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ADMINISTRACIN DE CUENTAS GOOGLE

APP
DOMINIO ECRRETAIL.CL

ELABORADO

REVISADO

APROBADO

REV

FECHA

CONTROL DE CAMBIOS

EL PRESENTE DOCUMENTO ES DE USO EXCLUSIVO DE LOS COLABORADORES DE ECR GROUP Y CUYO


CONTENDIO SE DEBE MANEJAR DE FORMA RESERVADA CON TERCERAS PERSONAS.
ECR GROUP NO SE RESPONSABILIZA DEL USO INADECUADO Y/O POR PERSONAS SIN AUTORIZACIN.
Revisin N 00

ECR GROUP
Procedimiento Administracin de cuenta
Google Apps

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OBJETIVO

La finalidad en la administracin de la cuentas de correo electrnico del dominio ecrretail.cl para


nuestro cliente Samsung, a travs de la plataforma Google Apps.
2 RESPONSABILIDADES
Describir los cargos participantes en la aplicacin del documento.
CARGO / ROL

RESPONSABILIDAD

Francisco Neira Morales


Miriam Villouta

Administrador
Administrador

DEFINICIONES

Describir los trminos relacionados con el documento, para su entendimiento.


Se sugiere ordenar los trminos alfabticamente, el trmino debe aparecer con letra inicial en
mayscula e ir seguido de dos puntos.
En caso de no existir definiciones en este documento escribir no aplica en este punto.
4 REFERENCIAS
Listar el o los documentos que tienen relacin directa con el documento en elaboracin. Incluye
leyes, normativas, documentos del proveedor etc.
En caso de no existir referencia en este documento escribir no aplica en este punto.
5 DESCRIPCION
Describir de acuerdo a una secuencia lgica los pasos o actividades, respondiendo las siguientes
interrogantes:

Quin?: Quin es responsable de ejecutar la actividad o paso?.


Qu?:
Qu hay que hacer y cul es su propsito?.
Cuando?: Cundo debe realizarse?.
Donde?: Dnde ocurre y se ejecuta la tarea? (incluir slo si es necesario).
Cmo?: Cmo se registra?.

6 ANEXOS
Se recomienda utilizar este punto para insertar informacin que apoye los contenidos del
documento, ya sean formatos, formularios o tablas especficas que se requieran mostrar para
aclarar una actividad. Queda a criterio del responsable del documento la inclusin de stos, para
evitar cambios de revisin del mismo, por la modificacin de los anexos.

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Servicio de Correo Google Apps


El servicio de cuentas de correo del dominio ecrretail.cl por la plataforma Google Apps, se
encuentra administrado por la empresa PowerNet, la cual ellos son los encargados de comprar la
cantidad de licencia que nosotros solicitemos.
El servicio de Google Apps fue contratado por pago mensual eso quiere decir que se debe cancelar
mes a mes cada una de las licencia compradas.

Servicios
Contrato Mensual
Cantidad de Usuario
Capacidad en Gbytes
Cantidad Mxima
Microsoft Outlook
Recargo

Empresa
Power Net
5 USD (
1
30 Gbytes
Ilimitados
Si
1% Facturacin

El pago de la renovacin de las licencias se deber realizar 10 das antes del vencimiento, por lo
cual el da 13 de cada mes, enviaran un correo con la respectiva factura para pagar las licencias
contratadas.
Caractersticas de Google Apps.
Correo hasta 30 Gbytes por usuario
Calendario
Agenda
Contactos
Documentos, planillas y presentaciones
Masajeara instantnea
Video llamada
Ventaja

Accesibilidad a los datos desde cualquier sitio y desde cualquier plataforma informtica.
30 GB de capacidad de almacenamiento del buzn
Herramientas de mensajera y colaboracin sencillas y rpidas.
Imposibilidad de prdida de los datos, incluso si el porttil se avera o lo roban.
No es necesario instalar ni mantener ningn tipo de hardware o software.
Acceso desde cualquier lugar y en cualquier momento

Sincronizacin e Integracin

Android
Blackberry
Iphone
Windows Mobile
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Iniciar sesin en la Consola del administrador

Inicia sesin en la Consola del administrador para activar servicios, aadir a usuarios,
configurar funciones, etc. Sigue las instrucciones de inicio de sesin estndar a menos que tu
dominio utilice el inicio de sesin nico (SSO) o quieras iniciar sesin en un dominio de
distribuidor. Si tienes problemas para iniciar sesin, utiliza la herramienta para solucionar
problemas de la Consola del administrador.
Inicio de Sesin Estndar
Para iniciar sesin en un dominio sin SSO:

En el navegador, ve a la direccin admin.google.com. Esta URL te dirigir a la pgina de


inicio de sesin en las cuentas de Google.

Introduce la direccin de correo electrnico de tu cuenta de administrador (incluidos el


nombre de usuario y el dominio) y la contrasea.

Haz clic en Iniciar sesin. Aparecer la Consola del administrador.

Nota: Cuando accedes a la pgina admin.google.com, en el navegador, se te redirige a


accounts.google.com. Otras pginas de inicio de sesin de Google como
www.google.com/a/dominio.com y gmail.com, funcionan del mismo modo.
Consola del Administrador
Cuando inicias sesin en la Consola del administrador de Google, la primera pgina que ves es el
panel de control con controles que inician distintos ajustes de configuracin del administrador y
enlaza a herramientas y tareas administrativas comunes.
La Consola del administrador clsica y nueva presenta paneles de control significativamente
diferentes. Adems de las funciones de la consola clsica, el panel de control de la Consola del
administrador nueva muestra las estadsticas de uso de tu organizacin. Asimismo, puedes
personalizar el nuevo panel de control aadiendo, eliminando y reorganizando la mayora de los
controles para adaptarlos a tus necesidades profesionales.

