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UNIDAD 2

2. MANEJO DE TAREAS, CALENDARIO DEL PROYECTO 2.1 TAREAS INGRESAR ACTIVIDADES (TAREAS) Los entregables estn divididos en actividades (tareas ms pequeas), de forma que se pueden gestionar y controlar mejor dentro del proyecto. Teniendo establecido sus entregables, ahora debe insertar Actividades. Puede hacerlo haciendo clic a una fila y luego presionar Insert en su teclado o de la siguiente manera:

Otra forma: Clic del usuario con botn primario en "Tarea (elemento de men)"

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TIPOS DE TAREAS Tareas comn: Son todas las tareas que pueden realizarse en un proyecto, y que no hacen parte de la ruta crtica, es decir, que tiene algn tiempo de holgura que les permite retrasarse sin que se retrase el proyecto. Si el retraso de la tarea es mayor que el tiempo de holgura, la tarea se convierte en tarea crtica. Tareas comn Crticas: Las tareas crticas son aquellas que debe ser completada segn la programacin para que el proyecto finalice a tiempo. Si una tarea crtica se retrasa, tambin se podra retrasar la finalizacin del proyecto. El conjunto de tareas crticas se conoce como Ruta Crtica. Si es importante que el proyecto termine segn la programacin, ponga atencin a las tareas de la ruta crtica y a los recursos asignados a ellas. Estos elementos determinan si el proyecto terminar a tiempo.

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areas Hitos: Un hito es un evento notable que requiere verificacin antes de poder proseguir con la ejecucin del proyecto. Tambin simboliza el haber conseguido un logro importante. Por ejemplo, la obtencin y formalizacin de los requisitos de usuario. Los hitos son una forma de conocer el avance del proyecto y constituyen un trabajo de duracin cero. Estos hitos servirn como herramientas de comunicacin para los interesados (stakeholders). De esa manera se define una lista que indica los hitos que hemos atravesado, cul se encuentra cerca, cul est atrasado, etc. Se representan con un rombo:

Tareas de Resumen: Tarea que se compone de subtareas y que las resume. Utilice el submen esquema del men Proyecto para crear tareas de resumen. Project determina automticamente la informacin de la tarea de resumen (por ejemplo, la duracin y el costo) basado en la informacin obtenida de las subtareas. Tareas Repetitivas: Son un conjunto de tareas que tienen un periodo de repeticin y fechas fijas para su realizacin Para ingresar las tareas (actividades del proyecto): 1. En el men VER seleccione DIAGRAMA DE GANTT. 2. En el campo NOMBRE DE TAREA, escriba en orden las fases del proyecto (de acuerdo a la WBS o EDT). 3. En la Fase I en el campo NOMBRE DE TAREA, escriba el nombre del primer Paquete de trabajo que se va a programar. (Puede utilizar las tareas de resumen para mostrar las fases principales y las secundarias del proyecto. Las tareas de resumen muestran un resumen de los datos de las subtareas, que son las tareas agrupadas dentro de ellas.) Tiempo transcurrido: Cuando se se necesita que una actividad trabaje el da sbado y aunque se puede crear un calendario se puede usar la tarea de tiempo transcurrido. Se escribe XDT, donde

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X es el nmero perodos.

TODAS LAS DURACIONES EXCEPTO LA DE MES PUEDEN TENER TIEMPO TRANSCURRIDO.

Dividida: Si hay una pausa en una actividad se puede usar el comando uso TAREAPROGRAMACION DIVIDIR TAREA, pero lo anterior la tarea continua con la misma duracin, no se aumenta la duracin, pero hay una pausa por algn motivo.

INFORMACIN DE LA TAREA Se puede acceder a los atributos relacionados con las tareas a travs del comando Informacin de Tarea con doble click en la tarea as:

Este comando presenta la siguiente ventana:

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En el cuadro de dilogo Informacin de la tarea se encuentran las siguientes opciones: a) Pestaa General En esta pestaa se encuentra la informacin general de una tarea especfica como: nombre de la tarea, duracin, porcentaje completado, modo de programacin, prioridad y fecha de comienzo y fecha de fin.

