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HOJAS DE COMPROBACIO N Y HOJAS DE RECOGIDA DE DATOS

1.- INTRODUCCIN
En este documento se describe el proceso de obtencin de informacin a partir de la recogida y anlisis de datos, desde el establecimiento de las necesidades de informacin hasta la obtencin en campo de los datos, pasando por la planificacin de la misma y el diseo de Hojas de Comprobacin u Hojas de Recogida de Datos que faciliten dicha obtencin de datos y su posterior anlisis. Desarrolla el "itinerario que debe ser recorrido" y la importancia de cada uno de sus pasos para minimizar el trabajo de la persona o personas responsables de realizar esta tarea.

2.- OBJETIVO Y ALCANCE

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Definir las reglas bsicas a seguir para la optimizacin de las recogidas de datos, para la planificacin, diseo y utilizacin de las Hojas de Comprobacin y Hojas de Recogida de Datos, resaltando las situaciones en que pueden o deben ser utilizadas. Su utilizacin ser beneficiosa para el desarrollo de los proyectos abordados por los Equipos y Grupos de Mejora y por todos aquellos individuos u organismos implicados en la mejora de la calidad. Adems se recomienda su uso como herramienta de trabajo dentro de las actividades habituales de gestin.

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3.- RESPONSABILIDADES
a) Grupo de trabajo o persona responsable del estudio:
- Seguir las reglas de la planificacin de recogida de datos que optimicen el esfuerzo dedicado a dicha recogida. - Seguir las reglas de diseo y utilizacin de las Hojas de Comprobacin y las Hojas de Datos. - Recoger y presentar los datos segn la planificacin realizada.
Se puede hacer un uso no comercial de este material sin modificaciones, siempre que se cite la fuente (www.fundibeq.org) y comunicando a FUNDIBEQ (autorizacion@fundibeq.org) la persona u organizacin responsable de su difusin y el objetivo que se persigue (aplicar experiencias, estudio, investigacin..) 1

b) Direccin de Calidad:
- Asesorar, a los que as lo soliciten, en las bases para la planificacin, diseo y utilizacin de las Hojas de Comprobacin y las Hojas de Datos.

4.- DEFINICIONES / CONCEPTOS


4.1.- HOJAS DE COMPROBACIN Definicin

Una Hoja de Comprobacin es un impreso que se disea como herramienta para la recogida de datos, de forma que los resultados de la misma puedan ser ms fciles y rpidamente interpretados a partir de dicho impreso.

Caractersticas principales

A continuacin se citan una serie de caractersticas que ayudan a comprender la naturaleza de la herramienta. Sencillez Una Hoja de Comprobacin permite registrar los datos de forma simple y directa. Comunicacin de informacin Permite ver si hay una tendencia en los datos segn se va completando la hoja. Permite un anlisis visual de dichas tendencias o comportamientos.

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Definicin

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De uso especfico Una Hoja de Comprobacin se disea para responder a preguntas concretas y por tanto es poco flexible para su utilizacin en otros casos de recogida de datos.

4.2.- HOJAS DE RECOGIDA DE DATOS

Las Hojas de Recogida de Datos son impresos que se utilizan para reunir datos que, en general, se anotan de forma tabular o en columnas. Normalmente requieren de un proceso adicional, una vez recogidos los datos, utilizando una herramienta de anlisis de los mismos.

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Caractersticas principales
A continuacin se desarrollan las caractersticas fundamentales propias de esta herramienta. Flexibilidad La forma en la que presentan los datos, permite utilizar, los mismos para mltiples anlisis posteriores y contestar diferentes preguntas. Disponibilidad Permiten tener los datos reunidos de forma ordenada y sencilla para su posterior utilizacin.

Hoja de Comprobacin

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Hoja de Recogida de datos

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4.3.- VENTAJAS DE CADA TIPO DE HOJA


Cada uno de estos tipos de hojas tiene particularidades que los hacen especialmente aptos para un tipo de utilizacin: - Las Hojas de Recogida de Datos son especialmente aptas cuando se desea una utilizacin mltiple del mismo conjunto de datos. - Las Hojas de Comprobacin se disean para responder a preguntas especficas y son de por s una herramienta de anlisis. A menudo es difcil reutilizar los datos que contienen para hacer otros tipos de anlisis.