Para ver un men de los controles adicionales, haz clic en Ms controles.


Para aadir un control, arrstralo desde el men Ms controles y sultalo en el panel de

control.
Para eliminar un control, arrstralo a la barra que se muestra en la parte inferior del panel

de control.
Para volver a colocar un control en el panel de control, arrstralo a la ubicacin deseada.

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Las personalizaciones solo se aplican a tu cuenta. Cuando otros administradores inicien sesin, el
panel de control se mostrar conforme a sus propias personalizaciones.

Versin Nueva de la Consola

Versin Clsica de la Consola

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Administracin De Cuentas
A) Aadir Usuarios
Existe la forma de aadir cuentas de usuario, por ejemplo, mediante la Consola del administrador de
Google, tal como se describe a continuacin.
Para aadir una cuenta de usuario:

Inicia sesin en la Consola del administrador de Google.


Haz clic en Usuarios.
Selecciona la unidad organizativa a la que quieres aadir el usuario.
En la Consola del administrador nueva, haz clic en filter para ver las unidades organizativas
y los criterios de filtro.
Selecciona la opcin Crear un usuario manualmente y haz clic en Continuar. De lo contrario,
ve al siguiente paso.
Establece la contrasea inicial del usuario.
o
o

Google Apps genera una contrasea provisional inicial para el usuario nuevo,
utilizando letras maysculas y minsculas, y nmeros. La contrasea ser superior
al mnimo obligatorio 8.
Para establecer una contrasea inicial distinta, haz clic en Definir contrasea y
escribe la contrasea dos veces contrasea tenga como mnimo ocho caracteres.

Haz clic en Crear un usuario nuevo.


Enviar instrucciones por correo electrnico (Asegrate de enviar el mensaje a una direccin
a la que el usuario pueda acceder actualmente).
Haz clic en Finalizado.

Nota 1: Si dispones de varios dominios asociados a la cuenta de Google Apps, el campo a la


derecha del signo "@" es una lista desplegable con los dominios disponibles. El dominio que
selecciones ser la parte de la direccin de correo electrnico del usuario que aparezca
despus del signo @.
Nota 2: Recuerda que las cuentas de nuevos usuarios pueden tardar hasta 24 horas en
aparecer en el directorio de bsqueda. Tambin puedes ocultar a un usuario en el directorio
de Google Apps si cambias las opciones para compartir.

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B) Subir Muchos Usuarios a la Vez


Existe la forma de aadir cuentas de usuario como, por ejemplo, incluirlas a travs de una subida
masiva.
Para Crear o Actualizar un Lote de Cuentas de Usuario a la vez:

Inicia sesin en la Consola del administrador de Google.


Haz clic en Usuarios.
Haz clic en la Consola del administrador nueva o en Aadir usuarios en la Consola del
administrador clsica y selecciona la opcin Crear varios usuarios al mismo tiempo.
(Puedes ir a la pestaa Herramientas avanzadas y hacer clic en Subida masiva)
Subir un archivo .csv (valores separados por comas) y actualizar el dominio.

C) Cmo Asignar Licencias a los Usuarios


Accede a la pgina de administracin de licencias del producto.
Para asignar una licencia para todos los usuarios de la organizacin, incluidos los usuarios que
aadas en el futuro:
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Haz clic en la pestaa Administrar Licencias:


Marca la casilla de verificacin Asignar automticamente la siguiente licencia a todos los usuarios
no asignados actualmente y usuarios creados posteriormente.
Elige la opcin de licencia que quieres asignar en la lista desplegable que se muestra bajo la casilla
de verificacin.
Nota 3: Si no dispones de suficientes licencias para todos los usuarios, aparecer un
mensaje de error.
Para Asignar Licencias a Varios Usuarios a la vez:

Haz clic en el botn Examinar en la seccin Asignacin masiva de licencias a los usuarios,
selecciona un archivo de texto que contenga todas las direcciones de correo electrnico de
los usuarios a los que quieras asignar una licencia (una direccin por lnea) y haz clic en
Abrir.
Elige la opcin de licencia que quieras asignar en la lista desplegable junto al cuadro de
texto.
Haz clic en Subir.
Para asignar licencias a los usuarios seleccionados, haz clic en la pestaa Usuarios sin
asignar. Se mostrar una lista de los usuarios que no disponen actualmente de una licencia.
Si no dispones de suficientes licencias para los usuarios seleccionados, aparecer un
mensaje de error. Repite el paso 4 y selecciona solo el nmero de usuarios para quienes
tengas licencias disponibles.

D) Cmo Inhabilitar un Servicio en tu Cuenta


Si no quieres que los usuarios de tu organizacin utilicen un determinado servicio de Google
Apps, inhabiltalo en tu cuenta. De esta forma, no estar disponible para nadie. Puedes
inhabilitar todo el conjunto de aplicaciones principales (Correo electrnico, Chat, Calendar,
Drive, Sitios web, Contactos y Mvil), as como los servicios que hayas adquirido mediante
Google Apps.

Haz clic en el enlace para inhabilitar o desinstalar el servicio.


Se muestra el enlace cerca del final de la pgina y podra aparecer en una subpgina
independiente para tu servicio. Al inhabilitar un servicio, este deja de estar
disponible para los usuarios, pero no se pierde ningn dato existente.
Los datos de Gmail caducan a los 30 das. Superior a este plazo se perdern todos los
mensajes de correo electrnico. Si se habilita de nuevo el correo electrnico despus
de dicho tiempo, las cuentas de correo electrnico estarn vacas.

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