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b)Pestaa Predecesoras

En la pestaa Predecesoras se enumeran cada predecesora que est vinculada a la tarea por un tipo especfico de dependencia entre tareas y por un tiempo de adelanto o retraso.

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c) Pestaa Recursos En la pestaa Recursos se obtiene informacin de la cantidad y disponibilidad de determinados recursos para realizar una tarea especfica, as como tambin su tasa de costo.

d) Opcin Avanzado La pestaa Avanzado permite delimitar una tarea, estableciendo una Fecha lmite, un Tipo de restriccin y una Fecha de restriccin; as como Activar o desactivar la opcin Condicionada por el esfuerzo.

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A continuacin, se definirn las opciones ms importantes de la pestaa avanzado: Fecha Lmite El campo Fecha lmite muestra una fecha objetivo que indica cundo se desea completar una tarea. Si se supera fecha lmite y la tarea no se ha completado, MS Project muestra un indicador.

Tipo de Restriccin El campo Tipo de restriccin ofrece opciones para el tipo de delimitacin que podr aplicar cuando programe una tarea. Derechos de autor: Ingrid L. Muoz P. MsC-PMP-Cobit Foundation Lead Auditor ISO 27001 Pgina 8

El tipo de restriccin se clasifica en tres grupos:

Restricciones Flexibles: Permiten a las tareas ser programadas o reprogramadas sin ms limitaciones que sus relaciones de predecesoras y sucesoras. Su caracterstica es que no se imponen fechas de inicio o fin y se debe usar este tipo de restricciones lo ms que sea posible. Restricciones Semi-Flexibles: Son las que limitan la reprogramacin de las tareas dentro de un lmite establecido. Restricciones Inflexibles: Son las que evitan totalmente la reprogramacin de las tareas y tienen slo una fecha absoluta que la programacin debe cumplir. Slo se deben usar cuando sea absolutamente necesario.

En el siguiente cuadro, se muestran las opciones dentro de cada una de las categoras:

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Tipo de Tarea El tipo de tarea define en qu manera MS Project utilizar la frmula de programacin: Trabajo = Duracin x Unidades. Existen tres tipos de tarea:

Duracin Fija: Es cuando se tiene certeza que la duracin de la tarea permanece constante, independientemente de los cambios en cantidad de recursos asignados o cantidad de trabajo. Unidades Fijas: Es cuando se tiene certeza que la cantidad de recursos asignados a la tarea permanece constante, respecto a los cambios de duracin o de trabajo. Trabajo Fijo: Es cuando se tiene certeza que la cantidad de trabajo necesario para completar la tarea permanece constante, independientemente de cambios en la cantidad de recursos asignados o la duracin de la tarea.

e)NOTAS

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Se pueden ingresar datos relevantes

f)CAMPOS PERSONALIZADOS Se utiliza para almacenar datos personalizados. INGRESAR DURACIONES A LAS TAREAS Una vez que se ha completado la lista de tareas en Microsoft Project 2010, se debe crear una planificacin realista. Es por ello, que se realiza la estimacin de la duracin (horas o das) de una tarea, adems, MS Project utiliza la duracin de cada tarea para calcular las fechas de comienzo y fin de cada tarea. Desarrollo de Estimaciones de la Duracin de Tareas En Direccin de Proyectos, existen 4 formas posibles para calcular las duraciones de las tareas de forma convincente y son:

Conocimiento de equipo: Los miembros del equipo pueden proporcionar informacin de la duracin de las tareas, basadas en su experiencia previa. Juicio de Expertos: Si se desea obtener una estimacin fiable de la duracin de tareas a partir de especialistas imparciales, se puede obtener informacin de consultores, asociaciones de profesionales o grupos de sectores industriales. Proyectos pasados: Una excelente fuente de estimacin de duraciones, es basarse en proyectos similares que se hayan realizado dentro de su organizacin. Estndares de la industria: Se obtiene informacin de la data histrica.