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5.- PROCESO
5.1.- DIAGRAMA DE FLUJO

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5.2.- CONSTRUCCIN 5.2.1.- Generacin de informacin y su planificacin


La planificacin de una recogida de datos es la fase fundamental del proceso, de la cual depender la utilidad de la informacin obtenida y, en consecuencia, la rentabilidad del esfuerzo realizado. La generacin de informacin til requiere de los siguientes pasos:

a) Formular, de manera precisa, las preguntas que necesitamos contestar en cada momento para decidir de forma adecuada las futuras acciones a realizar. b) Recoger los datos relativos a esta pregunta.

c) Analizar esos datos para determinar la respuesta a las preguntas planteadas.

d) Presentar los datos de forma que dicha presentacin sea capaz de comunicar claramente la respuesta a dichas preguntas. Aprender a hacer las preguntas precisas es la capacidad clave para la recogida de datos eficaz.

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Generacin de informacin

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La adecuada planificacin de este proceso requiere recorrerlo en sentido inverso: a) Se comienza definiendo las preguntas que necesitamos contestar. b) En segundo lugar se considera cul sera la forma idnea de transmitir la respuesta a dichas preguntas. c) A partir de la herramienta de comunicacin a utilizar, se define el tipo de anlisis que es necesario realizar para responder a las preguntas planteadas.

d) Una vez alcanzado este punto, estamos en disposicin de definir las necesidades de datos existentes e identificar qu caractersticas de los mismos son ms importantes.

5.2.2.- Proceso de recogida de datos


Paso 1: Formulacin de las preguntas

Formular las preguntas correctas es el primer paso clave para el xito de la recogida de datos.

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Las preguntas correctas son concretas y especficas.

El plantear preguntas de este tipo favorece su labor en dos aspectos: - Facilita la definicin de los datos que han de ser obtenidos. - Ayuda a que los dems nos faciliten los datos, puesto que se sabe lo que se busca y la informacin resultante va a ser utilizada. La inversin realizada en buscar las preguntas correctas queda ampliamente compensada por la reduccin del esfuerzo necesario para disear, recoger y analizar la informacin proporcionada por el sistema de recogida de datos.

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Paso 2: Definir las herramientas apropiadas para el anlisis de datos Cada una de las herramientas utilizadas en el anlisis posterior de datos tiene sus particularidades, ventajas, inconvenientes, y aplicaciones ligeramente diferentes. Algunas de estas diferencias se traducen en diferentes requerimientos para los datos. (Volumen de datos, exactitud, caractersticas, etc). Es frecuente ver repeticiones de recogidas de datos o tomas de decisiones basadas en anlisis incompletos debido a que los datos no sirven como base del tratamiento posterior que se considera idneo. Paso 3: Definir el punto de recogida de los datos

El objetivo de este paso es identificar un punto del proceso en estudio donde se pudiesen recoger todos los datos necesarios sin introducir perturbaciones en el propio proceso. En general, este objetivo es difcil de alcanzar, debido a la complejidad y el desconocimiento sobre el propio proceso.

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La herramienta clave para la identificacin de los puntos idneos de recogida de datos es el diagrama de flujo del proceso en estudio. Paso 4: Elegir el personal que debe recoger los datos

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La obtencin de datos ser realizada por las personas con un acceso ms fcil y directo a los hechos. A la hora de disear l a recogida de datos hay que tener en cuenta que, en general, su realizacin introduce factores que distorsionan el proceso. El grupo de trabajo analizar tanto las actividades necesarias para la recogida de datos como la asignacin de responsabilidades para las mismas, de forma que el sesgo a introducir sea el menor posible.

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Paso 5: Evaluar los conocimientos del personal encargado de la recogida de datos y de su entorno El grupo de trabajo debe tener en cuenta los siguientes factores: - La formacin y experiencia del personal de recogida de datos. Este factor afecta a la complejidad del trabajo que se puede realizar y a los conocimientos que se puedan dar por sabidos. - El tiempo disponible por este personal para dedicar a las tareas necesarias para la recogida de datos. - La cantidad de trabajo que suponen dichas tareas. - La posibilidad de informacin o formacin directa para estas personas, o bien la necesidad de basarse en instrucciones escritas. - El impacto de la toma de datos sobre el entorno de trabajo y/o bien el impacto del entorno sobre la tarea de recogida de datos. Paso 6: Diseo del impreso de toma de datos

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Una vez definida la pregunta o preguntas, el tipo de datos necesario, los puntos del proceso y las condiciones de la recogida de datos, se decidir, en base a estos factores y a las caractersticas particulares de los dos tipos de Hojas, cual de ellos es el idneo. Principios a tener en cuenta para el diseo:

a) La anotacin de los datos debe ser una tarea sencilla. Se disear el impreso pensando en las necesidades del que ha de tomar los datos, as el personal involucrado en la actividad estudiada estar mejor dispuesto a aceptar la tarea. b) Se disear tratando de evitar posibilidades de error y/o malentendidos en la anotacin e interpretacin de los datos. No se incluirn conceptos susceptibles de diferentes interpretaciones o se definirn claramente. Utilizar ejemplos, guas visuales, etc. c) El impreso debe ser completo. Deben incluirse en el impreso espacios para anotar informacin que pueda resultar de utilidad en el futuro. (Empleado, retraso, fechas, cambio de herramienta, etc). Se evitar as el tener que, eventualmente, repetir la toma de datos para captar esa informacin adicional.

