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s S.S.I.A S.I.

ISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIN

XII. SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACION ADMINISTRATIVA SIIA El sistema tiene como propsito fundamental organizar el flujo de la informacin de carcter administrativo que generan las diferentes unidades orgnicas dentro de las instituciones educativas, con el objeto de que los datos que se obtienen lleguen con oportunidad, eficiencia y calidad suficientes para la adecuada toma de decisiones en los diversos niveles jerrquicos de destino de las instituciones. El Sistema Integral de Informacin Administrativa tiene como eje nodal la adopcin de un modelo de contabilidad de fondos, adaptado a las necesidades especficas de cada institucin, y permite registrar, agrupar y presentar los estados financieros bajo un enfoque integral, normalizado nacionalmente y compatible con estndares internacionales que mejoran sustantivamente la operacin, administracin y control de los recursos institucionales. Para el diseo del Sistema Institucional de Informacin Administrativo-Financiera se tom como base la definicin y contenido de la funcin administrativa general propuesta por la mayora de los tericos de la materia, es decir, que esta funcin se realiza generalmente a travs de los procesos de planeacin, programacin, presupuestacin, organizacin, ejecucin, evaluacin y control. Por lo tanto, para facilitar su operacin, se adopt el sistema modular, toda vez que permite la organizacin independiente de cada proceso y a la vez posibilita la interrelacin de cada uno de ellos. Es pertinente sealar que las necesidades de informacin del SIIA van ms all de la normalizacin de la informacin contable financiera, pues abarca componentes igualmente importantes como son: la administracin de alumnos, cursos, profesores, recursos fsicos, administracin de recursos humanos e informacin pertinente al mbito de las tareas de planeacin y evaluacin institucional. A partir de cruces matriciales de la informacin administrativa, el sistema permitir evaluar el desempeo institucional a travs de la construccin de indicadores especficos elaborados con base en costos unitarios, de aplicacin a las diversas reas acadmicas y administrativas involucradas, y alimentar consecuentemente la toma de decisiones tanto en el mbito interno, en diversos niveles de decisin institucional. Para efectos del presente estudio se entiende por unidad administrativa al conjunto de elementos humanos, fsicos, financieros y materiales que, ordenados como un todo orgnico, son los responsables del desarrollo de determinadas funciones; por ejemplo puede ser una secretara, una direccin, departamento, unidad, centro, escuela o cualquier otra expresin funcional. La desconcentracin administrativa es la forma de organizacin que permite una mayor eficacia y eficiencia en la operacin, por lo que las propuestas que subyacen en este documento la consideran como condicin sine qua non para la efectividad de la instrumentacin del esquema modular de automatizacin de informacin, toda vez que esta forma de organizacin hace posible que la ejecucin de acciones se realice en un mbito que posee autonoma tcnica de realizacin, pero que obligadamente debe estar sujeto y subordinado a un orden central que norma, vigila y supervisa su desempeo.

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ONTABILIDAD PARA I.E.S.
MDULO DE RECURSOS FINANCIEROS Concepto: Este mdulo comprende las actividades referentes a la programacin, presupuestacin, evaluacin y control de las funciones sustantivas y adjetivas, as como la administracin de los recursos financieros, econmicos y materiales utilizados en la ejecucin de los programas a cargo de las diversas unidades orgnicas de las instituciones educativas. Tambin se incluyen las actividades de adquisiciones, almacn, control de inventarios de planta fsica y activo fijo, la contratacin de servicios y arrendamientos, y el mantenimiento de equipos e instalaciones. Resalta, por su importancia, el manejo y control de la informacin financiera contable al servicio de las necesidades internas y externas de la administracin con orientacin pragmtica destinada a facilitar las funciones administrativas internas de planeacin y control, as como a la toma de decisiones.

Requerimientos institucionales: El desarrollo de las instituciones educativas exige que la planeacin estratgica se realice de manera ordenada y racional a travs de un sistema organizado que fije objetivos, determine estrategias, defina prioridades, establezca lneas de accin, asigne recursos, responsabilidades y tiempos de ejecucin, coordine esfuerzos y evale resultados. La actividad de planeacin se refiere al diseo de instrumentos que una vez formalizados se constituyen en marcos de actuacin obligatorios para las diversas unidades orgnicas, por lo que es importante que esta funcin se lleve a cabo de manera objetiva y participativa con los diversos actores involucrados en la integracin de planes y programas.

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De dichos procesos se obtienen varios tipos de documentos que habrn de normarse y estandarizarse. Los principales son: El plan institucional de desarrollo.

Los lineamientos de poltica de ejecucin de planes, programas y proyectos. Los programas de desarrollo derivados del plan. El mecanismo de evaluacin y seguimiento en la ejecucin del plan y de los programas. Los indicadores y estndares de calidad instrumentados en cada tipo de operacin que se pretenda medir. Los presupuestos de ingresos y egresos anuales. Los mecanismos de control presupuestal en el ejercicio del gasto. El componente de contabilidad de fondos y registro de operaciones. Polticas de adquisiciones. Contratos de adquisiciones, arrendamiento y de servicios. Cuadros de cotizaciones. Orden de compra. Inventarios de activo fijo. Resguardos personalizados. Inventarios de existencias de almacn. Reportes de entradas y salidas del almacn. Programas de mantenimiento preventivo y correctivo de instalaciones y equipo. Registro de operaciones con aplicacin del componente contabilidad de fondos.