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La duracin asignada por MS Project cuando se introduce una tarea, es la duracin estimada (1da?). Se utiliza el smbolo de interrogacin como indicador de que la duracin todava necesita revisin en su valor. Cuando no se muestra el smbolo, es porque la duracin se considera confirmada. Se puede introducir la duracin de las tareas en unidades de tiempo de las siguientes maneras: minutos (min), horas (h), das (d), das transcurridos (dt), semanas (sem) y meses (ms). Existen varias formas de agregar duraciones a las tareas: Utilizando la Vista Diagrama de Gantt: Agregar duraciones por medio de una hoja de tareas es el mtodo ms sencillo y rpido.

Utilizando el Cuadro de dilogo Informacin de la tarea:

Utilizando el Formulario de tareas El Formulario de tareas proporciona una vista en dos paneles, y en la pantalla aparecer una divisin con dos vistas al mismo tiempo. Se utiliza Vista Detalles Formulario de tareas:

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SECUENCIAR TAREAS

Secuenciar las tareas o actividades es el orden en que cada tarea debe ser ejecutada y qu dependencia hay entre una tarea y el resto. El secuenciamiento incluye: 1. Vincular grandes entregables e hitos. 2. Vincular sub-entregables. 3. Vincular actividades dentro de los sub-entregables. Existen diferentes opciones para secuenciar actividades, entre ellas tenemos: Utilizando el cono Vincular tareas La manera ms fcil y rpida para establecer dependencias es usar el cono Vincular Tareas

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TIPOS DE DEPENDENCIAS

Los tipos de vnculo de las tareas predecesoras son: FC (fin a comienzo), FF (fin a fin), CC (comienzo a comienzo) y CF (comienzo a fin). Tipos de Vnculo Los tipos de vnculo de las tareas predecesoras son: FC (fin a comienzo), FF (fin a fin), CC (comienzo a comienzo) y CF (comienzo a fin).

Vnculo FC o Fin a Comienzo Una actividad no puede empezar hasta que no acabe la predecesora.

Vnculo FF o Fin a Fin Una actividad no puede finalizar hasta que no acabe la predecesora.

Vnculo CC o Comienzo a Comienzo Una actividad no puede empezar hasta que no comience la predecesora.

Vnculo CF o Comienzo a Fin Una actividad no puede finalizar hasta que no comience la predecesora.

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ADELANTOS Y ATRASOS Se utilizan para adelantar o atrasar una actividad, si en la posposicin se coloca +d significa que se est atrasando la actividad y si se coloca d, significa que se est adelantando la actividad.

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MODO DE TAREA Existe una nueva columna llamada MODO DE TAREA, la cual puede permitir que una tarea sea configurada manual o automticamente as:

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CALENDARIO DE PROYECTO

CALENDARIO BASE

Es un calendario predefinido en MS Project. Es usado como plantilla para el Calendario del Proyecto, los Calendarios de Recursos y los Calendarios de Tareas. Los tres tipos de Calendarios base son: Estndar, 24 Horas y Turno Noche.
CALENDARIO DE PROYECTO

1. Seleccione la pestaa Proyecto grupo Propiedades haga clic en Cambiar tiempo de trabajo.

2. Del cuadro de dilogo, seleccione un calendario de la lista Para calendario (para adecuarlo a sus necesidades) Haga clic en el botn Crear Calendario.

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3. En el cuadro Crear nuevo calendario base, escriba el nombre del calendario asegrese de seleccionar hacer una copia del calendario elegido Aceptar.

4. En el cuadro cambiar calendario laboral, aparecer elegido Para calendarioen lista.

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Para hacer cambios al calendario creado, haga clic en la ficha Excepciones o Semanas laborales, que se encuentra en la mitad inferior del cuadro de dilogo. Creando una excepcin Utilice excepciones cuando el periodo a cambiar no sigue un patrn regular. Por ejemplo, para bloquear los periodos cuando todos asisten a una junta el 5 de marzo de 2 p.m. a 5 p.m. Para crear una excepcin con horas especficas no laborales, haga lo siguiente: 1. En el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral, y teniendo establecido su nuevo calendario del proyecto, haga clic en la fecha de la excepcin y dentro de la pestaa Excepciones, haga clic en la columna Nombre y escriba un nombre para la excepcin. Haga clic en Detalles. 2. En el cuadro de detalles, haga clic en la opcin perodos laborales escriba las horas laborales de comienzo y fin (no para la excepcin) en los cuadros Desde y Hasta haga clic en Aceptar

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Creacin de una semana laboral 1. Teniendo establecido su nuevo calendario, en el cuadro Cambiar calendario laboral, haga clic en la pestaa Semanas laborales haga clic en el botn Detalles, para la semana laboral predeterminada. 2. En el cuadro de dilogo Detalles de (predeterminado), seleccione el da de la semana a modificar cambie las horas de trabajo Haga clic en Aceptar para ver el cuadro de dilogo Cambiar Calendario Laboral.

