de caja de reposicin de caja chica. Factura original de la compra pagada. Reporte de pagos de facturas de compras. Efectivo y cheques.

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Entrega paquete de cierre de caja, cuadrado a Facturacin y Cobranzas, es importante destacar que el saldo reflejado en el resumen de caja debe ser igual a cero o el equivalente en fsico del dinero en efectivo y cheques, que sern depositados el da siguiente del cierre.

Cuentas bancarias

Ingresos de dinero al banco:

Depsitos bancarios: son las transacciones realizadas desde caja principal, producto de las ventas de contado y de la cobranza. Transferencias bancarias: son realizadas por los clientes como pago de las obligaciones adquiridas con la empresa. Depsitos flotantes: son los depsitos realizados por clientes, para reservar o garantizar el servicio. Notas de crdito.

Egresos de dinero:

Emisin de cheques: pagos realizados a travs de cheques para proveedores en general, sueldos, obligaciones y otros gastos de la empresa. Transferencias bancarias: son utilizadas para pagar a los proveedores o compromisos a travs de una correspondencia emitida al banco con los datos de las cuentas y el beneficiario. Notas de debito: cargados por servicios financieros o intereses por sobregiro.

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Conciliaciones bancarias: es el proceso como medida de control interno, utilizada por la administracin para la verificacin de los saldos reales en los bancos y libros de la empresa al que se llega utilizando el siguiente anlisis: Una vez recibido el estado de cuenta emitido por el banco, se procede a realizar las conciliaciones pertinentes a cada banco, este procedimiento debe realizarse mensualmente, el mes siguiente de cierre.} El proceso se realiza utilizando el sistema PROFIT, el cual compara los saldo segn libro y segn estado de cuenta emitido por el banco, de existir una diferencia en los saldos debe ser identificada y demostrada: Cotejar contra los estados de cuenta bancarios, los cheques pagados y depositados realizados por la empresa. Comprobar los cheques en trnsito, que son aquellos emitidos por la empresa para pagar una obligacin o deuda y que a la fecha de cierre de mes todava no ha sido presentado en el banco para su cobro. Depsitos en trnsito, realizados por los proveedores u otra persona, no reportados o notificados a la empresa y que aparecen en el estado de cuenta del banco, estos depsitos generalmente son anticipos o pagos de facturas, no procesados en el sistema y que deben ser identificados. Notas de crditos por las tarjetas de debito y crdito, abonadas en cuenta con saldos netos, estos montos son identificados en los estados de cuenta con el nmero de lote de la cinta emitida por la impresora conectada al banco. Notas de dbitos o crditos, por concepto de intereses o comisiones bancarias por servicios del banco, no procesados en el sistema en su oportunidad y reflejados en el estado de cuenta bancario.

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Cabe resaltar que una vez conciliados los saldos y determinado el origen de la diferencia, deben ser procesados en el sistema todos aquellos cargos y abonos realizados por el banco, por los conceptos antes mencionados, sobres notas de dbitos y crditos no registrados en los libros.

Debe dejarse evidencia de la conciliacin bancaria, imprimiendo un reporte de saldos conciliados y anexando a este el estado de cuentan emitido por el banco, se debe firmar en conformidad de procesado.

2.3 ANLISIS DE LA SEPARACIN DE FUNCIONES Y EL NIVEL DE INDEPENDENCIA DE LA COORDINACIN DE FACTURACIN Y

COBRANZA RESPECTO AL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y CONTABILIDAD.

En primer lugar, se describe la actuacin de estos entes en el manejo de las ventas de publicidad realizadas a crdito segn datos aportados por el sistema, correspondiente al periodo de tiempo objeto de estudio, representan la mayor parte del total de las ventas realizadas por concepto de publicidad. La diversidad de los clientes, en cuanto a su calificacin, jurdica (Personas naturales, personas jurdicas, entes gubernamentales) y fiscal

(Contribuyentes Ordinarios, Contribuyentes Especiales), hacen de este proceso, una tarea compleja que debe ser manejada de manera muy detallada.

