LE DAMOS LA BIENVENIDA A

DECAD Inter Ponce

Compromiso, Calidad y Excelencia

Gerencia de Proyectos:
Ideas, herramientas y tcnicas para optimizar la ejecucin de los equipos
Por

Vctor A. Feliberty-Rubert, BSIE, MDiv, LEC

Ingeniero Industrial, Certificado en LEAN Enterprise, Decano de Administracin y Profesor de Historia Occidental en la Universidad Interamericana de Puerto Rico, Recinto de Ponce

MEJORAMIENTO CONTINUO

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Ser hoy mejor que ayer; maana, mejor que hoy; ste es el gran objetivo de la vida.
Vigil

EXAMEN AUTODIAGNSTICO

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Ante un proyecto, contesta s o no:

1.

2.

3.

4.

Tienes una idea clara de lo que se supone se alcance con el proyecto? Puedes describir especficamente los lmites en recursos para el proyecto? Est tu proyecto segmentado en partes manejables? Tienes un itinerario escrito para el desarrollo del proyecto?

EXAMEN AUTODIAGNSTICO

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Ante un proyecto, contesta s o no:

5.

6.

7.

Has considerado los puntos de vista de otras personas sobre cmo debe hacerse el proyecto? Est cada miembro de tu equipo comprometido con el xito del proyecto? Puedes motivar la creatividad en tu equipo a lo largo de la jornada?

Inter Ponce
EVALUACIN DEL EXAMEN DIAGNSTICO Si contestaste NO a al menos una de las preguntas, ests en el lugar correcto.

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O si sientes que, a pesar de haber contestado S a todas las preguntas, todava no puedes con la presin, este tema es para ti...

CONSIDERACIONES BSICAS

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Cmo saber si algo que quiero realizar puede considerarse como un proyecto?
Si es algo nuevo o no rutinario. Si tienen que lograrse objetivos especficos. Si la actividad o gestin tiene un principio y un fin definido. Si los recursos disponibles son limitados. Si involucra a otras personas. Si tiene fases en secuencia.

1. 2. 3.

4. 5. 6.

Inter Ponce CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

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DIFERENCIAS
PROYECTO

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OPERACIN

nico Distinto a lo usual Principio y fin Recursos limitados Requiere un equipo Secuencia de fases
Proyecto

Repetitiva Actividad rutinaria Sucesiva / continua Recursos infinitos Unipersonal Eventos aislados
Operacin

DEFINICIN: GERENCIA DE PROYECTOS

Es la planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.

METODOLOGA:

Es la aplicacin de ciertos conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a actividades de proyectos de manera que cumplan o excedan las necesidades y expectativas de las partes interesadas de un proyecto.

OBJETIVO:

DEFINICIN: GERENCIA DE PROYECTOS

Habilidad de balancear adecuadamente diversas demandas en competencia:

Alcance, tiempo, costo y calidad. Partes interesadas con diferentes puntos de vista y motivaciones. Requerimientos identificados (necesidades) y aquellos no identificados (expectativas).

GERENCIA DE PROYECTOS til para

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elaborar un fiesta de fin de ao construir un saln de clase o edificio disear un currculo acadmico recaudar fondos establecer una propuesta ambiental desarrollar un programa interdisciplinario

o sea, bsicamente cualquier tipo de proyecto

DISTINCIONES EN EL ENFOQUE

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Un individuo puede ganar un trofeo o una medalla, pero slo un equipo puede ganar un campeonato.
-annimo

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PRINCIPIOS CLAVE

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Evitar la improvisacin constante. Establecer metas claras y alcanzables. Pensar en lo que se quiere lograr y en las distintas rutas para llegar a esa meta. Dibujar el flujo de las etapas. Establecer canales de comunicacin. Motivar al equipo y celebrar logros. Llegar a acuerdos, no posponer problemas. Pensar fuera de lo convencional.

PASOS DE GERENCIA DE PROYECTOS

Definir Planificar Ejecutar Monitorear Completar

RELACIN ENTRE PROCESOS

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TRASLAPO DE PROCESOS EN UNA FASE

PRIMER PASO: DEFINIR

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Conocer y entender el contexto amplio:

Cultura

organizacional Polticas, Normas y Leyes aplicables Factores del medioambiente Sistemas de informacin, comunicacin y lneas de mando Recursos disponibles Necesidades, intereses y expectativas de la organizacin

PRIMER PASO: DEFINIR

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Saber qu se quiere lograr y

cmo debe lograrse.