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d) El impreso debe ser autoexplicativo. El nmero de instrucciones ha de ser mnimo. No obstante deben proporcionarse tantas instrucciones como sean necesarias para asegurar la cumplimentacin correcta del impreso. e) Se prestar atencin al aspecto del impreso. Un impreso de aspecto ordenado, planificado y "formal" motiva a las personas que han de recoger los datos. Paso 7: Preparacin de la utilizacin del impreso

Atendiendo a las caractersticas del impreso, de las personas que realizarn las actividades y de las condiciones de la recogida de datos se deben disear las instrucciones y la capacidad para su puesta en prctica. Paso 8: Probar los impresos y sus instrucciones

Es importante probar los impresos y sus instrucciones para evitar la aparicin de problemas imprevistos tales como:

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- Errores por malentendidos respecto a la forma de rellenar los impresos. - Pasar por alto informacin adicional importante, debido a que en la fase de diseo no se conocan todas las variables del proceso. - Datos incompletos debido a impresos difciles de rellenar en medio de la problemtica del proceso. - Datos incompletos o sesgados por temor a la utilizacin de la informacin obtenida. Paso 9: Informar y formar al personal de toma de datos Asegurarse de que el personal conoce y entiende: - El propsito de la recogida de datos. - El significado de cada parte del impreso (mostrar un ejemplo relleno). - La importancia de obtener datos completos y no sesgados. La formacin depender de la complejidad del estudio.

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Paso 10: Realizacin de la recogida de datos Se recogern los datos segn el plan establecido. Paso 11: Revisar el proceso de toma de datos y validar los resultados Se debe revisar y observar el proceso de obtencin y recogida de datos. Antes de empezar el anlisis de los datos, hay que validar los resultados:

- Contesta la recogida de datos a las preguntas planteadas? - Muestran los resultados de las revisiones evidencias de sesgos en el proceso de obtencin? - Es el nmero de observaciones realizado, el especificado? - Son similares los datos recogidos por todos los encargados de la toma de datos?

5.3.- INTERPRETACIN

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Una vez obtenidos y validados los datos es hora de analizarlos y satisfacer las necesidades de informacin respondiendo a las preguntas inicialmente formuladas. Las Hojas de Comprobacin, en general, estn diseadas para obtener respuestas rpidas a preguntas simples. Las Hojas de Datos, si estn correctamente diseadas, deben servir como base para mltiples tipos de anlisis posteriores.

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Principales problemas y deficiencias de interpretacin a) En las recogidas de datos el principal problema que se presenta es la deficiente identificacin de necesidades de informacin. En general, no se identifican correctamente estas necesidades, no se plantean las preguntas correctas y no se pormenoriza la forma de anlisis y comunicacin de la informacin. Los grupos de trabajo tienden a recoger "cuantos ms datos mejor", considerando que "todos los datos son tiles y servirn para algo". Esto puede producir: - Mayor esfuerzo en la recogida de datos del necesario. - Mayor cantidad de datos a manejar, lo que implica mayor complejidad en su clasificacin, estratificacin y anlisis. - Una vez recogidos los datos se analizan para ver que informacin podemos obtener de ellos y, a menudo, esta informacin no contesta a las preguntas que es necesario resolver.

b) Sesgos producidos por deficiencias en el proceso de planificacin y recogida de datos.

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- Sesgos por exclusin: Los datos deben ser recogidos en todos los puntos, horas y circunstancias en las que opera el proceso. Los datos deben ser representativos del mismo. - Sesgos por interaccin: Las condiciones del proceso se ven afectadas por la propia recogida de datos. - Sesgo de percepcin: Las actividades y opiniones de las personas que recogen los datos pueden, a veces, sesgar lo que ven y como lo registran. - Sesgo operativo: Falta de respeto a los procedimientos establecidos para la recogida. - Sesgos por falta de respuesta : Los datos omitidos pueden sesgar los resultados. c) Querer responder a preguntas para las cuales no ha sido diseada la recogida de datos, puede llevar a obtener respuestas errneas. d) Aparte de las deficiencias sealadas anteriormente se producen otras muchas que corresponden a la aplicacin de las herramientas de anlisis de datos y que son comentadas en los procedimientos correspondientes.