Estas ventas son realizadas por la gerencia de comercializacin y marketing, a travs de los ejecutivos de venta y son asentadas mediante la celebracin de un contrato, la recepcin de rdenes de compras o insercin y a travs de la pre-venta. En ellos se especifican datos como el nombre del cliente, tipo de aviso, tamao, ubicacin del anuncio, fecha de publicacin,

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precio, formas de pago, entre otros. Debido a que la publicidad es un servicio, esta se considerar un ingreso causado una vez se haya hecho efectiva su publicacin, esto conlleva una serie de riesgos, por lo tanto, los datos contenidos en los soportes que avalan la creacin del vinculo comercial entre la empresa y sus clientes, deben ser revisados por la administracin para la aprobacin de la insercin del anuncio en prensa.

Una vez convenida, aprobada, y realizada la publicacin de los anuncios, es responsabilidad de la Coordinacin de Facturacin y Cobranzas, hacer un seguimiento diario de las publicaciones para cotejarlas con los contratos de venta. La observacin realizada, nos sugiere que este es un punto crtico del proceso, ya que de l depender la correcta facturacin del anuncio y es el punto de partida para el proceso de la cobranza, porque en l se reunirn los soportes necesarios para notificar al cliente que su anuncio ha sido publicado y de la creacin de su obligacin con la empresa.

Tambin son tareas especficas de la Coordinacin de Facturacin y Cobranzas, desarrollar en conjunto con los cobradores, las estrategias necesarias para la realizacin de los cobros de las facturas, teniendo en consideracin, las caractersticas particulares de cada cliente. Debe dejar constancia de dichas gestiones. Tambin debe mantener la custodia de las facturas originales hasta que las mismas sean canceladas totalmente por los clientes, analizar el registro de las cuentas por cobrar bajo las diferentes condiciones de cobro, intereses o formas de financiamiento, el registro de las cancelaciones parciales o totales y realizar el abono en cuenta, analizar la cobranza de acuerdo a su vencimiento, periodos de recuperacin, emisin de notas de dbitos y crditos, anlisis de los estados de cuentas de los clientes, informar sobre las cuentas de lenta recuperacin y cobro dudoso,

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controlar y seguir

los cheque devueltos, identificar de las cuentas

incobrables y obtener para fines fiscales las evidencias de imposibilidad de cobro Por ltimo, se debe pasar diariamente al departamento de Administracin, todos los documentos validados de los diferentes

departamentos que tienen vinculacin con la publicidad.

A cada cliente a crdito, se le debe entregar los soportes que avalan, la creacin de su obligacin con la empresa, por esta razn se crea un archivo que contiene el contrato u orden de insercin, adems de la muestra del anuncio en fsico, para esto, se obtiene una muestra diaria de las ediciones, de donde se extraen la pagina del aviso, que ser adjuntada al contrato y una copia de la factura, entregar estos soportes da inicio al ciclo de la cobranza.

Al departamento de Administracin le corresponden atribuciones de supervisin sobre las tareas realizadas por la Coordinacin de Facturacin y Cobranzas, adems de la toma de decisiones en casos como: Otorgar permisos para la publicacin de nuevos anuncios a clientes con impuntualidad de pago, renegociar condiciones de financiamiento, decidir la cuenta bancaria donde sern depositados los cobros realizados en efectivo y cheques segn sus requerimientos.

Adems le compete a la Administracin, manejar la parte fiscal de la venta de publicidad. Verificar, que las retenciones aplicadas por el cliente, sean, acordes con las del servicio prestado, y archivar los comprobantes de retencin.

Por otra parte tenemos, la venta de contado de espacios publicitarios, aun cuando estos representan una menor cuanta en trminos porcentuales

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frente a las ventas a crdito, ocasionan un mayor nmero de transacciones diarias. Estas ventas, tambin son responsabilidad de la Gerencia de Comercializacin y Marketing, a travs del personal que labora en Atencin Directa al Cliente. La tarea de este departamento, es la de orientar a los clientes, sobre las especificaciones y caractersticas de los anuncios disponibles; adems de, preparar el pedido que ser procesado en la Caja Principal de Publicidad.

La labor de la Coordinacin de Facturacin y Cobranza en esta parte del proceso de la venta, corresponde a la revisin de los procedimientos y documentos procesados por la Caja Principal. Se deben verificar en el

sistema, que los nmeros de control correspondan al nmero de factura procesada siguiendo su orden correlativo. Tambin realiza un arqueo diario de caja, con el cual se verifica que, la existencia de efectivo y los comprobantes de otras formas de pago como tickets de tarjetas de debito o crdito y cheques, corresponda al total cobrado en Caja, adems de revisar que en caso de existir egresos de la Caja Principal de Publicidad, hayan sido autorizados por la administracin y estn debidamente sustentados.