PROBLEMA: Existe una relacin inversamente proporcional entre cada par con el tercero.

PRIMER PASO: DEFINIR

si es bueno

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Prioridad: funcionalidad y apariencia

entonces no es

barato

si es bonito

Se sacrifica el presupuesto.

PRIMER PASO: DEFINIR

Prioridad: costo y efectividad

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si es barato

entonces no es

bonito

si es bueno

Se sacrifica la esttica.

PRIMER PASO: DEFINIR

Prioridad: costo y apariencia

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si es barato

entonces no es

bueno

si es bonito

Se sacrifica el rendimiento.

EL RETO DEL PRIMER PASO

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Conocer las limitaciones en recursos existentes para lograr lo que se quiere. REQUERIMIENTO Establecer prioridades.
Qu se est dispuesto a sacrificar si es necesario hacerlo?

Costo

Tiempo

Resultados

PRIMER PASO: DEFINIR

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Metas inteligentes
especficas / precisas medibles / observables realistas / alcanzables con tiempo asignado acordadas en grupo

RESPUESTA AL RETO DE LOS RECURSOS

ESCASOS

Hemos pensado en otra manera para resolver el problema o atender la necesidad que el proyecto pretender satisfacer? (Pensar fuera de la caja.) Por qu queremos hacer este proyecto y no otro? (Evidenciar la urgencia.) Si el tiempo, el dinero y los recursos no representaran una limitacin, que ms quisiramos hacer? (Soar es gratis.)

RESPUESTA AL RETO DE LOS RECURSOS

ESCASOS

Una vez se complete el proyecto, qu gastos operacionales (de seguimiento, mantenimiento o actualizacin) van a requerirse? (Medir las consecuencias.) Quines son las personas ms afectadas o beneficiadas por el proyecto? (Identificar los rostros reales.) Qu cosa del proyecto tiene alta probabilidad de salir mal? (Conocer los riesgos.)

SEGUNDO PASO: PLANIFICAR

Buenos

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resultados sin planificacin adecuada provienen de la buena suerte, pero no de una acertada gerencia de proyectos.
David Jacquith
Presidente, Vega Industries, Inc.

SEGUNDO PASO: PLANIFICAR

RECUERDE

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A veces el costo del fracaso es demasiado alto.

(Nota: No se puede tomar el riesgo de hacer el proyecto sin la certeza de los resultados.)

SEGUNDO PASO: PLANIFICAR

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Resumir el alcance del proyecto. Clarificar definiciones y conceptos. Identificar los requerimientos. Dividir las actividades en sus partes. Diagramar la secuencia de eventos. Estimar el costo de cada etapa. Incluir los puntos de celebracin parcial.

SEGUNDO PASO: PLANIFICAR

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Establecer la logstica del flujo. Asignar responsabilidad a cada cosa. Estipular estndares de control y cotejo. Sopesar los riesgos y planificar cmo mitigarlos. Crear vas y frecuencia de comunicacin. Considerar la seguridad.

PROCESO DE PLANIFICACIN

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EJEMPLO DE CICLO DE VIDA #1

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EJEMPLO DE CICLO DE VIDA #2

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EJEMPLO DE CICLO DE VIDA #3

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EJEMPLO DE CICLO DE VIDA #4

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ANLISIS DE LAS TAREAS

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Enumerar todas las actividades o partes y, para cada una de ellas, identificar lo siguiente:
Secuencia (serie o paralelo) Materiales requeridos Costo relacionado Personas involucradas Tiempo estimado

FLUJOGRAMA DE PROCESOS

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para completar un objetivo intermedio medible o tangible

Proceso = conjunto de actividades en su secuencia lgica

ESTIMACIN DEL TIEMPO

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Duracin de cada paso o parte Tiempo estimado (calculado)

Tiempo optimista (en el mejor de los casos)

real (en la mayora de los casos) Tiempo pesimista (en el peor de los casos)
Tiempo

Te = [To + 4(Tr) + Tp] / 6

CLCULO DE PERT (PROGRAM EVALUATION & REVIEW TECHNIQUE)

DIAGRAMA DE GANTT

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EN SERIE: una actividad comienza cuando la otra termina (no se solapan) PARALELO: actividades independientes, se pueden solapar unas con otras

Inter Ponce DIAGRAMA DE FLECHAS Y NODOS

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Secuencia lgica de las actividades (indicando la

precedencia entre stas)

Ejemplo: (1) A y D ocurren en paralelo, (2) para que ocurra C deben haber pasado B y D

DIAGRAMA DE PERT

secuencia,

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Combinacin de diagramas anteriores

precedencia y tiempo (Te) OBJETIVO: determinar el tiempo total y el paso crtico que merece ms atencin

NO ESTABLEZCA PLAZOS MUY AUDACES.