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RECURSOS

Los recursos desempean el trabajo de un proyecto, es por ello, que con las tareas definidas y planificadas, es necesario especificar recursos reales en el Plan del Proyecto. TIPOS DE RECURSOS Recursos Tipo Trabajo Los recursos tipo trabajo se refieren al personal o equipo de trabajo que utilizan el tiempo (horas o das) como medida de su esfuerzo y estn limitados por su disponibilidad asociada con el calendario del proyecto. Algunos ejemplos de este recurso pueden ser: jefe de proyecto, arquitecto, analista, programador, etc. Adems el equipamiento que realiza el trabajo. Ej: Personas, Computadores, Gra (alquiler por uso y por hora), cuadrilla. En el campo Capacidad mxima del recurso, escriba el nmero total de unidades de disponibilidad de este recurso para este proyecto. El valor de capacidad mxima especifica la disponibilidad total de este recurso para este proyecto; por ejemplo, tiempo parcial o mltiplos. Por ejemplo, si tiene un recurso disponible dos das por semana para el proyecto, puede especificar como capacidad mxima el 40%. Puede usar esta capacidad para especificar las distintas disponibilidades de designacin de un recurso. Por ejemplo, supongamos que
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cuenta con un recurso denominado Ingenieros, un solo recurso que representa a tres ingenieros individuales del equipo. Puede especificar la capacidad mxima de Ingenieros como el 300%. Puede programar a los tres ingenieros a tiempo completo en un momento dado sin sobreasignar el recurso Ingenieros. Se puede especificar la capacidad mxima como porcentaje (50%, 100%, 300%) o como nmero decimal (0,5, 1, 3). Recursos Tipo Material Los recursos tipo material son suministros, existencias u otros artculos consumibles, que utilizan la cantidad como medida del esfuerzo de una tarea. Algunos ejemplos de estos recursos pueden ser: acero (estructura de un edificio), tejas (casa), ladrillos (decoracin de exteriores), papel, etc. Recursos Tipo Costo Los recursos tipo costo, son elementos que contribuyen a completar una tarea, pero no afectan la duracin o trabajo de la misma. Asimismo, no se tiene en cuenta los perodos laborales para cumplir sus tareas y tampoco estn asociados a capacidades mximas, calendarios base o fechas de disponibilidad. Algunos ejemplos de este recurso pueden ser: tarifa area, alquiler de vehculo, compra de software, tarifas de alojamiento, etc. Cmo Agregar Recursos en MS Project 2010 Despus de haber creado la lista de recursos, es esencial asignarlos a las tareas. La manera rpida y sencilla de crear el grupo de recursos es en la "Hoja de Recursos". Existen dos formas bsicas para agregar recursos en MS Project: La primera forma de agregar recursos es por la Cinta de opciones:

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Otra forma de agregar recursos es por la Barra de accesos directos:

Agregar Recursos Para agregar un recurso tipo trabajo debe estar en la Hoja de recursos y seguir estos pasos:

Campos ms importantes de la Hoja de Recursos: Nombre de los Recursos: En este campo colocamos el nombre del recurso, puede ser el nombre de una persona, el cargo de una persona, una mquina, una herramienta, papel, etc.
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Tipo: En este campo hay tres opciones, Trabajo, Material y costo. Capacidad Mxima: Porcentaje mximo o nmero de unidades que tiene un recurso para ser programado en cualquier tarea. El valor de capacidad mxima indica la capacidad ms alta para trabajar que tiene un recurso. El valor predeterminado es 100 por ciento.(Se habilita solo para recursos de tipo Trabajo). Tasa Estndar: Tasa base que se asigna a los recursos [como personas, equipamiento o material] y que Project utiliza para calcular los costos totales de los recursos. Costo/Uso: Tarifa fija por el uso de un recurso que se puede aplicar en lugar de, o adems de, una variable. Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso. Para los recursos materiales, el costo por uso se acumula slo una vez. Acumular: Este campo le permite seleccionar entre tres opciones: Al comienzo, Al final, Prorrateo. Tiene que ver como el va acumulando los costos del recurso dentro del proyecto. Calendario Base: Aqu permite seleccionar un calendario para el recurso. Lo que indica que dentro de un proyecto podemos tener varios calendarios.
Donde Acumular,

La columna Acumular dentro de la Hoja de recursos, ofrece opciones para indicar cmo y cundo van a ser acumulados los costos al costo de una tarea. Las opciones son:

Comienzo: El costo del recurso siempre se carga al inicio de la tarea. Este tipo acumulado de costo no es comn, se utiliza cuando la participacin del recurso no afecta al trmino de la tarea. Prorrateo: El costo del recurso es distribuido segn su carga de trabajo. Por ejemplo: Si el recurso trabaja 10 horas, el costo se distribuye uniformemente en cada hora trabajada. Fin: El costo del recurso siempre se carga al trmino de la tarea. Este tipo acumulado de costo se utiliza cuando al recurso se le paga solamente al finalizar la tarea.

Cuadro de Dilogo Informacin del Recurso El cuadro de dilogo Informacin del recurso proporciona datos detallados de un recurso en particular. Para habilitar el cuadro de dilogo, visualice el recurso y hacer doble click en el recurso:

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En el cuadro de dilogo, encontrar informacin especfica del recurso, el cual consta de 4 pestaas: General, Costos, Notas y Campos personalizados General: Contiene informacin genrica del recurso y se encuentran los siguientes campos: nombre del recurso, correo electrnico, cuenta de Windows, tipo de reserva, iniciales, grupo, cdigo, tipo, etiqueta de material y disponibilidad de recursos. Costos: Informacin relacionada a los costos del recurso y se encuentran los siguientes datos: tablas de tasas de costo, fichas predeterminadas (A, B, C, D y E) para establecer costos en intervalos de tiempo y acumulacin de costos. Notas: En este campo, se puede agregar informacin adicional para un determinado recurso. Campos personalizados: Permite extraer informacin relevante del proyecto, que se desee visualizar en la informacin de los recursos.

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COSTO DE LOS RECURSOS Una vez que se hayan definido los tipos de recursos y calculado la cantidad de recursos necesarios para el proyecto, se puede estimar los costos para dichos recursos. La estimacin de costos es el proceso de desarrollar los costos aproximados de recursos y tareas necesarios para completar las actividades del proyecto. Microsoft Project le ayuda a estimar estos costos. Para obtener unas estimaciones realistas de costos, puede revisar los datos histricos que va a utilizar como base para la introduccin de informacin de costos en Microsoft Project. MS Project permite asociar tasas a los recursos tanto de trabajo como materiales. Las tasas pueden ser de tipo estndar, de horas extras o tasas por uso. La tasa de horas extra no est disponible para los recursos materiales. Para los recursos de trabajo, los tres tipos de tasa estn disponibles. Se puede introducir los costos para los recursos tipo trabajo y tipo material. Sin embargo, para los recursos tipo costo, se asigna un valor de costo diferente de acuerdo a la tarea especfica que se le ha asignado. A continuacin, se definen los costos de los tipos de recursos: Costo de los Recursos Tipo Trabajo Para especificar tarifas de costos a los recursos tipo trabajo, se utiliza la tasa estndar, si se requiere la tasa de horas extra y el Costo por uso, donde:

Tasa Estndar: Valor a pagar por la cantidad de trabajo en una asignacin programada en las horas laborables. Esta tasa puede ser por hora, por semana, por mes, etc ( Verificar) Tasa Hora Extra: Valor a pagar por la cantidad de trabajo en una asignacin programada fuera de las horas laborables normales del recurso asignado y que se cargan en la tasa de horas extra. El trabajo de horas extra indica la cantidad de trabajo de la asignacin que se ha especificado como trabajo de horas extra. Como en la tasa estndar este valor tambin puede ser por hora, por semana, por mes, etc.
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Costo/Uso: Tarifa fija por el uso de un recurso que se puede aplicar en lugar de, o adems de, una variable. Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso. Para los recursos materiales, el costo por uso se acumula slo una vez.) Acumular: En este campo podemos configurar como deseamos que se carguen los costos del recurso en el proyecto. Se pueden contraer costos al principio [Comienzo] o al final [Fin] de una tarea, o bien prorratearlos [Prorrateo] durante la tarea. Costo de los Recursos Tipo Material Para especificar tarifas de costos a los recursos tipo material, se siguen estos pasos: 1. En la vista Hoja de recursos, asegurarse que los recursos tipo material estn configurados en la columna Tipo. 2. Cada recurso material debe tener especificada una unidad de medida en la columna Etiqueta de material. 3. Para especificar un valor de costo se utiliza la columna Tasa estndar. Esta tasa es el costo por unidad del material. Por ejemplo: si se tiene un recurso tipo material que su medida es en kg, y cada kilogramo de ese material cuesta $/.100.000, se ingresar el valor de $/.100.000 en esta columna. 4. Si hay un costo por uso de los recursos tipo material, tales como la cuota inicial o cuota de alquiler de equipos asociados al uso del material, ingresar los valores en la columna Costo/uso. El costo/uso es el costo que se acumula cada vez que se utiliza un recurso tipo material, independientemente del nmero de unidades.

Costo de los Recursos Tipo Costo Cuando se identifica un recurso como un recurso tipo costo, ocurre que los campos destinados para los costos (tasa estndar, tasa horas extra y costo/uso) no estn disponibles, ni en la Hoja de recursos ni en la pestaa Costos del cuadro de dilogo Informacin del recurso. Sin embargo, la caracterstica de los recursos tipo costo, es que son asignados a diferentes tareas en las que los costos son distintos de una asignacin a otra. Es por ello, que la informacin del costo se introduce en el cuadro de dilogo Informacin de la asignacin dentro de la vista Uso de tareas o Uso de recursos. Para especificar tarifas de costos a los recursos tipo costo, se siguen estos pasos: 1. En la vista Diagrama de Gantt u otra vista de tareas, seleccione la tarea a la cual desee asignar un valor de costo. 2. Haga clic en la pestaa Recurso grupo Asignaciones Asignar recursos. 3. Aparecer el cuadro de dilogo Asignar recursos, seleccione el nombre del
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recurso tipo costo que desee asignar a la tarea y haga clic en Asignar. Una vez asignado el recurso, posicinese en el campo Costo. Asigne un valor y, finalmente haga clic en Cerrar para que se guarden los cambios.

Insertar Mltiples Tasas de Costo para un Recurso Para especificar diversas tasas de costo en diferentes perodos de tiempo a un recurso (tipo trabajo o material) se usar la Tabla de tasas de costo. Esta tabla se encuentra en el cuadro de dilogo Informacin del Recurso. Ejemplo: Supongamos que en un determinado proyecto los recursos incrementarn el 5% de su valor de costo el 10 de Octubre. O quiz el contrato por el uso de un equipamiento estipula un descuento para el primer mes y despus el valor retorna a la tarifa normal. Para especificar diferentes valores de costo para un determinado recurso, siga estos pasos: 1. En la vista Hoja de Recursos, haga clic en el recurso tipo trabajo o tipo material para el cual desee especificar mltiples tasas de costos. 2. Haga clic en la pestaa Recurso grupo Propiedades Informacin. 3. Aparecer un cuadro de dilogo llamado Informacin del Recurso, haga clic en la pestaa Costos. 4. En la opcin Tablas de tasas de costo, en la primera fila de la pestaa A (predeterminada), visualizar los valores de Tasa estndar, Tasa horas extra y Costo/uso, que se debera haber rellenado en la Hoja de recursos. 5. Para especificar una tasa de cambio en cierto perodo de tiempo, en la pestaa A, haga clic en el campo en blanco siguiente y en la columna Fecha efectiva
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ingrese la fecha en la que se producir el cambio. Introduzca las tarifas de costos, segn sea el caso en: tasa estndar, tasa horas extra y costo/uso. Para indicar diferentes tasas de costo en funcin de los diferentes tipos de actividad, introduzca los diferentes valores de costo en las pestaas B, C, D E.