Control Fiscal de las ventas de Publicidad

El articulo N 3 numeral tercero, de la Ley del IVA establece: Constituyen hechos imponibles a los fines actividades, negocios jurdicos u operaciones: La prestacin a ttulo oneroso de servicios independientes ejecutados o aprovechados en el pas, incluyendo aquellos que provengan del exterior, en los trminos de esta Ley. Tambin constituye hecho de esta Ley, las siguientes

imponible, el consumo de los servicios propios del objeto, giro o

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actividad del negocio, en los casos a que se refiere el numeral 4 del artculo 4 de esta Ley.

El articulo N 4 numeral cuarto de la misma ley nos define servicio como: Cualquier actividad independiente en la obligaciones de hacer. que sean principales las

La actividad realizada por C.A. Editorial La Prensa en cuanto a publicidad encaja perfectamente en la definicin de servicio establecida por la Ley del IVA, ya que se genera la obligacin de hacer por parte de la empresa. Este compromiso es el de publicar segn el convenio realizado con el cliente, un anuncio publicitario en un espacio definido de sus productos editoriales en una fecha determinada, por lo cual es considerado hecho imponible, por lo tanto esta publicidad es generadora de IVA.

Existe una responsabilidad compartida en cuanto al manejo fiscal de las ventas de publicidad entre la Administracin y la Coordinacin de facturacin y cobranzas, esto se realiza para tener un mejor control, ya que en las ventas realizadas a crdito la totalidad del IVA generado es asumido por cuenta de la empresa, hasta que el cliente realice el pago de sus facturas. C.A. Editorial La Prensa cuenta entre sus clientes, con entes gubernamentales y empresas consideradas por la administracin tributaria como contribuyentes especiales, estos, realizan la respectiva retencin del setenta y cinco por ciento (75%), los comprobantes de retencin, deben ser exigidos, recibidos y procesados en el sistema a la hora de realizar los cobros por la Coordinacin de

Facturacin y Cobranzas.

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Administracin se encarga de clasificar y archivar los comprobantes de las retenciones hechas a la empresa, que sern utilizadas en la declaracin mensual de IVA. En muchas ocasiones, los contribuyentes realizan las retenciones en sus pagos, pero los comprobantes no son enviados, por lo tanto dicha retencin no puede ser incluida en la declaracin del mes correspondiente, esto causa que la empresa asuma una carga tributaria que no le corresponde, y constituye uno de los principales problemas de control con respecto a estas ventas, ya que por falta de cultura tributaria, muchos clientes no cumplen con este deber.

Solo los clientes que publican con frecuencia pueden ser sometidos a medidas de presin por parte de la empresa, realizando la suspensin temporal de sus anuncios hasta que el cliente se vea forzado a enviar las retenciones pertinentes.

Adems de esto, se elabora un libro de ventas en formato electrnico de acuerdo con lo establecido en el artculo 19 de la providencia administrativa N 0056, en el se presenta de manera detallada el total de las ventas realizadas mensualmente por la empresa, posee informacin sobre los clientes como RIF, Razn Social, fecha de realizacin de la venta, tipo de documento, reglones diferentes para contribuyentes y no contribuyentes, numero de las retenciones, montos de facturas y retenciones, adems de las respectivas totalizaciones. El sistema tambin aporta el libro de ventas en formato TXT* para la elaboracin de la declaracin electrnica de IVA.

Se puede concluir, con la observacin de los procesos y de la organizacin de la empresa, que la Coordinacin de Facturacin y Cobranzas, se encuentra supeditada a los lineamientos y supervisin de la Administracin, a pesar de esto, cada una de ellas posee una serie de tareas

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especficas, con el fin de hacer el trabajo de manera rpida y eficiente. Esta especificacin de funciones, permite un mejor manejo del alto volumen diario de transacciones que se generan con motivo de, las ventas de espacios publicitarios.

2.4 ANALIZAR A TRAVS DE UNA MATRIZ DE PLANIFICACIN ESTRATGICA FLOA LOS PROCESOS DE CONTROL INTERNO PARA LOS INGRESOS DE PUBLICIDAD.