Bases de licitaciones (de acuerdo con la ley de administracin pblica en sus distintas modalidades).

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ONTABILIDAD PARA I.E.S.
MDULO DE RECURSOS HUMANOS Concepto: Este mdulo comprende la administracin del factor humano, la cual incluye las actividades de reclutamiento, seleccin, evaluacin, contratacin, control y capacitacin. La administracin de recursos humanos comprende: Mandos medios y superiores Personal docente Personal administrativo Eventuales

Requerimientos institucionales: Para la ejecucin del proceso de administracin de los recursos humanos se necesita, en primer trmino, la definicin de una poltica que establezca objetivos, estrategias y lneas de accin en el corto, mediano y largo plazo. Esta poltica deber definir en forma sistemtica los principales lineamientos de cada institucin en materia de las actividades referidas al factor humano para cada tipo de trabajador. Ello har posible mejorar sustancialmente la planeacin y la administracin de los recursos humanos. La administracin de los recursos humanos de las instituciones educativas deber considerar los siguientes puntos: La funcin de administracin de los recursos humanos se debe desarrollar de manera centralizada por la direccin correspondiente a fin de llevar slo un control

sobre el total de la plantilla del personal adscrito a cada institucin educativa. Para estos efectos se debe considerar la posibilidad del funcionamiento desconcentrado de los aspectos operativos, estableciendo con claridad el tipo de informacin que habrn de manejar las diversas unidades y que retroalimentarn al rea central. Para facilitar la operacin y vincularla posteriormente con el mdulo financiero, en lo referente al componente de contabilidad de fondos, deber establecerse coordinadamente con los responsables de las acciones de programacin y presupuestacin, una organizacin de centros de costos que deber identificar a cada una de las reas que la componen asignndole un centro de costos, con objeto de conocer el valor de la inversin en recursos humanos de manera especfica. En este sentido, la plantilla de personal tendr que elaborarse con base en la distribucin asignada por el centro de costos para que las nminas quincenales o el periodo que se trate) reflejen el valor correspondiente.

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MDULO DE CONTROL ESCOLAR Concepto: Este mdulo comprende las actividades relativas a la administracin y control de alumnos, docentes y las relaciones que surgen entre stos. Entre otros objetivos se propone organizar, en forma sistemtica y ordenada los datos correspondientes a la matrcula de alumnos y la plantilla de personal docente. Requerimientos institucionales: El archivo central debe concentrar toda la informacin referente a la totalidad de alumnos de cada institucin, clasificndolos por escuela, ao de inscripcin, semestre que cursan, calificaciones obtenidas, plan de estudios en el que se encuentran inscritos, total de egresados, total de egresados titulados, egresados en proceso de titulacin, as como del ndice de desercin. Asimismo, debe llevar un archivo histrico que refleje el comportamiento estadstico de los alumnos que han cursado estudios en todos los niveles que ofrezca la institucin. De igual manera, se deber accesar la informacin referente al personal docente con que cuente cada institucin. En estos registros se consideran todos los niveles de estudio que se ofrezcan (secundaria, preparatoria, carreras tcnicas, licenciaturas, maestras y doctorados). El funcionamiento debe ser desconcentrado para que cada centro, escuela o facultad, opere sus propios registros, los cuales, operando en red, fluyan a la base de datos central.

IA

La comunicacin administrativa del rea encargada de los recursos humanos con las dems reas de las instituciones educativas debe ser de manera eficiente y oportuna para poder dar respuesta inmediata a los requerimientos institucionales, por ello para poder funcionar adecuadamente debern darse a conocer los principales lineamientos establecidos en estos asuntos a todos los posibles clientes internos de esta funcin, es decir, que quien tenga que llevar a cabo una actividad relacionada con la funcin de recursos humanos al interior de cada institucin tendr que conocer previamente los requisitos que debe cumplir, para que de esta manera quede garantizada la respuesta que corresponde otorgar al rea de recursos humanos. De lo anterior se desprende que es necesaria la elaboracin de manuales de organizacin y procedimientos que definan claramente cules son las facultades y obligaciones de los usuarios internos y externos al rea de recursos humanos. Productos: Mejoramiento y actualizacin de los siguientes listados: Bajas Altas Datos personales Datos generales Sueldos y salarios Vacaciones Incapacidades Gastos mdicos Prestaciones

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ONTABILIDAD PARA I.E.S. para que los reportes que se emitan lleguen con oportunidad a los usuarios y funcionen como herramientas ecaces...
Es importante sealar que su operacin debe estar programada para que los reportes que se emitan lleguen con oportunidad a los usuarios y funcionen como herramientas eficaces en la operacin de las reas y en la toma de decisiones de carcter acadmico. Adems este subsistema debe operar coordinadamente con los mdulos de recursos humanos y recursos financieros para que en cada mbito de funcionamiento la informacin retroalimente al SIIA. Productos: Bases de datos de alumnos en todos los niveles acadmicos

Bases de datos de docentes Inscripciones de nuevo ingreso Reingreso Recopilacin de calificaciones Expedicin de cartas de pasantes Certificaciones Revalidacin de estudios Expedicin de credenciales

este subsistema debe operar coordinadamente con los mdulos de recursos humanos y recursos nancieros...

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