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5.4.- UTILIZACIN
La recogida de datos es aplicable en todas las situaciones en que es necesaria la obtencin de informacin a lo largo del proceso de mejora de la calidad. Utilizacin en las fases de un proceso de solucin de problemas Se realizarn recogidas de datos en las siguientes fases de un proceso de solucin de problemas: - Durante la definicin del proyecto, para poder comparar diferentes proyectos posibles. - Durante la fase de diagnstico para: * Analizar los sntomas del problema. * Ensayar las teoras sobre las causas, seleccionadas. - Durante la fase de solucin para ensayar soluciones alternativas. - Para controlar los resultados de la solucin implantada.

6. ANEXOS

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Ejemplo 1

Las piezas de recambio para coches

Situacin En una empresa de produccin de coches un equipo fue encargado de incrementar la rapidez del proceso de envo de las piezas de recambio pedidas por los concesionarios. El equipo decidi empezar analizando el tiempo actualmente necesario para procesar los pedidos que llegaban de los talleres. Recogida de datos La pregunta interesante era: "Cuntos das laborables transcurren desde que el peticionario firma el pedido hasta que se envan las piezas correspondientes?". El equipo quera utilizar un Histograma para analizar la distribucin del tiempo total de proceso y conocer la estructura del mismo. Los datos necesarios eran, entonces, el tiempo en das transcurrido para 40 o ms pedidos. El enfoque ideal para el registro de los datos sobre la fecha en que se enviaban las piezas era preguntar a los empleados del almacn.

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El equipo puso gran cuidado en explicar a los empleados que no habra ningn reproche por los retrasos, para evitar sesgo en los datos.

Ejemplo de hoja de comprobacin resultado del estudio

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Ejemplo 2

El diseo de la Hoja de Comprobacin evidencia la distribucin de tiempos de forma inmediata y la distribucin se puede analizar sin ningn tratamiento adicional. Nota: el disponer una cuadrcula para sealar los datos en ella, har ms fcil la interpretacin.

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Reduccin de los costes de garanta

Situacin En una empresa de fabricacin e instalacin de aparatos de climatizacin se encarg a un equipo de identificar las causas de los elevados costes de garanta de una determinada gama de modelos, basada en el mismo sistema tcnico. Recogida de datos El equipo formul las siguientes preguntas para orientar el anlisis de los sntomas: - Cuntos componentes totales son reemplazados bajo garanta en cada uno de los tres modelos existentes del aparato?. - Cuntos motores, vlvulas, resistencias, transformadores e interruptores se han reemplazado bajo garanta en cada uno de estos tres modelos?.

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Estas preguntas podran ser contestadas mediante un Grfico de Barras o un Diagrama de Pareto. Los datos necesarios eran, entonces, los recuentos de los componentes reemplazados en cada modelo durante una semana normal. Como los tcnicos de reparacin eran los que estaban ms prximos a los hechos de cada reparacin y no tenan ninguna razn para sesgar los datos, fueron encargados de recogerlos. El equipo dise una Hoja de Comprobacin, la ense a dos de los tcnicos, introdujo algunas modificaciones basadas en sus comentarios, dedic 15 minutos a describir el estudio y el impreso final a todo el grupo y entonces implant el sistema de recogida de datos. Ejemplo de hoja de comprobacin resultados del estudio

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Como se puede ver directamente de la Hoja de Comprobacin el motor es evidentemente el punto dbil de los modelos estudiados. Tambin habra que pensar en un rediseo de los interruptores del modelo BETA

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Ejemplo 3

Esmalte descascarillado

Esta Hoja de Comprobacin fue diseada por un equipo de proyecto de mejora de la calidad para obtener un diagrama de concentracin de defectos y contestar a la siguiente pregunta: "Son ciertas reas de nuestros electrodomsticos ms susceptibles de sufrir desconchados en el esmalte durante el transporte?".

Hoja de comprobacin para ubicacin de defectos

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Ejemplo 4

Control de piezas defectuosas en produccin


Hoja de recogida de datos

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7.- UTILIZACIN DE LA HERRAMIENTA


La herramienta es muy til para: La herramienta es til para:

- Identificacin de problemas - Anlisis de sntomas - Determinacin de causas - Evaluacin de posibles soluciones - Diseo de soluciones y controles - Evaluacin de la solucin implantada

- Identificacin de proyectos

8.- RELACIN CON OTRAS HERRAMIENTAS


La herramienta est fuertemente relacionada con: - Grficos de Gestin - Histograma - Diseo de Experimentos

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La herramienta est dbilmente relacionada con:

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- Diagrama de Pareto - Grficos de Control por Variables - Grficos de Control por Atributos - Estudios de Capacidad Potencial de Calidad - Diagrama de Dispersin

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