Anlisis FODA o FLOA, segn Roberto Dvoskin (2004): Es una Matriz que permite relacionar las Fortalezas y Debilidades de la empresa, con las Oportunidades y Amenazas del ambiente con el objetivo de elaborar un diagnostico que ubique a la organizacin en las siguientes posiciones: Una empresa dbil en un ambiente positivo, una empresa fuerte en un ambiente positivo, una empresa fuerte en un ambiente negativo o una empresa dbil en un ambiente negativo. (pag. 178)

Analizar el sistema de control interno de una empresa, permite recopilar informacin suficiente para conocer su situacin en un momento determinado de su vida til. Toda empresa requiere la fijacin de normas, adems de establecer los procedimientos que regirn la actuacin de sus empleados. Es importante realizar la revisin de todos los soportes que avalan sus actuaciones, de manera que sea posible verificar si estn ajustadas a la norma. Tambin es importante estudiar estos procedimientos para

determinar si aun siguen siendo acordes con la realidad de la empresa, o si por el contrario, han de ser modificados o deben establecerse nuevos mecanismos de funcionamiento.

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2.4.1 Fortalezas

Las fortalezas se definen, como la cualidad de realizar las actividades con el mayor grado de eficiencia posible, adems de la capacidad de resistir con el menor impacto posible, la aparicin de hechos imprevistos. Dentro de los principales puntos fuertes de la empresa tenemos:

Departamentalizacin y separacin de funciones Personal capacitado empresa. Implantacin de un sistema administrativo y contable integrado. Resguardo de la documentacin, que avalan las transacciones Uso adecuado de las tecnologas de informacin y comunicacin, Buen nivel de comunicacin entre la Administracin y, la Coordinacin de Facturacin y Cobranza. Condiciones adecuadas de ambiente de trabajo. Liderazgo en el mercado. Credibilidad con los clientes. y con amplia experiencia dentro y fuera de la

2.4.2 Limitaciones

Incluyen todas aquellas caractersticas, que representan una desventaja para la empresa, pero que sin embargo, mediante acciones correctivas pueden ser corregidas:

Comunicacin poco efectiva entre la Coordinacin de Facturacin y Cobranza y el departamento de ventas.

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No existe posibilidad de verificar el origen de los depsitos desconocidos sin notificacin del cliente. Sobrestimacin de las cuentas por cobrar. No existen presupuestos de ingresos Se asumen cargas tributarias que no pertenecen a la empresa. No existen polticas claras para la gestin de los depsitos desconocidos. Se omite la revisin diaria de las facturas de contado. Lentitud del sistema para el manejo de las facturas de contado y los cobros.

2.4.3 Oportunidades

Son aquellos eventos, que se esperan ocurran en el futuro, se originan en el exterior de la empresa, pero si son aprovechadas pueden generar un impacto positivo dentro de la misma:

Acceso a las nuevas tecnologas. Captar a nuevas empresas y, empresas en crecimiento como clientes. Afianzar el liderazgo en el mercado regional. Generar empleos. Contribuir a la dinmica econmica, obteniendo un buen retorno. Actualizacin en materia administrativa y contable.

2.4.4 Amenazas

Son circunstancias que, podra ocurrir en el exterior de la organizacin, representan un riesgo para la empresa, ya que podran repercutir

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negativamente sobre los resultados. Dentro de las principales amenazas tenemos:

Competidores a nivel local. Posibilidades de reduccin del gasto pblico. Posibilidad recesin econmica a corto plazo. Devaluacin de la moneda (materias primas son importadas) Aumento a nivel nacional y regional de terminales mviles con acceso a internet.

El anlisis de estas caractersticas, se hace para contrarrestar factores internos y factores externos desfavorables y, as poder desarrollar y aplicar estrategias, con el fin de promover el buen desarrollo de los procedimientos, para la consecucin del los de los objetivos que persigue la organizacin. Al analizar las oportunidades con las fortalezas tenemos que crear unas estrategias ofensivas para:

Aprovechar el musculo financiero de la empresa para mejorar el anlisis de sus registros financieros. Todo esto como medida de control para contribuir al eficiente funcionamiento de los registros y obtener ventajas competitivas y llevar el liderazgo de circulacin al internet y as obtener mayor cantidad anuncios publicitarios para este medio. Orientar los servicios hacia la implementacin de nuevas tendencias tecnolgicas. Generar fuentes de empleo en el departamento orientados a una revisin ms exhaustiva de todas las transacciones generadas por la empresa.