ASIGNAR RECURSOS A LAS TAREAS En la planificacin de un proyecto, es necesario asignar recursos a las tareas, con el fin de indicar la disponibilidad del recurso para realizar esa tarea. Existen varias formas de asignar recursos a las tareas: Utilizando la Vista Diagrama de Gantt Siga este paso para asignar recursos:
1. Muestre la vista de tareas Diagrama de Gantt. 2. Seleccione una tarea, posicinese en la interseccin de la fila de la tarea y de la columna Nombre de los recursos, haga clic en el campo en blanco desplegable y coloque un check en el nombre del o de los recursos que asignar a dicha tarea.

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Utilizando el Cuadro de Dilogo Informacin de la tarea Siga estos pasos, para asignar recursos a las tareas, usando el cuadro de dilogo informacin de la tarea: 1. Muestre la vista de tareas Diagrama de Gantt. 2. Seleccione una tarea, dirjase a la pestaa Tarea grupo Propiedades opcin Informacin. 3. Aparecer el cuadro de dilogo Informacin de la tarea, haga clic en la pestaa Recursos y en la columna Nombre del recurso. Seleccione el o los recursos que considere para esta tarea. 5. Finalmente, haga clic en Aceptar.

Utilizando el Cuadro de Dilogo Asignar recursos Para agregar recursos a las tareas, por medio del cuadro de dilogo Asignar recursos, siga estos pasos: 1. Muestre la vista de tareas Diagrama de Gantt. 2. Seleccione el nombre de la tarea a la que desee asignar recursos. 3. Haga clic en la pestaa Recurso grupo Asignaciones haga clic en
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Asignar recursos . 4. Aparecer el cuadro de dilogo Asignar recursos. En el campo Nombre del recurso se muestran todos los recursos ingresados en la Hoja de recursos . Seleccione el nombre del recurso o los recursos que desee agregar a la tarea, haga clic en la opcin Asignar. 5. La columna Unidades, muestra la disponibilidad de un recurso tipo trabajo o la cantidad de unidades de un recurso tipo material, dentro de una asignacin individual. Cuando un recurso tipo trabajo est disponible a tiempo completo para realizar una determinada tarea, en la columna Unidades se muestra el valor de 100%. Pero, si se requiere utilizar el recurso a tiempo parcial (25%, 50% o 90%), es necesario especificar el valor requerido. Para un recurso tipo material, se especifica la cantidad de unidades requeridas para dicha tarea. 6. Para guardar los cambios haga clic en la opcin Cerrar.

Cuadro de Clculo de Programacin La duracin, las unidades y el trabajo estn interrelacionados y son interdependientes. Cuando se cambia alguno de los tres, al menos uno de los otros se ve afectado. Se tiene que controlar cmo se ve afectada la programacin cuando se cambia la duracin, las unidades de asignacin o el trabajo. Se debe pensar en el tipo de tareas como un compromiso entre los tres factores involucrados. Y cuando se hace un cambio, el tipo de tarea indica cul de los elementos se debe volver a calcular y cual puede ajustarse mejor para contrarrestar dicho cambio. Esto
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est basado en la frmula fundamental de programacin de MS Project: Trabajo = Duracin x Unidades.

Condicionada por el Esfuerzo Cuando una tarea est condicionada por el esfuerzo, MS Project mantiene el trabajo total de la tarea en su valor actual, independientemente del nmero de recursos que se asignen a ella. Cuando se asignan nuevos recursos, el trabajo restante se distribuye entre ellos. Por Ejemplo: Suponga que se programa la tarea Crear dibujos arquitectnicos en 4 das con un recurso asignado y esta tarea no est condicionada por el esfuerzo. Ahora, suponga que a dicha tarea, se le asignan tres recursos ms, entonces MS Project distribuye la duracin de las tareas a cada recurso, es decir, programar que la tarea se complete en 1 da.

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