Metas realizables en tiempo real.

ESTIMACIN DE COSTOS

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Elementos a considerar:
Labor (esfuerzo humano: $/hora) Sobrecarga de trabajo (horas extras) Materiales y equipos Cargos de entrega o instalacin Renta de equipo, local o vehculo Servicios bsicos (AEE, AAA, PRTC, INTERNET) Gastos administrativos Impuestos / Permisos / Endosos / Seguros Ganancia (si aplica) 5% de imprevistos / 20% de contingencia

TERCER PASO: EJECUTAR

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Formacin del equipo de trabajo Comunicacin de metas, objetivos, alcance, itinerario, actividades, etapas y otros aspectos del proyecto Distribucin de funciones, tareas y roles Desarrollo de etapas segn el itinerario Seguimiento y motivacin continua del desempeo del equipo Reconocimiento de logros parciales significativos

Inter Ponce MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

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TERCER PASO: EJECUTAR

Ofrzcase a usted mismo refuerzo positivo y estmulo cuando haga las cosas bien. Haga lo mismo con los dems.

CUARTO PASO: MANTENER EN CONTROL

ANTES DE UNA REUNIN:

Circular agenda completa y clara de asuntos a considerar

DURANTE LA REUNIN: Compartir informacin general Cotejar el progreso del proyecto Reenfocar divergencias Resolver problemas emergentes Atender conflictos internos del equipo Tomar decisiones Reconocer logros parciales importantes DESPUS DE LA REUNIN:

Distribuir minuta de acuerdos tomados

HISTOGRAMA

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CUARTO PASO: CONTROLAR / MONITOREAR

MTODOS COMUNES Informes de progreso Visitas de campo Entrevistas Cotejos generales Inspecciones tcnicas Pruebas y validaciones

CUARTO PASO: CONTROLAR / MONITOREAR SOLUCIN DE PROBLEMAS Descubrir una solucin consiste en mirar la misma cosa, que los dems estn mirando, pero pensar algo diferente al respecto.
Albert Szent-Gyorgyi
Premio Nobel en medicina y fisiologa

CUARTO PASO: CONTROLAR / MONITOREAR

Preste atencin a las seales del ambiente. Adelntese a lo que pueda pasar y tenga planes de contingencia.

CUARTO PASO: CONTROLAR / MONITOREAR ALTERNATIVAS A PROBLEMAS

Renegociar Corregir en etapa posterior Reducir el alcance del proyecto Reasignar o poner ms recursos Aceptar sustituciones Buscar otros suplidores o contratistas Aceptar entregas parciales Ofrecer incentivos Demandar cumplimiento Comprimir tareas o actividades Trabajar alternativas o equivalentes

DIAGRAMA DE PARETO (20% 80%)

El 20% causa el 80% de los resultados.

DIAGRAMA DE ESPINA DE PESCADO

CUARTO PASO: CONTROLAR / MONITOREAR

Las soluciones tcnicas no siempre pueden ser implantadas.

La dimensin humana es vital.

QUINTO PASO: CIERRE

MTODOS COMUNES Evaluar y redactar informe final Certificar completado el proyecto Reasignar recursos disponibles Enviar cartas de agradecimiento a componentes clave Celebrar con el equipo Compilar las lecciones aprendidas

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PENSAMIENTO DE CIERRE

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slo aquellos que se arriesgan a ir lejos, descubren cun lejos pueden llegar.
-Moreto, dramaturgo espaol

PREGUNTAS O DUDAS

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FUENTES BIBLIOGRFICAS Y ENLACES

Qu es la administracin de proyectos? Comit de Standards, Project Management Institute: PA, USA Fundamentals of Successful Project Management. (1995) SkillPath Seminars: USA. Gerencia de Proyectos. Taller dictado por la Dra. Navedo y auspiciado por Universia. Project Management Body of Knowledge (PMBOK). 3er Ed. Project Management Institute: PA, USA. www.manejodeproyectos.com www.pmipr.org www.pmi.org