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Ahora es necesario confrontar las fortalezas con las amenazas para formular estrategias adaptativas las cuales pueden ser:

Realizar proyecciones de largo plazo sobre el comportamiento de la circulacin de la edicin impresa para determinar su impacto sobre los ingresos de publicidad. Ampliar la gama de productos para mantener la posicin de liderazgo. Aumentar el recurso humano orientado al control interno y al anlisis estadstico de los datos.

Analizar las limitaciones que presenta la unidad en estudio con los factores externos se derivan estrategias propias para combatir

irregularidades presentes, que hay que tratar de disminuir al mximo. Por tal razn se origina la estrategia reactiva al contrarrestar las limitaciones con las oportunidades, en vista de esto se tiene que:

Aumentar el capital humano dispuesto a alcanzar las metas y capaz de adaptarse a los cambios internos motivados por factores externos. Realizar un estudio del mercado local de la informacin en el mediano y largo plazo. Aumentar la velocidad con la que se atiente al cliente y as sea manejable un posible aumento en la demanda.

Las limitaciones al ser contrarrestadas con las amenazas dan a formular unas estrategias defensivas para el correcto funcionamiento de los procesos, tales estrategias son:

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Incluir y formar al personal para desarrollar los objetivos propuestos. Proyectar la informacin gerencial para obtener un control de los procedimientos. Estructurar una base de datos, con el histrico de las transacciones de la empresa para proyectar posibles cambios del mercado en el mbito regional.

Seguidamente se puede apreciar mediante una matriz completa, las Fortalezas, Limitaciones, Oportunidades y Amenazas, que fueron objeto de estudio para la realizacin de estrategias que contribuyen a mejorar el sistema de control interno implementado en la unidad departamental

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Figura N 9 Matriz FLOA C.A. Editorial La Prensa

Elaborado por: Simn Urrieta

FASE III CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES


En esta fase, se plantearan las conclusiones y recomendaciones obtenidas mediante la realizacin de la investigacin, todo esto con la finalidad de realizar un aporte a la empresa y a futuros investigadores en la bsqueda de una mejor comprensin de los afectos del control interno sobre los ingresos de publicidad de las compaas editoriales.

3.1 CONCLUSIONES

Acorde con el estudio realizado al Sistema de Control Interno de C.A. Editorial La Prensa, para el manejo de los ingresos de publicidad, se pueden plantear las siguientes conclusiones:

Identificadas las normas, aplicadas por, Administracin y, Coordinacin de Facturacin y Cobranza en C.A. Editorial La Prensa, se puede concluir:

La normativa contable, para el reconocimiento, medicin y presentacin de los ingresos de publicidad, se encuentran bien definidas, ya que la empresa se rige, por los lineamientos de la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos.

Identificados los procedimientos para, la prestacin del servicio de publicidad, se puede concluir que:

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Los procedimientos administrativos, se encuentran claramente definidos, en torno a la aplicacin de un sistema AdministrativoContable. Los procedimientos son llevados a cabo, con fidelidad a la norma establecida por la empresa, y con la mayor eficiencia por parte de los empleados de Administracin y, la Coordinacin de Facturacin y Cobranza. Existen situaciones, no contempladas en los manuales, como lo son las gestiones, para identificar los depsitos desconocidos. La falta de comunicacin entre el departamento de ventas y la coordinacin de facturacin y cobranzas, genera problemas de eficiencia a la hora de facturar. La cobranza es manejada diligentemente y, de una manera

transparente.

Analizada la situacin de independencia entre, Administracin y la Coordinacin de Facturacin y Cobranza, se concluye que:

Existe una clara delimitacin de funciones, con el fin de realizar el trabajo de una manera ms eficiente. La Coordinacin de Facturacin y Cobranza realiza estudios peridicos del comportamiento de los clientes, as aporta la informacin necesaria para las decisiones gerenciales. El efectivo generado por concepto de publicidad es controlado a varios niveles, teniendo como principal herramienta de control al sistema administrativo.

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Analizada la matriz de fortalezas, limitaciones, oportunidades y amenazas (FLOA), para el sistema de control interno existente C.A Editorial La Prensa, para los ingresos de publicidad, se concluye lo siguiente:

Se debe realizar un estudio ms exhaustivo de los factores externos y adaptar el Sistema de Control Interno para reducir el margen de incertidumbre ante los cambios a mediano y largo plazo en el sector publicitario nacional y regional.

3.2 RECOMENDACIONES

Despus de realizar los anlisis respectivos, para la consecucin de los objetivos planteados para esta investigacin y despus de plantear las conclusiones, se puede recomendar:

Desarrollar una mejor poltica, para el reconocimiento de los depsitos desconocidos, de esta manera se podrn cancelar las facturas que correspondan a dichos depsitos, y hacer un reconocimiento correcto de los ingresos. Estudiar la factibilidad, de la creacin de un departamento de auditora interna, que realice exmenes detallados de cada transaccin. Crear un puente de comunicacin, ms efectivos, entre la Coordinacin de Facturacin y Cobranzas, y el personal del departamento de ventas. Implementar la utilizacin de presupuestos de ventas, adems de la realizacin de proyecciones, con la finalidad de estimar los cambios en el entorno de la empresa, y preparase para dichos cambios. Aplicar las estrategias ofensivas, reactivas, adaptativas y defensivas, que arrojaron la matriz de fortalezas, limitaciones, oportunidades y

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amenazas (FLOA), para minimizar el impacto negativo de la ineficiencia de ciertos aspectos internos y tratar de reducir los factores externos, teniendo como consecuencia, una mejora en el control de los procedimientos y productividad, ayudando a la planificacin estratgica de la compaa, resguardando de mejor manera posible los ingresos de publicidad, que son una de las bases fundamentales en el sustento de las compaas editoriales.

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Norma Internacional de Contabilidad 18. Ingresos de Actividades Ordinarias

Providencia administrativa SENIAT, N 0056

Providencia administrativa SENIAT, N 00071

NIIF para PYMES, seccin 23.

Manual de procedimientos Administrativos, C.A Editorial la Prensa.

Manual de usuario, PROFIT Plus Administrativo.

ANEXOS

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Anexo 1 Factura de venta

Anexo 2 Cobros a Clientes

Anexo 3 Documentos de Ventas

Anexo 4 Anlisis de Vencimiento

Anexo 5 Top Ventas.

HOJAS METADATOS
Hoja de Metadatos para Tesis y Trabajos de Ascenso - 1/6 ANLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES PARA El REGISTRO Y CONTROL DE LOS INGRESOS DE Ttulo PUBLICIDAD, APLICADOS POR C.A. EDITORIAL LA PRENSA Subtitulo El Ttulo es requerido. El subttulo o ttulo alternativo es opcional. Autor(es): Apellidos y Nombres Urrieta Gonzalez, Simn Elas Cdigo CVLAC / e-mail C.I. 19.159.919 CVLAC e-mail CVLAC e-mail
Se requiere por lo menos los apellidos y nombres de un autor. El formato para escribir los apellidos y nombres es: Apellido 1 Inicial Apellido 2., Nombre 1 Inicial Nombre 2. Si el autor esta registrado en el sistema CVLAC, se anota el cdigo respectivo (para ciudadanos venezolanos dicho cdigo coincide con el numero de la Cedula de Identidad). El campo e-mail es completamente opcional y depende de la voluntad de los autores.

Simon_ug89@hotmail.com

Palabras o frases claves: Publicidad Ingresos Control Procedimientos El representante de la subcomisin de tesis solicitar a los miembros del jurado la lista de las palabras claves. Deben indicarse por lo menos cuatro (4) palabras clave.

Hoja de Metadatos para Tesis y Trabajos de Ascenso - 2/6 Lneas y sub-lneas de investigacin: rea Ciencias Sociales y Administrativas Debe indicarse por lo menos una lnea o rea de investigacin y por cada rea por lo menos un sub-rea. El representante de la subcomisin solicitar esta informacin a los miembros del jurado. Resumen (Abstract):
El anlisis de los procedimientos para el Control de los Ingresos de publicidad, en C.A. Editorial la Prensa se realiz a travs del trabajo de grado Modalidad Pasantas, aplicando metodologas de la investigacin para un correcto esquema de estudio, tcnicas de recoleccin de la informacin, desarrollo de objetivos especficos para llegar a el objetivo general de cara a la comprensin del tema objeto de estudio. El proceso administrativo se encuentra generalizado, mediante la aplicacin del sistema Profit Plus, por lo cual procedimientos se realizan de manera automatizada. Entre los principales procedimientos se encuentran: La venta y Facturacin, a crdito y de contado, de anuncios publicitarios, la emisin de documentos que afectan a las ventas como, Notas de Debito y Crdito, descuentos, manejo de retenciones de IVA e ISLR, preparacin de informes, contabilizacin e integracin de los datos, preparacin de estados financieros entre otros. El anlisis del desarrollo de estos procedimientos, permitir, conocer si se desarrollan de la manera estipulada, su impacto en las operaciones, adems, de la vala, del sistema utilizado por C.A. Editorial La Prensa, adems, de dar a conocer como es el manejo de la publicidad en las compaas editoriales. A pesar de que en la empresa mantiene un registro y manejo adecuado de sus transacciones, no aprovecha los datos generados de las mismas para la construccin de proyecciones que permitan establecer como el comportamiento de la circulacin diaria de peridico influir sobre las ventas de publicidad y cul es la situacin del mercado regional con respecto a la migracin de la publicidad a la red. Por esto es recomendable utilizar los recursos disponibles en la empresa para el diseo de un plan estratgico que permita minimizar el riesgo que representa el crecimiento del internet y los dispositivos mviles para las empresas editoriales.

Sub-rea Contadura Publica

Hoja de Metadatos para Tesis y Trabajos de Ascenso - 3/6 Contribuidores: Apellidos y Nombres Cdigo CVLAC / e-mail ROL CA AS Valerio, Irma CVLAC e-mail e-mail ROL Len, Mirla CVLAC e-mail e-mail ROL Matute, Eli Saul CVLAC e-mail CA AS TU JU C.I.14.641.847 Elisaul79@hotmail.com CA AS TU JU C.I. 6.292.395 Rivad.16@gmail.com C.I. 9.294.037 Tamijo2009@hotmail.com TU JU

e-mail Se requiere por lo menos los apellidos y nombres del tutor y los otros dos (2) jurados. El formato para escribir los apellidos y nombres es: Apellido 1 Inicial Apellido 2., Nombre 1 Inicial Nombre 2. Si el autor es ta registrado en el sistema CVLAC, se anota el cdigo respectivo (para ciudadanos venezolanos dicho cdigo coincide con el numero de la Cedula de Identidad). El campo e-mail es completamente opcional y depende de la voluntad de los autores. La codificacin del Rol es: CA = Coautor, AS = Asesor, TU = Tutor, JU = Jurado. Fecha de discusin y aprobacin: Ao 2013 Mes 06 Da 21

Fecha en formato ISO (AAAA-MM-DD). Ej: 2005-03-18. El dato fecha es requerido. Requerido. Lenguaje del texto discutido y aprobado, codificado usuando Lenguaje: ISO 639-2. El cdigo para espaol o castellano es spa. El cdigo para spa
ingles en. Si el lenguaje se especifica, se asume que es el ingls (en).

Hoja de Metadatos para Tesis y Trabajos de Ascenso - 4/6 Archivo(s): Nombre de archivo IngresosPublicidadPrensa.docx Caracteres permitidos en los nombres de los archivos: A B C D E F G H I J K LMNOPQRSTUVWXYZabcdefghijklmnopqrstuvwx yz0123456789_-. Alcance: Espacial: __________________ (opcional) Temporal: __________________ (opcional)

Ttulo o Grado asociado con el trabajo: Licenciado en Contadura Pblica Dato requerido. Ejemplo: Licenciado en Matemticas, Magister Scientiarium en Biologa Pesquera, Profesor Asociado, Administrativo III, etc

Nivel Asociado con el trabajo: Licenciatura Dato requerido. Ejs: Licenciatura, Magister, Doctorado, Post-doctorado, etc.

rea de Estudio: Ciencias Sociales y Administrativas Usualmente es el nombre del programa o departamento.

Institucin(es) que garantiza(n) el Ttulo o grado Universidad de Oriente Ncleo Monagas Si como producto de convenciones, otras instituciones adems de la Universidad de Oriente, avalan el ttulo o grado obtenido, el nombre de estas instituciones debe incluirse aqu.

Hoja de metadatos para tesis y trabajos de Ascenso- 5/6